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    Cls pour MS Project 2007

    Ces dernires annes InnovaXion a form des centaines de personnes

    l'utilisation du logiciel Microsoft Project. Cette exprience nous permet

    de donner ici quelques trucs et astuces pour vous permettre de dmarrer

    rapidement, et bien plus...

    Et si vous souhaitez gagner du temps et dmarrer sur de bonnes bases,

    faites-nous confiance, innovaxion est spcialis dans les formations sur Microsoft Project.

    Sommaire

    1- Planifier par les dures avec MS Project :

    Dfinir la date de dbut ( -> #datedebut) de projet

    Paramtrer le calendrier ( -> #calendrier) du projet

    Dfinir la semaine ( -> #semaine) de travail

    Dfinir les exceptions ( -> #exceptions) du calendrier (jours fris...)

    Fixer la dure standard ( -> #standards) du jour, de la semaine, du mois

    Crer les tches ( -> #creataches) dans l'affichage diagramme de Gantt

    Ne pas sur-contraindre l'ordonnancement ( -> #ordo)

    Crer des liens d'antriorit ( -> #liens)

    Crer tches et liens dans le rseau ( -> #reseau) logiqueMettre en vidence le chemin critique ( -> #chemincritiq)

    Spcifier le type de lien ( -> #typelien)

    Introduire les dcalages ( -> #decalages)

    Crer une tche hamac ( -> #hamac)

    Distinguer temps ouvr et temps calendaire ( -> #calendaire)

    Introduire les contraintes d'ordonnancement ( -> #contrordo)

    Crer des jalons ( -> #jalons)

    Fractionner ( -> #fractionner) une tcheTravailler en rtroplanning ( -> #retroplanning)

    Hirarchiser la WBS ( -> #wbs) (travailler en mode plan)

    Afficher une tche rcapitulative du projet ( -> #recaprojet)

    Combiner entre elles les diffrentes units de dure ( -> #unites)

    Crer une tche priodique ( -> #repetitive)

    Probabiliser ( -> #probabiliser) le planning

    2- Suivre l'avancement par les dures avec MS Project :

    Suivre l'avancement avec les lignes isochrones ( -> #isochrones)

    Enregistrer la planification initiale ( -> #planinit)

    Suivre l'avancement avec le "gantt-suivi" ( -> #gsuivi)

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    3- Planifier les ressources avec MS Project :

    Dclarer les ressources ( -> #declaress)

    Dfinir le taux de disponibilit ( -> #taudispo) de chaque ressource

    Personnaliser le calendrier de chaque ressource ( -> #calendress)

    Dfinir les ressources gnriques ( -> #generiques)

    Affecter ( -> #affectation) les ressources aux tches

    Affecter les ressources sur une tche priodique ( -> #affecperiod)

    Obtenir les valeurs de travail ( -> #travail) du projet

    Dtecter les surutilisations ( -> #surutil) de ressources

    Dfinir le niveau de priorit des tches ( -> #priotache)

    Rsoudre les surutilisations en automatique avec l'audit ( -> #audit) automatique

    Modifier l'affectation ( -> #modifress) des ressources sur une tche

    Obtenir le plan de charge ( -> #plandecharge) d'un pool de ressources

    4- Piloter par les charges avec MS Project :Comparer les valeurs de travail ( -> #majtrav) rel et prvu

    5- Planifier les cots :

    Saisir les taux horaires ( -> #tauxhor) des ressources

    Spcifier plusieurs taux horaires ( -> #tauxmultiples) pour une ressource

    Saisir les cots de tches ( -> #coutache)

    Obtenir le rfrentiel des cots ( -> #cbs) du projet (CBS)

    Imputer des heures supplmentaires ( -> #hsup)

    6- Piloter par les cots

    Obtenir le trac des courbes en "S" ( -> #courbesse)

    7- Travailler en multi-projets avec MS Project .

    Utiliser les ressources d'un autre projet ( -> #ressext)

    Crer un fichier de ressources ( -> #fichress) commun plusieurs projets

    insrer un projet ( -> #inserproj) dans le projet actif

    Crer des liens ( -> #lienterproj) entre les tches de projets diffrents

    Dfinir le niveau de priorit des projets ( -> #prioproj)

    Effectuer le nivellement ( -> #nivinter) en multi-projets

    Raliser un tableau de bord ( -> #tdbmulti) multi-projets

    8- Personnaliser l'interface

    Personnaliser les barres d'outil ( -> #barroutil)

    Modifier les units ( -> #unitemps) (de temps, montaire...)

    Modifier l'chelle de temps ( -> #echelletemps) du diagramme de temps

    Personnaliser la couleur des barres ( -> #couleurtache) du diagramme de GanttModifier le texte des barres ( -> #textebarre) du diagramme de Gantt

    Enregistrer les prfrences ( -> #preferences) dans le fichier bibliothque

    Rorganiser ( -> #reorg) la WBS suivant un critre personnalis

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    9- Augmenter sa productivit

    Utiliser les raccourcis ( -> #raccourcis) clavier

    Augmenter sa productivit l'aide des macros ( -> #macros)

    Utiliser le filtre automatique ( -> #filtre)

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Dfinir la date de dbut du projet

    Aussi tonnant que cel paraisse, beaucoup d'utilisateurs

    ngligent de spcifier la date de dbut de projet. On

    accde au paramtrage de la date de dbut de projet par

    le menu droulant Projet => informations sur le projetAttention : Par dfaut, MS Project commence les journes 9 heures du matin indpendamment des

    horaires de travail du calendrier. Pour garder la maitrise, utilisez, comme dans l'exemple ci-dessus, un

    format date et heure : Outils => options, onglet affichage, format de date

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Paramtrer le calendrier du projet

    Lorsque vous crez un nouveau projet, MS Project lui affecte un calendrier. Ce calendrier est appel

    "calendrier standard". Les paramtrages de ce calendrier (horaires de travail, jours fris...) sont ceux par

    dfaut. Il vous appartient de personnaliser ce calendrier en fonction des spcificits de votre projet.

