CM-04-05
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Choix d’un ERPChoix d’un ERP
Pour tout projet d’entreprise, il est bon d’avoir une visionglobale de l’ensemble de la problematique pour pouvoir comprendre l’environnement et adapter la meilleure approche.
Définition d’un ERP Enjeux d’un ERP Changements
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Choix d’un ERP
Les élements de base à considérer: La réflexion préalable stratégique (internaliser ou externaliser)
La préparation de l ’évaluation de l ’ERP
L ’identification des critères de sélection
L ’évaluation de l ’ERP
Le Choix (basé sur une ‘short-list ’)
Les autres éléments à considérer :
Le choix du matériel Les coûts : coûts matériels et coûts logiciels La méthodologie Les procédures Les ressources consultants Le concept de délivrables
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Externaliser ou Conserver (1)
Doit être couvert par une solution interne– Ce qui relève du savoir-faire ou de l’organisationnel -
consolidation -– Ce qui est stratégique - sur mesure -– Ce qui donne encore un avantage concurrentiel
Doit être couvert par une solution externe– Ce qui est générique - comptabilité -– Ce qui n’appartient pas au métier de l’entreprise
Analyse à renouveler périodiquement : veille applicative
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Externaliser ou Conserver (2)
Pourquoi conserver une solution interne ?
– Avantage concurrentiel– Cohérence de stratégie– Intégration avec les solutions existantes– Inexistence de solution externe équivalente– Absence de nouveaux besoins
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Externaliser ou Conserver (3)
Pourquoi acquérir une solution externe ?
– Mise à niveau avec l’état de l’art du marché– Ouverture sur les standards du marché– Évolution rapide vers de nouvelles fonctionnalités– Flexibilité de gestion des coûts informatiques - coûts fixes, coûts
variables -– Réduction/suppression des coûts de développement– Réduction/suppression du cycle de développement– Augmentation de la qualité– Mise en concurrence entre fournisseurs internes et fournisseurs
externes
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L’ERP est-il la Solution pour l’entreprise?
Non,
Si le Management ou l’entreprise ne sont pas prêts à supporter l’effort ou la démarche
Si le but est de répondre à un besoin d’informatisation spécifique, partiel ou urgent
Si les départements, les divisions ou les sites sont trop indépendants ou trop puissants
Si aucun des ERP actuels du marché ne correspond au secteur d’activité - au métier de l’entreprise
Si la spécialisation de l’entreprise se satisfait de ses solutions spécifiques actuelles
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LE CHOIX DE L ’ERP
L’ERP idéal n’existe pas.
Il existera toujours des besoins non couverts.
Lequel des deux - de l’entreprise ou de l’ERP - doit aller vers l’autre ? Les deux !
Tous les ERP sont-ils “également intégrés” ? Non !
Emergence des ERP ‘Best-of-Breed’
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LA PREPARATION DE L ’EVALUATION
Le planning des activités d’évaluation
La constitution d’une équipe spéciale “multi-fonctionnelle”
La définition globale, de haut niveau, des spécifications fonctionnelles, techniques et des services attendus
La collecte d’informations du marché
La constitution d’une première liste d’éditeurs - pas encore la “short list” –
Le calendrier de travail avec les éditeurs
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LES CRITERES DE SELECTION
L’entreprise doit définir ses propres critères de sélection
Plus il y aura de critères, moins il y aura d’éditeurs sélectionnés - le compromis –
Les 6 familles de critères stratégiques fonctionnels technologiques techniques commerciaux méthodologiques
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LES CRITERES STRATEGIQUES
Les plus importants pour l’entreprise– Influencent ses directions possibles – Mettent en valeur les différentes pressions et influences– Informatique centralisée ou distribuée ? Quels processus
seront conservés ou externalisés ? Déploiement par site, région ou mondial ? …
– Choix de la corporation ou d’une seule entité ?– Quel type de ERP? Intégration totale ou Best-of-Breed?
