CHUYÊN ĐỀ 5 KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TỔ CHỨC CÔNG...

Trường Đại học Trà Vinh

Tài liệu giảng dạy Học phần Kỹ năng mềm 1

CHUYÊN ĐỀ 5

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

MỤC TIÊU HỌC TẬP : Sau khi học xong bài này, người học sẽ có thể:

Trình bày được các nguyên nhân gây lãng phí thời gian và các nguyên tắc

quản lý thời gian

Lập mục tiêu và kế hoạch để quản lý thời gian và công việc hiệu quả

Chủ động và có trách nhiệm với bản thân và công việc

NỘI DUNG:

I. Giá trị của thời gian

Tất cả chúng ta đều có cùng một tài

sản, đó là thời gian – 1440 phút/ngày.

Thời gian được ví như vàng và là thứ tài

sản không thể tái tạo được, không thay

đổi được, không mua bán được.

Có người đã viết “Muốn biết giá trị một đời người, hãy hỏi người

đang hấp hối; muốn biết giá trị một năm, hãy hỏi sinh viên trượt đại học;

muốn hiểu hết về giá trị của một tháng, hãy tiếp xúc với người mẹ đã

phải sinh con thiếu tháng; để hiểu được giá trị của một tuần, hãy đến gặp

tổng biên tập của tờ báo tuần; muốn biết giá trị một ngày, hãy hỏi tù nhân;

muốn biết giá trị một giờ, hỏi người đang chờ đợi; để đánh giá đúng giá

trị của một phút, hãy đặt mình vào tình cảnh của một người vừa lỡ chuyến

Thời gian = VÀNG



bay hoặc chuyến tàu; muốn biết giá trị một giây, hãy hỏi người vừa thoát

chết khỏi tai nạn; và để đánh giá đúng giá trị của một phần ngàn giây, hãy

đến gặp người vừa mất huy chương vàng tại kỳ thi đấu thể thao

Olympic”.

“1 giây không nhiều nhưng cũng không ít. 1 giây không làm được

gì nhưng có thể làm được tất cả; 1 giây là thời gian, mà thời gian là vòng

xoay bất tận, 1 giây của hôm nay không như 1 giây của hôm qua và càng

không giống 1 giây của ngày mai. Hãy sống để không bao giờ phải hối

tiếc dù chỉ 1 giây ngắn ngủi. Có thể chỉ 1 giây sẽ thay đổi cuộc đời

người.”

Vì những đặc điểm trên, chúng ta cần phải nhìn nhận giá trị thời

gian và quí trọng nó; thật sự chúng ta không bao giờ quản lý được thời

gian, điều duy nhất chúng ta có thể làm được là sắp xếp và sử dụng thời

gian sao cho hiệu quả nhất. Ai cũng có thể làm chủ được thời gian, chỉ

cần học, luyện tập, kỷ luật và kiên trì thì sẽ làm chủ được thời gian.

Hãy nhớ rằng: “Tiền có thể mua được một chiếc đồng hồ nhưng

không mua được thời gian” và “Thời gian không bao giờ chờ đợi ai”.

II. Bạn sử dụng thời gian tốt không?

Bạn hãy hoàn thành bảng câu hỏi trắc nghiệm bên dưới bằng cách ghi 3

(“thường xuyên”) hoặc 2 (“thỉnh thoảng”) hoặc 1 (“chưa bao giờ”) vào ô “kết

quả” tương ứng với câu hỏi; sau đó, bạn cộng các kết quả lại để có được một đáp

án về việc sử dụng thời gian của bạn.

Bạn sử dụng thời gian có tốt không?