    Vous pourrez ensuite crer dans le projet autant de calendriers que ncessaire. Vous constaterez que MS

    Project associe chaque ressource son calendrier personnel, copie du calendrier standard.

    Les rubriques qui suivent indiquent la marche suivre pour personnaliser les calendriers dans Project 2007.

    Tlcharger la vido ( -> http://www.innovaxion.net/app/download/2799064610/Calendriers.wmv) sur leparamtrage des calendriers. 8 MO. format wmv.

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    Dfinir la semaine de travail

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    Attention : ne vous trompez pas de

    chemin, le menu affichage =>

    calendrier ne vous donne pas accs au

    paramtrage des horaires et jours

    fris..

    On accde aux paramtrages de calendrier par Outils => modifier le temps de travail.

    Dans la boite de dialogue qui s'ouvre alors, un onglet est ddi au rglage de la semaine de travail.

    En cliquant sur le bouton "dtails" on paramtre les horaires

    de chaque jour de la semaine.

    Astuce : pour supprimer une ligne du tableau, cliquer sur

    "dfinir les jours comme priode chome" puis sur "dfinir ...

    travail spcifique"

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Dfinir les exceptions du calendrier

    Avant la version 2007 il fallait paramtrer les jours fris

    anne par anne. Dsormais, au prix d'une interface un peu

    plus complexe, on paramtre en une seule fois plusieurs

    annes.

    Les jours fris se dclarent dans l'onglet

    "exceptions" ainsi que les journes dont l'horaire

    serait particulier.

    Pour chaque "exception", on indique, aprs avoir cliqu sur lebouton "dtails", le statut "fri" ou l'horaire spcifique de la

    ourne et la frquence de rptition de l'vnement.

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    Fixer la dure standard du jour, de la semaine, du mois

    Encore un paramtrage dont la logique chappe aux

    dbutants. Lorsque vous saisissez des dures de tche en

    ours, semaines ou mois, MS Project a besoin de savoircombien vaut, en heures, votre journe standard, votre semaine standard, votre mois standard.

    Ces valeurs sont saisir dans Outil => modifier le temps de travail, onglet options

    Attention : Si vous effectuez ce paramtrage aprs avoir cr des tches, Project recalculera vos dures de

    tche sans vous demander votre avis.

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Crer des tches dans l'affichage gantt

    Rien de plus facile que de crer une tche : il suffit de

    saisir une valeur quelconque sur une ligne du tableau et

    une tche est cre.

    Astuce : le point d'interrogation dans la colonne dure signifie que project a donn une dure par dfaut (1

    our) et qu'il attend votre confirmation. Le point d'interrogation disparatra ds que vous aurez saisi une

    valeur de dure.

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Ne pas sur-contraindre l'ordonnancement

    Soyez attentif aux icones figurant dans la colonne de

    gauche du tableau, ils signifient que la tche est

    contrainte. En positionnant le pointeur au-dessus de

    l'icone, une infobulle apparait avec l'indication de la

    nature de la contrainte.

    Attention : Evitez les procdures qui conduisent MS Project contraindre les tches, par exemple ne crez

    pas vos tches par cliquer-glisser dans le diagramme de gantt. C'est vous seul et non pas le logiciel qui

    devez dcider qu'une tche est contrainte. La tche contrainte doit rester une exception et correspondre

    une relle ncessit.

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    Crer des liens d'antriorit

    Un des principes de base de l'ordonnancement de projet consiste organiser la succession des tches en

    fonction de rgles d'antriorit (de prcdence, disent les intellectuels). Ces rgles d'antriorit sont

    reprsentes dans le diagramme de gantt comme dans le rseau logique par des liens d'antriorit.Rien de plus facile que de crer un lien d'antriorit : soit

    graphiquement dans le diagramme de gantt, soit en

    indiquant le numro de la tche antcdent dans la

    colonne "prdcesseur", soit encore dans la boite de dialogue "information sur la tche" onglet

    prdcesseurs.

    Attention : N'utilisez pas les liens entre tches pour rgler les problmes de surutilisation de ressources.

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Crer tches et liens dans le rseau logique

    Bien que l'utilisation des logiciels de

    planification ait fait tomber le rseau logique en

    dsutude, il ne faut pas ngliger l'intrt de ce

    mode de reprsentation du projet, tant sur le

    plan pdagogique que de faon oprationnelle

    pour tablir trs rapidement le macro-planning

    du projet.

    On accde au rseau logique par affichage =>

    rseau de tches (ou affichage =>

    organigramme des tches). Tches et liens se crent par simple cliquer-glisser sur la plage blanche de

    l'cran.

    Pour obtenir un aspect proche de celui prsent ci-contre, il faut autoriser le dplacement manuel destches par format => disposition => positionnement manuel des cases, puis donner l'apparence souhaite

    aux cases par format => style des cases.

