CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN

INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL

CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

1WWW. C L U B E CO P E T R O L . COM

INFORMEDE GESTIÓN

CLUB ECOPETROL

JUNTA DIRECTIVA 2016-2018 _

RAFAEL GUILLERMO MELO MOLINA Presidente

JAVIER GARCÍA Secretario

SERGIO AUGUSTO CORREDOR Representante Ecopetrol S.A.

RICARDO RUEDA TRIANA Integrante Junta

IDA LUZ ARANDIA SIERRA Integrante Junta

ADRIANA YICETT ÁVILA GALINDO Integrante Junta

ANA BETULIA ESPITIA PEÑALOZA Integrante Junta

INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL4

CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO

EDITORIALENTORNO Y EVOLUCIÓN

CAPÍTULO I: CONTENIDOS BÁSICOS GENERALESCÓDIGO DE ÉTICAESTRUCTURA DE GOBIERNOESTRATEGIA OPERACIONALNUESTRAS ACTIVIDADESDeportivasRecreativas CulturalesEventosConvenios

CAPITULO II: CONTENIDOS BÁSICOS ESPECÍFICOSENFOQUE DE GESTIÓN CLUB ECOPETROL BOGOTÁSistema de gestión de la calidadDIMENSIÓN ECONÓMICACartera ComercialCompras y ContratacionesServiciosMantenimientoInformática

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9111214181925262728

293031323334373840

INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 5

414243454647

48495053

555781

8285

DIMENSIÓN MEDIO AMBIENTEDIMENSIÓN SOCIALPrácticas laborales y trabajo dignoRelaciones entre los trabajadores y la direcciónSeguridad y salud en el trabajoResponsabilidad en Nuestros ServiciosMarketing y ComunicacionesSituación JurÍdicaOtros temas legalesAUDITORIA EXTERNADictamen Evaluación del Nivel de Madurez del Sistema de Control InternoInforme del Comité de Auditoria a la Junta DirectivaESTADOS FINANCIEROSCERTIFICADO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS AL CIERRE DEL EJERCICIODICTAMEN DE REVISORÍA FISCALPRESUPUESTO 2018

Informe de Gestión 2017 © de esta edición: Febrero de 2018 _ Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial sin previa autorización expresa del editor. Distribución gratuita.Prohibida su venta.

Coordinadora editorial Jazmín Prada Buitrago Mercadeo Comunicaciones

Concepto gráfico, diseño y diagramación Jonnathan Sánchez Ramírez

Impreso en Colombia por: Lha Publicidad


EDITORIAL

Editorial

Estimados y respetados Asociados(as):La Junta Directiva del Club Ecopetrol de Bogotá - CEB, tiene la satisfacción del deber cumplido de dos anos de gestión, puesto que logró consolidar el proceso de trabajo en equipo fundamentado en privilegiar el bien general sobre las necesidades particulares. Durante sus 28 sesiones de trabajo tomó todas sus decisiones por concertación, y en los temas sin acuerdo se mejoraron las propuestas para hacerlas viables.

Hoy se puede manifestar, que se entrega una Organización con visión de em-presa, en proceso de desarrollo sostenible, dentro de un marco normativo-legal en pleno cumplimiento, con vocación de servicio, y enfocada en ser la mejor opción de bienestar y recreación para los asociados y sus familias.

Durante el segundo ano de gestión se enriqueció el rol de la Junta Directiva, pasando de control y coaching, a la delegación de responsabilidades con control de gestión gerencial y el fortalecimiento de los entes de control interno y externos.

En el entendido que el Club es una Organización de personas para personas, se priorizaron los programas para mejorar el clima laboral, la satisfacción de los clientes, la relación laboral dinámica, los planes de desarrollo indivi-duales, con mejoras estructurales y la medición de resultados individuales y organizacionales.

Se destacan dentro de los logros estrategicos, los siguientes avances, clasifi-cados en tres temas fundamentales, así:

1. CONTROL DE GESTIÓN Y TALENTO HUMANO:

Resultados organizacionales e individuales concertados, enfocados en las perspectivas financieras, satisfacción del cliente, partes interesadas, eficiencia operacional, gestión de talento humano, con mejoramiento y planes de desarrollo, así como relaciones laborales fluidas , dentro de un clima laboral en franca mejoría.

INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 7

2. SEGURIDAD INTEGRAL:

Importantes avances reales en seguridad física, 60 cámaras de vigilancia de ultima tecnología; gestión financiera dentro de las NIIF, implementación del sistema de información integral - ZEUS; sistemas de control efectivos e independientes, actualización y cumplimiento de Habeas Data, relaciones sinergicas con Ecopetrol, mejores prácticas en compras y contratación en curso, y cumplimiento a la nueva reglamentación del regimen tributario.

3. SERVICIOS Y PROYECTOS:

Mejoramiento en calidad y cobertura de las escuelas deportivas con un crecimiento del 93.5% , modernización del gimnasio con la adquisición de máquinas y equipos de ultima tecnología, mejoramiento de la infraestructura y cambio en la forma de prestación de los servicios de restaurantes, y fortalecimiento de las redes de comunicaciones.

En curso se encuentran: La actualización de la iluminación de la canchas de futbol y softbol con luminarias LED que permitirán ahorro energetico, levantamiento de la planimetría locativa, redes hidráulicas y electricas, sistematización de la gestión de mantenimiento en una plataforma tecnológica denominada SAMM , Certificación de Sistema de Gestión de la Calidad a los procesos ISO-9001 2015.

Se destaca el trabajo en equipo entre la Administración y la Revisoría Fiscal que ha venido garantizando la continuidad de la migración del sistema contable del Club a las NIIF.

LA CORPORACION CLUB SOCIAL Y DEPORTIVO ECOPETROL BOGOTA como parte de nuestra proyección organizacional, elaboramos el presente Informe de Gestión y Sostenibilidad siguiendo la metodología del Global Reporting Initiative (GRI), sobre la base de los principios y los contenidos básicos establecidos por la Guía G4 (Nivel Conformidad Esencial) de esta organización como referente internacional; que busca la transparencia total de las empresas me-diante el desarrollo de los sectores ambiental, económico y social.

El alcance del presente informe evidencia nuestro compromiso hacia los grupos de interes y el impacto positivo en la gestión de la Corporación respecto a la naturaleza, la sociedad y la economía como parte de nuestra responsabilidad social empresarial y el de-sarrollo sostenible. Los datos publicados corresponden al periodo compren- dido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del 2017.

Cordialmente,

JUNTA DIRECTIVA 2016-2018


ENTORNO Y EVOLUCIÓN

Entorno y evolución

A partir de 2016, empiezan a declinar en el país las reservas de hidrocarburos y el volumen de producción: durante 2017 fue de 856.000 barriles de petróleo diarios. En 2018, debido a la recuperación del precio del petróleo y la reactiva-ción de las actividades de exploración y explotación, se espera una producción promedio nacional de 870.000 barriles diarios.

Las reservas de hidrocarburos alcanzan máximo para cubrir el consumo interno por seis anos más, de no descubrirse nuevos yacimientos o mejorar el recobro de los pozos antiguos, el fantasma de las importaciones está presente.