Câu hỏi

Câu trả lời

Kết

quả Thương

xuyên

Thỉnh

thoảng

Chưa

bao giờ

1. Mỗi ngày bạn đều bỏ ra một 3 2 1



khoảng thời gian nhất định để

lập kế hoạch làm việc cho ngày

mai

2. Bạn sẽ giải quyết những vấn đề

lớn trước tiên 3 2 1

3. Bạn có thể hoàn thành mọi việc

trong kế hoạch hằng ngày 3 2 1

4. Bạn có thể hoàn thành công việc

đúng thời hạn mà không vội

vàng

3 2 1

5. Góc học tập của bạn luôn ngăn

nắp, gọn gàng 3 2 1

6. Bạn có thể tìm thấy những tài

liệu đã được cất giữ lâu một

cách nhanh chóng

3 2 1

7. Bạn không gặp khó khăn trong

việc quyết định xem sẽ làm việc

gì tiếp theo

3 2 1

8. Bạn đã nộp bài tập theo đúng kế

hoạch và yêu cầu của giáo viên 3 2 1

9. Bạn có vừa ăn vừa đọc sách, báo

hoặc xem tivi … 3 2 1

10. Bạn có chỉnh lại đồng hồ đeo tay

và đồng hồ treo tường để thời 3 2 1



gian được chính xác

Tổng cộng

Đáp án cho việc sử dụng thời gian của bạn:

Điểm 27 – 30: Bạn rất giỏi trong việc sắp xếp và sử dụng thời gian. Bạn nên

tiếp tục duy trì và phát huy cách sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn.

Điểm 24 – 26: Bạn sắp xếp và sử dụng thời gian khá tốt. Bạn nên dành thêm

thời gian quan tâm đầu tư vào việc sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn hợp

lí hơn thì hiệu quả học tập và công việc của bạn sẽ cao hơn.

Điểm 10 – 23: Khả năng sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn hơi kém. Bạn

hãy phân tích cẩn thận các nguyên nhân để có thể sắp xếp và sử dụng thời

gian hiệu quả hơn.

III. Nhật ký thời gian

Nếu bạn đang sử dụng thời gian chưa hiệu quả thì việc đầu tiên nên làm là

xem xét một cách cẩn thận về việc phân bổ thời gian cho các công việc. Hiện tại,

bạn dành bao nhiêu thời gian trong ngày cho việc: Học tập? Lướt web,

Facebook, Zalo…? Nghe hoặc nhắn tin điện thoại? Đi chơi hoặc uống café với

bạn bè? Đi mua sắm? …

Việc phân tích cách bạn phân bổ và sử dụng thời gian là giải pháp tốt nhất

giúp bạn biết bạn đã lãng phí thời gian vào những việc gì để có thể phân bổ lại

thời gian cho hợp lí hơn.

Một công cụ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về hiện trạng phân bổ và sử dụng

thời gian là Nhật ký thời gian. Bạn có thể tham khảo mẫu nhật ký thời gian bên

dưới hoặc điều chỉnh cho phù hợp với bạn. Khi lập nhật ký thời gian, bạn nên

bắt đầu từ thời điểm bắt tay vào công việc đầu tiên cho đến khi kết thúc công

việc cuối cùng trong ngày để nghỉ ngơi.



Nhật ký thời gian

Thứ ……. ngày….. tháng …… năm…..

Thời gian Nội dung công việc Thời lượng Kết quả

………….. ……………….. ………… …………….

………….. ……………….. ………… …………….

………….. ……………….. ………… …………….

………….. ……………….. ………… …………….

Điều quan trọng là bạn phải ghi lại các công việc cùng với thời lượng đã sử

dụng một cách chính xác và theo trình tự thời gian. Không chỉ ghi lại các công

việc lớn, quan trọng chiếm nhiều thời gian hoặc đã được lên lịch trước như lên

lớp, học nhóm, đi làm thêm… mà cả các việc nhỏ, không quan trọng nhưng vẫn

chiếm thời gian trong ngày của bạn như đi chợ, nấu ăn, giặt quần áo, đi mua sắm

hay ngồi tán gẫu với bạn bè….

Để phân tích việc phân bổ và sử dụng thời gian, bạn phải ghi lại nhật ký thời

gian ít nhất là 3 ngày, kết quả sẽ tốt hơn nếu bạn ghi nhật ký thời gian trong một

tuần.

Sau khi có nhật ký thời gian, bạn tiến hành phân tích nhật ký. Công việc phân

tích nhật ký thời gian gồm 2 bước:

Bước 1: Phân loại công việc theo các nhóm

Bước 2: Nhận định cách phân bổ thời gian cho từng nhóm công việc.

