Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation...

43
Ciceron Assistent Handbok Version 1.2

Transcript of Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation...

Page 1: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent

Handbok

Version 1.2

Page 2: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

NOTERA

Denna upplaga gäller för Ciceron Assistent tills annat meddelas i samband med nya versioner

eller tekniska uppdateringar.

Vi förbehåller oss rätten till ändringar av den information som detta dokument innehåller utan

föregående meddelande om detta.

Ciceron är ett av Visma Consulting registrerat varumärke.

Microsoft, Microsoft Windows och Microsoft Word är av Microsoft Corporation registrerade

varumärken.

Adobe, Acrobat och PostScript är av Adobe Systems Incorporated registrerade

varumärken.

Även övriga företags- eller produktnamn kan vara inregistrerade varumärken.

Copyright © 2012 Visma Consulting

Alla rättigheter förbehålls.

Denna skrift är skyddad enligt upphovsmannarätten, lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära

verk (copyright) där all rätt förbehålls Visma Consulting. Vare sig skriften eller systemet får

mångfaldigas på något sätt, varken helt eller delvis, utan skriftligt medgivande från Visma Con-

sulting. Undantag får bara göras för kopiering godkänd i lag, säkerhetskopiering eller normal

användning. Undantag får inte göras för kopiering avsedd för andras räkning.

Page 3: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 3(43)

INNEHÅLL

1 Dokumentinformation ________________________________________ 5

1.1 Om Ciceron Assistent .................................................................................... 5

1.2 Dokumentets disposition ............................................................................... 5

1.3 Ändringshistorik ............................................................................................ 5

2 Förutsättningar för att använda Assistent ________________________ 6

2.1 Tekniska krav ................................................................................................ 6

2.2 Allmänna krav ............................................................................................... 6

2.3 Förberedelser i applikationen ........................................................................ 6

3 Starta Ciceron Assistent _______________________________________ 7

3.1 Logga in ......................................................................................................... 7

3.2 Byta lösenord ................................................................................................. 8

3.3 Avsluta Ciceron Assistent.............................................................................. 9

4 Dagordning ________________________________________________ 10

4.1 Välj möte ..................................................................................................... 10

4.2 Visa filer tillhörande en mötespunkt ............................................................ 11 4.2.1 Visa ett dokument .................................................................................... 11 4.2.2 Hämta ett dokument................................................................................. 12

4.3 Visa kommentarer tillhörande en mötespunkt ............................................. 12

4.4 Skapa en kommentar ................................................................................... 14

5 Visa dokument i Assistent Viewer ______________________________ 16

5.1 Se tidigare dokumentversioner och andra mötesdokument ......................... 16

5.2 Skapa kommentarer ..................................................................................... 16

5.3 Hoppa direkt till önskad sida ....................................................................... 19

5.4 Läsa kommentarer ....................................................................................... 20

6 Mer information om möten ___________________________________ 21

6.1 Möten som kan visas ................................................................................... 21

6.2 Möte som visas initialt ................................................................................. 21

7 Fliken Meddelanden _________________________________________ 22

7.1 Startläge ....................................................................................................... 22

7.2 Nytt meddelande .......................................................................................... 23

7.3 Mottaget meddelande .................................................................................. 25

7.4 Läsa meddelanden ....................................................................................... 26

7.5 Svara på ett meddelande .............................................................................. 26

7.6 Ta bort ett meddelande ................................................................................ 27

8 Fliken Ledamot _____________________________________________ 28

8.1 Startläge ....................................................................................................... 28

8.2 Välj nämnd .................................................................................................. 28

8.3 Partifärger .................................................................................................... 29

8.4 Sök person ................................................................................................... 30 8.4.1 Se profil ................................................................................................... 30

Page 4: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 4(43)

8.5 Skicka meddelande ...................................................................................... 31

8.6 Lägg till i grupp ........................................................................................... 33

8.7 Visa Min profil ............................................................................................ 33 8.7.1 Administrera grupper ............................................................................... 34

9 Fliken Prenumerera _________________________________________ 37

9.1 Startläge ....................................................................................................... 37 9.1.1 Olästa nyheter .......................................................................................... 38

9.2 Se nyheter i en prenumeration ..................................................................... 39

9.3 Läsa en nyhet ............................................................................................... 40

9.4 Redigera en prenumeration .......................................................................... 41

9.5 Skapa en ny prenumeration ......................................................................... 42

9.6 Ta bort en prenumeration............................................................................. 42

Page 5: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43)

1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron Assistent.