Por otra parte el dólar durante el pasado ano tuvo un promedio de $2.952, alcanzando su punto más alto en $3.092,65 y su punto más bajo en $2.837,90, en prospectiva se espera que el dólar al finalizar el ano 2018 alcance los $3.410 pesos en promedio.

El crecimiento económico para el 2018 se proyecta entre un 2.7% y 2.9%, impulsado por la inversión en las vías de cuarta generación y apoyado por el aumento de los precios del petróleo; sin embargo, esta buena perspectiva se puede ver impactada negativamente por un primer semestre de elecciones presidenciales.

Todas estas perspectivas, más la lenta tendencia al aumento de los precios internacionales del petróleo, nos permiten esperar un ano de relativa calma en el mercado a pesar de ser un ano electoral.

Pese a estos factores hemos venido evaluando las diferentes variables, a fin de tomar acciones para minimizar los impactos que estas nos puedan afectar.

Es así como en el ano 2017 se recibieron ingresos de programas de Ecopetrol como: Universidad $95.096, Olimpiadas $704.959 y Día de la Familia $232.478

Nota: Cifras expresadas en miles de pesos

CONTENIDOS BÁSICOS

GENERALES

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: Shu

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CAPÍTULO 1

CAPÍTULO 1 | CONTENIDOS BÁSICOS GENERALES


Quienes SomosLa Corporación Club Social y Deportivo Ecopetrol Bogotá es una empresa con una trayectoria de 50 anos especializados como operador logístico en eventos de grande, mediano y pequeno formato para clientes internos y externos; nuestra experiencia asegura el desarrollo exitoso de eventos sociales, empresariales y deportivos. Nos ajustamos a las necesidades de nuestros clientes; ofrecemos una atención integral en logística, ayudas audiovisuales, suministros de alimentos, servicio de meseros, personal de apoyo, entre otros.

Las instalaciones del Club están ubicadas en la transversal 60 No. 100-90 en la ciudad de Bogotá y el correo electrónico para la atención a sus asociados es atenció[email protected]

La Corporación Club Social y Deportivo Ecopetrol Bogotá es una institución de derecho privado con personería jurídica independiente, autonomía admi-nistrativa y patrimonio propio, sin ánimo de lucro.

MisiónBrindamos con calidad de servicio, cultura, deporte y recreación a todos nuestros asociados, familiares e invitados para que a traves de un sano esparcimiento mejoren su calidad de vida.

VisiónSer la mejor alternativa para Ecopetrol S.A., asocia-dos y clientes en general en la oferta de servicios sociales, culturales, deportivos, tecnológicos y re-creativos que incrementen las opciones de calidad de vida de asociados y clientes y el clima organizacional de Ecopetrol S.A., por medio de la optimización de sus recursos, la diversidad y calidad de sus activi-dades, y el compromiso etico y responsable en su gestión empresarial.



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Foto: Shutterstock

PrincipiosRespeto > El buen trato entre todos los miembros de la comunidad, dentro de las normas de convivencia establecidas.

Calidad > Realizar con responsabilidad la prestación de servicios, superando las expectativas de los usuarios.

Equidad > Velamos por el acceso equitativo a los servicios, teniendo en cuenta los requerimientos y necesidades de todos los asociados.

ValoresServicio > Orientado a la satisfacción del cliente y a la innovación en el servicio.

Respeto > Por el medio ambiente, por las personas y por la normatividad.

Orgullo > Por ser empleado del Club, de pertenecer al Club, de ser contratista del Club, de ser aliado del Club.

Transparencia > Actuación honesta en la gestión de los procesos, en la administración de la información y en la rendición de cuentas.

El Club desarrolló sus valores, principios y reglas mínimas de comportamiento que son aplicables a los miembros de la Junta Directiva, empleados con contrato directo, a termino definido e indefinido y outsourcing del Club, y se extiende tambien a los proveedores, los cuales deben ser observados en todas las actuaciones.

El Club está altamente comprometido con el bienestar y satisfacción de asociados, familiares, visitantes, clientes empresariales y colaboradores, así como con el desarrollo de relaciones de mutuo beneficio con proveedores y contratistas, enmarcadas en el respeto y el cumplimiento de la normatividad vigente; gracias a su personal competente, procesos y servicios mejorados continuamente.

CÓDIGO DE ÉTICA

POLÍTICA DE CALIDAD



AsociadosEl Club tiene establecidas las siguientes categorías para sus asociados:

a) Activos

b) Honorarios

a) Afiliados

b) Familiares

a) Por extensión

Objetivos de calidad> Prestar servicios que excedan las expecta-tivas de los asociados, clientes empresariales y usuarios para garantizar su permanencia y la incorporación de nuevos asociados.

> Asegurar el control y transparencia en la administración y ejecución de los recursos suministrados por Ecopetrol S.A.

> Asegurar una gestión eficiente y transparente en todos sus procesos en pro de la optimización de los recursos.

> Mejorar las competencias del talento humano de la Organización por medio de planes de desarrollo personal.

> Asegurar y fortalecer la madurez del sistema de control interno de la Organización.

> Asegurar la maximización del margen operacional del Club para procurar autonomía y sostenibilidad financiera y operativa.

ESTRUCTURA DE GOBIERNO



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Asamblea General de Asociados

El Club es orientado y controlado por la Asamblea General de Asociados, órgano supremo, quien delega en la Junta Directiva su dirección y en los funcionarios del Club la administración y operación del mismo, con las atribuciones que el presente estatuto y demás disposiciones vigentes les confiere.

Junta DirectivaLa Junta Directiva, es el órgano administrativo del Club en el cual la Asamblea delega el direccionamiento, eva-luación, modificación y control para su permanencia. La Junta Directiva está integrada por siete (7) miembros, seis (6) de ellos son asociados activos elegidos median-te el voto personal o por poder, aplicando el metodo de cociente electoral. El septimo miembro será nombrado por Ecopetrol S.A. como su representante.



ESTRATEGIA OPERACIONALLa Corporacion Club Social y Deportivo Ecopetrol Bogotá, con-tinua su proceso de transformación y modernización basada en su planeación estrategica de largo plazo, continuidad del plan quinquenal 2010-2015 y planes estrategicos 2016-2020

Esta planeación obedece al objetivo fundamental de mejorar el bienestar de los asociados con servicios de calidad con una operación rentable y sostenible.

Tendencias y cambios

identificados

Requisitos acordados

Acciones de mejora

Servicio diseñado

Tendencias y cambios

Necesidades de asociados

y partes interesadas

Servicio prestado

PROSPECTIVA Y FORMULACIÓN ESTRATÉGICA

PLANEACIÓN DEL SERVICIO

CALIFICACIÓN DEL PERSONAL

MEJORAMIENTO E INNOVACIÓN

PRESTACIÓN DEL SERVICIO

CONSERVACIÓN Y PROYECCIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA

RELACIONAMIENTO Y MONITOREO DEL ENTORNO

DEFINICIÓN DE REQUISITOS

SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS

Planes y recursos Resultados

Infraestructura disponiblePersonal calificadoBienes y servicios

La gestión estrategica 2016-2018 se enfocó en aspectos fundamentales como son:

1. Implementación de un sistema de gestión por procesos, basado en la norma de calidad ISO 9001- 2015 (actualmente en proceso de certificación), a par-tir de un diagnóstico del estado real de los procesos “CORE” del portafolio de servicios del Club; así como de los procesos de soporte o habilitadores necesarios para el logro de los objetivos y para la prestación de servicios con altos estándares de calidad.