1. Bước 1: Phân loại công việc theo các nhóm.



Việc phân loại công việc theo nhóm dựa vào bản chất công việc. Công

việc (CV) có thể được phân loại thành 3 nhóm như sau:

Nhóm CV 1: Công việc phục vụ nhu cầu cá nhân (vệ sinh cá nhân,

ăn uống, giặt đồ, ...)

Nhóm CV 2: Công việc phục vụ cho học tập, công tác

Nhóm CV 3: Công việc dành cho xã hội, gia đình và sở thích

Sau khi hoàn thành việc phân loại công việc, bạn tính tỷ lệ phần trăm (%)

thời gian bạn đã sử dụng cho từng nhóm công việc.

Tỷ lệ % thời gian cho từng nhóm công việc của bạn:

Nhóm CV1: ………..%

Nhóm CV 2: ……….%

Nhóm CV3: ………..%

2. Bước 2: Nhận định cách phân bổ thời gian cho từng nhóm công việc.

Bạn có thể nhận định về cách phân bổ thời gian cho từng nhóm công việc

thông qua trả lời các câu hỏi sau:

Bạn đã dành thời gian nhiều nhất cho nhóm công việc nào?

Bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho công việc học tập?

Bạn có đang làm quá nhiều công việc so với khả năng của bạn không?

Biểu đồ phân bổ thời gian lý tưởng:

Nhóm CV1

Nhóm CV2

Nhóm CV3Nhóm CV2: 50%



Bao nhiêu thời gian của bạn bị “đánh cắp” vào những việc không phải

của bạn hoặc không thực sự cần đến sự có mặt của bạn?

Kết quả phân tích nhật ký thời gian sẽ là cơ sở để bạn phân bổ thời gian cho các

nhóm công việc hợp lý hơn khi bạn lập kế hoạch làm việc sau này.

IV. Nguyên nhân gây lãng phí thời gian

Chúng ta thường lãng phí thời gian bởi

vì những nguyên nhân sau:

Thiếu các mục tiêu: khi không đặt ra

mục tiêu, bạn sẽ không biết mình nên

làm gì có ích cho cuộc sống của mình,

không biết công việc nào quan trọng để

ưu tiên làm trước.

Đặt quá nhiều mục tiêu: khi có quá nhiều mục tiêu, bạn sẽ mất nhiều

thời gian cân nhắc lựa chọn mục tiêu khi thực hiện các mục tiêu.

Làm việc không có kế hoạch: bạn sẽ không kiểm soát được các việc

cần làm, bạn sẽ rơi vào tình trạng lúc thì thảnh thơi lúc thì “vắt chân

lên cổ” để giải quyết công việc. Tuy nhiên, công việc đã được lên kế

hoạch không phải cứng nhắc được thực hiện theo thời gian đã định

trong kế hoạch, đôi khi chúng ta phải biết điều chỉnh linh hoạt cho phù

hợp với tình trạng công việc và khi có những tình huống bất ngờ đến.

Góc học tập, làm việc, sinh hoạt không gọn gàng: bạn sẽ mất thời

gian để tìm kiếm vật dụng học tập/làm việc/sinh hoạt khi bạn cần

Điện thoại – internet: thời gian sẽ lãng phí nếu bạn dành nhiều thời

gian cho nhắn tin, chat, chơi game, các mạng xã hội ….

Tính trì hoãn: những lúc bạn chần chừ, trì hoãn công việc là lúc thời

gian trôi qua lãng phí. Điều này sẽ làm cho công việc của bạn bị dồn

đống.



Không có khả năng nói “KHÔNG”: khi bạn không nói “Không” với

những công việc mà người khác nhờ bạn làm, bạn đã làm mất thời gian

của chính mình với những công việc không phải của mình.

V. Các nguyên tắc quản lý thời gian

Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn

nên thực hiện các việc dưới đây:

1. Xác định mục tiêu:

Việc xác định mục tiêu sẽ là

động lực để bạn phấn đấu. Mục

tiêu sẽ định hướng cho các hoạt

động của bạn.

Hãy xem thêm mục IV – Lập mục

tiêu SMART.

