CIVENAX S.a Control Interno
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA Contabilidad Intermedia I Dr. Ulises Fabián Álvarez Portilla Normas de Control Interno Empresa FEDEC S.A CA 3-3 Llumiquinga Granada Daniela Estefanía Pabón Vargas Erika Cristina Pesantez Merchán Flor Adela Yaselga Guzman Jeimy Elizabeth
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Contabilidad Intermedia I
Dr. Ulises Fabián Álvarez Portilla
Normas de Control Interno
Empresa FEDEC S.A
CA 3-3
Llumiquinga Granada Daniela Estefanía
Pabón Vargas Erika Cristina
Pesantez Merchán Flor Adela
Yaselga Guzman Jeimy Elizabeth
Octubre 2014 – Marzo 2015
NORMAS DE CONTROL INTERNO
EMPRESA COMERCIAL CIVENAX S.A
Atender al cliente es responsabilidad de todos los integrantes de la empresa, para lo cual deberán conocerlos procedimientos a fin de orientarlos. Todos los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento ético.
Los puestos de trabajo en la empresa son de carácter polifuncional; ningún trabajador podrá negarse a cumplir una actividad para la que esté debidamente capacitado.
Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes, en sus solicitudes y reclamos considerando que el fin de la empresa es el servicio a la comunidad.
La calidad de nuestro trabajo debe ser nuestro punto más importante y está enfocada en la satisfacción del cliente.
Reconocimiento al personal por ideas de mejora y/o ahorro de la empresa.
Todos los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento ético.
Impulsar el desarrollo de la capacidad y personalidad de los recursos humanos mediante acciones sistemáticas de formación.
Mantener una sesión mensual, a fin de mantenernos actualizados en nuestros productos (para la satisfacción del cliente) y considerar planes y programas, definir prioridades plantear soluciones.
Usar materia prima de calidad para darle un producto de agrado al cliente.
Los empleados cuentan con un horario de almuerzo el cual tiene que ser respetado.
Programa informático para llevar la contabilidad.
Facturas Numeradas.
Asignación de funciones y responsabilidades especificas al personal involucrado.
Inventario de productos controlados y con un responsable que plasme en control las entradas y salidas.
Inventario de activos de la empresa.
Asesoría por un profesional del área.
Auditoria periódica de las operaciones.
Formularios y formas contables numeradas.
Llevar los libros al día.
Cuadre obligatorio de operaciones contables a diario
1. NORMAS GENERALES
Control Interno
El control interno será aplicado por Junta General de Accionistas, la Gerencia General, Subgerencia, Gerentes departamentales; y demás personal de CIVENAX S.A asegurando el logro de los objetivos organizacionales.
El control interno está compuesto por: El ambiente de control La evaluación de riesgos Las actividades de control Los sistemas de información y comunicación El seguimiento.
Objetivos del Control Interno
Promover la efectividad de las operaciones bajo principios y valores éticos.
Proporcionar información confiable, permitiendo así la veracidad de la misma.
Brindar productos de calidad; en base al cumplimiento de las disposiciones legales y a la normativa interna.
Mantener la estabilidad económica y financiera de CIVENAX S.A
Responsables del Control Interno
El diseño, ejecución, control, y modificación del control interno es responsabilidad de la Junta General de Accionistas, Gerencia, Subgerencia y Gerentes departamentales.
La ejecución se realizará mediante de la difusión y explicación de las normas internas, a todos los integrantes de CIVENAX S.A; permitiendo de esta manera la correcta interpretación de las mismas
El Control al cumplimiento de la normativa interna será continuo y oportuno; evitando posibles confusiones o malas interpretaciones.
La modificación de las normas que regulan el control interno de CIVENAX S.A se realizará en base a los criterios que se plantee en la Junta General de Accionistas, los cuales deben estar direccionados al bienestar organizacional y al cumplimiento de los objetivos.
2. AMBIENTE DE CONTROL
El ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para producir una cultura de control interno en los miembros de CIVENAX S.A
La armonía que se genere en el interior de la empresa permitirá la efectividad en el procedo de control, impulsa las actividades de sus integrantes con respecto al control de las mismas. Para este proceso, CIVENAX S.A mantendrá a sus miembros como eje principal de sus funciones.
Integridad y Valores Éticos
La integridad y los valores éticos constituyen elementos esenciales del ambiente de control.
Las máximas autoridades divulgarán oportunamente las normas propias del código de ética profesional.
Los responsables del control interno promoverán integridad y los valores éticos, con el fin de contribuir el desarrollo de las actividades organizacionales, conjuntamente definirán mecanismos para fomentar la integración de sus miembros a los valores establecidos. El reclutamiento y selección de personal se basarán en las ideas enunciadas anteriormente.
Administración Estratégica
Las máximas autoridades de CIVENAX S.A definirán acciones metodológicas, coherentes y sucesivas que tendrán el objeto de desarrollar acciones estratégicas para el logro de los objetivos organizacionales.
El sistema de administración estratégica estará constituido por dos macro procesos: Planificación Estratégica y la Implementación Estratégica; cada uno de estos contará con procesos continuos.
Planificación Estratégica: Diagnostico Estratégico, Direccionamiento Estratégica y Formulación Estratégica.
Implementación Estratégica: Ejecución Estratégica y Control Estratégico.
Se ejecutarán anualmente planes operativos y tácticos que permitan a CIVENAX S.A desenvolverse efectivamente.
Políticas y prácticas del talento humano
CIVENAX S.A garantizará el mejoramiento profesional de sus miembros; mismos que deberán demostrar valores éticos, transparencia, eficacia y vocación por el servicio.
Los trabajadores constituyen el principal elemento de la empresa; y por tal motivo deben ser tratados de forma cordial; para que de esta manera se obtenga la satisfacción de sus miembros y así lograr su más elevado rendimiento.
El ambiente de control requiere de una eficaz administración del talento humano que fomente un entorno ético; desarrollando profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las labores diarias.
Estructura Organizativa
La estructura organizativa ayudará al control apropiado de las actividades de CIVENAX S.A A la vez la máxima autoridad establecerá las responsabilidades que deberán tener cada uno de los directivos escogidos para el desarrollo de las estrategias; también se detallarán la experiencia y conocimientos requeridos en función de sus cargos.
Delegación de autoridad
La delegación de autoridad asistirá a los miembros de CIVENAX S.A para le ejecución de sus actividades de manera efectiva.
Las delegaciones serán consideradas dictadas por la Junta General de Accionistas. Los delegados a ocupar los diferentes departamentos gerenciales de la empresa serán responsables de las decisiones que ellos adopten para el cumplimento de sus funciones.
Unidad de Auditoría Interna
La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y asesoría, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización; evalúa el sistema de control interno, los procesos administrativos, técnicos, ambientales, financieros, legales, operativos, estratégicos y gestión de riesgos.
La unidad de auditoría interna estará integrada por personal multidisciplinario. Mediante técnicas y procedimientos de auditoría, evaluará la eficiencia del sistema de control interno, la administración de riesgos organizacionales, la efectividad de las operaciones y el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables que permitan el logro de los objetivos organizacionales.
Competencia Profesional
El conocimiento y habilidades de los trabajadores de CIVENAX S.A serán piezas fundamentales para ratificar las acciones manifestadas, como también a comprender cada una de las responsabilidades del control interno.
Todos los miembros conservarán un grado de competencia de excelencia; ayudando así a desarrollo colectivo que facultarán el logro de los objetivos organizacionales, de la misión y a la vez de su visión.
Coordinación de acciones organizacionales
Los trabajadores de la empresa cooperaran con el mejoramiento de las reglas implementadas; a la vez proyectarán controles eficaces para los diferentes departamentos que componen CIVENAX S.A; de acuerdo con sus competencias y responsabilidades.
El control interno debe contemplar mecanismos que ayuden a los miembros de CIVENAX S.A la realización de los procesos, actividades y tareas de la empresa, desarrollando sus acciones de manera coordinada y coherente, con miras a la implantación efectiva de la estrategia organizacional para el logro de los objetivos.
Adhesión de Políticas
Los miembros de CIVENAX S.A definirán políticas generales y especificas aplicables a cada departamento de la empresa; mismas que serán divulgadas oportunamente por las máximas autoridades; quienes a la vez determinarán mecanismos que permitan impulsar las actividades planeadas.
Los niveles de gerencia confirmarán de la adhesión a las políticas organizacionales, mediante el establecimiento de controles y factores motivadores apropiados.
3. EVALUACIÓN DEL RIESGO
El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría perjudicar o afectar adversamente a la entidad o su entorno. La máxima autoridad, el nivel directivo y todo los miembros de la empresa estarán encargados de actuar en el proceso de administración de riesgos, en la cual está inmersa la metodología, estrategias, técnicas y procedimientos, a través de los cuales los diversos departamentos en que se divide CIVENAX S.A
identificarán, analizarán y tratarán los hechos que pudieran perjudicar la consecución de los objetivos planteados.
Identificación de Riesgo
Los componentes que abarca el ambiente externos son económicos, políticos, legales, socio-culturales, tecnológicos y ambientales. El ambiente interno, por su parte contiene miembros comunicación, procesos e infraestructura.
Detectar los riesgos a los cuales se enfrenta la empresa constituye un proceso fundamental. La identificación de los riesgos es un proceso interactivo y generalmente integrado a la estrategia y planificación. En este proceso se realizará un mapa del riesgo con los factores internos y externos y con la especificación de los puntos claves de la empresa, las interacciones con terceros, la identificación de objetivos generales y particulares y las amenazas que se puedan afrontar.
Para la evaluación de riesgos es importante la existencia de un proceso permanente para identificar el cambio de condiciones gubernamentales, económicas, industriales, regulatorias y operativas, para tomar las acciones que sean necesarias.
Plan de Mitigación de Riesgos
En el plan de mitigación de riesgos se desarrollará una estrategia de gestión, que incluya su proceso e implementación. Se definirán objetivos y metas, asignando responsabilidades para los diferentes departamentos de CIVENAX S.A identificando conocimientos técnicos, describiendo el proceso de evaluación de riesgos y las áreas a considerar, detallando indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las estrategias del manejo, estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes, documentos y las comunicaciones necesarias.
