Clarifier ses objectifs octobre 2014
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CLARIFIER SES OBJECTIFS Pour augmenter ses chances de les atteindre
Robert de Quelen
Une présentation OptimRezo, groupe Georges V
Paris, le 22 octobre 2014
Clarifier?
• Pour bien saisir toutes les dimensions d’un projet avant
de se lancer dans l’action
• Pour bien identifier les risques et comment prévenir les
conséquences
• Pour concentrer notre énergie sur ce qui en vaut
réellement la peine
• Parce que ce travail de définition des objectifs renforce
notre détermination à les atteindre
Enjeux, objectifs, buts?
Enjeux : en réponse à la question « de quoi s’agit-il »?
Pour identifier les enjeux cachés, poser plusieurs fois la question « pourquoi » ou en quoi est-ce important »
Que se passerait il si vous n’atteigniez pas les objectifs?
Exemples:
tenir les délais / enjeu : crédibilité (ou éviter des pénalités)
La qualité est un objectif, l’enjeu c’est le développement commercial ou la fidélisation des clients, voire la survie de l’entreprise
Ce qui est important pour nous et pour nos publics, pour notre marché ou l’environnement dans lequel nous opérons
Identifier clairement les enjeux renforce la motivation et permet de mobiliser les ressources nécessaires
Objectif : gagner le match en marquant des buts
Différence entre stratégie et tactique, moyen-terme/court terme
Enjeux :
l’art de poser les bonnes questions
• Qui : qui est concerné? De quelle manière ? Qui devrait l’être?
• Comment cela vous/te concerne t-il?
• Quoi : Qu’avez-vous déjà essayé? Quel a été le résultat?
• Quel est le référentiel : règles du jeu, objectif connu,
fonctionnement « normal » ou souhaité?
• Qu’est-ce que vous ressentez?
• Qu’est-ce qui est possible?
• Ce type de problème at-il déjà été résolu? Par qui? Comment?
Préparer une réunion client
5
Contexte, tendances
socio-démographiques
Ce que dit le client (le brief)
Action de la concurrence
Ce que le client ne dit pas
(agenda caché)
Ce que le client
ne sait pas
Ce que j’ai besoin de savoir
Ressources du projet :
équipe, prix, …
Ma réponse
Mon analyse : parti-pris
12H
6H
3H 9H
Des questions?
Vérifications
Suggestions,
hypothèses Recherche ciblée
Synthèse des informations
Stratégie,
plan d’action, proposition
© Robert de Quelen, Astrolab Communication
L’horloge : une métaphore pour mémoriser tout ce que j’ai besoin de savoir pour préparer
une proposition pertinente
Six manières d’établir un objectif
1. Négative : « ce que je ne veux plus faire, subir… »
2. Opposée : le contraire positif de ce qu’on veut éviter
3. D’après un modèle : je veux réussir comme XXX, parler
en public aussi bien qu’Obama, …
4. D’après les caractéristiques : « je veux parler en
public avec aisance, conviction » ou qualités que je
souhaite incarner : intégrité, enthousiasme, créativité…
5. En mode « génératif », qui mobilise les ressources
existantes : « plus de » : plus de plaisir, plus de clients
rentables, pus de projets motivants, …
6. En se projetant dans la réussite : visualiser l’objectif
atteint : à quoi cela ressemble t-il, que ressentez-vous?
1. Je ne veux plus gérer des dossiers aux objectifs mal
définis, irréalistes, motivés par la vengeance
2. Je veux (je préfère) travailler sur des projets
motivants, bien rémunérés, relever des vrais défis…
3. Je veux gérer ce projet avec l’efficacité d’un grand
avocat du barreau, maître YY…
4. Je souhaite gagner avec intégrité, en mobilisant
mon expertise du sujet et ma force de conviction
5. Je veux gérer ce dossier en approfondissant encore
plus mon expertise technique et ma connaissance
du droit des affaires, avec encore plus de succès
6. Dans un an, j’aurai gagné 3 procès sur 5 en cours,
XX nouveaux dossiers, et publié XX articles
Six manières d’établir un objectif :
exemple maître XX, avocat
Négative
Opposée
Qualités
« Plus de »
Réussite
Modèle
Qu’est-ce qu’un objectif?