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2. Formulación de una estructura organizacional alineada con los procesos productivos y de soporte del Club, con enfasis en un equipo de dirección y control competente y calificado. Se fortaleció la gestión de talento humano para el mejoramiento de las relacio-nes laborales y su direccionamiento gerencial. Adicionalmente se incorporó la función de HSE para asegurar el cumplimiento legal del sistema de seguridad en el trabajo.

Fuente: Elaboración propia



3. Optimización de recursos a partir de una gestión efectiva por procesos con cumplimiento de metas, con acciones concretas como:

> Actuación y decisiones soportadas en los principios y valores del Club Social y Deportivo de Ecopetrol Bogotá.

> Planificación operativa basada en programas del por-tafolio de servicios del Club.

> Diseno de una estructura de control y gestión con segui-miento y control sistemático al logro de objetivos y metas.

> Actualización de los perfiles de cargo, para asegurar la competencia del equipo de talento humano del Club y para formulación del plan de cierre de brechas.

> Formulación de TBG con indicadores de sostenibilidad financiera, satisfacción del cliente, partes interesadas, eficiencia operacional y gestión de talento humano.

> Optimización y sistematización de la gestión de manteni-miento para asegurar la confiabilidad de la infraestructura para la prestación de servicios del Club (en proceso).

> Gestión de proyectos de infraestructura y actualización tecnológica soportada en principios de costo beneficio, competitividad y optimización de costos.

> Coaching al equipo de dirección para el liderazgo de equipos de trabajo, planificación táctica y operativa y control de gestión.

> Implementación de acciones correctivas a partir del ejercicio de auditoria interna y de mecanismos de control.



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4. Gestión de Proyectos de Infraestructura y Actualización Tecnológica

> Adquisición e implementación de una ERP comercial acorde a las necesidades del Club denominado “ZEUS”, que permite una gestión y control efectivo de las opera-ciones del Club.

> Mejoramiento de la infraestructura de comunicaciones con actualización y ampliación de la red de cableado estructurado con fibra óptica.

> Mejoramiento y ampliación con más de 60 videocámaras para el circuito cerrado de vigilancia y monitoreo de las diferentes áreas locativas del Club.

> Optimización energetica, con la actualización del sis-tema de iluminación de la cancha de futbol y Softbol con luminarias LED (en proceso).

> Modernización de equipos del gimnasio para las áreas fuerza y spinning.

> Sistematización de la gestión de mantenimiento en una plataforma tecnológica denominada SAMM (en proceso).

> Actualización de la planimetría locativa, redes hidráu-licas y electricas del Club.

> Adecuación y modernización de la infraestructura de las áreas de cocina del restaurante la iguana, restaurante principal y pizzería (en proceso).



NUESTRAS ACTIVIDADESGracias a la gestión de la Junta Directiva y la adecuada apli-cación de sus directrices, hemos avanzado en el desarrollo de una estrategia que nos permite brindarle a nuestros asociados una amplia oferta de servicios en todas las áreas y a lo largo del territorio nacional; de esa manera aumentamos en un 40% la suscripción de nuevos convenios en el ano 2017.

Así mismo se logró la afiliación de 266 nuevos asociados del personal activo de ECOPETROL S.A. con su respectivo nucleo familiar.

De igual forma, dinamizamos nuestra relación comercial con Ecopetrol S.A. de modo que en las instalaciones del Club se desarrollaron el 20% de las actividades academicas que realiza la Universidad Ecopetrol S.A., y continuamos desarrollando los eventos más importantes de Ecopetrol como son el día de la Familia y las Olimpiadas.



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Deportivas Programa Escuelas

DeportivasEn el ano 2017 nuestro programa de escuelas depor-tivas se desarrolló con gran exito, contando con 540 ninos inscritos desde los 20 meses de edad y hasta los 16 anos en las disciplinas de: ajedrez, baloncesto, ballet, beisbol, bolos, futbol, matrogimnasia, polimo-tor, taekwondo, tenis de campo y voleibol, reflejando un incremento del 93,5% frente al ano anterior.

Relación de participantes ano 2017 vs 2016:

PARTICIPANTES DE ESCUELAS DEPORTIVAS POR DISCIPLINA

AJEDREZ BALLET BALONCESTO BEISBOL

BOLOS FÚTBOL MATROGIMNASIA POLIMOTOR

TAEKWONDO TENISDE CAMPO

VOLEIBOL

12 8 17 20

46 85 4 7

17 48 15

18 36 37 25

51 141 8 17

34 120 53

2016 = 279

2017 = 540



Programa Deporte para TodosCon el desarrollo anual del programa Deporte para todos el Club continua ofreciendo un espacio de entrenamiento exclusivo para sus asociados. Este programa presentó un incremento de participación del 34% con relación al ano anterior.

Numero de asociados participantes:NÚMERO DE ASOCIADOS PARTICIPANTES

ATLETISMOMASCULINO - FEMENINO

BALONCESTOMASCULINO - FEMENINO

BILLARMASCULINO - FEMENINO

FÚTBOLMASCULINO - FEMENINO

SOFTBOLMASCULINO - FEMENINO

TENIS DE MESAMASCULINO - FEMENINO

VOLEIBOLFEMENINO

20

26

10

20

25

20

20

0

18

9

15

16

20

20# HOMBRESPARTICIPANTES

# MUJERESPARTICIPANTES



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Programa Fútbol LigaEl desarrollo del programa Futbol Liga en el ano 2017 se destacó por su buena participación en dos de sus tres categorías, sobresaliendo en sus diferentes calendarios deportivos:



GimnasioCon el propósito de mejorar la capacidad de nuestras rutinas de ejercicio y acondicionamiento físico para un estilo de vida saludable de nuestros Asociados, se llevó a cabo una inversión cercana a los $200.000 en la compra de trece máquinas para el gimnasio, entre equipo multifuncional, trotadoras y bicicletas.



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Auxilios económicos deportivosEn el 2017 nuestros Asociados obtuvieron un auxilio econó-mico por parte del Club para participar en competencias de diferentes disciplinas deportivas externas así:

Reconocimientos deportivosA continuación presentamos algunos logros y reconocimientos deportivos obtenidos durante el ano 2017 por parte de nuestros deportistas:

> Atletismo > Jose Norberto Rojas Alvarez: 7º puesto en categoría 3º en la vuelta a la isla San Andres categoría Master A.

> Baloncesto > Torneo Baloncesto Club Ecopetrol: Campeón Club Ecopetrol Masculino.

II Copa Élite Liga de Bogotá: Selección Masculino semifinales.

Torneo Baloncesto Club Ecopetrol: Campeón Club Ecopetrol Femenino.