1.1 Om Ciceron Assistent Ciceron Assistent är Visma Consulting lösning för det digitala mötet. Den ger det

stöd som behövs för att planera, genomföra och följa upp alla typer av möten.

Assistent är speciellt anpassat för surfplattor men kan också användas i smartpho-

nes och i vanliga webbläsare. Rätt information när den behövs!

Ciceron Assistent anpassas för att arbeta mot olika ärendehanterande system. En

sådan lösning är Ciceron Assistent som denna handbok beskriver.

Assistent är utvecklat från studier av dagens mötesprocesser. Den ger en tydlig

överblick av vilka möten användaren är kallad till och den information som finns

kopplad till dem.

Lösningen är utvecklad med fokus på användarvänlighet i alla miljöer. Anpassning

har gjort för de speciella förutsättningarna i surfplattor med de flesta funktionerna

lätt åtkomliga från handgreppet. Ciceron Assistent är den applikation som slutan-

vändaren nyttjar. Här beskrivs funktionaliteten i den per funktionsområde. Initialt

för varje funktion beskrivs dialogen och därefter så visas fördjupande beskrivning-

ar av användargränssnittet.

1.2 Dokumentets disposition Huvuddelen av dokumentet är en beskrivning formulär-för-formulär av Ciceron

Assistent. Formuläravsnitten är indelade i två delar:

1 Del 1 – Det du gör

Introducerar formuläret för användaren genom att beskriva den normala ar-

betsgången. Referenser till detaljbeskrivningen i avsnittet om användar-

gränssnittet.

2 Del 2 – Det du ser

Detaljerad presentation av användargränssnittet funktion för funktion.

1.3 Ändringshistorik Version Datum Författare Beskrivning

1.0-1 120307 Stig Sandström Dokumentation av version 1.0 av Assistent

1.0-2 120321 Stig Sandström Ett antal förtydliganden införda

1.1 130311 Tobias Norrfors Uppdaterat text och skärmdumpar

1.2 130312 Susanne Broman Lagt in flikarna Meddelande, Ledamot

och Prenumerera.

Page 6: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok /Förutsättningar för att använda Assistent 6(43)

2 Förutsättningar för att använda Assistent

2.1 Tekniska krav Assistent är verifierad för användning i iPad eller under IE9.

2.2 Allmänna krav Användaren behöver ha tillgång till den tekniska utrustningen och kunskap nog

för att använda den.

Användarens utrustning ska ha behövlig kommunikation med ett Ciceron-

diarium

Användaren måste känna till vilken URI som ska användas för att starta bear-

betningen mot webbservern. Den adressen bör i förväg ha knappats in och spa-

rats som en genväg genom ”Lägg till på hemskärmen” så att det går klicka

igång applikationen via den.

2.3 Förberedelser i applikationen Användaren ska ha sin användaridentitet upplagd i behörighetssystemet CSS

med behörighetsprofilen Ciceron.Assistenten och den behörigheten får inte vara

utgången.

Användaren behöver ha sin användaridentitet upplagd i varje diarium i Ciceron

som han/hon ska arbeta med.

Page 7: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 7(43)

3 Starta Ciceron Assistent Användaren har begärt applikationen genom att ange dess URL i webbläsaren eller

via en genväg.

Applikationen startar och visar ett inloggningsformulär.

3.1 Logga in Användaren anger sitt användarnamn och lösenord och klickar på <Logga in>

Om inloggningen lyckas kommer användaren till Mötesfliken i applikationen. Om

inloggningen misslyckas visas ett felmeddelande under inloggningsformuläret.

Page 8: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 8(43)

3.2 Byta lösenord Om användaren själv begär eller tvingas att byta lösenord klickar denne på knap-

pen <Byt lösenord>. Då visas följande formulär:

Användaren anger sitt användarnamn, gammalt lösenord, nytt lösenord och bekräf-

tar det nya lösenordet, sen klickar användaren på <Byt lösenord>

Om bytet av lösenord misslyckas visas en röd text under formuläret.

