CHURCHRECORDSYSTEM

Printed November 5, 1999

1. INTRODUCTIONThe Church Membership Database System is a set of programs and database files written in theFOXPRO dialect of the dBASE language for use on an IBM-compatible personal computerrunning the MS-DOS operating system. The programs are intended to be used to keep track of alldata connected with members and prospects of the church and its organizations. The programswill support the following church program organizations and functions:

• Church Membership Records

• Sunday School Enrollment and Attendance

• Prospect Visitation

• Nominating Committee

• Deacon Family Ministry

• Mailing List Administration (labels, Rolodex cards, church directory, etc.)

• Generalized Member Selection/Search and Reporting

• Discipleship Training Enrollment and Attendance

• Support of Interest/Talent Survey Information

• Member Contributions

I have not tested or used the features listed in italics; however, all program capabilities areincluded in this release.

This system does not support word processing or other office automation tasks and does not dealwith budget tracking or accounting issues.

The current system was originally developed by Dale Eiceman of First Baptist Church, Arnold,Missouri. It was obtained by Jersey Baptist Church through Les Hoffmann of Trinity BaptistChurch, Cambridge, Ohio. Most of the original database schema, reports, and attendance tallyingremain unchanged. Many of the data input mechanisms have been modified by the currentauthor.

This program is furnished at no charge and with no commitments for support or accuracy. It is incurrent use in the Sunday School program of Jersey Baptist Church, with an enrollment of about1000 and a triple Sunday School organization. I would appreciate any suggestions forimprovement or enhancements to the programs themselves or this documentation, as well asnotification of problems and bugs encountered in either the programs or documentation. Whiletime considerations prevent any commitment for support, I urge that any improvements andsuggestions be shared with all users of this package. Of course, I can assume no responsibility fordamages resulting from loss of information or erroneous information produced by this program.

The FOXPRO run-time environment is provided under license from Microsoft, Inc. Under theterms of that license, you may make additional copies of the FOXPRO files for use within yourchurch, but you may not give copies to other organizations or individuals (only I can do that asthe licensed developer). This restriction pertains to the following files only:

FOXR.EXEFOXPRO.ESOFOXPRO.ESL

FOXPROX.ESL

If you wish to purchase a FOXPRO development license from Microsoft, I will be glad to sendyou current copies of the actual source files (.PRG files) for this system. With the developmentlicense and the FOXPRO development environment it provides, you will be able to modify andcustomize the CHURCH program to more closely meet your local needs. Programmingexperience in the dBASE environment is required should you wish to do this.

Address all correspondence to:_ ________________________________________________

Thomas J. Cook477 Uxbridge AvenueGahanna, Ohio 43230

614-855-2175 (H)614-860-4409 (W)

URL: http://ourworld.compuserve.com/homepages/tjcook_ ________________________________________________

1.1 ORGANIZATION OF THIS DOCUMENT

• INTRODUCTION

• INSTALLATION: How to get started

• BASIC INSTRUCTIONS: How to use menus and screens; editing keys

• OPERATIONS: How to actually use the system for day-to-day activities

• EXAMPLES: Details of typical useful operations. Find one close to what you want to do andmodify it.

• TROUBLE SHOOTING: What if something goes wrong?

• DATA BASE SCHEMA: Reference for details of system file contents

2. INSTALLATIONThis section will get you started in setting up the Church System. The steps consist of:

1. SYSTEM CONFIGURATION— Changes to your DOS environment to support FOXPROoperation

2. CHURCH SYSTEM INSTALLATION— Installation of FOXPRO run-time environment,Church application file, and database files in C:\CHURCH

3. SYSTEM SETUP AND CUSTOMIZATION— Initial setup of Church program using theIndex and System Administration Menus.

4. CHURCH DATA INITIALIZATION— Initialization of Sunday School organization file(CHWORKER.DBF) and Church Membership file (MEMSHIP.DBF).

2.1 SYSTEM CONFIGURATION

You should edit the file CONFIG.SYS in the root directory of your hard disk (normallyC:\CONFIG.SYS) to include the lines:

BUFFERS=24FILES=24

(These numbers may be larger if required by some other program on your system, but should notbe smaller). A copy of CONFIG.SYS with only these lines is included in the program distribution.You should check whether your current copy of CONFIG.SYS has additional information whichyou need to retain; otherwise copy the new version into the root directory, where the MS-DOSsystem can find it, as follows:

COPY \CHURCH\CONFIG.SYS C:\

After you change this file, you must reboot your computer for the changes to take effect. (Notethat you may not need this many buffers if you are running some disk cache utilities; consult yourlocal computer administrator before you change CONFIG.SYS.)

2.2 CHURCH SYSTEM INSTALLATION

You should receive a set of diskettes containing the FOXPRO run-time environment, the CHURCHapplication, and the required database and label format files. These will be installed in thedirectory C:\CHURCH (or other disk partition if you so direct).

To install the files, load the first diskette into the floppy drive. We assume you are installing fromfloppy drive A: onto hard disk C:. In this case, enter:

CD \A:INSTALL A: C:

Follow the instructions, loading additional diskettes when requested to do so. The appropriatefiles will be copied onto your hard disk.

2.3 SYSTEM SETUP AND CUSTOMIZATION

To start the program, you should enter

CHURCH

in the either the \ or \CHURCH directory.

On initial entry, you will be asked to set the program’s idea of the date (not equivalent to theDOS system date). Enter the date in the format

12/25/90

When the CHURCH Main Menu is seen, enter I to bring up the index screen, then Z to initializeall the index files.

After indexing, enter A on the Main Menu to bring up the System Administration Menu (seethe section on System Administration later in this manual for more details). From this menu, youshould run the following options to initialize the system:

1. C - Customization: Enter church name, initials, address, and telephone number as you wishthem to appear on reports. For now, use all capital letters to set up your entries (depress the<caps lock> key on your keyboard).

Enter Y, confirm with Y to install your modifications.

2. You will next be allowed to modify various utility database files from this screen. Youmay wish to enter the common city names and ZIP codes for your area at this time. Inaddition, you may wish to modify the rating and source files for prospects to match yourchurch’s practice. The city/ZIP codes are used to speed up entry of member and prospectaddresses; the rating and source keys are used in entering prospects to help identify thenature and source of the prospect. The Personal Profile keys file may be modified later asyou add custom keys to this field

To modify these files, select the one you wish to modify. The next screen will print asummary of the editing keys used in browsing before entering the BROWSE mode.

3. U - User Options: These should be left as delivered for now.

4. P - Printer Options. Select a printer class as close as possible to your printer. If yourprinter can emulate one of those listed, you may wish to set it up to do so.

Currently supported printers include:

NECIDS PRISMEPSON FX-286STAR SD-15IBM ProwriterIBM GraphicsEPSON LQ series (tested on LQ 570)Hewlett Packard Laser Printer

If in doubt, I suggest you try the EPSON FX-286 printer driver; many available printers willemulate either the EPSON or the IBM protocols. Check your printer manual for availableemulation modes and how to use them.

If all else fails, you will have to modify the files PRINTOPT.PRG and PRINTSEL.PRG toaccommodate your printer. This requires a FOXPRO development license, some knowledge ofdBASE programming, and detailed documentation of the printer codes used by your printer. Youmay use one of the existing printers as a model for adding a printer class (or change it to handleyour printer codes).

2.4 CHURCH DATA INITIALIZATION

To begin using the CHURCH program for Sunday School records, two database files must beinitially set up. The file MEMSHIP.DBF contains the demographic information on each personassociated with your church or Sunday School, including workers, members, and some prospects(typically those associated with a family member who is already a church or Sunday Schoolmember). The file CHWORKER.DBF defines the class and department organization of yourSunday School, with a record for each officer and worker.

2.4.1 Sunday School Organization. The first thing you should do is determine your SundaySchool organization for the year (see Sunday School Plan Book for the current year,BREAKTHROUGH Sunday School Work, etc., for organizational helps). The important thing fornow is to identify a four-letter department key and a three-letter class key for each teaching unit inyour Sunday School. Later you may enter each worker, including general officers, divisiondirectors, department directors, teachers, and outreach leaders, for each organizational unit. Aworksheet to help you in setting up this information is attached as Appendix A.

This file is fairly complex, but you do not have to enter every field at this point. Use the worksheet, together with a list of your desired organization, to identify each field.

IMPORTANT: read this section carefully, and study the example worker file from Jersey BaptistChurch included as Appendix B. Errors in this file are easy to make and will produce verystrange results. Check this file carefully if you have problems with your attendance rosterprintouts.

If you have problems with this file, you may send me a copy on a floppy disk, and I will try tocheck it out as time permits. A paper copy of your organization would also be helpful in case ofdifficulty.

1. Each Sunday School unit must have the ORGANIZATION field set to S (for Sunday School).Other letters may be used for other organizations.

2. Choose a four-letter key for each department in your school. The first letter must correspondto the age division. To allow future automation of class assignments, I suggest the following

choices for the other letters:

A B C 3ˆ ˆ ˆ ˆ| | | || | | --- Department Number| | --------- Sex Grouping (C:coed; M:men; L:ladies;| | S:singles)| -------------- Sunday School Hour (A:first; B:second)-------------------- Age Group

(A:adult; Y:youth; C:children; P:preschoolG:general officers; S:special)

Examples:ABC3 PXA - Adult Coed 3, 9:45AAM1 PMA - Adult Men 1, 8:30CB12 PXA - Children Grades 1-2, 9:45YCB1 PMA - Youth Boys 1, 11:00YA78 PXA - Youth 7-8 Grade, 8:30PBCB PXA - Preschool Bed Babies DepartmentGENL - General OfficersSPAS PXA - (Special) Pastor’s Class

3. Choose a three-letter key for each class within a department. For simplicity, I suggest that yousimply identify each class as PXA to begin with. This will work for any organization thatrepresents each class as its own department.

The first letter must be P (for Pupil). The second letter typically designates the sex gradingof the class:

X - miXedM - MaleF - Female

The third letter designates the class within the department; the first class is A, the second is B,etc.

The most common class designation will be PXA. This will be used for all non-sex-gradedpreschool and children’s departments and for adult and youth coed classes. It will work forany class which is represented in the database as a single department.

4. Enter a department description (which will be printed on enrollment and attendance rosters).See examples.

5. Designate a department number (serial number) for each department. These numbers shouldbegin with 0 for the general officers. The order of the numbers determines the order in whichattendance rosters are printed, as well as various other orderings of displays and reports. It isbest to skip numbers between departments to allow for insertion of new units created duringthe year.

6. Designate a ‘‘sub’’ number for each department. IMPORTANT: The first entry for eachdepartment must be designated sub-number 22 for proper operation. The department director(or teacher if there is no director) is associated with the sub-number 22 entry. Additionalsub-numbers will be used for other workers within the department, such as teachers, outreach

leaders, activities leaders, etc. The program assumes that sub-numbers 22-49 identifydepartment workers, while 50-up identify class workers; however, there must be one sub-number 22 designated for each department.

7. A very important field is the GROUPING indication. This field must be A for eachdepartment which meets as a single unit (All together), such as most preschool and children’sdepartments. If the department meets as separate classes, any entry other than A will forceclass attendance rosters to be printed separately.

WARNING: It is very important that every class entry within a department (i.e., the entry foreach worker within the department) have the same GROUPING indication. Failure to observethis will result in missing or duplicated attendance rosters and erroneous statistics.

8. The hour when the class meets is designated in the HOUR field. This is simply A for the first(or only) Sunday School hour, B for the second, etc. This field can also be used to indicatespecial extension classes, missions, etc. This field is used to sort weekly reports into separatereports for each Sunday School hour.

9. The SEX GROUPING of the class is one of

C - Co-ed (Adult, youth, or children’s coeducational class)M - MaleF - FemaleS - SinglesP - Preschool

This field, together with the HOUR field, is used in annual Sunday School promotion to doautomatic assignments based on age, hour, and sex grouping within the new organization.For instance, a person currently assigned to a male class at the 11:00 hour would be assignedto a male 11:00 class in the new organization, based on the age/grade brackets in the neworganization file. This field can be left blank until time for Sunday School promotion.

Once you have your organization defined on paper, you are ready to enter it into the Churchsystem. To do so, enter the Worker Menu (enter W on the Main Menu) and select A forAdministration.

Several sample entries are included for your study. Once you have looked at these (and printedthem with the <print screen> key on your computer if you desire), delete them by entering M(adMin) followed by D (Delete) for each entry. After deleting all the records, enter M followedby P (Pack) to finally free all deleted space.

Now you are ready to enter your own organization.

1. Enter A (add), D (department).

2. Enter the fields from your worksheet. Don’t forget to enter S in the ORGANIZATIONfield. You may enter the department records in any order; they will always appear in theorder of the department number and sub-number as you page through the entries usingForward and Back, as well as when printed.

3. Exit form entry by simply <enter>ing each field or by hitting <control end> when you haveentered the last data on record.

