October/November 2011 - Issue #5

Clinical Research Offices NewsletterClinical Research Offices Newsletter  

  

UWCCC DOWG of the Month: Thoracic (aka Lung)

DOWG Leaders: Anne Traynor, MD, Medical Oncology & Tracey Weigel, MD, Surgical Oncology 

Lung cancer physicians: Toby Campbell, MD, Tien Hoang, MD, and Bo Chao, MD, Medical Oncology 

Program Manager: Hilary Hernan, MPH  Regulatory Specialist: Brooke Mechelke, BS  

Study Coordinators: Lana Hammes, LPN, Martha Larson, RN, and Susan Masterson, MSW 

Lung Cancer Coordinator: Jenni Verhoeven, RN, MS       Student Support: Jamie Huenink 

Hilary has been with the lung DOWG since July 2010 and with the UWCCC since 2005.  Brooke has 

worked with the Lung DOWG since January of 2009.  Martha and Lana have a combined 30 years of ex-

perience working in the lung DOWG and are both celebra ng their daughters’ weddings next year!  Su-

san started with the UWCCC on October 3rd and is the newest member.   

This summer was very exci ng for lung cancer research.  In June the results of the “Lung Cancer Screen-

ing Trial” were published in the New England Journal of Medicine.  This na onal study showed that an-

nual low-dose CT scans can help reduce lung cancer mortality by 20%.  Un l now, no screening method 

had proven effec ve at reducing mortality from this disease, and since lung cancer will claim approxi-

mately 157,000 lives this year, implemen ng screening programs across the country will save thousands 

of lives! 

The lung group has been working hard to resume enrollment in a trial using NM404, a novel imaging 

agent developed by the Weichert Laboratory in UW’s Dept of Radiology. It was recently re-approved by 

the FDA and will con nue enrollment in late 2011. The group is also conduc ng an interna onal trial 

with the University of Taiwan inves ga ng gene c determinants of acute toxici es from carbopla n and 

paclitaxel, the most commonly used regimen in NSCLC. They are also conduc ng their first biomarker-

driven inves gator ini ated trial (IIT) through WON, inves ga ng the possible rela onship between kras 

muta ons and treatment response using sorafenib. They recently opened a first-line trial in advanced 

NSCLC using crizo nib, an oral tyrosine kinase inhibitor that was approved by the FDA for use in NSCLC 

pa ents whose tumors contain the EML4‐ALK gene rearrangement.  

UWCCC Disease Oriented Working Groups (DOWGs) & Leaders

Special Features

DOWG of the Month:

Thoracic

CRSO Corner:

‐WON Conference

‐Budget Reminders

CRCO Corner:

‐PRMC Mee ng

‐New Staff

OnCore Corner:

‐OnCore Tip of

the Month

 

Did you know????

November is Lung

Cancer Awareness

Month!!!!  Please 

take some  me on 

November 3rd between 9 

AM— 2 PM to join the Lung 

DOWG for a lung cancer 

awareness event to be held 

in the HSLC Atrium.  Stop 

by to test your knowledge 

of lung cancer and enter to 

win some great raffle  

prizes!   

CRSO Contact Info Sarah Marco e CRSO Program Manager smm@uwcarbone.wisc.edu (608)263-7898  Vielska (V) Brau gam Budget Compliance Specialist vmbrau @uwcarbone.wisc.edu (608)262-8980  Lynn Volk Outreach/Affiliate Coordinator lmvolk@uwcarbone.wisc.edu (608)265-8670  Mary Beth Wims Outreach/Affiliate Coordinator mbwims@uwcarbone.wisc.edu (608)263-1258      

October/November2011 - Issue #5

Page 2

   

Key Personnel for 1 SP

and Johnson Creek

Please find an updated list on the UWCCC 

website www.uwccc.wisc.edu/content/

sop  (SOPs/Forms/Documents --> Affiliate 

Network ---> 1 South Park and Johnson 

Creek Key Personnel) for 1SP and Johnson 

Creek key personnel.  This list now in-

cludes the UW radia on oncologists who 

provide radia on services at Johnson 

Creek.  UWCCC staff comple ng ARROW 

applica ons should select which oncolo-

gists are involved in the research compo-

nent of a given protocol.  If a protocol in-

cludes radia on given as part of the chem-

otherapy protocol's research ques on 

(and not just as a service), the radia on 

oncologists should be listed as key person-

nel in addi on to the medical oncologists.   

 

Please ensure that ALL applicable person-

nel at the respec ve site(s) are included as 

key personnel in your ARROW applica ons   

If you have any ques ons about which 

staff members should be listed, contact 

the Affiliate Coordinators at affiliatecoor-

dinators@uwcarbone.wisc.edu.  

 

Research Budget and Billing Compliance News

A reminder : Please do not release any 

hospital procedure costs on le erhead.  If 

the sponsor requests hospital costs on 

le erhead, please contact Nancy Lutz, Hos-

pital Research Billing Compliance Coordi-

nator.  Nancy will work with you and the 

hospital in dra ing a generic le er to be 

sent to the sponsor.  Nancy can be reached 

at NLutz@uwhealth.org or 262-7711. 