    Conformment l'usage, dans MS Project le chemin critique est mis en vidence par la couleur rouge des

    tches et des liens qui le composent. Faut-il rappeler que le chemin critique est la suite des tches marge

    nulle.

    Tlcharger la vido ( -> http://www.innovaxion.net/app/download/2799104610

    /R%C3%A9seau_logique.flv) sur le rseau logique. 13,5 MO. format wmv.

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    Mettre en vidence le chemin critique

    MS Project affiche en rouge les tches critiques (et donc le chemin critique) dans les affichages prsentant

    le planning sous la forme du rseau logique (affichage => rseau de tches et affichage => organigramme

    des tches)

    Dans l'affichage diagramme de gantt (affichage par dfaut)

    toutes les tches, critiques et non critiques, apparassent en

    bleu. Bien q'il soit possible de changer la configuration de cet

    affichage, le plus simple pour obtenir un diagramme de gantt

    avec le chemin critique en rouge est de faire affichage =>

    gantt-suivi. Notons que la finalit premire de cet affichage

    n'est pas de visualiser le chemin critique : vous remarquerez que des sigles "0%" figurent droite dechaque barre, ils indiquent la valeur de l'avancement de la tche. Le "gantt-suivi" comme son nom l'indique

    est utilis dans la phase de ralisation du projet, pour contrler la progression des travaux.

    Astuce : Lorsque vous avez ouvert le gantt-suivi, vous avez surement constat que votre

    planning ne figurait pas dans la zone diagramme de gantt. Vous avez probablement utilis

    l'ascenceur horizontal pour centrer votre planning sur l'cran. Peut-tre mme avez-vous pest contre les

    dveloppeurs de Microsoft qui ont fait l'impasse sur ce dtail d'ergonomie ! Dsormais, gagnez du temps en

    utilisant le bouton "attendre la tche slectionne"

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Spcifier le type de lien

    Bien que la plupart des liens d'un planning soient des liens

    d'antriorit (du type fin-dbut). Il est frquent que destches soient lies par une rgle de dpendance

    diffrente. Project propose en tout quatre types de lien

    comme reprsent ci-contre. Pour changer le type d'un

    lien le plus simple est de faire un double-clic sur le lien et

    de renseigner la boite de dialogue qui s'ouvre.

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    Introduire des dcalages

    Il n'est pas rare que les liens doivent intgrer une dure

    (positive ou ngative). Pour ce faire, double-clic sur le

    lien et spcifier la valeur du dcalage.____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Crer une tche hamac

    Une tche est dite hamac lorsque

    les dates de dbut et de fin, etconsquemment sa dure,

    dpendent dautres tches. Le

    nom, hamac, est inspir par le fait

    que la longueur du hamac varie en fonction de la distance entre les encrages auxquels il est attach.

    Pour crer une tche hamac :

    a. Crez la tche qui deviendra la tche hamac (ici "tche hamac").

    b. Copiez la date de la tche dont dpend le dbut de la tche hamac (ici le dbut de tche 1).

    c. Cliquez dans la case de dbut de la tche hamac

    d. Menu dition, rubrique Collage spcial option Coller avec liaison et cliquez Ok.

    e. Refaites les mmes tapes afin de coller la date de la tche dont dpend la fin de la tche hamac (ici la

    fin de tche 2).

    Observez que les dates de dbut et de fin de la tche hamac sont affectes d'un onglet qui nous signale

    qu'elles sont issues d'un lien OLE. (si ce n'est pas le cas outil => options => affichage => Indicateurs de

    liaison OLE)

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    Distinguer temps ouvr et temps calendaire

    Le lien fin-dbut avec dcalage positif peut tre

    utilis pour prendre en compte un dlai technique,

    par exemple le temps de schage du bton. Dans ce

    cas il devient illogique de travailler en temps ouvr.

    La peinture sche aussi le dimanche ! Project vous

    permet de spcifier les dures en temps calendaire.

    Pour cela, faire suivre la valeur et l'unit de dure d'un "" accent aigu.

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    Introduire les contraintes d'ordonnancement

    En planification de projets, la rgle traditionnelle est l'ordonnancement au plus tt : Ds que leprcessesseur le plus tardif d'une tche est achev, on dclenche la tche en question. Or il est des tches

    pour lesquelles cette seule condition est insuffisante. MS project vous donne le choix entre 8 types de

    contraintes temporelles.

    Ouvrez la boite de dialogue information sur la tche,

    onglet avances. Le choix type de contrainte vous

    permet d'imposer la tche la contrainte qui

    correspond aux ralits de terrain.

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    Crer des jalons

    Un jalon est un vnement marquant, par exemple une runion

    ou la recette d'un livrable.

    Dans project il suffit de donner zro comme dure une tche

    pour que la barre correspondante prenne la forme d'un losange

    noir, reprsentatif d'un jalon.

    Astuce : Il est possible de transformer en jalon une tche dont la dure n'est pas nulle. Pour cela ouvrir la

    boite de dialogue information sur la tche onglet avances puis cocher marquer comme jalon.

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Fractionner une tche

    MS Project vous permet d'interrompre une tche

    et de la reprendre plus tard. Cette opration est

    le fractionnement. Pour fractionner une tche,choisissez l'outil "fractionner la tche"

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    Une fentre s'affiche pour vous indiquer la

    date et l'heure correspondant la position

    du pointeur. Dplacez le pointeur sur la

    zone ou vous voulez interrompre la tche et

    cliquez.

    La tche se trouve fractionne. La dured'interruption est de une journe. Pour

    modifier cette valeur il faut dplacer la

    portion aval l'aide de la souris.

