Notat

Dato: 22. december 2006

Dokument nr. 311066

Kirkeministeriet 1. Kontor

Cirkulære om kirke- og præstegårdskassernes budget, regnskab og revision m.v. I medfør af §§ 4-7 og § 9 i Lov om folkekirkens økonomi, jf. lovbekendtgø-relse nr. xxx af xx. december 2006, fastsættes følgende:

Indberetning af ligningsbeløb til kommunen § 1. Provstiudvalget giver senest den 15. september kommunalbestyrelsen meddelelse om ligningsbeløbets størrelse.

Budget for kirke- og præstegårdskasser § 2. Budgettet skal fastlægges i overensstemmelse med de af provstiudvalget fastsatte frister. Budgettet skal indberettes til provstiudvalget i overensstem-melse med det af Kirkeministeriets fastsatte systemkrav.

Stk. 2. Til budget for kirke- og præstegårdskasser anvendes Kirkeministeri-ets 4-cifrede kontoplan, konteringsvejledning og nyeste budgetskema. Kon-toplanen fremgår af bilag 1.

Regnskab for kirke- og præstegårdskasser § 3. Regnskabet skal aflægges senest 1. april efter regnskabsårets udløb. Regnskabet skal indsendes underskrevet til provstiudvalget og indberettes elektronisk i overensstemmelse med det af Kirkeministeriet fastsatte system-krav. Provstiudvalget kan fastsætte øvrige frister for regnskabsaflæggelsen.

Stk. 2. Regnskab for særlige nybygnings- og istandsættelsesarbejder føres som særskilte regnskaber.

Stk. 3. Til regnskab for kirke- og præstegårdskasser anvendes det af Kirke-ministeriet nyeste regnskabsskema.

Revision § 4. Den løbende revision af de kirkelige kasser varetages af provstirevisor.

Stk. 2. Provstirevisor ansættes og afskediges af stiftsøvrigheden. Forinden ansættelse eller afskedigelse høres provstiudvalgene. Stiftsøvrigheden træffer afgørelse om de enkelte provstirevisorers ansættelsesområder under hensyn-tagen til de lokale forhold.

Stk. 3. Provstirevisor må med provstiudvalgets godkendelse udføre anden assistance for de menighedsråd, hvis regnskab revisor reviderer.

Stk. 4. Revisionen tilrettelægges og gennemføres i overensstemmelse med revisionsinstruks, jf. bilag 2.

Notat

Side 2 Dokument nr. 311066

Provstiudvalgets forvaltningstilsyn og godkendelse § 5. Provstiudvalget udøver forvaltningstilsyn i løbet af året for kirke- og præstegårdskasser.

Stk. 2. Provstiudvalget meddeler senest 1. november endelig godkendelse af regnskabet under hensyntagen til revisors antegnelser og menighedsrådets bemærkninger hertil.

Stk. 3. Provstiudvalgets afgørelse vedrørende regnskabet kan indbringes for stiftsøvrigheden

Ikrafttrædelse § 6. Cirkulæret træder i kraft med virkning fra budgetprocessen for 2008 og fra regnskabsår 2008.

Samtidig ophæves Kirkeministeriets cirkulære nr. 155 af 25. november 1997 og cirkulære nr. 9855 af 18. december 2003 om kirkelige kassers budget, regnskab og revision m.v.

Kirkeministeriet, den xx. xxx 2007

Notat

Side 3 Dokument nr. 311066

BILAG 1: Kontoplan for kirke-, præstegårds- og kirkegårdskasser

Note 1: Løn m.v.