The In-Service Class field is used for workers in non-adult departments who are affiliatedwith a particular adult class. Adding an adult class code to this field results in (a) theworker being listed in the class Sunday School roster at the top under the heading In-

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û0Û:Û0Û5Û:Û2Û0Û ÛaÛmÛ Û Û ÛCÛ:Û\ÛCÛHÛUÛRÛCÛHÛ\ÛCÛHÛWÛOÛRÛKÛEÛRÛ.ÛDÛBÛFÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛRÛeÛcÛoÛrÛdÛ Û Û Û Û Û1Û ÛoÛfÛ Û Û Û1Û5Û0Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛOÛRÛGÛAÛNÛ ÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛDÛEÛPÛTÛNÛOÛ-ÛSÛUÛBÛ Û Û0Û Û Û Û-Û Û2Û2Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛGÛRÛOÛUÛPÛIÛNÛGÛ:Û ÛIÛnÛdÛiÛcÛaÛtÛeÛ Û'ÛAÛ'Û ÛfÛoÛrÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛaÛ ÛDÛeÛpÛtÛ ÛtÛhÛaÛtÛ ÛmÛeÛeÛtÛsÛ Û'ÛAÛlÛlÛ ÛTÛoÛgÛeÛtÛhÛeÛrÛ'Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛDÛEÛPÛTÛ/ÛCÛLÛAÛSÛSÛ ÛSÛYÛMÛBÛ ÛGÛEÛNÛLÛ-Û Û ÛPÛ Û Û Û Û Û Û Û ÛGÛRÛOÛUÛPÛIÛNÛGÛ ÛAÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û[ÛAÛ ÛoÛrÛ ÛbÛlÛaÛnÛkÛ]Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛLÛAÛSÛSÛ ÛDÛEÛSÛCÛRÛIÛPÛTÛIÛOÛNÛ ÛGÛEÛNÛEÛRÛAÛLÛ ÛOÛFÛFÛIÛCÛEÛRÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛLÛAÛSÛSÛ ÛCÛOÛDÛEÛSÛ:Û ÛMÛAÛLÛEÛ Û Û0Û ÛFÛEÛMÛAÛLÛEÛ Û Û0Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛHÛOÛUÛRÛ ÛBÛ Û Û ÛSÛEÛXÛ ÛGÛRÛOÛUÛPÛIÛNÛGÛ ÛCÛ Û ÛSÛTÛAÛRÛTÛIÛNÛGÛ ÛAÛGÛEÛ/ÛGÛRÛAÛDÛEÛ Û Û0Û ÛRÛOÛOÛMÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛYÛMÛBÛOÛLÛ ÛDÛIÛRÛ Û ÛWÛOÛRÛKÛEÛRÛ ÛPÛOÛSÛIÛTÛIÛOÛNÛ ÛDÛIÛRÛEÛCÛTÛOÛRÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛIÛNÛ-ÛSÛEÛRÛVÛIÛCÛEÛ ÛCÛLÛAÛSÛSÛ Û ÛAÛCÛCÛ2Û-ÛPÛXÛAÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛFÛUÛNÛ-ÛSÛUÛBÛ Û0Û5Û5Û0Û0Û-Û0Û1Û Û Û Û Û Û ÛNÛAÛMÛEÛ ÛCÛOÛOÛKÛ,Û ÛTÛHÛOÛMÛAÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û(ÛAÛ)ÛdÛdÛ Û(ÛCÛ)ÛhÛaÛnÛgÛeÛ Û(ÛSÛ)ÛeÛaÛrÛcÛhÛ Û(ÛRÛ)ÛeÛpÛlÛaÛcÛeÛ_ÛNÛaÛmÛeÛ Û(ÛFÛ)ÛoÛrÛwÛaÛrÛdÛ Û(ÛBÛ)ÛaÛcÛkÛ Û(ÛIÛ)ÛSÛCÛ ÛaÛdÛ(ÛMÛ)ÛiÛnÛ Û(ÛQÛ)ÛuÛiÛtÛ Û Û Û

Figure 1. Organization Form

Service Workers, and (b) the worker being assigned to the deacon affiliated with the adultclass when Sunday School class deacon assignment is done. Note that the In-Service Classcan be easily updated by entering (listed as (I)SC on the form menu).

4. Go back to step (1) for the next department record to be entered.

5. Double check that each department has a sub-number 22 identified, and that every entry forthe same department has the same correct GROUPING flag.

6. If you wish to check the file, you may enter adMin, Check. This will open a BROWSEwindow containing all the records identified with sub-number 22. You should read all yourdepartment entries in this window. (Use the arrow keys or <page up>, <page down> keysto move around the window.) Hit <escape>, <control W>, or <control end> when you havefinished browsing, to return to the worker administration form.

7. You may wish to print a copy of your organization file for future reference. This can bedone by entering W, P from the Main Menu.

Main Menu->Worker->Print

After you have entered the membership data, you can add a record for each department and classworker position to this file by using Add, Worker. You may then use the Replace_Namecommand to identify each worker. (See ‘‘Add New Sunday School Department’’ underEXAMPLES.)

With this initial file, however, you are ready to get started entering member data. The main thingyou will need from this file is the four-letter/three-letter department/class codes which you willuse to assign each member to a Sunday School class.

2.4.2 Membership Data. If you have any machine-readable database already containing yourchurch or Sunday School membership listing (such as a mailing list or word-processing programfiles), it is worth your effort to attempt to convert this data into dBASE files accessible by yourChurch system. This will give you a head start in your database conversion, which can be alengthy job. Some programs will have a built-in capability to export files in a dBASE format,which will help.

To import other files, you will need the help of an experienced dBASE programmer (or someonewho is willing to learn). It may be worth your cost to hire a capable consultant for this effort, ifyou cannot enlist volunteer help (try your local high school).

The first step of the conversion is to get the existing data into a format that FOXPRO can read.Many programs including FOXPRO support a delimited ASCII format.

The next step in massaging existing data is to obtain a single record for each family member, withthe NAME field in the format ‘‘LAST, FIRST’’ (must contain a comma and a single space). Onemember of each family (typically the husband) must be designated with an H in the HH field(Head of House). Every family member must be assigned the same FUN (Family Unit Number,ordered by alphabetic name of head of house), along with a distinct SUB number for eachindividual family member. For initial entry, leave a gap of 100 between consecutive FUNnumbers to allow room for future additions. See Data Base Schema section for definitions.Finally, each member must be assigned a unique MEMNO serial number.

If all else fails, you will have to input your membership data by hand. This will be a significanteffort, but well worth it in the long term as you will then be able to maintain your records (churchmembership as well as Sunday School) in a more accessible and easily updated, hence morecurrent, manner.

Even if you successfully initialize the MEMSHIP.DBF file from an existing database, you willalmost surely have to add some of the data (e.g., Sunday School class assignment) by hand.

The minimum information required for each member is:

• FUN/SUB NUMBER• NAME• HEAD OF HOUSE FLAG• DEPARTMENT• CLASS

This will allow the program to function to maintain records. However, for effective SundaySchool ministry to occur, you also will require:

• ADDRESS/CITY/STATE/ZIP• TELEPHONE NUMBER• SEX• BIRTH DATE• GRADE (for preschool through 12 grade).

To prepare for input of the membership data, make a copy of the information sheet (Appendix A)for each member. One way to obtain the required information is to distribute these sheets to themembers on Sunday morning (distribute the children’s sheets in the parents’ classes). If you doso, plan to collect the information each week for three weeks in a row to reach the most people.Mobilize your teachers to contact absent members to verify the information. You have theopportunity to use the ‘‘computerization’’ of your Sunday School records as a tool to generateexcitement about a positive step forward, as well as helping to head off any problems by

involving your members and workers in the planning and preparation.

For details of field contents, see Section 7, Database Schema. For instructions on data entry, seeSection 4.4, Membership Operations.

Once you have completed initial database entry, you will wish to run an audit to catch any errors.See Section 6.7, Audits.

3. BASIC INSTRUCTIONSThis section contains some basics of how to use the FOXPRO menus, forms, and reports. Even ifyou’re familiar with dBASE or other database systems, you might wish to scan this section forsome hints about the specific implementation of the Church Data Base system.

3.1 COMPONENTS

As usual with DOS programs, there are some standard file suffixes which identify various typesof files. For the FOXPRO environment, these are

.APP Application File.BAK Backup File.BAT Batch File (DOS Commands).DBF Data Base File.ESO FOXPRO Run-Time Library.ESL FOXPRO Run-Time Library.EXE Executable.FPT Memo File.IDX Index File.LBT Label Format File.LBV Label Format File.LBX Label Format File

.MEM Memory Variable File.RSC FOXPRO Resource File.SAV Save File (generally copy of .DBF)

The basic concept of the Church Data Base system revolves around two main database files. Thefirst is MEMSHIP.DBF, which contains an entry for everyone who is a member of your church orSunday School, along with their families. The second is PROSPECT.DBF which contains an entryfor each prospect for your Sunday School. Other database files which are controlled directly bythe administrator (i.e., not built as working files by one of the programs) include:

ARCHIVE.DBF A holding file for individuals who are no longer members. Usedtypically for Sunday School members who have transferred toanother Sunday School (i.e., who were not church members andso should not be listed as a former church member).

CHWORKER.DBF The basic database defining the organization of the SundaySchool (as well as other church organizations) and containing thelist of workers. This file drives the generation of classattendance rosters and Sunday School reports.

DEACON.DBF The list of all ordained deacons of the church, with statusindications as to active, inactive, etc.

FISCAL90.DBF This file indicates the date, week number, and quarter for eachSunday in the year. A new file must be generated each calendaryear.

GMMAIL.DBF Mailing information for the general mailing list (i.e., non-members wishing to receive church mailings).

MEMFORMR.DBF Information on former church members, including reason fordropping, church to which they transferred, etc.

MEMJOBS.DBF Information on interest, experience, and current service invarious positions of service.

MEMSHIP.DBF The central database for all information related to church andSunday School members.

MEMSUPL1.DBF Supplemental information concerning members.MEMVISIT.DBF This file contains a record for each visit made to any member.

The System Administration Menu allows cleaning up this fileby removing outdated entries.

MESSAGES.DBF This file contains a selection of short sayings used as the firstline of mailing labels generated by the system. Change it to suityour church’s personality!

NOMINATE.DBF This is the working file for the new year’s church officers andteachers. It is initialized as a copy of CHWORKER.DBF the firsttime you enter the Nominating Committee Menu in the newyear. Its format is identical to CHWORKER.DBF, and it is movedto CHWORKER.DBF when the new church year begins.

NOTES.DBF Special information to be printed for an individual department ona specific date on the Sunday morning attendance checklists isentered in this file.

PEOFILES.DBF This file contains the table of contents and status of the variousPEOPLE?.DBF files. It is changed by the screens whichadminister and create those files.

PEOPLE1.DBF,PEOPLE2.DBF,PEOPLE3.DBF,etc.

These files are temporary lists of people created for specificpurposes. They are most easily manipulated from the PEOPLEFILE Main Menu item. For example, the SEARCH screenunder the Membership Menu will create a subset of peoplematching the selected search criteria. The files can then be usedas input for generation of mailing labels, reports, assignmentcards, etc. The current list of available files can be checked fromthe System Administration Menu, as well as other types ofadministrative tasks including combining files, deleting files, etc.

Any out-of-date or unused PEOPLE files should be deleted tosave disk space.

PEOPLEX.DBF This file is a special PEOPLE file created by various programs(such as Sunday School Visitation programs and the NameSearch program). It can be manipulated in the same way as thenumbered PEOPLE files to produce labels, reports, etc.

PROSPECT.DBF This file is the master prospect file database. It should containall prospects for the church or Sunday School, regardless ofsource. When a new member is added to the MEMSHIP.DBF file,the name is checked against the PROSPECT.DBF file; if a matchis found, the information in the prospect file (including anyvisitation records) may be moved to the membership file anddeleted from the prospect file.

PROVISIT.DBF This file contains a record for each visit made to any prospect.The System Administration Menu allows cleaning up this fileby removing outdated entries.

ROLODEX.DBF This file keeps track of the last Rolodex print job so that onlychanged cards may be printed for updating the Rolodex file.

SCRIPTUR.DBF This database contains scripture verses, one of which is printedat the top of the attendance check sheet each week.

3.2 GENERAL

3.2.1 HELP Keys. The FOXPRO HELP function has been implemented on the membership andprospect input screens. To access these, simply hit the <F1> key when the cursor is in the fieldfor which you desire help. You may adjust the help window using your mouse (grab the lowerright corner to size, grab the top of the window to move), after which it will continue to appear asyou last adjusted it. Use <page up> and <page down> (or arrow keys) to scroll the information inthe help window.

After viewing the help message, enter <escape> to return to the input screen.

3.2.2 Printer Dialog. Throughout the system, you will encounter a standard printer dialog inmost cases before you print a report. You will be asked to enter form length and character pitch,and allowed to print a test pattern to align newly inserted paper.

NOTICE: It is important to have the printer turned on and on line before beginning anyoperations requiring the printer. If this is not done, the initialization sequence sent to the printermay be lost and unexpected results may occur. In this case, return to the Main Menu, initializethe printer correctly, and restart the operation.

3.3 MENUS

A menu is a dBASE input screen which consists only of names of other menus or forms. A formis a data entry form which contains actual data fields and information items to be displayed orentered. The intent of the menu structure is to organize the input screens into related areas, so theuser can readily locate and carry out any desired function. In some cases, there is more than oneway to get to a particular form through the menus. Any presentation of the same form isidentical; it doesn’t matter how you get there.

When the user selects a lower-level menu or form from a menu screen, the selected menu or formreplaces the previous one on the screen and can then be used for the next entry step. Exiting froma form or menu entry (typically by typing Q in the option window) returns to the previouslyselected menu. This action of moving up and down through the menu hierarchy is referred to astraversing the menu tree. Figure 2 is a representation of the Main Menu of the Church Data Basesystem. Appendix ??? is a representation of the menu hierarchy.

In this documentation, the first line of many instruction lists is typically the menu traversal treewhich arrives at the desired form. The Main Menu is the first menu which appears when thesystem is brought up. As an example,

Main Menu->Sunday School->Attendance

means:

1. Start at the Main Menu.

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û3Û:Û5Û1Û:Û2Û7Û ÛpÛmÛ ÛÉÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛ»Û Û ÛºÛ Û Û Û Û Û Û*Û Û Û Û*Û Û Û Û*Û Û Û Û Û Û ÛMÛ ÛAÛ ÛIÛ ÛNÛ Û Û Û ÛCÛ ÛHÛ ÛUÛ ÛRÛ ÛCÛ ÛHÛ Û Û Û ÛMÛ ÛEÛ ÛNÛ ÛUÛ Û Û Û Û Û Û*Û Û Û Û*Û Û Û Û*Û Û Û Û Û Û Û ÛºÛ Û ÛºÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛºÛ Û ÛºÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛ Û=Û ÛSÛyÛsÛtÛeÛmÛ ÛAÛdÛmÛiÛnÛiÛsÛtÛrÛaÛtÛiÛoÛnÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛºÛ Û ÛºÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛBÛ Û=Û ÛBÛaÛtÛcÛhÛ ÛPÛrÛoÛgÛrÛaÛmÛsÛ Û&Û ÛPÛrÛiÛnÛtÛiÛnÛgÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛºÛ Û ÛºÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛ Û=Û ÛCÛoÛnÛtÛrÛiÛbÛuÛtÛiÛoÛnÛsÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛºÛ Û ÛºÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛDÛ Û=Û ÛDÛeÛaÛcÛoÛnÛsÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛºÛ Û ÛºÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛEÛ Û=Û ÛPÛeÛoÛpÛlÛeÛ ÛFÛiÛlÛeÛ ÛOÛpÛeÛrÛaÛtÛiÛoÛnÛsÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛºÛ Û ÛºÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛIÛ Û=Û ÛIÛnÛdÛeÛxÛ Û(ÛSÛoÛrÛtÛ)Û ÛFÛiÛlÛeÛsÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛºÛ Û ÛºÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛMÛ Û=Û ÛMÛeÛmÛbÛeÛrÛsÛhÛiÛpÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛºÛ Û ÛºÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛNÛ Û=Û ÛNÛoÛmÛiÛnÛaÛtÛiÛnÛgÛ ÛCÛoÛmÛmÛiÛtÛtÛeÛeÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛºÛ Û ÛºÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛPÛ Û=Û ÛPÛrÛoÛsÛpÛeÛcÛtÛsÛ Û/Û ÛVÛiÛsÛiÛtÛoÛrÛsÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛºÛ Û ÛºÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛ Û=Û ÛSÛuÛnÛdÛaÛyÛ ÛSÛcÛhÛoÛoÛlÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛºÛ Û ÛºÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛTÛ Û=Û ÛTÛrÛaÛiÛnÛiÛnÛgÛ Û(ÛDÛ.ÛTÛ.Û ÛAÛtÛtÛeÛnÛdÛaÛnÛcÛeÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛºÛ Û ÛºÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛWÛ Û=Û ÛWÛoÛrÛkÛeÛrÛsÛ,Û ÛCÛhÛuÛrÛcÛhÛ Û(ÛAÛdÛmÛiÛnÛiÛsÛtÛeÛrÛ/ÛPÛrÛiÛnÛtÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛºÛ Û ÛºÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛºÛ Û ÛºÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛQÛ Û=Û ÛQÛuÛiÛtÛ ÛtÛhÛiÛsÛ ÛSÛeÛsÛsÛiÛoÛnÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛºÛ Û ÛºÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛºÛ Û ÛºÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û<Û ÛSÛeÛlÛeÛcÛtÛ ÛoÛnÛeÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛºÛ Û ÛºÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛºÛ Û ÛºÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛºÛ Û ÛºÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛOÛcÛtÛoÛbÛeÛrÛ Û2Û1Û,Û Û1Û9Û9Û2Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛTÛiÛmÛeÛ Û3Û:Û5Û1Û ÛPÛMÛ Û Û Û Û Û ÛºÛ Û ÛºÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛºÛ Û ÛÈÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛ¼Û

Figure 2. Main Menu

2. Enter S to move to the Sunday School Menu.

3. Enter A to move to the Attendance Menu.

It is not necessary to return to the Main Menu every time; you may begin with whatever screen isshowing, move up the menu tree until one of the menus in the desired hierarchy is reached, andmove down the tree to the desired form.