    Attention : Vous n'avez pas accs aux valeurs de fractionnement : inutile d'esprer saisir au clavier les jour

    et heure d'arrt et de reprise !

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Travailler en rtroplanning

    Un rtroplanning est un planning ordonnanc au plus tard.

    Avec MS Project, rien de plus facile que de travailler en

    rtroplanning. Avant de crer les tches, Projet =>

    informations sur le projet, puis prvisions partir de la date de

    fin.

    Observez que la rubrique date de dbut est dsormais grise et

    non modifiable. Normal : la date de dbut sera calcule par le logiciel.

    Ds lors, toute tche cre se positionnera au plus tard.

    En consquence, la totalit des tches, n'ayant plus aucune

    marge, sont critiques.

    Attention: toute tche cre avant de renseigner la boite de dialogue information sur le projet resteraordonnance au plus tt.

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    Hirarchiser la WBS

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    La WBS (Working Breakdown Structure) est tout

    simplement la liste des tches figurant gauche du

    diagramme de gantt.

    Tout projet quelque peu important se dcompose en

    phases successives et/ou en lots de travaux. Cette

    hirarchisation des taches du WBS est trs facile

    prendre en compte dans Project. Il suffit de dcaler

    (abaisser) les tches slectionnes l'aide de l'cone flche verte.

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Afficher la tche rcapitulative du projet

    Vous constaterez l'usage l'intrt qu'il y a utiliser les tches rcapitulatives. Si vous choisissez de mettre

    systmatiquement une tche rcapitulative du projet, vous pouvez faire en sorte que MS Project cre

    lui-mme la rcapitulative du projet. Pour cel, menu droulant outil => options => onglet affichage et

    cocher afficher la tche rcapitulative du projet. Pour que votre choix soit mmoris pour les prochainsprojet, enregistrez vos prfrences (voir le paragraphe correspondant)

    Voici le rsultat obtenu. Vous voyez le

    principal intrt de la tche rcapitulative :

    elle vous donne un accs direct aux totaux

    de toutes les valeurs numriques, ici le cot

    du projet.

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    Combiner les diffrentes units de dure de tche

    Microsoft Project accepte sans problme les diffrentes units de

    temps. Il suffit de saisir h pour heures, m pour minute, etc.. MS Project

    effectue ses calculs en minutes. Le logiciel convertit sans problme lesheures en minutes. Pour ce qui concerne la conversion des jours,

    semaines et mois, c'est l'utilisateur d'indiquer le facteur de conversion.

    Cette opration se fait par le menu droulant outil => modifier le temps

    de travail => onglet options. Dans l'exemple, la journe standard vaut 7 heures, la semaine vaut 5 jours et

    le mois vaut 20 jours.

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Crer une tche priodique

    Si par exemple vous souhaitez planifier une srie de 20 revues

    de projet (runions), il serait maladroit de crer 20 tches

    diffrentes. MS Project vous offre la possibilit de crer une

    tche rptitive par le menu insertion => tche priodique.

    Attention : pour affecter une (ou des) ressource(s) sur la

    tche priodique, n'utilisez pas la colonne "nom ressources"

    car le travail de la ressource sur la tche correspondrait non

    pas au total des heures de runion (par exemple 10 heures-homme pour 10 runions d'une heure), mais la

    totalit du temps ouvr entre le dbut de la premire runion et la fin de la dernire(par exemple 9 fois 35

    heures, soit 316 heures-homme). C'est une totale aberration comme il y en a quelques-unes dans MS

    Project !

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    La boite de dialogue vous permet de paramtrer

    notamment la dure et la frquence de la tche

    rptitive.

    Attention :

    1- N'oubliez pas de spcifier la dure de la

    runion

    2- Pour pouvoir rgler l'heure de dbut de la

    runion, modifier le format de date par la

    commande Outil => options => affichage =>

    format de date

    3- Observez que MS Project indique Calendrier :

    Aucun. C'est une idiotie comme MS Project en recle quelques-unes. Bien entendu le calendrier par dfaut

    est le calendrier standard.

    Cliquez sur "OK" Voici le rsultat :

    Si vous cliquez sur le signe "+" Les occurences de la tche se dploient. Vous pouvez alors supprimer une

    runion ou la dplacer.

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Probabiliser le planning

    Pour chaque tche, vous avez saisi une dure que nous appellerons nominale. Pour tenir compte de

    l'incertitude sur l'valuation des dures de tche, MS Project vous permet de saisir trois autres valeurs : unevaleur optimiste Opt, une valeur dite "attendue" Att et une valeur pessimiste Pes. Aprs quoi MS Project

    calculera pour chaque tche la dure la plus probable Pro par une formule toute simple Pro = ((a x Opt) +

    (b x Att) + (c x Pes)) / 6

    Attention : Cette fonction est affecte d'un problme de fonctionnement

    toujours pas rsolu sur la version 2007.

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    Suivre l'avancement avec les lignes isochrones

    MS Project propose parmi les outils de contrle de l'avancement

    les lignes isochrones, reproduction numrique du "fil de laine" des

    pionniers de la planification.Ce mode de suivi fonctionne en "pert-temps" c'est dire qu'il n'y a

    pas besoin d'avoir affect des ressources aux tches.

    Attention !! Avant de saisir les valeurs d'avancement vous devez aller dans Outils => Options => Calcul et

    cocher la case " Rpartir les modifications du % ........ " Sinon, la courbe ne pointera pas (vers la droite) les

    tches en avance. Encore un de ces piges dont MS Project est truff !