0110 Graver, kirkegårdsleder, -assistent

0120

0160 Medhjælp, kirkegård

0170 Vikarer for graver

0180

0210 Kontormedhjælp, kirkegård

0220 Kirkeassistent, rengøring

0230

0240 Rengøring, præstekontor

0250

0260 Kirkekorsangere

0270 Vikarer for kirkekorsangere

0310 Kirkesanger

0320 Vikarer for kirkesanger

0330

0340 Kontormedhjælp

0360 Kirketjenere, kirketjenermedhjælpere

0370 Vikarer for kirketjener

0410 Konfirmandlærer

0430 Sognemedhjælper m.v.

0460 Kordegne, kordegneassistenter

0470 Vikarer for kordegn

0510 Medhjælp, diæter m.v.

0520

0560 Organist, organistassistent

0570 Vikarer for organist

0710 Kasserer

0730 Formand

0740 Kontaktperson

0760 Kirkeværge

Notat

Side 4 Dokument nr. 311066

0770 Huslejetilskud, præster

0780

0790 Lokal løn til præst

0810 ATP

0820

0830 AER, AES, arbejdsmiljøafgift m.v.

0840 Tvungne pensionsordninger

0850 Tjenestemandspension

0860 Rejse- og befordringsgodtgørelse

0870 Frivillige pensionsordninger

0880 Jubilæumsgratiale m.v.

0890 Lønrefusioner (negativ)

SUM Løn m.v. i alt

Kirkegård med særskilt regnskab

0910 Løn

Note 2: Kirkelige aktiviteter

1010 Tilskud til Stiftsfond

1020 Konfirmandundervisning

1030 Gudstjenester mv., honorarer

1040 Kirkebil, gudstjenester

1050 Kirkebil, andre arrangementer

1060 Kirkeblad

1070 Kirkekoncerter, honorarer

1080 Kirkekoncerter, andre udgifter

1090 Konfirmandkørsel

1100 Tilskud til mellemkirkeligt stiftsudvalg

1110 Samarbejde mellem menighedsråd

1120 Foredragsholdere, honorarer

1130

1140

1150

1160

Notat

Side 5 Dokument nr. 311066

1170

1180

1190

1200

1210

1220

1230

1240

1250

1260

1270

1280

1290

1300

1310

1320

1330 Tilskud DSUK

SUM Kirkelige aktiviteter i alt

Note 3: Administration

2110 Menighedsrådet

2120 Kursusudgifter vedr. menighedsrådet

2140 Personaleudgifter

2160 Annoncer

2210 Telefoner m.v.

2260 Kontorholdsudgifter

2310 Ministerialbøger, medlemslister

2360 Kursusudgifter vedr. funktionærer

2410 Honorar til bygningskyndig, arkitekt mv

2480 Administr. samarb. mellem menighedsråd

2500 Refusion af fælles udg. sogne imellem

2510 Menighedsrådsvalg

Notat

Side 6 Dokument nr. 311066

2520 Revision mv.

2530

2540

2550

2560

2570

2580

2590

2600

2610

2620

2630

2640 Folkekirkens forsikring

SUM Administration i alt

Note 4: Præstegård, præsteboliger m.v.

3110 Telefon m.v.

3160 Skatter, afgifter

3210 Forsikringer/sikringsudgifter

3260 Godtgørelse for el og varme

3270 Opvarmning og el

3310 Konfirmandlokaler (i præstegård)

3410 Anskaffelser og vedligeh., boliger

3460 Anskaffelser og vedligeh., avlsgård

3480 Leje af præstebolig

3670 Edb-udgifter præsteboliger

3680

3690

3700

3710

3720

3730

SUM Præstegården i alt

Notat

Side 7 Dokument nr. 311066

Note 5: Kirke, menighedslok., funkt.bolig m.v.

