Cles Pour MS Project - Inno..
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Cls pour MS Project 2007
Ces dernires annes InnovaXion a form des centaines de personnes
l'utilisation du logiciel Microsoft Project. Cette exprience nous permet
de donner ici quelques trucs et astuces pour vous permettre de dmarrer
rapidement, et bien plus...
Et si vous souhaitez gagner du temps et dmarrer sur de bonnes bases,
faites-nous confiance, innovaxion est spcialis dans les formations sur Microsoft Project.
Sommaire
1- Planifier par les dures avec MS Project :
Dfinir la date de dbut ( -> #datedebut) de projet
Paramtrer le calendrier ( -> #calendrier) du projet
Dfinir la semaine ( -> #semaine) de travail
Dfinir les exceptions ( -> #exceptions) du calendrier (jours fris...)
Fixer la dure standard ( -> #standards) du jour, de la semaine, du mois
Crer les tches ( -> #creataches) dans l'affichage diagramme de Gantt
Ne pas sur-contraindre l'ordonnancement ( -> #ordo)
Crer des liens d'antriorit ( -> #liens)
Crer tches et liens dans le rseau ( -> #reseau) logiqueMettre en vidence le chemin critique ( -> #chemincritiq)
Spcifier le type de lien ( -> #typelien)
Introduire les dcalages ( -> #decalages)
Crer une tche hamac ( -> #hamac)
Distinguer temps ouvr et temps calendaire ( -> #calendaire)
Introduire les contraintes d'ordonnancement ( -> #contrordo)
Crer des jalons ( -> #jalons)
Fractionner ( -> #fractionner) une tcheTravailler en rtroplanning ( -> #retroplanning)
Hirarchiser la WBS ( -> #wbs) (travailler en mode plan)
Afficher une tche rcapitulative du projet ( -> #recaprojet)
Combiner entre elles les diffrentes units de dure ( -> #unites)
Crer une tche priodique ( -> #repetitive)
Probabiliser ( -> #probabiliser) le planning
2- Suivre l'avancement par les dures avec MS Project :
Suivre l'avancement avec les lignes isochrones ( -> #isochrones)
Enregistrer la planification initiale ( -> #planinit)
Suivre l'avancement avec le "gantt-suivi" ( -> #gsuivi)
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3- Planifier les ressources avec MS Project :
Dclarer les ressources ( -> #declaress)
Dfinir le taux de disponibilit ( -> #taudispo) de chaque ressource
Personnaliser le calendrier de chaque ressource ( -> #calendress)
Dfinir les ressources gnriques ( -> #generiques)
Affecter ( -> #affectation) les ressources aux tches
Affecter les ressources sur une tche priodique ( -> #affecperiod)
Obtenir les valeurs de travail ( -> #travail) du projet
Dtecter les surutilisations ( -> #surutil) de ressources
Dfinir le niveau de priorit des tches ( -> #priotache)
Rsoudre les surutilisations en automatique avec l'audit ( -> #audit) automatique
Modifier l'affectation ( -> #modifress) des ressources sur une tche
Obtenir le plan de charge ( -> #plandecharge) d'un pool de ressources
4- Piloter par les charges avec MS Project :Comparer les valeurs de travail ( -> #majtrav) rel et prvu
5- Planifier les cots :
Saisir les taux horaires ( -> #tauxhor) des ressources
Spcifier plusieurs taux horaires ( -> #tauxmultiples) pour une ressource
Saisir les cots de tches ( -> #coutache)
Obtenir le rfrentiel des cots ( -> #cbs) du projet (CBS)
Imputer des heures supplmentaires ( -> #hsup)
6- Piloter par les cots
Obtenir le trac des courbes en "S" ( -> #courbesse)
7- Travailler en multi-projets avec MS Project .
Utiliser les ressources d'un autre projet ( -> #ressext)
Crer un fichier de ressources ( -> #fichress) commun plusieurs projets
insrer un projet ( -> #inserproj) dans le projet actif
Crer des liens ( -> #lienterproj) entre les tches de projets diffrents
Dfinir le niveau de priorit des projets ( -> #prioproj)
Effectuer le nivellement ( -> #nivinter) en multi-projets
Raliser un tableau de bord ( -> #tdbmulti) multi-projets
8- Personnaliser l'interface
Personnaliser les barres d'outil ( -> #barroutil)
Modifier les units ( -> #unitemps) (de temps, montaire...)
Modifier l'chelle de temps ( -> #echelletemps) du diagramme de temps
Personnaliser la couleur des barres ( -> #couleurtache) du diagramme de GanttModifier le texte des barres ( -> #textebarre) du diagramme de Gantt
Enregistrer les prfrences ( -> #preferences) dans le fichier bibliothque
Rorganiser ( -> #reorg) la WBS suivant un critre personnalis
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9- Augmenter sa productivit
Utiliser les raccourcis ( -> #raccourcis) clavier
Augmenter sa productivit l'aide des macros ( -> #macros)
Utiliser le filtre automatique ( -> #filtre)
____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________
Dfinir la date de dbut du projet
Aussi tonnant que cel paraisse, beaucoup d'utilisateurs
ngligent de spcifier la date de dbut de projet. On
accde au paramtrage de la date de dbut de projet par
le menu droulant Projet => informations sur le projetAttention : Par dfaut, MS Project commence les journes 9 heures du matin indpendamment des
horaires de travail du calendrier. Pour garder la maitrise, utilisez, comme dans l'exemple ci-dessus, un
format date et heure : Outils => options, onglet affichage, format de date
____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________
Paramtrer le calendrier du projet
Lorsque vous crez un nouveau projet, MS Project lui affecte un calendrier. Ce calendrier est appel
"calendrier standard". Les paramtrages de ce calendrier (horaires de travail, jours fris...) sont ceux par
dfaut. Il vous appartient de personnaliser ce calendrier en fonction des spcificits de votre projet.
