Cómo gestionar eficazmente una reunión virtual de ventas

Cómo gestionar eficazmente una reunión virtual de ventas

Desafio Aprendizaje www.virtualizatusventas.com

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LO QUE ENCONTRARÁS

0. Una breve introducción al proceso

1. Prepara tu actitud hacia la reunión

2. Prepara el entorno de la reunión virtual

3. Prepara el contenido, mensajes y argumentos

4. Prepara la gestión de la reunión virtual de ventas

6. Check list de preparación de reuniones

Autor: José Ramón Luna Cerdán

Oportunidad de Última Hora




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El COVID 19 ha supuesto un antes y un después para muchas cosas

y en distintos ámbitos.

También para el sector de las ventas, la crisis actual supone un

punto de inflexión y el paso a un nuevo paradigma de las

relaciones comerciales.

“Los varios meses de confinamiento que han impedido

cualquier tipo de contacto presencial han acelerado la

adopción de los medios de comunicación virtuales como

vía para poder continuar vendiendo y haciendo

negocios”.

Lo cierto es que el crecimeinto de la utilización de herramientas

como las plataformas de videoconferencia se ha multiplicado

más que exponencialmente. Y han llegado para quedarse, porque

todos hemos podido comprobar su utilidad y las ventajas que

aportan al proceso comercial.

Eso sí, para conseguir resultados de ventas a través de estos

medios virtuales, es necesario conocer cómo desenvolverse en

este ámbito. Las reuniones y entrevistas virtuales con los clientes

son sensiblemente diferentes a las reuniones presenciales. El

entorno virtual se caracteriza por lo siguiente:

• Las reuniones duran menos que en el entorno real

• Los participantes se distraen más fácilmente




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• El entorno es más frio, como consecuencia de la lejanía con

el cliente

Estas características obligan a desarrollar estrategias que

consigan “provocar el doble de impacto en la mitad de tiempo”.

Y esto no se puede improvisar. Por eso, en la venta virtual, lo

verdaderamente importante es la preparación de la reunión.

Aunque la Venta Virtual es mucho más que la utilización de la

videoconferencia para tener reuniones con clientes, en el

presente documento nos centramos en esta importante

herramienta, con el objetivo de contribuir a que tus reuniones

virtuales con clientes sean más eficaces.

En concreto, en las próximas páginas encontrarás las mejores

recomendaciones para que gestiones tus entrevistas virtuales con

de manera excelente.

Esto es solo una parte de la venta virtual. Aprende más en

www.VirtualizaTusVentas.com.


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Para que una entrevista de ventas en remoto funcione bien, es

necesario preparar cuatro cuestiones clave:

Mentalidad

•Confianza

•Oportunidad

Entorno

•Elección de plataforma

•Elementos de entorno

Contenido

•Argumentos

•Objeciones

Gestión

•Información

•Check list de fases




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1. PREPARA TU ACTITUD HACIA LA

REUNIÓN

Vender virtualmente es una cuestión de confianza. Si no

mostramos confianza en nosotros mismos y en el manejo de la

tecnología, el cliente lo percibirá. Para sentirte algo más cómodo

piensa en tus clientes. Para ellos, el entorno virtual resulta

también extraño. No están nada más seguros que tú y pasan por

las mismas reticencias.

Lo virtual se ha convertido también en la nueva realidad de tus

clientes y, puesto que tienen que seguir acometiendo sus




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proyectos y satisfaciendo sus necesidades, saben que les toca

resolverlas de forma remota.

Si no refuerzas la confianza en ti mismo y comienzas a utilizar los

medios virtuales con soltura, tendrás que recurrir posiblemente a

trucos para cerrar ventas como aplicar descuentos y esta no es la

vía más rentable de vender, ¿no crees?. O peor aún, esperarás a

que “todo esto acabe” y perderás ventas.

Es mucho mejor utilizar las videoconferencias de ventas como

sustitutivas de las reuniones presenciales y ser capaz de extraer

todo el valor de ellas para impactar e influir en el cliente y

acompañarle en la decisiónd e compra.

