CITTÀ DI IMOLA

MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO

INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E DEGLI

ARCHIVI DEL COMUNE DI IMOLA

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INDICE ART. OGGETTO

Premessa 4

SEZIONE I –DISPOSIZIONI GENERALI

1 Ambito di applicazione 5

2 Definizioni 5

3 Area Organizzativa Omogenea 7

4 Tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi 7

5 Unicità del protocollo informatico 8

6 Protocollo riservato 8

7 Eliminazione protocolli interni 8

8 Registro di protocollo 8

9 Modello operativo adottato per la gestione dei documenti 8

10 Tutela dei dati personali 9

SEZIONE II – FORMAZIONE DEI DOCUMENTI

11 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi 9

12 Formato dei documenti informatici 9

13 Sottoscrizione di documenti informatici 9

SEZIONE III – RICEZIONE E SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI

14 Modalità di ricezione dei documenti 10

15 Modalità di spedizione dei documenti 11

SEZIONE IV – REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI

16 Documenti soggetti a registrazione di protocollo 13

17 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo e documenti soggetti a registrazione particolare

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18 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti 13

19 Registrazione di protocollo dei documenti interni 15

20 Segnatura di protocollo 15

21 Annullamento delle registrazione di protocollo 16

22 Registro di emergenza 16

23 Differimento dei termini di registrazione 17

24 Documenti inerenti a gare d’appalto 17

25 Lettere anonime e documenti non firmati 17

26 Documenti di competenza di altre Amministrazioni o di altri soggetti 17

SEZIONE V – ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI

27 Il processo di assegnazione dei documenti 18

SEZIONE VI – FORMAZIONE UNITA’ CONSERVATIVA DEI DOCUMENTI

28 Identificazione dei fascicoli e loro formazione 19

29 Tipologia dei fascicoli 19

30 Processo di formazione 20

31 Tenuta dei fascicoli nell’archivio corrente 20

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SEZIONE VII – PIANO DI CONSERVAZIONE E CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI

32 Scopi e finalità 20

33 Archivio comunale 20

34 Protezione e conservazione degli archivi pubblici 21

35 Piano di conservazione dell’archivio 22

36 Versamento delle pratiche nell’archivio di deposito 23

37 Selezione e scarto archivistico 23

38 Classificazione dei documenti 24

39 Consultazione e movimentazione dell’archivio corrente, di deposito e storico 24

SEZIONE VIII – FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI

40 Flusso di lavorazione dei documenti ricevuti 24

41 Flusso di lavorazione dei documenti spediti 25

42 Flusso di lavorazione dei documenti interni 25

SEZIONE IX – GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI

43 Comunicazioni informali tra servizi 25

44 Scambio di documenti tra servizi 25

45 Trasmissione e interscambio dei documenti informatici 26

SEZIONE X – GESTIONE DEI PROCEDIMENTI

46 Attività e procedimenti 26

SEZIONE XI – ACCESSIBILITA’ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

47 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti al Comune di Imola 26

48 Piano di sicurezza dei documenti informatici 27

49 Accesso da parte di altre Pubbliche Amministrazioni 27

SEZIONE XII – FUNZIONALITA’ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

50 Descrizione funzionale e tecnica del sistema di gestione informatica dei documenti 27

Allegato A Deliberazione G.C. n. 80 in data 9.03.2004 “Individuazione Area Organizzativa Omogenea ai sensi dell’art. 50, 4° comma, del D.P.R. 28.12.2000 n. 445 e istituzione servizio archivistico per la tutela del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi”

Allegato B Fac simile lettera

Allegato C Fac simile copertina fax

Allegato D 1) Fac simile ricevuta consegnata al cittadino

2) Fac simile etichetta con numero protocollo

Allegato E Documenti soggetti a registrazione particolare ed esclusi dalla protocollazione

Allegato F Piano di conservazione dell’archivio (titolario e massimario di scarto)

Allegato F1 Fac simile elenco di scarto

Allegato G Fac simile elenco di versamento fascicoli

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Premessa

Il DPCM 31 Ottobre 2000 “Regole tecniche sul protocollo informatico” prescrive che ogni pubblica amministrazione adotti un proprio manuale di gestione.

Il manuale di gestione descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio.

Obiettivo del manuale di gestione è descrivere sia il sistema di gestione documentale a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in arrivo, in partenza e di quella interna, sia le funzionalità disponibili agli addetti ed ai soggetti esterni che a diverso titolo interagiscono con i documenti amministrativi.

I documenti rappresentano un supporto di fondamentale importanza per l’attività del Comune di Imola.

L’evoluzione della tecnologia informatica e telematica e la grande diffusione delle reti di comunicazione hanno stimolato lo sviluppo di nuovi sistemi documentari e delle norme in materia.

Il DPR 28 Dicembre 2000, n. 445 “Testo unico sulla documentazione amministrativa”, ha infatti introdotto l’obbligo per tutte le Pubbliche Amministrazioni di provvedere alla realizzazione di sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico.

Il protocollo informatico si colloca in una posizione fondamentale all’interno del sistema di gestione dei flussi documentali. Rappresenta uno snodo strategicamente rilevante per il buon andamento degli affari e dei procedimenti amministrativi. Attraverso la sua integrazione con le procedure di gestione dei provvedimenti amministrativi, di accesso allo stato dei procedimenti e alle informazioni e di archiviazione dei documenti, crea le condizioni operative necessarie per il miglioramento del flusso informativo e documentale nell’Ente. Si pone come punto di avvio di un sistema amministrativo informatico in cui, gradualmente, l’informazione su supporti documentali cartacei viene trasformata in digitale.

Elemento fondamentale del sistema amministrativo informatico rimane comunque l’archivio, la cui corretta formazione, il regolare utilizzo e l’adeguata conservazione rappresentano un interesse vitale per ragioni economiche, funzionali, legali, nonché una risorsa insostituibile per il monitoraggio del proprio operato, per il sostegno dell’attività decisionale e la programmazione strategica.

L’Amministrazione Comunale di Imola individua infatti nell'archivio, una funzione essenziale per garantire la certezza, la semplificazione e la trasparenza dell’agire amministrativo, il reperimento di informazione affidabile sotto il profilo giuridico, la tutela della memoria storica dell’ente e il diritto di tutti i cittadini all’accesso all'informazione, alla formazione permanente e allo sviluppo della conoscenza.

L’archivio fa parte del più ampio sistema documentario dell’Ente e comprende tutte le risorse informative acquisite, trattate e messe a disposizione.

Il manuale di gestione è destinato:

- alla più ampia diffusione interna ed esterna,

- a fornire le istruzioni complete da effettuare per eseguire correttamente la formazione, la registrazione, la classificazione, la conservazione e l’archiviazione dei documenti,

- agli operatori di protocollo e agli istruttori delle pratiche in quanto strumento di lavoro e di riferimento per la gestione dei documenti, degli affari e dei procedimenti amministrativi,

- a tutti i dipendenti (dirigenti, funzionari ecc.) che a diverso titolo accedono ai documenti gestiti dall’Amministrazione,

- a tutti i soggetti che interagiscono con l’Amministrazione.

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Esso disciplina:

- la migrazione dei flussi cartacei verso quelli digitali, ovvero come fase transitoria, i flussi cartacei in rapporto al protocollo informatico,

- i livelli di esecuzione, le responsabilità ed i metodi di controllo di processi e azioni amministrative,

- l’uso del titolario di classificazione e del massimario di selezione e scarto,

- le modalità di accesso alle informazioni da parte di coloro che ne hanno titolo ed interesse in attuazione della trasparenza dell’azione amministrativa.

SEZIONE I

DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 1 Ambito di applicazione

Il presente manuale di gestione dei documenti è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5, del DPCM del 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico. Esso descrive e disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, conservazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali del Comune di Imola.

Attraverso l’integrazione con le procedure di gestione dei provvedimenti amministrativi, di accesso agli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, il protocollo informatico realizza le condizioni operative per il miglioramento del flusso informativo e documentale interno dell’Amministrazione anche ai fini dello snellimento e trasparenza dell’azione amministrativa.

Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico, dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento.

Articolo 2 Definizioni

Ai fini del presente manuale s’intende:

a) Amministrazione, il Comune di Imola;

b) archivio, raccolta ordinata degli atti spediti, inviati o comunque formati dell’Amministrazione nell’esercizio delle funzioni attribuite per legge o regolamento per il conseguimento dei propri fini istituzionali. Gli atti formati e/o ricevuti dall’Amministrazione o dall’Area Organizzativa Omogenea sono collegati tra loro da un rapporto di interdipendenza, determinato dal procedimento o dall’affare al quale si riferiscono. Essi sono ordinati e conservati in modo coerente e accessibile alla consultazione L’archivio è unico, anche se, convenzionalmente, per motivi organizzativi, tecnici, funzionali e di responsabilità, viene suddiviso in tre sezioni: corrente, di deposito e storico.

- archivio corrente, parte di documentazione relativa ad affari e procedimenti in corso di trattazione o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente; ne fanno parte anche le banche dati e i sistemi informativi che trattino dati e informazioni utilizzati per lo svolgimento dell’attività amministrativa;

- archivio di deposito, parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente ed alla consultazione ai fini storici;

- archivio storico, complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi da più di quarant’anni, selezionati e destinati a conservazione permanente per garantirne in forma adeguata la consultazione al pubblico.

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L’archivio e i singoli documenti sono beni culturali, ai sensi dell’art. 10, comma 2, lettera b) del D.Lgs. 42/2004, Codice dei beni culturali e del paesaggio, e sono assoggettati al regime del demanio pubblico e inalienabili.

c) Area Organizzativa Omogenea (AOO), insieme definito di unità organizzative di una amministrazione, che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali. In particolare una AOO utilizza per il servizio di protocollazione un’unica sequenza numerica, rinnovata ogni anno solare. Il Comune di Imola costituisce un’unica AOO;

d) assegnazione, operazione che individua il servizio competente per la trattazione del procedimento amministrativo o affare, cui i documenti si riferiscono;

e) classificazione, operazione che consente di organizzare i documenti in relazione alle funzioni ed alle modalità operative dell’Amministrazione, in base al titolario di classificazione;

f) documento amministrativo, ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa;

g) documento informatico, rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;

h) documento originale, documento che l’autore redige con tutti i requisiti formali in grado di conferire autenticità ed efficacia probatoria al documento stesso; un originale è la prima versione perfetta di un documento e deve presentare le caratteristiche di primitività, completezza ed efficacia;

i) fascicolo, l’unità archivistica indivisibile di base che raccoglie i documenti relativi ad un procedimento amministrativo o ad un affare oppure ad una medesima persona fisica o giuridica classificati in maniera omogenea;

l) fascicolazione, operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi;

m) firma “leggera”, insieme di dati, in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica;

n) firma “qualificata”, firma ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma;

o) firma digitale, particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate fra loro che consente al titolare, tramite la chiave privata, e al destinatario, tramite la chiave pubblica, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità del documento informatico; la prima è detenuta esclusivamente dal soggetto sottoscrittore del documento, e tenuta segreta, la seconda è pubblicata su speciali elenchi disponibili a tutti;

p) flusso documentale, movimento dei documenti sia all’interno dell’AOO da un servizio a un altro sia all’interno dell’archivio (dalla fase formativa dell’archivio corrente a quella conservativa dell’archivio storico);

q) gestione dei documenti, l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, alla fascicolazione, alla assegnazione, al reperimento, alla conservazione e all’accesso dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall’Amministrazione;

r) minuta, esemplare del documento che resta al mittente (per ogni scritto destinato ad essere spedito vengono compilati due esemplari, uno dei quali viene spedito e pertanto entra a far parte dell’archivio del destinatario, l’altro invece viene conservato dall’autore ed entra a far parte dell’archivio del mittente);

s) piano di conservazione degli archivi, il piano, integrato con il piano di classificazione e con il piano di fascicolazione, contiene i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di beni culturali;

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t) piano di classificazione, un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, tradizionalmente denominato “titolario”, individuato sulla base dell’analisi delle competenze dell’Amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne, di norma, la sedimentazione in fascicoli e serie, secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell’attività svolta;

u) posta elettronica certificata (PEC), consente lo scambio tra privati, tra pubbliche amministrazioni e tra i primi e le seconde, di e-mail con valore legale; la prova dell’avvenuta spedizione e dell’avvenuta consegna viene fornita da gestori di posta iscritti in un apposito elenco pubblico tenuto dal CNIPA (Centro Nazionale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione); la validità della trasmissione e ricezione del messaggio di posta elettronica certificata è attestata rispettivamente dalla ricevuta di accettazione e dalla ricevuta di avvenuta consegna; soggetti sono:

- mittente, cioè l'utente che si avvale del servizio di posta elettronica certificata per la trasmissione di documenti prodotti mediante strumenti informatici;

- destinatario, cioè l'utente che si avvale del servizio di posta elettronica certificata per la ricezione di documenti prodotti mediante strumenti informatici;

- gestore del servizio, cioè il soggetto, pubblico o privato, che eroga il servizio di posta elettronica certificata e che gestisce domini di posta elettronica certificata;

v) registro di protocollo informatico, l’atto pubblico di fede privilegiata dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento e idoneo a produrre effetti giuridici. Il registro di protocollo informatico garantisce le operazioni di registrazione, classificazione e gestione dei flussi documentali;

w) responsabile, quando non meglio specificato, s’intende il responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi;

x) scarto, insieme delle operazioni volte ad identificare i diversi tempi di conservazione delle serie archivistiche prodotte dall’Ente (selezione) e ad eliminare, tramite distruzione, quelle che hanno raggiunto la scadenza dei tempi minimi di conservazione dal punto di vista amministrativo e che non rivestono interesse storico. Il procedimento relativo comporta la redazione di un apposito elenco di scarto che deve essere sottoposto all’autorizzazione della Soprintendenza archivistica competente;

y) segnatura di protocollo, apposizione all’originale del documento in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso; viene effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo; le informazioni minime sono: il progressivo di protocollo, la data di protocollo, l’identificazione in forma sintetica della Pubblica Amministrazione;

z) sistema gestione informatica dei documenti, insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati per la gestione dei documenti;

aa) supporto di memorizzazione, mezzo fisico atto a registrare permanentemente informazioni rappresentate in modo digitale, su cui l’operazione di scrittura comporti una modifica permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso;

bb) titolario, vedi piano di classificazione.

Articolo 3 Area Organizzativa Omogenea

L’art. 50, comma 4, del D.P.R. n. 445/2000 prescrive che ciascuna Pubblica Amministrazione, nell’ambito del proprio ordinamento, individui gli servizi da considerare come grandi Aree Organizzative Omogenee, ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti.

Il Comune di Imola ha individuato una sola Area Organizzativa Omogenea – AOO – (cfr. deliberazione G.C. n. 80 in data 9 marzo 2004, esecutiva) composta dall’insieme di tutte le sue unità organizzative (allegato sub A)).

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Articolo 4 Tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi

Nell’ambito dell’Area Organizzativa Omogenea la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, la gestione dell'archivio corrente e dell'archivio di deposito è attribuita al Settore Affari Istituzionali e Generali; mentre la gestione dell'archivio storico rientra nell'attività dei Servizi Bibliotecari ed Archivistici (cfr. deliberazione G.C. n. 80 in data 9 marzo 2004, esecutiva).

Nell’ambito del Settore Affari Istituzionali e Generale è individuata una specifica unità operativa preposta alla gestione e tenuta dei documenti, prodotti o ricevuti dall’Ente nel corso dell’attività amministrativa denominata “Ufficio Archivio e Protocollo”.

Il vigente Regolamento generale per gli archivi comunali definisce le funzioni e la natura dell’archivio e le relative responsabilità.

Articolo 5 Unicità del protocollo informatico

Nell’ambito dell’Area Organizzativa Omogenea la numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e rigidamente progressiva e nella stessa registrazione confluiscono sia quella generale che quella riservata. Essa si chiude al 31 dicembre e ricomincia da 1 all’inizio di ogni anno.

Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti; non è pertanto consentito l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per quello in partenza, neppure se l’affare si esaurisce con la risposta e nemmeno se la registrazione avviene nella stessa giornata.

Articolo 6 Protocollo riservato

All’interno dell’Amministrazione è istituito il protocollo riservato sottratto a qualsiasi consultazione dei non abilitati. E’ destinato a documenti relativi a vicende di persone, fatti privati o particolari, a provvedimenti disciplinari, ad attività di polizia giudiziaria ed a quelle riservate del Sindaco.

La registrazione dei documenti avviene con il medesimo sistema informatico che gestisce il protocollo generale; la riservatezza è garantita dal sistema attraverso l’uso di profili utente e password. L’operatore che effettua la registrazione inserisce il livello di riservatezza per il documento in esame che viene applicato automaticamente dal sistema.

Il protocollo riservato viene distinto da quello generale unendo al numero di protocollo attribuito, la dicitura “RIS” o “Riservato”.

Articolo 7 Eliminazione dei protocolli interni

Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti, sono eliminati tutti i sistemi di registrazione di protocollo alternativi al protocollo informatico.

Articolo 8 Il registro di protocollo

Tutti i documenti in entrata e in uscita devono essere protocollati, salvo i casi di esclusione o di registrazione particolare. Per i documenti interni si fa riferimento alle disposizioni previste nell’art. 19 del presente manuale.

Il registro di protocollo, dal punto di vista giuridico, è un atto pubblico destinato a far fede del ricevimento o della spedizione dei documenti trattati dal Comune di Imola e ivi registrati.

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Articolo 9 Modello operativo adottato per la gestione dei documenti

Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo di integrato che prevede a fianco di un ufficio protocollo centrale anche la partecipazione attiva di più soggetti ed uffici, ognuno dei quali è abilitato a svolgere soltanto le operazioni di propria competenza.

Articolo 10 Tutela dei dati personali

L’Amministrazione titolare dei dati di protocollo e dei dati personali, comuni, sensibili e/o giudiziari, contenuti nella documentazione amministrativa di propria pertinenza assolve integralmente il dettato del D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196 con atti formali interni ed esterni, del Documento Programmatico sulla Sicurezza e del Regolamento Comunale sulla tutela della riservatezza dei dati personali contenuti in archivi e banche dati.

Relativamente agli adempimenti interni specifici, gli addetti destinati ad accedere al sistema di protocollo informatico e a trattare i dati di protocollo veri e propri, sono stati incaricati dal titolare dei dati e, se nominato, dal Responsabile. Il titolare dei dati, il Responsabile e gli incaricati del trattamento sono individuati dal Documento Programmatico sulla Sicurezza (DPS).

SEZIONE II FORMAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 11 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi

I documenti sono di norma prodotti con sistemi informativi automatizzati, ai sensi dell’art. 3, comma 1, del D.Lgs. 12 febbraio 1993, n. 39.

E’ stato creato uno schema di lettera univoco, allegato sub B), che contiene le seguenti informazioni minime:

- denominazione e stemma dell’Amministrazione;

- indicazione dell’Area Organizzativa Omogenea (Città di Imola) e del Servizio che ha prodotto il documento;

- indirizzo completo con numero di telefono e fax;

- indirizzo di posta elettronica e PEC (posta elettronica certificata);

- codice fiscale e partita IVA;

- data completa: luogo, giorno, mese, anno;

- numero degli allegati, se presenti;

- oggetto del documento;

- orario di apertura al pubblico del Servizio;

- sottoscrizione del Responsabile del Procedimento, del Responsabile del Servizio, del Dirigente o del funzionario espressamente delegato.

Articolo 12 Formato dei documenti informatici

I documenti informatici prodotti dall’Amministrazione, indipendentemente dal software utilizzato, prima della loro sottoscrizione con firma digitale, sono convertiti in formati standard al fine di garantire la leggibilità con altri sistemi e la non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l’immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura.

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Articolo 13 Sottoscrizione dei documenti informatici

La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle disposizioni contenute nel testo unico ed alle regole tecniche di cui alla normativa vigente.

L’Amministrazione si avvale pertanto dei servizi delle Certifcation Authority iscritte all’elenco pubblico dei certificatori tenuto dal CNIPA.

Per la formazione dei documenti informatici per i quali non è prescritta la sottoscrizione, si utilizzano i servizi di riconoscimento, autenticazione e crittografia disponibili sulla rete dell’Amministrazione.

Nel caso di documenti informatici trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni, i dati di segnatura di protocollo sono creati in conformità agli standard definiti nei progetti e-government sulla gestione documentale, nel rispetto delle direttive standard ministeriali e CNIPA.

SEZIONE III RICEZIONE E SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 14 Modalità di ricezione dei documenti

1) Documenti in formato cartaceo

I documenti su supporto cartaceo possono pervenire attraverso:

a) il servizio postale tradizionale;

b) la consegna diretta ai Servizi autorizzati;

c) gli apparecchi telefax e/o fax;

d) e-mail.

I documenti che transitano attraverso il servizio postale tradizionale sono ritirati, ogni giorno, dai commessi autorizzati al ritiro i quali li consegnano all’Ufficio Archivio e Protocollo.

a) Arrivo della posta

La documentazione indirizzata al Comune di Imola viene accettata al Protocollo Generale, presso l’URP - Informacittadino e presso i Servizi abilitati alla protocollazione decentrata o espressamente autorizzati alla protocollazione.

Il Protocollo (per i documenti inoltrati tramite il servizio postale o per quelli inoltrati direttamente presso il protocollo stesso o presso altri servizi non abilitati alla protocollazione decentrata), l’URP - Informacittadino (per i documenti presentati direttamente al loro sportello e comunque in modo parziale), e gli altri servizi abilitati alla protocollazione decentrata (per la corrispondenza inoltrata direttamente al servizio) provvedono direttamente alla registrazione al protocollo generale ed al rilascio dell’eventuale ricevuta a richiesta del presentatore esterno. La ricevuta è prodotta dal sistema di protocollo informatico con gli estremi della segnatura, ed il fac simile è allegato sub D1).

Sui documenti, registrati nella giornata di arrivo, non viene apposto il “timbro di arrivo” se la data di ricezione risulta coincidente con quella della registrazione.

I servizi sopracitati sono tenuti alla registrazione di tutti i documenti (completi delle caratteristiche necessarie) e quindi alla apertura dei relativi plichi consegnati da soggetti terzi, senza distinguo o verifiche preventive e nei tempi previsti.

Il personale degli servizi comunali provvede con cura alla custodia della documentazione a loro consegnata al fine di garantire la sicurezza e l’integrità dei documenti e dei dati ivi contenuti ed a concordare con il Protocollo le modalità di inoltro giornaliero.

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La posta indirizzata nominativamente al personale del Comune di Imola viene regolarmente aperta e registrata al protocollo, a meno che sulla busta, oltre al nominativo, sia riportata la dicitura “personale”.

Eventuali documenti di tipo strettamente personale destinati in particolare a Sindaco, Assessori, e Consiglieri Comunali non vengono aperti solo se riportanti sulla busta, oltre al nominativo del destinatario, anche la dicitura “personale”. In questo caso la posta è considerata al di fuori dell’attività istituzionale e quindi non riconducibile alle attività dell’Ente.

Eventuali comunicazioni di interesse dell’Ente inoltrate impropriamente come “personali” dovranno essere consegnate senza ritardo al protocollo, direttamente e sotto la responsabilità del destinatario, una volta verificato il contenuto della documentazione e la necessità di acquisizione al protocollo generale dell’Ente.

La ricezione “a mano” di documentazione direttamente presso i servizi, di materiali da parte di soggetti esterni deve essere limitata e deve avvenire sotto la diretta responsabilità del Responsabile del procedimento e possibilmente con l’utilizzo di postazioni di protocollazione decentrata informatizzata.

b) Ritiro della posta

La posta viene ritirata dai Servizi giornalmente presso l’ufficio Protocollo dalle ore 11.00 alle ore 12.00.

2) Documenti informatici

La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica riservata a questa funzione.

L’indirizzo di tale casella di posta elettronica (PEC) è comune.imola@cert.provincia.bo.it

La notifica al mittente dell’avvenuta ricezione è assicurata dal sistema di posta elettronica utilizzato dall’Amministrazione.

I documenti informatici che pervengono direttamente ai servizi sono da questi valutati ai sensi dell’art. 15, comma 7, del DPCM 31 ottobre 2000 e, se soggetti a registrazione di protocollo e ad altra forma di registrazione, immediatamente inoltrati all’indirizzo elettronico del servizio preposto alla ricezione dei documenti informatici.

Articolo 15 Modalità di spedizione dei documenti

1) Documenti in formato cartaceo

a) Affrancatura dei documenti in partenza

L’Ufficio Archivio Protocollo provvede, sulla base delle regole dettate dagli operatori postali, alle operazioni di affrancatura della corrispondenza in partenza comprensive di:

- pesatura, timbratura ed affrancatura della corrispondenza;

- pesatura e affrancatura delle raccomandate, apposizione dell’etichetta “codice a barre” numerata, fornita dall’Ufficio Postale, trascrizione del corrispondente numero sulla cartolina A.R., redazione della relativa distinta;

- pesatura, affrancatura dei pieghi di libri “raccomandate” con lo stesso iter seguito per l’affrancatura delle raccomandate;

- posta target: suddivisione delle buste secondo le disposizioni dell’Ufficio Postale, con apposizione sulle buste del timbro recante l’autorizzazione relativa dell’Ente Poste Italiane.

b) Conteggi spedizione corrispondenza

L’Ufficio Archivio Protocollo provvede ad effettuare i conteggi relativi alle spese per la posta in partenza nel modo che segue:

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- conteggio giornaliero delle spese per l’affrancatura e calcolo saldo di deposito residuo;

- verifiche al 15 e 30 di ogni mese delle spese complessive e saldo di deposito e compilazione delle relative liquidazioni

- compilazione della scheda rendiconto di fine mese da inviare all’Ufficio Postale;

- controllo periodico del fondo spese per spedizioni “posta target”;

- gestione “fondo cassa” per spese postali straordinarie;

c) Spedizione

La trasmissione dei documenti all’esterno dell’Area Organizzativa Omogenea può avvenire per mezzo di:

- servizio di posta tradizionale; - apparecchi telefax; - onsegna diretta al cittadino.

Nel caso di spedizioni per raccomandata con ricevuta di ritorno, posta celere, corriere o altro mezzo che richieda una documentazione da allegare alla busta, la relativa modulistica viene compilata a cura dei servizi che richiedono tale operazione.

I servizi trasmettono i documenti da spedire all’Ufficio Archivio Protocollo che, dopo avere eseguito le operazioni di registrazioni e segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione (i Servizi abilitati alla protocollazione decentrata in partenza eseguono direttamente tali operazioni) provvede direttamente alle operazioni di spedizione della corrispondenza in partenza comprensive di: affrancatura e pesatura, ricezione e verifica delle ricevute A.R..

I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi all’ufficio postale abilitato alla spedizione “fisica” della corrispondenza.

E’ necessario comunque conservare una minuta firmata.

Le lettere, le circolari, le disposizioni generali e tutte le altre comunicazioni che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo generale. I destinatari sono descritti in appositi elenchi da associare alla minuta del documento e alla registrazione di protocollo secondo le modalità previste dalla gestione anagrafica del sistema.

Nelle lettere in partenza occorre specificare che chi risponde è tenuto a citare i riferimenti di protocollo della lettera cui fa riscontro.

2) Documenti informatici

a) Spedizione

I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica.

L’Ufficio Archivio Protocollo, dopo aver eseguito le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura, classificazione e fascicolazione, provvede all’invio telematico, avvalendosi del servizio di posta elettronica certificata (P.E.C.). Deve poi procedere alla verifica delle ricevute di accettazione e di consegna dei documenti spediti, curare l’archiviazione delle ricevute dei messaggi collegandole alle registrazione di protocollo dei rispettivi documenti spediti.

In caso di attivazione di P.E.C. per altri servizi, dopo le operazioni di registrazione e di segnatura del documento, questi direttamente provvedono all’invio telematico dello stesso e devono procedere alla verifica delle ricevute di accettazione e di consegna dei documenti spediti, curare l’archiviazione delle ricevute dei messaggi collegandole alle registrazione di protocollo dei rispettivi documenti spediti.

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SEZIONE IV REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 16 Documenti soggetti a registrazione di protocollo

I documenti ricevuti e prodotti dai servizi indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, ad eccezione di quelli indicati al successivo art. 17, sono registrati nel sistema di gestione informatica dei documenti.

Articolo 17 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo e documenti soggetti a registrazione particolare

Sono esclusi dalla registrazione di protocollo:

- le gazzette ufficiali,

- i bollettini ufficiali e notiziari della Pubblica Amministrazione,

- le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni,

- i materiali statistici;

- i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni,

- certificati anagrafici e di stato civile;

- atti di gestione interna del personale (richieste ferie, permessi, certificati di malattia, richieste di rimborso spese e missioni, altra documentazione inerente congedi, assenze, ecc.);

- ricevute di ritorno A/R;

- allegati, se accompagnati da lettera di trasmissione, ivi compresi gli elaborati tecnici;

- convocazioni ad incontri o riunioni o corsi di formazione interni;

- pubblicità;

- offerte e listini prezzi promozionali comunque al di fuori di procedimenti di gara;

- atti interni privi di rilevanza esterna nei procedimenti amministrativi.

Sono altresì esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione elencati nell’allegato sub E). Tali documenti non vengono registrati in quanto costituiscono delle serie archivistiche, ciascuna delle quali è corredata da un repertorio contenente le seguenti informazioni:

- i dati identificativi di ciascun atto;

- i dati di classificazione;

- il numero di repertorio che è un numero progressivo annuale.

Articolo 18 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti

Per ogni documento ricevuto o spedito dal Comune di Imola, ad eccezione di quelli esclusi, è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione informatica.

I dati relativi alla protocollazione, registrati nell’arco di una stessa giornata, vanno a costituire il registro informatico giornaliero di protocollo.

Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro informatico di protocollo è riversato, al termine della giornata lavorativa, su supporti di memorizzazione non riscrivibili i quali sono conservati a cura del Responsabile Servizio Informatico.

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Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati opzionali e ciò, ai sensi dell’art. 53, comma 1, del D.P.R. n. 445/2000, così come modificato dal D.Lgs. 7.03.2005 n. 82.

Dati obbligatori:

a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

e) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrata in forma non modificabile.

Dati opzionali o accessori:

g) data di arrivo;

h) numero degli allegati;

i) descrizione sintetica degli allegati;

j) estremi di differimento dei termini di registrazione;

k) mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione;

l) servizio di competenza;

m) copie per conoscenza;

n) tipo di supporto: cartaceo o informatico;

o) tipo di documento;

p) indicazione del livello di riservatezza, se diverso da quello standard applicato dal sistema (cfr. sezione XII del presente manuale).

L’operazione di registrazione prevede l’assegnazione della posta (art. 27 del presente manuale) e della documentazione protocollata al destinatario/i (Amministratore o/e Responsabile del servizio competente). Telefax/fax

I documenti ricevuti con apparecchi telefax sono trattati come documenti cartacei; qualora ne venga accertata la fonte di provenienza, soddisfano il requisito legale della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita dall’originale.

Qualora non sia possibile accertare la fonte di provenienza sul fax viene apposta la dicitura «documento ricevuto via fax» e la diretta responsabilità dei documenti inoltrati con tale mezzo risulta in capo ai Responsabili di servizio assegnatari dell’apparecchiatura relativa. Gli stessi pertanto possono disporre la protocollazione dei documenti così inoltrati che vengono registrati al protocollo generale con l’indicazione che si tratta di un fax e con data di arrivo coincidente con la data di consegna da parte del Servizio.

Qualora pervengano, successivamente per posta, gli originali, ad essi devono essere attribuiti lo stesso numero e la stessa data di protocollo assegnati ai relativi fax con l’apposizione della dicitura “già pervenuto via fax il giorno ________”. L’addetto alla registrazione di protocollo è tenuto a verificare che l’originale e il fax coincidano; se ci sono differenze, l’originale deve essere trattato come un nuovo documento in entrata.

Il documento in partenza deve recare una delle seguenti diciture:

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- “anticipato via fax” se il documento originale viene successivamente inviato al destinatario;

- “il presente documento, inviato via fax, non sarà seguito dal documento originale» nel caso in cui l’originale non venga spedito. Il Responsabile è comunque tenuto a spedire l’originale qualora il destinatario ne faccia motivata richiesta.

La segnatura viene apposta sul documento e non sulla copertina di trasmissione del fax (lo schema della copertina viene allegato sub C)).

La copertina del fax ed il rapporto di trasmissione vengono anch’essi inseriti nel fascicolo per documentare tempi e modi dell’avvenuta spedizione.

Il fax ricevuto direttamente su una postazione di lavoro (esempio un PC con l’applicativo per invio e ricezione di fax) è la rappresentazione informatica di un documento che può essere sia stampato e trattato come un fax convenzionale come descritto nei commi precedenti, sia visualizzato e trattato interamente con tecniche informatiche.

In questo secondo caso il “file” rappresentativo del fax, viene inviato al protocollo generale, per essere sottoposto alle azioni di protocollazione e segnatura secondo gli standard XML correnti e poi, trattato secondo le regole precedentemente dichiarate per la gestione dei documenti informatici.

Posta elettronica

I messaggi di posta elettronica (e-mail) pervenuti alla casella di posta elettronica certificata (PEC), anche se non corredate da firma digitale vengono registrati al protocollo generale.

La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati (cfr. art. 15, commi 1 e 2, del DPCM 31 ottobre 2000). Il calcolo dell’impronta previsto nell’operazione di registrazione di protocollo sarà effettuato per tutti i files allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto.

I servizi devono provvedere a comunicare a terzi o ad inoltrare direttamente i documenti informatici alla PEC il cui indirizzo deve essere inserito nel frontespizio dei documenti in uscita, nei bandi e nelle comunicazioni.

Per quanto riguarda le e-mail, pervenute su casella postale non certificata, non consentendo con certezza una completa e sicura individuazione del mittente, le stesse sono sotto la diretta responsabilità del ricevente titolare della casella di posta elettronica e possono essere utilizzate nei procedimenti sulla base delle risultanze di ricevimento del sistema informatico anche senza acquisizione al protocollo generale, nelle more di utilizzo della firma elettronica.

Articolo 19 Registrazione di protocollo dei documenti interni

Per ogni documento prodotto dai servizi, non spedito a soggetti esterni del Comune di Imola e non rientrante nelle categorie di documenti esclusi dalla registrazione, indipendentemente dal supporto sul quale è formato, è effettuata la registrazione dall’Ufficio Protocollo in relazione all’oggetto del documento.

In questo caso i dati obbligatori e facoltativi sono quelli indicati al precedente art. 18 per i documenti spediti e ricevuti.

Il calcolo dell’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrata in forma non modificabile è effettuato per tutti i file allegati al documento informatico oggetto di registrazione.