Vous pourrez ensuite crer dans le projet autant de calendriers que ncessaire. Vous constaterez que MS
Project associe chaque ressource son calendrier personnel, copie du calendrier standard.
Les rubriques qui suivent indiquent la marche suivre pour personnaliser les calendriers dans Project 2007.
Tlcharger la vido ( -> http://www.innovaxion.net/app/download/2799064610/Calendriers.wmv) sur leparamtrage des calendriers. 8 MO. format wmv.
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Dfinir la semaine de travail
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Attention : ne vous trompez pas de
chemin, le menu affichage =>
calendrier ne vous donne pas accs au
paramtrage des horaires et jours
fris..
On accde aux paramtrages de calendrier par Outils => modifier le temps de travail.
Dans la boite de dialogue qui s'ouvre alors, un onglet est ddi au rglage de la semaine de travail.
En cliquant sur le bouton "dtails" on paramtre les horaires
de chaque jour de la semaine.
Astuce : pour supprimer une ligne du tableau, cliquer sur
"dfinir les jours comme priode chome" puis sur "dfinir ...
travail spcifique"
____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________
Dfinir les exceptions du calendrier
Avant la version 2007 il fallait paramtrer les jours fris
anne par anne. Dsormais, au prix d'une interface un peu
plus complexe, on paramtre en une seule fois plusieurs
annes.
Les jours fris se dclarent dans l'onglet
"exceptions" ainsi que les journes dont l'horaire
serait particulier.
Pour chaque "exception", on indique, aprs avoir cliqu sur lebouton "dtails", le statut "fri" ou l'horaire spcifique de la
ourne et la frquence de rptition de l'vnement.
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Fixer la dure standard du jour, de la semaine, du mois
Encore un paramtrage dont la logique chappe aux
dbutants. Lorsque vous saisissez des dures de tche en
ours, semaines ou mois, MS Project a besoin de savoircombien vaut, en heures, votre journe standard, votre semaine standard, votre mois standard.
Ces valeurs sont saisir dans Outil => modifier le temps de travail, onglet options
Attention : Si vous effectuez ce paramtrage aprs avoir cr des tches, Project recalculera vos dures de
tche sans vous demander votre avis.
____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________
Crer des tches dans l'affichage gantt
Rien de plus facile que de crer une tche : il suffit de
saisir une valeur quelconque sur une ligne du tableau et
une tche est cre.
Astuce : le point d'interrogation dans la colonne dure signifie que project a donn une dure par dfaut (1
our) et qu'il attend votre confirmation. Le point d'interrogation disparatra ds que vous aurez saisi une
valeur de dure.
____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________
Ne pas sur-contraindre l'ordonnancement
Soyez attentif aux icones figurant dans la colonne de
gauche du tableau, ils signifient que la tche est
contrainte. En positionnant le pointeur au-dessus de
l'icone, une infobulle apparait avec l'indication de la
nature de la contrainte.
Attention : Evitez les procdures qui conduisent MS Project contraindre les tches, par exemple ne crez
pas vos tches par cliquer-glisser dans le diagramme de gantt. C'est vous seul et non pas le logiciel qui
devez dcider qu'une tche est contrainte. La tche contrainte doit rester une exception et correspondre
une relle ncessit.
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Crer des liens d'antriorit
Un des principes de base de l'ordonnancement de projet consiste organiser la succession des tches en
fonction de rgles d'antriorit (de prcdence, disent les intellectuels). Ces rgles d'antriorit sont
reprsentes dans le diagramme de gantt comme dans le rseau logique par des liens d'antriorit.Rien de plus facile que de crer un lien d'antriorit : soit
graphiquement dans le diagramme de gantt, soit en
indiquant le numro de la tche antcdent dans la
colonne "prdcesseur", soit encore dans la boite de dialogue "information sur la tche" onglet
prdcesseurs.
Attention : N'utilisez pas les liens entre tches pour rgler les problmes de surutilisation de ressources.
____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________
Crer tches et liens dans le rseau logique
Bien que l'utilisation des logiciels de
planification ait fait tomber le rseau logique en
dsutude, il ne faut pas ngliger l'intrt de ce
mode de reprsentation du projet, tant sur le
plan pdagogique que de faon oprationnelle
pour tablir trs rapidement le macro-planning
du projet.
On accde au rseau logique par affichage =>
rseau de tches (ou affichage =>
organigramme des tches). Tches et liens se crent par simple cliquer-glisser sur la plage blanche de
l'cran.
Pour obtenir un aspect proche de celui prsent ci-contre, il faut autoriser le dplacement manuel destches par format => disposition => positionnement manuel des cases, puis donner l'apparence souhaite
aux cases par format => style des cases.