3.4 FORMS

Forms are screens with fields in which you enter data. Normally each entry field corresponds insome way to an actual field in the database file itself (see Data Base Schema section). In mostforms you will find an ACTION line at the bottom of the screen, from which you can select asingle letter to indicate what you wish to do.

For example, in the Membership Administration form, you may select S to Search; you will thenbe asked to select what you wish to search for (normally Name); you will then be presented withan input window in which you may type the desired name. Note that when entering a searchstring (like a name), you need only enter the first few letters of the desired name. The computerwill find the first name matching your entry and bring up the data for that name on the screen.

You may then move Forward and Backward using the appropriate letter keys until you see thedesired name on the screen. At this point you may Change the data on the screen by entering C.

The blinking cursor will indicate which field you are currently accessing. You may move fromfield to field on the form by using <tab> or <enter>. You are normally in insert mode, in whichcharacters you type are inserted before the cursor. You may switch to overstrike mode by hittingthe <insert> key (this key will toggle between the two modes; a blinking underscore cursorindicates insert mode, while a blinking block cursor indicates overstrike.

3.5 DATA ENTRY

I recommend using all upper case for data entry. This allows the most legible printing on mailinglabels and reports. Post Office recommendations include using all capitals as well as avoiding theuse of punctuation in address entry. Typical entries conforming to Post Office standards mightbe:

JONES, RALPH E123 MAIN ST APT 34COLUMBUS OH 43211

SMITH, BILL RPO BOX 234PATASKALA OH 43260

The blinking cursor on the screen indicates where the data you enter will appear. You may usethe following keys when entering data:

_ _____________________________________________________________KEY ACTION_ _____________________________________________________________

<arrow keys> move cursor in indicated direction<backspace> delete previous character<delete> delete current character<insert> toggles insert/overstrike modes (try it)<control end> exits the current form, accepting all entries<control W> writes and exits a memo field edit (prospect visit record)<escape> exits the current form or operation, deleting

any data change in progress (if possible)<end> goes to the end of data entered in the current field<home> goes to the start of the current field<tab> goes to the next field<shift-tab> goes to the previous field<F1> HELP key for membership/prospect forms_ _____________________________________________________________

4. OPERATIONSThis section describes day-to-day use of the system in varous categories.

4.1 BACKUP

Your database will come to be absolutely essential to the operation of your Sunday School. Itwill contain irreplaceable data, and in the event of calamity could take weeks to recover even thatdata which can be restored. Frequent backups are essential.

First, keep a current printed mini-master list of your entire database in a safe place. This is easyto generate, although it takes a little time to print, and can be used in the event of a catastrophe torecover the list of members and prospects.

To generate such a file:

1. Main Menu->Membership->Print

2. Select M - Mini-Master Format (Membership File by FUN#)

3. Normal printer dialogue

4. Enter Beginning FUN # 00001Enter Ending FUN # 99999

Second, keep the master CHURCH program disks in a safe place (preferably off-site). This willallow you to install all the programs from scratch in the event of a disk crash (the most likelycatastrophe), a computer malfunction, or other such problem.

Third, keep a copy of the essential database files on a week-by-week basis. Use some system ofregular incremental backups (such as the Norton Desktop). If you have no such system, back upyour critical files with

Main Menu->System Administration->Backup

at least once a week (or after any significant database updates) to write MEMSHIP.DBF,PROSPECT.DBF, and other critical files to a floppy disk.∗ Be sure to adequately label your bacupdiskette. Take it home with you—I carry mine in my briefcase, just in case! NOTE: Thisbackup procedure is based on the MS-DOS backup command, which is present in MS-DOS 5.0(and before) but has been removed from MS-DOS 6.0. It is also incompatible with the sharedriver (check your CONFIG.SYS file for share). If you are running MS-DOS 6.0 or 6.2, you mustuse the msbackup command supplied in that system to backup the files listed in the back.batscript. It cannot be run from FOXPRO.

Fourth, do a general backup of the entire CHURCH directory (or better, your entire hard disk) atleast once a month. This may take a while, but is great insurance. A few minutes spent loadingfloppy disks will save you hours of effort in the event of an emergency.

________________

∗ This procedure executes a DOS batch file in the CHURCH directory named BACK.BAT. You may also execute thisfile directly by typing C:\CHURCH\BACK. Note that this batch file can be edited to add or delete files from thebackup, to change the destination floppy drive, or to use a different backup method. It currently uses the DOSbackup command, which should work on all versions of DOS previous to DOS 6.2. (DOS 6.2 does not providethe backup command unless you obtain the supplementary disk from Microsoft.) It also will not work properly ifyou are running the share program from your autoexec.bat file. Finally, note that the batch file as supplieduses the DOS attrib command to manipulate file mode flags, which could interfere with overall backup schemeswhich detect files changed since the last backup using the archive file attribute. Use this command only if you donot use some other strategy for regular incremental backups.

4.2 RECOVERY

Hopefully, you won’t have to read this section. However, here’s how to get running again in theevent of a catastrophe. Let’s assume you have fixed the disk, computer, or whatever caused theproblem—or have obtained a new computer.

1. Load the most recent total backup of the CHURCH directory (along with the rest of the harddisk, if appropriate).

2. Load the most recent weekly BACKUP floppy disk, login to the CHURCH directory, andtype

RESTORE A: C: \S

3. Finally, run CHURCH and immediately INDEX all your files.

If you don’t have a total backup,

1. Re-install the CHURCH program disks, following the instructions in the Installation section.

2. Follow steps (2) and (3) above.

4.3 MEMBERSHIP OPERATIONS

4.3.1 Membership File. The membership database file, MEMSHIP.DBF, includes:

• All church members (resident and non-resident)• All Sunday School members• Prospects who are in the same family as church or Sunday School members

People move into the membership file from the prospect file or from initial entry. Those wholeave the church membership (through transfer of letter, death, or other reason) move from themembership file into the former member file. An archive file is provided to keep informationabout Sunday School members who leave the church field, if you desire. Otherwise, the namesmay be deleted entirely from the system.

4.3.2 Entering Member Data. The membership data administration form is reached by

Main Menu->Membership->Administer (Add, Delete, Change)

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û3Û:Û3Û1Û:Û3Û2Û ÛpÛmÛ Û Û ÛMÛEÛMÛBÛEÛRÛSÛHÛIÛPÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛRÛeÛcÛoÛrÛdÛ Û Û Û1Û9Û4Û ÛoÛfÛ Û Û1Û0Û6Û4Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛVÛIÛSÛIÛTÛSÛ Û0Û7Û/Û0Û5Û/Û9Û1Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛCÛTÛIÛOÛNÛ:Û Û Û Û Û Û Û ÛFÛUÛNÛ#Û Û0Û5Û5Û0Û0Û Û Û Û Û ÛSÛUÛBÛ#Û Û0Û1Û Û ÛÛÛ ÛCÛHÛ ÛRÛEÛLÛ ÛMÛ Û Û ÛSÛSÛ ÛRÛEÛLÛ ÛSÛ Û Û ÛEÛNÛTÛEÛRÛEÛDÛ Û1Û0Û/Û0Û1Û/Û8Û9Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛDÛAÛTÛEÛ ÛJÛNÛ Û0Û9Û/Û0Û6Û/Û8Û7Û Û ÛHÛEÛAÛDÛ ÛHÛOÛUÛSÛEÛ Û ÛHÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛTÛIÛTÛLÛEÛ ÛDÛRÛ Û ÛÛÛ ÛSÛSÛ ÛDÛEÛPÛTÛ ÛGÛEÛNÛLÛ Û Û ÛSÛSÛ ÛCÛLÛAÛSÛSÛ ÛDÛIÛRÛ Û Û ÛGÛRÛAÛDÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛNÛAÛMÛEÛ Û ÛCÛOÛOÛKÛ,Û ÛTÛHÛOÛMÛAÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛDÛDÛRÛEÛSÛSÛ ÛLÛ1Û*Û Û4Û7Û7Û ÛUÛXÛBÛRÛIÛDÛGÛEÛ ÛAÛVÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ ÛBÛIÛRÛTÛHÛDÛAÛYÛ Û1Û1Û/Û0Û9Û/Û4Û4Û Û ÛDÛEÛAÛCÛOÛNÛ*Û Û2Û0Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛDÛDÛRÛEÛSÛSÛ ÛLÛ2Û*Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛIÛTÛYÛ*Û ÛGÛAÛHÛAÛNÛNÛAÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ ÛMÛAÛPÛ ÛCÛOÛOÛRÛDÛ*Û Û4Û3Û2Û3Û0Û Û Û ÛMÛAÛIÛLÛ ÛRÛOÛUÛTÛEÛ*Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛTÛAÛTÛEÛ*Û ÛOÛHÛ Û ÛZÛIÛPÛ*Û Û4Û3Û2Û3Û0Û-Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ ÛPÛEÛRÛSÛOÛNÛAÛLÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛNÛNÛIÛVÛ Û0Û8Û/Û1Û5Û/Û6Û6Û Û Û ÛHÛOÛMÛEÛ ÛPÛHÛOÛNÛEÛ*Û Û8Û5Û5Û-Û2Û1Û7Û5Û ÛBÛ ÛPÛHÛOÛNÛEÛ Û8Û6Û0Û-Û4Û4Û0Û9Û ÛÛÛ ÛPÛRÛOÛFÛIÛLÛEÛ ÛRÛCÛ4ÛGÛMÛ4ÛDÛCÛ4ÛLÛCÛ4ÛVÛBÛ1Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛEÛNÛVÛ ÛNÛOÛ Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛEÛXÛ ÛMÛ Û ÛMÛAÛRÛIÛTÛAÛLÛ ÛSÛTÛAÛTÛUÛSÛ ÛMÛ ÛÛÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛUÛPÛPÛLÛ ÛIÛNÛFÛOÛ Û(ÛYÛ/ÛNÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û(ÛAÛ)ÛdÛdÛ Û(ÛCÛ)ÛhÛaÛnÛgÛeÛ Û(ÛSÛ)ÛeÛaÛrÛcÛhÛ Û(ÛFÛ)ÛwÛdÛ Û(ÛBÛ)ÛcÛkÛ Û(ÛVÛ)ÛiÛsÛiÛtÛ Û(ÛPÛ)ÛrÛiÛnÛtÛ ÛaÛdÛ(ÛMÛ)ÛiÛnÛ Û(ÛQÛ)ÛuÛiÛtÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 3. Membership Form

On initial entry of a member’s data record, as much information as possible should be included.Missing information can be added later, if necessary. For proper functioning of the system, theminimal information needed is NAME and FUN-SUB number, with Sunday School relationship(SR=S) and Sunday School department and class assignment as appropriate.

See the Data Base Schema section for a detailed listing of the data items and their meanings. Usethe <F1> key for specific help for the data entry field in which the cursor is located.

To add records for a new family, begin by adding (A) by name (N) the head of house. If the nameis found in the prospect file, the prospect record will be displayed and you will be asked to verifythat this is the correct individual. If you answer Y, all the data will be transferred into the

MEMSHIP file and removed from the PROSPECT file. The information transferred includes thevisitation history for the family. You will also have the option of transferring all family membersin the same operation.

[NOTE that if a single family member is transferred, the entire visitationhistory for that family is transferred along with that member. Forseveral reasons, it is best to keep the entire family together in either thePROSPECT or MEMBER database file.]

The system will attempt to assign the correct FUN in proper sequence. It will display two head-of-house names before and two names after the alphabetic position of the new name. Normally,the computer-assigned FUN is correct; you may change the assigned number at this point if thereis some reason to do so. Answer Y to accept the displayed number (you must hit <enter> twice).

Enter the other information requested on the form.

Other family members must be assigned the same FUN (with appropriate different SUBnumbers). If they are still in the prospect file, you may again add by name to transfer theirentried. In this case, you must change the computer-assigned FUN number to match thatassigned to the head of house (the FUN number displayed at the top of the member record will bethe correct one).

If the family is not in the prospect file, it is easiest to add additional members by FUN (A, F).Enter the FUN number from the head of house record. All common data fields will be initializedso you won’t have to enter them again.

When entering the CITY field, you may type the compete entry or simply <enter> to display apopup window with common city names (administered from the Customize selection on theSystem Administration Menu). You may move to the desired city with arrow keys and hit<enter>, or simply hit the first letter of the city to select the one you wish. When the desired cityis highlighted, hit <enter> to select it and return to the form. This action will populate the city,state, and ZIP code fields.

The ZIP code field in the membership form will allow entry of nine-digit ZIP codes (although thefield will be initialized from the popup menu only for the first five digits). These are oftenobtained from Post Office change-of-address notifications. There are also services available fromthe Post Office to provide nine-digit ZIP codes for your mailing list. There are current rumorsthat lower mailing rates will soon be available for large mailings using nine-digit ZIP. You mayat least add nine-digit ZIP as they become available.