Articolo 20 Segnatura di protocollo

L’operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.

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Le informazioni minime apposte od associate al documento mediante l’operazione di segnatura, che avviene attraverso la stampa di una etichetta il cui fac simile è allegato sub D2), sono quelle elencate nell’art. 55 del D.P.R. n. 445/2000, così come modificato dal D.Lgs. 7.03.2005 n. 82, e precisamente:

a) il progressivo di protocollo;

b) la data di protocollo;

c) l'identificazione in forma sintetica dell'Amministrazione o dell'Area Organizzativa Omogenea.

L'operazione di segnatura di protocollo può includere l’indicazione del servizio cui il documento è assegnato o il codice del servizio che ha prodotto il documento, l'indice di classificazione del documento e ogni altra informazione utile o necessaria.

Articolo 21 Annullamento delle registrazioni di protocollo

Le registrazioni di protocollo possono essere annullate con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti e solo su autorizzazione del responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.

Fra le informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma non modificabile l'annullamento anche di una sola di esse determina l'automatico e contestuale annullamento della intera registrazione di protocollo.

La procedura per indicare l'annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutti gli elementi obbligatori di protocollo e di tutte le informazioni originarie registrate unitamente alla data, all'identificativo dell'operatore che ha effettuato l’annullamento ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione.

Articolo 22 Registro di emergenza

Il Responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema.

Si applicano le modalità di registrazione dei documenti sul registro di emergenza e di recupero delle stesse nel sistema di protocollo informatico di cui all’art. 63 del D.P.R. n. 445/2000, così come modificato dal D.Lgs. 7.03.2005 n. 82 e precisamente:

a) sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema;

b) qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana; sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione;

c) per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate;

d) la sequenza numerica utilizzata sul registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati;

e) le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema; durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

Per meglio garantire quanto affermato nei punti precedenti viene individuato un unico servizio

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abilitato alla registrazione dei documenti sui registri di emergenza, il Servizio Archivio Protocollo.

Articolo 23 Differimento dei termini di registrazione

Eccezionalmente, il responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi può autorizzare la registrazione in tempi successivi, fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro datario d’arrivo.

Articolo 24 Documenti inerenti a gare d’appalto

La corrispondenza riportante l’indicazione “offerta” - “gara d’appalto” - “preventivo” o simili, o comunque dalla cui confezione si evince la partecipazione ad una gara, non viene aperta, ma viene protocollata in arrivo con l’apposizione della segnatura, della data e dell’ora e dei minuti di registrazione direttamente sulla busta, plico o simili, e viene inviata al servizio competente (per le gare di appalto pubbliche i plichi vengono inviati al Servizio Contratti; per le gare ufficiose, le ricerche di mercato, le richieste di preventivi le buste vengono inviate al Responsabile del Procedimento di quella determinata gara).

Una volta aperte le buste, la segnatura deve essere apposta, a cura del Responsabile del Procedimento, anche sui documenti in essa contenuti.

È compito del Responsabile del Procedimento in argomento provvedere, con mezzi idonei, alla custodia delle buste protocollate, unitamente ai documenti di gara, e curarne, sino all’espletamento della gara stessa, la trasmissione all’ufficio Protocollo e Archivio.

Articolo 25 Lettere anonime e documenti non firmati

I documenti (informatici o cartacei) anonimi, come tali individuati ai sensi dell’art. 8, comma 4, e 141 del codice di procedura penale, vengono inviati al Dirigente competente che ne effettua una valutazione (se ritiene che contengano dati o informazioni di interesse dell’Amministrazione, provvede ad inviarli agli enti e/o servizi competenti per le ulteriori eventuali determinazioni. Questi hanno l’onere di decidere se registrarli, farli registrare o meno nel protocollo generale).

Le lettere anonime non vengono protocollate.

Le lettere prive di firma autografa, ma dal cui testo è possibile evincere le generalità del mittente, vengono protocollate.

È poi compito del servizio di competenza valutare, caso per caso, ai fini della sua efficacia probatoria riguardo ad un affare o ad un determinato procedimento amministrativo, se la lettera priva di firma sia da ritenersi valida o quant’altro.

Articolo 26 Documenti di competenza di altre Amministrazioni o di altri soggetti

Qualora pervenga al Comune di Imola un documento di competenza di un altro ente, altra persona fisica o giuridica, lo stesso viene trasmesso a chi di competenza, se individuabile, altrimenti viene restituito al mittente.

Nel caso in cui un documento della fattispecie sopra indicata venga erroneamente registrato al protocollo, questi verrà spedito a chi di competenza, oppure restituito al mittente, procedendo ad una annotazione nella registrazione con riportati gli estremi della spedizione e la motivazione.

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SEZIONE V ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 27 Il processo di assegnazione dei documenti

Per assegnazione di un documento si intende l'operazione di individuazione del servizio cui compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo.

L’assegnazione della posta è basata sul Servizio e l’assegnazione al Responsabile del Servizio di competenza dei documenti ricevuti è effettuata dall'Ufficio Protocollo.

La presa in carico del documento protocollato è automatica nella fase di prima assegnazione.

La posta ed i documenti rilevanti sotto il profilo istituzionale e politico (ad esempio petizioni, interpellanze ed interrogazioni, patrocini, erogazione di contributi, atti di altri Enti istituzionali ecc…), sono visionati, per conoscenza, dal Sindaco e dal Segretario. Gli stessi potranno estendere la conoscenza del documento anche ad altri soggetti in relazione alla necessità di una corretta e tempestiva diffusione delle informazioni legata agli obiettivi dell’Amministrazione ed alle deleghe assegnate.

I documenti non rilevanti al fine del protocollo (atti preparatori interni, riviste, inviti, comunicazioni, pubblicità, atti già registrati in altro pubblico registro, ecc…..) sono assegnati direttamente ai Servizi.

L’ufficio Protocollo esamina il documento pervenuto e lo registra secondo le attuali regole (comprendendo anche la fase di creazione dei fascicoli) e provvede alla sua scansione.

Il documento originale, di norma, non viene più inoltrato al responsabile del servizio interessato.

Nel caso di assegnazione errata, il responsabile del servizio assegnatario è tenuto a segnalarlo nel più breve tempo possibile all’ufficio protocollo e a mettere in carico a loro il documento comunicando nelle note di trasmissione la motivazione della modifica; il protocollo provvederà quindi ad una nuova assegnazione; il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di questi passaggi, memorizzando per ciascuno di essi l’identificativo dell’operatore che effettua la modifica con la data di esecuzione.

Tutti i documenti originali che portano nel frontespizio la dicitura “ATTI” o “PE” (posizione evidenza) saranno quindi custoditi e reperibili presso il Protocollo. L’originale dei documenti che altresì dovrà completare archivi già in essere presso i servizi, continuerà ad essere consegnato al Responsabile del Servizio (praticamente verranno inviati quelli destinati unicamente a quel servizio); a titolo esemplificativo:

- fatture e sollecito fatture; dichiarazione ICI, domanda rimborso ICI; - comunicazione affitto a canone concordato; occupazione suolo pubblico temporanea; comunicazioni relative al commercio ed esercizi pubblici (Mod. “COM 1”, DURC. Sub ingresso, DIA somministrazione alimenti e bevande, comunicazione orari, trasporto sostanze alimentari); - richieste installazione insegna, abbattimento albero, nuovo passo carraio - utilizzo locali scolastici, fornitura cedole librarie, relazione attività centri estivi - autorizzazione allo scarico, proposta ordinanza su cane/gatto morsicature, segnalazioni in materia edilizia, inizio lavori, DIA - domande permesso diritto allo studio, interdizione anticipata dal lavoro, assegno nucleo familiare; - giustificazione assenza dalle sedute consiliari; - atti per la notifica, ricorso avverso verbali Codice della strada, sospensione della patente - richiesta o rinnovo idoneità alloggio, comunicazioni al Comune di residenza nuovo proprietario cane; - richieste certificati anagrafici, separazioni coniugali, cancellazioni anagrafiche, attestazione di soggiorno per i cittadini dell’Unione Europea.

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Il responsabile, tramite il sistema informatico, visualizza i documenti a lui assegnati e valuterà l’eventuale assegnazione ad altri colleghi quali il Responsabile del procedimento, se nominato dal dirigente del settore, in base all’organizzazione interna.

SEZIONE VI FORMAZIONE UNITA’ CONSERVATIVA DEI DOCUMENTI

Articolo 28 Identificazione dei fascicoli e loro formazione

I documenti classificati, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono riuniti in fascicoli, quando più di uno di essi si riferisce alla stessa materia, oggetto od argomento.

La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l’operazione di creazione gestita dal sistema informatico di protocollazione inserendo le seguenti informazioni:

- classificazione nell’ambito dei quali si colloca il documento; - oggetto; - servizio di appartenenza.

La numerazione del fascicolo è unica all’interno della stessa classificazione.

Alla formazione di un nuovo fascicolo coincide la creazione di una carpetta in cartoncino su cui vengono indicati

- anno di apertura; - titolo, categoria e classe; - numero progressivo; - oggetto; - movimentazione (data e funzionario richiedenti); - anno di chiusura.

Articolo 29 Tipologie di fascicoli

Si distinguono due tipologie di fascicolo:

- Fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi

- Fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche (ad esempio: personale dipendente, assistiti, associazioni, attività economiche, etc.)

Fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi

Qualora un documento dia luogo all’avvio di un autonomo affare o procedimento amministrativo, il Responsabile assegnatario del documento stesso, deve provvedere all’apertura (istruzione/creazione) di un nuovo fascicolo. Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti. Gli elementi che individuano un fascicolo sono gestiti dal Responsabile, il quale è tenuto all’aggiornamento del Repertorio dei fascicoli. Ogni documento, dopo la sua classificazione e/o registrazione, va inserito nel fascicolo (ed eventualmente nel sottofascicolo e inserto) di competenza. L’operazione deve essere effettuata dal Responsabile del procedimento amministrativo. I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo, sottofascicolo o inserto, secondo l’ordine cronologico di registrazione, in base cioè al numero di protocollo ad essi attribuito. Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all’esaurimento dell’affare. La data di chiusura si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto. Esso va archiviato rispettando l’ordine del repertorio, vale a dire l’anno di chiusura.

Fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche

Per ogni persona fisica o giuridica deve essere istruito un fascicolo nominativo. Il fascicolo viene aperto al momento dell’inizio del rapporto con il Comune di Imola. Il fascicolo viene chiuso al

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momento della cessazione del rapporto. I fascicoli delle persone fisiche e giuridiche costituiscono una serie archivistica autonoma per ciascuna delle categorie di persone fisiche o giuridiche (serie dei fascicoli dei dipendenti, serie dei fascicoli degli assistiti, etc.). All’interno di ciascuna serie i fascicoli vanno conservati in ordine cronologico di instaurazione del rapporto (ad esempio, quelli dei dipendenti in riferimento del numero di matricola) – e quindi devono essere corredati da indici onomastici che consentano il reperimento del fascicolo – oppure, più confacente all’organizzazione della AOO, in ordine alfabetico per cognome e nome delle persone cui i fascicoli si riferiscono.

Articolo 30 Processo di formazione del fascicolo

In presenza di un documento da inserire, l’ufficio Protocollo stabilisce, con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatico, se esso si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se dà avvio ad un nuovo fascicolo;

1. se si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso:

- seleziona il relativo fascicolo;

- inserisce nella registrazione di protocollo del documento il numero del fascicolo relativo;

- assicura l’inserimento fisico del documento nel relativo carteggio;

2. se dà avvio ad un nuovo fascicolo:

- esegue l’operazione di creazione di cui al precedente art. 28;

- inserisce nella registrazione di protocollo del documento il numero del fascicolo relativo;

- invia il documento al servizio competente.

Articolo 31 Tenuta dei fascicoli nell’archivio corrente

I fascicoli dell’archivio corrente sono formati e conservati, fino al versamento nell’archivio di deposito, presso l’Ufficio Archivio e Protocollo e in parte anche presso i vari Servizi Comunali.

SEZIONE VII PIANO DI CONSERVAZIONE E CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 32 Scopi e finalità

I Comuni, ai sensi dell’art. 1 del D.Lgs. 22.01.2004 n. 42, assicurano e sostengono la conservazione del patrimonio culturale e ne favoriscono la pubblica fruizione e la valorizzazione.

La tutela e la valorizzazione del patrimonio culturale concorrono a preservare la memoria della comunità nazionale e del suo territorio e a promuovere lo sviluppo della cultura.

Le attività concernenti la conservazione, la fruizione e la valorizzazione del patrimonio culturale sono svolte in conformità alla normativa di tutela.

Gli archivi costituiscono e sono assoggettati al regime del demanio pubblico.

Articolo 33 Archivio comunale

Per archivio si intende il complesso degli atti spediti e ricevuti dall’Amministrazione comunale per il conseguimento dei propri fini o per l’esercizio delle proprie funzioni.

L’archivio è unico. La suddivisione in tre parti: archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico è dovuta alla differente gestione delle carte in rapporto alla loro età.

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All’archivio, considerato unitariamente come bene culturale dalla fase corrente a quella storica, si applicano le norme previste dal Codice dei Beni culturali, che obbligano l’Ente produttore a conservarlo correttamente nella sua integrità e organicità e ad inventariare l’archivio storico, costituito dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre 40 anni (art. 30, commi 1, 2, e 4 e art. 170, D.Lgs. 42/2004), rendendolo liberamente consultabile agli studiosi, secondo le modalità e i limiti previsti dall’art. 122 e ss., come definito al punto C) dell’art. 34 del presente manuale.

La Soprintendenza Archivistica per l’Emilia-Romagna svolge compiti di tutela e vigilanza sull’Archivio.

Ai sensi del D.Lgs. 42/2004 devono essere autorizzati dalla Soprintendenza:

- le procedure di scarto;

- il conferimento a terzi dell’archivio;

- lo spostamento o cambiamento di sede dell’archivio storico o di deposito (basta la semplice comunicazione per lo spostamento dell’archivio corrente);

- tutte le attività di natura tecnico scientifica relative a: riordino, inventariazione, restauro, digitalizzazione;

- il prestito a terzi di documenti per mostre.

Articolo 34 Protezione e conservazione dell’archivio del Comune di Imola

a) Generalità

La presente sezione riporta il sistema di classificazione dei documenti, di conservazione dell’archivio, con l’indicazione dei tempi e delle modalità di aggiornamento, dei criteri e delle regole di selezione e scarto della documentazione, anche con riferimento all’uso di supporti sostitutivi e di consultazione e movimentazione dei fascicoli.

La classificazione dei documenti, destinata a realizzare una corretta organizzazione dei documenti nell’archivio, è obbligatoria per legge e si avvale del piano di classificazione (titolario).

Il piano di conservazione, collegato con il titolario ed elaborato tenendo conto dei flussi documentali dipendenti dai procedimenti e dalle prassi seguiti dal Comune di Imola nell’espletamento delle funzioni istituzionali, definisce e dà indicazioni sulla conservazione permanente o temporanea dei documenti e dei fascicoli nell’archivio di deposito.

b) Misure di protezione e conservazione degli archivi pubblici

Gli archivi e i singoli documenti sono beni culturali e come tali non possono essere distrutti, deteriorati, danneggiati od adibiti ad usi non compatibili con il loro carattere amministrativo e storico.

I singoli documenti (analogici ed informatici, ricevuti, spediti e interni formali) sono quindi inalienabili, sin dal momento dell'inserimento di ciascun documento negli archivi mediante l'attribuzione di un numero di protocollo e di un codice di classificazione.

L’archivio non può essere smembrato, a qualsiasi titolo, e deve essere conservato nella sua organicità. Il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione è subordinato all’autorizzazione della Soprintendenza.

L’archivio di deposito e l’archivio storico non possono essere rimossi dal luogo di conservazione senza l’autorizzazione della Soprintendenza Archivistica; per l’archivio corrente è sufficiente una comunicazione al Ministero per i Beni Culturali e le Attività Culturali.

Per l'archiviazione e la custodia nella sezione di deposito o storica dei documenti contenenti dati personali, si applicano in ogni caso, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, sia che si tratti di supporti informatici che convenzionali.

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c) Consultabilità e tutela della riservatezza

I documenti conservati negli archivi sono liberamente consultabili, ad eccezione di quelli:

- dichiarati di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili cinquanta anni dopo la loro data;

- contenenti i dati sensibili nonché i dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, che diventano consultabili quaranta anni dopo la loro data. Il termine è di settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare;

- versati negli archivi di Stato per pericolo di dispersione o danneggiamento, anche se recenti.

Anteriormente al decorso dei termini indicati, i documenti restano accessibili ai sensi della disciplina sull'accesso ai documenti amministrativi.

Il Ministro dell'Interno, previo parere del Sopraintendente Archivistico competente e udita la commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di archivio riservati, può autorizzare la consultazione per scopi storici di documenti di carattere riservato conservati negli archivi storici degli enti pubblici. L'autorizzazione è rilasciata, a parità di condizioni, ad ogni richiedente.

I documenti per i quali è autorizzata la consultazione conservano il loro carattere riservato e non possono essere ulteriormente utilizzati da altri soggetti senza la relativa autorizzazione.

Gli enti pubblici disciplinano la consultazione per scopi storici dei propri archivi corrente e di deposito tenendo presente sempre la normativa in materia di accesso agli atti della pubblica amministrazione

Su richiesta del titolare, può essere disposto il blocco dei dati personali che non siano di rilevante interesse pubblico, qualora il loro trattamento comporti un concreto pericolo di lesione della dignità, della riservatezza o dell'identità personale dell'interessato.

La consultazione per scopi storici dei documenti contenenti dati personali è assoggettata anche alle disposizioni del codice di deontologia e di buona condotta previsto dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali

Articolo 35 Piano di conservazione dell’archivio

Il piano di conservazione dell’archivio, comprendente il titolario di classificazione ed il massimario scarto, è riportato nell’allegato sub F).

Il suo aggiornamento compete esclusivamente al Responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, nel pieno rispetto delle disposizioni contenute nella normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi.

Deve essere garantita la storicizzazione delle variazioni di titolario e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo, mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del titolario vigente al momento della produzione degli stessi.

Per ogni modifica ed ogni voce deve essere riportata la data di introduzione e la data di variazione, e quindi la durata della stessa. Ad ogni modifica del titolario, il suddetto responsabile provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche.

Di norma le variazioni vengono introdotte a partire dal 1° gennaio dell’anno seguente alla loro approvazione e valgono almeno per un intero anno.

La sostituzione di voci di titolario comporta l'impossibilità di aprire nuovi fascicoli nelle voci precedenti a partire dalla data di attivazione delle nuove voci. Rimane possibile, se il sistema lo consente, di registrare documenti in fascicoli già aperti fino alla conclusione e chiusura degli stessi.

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Articolo 36 Versamento dei fascicoli nell’archivio di deposito

All’inizio di ogni anno, l’Ufficio Archivio Protocollo individua i fascicoli che dall’archivio corrente sono da versare nell’archivio di deposito in quanto relativi ad affari o procedimenti conclusi, o comunque non più necessari allo svolgimento delle attività correnti. Dopo di che li invia all’archivio di deposito specificando nel documento informatico che il fascicolo trasferito è chiuso.

Il trasferimento deve essere effettuato rispettando l’organizzazione che le pratiche e le serie avevano nell’archivio corrente.

L’anno di archiviazione nell’archivio di deposito coincide con quello di chiusura del fascicolo.

Il responsabile cura la formazione e la conservazione di un elenco dei fascicoli e delle serie versate nell’archivio di deposito.

I Servizi possono richiedere all’Ufficio Archivio Protocollo, per motivi di consultazione, i fascicoli conservati agli atti da parte dell’ufficio Protocollo o quelli che da quest’ultimo sono stati versati all’archivio di deposito. Per il materiale che viene prelevato dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento.

Non è consentita l’estrazione dai fascicoli di documenti in originale.

I fascicoli vanno restituiti mantenendo l’ordine originario dei documenti contenuti.

I fascicoli trasferiti sono descritti in un elenco di versamento utilizzando l’apposito modello (Allegato sub H). L’elenco in due originali deve essere trasmesso al Responsabile per la tenuta dell’archivio contestualmente ai fascicoli da depositare e sottoscritto dallo stesso e dal funzionario versante che ne tratterrà uno per ricevuta.

Articolo 37 Selezione e scarto archivistico

Nel piano di conservazione dell’archivio, inserito nel sistema di gestione dei documenti, insieme al titolario di classificazione è presente anche un massimario di scarto (Allegato sub F).

Per le operazioni di scarto ci si avvarrà di un incaricato esterno.

L’incaricato utilizza questo sistema per produrre l’elenco dei documenti e dei fascicoli per i quali è trascorso il periodo obbligatorio di conservazione e che quindi sono suscettibili di scarto archivistico. L’elenco di scarto (Allegato sub F1) deve descrivere, per ogni servizio, la denominazione del contenuto oggettivo delle carte, gli estremi cronologici, il numero e la tipologia delle unità archivistiche, i motivi specifici della proposta di scarto e l’indicazione sommaria del peso. Tale elenco deve essere trasmesso in duplice copia alla Soprintendenza Archivistica competente per territorio, per la concessione della necessaria autorizzazione, ai sensi dell’art. 21 del D.Lgs. n. 42/2004.

Ricevuto il nulla – osta della Soprintendenza, l’Amministrazione Comunale affida, con determinazione dirigenziale, lo scarto dei documenti contenuti nell’elenco.

In base all'art. 8 del D.P.R. n. 37/2001 l'Ente pubblico stabilisce in proprio le modalità di cessione dei documenti d'archivio di cui è stato disposto lo scarto; esso può rivolgersi sia alla Croce Rossa Italiana, sia a una ditta da essa incaricata, sia alle organizzazioni di volontariato o, nel caso queste non provvedano al ritiro, a ditte specializzate. Si sottolinea in ogni caso la necessità di garantire la distruzione (con qualunque mezzo ritenuto idoneo) della documentazione da eliminare, allo scopo di impedirne usi impropri.

Al termine del procedimento di scarto dei documenti deve essere trasmesso in copia alla Soprintendenza Archivistica:

- determinazione dirigenziale di affidamento dello scarto dei documenti;

- verbale di consegna firmato da Croce Rossa Italiana o da ditta incaricata o da Associazione;

- verbale di distruzione della documentazione da eliminare (eventuale).

24

I documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti, contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l’accesso, all’archivio storico secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.

Articolo 38 Classificazione dei documenti

Tutti i documenti ricevuti e prodotti dai servizi dell’Area Organizzativa Omogenea, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al titolario facente parte del Piano di conservazione dell'archivio riportato nell’allegato sub F).

Articolo 39 Consultazione e movimentazione dell’archivio corrente, di deposito e storico

La richiesta di consultazione, e di conseguenza di movimentazione dei fascicoli, può pervenire dall’interno del Comune di Imola oppure da utenti esterni all’Amministrazione, per scopi giuridico-amministrativi o per scopi storici.

Le richieste di consultazione sono disciplinate dalla L. 241/1990 e successive modificazioni ed integrazioni, dal D.Lgs. n. 196/2003, dal D.Lgs. n. 42/2004, dal presente manuale e dai regolamenti comunali in materia.

Nel caso di accesso ad archivi convenzionali cartacei, l’affidamento temporaneo avviene solamente mediante richiesta espressa, contenente gli estremi identificativi della documentazione richiesta, il nominativo del richiedente e la sua firma.

Un esemplare della richiesta di consultazione viene conservata agli atti dell’Ufficio Archivio Protocollo: il Responsabile verifica che la restituzione delle pratiche affidate temporaneamente avvenga alla scadenza prevista.

L’affidatario dei documenti non estrae i documenti originali dal fascicolo, non né altera l’ordine e rispetta la sedimentazione archivistica e il vincolo.

Nel caso di accesso ad archivi informatici, le formalità da assolvere sono stabilite da adeguate procedure di accesso alle informazioni stabilite dal Comune di Imola e dai relativi regolamenti.

In ogni caso deve essere garantito l´accesso conformemente a criteri di salvaguardia dei dati dalla distruzione, dalla perdita accidentale, dall’alterazione o dalla divulgazione non autorizzata.

SEZIONE VIII FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 40 Flusso di lavorazione dei documenti ricevuti

Le fasi della gestione dei documenti ricevuti sono:

a) ricezione (cfr. sezione III);

b) registrazione e segnatura di protocollo (cfr. sezione IV);

c) classificazione (cfr. sezione VII);

d) assegnazione (cfr. sezione V);

e) formazione unità conservativa (cfr. sezione VI).

25

Articolo 41 Flusso di lavorazione dei documenti spediti

Le fasi della gestione dei documenti spediti sono:

a) spedizione (cfr. sezione III);

b) registrazione e segnatura di protocollo (cfr. sezione IV);

c) classificazione (cfr. sezione VII);

d) formazione unità conservativa (cfr. sezione VI);

Articolo 42 Flusso di lavorazione dei documenti interni

Le fasi della gestione dei documenti interni sono :

a) ricezione e spedizione (cfr. sezione III);

b) registrazione e segnatura di protocollo (cfr. sezione IV);

c) classificazione (cfr. sezione VII);

d) formazione unità conservativa (cfr. sezione VI).

SEZIONE IX GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI

Articolo 43 Comunicazioni informali tra servizi

Per comunicazione informale tra servizi si intende uno scambio di informazioni, con o senza documenti allegati, del quale non si ritiene necessario tenere traccia in archivio.

Questo genere di comunicazioni sono ricevute e trasmesse per posta elettronica internet o via intranet e non interessano il sistema di protocollo informatico.

Articolo 44 Scambio di documenti tra servizi

Per scambio di documenti tra servizi s’intende una comunicazione, con o senza documenti allegati, di una certa rilevanza ai fini dell’azione amministrativa, della quale si vuole tenere traccia nella pratica relativa all’affare o al procedimento cui si riferisce.

Il servizio mittente:

- produce la lettera di trasmissione che poi viene sottoscritta con firma dal responsabile del procedimento o del responsabile del servizio o del dirigente;

- indica l’eventuale pratica nella quale si colloca la lettera di trasmissione, oppure provvede a segnalare all’ufficio Archivio e Protocollo l’esigenza di crearne una nuova, se non esiste;

- trasmette il tutto all’indirizzo elettronico dell’ufficio destinatario.

Il servizio destinatario:

- riceve e visualizza la lettera di trasmissione con gli eventuali documenti allegati;

- effettua le operazioni di classificazione, conservazione ed assegnazione.

Il sistema di gestione informatica dei documenti registra automaticamente la data e l’ora d’invio e di ricezione della comunicazione.

26

Articolo 45 Trasmissione e interscambio dei documenti informatici

Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti informatici non possono prendere cognizione della corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni anche in forma sintetica o per estratto sull'esistenza o sul contenuto di corrispondenza, comunicazioni o messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni per loro natura o per espressa indicazione del mittente destinate ad essere rese pubbliche.

In base alla normativa corrente i dati e i documenti trasmessi per via telematica si considerano, nei confronti del gestore del sistema di trasporto delle informazioni, di proprietà del mittente sino a che non sia avvenuta la consegna al destinatario.

Al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali o la diffusione eccessiva dei medesimi, i dati, i certificati ed i documenti trasmessi all’interno del Comune di Imola o ad altre pubbliche amministrazioni, contengono soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali previste da legge o da regolamento e strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono trasmesse.

SEZIONE X GESTIONE DEI PROCEDIMENTI

Articolo 46 Attività e Procedimenti

La gestione delle attività e dei procedimenti amministrativi, il loro iter, l’individuazione del responsabile e i relativi termini, sono definiti così come stabilito dal Regolamento di Organizzazione e dal Regolamento sul procedimento amministrativo.

SEZIONE XI ACCESSIBILITA’ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI

DOCUMENTI

Articolo 47 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti al Comune di Imola

La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l’uso di profili e password, od altre tecniche e dispositivi di autenticazione sicura.

I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica.

Per la spedizione dei documenti informatici dalla casella di posta certificata, l’Amministrazione si avvale dei servizi di autenticazione e marcatura temporale offerti da un certificatore iscritto nell’elenco pubblico tenuto dalla CNIPA.

L’operatore che effettua la registrazione di protocollo inserisce il livello di riservatezza richiesto per il documento in esame, se diverso da quello standard applicato automaticamente dal sistema.

In modo analogo, il servizio che effettua l’operazione di apertura di una nuova pratica ne determina anche il livello di riservatezza.

Per quanto concerne i documenti sottratti all’accesso, si rinvia allo specifico Regolamento sull’accesso ai documenti amministrativi.

I livelli di riservatezza gestiti dal sistema, il livello standard applicato automaticamente e le relative abilitazioni all’accesso interno alle informazioni documentali sono riportati nel Documento Programmatico sulla Sicurezza.

27

Articolo 48 Piano di sicurezza dei documenti informatici

Il piano per la sicurezza dei documenti informatici, l’analisi dei rischi, le procedure di salvataggio dei documenti, la sicurezza logistica e le misure operative adottate sono descritte e aggiornate nel Documento Programmatico sulla Sicurezza adottato dall’Ente.

Articolo 49 Accesso da parte di altre Pubbliche Amministrazioni

L’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di altre pubbliche amministrazioni, sarà realizzato applicando le norme ed i criteri tecnici emanati dal CNIPA e sulla base del Documento Programmatico sulla Sicurezza e del titolare.

SEZIONE XII FUNZIONALITA’ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI

DOCUMENTI

Articolo 50 Descrizione funzionale e tecnica del sistema di gestione informatica dei documenti.

La documentazione relativa alle modalità funzionali operative di gestione della procedura Protocollo sono presenti nel manuale operativo fornito dal fornitore di procedura. In esso sono tra l’altro indicate le seguenti funzionalità e specificazioni:

- le misure di sicurezza di cui all’art. 7, commi 2, 3 e 4, del DPCM 31 ottobre 2000;

- le misure tecniche ed organizzative atte a garantire la non modificabilità delle registrazioni di protocollo, nonché del registro giornaliero di protocollo;

- le misure tecniche ed organizzative che assicurano la contemporaneità delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo;

- le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di registrazione;

- la funzione di recupero dei dati registrati sul protocollo di emergenza;

- le modalità di trasmissione e registrazione di documenti informatici;

- il calcolo dell’impronta dei documenti informatici;

- la segnatura di protocollo dei documenti di cui agli articoli 9,18 e 19 del DPCM 31 ottobre 2000;

- il sistema operativo utilizzato per la gestione informatica dei documenti di cui all’art. 7, comma 1 e art. 6, del DPCM 31 ottobre 2000;

- le funzionalità per lo scambio di documenti informatici tra servizi;

- le modalità di utilizzo delle funzioni del sistema.

Gli allegati al presente manuale ne fanno parte integrante e sostanziale.

Comune di Imola

PROVINCIA DI BOLOGNA

1

Prot. Gen. n. 12630 del 09/03/2004

DELIBERA n° 80 del 09/03/2004

della GIUNTA COMUNALE

OGGETTO : INDIVIDUAZIONE AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA AI SENSI DELL`ART. 50, 4° COMMA, DEL D.P.R. 28.12.2000 N. 445 E ISTITUZIONE SERVIZIO ARCHIVISTICO PER LA TENUTA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, LA GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI.

Il giorno 09/03/2004 alle ore 15:00 nella Residenza Comunale di Imola, convocata a cura del Sindaco, si è riunita la Giunta Comunale con l’intervento dei Signori:

PRESENTI ASSENTI

MARCHIGNOLI MASSIMO - SINDACO X

CASTELLARI FABRIZIO - VICE SINDACO X

LENZI VITTORIO - ASSESSORE X

GALAVOTTI VALTER - ASSESSORE X

FIUMI FABRIZIA - ASSESSORE X

MONTRONI DANIELE - ASSESSORE X

ZANIBONI GABRIELE - ASSESSORE X

STAGNI MASSIMILIANO - ASSESSORE X

TOTALI 7 1

Presiede l’adunanza il Sig. MARCHIGNOLI MASSIMO in qualità di SINDACO

Assiste alla seduta il Segretario Generale il Dott. VENANZI MARIO

Il Presidente, riconosciuto legale il numero degli intervenuti, invita la Giunta a prendere in esame l’oggetto sopraindicato

DELIBERA n° 80 del 09/03/2004

2

LA GIUNTA COMUNALE

- premesso che con D.P.R. 28.12.2000 n. 445 è stato approvato il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;

- che l'art. 50, 4° comma, del predetto decreto prevede che ciascuna Amministrazione individui, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse;

- dato atto che l'area organizzativa omogenea (AOO) è un insieme definito di unità organizzative di una Amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali;

- ritenuto che per quanto sopra esposto si possa configurare il Comune di Imola come una unica area organizzativa omogenea (AOO);

- visto che, ai sensi dell’art. 49 del D.Lgs. 18.08.2000 n. 267, sulla proposta di deliberazione di cui trattasi del Responsabile di Procedimento Sig.ra Repizzi Viviana, il Dirigente del Settore Dott. Laghi Walter in data 3.03.2004 ha espresso parere favorevole sulla regolarità tecnica;

- dato atto che il Dirigente del Settore Economico Finanziario non ha espresso alcun parere sulla regolarità contabile in quanto la proposta stessa è priva di rilevanza contabile e finanziaria e ciò ai sensi dell’art. 21, 7° comma, del vigente Regolamento di Contabilità;

- con voti favorevoli unanimi espressi in forma palese;

D E L I B E R A

1) di individuare, per il Comune di Imola, in considerazione di quanto in premessa esposto e ai sensi dell'art. 50, 4° comma, del D.P.R. 28.12.2000 n. 445, una unica area organizzativa omogenea (AOO);

2) di istituire il Servizio Archivistico per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, cui è attribuita la gestione dell'archivio corrente e dell'archivio di deposito;

3) di dare atto che la gestione dell'Archivio Storico rientra nell'attività dei Servizi Bibliotecari ed Archivistici.

VR/sf

DELIBERA n° 80 del 09/03/2004

3

Del che si è redatto il presente verbale che, previa lettura e conferma, viene sottoscritto.

IL PRESIDENTE

MASSIMO MARCHIGNOLI

IL SEGRETARIO GENERALE

MARIO VENANZI

____________________

___________

CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE

Si certifica che il suesteso verbale di deliberazione verrà affisso all’Albo Pretorio di questo Comune in data 16 marzo 2004 e vi resterà per 15 gg. consecutivi.

IL SEGRETARIO GENERALE

MARIO VENANZI

____________________

___________

Esecutiva ai sensi dell’art. 134 del D.Lgs. 18.08.2000 n. 267 in data 26 marzo 2004

IL SEGRETARIO GENERALE

MARIO VENANZI

____________________

___________

Pubblicato all’Albo Pretorio dal ……………..…. al ……………… e così per 15 gg. consecutivi.