Conformment l'usage, dans MS Project le chemin critique est mis en vidence par la couleur rouge des
tches et des liens qui le composent. Faut-il rappeler que le chemin critique est la suite des tches marge
nulle.
Tlcharger la vido ( -> http://www.innovaxion.net/app/download/2799104610
/R%C3%A9seau_logique.flv) sur le rseau logique. 13,5 MO. format wmv.
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Mettre en vidence le chemin critique
MS Project affiche en rouge les tches critiques (et donc le chemin critique) dans les affichages prsentant
le planning sous la forme du rseau logique (affichage => rseau de tches et affichage => organigramme
des tches)
Dans l'affichage diagramme de gantt (affichage par dfaut)
toutes les tches, critiques et non critiques, apparassent en
bleu. Bien q'il soit possible de changer la configuration de cet
affichage, le plus simple pour obtenir un diagramme de gantt
avec le chemin critique en rouge est de faire affichage =>
gantt-suivi. Notons que la finalit premire de cet affichage
n'est pas de visualiser le chemin critique : vous remarquerez que des sigles "0%" figurent droite dechaque barre, ils indiquent la valeur de l'avancement de la tche. Le "gantt-suivi" comme son nom l'indique
est utilis dans la phase de ralisation du projet, pour contrler la progression des travaux.
Astuce : Lorsque vous avez ouvert le gantt-suivi, vous avez surement constat que votre
planning ne figurait pas dans la zone diagramme de gantt. Vous avez probablement utilis
l'ascenceur horizontal pour centrer votre planning sur l'cran. Peut-tre mme avez-vous pest contre les
dveloppeurs de Microsoft qui ont fait l'impasse sur ce dtail d'ergonomie ! Dsormais, gagnez du temps en
utilisant le bouton "attendre la tche slectionne"
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Spcifier le type de lien
Bien que la plupart des liens d'un planning soient des liens
d'antriorit (du type fin-dbut). Il est frquent que destches soient lies par une rgle de dpendance
diffrente. Project propose en tout quatre types de lien
comme reprsent ci-contre. Pour changer le type d'un
lien le plus simple est de faire un double-clic sur le lien et
de renseigner la boite de dialogue qui s'ouvre.
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Introduire des dcalages
Il n'est pas rare que les liens doivent intgrer une dure
(positive ou ngative). Pour ce faire, double-clic sur le
lien et spcifier la valeur du dcalage.____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________
Crer une tche hamac
Une tche est dite hamac lorsque
les dates de dbut et de fin, etconsquemment sa dure,
dpendent dautres tches. Le
nom, hamac, est inspir par le fait
que la longueur du hamac varie en fonction de la distance entre les encrages auxquels il est attach.
Pour crer une tche hamac :
a. Crez la tche qui deviendra la tche hamac (ici "tche hamac").
b. Copiez la date de la tche dont dpend le dbut de la tche hamac (ici le dbut de tche 1).
c. Cliquez dans la case de dbut de la tche hamac
d. Menu dition, rubrique Collage spcial option Coller avec liaison et cliquez Ok.
e. Refaites les mmes tapes afin de coller la date de la tche dont dpend la fin de la tche hamac (ici la
fin de tche 2).
Observez que les dates de dbut et de fin de la tche hamac sont affectes d'un onglet qui nous signale
qu'elles sont issues d'un lien OLE. (si ce n'est pas le cas outil => options => affichage => Indicateurs de
liaison OLE)
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Distinguer temps ouvr et temps calendaire
Le lien fin-dbut avec dcalage positif peut tre
utilis pour prendre en compte un dlai technique,
par exemple le temps de schage du bton. Dans ce
cas il devient illogique de travailler en temps ouvr.
La peinture sche aussi le dimanche ! Project vous
permet de spcifier les dures en temps calendaire.
Pour cela, faire suivre la valeur et l'unit de dure d'un "" accent aigu.
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Introduire les contraintes d'ordonnancement
En planification de projets, la rgle traditionnelle est l'ordonnancement au plus tt : Ds que leprcessesseur le plus tardif d'une tche est achev, on dclenche la tche en question. Or il est des tches
pour lesquelles cette seule condition est insuffisante. MS project vous donne le choix entre 8 types de
contraintes temporelles.
Ouvrez la boite de dialogue information sur la tche,
onglet avances. Le choix type de contrainte vous
permet d'imposer la tche la contrainte qui
correspond aux ralits de terrain.
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Crer des jalons
Un jalon est un vnement marquant, par exemple une runion
ou la recette d'un livrable.
Dans project il suffit de donner zro comme dure une tche
pour que la barre correspondante prenne la forme d'un losange
noir, reprsentatif d'un jalon.
Astuce : Il est possible de transformer en jalon une tche dont la dure n'est pas nulle. Pour cela ouvrir la
boite de dialogue information sur la tche onglet avances puis cocher marquer comme jalon.
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Fractionner une tche
MS Project vous permet d'interrompre une tche
et de la reprendre plus tard. Cette opration est
le fractionnement. Pour fractionner une tche,choisissez l'outil "fractionner la tche"
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Une fentre s'affiche pour vous indiquer la
date et l'heure correspondant la position
du pointeur. Dplacez le pointeur sur la
zone ou vous voulez interrompre la tche et
cliquez.