Nature de l’alliance– Dépendance, pérennité de l’éditeur– Alliance nouvelle ou renforcement d’une alliance existante
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LES CRITERES STRATEGIQUES
Best-of-Breed?
L’approche "Best of breed" consiste à rechercher sur le marché les meilleurs composants, fonction par fonction, et à les assembler pour construire un système d'information sur mesure.
Il est bon de se poser la question assez tôt dans le processus de choix et donc d’évaluer aussi une solution de type « best-of-breed ».
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LES CRITERES STRATEGIQUES
Attrait du Best-of-Breed:
• Besoin d’un ajustement fonctionnel important
• Besoin de flexibilité• Remise en cause des
ERP• Meilleure couverture de
certaines fonctionnalités
Fonctionnalités BOB ERP
Conception assistée par Ordinateur Y
Ventes et planification d'opérations Y
Prévisions de ventes Y
Gestion de contacts client Y
Traitement d'ordre de ventes Y
Programme de production Y
Planification des besoins matériels Y
Planification des ressources Y
Achat de matériel Y
Inventaire du stock Y
Facture des données matérielles Y
Programme de maintenance Y
Achat Y
Finance Y
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LES CRITERES FONCTIONNELS
• Choix initiaux restrictifs : gestion de production en mode discret ou continu
• Exemples de questions soulevées :– gestion des listes de prix– flexibilité dans le mode de l’ édition de la facture
• Se recentrer sur ses vrais besoins d’aujourd’hui et surtout de demain
• Document préliminaire détaillé et enrichi dans la phase d’analyse opérationnelle
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LES CRITERES FONCTIONNELS
Pondération simple des besoins– classe A : mission critique– classe B : importants– classe C : secondaires
De quelle façon un besoin sera-t-il couvert ? Insuffisante, adéquate, sur-dimensionnée
Critère dits “structurels”– code produit, clé comptable, # employé– gestion des historiques, multi-devises– multi-linguisme - Japon -
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LES CRITERES TECHNOLOGIQUES
• Rendre le monde technique transparent
• Le mur du procédural : flexibilité et configurabilité élevées = effort et durée importants
• Rupture technologique : l’approche objet
• Conformité aux standards du marché
• Ouverture logicielle, matérielle, applicative
• Intégration et compatibilité avec les outils et les applications internes
• Portabilité de la solution globale dans un environnement nouveau
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LES CRITERES TECHNOLOGIQUES
Du monde propriétaire au monde ouvert OAG - Open Applications Group - : composants ou objets métiers -
client, produit, commande - ALE - Application Link Enabling - : communication inter-application
ou modules
Mono-éditeur ou multi-éditeur ? Problèmes de synchronisation - fonctions et versions -
Programmes de coopération entre éditeur majeur et éditeurs périphériques
Environnement de développement disponible
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LES CRITERES TECHNIQUES
ERP : 3 fournisseurs– la plate-forme et son système d’exploitation– le système de gestion de bases de données– l’ERP
Unix, Windows ou Linux?Ne pas donner trop de poids à ces critèresÉvoluer dans un environnement hétérogèneIntégration, interopérabilité et interfaçage
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LES CRITERES COMMERCIAUX
Pérennité de l’éditeur d’ERP– l’évaluation du risque– paramètres économiques, financiers, sociaux, stratégiques ou
purement commerciaux
L’offre des produits et des services– politique de prix– formation des acteurs– disponibilité de consultants– disponibilité d’un AGL - modifications -– support de l’ERP : nominatif, couverture, …– existence de clubs utilisateurs
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LES CRITERES METHODOLOGIQUES
La méthodologie garantit l’optimisation de l’investissement “ERP”
La meilleure méthodologie, c’est celle qui fonctionne passé, culture et structure de l’entreprise démarche formelle de l’approche ERP complémentarité des méthodologies
Comment l’entreprise va savoir - pouvoir - adapter la méthodologie préconisée ?