Realmente, las reuniones virtuales de ventas son una oportunidad

para poder conseguir resultados comerciales en momentos y

situaciones en las que lo presencial pierde fuerza. Además, lo

virtual aporta beneficios al proceso de ventas en términos de

eficacia.

Para reforzar la confianza a la hora de realizar reuniones virtuales

puedes entrenar algunas interesantes rutinas que te generen un

“estado de ánimo ganador”:

• Comienza cada día con hábitos saludables, hábitos que te

empoderen (ducha, desayuno, ejercicio, etc.)

• Establece rutinas para tus reuniones virtuales, como

instalarte en una sala separada para ello, conectarte con

tiempo a la reunión, vestirte “para la ocasión”, entrenar la

voz, etc.




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• Ten previstas también rutinas para celebrar después de

cerrar ventas. Haz algo que realmente te guste y te distraiga

cada vez que consigas un cierre. Esto te dará ánimo.

Las rutinas preparan tu cuerpo y tu mente y aumentan la

confianza.




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2. PREPARA EL ENTORNO DE LA REUNIÓN

VIRTUAL

Antes de comenzar cualquier reunión virtual ordena el entorno

en el que la realizarás. Es importante que estés cómodo, que

proyectes una imagen profesional y que las cosas funcionen

perfectamente.

En primer lugar, asegúrate de que utilizas la plataforma

adecuada para la reunión. En el mercado hay muchas y muy

buenas y contrastadas: Zoom, Teams, Webex, Skype, …

Sin embargo, en muchas ocasiones se utilizan otras herramientas

que se han quedado ya algo anticuadas y lógicamente la

experiencia no es todo lo buena que podría ser.




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“Sea como sea, lo importante es que no se puede utilizar

hoy como excusa la falta de tecnología para no

desarrollar reuniones virtuales. Hay mucha tecnología

buena, bonita y barata”.

Lógicamente debemos tratar siempre de utilizar la mejor

herramienta, pero tenemos que conocer todas las que hay para

sentirnos cómodos en cualquier entorno.

Además de la plataforma de videoconferencia que utilizarás para

tu reunión, es necesario asegurar también otros detalles

importantes del entorno:

• Comprueba que tu cámara de video y el sonido funcionan

• Revisa los parámetros de la configuración de la reunión

• Si la conexión a internet es mala, entra a la reunión por

teléfono (todas las plataformas te dan esta opción)

• Comprueba la iluminación y, sobre todo, evita tener

contraluz (nunca la fuente de luz detrás de ti, sino

delante)

• Cuidado con el fondo (lo que se ve detrás de ti en la

pantalla). Vigila que ofreces una imagen profesional y si,

por lo que sea, no estás en el mejor sitio en el momento

de la reunión, utiliza alguno de los “fondos virtuales” que

te suelen ofrecer las plataformas de videoconferencia

(por ejemplo, Zoom y temas ofrecen la posibilidad de

personalizar tu fondo).




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• Verifica que no aparecerán sonidos indeseados durante

la conferencia (por ejemplo, mascotas,

electrodomésticos, etc.). Evita que entren donde realizas

la reunión.

• Desactiva las notificaciones y pop ups de correos

electrónicos, WhatsApp u otros programas. Estar atento

a ellas te desenfocará de la reunión.




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3. PREPARA EL CONTENIDO,

MENSAJES Y ARGUMENTOS DE LA

REUNIÓN

Antes de una reunión virtual de ventas es muy importante

averiguar todo lo que puedas sobre la organización y sobre la

persona con la que vas a hablar. Echa un vistazo a las webs,

analiza el perfil de Linkedin de la persona y revisa la actividad que

ha realizado recientemente (posts subidos, comentarios,

opiniones). De esta manera tendrás muchas pistas para enfocar

de forma influyente la conversación.