La tche se trouve fractionne. La dured'interruption est de une journe. Pour
modifier cette valeur il faut dplacer la
portion aval l'aide de la souris.
Attention : Vous n'avez pas accs aux valeurs de fractionnement : inutile d'esprer saisir au clavier les jour
et heure d'arrt et de reprise !
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Travailler en rtroplanning
Un rtroplanning est un planning ordonnanc au plus tard.
Avec MS Project, rien de plus facile que de travailler en
rtroplanning. Avant de crer les tches, Projet =>
informations sur le projet, puis prvisions partir de la date de
fin.
Observez que la rubrique date de dbut est dsormais grise et
non modifiable. Normal : la date de dbut sera calcule par le logiciel.
Ds lors, toute tche cre se positionnera au plus tard.
En consquence, la totalit des tches, n'ayant plus aucune
marge, sont critiques.
Attention: toute tche cre avant de renseigner la boite de dialogue information sur le projet resteraordonnance au plus tt.
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Hirarchiser la WBS
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La WBS (Working Breakdown Structure) est tout
simplement la liste des tches figurant gauche du
diagramme de gantt.
Tout projet quelque peu important se dcompose en
phases successives et/ou en lots de travaux. Cette
hirarchisation des taches du WBS est trs facile
prendre en compte dans Project. Il suffit de dcaler
(abaisser) les tches slectionnes l'aide de l'cone flche verte.
____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________
Afficher la tche rcapitulative du projet
Vous constaterez l'usage l'intrt qu'il y a utiliser les tches rcapitulatives. Si vous choisissez de mettre
systmatiquement une tche rcapitulative du projet, vous pouvez faire en sorte que MS Project cre
lui-mme la rcapitulative du projet. Pour cel, menu droulant outil => options => onglet affichage et
cocher afficher la tche rcapitulative du projet. Pour que votre choix soit mmoris pour les prochainsprojet, enregistrez vos prfrences (voir le paragraphe correspondant)
Voici le rsultat obtenu. Vous voyez le
principal intrt de la tche rcapitulative :
elle vous donne un accs direct aux totaux
de toutes les valeurs numriques, ici le cot
du projet.
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Combiner les diffrentes units de dure de tche
Microsoft Project accepte sans problme les diffrentes units de
temps. Il suffit de saisir h pour heures, m pour minute, etc.. MS Project
effectue ses calculs en minutes. Le logiciel convertit sans problme lesheures en minutes. Pour ce qui concerne la conversion des jours,
semaines et mois, c'est l'utilisateur d'indiquer le facteur de conversion.
Cette opration se fait par le menu droulant outil => modifier le temps
de travail => onglet options. Dans l'exemple, la journe standard vaut 7 heures, la semaine vaut 5 jours et
le mois vaut 20 jours.
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Crer une tche priodique
Si par exemple vous souhaitez planifier une srie de 20 revues
de projet (runions), il serait maladroit de crer 20 tches
diffrentes. MS Project vous offre la possibilit de crer une
tche rptitive par le menu insertion => tche priodique.
Attention : pour affecter une (ou des) ressource(s) sur la
tche priodique, n'utilisez pas la colonne "nom ressources"
car le travail de la ressource sur la tche correspondrait non
pas au total des heures de runion (par exemple 10 heures-homme pour 10 runions d'une heure), mais la
totalit du temps ouvr entre le dbut de la premire runion et la fin de la dernire(par exemple 9 fois 35
heures, soit 316 heures-homme). C'est une totale aberration comme il y en a quelques-unes dans MS
Project !
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La boite de dialogue vous permet de paramtrer
notamment la dure et la frquence de la tche
rptitive.
Attention :
1- N'oubliez pas de spcifier la dure de la
runion
2- Pour pouvoir rgler l'heure de dbut de la
runion, modifier le format de date par la
commande Outil => options => affichage =>
format de date
3- Observez que MS Project indique Calendrier :
Aucun. C'est une idiotie comme MS Project en recle quelques-unes. Bien entendu le calendrier par dfaut
est le calendrier standard.
Cliquez sur "OK" Voici le rsultat :
Si vous cliquez sur le signe "+" Les occurences de la tche se dploient. Vous pouvez alors supprimer une
runion ou la dplacer.
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Probabiliser le planning
Pour chaque tche, vous avez saisi une dure que nous appellerons nominale. Pour tenir compte de
l'incertitude sur l'valuation des dures de tche, MS Project vous permet de saisir trois autres valeurs : unevaleur optimiste Opt, une valeur dite "attendue" Att et une valeur pessimiste Pes. Aprs quoi MS Project
calculera pour chaque tche la dure la plus probable Pro par une formule toute simple Pro = ((a x Opt) +
(b x Att) + (c x Pes)) / 6
Attention : Cette fonction est affecte d'un problme de fonctionnement
toujours pas rsolu sur la version 2007.
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Suivre l'avancement avec les lignes isochrones
MS Project propose parmi les outils de contrle de l'avancement
les lignes isochrones, reproduction numrique du "fil de laine" des
pionniers de la planification.Ce mode de suivi fonctionne en "pert-temps" c'est dire qu'il n'y a
pas besoin d'avoir affect des ressources aux tches.
