cocu 3 powerpoint procurement administration

8/18/2019 cocu 3 powerpoint procurement administration

1/43

1

Disediakan oleh:Nurul Aqilah : Juliana Anak Ambun

: Elissa Alfonso

COCU 3:PROCUREMENT

ADMINISTRATIONFB: 024-3-2012

COCU 3:PROCUREMENT

ADMINISTRATIONFB: 024-3-2012


2/43

1. Prepare Procurement

documentation

2. Administer Procurement

Documentation

3. Handle Receiving Of ProcessItems

WORK A!I"I!I#$

2


3/43

Dokumentasi perolehan adalahmendapatkan sesuatu bekalan dan

perkhidmatan mengikut tatacara yang

telah ditetapkan oleh organisasi atausyarikat

Definisi

3


4/43

Prepare procurement

documentation

Wor% activities 1

4


5/43

Peruntukan biasanya diberikan oleh pihak atasan untuk sesuatu tujuan

haruslah digunakan dengan cara yang betul

peruntukan tersebut akan dapat digunakan bagi tujuan yang berfaedah

Situasi biasa di persekitaran organisasi ,peruntukan akan ditetapkan pada

awal tahun bagi unut-unit atau jabatan tertentu

Arahan biasanya diterima dari pihak majikan atau orang atasan

Transaksi perniagaan dilaksanakan dalam di dalam bentuk bertulis bagi

membekalkan satu rekod untuk kedua penerima dan pembekal

1.1 Peruntu%an

5


6/43

Permintaan

Surat pertanyaan

Sebut harga

Sebut harga daripada pembekal

Pesanan belian

Nota serahan

Nota kredit Nota penerimaan barangan

n!ois

Penyata"resit

Proses pem&elian produ%'&arang

6


7/43

2.1 dokumen terdiri daripada:

# Surat pertanyaan

# $orang permintaan

#

Sebut harga

%# Pesanan belian

2.(enis)*enis Do%umen

7


8/43

&enis barangan

'uantiti barangan

(arga

Syarat pembayaran

'adar diskaun niaga dan diskaun tunai

Syarat dan tarikh serahan

i. +utir)&utir dalam surat

pertan,aan

8


9/43

Penyelenggaraan sesuatu kelengkapan"kemudahan

pejabat penting kerana dapat membuatkan

kemudahan dipejabat dapat digunakan dengan betul

&ika kurang sesuatu kelengkapan ,maka proses pembelian kelengkapan baru perlu dijalankan

Sebelum proses pembelian,sesuatu pejabat perlu

mengisi borang permintaan)*e+uest orm

*e+uest form,merupakan permintaan dalaman untuk

membeli"mengeluarkan barang dari stok#

ii. +orang permintaan

9


10/43

# .engenalpasti kehendak pejabat

# .eminta borang sebutharga daripada pengeluar

# .enilai borang sebutharga tersebut

%# .emilih pengeluar

%# .embuat pembelian

-ang%a /lang%a untu% prosespem&elian

10


11/43

a# .enerima dokumen"kehendak produk dari majikan

b# .embuat draf"dokumen spesifikasi

Per%ara ,ang perlu dila%u%an se&elum

mem&eli

11


12/43

# /aman web

# 'atalog

# *isalah

%# Pendapat orang awam

%# pemerhatian

Kaeda pencarian ma%lumat

12


13/43

b# 0em&uat draf'do%umen spesifi%asi.

.enghasilkan satu dokumen tentang produk yang

telah anda kaji sebelum pembelian

Dokumen yang dihasilkan adalah $orang Permintaan

$orang permintaan tidak mempunyai format yang

tetap#

13


14/43

+iasan,a &orang permintaan

mempun,ai

/ogo atau alamat syarikat

Tajuk dokumen $orang Permintaan)*e+uest orm

&adual spesifikasi produk

Tandatangan

pengesahan

14


15/43

Butir-butir yang terkandung dalamsebut harga

Nombor rujukan

'eterangan bagi barang-barang

(arga

'uantiti

Syarat pemberian diskaun Syarat pemberian

&enis dan syarat serahan

iii. $e&ut arga:

15


16/43

a) Pesanan belian dibuat dengan caraberikut

.enggunakan borang pesanan penjual

.enggunakan borang pesanan sendiri

.enggunakan surat rasmi

.elalui panggilan telefon

i! Pesanan &elian

16


17/43

b# +orang pesanan &iasan,a mengandungi

&enis barangan

Nombor rujukan

$utir lengkap tentang barangan

'uantiti

(arga

Syarat serahan

Syarat bayaran

17


18/43

Work activities 02

Adi!i"#$% P%&'(%$$!#D&'($!#)#i&!

18


19/43

!u*uan

Prosedur ini adala untu% meu*ud%an prosedur

perolean dalam

.emastikan pembekal yang berpotensi akan dinilaidan diluluskan oleh pihak pengurusan#

.emastikan perolehan bahan, peralatan atau

perkhidmatan yang diluluskan pegawai yang diberi

kuasa#

19


20/43


21/43

2.!anggung*aa& dan prosedur

# pengguna dalaman

# A(*."TP1

# TP1

21


22/43

3.Pem&elian terus

Singkatan dan tanggungjawab

TP1

terima pengesahan permintaan

'eluar pesanan belian

A(*.

%erify the purchase order

*D

Sahkan pesanan belian

A(*A"TP1 (antar pesanan belian yang diluluskan

TP1"A(*A"AP

Terima barang dari pembekal

22


23/43

TP1

Terima borang permintaan yang diluluskan)sebut harga

TP1"AP

Dapatkan sebutharga daripada pembekal

TP1"AP Terima sebutharga daripada pembekal

TP1"AP A(*.