4110 Skatter, afgifter

4160 Forsikringer/sikringsudgifter

4170

4210 El

4260 Varme

4310 Rengøringsartikler, vask m.v.

4360 Eftersyn orgel, klokker m.v.

4410 Lejeudgifter

4460 Gudstjenesten, blomster, lys m.v

4610 Anskaffelser og vedligeh., kirke

4620 Anskaffelser og vedligeh., sognegård

4630 Anskaffelser og vedligeh., funktbolig

4670 Edb-udgifter, kirkekontorer m.v.

4680

4690

4700

SUM Kirke, menighedslokaler i alt

Note 6: Kirkegård

5110 Materialer og planter til videresalg

5120 Materialer og planter til kirkegård

5130 Entreprenørudgifter, grave

5140 Entreprenørudgifter, kirkegård

5180 Arbejdstøj

5190 Vedligeholdelse, bygninger

5200 Vedligeh., maskiner, redskaber, værktøj

5210 Vedligeh., P-plads, hegn m.v.

5220 Nyanskaffelser, bygninger

5230 Nyanskaf., maskiner, redskaber, værktøj

Notat

Side 8 Dokument nr. 311066

5240 Nyanskaffelser, P-plads, hegn m.v.

5250 Vedligeholdelse, kirkegårdsareal

5260 Nyanskaffelser, kirkegårdsareal

5280 Bevaringsværdige gravminder

5290

5300

5300

5310

5320

5330

5340

5350

5360

SUM Kirkegård i alt

Kirkegård med særskilt regnskab

5510 Andre udgifter i alt

Renteindtægter

6110 Renter af stiftsmidler excl. gravstedskap.

6120 Renter af kassebeholdning

SUM Renteindtægter i alt

Indtægt af fast ejendom

6210 Lejeindtægt

6230 Forpagtningsafgift

6250 Salg af effekter skov

6270 Præsters boligbidrag

6280

6290

SUM Indtægter af fast ejendom i alt

Brug af kirken m.v.

6310 Brug af kirken, klokkeringning m.v.

6320 Pyntning i kirken

6330 Refusion menighedslokale

Notat

Side 9 Dokument nr. 311066

6340

SUM Brug af kirken i alt

Kirkegård

6410 Gravkastning

6420 Nyanlæg og omlægning

6430 Erhvervelse og fornyelse af gravsted

6440 Hjemfaldne gravstedskapitaler

6450 Salg af planter, ren- og vedligeh. m.v.

6460 Renter af aktuelle gravstedskapitaler

6470

6480

6490

SUM Kirkegård i alt

Kirkegård med særskilt regnskab:

6510 Kirkegård i alt

Ekstraordinære indtægter

6610 Generelt tilskud

6620

6630

SUM Indtægter i alt

Note 7: Anlægsarbejder

7001

7002

7003

7004

7005

7006

7007

7008

7009

Notat

Side 10 Dokument nr. 311066

7010

7011

7012

7013

7014

7015

7016

7017

7018

7019

7020

7021

7022

7023

7024

7025

7026

7027

7028

7029

7030

SUM Anlægsarbejder i alt

Låneydelser - hovedtal

7110 Renter stiftsmiddellån, i alt

7120 Renter andre lån, i alt

7210 Afdrag stiftsmiddellån, i alt

7220 Afdrag andre lån, i alt

Låneydelser - fordelt efter formål

7300 Renter kirkegård (stiftsmiddellån)

7310 Renter kirke (stiftsmiddellån)

7320 Renter præstegård (stiftsmiddellån)

SUM Renter stiftsmiddellån, i alt (=7110)

7340 Renter kirkegård (andre lån)

7350 Renter kirke (andre lån)

7360 Renter præstegård (andre lån)

Notat

Side 11 Dokument nr. 311066

SUM Renter andre lån, i alt (=7120)

7380 Afdrag kirkegård (stiftsmiddellån)

7390 Afdrag kirke (stiftsmiddellån)

7400 Afdrag præstegård (stiftsmiddellån)

SUM Afdrag stiftsmiddellån, i alt (=7210)

7420 Afdrag kirkegård (andre lån)

7430 Afdrag kirke (andre lån)

7440 Afdrag kirkegård (andre lån)

SUM Afdrag andre lån, i alt (=7220)

Kirkegård med særskilt regnskab

7490 Låneydelser i alt

Opsparing til anlægsarbejde

7510

7520

7530

7540

7550

7560

7570

7580

7590

7600

SUM Opsparing til særlige anlægsarbejdere i alt

Opsparing til anlægsarbejde efter formål

7810 Opsparing anlæg (kirkegård)

7820 Opsparing anlæg (kirke)

7830 Opsparing anlæg (præstegård)

7840 Opsparing anlæg (andet)

Opsparing til anlæg, i alt (=7610)