Attention !! Avant de saisir les valeurs d'avancement vous devez aller dans Outils => Options => Calcul et
cocher la case " Rpartir les modifications du % ........ " Sinon, la courbe ne pointera pas (vers la droite) les
tches en avance. Encore un de ces piges dont MS Project est truff !
Pour obtenir les lignes isochrones, outil => suivi => courbes d'avancement puis dclarer l'avancement de
chaque tche par information sur la tche onglet gnral
Le seul reproche que l'on puisse faire cet outil de suivi est que les consquences du retard d'une tche
n'apparaissent pas : les tches successeurs de celle en retard restent leur date du planning de rfrence.
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Enregistrer la planification initiale
Le pilotage -on dit aussi le suivi- du projet consiste comparer au planning prvisionnel les donnes relles
constates lors de la ralisation (dates relles de dbut et de fin de tches, travail rel, dpenses
constates...). Ceci suppose de conserver intactes les donnes du planning de rfrence.
Dans MS Project c'est l'opration outil => suivi => enregistrer la planification initiale, qui permet de figer la
planification prvisionnelle. Ds lors, le planning de rfrence apparat dans l'affichage "gantt-suivi" sous la
forme de barres grises.
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Suivre l'avancement avec le "gantt-suivi"
Utilisable lui aussi en pert-temps, le gantt-suivi offre l'norme avantage de recaler le reste faire en
fonction des retards constats tout en conservant visible le planning de rfrence.
Etape 1 :
Ouvrir l'affichage gantt-suivi. Les tches apparaissent sous laforme de fines barres de couleur, rouges pour les tches
critiques et bleu pour les non critiques. La valeur de
l'avancement en temps est indique.
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Etape 2 :
Par l'opration outil => suivi => enregistrer la planification
initiale, on fige la planification prvisionnelle, qui devient le
planning de rfrence. Celui-ci apparat sous la forme de
barres grises.
Etape 3 :Si par exemple la tche A commence avec du retard, la barre
de couleur se dcale vers la droite et l'cart est mis en
vidence. Si la tche en retard a des successeurs, ceux-ci sont
dcals. Le chef de projet dispose ainsi d'un excellent outil d'aide la dcision.
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Dclarer les ressources
Traditionnellement on appelle ressources les individus engags
dans le projet. Plus gnralement est appele ressource toute
"chose" contribuant la ralisation d'une tche : une personne
(Paul Durand), un groupe de personnes (Maons), un matriel
(Btonnire), un matriau (bton)
Project propose 5 types de ressources :
- Les individus, ici Paul Durand.
- Les groupes d'individus, ici une quipe de 5 maons (capacit maximale =5)
- Les matriels, ici la btonnire.
- Les matriaux, ou consommables (appels tort "matriels") ici le bton (type matriel)
- Les ressources de type cot, une nouveaut de la version 2007 (type cot)
Attention : Bien que l'on puisse cre les ressources de type travail directement depuis le diagramme de
gantt, on ne peut que dconseiller cette procdure aux dbutants, qui risquent de crer des doublons. Les
ressources se crent prfrentiellement dans affichage => tableau des ressources.
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Dfinir le taux de disponibilit des ressources
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Vous avez remarqu dans la table des tches une colonne intitule
"capacit maximale". Pour une ressource qui serait constitue de
plusieurs personnes, la valeur indique le nombre de personnes, par
exemple 500% signifie que l'on dispose d'une quipe de 5 personnes. Si la valeur est infrieure 100% il
faut comprendre que la ressource est affecte au projet temps partiel. Dans l'exemple ci-contre, on
considre que Frdric consacre 75% de son temps au projet et 25% des tches hors projet.
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Personnaliser le calendrier de chaque ressource
Lorsque vous crez des ressources, MS Project leur associe
systmatiquement un calendrier. Ce calendrier est une copie
du calendrier standard du projet. Revenez dans outils =>
modifier le temps de travail. Vous trouvez dsormais dans la
liste droulante les calendriers de vos ressources. Vous
pouvez prendre en compte les priodes de cong, d'absence
ou les horaires particuliers de chaqu'un.
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Dfinir les ressources gnriques
Lorsqu'on planifie un projet trs en amont, il est inutile - et
souvent impossible - de dsigner les ressources par le nom des
individus qui vont accomplir les travaux. La logique est de
dsigner les ressources par la comptence requise. Par
exemple si l'on dispose de quatre dveloppeurs Jean, Paul, Fred et Max, on affectera chaque tche de
dveloppement la ressource "dveloppeur". C'est seulement au moment de lancer les travaux que l'onremplacera pour chaque tche concerne la ressource dveloppeur par un ou plusieur individus.
MS Project vous permet de dfinir qu'une ressource est gnrique. Pour cela, affichage => tableau des
ressources, insrer une colonne gnrique puis slectionnez oui chaque fois que c'est la cas. Observez qu'un
double visage apparait dans la colonne information pour toutes les ressources gnriques, y compris les
brouettes !
Le fait qu'une ressource soit gnrique ou pas ne change rien aux calculs effectus par MS Project,
notamment lors de la rsolution des surutilisations (nivellement). C'est seulement une indication usage du
planificateur.
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Voici la mme opration effectue en
utilisant la boite de dialogue "affecter
les ressources". Bob a t affect
comme prcdemment sur la tche
priodique. Le rsultat est dsormais
correcte : Project a bien affect Bob
sur les occurences de la tche et non
sur la tche elle-mme, et ceci en une
seule opration quel que soit le nombre
de ces occurences.