    Pour obtenir les lignes isochrones, outil => suivi => courbes d'avancement puis dclarer l'avancement de

    chaque tche par information sur la tche onglet gnral

    Le seul reproche que l'on puisse faire cet outil de suivi est que les consquences du retard d'une tche

    n'apparaissent pas : les tches successeurs de celle en retard restent leur date du planning de rfrence.

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Enregistrer la planification initiale

    Le pilotage -on dit aussi le suivi- du projet consiste comparer au planning prvisionnel les donnes relles

    constates lors de la ralisation (dates relles de dbut et de fin de tches, travail rel, dpenses

    constates...). Ceci suppose de conserver intactes les donnes du planning de rfrence.

    Dans MS Project c'est l'opration outil => suivi => enregistrer la planification initiale, qui permet de figer la

    planification prvisionnelle. Ds lors, le planning de rfrence apparat dans l'affichage "gantt-suivi" sous la

    forme de barres grises.

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    Suivre l'avancement avec le "gantt-suivi"

    Utilisable lui aussi en pert-temps, le gantt-suivi offre l'norme avantage de recaler le reste faire en

    fonction des retards constats tout en conservant visible le planning de rfrence.

    Etape 1 :

    Ouvrir l'affichage gantt-suivi. Les tches apparaissent sous laforme de fines barres de couleur, rouges pour les tches

    critiques et bleu pour les non critiques. La valeur de

    l'avancement en temps est indique.

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    Etape 2 :

    Par l'opration outil => suivi => enregistrer la planification

    initiale, on fige la planification prvisionnelle, qui devient le

    planning de rfrence. Celui-ci apparat sous la forme de

    barres grises.

    Etape 3 :Si par exemple la tche A commence avec du retard, la barre

    de couleur se dcale vers la droite et l'cart est mis en

    vidence. Si la tche en retard a des successeurs, ceux-ci sont

    dcals. Le chef de projet dispose ainsi d'un excellent outil d'aide la dcision.

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Dclarer les ressources

    Traditionnellement on appelle ressources les individus engags

    dans le projet. Plus gnralement est appele ressource toute

    "chose" contribuant la ralisation d'une tche : une personne

    (Paul Durand), un groupe de personnes (Maons), un matriel

    (Btonnire), un matriau (bton)

    Project propose 5 types de ressources :

    - Les individus, ici Paul Durand.

    - Les groupes d'individus, ici une quipe de 5 maons (capacit maximale =5)

    - Les matriels, ici la btonnire.

    - Les matriaux, ou consommables (appels tort "matriels") ici le bton (type matriel)

    - Les ressources de type cot, une nouveaut de la version 2007 (type cot)

    Attention : Bien que l'on puisse cre les ressources de type travail directement depuis le diagramme de

    gantt, on ne peut que dconseiller cette procdure aux dbutants, qui risquent de crer des doublons. Les

    ressources se crent prfrentiellement dans affichage => tableau des ressources.

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Dfinir le taux de disponibilit des ressources

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    Vous avez remarqu dans la table des tches une colonne intitule

    "capacit maximale". Pour une ressource qui serait constitue de

    plusieurs personnes, la valeur indique le nombre de personnes, par

    exemple 500% signifie que l'on dispose d'une quipe de 5 personnes. Si la valeur est infrieure 100% il

    faut comprendre que la ressource est affecte au projet temps partiel. Dans l'exemple ci-contre, on

    considre que Frdric consacre 75% de son temps au projet et 25% des tches hors projet.

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Personnaliser le calendrier de chaque ressource

    Lorsque vous crez des ressources, MS Project leur associe

    systmatiquement un calendrier. Ce calendrier est une copie

    du calendrier standard du projet. Revenez dans outils =>

    modifier le temps de travail. Vous trouvez dsormais dans la

    liste droulante les calendriers de vos ressources. Vous

    pouvez prendre en compte les priodes de cong, d'absence

    ou les horaires particuliers de chaqu'un.

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Dfinir les ressources gnriques

    Lorsqu'on planifie un projet trs en amont, il est inutile - et

    souvent impossible - de dsigner les ressources par le nom des

    individus qui vont accomplir les travaux. La logique est de

    dsigner les ressources par la comptence requise. Par

    exemple si l'on dispose de quatre dveloppeurs Jean, Paul, Fred et Max, on affectera chaque tche de

    dveloppement la ressource "dveloppeur". C'est seulement au moment de lancer les travaux que l'onremplacera pour chaque tche concerne la ressource dveloppeur par un ou plusieur individus.

    MS Project vous permet de dfinir qu'une ressource est gnrique. Pour cela, affichage => tableau des

    ressources, insrer une colonne gnrique puis slectionnez oui chaque fois que c'est la cas. Observez qu'un

    double visage apparait dans la colonne information pour toutes les ressources gnriques, y compris les

    brouettes !

    Le fait qu'une ressource soit gnrique ou pas ne change rien aux calculs effectus par MS Project,

    notamment lors de la rsolution des surutilisations (nivellement). C'est seulement une indication usage du

    planificateur.

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    Voici la mme opration effectue en

    utilisant la boite de dialogue "affecter

    les ressources". Bob a t affect

    comme prcdemment sur la tche

    priodique. Le rsultat est dsormais

    correcte : Project a bien affect Bob

    sur les occurences de la tche et non

    sur la tche elle-mme, et ceci en une

    seule opration quel que soit le nombre

    de ces occurences.