2. Liệt kê những việc phải làm:

Lỗi phổ biến của quản lý thời gian đó là cố gắng sử dụng trí nhớ

của bạn để nhớ nhiều công việc dẫn đến bạn bị quá tải thông tin. Việc lập

danh sách các việc phải làm là một cách rất tuyệt để sắp xếp và kiểm soát

các công việc của bạn. Một trong những điều quan trọng là đảm bảo danh

sách công việc thật khả thi. Không ai thích thú với danh sách quá dài và

2/3 công việc trong danh sách đó vẫn chưa được hoàn thành.

- Hãy nhớ rằng, lên danh sách những chuyện cần làm (như học tập, nghiên

cứu, vui chơi, giải trí, ăn uống, nghỉ ngơi, chăm sóc bản thân, tập thể dục,

dành thời gian cho gia đình, hoạt động xã hội, công việc, đến những câu

lạc bộ hữu ích, suy ngẫm…) chỉ phát huy tác dụng nếu bạn phân bổ giới

hạn thời gian phù hợp cho mỗi nhiệm vụ. Và đừng quên ghi chú lên lịch

làm việc. Cách làm mang tính kỷ luật này không chỉ giúp bạn hoàn thành

công việc, mà còn cải thiện khả năng ước định thời lượng cũng như tăng

tốc khi cần.

3. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc:



Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách các công việc phải làm sẽ

giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian vào những việc thật quan

trọng hoặc khó khăn. Một chuyên gia nói rằng: “Bạn chỉ có hai cánh tay

và một cái đầu vì vậy vác ba, bốn bao tải cùng lúc là điều không thể.

Chính vì vậy, một chính sách mà bạn cần thi hành là ưu tiên những việc

quan trọng nhất và tập trung hết tốc lực vào nó. Bạn có thể sẽ được sếp

giao cho giải quyết cùng lúc hai hoặc ba nhiệm vụ và tất cả đều cần được

hoàn thành một cách tốt nhất. Hãy suy nghĩ và tìm ra đâu là việc làm

quan trọng hơn cả và thực hiện nó đầu tiên, sau đó là các bước tiếp theo”.

4. Dành thời gian hiệu quả nhất cho việc quan trọng:

Thành công trong việc quản lý thời gian xuất phát chủ yếu từ sự tự

quan sát bản thân và môi trường xung quanh của bạn. Đầu tiên, hãy chú ý

đến nhịp sinh học của bạn. Bạn cảm thấy tỉnh táo hơn và có thể làm việc

vào buổi sáng hay vào buổi tối? Ngoài ra, hãy để ý xem trong trường hợp

nào bạn có cơ hội tốt nhất để hoàn thành công việc.

5. Lập kế hoạch thực hiện:

Dù bạn đã thực hiện bốn nguyên tắc nêu trên, có một nguyên tắc quản lý

thời gian rất quan trọng: lập kế hoạch thực hiện. Nếu bạn chưa từng làm

như vậy, hãy mua một lịch để bàn và một cuốn sổ để lập kế hoạch hàng

tuần, thậm chí hàng ngày. Hãy viết các công việc quan trọng, ngày đến

hạn và các thời hạn của các công việc này trên lịch hàng tháng để giúp

bạn theo dõi những ngày quan trọng sắp đến. Sau đó, bạn sử dụng lịch

nhắc việc để lên lịch trình hàng tuần hoặc hàng ngày.

Hãy xem thêm mục V – Lập kế hoạch.

6. Mang theo một quyển sổ nhỏ:

Bạn không bao giờ biết khi nào thì bạn sẽ có những ý tưởng lớn

hoặc sự thông thái sáng suốt. Vì vậy, bạn nên mang theo một quyển sổ

nhỏ để khi đi tới đâu bạn cũng có thể ghi lại được suy nghĩ của mình.

Nếu bạn để thật lâu mới viết ra suy nghĩ của mình, thì bạn có thể sẽ quên

mất. Một cách khác là bạn sử dụng máy ghi kỹ thuật số.



