Risultati indagine

Green Events and Meetings

Marzo 2014

L’indagine Green Events and Meetings

Il “mondo degli eventi” ha avuto da sempre una spiccata risonanza sociale, recentemente però ha acquisito sempre più importanza e valore anche in termini economici. L’organizzazione eventi è diventata, oggi, uno degli strumenti principali e potenti del marketing, una vera e propria attività di Business.

Al pari di una qualsiasi attività aziendale, anche la realizzazione di un evento genera impatti sull’ambiente. La pianificazione di un evento, quindi, dovrebbe

avvenire in linea con i principi di Sostenibilità nel pieno rispetto degli obiettivi di Responsabilità Sociale, sia per ridurre al minimo il proprio impatto sull’ambiente, sia per diffondere -all’esterno e all’interno-una giusta coscienza e consapevolezza etica e ambientale. Ma quanto le aziende sono consapevoli dell’importanza di gestire e pianificare le diverse fasi di un evento in maniera Sostenibile? E prima ancora... conoscono realmente cosa significhi realizzare eventi sostenibili? E cosa significa per loro essere Sostenibili?

Il campione di riferimento è rappresentato esclusivamente da

aziende italiane. L’intento è quello

di fotografare, in modo certo e puntuale, il nostro mercato di riferimento senza gli inquinamenti

generati dall’adozione di dati sovranazionali.

Cisalpina Research La nostra volontà si concentra

sull’individuazione di trend e

situazioni, tipiche e reali, con cui le aziende italiane si confrontano operativamente e gestionalmente.

Cisalpina Tours è la Travel Management Company (TMC) italiana leader nel settore Business Travel e degli eventi aziendali. Presenti sul mercato da oltre 40 anni, siamo una delle più importanti realtà del settore per dimensioni, fatturato, copertura territoriale e servizi offerti.

Benvenuti

in Cisalpina Research

Cisalpina Research è il

centro studi creato da

Cisalpina Tours per rilevare

dati e tendenze, opportunità

e sfide del mercato dei

viaggi d’affari.

Le indagini di Cisalpina

Research hanno come primo

elemento di unicità quello di

fotografare esclusivamente il

mercato italiano, in maniera

obiettiva e puntuale e con

un campione molto ampio

costituito dalle aziende del

customer database di

Cisalpina Tours e dei partner

che collaborano alle

specifiche indagini.

Ogni survey dà, quindi, voce

e possibilità di confronto sui

temi di maggiore attualità ai

travel ed event manager,

responsabili acquisti e risorse

umane di aziende italiane di

ogni settore e dimensione,

che rappresentano una fetta

significativa dell’articolato

tessuto economico

nazionale.

L’impegno nei confronti dei nostri Clienti è quello di implementare e migliorare nel continuo le strategie atte a ridurre la spesa relativa ai viaggi di lavoro, assicurando al contempo la sicurezza e la qualità dei viaggi stessi, in un’ottica di gestione globale della materia che s’estende alla Corporate Social Responsibility e al concetto di mobilità integrata.

I risultati della ricerca

Una formazione autorevole,

completa ed aggiornata è un

aspetto prioritario per chi vuole

intraprendere un percorso di

Sostenibilità

Questi e molti altri ancora, gli aspetti che andremo a scoprire attraverso l’ indagine che Cisalpina Research ha realizzato in collaborazione con Eco Congress e Secretary.it, attraverso la somministrazione via web di domande a risposta multipla. L’indagine è stata svolta nel mese di

Febbraio 2014 coinvolgendo tutta la community di Secretary.it -la quale

conta oltre 5000 iscritti- e i soggetti

che all’ interno delle aziende italiane si occupano di eventi aziendali (Corporate Event Manager, Marketing Manager, Assistenti di

direzione ecc..). Il punto essenziale dal quale partire era, certamente, la comprensione del livello di importanza attribuito al concetto di Sostenibilità all’interno delle pratiche aziendali oltre che più

ampiamente all’interno della cultura aziendale. I dati emersi a tal proposito sono sicuramente incoraggianti; se è vero, infatti, che

solo il 13% ha dichiarato di

considerare la Sostenibilità come una realtà ormai consolidata e solo il

7% ha dichiarato di fare della

Sostenibilità la propria Mission

aziendale, è anche vero, però, che la restante parte dei rispondenti ha sostenuto che la Sostenibilità è un progetto/valore in continua

evoluzione, un asset portante sul

quale investire risorse ed energie. Quest’ultima è una considerazione

importantissima in quanto mette in luce l’interesse e la volontà, da parte delle aziende, di approfondire il discorso sulla Sostenibilità e quindi

avviare un percorso in tale direzione. Forse quello che manca è, fondamentalmente, la conoscenza

profonda di queste tematiche e rassicura, in tal senso, il fatto che sempre più le aziende avviino progetti di formazione (65%)

circa i temi inerenti la sostenibilità e spingano i propri dipendenti all’adozione di comportamenti responsabili. E’ importante, però

ora, lavorare per far si che questa formazione sia quanto più

esaustiva e onnicomprensiva.

