CHUYÊN ĐỀ:

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Events Management

TS. BÙI THANH TRÁNG

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG

TỔ CHỨC HỌP BÁO

Hội nghị khách hàng

Giới thiệu sản phẩm, dự án

Họp báo

Lễ kĩ niệm ngày thành lập công ty

Lễ tổng kết chương trình khuyến mãi,…

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Các sự kiện nào?

Tạo sự nhận biết, tăng nhận biết (Awareness)

Tạo quan hệ, gắn kết với đối tác, khách hàng

(relationship)

Cung cấp thông tin đến khách hàng mục tiêu

Huy động, quyên góp cho hoạt động xã hội

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

nhằm mục đích gì?

Ý tưởng chương trình

Tổ chức thực hiện

Giám sát quá trình tổ chức

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Làm thế nào để đạt mục tiêu?

QUY TRÌNH QUẢN LÝ SỰ KiỆN

The Event Management Process

TỔ CHỨC

THỰC HIỆN

Implementation

ĐÁNH GIÁ

Evaluation

KẾ HOẠCH

Planning

PRE-EVENT

• CHỦ ĐỀ -Ý TƯỞNG CHƯƠNG TRÌNH

• CHUẨN BỊ CÔNG VIỆC

DURING EVENT

• TỔ CHỨC TRIỂN KHAI

• GIÁM SÁT

POST EVENT

• KẾT THÚC SỰ KIỆN

• BÁO CÁO KẾT QUẢ

QUY TRÌNH QUẢN LÝ SỰ KiỆN

The Event Management Process

HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ- Theme

Cần gắn kết với các vấn đề:

Quy định về luật (legal, regulation)

Khu vực, địa điểm tổ chức (location/venue)

Văn hóa của khách hàng (client culture)

Nguồn lực (resource)

Cách thức phục vụ (cartering)

Giải trí (entertainment, artist, speakers)

Trang trí (decoration)

Âm thanh ánh sáng (sound & light)

Các kỹ xảo, hiệu ứng (audiovisual,

special effects)

KẾ HOẠCH - Planning

Key planning elements

Objectives

Target audiences

Stakeholders

The basic details (when, where, what, how )

Budgets

Marketing and communication

Personnel

Compliance (insurance, etc) (yều cầu bắt buộc)

Contingencies (sự cố)

Event outcomes and evaluation

Mục tiêu -Objectives

Mục tiêu phải là SMART

– Specific: cụ thể

– Measurable: đo lường được

– Achievable: có khả năng đạt được

– Realistic: thực tế với nguồn lực

– Time: thời gian

Target audience

Xác định gồm những ai ?

Những đối tượng quan trọng nhất

Ít quan trọng

Quan chức địa phương

Giới tryền thông-Media

Date and time

Begin planning with sufficient lead time to execute a

successful event — planning months or years in

advance of the event

Weekdays or Weekend

Holidays

Weather

Daylight saving

Venue considerations

Number of people

Seating and table layout

Food service

Parking and traffic control

Sound

Ease of audience viewing

Directional signs

Air conditioning

IT capabilities

Additional staff

Bathroom facilities

Change room for performers

Others?

Selecting the Venue for an Event

Location

Analyze the pros and cons

of potential venues

Reserve the chosen facility

Negotiate the

contract, including

cost, personnel, and scope

of responsibilities for the

facility versus the event

CHUẨN BỊ-PREPARATION

Plan the overall event and all of the logistical details

including

personnel, tasks, finances, media, safety, and

services

Hire, train, and supervise personnel

Communicate effectively verbally and in writing

Utilize effective time management, problem

solving, decision-making, and risk management skills

Manage or delegate event logistics

Budgets

Keep within budget for all events

Forecasts – seek 2-3 quotes if possible

Venue

Performer/speaker

Catering

Stationery

Marketing

Transport

Additional staff costs

Equipment hire

Track forecast vs actual,

and exercise cost control

Human resource

requirements

What personnel are required? Be realistic and ask for help

Decide the event manager (and backup event manager)

Decide MC

Form an event management team (if required)

Are additional support staff required at the event?

Escorts and guides

For speakers

For special guests

For tours, exhibits, etc

Admin and Council assistance?

Make their job as easy and enjoyable as possible

Training requirements

Take them through your plan

Communicate before, during and after the event

Compliance

Responsibility to ensure the

safety of all people

Permits or licences

Contingency planning

What could go wrong? Eg

Performer arrives late

Audience doesn’t arrive

Too many people arrive

Unhappy audience

Venue issues

How to stop issues before they happen?