    Bien entendu vous pouvez librement

    changer les affectations runion par

    runion.

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Obtenir les valeurs de travail du projet

    A partir du moment ou l'on a affect des

    ressources, Project calcule la valeur du

    travail pour chaque tche et au niveau des

    tches rcapitulatives.Pour obtenir les valeurs de travail il suffit d'insrer une colonne "travail"

    Attention : L'unit "hr" utilise par Project est source de confusion. Travail et dure sont deux notions

    diffrentes. Prenez l'habitude d'utiliser les heures comme unit de dure et les heures-homme ou les

    ournes-homme comme unit de travail.

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Dtecter les surutilisations de ressources

    Une ressource affecte pendant une priode de

    temps au-dela de sa disponibilit est dite surutilise.

    Cette surutilisation n'est pas acceptable et ncessite un

    traitement. Dans l'exemple ci-contre, Paul Durand est utilis 150% le lundi et le mardi.

    Dans l'affichage => Tableau des ressources, les ressources en surutilisation

    apparaissent en rouge.

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    Pour faire un diagnostic prcis des surutilisations, vous

    pouvez procder comme suit : Fentre => fractionner,

    activer la fentre du bas, affichage => graphe des

    ressources, activer la fentre du haut, slectionner une

    tche. Les ressources affectes la tche slectionne

    apparaissent dans la fentre du bas. Les flches de

    dfilement permettent de faire dfiler les diffrentes

    ressources affectes la tche.

    Astuce : pour scruter en une seule opration la totalit des ressources du projet, slectionner, dans la

    fentre du haut, la totalit des tches.

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Rsoudre les surutilisations en automatique.

    Une des principales richesses de MS Project est son algorithme

    de rsolution des surutilisations. On obtiens la boite de

    dialogue ci-contre par outils => audit des ressources.

    Attention : On pourrait penser que le bouton "OK" dclenche

    l'opration. Il n'en est rien ! Il faut cliquer sur "auditer

    maintenant".

    Attention : Si vous conservez le paramtrage par dfaut "jourpar jour", les plages de surutilisation de dure infrieure une

    ourne ne seront pas traite et la ressource continuera d'tre

    signale comme surutilise.

    Dans ce cas simple et peu contraint, Project a rsolu

    facilement la surutilisation en retardant la tche A.

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Dfinir les priorits de tche

    Lors du nivellement, MS Project peut rsoudre les surutilisations en retardant l'une des tches en conflit. Il

    se peut que vous souhaitiez viter que certaines tches soient retardes. Vous pouvez notifier ce souhait en

    augmentant la priorit de nivellement de la tche en question. 500 est la valeur moyenne. Plus cet indice

    est lev, plus le logiciel vitera de retarder la tche.

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    Voici le mode opratoire :

    1- Divisez votre cran en 2 (fentre => fractionner),

    en ayant le "Tableau des Ressources" en haut et le

    "Graphique de Ressource" en bas.

    2- Formatez vos styles de barres pour le Graphe des

    Ressources (fentre du bas) de la faon suivante :

    Clic droit dans la partie graphe des ressources et

    slectionner "travail" (les units ou le taux ne sont

    pas cumulables, ce qui est normal)

    Menu droulant format => style des barres. La

    tentre qui s'ouvre est partage verticalement en

    deux parties. La partie droite concerne la ressource

    slectionne. Il faut mettre "afficher => aucun affichage" pour les trois slections.

    La partie gauche concerne les ressources slectionnes. Il faut mettre pour trois choix "afficher => barre"

    3- Ensuite il suffit de slectionner dans le tableau des Ressources (fentre du haut) celles dont on veutcumuler la charge. Utiliser la touche CTRL pour choisir une partie seulement des ressources. Pour tout

    slectionner, Slectionnez la premire ressource, maintenez la touche shift enfonce, slectionner la

    dernire ressource. Bien entendu il est possible aussi de filtrer sur une partie de la liste des ressources.

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Comparer le travail rel au travail prvu

    Paragraphe en cours de rdaction

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Saisir les cots unitaires des ressourcesVous pouvez saisir dans la colonne Taux

    standard de la table des ressources (affichage

    => tableau des ressources) le taux horaire des

    ressources. Ds l'ors, le logiciel calculera pour

    chaque tche son cot de ressource. Seule

    exception les ressoures de type cot (par

    exemple les frais de dplacements) dont le montant est fix tche par tche.

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    Spcifier plusieurs taux horaires pour une ressource

    Il est possible avec project de dfinir jusqu' 5 taux horaires diffrents pour une mme ressources. par

    exemple : un ingnieur qui serait 80 /heure quand il fait son travail d'inggieur et 45/h lorsqu'on

    l'affecte une tche moins noble. Bien videmment le salaire de l'ingnieur n'est pas affecte, il s'agitseulement de ne pas faire peser sur le projet un surcot ind.

    Le paramtrage se fait en deux temps. Il faut tout d'abord saisir les diffrents taux hauraires de la

    ressource. Pour cela il faut aller dans l'affichage tableau des ressources. Double-clic sur le nom de la

    ressource pour ouvrir la boite de dialogue informations sur la ressource

    L'onglet cots donne accs aux 5

    tarifs A, B, C, D et E.

    Pour chaque taux il est possible de

    dfinir une valeur diffrentecorrespondant chacune une

    priode calendaire, un taux

    d'heures supplmentaires et un

    cot fixe dclench chaque

    nouvelle affectation de la

    ressource sur une tche.