Page 9: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 9(43)

3.3 Avsluta Ciceron Assistent Om användaren befinner sig i något formulär i Assistent och vill logga ut/avsluta

applikationen klickar användaren på <Logga ut>. Den knappen är alltid placerad

längst upp till höger i applikationen.

Utloggning sker och inloggningsrutan för Ciceron assistent visas igen.

Page 10: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 10(43)

4 Dagordning När användaren har gjort en lyckad inloggning i sin webbläsare kommer använda-

ren till mötesfliken. Där visas en dagordning för ett aktuellt möte.

Längst upp på sidan visas information om aktuellt möte med datum, instans och

plats. Under denna information finns ett fält där allmänna mötesdokument placeras

(t.ex. kallelse, närvarolista och protokoll).

Därefter följer de mötespunkter som ingår i mötet. Varje mötespunkt har en rubrik

och två ikoner som visar antalet filer som finns bifogade samt antal kommentarer

som är skapade.

4.1 Välj möte Om användaren vill ändra möte klickar hon på den blåa kalendervyn längst uppe

till höger i applikationen. Då visas ett antal val.

Page 11: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 11(43)

Användaren kan byta instans, årtal, månad och välja möte. För att stänga kalender-

vyn klickar användaren på det blåa fältet igen eller någonstans utanför.

4.2 Visa filer tillhörande en mötespunkt För att visa de filer som tillhör en mötespunkt klickar användaren var som helst på

det gråa fält som utgör mötespunkten. Enda undantaget är om användaren klickar

på den lilla ikon som ser ut som en pratbubbla, då öppnas kommentarsvyn istället.

Ett nytt fält fälls ut som visar de filer som finns bifogade.

Ett klick på det gråa mötespunktfältet (med mötespunktsrubriken) gör att filerna

åter döljs.

4.2.1 Visa ett dokument

Om användaren vill läsa ett dokument klickar hon först på filens beskrivning eller

dokumentikonen. Då visas en meny där användaren kan välja <Visa dokument>,

<Hämta dokument> och <Kommentera dokument>. Genom att klicka på <Visa

dokument> öppnas den inbyggda dokumentläsaren. Läs mer om den i kap 6.

Page 12: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 12(43)

4.2.2 Hämta ett dokument

Om användaren vill ladda ned ett dokument för lokal nedladdning klickar hon först

på filens beskrivning eller dokumentikonen. Då visas en meny där användaren kan

välja <Visa dokument>, <Hämta dokument> och <Kommentera dokument>. Ge-

nom att klicka på <Hämta dokument> laddas dokumentet ner till din lokala disk.

Den filhämtning som då sker är enligt standard för den webbläsaren. I IE9 kan det

se ut så här:

4.3 Visa kommentarer tillhörande en mötespunkt Om användaren vill se de kommentarer som finns skapade för en mötespunkt

klickar hon på den lilla blåa ikonen som ser ut som en pratbubbla på mötespunkten.

Användaren kan även klicka var som helst på det gråa fält som utför mötespunkten

och sedan välja att klicka på fliken ”Kommentarer” när fillistan visas.

Page 13: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 13(43)

Oavsett metod visas därefter en lista med mötespunktens kommentarer.

Till vänster visas de kommentarer som finns gjorda, sorterade efter vilken fil de

tillhör (eller om de är generella för mötespunkten). Den användarikon som visas till

vänster om varje meddelande symboliserar om det är en publik kommentar (grön),

en privat kommentar (grå) eller en gruppkommentar (grå med flera huvuden).

Om användaren har skapat kommentaren själv har hon även möjlighet att ta bort el-

ler redigera sin kommentar. Det sker genom att trycka på <X>-knappen (ta bort) el-

ler <Redigera>-knappen (redigera).

Till höger om kommentarslistan finns ett antal funktioner. Längst upp finns knap-

pen <Ny kommentar> som öppnar en dialogruta där en ny kommentar kan skapas.

Därefter följer tre knappar där användaren kan välja att visa kommentarer som är

<Privata>, <Publika> eller skapade för <Grupper>.

Sist på vyn finns ett sökfält som fritextsöker bland alla kommentarer i listan (som

användaren har rättighet att se).

Page 14: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 14(43)

4.4 Skapa en kommentar Det finns två sätt att skapa en kommentar från dagordningen. Antingen gör man en

kommentar kopplad till en fil eller så gör man en generell kommentar för mötes-

punkten.