• Définitions
• Comment établir un objectif
• Objectif SMART
• Evaluations :
• Les échelles, indicateurs de performance
• Méthode agile : quel est le pourcentage de résolution du problème
acceptable? (jamais cent, jamais zéro…)
• La métaphore de votre objectif
Formuler un objectif SMART
9 Mars 2013
ou Atteignable
Définir un objectif SMART
Spécifique
Mesurable, Motivant
Atteignable / accepté
Réaliste
Temporel
Spécifique
• Précis
• Clair
• Concret (résultats) : on peut se représenter le résultat
atteint
• Dans le domaine de compétences
Mesurable (évaluable)
• Qualitativement
Ou Quantitativement
• Quel instrument de mesure? Indicateurs de performance?
• Comment va-t-on savoir que l’objectif est atteint?
• Discuter les moyens de mesure
• S’accorder dessus
Atteignable, accepté (et ambitieux)
• Atteignable avec les moyens et ressources don la
personne/ l’équipe dispose, ou qu’elle peut acquérir
via formation, embauche, acquisition d’expérience)
• Accepté
• Faire l’effort d’expliquer, motiver
• Ambitieux
• donne envie de se dépasser
• faire un effort motivant : se réaliser,
notion d’ «achievement »
• doit faire progresser, devenir meilleur
Réaliste (dans le contexte)
Ambitieux mais accessible selon le contexte (externe)
Si il n’est jamais atteint, très démotivant
Crédible
Par quels moyen va-t-on y arriver ?
Temporel
Date de fin
Objectifs intermédiaires
Faire le point entre... état d’avancement
Points d’étape
Le choix des mots Formuler l’objectif :
Doit être positif ..
Pas de : « ne plus arriver en retard »
Mais : « Préparer mon rapport avec 2 jours d ’avance »
Verbes d’action
Faire, construire, …
Doit obtenir l’agrément des 2 parties
Décrire les moyens
Quels sont les moyens nécessaires a la réalisation de l’objectif
Sont ils disponibles ?
Besoins de budget ?
Besoin de matériel ?
Besoin de formation ?
Les indicateurs de résultats
Pour suivre l’activité
Pour évaluer les écarts
Pour suivre l’avancement d’un objectif
Signification
Résultats non mesurés ne sont pas percus comme important
Centre d’appels : temps d’attente
Pollution de l’air : mesure des pics
Auto-évaluation
Indépendance vis-a -vis de la hiérarchie
Responsabilise
Motive
Mesurer /évaluer avec les échelles
De 1 à 5 ou 10
Exemple : évaluer votre niveau de motivation de 1 à 5, 5 étant le
plus élevé
Quel était le niveau il y a (3 mois, 1 an)?
Combien de points avez-vous gagnés ou perdus depuis?
Qu’est-ce qui a changé? Qu’avez-vous cessé de faire? Que faites-
vous différemment? Votre environnement?
Quel niveau souhaiteriez-vous atteindre dans un délai de XX?
De quoi auriez-vous besoin pour atteindre le niveau désiré?
Faire quelque chose, modifier une croyance, lever un doute, un
obstacle, trouver des alliés, des ressources
Quel est l’action la plus facile a faire, ne dépendant que de vous,
qui vous rapprocherait le plus de cet objectif (pour commencer)?
Explorer les objectifs et les enjeux
avec la technique du Mind Mapping (cartes mentales ou cartes heuristiques)
Une méthode rayonnante
Créée par Tony Buzan, neurologue
De nombreux livres et présentations disponibles en français sur
internet, Slideshare etc.