    Dans un reuxime temps, et aprs avoir affect la ressource

    dans le gantt , menu droulant fenetre => fractionner, puisdans la fentre du bas : affichage => utilisation des tches,

    puis

    double-clic sur l'affectation pour ouvrir la boite de dialogue

    informations sur l'affectation

    onglet gnral, puis enfin choisir le taux dans la liste

    droulante "table des taux de cot"

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    Saisir les cots de tche

    Il est frquent qu'un cot forfaitaire soit affect une tche. Par exemple un achat ponctuel, le montant dudevis du sous-traitant, etc... Vous pouvez saisir ces cots directement dans l'affichage diagramme de gantt

    en insrant une colonne cot fixe.

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    Dans l'exemple ci-dessus, on voit que la colonne cot indique le cumul du cot de ressource et du cot de

    tche.

    Accessoirement, on note une nouvelle bizarrerie du logiciel : les cots fixes ne sont pas consolids au

    niveau des tches rcapitulatives.

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Obtenir le rfrentiel des cots du projet

    Dans l'exemple ci-dessus le cot est calcul par Project sur la base suivante :

    Tche A :

    2 journes de 8 heures de travail de Paul Durant 70 euro/heure (a)

    1 dplacement pour la somme de 300 euro (b)

    Tche B :

    4 journes de 8 heures de travail de deux maons 38 euro/heure (a)

    3 m3 de bton 120 euro le m3 (a)

    Nota :

    (a) valeurs saisies dant affichage => tableau des ressources colonne tx standard

    (b) valeurs saisies dant informations sur la tche onglet ressources colonne cots

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Imputer des heures supplmentaires

    L'cran ci-contre a t obtenu comme

    suit : depuis le diagramme de gantt,

    fentre => fractionner, puis activer

    (cliquer dans) la fentre du bas,affichage => utilisation des tches puis

    insrer une colonne "heures sup"

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    Paragraphe en cours de rdaction

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    Crer des liens entre des tches de projets diffrents

    Paragraphe en cours de rdaction

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Dfinir le niveau de priorit des projets

    De la mme faon que l'on peut

    dfinir des priorits de tche, on

    peut fixer des priorits de projet.

    La valeur moyenne de priorit est

    500. Cette valeur peut tre

    modifie. La plage de priorit va

    de 0 1000. Une valeur plus leve rend le projet plus priritaire. Lors du nivellement en multi-projets, MS

    Project vitera de retarder les tches 'et de retarder la date de fin) d'un projet prioritaire.

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Effectuer le nivellement en multi-projets

    Paragraphe en cours de rdaction

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    Raliser un tableau de bord multi-projets

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    L'une des grandes qualits de

    MS Project est l'tendue des

    possibilits de

    personnalisation. Voici le type

    de tableau de bord que vous

    pouvez raliser en quelques

    dizaines de minutes. Le projet-matre consolide 4 projets diffrents. Dans la colonne "qualit cots", les

    symboles changent automatiquement de couleur lorsque l'cart de cot rel/prvu dpasse la limite que

    vous avez fixe. Dans le diagramme de gantt, les jalons (losanges) changent de couleur : blanc = position

    prvue. vert jalon atteint la date prvue ou en avance. Rouge : jalon atteint en retard ou retard.

    La faon de raliser cette personnalisation est explique dans les paragraphes suivants.

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Personnaliser les barres d'outils

    Paragraphe en cours de rdaction

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Modifier les units (de temps, montaires...)

    Paragraphe en cours de rdaction

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

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    Modifier l'chelle de temps du diagramme de Gantt

    Personnaliser la couleur des barres du Gantt

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    Les utilisateurs avertis prouvent tous le besoin de de personnaliser

    l'interface diagramme de gantt : changer la couleur des tches, faire

    apparaitre tel ou tel texte, etc...

    Il y a trois faons de personnaliser l'interface, la plus rudimentaire,

    et que l'on ne peut que dconseiller consiste intervenir

    individuellement sur chaque tche. Par un clic droit sur la barre du

    gantt, on accde la boite de dialogue mise en forme de la barre.

    Une personnalisation "professionnelle" vise utiliser au mieux lesautomatismes du logiciel. Avec les deux mthodes prsentes ci-aprs,

    toutes les tches d'un mme type prendront automatiquement

    l'apparence que vous avez choisi pour ce type. Ceci vaut bien entendu

    pour toute nouvelle tche cre ou pour une tche qui change de type

    (par exemple qui devient critique. Pour effectuer cette personnalisation

    "gnrique" les plus paresseux se laisseront guider par l'assistant propos par MS Project.

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    L'interface de MS Project se prte une personnalisation pousse.

    Ici nous avons reprsent les marges libres et totales par de fines

    barres de couleur et nous avons fait en sorte que les tches

    critiques apparaissent en rouge (format => style des barres)

    Attention : La personnalisation individuelle des tches prime sur la personnalisation gnrique. Pour

    supprimer la personnalisation individuelle, clic droit sur la barre puis mise en forme de la barre puis bouton

    rtablir.

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    Modifier le texte des barres du gantt

    Dans la configuration par dfaut du logiciel et dans

    l'affichage "diagramme de gantt", MS Project affiche

    droite de la barre le nom des ressources affectes la

    tche. Bien entendu vous pouvez choisir d'afficher une

    information diffrente. La procdure est la suivante :

    1- menu droulant "format => style des barres"

    2- Slectionner dans la liste des styles le type de barre

    auquel vous souhaitez attacher le texte

    3- Onglet "texte". choisissez la position du texte parrapport la barre

    4- Un menu droulant vous propose la liste des champs de

    tche. Choisissez celui que vous voulez voir apparatre.