> Beisbol > Torneo de Beisbol Preinfantil y Pre-paratoria Club Ecopetrol 2017: Campeón Categoría Preparatoria Club Ecopetrol y tercer puesto Categoría Preinfantil Club Ecopetrol.

> Futbol Liga > Categoría 2006-2007, Categoría Promocional Sub-Campeón en el torneo Liga de Bogotá y Mejor equipo de Bogotá en el Torneo Medellín Soccer Cup.

> Softbol > Torneo distrital de Softbol categoría Sub-60: Campeón Club Ecopetrol.

Torneo empresarial de Softbol masculino: Club Ecopetrol categoría Abierta Campeón.

> Tenis de campo > Torneo Padres e Hijos club Pueblo Viejo: Campeones Luis Enrique Duarte y Carlos Duarte.

> Voleibol > Subcampeonas categoría mayores, Gran Parada de Clausura rama femenina.



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RecreativasPromoviendo nuestra misión de brindar a todos nuestros aso-ciados, familiares e invitados cultura, deporte y recreación, el área comercial desarrolló diferentes salidas ecológicas que contribuyeron a que las familias tuvieran espacios de sano esparcimiento.



CulturalesEn el ano 2017 nuestra misión principal fue promover la oferta en servicios culturales para nuestros diferentes grupos objetivos (ninos, adolescentes y adultos). Se llevó a cabo las siguientes actividades subvencionadas entre el 30% y 50%, que aportaron a mejor de calidad de vida de nuestros Asociados.



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Desde el segundo semestre del ano 2017 desarrollamos con exito la campana sumate al cambio culturalmente como parte de nuestro programa de comunicaciones y de intervención de la imagen; dicha campana pretende sensibilizar a nuestros asociados en temas como la cultura del cuidado y la auto sostenibilidad, mediante una serie de actividades culturales, recreativas y deportivas al servicio de nuestros asociados.

CAMPAÑA SÚMATE AL CAMBIO

EventosNuestros Asociados y sus familias disfru-taron de todos los eventos institucionales que se programan anualmente. Nuestra experiencia y empeno aseguró una masiva participación y la plena satisfacción de los asistentes que son nuestra razón de ser.



ConveniosCon el propósito de seguir ofreciendo a nuestros Asociados más opcio-nes de recreación con beneficios económicos, el equipo de trabajo del área comercial gestionó y logró la firma de convenios comerciales con: Multiparque, Hotel El Campanario, Tiuma Park y Ruitoque Golf Club.

Igualmente, se hizo presencia comercial en Yopal (Cusiana) y Bucaramanga (ICP), con el ánimo de hacer extensivo nues-tros servicios a los trabajadores activos de Ecopetrol S.A., lográndose la afiliación de nuevos asociados al Club. Esto aportó al incremento de 266 asociados al cierre del ano 2017.

El incremento de 266 nuevos asociados al cierre del año 2017 fue el grato resultado de una ardúa labor comercial que no se detiene”

“

29INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL


CONTENIDOS BÁSICOS

ESPECÍFICOS

CAPÍTULO 2

CAPÍTULO 2 | CONTENIDOS BÁSICOS ESPECÍFICOS

30 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL

ENFOQUE GESTION CLUB ECOPETROL BOGOTÁEl enfoque de la gestión que desarrolla el Club permite que la Organización explique cómo se gestionan los efectos económicos, ambientales y sociales mediante la implementación de su manual de la gestión, en dicho documento se determinan los grupos de interes y los procesos estrategicos que describen los aspectos primordiales de la operación del Club en su indeclinable decisión de prestar a los Asociados un servicio en niveles de excelencia, y mantener relaciones con los grupos de interes, que construyan vínculos mutuamente bene-ficiosos fundamentados en el respeto.



Partes InteresadasEl Club ha elaborado matrices en las que se identifican las principales partes interesa-das, estimando su efecto en la prestación de los servicios. En estas matrices se analizan las expectativas y los requisitos derivados de la identificación de las partes interesadas.

Sistema de Gestión de la Calidad

De igual manera se formaliza la intención de la Organización en certificar-se bajo la norma ISO 9001-2015 Sistema de Gestión de Calidad, actividad que se inició a mediados del mes de noviembre de 2017, contando con la participación de todos los colaboradores y con la que se espera lograr la certificación en calidad en febrero de 2018

Optimizar procesos, aumentar la productividad y asegurar el bienestar de la familia Club Ecopetrol se ha convertido en el pilar de nuestra Organización.

PARTES INTERESADAS

Vecinos

Sindicato

Junta Directiva

Clientes y Afiliados

Entidades reguladoras

Comunidades Proveedores

Colaboradores

Aliados Estratégicos

Inversores



DIMENSION ECONÓMICAEl Club desarrolla esta dimensión para medir el impacto de su sostenibilidad respecto a la situación económica de sus grupos de interes y en la sociedad como parte de su estrategia financiera.

La tendencia al mejoramiento continuo durante el ano 2017 nos permitió aumen-tar la oferta de nuestras opciones culturales, recreativas y deportivas, situación que nos generó unos ingresos totales por valor de $9.488.246 mostrando así, un crecimiento del 19% con relación al resultado de ano 2016.

En este sentido es necesario destacar dos hechos relevantes que impactaron el resultado final del ejercicio, la implantación del modelo de estándares internacionales de información financiera - NIIF y el cambio en el modelo impo-



sitivo, fueron relevantes para la presentación de los resultados ya que la afectación que causan algunos criterios de contabilización se reflejan directamente en el gasto y el costo de la operación general; así mismo, al cambiar el regimen tributario, se hizo necesario gestionar la utilidad esperada por el Club mediante una estructura de costos y rentabilidades muy estricta, para que en todos los casos nuestra operación genere resultados positivos.

Por otra parte, nuestra situación financiera se esta-bilizó debido principalmente a inversiones vigentes con el Fondo de Reinversión Social FRS por valor de $ 567.989 y un certificado de depósito a termino por otros $ 500.000 con el BBVA.

De igual modo, se han efectuado inversiones para la recuperación y reposición de equipos e infraes-

tructura por valor de $ 363.579, de estas podemos destacar proyecciones estrategicas que aseguraran la operación del Club durante los próximos 10 anos como son:

1. Adquisición del software ZEUS con tecno-logía ERP que nos brinda información oportuna y al menor costo posible para los ejercicios sobre la toma de decisiones del Club y nos permitirá tener un control integral de toda la operación.

2. Se implementó un nuevo sistema de cá-maras de seguridad con el que pasamos de 33 cámaras de baja resolución a 60 cámaras de alta definición e infrarrojas, con lo cual logramos mitigar en un 80% el riesgo interno y del entorno.

Cartera Comercial Empresas

Como parte de nuestra estrategia comercial, el 2017 se caracterizó por la generalidad en la recuperación de la cartera comercial de clientes con un máximo de 30 días, la implementación del pago anticipado de los eventos realizados generó una recuperación de la misma al finalizar cada uno de los eventos contratados.

La relación comercial con nuestros antiguos clientes (Ecopetrol S.A., Cavipetrol y la Universidad Sergio Arboleda entre otros) se afianzó durante lo recorrido del ano gracias a la calidad de nuestros servicios e incluso se logró vin-cular a la red Ilumno como uno de nuestros nuevos y seguros clientes en cumplimiento de la estrategia comercial.