Il Messo Comunale

…………………..

ALLEGATO SUB B)

CITTA’ DI IMOLA Via Mazzini 4 - 40026 Imola (BO) PEC comune.imola@cert.provincia.bo.it Tel. 0542 602111 – Fax 0542 602289 C.F. 00794470377 - P.I. 00523381200

SERVIZIO Via Mazzini 4 (1° piano) - 40026 Imola Responsabile del procedimento: Informazione e visione atti: e- mail

Orario: dal lun. al ven. mar. sab.

CITTÀ DI IMOLA SERVIZIO

Prot. Gen.

RACCOMANDATA A.R.

Imola,

Destinatario Via numero civico CAP Città (SIGLA PROV)

per conoscenza Oggetto: carattere Times New Roman, dimensione 11, grassetto

Questo è lo spazio riservato al testo della comunicazione che va formattato come segue:

Carattere Times New Roman; dimensione 11, allineamento giustificato

Interlinea singola

Rientro speciale prima riga cm 1,25

Spaziatura prima di ogni paragrafo 6 punti

Piè di pagina: Tahoma 8

Per non visualizzare i commenti: dal menù Visualizza cliccare sulla voce Commenti per deselezionarlo.

Al termine dell’elaborazione, dal menu Tabella attivare il comando Nascondi Griglia

In caso di testi lunghi, la seconda pagina riporta in alto un’intestazione ridotta e in calce un piè di pagina con l’indicazione del numero della pagina corrente rispetto al numero totale delle pagine costituenti il documento.

Il responsabile del servizio

Nome Cognome

Allegati - note esplicative

facsimile y

Commento [A1]: (spazio per eventuale logo del servizio) Teatro; Biblioteca; Musei, Polizia Municipale; URP, IAT; Protezione Civile

Commento [A3]: Data scritta per esteso: giorno in cifre con i primi 9 gg senza lo zero iniziale; mese scritto in lettere, anno completo in cifre

Commento [A2]: Se si deve indicare il mezzo di invio (racc o fax) farlo in alto a dx in grassetto (ma non sottolineato)

Commento [A4]: Direttamente il numero senza virgola e senza n. o n°

Commento [A5]: L’oggetto è elemento fondamentale per la protocollazione e fascicolazione dei documenti e per orientare il lettore. Dopo i due punti, in minuscolo, occorre indicare in modo sintetico e puntuale il contenuto della lettera, senza eliminare elementi funzionali (articoli e preposizioni) e senza punto finale. Qualora sia difficile contemperare le esigenze del lettore con quelle di catalogazione, va privilegiato il punto di vista del destinatario.

Commento [A6]: Nome e cognome senza titolo con solo le iniziali in maiuscolo; il titolo solo se necessario e funzionale alla comunicazione (es. se progettista indicare Ing.).

Commento [A7]: questa sezione ha famiglia e dimensione carattere uguale al corpo documento; il paragrafo non ha spaziature aggiuntive

ALLEGATO SUB C)

CITTA’ DI IMOLA Sede: Via Mazzini 4 - 40026 Imola (BO)

PEC comune.imola@cert.provincia.bo.it Tel. 0542 602111 – Fax 0542 602289

C.F. 00794470377 - P.I. 00523381200

SERVIZIO Via Mazzini, 4 - 40026 Imola

Responsabile del procedimento: Informazione e visione atti:

e-mail: Orario: dal lun. al ven.

mar. sab.

Pagina 1 di 1

CITTÀ DI IMOLA SERVIZIO

Copertina del fax

Destinatario: ___________________________________

___________________________________

___________________________________

Fax: ___________________________________

Mittente: CITTA’ DI IMOLA

SERVIZIO

per chiarimenti telefonare a

______________________

tel. ___________________

Pagine (inclusa la copertina):

Le informazioni contenute nel presente documento e negli allegati sono riservate al destinatario indicato. Nel caso in cui tale documento venga ricevuto da persona diversa dal destinatario o dal responsabile della consegna della comunicazione, si avverte che è proibito qualsiasi uso, copia, distribuzione o divulgazione di quanto in esso contenuto. Se avete ricevuto questa copia per errore, Vi chiediamo di informarci immediatamente e di provvedere alla distruzione. In caso di incompleta/errata ricezione, chiamare: 0542

ALLEGATO SUB D)

D1) - RICEVUTA

CITTÀ DI IMOLA VIA MAZZINI , 4

Ricevuta di protocollazione

Trascorsi almeno tre giorni dalla data del protocollo,

se necessario potrà rivolgersi ALL’URP/INFORMACITTADINO

v. Mazzini 16 – Imola tel. 0542 602308

e-mail urp@comune.imola.bo.it

per conoscere il Servizio comunale a cui è stata trasmessa la Sua documentazione.

Legge sulla privacy INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (ai sensi del D.Lgs. 196/2003)

Gentile Signora/e,

i dati personali raccolti, in relazione al documento protocollato con la presente ricevuta col presente modello, sono trattati dal Comune di Imola esclusivamente nell’ambito delle proprie finalità istituzionali per i dati comuni e in caso di dati sensibili per rilevanti finalità di interesse pubblico previste dalle leggi o da provvedimenti del Garante. I suoi dati possono essere comunicati ad altri soggetti o diffusi, se necessario, per le medesime finalità.

Le operazioni di trattamento (raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, diffusione, cancellazione, distruzione dati) sono eseguite da personale comunale o da altri soggetti autorizzati, di norma con mezzi elettronici o automatizzati e seguendo i principi di liceità, correttezza, pertinenza e non eccedenza.

L’interessato ha diritto di verificare l’esistenza presso il Comune di Imola di suoi dati personali e le modalità di trattamento. Può inoltre chiederne la cancellazione, l’aggiornamento o per motivi legittimi opporsi al trattamento o chiederne il blocco.

L’istanza per l’esercizio dei diritti, intestata al Comune di Imola, titolare dei dati, va inoltrata al Dirigente Affari Istituzionali e Generali, Dott.ssa Simonetta D’Amore, o all’URP-Informacittadino

D2) – ETICHETTA

«ente» Protocollo n. «numero» del

«data»

«Barcode»

ALLEGATO SUB E)

ELENCO DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE ED ESCLUSI DALLA PROTOCOLLAZIONE

- DELIBERAZIONI DI CONSIGLIO COMUNALE

- DELIBERAZIONI DI GIUNTA COMUNALE

- DETERMINAZIONI DIRIGENZIALI

- ORDINANZE

- CONTRATTI

- CONCESSIONI

- CONTRATTI DI LAVORO

- ATTI INTERNI DI GESTIONE DEL PERSONALE

- FATTURE

- LIQUIDAZIONI

- RICHIESTE DI CERTIFICAZIONI ANAGRAFICHE VARIE (CERTIFICATI DI RESIDENZA, STATI DI FAMIGLIA, ATTI DI NASCITA ECC.) CON ESCLUSIONE DEI CERTIFICATI STORICI DI FAMIGLIA (IN ARRIVO)

- VARIAZIONI A.I.R.E. (ANAGRAFE ITALIANI RESIDENTI ALL’ESTERO) (IN ARRIVO)

- MODELLI APR/4 (VARIAZIONI RESIDENZA) (IN ARRIVO)

- COMUNICAZIONI INERENTI ALL’ANAGRAFE CANINA RELATIVE AL TERRITORIO REGIONALE (IN ARRIVO E IN PARTENZA)

- AUTORIZZAZIONE AD INSTALLARE FRECCE DI DIREZIONE (IN PARTENZA)

- AUTORIZZAZIONE ACCESSO CARRAIO PRIVATO (IN PARTENZA)

- AUTORIZZAZIONE ATTRAVERSAMENTO STRADALE (IN PARTENZA)

- AUTORIZZAZIONE PER SCAVO (IN PARTENZA)

- RICHIESTA ASSEGNI FAMILIARI (IN ARRIVO)

- COMUNICAZIONE DELEGA SINDACALE O SUA REVOCA (IN ARRIVO)

- COMUNICAZIONE RITIRO ATTESTAZIONE DI SOGGIORNO (IN PARTENZA);

- RICHIESTA PRESTITO BIBLIOTECARIO E INTERBIBLIOTECARIO (IN ARRIVO E IN PARTENZA);

- D.U.R.C..

CITTÀ DI IMOLA

MASSIMARIO DI SCARTO

La selezione conservativa dei documenti costituisce un momento importante ed altamente qualificante per il mantenimento delle fonti: lo scarto è, però, anche un passaggio critico nella vita di un archivio poiché, in sintesi estrema, si realizza con l’eliminazione definitiva di una parte della documentazione che il Comune ha prodotto o ricevuto nello svolgimento della sua attività.

Con il termine scarto viene indicato l’insieme delle operazioni volte ad identificare i diversi tempi di conservazione delle serie archivistiche prodotte dall’Ente (selezione) e ad eliminare, tramite distruzione, quelle che hanno raggiunto la scadenza dei tempi minimi di conservazione dal punto di vista amministrativo e che non rivestono interesse storico.

Il procedimento relativo comporta la redazione di un apposito elenco di scarto, il cui fac simile si allega al presente massimario quale parte integrante e sostanziale, che deve essere trasmesso, in duplice copia alla Soprintendenza Archivistica per l’Emilia Romagna per la concessione della necessaria autorizzazione (art.. 21 D.Lgs. n. 42/2004).

Ricevuto il nulla – osta della Soprintendenza, l’Amministrazione Comunale affida, con determinazione dirigenziale, lo scarto dei documenti contenuti nell’elenco.

In base all'art. 8 del D.P.R. n. 37/2001 l'Ente pubblico stabilisce in proprio le modalità di cessione dei documenti d'archivio di cui è stato disposto lo scarto; esso può rivolgersi sia alla Croce Rossa Italiana, sia a una ditta da essa incaricata, sia alle organizzazioni di volontariato o, nel caso queste non provvedano al ritiro, a ditte specializzate. Si sottolinea in ogni caso la necessità di garantire la distruzione (con qualunque mezzo ritenuto idoneo) della documentazione da eliminare, allo scopo di impedirne usi impropri:

Al termine del procedimento di scarto dei documenti deve essere trasmesso in copia alla Soprintendenza Archivistica:

- determinazione dirigenziale di affidamento dello scarto dei documenti;

- verbale di consegna firmato da Croce Rossa Italiana o da ditta incaricata o da Associazione;

- verbale di distruzione della documentazione da eliminare (eventuale).

Si rileva che il massimario, per la grande varietà di tipologie documentarie presenti nell'archivio comunale, accentuatasi specialmente negli ultimi decenni, non ha la pretesa di essere completamente esaustivo, di comprendere cioè ogni sorta di atto o documento che possa essere prodotto nel corso della quotidiana attività amministrativa.

Per ogni tipologia documentaria non compresa nel sottoindicato elenco, si rimanda pertanto alla consulenza diretta della Soprintendenza Archivistica per l’Emilia – Romagna.

PRINCIPI GENERALI ED INDICAZIONI DI MASSIMA

Lo scarto si effettua di norma sui documenti dell’archivio di deposito.

In caso di modifica del titolario, lo scarto della documentazione prodotta e classificata sino all’adozione del nuovo deve essere valutato sulla base del massimario precedente.

I termini cronologici indicati devono essere conteggiati dalla chiusura dell’affare per i fascicoli oppure dall’ultima registrazione effettuata, nel caso dei registri.

In genere, salvo poche eccezioni, tutti i repertori devono essere conservati permanentemente.

Il materiale non archivistico non viene preso in considerazione dal presente massimario, in quanto non devono essere considerati documenti gli stampati in bianco, la modulistica, le raccolte normative o altro materiale analogo (ad esempio, copie della normativa da consegnare all’utenza).

L’applicazione del piano di conservazione non può comunque essere automatica, ma deve valutare caso per caso le eventuali particolarità adottate dal Comune nell’organizzazione dei documenti prodotti.

Il Comune non deve scartare i documenti considerati “vitali” (quelli, per esempio, che in caso di disastro, sono necessari a ricreare lo stato giuridico dell’ente e la sua situazione legale e finanziaria, a garantire i diritti dei dipendenti e dei cittadini, a soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni).

Non vanno scartati i documenti prodotti durante la prima e la seconda guerra mondiale e vanno vagliati con estrema attenzione quelli degli anni del dopoguerra e della ricostruzione, perché tali archivi costituiscono una miniera di informazioni e di dati ancora sconosciuti e finora inesplorati dagli storici, oltre che un serbatoio di informazioni rilevanti dal punto di vista giuridico.

Lo scarto dei documenti in copia può essere facilmente effettuato qualora sia prevista la conservazione permanente dei documenti in originale e qualora le copie non contengano annotazioni amministrative o visti essenziali per ricostruire il procedimento nella sua correttezza.

È opportuno prevedere repertori di documenti di interesse generale (ad esempio, deliberazioni G.C. e C.C., determinazioni dirigenziali, ordinanze) per tutte i servizi del Comune, resi disponibili sulla rete intranet del Comune, che quindi diventano depositi di documenti ad alto carattere informativo, in modo da evitare copie multiple, superflue, che contribuiscono ad appesantire inutilmente la conservazione documentale nei diversi Servizi, a scapito dei documenti essenziali e specifici.

È altresì opportuno che ciascun responsabile del procedimento, durante la formazione dell’archivio corrente, abbia cura di non inserire nel fascicolo copie superflue di normative o atti repertoriati di carattere generale, facilmente reperibili in un sistema informatico-archivistico ben organizzato.

Sarebbe anche auspicabile che il fascicolo venisse organizzato in sottofascicoli nei quali inserire i documenti soggetti a scarto periodico, in modo da facilitare, a tempo debito, le operazioni di scarto.

Quando si usa la formula “previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio e strumentale” si allude all’operazione che estrae dal fascicolo le copie e i documenti, che hanno appunto carattere strumentale e transitorio, utilizzati dal responsabile del procedimento per espletare il procedimento, ma che esauriscono la loro funzione nel momento in cui viene emesso il provvedimento finale oppure non sono strettamente connessi al procedimento (ad esempio, appunti, promemoria, copie di normativa e documenti di carattere generale).

TITOLO I AMMINISTRAZIONE – ORGANI ISTITUZIONALI – AFFARI GENERALI – ORDINAMENTO UFFICI E SERVIZI – DECENTRAMENTO E PARTECIPAZIONE

CATEGORIA 1 Tipologia documentazione Conservazione Statuto – Popolazione – Territorio - Stemma Classe 1 Denominazione del Comune Permanente Attribuzione del titolo di Città Permanente Definizione, modifica, riconoscimento dello stemma Permanente Definizione, modifica, riconoscimento del gonfalone Permanente Definizione, modifica, riconoscimento del sigillo Permanente Concessione patrocinio gratuito e del connesso uso dello stemma del

Comune Permanente

Concessione dell’uso del sigillo: un fascicolo annuale Permanente Classe 2 Territorio Permanente Classe 3 Confini del Comune - Frazioni Permanente Classe 4 Statuto Relazioni, modifiche integrazioni dello Statuto Permanente, dopo sfoltimento del materiale

informativo relativo ad altri Comuni

CATEGORIA 2 Tipologia documentazione Conservazione Uffici Comunali - Organizzazione Classe 1 Informazioni e relazioni con il pubblico Iniziative specifiche dell’URP: un fascicolo per ciascun affare Permanente, dopo sfoltimento del carteggio di

carattere transitorio e strumentale Reclami dei cittadini (comunque pervenuti) Permanenti Bandi e avvisi a stampa Materiali preparatori per il sito Web Permanente Attribuzione di competenza agli uffici Permanente Organigramma: un fascicolo per ciascuna definizione dell’organigramma Permanente Organizzazione degli uffici: un fascicolo per ciascun affare Permanente Orari di apertura degli uffici comunali e degli altri uffici e attività insistenti

sul territorio comunale Permanente

Determinazioni di ordini di servizio inserite nei singoli fascicoli personali Permanente Ordini di servizio Permanente Classe 2 Richieste di pubblicazione Albo Pretorio 1 anno Registro Albo Pretorio 20 anni Richieste di notifica presso la Casa Comunale 2 anni Registro delle notifiche 20 anni Classe 3 Archivio Generale Organizzazione servizio e attività ordinaria (aggiornamento manuale con

titolario e piano di conservazione, selezione periodica, riordino, inventariazione, spostamenti e versamenti di materiale, depositi e comodati)

Permanente

Interventi straordinari (es. traslochi, restauri, gestione servizi esterni, scelta software di gestione)

Permanente

Richieste di accesso 1 anno dalla ricollocazione del materiale Richieste informazioni archivistiche e per motivi di studio Permanente Classe 4 Registro di protocollo Permanente Repertorio dei fascicoli Permanente

CATEGORIA 3 Tipologia documentazione Conservazione Economato Classe 1 Acquisizione di beni e servizi: un fascicolo per ciascun acquisto 5 anni dalla dismissione del bene Classe 7 Oggetti smarriti e recuperati Verbali di rinvenimento: serie annuale repertoriata 2 anni Ricevute di riconsegna ai proprietari: serie annuale repertoriata 2 anni Classe 8 Registri delle spedizioni e delle spese postali 1 anno CATEGORIA 4 Tipologia documentazione Conservazione Classe 1 Elezioni amministrative comunali/provinciali Convocazione dei comizi elettorali: un fascicolo per ciascuna elezione Permanente Presentazione delle liste: manifesto Permanente Presentazione delle liste: carteggio 5 anni Atti relativi alla costituzione e arredamento dei seggi 5 anni Verbali dei presidenti di seggio = Trasmessi al Min. dell’Interno Schede = Trasmessi al Min. dell’Interno Pacchi scorta elezioni 2 anni Certificati elettorali non ritirati 2 anni Istruzioni elettorali a stampa 2 anni CATEGORIA 5 Tipologia documentazione Conservazione Sindaco, Giunta, Assessori, Consiglio – Consiglieri, Commissioni –

Commissioni Consiliari

Classe 1 Sindaco - fascicolo personale che dura quanto il mandato Permanente Classe 2 Commissario prefettizio e straordinario - fascicolo personale Permanente Commissario ad acta - Fascicolo personale Permanente Classe 3 Consiglio Fascicoli personali: un fascicolo per ogni consigliere che dura quanto dura il

mandato Permanente

Interrogazioni e mozioni consiliari Permanente Bollettino della situazione patrimoniale dei titolari di cariche elettive e di

cariche direttive Permanente

Presidente del Consiglio - fascicolo personale che dura quanto il mandato Permanente Gruppi Consiliari Accreditamento presso il Consiglio Permanente Scartare i materiali prodotti

o raccolti dai Gruppi Giunta Nomine, revoche e dimissioni degli assessori Permanente Organi consultivi Un fascicolo per ogni organo Permanente Classe 4 Conferenza dei capigruppo e commissioni consiliari Verbali della Conferenza Permanente Verbali della Commissioni Permanente CATEGORIA 6 Tipologia documentazione Conservazione Organico uffici e servizi – Gestione rapporto di lavoro – Rapporto di

collaborazione

Classe 1 Criteri generali e normativa per gli inquadramenti e le applicazione dei contratti collettivi di lavoro

Permanente

Determinazione dei ruoli e contratti collettivi Permanente I contratti con il singolo confluiscono nel fasc. personale

Determinazioni relative ai singoli Permanente Classe 2 Criteri generali e normativa per le retribuzioni e compensi Permanente Anagrafe delle prestazioni: schede 5 anni Determinazioni inserite nei singoli fascicoli personali 5 anni dalla cessazione dal servizio Ruoli degli stipendi: base di dati/tabulati Permanente Provvedimenti giudiziari di requisizione dello stipendio 5 anni

Classe 3 Criteri generali e normativa per il trattamento di fine rapporto Permanente Trattamento pensionistico e di fine rapporto inserito nel singolo fascicolo

personale Permanente

Classe 4 Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale Rapporti di carattere generale Permanente Costituzione delle rappresentanze del personale Permanente Verbali della Delegazione trattante per la contrattazione integrativa

decentrata Permanente

Classe 5 Materiale preparatorio per le deliberazioni in materia di politica del

personale 10 anni

Segretario e Vice Segretario Fascicolo personale (nomina, etc) per la durata dell’incarico Permanente Direttore generale e dirigenza Fascicolo personale Permanente Concorsi, selezioni, colloqui Fascicoli personali dei dipendenti e assimilati (quindi anche collaboratori a

contratto o a progetto) Permanente previo sfoltimento da eseguire seguendo la tempistica prevista per le singolo classi

Criteri generali e normativa per il reclutamento del personale: un fascicolo con eventuali sottofascicoli

Permanente

Procedimenti per il reclutamento del personale: un fascicolo per ciascun

procedimento (o affare), con i seguenti sottofascicoli:

- Bando e manifesto

Permanente

- Domande 1 anno dopo la scadenza dei termini per i ricorsi

Agli interessati

- Allegati alle domande (ove previsti dal bando) da restituire dopo la scadenza dei termini per i ricorsi

- Verbali permanente - Prove d’esame 1 anno dopo la scadenza dei termini per i ricorsi - Copie bando restituite al Comune 1 anno dopo la scadenza dei termini per i ricorsi Curricula inviati per richieste di assunzione 2 anni Domande di assunzione pervenute senza indizione di concorso o selezione 1 anno

Assunzioni e cessazioni Criteri generali e normativa per le assunzioni e cessazioni Permanente Determinazioni di assunzione e cessazione dei singoli inserite nei singoli

fascicoli personali Permanente

Comandi e distacchi; mobilità Criteri generali e normativa per comandi, distacchi, mobilità Permanente Determinazioni di comandi, distacchi e mobilità inserite nei singoli fascicoli

personali Permanente

Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni Criteri generali e normativa per le attribuzioni di funzioni e missioni Permanente Determinazioni di attribuzione di funzioni inserite nei singoli fascicoli

personali Permanente

Determinazioni di missioni inserite nei singoli fascicoli personali 10 anni Autorizzazione allo svolgimento di incarichi esterni 2 anni Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo Criteri generali e normativa per gli adempimenti fiscali, contributivi e

assicurativi Permanente

Trattamento assicurativo inserito nei singoli fascicoli personali 5 anni dalla chiusura del Classe Trattamento contributivo inserito nei singoli fascicoli personali 5 anni dalla chiusura del Classe Trattamento fiscale inserito nei singoli fascicolo personali 5 anni dalla chiusura del Classe Assicurazione obbligatoria inserita nei singoli fascicoli personali 5 anni dalla chiusura del Classe Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo Criteri generali e normativa per le dichiarazioni di infermità Permanente Dichiarazioni di infermità e calcolo dell’indennizzo inserite nel singolo

fascicolo personale Permanente

Orario di lavoro, presenze e assenze Criteri generali e normativa per le assenze Permanente Domande e dichiarazioni dei dipendenti sull’orario inserite nel singolo

fascicolo personale: − 150 ore − permessi d’uscita per motivi personali − permessi per allattamento − permessi per donazione sangue − permessi per motivi sindacali − opzione per orario particolare e part-time

2 anni 2 anni 2 anni 2 anni 2 anni Permanente

Domande e dichiarazioni dei dipendenti sulle assenze (con allegati) inserite nel singolo fascicolo personale:

− congedo ordinario − congedo straordinario per motivi di salute − congedo straordinario per motivi personali e familiari − aspettativa per infermità − aspettativa per mandato parlamentare o altre cariche elettive − aspettativa obbligatoria per maternità e puerperio − aspettativa facoltativa per maternità e puerperio − aspettativa per motivi di famiglia − aspettativa sindacale − certificati medici

2 anni 2 anni Alla cessazione del servizio Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Alla cessazione dal servizio

Referti delle visite di controllo inseriti nel singolo fascicolo personale Alla cessazione dal servizio Fogli firma, cartellini marcatempo; tabulati elettronici di rilevazione

presenze 2 anni In assenza di pendenze

disciplinari o giudiziarie Rilevazioni delle assenze per sciopero:

− singolo schede

− prospetti riassuntivi

1 anno dopo la redazione dei prospetti riassuntivi

Permanente Collaboratori esterni Classe 9 Criteri generali e normativa per il trattamento dei collaboratori esterni Permanente Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari Classe 10 Criteri generali e normativa per i provvedimenti disciplinari Permanente Provvedimenti disciplinari inseriti nel singolo fascicolo personale Permanente Elenco degli incarichi conferiti: repertorio permanente Formazione e aggiornamento professionale Classe 11 Criteri generali e normativa per la formazione e l’aggiornamento

professionale Permanente

Organizzazione di corsi di formazione e aggiornamento: un fascicolo per ciascun corso

Permanente previo sfoltimento dopo 5 anni

Domande/invio dei dipendenti a corsi inseriti nel singolo fascicolo personale

Permanente previo sfoltimento dopo 5 anni

CATEGORIA 7 Tipologia documentazione Conservazione Office Automation Sistema informativo

Classe 3 Organizzazione del sistema Permanente Statistiche Permanente, dopo l’eliminazione dei materiali

preparatori CATEGORIA 8 Tipologia documentazione Conservazione Attività organi Istituzionali Classe 1 Ordinanze del Sindaco: repertorio Permanente Decreti del Sindaco: repertorio Permanente Classe 3 Deliberazioni della Giunta Comunale: repertorio Permanente Verbali delle adunanze della Giunta Comunale: repertorio Permanente Verbali degli altri organi collegiali del Comune: repertorio Permanente Convocazioni della Giunta e ODG 1 anno Classe 4 Deliberazioni del Consiglio Comunale: repertorio Permanente Verbali delle adunanze del Consiglio Comunale: repertorio Permanente Verbali degli altri organi collegiali del Comune: repertorio Permanente Convocazioni del Consiglio e ODG 1 anno Classe 5 Ordinanze dei dirigenti: repertorio Permanente Determinazione dei dirigenti: repertorio Permanente

CATEGORIA 9 Tipologia documentazione Conservazione Affari legali – Cause e Liti – Attività contrattuali Classe 1 Pareri chiesti dal Comune su leggi specifiche Permanente Contenzioso Fascicoli di causa Permanente Pareri e consulenze permanente Classe 2 Atti rogati da segretario comunale (contratti e atti unilaterali in forma

pubblica amministrativa) Permanente

Classe 3 Albo dei fornitori: repertorio (informa di base di dati) Permanente CATEGORIA 10 Tipologia documentazione Conservazione Uffici e Servizi Amministrativi - Sorveglianza Classe 1 Controlli Permanente

Classe 2 Revisori dei Conti - fascicolo personale Permanente Organi di controllo interni - un fascicolo per ogni organo Permanente

CATEGORIA 11 Tipologia documentazione Conservazione Attività di rappresentanza Classe 3 Pubblicazioni istituzionali del Comune (libri, riviste, inserzioni o altro) Permanente Pubblicazioni istituzionali del Comune (materiali preparatori) 2 anni Comunicati Stampa Permanente Classe 6 Gemellaggi Permanente Classe 7 Iniziative specifiche (ad esempio, adesione a movimenti di opinione): un

fascicolo per ciascun affare Permanente

Classe 8 Iniziative specifiche: un fascicolo per ciascuna iniziativa Permanente Onorificenze (concesse e ricevute): un fascicolo per ciascun evento Permanente CATEGORIA 12 Tipologia documentazione Conservazione Rapporti società partecipate e/o controllate – Municipalizzazione

Servizi – Aziende Speciali

Classe 1 Partecipazione a società (SISTER – Area Blu – Montecatone ecc..) Permanente, previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio

Classe 2 Gestione Servizi (Hera-Con.Ami) Permanente con sfoltimento Classe 3 Aziende Speciali Permanente con sfoltimento CATEGORIA 13 Tipologia documentazione Conservazione Decentramento e Partecipazione – Rapporti con altri Enti territoriali Classe 1 Costituzione delle circoscrizioni Permanente Verbali delle adunanze dei Consigli circoscrizionali: un repertorio annuale

per ciascuna circoscrizione Permanente

Deliberazioni dei Consigli Circoscrizionali: un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione

Permanente

Verbali delle adunanze degli Esecutivi Circoscrizionali: un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione

Permanente

Deliberazioni degli Esecutivi Circoscrizionali: un repertorio annuale per

ciascuna circoscrizione Permanente

Verbali degli organi collegiali delle circoscrizioni: un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione

Permanente

Registro dell’Albo della circoscrizione: un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione

Permanente

Consigli circoscrizionali Fascicoli personali: un fascicolo per ogni consigliere che dura quanto dura il

mandato Permanente

Convocazioni del Consiglio e ODG 1 anno Interrogazioni consiliari Permanente Presidenti dei Consigli circoscrizionali – fascicolo personale che dura

quanto il mandato Permanente

Organi esecutivi circoscrizionali Nomine e dimissioni dei componenti Permanente Convocazioni e ODG delle riunioni 1 anno Commissioni dei Consigli circoscrizionali - un fascicolo per ogni

commissione Permanente

Segretari delle circoscrizioni Fascicolo personale (nomina, etc.) per la durata dell’incarico Permanente Commissario ad acta delle circoscrizioni Fascicolo personale Permanente Conferenza dei Presidenti di quartiere Verbali della Conferenza Permanente Classe 2 Area e Città Metropolitana - Costituzione e rapporti istituzionali Permanente Classe 3 Agenzia d’ambito servizi pubblici (ATO 5) Permanente

CATEGORIA 14 Tipologia documentazione Conservazione Contributi – Patrocini - Associazionismo Classe 1 Contributi e Patrocini Permanente Classe 2 Associazioni (adesioni e contributi) Permanente

TITOLO II IPAB – ASSISTENZA E SERVIZI SOCIALI – C.R.I. CATEGORIA 2 Tipologia documentazione Conservazione Assistenza – Servizi Sociali Classe 2 Iniziative specifiche: un fascicolo per ciascuna iniziativa Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 10 anni Politiche per il sociale - Iniziative specifiche: un fascicolo per iniziativa Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 10 anni Classe 3 Funzionamento e attività delle strutture: un fascicolo annuale per ciascuna

struttura Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

CATEGORIA 4 Tipologia documentazione Conservazione CRI – Associazioni di volontariato – Servizio Civile Nazionale –

Calamità pubbliche

Classe 1 Piano sociale: un fascicolo annuale eventualmente organizzato in sottofascicoli

Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

Programmazione per settori: un fascicolo per ciascun settore Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

Accordi con differenti soggetti: un fascicolo per ciascun soggetto Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

TITOLO III POLIZIA LOCALE CATEGORIA 2 Tipologia documentazione Conservazione Servizi di Polizia Municipale e Amministrativa - Regolamenti Classe 7 Informative su persone residenti nel Comune: un fascicolo per ciascuna

persona 5 anni

Classe 10 Segnalazioni – Attività di vigilanza – un fascicolo annuale 3 anni CATEGORIA 3 Tipologia documentazione Conservazione CdS – Attività di vigilanza Classe 1 Direttive e disposizioni: un fascicolo annuale permanente Verbali di accertamento di violazioni al Codice della strada: repertorio

annuale 10 anni

Accertamento di violazioni al Codice della strada e conseguente erogazione di sanzioni: un fascicolo per accertamento

5 anni

Classe 2 Verbali di rilevazione incidenti: repertorio annuale 20 anni In assenza di

contenzioso (ai sensi dell’art. 157 Codice penale)

Statistiche delle violazioni e degli incidenti: un fascicolo annuale permanente Classe 3 Gestione veicoli rimossi: un fascicolo per ciascun veicolo 2 anni Classe 5 Prevenzione ed educazione stradale - Iniziative specifiche: un fascicolo per

iniziativa 5 anni

Corsi di educazione stradale nelle scuole: un fascicolo per corso 5 anni

TITOLO IV SANITA’ – IGENE PUBBLICA – AMBIENTE CATEGORIA 2 Tipologia documentazione Conservazione Organizzazione Sanitaria Classe 3 Istituzione di farmacie: un fascicolo per ciascuna farmacia Permanente Funzionamento delle farmacie: un fascicolo per ciascun periodo (anno o

mese) 2 anni

CATEGORIA 3 Tipologia documentazione Conservazione Servizi Sanitari Classe 4 Interventi per le persone sottoposte a tutela e curatela: un fascicolo per

intervento Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Emergenze sanitarie: un fascicolo per ciascun evento Permanente Trattamenti sanitari obbligatori - TSO: un fascicolo per ciascun

procedimento Permanente

Accertamenti sanitari obbligatori - ASO: un fascicolo per ciascun procedimento

Permanente

Fascicoli personali dei soggetti a trattamenti: un fascicolo per ciascuna persona

Permanente

Tossicodipendenti – Centri di Prevenzione e Recupero Classe 6 Campagne di prevenzione: un fascicolo per campagna Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 5 anni Interventi di recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio: un fascicolo

per intervento Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

Ricognizione dei rischi: un fascicolo per affare Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

Medicina scolastica e del lavoro Classe 15 Criteri generali e normativa per la tutela della salute e sicurezza sul luogo di

lavoro Permanente

Rilevazione dei rischi, ai sensi della 626/94: un fascicolo per sede Tenere l’ultima e scartare la precedente Prevenzione infortuni Permanente Registro infortuni Permanente Verbali delle rappresentanze dei lavoratori per la sicurezza Permanente Denuncia di infortunio e pratica relativa, con referti, inserita nei singoli

fascicoli personali Permanente

Fascicoli relativi alle visite mediche ordinarie (medicina del lavoro) 10 anni Emergenze sanitarie: un fascicolo per ciascun evento Permanente CATEGORIA 4 Tipologia documentazione Conservazione Malattie epidemiche e contagiose – Profilassi - Denunce Classe 1 Fascicoli relativi a epizoozie (epidemie animali):un fascicolo per

ciascun evento Permanente

Canile Municipale – Gattile – Ente tutela animali – Assistenza Zooiatrica – Anagrafe Canina

Classe 2 Gestione dei ricoveri e degli eventi connessi: un fascicolo per ciascun procedimento

3 anni

Disinfezione, disinfestazione – Lotta contro mosche e zanzare -

vigilanza

Classe 5 Trattamenti di disinfestazione: un fascicolo per ciascun intervento 1 anno Derattizzazione - Vigilanza Classe 6 Interventi di derattizzazione, etc.: un fascicolo per ciascun intervento 1 anno CATEGORIA 5 Tipologia documentazione Conservazione Abitazioni – Stabilimenti e laboratori – Abitabilità – Agibilità -

Inabilità

Classe 2 Concessioni di agibilità. Repertorio annuale Permanente Fascicoli dei richiedenti l’agibilità: un fascicolo per ciascun richiedente Permanente