Kirkegård med særskilt regnskab

7990 Opsparing til særlige formål i alt

Note 8: Kirkelig ligning

8010 Kirkelig ligning

8020 PU-godkendt tillægsbevilling (5 % midler)

SUM Kirkelig ligning i alt

Notat

Side 12 Dokument nr. 311066

BILAG 2

Revisionsinstruks for revision af menighedsrådenes regnskaber

§ 1. Revisionen foretages i overensstemmelse med god offentlig revisorskik, således som dette begreb er fastlagt i § 3 i lov om revision af statens regn-skab mm.:

Ved revisionen efterprøves, om regnskab er rigtigt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddel-te bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sæd-vanlig praksis. Der foretages endvidere en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af kassens midler og ved driften af de aktiviteter, der er omfattet af regnskabet.

Ved revision tager provstirevisor hensyn til det af provstiudvalget gennem-førte forvaltningstilsyn.

§ 3. Revisionen, der kan udføres ved stikprøvevise undersøgelser, tilrette-lægges efter de vejledende retningslinier, der er angivet i betænkningerne til denne revisionsinstruks og under hensyntagen til menighedsrådets kasse- og regnskabsmæssige forretningsgange og kontrolforanstaltninger.

Revisionens omfang afhænger af aktivitetens størrelse, administrative struk-tur og forretningsgange, herunder den interne kontrol og andre forhold af betydning for regnskabsaflæggelsen.

§ 3. Der foretages revision i årets løb. Som led i revisionen, jf. § 3, undersø-ger revisor de eksisterende forretningsgange og påser, om de er i overens-stemmelse med de administrative forskrifter og om de er betryggende den administrative struktur taget i betragtning. Det bemærkes, at der normalt ikke kan ske adskillelse af bogholderi og kassefunktion. Kasse- og beholdningsef-tersyn, der foretages mindst en gang pr. regnskabsår, kan foretages som uanmeldt eftersyn eller, såfremt det findes hensigtsmæssigt, som anmeldt eftersyn med meget kort varsel.

§ 4. Menighedsråd og provstiudvalg skal give revisor adgang til at foretage de undersøgelser mv., som revisor finder nødvendige. Revisor skal endvidere have adgang til de oplysninger og det materiale, som efter hans skøn er af betydning for udførelsen af hans hverv, herunder menighedsrådets beslut-ningsprotokol.

Notat

Side 13 Dokument nr. 311066

§ 5. Bliver revisor opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning for midlernes forvaltning, påhviler det re-visor straks at give menighedsrådet og provstiudvalget meddelelse herom.

§ 6. Revisor fører en revisionsprotokol for hvert menighedsråd. I revi-sionspro-tokollen indføres beretning om, hvilket revisionsarbejde, der er ud-ført, samt alle væsentlige forhold, der har givet anledning til bemærkninger , herunder foretages notering om foretagne kasse- og beholdningseftersyn. Såfremt der ved kasse- og beholdningseftersyn konstateres uregelmæssighe-der, sendes revisionsprotokollen straks til menighedsrådet og provstiudval-get.

I forbindelse med revisionsbemærkninger i revisionsprotokollen vedrørende årsregnskabet skal revisor oplyse:

1. Hvorvidt revisor opfylder de i lovgivningen indeholdte habilitetsbe-tingelser.

2. Hvorvidt revisor under sin revision har modtaget alle begærede op-lysninger til bekræftelse af regnskabets rigtighed.

3. Hvorvidt revisor anser regnskabet for aflagt efter lovgivningens krav til regnskabsaflæggelse.

I revisionsprotokollen indføres endvidere oplysninger om særlige kontrolar-bejder, afgivelser af særlig beretninger, rådgivning eller assistance.