The PERSONAL PROFILE field has a similar popup window capability. To activate the popup,enter ? at the end of any current entries in the field. After you select the desired key, your ? willbe replaced with the selected three-character code.

Each Head of House entry should contain the key GM4 in the PERSONAL PROFILE field so thefamily will appear on the general mailing list. Each church member should have an RC code toindicate how he was received into membership (hit <F1> to see help screen or see DATA BASESCHEMA section below). Each ordained deacon should have a DC code to indicate status (seeDEACONS section below).

4.3.3 Changing Member Data. Changes to member records are made by Searching (by Nameor FUN) for the desired individual, then entering C to open the record for changes.

There is a significant difference in ordering between the Search by Name Forward and Backoperation and the same operation from the member form itself. Ordering from the form Forward

and Back operation is by FUN-SUB number, so that family units may easily be accessed insequence. The Search by Name ordering, however, is purely alphabetical, and can be used tolocate individuals with surnames other than the family name. The most frequent use of thisfeature is in locating the Family and Alphabetic entries for an such an individual. For thispurpose, the FUN-SUB number and HH codes of the current name are displayed. Once thedesired individual is found, simply hitting <enter> in the Search by Name window will displaythe form for the selected individual.

4.3.3.1 Changing Specific Fields. Simply move the cursor (<tab> or <enter>) to the desired fieldand re-enter the information. Several fields can be directly accessed from the initial ACTIONfield without the necessity of tabbing through all intervening fields; hit <F1> with the cursor inthe ACTION field to see currently supported capabilities.

4.3.3.2 Changing FUN Numbers. Be careful when changing FUN numbers. This is sometimesnecessary when family status changes (marriage, divorce, or a child setting up his own household,for instance). The system will prevent assignment of an already existing FUN-SUB number.However, several other files are keyed to the FUN-SUB of an individual, and these files will haveto be updated manually if you change an included FUN-SUB. Currently these files include onlythe visitation records. If you assign a new FUN number from the membership administrationscreens, the program will make every effort to update all the right files; the visitation records willbe converted to the new FUN number.

4.3.3.3 Changing Common Family Data. Common family data is indicated by * after the fielddefinition on the membership form. This data is shared by all members of a family (i.e., all whohave the same FUN number). All family entries are changed whenever the common data ischanged for the individual marked head of house (i.e., has HH = H, I, or C). Thus, to change theaddress of all family members, you need only change the information once on the member formof the head of house.

4.3.4 Printing Reports.

4.3.4.1 Master Listing.

Main Menu->Membership->Print Member Records->Mini-Master Format

This selection will give you a listing of most of the useful information for each member in thedatabase, grouped by family units.

4.3.4.2 Directory Listing.

Main Menu->Batch Processing

After answering the normal printer dialogue, select the Church Directory item by entering 8, thenenter Q and answer Y to begin printing. Make sure your printer is set to elite type (12 charactersper inch) to properly format the directory.

4.3.4.3 Mailing Labels.

Main Menu->Membership->Mailing Labels

You will have your choice of custom labels or general mailout labels (potentially includingprospects, former members, or general mailing database records which contain the GM4 key in

the Personal Profile field).

4.3.5 Administrative Tasks. The most common administrative task is to transfer people intothe Former Member file as they are removed from church membership. This is far better thanmerely deleting them, since you retain all the information for future reference, and can respond toqueries about their previous membership status. You can also maintain them on your mailing listby keeping the GM4 field in the personal profile, if you wish. Finally, the family’s contributionrecords for the current year are lost if they are deleted, but will be printed properly in thecontribution statements if they are transferred to the Former Member file.

You should actually delete members only in the case when the entry is totally invalid for somereason (data entry error or cleaning up the initial sample database entries, for instance). Toactually delete a member from the database, enter

Main Menu->Membership

and Search for the member to be transferred. When the desired record is displayed, enter M(adMin) followed by Delete. You will be asked for confirmation that you really want to deletethe name. If the person has an envelope number assigned, an additional warning will appearsuggesting that you transfer the member record rather than deleting it, to preserve the financialcontributions information. In any case, if you answer Y to the confirmation, the record will bedeleted.

To transfer member records, enter

Main Menu->Membership

and Search for the member to be transferred. When this record is displayed, enter M (adMin)followed by Transfer. At this point, you may choose one of three places to transfer the memberrecord:

• Former Member File—for church members dropped from membership through death,transfer of letter, etc.

• Prospect File—useful for Sunday School members who are dropped through their ownrequest, or otherwise are no longer members but are still considered prospects.

• Archive File—useful for those who were not church members (hence not former members),nor are still prospects; this file allows you to keep the information around, ‘‘just in case.’’(There is currently no program support for doing anything with the archive file; you mayaccess it directly with the BROWSE command.)

In the case of transfer to Former Member file, you will be asked to verify that the name to betransferred is correct and placed in a special form which allows to you enter the date of dismissal,the church to which the letter is transferred (enough space is provided for church address as well),any remarks you wish to make, and a dismissal code (select from those on the screen). You mustenter a valid dismissal date and dismissal code before the program will allow you to exit the form.

If more individuals in the family of the person being transferred remain in the membership file,you will be asked if you wish to transfer the next member of the family. Entering Y will bring upthe next family member’s record with the same information just entered; you may make anychanges necessary before exiting the form.

The former member file may be accessed from the Membership Menu by entering FormerMember Editing. This is important if you need to administer the GM4 field of the PersonalProfile for mailing list changes, or other changes such as revising address information.

The form supporting this feature is a standard FOXPRO edit screen, which is somewhat differentfrom the other forms in this package. Some differences for this form only:

• You may move from one record to the next with <Page Up> and <Page Down> keys.

• You may delete (or undelete) a record with the <Control U> key.

• You may end the former member edit session (or search for a new name) by hitting <escape>.

4.4 ORGANIZATION OPERATIONS

The WORKER menu items are used to define and record church organizations. Differentorganizations are distinguished by the ORGANIZATION field at the top of the Worker form. Alist of suggested fields can be obtained as the introductory screen under the Print option of theWorker menu. For Sunday School and Discipleship Training, the organization keys S and T arerequired; these entries are foundational to the operation of the entire system of class rosters,attendance reporting, etc. For other organizations, the worker file may be used to record and printorganizational structure reports.

The worksheet in Appendix A is designed as an aid in entering the information to establish theorganization data base for your church. Make a separate copy for each type of organization(Sunday School, Discipleship Training, etc.). For each organization, enter each worker, includinggeneral officers, division directors, department directors, teachers, and outreach leaders, for eachorganizational unit.

The following discussion focuses on the Sunday School. For other organizations, departmentrefers to whatever the appropriate organizational unit might be (team, committee, group, etc..Director or teacher refers to a title appropriate for the organizational leadership. For theseorganizations, the only useful report will be the organizational listing itself (Print workers), so usewhatever makes sense in this report.

1. Each organizational unit must have the ORGANIZATION field set to the correct value (SundaySchool, Discipleship Training, etc.).

2. Choose a four-letter key for each organizational unit. The first letter must correspond to theage division. To allow future automation of class assignments, the following rules arerecommended for the Sunday School key codes:

A B C 3ˆ ˆ ˆ ˆ| | | || | | --- Department Number| | --------- Sex Grouping (C:coed; M:men; L:ladies;| | S:singles)| -------------- Sunday School Hour (A:first; B:second)-------------------- Age Group

(A:adult; Y:youth; C:children; P:preschoolG:general officers; S:special)

Examples:ABC3 PXA - Adult Coed 3, 9:45AAM1 PMA - Adult Men 1, 8:30CB12 PXA - Children Grades 1-2, 9:45YCB1 PMA - Youth Boys 1, 11:00YA78 PXA - Youth 7-8 Grade, 8:30PBCB PXA - Preschool Bed Babies DepartmentGENL - General OfficersSPAS PXA - (Special) Pastor’s Class

Choose a three-letter key for each class within a department. The code PXA will always workfor any organization that does not use a department organization.

For department-oriented Sunday Schools:The first letter must be P (for Pupil). The second letter typically designates the sex gradingof the class:

X - miXedM - MaleF - Female

The third letter designates the class within the department; the first class is A, the second is B,etc.

3. Enter an organizational unit (department or class) description (which will be printed onenrollment and attendance rosters). See examples.

4. Designate a department number (serial number) for each department. These numbers shouldbegin with 0 for the general officers. The order of the numbers determines the order in whichattendance rosters are printed, as well as various other displays and reports. It is best to skipnumbers between departments to allow for insertion of new units created during the year.

5. Designate a ‘‘sub’’ number for each department. IMPORTANT: The first entry for eachdepartment must be designated sub-number 22 for proper operation. The department director(or teacher if there is no director) is associated with the sub-number 22 entry. Additionalsub-numbers will be used for other workers within the department, such as teachers, outreachleaders, activities leaders, etc. The program assumes that sub-numbers 22-49 identifydepartment workers, while 50-up identify class workers; however, there must be one sub-number 22 designated for each department.

6. A very important field is the GROUPING indication. This field must be A for eachdepartment which meets as a single unit (All together), such as most preschool and children’sdepartments. If the department meets as separate classes, any entry other than A will forceclass attendance rosters to be printed separately.

WARNING: It is very important that every class entry within a department (i.e., the entry foreach worker within the department) have the same GROUPING indication. Failure to observethis will result in missing or duplicated attendance rosters and erroneous statistics.

7. The hour when the class meets is designated in the HOUR field. This is simply A for the first(or only) Sunday School hour, B for the second, etc. This field can also be used to indicatespecial extension classes, missions, etc. This field is used to sort weekly reports into separatereports for each Sunday School hour.

8. The SEX GROUPING of the class is one of

C - Co-ed (Adult, youth, or children’s coeducational class)M - MaleF - FemaleS - SinglesP - Preschool

This field, together with the HOUR field, is used in annual Sunday School promotion to doautomatic assignments based on age, hour, and sex grouping within the new organization.For instance, a person currently assigned to a male class at the 11:00 hour would be assignedto a male 11:00 class in the new organization, based on the age/grade brackets in the neworganization file. This field can be left blank until time for Sunday School promotion.

Once you have your organization defined on paper, you are ready to enter it into the Churchsystem. To do so, enter the Worker Menu (enter W on the Main Menu) and select A forAdministration.

Several sample entries are included for your study. Once you have looked at these (and printedthem with the <print screen> key on your computer if you desire), delete them by entering M(adMin) followed by D (Delete) for each entry. After deleting all the records, enter M followedby P (Pack) to finally free all deleted space.

Now you are ready to enter your own organization.

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û0Û:Û0Û5Û:Û2Û0Û ÛaÛmÛ Û Û ÛCÛ:Û\ÛCÛHÛUÛRÛCÛHÛ\ÛCÛHÛWÛOÛRÛKÛEÛRÛ.ÛDÛBÛFÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛRÛeÛcÛoÛrÛdÛ Û Û Û Û Û1Û ÛoÛfÛ Û Û Û1Û5Û0Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛOÛRÛGÛAÛNÛ ÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛDÛEÛPÛTÛNÛOÛ-ÛSÛUÛBÛ Û Û0Û Û Û Û-Û Û2Û2Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛGÛRÛOÛUÛPÛIÛNÛGÛ:Û ÛIÛnÛdÛiÛcÛaÛtÛeÛ Û'ÛAÛ'Û ÛfÛoÛrÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛaÛ ÛDÛeÛpÛtÛ ÛtÛhÛaÛtÛ ÛmÛeÛeÛtÛsÛ Û'ÛAÛlÛlÛ ÛTÛoÛgÛeÛtÛhÛeÛrÛ'Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛDÛEÛPÛTÛ/ÛCÛLÛAÛSÛSÛ ÛSÛYÛMÛBÛ ÛGÛEÛNÛLÛ-Û Û ÛPÛ Û Û Û Û Û Û Û ÛGÛRÛOÛUÛPÛIÛNÛGÛ ÛAÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û[ÛAÛ ÛoÛrÛ ÛbÛlÛaÛnÛkÛ]Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛLÛAÛSÛSÛ ÛDÛEÛSÛCÛRÛIÛPÛTÛIÛOÛNÛ ÛGÛEÛNÛEÛRÛAÛLÛ ÛOÛFÛFÛIÛCÛEÛRÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛLÛAÛSÛSÛ ÛCÛOÛDÛEÛSÛ:Û ÛMÛAÛLÛEÛ Û Û0Û ÛFÛEÛMÛAÛLÛEÛ Û Û0Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛHÛOÛUÛRÛ ÛBÛ Û Û ÛSÛEÛXÛ ÛGÛRÛOÛUÛPÛIÛNÛGÛ ÛCÛ Û ÛSÛTÛAÛRÛTÛIÛNÛGÛ ÛAÛGÛEÛ/ÛGÛRÛAÛDÛEÛ Û Û0Û ÛRÛOÛOÛMÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛYÛMÛBÛOÛLÛ ÛDÛIÛRÛ Û ÛWÛOÛRÛKÛEÛRÛ ÛPÛOÛSÛIÛTÛIÛOÛNÛ ÛDÛIÛRÛEÛCÛTÛOÛRÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛIÛNÛ-ÛSÛEÛRÛVÛIÛCÛEÛ ÛCÛLÛAÛSÛSÛ Û ÛAÛCÛCÛ2Û-ÛPÛXÛAÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛFÛUÛNÛ-ÛSÛUÛBÛ Û0Û5Û5Û0Û0Û-Û0Û1Û Û Û Û Û Û ÛNÛAÛMÛEÛ ÛCÛOÛOÛKÛ,Û ÛTÛHÛOÛMÛAÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û(ÛAÛ)ÛdÛdÛ Û(ÛCÛ)ÛhÛaÛnÛgÛeÛ Û(ÛSÛ)ÛeÛaÛrÛcÛhÛ Û(ÛRÛ)ÛeÛpÛlÛaÛcÛeÛ_ÛNÛaÛmÛeÛ Û(ÛFÛ)ÛoÛrÛwÛaÛrÛdÛ Û(ÛBÛ)ÛaÛcÛkÛ Û(ÛIÛ)ÛSÛCÛ ÛaÛdÛ(ÛMÛ)ÛiÛnÛ Û(ÛQÛ)ÛuÛiÛtÛ Û Û Û

Figure 1. Organization Form

1. Enter A (add), D (department).

2. Enter the fields from your worksheet. Don’t forget to enter S in the ORGANIZATIONfield for Sunday School workers. You may enter the department records in any order; theywill always appear in the order of the department number and sub-number as you pagethrough the entries using Forward and Back, as well as when printed.

3. Exit form entry by simply <enter>ing each field or by hitting <control end> when you haveentered the last data on record.