AsociadosTenemos en cartera de Pensionados el 58%, Asociados por Extensión un 22%, y Activos un 17% que corresponde al 97% en cartera ordinaria, lo que ha venido mejorando notablemente para aquellos casos donde la mora ha persistido, y aplicando por consiguiente, las respectivas sanciones de acuerdo con los Estatutos del Club.

Compras y ContratacionesEn el ano 2017 la gestión de esta área se enfocó principalmente en la busqueda de nuevos proveedores con la finalidad de brindar a nuestro cliente interno una óptima oportunidad en terminos de calidad y precio sobre la adquisición de bienes y servicios, se tramitaron un total 558 requerimientos que se generaron en las diferentes ne-cesidades de compra y contratación en el afán de garantizar el mejor servicio a todos nuestros asociados y visitantes.

Los meses de mayor actividad repor-tada fueron febrero, junio, agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre; atendiendo durante el ano un promedio mensual de 46 requisicio-nes, de esta forma, se evidencia una mejoría significativa en la gestión de los procesos y la realización exitosa de negociaciones para optimizar los recursos del Club.



Se realizaron compras y contrataciones por valor total de $5.137.000 que corresponden a contrataciones por $3.617.000 que representan un 70,41% y órdenes de compra por $1.520.000 correspondiente a un 29,59%

Durante este periodo anual las contrataciones de servicios más significativas fueron: vigilancia, aseo, concesión del restaurante principal para suministro y venta de alimentos para eventos, alimen-tación empleados, honorarios de revisoría fiscal, artistas y logística fiesta fin de ano.

ORDENES DE COMPRA POR ÁREA

ALMACÉNGENERAL

36.21%

COMERCIAL

2.32%

CONTABILIDAD

0.26%

DEPORTES

40.93%

EVENTOS

0.82%

HSE

0.11%

MANTENIMIENTO

2.76%

SERVICIOS

12.68%

SISTEMAS

2.47%



Las contrataciones se distribuyeron en las áreas de la siguiente forma:

En relación a las órdenes de compra despues del abastecimiento de puntos de venta, los montos más significativos se desarrollaron en las siguientes áreas: deportes (compra de máquinas para modernizar el gimnasio, uniformes para las diferentes disciplinas, implementos deportivos, bonos sodexo para premiaciones), en servicios (abastecimiento para los restaurantes), en sistemas (obtención del software ERP ZEUS, cambio cableado estructurado y adquisición de sistema CCTV), el almacen general por compra de productos para la venta, mante-nimiento para mejoras locativas y servicios (adquisición de me-naje, maquinaria y equipo para el Restaurante Iguana).

Actualización del Manual de Compras y Contrataciones

Con la finalidad de ajustarse a los cambios estrategicos del Club y facilitar su implementación, se llevó a cabo la actualización del manual de compras y contrataciones con la colaboración del Comite de Auditoría para su posterior aprobación de la Junta Directiva de la Corporación.

30,000

25,000

20,000

15,000

10,000

5,000

0

JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

VENTAS CAFEPETROL

20172016

20,000

18,000

16,000

14,000

12,000

10,000

8,000

6,000

4,000

2,000

0

AGO SEP OCT NOV DIC

VENTAS RESTAURANTE IGUANA

20172016



CafepetrolDesde el mes de Junio de 2017 el Club asume la administración directa del punto de venta Cafepetrol con sobresalientes resultados financieros.

SERVICIOS

Restaurante La IguanaUna vez agotados los proponentes y las opciones sobre el cumplimiento de las condiciones de servicio, el Club en sep-tiembre de 2017 abre el Restaurante la Iguana proyectando un nuevo concepto gastronómico accesible en la que se ofrecen desayunos, almuerzos típicos y comida snack para los puntos de billar, bolos, tejo y el quiosco, con excelentes resultados en calidad y precio.

A partir del mes de octu-bre de 2017 la alimenta-ción del personal es su-ministrada directamente por el Club desde este restaurante, mejorando los costos de suministro y dando mayor cobertura a este servicio.

MES AVANCE (%)ACTIVIDADESPROGRAMADAS

P R O M E D I O

ENERO 62.71

FEBRERO 64.52

MARZO 65.08

ABRIL 64.52

MAYO 63.33

JUNIO 70.67

JULIO 62.71

AGOSTO 81.36

SEPTIEMBRE 112.12

OCTUBRE 112.12

NOVIEMBRE 146.88

DICIEMBRE 152.50

88.21

37

40

41

40

38

53

37

48

37

37

47

61

59

62

63

62

60

75

59

59

33

33

32

40

ACTIVIDADESEJECUTADAS



Restaurante PrincipalEn nuestro compromiso por mejorar la calidad de los servicios ofrecidos a nuestros asociados y clientes del Club se estandari-zaron los procesos y procedimientos para el inicio de su etapa de apropiación de los servicios directos de alimentos y bebidas como resultado de una estrategia de mediano plazo de cobertura total. El mejoramiento en la infraestructura permitirá tener una cocina con los más altos estándares de calidad, para ofrecer a nuestros asociados un excelente servicio.

Durante el ano 2017 se desarrolló el plan de mantenimiento programado con el objetivo de asegurar la infraestructura del Club y mejorar los espacios de nuestros asociados y clientes; de igual manera, se desarrollaron una serie de actividades tendientes a optimizar los recur-sos y reducir los costos de las adecuaciones necesarias para el óptimo funcionamiento de nuestras instalaciones.

Nota. El incremento en la ejecución para los meses de septiembre a diciembre de 2017 se debió a que fue necesario contratar personal adicional debido a la gran demanda del servi-cio de mantenimiento en este periodo.

MANTENIMIENTO



Las actividades más significativas y desarrolladas gracias al apoyo de todo el equipo de trabajo del área de mantenimiento durante este ano fueron:

1. Se construyó área de acopio de polvo de ladrillo para los campos de tenis.

2. Cambio de cubierta y pintura de las puertas ingreso atención asociados.

3. Cambio de tejado camerinos.

4. Divisiones SPA.

5. Adecuación salón Cusiana.

6. Adecuación salón Oro Negro para oficinas.

7. Remodelación Cafepetrol.

8. Adecuación Restaurante Iguana y bodega.

9. Cambio tejado en camerinos.

10. Mantenimiento cancha de futbol.

11. Cuarto bodega para sistemas Salón Fuente.

12. Construcción cuartos de residuos orgánicos.

13. Centro de Acopio para basuras.

14. Adecuación salones para capacitación Zeus y traslado de oficinas.



Durante el ano 2017 el área de sistemas realizó actividades tendientes al mejoramiento del servicio en aspectos como: renovación tecnoló-gica, mejoramiento de planes de contingencia, mejoramiento de ayudas audiovisuales para salones, etc.

A continuación se relaciona algunos de los proyectos más relevantes del área de sistemas, cuyo objetivo se enfocó en generar proyectos y servicios, promoviendo nuevas tecnologías ajustadas a la necesidad y presupuesto del Club.