Bien entendu vous pouvez librement
changer les affectations runion par
runion.
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Obtenir les valeurs de travail du projet
A partir du moment ou l'on a affect des
ressources, Project calcule la valeur du
travail pour chaque tche et au niveau des
tches rcapitulatives.Pour obtenir les valeurs de travail il suffit d'insrer une colonne "travail"
Attention : L'unit "hr" utilise par Project est source de confusion. Travail et dure sont deux notions
diffrentes. Prenez l'habitude d'utiliser les heures comme unit de dure et les heures-homme ou les
ournes-homme comme unit de travail.
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Dtecter les surutilisations de ressources
Une ressource affecte pendant une priode de
temps au-dela de sa disponibilit est dite surutilise.
Cette surutilisation n'est pas acceptable et ncessite un
traitement. Dans l'exemple ci-contre, Paul Durand est utilis 150% le lundi et le mardi.
Dans l'affichage => Tableau des ressources, les ressources en surutilisation
apparaissent en rouge.
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Pour faire un diagnostic prcis des surutilisations, vous
pouvez procder comme suit : Fentre => fractionner,
activer la fentre du bas, affichage => graphe des
ressources, activer la fentre du haut, slectionner une
tche. Les ressources affectes la tche slectionne
apparaissent dans la fentre du bas. Les flches de
dfilement permettent de faire dfiler les diffrentes
ressources affectes la tche.
Astuce : pour scruter en une seule opration la totalit des ressources du projet, slectionner, dans la
fentre du haut, la totalit des tches.
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Rsoudre les surutilisations en automatique.
Une des principales richesses de MS Project est son algorithme
de rsolution des surutilisations. On obtiens la boite de
dialogue ci-contre par outils => audit des ressources.
Attention : On pourrait penser que le bouton "OK" dclenche
l'opration. Il n'en est rien ! Il faut cliquer sur "auditer
maintenant".
Attention : Si vous conservez le paramtrage par dfaut "jourpar jour", les plages de surutilisation de dure infrieure une
ourne ne seront pas traite et la ressource continuera d'tre
signale comme surutilise.
Dans ce cas simple et peu contraint, Project a rsolu
facilement la surutilisation en retardant la tche A.
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Dfinir les priorits de tche
Lors du nivellement, MS Project peut rsoudre les surutilisations en retardant l'une des tches en conflit. Il
se peut que vous souhaitiez viter que certaines tches soient retardes. Vous pouvez notifier ce souhait en
augmentant la priorit de nivellement de la tche en question. 500 est la valeur moyenne. Plus cet indice
est lev, plus le logiciel vitera de retarder la tche.
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Voici le mode opratoire :
1- Divisez votre cran en 2 (fentre => fractionner),
en ayant le "Tableau des Ressources" en haut et le
"Graphique de Ressource" en bas.
2- Formatez vos styles de barres pour le Graphe des
Ressources (fentre du bas) de la faon suivante :
Clic droit dans la partie graphe des ressources et
slectionner "travail" (les units ou le taux ne sont
pas cumulables, ce qui est normal)
Menu droulant format => style des barres. La
tentre qui s'ouvre est partage verticalement en
deux parties. La partie droite concerne la ressource
slectionne. Il faut mettre "afficher => aucun affichage" pour les trois slections.
La partie gauche concerne les ressources slectionnes. Il faut mettre pour trois choix "afficher => barre"
3- Ensuite il suffit de slectionner dans le tableau des Ressources (fentre du haut) celles dont on veutcumuler la charge. Utiliser la touche CTRL pour choisir une partie seulement des ressources. Pour tout
slectionner, Slectionnez la premire ressource, maintenez la touche shift enfonce, slectionner la
dernire ressource. Bien entendu il est possible aussi de filtrer sur une partie de la liste des ressources.
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Comparer le travail rel au travail prvu
Paragraphe en cours de rdaction
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Saisir les cots unitaires des ressourcesVous pouvez saisir dans la colonne Taux
standard de la table des ressources (affichage
=> tableau des ressources) le taux horaire des
ressources. Ds l'ors, le logiciel calculera pour
chaque tche son cot de ressource. Seule
exception les ressoures de type cot (par
exemple les frais de dplacements) dont le montant est fix tche par tche.
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Spcifier plusieurs taux horaires pour une ressource
Il est possible avec project de dfinir jusqu' 5 taux horaires diffrents pour une mme ressources. par
exemple : un ingnieur qui serait 80 /heure quand il fait son travail d'inggieur et 45/h lorsqu'on
l'affecte une tche moins noble. Bien videmment le salaire de l'ingnieur n'est pas affecte, il s'agitseulement de ne pas faire peser sur le projet un surcot ind.
Le paramtrage se fait en deux temps. Il faut tout d'abord saisir les diffrents taux hauraires de la
ressource. Pour cela il faut aller dans l'affichage tableau des ressources. Double-clic sur le nom de la
ressource pour ouvrir la boite de dialogue informations sur la ressource
L'onglet cots donne accs aux 5
tarifs A, B, C, D et E.
Pour chaque taux il est possible de
dfinir une valeur diffrentecorrespondant chacune une
priode calendaire, un taux
d'heures supplmentaires et un
cot fixe dclench chaque
nouvelle affectation de la
ressource sur une tche.