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Por otra parte, te dediques al sector que te dediques seguro que

estás acostumbrado a recibir por parte de tus clientes una serie

de preguntas y objeciones que son siempre las mismas.

Aunque algunas de esta preguntas y objeciones pueden ser

difíciles, la buena noticia es que te puedes preparar las respuestas

antes de la reunión puesto que ya sabes cuáles son.

Es muy importante que dediques un tiempo tras cada reunión a

analizar las preguntas y objeciones que han surgido y preparar la

mejor respuesta de cara a la siguiente reunión con clientes.

Elabora las respuestas y refuérzalas con datos y casos de éxito

para ganar credibilidad.

Además de las preguntas y objeciones, es conveniente que

prepares también tu discurso de ventas. El que venías utilizando

hasta ahora puede no servir en estos momentos. Además, la venta

virtual es mucho más exigente que la presencial en términos de

atención del cliente. En el entorno virtual, la capacidad de

atención es menor al estar sometido a muchas fuentes de

distracción.

Apóyate en medios audiovisuales para realizar las

presentaciones. Es muy conveniente que utilices presentaciones

tipo Power Point para ir facilitando la atención y el entendimiento

de tu cliente.




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4. PREPARA LA GESTIÓN DE LA

REUNIÓN VIRTUAL DE VENTAS

Durante una reunión de venta virtual registrarás, probablemente,

menos información que en el entorno real puesto que estarás más

enfocado a mirar al cliente, en compartir documentos o en

manejar la tecnología. Por esto es importante que diseñes la

reunión de manera que puedas controlar la mayor cantidad

posible de información. Las opciones de grabación de las

reuniones que contemplan las distintas plataformas virtuales

facilitan esta tarea.

Además, en el entorno virtual siempre existe la posibilidad de que

algo no funcione. Por este motivo es muy importante que tengas

siempre “planes B” por si algo falla. Por ejemplo, puedes tener

un video de la presentación que quieres hacer por si el “directo”

falla. Puedes tener preparado el teléfono por si falla la conexión.

Puedes grabar la reunión parea asegurar que no pierdes

información relevante.

Recuerda: la regla de oro es estar siempre preparado.

Desde el punto de vista de la conducción de la reunión, es decir,

del “cara a cara” con el cliente, estos son algunos consejos que te

pueden resultar de utilidad:




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Objetivos y agenda

• Define bien antes de la reunión el objetivo que persigues

• Comparte la agenda por adelantado con tu cliente

• Envía a todos los participantes en la reunión los datos e

instrucciones claras para acceder. Así evitarás perder los

10 minutos que se suelen perder en las reuniones

virtuales.

• Confirma los objetivos y la agenda de la reunión al iniciar

la conversación

Generación de confianza e interacción

• Entra en la reunión 15 minutos antes de la reunión para

asegurar que todo funciona y para dar soporte técnico

en caso de que alguien lo necesite

• Establece como hábito entrar en la reunión con la cámara

de video activada. Generarás más confianza.

• Anima a los participantes a encender sus cámaras

(recuerda que el lenguaje no verbal es muy importante en

la venta).

• Haz participar a todos los participantes durante la reunión

• Comparte pantalla con documentos de interés

• Utiliza todos los recursos disponibles en las plataformas

(chat, sondeos, pizarras, etc.)

• Guarda la información de la reunión (grabación,

comentarios del chat, anotaciones de pizarra virtual, etc.)




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Cierre

• Recuerda que el fin último de una entrevista comercial es

cerrar “los siguientes pasos” del proceso comercial, bien

sea un pedido, una próxima reunión, una próxima gestión

o cualquier otra cosa que suponga un avance.

• Anota lo que ha sucedido y la información relevante al

terminar la reunión. Introduce la información en el CRM

o en la herramienta de gestión comercial de la que

dispongas.

• Programa el seguimiento de los compromisos asumidos

en la reunión, tanto por ti como por el cliente.