Outils d’automatisation du déploiement
La propre méthodologie de l’éditeur ?
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L ’EVALUATION
• Ne pas diverger durant les sessions d’évaluation
• Des sessions planifiées, préparées et formalisées
• Une forme d’évaluation s’avère nécessaire– simple– factuelle– complète– valeurs de poids discriminantes : 0, 1, 3 ou 5
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L ’EVALUATION
• Les types de visite– marketing: ‘tout est possible !’– opérationnelle: pseudo-configuration/maquettage
• Constitution de la short list après évaluation par l’équipe d’évaluation
• Les visites client
• Les simulations “réalistes” des processus clés de l’entreprise– faisabilité, fonctionnalité– flexibilité, facilité
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LE CHOIX ET L ’ACQUISITION
Présentation des éditeurs de la short list à la direction générale pour le choix final
• classement• avantages et désavantages• recommandations• synthétique et visuel
Négociations des termes et des conditions du contrat par le département juridique
• licences, garanties, paiement, formation• conseil, support, hotline, documentation
• mises à jour logicielles, patches, etc.
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Choix d’un ERPLes élements de base à considérer:
La réflexion préalable stratégique (internaliser ou externaliser)
La préparation de l ’évaluation de l ’ERP
L ’identification des critères de sélection
L ’évaluation de l ’ERP
Le Choix (basé sur une ‘short-list ’)
Les autres éléments à considérer :
Le choix du matériel Les coûts : coûts matériels et coûts logiciels La méthodologie Les procédures Les ressources consultants Le concept de délivrables
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LE CHOIX DU MATERIEL
Choix contraint par 3 paramètres principaux l’ERP l’infrastructure technique actuelle le budget de l’entreprise
Quelles sont les architectures et les configurations permises et supportées par l’éditeur ? Par l’ERP ?
Que faire du matériel existant ? garder changer faire évoluer
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LE CHOIX DU MATERIEL
• Quelle classe de client-serveur convient le mieux à l’entreprise ?
• Quelques règles de bon sens ...– l’impact sur le réseau: temps de réponse, coût, trafic,
disponibilité, gestion– le coût ne se limite pas aux seules plate-formes :
administration, sécurité, consolidation, …
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LE CHOIX DU MATERIEL
• Le dimensionnement des composants– domaine du jugement autant que du calcul– réseau, stations, serveurs, imprimantes, …
• Le dimensionnement du serveur– nombre maximum d’utilisateurs - éditeur -– nombre de processeurs – espace disque
• 2 environnements: acceptance, production
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LE COUT DU MATERIEL
• Les serveurs 2 plateformes : acceptance/tests et production la plateforme d’acceptance/tests peut être limitée la plateforme de production bénéficiera des leçons apprises une recommandation : sur-dimensionner
• Les stations de travail coût d’acquisition et coût de mise à niveau station légère ou station lourde ?