    Attention : si vous optez pour un texte "au-dessus" ou "au

    dessous" de la barre, la hauteur des lignes du tableau va

    augmenter, ce qui peut tre gnant.

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Enregistrer les prfrences dans Global.mpt

    Lorsque vous aurez personnalis l'interface de MS Project votre convenance, vous souhaiterez

    probablement que le logiciel conserve vos prfrence et qu'il vous propose chaque cration d'un nouveauprojet une interface correspondant vos choix. Ceci est possible. Il vous suffit d'ouvrir la fentre de

    dialogue Outil => organiser.

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    La page est construite de faon symtrique. Observer en bas de la fentre les deux champs de saisie

    "affichage disponibles dans...". Ils vous proposent le choix entre les fichiers ouverts et un fichier"global.mpt". Ce fichier est unique, il contient les paramtrage utiliss chaque cration d'un nouveau

    fichier. La procdure d'enregistrement des prfrences est trs simple : vous slectionnez le fichier source

    qui contient vos affichages personnaliss (ici exercices) vous slectionnez le fichier cible (global.mpt) vous

    choisissez l'entit que vous voulez transfrer (ici le diagramme de gantt) vous cliquez sur le bouton "copier"

    vous confirmez. C'est fait. Bien entendu ce ne sont pas les tches du planning que vous avez ainsi.

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    Regrouper les tches suivant un critre personnalis

    Supposons que vous souhaitiez affecter chaque tche un indice de risque. Cette possibilit n'existe pas en

    standard dans MS Project. Vous pouvez facilement personnaliser l'application pour obtenir cette nouvelle

    fonctionnalit. Dans l'exemple qui suit, nous avons choisi de classer les risques en quatre niveaux.

    Etape 1 : Crer la liste droulante correspondant aux valeurs possibles du

    critre. Pour cela, menu outils => personnaliser => champs puis choisir le

    champ texte 1 puis bouton choix. Saisir la liste des valeurs.

    Etape 2 : Dfinir le groupe. Pour

    cela Projet => regrouper => plus

    de groupes puis bouton nouveau.

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    Etape 3 : Ajouter une colonne correspondant au

    champ "Niveau de risque". Insertion => colonne

    puis choisir le champ texte 1

    Etape 4 : Regrouper. Pour obtenir le

    regroupement par niveau de risque, Projet =>

    Regrouper par => Plus de groupes puis

    slectionner le groupe "taux de risque" et

    cliquer sur appliquer

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    Utiliser les raccourcis clavier

    Paragraphe en cours de rdaction

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    Automatiser les tches l'aide des macros

    Dans MS Project comme dans la plupart des applications de bases de donnes, les oprations rptitives

    peuvent tre automatises par l'utilisation de "macros".

    Reprenons l'exemple prcdent : le regroupement des tches puis le retour la configuration d'origine

    peuvent tre des oprations fastidieuses. Supposons que vous souhaitiez commander par un simple

    raccourci clavier (Ctrl a) le regroupement et par (Ctrl q) le retour la configuration d'origine.

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    Etape 1 : Crer la macro. Pour cela ouvrir la

    boite de dialogue par outil => macro =>

    enregistrer une macro. Donner le nom et

    choisir la touche de raccourci.

    Etape 2 : enregistrer la macro. Pour cela il

    suffit de raliser l'opration de

    regroupement. La procdure accomplie sera

    automatiquement mmorise. Projet => Regrouper par => Plus de groupes puis slectionner le groupe

    "taux de risque" et cliquer sur appliquer

    Etape 3 : arrter l'enregistrement par outil => macro => arrter l'enregistrement

    Etape 4 : procder l'identique pour crer la deuxime macro correspondant au raccourci (Ctrl q) pour le

    retour la configuration de dpart.

    commander par un simple raccourci clavier (Ctrl a) le regroupement et par (Ctrl q) le retour la

    configuration d'origine.

    Vrifiez que le raccourci clavier (Ctrl a) commande le regroupement et (Ctrl q) le retour la configurationd'origine. C'est magique !

    ____________________________ haut de page ( -> #haut) _____________________________

    Utiliser le filtre automatique

    Lorsque vous avez manipuler un trs grand nombre de tches, il estindispensable de pouvoir afficher l'cran les seules tches qui vous

    intrressent. Par exemple les tches affectes la ressource Paul ou les

    tches en retard...

    MS Project vous permet de faire votre slection de faon trs rapide

    grace au filtre automatique.

    Pour mettre en service le filtra automatique, cliquez sur l'icone "filtre automatique" en forme d'entonnoir.

    Vous remarquez que dsormais un bouton en forme de

    triangle figure en tte de chaque colonne du WBS. En

    cliquant sur ce bouton vous obtenez une liste droulante.

    Vous pouvez choisir l'un des items proposs ou faire un

    choix plus fin. Pour cel, choisissez "personnalis"

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    Une boite de dialogue s'ffiche alors. Il ne vous reste plus

    qu' spcifier vos critres de recherche. Dans l'exemple

    on recherche toutes les tches dont le libell contiendrait

    le mot "gamme"

    Le logiciel a trouv une seule tche correspondant

    ce critre. Remarquez que le titre de la colonne est

    dsormais de couleur bleue, signe que vous avez

    effectu une slection sur le champ correspondant

    cette colonne.

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