CABLEADO ESTRUCTURADO > Se inició el proceso del cambio del cableado estruc-turado del Club mediante el empleo de la categoría 6ª, de esta forma se interconec-taron varias áreas del Club con el propósito de mejorar la comunicación tecnológica de las aplicaciones.

CCTV > Siendo este uno de los temas de mayor importancia para la seguridad de nuestros asociados y visitantes, se insta-laron 60 cámaras en todo el perímetro de nuestras instalaciones con tecnología de vanguardia.

SERVIDORES > En este tema se han realiza-do varias intervenciones con el propósito de mejorar la respuesta de las aplicaciones y programas para un buen desarrollo

operativo mejorando los tiempos de respuesta a nuestros asociados.

WI-FI > Se amplió la cobertura y la velocidad del servicio de WIFI en las instalaciones del Polideportivo y el Gimnasio.

ZEUS > Es una solución integral, modular y para-metrizable desarrollada bajo interfaces nativas, es decir que los aplicativos de front y/o back son parametrizados de acuerdo a las determinantes del Club y trabajan de manera autónoma, pero al interfazarlos van a migrar la información entre ellos para que sea oportuna y confiable sin tener que recurrir a un re proceso (re digitación) de la información, la inversión ascendió a $320.602.

INFORMÁTICA



DIMENSION MEDIO AMBIENTE El Club en su ejercicio de sostenibilidad y el compro-miso sobre los impactos mínimos que su operación comercial pueden generar en el medio ambiente, viene desarrollando dos proyectos claves respecto a nuestros insumos principales: el agua y la energía.

Se desarrollará un sistema de aprovechamiento de aguas lluvias a traves del cual se recolecten con el propósito de emplearlo en el riego de los campos deportivos y las baterías de sanitarios. De esta forma, no solo contribuiremos significativamente a la sostenibilidad y la protección del medio am-biente, sino que tambien promoveremos una cultura de buen uso de los recursos naturales, alineados con las políticas ambientales promulgadas por la legislación actual.

De igual manera, se instalaran fuentes de luz que son generados por paneles fotovoltaicos que pro-ducen energía limpia, utilizada para la iluminación

de las zonas comunes de circulación de las insta-laciones del Club, mediante lo cual lograremos un ahorro significativo de energía electrica y damos un paso importante hacia el empleo de fuentes de electricidad no contaminantes.

Paralelo a lo anterior, la administración del Club Ecopetrol Bogotá implementa campanas periódicas con el propósito de disminuir el uso de utensilios desechables en todos sus puntos de venta y de esa forma reducir el consumo de plástico, reemplazán-dolo con materiales biodegradables sin trasladar el costo a nuestros asociados y/o clientes.

Por ultimo, destacamos que en consonancia de nuestros programas institucionales se desarrollan salidas ecológicas a diferentes lugares de la geo-grafía nacional, con el propósito de promover una cultura del crecimiento de “Gerencia Verde” como metodo para mejorar las relaciones con nuestros grupos de interes.



DIMENSION SOCIAL

El Club Ecopetrol Bogotá desarrolla programas y campanas rela-cionadas con las repercusiones de nuestras actividades en los sistemas sociales en los que operamos mediante unas adecuadas prácticas laborales, el respeto por los derechos humanos y la responsabilidad, puestas de manifiesto en las actividades que se desarrollan durante el ano para mejorar el bienestar de nuestros grupos de interes.

ART. 20162017CONCEPTO

T O T A L B E N E F I C I O S E X T R A L E G A L E S

T O T A L B E N E F I C I O S

23433224373025318

363940473334354142

S/NS/NS/N

PRIMA EXTRALEGAL DE SERVICIOSDOTACIÓN Y SUMINISTRO AL PERSONALAUXILIO PARA GASTOS DE ESTUDIOPRIMA DE VACACIONESAUXILIO NAVIDEÑOAUXILIO ESTRALEGAL DE TRANSPORTEBONIFICACIÓN POR ANTIGÜEDADAUXILIO EXTRALEGAL DE HABITACIÓNAUXILIOS SINDICALESAUXILIO DE ANTEOJOS/CIRUGÍA DE OJOSCONDONACIÓN DE CREDITOS POR CALAMIDAD DOMÉSTICACONDONACIÓN DE CRÉDITOS POR ATENCIÓN ODONTOLÓGICAPLAN EXEQUIAL TOTAL Y AUXILIO FUNERARIOAUXILIO POR INCAPACIDADES MÉDICASAUXILIO POR PARTO O ABORTOAUXILIO PARA APARATOS ORTOPÉDICOSCRÉDITO INICIAL PARA VIVIENDACRÉDITO COMPLEMENTARIO PARA VIVIENDA

BONIFICACIÓN POR CONVENCIÓN COLECTIVA DE TRABAJOBONIFICACIÓN POR LIBERALIDADCRÉDITO DE SOLIDARIDAD

170.074 128.300 106.621

97.805 35.062 34.813 28.754 20.421 14.914 13.318

3.157 2.020 1.634

- - -

39.000 51.922

747.815 18.529

2.218 59.690

828.252

155.336 205.082

86.948 87.934 32.024 28.644 14.367 19.423

9.887 7.974

14.621 7.113

395 176 131 970

1.830 -

672.855 -

18.765 117.800 809.420



Prácticas laborales y trabajo digno Empleo

Durante el ano 2017 el equipo de trabajo del Club continuo su fortalecimiento mediante el reconocimiento de la labor a nuestros trabajadores por el cumplimiento de sus tareas, desarrollando espacios de unión y compane-rismo tendientes a mejorar el clima laboral y las relaciones interpersonales en el marco de la cultura organizacional del Club.

Atendiendo lo anterior, la admi-nistración actual por designio expreso de la Junta Directiva fijó como su principal objetivo el mejoramiento del clima laboral y las relaciones entre el Sindicato y las directivas del Club; se logró entonces la firma de una Convención Colectiva a cinco (5) anos que garantiza beneficios directos para los trabajadores y su estabilidad laboral y económica, en la que se va a desarrollar un modelo de escalafón conforme con las necesidades particulares de los empleados en su afán de crecer profesional y personalmente, como muestra de nuestra responsabilidad social corporativa.



Mencionada convención arrojó los siguientes resultados:

1. VIGENCIA > Se logró una vigencia de cinco (5) anos, lo que reduce gastos de negociación. Una parte de este ahorro se distribuyó en el bono por negociación.

2. SALARIOS > Se cumplió la propuesta aprobada por la JD de no superar el IPC + 1,5%. Para salarios el incremento fue IPC + 1 punto.

3. ESCALAFÓN > Se acordó el incremento por productividad de 0,25 primer ano y 0.50 para los otros anos por cumplimiento del 90% de las metas en el TBG corporativo e individual.

4. ACTUALIZACIÓN DEL ESCALAFÓN > Se acordó la creación de una comisión de trabajo para la construcción de un nuevo escalafón convencional, que responda al lenguaje moderno de la administración de empresas. Su base se desarrollará conforme a compe-tencias tecnicas y organizacionales y evaluación de desempeno.