7. Tận dụng thời gian “chết”:

Bạn có thể tận dụng thời gian “chết” để làm một số việc và như vậy

bạn sẽ tiết kiệm thời gian. Chẳng hạn, bạn có thể tận dụng thời gian ngồi

chờ ở phòng khám để tranh thủ ghi lại những thứ đồ linh tinh cần mua

hoặc trong lúc đợi nồi cá kho trên bếp có thể ăn được thì bạn có thể quét

nhà. Nếu có những cơ hội như vậy hãy tận dụng triệt để, và ghi nhớ rằng

bạn hoàn toàn có thể sử dụng chúng để thư giãn khi cần thiết.

8. Tạo cho mình tính kỷ luật và thói quen:

Việc vận dụng các nguyên tắc trên để quản lý thời gian hiệu quả đòi

hỏi bạn có tính kỷ luật và rèn luyện thường xuyên để tạo thói quen. Nếu

bạn đã lập kế hoạch thực hiện cụ thể, nhưng bạn không có kỷ luật tuân

thủ thực hiện công việc theo thời gian đã xác định trong kế hoạch thì kế

hoạch của bạn sẽ bị phá vỡ. Điều này có nghĩa là bạn đã không quản lý

được thời gian.

9. Nhận ra các thói quen xấu:

Bạn nên lập ra danh sách các thói quen xấu tiêu tốn thời gian của

bạn, phá hủy mục tiêu của bạn và hạn chế thành công của bạn. Sau khi

lập xong danh sách, bạn hãy tập loại bỏ từng thói quen một và loại bỏ các

thói quen một cách có hệ thống ra khỏi cuộc sống của bạn. Bạn hãy nhớ

rằng cách tốt nhất để loại bỏ một thói quen xấu là thay thế nó bằng một

thói quen tốt.

10. Học cách nói “không”:

Là một kỹ năng được nhiều chính trị gia nổi tiếng như Tổng Thống

Obama, Bill Gates,… sử dụng thành công. Nhẹ nhàng nói “không” với

những thứ không phải là ưu tiên hàng đầu của bạn. Bạn chỉ có chính xác

24 giờ trong một ngày để làm những điều mà bạn cần làm, nếu bạn

không học cách từ chối với những điều không quan trọng,0 bạn sẽ ngập

đầu với những công việc mà không mang lại hiểu quả. Thay vào đó, bạn

hãy tập trung vào những mục tiêu quan trọng của bản thân bạn. Tâp trung

thời gian vào những việc quan trong sẽ giúp bạn thành công.



11. Từ bỏ tư tưởng trì hoãn

Một chuyên gia cho rằng: “Tư tưởng trì hoãn công việc là kẻ thù của

thành công. Nhiều người có kỹ năng cần thiết và tài năng để thực hiện

nhiệm vụ nhưng lại quá lười biếng và luôn tồn tại tư tưởng “chây ỳ”. Mỗi

ngày tích một chút công việc nghĩa là mỗi ngày bạn phí phạm một lượng

thời gian đáng kể và tiếp tay nuôi dưỡng thói quen xấu”. Do đó, bạn hãy

từ bỏ tính trì hoãn công việc để có thể sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

VI. Lập mục tiêu SMART

Mục tiêu của bạn trong 5

năm tới là gì? Bạn sẽ trở thành

một doanh nhân thành đạt hay là

một luật sư, bác sĩ, kỹ sư nổi

tiếng? Để thực hiện được những

ước mơ đó bạn không thể ngồi

chờ thành công đến tìm mà cần

tạo ra cơ hội để thành công. Cơ

hội đó chính là việc bạn đặt ra mục tiêu cho chính bản thân mình.

Khi xác định mục tiêu, bạn nên quan tâm đến giá trị của nó khi

hoàn thành. Với các mục tiêu có giá trị thì động lực để hoàn thành nó là

rất lớn. Nếu bạn không hào hứng với kết quả, hoặc mục tiêu không thích

hợp với mục tiêu lớn hơn thì bạn sẽ bỏ ít công sức để thực hiện và mục

tiêu khó có khả năng hoàn thành.

Hãy đặt ra những mục tiêu ưu tiên cần trước chứ đừng đặt ra mục

tiêu quá xa vời hoặc nhiều mục tiêu sẽ khiến bạn không đủ thời gian để

thực hiện chúng hoặc đuối sức vì mục tiêu cần rất lâu mới hoàn thành.