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CHECK LIST DE GESTIÓN DE

REUNIONES VIRTUALES DE VENTAS

Nota: Marca con un tic cuando te hayas asegurado de que has comprobado cada factor

Fase 1. Antes de la reunión

Convocatoria de reunión (incluyendo el enlace y las

instrucciones de entrada)

Mentalidad correcta

Entorno adecuado (ruidos, luz, calidad de internet)

Software adecuado para el objetivo perseguido

Agenda y objetivos

Discurso de ventas

Respuestas a las preguntas y objeciones más comunes

Fase 2. Durante la reunión

Entra en la reunión 15 minutos antes de la hora de comienzo

Enciende el vídeo

Confirma el orden del día

Fomenta la interacción

Comparte documentos y utiliza recursos (pizarra, encuesta)

Guarda la información de la reunión

Fase 3. Después de la reunión

Introduce la información importante en tu sistema de

gestión comercial (CRM u otro sistema)

Programa el seguimiento de compromisos




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Autor: JOSÉ RAMÓN LUNA ([email protected])

Socio Director de Desafio Coaching

y Fundador de La tienda del

comercial.

Consultor, Coach de negocios y

Formador en habilidades

comerciales y directivas. Escritor y

conferenciante especializado en

áreas relacionadas con la Venta y el

impulso de los resultados

empresariales, profesionales y

personales. Es Socio Director de

Desafío Coaching, empresa

especializada en trabajar con

equipos comerciales, profesionales de la venta, emprendedores,

empresarios y directivos.

Cuenta con una experiencia de treinta años en procesos de mejora

comercial y de negocio. Es creador del modelo A.R.CO de alto rendimiento

comercial, un modelo específicamente diseñado para impulsar los

resultados comerciales de profesionales y organizaciones.

Comenzó su actividad como vendedor a los 16 años y desde entonces ha

estado comprometido profesionalmente con el objetivo de impulsar los

resultados de negocio de sus clientes. Desde el comienzo de su actividad

profesional hasta ahora ha desempeñado diversas funciones en la dirección

de empresas de consultoría en los ámbitos de la venta, el marketing, la

calidad, laorganización, los recursos humanos y el medio ambiente.


http://www.desafiocoaching.com/

http://www.latiendadelcomercial.com/

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Además, desde el principio de su actividad profesional, imparte de forma

continuada, seminarios y talleres de formación comercial y directiva sobre

venta consultiva y estratégica,comunicación, impulso de negocio,

presentaciones, liderazgo, motivación y negociación. Ha formado a más de

15.000 profesionales y ha impartido cientos de cursos y conferencias.

Autor de los libros “Píldoras para el Éxito en la Venta” (audiolibro), “Impulsa

tu Negocio de Coaching”, “Impulsa aún más tu Negocio de Coaching” y “La

Gestión de Calidad en las Fundaciones”.

Su inquietud por el desarrollo de las personas y su verdadera vocación por

la comunicación interpersonal, le llevó a introducirse en el ámbito del

Coaching, formándose en el proceso de Coaching y profundizando en el

aprendizaje del Coaching Ejecutivo, de Negocio y Deportivo.

Es además Practitioner en Programación Neurolingüística. Es miembro de

la IAC, Gold Supporter de Coachville USA. Es codirector del Programa

“Directivo Experto en Coaching, Soft skills e Inteligencia Emocional” del

Instituto de Neurocoaching.

Contáctale en: (Pulsa en los iconos para acceder a sus páginas)


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OPORTUNIDAD DE ÚLTIMA HORA

(No te la pierdas)

Integrar la Venta Virtual a la sistemática de ventas tradicional implica

conocer y poner en práctica toda una serie de elementos. Los profesionales

que venden tradicionalmente y basan sus resultados en visitas con los

clientes, tienen que establecer algunos cambios en sus técnicas y rutinas

para conseguir los mejores resultados.

Con el fin de proporcionarte una hoja de ruta que te permita adaptarte a

las nuevas exigencias de la venta e integrar la venta virtual en tu día a día,

hemos desarrollado un potente Curso Online:


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