4. Once the organizational position is entered, you may enter the name of the individual fillingthat role by entering Replace Name. You will be placed in name-search mode to enter thename as entered in the Membership Data Base, and may search Forward and Backalphabetically through the names until the correct name is in the name-search window.Hitting <enter> will then transfer the displayed name to the current organizational form,after a confirmation screen.

5. The In-Service Class field is used for workers in non-adult departments who are affiliatedwith a particular adult class. Adding an adult class code to this field results in (a) the

worker being listed in the class Sunday School roster at the top under the heading In-Service Workers, and (b) the worker being assigned to the deacon affiliated with the adultclass when Sunday School class deacon assignment is done. Note that the In-Service Classcan be easily updated by entering (listed as (I)SC on the form menu).

6. Go back to step (1) for the next department record to be entered.

7. Double check that each department has a sub-number 22 identified, and that every entry forthe same department has the same correct GROUPING flag.

8. If you wish to check the file, you may enter adMin, Check. This will open a BROWSEwindow containing all the records identified with sub-number 22. You should read all yourdepartment entries in this window. (Use the arrow keys or <page up>, <page down> keysto move around the window.) Hit <escape>, <control W>, or <control end> when you havefinished browsing, to return to the worker administration form.

9. You may wish to print a copy of your organization file for future reference. This can bedone by entering W, P from the Main Menu.

Main Menu->Worker->Print

4.5 SUNDAY SCHOOL OPERATIONS

Here’s a typical week’s activity to run the Sunday School attendance subsystem. In outline:

1. Print Class Attendance Sheets.

2. Attendance Data Entry.

3. Record New Members and Visitors.

4. Print Attendance Counts.

5. Transfer Attendance Data to Master Record.

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û3Û:Û5Û2Û:Û3Û8Û ÛpÛmÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û Û ÛSÛ ÛUÛ ÛNÛ ÛDÛ ÛAÛ ÛYÛ Û Û ÛSÛ ÛCÛ ÛHÛ ÛOÛ ÛOÛ ÛLÛ Û Û ÛMÛ ÛEÛ ÛNÛ ÛUÛ Û Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛ Û=Û ÛAÛTÛTÛEÛNÛDÛAÛNÛCÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛLÛ Û=Û ÛLÛEÛTÛTÛEÛRÛ/ÛLÛAÛBÛEÛLÛ ÛtÛoÛ ÛDÛIÛRÛ/ÛTÛEÛAÛCÛHÛEÛRÛ Û(ÛNÛEÛWÛ ÛMÛEÛMÛBÛEÛRÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛNÛ Û=Û ÛNÛAÛMÛEÛ ÛSÛEÛAÛRÛCÛHÛ ÛaÛnÛdÛ/ÛoÛrÛ ÛPÛEÛOÛPÛLÛEÛXÛ ÛFÛIÛLÛEÛ ÛCÛRÛEÛAÛTÛIÛOÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛPÛ Û=Û ÛPÛRÛOÛMÛOÛTÛIÛOÛNÛ Û(ÛSÛSÛ ÛPÛRÛOÛMÛOÛTÛIÛOÛNÛ ÛPÛRÛOÛGÛRÛAÛMÛSÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛRÛ Û=Û ÛRÛOÛSÛTÛEÛRÛSÛ,Û ÛLÛAÛBÛEÛLÛSÛ Û(ÛCÛLÛAÛSÛSÛ ÛAÛNÛDÛ ÛDÛEÛPÛTÛ ÛLÛIÛSÛTÛIÛNÛGÛSÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛ Û=Û ÛSÛTÛAÛTÛIÛSÛTÛIÛCÛSÛ ÛAÛNÛDÛ ÛRÛEÛPÛOÛRÛTÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛVÛ Û=Û ÛVÛIÛSÛIÛTÛAÛTÛIÛOÛNÛ ÛAÛSÛSÛIÛGÛNÛMÛEÛNÛTÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛWÛ Û=Û ÛWÛOÛRÛKÛEÛRÛSÛ Û(ÛAÛDÛDÛ,Û ÛCÛHÛGÛ,Û ÛDÛEÛLÛEÛTÛEÛ,Û ÛPÛRÛIÛNÛTÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛQÛ Û=Û ÛQÛUÛIÛTÛ Û(ÛRÛEÛTÛUÛRÛNÛ ÛTÛOÛ ÛMÛAÛIÛNÛ ÛMÛEÛNÛUÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û<Û ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛ ÛOÛNÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 4. Sunday School Menu

4.5.1 Print Class Attendance Sheets. Late in the week, after all new members and transfershave been entered (see below), the class attendance sheets are printed for use on Sunday morning.On a reasonably fast computer, the main limitation will be the time to actually print the data;mine takes about 45 minutes to print.

To print the attendance sheets,

1. Main Menu->Sunday School Menu->Attendance Menu

2. Enter A to begin printing Attendance sheets.

3. The program should indicate next Sunday’s date.∗ Hit <enter>.

________________

∗ Note: if this date is incorrect, the file FISCALXX.DBF is in error (where XX is the current year). Use the utilityfunction FISCAL to correct this before proceeding. To run FISCAL, enter at the Main Menu:

A->R->FISCAL

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û3Û:Û2Û3Û:Û1Û2Û ÛpÛmÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û ÛSÛ ÛSÛ Û Û ÛAÛ ÛTÛ ÛTÛ ÛEÛ ÛNÛ ÛDÛ ÛAÛ ÛNÛ ÛCÛ ÛEÛ Û Û ÛMÛ ÛEÛ ÛNÛ ÛUÛ Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛ Û=Û ÛAÛTÛTÛEÛNÛDÛAÛNÛCÛEÛ ÛSÛHÛEÛEÛTÛSÛ Û(ÛPÛRÛIÛNÛTÛ ÛTÛHÛEÛMÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛ Û=Û ÛCÛOÛUÛNÛTÛSÛ Û(ÛPÛRÛIÛNÛTÛ ÛSÛSÛ ÛDÛEÛPÛTÛ ÛTÛOÛTÛAÛLÛSÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛEÛ Û=Û ÛEÛRÛRÛOÛRÛ ÛLÛIÛSÛTÛSÛ Û(ÛPÛRÛIÛNÛTÛ ÛPÛOÛSÛSÛIÛBÛLÛEÛ ÛEÛRÛRÛOÛRÛ ÛLÛIÛSÛTÛSÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛGÛ Û=Û ÛPÛRÛOÛSÛPÛEÛCÛTÛ ÛFÛIÛLÛEÛ ÛAÛDÛMÛIÛNÛIÛSÛTÛRÛAÛTÛIÛOÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛMÛ Û=Û ÛMÛEÛMÛBÛEÛRÛSÛHÛIÛPÛ ÛAÛDÛMÛIÛNÛIÛSÛTÛRÛAÛTÛIÛOÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛNÛ Û=Û ÛNÛAÛMÛEÛ ÛSÛEÛAÛRÛCÛHÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛPÛ Û=Û ÛPÛOÛSÛTÛ ÛWÛEÛEÛKÛLÛYÛ ÛAÛTÛTÛEÛNÛDÛAÛNÛCÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛTÛ Û=Û ÛTÛRÛAÛNÛSÛFÛEÛRÛ ÛAÛTÛTÛEÛNÛDÛAÛNÛCÛEÛ ÛDÛAÛTÛAÛ ÛTÛOÛ ÛPÛEÛRÛMÛAÛNÛEÛNÛTÛ ÛFÛIÛLÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛVÛ Û=Û ÛVÛIÛSÛIÛTÛAÛTÛIÛOÛNÛ ÛCÛAÛRÛDÛSÛ Û(ÛFÛOÛRÛ ÛAÛBÛSÛEÛNÛTÛEÛEÛSÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛWÛ Û=Û ÛWÛRÛIÛTÛEÛ ÛNÛOÛTÛEÛSÛ ÛFÛOÛRÛ ÛIÛNÛDÛIÛVÛIÛDÛUÛAÛLÛ ÛCÛLÛAÛSÛSÛ ÛRÛOÛSÛTÛEÛRÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛQÛ Û=Û ÛQÛUÛIÛTÛ Û(ÛRÛEÛTÛUÛRÛNÛ ÛTÛOÛ ÛSÛSÛ ÛMÛEÛNÛUÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û<Û ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛ ÛOÛNÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 5. SS Attendance Menu

4. Normal procedure is to print ALL departments, ALL classes. This is the default. Hit<enter>.

5. You are allowed to enter a message to be printed on the second page of all attendancesheets. This is a good way to communicate upcoming events, encourage and recognizeyour workers, or to promote special occasions. Type the message (working edit keysinclude insert, delete, home (previous word), end (end of text), and arrow keys). When it ison the screen correctly, enter Y in the box labeled OK and Enter.

6. At this point, an audit will be done to make sure all department and class designations inthe MEMSHIP.DBF database are valid. You will be asked to correct any found in error, andthe program will proceed.

7. Printing of the attendance sheets will then begin; no more interaction is required.

4.5.2 Attendance Data Entry. On Sunday morning as the attendance sheets are returned, enterthe data for each roster. It is best to do this on Sunday morning so you can identify and correcterrors while the class is still in session. . .it will be much more difficult to get the informationlater. The most critical information you have is complete demographic data on visitors and newmembers, and you need to verify its completeness as early as possible.

To enter the attendance data:

1. Main Menu->Sunday School Menu->Attendance Menu

2. Enter P to Post attendance

3. The first time you enter this screen on Sunday morning, you will be asked a number ofquestions about the weather and other special conditions. Answer the questions asindicated. You will then enter the attendance posting screen.

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û2Û:Û0Û1Û:Û2Û4Û ÛpÛmÛ ÛSÛUÛNÛDÛAÛYÛ Û2Û9Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛDÛAÛTÛEÛ Û0Û4Û/Û1Û9Û/Û9Û2Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛTÛTÛ Û Û Û Û Û Û Û Û3Û8Û4Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛUÛBÛTÛOÛTÛAÛLÛ Û Û Û Û Û0Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛCÛTÛIÛOÛNÛ:Û ÛSÛeÛaÛrÛcÛhÛ ÛbÛyÛ:Û Û(ÛFÛ2Û)ÛNÛuÛmÛbÛeÛrÛ,Û Û(ÛFÛ3Û)ÛNÛaÛmÛeÛ,Û Û(ÛFÛ4Û)ÛDÛeÛpÛtÛ,Û Û(ÛFÛ7Û)Û ÛPÛrÛoÛsÛpÛeÛcÛtÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û(ÛFÛ5Û)ÛEÛnÛtÛeÛrÛ ÛRÛoÛsÛtÛeÛrÛ Û Û Û(ÛFÛ6Û)ÛUÛpÛdÛaÛtÛeÛ ÛIÛnÛfÛoÛ Û Û Û(ÛFÛ9Û)ÛAÛdÛmÛiÛnÛ Û Û(ÛEÛsÛcÛ)ÛQÛuÛiÛtÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û7Û8Û3Û Û|Û ÛPÛ Û|Û ÛCÛOÛOÛKÛ,Û ÛTÛHÛOÛMÛAÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛGÛEÛNÛLÛ|Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û7Û8Û4Û Û|Û ÛPÛ Û|Û ÛDÛUÛNÛCÛAÛNÛ,Û ÛPÛHÛIÛLÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛGÛEÛNÛLÛ|Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û7Û8Û5Û Û|Û ÛPÛ Û|Û ÛHÛAÛYÛSÛ,Û ÛJÛOÛHÛNÛ ÛAÛ.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛGÛEÛNÛLÛ|Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û7Û8Û6Û Û|Û ÛPÛ Û|Û ÛKÛOÛOÛNÛ,Û ÛSÛAÛMÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛGÛEÛNÛLÛ|Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û7Û8Û7Û Û|Û ÛPÛ Û|Û ÛMÛCÛCÛAÛNÛNÛ,Û ÛSÛUÛSÛAÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛGÛEÛNÛLÛ|Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û7Û8Û8Û Û|Û ÛPÛ Û|Û ÛSÛMÛIÛTÛHÛ,Û ÛPÛAÛUÛLÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛGÛEÛNÛLÛ|Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û7Û8Û9Û Û|Û Û Û Û|Û ÛBÛRÛEÛWÛEÛRÛ,Û ÛKÛRÛIÛSÛTÛIÛNÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û ÛPÛRÛBÛBÛ|Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û7Û9Û0Û Û|Û Û Û Û|Û ÛGÛRÛOÛSÛVÛEÛNÛOÛRÛ,Û ÛBÛAÛRÛBÛAÛRÛAÛ Û Û Û Û Û Û ÛPÛRÛBÛBÛ|ÛPÛXÛAÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û7Û9Û1Û Û|Û ÛPÛ Û|Û ÛMÛOÛBÛLÛEÛYÛ,Û ÛLÛOÛUÛAÛNÛNÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛPÛRÛBÛBÛ|ÛPÛXÛAÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û7Û9Û2Û Û|Û Û Û Û|Û ÛDÛOÛOÛMÛ,Û ÛMÛIÛCÛHÛAÛEÛLÛ ÛLÛEÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û ÛPÛRÛBÛBÛ|ÛPÛXÛAÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û7Û9Û3Û Û|Û Û Û Û|Û ÛGÛUÛNÛNÛ,Û ÛZÛAÛCÛHÛEÛRÛYÛ ÛSÛCÛOÛTÛTÛ Û Û Û Û Û ÛPÛRÛBÛBÛ|ÛPÛXÛAÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û7Û9Û4Û Û|Û Û Û Û|Û ÛHÛUÛTÛCÛHÛIÛNÛSÛOÛNÛ,Û ÛCÛAÛMÛIÛLÛAÛ Û Û Û Û Û Û ÛPÛRÛBÛBÛ|ÛPÛXÛAÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û7Û9Û5Û Û|Û ÛPÛ Û|Û ÛJÛOÛNÛEÛSÛ,Û ÛAÛDÛAÛMÛ ÛMÛAÛSÛOÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û ÛPÛRÛBÛBÛ|ÛPÛXÛAÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û7Û9Û6Û Û|Û Û Û Û|Û ÛRÛHÛIÛNÛEÛ,Û ÛLÛAÛUÛRÛEÛNÛ ÛNÛIÛCÛHÛOÛLÛEÛ Û Û Û ÛPÛRÛBÛBÛ|ÛPÛXÛAÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û7Û9Û7Û Û|Û Û Û Û|Û ÛDÛOÛDÛSÛOÛNÛ,Û ÛLÛAÛNÛCÛEÛ ÛMÛIÛCÛHÛAÛEÛLÛ Û Û Û ÛPÛRÛBÛBÛ|ÛPÛXÛAÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 6. Attendance Posting

4. The attendance data is keyed to the reference numbers printed just to the left of the checkbox for each name on the roster. These numbers are in order by name on the attendanceroster, and change each week when the rosters are printed.