Để xác định mục tiêu cho bản thân, bạn hãy tự trả câu hỏi “Tôi

muốn đạt được gì?” Bạn cần theo nguyên tắc dưới đây để mục tiêu của

bạn trở thành mục tiêu SMART (thông minh).



Specific – Cụ thể:

mục tiêu của bạn cần

phải có sự rõ ràng cụ

thể về cái gì, ai, ở đâu,

khi nào và tại sao. Có

mục tiêu cụ thể bản thân

bạn sẽ biết mình cần gì,

biết mình cần bắt đầu từ đâu và khi nào kết thúc.

Measurable – Đo lường được: Mục tiêu bạn đặt ra phải đo lường

được cụ thể giá cả, số lượng hoặc khối lượng, thời gian …

Achievable – Khả thi: Phải đảm bảo mục tiêu đặt ra có khả năng

thực hiện được nếu không bạn sẽ dễ dàng mất tự tin và thấy nản lòng. Tuy

nhiên đừng đề ra những mục tiêu quá đơn giản hoặc dễ dàng thực hiện với

bản thân mình quá. Khi đó bạn sẽ chủ quan và đạt được mục tiêu dễ dàng

quá sẽ không tạo ra cho bạn cảm giác hài lòng. Tốt nhất nên thiết lập một

mục tiêu thực tế nhưng thử thách để cân bằng mọi thứ khiến bạn phải

“nâng cao khả năng” và mang lại sự hài lòng lớn nhất cho bản thân.

Relevant – Thích hợp: Khi đặt mục tiêu thích hợp với định hướng

cuộc sống và sự nghiệp, bạn có thể tập trung để luôn tiến lên và hoàn

thiện mình. Còn nếu đặt mục tiêu quá rộng và không phù hợp, bạn sẽ thấy

thời gian sẽ đi một đường, còn cuộc sống sẽ đi một nẻo.

Timely – Thời hạn: Mục tiêu phải có thời gian để bạn biết mình cần

thực hiện cách nào nhanh nhất, thời gian bạn chờ đợi kết quả là khi nào.

Nếu không có thời gian cụ thể sẽ khiến bạn nhanh nản lòng.

VII. Lập kế hoạch

1. Ma trận quản lý thời gian

Chúng ta đang sống trong một thế

giới áp lực về thời gian, một nơi nhìn

chung có nhiều công việc/ nhiệm vụ



chồng chéo và đòi hỏi sự tập trung ngay lập tức. Do đó, làm thế nào để

một người có thể vừa quản lý và làm công việc tốt vừa duy trì được một

đầu óc tích cực? Ma trận quản lý thời gian của Covey là một phương pháp

hiệu quả cho việc tổ chức những nguồn lực của bạn.

Cấp thiết Không cấp thiết

Quan

trọng

(I) Quan trọng & Cấp

thiết

Làm ngay

(II) Không cấp thiết & Quan trọng

Có kế hoạch làm hợp lý

Không

quan

trọng

(III) Cấp thiết & Không

quan trọng

Làm càng sớm càng tốt

(IV) Không cấp thiết & Không quan

trọng

Làm sau cùng

Phần tư (I) là cho những việc có thời hạn ngay lập tức và quan trọng

Phần tư (II) là cho chiến lược và phát triển lâu dài

Phần tư (III) là cho những công việc chen ngang. Những việc chen ngang

này thật sự không quan trọng, nhưng ai đó muốn có kết quả ngay.

Phần tư (IV) là cho những hoạt động đem đến ít giá trị. Những hoạt động

thuộc nhóm này thường được sử dụng cho việc nghỉ giải lao từ những

hoạt động quan trọng và bị áp lực thời gian.

Nhiều người tìm thấy rằng hầu hết hoạt động của họ rơi vào Phần tư (I) và

(III). Phần tư (II) thường được sử dụng ít hơn. Tuy nhiên, Phần tư (II)

quan trọng khác thường bởi vì một người phải làm việc một cách chiến

lược lẫn khôn khéo. Việc tìm các cách để mở rộng những hoạt động ở

Phần tư (II) là một kết quả thông thường từ việc sử dụng ma trận này.