Alimenti e bevande – disciplina igienica della produzione e vendita –

Vigilanza – Autorizzazioni sanitarie

Classe 4 Autorizzazioni sanitarie: repertorio annuale Permanente Fascicoli dei richiedenti autorizzazioni sanitarie: un fascicolo per ciascuna

persona/ditta 5 anni dalla cessazione dell’attività

Inquinamento ambientale (atmosferico, del suolo, acustico, delle acque) Classe 14 Valutazioni e pareri di impatto ambientale: un fascicolo per ciascun parere Permanente Monitoraggi della qualità delle acque: fascicolo annuale per attività 10 anni Monitoraggi della qualità dell’aria. fascicolo annuale per attività 10 anni Monitoraggi della qualità dell’etere: un fascicolo annuale per attività Altri eventuali monitoraggi: fascicolo annuale per attività 10 anni Fascicoli relativi alle irregolarità 10 anni Controlli a campione sugli impianti termici dei privati: fascicolo annuale

per attività 2 anni

Fascicoli relativi alle irregolarità 10 anni Misure di igiene pubblica: un fascicolo per ciascun affare Permanente CATEGORIA 6 Tipologia documentazione Conservazione Tumulazioni – Esumazioni – Estumulazioni – tariffe – Casse mortuarie

indigenti – Concessioni ossari, colombari, cinerari e relative tariffe

Classe 2 Lux perpetua – Cippi e medaglie funerarie – Lapidi – Epigrafi – Tariffe –

Camere mortuarie Permanente

Classe 3 Registri di seppellimento Permanente Registri di tumulazione Permanente Registri di esumazione Permanente Registri di estumulazione Permanente Registri della distribuzione topografica delle tombe con annesse schede

onomastiche Permanente

TITOLO V FINANZE CATEGORIA 1 Tipologia documentazione Conservazione Beni mobili ed immobili comunali – Acquisti – Alienazioni – Permute –

Servizi – Volture catastali

Classe 2 Beni immobili: registro o base di dati perenne Permanente Fascicoli dei beni immobili. Un fascicolo per ciascun bene immobile,

articolato nei seguenti sottofascicoli, relativi ad attività specifiche, che possono anche essere di competenza di Servizi diversi:

− acquisizione − manutenzione ordinaria − gestione − uso − alienazione e dismissione

Permanente 20 anni 5 anni 5 anni Permanente

Beni mobili: uno per consegnatario Permanente Fascicoli dei beni mobili: un fascicolo per ciascun bene mobile, articolato

nei seguenti sottofascicoli, relativi ad attività specifiche, che possono anche essere di competenza di UOR diverse:

− acquisizione − manutenzione − concessione in uso − alienazione e altre forme di dismissione

5 anni dalla dismissione 5 anni dalla dismissione 5 anni dalla dismissione 5 anni dalla dismissione

Vendita o devoluzione. Un fascicolo periodico (per attività) 2 anni Concessioni di occupazione di spazi e aree pubbliche: repertorio Permanente Concessioni di beni del demanio statale: repertorio Permanente Concessioni cimiteriali: repertorio Permanente Fascicoli personali dei concessionari: un fascicolo per ciascun

concessionario 5 anni dalla cessazione del rapporto

Affitto e cessioni in uso beni mobili ed immobili Classe 3 Proventi da affitti e locazioni: un fascicolo annuale per ciascun immobile

locato 5 anni dal termine del contratto

Assicurazioni contro incendi ed altri sinistri Classe 4 Contratti assicurativi 2 anni dalla scadenza Pagamento dei premi dei contratti assicurativi 5 anni dall’estinzione del contratto Richieste e pratiche di risarcimento 10 anni

CATEGORIA 2 Tipologia documentazione Conservazione Bilancio di previsione – Liquidazione spese varie – Storni di fondi -

Variazioni

Classe 2 Bilancio preventivo e allegati, tra cui Relazione Previsionale e Programmatica

Permanente

Gestione del bilancio: un fascicolo per ciascuna variazione Permanente, previo sfoltimento Matrici dei bollettari delle entrate: registri annuali 5 anni Fatture emesse: repertorio annuale 10 anni Reversali 5 anni Bollettini vari 5 anni Ricevute di pagamenti vari 5 anni Fatture ricevute: repertorio annuale 10 anni Atti di liquidazione con allegati trasmessi da ciascun Servizio: repertorio

annuale 2 anni

Mandati di pagamento con allegati emessi dalla Ragioneria e inviati alla Tesoreria: repertorio annuale

10 anni dall’approvazione del bilancio

Purché registrati in scritture contabili di sintesi

Eventuali copie di mandati 2 anni Gestione delle partecipazioni finanziarie: un fascicolo per ciascuna

partecipazione Permanente, previo sfoltimento

Carteggio prodotto dai differenti uffici del Comune per questioni afferenti alla formazione del bilancio e del Bilancio

10 anni

Classe 3 PEG: articolato in fascicoli: un fascicolo per ogni obiettivo Permanente, previo sfoltimento Carteggio prodotto dai differenti uffici del Comune per questioni afferenti

alla formazione del bilancio e del PEG 10 anni

Gestione del bilancio: un fascicolo per ciascuna variazione Permanente, previo sfoltimento Classe 4 Rendiconto della gestione, articolato in conto del bilancio, Conto del

patrimonio e Conto economico Permanente

CATEGORIA 3 Tipologia documentazione Conservazione Imposte – Tassse – Diritti – Tariffe - Ruoli Anagrafe Tributaria – Imposte erariali – Imposte di registro – Tasse di

concessione governativa – IVA - Bollo

Classe 1 Mod. 770 10 anni Più se si ritiene

opportuno Ricevute dei versamenti (IVA, IRPEF, etc.) 10 anni Imposta pubblicità e diritti pubbliche affissioni Classe 3 Ruolo imposta comunale sulla pubblicità: base di dati 10 anni Prevede una stampa

periodica Ruolo diritti sulle pubbliche affissioni: base di dati 10 anni Prevede una stampa

periodica Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate: un fascicolo

per ciascuno dei concessionari 10 anni dalla cessazione del rapporto

Autorizzazioni alla pubblicità stabile: repertorio annuale 5 anni dalla scadenza dell’autorizzazione

Salvo non si rilevi qualche necessità particolare di conservazione a campione

Autorizzazioni alla pubblicità circoscritta: repertorio annuale 5 anni dalla scadenza dell’autorizzazione Richieste di affissione (con allegati da affiggere): un fascicolo per richiesta 5 anni dalla scadenza dell’autorizzazione Diritti di Segreteria e Stato Civile Classe 4 Diritti di segreteria: registro annuale o pagamenti virtuali 5 anni Ricevute dei versamenti in banca delle somme riscosse nei differenti servizi

per diritti di segreteria 5 anni

ICI Classe 8 Ruolo ICI: base di dati/stampe 10 anni Prevedere una stampa

periodica T.A.R.S.U. Classe 10 Ruolo TARSU: base di dati 10 anni Prevede una stampa

periodica C.O.S.A.P. Classe 11 Ruolo COSAP: base di dati 10 anni Prevedere una stampa

periodica

CATEGORIA 5 Tipologia documentazione Conservazione Catasto Classe 2 Catasto terreni : mappe Permanente Catasto terreni: registri Permanente Catasto terreni: indice alfabetico dei possessori Permanente Catasto terreni: estratti catastali Permanente Catasto terreni: denunce di variazione (volture) Permanente Catasto fabbricati: mappe Permanente Catasto fabbricati: registri Permanente Catasto fabbricati: indice alfabetico dei possessori Permanenti Catasto fabbricati: estratti catastali Permanente Catasto terreni: denunce di variazione (volture) Permanente Richieste di visure e certificazioni 1 anno CATEGORIA 7 Tipologia documentazione Conservazione Mutui – Prestiti - Finanziamenti Classe 2 Contratti di mutuo: un fascicolo per ciascun mutuo 5 anni dall’estinzione del mutuo CATEGORIA 9 Tipologia documentazione Conservazione Servizi di Esattoria e Tesoreria Classe 1 Tesoreria - Esattoria Permanente Classe 2 Rimborsi al Tesoriere Permanente Classe 3 Pignoramenti dell’esattore – Vendita oggetti pignorati Permanente

TITOLO VI GOVERNO CATEGORIA 2 Tipologia documentazione Conservazione Elezioni Politiche e Regionali – Referendum – Parlamento Europeo

(fare riferimento a Massimario per lo scarto degli atti elettorali (1984) Ministero dell’Interno – Direzione Generale dell’Amministrazione Civile – Direzione Centrale per i Servizi Elettorali)

Classe 2 Liste generali 1 anno dopo la redazione della successiva Liste sezionali 1 anno dopo la redazione della successiva Verbali della commissione elettorale comunale Permanente Schede dello schedario generale 5 anni dopo la redazione della successiva Schede degli schedari sezionali 5 anni dopo la redazione della successiva Fascicoli personali degli elettori: un fascicolo per ciascun elettore 5 anni dopo la cancellazione della successiva Elenchi recanti le proposte di variazione delle liste elettorali 5 anni dopo la redazione della lista successiva Carteggio concernente la tenuta e la revisione delle liste elettorali 5 anni dopo la redazione della lista successiva Elezioni Politiche,Regionali, Parlamento Europeo Classe 3 Copia dei verbali della Commissione elettorale mandamentale in ordine alle

operazioni e deliberazioni adottate dalla Commissione elettorale comunale 5 anni

Convocazione dei comizi elettorali: un fascicolo per ciascuna elezione Permanente Presentazione delle liste: manifesto Permanente Presentazione delle liste: carteggio 5 anni Atti relativi alla costituzione e arredamento dei seggi 5 anni Verbali dei presidenti di seggio = Trasmessi al Min.

dell’Interno Schede = Trasmessi al Min.

dell’Interno Pacchi scorta elezioni 2 anni Certificati elettorali non ritirati 2 anni Istruzioni elettorali a stampa 2 anni Seggi Elettorali – Arredamento - Composizione Classe 4 Albo dei presidenti di seggio: un elenco per ciascuna elezione 5 anni Albo degli scrutatori: un elenco per ciascuna elezione 5 anni

Referendum Classe 5 Atti preparatori 5 anni Atti relativi alla costituzione e arredamento dei seggi 5 anni Verbali dei presidenti di seggio = Trasmessi al Ministero

dell’interno Schede = Trasmessi al Ministero

dell’interno Istanze, petizioni e iniziative popolari Raccolta di firme per referendum previsti dallo statuto: un fascicolo per

ciascuna iniziativa 5 anni dopo il referendum

TITOLO VII GRAZIA – GIUSTIZIA – CULTO CATEGORIA 2 Tipologia documentazione Conservazione Giudici Popolari – Liste Giudici Popolari Classe 1 Carteggio con la Corte d’appello per la formazione degli Albi dei giudici

popolari: un fascicolo per ciascun periodo 3 anni dall’ultima revisione

CATEGORIA 4 Tipologia documentazione Conservazione Difensore Civico – Ufficio di Conciliazione Classe 3 Difensore Civico: fascicolo personale Permanente Atti del Difensore Civico Permanente

TITOLO VIII LEVA E SERVIZI MILITARI CATEGORIA 1 Tipologia documentazione Conservazione Leva Terrestre, Marittima, Aeronautica Classe 1 Liste di leva: una per anno Permanente Liste degli eliminati/esentati: una per anno Permanente Caserme, alloggi e servitù militari: procedimenti specifici (un fascicolo per

ciascun procedimento) Permanente

Requisizioni per utilità militari: procedimenti specifici: (un fascicolo per ciascun procedimento)

Permanente

Classe 3 Ruoli matricolari: uno per anno Permanente Classe 6 Servizio Civile sostitutivo Permanente

TITOLO IX ISTRUZIONE PUBBLICA – CULTURA – SPORT CATEGORIA 2 Tipologia documentazione Conservazione Asili d’infanzia – Scuole materne – Scuole elementari Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 5 anni Classe 1 Criteri generali e normativa per i servizi su richiesta Permanente Domande di servizi su richiesta (mensa, asili nido, colonie estive, soggiorni

climatici, etc.) 2 anni

Asili nido e scuola materna Domande di ammissione agli asili nido e alle scuole materne: un fascicolo

per asilo/scuola 2 anni

Graduatorie di ammissione 2 anni Funzionamento degli asili e delle scuole materne: un fascicolo per struttura 10 anni Classe 4 Distribuzione buoni libro: un fascicolo per scuola 2 anni Classe 5 Gestione trasporto scolastico: un fascicolo per periodo e per tratta 2 anni Gestione buoni pasto degli iscritti alle scuole: un fascicolo per periodo 2 anni Verbali del comitato genitori per la mensa 3 anni Gestione mense scolastiche: un fascicolo per mensa scolastica e per periodo 10 anni Atti relativi a scuole elementari pubbliche e private Permanente Integrazione di neo-immigrati e nomadi: un fascicolo per intervento 10 anni Diritto allo studio e servizi Classe 11 Azioni di promozione e sostegno del diritto allo studio: un fascicolo per

intervento 5 anni

CATEGORIA 3 Tipologia documentazione Conservazione Impianti sportivi – Sport – Attività Integrative della scuola Attività ed eventi sportivi Classe 2 Eventi e attività sportive: un fascicolo per evento/attività Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 5 anni Informazione, consulenza ed educazione civica Classe 4 Funzionamento e attività delle strutture (consultori, informagiovani, etc.): un

fascicolo per struttura Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Iniziative di vario tipo: un fascicolo per iniziativa Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Attività ricreativa e di socializzazione Funzionamento e attività delle strutture (centri ricreativi, etc): un fascicolo

annuale per ciascuna struttura Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Iniziative specifiche: un fascicolo per ciascuna iniziativa Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

CATEGORIA 4 Tipologia documentazione Conservazione Scuola Media – Istituti superiori Classe 1 Atti relativi a scuola media dell’obbligo ed Istituto Superiori Permanente CATEGORIA 5 Tipologia documentazione Conservazione Biblioteche – Musei – Belle Arti – Spettacoli Musicali – Spettacoli

Teatrali – Attività Culturali - Archivi

Classe 2 Funzionamento delle diverse istituzioni culturali: un fascicolo per istituto Permanente Verbale degli organi di gestione degli Istituti Culturali Permanente Prestiti di beni culturali: un fascicolo per affare Permanente

Classe 5 Attività culturali Attività ordinarie annuali: un fascicolo per attività e per periodo 10 anni Eventi culturali: fascicolo per evento Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 10 anni Feste civili e/o religiose: un fascicolo per iniziativa Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 10 anni Iniziative culturali: un fascicolo per iniziativa Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 10 anni CATEGORIA 7 Tipologia documentazione Conservazione Borse di studio Classe 1 Concessione di borse di studio:

− bando − domande − graduatorie − assegnazioni

Permanente 5 anni Permanente 5 anni

TITOLO X LAVORI PUBBLICI – ILLUMINAZIONE – URBANISTICA – ASSETTO DEL TERRITORIO – ESPROPRIAZIONI – ACQUE – POSTE E TELEGRAFI - FERROVIE CATEGORIA 8 Ferrovie – Autolinee – Aeroporti – Navigazioni marittime e

fluviali Conservazione

Trasporti urbani-autolinee Classe 2 Vigilanza sui gestori dei servizi: un fascicolo annuale per attività Permanente con sfoltimento Fascicoli relativi alle irregolarità 10 anni Iniziative di sensibilizzazione degli utenti per consumi razionali: un

fascicolo per ciascuna iniziativa Permanente con sfoltimento

Dichiarazioni di conformità degli impianti: repertorio annuale Trasporti pubblici (gestione) Permanente con sfoltimento CATEGORIA 9 Tipologia documentazione Conservazione Ufficio Tecnico – LL.PP. Classe 1 Realizzazione di opere pubbliche Permanente Possono essere

eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Manutenzione ordinaria 5 anni Salvo necessità particolari

Manutenzione straordinaria 20 anni Salvo necessità particolari

CATEGORIA 10 Tipologia documentazione Conservazione Urbanistica – Edilizia – Assetto del territorio Classe 2 Piani di edilizia economica e popolare – PEEP Permanente Possono essere

eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Edilizia pubblica Costruzione di edilizia popolare Permanente Possono essere

eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Politiche per la casa Assegnazione degli alloggi: un fascicolo per bando, organizzato in

sottofascicoli: − bando − domande − graduatoria − assegnazione

Permanente 5 anni Permanente 5 anni

Fascicolo degli assegnatari: un fascicolo per assegnatario 5 anni dopo la scadenza del contratto

In assenza di contenzioso

Urbanistica: strumenti di attuazione del piano regolatore generale Classe 3 Piano Regolatore Generale e varianti permanente Possono essere

eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Pareri su piani sovra comunali Permanente Dopo sfoltimento Certificati di destinazione urbanistica 1 anno dopo la scadenza Varianti al PRG Permanente Possono essere

eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Piani particolareggiati del PRG Permanente Possono essere

eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Piano particolareggiato infrastrutture stradali – PPIS Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Piano di riqualificazione urbana – PRU Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Piano insediamenti produttivi – PIP Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Programma integrato di riqualificazione Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Programma di riqualificazione urbana e di sviluppo sostenibile del territorio Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Viabilità Piano Urbano del Traffico: un fascicolo per ciascun affare Permanente con

sfoltimento

Piano Urbano della Mobilità: un fascicolo per ciascun affare Permanente con sfoltimento

Autorizzazioni in deroga: serie annuale repertoriata 2 anni

Classe 4 Piani di lottizzazione Permanente Possono essere

eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Edilizia privata Autorizzazioni edilizie. Repertorio Permanente Fascicoli dei richiedenti le autorizzazioni: un fascicolo per ciascuna

autorizzazione Permanente Possono essere

eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Accertamento e repressione degli abusi Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Denuncie e relazioni finali delle opere in cemento armato Fino a quando esiste l’edificio

Verbali degli accertamenti nel Settore Edilizio: un repertorio annuale Permanente

TITOLO XI AGRICOLTURA – INDUSTRIA – COMMERCIO – ARTIGIANATO – LAVORO CATEGORIA 1 Tipologia documentazione Conservazione Agricoltura, Caccia, Pesca, zootecnia – Boschi e Foreste Classe 2 Agricoltura Dichiarazioni raccolta e produzione: un fascicolo per periodo 5 anni Caccia e pesca Classe 4 Iniziative specifiche: un fascicolo per affare Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 5 anni CATEGORIA 2 Tipologia documentazione Conservazione Industria – Artigianato – Attività estrattive Classe 1 Iniziative specifiche: un fascicolo per affare Artigianato Classe 4 Iniziative specifiche: un fascicolo per affare Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 5 anni Autorizzazioni artigiane: repertorio Permanente Industria CATEGORIA 3 Tipologia documentazione Conservazione Commercio Classe 2 Fascicolo individuali degli esercenti attività economiche: un fascicolo per

persona Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

Commercio Iniziative specifiche: un fascicolo per affare Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 5 anni Comunicazioni dovute: un fascicolo per periodo 1 anno Autorizzazioni commerciali: repertorio Permanente Verbali degli accertamenti nel settore commerciale: un repertorio annuale Permanente

CATEGORIA 4 Tipologia documentazione Conservazione Fiere – Mercati – Mostre esposizioni Classe 1 Iniziative specifiche: un fascicolo per affare Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 5 anni CATEGORIA 8 Tipologia documentazione Conservazione Turismo e Industria alberghiera Classe 1 Promozioni e servizi turistici Iniziative specifiche: un fascicolo per affare Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 5 anni Esercizi turistici e strutture ricettive Classe 2 Iniziative specifiche: un fascicolo per affare Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 5 anni Autorizzazioni turistiche: repertorio Permanente

TITOLO XII STATO CIVILE – ANAGRAFE – CENSIMENTO – STATISTICA CATEGORIA 1 Tipologia documentazione Conservazione Stato civile Classe 2 Registro dei nati: repertorio annuale Permanente Atti per annotazioni sui registri di stato civile: un fascicolo per ciascun

procedimento 10 anni

Comunicazione de nati all’Agenzia per le entrate: un fascicolo per ciascun periodo

1 anno

Classe 3 Registro dei morti: repertorio annuale Permanente Classe 4 Registro dei matrimoni:repertorio annuale Permanente Classe 5 Registro di cittadinanza: repertorio annuale Permanente, se recanti registrazioni Atti allegati per registrazioni = Trasmessi annualmente

all’ufficio del governo competente per territorio

Polizia mortuaria e cimiteri Classe 7 Registri di cremazione Permanente Trasferimento delle salme: un fascicolo per ciascun trasporto 50 anni CATEGORIA 2 Tipologia documentazione Conservazione Anagrafe Classe 1 AIRE: un fascicolo per ciascuna persona Permanente Registro della popolazione: su base di dati Permanente Salvataggi periodici per

storicizzare la banca dati

Classe 2 APR 4: iscrizioni anagrafiche: un fascicolo per ciascuna persona Permanente Cambi di abitazione e residenza: un fascicolo per ciascuna persona 10 anni Salvo esigenze

particolari Cancellazioni: un Classe per ciascuna persona 10 anni Salvo esigenze

particolari

Classe 3 Richieste certificati: un fascicolo per ciascun periodo (mese o anno) 1 anno Corrispondenza con altre amministrazioni per rilascio e trasmissione

documenti: un fascicolo per ciascun periodo (mese o anno) 1 anno

Classe 4 Verbali e deliberazioni della Commissione comunale per la toponomastica :

repertorio annuale Permanente

CATEGORIA 3 Tipologia documentazione Conservazione Censimento della popolazione e statistica Classe 1 Schedoni statistici del censimento Si conservano quelli dell’ultimo censimento, quelli

del precedente si scartano dopo 1 anno dall’ultimo Atti preparatori e organizzativi 3 anni

TITOLO XV SICUREZZA PUBBLICA E POLIZIA AMMINISTRATIVA CATEGORIA 2 Tipologia documentazione Conservazione Pubblica incolumità - Protezione civile – Materie infiammabili Classe 1 Segnalazioni preventive di condizioni metereologi che avverse: un fascicolo

annuale 2 anni

Addestramento ed esercitazioni per la protezione civile: un fascicolo annuale

5 anni

Classe 5 Interventi per emergenze: un fascicolo per ciascuna emergenza Permanente con sfoltimento CATEGORIA 5 Tipologia documentazione Conservazione Sicurezza e Ordine pubblico Classe 1 Direttive e disposizioni generali: un fascicolo annuale Permanente Servizio ordinario di pubblica sicurezza: un fascicolo annuale 5 anni Classe 2 Servizio straordinario di pubblica sicurezza, in caso di eventi particolari

(manifestazioni, concerti, etc.): un fascicolo per evento 5 anni

Classe 4 Autorizzazioni di pubblica sicurezza: repertorio annuale, organizzata in sottoserie

Permanente

Fascicoli dei richiedenti l’autorizzazione di pubblica sicurezza: un fascicolo per richiedente

5 anni

CATEGORIA 13 Tipologia documentazione Conservazione Documenti di riconoscimento Classe 1 Cartellini per carte d’identità: uno per ciascuna persona 1 anno Mediante incenerimento

o triturazione Carte d’identità scadute e riconsegnate: un fascicolo per ciascuna persona 5 anni Mediante incenerimento

o triturazione Circ. Min. Interno – Direz. Gen. PS 23 ott. 1950, n. 10.13070.12982-7-1

CATEGORIA Tipologia documentazione Conservazione Classifica secondo l’argomento

Regolamenti emessi dal Comune Permanente

Redazione dei Regolamenti: un fascicolo per ciascun affare Permanente, previo sfoltimento dei documenti di carattere transitorio

Partecipazione del Comune ad Enti e Associazioni (comprensivi della nomina dei rappresentanti)

Permanente, previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio

ALLEGATO SUB F)

CITTÀ DI IMOLA

TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE E’ necessario, in fase di protocollazione, anche classificare tutti i documenti, cioè attribuire loro un codice numerico che si riferisce al titolario unico adottato dal Comune. Il titolario è un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell’analisi delle competenze dell’ente.

La classificazione risponde quindi alla duplice esigenza di accostare i documenti che si riferiscono allo stesso argomento e alle medesime pratiche e di rendere possibile la creazione di un archivio ordinato dopo aver portato a termine lo scarto delle carte inutili.

Il titolario per la classificazione degli atti prodotti e ricevuti dal Comune è formato da quindici titoli, a loro volta suddivise in un numero variabile di categorie e di classi. La precisa conoscenza della struttura generale del titolario e delle voci che lo compongono è una condizione essenziale per poter classificare in modo corretto di diversi documenti.

TITOLO I AMMINISTRAZIONE – ORGANI ISTITUZIONALI – AFFARI GENERALI – ORDINAMENTO UFFICI E SERVIZI – DECENTRAMENTO E PARTECIPAZIONE

CATEGORIA 1 Statuto – Popolazione – Territorio – Stemma Classe:

1 Bollo – Stemma – Gonfalone – Denominazione Comune 2 Territorio Comunale 3 Capoluogo – Frazioni 4 Statuto

CATEGORIA 2 Uffici Comunali – Organizzazione Classe:

1 Uffici Comunali – Ordini di Servizi – Disposizioni – Orari – Organizzazione Interna

2 Albo Pretorio – Notifica e consegna Atti 3 Archivio – Scarto atti – Visione atti – Rilascio copie 4 Protocollo 5 Disciplina del Procedimento Amministrativo 6 Privacy

CATEGORIA 3 Economato Classe:

1 Forniture varie – Acquisti – Contratti di Utenza – Arredi 2 Manutenzione (automezzi – Fotocopiatori – Apparecchiature – ecc.) 3 Giornali – Riviste – Libri – Pubblicazioni - Acquisto e abbonamento 4 Vestiario dipendenti 5 Anticipazioni e rimborsi economali 6 Regolamento Servizio Economato 7 Oggetti trovati e smarriti 8 Affrancatura corrispondenza comunale

CATEGORIA 4 Elezioni Amministrative (Comunali e Provinciali) Classe:

1 Comizi elettorali – Decreti di convocazione – Pubblicazione manifesti – Costituzione Ufficio elettorale

2 Liste dei candidati e candidature 3 Seggi elettorali – Arredamento – Composizione - Consegna 4 Certificati elettorali – Compilazione, notifica, spedizione o consegna 5 Disciplina propaganda elettorale – Determinazione, delimitazione e assegnazione

spazi 6 Verbali delle operazioni elettorali 7 Risultati elettorali 8 Spese per le operazioni elettorali - Riparti 9 Corrispondenza varia 10 Istruzioni ministeriali

TITOLO I AMMINISTRAZIONE – ORGANI ISTITUZIONALI – AFFARI GENERALI – ORDINAMENTO UFFICI E SERVIZI – DECENTRAMENTO E PARTECIPAZIONE

CATEGORIA 5 Sindaco – Giunta – Assessori – Consiglio – Consiglieri – Commissario –

Commissioni Consiliari Classe:

1 Sindaco – Nomina – Giuramento – Dimissione – Surrogazione – Programma Amministrativo

2 Commissario Prefettizio 3 Assessori e Consiglieri – Nomine – Dimissioni – Presidente Consiglio – Deleghe

– Interpellanze – Interrogazioni - Mozioni – O.d.G. 4 Commissioni Comunali e Consiliari 5 Indennità di carica e presenza – Rimborsi – Gettoni 6 Responsabilità amministratori 7 Documentazione amministrativa: Legalizzazione – Autenticazione - Deleghe

CATEGORIA 6 Organico uffici e Servizi – Gestione rapporto di lavoro – Rapporto di

collaborazione Classe:

1 Regolamento giuridico – Dotazione organica 2 Trattamento economico – Indennità’ – Straordinario – Salario accessorio 3 Pensioni – Indennità Premio Fine Servizio – T.F.R. - Enti previdenziali (INPDAP,

INPS, ect) 4 Rapporti sindacali 5 Personale di ruolo – Assunzioni - Congedi – Aspettative – Dimissioni 6 Personale non di ruolo – Assunzioni - Congedi – Aspettative – Dimissioni 7 Infortuni – INAIL 8 Certificazioni 9 Incarichi di collaborazione 10 Trattamento disciplinare 11 Corsi di aggiornamento e perfezionamento del personale 12 Lavori socialmente utili 13 Stages 14 Fornitura pasti ai dipendenti

CATEGORIA 7 Office Automation Classe:

1 Sistema Informatico comprensoriale 2 Cartografia 3 Informatizzazione – Hardware – Software – Acquisti e manutenzione 4 Piano Telematico – Rete privata delle Pubbliche Amministrazioni

CATEGORIA 8 Attività Organi Istituzionali Classe:

1 Ordinanze 2 Ordinanze e deliberazioni commissariali 3 Giunta Comunale – Convocazione – Deliberazioni – Verbali 4 Consiglio Comunale – Convocazione – Deliberazioni – Regolamento – Verbali 5 Determinazioni dirigenziali – Verbali 6 Supporto Organi Collegiali 7 Pubbliche Relazioni – Rassegna stampa

TITOLO I AMMINISTRAZIONE – ORGANI ISTITUZIONALI – AFFARI GENERALI – ORDINAMENTO UFFICI E SERVIZI – DECENTRAMENTO E PARTECIPAZIONE

CATEGORIA 9 Affari legali – Cause e Liti – Attività contrattuali Classe:

1 Pareri legali – Liti – Ricorsi – Consulenze – Perizie 2 Contratti e appalti – Repertorio atti 3 Albo fornitori

CATEGORIA 10 Uffici e Servizi Amministrativi – Sorveglianza Classe:

1 Vigilanza e controllo 2 Revisori dei Conti – Controllo Interno – Nucleo di valutazione 3 Ispezioni 4 Inchieste

CATEGORIA 11 Attività di Rappresentanza Classe:

1 Feste e solennità civili locali 2 Commemorazioni e lutti 3 Pubbliche relazioni – Ufficio stampa – Periodico Comunale 4 Gabinetto del Sindaco 5 Rapporti Partiti Politici 6 Gemellaggio 7 Iniziative varie 8 Conferimento premi e riconoscimenti

CATEGORIA 12 Rapporti società partecipate e/o controllate – Municipalizzazione Servizi

– Aziende Speciali Classe:

1 Partecipazioni a Società (SISTER – Area Blu – Montecatone – ecc.) 2 Gestione Servizi – HERA – Con.AMI 3 Aziende Speciali

CATEGORIA 13 Decentramento e Partecipazione – Rapporti con altri enti territoriali Classe:

1 Elezione e costituzione dei Forum 2 Area Metropolitana 3 Provincia – Agenzia d’ambito servizi pubblici (ATO 5) 4 Circondario 5 Comunità Montana 6 Comitati Cittadini 7 Consultazioni varie e Referendum Comunali

CATEGORIA 14 Contributi – Patrocini - Associazionismo Classe:

1 Contributi e Patrocini 2 Associazioni (Adesioni e Contributi)

TITOLO II IPAB – ASSISTENZA E SERVIZI SOCIALI – C.R.I. CATEGORIA 1 IPAB – Beneficenza Classe:

1 Servizi di assistenza sociale e beneficenza 2 IPAB – Opere Pie – Monti di Pietà – Atti relativi 3 Sussidi, sovvenzioni e contributi 4 Donazioni – Offerte

CATEGORIA 2 Assistenza – Servizi Sociali Classe:

1 Assistenti Sociali 2 Protezione Sociale – Invalidi – Handicap – Mezzi di trasporto per invalidi –

Disabili – Indigenti – Piani di Zona 3 Assistenza anziani - Case di Riposo – R.S.A.- Vacanze anziani – Telesoccorso 4 Sussidi di assistenza – Fondo sociale per integrazione canoni di locazione 5 Profughi e rimpatriati – Profughi stranieri – Rifugiati – Assistenza economica 6 Famiglie bisognose dei detenuti e vittime del delitto 7 Orfani dei lavoratori – Sussidi e contributi 8 Sfrattati – Reperimento alloggi 9 Assistenza alle donne 10 Minorenni soggetti a provvedimenti dell’autorità giudiziaria 11 I.S.E.E. (Indicatore Situazione Economica Equivalente)

CATEGORIA 3 Assistenza Maternità e Infanzia Classe:

1 Assistenza infanzia – Assistenza madri e fanciulli – Esposti – Illegittimi – Orfanotrofi – Assistenza minori

CATEGORIA 4 CRI – Associazioni di Volontariato – Servizio Civile Nazionale –

Calamità pubbliche Classe:

1 CRI – Associazioni di volontariato – Servizio Civile Nazionale 2 Società di Pubblica Assistenza 3 Compagnia di Misericordia 4 Calamità pubbliche – Comitati di Soccorso 5 Solidarietà internazionale

CATEGORIA 5 Lotterie e Tombole di Beneficenza Classe:

1 Lotterie – Tombole – Comitati di Beneficenza

TITOLO III POLIZIA LOCALE CATEGORIA 1 Guardie Zoofile ed Ecologiche Classe:

1 Nucleo Guardie Zoofile – Guardie Ecologiche Volontarie (G.E.V.) CATEGORIA 2 Servizi di Polizia Municipale e Amministrativa – Regolamenti Classe:

1 Polizia Amministrativa – Contravvenzioni e sanzioni 2 Accertamenti – Infrazioni 3 Sgombero neve – Disposizioni 4 Protezione animali – Abbandono Animali - Servizio di accalappiatura 5 Pesa Pubblica 6 Tariffe di Facchinaggio 7 Informazioni 8 Regolamento e tariffe Autonoleggio da rimessa e da Piazza 9 Grondaie 10 Segnalazioni – Attività di vigilanza 11 Regolamenti di Polizia Municipale, Urbana e Rurale 12 Sorveglianza scuole 13 Polizia Giudiziaria – Indagini Informazioni

CATEGORIA 3 C.d.S. – Attività di vigilanza Classe:

1 Violazioni – Sanzioni – Accertamenti – Contravvenzioni – Ricorsi – Autorizzazioni – Z.T.L. – Area Pedonale

2 Incidenti Stradali – Interventi, rilievi e accertamenti – Varie 3 Rimozione – Sequestri e restituzione veicoli 4 Trasporti eccezionali e avvenimenti straordinari 5 Educazione stradale e sicurezza stradale

CATEGORIA 4 Affissioni – Occupazioni spazi e aree pubbliche Classe:

1 Regolamenti 2 Affissioni – Pubblicità sonora – Cartelli pubblicitari – Targhe 3 Occupazione aree e spazi pubblici – Plateatico

TITOLO IV Sanità – Igiene Pubblica – Ambiente CATEGORIA 1 Personale Sanitario Classe:

1 Associazioni di Categoria 2 Personale medico – Paramedico – Farmacisti 3 Cassa Pensioni Sanitari (C.P.S.)

CATEGORIA 2 Organizzazione Sanitaria Classe:

1 Unità Sanitaria Locale 2 Medicinali – Ticket 3 Farmacie – Servizi farmaceutici 4 Ospedali – Ambulatori 5 Cure Termali 6 Sanità - Varie 7 Spedalità

CATEGORIA 3 Servizi Sanitari Classe:

1 Consultori Pediatrici e Ostetrici 2 Consultori Familiari 3 Consultorio di Igiene Mentale 4 Accertamenti e Trattamenti Sanitari Obbligatori (A.S.O e T.S.O.) – Infermi di

mente 5 Servizio di Igiene Mentale – Assistenza domestica infermi di mente 6 Tossicodipendenti – Centri di Prevenzione e recupero 7 Ambulatori Croce Rossa e di altri enti 8 P.M.P. – Presidio Multizonale di Prevenzione 9 A.I.D.O. – A.V.I.S. – A.D.M.O. 10 Vaccinazioni 11 Parti e aborti 12 Soccorso Sanitario – Servizio ambulanze 13 Servizi di medicina sociale e preventiva – Tumori – AIDS – Distrofia muscolare 14 Rilevamento radioattività 15 Medicina scolastica e del Lavoro

CATEGORIA 4 Epidemie – Malattie – Canile - Gattile Classe:

1 Malattie epidemiche e contagiose – Profilassi – Denunce 2 Canile Municipale – Gattile – Enti tutela animali – Assistenza Zooiatrica –

Anagrafe Canina 3 Idrofobia – Vaccinazioni antirabbiche animali 4 Vaccinazioni obbligatorie 5 Disinfezioni e disinfestazioni – Lotta contro mosche e zanzare – Vigilanza 6 Derattizzazione – Vigilanza

TITOLO IV Sanità – Igiene Pubblica – Ambiente CATEGORIA 5 Igiene Pubblica e dell’Ambiente Classe:

1 Regolamento d’Igiene 2 Abitazioni – Stabilimenti e laboratori – Abitabilità – Agibilità - Inabitabilità 3 Polizia Veterinaria – Regolamento e vigilanza su carni, pesce, latte ecc. –

Rapporti e ispezioni 4 Alimenti e bevande - Disciplina igienica della produzione e vendita – Vigilanza -

Autorizzazioni Sanitarie 5 Macelli – Servizio di macellazione 6 Bagni e latrine pubbliche – bagni chimici 7 Innaffiamento stradale 8 Latterie – Centrali del latte 9 Pulizia e spazzamento strade 10 Pozzi Neri 11 Rifiuti solidi e urbani – Servizio smaltimento – Discariche 12 Rifiuti speciali, tossici e nocivi – Smaltimento amianto – Discariche 13 Stallaggi – Allevamenti – Concimaie 14 Inquinamento ambientale (atmosferico, del suolo, acustico, delle acque)

CATEGORIA 6 Polizia Mortuaria – Lux perpetua - Colombari Classe:

1 Regolamenti di Polizia Mortuaria – Orari – Atti relativi al servizio 2 Lux Perpetua – Cippi e medaglie funerarie – Lapidi – Epigrafi – Tariffe – Camere

mortuarie 3 Tumulazioni – Esumazioni – Estumulazioni – Tariffe – Casse mortuarie indigenti

– Concessione ossari, colombari e cinerari e relative tariffe 4 Tariffe per cremazione salme 5 Cimiteri per altre comunità civili e religiose – Sepolcri di famiglia fuori dal

cimitero 6 Pulizia Cimiteri

TITOLO V FINANZE CATEGORIA 1 Proprietà Comunali – Beni mobili e immobili – Inventario Classe:

1 Inventari 2 Beni mobili ed immobili comunali – Acquisti – Alienazioni – Permute – Servitù –

Volture catastali 3 Affitti e cessioni in uso beni mobili e immobili 4 Assicurazioni contro incendi e altri sinistri 5 Demanio Comunale – Canoni – Tariffe – Concessioni 6 Usi Civici 7 Enfiteusi – Censi – Canoni 8 Vendita tagli alberi – Raccolta sementi

CATEGORIA 2 Attività di Bilancio – Contabilità Classe:

1 Finanza locale – Disposizioni – Circolari 2 Bilancio di previsione – Liquidazione spese varie – Storni di fondi – Variazioni –

Verbale Chiusura esercizio – Mandati di pagamento - Regolamento 3 Piano Esecutivo di Gestione (P.E.G.) 4 Conto Consuntivo 5 Contributi dello stato e della Regione ad altri Enti

CATEGORIA 3 Imposte – Tasse – Diritti – Tariffe – Ruoli Classe:

1 Anagrafe Tributaria – Imposte erariali – Imposte di registro – Tasse concessione governativa – I.V.A. – Bollo

2 Imposte e tasse regionali e provinciali 3 Imposta Pubblicità e diritti pubbliche affissioni 4 Diritti di segreteria e Stato Civile 5 Contenzioso tributi comunali 6 Tariffe piano della sosta 7 Sgravi – Rimborsi – Quote indebite e inesigibili 8 I.C.I. 9 I.C.I.A.P. 10 T.A.R.S.U. 11 COSAP 12 Addizionale Consumi Energia Elettrica 13 Ruoli

CATEGORIA 4 Demanio dello Stato Classe:

1 Beni demaniali dello stato – Atti relativi

TITOLO V FINANZE CATEGORIA 5 Catasto Classe:

1 Commissione Censuaria Comunale 2 Catasto – Classificazione terreni e fabbricati – Diritti catastali

CATEGORIA 6 Rivendita Generi di Monopolio – Uffici Finanziari Classe:

1 Rivendite tabacchi – Generi di monopolio 2 Debito pubblico – Buoni del Tesoro – Prestiti nazionali 3 Banchi del Lotto – Lotterie nazionali 4 Dogane – Tasse doganali – Contrabbando 5 Intendenza di Finanza – Agenzia delle Entrate (Ufficio del Registro – Ufficio

delle II.DD.) – Agenzia del Territorio (ex U.T.E.) – Conservatoria delle Ipoteche 6 Guardia di Finanza 7 Monete – Zecca dello Stato - Euro

CATEGORIA 7 Mutui – Prestiti - Finanziamenti Classe:

1 Circolari – Disposizioni – Varie 2 Mutui – Prestiti – Finanziamenti – Atti relativi

CATEGORIA 8 Lasciti – Donazioni – Eredità Classe:

1 Lasciti – Donazioni – Eredità CATEGORIA 9 Servizi di Esattoria e Tesoreria Classe:

1 Esattoria – Tesoreria – Appalti – Capitolati speciali – Cauzioni – Personale – Ispezioni – Anticipazioni – Consorzio tra Esattori

2 Rimborsi al Tesoriere 3 Pignoramenti dell’Esattore – Vendita oggetti pignorati

TITOLO VI GOVERNO CATEGORIA 1 Leggi – Decreti – Gazzetta Ufficiale – Circolari Classe:

1 Leggi – Decreti 2 Gazzetta Ufficiale – Raccolta leggi 3 Circolari – Disposizioni e norme varie della Prefettura e Uffici Statali 4 Archivio di Stato

CATEGORIA 2 Elezioni Politiche e Regionali – Referendum – Parlamento Europeo Classe:

1 Norme – Disposizioni – Statistiche 2 Liste elettorali – Schedario fascicoli personali – Revisioni dinamiche e semestrali

– Ricorsi – Tessera elettorale 3 Elezioni politiche e regionali – Parlamento Europeo 4 Seggi elettorali – Arredamento – Composizione 5 Referendum

CATEGORIA 3 Feste Nazionali – Commemorazione Classe:

1 Feste Nazionali – Solennità civili – Esposizione bandiera nazionale ed europea 2 Commemorazioni – Onoranze – Cerimonie 3 Visite di parlamentari, Autorità Governative e Regionali 4 Festa degli Alberi 5 Condoglianze – Onoranze Funebri - Epigrafi commemorative

CATEGORIA 4 Azioni di Valore Civile – Decorazioni – Araldica Classe:

1 Azioni di valore civile – Associazione Nazionale Decorati al Valor Civile – Ricompense

2 Araldica – Stemma 3 Onoreficenze – Medaglie – Decorazioni

CATEGORIA 5 Pensioni Classe:

1 Pensioni – Assegni ai ciechi, sordomuti e invalidi civili – Pensioni sociali CATEGORIA 6 Partiti Politici – Associazioni e Organizzazioni Classe:

1 Partiti politici – Rapporti con il Comune 2 ANCI – Lega dei Comuni – Unione Province Italiane – Associazione Nazionale

Consiglio Comuni d’Europa 3 Organizzazioni Internazionali (O.N.U. – Amnesty International) 4 Organizzazione Diverse

CATEGORIA 7 Ente Regione Classe:

1 Statuto Regionale – Norme statutarie 2 Leggi e regolamenti regionali – B.U.R. 3 Organi della Regione – Consiglio – Giunta – Deliberazioni e decreti 4 Disposizioni – Circolari – Iniziative varie 5 Rapporti tra Regione e Comune 6 Pubblicazione e riviste della Regione – Congressi e riunioni 7 Uffici e servizi regionali – Distacco temporaneo di personale regionale

TITOLO VII GRAZIA – GIUSTIZIA – CULTO CATEGORIA 1 Tribunali – Corte d’Assise e d’Appello – Giudice di Pace Classe:

1 Tribunale – Corte d’Appello – Corte d’Assise – Tribunale dei Minorenni 2 Casellario Giudiziale – Certificati di Rito – Informazioni interessanti la Giustizia

– Notifica Atti Giudiziari 3 Amnistia – Grazia – Indulto – Riabilitazione 4 Giudice di Pace 5 Uffici Giudiziari – Spese di Mantenimento 6 Pignoramenti – Inabilitazioni – Fallimenti – Interdizioni

CATEGORIA 2 Giudici Popolari Classe:

1 Giudici Popolari – Liste dei Giudici Popolari CATEGORIA 3 Case Circondariali Classe:

1 Case circondariali – Edifici – Personale CATEGORIA 4 Difensore Civico – Ufficio Conciliazione Classe:

1 Uffici di Conciliazione 2 Sfratti e licenze di locazione – Decreti ingiuntivi – Ricorsi 3 Difensore civico

CATEGORIA 5 Archivio Notarile – Professioni legali Classe:

1 Archivio notarile mandamentale – Spese – Personale 2 Avvocati – Notai – Procuratori – Professioni legali 3 Protesti cambiari

CATEGORIA 6 Culto – Edifici destinati al Culto – Parrocchie – Autorità e Corporazioni

Religiose Classe:

1 Autorità religiose – Cerimonie religiose cattoliche 2 Edifici destinati al culto 3 Congregazioni e associazioni religiose – Congrue parrocchiali – Benefici

ecclesiastici – Confraternite 4 Culti e religioni non cattoliche

TITOLO VIII LEVA E SERVIZI MILITARI CATEGORIA 1 Leva Terrestre, Marittima, Aeronautica Classe:

1 Liste di Leva – Formazione elenchi – Norme 2 Operazioni di Leva – Consiglio di Leva 3 Ruoli Matricolari – Esito di Leva 4 Leva marittima ed aeronautica 5 Ferma di leva – Dispense – Congedi 6 Obiettori di coscienza – Disertori – Renitenti

CATEGORIA 2 Servizi Militari Classe:

1 Chiamata alle armi 2 Arruolamenti speciali e volontari 3 Medaglie e documenti vari a militari ed ex militari 4 Congedi – Permessi e licenze

CATEGORIA 3 Tiro a Segno Nazionale Classe:

1 Poligono di Tiro 2 Tiro a segno nazionale

CATEGORIA 4 Caserme Militari – Alloggi e Requisizioni – Ospedali Militari Classe:

1 Caserme – Ospedali – Infermerie 2 Alloggiamenti militari 3 Campi di istruzione militare 4 Requisizioni

CATEGORIA 5 Difesa Nazionale – Mobilitazioni – Danni di Guerra Classe:

1 Difesa Nazionale 2 Disciplina di guerra – Mobilitazione civile 3 Monumenti ai Caduti – Parchi della Rimembranza 4 Danni di Guerra

CATEGORIA 6 Reduci – Ex Combattenti – Partigiani – Orfani di Guerra – Associazioni

combattentistiche Classe:

1 Reduci – Mutilati – Ex combattenti e partigiani – Associazioni combattentistiche – Orfani di guerra

2 Congiunti – Deceduti – Dispersi – Assistenza 3 Pensioni di guerra e assimilati 4 Salme di militari caduti

TITOLO IX Istruzione Pubblica – Cultura – Sport CATEGORIA 1 Autorità Scolastiche Classe:

1 Autorità scolastiche –Ufficio Scolastico Provinciale – Personale 2 Istituti comprensivi - Uffici – Arredamento

CATEGORIA 2 Asili d’Infanzia – Scuole Materne – Scuole Elementari Classe:

1 Asili Nido e Scuole Materne pubbliche e private – Atti relativi 2 Obbligo scolastico – Insegnamento religioso nelle scuole – Portatori di handicap 3 Rette scolastiche – Sussidi – Contributi per assistenza scolastica 4 Calendario scolastico – Libri di testo – Calendario esami 5 Scuole elementari pubbliche e private – Atti relativi 6 Trasporto alunni 7 Refezione scolastica 8 Soggiorni estivi 9 Pulizia edifici scolastici 10 Forniture e arredamento per Scuole Elementari, Materne e Asili Nido 11 Diritto allo studio

CATEGORIA 3 Impianti Sportivi - Sport – Attività Integrative della Scuola Classe:

1 Associazioni Sportive – Convenzioni per gestione impianti 2 Manifestazioni sportive - Giochi della Gioventù 3 Autodromo – Impianti Sportivi – Costruzione – Manutenzione - Utilizzo 4 Circoli Ricreativi – Servizio Spazio Adolescenti – Servizio Informagiovani –

Carta Giovani 5 Università Verde – Università Aperta

CATEGORIA 4 Scuola Media – Istituti Superiori Classe:

1 Scuole Media dell’obbligo ed Istituti Superiori – Atti relativi – Forniture - Arredamento

2 Convitti – Collegi 3 Diritto allo studio 4 Portatori di Handicap

CATEGORIA 5 Biblioteche – Musei – Belle Arti – Spettacoli Musicali – Spettacoli Teatrali – Attività Culturali - Archivi

Classe: 1 Spettacoli Musicali e Teatrali – Bande Musicali – Scuola di Musica 2 Musei – Pinacoteche – Antichità – Iniziative e Mostre – Soprintendenza Beni

Artistici e Storici – Soprintendenza Beni Ambientali e Architettonici – Soprintendenza Archeologica - Visite Guidate – Prestiti Opere d’Arte

3 Biblioteche – Prestiti bibliotecari e interbibliotecari – Informazioni bibliografiche – Pubblicazioni – Acquisizione Documenti – Conservazione documenti – Riproduzioni – Scarti – Soprintendenza beni librari e documentari – Prestiti esterni - Iniziative e attività promozionali

4 Archivio Storico – Prestiti esterni – Ricerche – Scarto – Pubblicazioni – Acquisizione documenti – Conservazione – Riproduzioni – Soprintendenza Archivistica - Soprintendenza beni librari e documentari – Iniziative e attività promozionali

5 Attività culturali CATEGORIA 6 Università – Accademie Classe:

1 Università – Accademie – Atti relativi CATEGORIA 7 Borse di Studio Classe:

1 Borse di studio – Istituzione – Concessione – Atti relativi

TITOLO X LAVORI PUBBLICI – ILLUMINAZIONE – URBANISTICA – ASSETTO DEL TERRITORIO - ESPROPRIAZIONI – ACQUE – POSTE E TELEGRAFI – FERROVIE

CATEGORIA 1 Strade – Piazze – Verde pubblico – Ponti – Metanodotti e Gasdotti Classe:

1 Strade e Piazze – Classificazione – Elenchi 2 Opere stradali (strade, piazze ect.) – Giardini – Viali alberati – parchi pubblici –

Ponti – Gallerie – Costruzione – Manutenzione - Rimozione frane – Sottopassi stradali e ferroviari – Arredo Urbano – Abbattimento alberi – Accessi Carrai

3 Strade private – atti relativi 4 Strade vicinali – Spese di manutenzione – atti relativi 5 Strade Nazionali – Regionali – Provinciali – Autostrade – Spese di manutenzione

– atti relativi 6 Attraversamenti e scavi stradali 7 Macchine stradali – Attrezzature – Acquisto – Manutenzione 8 Gasdotti – Metanodotti – Costruzione – Gestione – Allacciamenti 9 Impianti semaforici – Segnaletica stradale – Cartelli segnaletici – Frecce

direzionali CATEGORIA 2 Fognature – Cimiteri – Impianti di depurazione Classe:

1 Fognature – Allacciamenti – Scarichi – Scoli acqua – Impianti di smaltimento e depurazione

2 Chiaviche – Lavatoi pubblici 3 Cimiteri – Costruzione – Sistemazione – Manutenzione – Monumenti funebri –

Illuminazione – Attrezzature – Concessione lotti di terreno per tombe CATEGORIA 3 Illuminazione pubblica - impianti elettrici – Elettrodotti - Energia Classe:

1 Illuminazione pubblica – Impianti – Tariffe – 2 Elettrodotti e Linee elettriche 3 Risparmio Energetico – Fornitura calore – Recupero energetico

CATEGORIA 4 Acque potabili – Fontane – Pozzi – Acquedotti Classe:

1 Acque potabili e acque minerali – Acquedotti – Fontane – Pozzi CATEGORIA 5 Acque pubbliche Classe:

1 Acque pubbliche – Fiumi – Torrenti – Laghi – Dighe – Estrazione ghiaie – Escavazione

2 Argini – Fossi 3 Canali – Bacini – consorzi di Bonifica – Ricerca acque sotterranee – Condutture

CATEGORIA 6 Espropriazioni Classe:

1 Espropriazioni – Occupazioni d’urgenza aree – Norme e disposizioni

TITOLO X LAVORI PUBBLICI – ILLUMINAZIONE – URBANISTICA – ASSETTO DEL TERRITORIO - ESPROPRIAZIONI – ACQUE – POSTE E TELEGRAFI – FERROVIE

CATEGORIA 7 Poste – Telegrafi – Telefoni – Radio – Telecomunicazioni Classe:

1 Telefonia fissa e mobile – Centrali e Centralini Telefonici – Posti telefonici pubblici

2 Radio – Televisione – Atti relativi 3 Uffici postali e telegrafici

CATEGORIA 8 Ferrovie – Autolinee – Aeroporti – Navigazioni marittime e fluviali Classe:

1 Ferrovie – Stazioni Ferroviarie – Tariffe 2 Autolinee – Trasporti urbani – Tariffe – Concessioni – Tramvie – Linee

automobilistiche 3 Funivie – Seggiovie – Aeroporti – Aviazione civile 4 Navigazione marittima e fluviale 5 Motorizzazione civile – P.R.A. – A.C.I. – Autoscuole

CATEGORIA 9 Ufficio Tecnico – LL.PP. – Incarichi Professionali Classe:

1 Edifici comunali – Costruzione – Manutenzione – Torri – Orologi – Campane – Monumenti - Lapidi

2 Associazioni di Categoria – Ordini e collegi professionali 3 Incarichi e professionisti privati 4 Settore Manutenzione - Servizi - Beni – Forniture – Lavori 5 Circolari e materiale legislativo riguardanti la categoria “Lavori Pubblici” –

Osservatorio LL.PP. 6 Lavori in economia – Norme - Regolamento

CATEGORIA 10 Urbanistica – Edilizia – Assetto del Territorio Classe:

1 Circolari e materiale legislativo riguardanti la categoria “Assetto del Territorio” 2 P.E.E.P. (Piani Edilizia Economica Popolare) – Piani di recupero – Programmi

integrati – Edilizia residenziale pubblica – ACER (ex I.A.C.P.) 3 P.R.G. (Piano Regolatore Generale) – P.P.A. (Piano Pluriennale d’Attuazione) –

P.I.P. (Piani Insediamenti Produttivi) – Piano Paesaggistico – Regolamento edilizio – I.N.U. (Istituto Nazionale Urbanistica) – Piani territoriali - Assetto del Territorio – P.U.T. (Piano Urbano del Traffico) – Piano della sosta

4 Lottizzazioni – Permessi di Costruire – Asseverazioni – D.I.A. – Condono Edilizio – Controllo attività edilizia – P.P.I.P. (Piani Particolareggiati di Iniziativa Pubblica o Privata) – P.U.P. (Piani Urbanistici Preventivi) – P.S.A.

5 Cooperative Edilizie – Associazioni Edili 6 Edifici sinistrati – Sgombero – Restauri – Demolizioni

TITOLO XI AGRICOLTURA - INDUSTRIA - COMMERCIO - ARTIGIANATO – LAVORO

CATEGORIA 1 Agricoltura – Caccia – Pesca – Zootecnia – Boschi e Foreste Classe:

1 Associazioni agricoltori – Censimento – Contributi agricoli – Consorzi agrari 2 Viticoltura – Frutticoltura – Malattia delle piante – Associazioni vitivinicole 3 Pastorizia – Zootecnia – Apicoltura - Avicoltura 4 Caccia – Pesca – Allevamenti di selvaggina – A.T.C. (Ambiti Territoriali di

Caccia) 5 Boschi – Foreste – Prodotti sottobosco - Vigilanza – Infrazioni – Corpo Forestale 6 Interventi per la protezione della natura – Sistemazione idrogeologica del suolo –

Interventi conseguenti a calamità naturali – Alluvioni – Grandinate - Contributi 7 Comunità Montana – Opere di bonifica – Rimboschimento terreni – Contributi

CATEGORIA 2 Industria – Artigianato – Attività estrattive Classe:

1 Industria – Stabilimenti – Fabbriche – Vigilanze – Norme e disposizione - Censimento

2 Molini – Pastifici – Panifici – Licenza di esercizio – Vigilanza 3 Attività estrattive – Cave e torbiere – Vigilanza – Autorizzazioni 4 Artigianato – Botteghe artigiane – Barbieri – Parrucchieri – Attività di estetica –

Autorizzazioni – Vigilanza 5 Albo delle Imprese Artigiane 6 Insediamenti produttivi 7 Associazioni Artigiani e lavoratori del settore artigianato 8 Cooperazione e Associazionismo

CATEGORIA 3 Commercio Classe:

1 Associazioni commercianti – Prezzi – Listini – Vigilanza – Sanzioni – Censimenti 2 Commercio fisso e commercio su aree pubbliche – Rivendite di giornali e riviste –

Negozi – Orari di apertura e chiusura – Sanzioni – Piano del Commercio – Commercio di vicinato – Contributi attività commerciali

3 C.C.I.A.A. – Registro commercianti – Registro ditte - Certificati CATEGORIA 4 Fiera – Mercati – Mostre ed esposizioni Classe:

1 Fiere – Mercati – Sagre - Calendari – Disposizioni 2 Regolamento Mercati – Tariffe 3 Mostre ed esposizioni

CATEGORIA 5 Pesi e Misure Classe:

1 Stato Utenti Pesi e Misura – Norme – Disposizioni – Atti vari 2 Ufficio metrico – Verifica biennale 3 Pese private

TITOLO XI AGRICOLTURA - INDUSTRIA - COMMERCIO - ARTIGIANATO – LAVORO

CATEGORIA 6 Programmazione e sviluppo economico Classe:

1 Programmazione e sviluppo economico 2 Sportello Unico

CATEGORIA 7 Credito e Assicurazioni Classe:

1 Borsa valori – Quotazioni 2 Istituti di credito – Costo del denaro 3 Compagnie di Assicurazione

CATEGORIA 8 Turismo e Industria Alberghiera Classe:

1 Turismo – Pro-Loco – I.A.T. – A.P.T. – S.T.A.I. 2 Impianti e servizi complementari all’attività turistica – Agriturismo – Rifugi –

Campeggi 3 Stazioni climatiche – Stabilimenti termali 4 Turismo – Rapporti con la Regione – Funzioni delegate 5 Organizzazioni turistiche – Agenzie di viaggio – A.C.I. – T.C.I. - C.A.I.

CATEGORIA 9 Lavoro e Previdenza Sociale Classe:

1 Organizzazioni Sindacali Lavoratori – Enti di Patronato – Legislazione del Lavoro – Infortuni sul lavoro – Libretti di lavoro

TITOLO XII STATO CIVILE – ANAGRAFE – CENSIMENTO – STATISTICA

CATEGORIA 1 Stato Civile Classe:

1 Ufficio di Stato Civile – Delega funzioni di Ufficiale di Stato Civile – Norme e disposizioni – Bollatura e vidimazione registri

2 Nascite – Adozioni – Interdizioni – Amministratore di sostegno - Trascrizioni – Annotazioni – Denunce – Rettifiche – Cambio nomi e cognomi

3 Morti – Denunce – Trascrizioni 4 Matrimoni – Pubblicazioni – Annotazioni – Trascrizioni – Dispense – Divorzi –

regime patrimoniale 5 Cittadinanza – Naturalizzazioni 6 Tutela di minorenni – Emancipazione 7 Cremazioni – Trasporto Funebre fuori comune - Dispersione ceneri –

Affidamento Ceneri – Passaporto Mortuario - Autopsie CATEGORIA 2 Anagrafe Classe:

1 Anagrafe della popolazione – A.I.R.E. – Norme – Regolamenti – Ispezioni 2 Cambiamenti di residenza – Trasferimenti provvisori – Denunce di immigrazione

ed emigrazione 3 Richiesta e rilascio Certificati anagrafici vari 4 Stradario – Toponomastica e numerazione civica 5 Delega funzioni di Ufficiale di Anagrafe

CATEGORIA 3 Censimento della popolazione e statistica Classe:

1 Censimento della popolazione – Norme e disposizioni 2 Statistiche

TITOLO XIII ESTERI CATEGORIA 1 Comunicazioni con l’estero Classe:

1 Consolati – Ambasciate – Rapporti con il Comune 2 Stati esteri – Comunicazioni e rapporti con il Comune

CATEGORIA 2 Immigrati e stranieri Classe:

1 Immigrati – Extracomunitari – Norme e discipline 2 Stranieri – Norme e discipline

CATEGORIA 3 Emigranti Classe:

1 Emigranti – Norme e disciplina – Rimpatrio – Varie

TITOLO XIV OGGETTI DIVERSI CATEGORIA 1 Affari Pubblici e Privati non compresi nelle altre Categorie Classe:

1 Affari pubblici e privati non compresi nelle altre categorie 2 Informazioni e notizie varie a Enti e da Enti

TITOLO XV SICUREZZA PUBBLICA E POLIZIA AMMINISTRATIVA CATEGORIA 1 Questura – Uffici di P.S. Classe:

1 Questura – Commissariato di P.S. 2 Circolari

CATEGORIA 2 Pubblica incolumità – Protezione Civile – Materie infiammabili Classe:

1 Calamità pubbliche – Protezione Civile 2 Distributori carburante – Materie infiammabili – Depositi gas - Sanzioni – Norme

e disposizioni - Licenze 3 Caldaie a vapore – Licenze – Atti vari 4 Armi – Fabbricazione – Detenzione – Licenza porto d’armi – Direttori di tiro 5 Pubblica incolumità – Materie esplodenti – Fuochi d’artificio

CATEGORIA 3 Locali di Pubblico Spettacolo – Spettacoli e trattenimenti pubblici Classe:

1 Commissione Provinciale di Vigilanza (C.P.V.) - Licenze, agibilità e sorveglianza Locali Pubblico Spettacolo

2 Spettacoli e trattenimenti – Manifestazioni popolari – Feste da ballo – Scuole di ballo

3 Rappresentazioni teatrali, cinematografiche e televisive 4 Manifestazioni sportive – Piscine – Autorizzazioni – Licenze 5 Luna Park - Circhi

CATEGORIA 4 Esercizi pubblici – Licenze varie di P.S. Classe:

1 Esercizi pubblici – Somministrazione di alimenti e bevande – Autorizzazioni provvisorie – Licenze – Orari di apertura e chiusura

2 Apparecchi di trattenimento – Sale per biliardo e giochi leciti – Videogiochi – Installazione apparecchi radio-TV – Licenze – Autorizzazioni

3 Alberghi – Pensioni – Affittacamere – Locande – Alberghi diurni – Licenze 4 Autorimesse – Autonoleggio – Custodia motocicli – posteggiatori 5 Tipografie – litografie – Fotografi – Attività di riproduzione (eliocopie –

fotocopie) 6 Mestieri ambulanti e girovaghi 7 Guide – Interpreti – Maestri di sci – Licenze 8 Portieri e custodi – Licenze – Vigilanza 9 Commercio di cose antiche e usate – Opere d’arte – Dichiarazioni e vigilanza 10 Commercio di oggetti preziosi – Vigilanza 11 Agenzie funebri 12 Ascensori – Montacarichi – Licenze 13 Agenzie di Call Center 14 Licenze varie (Agenzie Matrimoniali – Chiromanti – Autodemolizioni ecc.) 15 Attività di noleggio videocassette - Audiovisivi

CATEGORIA 5 Ordine Pubblico Classe:

1 Ordine e Sicurezza Pubblica - Circolari 2 Manifestazioni pubbliche – Comizi e cortei 3 Scioperi – Disordini – Tumulti – Serrate 4 Aggressioni – Omicidi - Suicidi – Ricatti – Furti 5 Ricerca di persone – Cose e animali 6 Scritte abusive 7 Quiete Pubblica – Teppismo 8 Buon Costume

CATEGORIA 6 Mendicità Classe:

1 Mendicità – Accattonaggio – Ricoveri notturni 2 Rimpatrio indigenti

CATEGORIA 7 Pregiudicati – Lotta alla criminalità - Terrorismo Classe:

1 Pregiudicati – Vagabondi – Soggiornanti obbligati – Fogli di via obbligatori - Nomadi

2 Pedofilia 3 Lotta alla Criminalità 4 Terrorismo

CATEGORIA 8 Vigilanza privata Classe:

1 Agenti ed Istituti di vigilanza privata CATEGORIA 9 Agenti di Forza Pubblica - Carabinieri Classe:

1 Agenti della Forza Pubblica – Carabinieri – Polizia di Stato – Atti vari 2 Contributi – Spese di casermaggio

CATEGORIA 10 Infermi di mente – alcolizzati - Tossicodipendenze Classe:

1 Alcolizzati – Tossicomani – Infermi di mente CATEGORIA 11 Incendi – Vigili del Fuoco Classe:

1 Corpo Vigili del Fuoco – Incendi – Caserme – Regolamenti – Denunce CATEGORIA 12 Stranieri Classe:

1 Soggiorno stranieri – Norme – Disposizioni - Registri CATEGORIA 13 Documenti di riconoscimento Classe:

1 Carte d’Identità – Patenti di Guida – Passaporti – Altri documenti di identità e riconoscimento

CATEGORIA 14 Cessione e locazione fabbricati Classe:

1 Cessione e locazione fabbricati – Denuncie – Vigilanza - Sanzioni

ALLEGATO SUB F1) CITTA’ DI IMOLA

SERVIZIO pag. ______ 1

ELENCO DEGLI ATTI CHE SI PROPONGONO PER LO SCARTO

Nr. Progr.2

Denominazione del contenuto oggettivo delle carte

Classificazione 3

indicare: Categoria/Classe;

o Titolo/Categoria; o Codice di

classificazione

Anni estremi 4

Quantità dei contenitori 5

Peso espresso in kg.

Motivo della proposta di scarto 6

Nr.1

n.ro…….

kg. …….

Nr.2

n.ro…….

kg. …….

Nr.3

n.ro…….

kg. …….

Totale

complessivo quantità contenitori: n.ro…….

Totale complessivo peso: kg. …….

STIMA DEI METRI LINEARI COMPLESSIVI DA SCARTARE: ML ........... Data __________________ Firma ____________________ 7

NOTE 1 Numero di pagina dell’elenco (va numerata ogni pagina dell’elenco). Se la pagina è una sola indicare “unica”. 2 Numerare progressivamente tutti gli accorpamenti documentari proposti per lo scarto (l’elenco va organizzato per serie distinte, ossia per tipologie documentarie uniformi, ad es. copie di delibere, mandati …). 3 Indicare la classificazione di riferimento anche qualora non sia espressamente riportata sui documenti. 4 Arrotondati all’anno. 5 Quantità dei contenitori (buste, scatole, pacchi…) per ogni accorpamento documentario (non occorre specificare la quantità delle singole unità archivistiche: pratiche o fascicoli). 6 Indicare sinteticamente il motivo dello scarto qualora non sia immediatamente evidente. Precisare se si tratta di copia, duplicato o di originale che trova tutti i dati o almeno quelli fondamentali in altro documento destinato alla perpetua conservazione, dandone l’esatta indicazione archivistica. 7 In calce all’elenco: firma del Responsabile del procedimento, indicandone con chiarezza la qualifica ed apponendo, nuovamente, il timbro dell’Ente.

ALLEGATO SUB G)

CITTÀ DI IMOLA SERVIZIO

Elenco di versamento delle unità archivistiche nell’archivio di deposito

Si inoltrano per l’archiviazione, in data odierna

n…………..fascicoli

n…………..repertori

n…………..registri

come da seguente elenco:

anno classifica numero del fascicolo oggetto

Firma Responsabile del Procedimento Firma Responsabile dell’Archivio Imola,

Comune di Imola

PROVINCIA DI BOLOGNA

1

Prot. Gen. n. 12630 del 09/03/2004

DELIBERA n° 80 del 09/03/2004

della GIUNTA COMUNALE

OGGETTO : INDIVIDUAZIONE AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA AI SENSI DELL`ART. 50, 4° COMMA, DEL D.P.R. 28.12.2000 N. 445 E ISTITUZIONE SERVIZIO ARCHIVISTICO PER LA TENUTA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, LA GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI.

Il giorno 09/03/2004 alle ore 15:00 nella Residenza Comunale di Imola, convocata a cura del Sindaco, si è riunita la Giunta Comunale con l’intervento dei Signori:

PRESENTI ASSENTI

MARCHIGNOLI MASSIMO - SINDACO X

CASTELLARI FABRIZIO - VICE SINDACO X

LENZI VITTORIO - ASSESSORE X

GALAVOTTI VALTER - ASSESSORE X

FIUMI FABRIZIA - ASSESSORE X

MONTRONI DANIELE - ASSESSORE X

ZANIBONI GABRIELE - ASSESSORE X

STAGNI MASSIMILIANO - ASSESSORE X

TOTALI 7 1

Presiede l’adunanza il Sig. MARCHIGNOLI MASSIMO in qualità di SINDACO

Assiste alla seduta il Segretario Generale il Dott. VENANZI MARIO

Il Presidente, riconosciuto legale il numero degli intervenuti, invita la Giunta a prendere in esame l’oggetto sopraindicato

DELIBERA n° 80 del 09/03/2004

2

LA GIUNTA COMUNALE

- premesso che con D.P.R. 28.12.2000 n. 445 è stato approvato il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;

- che l'art. 50, 4° comma, del predetto decreto prevede che ciascuna Amministrazione individui, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse;

- dato atto che l'area organizzativa omogenea (AOO) è un insieme definito di unità organizzative di una Amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali;

- ritenuto che per quanto sopra esposto si possa configurare il Comune di Imola come una unica area organizzativa omogenea (AOO);

- visto che, ai sensi dell’art. 49 del D.Lgs. 18.08.2000 n. 267, sulla proposta di deliberazione di cui trattasi del Responsabile di Procedimento Sig.ra Repizzi Viviana, il Dirigente del Settore Dott. Laghi Walter in data 3.03.2004 ha espresso parere favorevole sulla regolarità tecnica;

- dato atto che il Dirigente del Settore Economico Finanziario non ha espresso alcun parere sulla regolarità contabile in quanto la proposta stessa è priva di rilevanza contabile e finanziaria e ciò ai sensi dell’art. 21, 7° comma, del vigente Regolamento di Contabilità;

- con voti favorevoli unanimi espressi in forma palese;

D E L I B E R A

1) di individuare, per il Comune di Imola, in considerazione di quanto in premessa esposto e ai sensi dell'art. 50, 4° comma, del D.P.R. 28.12.2000 n. 445, una unica area organizzativa omogenea (AOO);

2) di istituire il Servizio Archivistico per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, cui è attribuita la gestione dell'archivio corrente e dell'archivio di deposito;

3) di dare atto che la gestione dell'Archivio Storico rientra nell'attività dei Servizi Bibliotecari ed Archivistici.