Dall’esperienza di esperti del settore che quotidianamente hanno a che fare con aziende

che cercano di muovere i primi passi in direzione di pratiche sostenibili, emerge, infatti, che

tale formazione, in alcuni casi più imposta che condivisa, molto spesso si limita alla veicolazione

ai dipendenti di semplici pratiche

con l’obiettivo di ridurre i consumi di risorse (dall’elettricità all’acqua, fino ad arrivare alla cancelleria) e/o di incentivare

comportamenti virtuosi, come

l’utilizzo di mezzi o soluzioni ecologiche quali, ad esempio, il

car pooling. Ciò può rappresentare sicuramente un buon punto di partenza, ma non può essere considerato

sufficiente. I temi inerenti la Sostenibilità sono molteplici e in continua evoluzione e il loro apprendimento si caratterizza come un processo in divenire e inarrestabile. Una formazione autorevole,

completa ed aggiornata è,dunque, un aspetto prioritario e vitale per chi vuole intraprendere

un percorso nel campo della

Sostenibilità.

Le aziende giudicano la

sostenibilità come un tema “molto importante” ma dichiara di non

verificare l’effettiva sostenibilità dei fornitori

A conferma della volontà di voler istituire pratiche sostenibili sta, poi, la percezione degli intervistati sull’importanza che può assumere l’adozione di tali pratiche nello svolgimento dei processi aziendali (organizzazione di eventi compresa). La maggior parte degli intervistati (58%) concorda nel giudicare la sostenibilità un tema “molto importante” e quindi per nulla trascurabile. E’ auspicabile, ovviamente, che tale volontà non nasca solo dall’intento di migliorare la propria immagine e reputazione aziendale. A tal fine la consulenza di esperti professionisti è indirizzata alla sensibilizzazione verso una gestione coerente ed etica dell’evento a 360°, piuttosto che all’adozione di singole pratiche isolate, quali ad esempio la neutralizzazione delle emissioni di CO2, che può rimandare un po’ alla formula “pago per ripulirmi l’immagine”. L’approccio alla sostenibilità deve essere prima di tutto preventivo, attraverso l’adozione di pratiche che tutelino e minimizzino il proprio impatto sull’ambiente e che, affiancate ad una perfetta organizzazione in termini logistici, possano assicurare davvero il successo dell’evento a tutto tondo.

Dopo avere testato il terreno e compreso la favorevole predisposizione all’utilizzo di pratiche responsabili da parte delle aziende, abbiamo voluto indagare sul come esse cerchino di tradurre nel concreto le loro intenzioni, e quindi quali azioni e strumenti utilizzino per perseguire l’obiettivo Sostenibilità.

Alla domanda sul livello di cura e attenzione nella selezione difornitori rispettosi dei criteri/parametri ambientali i risultati appaiono positivi: la maggior parte delle aziende intervistate, infatti, anche quando non ha istituito una vera e propria politica formale per la selezione dei fornitori (12%), dichiara di starci lavorando su e di averla inserita tra gli obiettivi aziendali futuri (41%). In sintesi le aziende, anche se ancora non totalmente preparate a livello pratico, sono fortemente intenzionate a fare bene a livello teorico. E ,infatti, la restante parte dichiara che pur non avendo adottato politiche formali per la selezione di fornitori, difronte a due fornitori con offerte equiparabili, predilige senza alcun dubbio quelli che pongono maggiore attenzione all’ambiente.

Ben il 55% dei rispondenti però dichiara, poi, di non verificare l’effettiva sostenibilità degli stessi fornitori scelti. Probabilmente manca la capacità di capire autonomamente cosa è sostenibile e cosa non lo è: in assenza di ciò, diventa necessario individuare degli strumenti o dei percorsi che permettano in maniera chiara di valutare i propri fornitori, sia in fase di scelta preliminare sia a seguito dell'acquisto del proprio prodotto o dell'erogazione del proprio servizio.

La sostenibilità negli eventi può offrire vantaggi concreti di

carattere economico, sociale e ambientale. Agire in modo

organico ed integrato sono le leve

su cui le aziende possono oggi attivarsi.