Việc sử dụng ma trận:

Ma trận quản lý thời gian có nhiều ứng dụng. Hai ứng dụng sẽ được

đề nghị ở đây. Việc sử dụng đầu tiên và rõ ràng nhất của ma trận là liệt kê



danh sách các hoạt động/việc cần làm hiện tại của bạn và sắp xếp tất cả

các hoạt động đó vào ma trận phù hợp. Sau đó, đánh giá lượng thời gian

mà bạn phải hoàn thành danh sách công việc, và nếu cần thiết, sắp xếp lại

các công việc.

Ứng dụng thứ 2 của ma trận là chiến lược đánh giá một tuần. Hãy photo 6

bảng ma trận (xem phụ lục 1) và sử dụng mỗi ma trận cho mỗi ngày làm

việc trong tuần, liệt kê các việc/hoạt động và thời gian sử dụng. Vào cuối

tuần, tổng hợp dữ liệu của 5 ngày riêng lẻ vào một ma trận (số 6) và tính

toán phần trăm thời gian sử dụng trong mỗi ma trận. Sau đó, đánh giá thời

gian của bạn được sử dụng tốt như thế nào và liệu bạn có làm việc vượt

quá nhu cầu để sắp xếp lại.

2. Lập kế hoạch cá nhân trong ngày

Bạn có thể lập kế hoạch hàng ngày theo các bước sau:

• Lập danh sách các việc cần làm

• Quyết định trình tự giải quyết các công việc cần làm đó

• Phân bổ thời gian và tính thời lượng cho từng công việc

• Mô tả kết quả cần đạt được của từng công việc

Bạn có thể sử dụng biểu mẫu dưới đây để lập kế hoạch cá nhân trong

ngày:

Thời gian Công việc Thời lượng

ước tính Kết quả

3. Lập kế hoạch START

Một kiểu kế hoạch khác bạn có thể sử dụng để quản lý thời gian và tổ chức

công việc là kiểu STARS.



Steps – Các bước công việc

Timing – Thời gian

Assignment – Người thực hiện

Responsibility – Người chịu trách nhiệm

Success Criteria – Tiêu chí thành công

Các bước (S) Thời gian

(T)

Người thực

hiện (A)

Người chịu

trách

nhiệm (R)

Tiêu chí

thành công

(S)

Hoặc

Steps – Các bước (số thứ tự)

Timing – Thời gian

Assignment – Công việc

Responsibility – Người chịu trách nhiệm

Success Criteria – Tiêu chí thành công

Các bước (S) Thời gian

(T)

Công việc

(A)

Người chịu

trách

nhiệm (R)

Tiêu chí

thành công

(S)

Chú ý:



1. Đừng chia quá ít thời gian cho những việc trọng yếu, chỉ để làm

xong nhiều việc hơn trong hôm nay, vì như thế bạn sẽ thất bại. Cần

xác định đâu là việc cần thêm thời gian và đâu là việc có thể rút

ngắn thời gian thực hiện.

2. Cần chú ý đôi khi có những việc chen ngang, có những chuyện đột

xuất ngoài dự tính, các bạn đều phải ghi nó ra giấy, để xem xét và

phân bố lại thời gian.

3. Đánh dấu chéo vào việc đã hoàn thành trong ngày. Dù là việc rất

nhỏ nhưng một khi đã làm tròn theo đúng kế hoạch, nó sẽ khiến bạn

vui với cảm giác thành công.

Câu hỏi và bài tập:

1. Thời gian có giá trị như thế nào?

2. Hãy hoàn thành bảng câu hỏi trắc nghiệm ở mục II – Bạn sử dụng thời

gian có tốt không? Từ bảng trắc nghiệm, trình bày kết quả sử dụng thời

gian của bạn như thế nào?

3. Hãy lập nhật ký thời gian cho ít nhất 3 ngày gần đây nhất. Bằng việc phân

tích các nhật ký đó, bạn cho biết đã phân bổ thời gian như thế nào cho

từng nhóm công việc?