WON Mee ng Recap

The fall WON mee ng was held on Octo-

ber 22nd at a new venue: the Wisconsin 

Ins tutes for Discovery (WID).   WID’s mis-

sion is to bring scien sts and researchers 

from a variety of disciplines together while 

providing opportuni es for interac on 

between the University and the Madison 

community.  Since WON is about fostering 

collabora on between community sites 

and academic centers across Wisconsin, 

WID provided a perfect mee ng place.   

Other changes this year included new CRA 

breakout sessions and an Industry Meet 

and Greet.  The lunch me speaker, Dr. 

Jeffrey Kanne, Associate Professor of Radi-

ology, gave an especially relevant and in-

teres ng talk on the risks of diagnos c 

radiology.   

Thank you to all who a ended the 

mee ng.  The spring mee ng will be held 

on April 21st, 2012 – mark your calendar!  

Clinical Research

Services Office

Corner

Reminder: Inform Collaborators of All Changes

When submi ng a change of protocol or consent form to the IRB, remember to send a copy of the change (protocol amendment; revised consent form; etc.) to any collaborators on the study, including:  PRC  CRU (formerly CTRC))  3P Lab  HL Protocol Builders 

 

Collaborators need  me to review poten-al changes for their impact to study mate-

rials or documents.  Early no fica on to collaborators is essen al so that everyone has  me to review a protocol change well in advance of IRB approval.  Refer to the UWCCC website for more de-tails on the PPO Change Process and  Bea‐con PRL Change Process. 

Page 3

October/November 2011 -

 

 

 

CRCO Contact Info  Shari Zeldin CRCO Program Manager swzeldin@uwcarbone.wisc.edu (608) 263-8403  Belinda Buehl‐Soppe CTRP/Educa on Coordinator bkbuehl@uwcarbone.wisc.edu (608)265-4543  Rachel Crawford Protocol Review & Monitoring PRMC Coordinator recraw-ford@uwcarbone.wisc.edu (608) 263-0169  Emily Jenner Data & Safety Monitoring Compliance & Monitoring Coordinator eajenner@uwcarbone.wisc.edu ( 608) 262-9654  Kelsey Shay Compliance and Monitoring Co‐ordinator  kashay@uwcarbone.wisc.edu (608)263-4877 

WELCOME!  Please join us in welcoming all our new research staff at the UWCCC.  Look for these faces as you pass through the cancer center and say “Hello!”.   

Clinical Research

Compliance

Office Corner Susan Masterson-

Thoracic  Kara Ma ox - 

Phase I  

Kris McDonald - 

Heme  

Nicole Judd - Rad 

Onc  

Rachel Zorn - GU  

Whitney Lloyd - 

Phase I  

Kelsey Shay - 

CRCO  Yvonne Olivares-

Dobber n  Katherine Kovacich  Majiedah Pasha  

Jennifer Vaughan - 

Ped Onc  

Peggy Johnson - Pay-

roll & Benefits 

Office of Transla onal Research 

Carla Anderson - 

Heme  

Protocol Review and Monitoring

Tips of the Month

Reminder!

The ONLY PRMC mee ng in December will be held December 12 with a sub-mission deadline of De-cember 1st.  Please plan your submissions accord-

ingly. 

Page 4

October/November 2011 - Issue #5

OnCore Support Contact Info  Stephine Wasielewski Manager, OnCore Support Office smw@uwcarbone.wisc.edu (608)263-2907  Divya Kudva OnCore Support Staff ddkudva@uwcarbone.wisc.edu (608)262-6604  Arenda Nolan OnCore Support Staff adnolan@uwcarbone.wisc.edu (608)262-6604 

OnCore Tip of the Month

Do you get too many emails? Of course you do! Get fewer QA’s in your inbox by u lizing the Data Field Defini ons (DFDs) when entering informa on into OnCore. 

Tip for Subject Registra on Data Entry

In the CRA Console > FAQs Tab always check the FAQs before you register a new subject.  See graphic below. This will list all the condi onal fields that need to be entered (for example: arm dates, treat-ment dates).  These are different for every protocol, so make sure to check them every  me. If you have any ques ons or if the FAQs are incomplete, contact your Program Manager (or Regulatory Staff responsible for entering FAQs) to have them updated accordingly.

 

Tip for Regulatory Data Entry

Protocol and subject reportable events (devia ons, non-compliance issues, and unan cipated events) that are submi ed to the IRB need to be entered into OnCore so they appear on the Protocol Sum-mary Reports that are submi ed to the Data and Safety Monitoring Commi ee (DSMC). The DSMC Protocol Summary reports pull this informa on from the PC Console > Reviews > IRB sec on when “Reportable Event (Non‐SAE)” is entered in the IRB Record. See the green box in the graphic below.   

 

 

 

Enter the Review Reason of “Unspecified”, Review Ac on of “Reviewed”, and a short summary in the Descrip on field. Leave the Comments field blank. For more informa on, please see the IRB DSMC Reportable Event deSOP. 

 

OnCore Support

Corner

   

ATTENTION:

Do you love food? Do you

love visit with your co‐

workers? Then you won’t

want to miss the 2nd Annu‐

al Thanksgiving Potluck!

Please join us for food and

fun in the K4/6 common

area on Monday November

21 from 11 AM to 1:30 PM.

Please bring a dish to pass.

See you there!