Ma vediamo ora come le aziende si muovono specificatamente agli Eventi. Se già in precedenza la preparazione delle aziende sui temi della Sostenibilità risultava piuttosto scarsa, la loro conoscenza applicata all’organizzazione degli eventi risulta ancora più limitata.

Andando un po’ più nello specifico notiamo, infatti, ancora una volta, come la scarsa conoscenza dei temi di Responsabilità Ambientale porti all’elusione dell’utilizzo di strumenti importanti quali quelli necessari per il calcolo della carbon footprint e/o strumenti di certificazione.

La quasi totalità purtroppo non utilizza tali strumenti in azienda e ben il 90% dichiara di non conoscere l’esistenza di strumenti di certificazione per la validazione di eventi a basso impatto ambientale.

Alla domanda, poi, su quali siano per le aziende i maggiori benefici nel gestire un evento in chiave Green quello che emerge è una forte frammentazione e, quindi, la mancanza di un pensiero univoco.

La maggior parte degli intervistati sembra avere una più profonda consapevolezza dei vantaggi ambientali (50%) che si potrebbero generare nel lungo termine per l’ambiente, il 33% ritiene che il maggior beneficio sia quello sociale e solo circa il 14% crede ad un possibile vantaggio monetario. Il momento economico di generale crisi e riduzione dei budget, anche legati alle attività

di comunicazione, fa sì, infatti, che si tenda a cercare anche un risparmio economico nell'immediato, oltre che in futuro.

Essendo ancora ridotta la conoscenza di tutto ciò che gira intorno ad un evento a basso impatto, c'è ancora una buona fetta di scetticismo a riguardo, complice anche l'apparente intangibilità dei risultati di una scelta del genere. Ciò che è importante far capire ai vari interlocutori è proprio come questi risultati siano concreti sul piano ambientale, sociale ed economico, e non solamente legati alla riduzione dell'emissioni di agenti inquinanti.

E’, quindi, necessario far crescere il dato sulla conoscenza di strumenti e professionisti che affianchino l'organizzazione di eventi a basso impatto, offrendo il know how in termini di certificazione, calcolo della carbon footprint e di una serie di attività integrate che permettano di agire in modo organico nella definizione di eventi aziendali di grandissimo appeal e successo diventando così il simbolo reale dell'impegno societario in tal senso.

La volontà delle aziende di intraprendere un percorso di

sostenibilità per gli eventi green si scontra spesso con una carenza di

conoscenze, professionalità e

strumenti.

Sorprende però, successivamente, come pur non avendo chiarissimi i benefici specifici che la realizzazione di un evento Sostenibile potrebbe apportare, ben il 70% dei rispondenti ha dichiarato che in futuro le realizzazione di questa tipologia di eventi rivestirà sicuramente un ruolo molto importante.

Per fare un po’ di chiarezza sulla loro concezione di evento sostenibile, pertanto, abbiamo chiesto di assegnare un valore di importanza (molto, poco, per nulla importante) a diversi aspetti relativi un evento a basso impatto ambientale. La percezione che si ha è che molta importanza viene attribuita ad aspetti più facilmente e direttamente riferibili all’impatto ambientale, quali l’adozione di politiche e procedure formali per la selezione di fornitori responsabili, la gestione dell’efficienza energetica, l’ottenimento di una certificazione ambientale o ancora, l’utilizzo di mezzi di trasporto ecologici. Minore importanza, invece, è stata data ad aspetti un po’ meno riconducibili -per il senso comune-ad aspetti ambientali quali ad esempio la scelta del catering, l’utilizzo di cibo a km 0 o l’utilizzo di materiali ottenuti da processo di riciclo. In altre parole è come se gli aspetti non direttamente collegabili all’ambiente fossero tenuti di meno conto; ciò sicuramente a causa della non consapevolezza che affinché un evento sia Sostenibile è necessario che ogni singolo aspetto dell’evento venga curato in ottica di Sostenibilità.

In sintesi quello che sembra emergere dalla ricerca è che la forte volontà delle aziende nell’intraprendere un percorso di Sostenibilità si scontri spesso con una carenza di conoscenze, professionalità e strumenti. E se questo vale diffusamente a livello generico, diventa ancora più forte in riferimento al campo specifico dell’organizzazione eventi. A venir meno in quest’ultimo caso è non solo la conoscenza di strumenti specifici, quali possono essere il calcolatore dell’emissione di CO2 o gli strumenti di certificazione che validano la reale efficienza degli eventi a basso impatto ambientale, ma anche di pratiche più semplici e parzialmente entrate tra le prassi aziendali quali la selezione di fornitori “responsabili”, la quale anche quando presente non viene poi effettivamente testata nella sua efficienza.