För att skapa en kommentar kopplad till en fil utgår man från fillistan där mötes-

punktens alla filer visas. Klicka på önskad fil och välj sedan <Kommentera doku-

ment> i menyn som visas.

Då öppnas en dialog med ett textinmatningsfält. Användaren skriver sin kommen-

tar i detta fält och väljer sedan om kommentaren ska vara tillgänglig publikt för alla

som är deltagare i mötet <Publik>, helt privat för enbart användaren <Privat> eller

bara visas för de som ingår i en specifik grupp <Grupp>.

Användaren kan även välja att ange en specifik sida för sin kommentar. För att

spara kommentaren klickar användaren på <Spara> eller väljer <Avbryt> för att

ångra sin kommentar.

Page 15: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 15(43)

Det andra sättet att skapa en kommentar sker genom att klicka på knappen <Ny

kommentar> till höger om kommentarslistan under fliken <Kommentarer> på nå-

gon av dagordningens mötespunkter. Då öppnas en liknande dialogruta som för den

filrelaterade kommentaren ovan.

Page 16: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 16(43)

5 Visa dokument i Assistent Viewer Efter att användaren har valt att visa dokumentet enligt kap 4.2.1 öppnas den in-

byggda dokumentläsaren.

Det som möter användaren i dokumentläsaren är det aktuella dokumentet, sida för

sida. Ovanför dokumentet ligger en blå ruta där dokumentets namn visas samt hur

många kommentarer som finns skapade. Denna blåa ruta går att fälla ner genom att

klicka på den.

Till höger om dokumentet finns en kontrollpanel. Den innehåller tre funktioner

som förklaras i kommande avsnitt.

5.1 Se tidigare dokumentversioner och andra mötesdokument

5.2 Skapa kommentarer I dokumentläsaren kan användaren skapa kommentarer som är knutna till en speci-

fik sida i ett dokument eller till en specifik del av en sida. För att göra det trycker

användaren på ikonen i kontrollpanelen som ser ut som en pratbubbla med ett plus-

tecken i. Då öppnas ett verktygsfält som innehåller ett antal valmöjligheter. Utöver

Page 17: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 17(43)

<Rensa>, <Avbryt> och <Spara> finns knappar för att skriva text, rita en grafisk

figur samt välja färg på den grafiska figuren.

Knappen som ser ut som ett <T> öppnar ett textfält där användaren kan skriva en

textkommentar. Om användaren inte vill komplettera med grafik trycker hon på

<Spara> när textinmatningen är klar.

Om användaren vill komplettera text med grafik, eller enbart använda sig av grafik,

klickar hon på knappen ovanför <T>-knappen. Där kan användaren välja mellan tre

olika ritverktyg: <Linje>, <Rektangel> eller <Frihand>.

Page 18: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 18(43)

Under <Rensa>-knappen (som används till att ta bort all ritad grafik) finns det en

knapp där användaren kan välja färg på sitt valda ritverktyg. Samtliga färger har en

viss nivå av genomskinlighet vilket gör att de fungerar som ”överstrykningspenna”.

När verktyg (och färg) är vald kan användaren rita med fingret (pekskärm) eller

med muspekaren (dator) på dokumentytan. Avsluta med att <Spara>.

Som det nämndes ovan går det att kombinera text och grafik. När text anges till-

sammans med grafik får textinmatningsfältet en blåaktig bakgrund för att markera

att det även finns grafik.

Page 19: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 19(43)

När ett grafiskt element på dokumentytan även innehåller text visas detta genom att

presentera en liten blå pratbubbla-ikon i det nedre högra hörnet av det grafiska

elementet.

5.3 Hoppa direkt till önskad sida Med hjälp av den här knappen kan användaren hoppa direkt till önskad sida. När

användaren klickar på knappen visas en lista med samtliga sidor i dokumentet. De

sidor som även har kommentarer markeras med en *-symbol.

Page 20: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 20(43)

5.4 Läsa kommentarer Det finns två sätt i dokumentläsaren att hitta de kommentarer som är skapade.

Alla kommentarer som innehåller någon typ av grafiskt element syns direkt på den

sida som de skapades på. Det vill säga, när du läser dokumentet kommer du att se

dessa kommentarer direkt på sidor som visas.

