Cloture+Sap

5/9/2018 Cloture+Sap - slidepdf.com

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PROCESS DECLÔTURE

SUR SAP®

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IXERP consulting



1. Pér imètre d Process de clôt re :

Cette procédure définit les règles de gestion liées aux opérations de clôture périodiques mensuelles.Elle précise notamment l¶enchaînement des différentes étapes de la procédure de clôture en détaillant :

� Les outils SAP permettant de réaliser chaque opération,� La périodicité des étapes : quand chaque opération doit être effectuée.

2. Population Concernées :

La procédure de clôture sera effectuée par une équipe dédiée au sein du service comptable. Ces personnesseront responsables à la fois :

� Du bon déroulement de la procédure

� De la qualité des données comptables à la suite de la clôture� Du respect des délais de clôture imposés par le calendrier commun.

Pour que la clôture comptable s¶effectue correctement, certaines opérations doivent être également réaliséesen amont par une population non comptable. Ces tâches sont également listées dans la procédure.

è les de estion Génér ales

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IXE P consulting



Les différentes tâches de clôture doivent suivre un enchaînement précis afin d¶assurer la cohérence etl¶exactitude :

� La clôture des auxiliaires doit être faite avant la clôture des comptes généraux,� La clôture des modules amont doit être faite avant le sous module auxiliaire de FI� Les déversements de gestion sont à effectuer avant la clôture FI et notamment les

déversements sur immobilisations.

� Schéma récapitulatif :

nchainement des tâches de

clôture

3I P consulting

Clôture des achats

(Module MM)

Clôture des ventes

(Module SD)

Clôture et déversement

des objets de gestion

Clôtures des

Immobilisations

Clôture de la

comptabilité

génér ale

Clôture de comptabilité

f ournisseurs

Clôture de comptabilitéclients



La procédure de clôture se réalise en 2 étapes :

� Opérations de contrôles

� Opérations d¶écritures

Règles de gestion détaillées

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Opér ations de contr ôles Opér ations d¶écr itures



I. Synthèse et réorganisation des cycles de paiement

Descr iption de l¶opér ation

Synthèse des cycles de paiements

La fonction synthèse affiche l¶ensemble des cycles de paiements effectués ou en cours toujours

enregistrés dans SAP. La liste extraite permet de statuer sur les cycles non comptabilisés.

Réorg anisati on des cycles de paiements

Cette étape permet de limiter le nombre de cycles SAP conservés en mémoire.La fonction réorganisation permet de supprimer l'ensemble des cycles créés jusqu'à une date indiquée etce quel que soit le statut du cycle (données d¶impression et protocole supprimés, proposition de paiement

traitée, paramètres saisis, proposition de paiement générée ou paiements comptabilisés).

Opér ations de contr ôles

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II. Synthèse et réorganisation des cycles de relancesDescr iption de l¶opér ation

Synthèse des cycles de r elances

La synthèse (ensemble des cycles de relance complétés ou en cours) s¶affiche via le match code de la

zone identification. Elle permet d¶isoler les cycles non terminés et d¶avertir les personnes concernées.

Réorg anisati on des cycles de r elances

Cette étape permet de limiter le nombre de cycles conservés par le programme de relance.La maintenance des cycles de relance est faite via la fonction de réorganisation d¶un cycle de relance,qui permet de supprimer l'ensemble des cycles créés jusqu'à une date indiquée et ce quel que soit le

statut du cycle (données d¶impression et protocole supprimés, proposition de relance traitée, paramètressaisis, proposition de relance générée).


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III. Contr ôle de cohérence Stock/FI

Descr iption de l¶opér ation

Ce contrôle a pour but de s'assurer que les écritures de stock sont en cohérence avec le solde descompte de bilan de classe 3. On se doit de comparer le solde du compte général avec la somme desvaleurs en stock des articles qui le compose. L¶écart entre les deux totaux est affiché.

En outre, le système détermine le compte de bilan sur lequel sont imputés les mouvements demarchandises.

Il est possible d'afficher les soldes par société ou par compte général. Le système compare le solde ducompte général à la valeur en stock et affiche le cas échéant l'écart des deux totaux. Ce programme estlancé pour tous les articles.


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IV. Contr ôle d¶exhaustivitéDescr iption de l¶opér ation

Le contrôle d'exhaustivité permet de vérifier que toutes les données en provenance des applicationsauxiliaires SAP ont bien été déversées en comptabilité générale.

Le contrôle sera effectué pour les applications amont déversant au fil de l¶eau entre le solde des comptesimputés et les prés journaux qui accompagnent les transferts.

Le résultat de ce contrôle est un élément du dossier de clôture.