Inoltre un aspetto fortemente limitativo è sicuramente la scarsa consapevolezza che le aziende hanno a proposito del fatto che la Sostenibilità di un evento nasce dall’armonia e dalla coerenza dei diversi aspetti che compongono l’evento.

Non è sufficiente “ripulire ciò che si è

sporcato” ma è oggi necessario

pianificare, programmare e gestire tutte le fasi di un evento in modo

sostenibile

Dunque tutti i fattori e gli aspetti in gioco sono importanti e determinanti. Non è sufficiente “ripulire quello che si è sporcato” attraverso gli strumenti di neutralizzazione delle emissioni di CO2 per dire di aver realizzato un evento Green; è necessario, al contrario, pianificare, programmare e gestire tutte le fasi di un evento -dalla scelta della location ai materiali utilizzati, dalla scelta del catering alla scelta dei mezzi di trasporto- in modo armonico e coerente secondo quelli che sono i principi basilari di Sostenibilità.

In conclusione si avverte, come già preannunciato, la necessità di far sì che l’evento non sia solo impeccabile e memorabile ma anche sostenibile; a tale scopo è necessario affidarsi ad esperti in grado, attraverso una serie di attività integrate, di garantire la massima resa dell’evento sia in termini di obiettivi e messaggi che si vuole veicolare, sia in termini di impatto sull’ambiente.

La prima e la seconda domanda hanno avuto l’obiettivo di scoprire qualefosse, in generale, l’approccio delle aziende relativamente al tema Sostenibilità.

I dati raccolti risultano essere incoraggianti. Se è vero, infatti, che appena il 13% ritiene che la Sostenibilità sia ormai una realtà consolidata e giusto il 7% sostiene che rappresenti la loro mission è anche vero però che solo il 10%, ha sostenuto di ritenere non importante la Sostenibilità per lo svolgimento dei suoi processi operativi.

La restante parte al contrario, ha dichiarato che anche se non ha ancora fatto della Sostenibilità una realtà consolidata o la mission, tuttavia è attivamente impegnata per far sì che lo diventi e che –per lo meno-possa essere integrata tra gli obbiettivi aziendali.

Dettaglio risultati

La Sostenibilità dei processi operativi (tra cui la realizzazione di eventi) è per la sua azienda:

Siamo, quindi, passati a verificare se le aziende inviassero ai propri dipendenti input di coinvolgimento e di miglioramento in riferimento a prassi Sostenibili.

Ben il 65% degli intervistati sostiene di essere stato incoraggiato dalla propria azienda ad approfondire il tema Sostenibilità e, quindi, attuare azioni responsabili.

Il rimanente 35% al contrario sostiene di non aver ricevuto indicazioni in tal senso.

Il personale della sua azienda è stato o viene formato e spinto ad implementare azioni e/o pratiche su concetti e principi di Sostenibilità?

Nonostante la diffusa impreparazione delle aziende suil tema Sostenibilità, che i dati hanno fin ora segnalato, sembratuttavia che stia cominciando a svilupparsi una certa consapevolezza dell’importanza che l’assunzione di pratichesostenibili potrebbe assumere.

Un buon 58% ha dichiarato di ritenere molto importante l’adozione di pratiche responsabili nel corso dell’organizzazione di un evento.

Il 31% lo ritiene poco importante e solo il 11 % per nulla importante.

La sua azienda quanto ritiene importante gestire un evento tenendo presente i principi di Sostenibilità ambientale?

Dopo una panoramica sulle conoscenze e assunzioni teoriche, abbiamo voluto indagare le azioni e gli strumenti utilizzati dalle aziende per il perseguimento dell’obbiettivo Sostenibilità.

Dapprima abbiamo chiesto alle aziende se fossero dotate di una politica formale d’acquisti per la selezione dei fornitori.

Ancora una volta i dati rivelano un certo sforzo in direzione di miglioramento a favore ditipologie di pratiche Responsabili.Solo il 12%, non a caso, ha sostenuto di non ritenere la Sostenibilità un importante criterio di scelta, contro il 42% che dice di starci lavorando su affinché venga stilata una politica formale e il 29% che invece ha già adottato tali politiche.

Interessante infine il dato emergente dal restante 17% il

quale sostiene che a parità di offerte predilige senza dubbio i fornitori che mostrano una maggiore sensibilità ambientale.

La sua azienda ha realizzato una politica formale d' acquisti nella selezione di fornitori rispettosi dei criteri/parametri ambientali?