Revisionsprotokollen skal fortløbende pagineres.

§ 7. Det reviderede regnskab forsynes med en påtegning, hvoraf skal fremgå, at regnskabet er revideret i overensstemmelse med reglerne i denne instruks. Forbehold skal fremgå af påtegningen.

Notat

Side 14 Dokument nr. 311066

Bemærkninger til revisionsinstruks for revision af menighedsrådenes regnskab

Ad § 1. Til varetagelse af den løbende revision af de kirkelige kasser antages faguddannet revisionsbistand, enten statsautoriseret revisor, registeret revisor eller kommunernes revisorafdeling.

Kun med stiftsøvrighedens tilladelse kan forudgående kirkekassefinansieret revision af de kirkelige kasser fremtidig opretholdes eller etableres. Der tæn-kes især her på situationer, hvor særlige restaureringsarbejder, kirkegårdsfor-hold eller mangelfuld regnskabsførelse tilsiger en sådan ordning.

Provstirevisor er berettiget til at anvende materiale udført af fagfæller for disse menighedsråd.

Provstirevisor gives tilladelse til, med Provstiudvalgets godkendelse, at yde betalt assistance for de af revisionen omfattede menighedsråd. En sådan til-ladelse kan gives generelt eller specifikt. Menighedsrådet afholder udgifterne ved ordningens gennemførelse.

Provstirevisionen udbydes af stiftsøvrighederne for større enheder. Det over-lades til stiftsøvrighederne at fastlægge disse enheder under hensyntagen til de lokale forhold. Vejledende skal man udtale, at enheder svarende til ca. 1/3 – 1/2 af et stift må anses for passende.

Stiftsøvrighederne gennemfører kontraktforhandlinger med provstirevisor og orienterer de berørte provstiudvalg.

Forinden der sker ansættelse eller afskedigelse af provstirevisor, indhentes en udtalelse fra provstiudvalgene.

Ad § 2. I henhold til revisionsinstruksens § 2 skal revisionen udføres i over-ensstemmelse med god offentlig revisionsskik.

God offentlig revisionsskik medfører, at revisionen udover finansiel revision tillige omfatter forvaltningsrevision. Undersøgelser vedrørende forvaltnings-revisionens tre aspekter, sparsommelighed, produktivitet og effektivitet, skal ikke gennemføres hvert år for alle områder, men kan tilrettelægges over en længere periode, således at enkeltområder udtages til vurdering hvert år i henhold til en plan dækkende flere år.

Revisionen tilrettelægges under hensyntagen til, at menighedsrådene som oftest af praktiske grunde ikke kan foretage en adskillelse af kasse- og bog-holderifunktionerne.

Grundlaget for revisionens udførelse er en af revisor udarbejdet revisionsplan omfattende såvel den finansielle revision som forvaltningsrevisionen, dels i årets løb, dels i forbindelse med årsregnskabet.

I forbindelse med udarbejdelse af revisionsplanen, koordinerer revisor sin indsats med det af provstiudvalget planlagte forvaltningstilsyn. Denne koor-

Notat

Side 15 Dokument nr. 311066

dination og planlægning skal således gennemføres så tidligt som mulig og ikke senere end 30. juni i det aktuelle år. Provstiudvalg og revisor rapporterer gensidigt, såfremt planlægningsforudsætningerne ikke længere er aktuelle.

I forbindelse med den finansielle revision kan revisor eksempelvis efterprø-ve:

Om menighedsrådet overholder de i nærværende cirkulære angivne forretningsgange.

Om menighedsrådets dispositioner i det væsentlige er i overensstem-melse såvel med bevillingsforudsætninger og gældende bestemmelser fastsat i love, administrative forskrifter, vedtægter mv. som med al-mindelig praksis.

Om udgifterne er behørigt dokumenterede ved bilag, kontrakter mv. og posteret på de rigtige konti

Om der er foretaget nødvendige registreringer af menighedsrådets ind-tægter, og om disse registreringer korrekt fremgår af bogføringen.