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IV. Contr ôle d¶exhaustivité (suite)Trois outils per mettent d¶eff ectuer les diff érents contr ôles :

1. État des totaux comptabilisés : l¶état des totaux comptabilisés fournit les totaux au crédit et au débitpar type de pièce. Il doit être rapproché du pré journal pour contrôle de la prise en charge.

2. Journal des pièces : permet de lister les pièces comptabilisées suivant un certain nombre de critères.

3. Permet de vérifier la comptabilisation des écritures de l¶ensemble des modules ( , SD) pour unepériode donnée par l¶interrogation des soldes des comptes concernés.

n cas d¶anomalies :

Les anomalies doivent être rectifiées. La pièce anormale est contre passée dans sa période decomptabilisation (éventuellement rouvrir la période) et est ensuite comptabilisée sur la périodecorrespondant au mois en cours.


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V. Contr ôle des pièces préenregistréesDescr iption opér ation

Ce contrôle a pour but de vérifier la présence de pièces préenregistrées ou périodiques avant la clôturedes comptabilités auxiliaires, et de statuer sur les pièces ouvertes en avertissant le responsable de lasaisie du statut.


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VI. Contr ôle des pièces de régular isationDescr iption opér ation

Ce contrôle permet de s¶assurer de la contre-passation effective des pièces de régularisation en vérifiantleur présence avant la clôture des comptabilités auxiliaires.


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VII.Contr ôle de TVA

Descr iption opér ation

Ce contrôle permet de détecter les incohérences µcompte d¶assiette / code TVA¶ sur les pièces.



OPÉRATIONS D¶ÉCRITURESCO PTABLES

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Procédure de clôture sur SAP



I. Rapprochement automatique des factures non par venues


Cette opération permet de rapprocher au sein du compte 408xxx les commandes livrées dont la facture aété réceptionnée et enregistrée.

Les postes non soldés sont des transactions inachevées. Ils ne peuvent être rapprochés que lorsque l'onenregistre un montant de contrepartie identique dans le compte.

Par conséquent, le solde résultant des postes imputés à chacun doit être nul. Lors du rapprochement despostes, le système leur octroie un numéro de pièce de rapprochement et une date de rapprochement.

Opér ations d ¶écr itures

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II. Clôture des comptabilités auxiliairesDescr iption opér ation

La clôture des comptabilités auxiliaires SAP (Clients &Fournisseurs) est effectuée au travers de lagestion de la table des périodes comptables. Il convient de fermer la période en cours pour les comptesauxiliaires (K et D).

Opér ations d¶écr itures

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III. Tr ansf er t des créances et dettes


A des fins de présentation de bilan, la gestion des comptes bi soldes est effectuée par le programme

standard SAP, pour ce qui concerne les comptabilités auxiliaires (Fournisseurs, Clients etImmobilisations).



IV. Évaluation des comptes banques et des PNS en devisesDescr iption opér ation

L'évaluation des comptes en devises concerne les dettes et les créances, ainsi que les comptes banqueen devise OUT.

L'objet de ce traitement est d'évaluer les pertes et les gainspotentiels


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V. TVA sur facture non par venueDescr iption opér ation

Les charges à payer (marchandises livrées non facturées) sont les dettes potentielles évaluées à l'arrêtédes comptes. Elles ont pour vocation irrévocable à se transformer ultérieurement en dettes.Elles sont comptabilisées sur un compte d'attente 408xxx "Fournisseurs - Factures non parvenues". Cecompte est soldé à réception de la facture par le crédit du compte 401xxx (compte collectif).

La présentation du compte de charges à payer au bilan doit être faite TTC. On enregistrera donc la TVAsur un compte 44586x "TVA sur factures non parvenues", écriture qui sera contre-passée en début depériode suivante.

Ce programme permet de réintégrer la TVA à des fin de présentation de bilan pour le compte de chargesà payer 408 "Fournisseurs - Factures Non Parvenues" (livraisons reçues mais non facturées) qui est géréhors taxes dans SAP. Un code TVA devra être renseigné lors du lancement du programme : ce code avecun taux différent de 0 ne sert qu¶à indiquer le compte de TVA impacté.

Le programme standard SAP ne marche que si toutes les commandes ont un taux de TVA renseignée.

En cas contraire une O.D manuelle devra être passée au vu d¶une analyse du compte « Fournisseurs ±Factures non parvenues ».


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VI. Amor tissementsDescr iption opér ation

Le programme crée des dossiers batch input destinés à l'enregistrement des différents amortissements.


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VII.Clôture de comptabilité génér ale


La clôture de la comptabilité générale SAP est effectuée au travers de la gestion de la table des périodescomptables. Il convient de fermer les comptes généraux encore ouverts pour la période comptable encours (Type S).

Cette opération ne doit être effectuée qu¶après exécution des traitements mensuels. Après cetteopération la période comptable est réputée close



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