Respuesta al Riesgo
La consideración del manejo del riesgo y la selección e implementación de una respuesta son parte integral de la administración de los riesgos. Los modelos de respuestas al riesgo pueden ser: evitar, reducir, compartir y aceptar.
Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan. La reducción incluye los métodos y técnicas específicas para tratar con ellos,
identificándolos y proveyendo acciones para la reducción de su probabilidad e impacto.
El compartirlo reduce la probabilidad y el impacto mediante la transferencia u otra manera de compartir una parte del riesgo. La aceptación no realiza acción alguna para afectar la probabilidad o el impacto.
Valoración de Riesgos
La valoración de riesgos estará direccionada a conseguir información oportuna acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este análisis le permitirá a los miembros de CIVENAX S.A, reflexionar sobre cómo los riesgos pueden afectar el logro de sus objetivos, realizando un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar.
Se debe valorar los riesgos en base a las perspectivas de probabilidad o impacto, siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto representa el efecto frente a su ocurrencia.
4. ACTIVIDADES DE CONTROL
Las actividades de control se dan en toda la organización, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de detección y prevención; como lo son: separación de funciones incompatibles, procedimientos de aprobación y autorización, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos, revisión del desempeño de operaciones, segregación de responsabilidades de autorización, ejecución, registro y comprobación de transacciones, revisión de procesos y acciones correctivas cuando se detectan desviaciones e incumplimientos.
Supervisión
Determinarán métodos de control de procesos para garantizar la ejecución eficaz de los objetivos organizacionales
El control de las operaciones se ejecutará continuamente para promover el desarrollo de políticas y procedimientos de acuerdo con las normativas
establecidas; determinando el aseguramiento de la calidad de los productos brindados a la colectividad y el cumplimiento de los objetivos organizacionales
Separación de funciones
Cada departamento Gerencial se dividirá en posteriores subgerencias para obtener un mayor control en las funciones atribuidas a cada una de estas y así reducir el riesgo.
La estructura organizacional será la base para definir la separación de funciones; determinando los cargos a ocuparse.
Autorización y aprobación de transacciones y operaciones
Las autorizaciones atribuidas a los miembros de FEDEC S.A Obligarán a los mismos al cumplimento transparente y eficaz de sus actividades, asumiendo sus tareas con responsabilidades y comprometidos con el bienestar de la empresa.
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5. NORMAS GERENCIALES
La división en departamentos de CIVENAX S.A se lo hará con previa planificación; teniendo en cuenta, general al máximo la potencialidad de la empresa.
Las funciones y responsabilidades inherentes a cada departamento serán designadas y comunicadas oportunamente.
CIVENAX S.A está dividido en cuatro departamentos: Talento Humano Comercialización Financieros Sistema de Gestión de Calidad
Gerencia de Talento Humano
La Gerencia de Talento Humano se encargará de la gestión, planificación y administración del activo principal de CIVENAX S.A, sus miembros.
La Junta General de Accionistas, Gerencia General y Subgerencia definirán la persona responsable del desarrollo de las actividades atribuidas a esta gerencia; a la vez determinarán sus responsabilidades, mismas que se centrarán en las siguientes tareas:
Selección de Reclutamiento Capacitación Bienestar social Evaluación
La Junta General de Accionistas conjuntamente con el Gerente de Talento Humano realizará y asignarán actividades a cada departamento con su respectivo responsable.
Las Sub-gerencias de Talento Humano se crearán con el fin de generar mayor nivel de organización y a la vez la ejecución de operaciones efectivas.
Los responsables de las Sub-gerencias y los trabajadores que las conformarán serán altamente capacitados para el logro eficiente de sus labores.
La Gerencia y Sub-gerencias de Talento Humano, deberán presentar información transparente, veraz e integra a las autoridades competentes, para su posterior análisis y toma de decisiones.
Gerencia de Comercialización
Definirán la persona responsable del desarrollo de las actividades atribuidas a este departamento; a la vez determinarán sus responsabilidades, mismas que se centrarán en las siguientes tareas:
Ventas Cartera y Cobranzas Importaciones Fijación de Precios Atención al Cliente
Las sub-gerencias de Comercialización se crearán con el fin de generar mayor nivel de organización y a la vez la ejecución de operaciones efectivas.
La Gerencia y Sub-gerencias del Departamento de Comercialización, deberán presentar información transparente, veraz e integra a las autoridades competentes, para su posterior análisis y toma de decisiones.
Gerencia Financiera
La Junta General de Accionistas, Gerencia General y Subgerencia definirán
la persona responsable del desarrollo de las actividades atribuidas a esta
gerencia; a la vez determinarán sus responsabilidades, mismas que se
centrarán en las siguientes tareas:
Contabilidad
Tesorería
Presupuesto
Control de Bienes
Guarda Almacén
La Junta General de Accionistas conjuntamente con el Gerente Financiero
las actividades imputadas a cada sub-gerencia sus responsables y
obligaciones, las mismas que serán publicadas para las partes interesadas.
Las sub-gerencias del Financiero se crearán con el fin de generar mayor
nivel de organización y a la vez la ejecución de operaciones efectivas.
La Gerencia y Sub-gerencias del Departamento Financiero, deberán
presentar información transparente, veraz e integra a las autoridades
competentes, para su posterior análisis y toma de decisiones.
Sistema de Gestión de Calidad
El departamento de sistema de gestión de calidad permitirá a CIVENAX S.A planear, ejecutar y controlar las actividades necesarias; a través de la ejecución de operaciones con altos estándares de calidad, los cuales son medidos mediante indicadores de satisfacción de nuestros clientes.
La persona responsable del desarrollo de las actividades atribuidas a este departamento; a la vez determinarán sus responsabilidades, mismas que se centrarán en las siguientes tareas:
Estándares de Calidad Aseguramiento de la calidad total Mejoramiento Continuo
El Gerente de Sistema de Gestión de Calidad cumplirá sus funciones en concordancia a principios éticos, los cuales estarán direccionados al beneficio al mejoramiento continuo de CIVENAX S.A
Las actividades y responsables serán claramente definiendo en base a las obligaciones que estos deben cumplir.
Las sub-gerencias de Sistema de Gestión de Calidad se implementarán para obtener mayor organización y control de calidad para cada actividad ejecutado dentro de CIVENAX S.A
La Gerencia y Sub-gerencias de Sistema de Gestión de Calidad, deberán dar a conocer los estándares de calidad evidenciados en el proceso operativo, financiero y administrativo de CIVENAX S.A; mismos que asegurarán la Calidad Total de la empresa, así como servirán de base para el mejoramiento continuo de la organización; la cual cabe resaltar, es la característica principal de CIVENAX S.A
6 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
Organización informática
La unidad de tecnología de información, estará posicionada dentro de la estructura organizacional de la empresa en un nivel que le permita efectuar las actividades de asesoría y apoyo a la alta dirección y unidades usuarias; así como participar en la toma de decisiones de la organización y generar cambios de mejora tecnológica. Además garantizará su independencia respecto de las áreas usuarias y asegurar la cobertura de servicios a todas los departamentos de la empresa.
CIVENAX S.A establecerá una estructura organizacional de tecnología de información y este reflejará las necesidades organizacionales, la cual debe ser revisada de forma periódica para ajustar las estrategias internas que permitan satisfacer los objetivos planteados y soporten los avances tecnológicos. Bajo este esquema la empresa dispone de áreas que cubren proyectos tecnológicos, infraestructura tecnológica y soporte interno.
Segregación de funciones
Las funciones y responsabilidades del personal de tecnología de información y de los usuarios de los sistemas, serán claramente definidas y formalmente comunicadas para permitir que los roles y responsabilidades asignados se ejerzan con suficiente autoridad y respaldo.
La supervisión de roles y funciones del personal se debe realizar dentro del departamento de tecnología de información, dentro de cada una de las áreas, para gestionar un adecuado rendimiento y evaluar las posibilidades de reubicación e incorporación de nuevo personal. La descripción documentada y aprobada de los puestos de trabajo que conforman el departamento de tecnología de información, contemplará los deberes y responsabilidades, así como las habilidades y experiencia necesarias en cada posición, a base de las cuales se realizará la evaluación del desempeño.
Plan informático estratégico de tecnología
El departamento de tecnología de la información elaborará e implementará un plan informático estratégico para administrar y dirigir todos los recursos tecnológicos. El plan informático estratégico tendrá un nivel de detalle suficiente para permitir la definición de planes operativos de tecnología de Información y especificará como ésta contribuirá a los objetivos estratégicos de la organización; incluirá un análisis de la situación actual y las propuestas de mejora con la participación de todos los departamentos de la organización, se considerará la estructura interna, procesos, infraestructura, comunicaciones, aplicaciones y servicios a brindar, así como la definición de estrategias, riesgos, cronogramas, presupuesto de la inversión y operativo, fuentes de financiamiento y los requerimientos legales y regulatorios de ser necesario.
Dichos planes asegurarán que se asignen los recursos apropiados de la función de servicios de tecnología de información a base de lo establecido en su plan estratégico. El plan estratégico y los planes operativos de tecnología de información, así como el presupuesto asociado a éstos serán analizados y aprobados por la Junta General de Accionistas e incorporados al presupuesto anual de la organización; se actualizarán de manera permanente, además de ser monitoreados y evaluados en forma trimestral para determinar su grado de ejecución y tomar las medidas necesarias en caso de desviaciones.