Alla domanda sull’utilizzo distrumenti più specifici e puntuali le tendenze sembrano essere ben delineate.

Ben il 62% degli intervistati non utilizza strumenti per il calcolo della carbon Footprint né tantomeno strumenti per la neutralizzazione delle emissioni di CO2.

Appena il 28% possiede tali strumenti e solo il 10% dice di non possederne ma di conoscere iigiusti contatti per dotarsene.

La sua azienda si avvale di strumenti (o si rivolge a professionisti) per il calcolo della carbon footprint per i propri eventi e/o per la neutralizzazione delle emissioni di CO2 residue?

Anche relativamente la conoscenza di un sistema di certificazione sulla Sostenibilità di un evento il dato risulta netto.

Quasi la totalità dei rispondenti (90%) non conosce strumenti di certificazione.

Conoscete l'esistenza di strumenti di certificazione degli eventi a basso impatto?

I pareri risultano piuttosto variegati nell’individuazione dei benefici concreti che la gestione di un evento Green potrebbe apportare.

Il 51% individua, elementarmente, il beneficio ambientale come maggiore.

Segue il 33% che riconosce la possibilità di una ricaduta positiva in termini sociali.

Infine solo il 14% individua la possibilità di crescita economica nel realizzare un evento in modo Sostenibile.

Secondo lei quali sono i maggiori benefici nel gestire un evento in chiave Green?

Procedendo nell’analisi risulta sempre più evidente come le aziende pur non essendo pronte a livello pratico per la gestione di un evento green, siano sempre più consapevoli dell’importanza strategica che gli eventi sostenibili acquisteranno in futuro.

Ben il 70% è convinto che gli eventi green saranno molto importanti.

Il 27% crede che saranno poco importanti e solo uno scarsissimo 3% ritiene che in futuro gli eventi green saranno per nullaimportanti.

Indichi il livello di importanza che potrà avere in futuro, per la sua azienda, la gestione degli eventi a basso impatto ambientale

C’è sicuramente una gran confusione nel decretare quali siano gli aspetti più importanti e imprescindibili affinché un evento possa considerarsi Green.

Analizzando i risultati generati dalla preferenza “molto importante”, ad ottenere i maggiori favori sicuramente tutte le attività più facilmente riconducibili all’impatto sull’ambiente quali gestione efficienza energetica (85%), politica formale gestione rifiuti (77%), certificazione ambientale (62%), mezzi di trasporto ecologici (58%).

Un po’ meno considerate tutte le attività più collaterali quali organizzazione catering (51%) e utilizzo di cibo a “km 0”, car pooling (40%).

Perché un evento sia green, quali sono gli aspetti che reputate più importanti?

Che la Sostenibilità non sia proprio un asset strategico di buona parte delle aziendeintervistate si evince dal fatto che non ci sia un controllo puntuale sulla sua messa in atto.

Ben il 54% delle aziende ha sostenuto di non verificare in alcun modo che gli accordi con i fornitori vengano davvero rispettati.

Il 13% si limita a taciti accordi quali inserimento di azioni/ processi Sostenibili in apposite clausole contrattuali o attraverso sottoscrizione di una Carta della Sostenibilità (6%)

Nella sua azienda come viene verificato che quanto promesso dai fornitori sia realmente applicato per la realizzazione di un evento green?

Alla domanda sul cosa le aziende ritengono importante per la selezione di agenzie di organizzazione eventi in chiave Sostenibile, la maggior parte dei rispondenti sembra dirigersi ancora una volta verso l’opzione un po’ più ovvia e facile.

Ben il 55%, infatti, ritiene fondamentale il rispetto di Politiche Sostenibili oltre che di una condotta etica.

Sicuramente viene riconosciutal’importanza e avvertital’esigenza di professionalità specifiche in grado di selezionare fornitori valevoli e affidabili. (29%)

Stranamente poca importanza viene data ad azioni più specifiche e settoriali quali la capacità di rendicontare le emissioni di CO2

Nella selezione dell'agenzia di organizzazione eventi, cosa ritenete importante quando affidate la gestione di un evento green?

Ricerche disponibili:

Il mondo corporate: sfide, tendenze, linguaggi, aspettative nella gestione degli eventi e dei congressi ?

Un nuovo modo di viaggiare in treno Le aziende e la mobilità sostenibile Travel Management of Tomorrow – ricerca internazionale – Hotel Dinamici

www.cisalpinatours.it/cisalpina-research.html

Rosemarie Caglia

Responsabile Marketing Business Travel

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Riferimenti Cisalpina Research