• Les imprimantes
• Le réseau local et réseau étendu
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LE COUT DU LOGICIEL
• Plateformes serveurs et stations de travail• Logiciels de base
systèmes d’exploitation et SGBD environnement de développement outil de reporting ad hoc réseau suite bureautique
• L’ERP• Les services
– licenses, installation– mises à jour, support : jusqu’a 10%-15% du prix
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LES AUTRES COUTS
• Les coûts de conseil et formation– coût journalier consultant : 450/1500 euros– coûts de formation : 300 euros/jour/personne
• Les coûts humains– indisponibilité des acteurs du projet– manque à gagner pour l’entreprise
• Les coûts environnementaux– salle “projet” et ses équipements associés– bureaux et équipements pour les consultants
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LA METHODOLOGIE
De la rigueur et non de la rigidité
Fédérer l’ensemble des ressources du projet
Avancer, ensemble, dans la même direction
Respecter la diversité et la variété de l’entreprise
Nécessite d’une démarche radicalement différente
Faire passer l’entreprise d’une méthodologie de développement à une méthodologie de déploiement
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LA METHODOLOGIE
Spécifications
Design
Code
Tests
Installation
1-Processus
2-Configuration
3-Prototype
Ancienneapproche
Nouvelleapproche
De la cascadeà la spirale
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LA METHODOLOGIE
• L’approche cyclique ou en spirale
accélérer le cycle besoin-solution renforce le concept de prototypagegrande réactivité entre entreprise et ERPprogressivité dans l’approche de processus complexesdonne confiance aux équipes de mise en œuvredemande une méthodologie forte et rigoureusenécessite un contrôle strict des révisions, des modifications et des
prototypes
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La Methodologie
Entreprise Éditeur
Sociétéde Conseil
Processus
ProjetProduit
Permet la collaboration et le suivi du projet
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L’ ÉVALUATIONL’ ÉVALUATIONCritères de
sélectionPoids(1/3/5)
Points(0/1/3/5)
Note(Poids*Points)
Critères stratégiques
Critère 1Critère 2…
…………
…………
…………
Critères fonctionnels
Critère 1Critère 2…
…………
…………
…………
Critères technologiques
Critère 1Critère 2…
…………
…………
…………
Critères techniques
Critère 1Critère 2…
…………
…………
…………
Critères commerciaux
Critère 1Critère 2…
…………
…………
…………
Critères méthodologiques
Critère 1Critère 2…
…………
…………
…………
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LE CLASSEMENT FINAL DE LA SHORT LISTLE CLASSEMENT FINAL DE LA SHORT LIST
Critères de sélection Editeur #1 Editeur #2 Editeur #3
Critères stratégiques
Critère 1
Critère 2
… …
Critères fonctionnels
Critère 1
Critère 2
…
Critères technologiques
Critère 1
Critère 2
…
Critères techniques
Critère 1
Critère 2
…
Critères commerciaux
Critère 1
Critère 2
… …
Critères méthodologiques
Critère 1
Critère 2
… … … …
Première position Deuxième position Troisième position
…
…
…
…
…
…
…
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LES PROCEDURES MINIMALES DE TRAVAIL
• Le partenariat entreprise-éditeur-conseil matérialisé par le bureau exécutif
• Mise en place des règles et des procédures– favoriser formalisme, pragmatisme, dynamisme
• Les réunions du bureau exécutif– calendrier et agenda générique– participation et durée– distribution des comptes rendus– suivi des actions décidées
• S’accorder sur les ressources consultants et les délivrables
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LES RESSOURCES CONSULTANTS
• L’obtention des ressources consultants:
pénurie du marchéun plan d’utilisation de consultants est requisattention aux besoins urgents : des semaines !documenter clairement le besoinpréciser les dates, lieux et durées estiméesdécrire les délivrables attendusformaliser la demande détaillée d’interventionobtenir l’accord du bureau exécutifrédiger des rapports périodiquessigner la remise finale des délivrables
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LES RESSOURCES CONSULTANTS
• La comptabilisation des ressources consultants– durée estimée et durée réelle d’une tâche– rapprochement entre estimation et réalisation– collecte du temps passé
• unité de mesure : heure, demi-journée
• horaires : de l’entreprise, du consultant
– facturation des ressources• coût par catégorie : senior, junior, fonctionnel, technique
• fréquence - monnaie - factures
• informations minimales : ventilation des frais, mission
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LES DELIVRABLES
• Comment s’assurer qu’une prestation de service a été correctement effectuée ?
• Quand peut-on déclarer que cette prestation est réellement terminée ?
• Le délivrable représente une preuve tangible– rapport d’intervention d’un consultant– feuille d’évaluation d’une formation– compte rendu d’une réunion– budget prévisionnel– module d’interface
• La trilogie (client, fournisseur, délivrables) suivie des actions décidées