Användaren kan även komma åt alla kommentarer genom att fälla ner det blåa fäl-

tet längst upp i dokumentläsaren. Där visas alla kommentarer på samma sätt som

på dagordningen (se kap 4.3) förutom att alla kommentarer som innehåller grafiska

element har en blå bakgrund istället för en gul.

Här visas även kommentarer som är skapade från dagordningen. De kommentarer

som skapas inne i dokumentläsaren med hjälp av verktygsfältet får även en note-

ring om vilken sida de tillhör.

Page 21: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 21(43)

6 Mer information om möten

6.1 Möten som kan visas En förutsättning för att dagordningar ska visas är

Användaren har via användaradministrationen fått rollen Ciceron.Assistenten.

Annars saknas behörighet att se dagordningar och då visas inte heller den upp-

giften i formuläret.

Om behörighet finns kan dagordningar visas för:

Publicerade möten. Publicering sker normalt sex dagar före mötet vilket innebär

att dagordningar kan normalt visas för alla möten som varit under året och sex

dagar framåt i tiden

Möten som man fått för beredning. Distributioner av handlingar för beredning

kan ske för möten långt framåt i tiden.

Distributionen sker selektivt till utvalda personer

Distribution för beredning kan innehålla bara övergripande mötesdokument

och/eller möteslistan med eller utan bilagor i form av dokument.

När mötet publiceras så ersätts det som distribuerats för beredning

Dagordning visas inte för de möten som varken är publicerade eller ute för be-

redning.

6.2 Möte som visas initialt Dagordningen för ”aktuellt möte” visas när applikationen startar. Med det så me-

nas:

… i första hand ett av de möten som sker den dagen oavsett beslutsinstans och

oavsett om personen är förtroendevald för det mötet eller ej

… i andra hand nästa möte i tiden oavsett beslutsinstans

Saknas aktuella möten så visas i kalendermenyn en uppmaning att välja möte.

Page 22: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 22(43)

7 Fliken Meddelanden

7.1 Startläge Användaren klickar på Meddelandefliken för att se sina meddelanden. Om använ-

daren inte har några meddelanden sedan tidigare möts användaren av denna bild:

Har användaren redan mottagit ett antal meddelanden kan det se ut enligt följande:

Page 23: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 23(43)

7.2 Nytt meddelande Om användaren vill skapa ett nytt meddelande klickar användaren på knappen

<Nytt meddelande> längst upp till vänster på sidan. Då öppnas en dialog.

Page 24: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 24(43)

Det finns tre uppgifter som användaren måste fylla i:

Mottagare

Rubrik

Meddelande

Mottagare kan vara en eller flera personer. För att välja mottagare klickar man på

<Till>. I listan väljer man en lämplig person och klickar på <Spara>. Upprepa om

meddelandet ska skickas till fler än en person.

Page 25: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 25(43)

I rubrikfältet anger användaren en passande ämnesrubrik.

I meddelandefältet skriver användaren sitt meddelande.

När användaren är nöjd med mottagare, rubrik och meddelande klickar användaren

på <Skicka>. Meddelandet skickas då till angivna mottagare.

7.3 Mottaget meddelande På meddelandefliken visas användarens meddelanden. Det centrala med varje

meddelandeobjekt är en ämnesrubrik. Varje meddelandeobjekt kan bestå av ett el-

ler flera meddelanden. Om objektet består av flera meddelanden fungerar det som

en konversation. Meddelandeobjektet symboliseras med ett grått fält som har av-

sändare, ämnesrubrik, skickat-datum och en notifiering om hur många meddelan-

den objektet består av.

Page 26: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 26(43)

7.4 Läsa meddelanden För att läsa ett meddelande klickar användaren på det gråa fält som markerar öns-

kat meddelande.

Då expanderar fältet och visar meddelandet.

Till höger om meddelandet visas vilka som deltar i konversationen samt när

konversationen startade.

7.5 Svara på ett meddelande Användaren kan svara på ett mottaget meddelande utan att behöva skapa ett helt

nytt meddelande. Att svara på ett meddelande innebär att man bygger vidare på en

konversation som hör till en specifik rubrik.

Ovanför det senaste meddelandet i en konversation finns ett svarsfält. Där kan an-

vändaren skriva sitt meddelande. När användaren klickar på <Skicka> kommer

meddelandet skickas till samtliga mottagare i den aktuella konversationen. Använ-

Page 27: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 27(43)

daren kan med andra ord inte styra vem som är mottagare, om användaren väljer att

skicka meddelande på detta sätt.