4. Những nguyên nhân nào gây lãng phí thời gian của bạn?

5. Bạn vận dụng những nguyên tắc nào để quản lý thời gian hiệu quả?

6. Hãy viết 1 mục tiêu SMART mà bạn muốn đạt được trong 6 tháng tới.

7. Hãy sử dụng Ma trận quản lý thời gian (xem phụ lục 1) để lập kế hoạch

tuần làm việc của bạn

8. Cho tình huống: Bạn là Bí thư của Ban Chấp hành Chi Đoàn lớp, Ban

chấp hành Chi Đoàn gồm 5 thành viên. Nhân dịp trung thu, Chi Đoàn lớp

bạn đang chuẩn bị cho chuyến thăm và tặng quà trẻ em nghèo khuyết tật

của một Trung tâm nuôi dạy trẻ em nghèo khuyết tật (Trung tâm tên là

Mái ấm). Bạn hãy lập kế hoạch STARS để phân công công việc chuẩn bị

cho các thành viên của BCH để thực hiện chuyến thăm và tặng quà này.



TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Nguyễn Vũ Thùy Chi và Đặng Anh Tài, 2007, “Kỹ năng quản lý thời

gian”, An Giang

2. http://best.edu.vn/pro/hoc-ky-nang-quan-ly-thoi-gian-hieu-qua.d-347.aspx

3. http://sdtc.tdt.edu.vn/index.php/doc-va-suy-ngam/khoanh-khac/452-ky-

nang-quan-ly-thoi-gian-va-to-chuc-cong-viec-hieu-qua

4. http://www.kgtec.edu.vn/sinh-vi%C3%AAn-kgtec/t%C6%B0-

v%E1%BA%A5n-tuy%E1%BB%83n-sinh/1047-kinh-nghiem-quan-ly-

thoi-gian-hieu-qua

5. http://www.pace.edu.vn/vn/so-tay-doanh-tri/ChiTiet/909/cac-trieu-phu-

quan-ly-thoi-gian-cua-ho-nhu-the-nao?term_taxonomy_id=31

6. http://khoahockynang.org/6-buoc-quan-li-thoi-gian-hieu-qua-nhat/

7. http://hastc.org.vn/thoi-gian-hieu-qua-6-ky-nang-quan-ly-co-ban-

1232.html

8. http://www.songtinmungtinhyeu.org/?open=contents&display=2&id=270

8

9. http://www.kynang.edu.vn/ky-nang-mem/ky-nang-to-chuc-cong-

viec/617-gia-tri-cua-thoi-gian.html , Aug 16, 2011

10. http://www.hutech.edu.vn/phongctsv/tin-tuc/sinh-vien/1467-5-ba-quyat-

tai-da-hoa-viac-quan-la-thai-gian

11. http://chuyengiaphamhien.edu.vn/ky-nang-thanh-cong/ky-nang-song/479-

ky-nang-tao-lap-muc-tieu-cho-ban-than?attempt=1

12. www.usgs.gov/humancapital/documents/TImeManagementGrid.pdf

13. http://giadinh.vnexpress.net/tin-tuc/to-am/bi-kip-sap-xep-thoi-gian-de-

tranh-stress-2649273.html

http://best.edu.vn/pro/hoc-ky-nang-quan-ly-thoi-gian-hieu-qua.d-347.aspx

http://hastc.org.vn/thoi-gian-hieu-qua-6-ky-nang-quan-ly-co-ban-1232.html

http://hastc.org.vn/thoi-gian-hieu-qua-6-ky-nang-quan-ly-co-ban-1232.html

http://www.songtinmungtinhyeu.org/?open=contents&display=2&id=2708

http://www.songtinmungtinhyeu.org/?open=contents&display=2&id=2708

http://www.usgs.gov/humancapital/documents/TImeManagementGrid.pdf



Phụ lục 1

Phần tư (I): Cấp thiết & Quan trọng Phần tư (II): Không cấp thiết & Quan trọng

Phần tư (III): Cấp thiết & Không quan trọng Phần tư (IV): Không cấp thiết & Không quan trọng

CHUYÊN ĐỀ 5 KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TỔ CHỨC CÔNG...

Documents

Transcript of CHUYÊN ĐỀ 5 KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TỔ CHỨC CÔNG...