Dans un reuxime temps, et aprs avoir affect la ressource
dans le gantt , menu droulant fenetre => fractionner, puisdans la fentre du bas : affichage => utilisation des tches,
puis
double-clic sur l'affectation pour ouvrir la boite de dialogue
informations sur l'affectation
onglet gnral, puis enfin choisir le taux dans la liste
droulante "table des taux de cot"
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Saisir les cots de tche
Il est frquent qu'un cot forfaitaire soit affect une tche. Par exemple un achat ponctuel, le montant dudevis du sous-traitant, etc... Vous pouvez saisir ces cots directement dans l'affichage diagramme de gantt
en insrant une colonne cot fixe.
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Dans l'exemple ci-dessus, on voit que la colonne cot indique le cumul du cot de ressource et du cot de
tche.
Accessoirement, on note une nouvelle bizarrerie du logiciel : les cots fixes ne sont pas consolids au
niveau des tches rcapitulatives.
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Obtenir le rfrentiel des cots du projet
Dans l'exemple ci-dessus le cot est calcul par Project sur la base suivante :
Tche A :
2 journes de 8 heures de travail de Paul Durant 70 euro/heure (a)
1 dplacement pour la somme de 300 euro (b)
Tche B :
4 journes de 8 heures de travail de deux maons 38 euro/heure (a)
3 m3 de bton 120 euro le m3 (a)
Nota :
(a) valeurs saisies dant affichage => tableau des ressources colonne tx standard
(b) valeurs saisies dant informations sur la tche onglet ressources colonne cots
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Imputer des heures supplmentaires
L'cran ci-contre a t obtenu comme
suit : depuis le diagramme de gantt,
fentre => fractionner, puis activer
(cliquer dans) la fentre du bas,affichage => utilisation des tches puis
insrer une colonne "heures sup"
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Paragraphe en cours de rdaction
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Crer des liens entre des tches de projets diffrents
Paragraphe en cours de rdaction
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Dfinir le niveau de priorit des projets
De la mme faon que l'on peut
dfinir des priorits de tche, on
peut fixer des priorits de projet.
La valeur moyenne de priorit est
500. Cette valeur peut tre
modifie. La plage de priorit va
de 0 1000. Une valeur plus leve rend le projet plus priritaire. Lors du nivellement en multi-projets, MS
Project vitera de retarder les tches 'et de retarder la date de fin) d'un projet prioritaire.
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Effectuer le nivellement en multi-projets
Paragraphe en cours de rdaction
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Raliser un tableau de bord multi-projets
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L'une des grandes qualits de
MS Project est l'tendue des
possibilits de
personnalisation. Voici le type
de tableau de bord que vous
pouvez raliser en quelques
dizaines de minutes. Le projet-matre consolide 4 projets diffrents. Dans la colonne "qualit cots", les
symboles changent automatiquement de couleur lorsque l'cart de cot rel/prvu dpasse la limite que
vous avez fixe. Dans le diagramme de gantt, les jalons (losanges) changent de couleur : blanc = position
prvue. vert jalon atteint la date prvue ou en avance. Rouge : jalon atteint en retard ou retard.
La faon de raliser cette personnalisation est explique dans les paragraphes suivants.
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Personnaliser les barres d'outils
Paragraphe en cours de rdaction
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Modifier les units (de temps, montaires...)
Paragraphe en cours de rdaction
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Modifier l'chelle de temps du diagramme de Gantt
Personnaliser la couleur des barres du Gantt
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Les utilisateurs avertis prouvent tous le besoin de de personnaliser
l'interface diagramme de gantt : changer la couleur des tches, faire
apparaitre tel ou tel texte, etc...
Il y a trois faons de personnaliser l'interface, la plus rudimentaire,
et que l'on ne peut que dconseiller consiste intervenir
individuellement sur chaque tche. Par un clic droit sur la barre du
gantt, on accde la boite de dialogue mise en forme de la barre.
Une personnalisation "professionnelle" vise utiliser au mieux lesautomatismes du logiciel. Avec les deux mthodes prsentes ci-aprs,
toutes les tches d'un mme type prendront automatiquement
l'apparence que vous avez choisi pour ce type. Ceci vaut bien entendu
pour toute nouvelle tche cre ou pour une tche qui change de type
(par exemple qui devient critique. Pour effectuer cette personnalisation
"gnrique" les plus paresseux se laisseront guider par l'assistant propos par MS Project.
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L'interface de MS Project se prte une personnalisation pousse.
Ici nous avons reprsent les marges libres et totales par de fines
barres de couleur et nous avons fait en sorte que les tches
critiques apparaissent en rouge (format => style des barres)
Attention : La personnalisation individuelle des tches prime sur la personnalisation gnrique. Pour
supprimer la personnalisation individuelle, clic droit sur la barre puis mise en forme de la barre puis bouton
rtablir.
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Modifier le texte des barres du gantt
Dans la configuration par dfaut du logiciel et dans
l'affichage "diagramme de gantt", MS Project affiche
droite de la barre le nom des ressources affectes la
tche. Bien entendu vous pouvez choisir d'afficher une
information diffrente. La procdure est la suivante :
1- menu droulant "format => style des barres"
2- Slectionner dans la liste des styles le type de barre
auquel vous souhaitez attacher le texte
3- Onglet "texte". choisissez la position du texte parrapport la barre
4- Un menu droulant vous propose la liste des champs de
tche. Choisissez celui que vous voulez voir apparatre.
