Ciclo vital plan de gestion
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Angie Tatiana Murillo Gallego Los Comuneros Oswaldo
Guayasamin11-02 JM
SENA 2015
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Ciclo vital del docume
nto
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Ciclo vital del documento es:
Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por
las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para
su custodia permanente.
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Archivo de gestión
En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa.
Duración: Mientras dura la tramitación del procedimiento. ( 5 años)
Documentación: -administrativo -legal -contable -fiscal -técnico
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ARCHIVO CENTRAL
A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos).
Duración: de 30-50 años
Documentación: son los documentos transferidos de los archivos de gestión ( semiactivos Valores Primarios)
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ARCHIVO HISTÓRICO
Los constituye aquella documentación que ha sido transferida desde el archivo central, la cual debe conservarse permanentemente dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura.
Duración: se conservan definidamente (permanente)
Documentación: -histórico -cultural -investigativo -científico-
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Plan de gestión
documental
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es el Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su disposición final.
Plan de gestión documental es:
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Producción
Creación y diseño de documentos
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Recepción Identificación de medios de recepción
mensajería, fax, correo
tradicional, correo
electrónico, página web,
otros
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Distribución de documentos
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TrámiteRecepción de solicitud o trámite-
Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite
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Organización documentalIdentificación de unidades administrativas y
funcionales
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ConsultaUbicación de los documentos
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Conservación del documento
Diagnóstico integral
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Disposición final
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, para su eliminación.
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Gracias