To begin entering data from a roster, enter <F2> (function key F2). You will be promptedfor a reference number. Enter the reference number by the first name on the roster. Youwill then see a screen matching the last three columns of the roster with number, checkcolumn, and name, plus the code for the Sunday School department.

Simply enter the attendance information on the roster by entering P in the check column foreach member present. Hit <enter> (or A) for absent members.

You may simply go down the roster hitting P or <enter> for each name, or you may skip asequence of absent members by entering <F2>, the reference number for the next presentmember, then continuing with the P or blank entry.∗

5. When all members present on a particular roster have been marked (all others are assumedabsent), enter the supplementary data at the bottom of the roster. To do this:

a. Enter <F5> (function key 5)

b. Enter the roster number desired. This number is printed at the upper left corner andthe lower right corner of the roster sheet.

c. Enter the data as indicated. Make sure you have registration information for all newmembers and visitors to be used later. Note that a new member is one new to your

________________

∗ The rosters are designed so that the most regular members (those who have attended during the past six weeks) areprinted at the top; this helps speed up your data entry.

Sunday School, and not merely an existing member transferring to that particularclass. Transferring members will be counted in their old class for this Sunday, usingthe Name Search described later.

d. It is good practice to enter the supplementary data for each roster even if nothing isreported (just hit <enter> for each field or hit <control end>). This will allow thecheck for all rosters posted to function properly later.

e. If you identify an error in supplementary data for a roster already posted, merelyenter it again. You will be warned that this roster has already been posted, but thechanged data will replace the old data.

6. Use the Name Search feature to find members visiting or substituting in other classes, tofind in what class a member is enrolled, or to transfer members to a new class. To do this,

a. Enter <F3> (Function Key 3)

b. Enter the name of the member you wish to find. You need enter only enough lettersto uniquely identify the name. If the search results in the wrong family member, hit<F3> <enter> to find the next matching name.

c. If you wish to mark the member present, enter P.

d. If you wish to change class assignment or update birthdate information, hit <F6>.

7. If you wish, you may also search for a particular department by entering <F4> followed bythe code for the department.

8. When you complete entry of the class rosters, or wish to go to another screen temporarily,enter <escape>.

9. If you wish to check a visitor’s name in the prospect file, hit <F7> and enter the desiredname.

4.5.3 Record New Members and Visitors. For each new member, enter all informationincluding Sunday School department and class. See Membership Operations above. You mayaccess the membership administration forms directly from the Sunday School AttendanceMenu by entering M.

Enter those visitors who are considered prospects into the PROSPECT database, including theirdepartment and class assignments. You may access the prospect administration forms directlyfrom the Sunday School Attendance Menu by hitting G.

The Attendance Rosters printed the following week will include a list of members added to (newor transfer) and deleted from (deleted or transferred) that particular class.

4.5.4 Print Attendance Counts. Print Sunday School attendance counts as soon as allattendance data is entered. One of the most powerful features of the Sunday School program isits statistical reporting capabilities. The utility of this program will increase as the body of data inyour database grows. The maximum amount of comparison data is provided by the AttendanceCounts report, and can only be printed after entering all attendance data for the Sunday and beforetransferring that data into summary form in the MEMSHIP.DBF data base.

To print attendance counts:

1. Main Menu->Sunday School Menu->Attendance Menu

2. Enter C for Sunday School Counts.

3. To make sure all reports are included, answer Y to the initial question, ‘‘Do you wish tomake sure all reports are entered?’’ This report will print the symbols of all departmentswhose rosters have not yet been entered and then return to the Attendance Menu.

4. By answering N to the question, you will enable the dialog leading to printing attendancesummaries. You may print multiple copies, special age-group summaries, and a master listof all members present. Some of the features include:

a. A report by department of enrollment and attendance for each unit. (This report maybe obtained later from the Statistics Menu).

b. A breakdown of attendance by age-group division and school. (This report may beobtained later from the Statistics Menu).

c. A summary by unit of today’s attendance in comparison to previous high attendanceand average attendance. This report can only be obtained from the Counts Menuafter posting attendance and before transferring attendance to the MEMSHIP file. It isvaluable in monitoring excellence or problems in individual classes. This report isalso provided for each of the age-group divisions. A sample report is included in theAppendix.

d. Once sufficient data has accumulated, a report of historical high and low Sundayswill be provided.

e. A list of members marked absent today who are regular in attendance, and a list ofmembers marked present who are normally absent are provided as a ‘‘Possible ErrorList.’’ Check through this list as an audit for possible data entry errors.

4.5.5 Transfer Attendance Data to Master Record. After all attendance data is posted and alldesired reports generated, and before printing the attendance rosters for the following week, thedata must be summarized and transferred to the MEMSHIP.DBF master record. Until this is done,attendance data can still be corrected from the Post Attendance form or the Name Search form.

To Transfer attendance:

1. Main Menu->Sunday School Menu->Attendance Menu

2. Enter T to Transfer attendance.

3. Answer the two questions, designed to make sure you’re really ready to close outattendance entry and reporting.

4. The data will be transferred. Any errors will be reported to the printer. These typicallyresult from changes to FUN-SUB numbers in the MEMSHIP.DBF database made betweenthe time attendance sheets are printed and attendance data is transferred. Such problemscan be manually edited from the Name Search form on the Sunday School Menu.

4.5.6 Print Class Membership Rosters.

4.5.7 Print Class Prospect Rosters.

4.5.8 Print Visitation Assignments. This capability provides you with a fully flexible approachto print visitation assignments to support outreach and inreach through the Sunday School.

To access this menu, enter

Main Menu->Sunday School->Visitation Assignments

This is a two-step operation. The first step is to select the types of visitation contacts you want toreport. The selected names will be placed in the special file, PEOPLEX.DBF (which you canmanipulate using the standard PEOPLE file commands). The second step is to choose the type ofreport output you wish to print from these names.

After selecting an option, you will be asked for any additional information required (for instance,the number of weeks you wish to select). Most options will also allow you to select a particularSunday School department. When entering a Sunday School department code, you may use ? asa ‘‘wild card’’ to match any letter. Thus A??? will match any adult department, or CB?? willmatch any children’s department meeting at hour B.

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û1Û:Û2Û3Û:Û5Û0Û ÛaÛmÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û ÛSÛ ÛSÛ Û Û ÛVÛ ÛIÛ ÛSÛ ÛIÛ ÛTÛ ÛAÛ ÛTÛ ÛIÛ ÛOÛ ÛNÛ Û ÛMÛ ÛEÛ ÛNÛ ÛUÛ Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛIÛOÛNÛ ÛOÛPÛTÛIÛOÛNÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛ Û=Û ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛ ÛAÛLÛLÛ ÛPÛRÛOÛSÛPÛEÛCÛTÛSÛ ÛIÛNÛ ÛMÛEÛMÛBÛEÛRÛSÛHÛIÛPÛ ÛFÛIÛLÛEÛ Û(ÛSÛRÛ=ÛPÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛBÛ Û=Û ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛ ÛAÛLÛLÛ ÛNÛOÛNÛ-ÛAÛTÛTÛEÛNÛDÛIÛNÛGÛ ÛSÛSÛ ÛMÛEÛMÛBÛEÛRÛSÛ Û(ÛYÛTÛDÛ=Û0Û)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛ Û=Û ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛ ÛSÛSÛ ÛMÛEÛMÛBÛEÛRÛSÛ ÛAÛBÛSÛEÛNÛTÛ ÛFÛOÛRÛ ÛEÛXÛAÛCÛTÛLÛYÛ Û<ÛNÛ>Û ÛWÛEÛEÛKÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛDÛ Û=Û ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛ ÛSÛSÛ ÛMÛEÛMÛBÛEÛRÛSÛ ÛAÛBÛSÛEÛNÛTÛ ÛFÛOÛRÛ ÛAÛTÛ ÛLÛEÛAÛSÛTÛ Û<ÛNÛ>Û ÛWÛEÛEÛKÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛEÛ Û=Û ÛUÛSÛEÛ ÛEÛXÛIÛSÛTÛIÛNÛGÛ ÛPÛEÛOÛPÛLÛEÛ ÛFÛIÛLÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛFÛ Û=Û ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛ ÛBÛYÛ ÛCÛHÛUÛRÛCÛHÛ ÛRÛEÛLÛAÛTÛIÛOÛNÛSÛHÛIÛPÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛGÛ Û=Û ÛNÛOÛNÛ-ÛMÛEÛMÛBÛEÛRÛ ÛAÛDÛUÛLÛTÛSÛ ÛAÛNÛDÛ ÛYÛOÛUÛTÛHÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛHÛ Û=Û ÛMÛEÛMÛBÛEÛRÛSÛ ÛAÛTÛTÛEÛNÛDÛIÛNÛGÛ ÛLÛAÛSÛTÛ ÛYÛEÛAÛRÛ ÛBÛUÛTÛ ÛNÛOÛTÛ ÛTÛHÛIÛSÛ ÛYÛEÛAÛRÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛQÛ Û=Û ÛQÛUÛIÛTÛ Û(ÛRÛEÛTÛUÛRÛNÛ ÛTÛOÛ ÛPÛRÛEÛVÛIÛOÛUÛSÛ ÛMÛEÛNÛUÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û<Û ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛ ÛCÛRÛIÛTÛEÛRÛIÛOÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 7. SS Visitation Selection

The possible selections are as follows:

A Select all prospects in membership file. This will select all people in the membership filewho are marked as prospects for a Sunday School class with P in the Sunday SchoolRelationship field. This is typically used for a family in which one or more familymembers have enrolled in Sunday School, but other family members have not. It ispreferable to keep the family unit together for administrative purposes, but those who havenot yet enrolled can be marked accordingly.

B Select all non-attending SS members. This will select all Sunday School members whohave not attended since the beginning of the current Sunday School year.

C Select all SS members absent for exactly N weeks. You will be prompted for the number ofweeks absence you wish to select (1-6), and members will be selected who have missedexactly that many weeks in a row (counting from the week most recently posted).

D Select all SS members absent for at least N weeks. You will be prompted for the number ofweeks absence you wish to select (1-6), and members will be selected who have missed atleast that many weeks. Thus, if you select N=3, members will be selected who have missedthree, four, five, or six weeks in a row (counting from the week most recently posted).

E Use existing people file. This selection is useful if you know the people you wish to selectare already contained in the PEOPLEX file, and you wish to print a new report with thosesame names. (Typically this is the file you have just created from a previous selection.The file may be overwritten by various CHURCH operations in addition to this menu.Note that you may use the PEOPLE file administration utilities to copy PEOPLEX to amore permanent numbered PEOPLE file if you wish to preserve it for future use.)

F Select by church relationship. This selection will allow you to specify one or more churchrelationship designations to select individuals. Typical uses are to identify all UnsavedSunday School members, or those who have made a Profession of faith but have not beenbaptized.

G Non-member adults and youth. This will select all adults and youth who are not marked aschurch members (i.e., CR contains any value other than M).

H Members attending last year but not this year. This selection is useful only after you haveused the CHURCH program for at least a year. The previous year’s SSYTD field is savedinternally, and can be used here to identify those who attended Sunday School at least onceduring the previous Sunday School year but have current SSYTD=0.

You will be prompted to supply any additional information required, depending on yourselection. Next you will see the Report Options screen to choose what information you wish toprint from the names you have selected.

At the top of this screen is a count of the number of individuals currently selected in yourPEOPLEX file. If you have any questions about the names in the file, you may choose option 7to browse the names on the screen before you print. The options give you a variety of ways toprint visitation assignments for distribution to Sunday School classes.

You will return to this screen after printing until you enter Q to exit or choose one of the optionsmarked I(& EXIT). These choices result in modifications to the reported data which won’tsupport continuing after their selection.

1 Print summary listing alphabetically. This option will print a report with a simplealphabetic listing by name including sex, marital status, church and Sunday Schoolrelationship, Sunday School class assignment, and Sunday School attendance year-to-date.

2 Print summary listing by department. This report is the same asexcept that the list is ordered by Sunday School department.

3 Print mini-master format alphabetically. This report contains name, address, telephone,birthdate, grade, and age information in addition to the above items.

4 Print mini-master format with visitation records. This report is the same as 3 with theaddition of all visitation records where available for any individuals.

5 Print visitation assignment sheets by family (& exit). This report consists of one VisitationFamily Information sheet for each individual, with a record of all available visitationreports.

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û1Û:Û2Û4Û:Û3Û7Û ÛaÛmÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û ÛSÛ ÛSÛ Û Û ÛVÛ ÛIÛ ÛSÛ ÛIÛ ÛTÛ ÛAÛ ÛTÛ ÛIÛ ÛOÛ ÛNÛ Û ÛMÛ ÛEÛ ÛNÛ ÛUÛ Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛRÛEÛPÛOÛRÛTÛ ÛOÛPÛTÛIÛOÛNÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û5Û3Û0Û ÛRÛEÛCÛOÛRÛDÛSÛ ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛEÛDÛ ÛiÛnÛ ÛPÛEÛOÛPÛLÛEÛXÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û Û=Û ÛPÛRÛIÛNÛTÛ ÛSÛUÛMÛMÛAÛRÛYÛ ÛLÛIÛSÛTÛIÛNÛGÛ ÛAÛLÛPÛHÛAÛBÛEÛTÛIÛCÛAÛLÛLÛYÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û2Û Û=Û ÛPÛRÛIÛNÛTÛ ÛSÛUÛMÛMÛAÛRÛYÛ ÛLÛIÛSÛTÛIÛNÛGÛ ÛBÛYÛ ÛDÛEÛPÛAÛRÛTÛMÛEÛNÛTÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û3Û Û=Û ÛPÛRÛIÛNÛTÛ ÛMÛIÛNÛIÛ-ÛMÛAÛSÛTÛEÛRÛ ÛFÛOÛRÛMÛAÛTÛ Û(ÛAÛLÛPÛHÛAÛBÛEÛTÛIÛCÛAÛLÛLÛYÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û4Û Û=Û ÛPÛRÛIÛNÛTÛ ÛMÛIÛNÛIÛ-ÛMÛAÛSÛTÛEÛRÛ ÛFÛOÛRÛMÛAÛTÛ ÛWÛIÛTÛHÛ ÛVÛIÛSÛIÛTÛAÛTÛIÛOÛNÛ ÛRÛEÛCÛOÛRÛDÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û5Û Û=Û ÛPÛRÛIÛNÛTÛ ÛVÛIÛSÛIÛTÛAÛTÛIÛOÛNÛ ÛAÛSÛSÛIÛGÛNÛMÛEÛNÛTÛ ÛSÛHÛEÛEÛTÛSÛ ÛBÛYÛ ÛFÛAÛMÛIÛLÛYÛ Û(Û&Û ÛEÛXÛIÛTÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û6Û Û=Û ÛPÛRÛIÛNÛTÛ ÛVÛIÛSÛIÛTÛAÛTÛIÛOÛNÛ ÛAÛSÛSÛIÛGÛNÛMÛEÛNÛTÛ ÛSÛHÛEÛEÛTÛSÛ ÛBÛYÛ ÛDÛEÛPÛAÛRÛTÛMÛEÛNÛTÛ Û(Û&Û ÛEÛXÛIÛTÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û7Û Û=Û ÛBÛRÛOÛWÛSÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛQÛ Û=Û ÛQÛUÛIÛTÛ Û(ÛRÛEÛTÛUÛRÛNÛ ÛTÛOÛ ÛPÛRÛEÛVÛIÛOÛUÛSÛ ÛMÛEÛNÛUÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û<Û ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛ ÛFÛOÛRÛMÛAÛTÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 8. SS Visitation Reports

6 Print visitatio assignment sheets by department (& exit). This report Is the same as 5except ordered by Sunday School department.