VR/sf

DELIBERA n° 80 del 09/03/2004

3

Del che si è redatto il presente verbale che, previa lettura e conferma, viene sottoscritto.

IL PRESIDENTE

MASSIMO MARCHIGNOLI

IL SEGRETARIO GENERALE

MARIO VENANZI

____________________

___________

CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE

Si certifica che il suesteso verbale di deliberazione verrà affisso all’Albo Pretorio di questo Comune in data 16 marzo 2004 e vi resterà per 15 gg. consecutivi.

IL SEGRETARIO GENERALE

MARIO VENANZI

____________________

___________

Esecutiva ai sensi dell’art. 134 del D.Lgs. 18.08.2000 n. 267 in data 26 marzo 2004

IL SEGRETARIO GENERALE

MARIO VENANZI

____________________

___________

Pubblicato all’Albo Pretorio dal ……………..…. al ……………… e così per 15 gg. consecutivi.

Il Messo Comunale

…………………..

ALLEGATO SUB B)

CITTA’ DI IMOLA Via Mazzini 4 - 40026 Imola (BO) PEC comune.imola@cert.provincia.bo.it Tel. 0542 602111 – Fax 0542 602289 C.F. 00794470377 - P.I. 00523381200

SERVIZIO Via Mazzini 4 (1° piano) - 40026 Imola Responsabile del procedimento: Informazione e visione atti: e- mail

Orario: dal lun. al ven. mar. sab.

CITTÀ DI IMOLA SERVIZIO

Prot. Gen.

RACCOMANDATA A.R.

Imola,

Destinatario Via numero civico CAP Città (SIGLA PROV)

per conoscenza Oggetto: carattere Times New Roman, dimensione 11, grassetto

Questo è lo spazio riservato al testo della comunicazione che va formattato come segue:

Carattere Times New Roman; dimensione 11, allineamento giustificato

Interlinea singola

Rientro speciale prima riga cm 1,25

Spaziatura prima di ogni paragrafo 6 punti

Piè di pagina: Tahoma 8

Per non visualizzare i commenti: dal menù Visualizza cliccare sulla voce Commenti per deselezionarlo.

Al termine dell’elaborazione, dal menu Tabella attivare il comando Nascondi Griglia

In caso di testi lunghi, la seconda pagina riporta in alto un’intestazione ridotta e in calce un piè di pagina con l’indicazione del numero della pagina corrente rispetto al numero totale delle pagine costituenti il documento.

Il responsabile del servizio

Nome Cognome

Allegati - note esplicative

facsimile y

Commento [A1]: (spazio per eventuale logo del servizio) Teatro; Biblioteca; Musei, Polizia Municipale; URP, IAT; Protezione Civile

Commento [A3]: Data scritta per esteso: giorno in cifre con i primi 9 gg senza lo zero iniziale; mese scritto in lettere, anno completo in cifre

Commento [A2]: Se si deve indicare il mezzo di invio (racc o fax) farlo in alto a dx in grassetto (ma non sottolineato)

Commento [A4]: Direttamente il numero senza virgola e senza n. o n°

Commento [A5]: L’oggetto è elemento fondamentale per la protocollazione e fascicolazione dei documenti e per orientare il lettore. Dopo i due punti, in minuscolo, occorre indicare in modo sintetico e puntuale il contenuto della lettera, senza eliminare elementi funzionali (articoli e preposizioni) e senza punto finale. Qualora sia difficile contemperare le esigenze del lettore con quelle di catalogazione, va privilegiato il punto di vista del destinatario.

Commento [A6]: Nome e cognome senza titolo con solo le iniziali in maiuscolo; il titolo solo se necessario e funzionale alla comunicazione (es. se progettista indicare Ing.).

Commento [A7]: questa sezione ha famiglia e dimensione carattere uguale al corpo documento; il paragrafo non ha spaziature aggiuntive

ALLEGATO SUB C)

CITTA’ DI IMOLA Sede: Via Mazzini 4 - 40026 Imola (BO)

PEC comune.imola@cert.provincia.bo.it Tel. 0542 602111 – Fax 0542 602289

C.F. 00794470377 - P.I. 00523381200

SERVIZIO Via Mazzini, 4 - 40026 Imola

Responsabile del procedimento: Informazione e visione atti:

e-mail: Orario: dal lun. al ven.

mar. sab.

Pagina 1 di 1

CITTÀ DI IMOLA SERVIZIO

Copertina del fax

Destinatario: ___________________________________

___________________________________

___________________________________

Fax: ___________________________________

Mittente: CITTA’ DI IMOLA

SERVIZIO

per chiarimenti telefonare a

______________________

tel. ___________________

Pagine (inclusa la copertina):

Le informazioni contenute nel presente documento e negli allegati sono riservate al destinatario indicato. Nel caso in cui tale documento venga ricevuto da persona diversa dal destinatario o dal responsabile della consegna della comunicazione, si avverte che è proibito qualsiasi uso, copia, distribuzione o divulgazione di quanto in esso contenuto. Se avete ricevuto questa copia per errore, Vi chiediamo di informarci immediatamente e di provvedere alla distruzione. In caso di incompleta/errata ricezione, chiamare: 0542

ALLEGATO SUB D)

D1) - RICEVUTA

CITTÀ DI IMOLA VIA MAZZINI , 4

Ricevuta di protocollazione

Trascorsi almeno tre giorni dalla data del protocollo,

se necessario potrà rivolgersi ALL’URP/INFORMACITTADINO

v. Mazzini 16 – Imola tel. 0542 602308

e-mail urp@comune.imola.bo.it

per conoscere il Servizio comunale a cui è stata trasmessa la Sua documentazione.

Legge sulla privacy INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (ai sensi del D.Lgs. 196/2003)

Gentile Signora/e,

i dati personali raccolti, in relazione al documento protocollato con la presente ricevuta col presente modello, sono trattati dal Comune di Imola esclusivamente nell’ambito delle proprie finalità istituzionali per i dati comuni e in caso di dati sensibili per rilevanti finalità di interesse pubblico previste dalle leggi o da provvedimenti del Garante. I suoi dati possono essere comunicati ad altri soggetti o diffusi, se necessario, per le medesime finalità.

Le operazioni di trattamento (raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, diffusione, cancellazione, distruzione dati) sono eseguite da personale comunale o da altri soggetti autorizzati, di norma con mezzi elettronici o automatizzati e seguendo i principi di liceità, correttezza, pertinenza e non eccedenza.

L’interessato ha diritto di verificare l’esistenza presso il Comune di Imola di suoi dati personali e le modalità di trattamento. Può inoltre chiederne la cancellazione, l’aggiornamento o per motivi legittimi opporsi al trattamento o chiederne il blocco.

L’istanza per l’esercizio dei diritti, intestata al Comune di Imola, titolare dei dati, va inoltrata al Dirigente Affari Istituzionali e Generali, Dott.ssa Simonetta D’Amore, o all’URP-Informacittadino

D2) – ETICHETTA

«ente» Protocollo n. «numero» del

«data»

«Barcode»

ALLEGATO SUB E)

ELENCO DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE ED ESCLUSI DALLA PROTOCOLLAZIONE

- DELIBERAZIONI DI CONSIGLIO COMUNALE

- DELIBERAZIONI DI GIUNTA COMUNALE

- DETERMINAZIONI DIRIGENZIALI

- ORDINANZE

- CONTRATTI

- CONCESSIONI

- CONTRATTI DI LAVORO

- ATTI INTERNI DI GESTIONE DEL PERSONALE

- FATTURE

- LIQUIDAZIONI

- RICHIESTE DI CERTIFICAZIONI ANAGRAFICHE VARIE (CERTIFICATI DI RESIDENZA, STATI DI FAMIGLIA, ATTI DI NASCITA ECC.) CON ESCLUSIONE DEI CERTIFICATI STORICI DI FAMIGLIA (IN ARRIVO)

- VARIAZIONI A.I.R.E. (ANAGRAFE ITALIANI RESIDENTI ALL’ESTERO) (IN ARRIVO)

- MODELLI APR/4 (VARIAZIONI RESIDENZA) (IN ARRIVO)

- COMUNICAZIONI INERENTI ALL’ANAGRAFE CANINA RELATIVE AL TERRITORIO REGIONALE (IN ARRIVO E IN PARTENZA)

- AUTORIZZAZIONE AD INSTALLARE FRECCE DI DIREZIONE (IN PARTENZA)

- AUTORIZZAZIONE ACCESSO CARRAIO PRIVATO (IN PARTENZA)

- AUTORIZZAZIONE ATTRAVERSAMENTO STRADALE (IN PARTENZA)

- AUTORIZZAZIONE PER SCAVO (IN PARTENZA)

- RICHIESTA ASSEGNI FAMILIARI (IN ARRIVO)

- COMUNICAZIONE DELEGA SINDACALE O SUA REVOCA (IN ARRIVO)

- COMUNICAZIONE RITIRO ATTESTAZIONE DI SOGGIORNO (IN PARTENZA);

- RICHIESTA PRESTITO BIBLIOTECARIO E INTERBIBLIOTECARIO (IN ARRIVO E IN PARTENZA);

- D.U.R.C..

CITTÀ DI IMOLA

MASSIMARIO DI SCARTO

La selezione conservativa dei documenti costituisce un momento importante ed altamente qualificante per il mantenimento delle fonti: lo scarto è, però, anche un passaggio critico nella vita di un archivio poiché, in sintesi estrema, si realizza con l’eliminazione definitiva di una parte della documentazione che il Comune ha prodotto o ricevuto nello svolgimento della sua attività.

Con il termine scarto viene indicato l’insieme delle operazioni volte ad identificare i diversi tempi di conservazione delle serie archivistiche prodotte dall’Ente (selezione) e ad eliminare, tramite distruzione, quelle che hanno raggiunto la scadenza dei tempi minimi di conservazione dal punto di vista amministrativo e che non rivestono interesse storico.

Il procedimento relativo comporta la redazione di un apposito elenco di scarto, il cui fac simile si allega al presente massimario quale parte integrante e sostanziale, che deve essere trasmesso, in duplice copia alla Soprintendenza Archivistica per l’Emilia Romagna per la concessione della necessaria autorizzazione (art.. 21 D.Lgs. n. 42/2004).

Ricevuto il nulla – osta della Soprintendenza, l’Amministrazione Comunale affida, con determinazione dirigenziale, lo scarto dei documenti contenuti nell’elenco.

In base all'art. 8 del D.P.R. n. 37/2001 l'Ente pubblico stabilisce in proprio le modalità di cessione dei documenti d'archivio di cui è stato disposto lo scarto; esso può rivolgersi sia alla Croce Rossa Italiana, sia a una ditta da essa incaricata, sia alle organizzazioni di volontariato o, nel caso queste non provvedano al ritiro, a ditte specializzate. Si sottolinea in ogni caso la necessità di garantire la distruzione (con qualunque mezzo ritenuto idoneo) della documentazione da eliminare, allo scopo di impedirne usi impropri:

Al termine del procedimento di scarto dei documenti deve essere trasmesso in copia alla Soprintendenza Archivistica:

- determinazione dirigenziale di affidamento dello scarto dei documenti;

- verbale di consegna firmato da Croce Rossa Italiana o da ditta incaricata o da Associazione;

- verbale di distruzione della documentazione da eliminare (eventuale).

Si rileva che il massimario, per la grande varietà di tipologie documentarie presenti nell'archivio comunale, accentuatasi specialmente negli ultimi decenni, non ha la pretesa di essere completamente esaustivo, di comprendere cioè ogni sorta di atto o documento che possa essere prodotto nel corso della quotidiana attività amministrativa.

Per ogni tipologia documentaria non compresa nel sottoindicato elenco, si rimanda pertanto alla consulenza diretta della Soprintendenza Archivistica per l’Emilia – Romagna.

PRINCIPI GENERALI ED INDICAZIONI DI MASSIMA

Lo scarto si effettua di norma sui documenti dell’archivio di deposito.

In caso di modifica del titolario, lo scarto della documentazione prodotta e classificata sino all’adozione del nuovo deve essere valutato sulla base del massimario precedente.

I termini cronologici indicati devono essere conteggiati dalla chiusura dell’affare per i fascicoli oppure dall’ultima registrazione effettuata, nel caso dei registri.

In genere, salvo poche eccezioni, tutti i repertori devono essere conservati permanentemente.

Il materiale non archivistico non viene preso in considerazione dal presente massimario, in quanto non devono essere considerati documenti gli stampati in bianco, la modulistica, le raccolte normative o altro materiale analogo (ad esempio, copie della normativa da consegnare all’utenza).

L’applicazione del piano di conservazione non può comunque essere automatica, ma deve valutare caso per caso le eventuali particolarità adottate dal Comune nell’organizzazione dei documenti prodotti.

Il Comune non deve scartare i documenti considerati “vitali” (quelli, per esempio, che in caso di disastro, sono necessari a ricreare lo stato giuridico dell’ente e la sua situazione legale e finanziaria, a garantire i diritti dei dipendenti e dei cittadini, a soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni).

Non vanno scartati i documenti prodotti durante la prima e la seconda guerra mondiale e vanno vagliati con estrema attenzione quelli degli anni del dopoguerra e della ricostruzione, perché tali archivi costituiscono una miniera di informazioni e di dati ancora sconosciuti e finora inesplorati dagli storici, oltre che un serbatoio di informazioni rilevanti dal punto di vista giuridico.

Lo scarto dei documenti in copia può essere facilmente effettuato qualora sia prevista la conservazione permanente dei documenti in originale e qualora le copie non contengano annotazioni amministrative o visti essenziali per ricostruire il procedimento nella sua correttezza.

È opportuno prevedere repertori di documenti di interesse generale (ad esempio, deliberazioni G.C. e C.C., determinazioni dirigenziali, ordinanze) per tutte i servizi del Comune, resi disponibili sulla rete intranet del Comune, che quindi diventano depositi di documenti ad alto carattere informativo, in modo da evitare copie multiple, superflue, che contribuiscono ad appesantire inutilmente la conservazione documentale nei diversi Servizi, a scapito dei documenti essenziali e specifici.

È altresì opportuno che ciascun responsabile del procedimento, durante la formazione dell’archivio corrente, abbia cura di non inserire nel fascicolo copie superflue di normative o atti repertoriati di carattere generale, facilmente reperibili in un sistema informatico-archivistico ben organizzato.

Sarebbe anche auspicabile che il fascicolo venisse organizzato in sottofascicoli nei quali inserire i documenti soggetti a scarto periodico, in modo da facilitare, a tempo debito, le operazioni di scarto.

Quando si usa la formula “previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio e strumentale” si allude all’operazione che estrae dal fascicolo le copie e i documenti, che hanno appunto carattere strumentale e transitorio, utilizzati dal responsabile del procedimento per espletare il procedimento, ma che esauriscono la loro funzione nel momento in cui viene emesso il provvedimento finale oppure non sono strettamente connessi al procedimento (ad esempio, appunti, promemoria, copie di normativa e documenti di carattere generale).

TITOLO I AMMINISTRAZIONE – ORGANI ISTITUZIONALI – AFFARI GENERALI – ORDINAMENTO UFFICI E SERVIZI – DECENTRAMENTO E PARTECIPAZIONE

CATEGORIA 1 Tipologia documentazione Conservazione Statuto – Popolazione – Territorio - Stemma Classe 1 Denominazione del Comune Permanente Attribuzione del titolo di Città Permanente Definizione, modifica, riconoscimento dello stemma Permanente Definizione, modifica, riconoscimento del gonfalone Permanente Definizione, modifica, riconoscimento del sigillo Permanente Concessione patrocinio gratuito e del connesso uso dello stemma del

Comune Permanente

Concessione dell’uso del sigillo: un fascicolo annuale Permanente Classe 2 Territorio Permanente Classe 3 Confini del Comune - Frazioni Permanente Classe 4 Statuto Relazioni, modifiche integrazioni dello Statuto Permanente, dopo sfoltimento del materiale

informativo relativo ad altri Comuni

CATEGORIA 2 Tipologia documentazione Conservazione Uffici Comunali - Organizzazione Classe 1 Informazioni e relazioni con il pubblico Iniziative specifiche dell’URP: un fascicolo per ciascun affare Permanente, dopo sfoltimento del carteggio di

carattere transitorio e strumentale Reclami dei cittadini (comunque pervenuti) Permanenti Bandi e avvisi a stampa Materiali preparatori per il sito Web Permanente Attribuzione di competenza agli uffici Permanente Organigramma: un fascicolo per ciascuna definizione dell’organigramma Permanente Organizzazione degli uffici: un fascicolo per ciascun affare Permanente Orari di apertura degli uffici comunali e degli altri uffici e attività insistenti

sul territorio comunale Permanente

Determinazioni di ordini di servizio inserite nei singoli fascicoli personali Permanente Ordini di servizio Permanente Classe 2 Richieste di pubblicazione Albo Pretorio 1 anno Registro Albo Pretorio 20 anni Richieste di notifica presso la Casa Comunale 2 anni Registro delle notifiche 20 anni Classe 3 Archivio Generale Organizzazione servizio e attività ordinaria (aggiornamento manuale con

titolario e piano di conservazione, selezione periodica, riordino, inventariazione, spostamenti e versamenti di materiale, depositi e comodati)

Permanente

Interventi straordinari (es. traslochi, restauri, gestione servizi esterni, scelta software di gestione)

Permanente

Richieste di accesso 1 anno dalla ricollocazione del materiale Richieste informazioni archivistiche e per motivi di studio Permanente Classe 4 Registro di protocollo Permanente Repertorio dei fascicoli Permanente

CATEGORIA 3 Tipologia documentazione Conservazione Economato Classe 1 Acquisizione di beni e servizi: un fascicolo per ciascun acquisto 5 anni dalla dismissione del bene Classe 7 Oggetti smarriti e recuperati Verbali di rinvenimento: serie annuale repertoriata 2 anni Ricevute di riconsegna ai proprietari: serie annuale repertoriata 2 anni Classe 8 Registri delle spedizioni e delle spese postali 1 anno CATEGORIA 4 Tipologia documentazione Conservazione Classe 1 Elezioni amministrative comunali/provinciali Convocazione dei comizi elettorali: un fascicolo per ciascuna elezione Permanente Presentazione delle liste: manifesto Permanente Presentazione delle liste: carteggio 5 anni Atti relativi alla costituzione e arredamento dei seggi 5 anni Verbali dei presidenti di seggio = Trasmessi al Min. dell’Interno Schede = Trasmessi al Min. dell’Interno Pacchi scorta elezioni 2 anni Certificati elettorali non ritirati 2 anni Istruzioni elettorali a stampa 2 anni CATEGORIA 5 Tipologia documentazione Conservazione Sindaco, Giunta, Assessori, Consiglio – Consiglieri, Commissioni –

Commissioni Consiliari

Classe 1 Sindaco - fascicolo personale che dura quanto il mandato Permanente Classe 2 Commissario prefettizio e straordinario - fascicolo personale Permanente Commissario ad acta - Fascicolo personale Permanente Classe 3 Consiglio Fascicoli personali: un fascicolo per ogni consigliere che dura quanto dura il

mandato Permanente

Interrogazioni e mozioni consiliari Permanente Bollettino della situazione patrimoniale dei titolari di cariche elettive e di

cariche direttive Permanente

Presidente del Consiglio - fascicolo personale che dura quanto il mandato Permanente Gruppi Consiliari Accreditamento presso il Consiglio Permanente Scartare i materiali prodotti

o raccolti dai Gruppi Giunta Nomine, revoche e dimissioni degli assessori Permanente Organi consultivi Un fascicolo per ogni organo Permanente Classe 4 Conferenza dei capigruppo e commissioni consiliari Verbali della Conferenza Permanente Verbali della Commissioni Permanente CATEGORIA 6 Tipologia documentazione Conservazione Organico uffici e servizi – Gestione rapporto di lavoro – Rapporto di

collaborazione

Classe 1 Criteri generali e normativa per gli inquadramenti e le applicazione dei contratti collettivi di lavoro

Permanente

Determinazione dei ruoli e contratti collettivi Permanente I contratti con il singolo confluiscono nel fasc. personale

Determinazioni relative ai singoli Permanente Classe 2 Criteri generali e normativa per le retribuzioni e compensi Permanente Anagrafe delle prestazioni: schede 5 anni Determinazioni inserite nei singoli fascicoli personali 5 anni dalla cessazione dal servizio Ruoli degli stipendi: base di dati/tabulati Permanente Provvedimenti giudiziari di requisizione dello stipendio 5 anni

Classe 3 Criteri generali e normativa per il trattamento di fine rapporto Permanente Trattamento pensionistico e di fine rapporto inserito nel singolo fascicolo

personale Permanente

Classe 4 Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale Rapporti di carattere generale Permanente Costituzione delle rappresentanze del personale Permanente Verbali della Delegazione trattante per la contrattazione integrativa

decentrata Permanente

Classe 5 Materiale preparatorio per le deliberazioni in materia di politica del

personale 10 anni

Segretario e Vice Segretario Fascicolo personale (nomina, etc) per la durata dell’incarico Permanente Direttore generale e dirigenza Fascicolo personale Permanente Concorsi, selezioni, colloqui Fascicoli personali dei dipendenti e assimilati (quindi anche collaboratori a

contratto o a progetto) Permanente previo sfoltimento da eseguire seguendo la tempistica prevista per le singolo classi

Criteri generali e normativa per il reclutamento del personale: un fascicolo con eventuali sottofascicoli

Permanente

Procedimenti per il reclutamento del personale: un fascicolo per ciascun

procedimento (o affare), con i seguenti sottofascicoli:

- Bando e manifesto

Permanente

- Domande 1 anno dopo la scadenza dei termini per i ricorsi

Agli interessati

- Allegati alle domande (ove previsti dal bando) da restituire dopo la scadenza dei termini per i ricorsi

- Verbali permanente - Prove d’esame 1 anno dopo la scadenza dei termini per i ricorsi - Copie bando restituite al Comune 1 anno dopo la scadenza dei termini per i ricorsi Curricula inviati per richieste di assunzione 2 anni Domande di assunzione pervenute senza indizione di concorso o selezione 1 anno

Assunzioni e cessazioni Criteri generali e normativa per le assunzioni e cessazioni Permanente Determinazioni di assunzione e cessazione dei singoli inserite nei singoli

fascicoli personali Permanente

Comandi e distacchi; mobilità Criteri generali e normativa per comandi, distacchi, mobilità Permanente Determinazioni di comandi, distacchi e mobilità inserite nei singoli fascicoli

personali Permanente

Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni Criteri generali e normativa per le attribuzioni di funzioni e missioni Permanente Determinazioni di attribuzione di funzioni inserite nei singoli fascicoli

personali Permanente

Determinazioni di missioni inserite nei singoli fascicoli personali 10 anni Autorizzazione allo svolgimento di incarichi esterni 2 anni Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo Criteri generali e normativa per gli adempimenti fiscali, contributivi e

assicurativi Permanente

Trattamento assicurativo inserito nei singoli fascicoli personali 5 anni dalla chiusura del Classe Trattamento contributivo inserito nei singoli fascicoli personali 5 anni dalla chiusura del Classe Trattamento fiscale inserito nei singoli fascicolo personali 5 anni dalla chiusura del Classe Assicurazione obbligatoria inserita nei singoli fascicoli personali 5 anni dalla chiusura del Classe Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo Criteri generali e normativa per le dichiarazioni di infermità Permanente Dichiarazioni di infermità e calcolo dell’indennizzo inserite nel singolo

fascicolo personale Permanente

Orario di lavoro, presenze e assenze Criteri generali e normativa per le assenze Permanente Domande e dichiarazioni dei dipendenti sull’orario inserite nel singolo

fascicolo personale: − 150 ore − permessi d’uscita per motivi personali − permessi per allattamento − permessi per donazione sangue − permessi per motivi sindacali − opzione per orario particolare e part-time

2 anni 2 anni 2 anni 2 anni 2 anni Permanente

Domande e dichiarazioni dei dipendenti sulle assenze (con allegati) inserite nel singolo fascicolo personale:

− congedo ordinario − congedo straordinario per motivi di salute − congedo straordinario per motivi personali e familiari − aspettativa per infermità − aspettativa per mandato parlamentare o altre cariche elettive − aspettativa obbligatoria per maternità e puerperio − aspettativa facoltativa per maternità e puerperio − aspettativa per motivi di famiglia − aspettativa sindacale − certificati medici

2 anni 2 anni Alla cessazione del servizio Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Alla cessazione dal servizio

Referti delle visite di controllo inseriti nel singolo fascicolo personale Alla cessazione dal servizio Fogli firma, cartellini marcatempo; tabulati elettronici di rilevazione

presenze 2 anni In assenza di pendenze

disciplinari o giudiziarie Rilevazioni delle assenze per sciopero:

− singolo schede

− prospetti riassuntivi

1 anno dopo la redazione dei prospetti riassuntivi

Permanente Collaboratori esterni Classe 9 Criteri generali e normativa per il trattamento dei collaboratori esterni Permanente Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari Classe 10 Criteri generali e normativa per i provvedimenti disciplinari Permanente Provvedimenti disciplinari inseriti nel singolo fascicolo personale Permanente Elenco degli incarichi conferiti: repertorio permanente Formazione e aggiornamento professionale Classe 11 Criteri generali e normativa per la formazione e l’aggiornamento

professionale Permanente

Organizzazione di corsi di formazione e aggiornamento: un fascicolo per ciascun corso

Permanente previo sfoltimento dopo 5 anni

Domande/invio dei dipendenti a corsi inseriti nel singolo fascicolo personale

Permanente previo sfoltimento dopo 5 anni

CATEGORIA 7 Tipologia documentazione Conservazione Office Automation Sistema informativo

Classe 3 Organizzazione del sistema Permanente Statistiche Permanente, dopo l’eliminazione dei materiali

preparatori CATEGORIA 8 Tipologia documentazione Conservazione Attività organi Istituzionali Classe 1 Ordinanze del Sindaco: repertorio Permanente Decreti del Sindaco: repertorio Permanente Classe 3 Deliberazioni della Giunta Comunale: repertorio Permanente Verbali delle adunanze della Giunta Comunale: repertorio Permanente Verbali degli altri organi collegiali del Comune: repertorio Permanente Convocazioni della Giunta e ODG 1 anno Classe 4 Deliberazioni del Consiglio Comunale: repertorio Permanente Verbali delle adunanze del Consiglio Comunale: repertorio Permanente Verbali degli altri organi collegiali del Comune: repertorio Permanente Convocazioni del Consiglio e ODG 1 anno Classe 5 Ordinanze dei dirigenti: repertorio Permanente Determinazione dei dirigenti: repertorio Permanente

CATEGORIA 9 Tipologia documentazione Conservazione Affari legali – Cause e Liti – Attività contrattuali Classe 1 Pareri chiesti dal Comune su leggi specifiche Permanente Contenzioso Fascicoli di causa Permanente Pareri e consulenze permanente Classe 2 Atti rogati da segretario comunale (contratti e atti unilaterali in forma

pubblica amministrativa) Permanente

Classe 3 Albo dei fornitori: repertorio (informa di base di dati) Permanente CATEGORIA 10 Tipologia documentazione Conservazione Uffici e Servizi Amministrativi - Sorveglianza Classe 1 Controlli Permanente

Classe 2 Revisori dei Conti - fascicolo personale Permanente Organi di controllo interni - un fascicolo per ogni organo Permanente

CATEGORIA 11 Tipologia documentazione Conservazione Attività di rappresentanza Classe 3 Pubblicazioni istituzionali del Comune (libri, riviste, inserzioni o altro) Permanente Pubblicazioni istituzionali del Comune (materiali preparatori) 2 anni Comunicati Stampa Permanente Classe 6 Gemellaggi Permanente Classe 7 Iniziative specifiche (ad esempio, adesione a movimenti di opinione): un

fascicolo per ciascun affare Permanente

Classe 8 Iniziative specifiche: un fascicolo per ciascuna iniziativa Permanente Onorificenze (concesse e ricevute): un fascicolo per ciascun evento Permanente CATEGORIA 12 Tipologia documentazione Conservazione Rapporti società partecipate e/o controllate – Municipalizzazione

Servizi – Aziende Speciali

Classe 1 Partecipazione a società (SISTER – Area Blu – Montecatone ecc..) Permanente, previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio

Classe 2 Gestione Servizi (Hera-Con.Ami) Permanente con sfoltimento Classe 3 Aziende Speciali Permanente con sfoltimento CATEGORIA 13 Tipologia documentazione Conservazione Decentramento e Partecipazione – Rapporti con altri Enti territoriali Classe 1 Costituzione delle circoscrizioni Permanente Verbali delle adunanze dei Consigli circoscrizionali: un repertorio annuale

per ciascuna circoscrizione Permanente

Deliberazioni dei Consigli Circoscrizionali: un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione

Permanente

Verbali delle adunanze degli Esecutivi Circoscrizionali: un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione

Permanente

Deliberazioni degli Esecutivi Circoscrizionali: un repertorio annuale per

ciascuna circoscrizione Permanente

Verbali degli organi collegiali delle circoscrizioni: un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione

Permanente

Registro dell’Albo della circoscrizione: un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione

Permanente

Consigli circoscrizionali Fascicoli personali: un fascicolo per ogni consigliere che dura quanto dura il

mandato Permanente

Convocazioni del Consiglio e ODG 1 anno Interrogazioni consiliari Permanente Presidenti dei Consigli circoscrizionali – fascicolo personale che dura

quanto il mandato Permanente

Organi esecutivi circoscrizionali Nomine e dimissioni dei componenti Permanente Convocazioni e ODG delle riunioni 1 anno Commissioni dei Consigli circoscrizionali - un fascicolo per ogni

commissione Permanente

Segretari delle circoscrizioni Fascicolo personale (nomina, etc.) per la durata dell’incarico Permanente Commissario ad acta delle circoscrizioni Fascicolo personale Permanente Conferenza dei Presidenti di quartiere Verbali della Conferenza Permanente Classe 2 Area e Città Metropolitana - Costituzione e rapporti istituzionali Permanente Classe 3 Agenzia d’ambito servizi pubblici (ATO 5) Permanente

CATEGORIA 14 Tipologia documentazione Conservazione Contributi – Patrocini - Associazionismo Classe 1 Contributi e Patrocini Permanente Classe 2 Associazioni (adesioni e contributi) Permanente

TITOLO II IPAB – ASSISTENZA E SERVIZI SOCIALI – C.R.I. CATEGORIA 2 Tipologia documentazione Conservazione Assistenza – Servizi Sociali Classe 2 Iniziative specifiche: un fascicolo per ciascuna iniziativa Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 10 anni Politiche per il sociale - Iniziative specifiche: un fascicolo per iniziativa Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 10 anni Classe 3 Funzionamento e attività delle strutture: un fascicolo annuale per ciascuna

struttura Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

CATEGORIA 4 Tipologia documentazione Conservazione CRI – Associazioni di volontariato – Servizio Civile Nazionale –

Calamità pubbliche

Classe 1 Piano sociale: un fascicolo annuale eventualmente organizzato in sottofascicoli

Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

Programmazione per settori: un fascicolo per ciascun settore Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

Accordi con differenti soggetti: un fascicolo per ciascun soggetto Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

TITOLO III POLIZIA LOCALE CATEGORIA 2 Tipologia documentazione Conservazione Servizi di Polizia Municipale e Amministrativa - Regolamenti Classe 7 Informative su persone residenti nel Comune: un fascicolo per ciascuna

persona 5 anni

Classe 10 Segnalazioni – Attività di vigilanza – un fascicolo annuale 3 anni CATEGORIA 3 Tipologia documentazione Conservazione CdS – Attività di vigilanza Classe 1 Direttive e disposizioni: un fascicolo annuale permanente Verbali di accertamento di violazioni al Codice della strada: repertorio

annuale 10 anni

Accertamento di violazioni al Codice della strada e conseguente erogazione di sanzioni: un fascicolo per accertamento

5 anni

Classe 2 Verbali di rilevazione incidenti: repertorio annuale 20 anni In assenza di

contenzioso (ai sensi dell’art. 157 Codice penale)

Statistiche delle violazioni e degli incidenti: un fascicolo annuale permanente Classe 3 Gestione veicoli rimossi: un fascicolo per ciascun veicolo 2 anni Classe 5 Prevenzione ed educazione stradale - Iniziative specifiche: un fascicolo per

iniziativa 5 anni

Corsi di educazione stradale nelle scuole: un fascicolo per corso 5 anni

TITOLO IV SANITA’ – IGENE PUBBLICA – AMBIENTE CATEGORIA 2 Tipologia documentazione Conservazione Organizzazione Sanitaria Classe 3 Istituzione di farmacie: un fascicolo per ciascuna farmacia Permanente Funzionamento delle farmacie: un fascicolo per ciascun periodo (anno o

mese) 2 anni

CATEGORIA 3 Tipologia documentazione Conservazione Servizi Sanitari Classe 4 Interventi per le persone sottoposte a tutela e curatela: un fascicolo per

intervento Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Emergenze sanitarie: un fascicolo per ciascun evento Permanente Trattamenti sanitari obbligatori - TSO: un fascicolo per ciascun

procedimento Permanente

Accertamenti sanitari obbligatori - ASO: un fascicolo per ciascun procedimento

Permanente

Fascicoli personali dei soggetti a trattamenti: un fascicolo per ciascuna persona

Permanente

Tossicodipendenti – Centri di Prevenzione e Recupero Classe 6 Campagne di prevenzione: un fascicolo per campagna Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 5 anni Interventi di recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio: un fascicolo

per intervento Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

Ricognizione dei rischi: un fascicolo per affare Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