Políticas y procedimientos
La Junta General de Accionistas de CIVENAX S.A aprobará las políticas y procedimientos que permitan organizar apropiadamente el área de tecnología de información. El departamento de tecnología de información definirá, documentará y difundirá las políticas, estándares y procedimientos
que regulen las actividades relacionadas con tecnología de información y comunicaciones en la organización, estos se actualizarán permanentemente e incluirán las tareas, los responsables de su ejecución, los procesos de excepción, el enfoque de cumplimiento y el control de los procesos que están normando, así como, las sanciones administrativas a que hubiere lugar si no se cumplieran. Será necesario establecer procedimientos de comunicación, difusión y coordinación entre las funciones de tecnología de información y las funciones propias de la organización. Se incorporarán controles, sistemas de aseguramiento de la calidad y de gestión de riesgos, al igual que directrices y estándares tecnológicos. Se implantarán procedimientos de supervisión de las funciones de tecnología de información, ayudados de la revisión de indicadores de desempeño y se medirá el cumplimiento de las regulaciones y estándares definidos. La unidad de tecnología de información deberá promover y establecer convenios con otras organizaciones a fin de promover el intercambio de información interorganizacional, así como de programas de aplicación desarrollados al interior de las organizaciones o prestación de servicios relacionados con la tecnología de información.
Modelo de información organizacional
El departamento de tecnología de información definirá el modelo de información de la organización a fin de que se facilite la creación, uso y compartición de la misma; y se garantice su disponibilidad, integridad, exactitud y seguridad sobre la base de la definición e implantación de los procesos y procedimientos correspondientes. El diseño del modelo de información que se defina deberá constar en un diccionario de datos corporativo que será actualizado y documentado de forma permanente, incluirá las reglas de validación y los controles de integridad y consistencia, con la identificación de los sistemas o módulos que lo conforman, sus relaciones y los objetivos estratégicos a los que apoyan a fin de facilitar la incorporación de las aplicaciones y procesos organizacionales de manera transparente. Se deberá generar un proceso de clasificación de los datos para especificar y aplicar niveles de seguridad y propiedad.
Desarrollo y adquisición de software aplicativo
El departamento de tecnología de información regulará los procesos de desarrollo y adquisición de software aplicativo con lineamientos, metodologías y procedimientos. Los aspectos a considerar son:
La adquisición de software o soluciones tecnológicas se realizarán sobre la base del portafolio de proyectos y servicios priorizados en los planes estratégico y operativo.
Identificación, priorización, especificación y acuerdos de los requerimientos funcionales y técnicos organizacionales con la participación y aprobación formal de los departamentos usuarios. Esto incluye, tipos de usuarios, requerimientos de: entrada, definición de interfaces, archivo, procesamiento, salida, control, seguridad, plan de pruebas y trazabilidad o pistas de auditoría de las transacciones en donde aplique.
Especificación de criterios de aceptación de los requerimientos que cubrirán la definición de las necesidades, su factibilidad tecnológica y económica, el análisis de riesgo y de costo-beneficio, la estrategia de desarrollo o compra del software de aplicación, así como el tratamiento que se dará a aquellos procesos de emergencia que pudieran presentarse.
En los procesos de desarrollo, mantenimiento o adquisición de software aplicativo se considerarán: estándares de desarrollo, de documentación y de calidad, el diseño lógico y físico de las aplicaciones, la inclusión apropiada de controles de aplicación diseñados para prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades de procesamiento, de modo que éste, sea exacto, completo, oportuno, aprobado y auditable. Se considerarán mecanismos de autorización, integridad de la información, control de acceso, respaldos, diseño e implementación de pistas de auditoría y requerimientos de seguridad. La especificación del diseño considerará las arquitecturas tecnológicas y de información definidas dentro de CIVENAX S.A
En caso de adquisición paquetes de software se preverán tanto en el proceso de compra como en los contratos respectivos, mecanismos que aseguren el cumplimiento satisfactorio de los requerimientos de la empresa. Los contratos tendrán el suficiente nivel de detalle en los aspectos técnicos relacionados, garantizar la obtención de las licencias de uso y/o servicios, definir los procedimientos para la recepción de productos y documentación en general, además de puntualizar la garantía formal de soporte, mantenimiento y actualización ofrecida por el proveedor.
La implementación de software aplicativo adquirido incluirá los procedimientos de configuración, aceptación y prueba personalizados e implantados. Los aspectos a considerar incluyen la validación contra los términos contractuales, la arquitectura de
información de la organización, las aplicaciones existentes, la interoperabilidad con las aplicaciones existentes y los sistemas de bases de datos, la eficiencia en el desempeño del sistema, la documentación y los manuales de usuario, integración y planes de prueba del sistema.
Los derechos de autor del software desarrollado a la medida pertenecerán a la empresa y serán registrados en el organismo competente. Para el caso de software adquirido se obtendrá las respectivas licencias de uso.
Formalización con actas de aceptación por parte de los usuarios, del paso de los sistemas probados y aprobados desde el ambiente de desarrollo/prueba al de producción y su revisión en la post-implantación.
Elaboración de manuales técnicos, de instalación y configuración; así como de usuario, los cuales serán difundidos, publicados y actualizados de forma permanente.
Adquisiciones de infraestructura tecnológica
El departamento de tecnología de información definirá, justificará, implantará y actualizará la infraestructura tecnológica de la organización para lo cual se considerarán los siguientes aspectos:
La unidad de tecnología de información planificará el incremento de capacidades, evaluará los riesgos tecnológicos, los costos y la vida útil de la inversión para futuras actualizaciones, considerando los requerimientos de carga de trabajo, de almacenamiento, contingencias y ciclos de vida de los recursos tecnológicos.
En la adquisición de hardware, los contratos respectivos, tendrán el detalle suficiente que permita establecer las características técnicas de los principales componentes tales como: marca, modelo, número de serie, capacidades, unidades de entrada/salida, entre otros, y las garantías ofrecidas por el proveedor, a fin de determinar la correspondencia entre los equipos adquiridos y las especificaciones técnicas y requerimientos establecidos en las fases precontractual y contractual, lo que será confirmado en las respectivas actas de entrega/recepción. Los contratos con proveedores de servicio incluirán las especificaciones formales sobre acuerdos de nivel de servicio, puntualizando explícitamente los aspectos relacionados con la seguridad y confidencialidad de la información, además de los requisitos legales que sean aplicables. Se aclarará expresamente
que la propiedad de los datos corresponde a la organización contratante.
Mantenimiento y control de la infraestructura tecnológica
El departamento de tecnología de información de cada organización definirá y regulará los procedimientos que garanticen el mantenimiento y uso adecuado de la infraestructura tecnológica de las entidades.
Concepto de los procedimientos para mantenimiento y liberación de software de aplicación por planeación, por cambios a las disposiciones legales y normativas, por corrección y mejoramiento de los mismos o por requerimientos de los usuarios.
Control y registro de las versiones del software que ingresa al área de producción.
Actualización de los manuales técnicos y de usuario por cada cambio o mantenimiento que se realice en la empresa CIVENAX S.A los mismos que estarán en constante difusión y publicación.
Se realizará ambientes de desarrollo/pruebas y de producción independientes; se implementarán medidas y mecanismos lógicos y físicos de seguridad para proteger los recursos y garantizar su integridad y disponibilidad a fin de proporcionar una infraestructura eficiente y eficaz.
Se realizará un plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura tecnológica sustentado en revisiones periódicas y monitoreo en función de las necesidades de las organizaciones, usando estrategias de actualización de hardware y software, riesgos, evaluación de vulnerabilidades y requerimientos de seguridad para cualquier ámbito.
El mantenimiento de los bienes que se encuentren en garantía será proporcionado por el proveedor, sin costo adicional para FEDEC S.A
Seguridad de tecnología de información
El departamento de tecnología de información de FEDEC S.A establecerá estrategias y mecanismos que protejan y así evitar las pérdidas y fugas de la información que se procesa mediante sistemas informáticos.
Ubicación adecuada y control de acceso físico del departamento de tecnología de información y en especial a las áreas de: trabajadores, desarrollo y bibliotecas;
En los casos de haber actualización de tecnologías de soporte se tendrá que pasar la información a los medios físicos adecuados y con estándares abiertos para garantizar la perpetuidad de los datos y su recuperación
Almacenamiento de respaldos con información crítica y/o sensible en lugares externos a la organización
Implementación y administración de seguridades a nivel de software y hardware, que se realizará con monitoreo de seguridad, pruebas periódicas y acciones correctivas sobre las vulnerabilidades o incidentes de seguridad identificados.
Instalaciones físicas adecuadas para la empresa que incluyan mecanismos, dispositivos y equipo especializado para monitorear y controlar fuego, mantener ambiente con temperatura y humedad relativa del aire contralado, disponer de energía acondicionada.
Definición de procedimientos de seguridad a observarse por parte de los trabajadores que trabaja en turnos por la noche o en fin de semana.
Plan de contingencias
Corresponde al departamento de tecnología de información el concepto, aprobación e implementación de un plan de contingencias y estrategias de CIVENAX S.A que describa las acciones a tomar en caso de una emergencia o suspensión en el procesamiento de la información por problemas en los equipos, programas o de los trabajadores.
Plan estratégico de respuesta a los riesgos que incluirá el concepto y asignación de roles críticos para
administrar los riesgos de tecnología de información, escenarios de contingencias, la responsabilidad específica de la seguridad de la información, la seguridad física y su cumplimiento.
Plan de continuidad debe estar siempre actualizado para que refleje de manera permanente los requerimientos actuales de la organización de las operaciones que contemplará la puesta en marcha de un centro de cómputo.
Plan de recuperación de desastres que comprenderá:
Actividades previas al desastre (bitácora de operaciones)
Actividades durante el desastre (plan de emergencias, entrenamiento)
Actividades después del desastre.
El plan de contingencias será un documento de carácter confidencial de CIVENAX S.A que describa los procedimientos a seguir en caso de una emergencia o fallo computacional que interrumpa la operatividad de los sistemas de información.
El plan de contingencias aprobado, será difundido entre los trabajadores responsables de su ejecución y deberá ser sometido a pruebas, entrenamientos y evaluaciones periódicas. Administración de soporte de tecnología de información El departamento de tecnología de información conceptualizara, aprobará y difundirá procedimientos de operación que faciliten una adecuada administración tecnológica y garanticen la seguridad, integridad, confiabilidad y disponibilidad de los recursos y datos, tanto como la oportunidad de los servicios tecnológicos que se ofrecen.