5. PERMISOS SINDICALES > Se racionalizó el permiso abierto para la comisión pa-ritaria de reclamos a 60 días de auxilio.

6. PARTIDA CAPITALIZABLE > Se logró modificar el criterio de inmediatez económica, por uno de programación de ahorro hacia el futuro con sus propios recursos, al constituir la partida de bono navideno como ahorro individual de cada trabajador, liquidada a la terminación del vínculo laboral.

7. CONTINUACIÓN DEL PROCESO DE MEJORAMIENTO DE LAS RELACIONES ENTRE LA EMPRESA Y LA ORGANIZACIÓN SINDICAL > La negociación se desarrolló dentro de un ambiente de respeto que propició el mejoramiento del clima laboral y los factores de productividad.

8. RESPETO A ROLES INSTITUCIONALES > La negociación colectiva respetó los roles así: el estrategico a cargo de la Junta Directiva y los roles táctico y operativo a cargo de la administración y el equipo negociador.



Relaciones entre los trabajadores y la direcciónDurante el ano 2017 el Club logró consolidar en su negociación colectiva la estructuración de un nuevo escalafón basado en competencias tecnicas y orga-nizacionales que le permitirá incluir las funciones de los cargos y la evaluación de su desempeno conforme a los siguientes pasos:

1. LEVANTAMIENTO Y REVISIÓN DE PERFILES > Revisión de diseno y ajuste de los perfiles de cargos y de las personas.

2. REVISIÓN Y DEFINICIÓN DE COMPETENCIAS TÉCNICAS Y ORGANIZACIONALES > Se revisarán las normas de competencia laboral (tecnicas) en las mesas sectoriales. Se definirán las estrategias para la elaboración de normas faltantes, si es el caso. Se seleccionarán las competencias organi-zacionales afines a los perfiles de los cargos.

3. ESTRUCTURA NUEVO ESCALAFÓN > Basado en competencias tecnicas y organizacionales, con el diseno de las rutas de crecimiento, los lineamientos y requisitos para ascensos, reem-

plazos temporales, traslados transitorios, llenos de vacantes, flujo promocional, y definición de los objetivos estrategicos en los cargos, que serán la base para el acuerdo individual de desempeno y su evaluación.

4. MODELO DE GESTIÓN DE DESEMPEÑO > Se presentará una propuesta de documento modelo para la gestión de desempeno.

5. PLAN DE TRABAJO PARA LA FORMACIÓN, EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN EN COMPE-TENCIAS TÉCNICAS Y PLAN DE TRABAJO PARA LA FORMACIÓN EN COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES > Se elaborará y propondrá un plan de trabajo que contenga la estrategia de formación, evaluación y certificación de competencias tecnicas y el plan de trabajo para la formación en competencias organizacionales.

6. PLAN DE VIDA Y PLAN DE CARRERA > Se llevarán a cabo talleres con el personal, a fin de trabajar en la revisión del plan de vida y la construcción de planes de carrera como se puede evidenciar en la figura.



Seguridad y salud en el trabajoEl Club comprometido durante el ano 2017 en su mejoramiento con-tinuo, la sobresaliente prestación de sus servicios y el bienestar de sus grupos de interes, continua con el diseno e implementación de su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, conforme a la normatividad establecida por el Decreto unico 1072 de 2015 reglamentario del sector trabajo y los lineamientos establecidos en la Resolución 1111 de 2017 mediante la cual se definieron los estándares mínimos del SG-SST.

Fuente: Resolución 1111 de 2017

FASES DE ADECUACIÓN Y TRANSICIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓNY SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO CON ESTÁNDARES MÍNIMOS

Evaluación Inicial EjecuciónPlan de

Mejoramiento conforme

evaluación inicial

Seguimiento y Plan de

Mejora

Inspección, vigilancia y

control

FASE 1 FASE 3FASE 2 FASE 4 FASE 5

De junio a agosto 2017

De enero a diciembre 2018

De septiembre a diciembre 2017

De enero a marzo 2019

De abril 2018 en adelante

1. Autoevaluación2. Plan de Mejora3. Diseñar y formular Plan anual 2018

1. Autoevaluación2. Plan de Mejora

Formular Plan anual 2019



Responsabilidad en Nuestros Servicios Marketing y Comunicaciones

Como parte de nuestra estrategia corporativa durante el ano 2017 hemos incorporado las comunicaciones de mercadeo y la publicidad como elemento fundamental para el posicionamiento del Club, con el propósito de continuar brindando información transparente y oportuna a nuestros grupos de interes.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Inicio/FinalizaciónEne 1 - Dic 17

Piezaspublicitariasdiseñadas

Campañasenviadas

Diseño piezas publicitarías Diseño de piezas publicitarias de lasdiferentes actividades del Club

280


Seguidores

Facebook Se aumentó el número de seguidores enesta red social comparado con el año 2016

3158


Seguidores

Instagram Se aumentó el número de seguidores enesta red social comparado con el año 2016

1152


Publicidad enviada a los asociados Para mantener informados a nuestros asociados del Club, utilizamosuna plataforma especializada de correos que distribuye los diferentesboletines y piezas publicitarias de las diversas actividades quediseñamos para cada uno de los públicos objetivos

187



Situación JurídicaDurante el ano 2017 se instauraron dos demandas en contra del Club de índole laboral, una fue del ex trabajador JAIME NIETO por reintegro y pago de Indemnizaciones fuero de salud con unas pretensiones de $120.000, este proceso se encuentra próximo a Juicio y otra por el ex Gerente del Club GUSTAVO SEPULVEDA, aduciendo Acoso Laboral con unas preten-siones de $450.000 proceso que agotó todas las instancias a favor del Club. Adicionalmente el Club instauró una denuncia Penal contra una ex funcionaria INGRID LORENA SANTACRUZ, por el delito de acceso abusivo a un sistema informático.

Fuente: Elaboración propia



Propiedad Intelectual, Derechos de Autor y otros Temas Legales

En cumplimiento de las normas legales, puedo garantizar ante los Asociados y ante autoridades que los productos protegidos por derecho de propiedad intelectual, están siendo utilizados con el cumplimiento de las normas respectivas y con las debidas autorizaciones y en el caso específico del software de acuerdo con la licencia de uso.

Otros Temas LegalesNo tenemos conocimiento de:

a. Irregularidades que involucren a la Gerencia o a empleados de la companía que desempenen un papel importante.

b. Ninguna violación o posible de leyes o reglamentos cuyos efectos deban divulgarse en los estados financieros.

c. Entorpecer la libre circulación de las facturas emitidas por ventas o de proveedores (Ley 1676 de 2013 articulo 87 parágrafo 2)

Dejamos constancia que:La información exigida por el ordinal tercero del Artículo 446 del Código de Comercio con todos sus detalles, está a disposición del senor Secretario para su lectura y es parte integrante del presente informe.

La empresa ha cumplido durante el período sus obligaciones de autoli-quidación y pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.

De acuerdo con lo establecido en la Ley, copia de este informe de gestión fue entregado oportunamente a la Revisoría Fiscal, para que en su dicta-men informe sobre su concordancia con los estados financieros.