.engkaji sebutharga yang diterima dan mengesyorkan pembekal

A(*. .emeriksa ketepatan butiran jadual perbandingan sebutharga

TP1"A(*.

.enyerahkan ringkasan sebutharga kepada *D untuk komen"kelulusan

.Proses sebut hara

23


24/43

TP1"A(*.

.engeluarkan pesanan belian

TP1"A(*A"AP Terima barang"perkhidmatan

A(*.

(antar borang permintaan kepada SSD2

24


25/43

3#Pemantauan proses sumber luar

A(*.

Anugerah perkhidmatan perjanjian

.engendalikan penilaian prestasi

Sediakan laporan prestasi

25


26/43

3#4 Penilaian semula pembekal

A(*.""AD.N ASSSTANT

'enalpasti pembekal dengan perkhidmatan satu tahun

sebagai pembekal yang diluluskan

A(*."!endor5s 6!aluation 2ommittee

.enilai pembekal berdasarkan perkhidmatan yang

disediakan

A(*. "!endor5s 6!aluation 2ommittee

Sahkan dan lulukan penilaian

26


27/43

Work Activities !(andle *ecei!ing 1f Purchased tems

27


28/43

1. "ankah#lankah untukmenuruskan $embelian

baran

1.1 Langkah –langkah yang dijalankan

# .enerima arahan".endapatkan arahan

# .enyemak kembali perbelanjaan

# .enyediakan akti!iti atau perkara yang sesuai untuk

peruntukan tersebut%# .enghantar dokumen peruntukkan kepada pihak

atasan

28


29/43

a% Dokumen &an biasa

diunakan ialah:

Surat rasmi

/aporan peruntukan

29


30/43

2.'en&elia tadbir s$esi(kasi$embelian sesuatu $roduk.

2.):$erkara#$erkara &an dilakukansebelum membeli

i#$erikut adalah perkara yang perlu diikuti

a.enerima dokumen"kehendak produk dari majikan

b.encari maklumat menggunakan kaedah7

/aman web

'atalog

*isalah Pendapat orang awam

pemerhatian

30


31/43

ii# .embuat draf"dokumen spesifikasi

iii#.enyediakan spesifikasi belian

!# .enghantar kepada majikan"pengurus

aSebelum menghantar kepada majikan

# Dokumen tersebut betul

# Pastikan nama produk itu betul

# 8Deadline9)Tarikh akhir untuk menghantar

%# $uat salinan dokumen tersebut untuk rujukan

31


32/43

:# DOK40#5 P#R5IA6AA5

:#4 Sebelum proses belian

Surat pertanyaan

Sebut harga

Senarai harga

katalog

32


33/43

:#; Dalam proses pembelian

Nota serahan n!ois

Nota debit

Nota kredit

:#: Selepas proses pembelian

Penyata akaun *esit

33


34/43


35/43

a$utir-butir dalam in!ois adalah7

Nama dan alamat pembekal atau penjual

Nama dan alamat pembeli

Nombor pesanan

Nombor in!ois dan tarikh

'uantiti,harga dan keterangan barang

Syarat pemberian diskaun

Syarat pembayaran

Syarat serahan#

35


36/43

iv75ota %redit

Digunakan apabila:

a.Pembeli memulangkan barangan#

b#Pembeli diberi diskaun yang tidak dicatatkan dalam

in!ois

c#Pembeli memulangkan bekas-bekas kosong tetapi

bayaran telah dikenakan

d#Pembeli dikenakan bayaran yang lebih

36


37/43

eNota kredit biasanya mengandungi butir-butir berikut

Nama dan alamat penjual

Nama dan alamat pembeli

Tarikh nota kredit dikeluarkan

'uantiti,jenis barang dan sebab barang dipulangkan

&umlah yang telah dikreditkan ke dalam akaun

pembeli

37


38/43

v7.5ota de&it Digunakan apabila:

Pembeli dikenakan bayaran yang kurang daripada

sebenarnya

Pembeli tidak memulangkan bekas-bekas kosong

yang bayaran tidak dikenakan Pembeli dikenakan faedah pada hutang yang belum

dijelaskan

2ukai jualan yang dikenakan tidak dicatatkandalam in!ois

38


39/43

vi7.Pen,ata a%aun

a) Mengandungi butir-butir berikut:• Nama dan alamat penjual dan pembeli

• Nombor dan penyata dan tarikh

• Tarikh dan jumlah jualan

• Tarikh dan jumlah pulangan

• Tarikh dan jumlah bayaran

• $aki yang perlu dibayar pada akhir bulan#

39


40/43

vii7. Resit

a) Mengandungi:

Nombor resit

Tarikh

Nama pembayar &umlah yang dibayar

Nombor cek

Tandatangan pegawai yang mengeluarkan

40


41/43

.2 8ormat resit &ergantung pada

organisasi

• Pengekosan(anggaran)

• i# 'os pengeluaran bergantung pada

nput yang digunakan

(arga input-input berkenaan

ii# 'os input terdiri daripada kos tetap dan kos

berubah

41


42/43

'. 2ontoh barang anggaran kos pengeluaran

d# 'epentingan pengekosan)Anggaran

e# Pengekosan adalah penting dalam pengeluaran

f# $oleh terbahagi kepada dua iaitu7

Potongan niaga

Potongan tunai

42


43/43

B*: +(,i)!)

cocu 3 powerpoint procurement administration

Documents

Transcript of cocu 3 powerpoint procurement administration