Revisiones periódicas para determinar si la capacidad y desempeño actual y futura de los recursos tecnológicos son suficientes para cubrir los niveles de servicio acordados con los usuarios.
Seguridad de los sistemas bajo el otorgamiento de una identificación única a todos los usuarios internos, externos y temporales que interactúen con los sistemas y servicios de tecnología de información de la entidad.
Revisiones regulares de todas las cuentas de usuarios y los privilegios asociados a cargo de los dueños de los procesos y administradores de los sistemas de tecnología de información.
Medidas de prevención, detección y corrección que protejan a los sistemas de información y a la tecnología de la organización de software malicioso y virus informáticos.
Alineación de los servicios claves de tecnología de información con los requerimientos y las prioridades de la organización sustentados en la revisión, monitoreo y notificación de la efectividad y cumplimiento de dichos acuerdos.
Administración de los incidentes reportados, requerimientos de servicio y solicitudes de información y de cambios que demandan los usuarios, a través de mecanismos efectivos y oportunos como mesas de ayuda o de servicios, entre otros.
Administración adecuada de la información, librerías de software, respaldos y recuperación de datos.
Incorporación de mecanismos de seguridad aplicables a la recepción, procesamiento, almacenamiento físico y entrega de información y de mensajes sensitivos, así como la protección y conservación de información utilizada para encriptación y autenticación
Sitio web, servicios de internet e intranet
Es responsabilidad del departamento de tecnología de información elaborar las normas, procedimientos e instructivos de instalación, configuración y utilización de los servicios de intranet, correo electrónico y sitio WEB de CIVENAX S.A a base de las disposiciones legales y normativas y los requerimientos de los usuarios externos e internos de la misma.
El departamento de tecnología de información de CIVENAX S.A considerará el desarrollo de aplicaciones web y/o móviles que automaticen los procesos o trámites orientados al uso de instituciones.Capacitación informática
Las capacitaciones serán identificadas tanto para los trabajadores que pertenezcan al departamento de tecnología de información como para los usuarios que utilizan los servicios de información, las cuales constarán en un plan estratégico de capacitación informático, formulado conjuntamente con la gestión de talento humano.
Comité informático Para la creación de un comité informático institucional, se considerarán los siguientes aspectos:
El tamaño y complejidad de la empresa y su interrelación con entidades adscritas.
La conceptualización clara de los objetivos que persigue la creación de un comité de informática, como un órgano de decisión, consultivo y de gestión que tiene como propósito fundamental conceptualizar, conducir y evaluar las políticas internas de la empresa para el crecimiento ordenado y progresivo de la tecnología de la información y la calidad de los servicios informáticos, así como apoyar en esta materia a los departamentos administrativos que conforman la empresa.
La conformación y funciones del comité, su reglamentación, la creación de grupos de trabajo, la definición de las atribuciones y responsabilidades de los miembros del comité. Firmas electrónicas CIVENAX S.A debe ajustar sus procedimientos y operaciones e incorporará los medios técnicos necesarios, para permitir el uso de la firma electrónica de conformidad con la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos y su Reglamento.
Verificación de autenticidad de la firma electrónica
Es responsabilidad de los trabajadores de las entidades o dependencias del sector privado, verificar mediante procesos automatizados de validación, que el certificado de la firma electrónica recibida sea emitido por una entidad de certificación de información acreditada y que el mismo se encuentre vigente.
CIVENAX S.A adoptará y aplicará los estándares tecnológicos para firmas electrónicas que las entidades oficiales promulguen, conforme a sus competencias y ámbitos de acción.
Conservación de archivos electrónicos
Los archivos electrónicos o mensajes de datos firmados electrónicamente se conservarán en su estado original en medios electrónicos seguros, bajo la responsabilidad del usuario y de la entidad que los generó. Para ello se establecerán políticas internas de manejo y archivo de información digital.
Actualización de datos de los certificados de firmas electrónicas
Los trabajadores de CIVENAX S.A titulares de un certificado notificarán a la entidad de certificación de Información sobre cualquier cambio, modificación o variación de los datos que constan en la información proporcionada para la emisión del certificado.
Seguridad de los certificados y dispositivos portables seguros
Los titulares de certificados de firma electrónica y dispositivos portables seguros serán responsables de su buen uso y protección. Las respectivas claves de acceso no serán divulgadas ni compartidas en ningún momento.
Renovación del certificado de firma electrónica
El usuario solicitará la renovación del certificado de firma electrónica con la debida anticipación, para asegurar la vigencia y validez del certificado y de las actuaciones relacionadas con su uso.
Capacitación en el uso de las firmas electrónicas
La entidad de certificación capacitará, advertirá e informará a los solicitantes y usuarios de los servicios de certificación de información y servicios relacionados con la firma electrónica, respecto de las medidas de seguridad, condiciones, alcances, limitaciones y responsabilidades que deben observar en el uso de los servicios contratados. Esta capacitación facilitará la comprensión y utilización de las firmas electrónicas, en los términos que establecen las disposiciones legales vigentes.
7 NORMAS DE LA GERENCIA DE TALENTO HUMANO
Selección de Reclutamiento
Plan de talento humano
La planificación estratégica se elaborará sobre la base de un diagnóstico de los trabajadores, efectuado con la información estadística que mantendrá la gestión de talento humano; considerando además, la normativa vigente relacionada con el talento humano, el plan estratégico institucional, los planes operativos anuales, programas y proyectos.
El plan, la estrategia de la gestión de talento humano formará parte de la documentación del sistema de planificación anual.
Incorporación de personal
La gestión de talento humano de la empresa CIVENAX S.A escogerá a los trabajadores, tomando en cuenta los requisitos exigidos en el manual de clasificación de puestos y considerando los impedimentos legales y éticos para su desempeño.
El ingreso de trabajadores de la empresa CIVENAX S.A se efectuará previa la convocatoria, evaluación y selección que permitan identificar a quienes por su conocimiento y experiencia garantizan su idoneidad y competencia y ofrecen mayores posibilidades para la gestión institucional.
El proceso técnico realizado por la gestión de talento humano seleccionará al aspirante que por su conocimiento, experiencia, destrezas y habilidades sea el más idóneo y cumpla con los requisitos establecidos para el desempeño de un puesto, a través de concurso de méritos y oposición.
Manual de clasificación de puestos
La gestión de talento humano, de acuerdo con el ordenamiento jurídico vigente y las necesidades de la institución, formularán y revisarán periódicamente la clasificación de puestos, definiendo los requisitos para su desempeño y los niveles de remuneración.
La empresa CIVENAX S.A contará con un manual que contenga la descripción de las tareas, responsabilidades, el análisis de las
competencias y requisitos de todos los puestos de su estructura y organizativa.
La definición y ordenamiento de los puestos se establecerá tomando en consideración la misión, visión, objetivos y servicios que presta la empresa y la funcionalidad operativa de las unidades y procesos organizacionales.
Capacitación y entrenamiento continuo
Los accionistas de la empresa CIVENAX S.A promoverán en forma constante y progresiva la capacitación, entrenamiento y desarrollo profesional de los trabajadores en todos los niveles de la empresa, a fin de actualizar sus conocimientos, obtener un mayor rendimiento y elevar la calidad de su trabajo.
Los accionistas de la empresa CIVENAX S.A en coordinación con la gestión de talento humano y el área encargada de la capacitación, determinarán de manera técnica y objetiva las necesidades de capacitación de los trabajadores, las que estarán relacionadas directamente con el puesto, a fin de contribuir al mejoramiento de los conocimientos y habilidades de los trabajadores, así como al desarrollo de la empresa.
Rotación de personal
La gestión de talento humano y los directivos de la empresa, establecerán acciones orientadas a la rotación de los trabajadores, para ampliar sus conocimientos y experiencias, fortalecer la gestión institucional, disminuir errores y evitar la existencia de trabajadores indispensables.
La rotación de personal debe ser racionalizada dentro de períodos preestablecidos, en base a criterios técnicos y en áreas similares para no afectar la operatividad interna de la empresa.
Los cambios periódicos de tareas a los trabajadores con funciones similares de administración, custodia y registro de recursos materiales o financieros, les permite estar capacitados para cumplir diferentes funciones en forma eficiente y elimina trabajadores indispensables.
Actuación y honestidad de los trabajadores
La Junta General de Accionistas de CIVENAX S.A Gerencia General, Subgerencia y demás Gerencias Departamentales, cumplirán y harán cumplir las disposiciones legales que rijan las actividades institucionales, observando los códigos de ética, normas y procedimientos relacionados con su profesión y puesto de trabajo.
La Junta General de Accionistas de CIVENAX S.A Gerencia General, Subgerencia y demás Gerencias Departamentales no sólo cautelarán y motivarán el cumplimiento de estos principios y del ordenamiento jurídico vigente en el trabajo que ejecutan los trabajadores, sino que están en la obligación de dar muestras de la observancia de éstos en el desempeño de sus funciones.
No podrán recibir ningún beneficio directo o indirecto y se excusarán de intervenir en asuntos en los que tengan conflictos de interés personal o de su cónyuge o conviviente, hijos y parientes hasta el segundo grado de afinidad o cuarto de consanguinidad.
Asistencia y permanencia del personal
La administración de personal de la empresa establecerá procedimientos y mecanismos apropiados que permitan controlar la asistencia y permanencia de sus trabajadores en el lugar de trabajo.
El establecimiento de mecanismos de control de asistencia estará en función de las necesidades y naturaleza de la empresa, teniendo presente que el costo de la implementación de los mismos, no debe exceder los beneficios que se obtengan.
El control de permanencia en sus puestos de trabajo estará a cargo de los jefes inmediatos, quienes deben cautelar la presencia física del personal de su unidad, durante la jornada laboral y el cumplimiento de las funciones del puesto asignado.
Información actualizada del personal
La Gerencia de Talento Humano de la empresa CIVENAX S.A será responsable del control de los expedientes de los trabajadores, de su clasificación y actualización.