Une méthode «rayonnante »
Inspirée par le mode de fonctionnement naturel du cerveau :
neurones connectés par des synapses où circule l’information
Permet de faire le tri en mettant chaque information, chaque idée
dans la bonne catégorie
Création de « cartes mentales » ou « cartes heuristiques »
Réconcilie l’émotion esthétique (motivante) et l’efficacité
rationnelle
Permet de voir en un seul coup d’œil les différentes
perspectives, points forts-points faibles, le pour et le contre, …
Utilisations du Mind mapping
Analyser des situations complexes ou sensibles
Stimuler sa créativité
Animer des brainstormings
Gérer des projets individuels ou collectifs
Mémoriser des données complexes
Renforcer sa motivation
Ordonner, trier, prioriser, valoriser, mémoriser
© Robert de Quelen, Astrolab Communication
Mots + images répartis dans l’espace selon un ordre précis Ordre
Clarté
Mots-clés
Images, style,
couleurs
Exemple : cartographier un projet personnel,
étape 1 : catégories et branches principales
23
Ou Risques, freins
Pouvoir contempler sur une même « carte » les objectifs et les ressources à mettre en place pour surmonter
freins et obstacles permet de développer une approche à la fois ambitieuse et réaliste
Cartographier un projet personnel
étape 2 : enrichir avec des images
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Un mode de représentation « rayonnant » pour :
Explorer tous les détails
Voir toutes les idées et dimensions sur une seule image
Visualiser les contributions de chacun
Clarifier une situation complexe en triant les différentes idées
par catégorie : enjeux, problèmes, contraintes …
Orienter les esprits vers le mode « solution »
Surmonter les obstacles en identifiant les priorités, les
ressources disponibles faces aux enjeux et aux résistances
Une technique efficace
pour animer un brainstorming
La méthode en 7 points pour créer
une carte mentale
1.Choisir le mot ou groupe de mots du centre
2.Tracer les branches principales
3. Explorer les idées ou catégories principales
4. Développer : une branche après l’autre, ou simultané
5.Affiner, illustrer, mettre en valeur
6.Relire, compléter – corriger
7.Respecter les principes de base :
• Du centre vers la périphérie (visuel/grammatical)
• Ecrire lisiblement : MAJUSCULES
• Utiliser des couleurs par branches, zones, niveaux
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Modéliser et gérer un conflit
Une carte mentale pour bien se préparer avant ne négociation difficile
Que mettre au milieu?
Le centre et l’objectif Prendre son temps avant de décider ce que l’on inscrit au milieu
permet de bien évaluer les priorités
Clarifier la compréhension des enjeux par tous
Etablir un consensus sur la raison d’être de la réunion, les objectifs
du projet
Les questions à se poser Qu’est-ce qui est important pour vous?
De quoi parlons-nous, ici, maintenant?
De quoi ne parlerons-nous pas aujourd’hui?
Que se passerait-il si l’on inscrivait un autre mot au centre?
Quelle serait la métaphore la plus puissante pour illustrer la réussite
du projet?
Le Mind Mapping des situations complexes
Exemple réalisé avec le logiciel « Xmind »,
version téléchargeable gratuitement
Problèmes et situations complexes
Le « feuilletage » permet d’étudier séparément les différentes
dimensions du problème à résoudre
Freins / Ressources
Problèmes et situations complexes
Problèmes et situations complexes
Ce que je sais, ce que je ne sais pas, ce que j’ai besoin de savoir …
Freins / Ressources
Robert de Quelen Coaching de performance et Transformation
• Associé fondateur, Astrolab Consulting
• Expérience professionnelle de plus de 20 ans dans de grandes
agences de communication internationales en France et à
l’international (Singapour, Philippines, Grande-Bretagne, Maroc,
Tunisie)
• Master Coach certifié de l’Institut de Coaching International (ICI)
• Coaching de dirigeants en France, Maroc, Tunisie et Philippines
• Animations d’ateliers et formations au management : Crédit Agricole,
Action Contre la Faim, Demos, EON, Teleperformance Tunisie
• Formations Leadership et management interculturel : Factshet-
Lionshare, Henkel, Sciences-Po Paris, SEREPT, Essilor, Logica,
EON-Philippines
• Conception et mise en œuvre de programmes de communication et
de Responsabilité Sociétale des Entreprises
• Media trainings et communication de crise
• Management d’équipes de 5 à 50 personnes (France, international)
• Licence Langues Etrangères Appliquées anglais-allemand, Paris III
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Pour aller plus loin
• Twitter : @RdeQuelen
• Slideshare : • Astrolab consulting
• http://fr.slideshare.net/astrolabcommunication
• Robert de Quelen
• http://www.slideshare.net/RobertdeQuelen1
• ScoopIT (re-publication d’articles en francais et en anglais avec ou sans commentaire personnel)
• Former, se former, s’affirmer : http://www.scoop.it/t/former-se-former-s-affirmer
• Transformative coaching : http://www.scoop.it/t/solutions-oriented-coaching
• We need new stories : http://www.scoop.it/t/we-need-new-stories