7 Browse. This selection will open a screen browse window which allows you to inspect theselected records.

4.5.9 Print Notes for Individual Classes. A new feature allows you to print notes on theSPECIAL ATTENTION sheet of the Sunday School rosters for individual classes. I have used thisto request particular information (‘‘Please remember to get the birthdate for Johnny Smith’’) or tocongratulate a class on making its high attendance goal, for example. You must specify a specificdepartment by its four-letter code and the date of the Sunday for which you wish to print themessage. You can return to this menu later and refresh the date to print the same message again.Multiple message lines for the same department and date will be printed together on the SPECIALATTENTION page in the same order as they are in the NOTES file.

Access the NOTES file from

Main Menu->Sunday School Menu->Attendance Menu->Write Notes for Individual Class Rosters

The target date is initially set to the following Sunday; you may change it to any future Sundaydate. To remove all existing entries and start with a blank file, enter C. To initialize yourNOTES file to a blank entry for every department in your current organization, enter . (No lineswill print until you specify a date for the message to appear).

To add messages, enter B to enter the BROWSE window. You may change any field, but youmust enter a valid department code in the DEPT field and a valid Sunday date in the DATE field.You may enter any message you wish in the MESSAGE field. If you need additional lines foryour message, enter <insert> to generate a blank line to continue your message (you must also

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û3Û:Û2Û3Û:Û2Û6Û ÛpÛmÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û*Û Û*Û Û Û Û ÛSÛ ÛSÛ Û Û ÛNÛ ÛOÛ ÛTÛ ÛEÛ ÛSÛ Û Û ÛAÛ ÛDÛ ÛMÛ ÛIÛ ÛNÛ ÛIÛ ÛSÛ ÛTÛ ÛRÛ ÛAÛ ÛTÛ ÛIÛ ÛOÛ ÛNÛ Û Û*Û Û*Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛNÛoÛtÛeÛsÛ ÛtÛoÛ ÛsÛpÛeÛcÛiÛfÛiÛcÛ ÛcÛlÛaÛsÛsÛeÛsÛ ÛwÛhÛiÛcÛhÛ ÛwÛiÛlÛlÛ ÛbÛeÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛpÛrÛiÛnÛtÛeÛdÛ ÛoÛnÛ ÛSÛPÛEÛCÛIÛAÛLÛ ÛAÛTÛTÛEÛNÛTÛIÛOÛNÛ ÛpÛaÛgÛeÛ ÛoÛfÛ ÛSÛSÛ ÛrÛoÛsÛtÛeÛrÛsÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛoÛnÛ ÛtÛhÛeÛ ÛdÛaÛtÛeÛ ÛsÛpÛeÛcÛiÛfÛiÛeÛdÛ ÛiÛnÛ ÛnÛoÛtÛeÛ ÛDÛAÛTÛEÛ ÛfÛiÛeÛlÛdÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛuÛrÛrÛeÛnÛtÛ ÛTÛaÛrÛgÛeÛtÛ ÛDÛaÛtÛeÛ:Û Û1Û1Û/Û0Û8Û/Û9Û2Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛ Û=Û ÛAÛDÛDÛ ÛNÛOÛTÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛBÛ Û=Û ÛBÛRÛOÛWÛSÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛ Û=Û ÛCÛLÛEÛAÛRÛ ÛNÛOÛTÛEÛSÛ ÛLÛIÛSÛTÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛDÛ Û=Û ÛCÛHÛAÛNÛGÛEÛ ÛTÛAÛRÛGÛEÛTÛ ÛDÛAÛTÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛIÛ Û=Û ÛIÛNÛIÛTÛIÛAÛLÛIÛZÛEÛ ÛNÛOÛTÛEÛSÛ ÛLÛIÛSÛTÛ ÛWÛIÛTÛHÛ ÛCÛLÛAÛSÛSÛ ÛCÛOÛDÛEÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛQÛ Û=Û ÛQÛUÛIÛTÛ Û(ÛRÛEÛTÛUÛRÛNÛ ÛTÛOÛ ÛSÛSÛ ÛAÛTÛTÛEÛNÛDÛAÛNÛCÛEÛ ÛMÛEÛNÛUÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û<Û ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛ ÛOÛNÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û[ÛHÛiÛtÛ Û<ÛFÛ2Û>Û ÛtÛoÛ ÛeÛnÛtÛeÛrÛ ÛcÛuÛrÛrÛeÛnÛtÛ ÛtÛaÛrÛgÛeÛtÛ ÛdÛaÛtÛeÛ ÛiÛnÛ ÛDÛAÛTÛEÛ ÛfÛiÛeÛlÛdÛ]Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 9. SS Notes Administration

enter the same department symbol and date to print them together). At any time, you may insertthe currently selected target date in the date field of the selected record by simply hitting <F2>.

You may also add messages one at a time by entering A to enter a record-oriented edit script. The<F2> key will also enter the target date in this mode, and <insert> will give you a new record towork with.

This feature is designed to print short messages to specific departments. On any givendepartment roster, it will print in order any messages found in the NOTES file marked for thatdepartment and for the Sunday date being printed. Thus you can generate longer messages bysimply entering multiple lines with the same date/department tags.

We use this feature for communicating items such as high attendance Sunday goals, requests forinformation such as birthdates, etc. If you come up with new uses for this feature (or suggestionson how it would work more efficiently, please let me know.

4.6 ANNUAL SUNDAY SCHOOL PROMOTION

The basic sequence of operations for Sunday School promotion is:

1. Set up new year’s organization.Main Menu->Nominating Committee->Administer

2. Initialize SSPROMOTE.DBF working file for new class assignments.

Main Menu->Sunday School->Promotion->(B)-Manage SS Promotion File->(6) (run steps 1 through 6)

3. Make manual adjustments in department and class assignments.

Main Menu->Sunday School->Promotion->(B)-Manage SS Promotion File->(A)-Manual adjustments

4. Periodically update MEMSHIP changes to SSPROMOTE file (new members, additions, etc.)

Main Menu->Sunday School->Promotion->(B)-Manage SS Promotion File->(E) Update SSPROMOTE from MEMSHIP

5. Print new year’s class rosters.Main Menu->Sunday School->Promotion->Rosters, Print New

6. After last Sunday of year is posted (and before first Sunday of new year), transfer newdepartment and class information to current MEMSHIP database and make NOMINATE.DBFthe current CHWORKER.DBF organization file.

Main Menu->Sunday School->Promotion->(T)ransfer New SS Department/Class back to MEMSHIP

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û2Û:Û5Û3Û:Û3Û5Û ÛpÛmÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛUÛNÛDÛAÛYÛ Û Û ÛSÛCÛHÛOÛOÛLÛ Û Û ÛPÛRÛOÛMÛOÛTÛIÛOÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛMÛ Û Û ÛEÛ Û Û ÛNÛ Û Û ÛUÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛ Û=Û ÛAÛUÛDÛIÛTÛ ÛTÛHÛEÛ ÛNÛOÛMÛIÛNÛAÛTÛEÛ/ÛPÛRÛOÛMÛOÛTÛIÛOÛNÛ/ÛMÛEÛMÛSÛHÛIÛPÛ ÛFÛIÛLÛEÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛBÛ Û=Û ÛMÛAÛNÛAÛGÛEÛ ÛTÛHÛEÛ ÛSÛ.ÛSÛ.Û ÛPÛRÛOÛMÛOÛTÛIÛOÛNÛ ÛFÛIÛLÛEÛ Û(ÛBÛUÛIÛLÛDÛ,Û ÛUÛPÛDÛAÛTÛEÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛLÛ Û=Û ÛLÛIÛSÛTÛ Û(ÛPÛRÛIÛNÛTÛ)Û ÛCÛHÛUÛRÛCÛHÛ ÛWÛOÛRÛKÛEÛRÛSÛ ÛFÛOÛRÛ ÛCÛOÛMÛIÛNÛGÛ ÛYÛEÛAÛRÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛPÛ Û=Û ÛPÛRÛIÛNÛTÛ ÛSÛSÛ ÛCÛAÛRÛDÛSÛ Û(ÛNÛEÛWÛ ÛCÛLÛAÛSÛSÛ ÛAÛSÛSÛIÛGÛNÛMÛEÛNÛTÛSÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛRÛ Û=Û ÛRÛOÛSÛTÛEÛRÛSÛ,Û ÛPÛRÛIÛNÛTÛ Û(ÛNÛEÛWÛ ÛSÛSÛ ÛDÛEÛPÛTÛ/ÛCÛLÛAÛSÛSÛ ÛIÛNÛFÛOÛ.Û)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛTÛ Û=Û ÛTÛRÛAÛNÛSÛFÛEÛRÛ ÛNÛEÛWÛ ÛSÛSÛ ÛDÛEÛPÛTÛ/ÛCÛLÛAÛSÛSÛ ÛBÛAÛCÛKÛ ÛTÛOÛ ÛMÛEÛMÛSÛHÛIÛPÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛWÛ Û=Û ÛWÛOÛRÛKÛEÛRÛ ÛCÛHÛAÛNÛGÛEÛSÛ Û(ÛNÛOÛMÛIÛNÛAÛTÛEÛ.ÛDÛBÛFÛ ÛFÛIÛLÛEÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛQÛ Û=Û ÛQÛUÛIÛTÛ Û(ÛRÛEÛTÛUÛRÛNÛ ÛTÛOÛ ÛCÛHÛUÛRÛCÛHÛ ÛMÛEÛNÛUÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛ ÛOÛNÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 10. Promotion Menu

4.6.1 Set Up New Year’s Organization. The new Sunday School organization is developedusing the Nominating Committee Menu. Once the new NOMINATE.DBF file is initialized, itcan be changed either from

Main Menu->Nominating Committee->Administer

or from

Main Menu->Sunday School->Promotion->Workers

See NOMINATING COMMITTEE OPERATION above, and refer to Sunday SchoolOrganization in the section titled CHURCH DATA INITIALIZATION.

When you first enter the Nominating Committee Administration screen each year, the new year’sorganization is initialized by making a copy of your current organization. From then on, you maychange the new organization through the Nominating Committee subsystem without affecting thecurrent Sunday School operations.

The Sunday School Promotion Menu is used to assign members to the new class organization,to print preliminary rosters for your new workers, and finally to copy all the new organizationinto the working database files. The Sunday School promotion task can be started as early asdesired after April 1. Newly enrolled Sunday School members can be added to the SSPROMOTEfile automatically and assigned to new classes individually after the process has begun. Irecommend beginning the promotion process the first of September so that up-to-date classrosters can be prepared for the new year and validated as early as possible. Some potentialsources of problems in this area are missing dates of birth or school grades. Try to get thisinformation as complete and accurate as possible before beginning the promotion process.

As changes are made (or new workers added) to the NOMINATE file, the new assignments canautomatically be entered in the SSPROMOTE file by running the

Main Menu->Sunday School->Promotion->List Church Workers for Coming Year

This will print a report of the new workers (with a note field well suited for nominatingcommittee work) and run various audits, including copying the worker assignments into theSSPROMOTE file.

4.6.2 Initialize SSPROMOTE.DBF Working File for New Class Assignments. The SundaySchool Promotion File Management Menu is somewhat different from any other menu in thesystem. It represents an attempt to automate the promotion process as much as possible.However, there are so many ‘‘local options’’ and variations in how departments and classes areset up that there will always have to be some manual adjustment of the automated assignments.Allow plenty of time for this activity—you should begin around the middle of August, or as soonas your new organization is defined. From this menu, a series of six tasks (1-6) may be run, eitherall at once or one at a time. They must be run in sequence. In addition, a set of manual tasks (A-G) may be run at any time. All these tasks deal with the SSPROMOTE file, which is the workingfile that reflects class assignments for each member for the new year.

Entering a number such as 3 will run each task from the last run task up to the number entered.The system will remember the last task you ran (indicated at the top of the screen) and take upwhere you left off when you are ready to proceed. The most useful feature of this design is thatyou can run tasks 1, 2, and 3 (by entering 3), then make manual adjustments in such things asschool grade, hour, and grouping preference for individuals before proceeding with task 4(assignment to departments). You can also BROWSE the file at any point to review what youhave.

You can start over at any time, but you will lose any manual adjustments you have made up tothat point as the SSPROMOTE file is re-created from MEMSHIP. You will receive a warning onthe screen when this is about to occur.