Solo el personal encargado de la Gerencia de Talento Humano de los trabajadores que por la naturaleza de sus funciones obtengan autorización expresa, tendrán acceso a los expedientes de los trabajadores, los cuales serán protegidos apropiadamente.
Evaluación del desempeño
La Junta General de Accionistas de CIVENAX S.A en coordinación con la Gerencia de Talento Humano, emitirán y difundirán las políticas y procedimientos para la evaluación del desempeño de los trabajadores, en función de los cuales se evaluará periódicamente.
Las políticas, procedimientos, así como la periodicidad del proceso de evaluación de desempeño de los trabajadores, se formularán tomando en consideración la normativa emitida por la Junta General de Accionistas.
El trabajo de los miembros de CIVENAX S.A será evaluado permanentemente, su rendimiento y productividad serán iguales o mayores a los niveles de eficiencia previamente establecidos para cada función, actividad o tarea.
Los resultados de la evaluación de desempeño servirán de base para la identificación de las necesidades de capacitación o entrenamiento de los trabajadores o de promoción y reubicación, para mejorar su rendimiento y productividad.
Promociones y ascensos
El ascenso del trabajador en la carrera administrativa se produce mediante promoción al nivel inmediato superior de su respectivo grupo ocupacional.
El ascenso tiene por objeto promover a los trabajadores para que ocupen puestos vacantes o de reciente creación, considerando la experiencia, el grado académico, la eficiencia y el rendimiento en su desempeño, observando lo previsto en la reglamentación interna y externa vigente.
Bienestar Social
CIVENAX S.A en el ejercicio de sus funciones, producto de un ambiente laboral agradable y del reconocimiento de su trabajo, lo cual repercute en un bienestar familiar y social.
La calidad de vida laboral es solo uno de los aspectos del conjunto de efectos positivos que el trabajo bien diseñado refleja tanto en la organización como en cada uno de los funcionarios que están a su servicio.
Debe reflejar los valores y principios de la empresa.
El programa debe partir de las necesidades reales de los trabajadores y no de lo que crean conveniente determinado número de personas, y para ello es necesario hacer un diagnóstico, esto no quiere decir que todo lo deseado sea procurado, CIVENAX S.A decide cómo y cuándo de acuerdo a los recursos tanto económicos, de infraestructura como humanos.
Todo programa requiere de una inversión en dinero, una vez se obtienen los resultados del diagnóstico se evalúan los posibles costos, el reconocimiento informal, no requiere de mayor inversión, sólo del compromiso de los directivos con personal a cargo.
8 NORMAS DE LA GERENCIA COMERCIAL
VENTAS
Estrategias de Marketing
La correcta implementación de estrategias, las estrategias de marketing son un conjunto de lineamientos y acciones que tiene como finalidad el logro de los objetivos organizacionales, así como también el cumplimiento de la misión para el posterior alcance de la visión establecida determinará el nivel de posicionamiento de CIVENAX S.A en el mercado; para ello la subgerencia de Ventas controlará la ejecución de estrategias planteadas, a través de un estudio de mercado.
Responsables
La Junta General de Accionistas, conjuntamente con el Subgerente de Ventas serán los responsables de la implementación, ejecución y control; así como la modificación de estrategias de marketing. A la vez, estos determinarán el proceso de ventas de acuerdo a las necesidades de CIVENAX S.A y conforme el cumplimiento de las disposiciones y normativas vigentes.
Las estrategias de marketing estarán directamente ligadas como la visión, misión y objetivos organizacionales; permitiendo así el cumplimiento de la hipótesis de negocio en marcha.
El desarrollo de estrategias contendrá cuatro puntos esenciales:
Actividades, Recursos, Responsables, Tiempo
Línea de Productos
La Subgerencia de Ventas establecerá estudios anuales sobre la aceptabilidad y confiabilidad recibida por parte de los clientes de CIVENAX S.A; esta acción tiene como finalidad evidenciar la objetividad de la línea de productos con la cual se maneja la empresa; en base a las necesidades presentadas.
CIVENAX S.A. es una empresa que ofrece Sabanas polares de excelente calidad, las cuales están garantizadas. La variedad de la línea de productos será establecida por la Junta General de Accionistas, Gerencia General, Subgerencia y Gerencias Departamentales; en concordancia con la misión, visión y objetivos organizacionales.
Zona de Ventas
Los productos de CIVENAX S.A son distribuidos dentro de la ciudad de Quito, implantando puntos estratégicos de venta, con el fin de cubrir la demanda producida.
Los puntos estratégicos de ventas deberán permitir al cliente, encontrarse en un ambiente agradable, el cual se cubra sus necesidades, tanto en la adquisición de los productos como en la satisfacción de la atención recibida.
Proceso de Ventas
La subgerencia de ventas trabajará conjuntamente con la Gerencia Financiera, a la cual deberá brindar información oportuna y apropiada de las transacciones realizadas, para el posterior registro y evidencia contable.
Documentación de Respaldo
La Junta General de Accionistas, Gerencia General, Subgerencia y Subgerente de Ventas; deberán implementar las políticas referentes a la documentación que debe generarse dentro del proceso de ventas.
Los documentos a presentarse son:
Cotizaciones, Orden de Compra, Factura
La información de los documentos de respaldo será integra, transparente y veraz; tal que permita evidenciar el hecho económico, producto de la realización de transacciones.
CARTERA Y COBRANZAS
Responsables
La Junta General de Accionistas, conjuntamente con el Subgerente de Cartera y Cobranzas serán los responsables del diseño de políticas referentes al proceso de cobranzas y de créditos otorgados. Estas políticas permitirán la uniformidad de criterios para la ejecución de dicho proceso.
La implementación, ejecución y control; así como la modificación de las políticas de cobranza y créditos, estará a cargo de las autoridades antes mencionadas. Deberán basarse en el principio de confiabilidad, mismo que abarca: integridad, neutralidad, prudencia
Clasificación del Riesgo
La Junta General de Accionistas, conjuntamente con el Subgerencia de Cartera y Cobranzas calificará el riesgo de los créditos de acuerdo a las siguientes categorías:
Categoría A- Riesgo NormalCréditos con capacidad considerable de pago
Categoría B - Riesgo AceptableCréditos aceptablemente atendidos y protegidos, pero que mantienen debilidades que pueden afectar la capacidad de pago
Categoría C - Riesgo ApreciableCréditos que mantienen deficiencias en la capacidad de pago
Categoría D - Riesgo significativo
Créditos que se caracterizan por mantener un alto riesgo de cobranza
Categoría E o - Riesgo de IncobrabilidadCréditos con probabilidad mínima de cobranza
Evaluación de Créditos
La Junta General de Accionistas, Gerencia General, Subgerencia, y Subgerente de Cartera y cobranzas evaluarán anualmente la cartera de créditos
Análisis de Capacidad de Pago
Se analizará las condiciones que mantengan los deudores frente al crédito otorgado. La capacidad de pago se evidenciará a través del cumplimento de las cuotas en el tiempo y monto establecido, asa como en el nivel de endeudamiento.
Proceso de Cobranza
Determinación de plazos de créditos
Los plazos establecidos servirán de base, se podrá adoptar el tiempo que se crea conveniente para la generación de un crédito; siempre y cuando se encuentren dentro del rango permitido.
Fijación de tasas de interés por créditos otorgados
En base a los objetivos organizacionales, normas, disposiciones internas y externas; así como principio éticos; definirán las tasas de interés aplicables los créditos otorgados a los clientes en el desarrollo de las operaciones comerciales.
Mecanismos de Cobranza
CIVENAX S.A. se caracteriza por ofrecer a sus clientes facilidades de pago, mismas que serán detalladas conforme a las políticas establecidas por las máximas autoridades de la empresa.
Las tasas de interés se decretarán de acuerdo al plazo de crédito otorgado.
Documentación de Respaldo
La Junta General de Accionistas, Gerencia General, Subgerencia, Subgerente de Ventas; deberán implementar las
políticas referentes a la documentación que debe generarse dentro del proceso de cartera y cobranza.
La Subgerencia de Cartera y cobranzas mantendrá a disposición de las autoridades competentes los documentos que respalden sus operaciones.
Los documentos que serán manejados por la Subgerencia de Cartera y cobranza serán instrumentos financieros.
Provisión de Cartera
El otorgamiento de crédito como forma de comercialización de mercadería corre el riesgo de que un porcentaje de los clientes no paguen sus deudas, constituyéndose para CIVENAX S.A. una pérdida, puesto que no le será posible recuperar la totalidad de lo vendido a crédito.
La Junta General de Accionistas y el Subgerente de Cartera y cobranzas determinarán el método de provisión conveniente para CIVENAX S.A.; mismo que debe dar cumplimiento a las normativas legales vigentes.
Acuerdos de Pago
CIVENAX S.A. brindará a los deudores la facilidad de llegar a un acuerdo de pago del crédito vencido; esto se lo hará con la finalidad de recuperar la cartera de crédito. En este acuerdo se deberá convenir la fecha, cuota y plazo de pago.
IMPORTACIONES
Definición de la mercadería importada
La Junta General de Accionistas, Gerencia General, Subgerencias y demás Gerentes departamentales definirán los productos a importarse para el adecuado desarrollo de actividades de CIVENAX S.A
El Subgerente de Guarda Almacén así como el de Ventas deberá informar a las máximas autoridades la necesidad de adquirir mercadería.
Las máximas autoridades revisarán la solicitud encomendada, y posterior al análisis de la misma informarán a la Subgerencia de importaciones iniciar con tal proceso.
Responsables
La Junta General de Accionistas, conjuntamente con el Subgerente de Importaciones serán los responsables del control de las actividades inherentes a este proceso.
Se diseñarán políticas que definan la eficiencia de las importaciones así como el manejo oportuno y adecuado de las tareas que sean requeridas.