Om indtægter og udgifter er henført til rette regnskabsår efter gældende regler.

Om udgifterne til personale er i overensstemmelse med gældende over-enskomster, aftaler mv.

Om tilbageholdte løndele (pensionsbidrag, ATP-bidrag, skattefradrag mv.) og moms afregnes over for rette myndighed og til rette tid.

Om årsregnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabsfø-ringen.

Om der er rimelig overensstemmelse mellem budget og regnskab.

Om menighedsrådets beholdning er korrekt medtaget i årsregnskabet og om henlagte midler er korrekt prohiberede.

I forbindelse med forvaltningsrevisionen påhviler det revisor at efterprøve, om menighedsrådets dispositioner er i overensstemmelse med de almindelige normer for, hvad der kræves af en hensigtsmæssig og sparsommelig admini-stration ved forbrug af offentlige midler. Revisor kan eksempelvis efterprø-ve:

Om varer og tjenesteydelser er erhvervet på en økonomisk forsvarlig måde.

Om likvide midler er anbragt fordelagtigt.

Om eventuelle renteudgifter kan nedbringes ved indfrielse eller ompla-cering af lån.

Om der utilsigtet sker en opsamling af midler.

Om afgifter, gebyrer o. lign., som opkræves af menighedsrådet, er be-regnet på et fyldestgørende og tilstrækkeligt ajourført grundlag.

Notat

Side 16 Dokument nr. 311066

I forbindelse med forvaltningsrevisionen påhviler det desuden revisor i sam-arbejde med provstiudvalget som tilsynsmyndighed at vurdere produktivitet og effektivitet i overensstemmelse med disse begrebers indhold.

Det skal understreges, at provstiudvalget i forbindelse med sit forvaltningstil-syn i det væsentlige gennemfører denne efterprøvning, især for så vidt angår effektivitets-aspektet, der vedrører sammenholdelse af mål og midler. Under hensyntagen til folkekirkens aktivitet vil det kun være i ekstraordinære til-fælde, at revisor involveres i vurderingen af effektivitetsaspektet.

For så vidt angår produktivitetsaspektet vil revisor i højere grad skulle delta-ge i efterprøvningen. Dette vil mest hensigtsmæssigt kunne foregå i forbin-delse med koordinationen mellem provstiudvalgets forvaltningstilsyn og re-visors revisionsplanlægning.

Provstiudvalget udøver løbende forvaltningstilsyn med menighedsrådenes administration.

Forvaltningstilsynet udøves fx.:

Når der sker påtegning på regulativ for kirkens personale (legalitetspå-tegning).

Når provstiudvalget forhandler takstregulativ i forbindelse med kirke-gårdsvedtægtens godkendelse.

Når provstiudvalget påser, at forpagtningskontrakter el. lejekontrakter fornyes, og det efterprøves i samarbejde med revisor, at de indgåede af-taler overholdes.

Når menighedsråd ønsker ændringer i det godkendte budget, fordi grundlaget for budgetforudsætningerne er forandrede.

Når provstiudvalget godkender finansieringsplan for et forelagt budget.

Når provstiudvalget tager stilling til provstesynets udsættelse, for at sikre den nødvendige finansiering af udsættelserne og angive rimelig tidsfrist for afhjælpning af mangler.

Når provstiudvalget tager stilling til menighedsrådets synsudskrift efter det årlige syn.

Provstiudvalget har ikke selvstændige revisionsbeføjelser, men skal alene tage stilling til revisors bemærkninger til det aflagte regnskab.

Såfremt provstiudvalget har andre indvendinger imod regnskabet end de af revisionen anførte, må provstiudvalget anmode provstirevisor om at tage sådanne indvendinger op til nærmere overvejelse. Såfremt provstiudvalget herefter forsat ikke finder at kunne godkende regnskabet, må provstiudvalget indsende en redegørelse til stiftsøvrigheden med begrundelse for den mang-lende godkendelse samt eventuelt foretage indstilling om anden revisionsbi-stand.