Attention : si vous optez pour un texte "au-dessus" ou "au
dessous" de la barre, la hauteur des lignes du tableau va
augmenter, ce qui peut tre gnant.
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Enregistrer les prfrences dans Global.mpt
Lorsque vous aurez personnalis l'interface de MS Project votre convenance, vous souhaiterez
probablement que le logiciel conserve vos prfrence et qu'il vous propose chaque cration d'un nouveauprojet une interface correspondant vos choix. Ceci est possible. Il vous suffit d'ouvrir la fentre de
dialogue Outil => organiser.
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La page est construite de faon symtrique. Observer en bas de la fentre les deux champs de saisie
"affichage disponibles dans...". Ils vous proposent le choix entre les fichiers ouverts et un fichier"global.mpt". Ce fichier est unique, il contient les paramtrage utiliss chaque cration d'un nouveau
fichier. La procdure d'enregistrement des prfrences est trs simple : vous slectionnez le fichier source
qui contient vos affichages personnaliss (ici exercices) vous slectionnez le fichier cible (global.mpt) vous
choisissez l'entit que vous voulez transfrer (ici le diagramme de gantt) vous cliquez sur le bouton "copier"
vous confirmez. C'est fait. Bien entendu ce ne sont pas les tches du planning que vous avez ainsi.
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Regrouper les tches suivant un critre personnalis
Supposons que vous souhaitiez affecter chaque tche un indice de risque. Cette possibilit n'existe pas en
standard dans MS Project. Vous pouvez facilement personnaliser l'application pour obtenir cette nouvelle
fonctionnalit. Dans l'exemple qui suit, nous avons choisi de classer les risques en quatre niveaux.
Etape 1 : Crer la liste droulante correspondant aux valeurs possibles du
critre. Pour cela, menu outils => personnaliser => champs puis choisir le
champ texte 1 puis bouton choix. Saisir la liste des valeurs.
Etape 2 : Dfinir le groupe. Pour
cela Projet => regrouper => plus
de groupes puis bouton nouveau.
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Etape 3 : Ajouter une colonne correspondant au
champ "Niveau de risque". Insertion => colonne
puis choisir le champ texte 1
Etape 4 : Regrouper. Pour obtenir le
regroupement par niveau de risque, Projet =>
Regrouper par => Plus de groupes puis
slectionner le groupe "taux de risque" et
cliquer sur appliquer
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Utiliser les raccourcis clavier
Paragraphe en cours de rdaction
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Automatiser les tches l'aide des macros
Dans MS Project comme dans la plupart des applications de bases de donnes, les oprations rptitives
peuvent tre automatises par l'utilisation de "macros".
Reprenons l'exemple prcdent : le regroupement des tches puis le retour la configuration d'origine
peuvent tre des oprations fastidieuses. Supposons que vous souhaitiez commander par un simple
raccourci clavier (Ctrl a) le regroupement et par (Ctrl q) le retour la configuration d'origine.
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Etape 1 : Crer la macro. Pour cela ouvrir la
boite de dialogue par outil => macro =>
enregistrer une macro. Donner le nom et
choisir la touche de raccourci.
Etape 2 : enregistrer la macro. Pour cela il
suffit de raliser l'opration de
regroupement. La procdure accomplie sera
automatiquement mmorise. Projet => Regrouper par => Plus de groupes puis slectionner le groupe
"taux de risque" et cliquer sur appliquer
Etape 3 : arrter l'enregistrement par outil => macro => arrter l'enregistrement
Etape 4 : procder l'identique pour crer la deuxime macro correspondant au raccourci (Ctrl q) pour le
retour la configuration de dpart.
commander par un simple raccourci clavier (Ctrl a) le regroupement et par (Ctrl q) le retour la
configuration d'origine.
Vrifiez que le raccourci clavier (Ctrl a) commande le regroupement et (Ctrl q) le retour la configurationd'origine. C'est magique !
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Utiliser le filtre automatique
Lorsque vous avez manipuler un trs grand nombre de tches, il estindispensable de pouvoir afficher l'cran les seules tches qui vous
intrressent. Par exemple les tches affectes la ressource Paul ou les
tches en retard...
MS Project vous permet de faire votre slection de faon trs rapide
grace au filtre automatique.
Pour mettre en service le filtra automatique, cliquez sur l'icone "filtre automatique" en forme d'entonnoir.
Vous remarquez que dsormais un bouton en forme de
triangle figure en tte de chaque colonne du WBS. En
cliquant sur ce bouton vous obtenez une liste droulante.
Vous pouvez choisir l'un des items proposs ou faire un
choix plus fin. Pour cel, choisissez "personnalis"
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Une boite de dialogue s'ffiche alors. Il ne vous reste plus
qu' spcifier vos critres de recherche. Dans l'exemple
on recherche toutes les tches dont le libell contiendrait
le mot "gamme"
Le logiciel a trouv une seule tche correspondant
ce critre. Remarquez que le titre de la colonne est
dsormais de couleur bleue, signe que vous avez
effectu une slection sur le champ correspondant
cette colonne.
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