Determinación de las empresas con las cuales se mantendrá una relación comercial
Para esto se analizara las facilidades que dichas empresas estén dispuestas a brindar, esto engloba primordialmente a descuentos. A la vez es importante mencionar la calidad de la mercadería; la empresa vendedora deberá implementar una garantía a los productos adquiridos, de esta manera se generará confiabilidad en la adquisición.
Se realizará la elección de dichas empresas en base a un estudio de las oportunidades y/o amenazas que estas produzcan al ambiente organizacional de CIVENAX S.A
Determinación de los costos inherentes a la importación
La Subgerencia de Importaciones deberá presentar a las autoridades competentes de control interno y externo, los costos a las mercaderías provenientes de la importación, entre los cuales se destacan:
Valor FOB
Se refiere al valor de venta de los productos en su lugar de origen; más el costo de los fletes, seguros y otros gastos necesarios para que la mercadería llegue a la aduana de salida.
Valor CIF
Valor que el vendedor aporta, cubriendo los costos que produce el transporte de la mercancía, por vía marítima al puerto de destino.
Fondo de desarrollo para la Infancia (FODINFA)
Impuesto que administra el INFA. 0,5% se aplica sobre la base imponible de la importación
Ad- Valorem
Arancel cobrado a las mercancías. Impuesto administrado por las Aduanas del Ecuador. Porcentaje variable según el tipo de mercancía y se aplica sobre la suma del Costo CIF
CORPEI
Valor que por ley cada exportado e importador debe cancelar:
Exportador: 1,5 por mil sobre el valor FOBImportador: 0,25 por mil sobre el valor FOB
Proceso de Importación
El proceso de importación requerirá de una serie de actividades ejecutadas tanto fuera como dentro del país. Para ello se requerirá de la determinación de un responsable del manejo de dicho proceso; quien deberá informar del avance del mismo.
La mercadería importada debe tener altos estándares de calidad que permitan satisfacer las necesidades colectivas.
Manual de Procedimientos
CIVENAX S.A. contará con un manual que contenga la descripción de los procedimientos inherentes a las importaciones de mercadería; en el cual se hará constar las actividades, costos, y tiempo de dichos procesos; así como también la información y documentación que deberán revelar las transacciones desarrolladas.
Documentación de Respaldo
La Subgerencia de Importación dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La documentación sustentatoria de transacciones, estará disponible para acciones de verificación y auditoria, así como también para el desarrollo de actividades de los demás departamentos.
El Subgerente de Importaciones deberá presentar como documentos de respaldo de las operaciones realizadas los siguientes:
Certificado de inspección previa que emite la verificadora
o declaración jurada del valor de aduanas.
Certificado de origen de la mercancía, original.
Certificados de autorizaciones previas.
Declaración jurada.
Documento de gastos portuarios original.
Documento de trasporte.
Factura comercial
Facturas de gastos de transporte de mercancías – copia.
Lista de embarque original o copia.
Otros documentos imprescindibles de acuerdo al régimen
aduanero que se solicita.
Parte de recepción original.
Póliza de seguro – copia.
Aceptación de la declaración de mercaderías
La declaración de mercaderías de importación será entenderá como aceptada al momento que la Subgerencia de Importación asigne un número de trámite; a la vez aquí se produce el hecho generador para el pago respectivo de los tributos aduaneros.
Autorización de levante de mercaderías
La mercadería será retirada de la aduana, una vez que se otorgue una autorización, misma dará cuando se haya cumplido con las normativas aduaneras.
Una vez que la mercadería haya pasado por todos los requerimientos necesarios del proceso de importación se procederá al almacenamiento de la misma, función que estará a cargo del Departamento Financiero, conjuntamente con su Subgerencia de Guarda-Almacén
FIJACIÓN DE PRECIOS
Objetivo
CIVENAX S.A para el desarrollo de su actividad económica necesitará la fijación de precios de la mercadería disponible para la venta; basándose en criterios de equidad y transparencia.
Se deberá determinar el precio apropiado y oportuno a los productos, ya que de esta manera se direccionará el logro de los objetivos organizacionales, mismos que se fundamentan en la obtención de utilidades; es decir, el precio fijado definirá el grado de aceptación de los clientes hacia CIVENAX S.A., a la vez es importante resaltar que dicho objetivo también tiene gran relación con la calidad brindada por la empresa.
Responsables
La Junta General de Accionistas, conjuntamente con el Subgerente de Fijación de Precios serán los responsables del control de las actividades inherentes a este proceso.
Se diseñarán políticas de precios, mismas que servirán de guías para la fijación de los precios de los productos disponibles para la venta.
El adecuado planteamiento de estas políticas permitirá la uniformidad de criterios a determinarse en el proceso de determinación de precios.
Determinación de porcentaje de utilidad
La Junta General de Accionistas, Gerencia General, Sugerencia y demás gerencias departamentales determinarán el porcentaje de utilidad planteado a la venta de mercaderías; el cual será flexible, en vista de los cambios suscitados en el mercado.
Implementación de estrategias de precios
El sub-gerente de fijación de precios diseñará estrategias para la ejecución eficaz de sus labores; permitiendo el desarrollo de una referencia de precios fundamentada tanto el objetivo de obtener utilidades como en la satisfacción de cliente.
Las estrategias implementadas delimitarán a los responsables de sus ejecución, actividades a realizarse y tiempo de alcance.
El control interno al proceso de fijación de precios se lo hará mensualmente debido al cambio frecuente de precios existentes en el mercado.
Determinación de precios competitivos
La determinación de precios competitivos se cimentará sobre el liderazgo en costos; permitiendo a los clientes satisfacer sus necesidades mediante precios cómodos y obtención de productos de calidad.
Definición de precios adicionales a la mercadería
Los precios adicionales serán de elección de los clientes; es decir que CIVENAX S.A no podrá implementarlos de forma unilateral.
Trabajo coordinado con el Departamento Financiero
La sinergia de estos departamentos contribuirá al adecuado proceso de determinación de precios puesto que se establecerán en función de las debilidades y/o fortalezas económicas y financieras así como también a las oportunidades y/o amenazas con las cuales se desenvuelve CIVENAX S.A.
ATENCIÓN AL CLIENTE
Responsables
La Junta General de Accionistas, conjuntamente con el Subgerente de Atención al Cliente serán los responsables del control de las actividades inherentes a este proceso.
Se diseñarán políticas de atención al cliente, así como también, políticas que permitan la solución a los reclamos y solicitudes presentadas.
El adecuado planteamiento de estas políticas permitirá la uniformidad de criterios a determinarse en dicho proceso.
Planteamiento de estrategias de atención al cliente
El sub-gerente de atención al cliente diseñará estrategias y políticas que permitan la viabilidad de sus actividades en el proceso de la actividad económica realizada por CIVENAX S.A. a través de los responsables de presentar sus productos a la colectividad.
Las estrategias y políticas implantadas se fundamentarán tanto en la parte de presentación (buena presencia), como en los valores y principios brindados al cliente.
Se definirán las características que deben demostrar los vendedores y demás personal que conforma CIVENAX S.A. con el fin de manejar un ambiente de cordialidad y armonía entre ambas partes.
La creación de estrategias se direccionará al servicio de la colectividad comprometiéndose con la excelencia; cultivando el liderazgo.
Reclamos y solicitudes de clientes
CIVENAX S.A. a través de la subgerencia de atención al cliente; contará con mecanismos que permitan a sus clientes expresar sus reclamos en cuanto a la calidad del producto o a la atención recibida por parte de sus trabajadores.
Los mecanismos antes enunciados serán seleccionados de acuerdo a los objetivos organizacionales y a contribuir la satisfacción total del cliente.
El Subgerente de Atención al Cliente determinará a quién deberán dirigirse los reclamos según el nivel de importancia de los mismos, a la vez implementará el proceso idóneo con el cual deberá operar.
Los reclamos representan las insatisfacciones del cliente, a las cuales la Subgerencia de Atención al Cliente clasificará en tres niveles, en base a grado de alcance. Con ello se podrá establecer las acciones específicas a efectuarse para su solución efectiva.
Se dispondrán de formularios de reclamación; del formato de estos estará encargada la Subgerencia de Atención al Cliente, así como también serán responsables de divulgar su forma manejo y análisis.
9 NORMAS DE LA GERENCIAFINANCIERA
10 CONTABILIDAD
El Departamento de Contabilidad de CIVENAX S.A se encarga de instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas de la entidad, a efecto de suministrar información que coadyuve a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y eficacia del control de gestión, a la evaluación de las actividades y facilite la fiscalización de sus operaciones, cuidando que dicha contabilización se realice con documentos comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables.
Organización del sistema de Contabilidad
La empresa es responsables de establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro de los parámetros señalados por las disposiciones legales pertinentes, el cual debe diseñarse para satisfacer las necesidades de información financiera de los distintos niveles de administración, así como proporcionar en forma oportuna, los reportes y estados financieros que se requieran para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones.
La eficiencia de la organización contable constituye un elemento de control interno, orientado a que:
Las operaciones se efectúen de acuerdo con la organización establecida en la empresa.
Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el período correspondiente. .
Se conserve en forma actualizada el inventario de existencias.
La información financiera se prepare de acuerdo con las políticas y prácticas contables determinadas por la profesión.
Se produzcan los reportes y estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por las necesidades gerenciales.
Aplicación de los principios y normas técnicas de Contabilidad
La contabilidad de CIVENAX S.A se basará en principios y normas técnicas como son las NIC, NIIF, para el registro de las operaciones, la preparación y presentación de información financiera, para la toma de decisiones.
La contabilidad registra todos los hechos económicos que representen derechos a percibir recursos monetarios o que constituyan obligaciones a entregar recursos monetarios, y producir información financiera sistematizada y confiable mediante estados financieros verificables, reales, oportunos y razonables bajo criterios técnicos soportados en principios y normas que son obligatorias para los profesionales contables.
Integración contable de las operaciones financieras
La contabilidad constituirá una base de datos financieros actualizada y confiable para los múltiples usuarios. La función de la
contabilidad es proporcionar información financiera válida, confiable y oportuna, para la toma de decisiones.