7.6 Ta bort ett meddelande Användaren kan välja att ta bort ett meddelandeobjekt/konversation. Det innebär

att användaren tar bort alla meddelanden som tillhör ett ämne.

Under det sista meddelandeobjektet i listan finns en knapp som heter <Ändra>.

Genom att klicka på den visas en <Ta bort> knapp på samtliga meddelandeobjekt.

Användaren tar bort önskat meddelandeobjektet genom att klicka på tillhörande

<Ta bort> knapp.

Page 28: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 28(43)

8 Fliken Ledamot

8.1 Startläge Användaren klickar på fliken Ledamot för att se alla ledamöter och arbeta med

funktionerna i fliken Ledamot. Användaren möts då av denna bild:

8.2 Välj nämnd Om användaren vill välja vilken nämnd som ska visas klickar användaren på

dropplistan och markerar aktuell nämnd. I bilden nedan är Kommunstyrelsens ar-

betsutskott vald.

Page 29: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 29(43)

8.3 Partifärger Fördelningen av mandat/ledmöter mellan partierna i vald nämnd visas med en rund

markeringar i paritets färg för varje ledamot. Partimarkeringarna är grupperade i

partitillhörighet.

Om användaren bara vill se ledarmöten i ett visst parti klickar användaren på den

gruppen. Då visas bara de personer som tillhör aktuellt parti.

Page 30: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 30(43)

8.4 Sök person Om användaren vill söka en person skriver användaren in namnet på personen i

sökrutan. Användaren kan även begränsa sin sökning till en viss nämnd och ett

visst parti. Användaren klickar då på den blå listen och får möjlighet att välja

nämnd eller parti.

8.4.1 Se profil

Om användaren vill se en ledamots profil markerar användaren ledamotens namn

och trycker därefter på knappen <Se profil>.

Page 31: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 31(43)

Ledamotens profil visas med:

Namn

Adress

E-post

Telefon

Mobil

Förtroendeuppdrag

Foto

Från profilen har användaren möjlighet att skicka meddelande eller lägga till leda-

moten i en grupp.

8.5 Skicka meddelande Om användaren vill skicka ett meddelande till en ledamot kickar användaren på

den personens namn därefter på knappen <Skicka meddelande>.

Page 32: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 32(43)

Om användaren vill skicka ett meddelande till flera ledamöter samtidigt klickar an-

vändaren på personernas namn och därefter på knappen <Skicka meddelande>.

En meddelanderuta öppnas där användaren kan skriva sitt meddelande och därefter

klicka på knappen <Skicka>.

Användaren kan stänga ett meddelande utan att skicka genom att klicka på knappen

<Avbtyt>.

Page 33: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 33(43)

8.6 Lägg till i grupp Grupper används för att dela kommentarer med utvalda personer från fliken Dag-

ordning eller från dokumentläsaren.

Om användaren vill lägga till en eller flera personer till en ny eller befintlig grupp,

klickar användaren på ledamotens namn och därefter på knappen <Lägg till i

grupp>.

Här får användaren möjlighet att lägga till personen i en ny eller befintlig grupp.

Om användare vill lägga till personen i en ny grupp markerar användaren valet

”Lägg till i ny grupp” samt skriver gruppens namn i textrutan under.

Om användaren vill lägga till personen i en grupp som redan finns markerar an-

vändaren valet ”Lägg till i befintlig grupp” samt väljer en grupp i dropplistan ne-

dan.

Användaren klickar på knappen <Spara> när gruppen är vald och kommer tillbaka

till föregående bild.

Användaren kan stänga Grupper utan att spara genom att klicka på knappen

<Stäng > längst ner till vänster i dialogen.

8.7 Visa Min profil Från fliken ledamot har man även möjlighet att redigera sin egen profil samt de

grupper som man har skapat.

När användaren klickar på <Min profil> öppnas en vy där följande visas:

Page 34: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 34(43)

Användaren kan själv ändra och spara sina personuppgifter.

8.7.1 Administrera grupper

För att administrera de grupper som användaren har skapat klickar användaren på

fliken Grupper. Där visas två kategorier av grupper:

Mina grupper. De grupper som användaren själv har skapat.