Medicina scolastica e del lavoro Classe 15 Criteri generali e normativa per la tutela della salute e sicurezza sul luogo di

lavoro Permanente

Rilevazione dei rischi, ai sensi della 626/94: un fascicolo per sede Tenere l’ultima e scartare la precedente Prevenzione infortuni Permanente Registro infortuni Permanente Verbali delle rappresentanze dei lavoratori per la sicurezza Permanente Denuncia di infortunio e pratica relativa, con referti, inserita nei singoli

fascicoli personali Permanente

Fascicoli relativi alle visite mediche ordinarie (medicina del lavoro) 10 anni Emergenze sanitarie: un fascicolo per ciascun evento Permanente CATEGORIA 4 Tipologia documentazione Conservazione Malattie epidemiche e contagiose – Profilassi - Denunce Classe 1 Fascicoli relativi a epizoozie (epidemie animali):un fascicolo per

ciascun evento Permanente

Canile Municipale – Gattile – Ente tutela animali – Assistenza Zooiatrica – Anagrafe Canina

Classe 2 Gestione dei ricoveri e degli eventi connessi: un fascicolo per ciascun procedimento

3 anni

Disinfezione, disinfestazione – Lotta contro mosche e zanzare -

vigilanza

Classe 5 Trattamenti di disinfestazione: un fascicolo per ciascun intervento 1 anno Derattizzazione - Vigilanza Classe 6 Interventi di derattizzazione, etc.: un fascicolo per ciascun intervento 1 anno CATEGORIA 5 Tipologia documentazione Conservazione Abitazioni – Stabilimenti e laboratori – Abitabilità – Agibilità -

Inabilità

Classe 2 Concessioni di agibilità. Repertorio annuale Permanente Fascicoli dei richiedenti l’agibilità: un fascicolo per ciascun richiedente Permanente

Alimenti e bevande – disciplina igienica della produzione e vendita –

Vigilanza – Autorizzazioni sanitarie

Classe 4 Autorizzazioni sanitarie: repertorio annuale Permanente Fascicoli dei richiedenti autorizzazioni sanitarie: un fascicolo per ciascuna

persona/ditta 5 anni dalla cessazione dell’attività

Inquinamento ambientale (atmosferico, del suolo, acustico, delle acque) Classe 14 Valutazioni e pareri di impatto ambientale: un fascicolo per ciascun parere Permanente Monitoraggi della qualità delle acque: fascicolo annuale per attività 10 anni Monitoraggi della qualità dell’aria. fascicolo annuale per attività 10 anni Monitoraggi della qualità dell’etere: un fascicolo annuale per attività Altri eventuali monitoraggi: fascicolo annuale per attività 10 anni Fascicoli relativi alle irregolarità 10 anni Controlli a campione sugli impianti termici dei privati: fascicolo annuale

per attività 2 anni

Fascicoli relativi alle irregolarità 10 anni Misure di igiene pubblica: un fascicolo per ciascun affare Permanente CATEGORIA 6 Tipologia documentazione Conservazione Tumulazioni – Esumazioni – Estumulazioni – tariffe – Casse mortuarie

indigenti – Concessioni ossari, colombari, cinerari e relative tariffe

Classe 2 Lux perpetua – Cippi e medaglie funerarie – Lapidi – Epigrafi – Tariffe –

Camere mortuarie Permanente

Classe 3 Registri di seppellimento Permanente Registri di tumulazione Permanente Registri di esumazione Permanente Registri di estumulazione Permanente Registri della distribuzione topografica delle tombe con annesse schede

onomastiche Permanente

TITOLO V FINANZE CATEGORIA 1 Tipologia documentazione Conservazione Beni mobili ed immobili comunali – Acquisti – Alienazioni – Permute –

Servizi – Volture catastali

Classe 2 Beni immobili: registro o base di dati perenne Permanente Fascicoli dei beni immobili. Un fascicolo per ciascun bene immobile,

articolato nei seguenti sottofascicoli, relativi ad attività specifiche, che possono anche essere di competenza di Servizi diversi:

− acquisizione − manutenzione ordinaria − gestione − uso − alienazione e dismissione

Permanente 20 anni 5 anni 5 anni Permanente

Beni mobili: uno per consegnatario Permanente Fascicoli dei beni mobili: un fascicolo per ciascun bene mobile, articolato

nei seguenti sottofascicoli, relativi ad attività specifiche, che possono anche essere di competenza di UOR diverse:

− acquisizione − manutenzione − concessione in uso − alienazione e altre forme di dismissione

5 anni dalla dismissione 5 anni dalla dismissione 5 anni dalla dismissione 5 anni dalla dismissione

Vendita o devoluzione. Un fascicolo periodico (per attività) 2 anni Concessioni di occupazione di spazi e aree pubbliche: repertorio Permanente Concessioni di beni del demanio statale: repertorio Permanente Concessioni cimiteriali: repertorio Permanente Fascicoli personali dei concessionari: un fascicolo per ciascun

concessionario 5 anni dalla cessazione del rapporto

Affitto e cessioni in uso beni mobili ed immobili Classe 3 Proventi da affitti e locazioni: un fascicolo annuale per ciascun immobile

locato 5 anni dal termine del contratto

Assicurazioni contro incendi ed altri sinistri Classe 4 Contratti assicurativi 2 anni dalla scadenza Pagamento dei premi dei contratti assicurativi 5 anni dall’estinzione del contratto Richieste e pratiche di risarcimento 10 anni

CATEGORIA 2 Tipologia documentazione Conservazione Bilancio di previsione – Liquidazione spese varie – Storni di fondi -

Variazioni

Classe 2 Bilancio preventivo e allegati, tra cui Relazione Previsionale e Programmatica

Permanente

Gestione del bilancio: un fascicolo per ciascuna variazione Permanente, previo sfoltimento Matrici dei bollettari delle entrate: registri annuali 5 anni Fatture emesse: repertorio annuale 10 anni Reversali 5 anni Bollettini vari 5 anni Ricevute di pagamenti vari 5 anni Fatture ricevute: repertorio annuale 10 anni Atti di liquidazione con allegati trasmessi da ciascun Servizio: repertorio

annuale 2 anni

Mandati di pagamento con allegati emessi dalla Ragioneria e inviati alla Tesoreria: repertorio annuale

10 anni dall’approvazione del bilancio

Purché registrati in scritture contabili di sintesi

Eventuali copie di mandati 2 anni Gestione delle partecipazioni finanziarie: un fascicolo per ciascuna

partecipazione Permanente, previo sfoltimento

Carteggio prodotto dai differenti uffici del Comune per questioni afferenti alla formazione del bilancio e del Bilancio

10 anni

Classe 3 PEG: articolato in fascicoli: un fascicolo per ogni obiettivo Permanente, previo sfoltimento Carteggio prodotto dai differenti uffici del Comune per questioni afferenti

alla formazione del bilancio e del PEG 10 anni

Gestione del bilancio: un fascicolo per ciascuna variazione Permanente, previo sfoltimento Classe 4 Rendiconto della gestione, articolato in conto del bilancio, Conto del

patrimonio e Conto economico Permanente

CATEGORIA 3 Tipologia documentazione Conservazione Imposte – Tassse – Diritti – Tariffe - Ruoli Anagrafe Tributaria – Imposte erariali – Imposte di registro – Tasse di

concessione governativa – IVA - Bollo

Classe 1 Mod. 770 10 anni Più se si ritiene

opportuno Ricevute dei versamenti (IVA, IRPEF, etc.) 10 anni Imposta pubblicità e diritti pubbliche affissioni Classe 3 Ruolo imposta comunale sulla pubblicità: base di dati 10 anni Prevede una stampa

periodica Ruolo diritti sulle pubbliche affissioni: base di dati 10 anni Prevede una stampa

periodica Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate: un fascicolo

per ciascuno dei concessionari 10 anni dalla cessazione del rapporto

Autorizzazioni alla pubblicità stabile: repertorio annuale 5 anni dalla scadenza dell’autorizzazione

Salvo non si rilevi qualche necessità particolare di conservazione a campione

Autorizzazioni alla pubblicità circoscritta: repertorio annuale 5 anni dalla scadenza dell’autorizzazione Richieste di affissione (con allegati da affiggere): un fascicolo per richiesta 5 anni dalla scadenza dell’autorizzazione Diritti di Segreteria e Stato Civile Classe 4 Diritti di segreteria: registro annuale o pagamenti virtuali 5 anni Ricevute dei versamenti in banca delle somme riscosse nei differenti servizi

per diritti di segreteria 5 anni

ICI Classe 8 Ruolo ICI: base di dati/stampe 10 anni Prevedere una stampa

periodica T.A.R.S.U. Classe 10 Ruolo TARSU: base di dati 10 anni Prevede una stampa

periodica C.O.S.A.P. Classe 11 Ruolo COSAP: base di dati 10 anni Prevedere una stampa

periodica

CATEGORIA 5 Tipologia documentazione Conservazione Catasto Classe 2 Catasto terreni : mappe Permanente Catasto terreni: registri Permanente Catasto terreni: indice alfabetico dei possessori Permanente Catasto terreni: estratti catastali Permanente Catasto terreni: denunce di variazione (volture) Permanente Catasto fabbricati: mappe Permanente Catasto fabbricati: registri Permanente Catasto fabbricati: indice alfabetico dei possessori Permanenti Catasto fabbricati: estratti catastali Permanente Catasto terreni: denunce di variazione (volture) Permanente Richieste di visure e certificazioni 1 anno CATEGORIA 7 Tipologia documentazione Conservazione Mutui – Prestiti - Finanziamenti Classe 2 Contratti di mutuo: un fascicolo per ciascun mutuo 5 anni dall’estinzione del mutuo CATEGORIA 9 Tipologia documentazione Conservazione Servizi di Esattoria e Tesoreria Classe 1 Tesoreria - Esattoria Permanente Classe 2 Rimborsi al Tesoriere Permanente Classe 3 Pignoramenti dell’esattore – Vendita oggetti pignorati Permanente

TITOLO VI GOVERNO CATEGORIA 2 Tipologia documentazione Conservazione Elezioni Politiche e Regionali – Referendum – Parlamento Europeo

(fare riferimento a Massimario per lo scarto degli atti elettorali (1984) Ministero dell’Interno – Direzione Generale dell’Amministrazione Civile – Direzione Centrale per i Servizi Elettorali)

Classe 2 Liste generali 1 anno dopo la redazione della successiva Liste sezionali 1 anno dopo la redazione della successiva Verbali della commissione elettorale comunale Permanente Schede dello schedario generale 5 anni dopo la redazione della successiva Schede degli schedari sezionali 5 anni dopo la redazione della successiva Fascicoli personali degli elettori: un fascicolo per ciascun elettore 5 anni dopo la cancellazione della successiva Elenchi recanti le proposte di variazione delle liste elettorali 5 anni dopo la redazione della lista successiva Carteggio concernente la tenuta e la revisione delle liste elettorali 5 anni dopo la redazione della lista successiva Elezioni Politiche,Regionali, Parlamento Europeo Classe 3 Copia dei verbali della Commissione elettorale mandamentale in ordine alle

operazioni e deliberazioni adottate dalla Commissione elettorale comunale 5 anni

Convocazione dei comizi elettorali: un fascicolo per ciascuna elezione Permanente Presentazione delle liste: manifesto Permanente Presentazione delle liste: carteggio 5 anni Atti relativi alla costituzione e arredamento dei seggi 5 anni Verbali dei presidenti di seggio = Trasmessi al Min.

dell’Interno Schede = Trasmessi al Min.

dell’Interno Pacchi scorta elezioni 2 anni Certificati elettorali non ritirati 2 anni Istruzioni elettorali a stampa 2 anni Seggi Elettorali – Arredamento - Composizione Classe 4 Albo dei presidenti di seggio: un elenco per ciascuna elezione 5 anni Albo degli scrutatori: un elenco per ciascuna elezione 5 anni

Referendum Classe 5 Atti preparatori 5 anni Atti relativi alla costituzione e arredamento dei seggi 5 anni Verbali dei presidenti di seggio = Trasmessi al Ministero

dell’interno Schede = Trasmessi al Ministero

dell’interno Istanze, petizioni e iniziative popolari Raccolta di firme per referendum previsti dallo statuto: un fascicolo per

ciascuna iniziativa 5 anni dopo il referendum

TITOLO VII GRAZIA – GIUSTIZIA – CULTO CATEGORIA 2 Tipologia documentazione Conservazione Giudici Popolari – Liste Giudici Popolari Classe 1 Carteggio con la Corte d’appello per la formazione degli Albi dei giudici

popolari: un fascicolo per ciascun periodo 3 anni dall’ultima revisione

CATEGORIA 4 Tipologia documentazione Conservazione Difensore Civico – Ufficio di Conciliazione Classe 3 Difensore Civico: fascicolo personale Permanente Atti del Difensore Civico Permanente

TITOLO VIII LEVA E SERVIZI MILITARI CATEGORIA 1 Tipologia documentazione Conservazione Leva Terrestre, Marittima, Aeronautica Classe 1 Liste di leva: una per anno Permanente Liste degli eliminati/esentati: una per anno Permanente Caserme, alloggi e servitù militari: procedimenti specifici (un fascicolo per

ciascun procedimento) Permanente

Requisizioni per utilità militari: procedimenti specifici: (un fascicolo per ciascun procedimento)

Permanente

Classe 3 Ruoli matricolari: uno per anno Permanente Classe 6 Servizio Civile sostitutivo Permanente

TITOLO IX ISTRUZIONE PUBBLICA – CULTURA – SPORT CATEGORIA 2 Tipologia documentazione Conservazione Asili d’infanzia – Scuole materne – Scuole elementari Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 5 anni Classe 1 Criteri generali e normativa per i servizi su richiesta Permanente Domande di servizi su richiesta (mensa, asili nido, colonie estive, soggiorni

climatici, etc.) 2 anni

Asili nido e scuola materna Domande di ammissione agli asili nido e alle scuole materne: un fascicolo

per asilo/scuola 2 anni

Graduatorie di ammissione 2 anni Funzionamento degli asili e delle scuole materne: un fascicolo per struttura 10 anni Classe 4 Distribuzione buoni libro: un fascicolo per scuola 2 anni Classe 5 Gestione trasporto scolastico: un fascicolo per periodo e per tratta 2 anni Gestione buoni pasto degli iscritti alle scuole: un fascicolo per periodo 2 anni Verbali del comitato genitori per la mensa 3 anni Gestione mense scolastiche: un fascicolo per mensa scolastica e per periodo 10 anni Atti relativi a scuole elementari pubbliche e private Permanente Integrazione di neo-immigrati e nomadi: un fascicolo per intervento 10 anni Diritto allo studio e servizi Classe 11 Azioni di promozione e sostegno del diritto allo studio: un fascicolo per

intervento 5 anni

CATEGORIA 3 Tipologia documentazione Conservazione Impianti sportivi – Sport – Attività Integrative della scuola Attività ed eventi sportivi Classe 2 Eventi e attività sportive: un fascicolo per evento/attività Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 5 anni Informazione, consulenza ed educazione civica Classe 4 Funzionamento e attività delle strutture (consultori, informagiovani, etc.): un

fascicolo per struttura Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Iniziative di vario tipo: un fascicolo per iniziativa Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Attività ricreativa e di socializzazione Funzionamento e attività delle strutture (centri ricreativi, etc): un fascicolo

annuale per ciascuna struttura Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Iniziative specifiche: un fascicolo per ciascuna iniziativa Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

CATEGORIA 4 Tipologia documentazione Conservazione Scuola Media – Istituti superiori Classe 1 Atti relativi a scuola media dell’obbligo ed Istituto Superiori Permanente CATEGORIA 5 Tipologia documentazione Conservazione Biblioteche – Musei – Belle Arti – Spettacoli Musicali – Spettacoli

Teatrali – Attività Culturali - Archivi

Classe 2 Funzionamento delle diverse istituzioni culturali: un fascicolo per istituto Permanente Verbale degli organi di gestione degli Istituti Culturali Permanente Prestiti di beni culturali: un fascicolo per affare Permanente

Classe 5 Attività culturali Attività ordinarie annuali: un fascicolo per attività e per periodo 10 anni Eventi culturali: fascicolo per evento Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 10 anni Feste civili e/o religiose: un fascicolo per iniziativa Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 10 anni Iniziative culturali: un fascicolo per iniziativa Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 10 anni CATEGORIA 7 Tipologia documentazione Conservazione Borse di studio Classe 1 Concessione di borse di studio:

− bando − domande − graduatorie − assegnazioni

Permanente 5 anni Permanente 5 anni

TITOLO X LAVORI PUBBLICI – ILLUMINAZIONE – URBANISTICA – ASSETTO DEL TERRITORIO – ESPROPRIAZIONI – ACQUE – POSTE E TELEGRAFI - FERROVIE CATEGORIA 8 Ferrovie – Autolinee – Aeroporti – Navigazioni marittime e

fluviali Conservazione

Trasporti urbani-autolinee Classe 2 Vigilanza sui gestori dei servizi: un fascicolo annuale per attività Permanente con sfoltimento Fascicoli relativi alle irregolarità 10 anni Iniziative di sensibilizzazione degli utenti per consumi razionali: un

fascicolo per ciascuna iniziativa Permanente con sfoltimento

Dichiarazioni di conformità degli impianti: repertorio annuale Trasporti pubblici (gestione) Permanente con sfoltimento CATEGORIA 9 Tipologia documentazione Conservazione Ufficio Tecnico – LL.PP. Classe 1 Realizzazione di opere pubbliche Permanente Possono essere

eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Manutenzione ordinaria 5 anni Salvo necessità particolari

Manutenzione straordinaria 20 anni Salvo necessità particolari

CATEGORIA 10 Tipologia documentazione Conservazione Urbanistica – Edilizia – Assetto del territorio Classe 2 Piani di edilizia economica e popolare – PEEP Permanente Possono essere

eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Edilizia pubblica Costruzione di edilizia popolare Permanente Possono essere

eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Politiche per la casa Assegnazione degli alloggi: un fascicolo per bando, organizzato in

sottofascicoli: − bando − domande − graduatoria − assegnazione

Permanente 5 anni Permanente 5 anni

Fascicolo degli assegnatari: un fascicolo per assegnatario 5 anni dopo la scadenza del contratto

In assenza di contenzioso

Urbanistica: strumenti di attuazione del piano regolatore generale Classe 3 Piano Regolatore Generale e varianti permanente Possono essere

eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Pareri su piani sovra comunali Permanente Dopo sfoltimento Certificati di destinazione urbanistica 1 anno dopo la scadenza Varianti al PRG Permanente Possono essere

eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Piani particolareggiati del PRG Permanente Possono essere

eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Piano particolareggiato infrastrutture stradali – PPIS Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Piano di riqualificazione urbana – PRU Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Piano insediamenti produttivi – PIP Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Programma integrato di riqualificazione Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Programma di riqualificazione urbana e di sviluppo sostenibile del territorio Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Viabilità Piano Urbano del Traffico: un fascicolo per ciascun affare Permanente con

sfoltimento

Piano Urbano della Mobilità: un fascicolo per ciascun affare Permanente con sfoltimento

Autorizzazioni in deroga: serie annuale repertoriata 2 anni

Classe 4 Piani di lottizzazione Permanente Possono essere

eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Edilizia privata Autorizzazioni edilizie. Repertorio Permanente Fascicoli dei richiedenti le autorizzazioni: un fascicolo per ciascuna

autorizzazione Permanente Possono essere

eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Accertamento e repressione degli abusi Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Denuncie e relazioni finali delle opere in cemento armato Fino a quando esiste l’edificio

Verbali degli accertamenti nel Settore Edilizio: un repertorio annuale Permanente

TITOLO XI AGRICOLTURA – INDUSTRIA – COMMERCIO – ARTIGIANATO – LAVORO CATEGORIA 1 Tipologia documentazione Conservazione Agricoltura, Caccia, Pesca, zootecnia – Boschi e Foreste Classe 2 Agricoltura Dichiarazioni raccolta e produzione: un fascicolo per periodo 5 anni Caccia e pesca Classe 4 Iniziative specifiche: un fascicolo per affare Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 5 anni CATEGORIA 2 Tipologia documentazione Conservazione Industria – Artigianato – Attività estrattive Classe 1 Iniziative specifiche: un fascicolo per affare Artigianato Classe 4 Iniziative specifiche: un fascicolo per affare Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 5 anni Autorizzazioni artigiane: repertorio Permanente Industria CATEGORIA 3 Tipologia documentazione Conservazione Commercio Classe 2 Fascicolo individuali degli esercenti attività economiche: un fascicolo per

persona Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

Commercio Iniziative specifiche: un fascicolo per affare Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 5 anni Comunicazioni dovute: un fascicolo per periodo 1 anno Autorizzazioni commerciali: repertorio Permanente Verbali degli accertamenti nel settore commerciale: un repertorio annuale Permanente

CATEGORIA 4 Tipologia documentazione Conservazione Fiere – Mercati – Mostre esposizioni Classe 1 Iniziative specifiche: un fascicolo per affare Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 5 anni CATEGORIA 8 Tipologia documentazione Conservazione Turismo e Industria alberghiera Classe 1 Promozioni e servizi turistici Iniziative specifiche: un fascicolo per affare Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 5 anni Esercizi turistici e strutture ricettive Classe 2 Iniziative specifiche: un fascicolo per affare Permanente, previo sfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 5 anni Autorizzazioni turistiche: repertorio Permanente

TITOLO XII STATO CIVILE – ANAGRAFE – CENSIMENTO – STATISTICA CATEGORIA 1 Tipologia documentazione Conservazione Stato civile Classe 2 Registro dei nati: repertorio annuale Permanente Atti per annotazioni sui registri di stato civile: un fascicolo per ciascun

procedimento 10 anni

Comunicazione de nati all’Agenzia per le entrate: un fascicolo per ciascun periodo

1 anno

Classe 3 Registro dei morti: repertorio annuale Permanente Classe 4 Registro dei matrimoni:repertorio annuale Permanente Classe 5 Registro di cittadinanza: repertorio annuale Permanente, se recanti registrazioni Atti allegati per registrazioni = Trasmessi annualmente

all’ufficio del governo competente per territorio

Polizia mortuaria e cimiteri Classe 7 Registri di cremazione Permanente Trasferimento delle salme: un fascicolo per ciascun trasporto 50 anni CATEGORIA 2 Tipologia documentazione Conservazione Anagrafe Classe 1 AIRE: un fascicolo per ciascuna persona Permanente Registro della popolazione: su base di dati Permanente Salvataggi periodici per

storicizzare la banca dati

Classe 2 APR 4: iscrizioni anagrafiche: un fascicolo per ciascuna persona Permanente Cambi di abitazione e residenza: un fascicolo per ciascuna persona 10 anni Salvo esigenze

particolari Cancellazioni: un Classe per ciascuna persona 10 anni Salvo esigenze

particolari

Classe 3 Richieste certificati: un fascicolo per ciascun periodo (mese o anno) 1 anno Corrispondenza con altre amministrazioni per rilascio e trasmissione

documenti: un fascicolo per ciascun periodo (mese o anno) 1 anno

Classe 4 Verbali e deliberazioni della Commissione comunale per la toponomastica :

repertorio annuale Permanente

CATEGORIA 3 Tipologia documentazione Conservazione Censimento della popolazione e statistica Classe 1 Schedoni statistici del censimento Si conservano quelli dell’ultimo censimento, quelli

del precedente si scartano dopo 1 anno dall’ultimo Atti preparatori e organizzativi 3 anni

TITOLO XV SICUREZZA PUBBLICA E POLIZIA AMMINISTRATIVA CATEGORIA 2 Tipologia documentazione Conservazione Pubblica incolumità - Protezione civile – Materie infiammabili Classe 1 Segnalazioni preventive di condizioni metereologi che avverse: un fascicolo

annuale 2 anni

Addestramento ed esercitazioni per la protezione civile: un fascicolo annuale

5 anni

Classe 5 Interventi per emergenze: un fascicolo per ciascuna emergenza Permanente con sfoltimento CATEGORIA 5 Tipologia documentazione Conservazione Sicurezza e Ordine pubblico Classe 1 Direttive e disposizioni generali: un fascicolo annuale Permanente Servizio ordinario di pubblica sicurezza: un fascicolo annuale 5 anni Classe 2 Servizio straordinario di pubblica sicurezza, in caso di eventi particolari

(manifestazioni, concerti, etc.): un fascicolo per evento 5 anni

Classe 4 Autorizzazioni di pubblica sicurezza: repertorio annuale, organizzata in sottoserie

Permanente

Fascicoli dei richiedenti l’autorizzazione di pubblica sicurezza: un fascicolo per richiedente

5 anni

CATEGORIA 13 Tipologia documentazione Conservazione Documenti di riconoscimento Classe 1 Cartellini per carte d’identità: uno per ciascuna persona 1 anno Mediante incenerimento

o triturazione Carte d’identità scadute e riconsegnate: un fascicolo per ciascuna persona 5 anni Mediante incenerimento

o triturazione Circ. Min. Interno – Direz. Gen. PS 23 ott. 1950, n. 10.13070.12982-7-1

CATEGORIA Tipologia documentazione Conservazione Classifica secondo l’argomento

Regolamenti emessi dal Comune Permanente

Redazione dei Regolamenti: un fascicolo per ciascun affare Permanente, previo sfoltimento dei documenti di carattere transitorio

Partecipazione del Comune ad Enti e Associazioni (comprensivi della nomina dei rappresentanti)

Permanente, previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio

ALLEGATO SUB F)

CITTÀ DI IMOLA

TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE E’ necessario, in fase di protocollazione, anche classificare tutti i documenti, cioè attribuire loro un codice numerico che si riferisce al titolario unico adottato dal Comune. Il titolario è un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell’analisi delle competenze dell’ente.

La classificazione risponde quindi alla duplice esigenza di accostare i documenti che si riferiscono allo stesso argomento e alle medesime pratiche e di rendere possibile la creazione di un archivio ordinato dopo aver portato a termine lo scarto delle carte inutili.

Il titolario per la classificazione degli atti prodotti e ricevuti dal Comune è formato da quindici titoli, a loro volta suddivise in un numero variabile di categorie e di classi. La precisa conoscenza della struttura generale del titolario e delle voci che lo compongono è una condizione essenziale per poter classificare in modo corretto di diversi documenti.

TITOLO I AMMINISTRAZIONE – ORGANI ISTITUZIONALI – AFFARI GENERALI – ORDINAMENTO UFFICI E SERVIZI – DECENTRAMENTO E PARTECIPAZIONE

CATEGORIA 1 Statuto – Popolazione – Territorio – Stemma Classe:

1 Bollo – Stemma – Gonfalone – Denominazione Comune 2 Territorio Comunale 3 Capoluogo – Frazioni 4 Statuto

CATEGORIA 2 Uffici Comunali – Organizzazione Classe:

1 Uffici Comunali – Ordini di Servizi – Disposizioni – Orari – Organizzazione Interna

2 Albo Pretorio – Notifica e consegna Atti 3 Archivio – Scarto atti – Visione atti – Rilascio copie 4 Protocollo 5 Disciplina del Procedimento Amministrativo 6 Privacy

CATEGORIA 3 Economato Classe:

1 Forniture varie – Acquisti – Contratti di Utenza – Arredi 2 Manutenzione (automezzi – Fotocopiatori – Apparecchiature – ecc.) 3 Giornali – Riviste – Libri – Pubblicazioni - Acquisto e abbonamento 4 Vestiario dipendenti 5 Anticipazioni e rimborsi economali 6 Regolamento Servizio Economato 7 Oggetti trovati e smarriti 8 Affrancatura corrispondenza comunale

CATEGORIA 4 Elezioni Amministrative (Comunali e Provinciali) Classe:

1 Comizi elettorali – Decreti di convocazione – Pubblicazione manifesti – Costituzione Ufficio elettorale

2 Liste dei candidati e candidature 3 Seggi elettorali – Arredamento – Composizione - Consegna 4 Certificati elettorali – Compilazione, notifica, spedizione o consegna 5 Disciplina propaganda elettorale – Determinazione, delimitazione e assegnazione

spazi 6 Verbali delle operazioni elettorali 7 Risultati elettorali 8 Spese per le operazioni elettorali - Riparti 9 Corrispondenza varia 10 Istruzioni ministeriali

TITOLO I AMMINISTRAZIONE – ORGANI ISTITUZIONALI – AFFARI GENERALI – ORDINAMENTO UFFICI E SERVIZI – DECENTRAMENTO E PARTECIPAZIONE

CATEGORIA 5 Sindaco – Giunta – Assessori – Consiglio – Consiglieri – Commissario –

Commissioni Consiliari Classe:

1 Sindaco – Nomina – Giuramento – Dimissione – Surrogazione – Programma Amministrativo

2 Commissario Prefettizio 3 Assessori e Consiglieri – Nomine – Dimissioni – Presidente Consiglio – Deleghe

– Interpellanze – Interrogazioni - Mozioni – O.d.G. 4 Commissioni Comunali e Consiliari 5 Indennità di carica e presenza – Rimborsi – Gettoni 6 Responsabilità amministratori 7 Documentazione amministrativa: Legalizzazione – Autenticazione - Deleghe

CATEGORIA 6 Organico uffici e Servizi – Gestione rapporto di lavoro – Rapporto di

collaborazione Classe:

1 Regolamento giuridico – Dotazione organica 2 Trattamento economico – Indennità’ – Straordinario – Salario accessorio 3 Pensioni – Indennità Premio Fine Servizio – T.F.R. - Enti previdenziali (INPDAP,

INPS, ect) 4 Rapporti sindacali 5 Personale di ruolo – Assunzioni - Congedi – Aspettative – Dimissioni 6 Personale non di ruolo – Assunzioni - Congedi – Aspettative – Dimissioni 7 Infortuni – INAIL 8 Certificazioni 9 Incarichi di collaborazione 10 Trattamento disciplinare 11 Corsi di aggiornamento e perfezionamento del personale 12 Lavori socialmente utili 13 Stages 14 Fornitura pasti ai dipendenti

CATEGORIA 7 Office Automation Classe:

1 Sistema Informatico comprensoriale 2 Cartografia 3 Informatizzazione – Hardware – Software – Acquisti e manutenzione 4 Piano Telematico – Rete privata delle Pubbliche Amministrazioni

CATEGORIA 8 Attività Organi Istituzionali Classe:

1 Ordinanze 2 Ordinanze e deliberazioni commissariali 3 Giunta Comunale – Convocazione – Deliberazioni – Verbali 4 Consiglio Comunale – Convocazione – Deliberazioni – Regolamento – Verbali 5 Determinazioni dirigenziali – Verbali 6 Supporto Organi Collegiali 7 Pubbliche Relazioni – Rassegna stampa

TITOLO I AMMINISTRAZIONE – ORGANI ISTITUZIONALI – AFFARI GENERALI – ORDINAMENTO UFFICI E SERVIZI – DECENTRAMENTO E PARTECIPAZIONE

CATEGORIA 9 Affari legali – Cause e Liti – Attività contrattuali Classe:

1 Pareri legali – Liti – Ricorsi – Consulenze – Perizie 2 Contratti e appalti – Repertorio atti 3 Albo fornitori

CATEGORIA 10 Uffici e Servizi Amministrativi – Sorveglianza Classe:

1 Vigilanza e controllo 2 Revisori dei Conti – Controllo Interno – Nucleo di valutazione 3 Ispezioni 4 Inchieste

CATEGORIA 11 Attività di Rappresentanza Classe:

1 Feste e solennità civili locali 2 Commemorazioni e lutti 3 Pubbliche relazioni – Ufficio stampa – Periodico Comunale 4 Gabinetto del Sindaco 5 Rapporti Partiti Politici 6 Gemellaggio 7 Iniziative varie 8 Conferimento premi e riconoscimenti

CATEGORIA 12 Rapporti società partecipate e/o controllate – Municipalizzazione Servizi

– Aziende Speciali Classe:

1 Partecipazioni a Società (SISTER – Area Blu – Montecatone – ecc.) 2 Gestione Servizi – HERA – Con.AMI 3 Aziende Speciali

CATEGORIA 13 Decentramento e Partecipazione – Rapporti con altri enti territoriali Classe:

1 Elezione e costituzione dei Forum 2 Area Metropolitana 3 Provincia – Agenzia d’ambito servizi pubblici (ATO 5) 4 Circondario 5 Comunità Montana 6 Comitati Cittadini 7 Consultazioni varie e Referendum Comunali

CATEGORIA 14 Contributi – Patrocini - Associazionismo Classe:

1 Contributi e Patrocini 2 Associazioni (Adesioni e Contributi)

TITOLO II IPAB – ASSISTENZA E SERVIZI SOCIALI – C.R.I. CATEGORIA 1 IPAB – Beneficenza Classe:

1 Servizi di assistenza sociale e beneficenza 2 IPAB – Opere Pie – Monti di Pietà – Atti relativi 3 Sussidi, sovvenzioni e contributi 4 Donazioni – Offerte

CATEGORIA 2 Assistenza – Servizi Sociali Classe:

1 Assistenti Sociali 2 Protezione Sociale – Invalidi – Handicap – Mezzi di trasporto per invalidi –

Disabili – Indigenti – Piani di Zona 3 Assistenza anziani - Case di Riposo – R.S.A.- Vacanze anziani – Telesoccorso 4 Sussidi di assistenza – Fondo sociale per integrazione canoni di locazione 5 Profughi e rimpatriati – Profughi stranieri – Rifugiati – Assistenza economica 6 Famiglie bisognose dei detenuti e vittime del delitto 7 Orfani dei lavoratori – Sussidi e contributi 8 Sfrattati – Reperimento alloggi 9 Assistenza alle donne 10 Minorenni soggetti a provvedimenti dell’autorità giudiziaria 11 I.S.E.E. (Indicatore Situazione Economica Equivalente)

CATEGORIA 3 Assistenza Maternità e Infanzia Classe:

1 Assistenza infanzia – Assistenza madri e fanciulli – Esposti – Illegittimi – Orfanotrofi – Assistenza minori

CATEGORIA 4 CRI – Associazioni di Volontariato – Servizio Civile Nazionale –

Calamità pubbliche Classe:

1 CRI – Associazioni di volontariato – Servizio Civile Nazionale 2 Società di Pubblica Assistenza 3 Compagnia di Misericordia 4 Calamità pubbliche – Comitati di Soccorso 5 Solidarietà internazionale

CATEGORIA 5 Lotterie e Tombole di Beneficenza Classe:

1 Lotterie – Tombole – Comitati di Beneficenza

TITOLO III POLIZIA LOCALE CATEGORIA 1 Guardie Zoofile ed Ecologiche Classe:

1 Nucleo Guardie Zoofile – Guardie Ecologiche Volontarie (G.E.V.) CATEGORIA 2 Servizi di Polizia Municipale e Amministrativa – Regolamenti Classe:

1 Polizia Amministrativa – Contravvenzioni e sanzioni 2 Accertamenti – Infrazioni 3 Sgombero neve – Disposizioni 4 Protezione animali – Abbandono Animali - Servizio di accalappiatura 5 Pesa Pubblica 6 Tariffe di Facchinaggio 7 Informazioni 8 Regolamento e tariffe Autonoleggio da rimessa e da Piazza 9 Grondaie 10 Segnalazioni – Attività di vigilanza 11 Regolamenti di Polizia Municipale, Urbana e Rurale 12 Sorveglianza scuole 13 Polizia Giudiziaria – Indagini Informazioni

CATEGORIA 3 C.d.S. – Attività di vigilanza Classe:

1 Violazioni – Sanzioni – Accertamenti – Contravvenzioni – Ricorsi – Autorizzazioni – Z.T.L. – Area Pedonale

2 Incidenti Stradali – Interventi, rilievi e accertamenti – Varie 3 Rimozione – Sequestri e restituzione veicoli 4 Trasporti eccezionali e avvenimenti straordinari 5 Educazione stradale e sicurezza stradale

CATEGORIA 4 Affissioni – Occupazioni spazi e aree pubbliche Classe:

1 Regolamenti 2 Affissioni – Pubblicità sonora – Cartelli pubblicitari – Targhe 3 Occupazione aree e spazi pubblici – Plateatico

TITOLO IV Sanità – Igiene Pubblica – Ambiente CATEGORIA 1 Personale Sanitario Classe:

1 Associazioni di Categoria 2 Personale medico – Paramedico – Farmacisti 3 Cassa Pensioni Sanitari (C.P.S.)

CATEGORIA 2 Organizzazione Sanitaria Classe:

1 Unità Sanitaria Locale 2 Medicinali – Ticket 3 Farmacie – Servizi farmaceutici 4 Ospedali – Ambulatori 5 Cure Termali 6 Sanità - Varie 7 Spedalità

CATEGORIA 3 Servizi Sanitari Classe:

1 Consultori Pediatrici e Ostetrici 2 Consultori Familiari 3 Consultorio di Igiene Mentale 4 Accertamenti e Trattamenti Sanitari Obbligatori (A.S.O e T.S.O.) – Infermi di

mente 5 Servizio di Igiene Mentale – Assistenza domestica infermi di mente 6 Tossicodipendenti – Centri di Prevenzione e recupero 7 Ambulatori Croce Rossa e di altri enti 8 P.M.P. – Presidio Multizonale di Prevenzione 9 A.I.D.O. – A.V.I.S. – A.D.M.O. 10 Vaccinazioni 11 Parti e aborti 12 Soccorso Sanitario – Servizio ambulanze 13 Servizi di medicina sociale e preventiva – Tumori – AIDS – Distrofia muscolare 14 Rilevamento radioattività 15 Medicina scolastica e del Lavoro

CATEGORIA 4 Epidemie – Malattie – Canile - Gattile Classe:

1 Malattie epidemiche e contagiose – Profilassi – Denunce 2 Canile Municipale – Gattile – Enti tutela animali – Assistenza Zooiatrica –

Anagrafe Canina 3 Idrofobia – Vaccinazioni antirabbiche animali 4 Vaccinazioni obbligatorie 5 Disinfezioni e disinfestazioni – Lotta contro mosche e zanzare – Vigilanza 6 Derattizzazione – Vigilanza

TITOLO IV Sanità – Igiene Pubblica – Ambiente CATEGORIA 5 Igiene Pubblica e dell’Ambiente Classe:

1 Regolamento d’Igiene 2 Abitazioni – Stabilimenti e laboratori – Abitabilità – Agibilità - Inabitabilità 3 Polizia Veterinaria – Regolamento e vigilanza su carni, pesce, latte ecc. –

Rapporti e ispezioni 4 Alimenti e bevande - Disciplina igienica della produzione e vendita – Vigilanza -

Autorizzazioni Sanitarie 5 Macelli – Servizio di macellazione 6 Bagni e latrine pubbliche – bagni chimici 7 Innaffiamento stradale 8 Latterie – Centrali del latte 9 Pulizia e spazzamento strade 10 Pozzi Neri 11 Rifiuti solidi e urbani – Servizio smaltimento – Discariche 12 Rifiuti speciali, tossici e nocivi – Smaltimento amianto – Discariche 13 Stallaggi – Allevamenti – Concimaie 14 Inquinamento ambientale (atmosferico, del suolo, acustico, delle acque)

CATEGORIA 6 Polizia Mortuaria – Lux perpetua - Colombari Classe:

1 Regolamenti di Polizia Mortuaria – Orari – Atti relativi al servizio 2 Lux Perpetua – Cippi e medaglie funerarie – Lapidi – Epigrafi – Tariffe – Camere

mortuarie 3 Tumulazioni – Esumazioni – Estumulazioni – Tariffe – Casse mortuarie indigenti

– Concessione ossari, colombari e cinerari e relative tariffe 4 Tariffe per cremazione salme 5 Cimiteri per altre comunità civili e religiose – Sepolcri di famiglia fuori dal

cimitero 6 Pulizia Cimiteri

TITOLO V FINANZE CATEGORIA 1 Proprietà Comunali – Beni mobili e immobili – Inventario Classe:

1 Inventari 2 Beni mobili ed immobili comunali – Acquisti – Alienazioni – Permute – Servitù –

Volture catastali 3 Affitti e cessioni in uso beni mobili e immobili 4 Assicurazioni contro incendi e altri sinistri 5 Demanio Comunale – Canoni – Tariffe – Concessioni 6 Usi Civici 7 Enfiteusi – Censi – Canoni 8 Vendita tagli alberi – Raccolta sementi

CATEGORIA 2 Attività di Bilancio – Contabilità Classe:

1 Finanza locale – Disposizioni – Circolari 2 Bilancio di previsione – Liquidazione spese varie – Storni di fondi – Variazioni –

Verbale Chiusura esercizio – Mandati di pagamento - Regolamento 3 Piano Esecutivo di Gestione (P.E.G.) 4 Conto Consuntivo 5 Contributi dello stato e della Regione ad altri Enti

CATEGORIA 3 Imposte – Tasse – Diritti – Tariffe – Ruoli Classe:

1 Anagrafe Tributaria – Imposte erariali – Imposte di registro – Tasse concessione governativa – I.V.A. – Bollo

2 Imposte e tasse regionali e provinciali 3 Imposta Pubblicità e diritti pubbliche affissioni 4 Diritti di segreteria e Stato Civile 5 Contenzioso tributi comunali 6 Tariffe piano della sosta 7 Sgravi – Rimborsi – Quote indebite e inesigibili 8 I.C.I. 9 I.C.I.A.P. 10 T.A.R.S.U. 11 COSAP 12 Addizionale Consumi Energia Elettrica 13 Ruoli

CATEGORIA 4 Demanio dello Stato Classe:

1 Beni demaniali dello stato – Atti relativi

TITOLO V FINANZE CATEGORIA 5 Catasto Classe:

1 Commissione Censuaria Comunale 2 Catasto – Classificazione terreni e fabbricati – Diritti catastali

CATEGORIA 6 Rivendita Generi di Monopolio – Uffici Finanziari Classe:

1 Rivendite tabacchi – Generi di monopolio 2 Debito pubblico – Buoni del Tesoro – Prestiti nazionali 3 Banchi del Lotto – Lotterie nazionali 4 Dogane – Tasse doganali – Contrabbando 5 Intendenza di Finanza – Agenzia delle Entrate (Ufficio del Registro – Ufficio

delle II.DD.) – Agenzia del Territorio (ex U.T.E.) – Conservatoria delle Ipoteche 6 Guardia di Finanza 7 Monete – Zecca dello Stato - Euro

CATEGORIA 7 Mutui – Prestiti - Finanziamenti Classe:

1 Circolari – Disposizioni – Varie 2 Mutui – Prestiti – Finanziamenti – Atti relativi

CATEGORIA 8 Lasciti – Donazioni – Eredità Classe:

1 Lasciti – Donazioni – Eredità CATEGORIA 9 Servizi di Esattoria e Tesoreria Classe:

1 Esattoria – Tesoreria – Appalti – Capitolati speciali – Cauzioni – Personale – Ispezioni – Anticipazioni – Consorzio tra Esattori

2 Rimborsi al Tesoriere 3 Pignoramenti dell’Esattore – Vendita oggetti pignorati

TITOLO VI GOVERNO CATEGORIA 1 Leggi – Decreti – Gazzetta Ufficiale – Circolari Classe:

1 Leggi – Decreti 2 Gazzetta Ufficiale – Raccolta leggi 3 Circolari – Disposizioni e norme varie della Prefettura e Uffici Statali 4 Archivio di Stato

CATEGORIA 2 Elezioni Politiche e Regionali – Referendum – Parlamento Europeo Classe:

1 Norme – Disposizioni – Statistiche 2 Liste elettorali – Schedario fascicoli personali – Revisioni dinamiche e semestrali

– Ricorsi – Tessera elettorale 3 Elezioni politiche e regionali – Parlamento Europeo 4 Seggi elettorali – Arredamento – Composizione 5 Referendum

CATEGORIA 3 Feste Nazionali – Commemorazione Classe:

1 Feste Nazionali – Solennità civili – Esposizione bandiera nazionale ed europea 2 Commemorazioni – Onoranze – Cerimonie 3 Visite di parlamentari, Autorità Governative e Regionali 4 Festa degli Alberi 5 Condoglianze – Onoranze Funebri - Epigrafi commemorative

CATEGORIA 4 Azioni di Valore Civile – Decorazioni – Araldica Classe:

1 Azioni di valore civile – Associazione Nazionale Decorati al Valor Civile – Ricompense

2 Araldica – Stemma 3 Onoreficenze – Medaglie – Decorazioni

CATEGORIA 5 Pensioni Classe:

1 Pensioni – Assegni ai ciechi, sordomuti e invalidi civili – Pensioni sociali CATEGORIA 6 Partiti Politici – Associazioni e Organizzazioni Classe:

1 Partiti politici – Rapporti con il Comune 2 ANCI – Lega dei Comuni – Unione Province Italiane – Associazione Nazionale

Consiglio Comuni d’Europa 3 Organizzazioni Internazionali (O.N.U. – Amnesty International) 4 Organizzazione Diverse

CATEGORIA 7 Ente Regione Classe:

1 Statuto Regionale – Norme statutarie 2 Leggi e regolamenti regionali – B.U.R. 3 Organi della Regione – Consiglio – Giunta – Deliberazioni e decreti 4 Disposizioni – Circolari – Iniziative varie 5 Rapporti tra Regione e Comune 6 Pubblicazione e riviste della Regione – Congressi e riunioni 7 Uffici e servizi regionali – Distacco temporaneo di personale regionale

TITOLO VII GRAZIA – GIUSTIZIA – CULTO CATEGORIA 1 Tribunali – Corte d’Assise e d’Appello – Giudice di Pace Classe:

1 Tribunale – Corte d’Appello – Corte d’Assise – Tribunale dei Minorenni 2 Casellario Giudiziale – Certificati di Rito – Informazioni interessanti la Giustizia

– Notifica Atti Giudiziari 3 Amnistia – Grazia – Indulto – Riabilitazione 4 Giudice di Pace 5 Uffici Giudiziari – Spese di Mantenimento 6 Pignoramenti – Inabilitazioni – Fallimenti – Interdizioni

CATEGORIA 2 Giudici Popolari Classe:

1 Giudici Popolari – Liste dei Giudici Popolari CATEGORIA 3 Case Circondariali Classe:

1 Case circondariali – Edifici – Personale CATEGORIA 4 Difensore Civico – Ufficio Conciliazione Classe:

1 Uffici di Conciliazione 2 Sfratti e licenze di locazione – Decreti ingiuntivi – Ricorsi 3 Difensore civico

CATEGORIA 5 Archivio Notarile – Professioni legali Classe:

1 Archivio notarile mandamentale – Spese – Personale 2 Avvocati – Notai – Procuratori – Professioni legali 3 Protesti cambiari

CATEGORIA 6 Culto – Edifici destinati al Culto – Parrocchie – Autorità e Corporazioni

Religiose Classe:

1 Autorità religiose – Cerimonie religiose cattoliche 2 Edifici destinati al culto 3 Congregazioni e associazioni religiose – Congrue parrocchiali – Benefici

ecclesiastici – Confraternite 4 Culti e religioni non cattoliche

TITOLO VIII LEVA E SERVIZI MILITARI CATEGORIA 1 Leva Terrestre, Marittima, Aeronautica Classe:

1 Liste di Leva – Formazione elenchi – Norme 2 Operazioni di Leva – Consiglio di Leva 3 Ruoli Matricolari – Esito di Leva 4 Leva marittima ed aeronautica 5 Ferma di leva – Dispense – Congedi 6 Obiettori di coscienza – Disertori – Renitenti

CATEGORIA 2 Servizi Militari Classe:

1 Chiamata alle armi 2 Arruolamenti speciali e volontari 3 Medaglie e documenti vari a militari ed ex militari 4 Congedi – Permessi e licenze

CATEGORIA 3 Tiro a Segno Nazionale Classe:

1 Poligono di Tiro 2 Tiro a segno nazionale

CATEGORIA 4 Caserme Militari – Alloggi e Requisizioni – Ospedali Militari Classe:

1 Caserme – Ospedali – Infermerie 2 Alloggiamenti militari 3 Campi di istruzione militare 4 Requisizioni

CATEGORIA 5 Difesa Nazionale – Mobilitazioni – Danni di Guerra Classe:

1 Difesa Nazionale 2 Disciplina di guerra – Mobilitazione civile 3 Monumenti ai Caduti – Parchi della Rimembranza 4 Danni di Guerra

CATEGORIA 6 Reduci – Ex Combattenti – Partigiani – Orfani di Guerra – Associazioni

combattentistiche Classe:

1 Reduci – Mutilati – Ex combattenti e partigiani – Associazioni combattentistiche – Orfani di guerra

2 Congiunti – Deceduti – Dispersi – Assistenza 3 Pensioni di guerra e assimilati 4 Salme di militari caduti

TITOLO IX Istruzione Pubblica – Cultura – Sport CATEGORIA 1 Autorità Scolastiche Classe:

1 Autorità scolastiche –Ufficio Scolastico Provinciale – Personale 2 Istituti comprensivi - Uffici – Arredamento

CATEGORIA 2 Asili d’Infanzia – Scuole Materne – Scuole Elementari Classe:

1 Asili Nido e Scuole Materne pubbliche e private – Atti relativi 2 Obbligo scolastico – Insegnamento religioso nelle scuole – Portatori di handicap 3 Rette scolastiche – Sussidi – Contributi per assistenza scolastica 4 Calendario scolastico – Libri di testo – Calendario esami 5 Scuole elementari pubbliche e private – Atti relativi 6 Trasporto alunni 7 Refezione scolastica 8 Soggiorni estivi 9 Pulizia edifici scolastici 10 Forniture e arredamento per Scuole Elementari, Materne e Asili Nido 11 Diritto allo studio

CATEGORIA 3 Impianti Sportivi - Sport – Attività Integrative della Scuola Classe:

1 Associazioni Sportive – Convenzioni per gestione impianti 2 Manifestazioni sportive - Giochi della Gioventù 3 Autodromo – Impianti Sportivi – Costruzione – Manutenzione - Utilizzo 4 Circoli Ricreativi – Servizio Spazio Adolescenti – Servizio Informagiovani –

Carta Giovani 5 Università Verde – Università Aperta

CATEGORIA 4 Scuola Media – Istituti Superiori Classe:

1 Scuole Media dell’obbligo ed Istituti Superiori – Atti relativi – Forniture - Arredamento

2 Convitti – Collegi 3 Diritto allo studio 4 Portatori di Handicap

CATEGORIA 5 Biblioteche – Musei – Belle Arti – Spettacoli Musicali – Spettacoli Teatrali – Attività Culturali - Archivi

Classe: 1 Spettacoli Musicali e Teatrali – Bande Musicali – Scuola di Musica 2 Musei – Pinacoteche – Antichità – Iniziative e Mostre – Soprintendenza Beni

Artistici e Storici – Soprintendenza Beni Ambientali e Architettonici – Soprintendenza Archeologica - Visite Guidate – Prestiti Opere d’Arte

3 Biblioteche – Prestiti bibliotecari e interbibliotecari – Informazioni bibliografiche – Pubblicazioni – Acquisizione Documenti – Conservazione documenti – Riproduzioni – Scarti – Soprintendenza beni librari e documentari – Prestiti esterni - Iniziative e attività promozionali

4 Archivio Storico – Prestiti esterni – Ricerche – Scarto – Pubblicazioni – Acquisizione documenti – Conservazione – Riproduzioni – Soprintendenza Archivistica - Soprintendenza beni librari e documentari – Iniziative e attività promozionali

5 Attività culturali CATEGORIA 6 Università – Accademie Classe:

1 Università – Accademie – Atti relativi CATEGORIA 7 Borse di Studio Classe:

1 Borse di studio – Istituzione – Concessione – Atti relativi

TITOLO X LAVORI PUBBLICI – ILLUMINAZIONE – URBANISTICA – ASSETTO DEL TERRITORIO - ESPROPRIAZIONI – ACQUE – POSTE E TELEGRAFI – FERROVIE

CATEGORIA 1 Strade – Piazze – Verde pubblico – Ponti – Metanodotti e Gasdotti Classe:

1 Strade e Piazze – Classificazione – Elenchi 2 Opere stradali (strade, piazze ect.) – Giardini – Viali alberati – parchi pubblici –

Ponti – Gallerie – Costruzione – Manutenzione - Rimozione frane – Sottopassi stradali e ferroviari – Arredo Urbano – Abbattimento alberi – Accessi Carrai

3 Strade private – atti relativi 4 Strade vicinali – Spese di manutenzione – atti relativi 5 Strade Nazionali – Regionali – Provinciali – Autostrade – Spese di manutenzione

– atti relativi 6 Attraversamenti e scavi stradali 7 Macchine stradali – Attrezzature – Acquisto – Manutenzione 8 Gasdotti – Metanodotti – Costruzione – Gestione – Allacciamenti 9 Impianti semaforici – Segnaletica stradale – Cartelli segnaletici – Frecce

direzionali CATEGORIA 2 Fognature – Cimiteri – Impianti di depurazione Classe:

1 Fognature – Allacciamenti – Scarichi – Scoli acqua – Impianti di smaltimento e depurazione

2 Chiaviche – Lavatoi pubblici 3 Cimiteri – Costruzione – Sistemazione – Manutenzione – Monumenti funebri –

Illuminazione – Attrezzature – Concessione lotti di terreno per tombe CATEGORIA 3 Illuminazione pubblica - impianti elettrici – Elettrodotti - Energia Classe:

1 Illuminazione pubblica – Impianti – Tariffe – 2 Elettrodotti e Linee elettriche 3 Risparmio Energetico – Fornitura calore – Recupero energetico

CATEGORIA 4 Acque potabili – Fontane – Pozzi – Acquedotti Classe:

1 Acque potabili e acque minerali – Acquedotti – Fontane – Pozzi CATEGORIA 5 Acque pubbliche Classe:

1 Acque pubbliche – Fiumi – Torrenti – Laghi – Dighe – Estrazione ghiaie – Escavazione

2 Argini – Fossi 3 Canali – Bacini – consorzi di Bonifica – Ricerca acque sotterranee – Condutture

CATEGORIA 6 Espropriazioni Classe:

1 Espropriazioni – Occupazioni d’urgenza aree – Norme e disposizioni

TITOLO X LAVORI PUBBLICI – ILLUMINAZIONE – URBANISTICA – ASSETTO DEL TERRITORIO - ESPROPRIAZIONI – ACQUE – POSTE E TELEGRAFI – FERROVIE

CATEGORIA 7 Poste – Telegrafi – Telefoni – Radio – Telecomunicazioni Classe:

1 Telefonia fissa e mobile – Centrali e Centralini Telefonici – Posti telefonici pubblici

2 Radio – Televisione – Atti relativi 3 Uffici postali e telegrafici

CATEGORIA 8 Ferrovie – Autolinee – Aeroporti – Navigazioni marittime e fluviali Classe:

1 Ferrovie – Stazioni Ferroviarie – Tariffe 2 Autolinee – Trasporti urbani – Tariffe – Concessioni – Tramvie – Linee

automobilistiche 3 Funivie – Seggiovie – Aeroporti – Aviazione civile 4 Navigazione marittima e fluviale 5 Motorizzazione civile – P.R.A. – A.C.I. – Autoscuole

CATEGORIA 9 Ufficio Tecnico – LL.PP. – Incarichi Professionali Classe:

1 Edifici comunali – Costruzione – Manutenzione – Torri – Orologi – Campane – Monumenti - Lapidi

2 Associazioni di Categoria – Ordini e collegi professionali 3 Incarichi e professionisti privati 4 Settore Manutenzione - Servizi - Beni – Forniture – Lavori 5 Circolari e materiale legislativo riguardanti la categoria “Lavori Pubblici” –

Osservatorio LL.PP. 6 Lavori in economia – Norme - Regolamento

CATEGORIA 10 Urbanistica – Edilizia – Assetto del Territorio Classe:

1 Circolari e materiale legislativo riguardanti la categoria “Assetto del Territorio” 2 P.E.E.P. (Piani Edilizia Economica Popolare) – Piani di recupero – Programmi

integrati – Edilizia residenziale pubblica – ACER (ex I.A.C.P.) 3 P.R.G. (Piano Regolatore Generale) – P.P.A. (Piano Pluriennale d’Attuazione) –

P.I.P. (Piani Insediamenti Produttivi) – Piano Paesaggistico – Regolamento edilizio – I.N.U. (Istituto Nazionale Urbanistica) – Piani territoriali - Assetto del Territorio – P.U.T. (Piano Urbano del Traffico) – Piano della sosta

4 Lottizzazioni – Permessi di Costruire – Asseverazioni – D.I.A. – Condono Edilizio – Controllo attività edilizia – P.P.I.P. (Piani Particolareggiati di Iniziativa Pubblica o Privata) – P.U.P. (Piani Urbanistici Preventivi) – P.S.A.

5 Cooperative Edilizie – Associazioni Edili 6 Edifici sinistrati – Sgombero – Restauri – Demolizioni

TITOLO XI AGRICOLTURA - INDUSTRIA - COMMERCIO - ARTIGIANATO – LAVORO

CATEGORIA 1 Agricoltura – Caccia – Pesca – Zootecnia – Boschi e Foreste Classe:

1 Associazioni agricoltori – Censimento – Contributi agricoli – Consorzi agrari 2 Viticoltura – Frutticoltura – Malattia delle piante – Associazioni vitivinicole 3 Pastorizia – Zootecnia – Apicoltura - Avicoltura 4 Caccia – Pesca – Allevamenti di selvaggina – A.T.C. (Ambiti Territoriali di

Caccia) 5 Boschi – Foreste – Prodotti sottobosco - Vigilanza – Infrazioni – Corpo Forestale 6 Interventi per la protezione della natura – Sistemazione idrogeologica del suolo –

Interventi conseguenti a calamità naturali – Alluvioni – Grandinate - Contributi 7 Comunità Montana – Opere di bonifica – Rimboschimento terreni – Contributi

CATEGORIA 2 Industria – Artigianato – Attività estrattive Classe:

1 Industria – Stabilimenti – Fabbriche – Vigilanze – Norme e disposizione - Censimento

2 Molini – Pastifici – Panifici – Licenza di esercizio – Vigilanza 3 Attività estrattive – Cave e torbiere – Vigilanza – Autorizzazioni 4 Artigianato – Botteghe artigiane – Barbieri – Parrucchieri – Attività di estetica –

Autorizzazioni – Vigilanza 5 Albo delle Imprese Artigiane 6 Insediamenti produttivi 7 Associazioni Artigiani e lavoratori del settore artigianato 8 Cooperazione e Associazionismo

CATEGORIA 3 Commercio Classe:

1 Associazioni commercianti – Prezzi – Listini – Vigilanza – Sanzioni – Censimenti 2 Commercio fisso e commercio su aree pubbliche – Rivendite di giornali e riviste –

Negozi – Orari di apertura e chiusura – Sanzioni – Piano del Commercio – Commercio di vicinato – Contributi attività commerciali

3 C.C.I.A.A. – Registro commercianti – Registro ditte - Certificati CATEGORIA 4 Fiera – Mercati – Mostre ed esposizioni Classe:

1 Fiere – Mercati – Sagre - Calendari – Disposizioni 2 Regolamento Mercati – Tariffe 3 Mostre ed esposizioni

CATEGORIA 5 Pesi e Misure Classe:

1 Stato Utenti Pesi e Misura – Norme – Disposizioni – Atti vari 2 Ufficio metrico – Verifica biennale 3 Pese private

TITOLO XI AGRICOLTURA - INDUSTRIA - COMMERCIO - ARTIGIANATO – LAVORO

CATEGORIA 6 Programmazione e sviluppo economico Classe:

1 Programmazione e sviluppo economico 2 Sportello Unico

CATEGORIA 7 Credito e Assicurazioni Classe:

1 Borsa valori – Quotazioni 2 Istituti di credito – Costo del denaro 3 Compagnie di Assicurazione

CATEGORIA 8 Turismo e Industria Alberghiera Classe:

1 Turismo – Pro-Loco – I.A.T. – A.P.T. – S.T.A.I. 2 Impianti e servizi complementari all’attività turistica – Agriturismo – Rifugi –

Campeggi 3 Stazioni climatiche – Stabilimenti termali 4 Turismo – Rapporti con la Regione – Funzioni delegate 5 Organizzazioni turistiche – Agenzie di viaggio – A.C.I. – T.C.I. - C.A.I.

CATEGORIA 9 Lavoro e Previdenza Sociale Classe:

1 Organizzazioni Sindacali Lavoratori – Enti di Patronato – Legislazione del Lavoro – Infortuni sul lavoro – Libretti di lavoro

TITOLO XII STATO CIVILE – ANAGRAFE – CENSIMENTO – STATISTICA

CATEGORIA 1 Stato Civile Classe:

1 Ufficio di Stato Civile – Delega funzioni di Ufficiale di Stato Civile – Norme e disposizioni – Bollatura e vidimazione registri

2 Nascite – Adozioni – Interdizioni – Amministratore di sostegno - Trascrizioni – Annotazioni – Denunce – Rettifiche – Cambio nomi e cognomi

3 Morti – Denunce – Trascrizioni 4 Matrimoni – Pubblicazioni – Annotazioni – Trascrizioni – Dispense – Divorzi –

regime patrimoniale 5 Cittadinanza – Naturalizzazioni 6 Tutela di minorenni – Emancipazione 7 Cremazioni – Trasporto Funebre fuori comune - Dispersione ceneri –

Affidamento Ceneri – Passaporto Mortuario - Autopsie CATEGORIA 2 Anagrafe Classe:

1 Anagrafe della popolazione – A.I.R.E. – Norme – Regolamenti – Ispezioni 2 Cambiamenti di residenza – Trasferimenti provvisori – Denunce di immigrazione

ed emigrazione 3 Richiesta e rilascio Certificati anagrafici vari 4 Stradario – Toponomastica e numerazione civica 5 Delega funzioni di Ufficiale di Anagrafe

CATEGORIA 3 Censimento della popolazione e statistica Classe:

1 Censimento della popolazione – Norme e disposizioni 2 Statistiche

TITOLO XIII ESTERI CATEGORIA 1 Comunicazioni con l’estero Classe:

1 Consolati – Ambasciate – Rapporti con il Comune 2 Stati esteri – Comunicazioni e rapporti con il Comune

CATEGORIA 2 Immigrati e stranieri Classe:

1 Immigrati – Extracomunitari – Norme e discipline 2 Stranieri – Norme e discipline

CATEGORIA 3 Emigranti Classe:

1 Emigranti – Norme e disciplina – Rimpatrio – Varie

TITOLO XIV OGGETTI DIVERSI CATEGORIA 1 Affari Pubblici e Privati non compresi nelle altre Categorie Classe:

1 Affari pubblici e privati non compresi nelle altre categorie 2 Informazioni e notizie varie a Enti e da Enti

TITOLO XV SICUREZZA PUBBLICA E POLIZIA AMMINISTRATIVA CATEGORIA 1 Questura – Uffici di P.S. Classe:

1 Questura – Commissariato di P.S. 2 Circolari

CATEGORIA 2 Pubblica incolumità – Protezione Civile – Materie infiammabili Classe:

1 Calamità pubbliche – Protezione Civile 2 Distributori carburante – Materie infiammabili – Depositi gas - Sanzioni – Norme

e disposizioni - Licenze 3 Caldaie a vapore – Licenze – Atti vari 4 Armi – Fabbricazione – Detenzione – Licenza porto d’armi – Direttori di tiro 5 Pubblica incolumità – Materie esplodenti – Fuochi d’artificio

CATEGORIA 3 Locali di Pubblico Spettacolo – Spettacoli e trattenimenti pubblici Classe:

1 Commissione Provinciale di Vigilanza (C.P.V.) - Licenze, agibilità e sorveglianza Locali Pubblico Spettacolo

2 Spettacoli e trattenimenti – Manifestazioni popolari – Feste da ballo – Scuole di ballo

3 Rappresentazioni teatrali, cinematografiche e televisive 4 Manifestazioni sportive – Piscine – Autorizzazioni – Licenze 5 Luna Park - Circhi

CATEGORIA 4 Esercizi pubblici – Licenze varie di P.S. Classe:

1 Esercizi pubblici – Somministrazione di alimenti e bevande – Autorizzazioni provvisorie – Licenze – Orari di apertura e chiusura

2 Apparecchi di trattenimento – Sale per biliardo e giochi leciti – Videogiochi – Installazione apparecchi radio-TV – Licenze – Autorizzazioni

3 Alberghi – Pensioni – Affittacamere – Locande – Alberghi diurni – Licenze 4 Autorimesse – Autonoleggio – Custodia motocicli – posteggiatori 5 Tipografie – litografie – Fotografi – Attività di riproduzione (eliocopie –

fotocopie) 6 Mestieri ambulanti e girovaghi 7 Guide – Interpreti – Maestri di sci – Licenze 8 Portieri e custodi – Licenze – Vigilanza 9 Commercio di cose antiche e usate – Opere d’arte – Dichiarazioni e vigilanza 10 Commercio di oggetti preziosi – Vigilanza 11 Agenzie funebri 12 Ascensori – Montacarichi – Licenze 13 Agenzie di Call Center 14 Licenze varie (Agenzie Matrimoniali – Chiromanti – Autodemolizioni ecc.) 15 Attività di noleggio videocassette - Audiovisivi

CATEGORIA 5 Ordine Pubblico Classe:

1 Ordine e Sicurezza Pubblica - Circolari 2 Manifestazioni pubbliche – Comizi e cortei 3 Scioperi – Disordini – Tumulti – Serrate 4 Aggressioni – Omicidi - Suicidi – Ricatti – Furti 5 Ricerca di persone – Cose e animali 6 Scritte abusive 7 Quiete Pubblica – Teppismo 8 Buon Costume

CATEGORIA 6 Mendicità Classe:

1 Mendicità – Accattonaggio – Ricoveri notturni 2 Rimpatrio indigenti

CATEGORIA 7 Pregiudicati – Lotta alla criminalità - Terrorismo Classe:

1 Pregiudicati – Vagabondi – Soggiornanti obbligati – Fogli di via obbligatori - Nomadi

2 Pedofilia 3 Lotta alla Criminalità 4 Terrorismo

CATEGORIA 8 Vigilanza privata Classe:

1 Agenti ed Istituti di vigilanza privata CATEGORIA 9 Agenti di Forza Pubblica - Carabinieri Classe:

1 Agenti della Forza Pubblica – Carabinieri – Polizia di Stato – Atti vari 2 Contributi – Spese di casermaggio

CATEGORIA 10 Infermi di mente – alcolizzati - Tossicodipendenze Classe:

1 Alcolizzati – Tossicomani – Infermi di mente CATEGORIA 11 Incendi – Vigili del Fuoco Classe:

1 Corpo Vigili del Fuoco – Incendi – Caserme – Regolamenti – Denunce CATEGORIA 12 Stranieri Classe:

1 Soggiorno stranieri – Norme – Disposizioni - Registri CATEGORIA 13 Documenti di riconoscimento Classe:

1 Carte d’Identità – Patenti di Guida – Passaporti – Altri documenti di identità e riconoscimento

CATEGORIA 14 Cessione e locazione fabbricati Classe:

1 Cessione e locazione fabbricati – Denuncie – Vigilanza - Sanzioni

ALLEGATO SUB F1) CITTA’ DI IMOLA

SERVIZIO pag. ______ 1

ELENCO DEGLI ATTI CHE SI PROPONGONO PER LO SCARTO

Nr. Progr.2

Denominazione del contenuto oggettivo delle carte

Classificazione 3

indicare: Categoria/Classe;

o Titolo/Categoria; o Codice di

classificazione

Anni estremi 4

Quantità dei contenitori 5

Peso espresso in kg.

Motivo della proposta di scarto 6

Nr.1

n.ro…….

kg. …….

Nr.2

n.ro…….

kg. …….

Nr.3

n.ro…….

kg. …….

Totale

complessivo quantità contenitori: n.ro…….

Totale complessivo peso: kg. …….

STIMA DEI METRI LINEARI COMPLESSIVI DA SCARTARE: ML ........... Data __________________ Firma ____________________ 7

NOTE 1 Numero di pagina dell’elenco (va numerata ogni pagina dell’elenco). Se la pagina è una sola indicare “unica”. 2 Numerare progressivamente tutti gli accorpamenti documentari proposti per lo scarto (l’elenco va organizzato per serie distinte, ossia per tipologie documentarie uniformi, ad es. copie di delibere, mandati …). 3 Indicare la classificazione di riferimento anche qualora non sia espressamente riportata sui documenti. 4 Arrotondati all’anno. 5 Quantità dei contenitori (buste, scatole, pacchi…) per ogni accorpamento documentario (non occorre specificare la quantità delle singole unità archivistiche: pratiche o fascicoli). 6 Indicare sinteticamente il motivo dello scarto qualora non sia immediatamente evidente. Precisare se si tratta di copia, duplicato o di originale che trova tutti i dati o almeno quelli fondamentali in altro documento destinato alla perpetua conservazione, dandone l’esatta indicazione archivistica. 7 In calce all’elenco: firma del Responsabile del procedimento, indicandone con chiarezza la qualifica ed apponendo, nuovamente, il timbro dell’Ente.

ALLEGATO SUB G)

CITTÀ DI IMOLA SERVIZIO

Elenco di versamento delle unità archivistiche nell’archivio di deposito

Si inoltrano per l’archiviazione, in data odierna

n…………..fascicoli

n…………..repertori

n…………..registri

come da seguente elenco:

anno classifica numero del fascicolo oggetto

Firma Responsabile del Procedimento Firma Responsabile dell’Archivio Imola,