La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque integra y coordina las acciones que deben cumplir las unidades que integran el Sistema de Administración Financiera, ya que reciben las entradas de las transacciones de los subsistemas de presupuesto, contabilidad, tesorería los clasifica, sistematiza y ordena, conforme a los principios y normas técnicas que posibilitan el registro y control de los recursos, permitiendo la producción de información financiera actualizada y confiable, para uso interno y externo. En cada departamento de contabilidad se reflejará la integración contable y presupuestaria de sus operaciones respecto del movimiento de fondos, bienes y otros.
Oportunidad en el registro de los hechos económicos y presentación de información financiera
Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la información continúe siendo relevante y útil para la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de decisiones.
El registro oportuno de la información en los libros de entrada original, en los mayores generales y auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información. Por ningún motivo se anticiparán o postergarán los registros de los hechos económicos, ni se contabilizarán en cuentas diferentes a las establecidas en el catálogo general.
La clasificación apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la gerencia disponga de información confiable. Una clasificación apropiada implica organizar y procesar la información, a partir de la cual será elaborada la información financiera de la entidad. CIVENAX S.A presentará oportunamente la información financiera, de conformidad con las disposiciones establecidas en la normativa vigente de las NIC Y NIIF.
Documentación de respaldo y su archivo
La documentación sustentadora de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones organizacionales, estará disponible, para acciones de verificación o auditoría, así como para información de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos. Todas las operaciones financieras estarán respaldadas
con la documentación de soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto permitirá la identificación de la transacción ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y análisis. La documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión importantes debe ser íntegra, confiable y exacta, lo que permitirá su seguimiento y verificación, antes, durante o después de su realización.
Los documentos de carácter administrativo estarán organizados de conformidad al sistema de archivo adoptado por la empresa, el que debe responder a la realidad y a las necesidades organizacionales. Es necesario reglamentar la clasificación y conservación de los documentos de uso permanente y eventual, el calificado como histórico y el que ha perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal, técnica, financiera, estadística o de otra índole.
La evaluación de toda la documentación y la destrucción de aquella que no se la utiliza se hará de conformidad a las disposiciones legales, con la intervención de una comisión que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la información existente y determinar los procedimientos a seguir, los períodos de conservación de la documentación, los datos relacionados con el contenido, período, número de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento.
Conciliación de los saldos de las cuentas
Las conciliaciones son procedimientos para verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes internas diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la información financiera registrada.
Permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias.Los saldos de los auxiliares se conciliarán periódicamente con los saldos de la respectiva cuenta de mayor general, con la finalidad de detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes correspondientes.
Los trabajadores encargados de realizar las conciliaciones, serán independientes del registro, autorización y custodia de los recursos. Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarán constancia por escrito de los resultados y en el caso de
determinar diferencias, se notificará por escrito a fin de tomar las acciones correctivas por parte de la Junta General de Accionistas.
Formularios y documentos
CIVENAX S.A emitirán procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificación posterior. En el diseño se definirá el contenido y utilización de cada formulario, se limitará el número de ejemplares (original y copias) al estrictamente necesario y se restringirán las firmas de aprobación y conformidad a las imprescindibles para su procesamiento.
Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y los que respalden otras operaciones importantes de carácter técnico o administrativo serán pre-impresos y pre-numerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos automatizados, esta numeración podrá generarse automáticamente a través del computador, siempre que el sistema impida la utilización del mismo número en más de un formulario.
Los documentos pre-numerados serán utilizados en orden correlativo y cronológico, lo cual posibilita un adecuado control. La Gerencia Financiera designará una persona para la revisión periódica de la secuencia numérica, el uso correcto de los formularios numerados y la investigación de los documentos faltantes. En el caso de errores en la emisión de los documentos, éstos se salvarán emitiendo uno nuevo. Si el formulario numerado, es erróneo, será anulado y archivado el original y las copias respetando su secuencia numérica.
TESORERÍA
CIVENAX S.A. debe centralizar el manejo de los recursos y así lograr mayor eficiencia y eficacia en la aplicación de los recursos en el proceso de toma de decisiones.
Verificación de los ingresos
La Empresa CIVENAX S.A., posee cajas recaudadoras las cuales efectuarán una verificación diaria, con la finalidad de comprobar que los depósitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a los valores.
La verificación la realizará una persona distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y su registro contable.
El trabajador encargado de la administración de los recursos, evaluará permanentemente la efectividad de las recaudaciones y depósitos y adoptará las medidas que correspondan.
Medidas de protección de las recaudaciones
La Junta General de Accionistas de CIVENAX S.A y el trabajador encargado de la administración de los recursos, adoptarán las medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente, mientras permanezcan en poder de la entidad y en tránsito para depósito en los bancos corresponsales.
El personal encargado del manejo o custodia de fondos o valores estará respaldado por una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.
Estas medidas de respaldo podrán incluir la exigencia de una caución suficiente al recaudador, la contratación de pólizas de seguro, la utilización de equipos con mecanismos de control automático de los cobros o de la secuencia y cantidad de comprobantes, seguridad física de las instalaciones, la asignación de personal de seguridad, la contratación de empresas de transporte de valores o depósitos en bancos que ofrezcan este servicio.
Conciliaciones bancarias
Es un proceso que se ocupa de asegurar que el saldo según los registros contables como el saldo según el banco sean los correctos. Se la realiza en forma regular y periódicamente por lo menos una vez al mes.
Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro bancos de la entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliación de los saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la unidad administrativa de tesorería han sido oportunas y adecuadamente registradas en la contabilidad.
Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, éste será efectuado por uno o varios trabajadores no vinculados con la
recepción, depósito o transferencia de fondos y/o registro contable de las operaciones relacionadas.
Control previo al pago
Las trabajadoras y trabajadores de CIVENAX S.A. designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos vía electrónica, entre otros, previamente observarán las siguientes disposiciones:
Los pagos que se efectúen estarán dentro de los límites de la programación de caja autorizada.
Los pagos estarán debidamente justificados y comprobados con los documentos auténticos respectivos.
Verificación de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento total o parcial de las obligaciones a pagar.
Todo pago corresponderá a un compromiso devengado, legalmente exigible, con excepción de los anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos.
Que la transacción no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto.
Para estos efectos, se entenderá por documentos justificativos, los que determinan un compromiso presupuestario y por documentos comprobatorios, los que demuestren entrega de la mercadería.
Cumplimiento de obligaciones
Las obligaciones serán canceladas en la fecha convenida en el compromiso, aspecto que será controlado mediante conciliaciones, registros detallados y adecuados que permitan su clasificación, sean éstas a corto o largo plazo.
Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por mora injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, será de responsabilidad personal y pecuniaria de quien o quienes los hayan ocasionado, por acción u omisión.
Utilización del flujo de caja en la programación financiera
CIVENAX S.A, para la correcta utilización de los recursos financieros, elaborará la Programación de Caja, en la que se establecerá la previsión calendarizada de las disponibilidades efectivas de fondos y su adecuada utilización, permitiendo compatibilizar la ejecución presupuestaria anual en función de las disponibilidades.
La programación comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsión, gestión, control y evaluación de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos programáticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atención.
Un instrumento de la programación financiera es el flujo de caja, que refleja las proyecciones de ingresos y gastos de un período e identifica las necesidades de financiamiento a corto plazo, así como los posibles excedentes de caja.
El flujo de caja de la entidad tendrá un período determinado similar al ejercicio presupuestario; su periodicidad puede ser anual, cuatrimestral, trimestral o diaria, de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Transferencia de fondos por medios electrónicos
Toda transferencia de fondos por medios electrónicos, deberá estar sustentada por documentos que aseguren su validez y confiabilidad. Si bien los mecanismos electrónicos dinamizan la administración de las transacciones financieras por la velocidad que imprimen, no generan documentación que sustente la validez, propiedad y corrección de cada operación; aspectos que limitan la aplicación de controles internos convencionales.
Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, destacando los mecanismos de seguridad en el uso de claves, cuyo acceso será restringido y permitido solamente a las personas autorizadas.
Las cartas de confirmación que requieren las transacciones efectuadas mediante el sistema de transferencia electrónica de
fondos deberán ser verificadas y validadas por el signatario de las claves respectivas.
Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtengan reportes automáticos diarios, que constituirán uno de los elementos de evidencia inmediata de la transacción, que muestre los movimientos de las cuentas de salida y de destino de los recursos.
El uso del correo electrónico u otras formas de comunicación tecnológica es otro medio que permite contar de inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y detalles de las operaciones, cuyo respaldo formal estará sujeto a la obtención de los documentos originales. Por efectos de seguridad de CIVENAX S.A mantendrán archivos electrónicos y/o físicos.
Inversiones financieras, control y verificación física
CIVENAX S.A mantendrá registros adecuados que permitan identificar a cada tipo de inversión corriente y establecer los montos de los intereses, dividendos u otra clase de renta que devenga cada una de ellas, el sistema de registro contable proporcionará el control que asegure que han sido registradas debidamente y que los rendimientos obtenidos se recibieron y contabilizaron de manera oportuna.
Cuando exista un número elevado de inversiones, es conveniente establecer un mayor auxiliar para cada una, con lo cual se mantendrá un alto grado de confiabilidad en la información, estos registros serán constantemente actualizados a fin de que los directivos cuenten con datos necesarios para la toma de decisiones.
Sobre la base del saldo de los registros contables auxiliares, personas independientes de la custodia y registro de las operaciones realizarán constataciones físicas de los valores fiduciarios existentes. Esta acción será efectuada por la unidad de auditoría interna y/o por una comisión nombrada para el efecto, la misma que actuará bajo la responsabilidad del gerente pudiendo realizar dicho control en forma trimestral o semestral.
PRESUPUESTO
La programación de la ejecución presupuestaria del gasto, se basa en seleccionar y ordenar las asignaciones de fondos para cada uno de los proyectos y actividades que serán ejecutados en el período inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles de la empresa.
