Classificazione e fascicolazione dei documeti informatici
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CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
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CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
13/04/2023
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Classificazione e Fascicolazione
Ogni persona tende a organizzare i propri documenti secondo il proprio senso dell’ordine;
Poiché l’archivio rappresenta la memoria di un’intera organizzazione, occorre, al fine di renderla fruibile, che alle logiche personali si sostituiscano regole condivise.
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Classificazione e Fascicolazione
Il titolario di classificazione è il sistema precostituito di partizioni astratte ( di solito denominate: titoli, categorie, classi e sottoclassi) gerarchicamente ordinate ( dal generale al particolare), fissate sulla base delle funzioni dell’ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per organizzarne la sedimentazione ordinata.
Su http://www.archivi.beniculturali.it/ è reperibile uno studio approfondito sul titolario per provincie e comuni.
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Classificazione e Fascicolazione
Classificare un documento significa associarlo, in base al suo oggetto, alla partizione del titolario ( ad es. categoria e classe) che individua la relativa funzione;
L’art 56 DPR 445/00 stabilisce che le operazioni di registrazione e segnatura nonché di classificazione dei documenti, sono operazioni necessarie.
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Classificazione e Fascicolazione
I documenti relativi ad un determinato procedimento amministrativo, ad una persona fisica o giuridica, o comunque sia formati per la trattazione di un oggetto specifico, devono essere riuniti in fascicoli in modo da mantenere inalterate ed evidente le relazioni che esistono tra di essi e le attività del soggetto produttore
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Classificazione e Fascicolazione
La formazione dei fascicoli avviene nell’ambito degli uffici di competenza a cura dei responsabili dei procedimenti amministrativi. Essi devono ricadere necessariamente in una linea di classificazione e sono annualmente numerati progressivamente nell’ambito di ciascun titolo, categoria, classe.
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Classificazione e Fascicolazione
La formazione di un nuovo fascicolo comporta la registrazione obbligatoria sul sistema di gestione informatica dei documenti dei seguenti dati:
Data di apertura; Indice di classificazione; Numero del fascicolo; Oggetto del fascicolo; Ufficio produttore
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Classificazione e Fascicolazione
Ogni fascicolo può essere articolato in sottofascicoli e inserti al fine di facilitare la sua consultazione;
Ad ogni fascicolo, sottofascicolo e inserto può essere assegnato un livello di riservatezza, una sorta di Access Control List, che consente di stabilire quali utenti o gruppi di utenti possono avere accesso.
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Classificazione e Fascicolazione
Repertori (es. delibere, determine, contratti …)
Registri
Oltre che in fascicoli i documenti possono essere raccolti in:
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Classificazione e Fascicolazione
La gestione del passaggio verso il digitale prevede la predisposizione di un fascicolo ibrido ovvero:
Creazione di un unico fascicolo (analogico o informatico) a fini gestionali
Mantenimento di due fascicoli per lo stesso affare a fini giuridici - probatori
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Fascicolo e procedimento
L’implementazione di una soluzione applicativa in grado di gestire i flussi di lavoro, prevede un accoppiamento tra fascicoli e procedimenti amministrativi, dove gli stati di avanzamento della pratica è aggiornato dal personale che svolge il procedimento;
Successivamente l’accoppiamento fascicolo-procedimento diventa più forte, gestita da un software di workflow management (WFMS), capace di muovere i documenti e registrare in automatico l’evolversi dell’azione amministrativa
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Fascicolo e procedimento
Sotto l’aspetto operativo la gestione informatica dei procedimenti amministrativi è realizzata con le seguenti funzionalità:
Re-engineering digitale, che consiste nella riprogettazione dell’azione amministrativa con l’obiettivo di conseguire il massimo livello di dematerializzazione e di interoperabilità e cooperazione applicativa;
Prototipazione dei procedimenti amministrativi con l’ausilio di tools grafici;
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Fascicolo e procedimento
Descrizione accurata dei flussi e gestione degli stati di avanzamento dei procedimenti amministrativi;
Assegnazione automatica di documenti e dei relativi fascicoli elettronici;
Controllo dei tempi di svolgimento delle attività e segnalazione delle scadenze;
Produzione di report e statistiche sulle attività svolte;
Ricerca e visualizzazione dello stato di avanzamento delle pratiche attive.
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Fascicolo e procedimento
Il re-engineering digitale dei procedimenti amministrativi può essere realizzato con una metodologia articolata nelle seguenti fasi:
Rilevazione e descrizione dello stato attuale con l’obiettivo di acquisire tutte le informazioni sulle modalità di svolgimento del procedimento amministrativo (base normativa, le aspettative della direzione, la tipologia di utenza, l’attuale livello di informatizzazione, le tipologie di documenti ricevuti e prodotti.
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Fascicolo e procedimento
Analisi delle criticità e definizione degli obiettivi di miglioramento;
Esecuzione del processo di re-engineering digitale, ossia progettazione delle soluzioni tecnologiche, organizzative e archivistiche che permettono di svolgere l’attività amministrativa su base prevalentemente informatica e telematica (i.e. predisporre la modulistica elettronica e perseguire il massimo livello di interoperabilità);
Implementazione del procedimento riprogettato; Monitoraggio, misurazione e miglioramento.