Andra grupper jag tillhör. De grupper som användaren har blivit tillagd i.

Page 35: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 35(43)

För att se vilka personer som ingår i en grupp klickar användaren på önskad grupp.

Då expanderar fältet och synliggör alla personer. Härifrån är det möjligt att lägga

till nya grupper med hjälp av dropplistan innehållandes tillgängliga personer. An-

vändaren väljer en person från listan och klickar sedan på <Lägg till>.

För att bort en person klickar användaren på det lilla röda kryss som finns till höger

om varje personnamn.

Observera att användaren bara kan ta bort sig själv från grupper som hon själv inte

har skapat utan bara tillhör.

Page 36: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 36(43)

För att ta bort en hel grupp klickar användaren först på knappen <Ändra> längst

ner på sidan. Då visas en <Ta bort> knapp på alla grupper som hon har rättighet att

ta bort, dvs de grupper hon själv skapat.

Page 37: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 37(43)

9 Fliken Prenumerera

9.1 Startläge Användaren klickar på fliken Prenumerera för att se alla prenumerationer. Om det

är första gången användaren klickar på fliken kommer vyn att se ut enligt denna

bild:

Om användaren har varit på sidan tidigare kan den se ut enligt nedan:

Page 38: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 38(43)

Sidan visar de prenumerationer som användaren har skapat. Varje prenumeration

har en titel. Längst till höger på varje prenumeration har användaren möjlighet att

se antalet olästa nyheter på aktuell prenumeration. Det finns även en knapp för att

redigera prenumerationen.

9.1.1 Olästa nyheter

Det finns tre sätt att se hur många olästa nyheter som användaren har:

Ett gult fält visar sig längst upp på sidan när användaren växlar till Prenume-

rera-fliken. Detta fält visar hur många olästa nyheter användaren har totalt.

En gul markering längst till vänster på en prenumeration visar att den aktuella

prenumerationen innehåller minst en oläst nyhet.

En ikon längst till höger på en prenumeration visar antalet olästa nyheter för

den aktuella prenumerationen.

Page 39: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 39(43)

9.2 Se nyheter i en prenumeration Genom att klicka på en prenumeration kan användaren se de nyheter som finns

kopplade till den. De presenteras med publiceringsdatum och rubrik.

Page 40: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 40(43)

9.3 Läsa en nyhet Om användaren vill läsa en nyhet klickar hon på önskad rad i listan med nyheter.

Då visas den tillhörande filen. Genom att klicka på filen får användaren två val i en

meny:

Läsa dokumentet

Hämta dokumentet

Page 41: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 41(43)

Om användaren väljer valet ”Hämta dokument” laddas dokumentet ner lokalt på

den enhet som användaren brukar.

Om användaren väljer valet ”Läsa dokument” öppnas dokumentet i den inbyggda

dokumentläsaren.

9.4 Redigera en prenumeration En prenumeration består av en rubrik och en eller flera sökord. Sökorden kan redi-

geras genom att användaren klickar på den lilla -ikonen till höger på en pre-

numeration. Då öppnas en dialogruta där användaren har möjlighet att byta namn

på prenumerationen, lägga till ett sökord eller ta bort ett redan existerande sökord.

Page 42: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 42(43)

9.5 Skapa en ny prenumeration Användaren kan skapa en ny prenumeration genom att ange en rubrik i det textfält

som finns i det blåa fältet längst upp på sidan. När användaren är nöjd med rubri-

ken klickar användaren på knappen <Lägg till>. Då skapas prenumerationen och

läggs till i listan på sidan. Observera att prenumerationen då fortfarande saknar

sökord, dessa lägger användaren till enligt instruktionerna i kapitel 9.4.

9.6 Ta bort en prenumeration För att ta bort en prenumeration klickar användaren först på knappen <Ändra> som

finns längst ner på sidan, under den sista prenumerationen i listan. Då aktiveras en

<Ta bort> knapp på alla prenumerationer. Klicka på en <Ta bort> knapp för att ta

bort en prenumeration.

Page 43: Ciceron Assistent Handbok - krokom.se€¦ · Ciceron Assistent / Handbok /Dokumentinformation 5(43) 1 Dokumentinformation Denna handbok beskriver användarnas handhavande av Ciceron

Ciceron Assistent / Handbok 43(43)