Se encarga de guiar, normar, coordinar y orientar el proceso presupuestario de la institución; así como, supervisar y efectuar el seguimiento de la gestión presupuestaría de las áreas administrativas en concordancia al Plan Estratégico de la empresa.
Control previo al compromiso
CIVENAX S.A, antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta administración del talento humano, financiero y material. En el control previo a la autorización para la ejecución de un gasto, los trabajadores designados verificarán previamente que:
La operación financiera reúna los requisitos legales pertinentes y necesarios para llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma.
Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias.
La operación financiera esté directamente relacionada con la misión, visión, objetivos y con los programas, proyectos y actividades aprobados en los planes operativos anuales y presupuestos.
Control de la evaluación en la ejecución del presupuesto por resultados
La evaluación presupuestaria comprende la determinación del comportamiento de los ingresos y gastos, así como la identificación del grado de cumplimiento de las metas programadas, a base del presupuesto aprobado y del plan operativo anual institucional.
La evaluación, también permite determinar la ejecución y el comportamiento de los agregados financieros de ingresos, gastos y financiamiento con respecto a la programación inicial, con el fin de comprobar el grado de cumplimiento de las metas esperadas en términos de ahorro, resultado financiero y estructura del
financiamiento, lo cual se utiliza para analizar la ejecución acumulada con relación al presupuesto codificado vigente.
El propósito de la evaluación presupuestaria es proporcionar información a los niveles responsables del financiamiento, autorización y ejecución de los programas, proyectos y actividades, sobre su rendimiento en comparación con lo planificado, además, debe identificar y precisar las variaciones en el presupuesto, para su corrección oportuna.
Los responsables de la ejecución y evaluación presupuestaria, comprobarán que el avance de las actividades ejecutadas concuerden con los totales de los gastos efectivos, con las etapas de avance y las actividades permanezcan en los niveles de gastos y dentro de los plazos convenidos contractualmente. Mantendrán procedimientos de control sobre la evaluación en cada fase del ciclo presupuestario, tales como:
Controles a las fases de ejecución, evaluación, clausura, liquidación y seguimiento.
Controles sobre la programación vinculada al Plan Operativo Institucional, formulación y aprobación.
Controles de la ejecución en cuanto a ingresos y gastos efectivos.
Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obligación o devengado.
ADMINISTRACIÓN O CONTROL DE BIENES
Los bienes que adquiera la empresa ingresaran físicamente a través de almacén o bodega, antes de ser utilizados, aun cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo cual ayudará a mantener un control eficiente de los bienes adquiridos.
Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarán adecuadamente ubicados, contarán con instalaciones seguras, y tendrán el espacio físico necesario.
Los bienes muebles materiales y suministros deberán registrarse por el costo total de adquisición, producción, construcción o intercambio.
Se entiende por Recepción de Bienes Muebles, Materiales, Suministros la actividad que realiza la Unidad Consumidora al recibir de parte del proveedor lo requerido en la orden de compra o de servicio, según sea el caso.
Las entregas de Bienes Muebles, Materiales, Suministros serán realizadas por el proveedor en las fechas y lugar previamente establecidos.
Si al momento de recibir la mercadería, se considera que no se ajusta a los requerimientos, la unidad receptora notificará de inmediato por escrito al proveedor, quien deberá retirarlo del sitio dentro de tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de entrega.
La Unidad Consumidora tiene la responsabilidad de verificar en el momento de recibir la mercadería o el bien que éstos coincidan con la “Orden de Compra.
Los gerentes establecerán un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados.
Para el control de los bienes se establecerá un sistema adecuado de registro permanente, debiendo incluirse registros auxiliares individualizados o por grupos de bienes de iguales características. Sólo las personas que laboran en el almacén o bodega tendrán acceso a las instalaciones.
Existen bienes que, por sus características especiales, deben ser almacenados en otras instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilización. En estos casos, el encargado de almacén efectuará la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente.
GUARDA ALMACÉN O BODEGUERO
Tiene la responsabilidad de acreditar una Orden de Compra. Así mismo deberá la responsabilidad de acreditar con documentos, su conformidad con los bienes que ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por las dependencias de la institución, así como de los bienes que egresan.
10. NORMAS DE LA GERNCIA DE SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
La Gestión de calidad se define con una condición necesaria para establecer una estrategia dirigida hacia el éxito competitivo de CIVENAX S.A.
La Junta General de Accionistas conjuntamente con el la Gerencia de Sistema de Gestión de Calidad establecerá lineamientos estratégicos que se direccionen al cumplimiento de los objetivos organizacionales y a la vez, fomentar la efectiva cultura organizacional
ESTÁNDARES E INDICADORES
Estándares de Calidad
Un estándar representa un nivel de desempeño adecuado, que es deseado y factible de alcanzar.
Cada uno de los estándares cuentan con una semejanza en común, el Proceso de Mejoramiento Continuo, mismo que se inicia desde la planeación, pasando por las labores de monitorización, identificación de prioridades y propuesta de evaluación de resultados y su posterior comunicación de los mismos; formará parte fundamental del camino que enmarca el Sistema de Gestión de Calidad; lo que significa que CIVENAX S.A. no solo demuestre que cuenta con un proceso plasmado en soportes técnicos, sino que a partir de este planteamiento inicial se desarrollen mecanismos de evidencia y soporte que permitan a todos los miembros constatar su compromiso con el desarrollo organizacional.
El contenido de los estándares, se centra en las condiciones básicas prioritarias, pero de acuerdo a los criterios que la Junta General de Accionistas mantengan para sus posteriores cambios, luego de la evaluación de su cumplimento y verificación, y siempre y cuando los nuevos estándares cumplan con los lineamientos definidos.
Estructura de los estándares de calidad
Para mejorar la facilidad y homogeneidad en la aplicación de los estándares, estos tendrán la siguiente estructura:
Descripción del estándar: Determina el estándar de cumplimiento obligatorio.
Propósito: Logro que desea alcanzar con el cumplimiento del estándar.
Ámbito: Alcance de los diferentes procesos que realiza CIVENAX S.A.
Pro actividad: Grado en que el estándar es prevenido e impulsa a CIVENAX S.A. a realizar actividades para la mejora continua.
Ciclo de evaluación y mejoramiento: Forma en que se evalúa y mejora el indicador de un estándar.
Impacto: Grado de influencia en la implementación y en los resultados.
Despliegue en la organización: Grado en que se ha implementado el estándar y es consistente en los distintos departamentos de CIVENAX S.A
Indicadores de Calidad
Los indicadores son el conjunto de variables susceptibles de ser medidas, que permiten identificar y comparar el nivel de un aspecto o área determinada.
Son la base objetiva para Son la base objetiva para realizar la evaluación de las actividades desarrolladas en CIVENAX S.A; detectar desviaciones de lo esperado y tomar decisiones sobre el tipo de medidas dirigidas al mejoramiento continuo de la calidad de la atención.
En la evaluación del sistema se mide no solo la producción y los resultados, sino principalmente los procesos que se dan en cada departamento, a través de indicadores adecuados.
Estructura de los indicadores de calidad
Para mejorar la facilidad y homogeneidad en la aplicación de los indicadores, estos tendrán la siguiente estructura:
Nombre: Descripción puntual que mejor identifica al indicador.
Categoría del indicador: Define el ámbito al que aplica el indicador desde la perspectiva sistémica (estructura, proceso o resultado).
Justificación: Antecedentes, hechos y datos que sustentan la importancia de medir el aspecto, departamento o componente al que está enfocado el indicador.
Objetivo del indicador: Aspecto que se busca medir con el indicador.
Tipo de medida: Describe la unidad de medición a emplearse
Numerador: Describe la unidad exacta de la situación o caso enevaluación que se desea comparar considerando las unidades detiempo y espacio en las que se establece la medición.
Denominador: Describe la unidad exacta del patrón global de referencia o totalidad de casos con el que se compara el numerador en función del tiempo y del espacio.
Umbral: Denota el nivel deseado de calidad al que se quiere llegar.
Fuente de datos: Describe la fuente de donde los datos del numerador y denominador por separado deberán ser obtenidos.
Técnica: Describe la metodología de recolección de los datos
Muestra: Conjunto de unidades representativas del universo que se desea evaluar.
Periodicidad del indicador: Establece la frecuencia o períodos en que se medirá el indicador.
Unidad responsable: Indica la unidad que se responsabiliza de alimentar con la información para el monitoreo del indicador.
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD TOTAL
Las estrategias aplicadas al logro del aseguramiento de la Calidad Total pondrán énfasis en los productos, desde su presentación hasta el envió al cliente; concentrará sus esfuerzos en la definición de procesos y actividades.
Las características básicas que deberán identificar las máximas autoridades de CIVENAX S.A. serán:
Prevención de errores Control total de la calidad Uniformidad y conformidad de productos y procesos Compromiso de sus miembros
Para el Proceso de Aseguramiento de la Calidad Total se requerirá que el Gerente del Sistema de Gestión de Calidad determine las actividades, responsables, recursos y tiempo de alcance. Se debe tener como referencia un enfoque proactivo y sistemático de la gestión de calidad
MEJORA CONTINUA
FEDEC S.A. tiene como función principal y a la vez objetico organizacional la Mejora Continua, la cual se centrarán en estrategias que conllevan al éxito organizacional; teniendo como herramienta principal al Ciclo de Deming, mismo que se centra en cuatro procesos fundamentales:
Planear: Establecer objetivos y procesos; conjuntamente con metas, métodos, y responsabilidades
Hacer: Ejecutar los procesos planeados. En este proceso deberá fundamental la capacitación efectiva de los miembros de CIVENAX S.A
Verificar: Medición y evaluación de los procesos, a través de sistemas de medición eficaces
Actuar: Acciones de mejoramiento continuo
El Mejoramiento Continuo es u proceso que describe la esencia de la calidad y refleja lo que CIVENAX S.A. necesita hacer para lograr un nivel alto de competitividad. Con su aplicación se contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización en forma constante y sostenida.
La importancia del Mejoramiento Continuo dentro de CIVENAX S.A. radica que a través de esta Gerencia.
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