If it does happen, what will you do?

Apologise and be empathetic

Attitude is everything

Don’t look like you’re panicking! (hoảng loạn)

Know and follow emergency procedures

MANAGING EVENTS

Common event elements

requiring management

Suppliers

Facilities

Equipment

Food and drinks

Transportation

Escorts and guides

Decoration

Additional considerations

Suppliers

Choosing suppliers: word of mouth is always good!

Briefing suppliers

Aim to build a long-term relationship with them

Understand their needs and expectations

Ensure you explain your goals, objectives and expectations

(NO assumptions!)

De-brief after event

Provide them with constructive feedback so they can

improve

Refer the supplier to others if appropriate

Key marketing elements

Invitations

Printed program

Registration/tickets

Target audiences

Key messages

Integrated marketing communications

Mass marketing

Targeted marketing

Direct marketing

Plan for customer meeting

1. Objectives

2. Program

Where

When

Who (participants)

What (Concept/Activities)

Budget

3. Preparation

4. Check list

Arranging a Press Conference

Plan for Press Conference

1. Objectives

2. Program

Where

When

Who (participants)

What (Contents/Activities)

Budget

3. Preparation

4. Check list

What is a press

conference?

a tool designed to generate news -

in particular, hard news.

(Một công cụ được thiết kế để truyền

tải, thông báo tin tức - đặc biệt là các tin

tức ―cứng‖)

Why should you hold a

press conference?

Có thể cung cấp thông tin nhiều hơn trong một thông

cáo báo chí

Trao đổi, trả lời các câu hỏi –Q & A

Thông báo một cái gì đó chưa từng có, mới lạ.

Đính chính lại thông tin đã công bố mang tính tiêu cực

Times you could hold a

press conference

Khi sự kiện này bao gồm một cá nhân nổi bật

Khi bạn đã có thông báo quan trọng để thực hiện

Khi có trường hợp khẩn cấp hoặc khủng hoảng

Khi bạn muốn phản ứng với một sự kiện có liên quan

Before the press

conference

Xác định vấn đề/nội dung

Lịch trình và thời gian.

Lựa chọn và huấn luyện người tham gia và điều

hành buổi họp báo.

Liên hệ với các phương tiện truyền thông báo/đài.

Phát triển một bộ thông cáo báo chí (press kit)

Chuẩn bị địa điểm, trang trí phòng họp

Your press kit should

contain the following:

Danh sách của những người tham gia họp báo.

Thông cáo báo chí và thông tin chủ yếu của nội

dung họp báo

Hình ảnh.

Những câu chuyện tin tức liên quan.

Lưu ý

Thông điệp rõ ràng và ngắn gọn

Xác định đối tượng tham gia, ai là khán giả.

Trang phục thích hợp và gọn gàng.

Luôn luôn nói sự thật.

Preparing the room:

Check location of electrical outlets.

Set up a table to seat your speakers

Provide seating for reporters and their

equipment.

Display visuals as a backdrop to the table.

Have a sign-in pad for attendance.

Provide a podium for the moderator.

Set up beverages.

At the press conference:

Welcome the press.

Have them sign in and give each of them a press kit.

Seat the participants at the table facing the reporters.

Check sign in pad for which media outlets are

represented.

Start no later than 5 minutes after the scheduled time.

Tape record the event.

The moderator should welcome the press and introduces

the issue and participants.

At the press conference:

After presentations, the moderator should entertain

questions and direct them to the appropriate

participants.

After the end of conference: Thank the participants and

the media. If appropriate, encourage the media to stay

for further informal conversation with the participants.

After the press

conference:

• Look through your attendance register to determine

which major media were not represented.

• For those that missed, deliver a press release and

press packet, send a tape feed, or schedule an

interview with a reporter and one of the press

conference participants.

Managing Day-of Event

Operations

Ensure availability of replacement or back-up

equipment

Use technology and other communication

approaches to monitor closely all features of the

event

Implement contingency plans for routine as well as

emergency situations

Ensure cleanliness of facilities, and especially rest

rooms throughout event

Emphasize a customer service orientation and

provide an enjoyable experience

Managing Post-Event

Operations and the Evaluation

Return the facility to its pre-event status

Evaluate the performance of all personnel and ensure prompt payment for services or thanks for volunteers

Analyze all operational aspects to determine any problem areas that would need to be addressed in subsequent events

Complete a financial analysis

Prepare a written report