Lucha Contra la CorrupciónEl Club manifiesta, que de conformidad con las normas impuestas por la Ley 1778 de 2016, que no tenemos conocimiento de actos de corrupción llevados a cabo dentro o fuera de nuestras instalaciones y tampoco en relación con nuestros empleados o proveedores.

De igual manera y en relación a lo ordenado por la circular 100-000005 de 2014 de la Superintendencia de Sociedades respecto al establecimiento de un sistema de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT), nuestra Organización no observó durante el período del alcance de este informe situaciones que puedan generar a la empresa riesgo de LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realiza.



AUDITORIA EXTERNA

Durante el ano 2017 se venía realizando la labor del control interno bajo la coordinación de un funcionario del Club; por determinación de la Junta Directiva a partir del mes de junio se decidió que esta labor fuera ejecutada por una firma externa y se procedió a contratar a H.C. Auditores y consultores Internacional Ltda.

El trabajo realizado durante el segundo semestre del ano se funda-mentó en el cumplimiento del plan de auditoria, estatutos, políticas, procedimientos, los manuales y reglamentos internos de la companía. A continuación se presenta el informe de las actividades realizadas y el alcance de la auditoría efectuada por el área de control interno:



El plan de auditorías se orientó principalmente en los procesos misionales y de apoyo del Club que fueron: tesorería; contabilidad; compras y contratación; gimnasio; deportes; Seguimiento a supervisión de contratos; restaurante la iguana; almacen general; puntos de venta y eventos como son el día del padre, Sinthol, olimpiadas Ecopetrol 2017 y Fiesta fin de ano. Estos informes fueron presentados al Comite de Auditoria y los más relevantes se dieron a conocer a la Junta Directiva.

En el segundo semestre se participó activamente en la preparación de los Comites de Auditoría, se realizó acompanamiento a los Comites de Gerencia y Comites de compras a fin de brindar los aportes y sugerencias tendientes a asegurar la aplicación de las políticas, mecanismos y procedimientos ade-cuados de control interno y riesgos; para promover la eficiencia, la eficacia de las operaciones y el cumplimiento de las leyes, normas y regulaciones.

Se realizó acompanamiento en actividades adicio-nales como son: el proceso de implementación del Software Zeus, mediante asistencia a reuniones de seguimiento y a algunas capacitaciones a fin de brindar aportes que contribuyan a la adecuada parametrización y cumplimiento del cronograma; presencia en la apertura de lockers; incineración y procesos de baja de documentos; baja de activos fijos; proceso de venta del reciclaje; apertura de sobres para procesos de contratación; se participó en las reuniones durante el procesos de construc-ción del sistema de gestión de calidad, a fin de brindar aportes; en reuniones de seguimiento a las observaciones realizadas por la Secretaria de Salud a fin de verificar que se tomen acciones correctivas y en forma oportuna.

Durante el segundo semestre se prepararon 26 infor-mes con 109 oportunidades de mejora de las cuales 71 fueron atendidas que equivale a un 65.14%.

El cumplimiento del plan de trabajo fue del 99%, presentando el siguiente comportamiento:

PORCENTAJE CUMPLIMIENTO PLAN DE TRABAJO

JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

100%

75%

99%

100%

98%

97%

96%

95%

94%

93%

92%

91%

90%

100% 100% 100% 100% 100%

Avance (99%)



Con relación a las auditorías internas de mayor im-pacto se realizaron las siguientes recomendaciones:

> Compras y Contratación: Dar estricto cumpli-miento al manual de contratación debido a que se evidencio que se realizaron eventos y procesos en compras sin el cumplimiento de los debidos procedimientos. Es necesario retroalimentar la importancia de la gestión del interventor del contrato, por cuanto en algunos casos no se está cumpliendo a cabalidad con sus funciones.

> Tesorería: Es importante que se de cumplimiento a la directriz establecida en el reglamento de caja menor con relación al valor mínimo de reintegro cuando se haya utilizado el 50% de la base; y cumplimiento al monto máximo de retiro de ochenta mil pesos ($80.000). Lo anterior garantiza que se tenga disponibilidad de recursos cuando se requiera cubrir necesidades de las diferentes áreas. Se recomienda ampliar el uso de la trans-ferencia electrónica como medio de pago para las transacciones, dada la facilidad para conciliar, la disminución de carga operativa y de costos.

> Almacén General: Las diferencias resultantes de los inventarios deben de ser analizadas en forma inmediata y se deben tomar las acciones oportunas con el propósito de depurar los inventarios periódi-camente para que refleje el saldo real y así brindar mayor razonabilidad a los Estados Financieros.

> Puntos de Venta: Se sugiere implementar un sistema de control de costos que garantice medir la operación del negocio, el costo de los productos, las mermas presentadas y cuanti-ficadas, además de brindar las herramientas necesarias para cualquier toma de decisiones, en particular con el Restaurante la Iguana. Se recomienda asignar un responsable que cuente con los conocimientos necesarios para manejar el sistema de costos, brindar informes periódicos a la administración y sus recomendaciones a fin de optimizar la operación, con el propósito de contribuir a que en el futuro cada unidad de negocio sea autosostenible.

> Deportes: Con relación a las disciplinas que no son autos sostenibles, se propone hacer una fide-lización y promoción más, asertiva a fin de captar nuevos participantes que permitan garantizar como mínimo un punto de equilibrio o un margen de rentabilidad. Es preciso buscar un nivelación entre los ingresos y los costos de cada disciplina y escuela, que garanticen su continuidad en el largo plazo, ya que actualmente hay escuelas y disciplinas que están dando perdidas al no haber suficientes asociados inscritos que justifique el pago de los instructores.



Dictamen Evaluación del Nivel de Madurez del Sistema de Control Interno



Informe del Comité de Auditoria a la Junta Directiva



Estados financieros



Certificado de los Estados Financieros al Cierre del Ejercicio



Dictamen de Revisoría Fiscal



INGRESOS

GASTOS

PRESUPUESTO AÑO 2018 (Miles de pesos)

10.249.475

OPERACIONALESOTRAS ACTIVIDADES DE SERVNO OPERACIONALESFINANCIEROSDIVERSOS

OPERACIONALES DE ADMINISTGASTOS DEL PERSONALHONORARIOSIMPUESTOSARRENDAMIENTOSCONTRIBUCIONES Y AFILIACISEGUROSSERVICIOSGASTOS LEGALESMANTENIMIENTO Y REPARACIÓNADECUACIÓN E INSTALACIÓNGASTOS DE VIAJEDEPRECIACIONESDIVERSOSOPERACIONALES DE VENTASDIVERSOSNO OPERACIONALESFINANCIEROSGASTOS EXTRAORDINARIOSDIVERSOS COSTO DE VENTAS COSTO DE VENTAS Y DE PRESTACIÓNCOSTO DE VENTAS Y DE PRESTACIÓNEXCEDENTE

10.159.985 10.159.985

89.490 5.250

84.240 7.282.526 7.106.726 4.220.061

575.551 130.000

8.160 14.400 19.600

971.389 6.500

579.926 68.535

7.200 202.800 302.605

5.040 5.040

170.760 36.360 56.400 78.000

2.767.977 2.767.977 2.767.977

198.973

Presupuesto 2018

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