The six sequential tasks are:

1. Create PROMOTE file from MEMSHIP File; Update ages and grades as of 10/1.

This task copies the current MEMSHIP file into PROMOTE.DBF, and then begins the

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û2Û:Û5Û4Û:Û0Û6Û ÛpÛmÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û ÛSÛ ÛSÛ ÛPÛRÛOÛMÛOÛTÛIÛOÛNÛ ÛMÛAÛNÛAÛGÛEÛMÛEÛNÛTÛ Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛLÛAÛSÛTÛ ÛJÛOÛBÛ ÛRÛUÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û4Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛRÛUÛNÛ ÛJÛOÛBÛSÛ ÛTÛHÛRÛOÛUÛGÛHÛ ÛNÛUÛMÛBÛEÛRÛ:Û Û Û Û(ÛQÛ ÛtÛoÛ ÛQÛuÛiÛtÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û Û-Û ÛCÛrÛeÛaÛtÛeÛ ÛPÛRÛOÛMÛOÛTÛEÛ ÛFÛiÛlÛeÛ ÛfÛrÛoÛmÛ ÛMÛEÛMÛSÛHÛIÛPÛ ÛfÛiÛlÛeÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛUÛpÛdÛaÛtÛeÛ ÛaÛgÛeÛsÛ ÛaÛnÛdÛ ÛgÛrÛaÛdÛeÛsÛ ÛaÛsÛ ÛoÛfÛ Û1Û0Û/Û1Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û2Û Û-Û ÛAÛsÛsÛiÛgÛnÛ ÛWÛoÛrÛkÛeÛrÛsÛ ÛtÛoÛ ÛCÛlÛaÛsÛsÛeÛsÛ ÛfÛrÛoÛmÛ ÛNÛOÛMÛIÛNÛAÛTÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û3Û Û-Û ÛAÛdÛjÛuÛsÛtÛ ÛsÛpÛoÛuÛsÛeÛ ÛaÛgÛeÛsÛ ÛtÛoÛ ÛyÛoÛuÛnÛgÛeÛrÛ ÛoÛfÛ ÛtÛwÛoÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û4Û Û-Û ÛAÛsÛsÛiÛgÛnÛ ÛpÛuÛpÛiÛlÛsÛ ÛtÛoÛ ÛdÛeÛpÛaÛrÛtÛmÛeÛnÛtÛsÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û5Û Û-Û ÛAÛsÛsÛiÛgÛnÛ ÛpÛuÛpÛiÛlÛsÛ ÛtÛoÛ ÛcÛlÛaÛsÛsÛeÛsÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û6Û Û-Û ÛFÛiÛnÛaÛlÛ ÛaÛdÛjÛuÛsÛtÛmÛeÛnÛtÛsÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛ Û-Û ÛMÛaÛkÛeÛ ÛmÛaÛnÛuÛaÛlÛ ÛaÛdÛjÛuÛsÛtÛmÛeÛnÛtÛsÛ ÛiÛnÛ ÛcÛlÛaÛsÛsÛ ÛaÛsÛsÛiÛgÛnÛmÛeÛnÛtÛsÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛBÛ Û-Û ÛPÛrÛiÛnÛtÛ ÛcÛuÛrÛrÛeÛnÛtÛ ÛcÛlÛaÛsÛsÛ ÛlÛiÛsÛtÛsÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛ Û-Û ÛPÛrÛiÛnÛtÛ ÛcÛhÛaÛnÛgÛeÛsÛ ÛiÛnÛ ÛSÛSÛ ÛdÛeÛpÛaÛrÛtÛmÛeÛnÛtÛ ÛfÛrÛoÛmÛ ÛcÛuÛrÛrÛeÛnÛtÛ ÛaÛsÛsÛiÛgÛnÛmÛeÛnÛtÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛDÛ Û-Û ÛMÛaÛkÛeÛ ÛcÛhÛaÛnÛgÛeÛsÛ ÛpÛeÛnÛdÛiÛnÛgÛ ÛiÛnÛ ÛMÛEÛMÛSÛHÛIÛPÛ ÛfÛiÛlÛeÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 11. Promotion Management

promotion process by adding one to each grade (taking care of promoting P5 into grade 1and grade 12 into adult). It also calculates each person’s age as of 10/1 of the new year inpreparation for automated assignments.

You will be asked

Run SSSORT to initialize HOUR and GROUP fields? (Y/N)

If you answer Y, the SSSORT program will be run to set the HOUR and GROUP fields foreach member in the SSPROMOTE file to correspond with the value of these fields in thecurrent year’s department. You should first make sure that all the departments have thecorrect HOUR and SEX GROUPING fields entered in the CHWORKER file (accessible fromMain Menu->Worker->Administer; see the section Sunday School Organization inCHURCH DATA INITIALIZATION in this documentation).

In addition, the SSSORT.PRG program file will most likely have to be modified each year toreflect changes in your class assignments (REQUIRES KNOWLEDGE OF dBASEPROGRAMMING AND FOXPRO DEVELOPMENT LICENSE). Use the supplied SSSORT.PRG asa start, and consider

• Preschoolers moving into first grade (GROUP goes from P to C)• Youth moving into singles classes (GROUP goes from C to S)• Reorganization of classes (F and M moving to C or vice versa; classes offered at only

a single hour; etc.)• Other local changes

If no dBASE programmer is available, you can run the SSSORT program as supplied andmake any necessary manual changes later.

2. Assign Workers to classes from NOMINATE

The new year’s workers are copied in from the NOMINATE file. Their ages are markedinternally as WW to prevent automatic assignment.

3. Adjust spouse ages to younger of two

So that husband and wife are assigned to the same department, this temporary adjustment ismade.

4. Assign pupils to departments

This assignment is made based on the following:

• The pupil’s age (or grade) as calculated above.• The starting age (grade) for each department as entered in the NOMINATE screen.• The pupil’s preference for Sunday School hour as entered in SSPROMOTE (either from

last year’s entry, from A - Make Manual Adjustments, or from the sorting programdescribed below).

• The pupil’s preference for the class grouping as follows:

P — PreschoolC — Coed (or children)S — Singles

M — Men’s ClassF — Ladies’ Class

This information is taken from the SSPROMOTE (either from last year’s entry, from A -Make Manual Adjustments, or from the sorting program described below)

• The grouping for each department as entered in the NOMINATE screen.

This process must be checked and fine-tuned by manual changes (see below). Among otherthings, pupils for whom valid birth years or school grades are not available cannot beautomatically assigned. The promotion program assumes all pupils advance in schoolgrade and that all five-year-old (P5) preschoolers enter first grade; exceptions must beindividually adjusted.

5. Assign pupils to classes

This function does not currently work very well; using it as designed is quite complicated.For now, it works reasonably if you have only a single class per department (or choose tolist your classes as separate departments in the organization file). Otherwise, you will haveto make sure class assignments within a department are correct by running a report andmaking any necessary manual adjustments.

6. Final adjustment

This step recalculates correct ages and cleans everything up before final transfer takesplace.

The tasks which can be dome at any time are:

A. Make manual adjustments in class assignments

This is the supported way of fine-tuning the new class and department assignments.

B. Print current class lists

This prints classes in a different format than the Rosters, Print New function from thePromotion Menu. You should use this version for early checking of class assignments,since it looks only at the SSPROMOTE file and is not driven from the NOMINATE file.Later rosters to be distributed to new workers can be printed from the Promotion Menu inthe more familiar format.

C. Print changes in SS Department from current assignment

This report can be used as an audit, or to allow notification of class changes to be sent out.

D. Make changes pending in MEMSHIP file

When the new class assignments are ready, run this task to copy them into a ‘‘pending’’area in the master membership file.

IMPORTANT: this task must be run before the final transfer from the Sunday SchoolPromotion Menu is run. This task may be run repeatedly; each time it is run, the currentSSPROMOTE information will overwrite the previous information in MEMSHIP.

E. Summary Enrollment Report

This selection will produce a list of all current department assignments with a summary ofenrollment, average attendance projection, and active members (i.e., members who haveattended at least once during the past year).

F. Update SSPROMOTE with MEMSHIP changes/additions

This selection will audit the indicated files for discrepancies. It will automatically add toSSPROMOTE any Sunday School members found in MEMSHIP who are not inSSPROMOTE, and print a listing of any members found in SSPROMOTE who are not inMEMSHIP. This function is useful for keeping your SSPROMOTE file up to date as newmembers are enrolled late in the year.

G. BROWSE/Print

This selection will open a BROWSE window in which you can scroll the SSPROMOTE filein order of hour, grouping preference, and individual age/grade. Modifications can be madeto this file. On closing the BROWSE window (hit <escape>, <control-end>, or <control-W>, you will be asked if you wish to print a copy of the entire file ordered as in theBROWSE window. I find this listing to be a good worksheet for marking corrections toSSPROMOTE for later manual entry (using selection A on this menu).

4.6.3 Make Manual Adjustments in Department and Class Assignments. This screenoperates on the SSPROMOTE file, allowing you to rapidly change information about new classassignments. Additional information is displayed only (cannot be modified) to help in makingthese assignments. The operation is similar to the regular membership administration screens.

If new information is obtained for grade or birthdate, it may be entered directly into the currentMEMSHIP file at this time by using the Open selection. This will open the membership record ofthe currently selected person and allow modifications.

4.6.4 Print New Year’s Class Rosters. There are two ways of doing this. The first is from theSS Promotion Management Menu, task B. This should be used as an audit of theSSPROMOTE file, since it prints the entire file sorted by the NEWDEPT assignment. This report

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û1Û:Û0Û1Û:Û1Û2Û ÛaÛmÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û ÛSÛ ÛSÛ ÛPÛRÛOÛMÛOÛTÛIÛOÛNÛ ÛMÛAÛNÛAÛGÛEÛMÛEÛNÛTÛ Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛLÛAÛSÛTÛ ÛJÛOÛBÛ ÛRÛUÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û6Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛRÛUÛNÛ ÛJÛOÛBÛSÛ ÛTÛHÛRÛOÛUÛGÛHÛ ÛNÛUÛMÛBÛEÛRÛ:Û Û Û Û(ÛQÛ ÛtÛoÛ ÛQÛuÛiÛtÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û Û-Û ÛCÛrÛeÛaÛtÛeÛ ÛPÛRÛOÛMÛOÛTÛEÛ ÛFÛiÛlÛeÛ ÛfÛrÛoÛmÛ ÛMÛEÛMÛSÛHÛIÛPÛ ÛfÛiÛlÛeÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛUÛpÛdÛaÛtÛeÛ ÛaÛgÛeÛsÛ ÛaÛnÛdÛ ÛgÛrÛaÛdÛeÛsÛ ÛaÛsÛ ÛoÛfÛ Û1Û0Û/Û1Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛIÛnÛiÛtÛiÛaÛlÛiÛzÛeÛ ÛHÛoÛuÛrÛ ÛaÛnÛdÛ ÛGÛrÛoÛuÛpÛ ÛfÛiÛeÛlÛdÛsÛ ÛfÛrÛoÛmÛ ÛcÛuÛrÛrÛeÛnÛtÛ ÛdÛeÛpÛtÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û2Û Û-Û ÛAÛsÛsÛiÛgÛnÛ ÛWÛoÛrÛkÛeÛrÛsÛ ÛtÛoÛ ÛCÛlÛaÛsÛsÛeÛsÛ ÛfÛrÛoÛmÛ ÛNÛOÛMÛIÛNÛAÛTÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û3Û Û-Û ÛAÛdÛjÛuÛsÛtÛ ÛsÛpÛoÛuÛsÛeÛ ÛaÛgÛeÛsÛ ÛtÛoÛ ÛyÛoÛuÛnÛgÛeÛrÛ ÛoÛfÛ ÛtÛwÛoÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û4Û Û-Û ÛAÛsÛsÛiÛgÛnÛ ÛpÛuÛpÛiÛlÛsÛ ÛtÛoÛ ÛdÛeÛpÛaÛrÛtÛmÛeÛnÛtÛsÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û5Û Û-Û ÛAÛsÛsÛiÛgÛnÛ ÛpÛuÛpÛiÛlÛsÛ ÛtÛoÛ ÛcÛlÛaÛsÛsÛeÛsÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û6Û Û-Û ÛFÛiÛnÛaÛlÛ ÛaÛdÛjÛuÛsÛtÛmÛeÛnÛtÛsÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛ Û-Û ÛMÛaÛkÛeÛ ÛmÛaÛnÛuÛaÛlÛ ÛaÛdÛjÛuÛsÛtÛmÛeÛnÛtÛsÛ ÛiÛnÛ ÛcÛlÛaÛsÛsÛ ÛaÛsÛsÛiÛgÛnÛmÛeÛnÛtÛsÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛBÛ Û-Û ÛPÛrÛiÛnÛtÛ ÛcÛuÛrÛrÛeÛnÛtÛ ÛcÛlÛaÛsÛsÛ ÛlÛiÛsÛtÛsÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛ Û-Û ÛPÛrÛiÛnÛtÛ ÛcÛhÛaÛnÛgÛeÛsÛ ÛiÛnÛ ÛSÛSÛ ÛdÛeÛpÛaÛrÛtÛmÛeÛnÛtÛ ÛfÛrÛoÛmÛ ÛcÛuÛrÛrÛeÛnÛtÛ ÛaÛsÛsÛiÛgÛnÛmÛeÛnÛtÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛDÛ Û-Û ÛMÛaÛkÛeÛ ÛcÛhÛaÛnÛgÛeÛsÛ ÛpÛeÛnÛdÛiÛnÛgÛ ÛiÛnÛ ÛMÛEÛMÛSÛHÛIÛPÛ ÛfÛiÛlÛeÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛEÛ Û-Û ÛSÛuÛmÛmÛaÛrÛyÛ ÛEÛnÛrÛoÛlÛlÛmÛeÛnÛtÛ ÛRÛeÛpÛoÛrÛtÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛFÛ Û-Û ÛUÛpÛdÛaÛtÛeÛ ÛSÛSÛPÛRÛOÛMÛOÛTÛEÛ ÛwÛiÛtÛhÛ ÛMÛEÛMÛSÛHÛIÛPÛ ÛcÛhÛaÛnÛgÛeÛsÛ/ÛaÛdÛdÛiÛtÛiÛoÛnÛsÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛGÛ Û-Û ÛBÛrÛoÛwÛsÛeÛ/ÛPÛrÛiÛnÛtÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 12. Promotion Adjustment

will show any departments assigned in error (typographical errors, etc.).

The second method is to use the entry

Main Menu->Sunday School->Promotion->Rosters

This report is in the same format as the normal class rosters. In addition, the program will allowyou to automatically print one copy of the roster for each class worker, and will automatically runan audit report at the end of the roster print. Either individual departments and classes or theentire organization may be selected.

4.6.5 Transfer New Department and Class Information to Current Files.

IMPORTANT: These steps must be run before printing the Sunday School rostersfor the first Sunday of the new year. They will install the new Sunday Schoolorganization and assignments to allow normal Sunday School operation.

After the transfer of the attendance information from the last Sunday of the year, and beforeattendance sheets are printed for the first Sunday of the new year, the program

Main Menu->Sunday School->Promotion->Transfer new SS dept/class back to MEMSHIP

must be run to finally install the new organization. First, make sure all assignments are ascomplete and accurate as possible. Second, run the List Workers option to update all workerassignments. The transfer operation results in updates of:

• New Sunday School department and class assignments from SSPROMOTE copied intoMEMSHIP

• New school grade information from SSPROMOTE copied into MEMSHIP

• New organization from NOMINATE copied into CHWORKER

Once this step is taken, the old year’s information is no longer available (except in statisticalreports). You should make sure MEMSHIP.DBF, SSPROMOTE.DBF, CHWORKER.DBF, andNOMINATE.DBF are backed up in case something goes wrong. (A copy of the previous year’sCHWORKER.DBF is automatically saved in CHWORKER.SAV.)

4.7 PROSPECT DATA OPERATIONS

Prospect File support is one of the strengths of the Church Data System. It provides thefollowing features:

• Easy preparation of an up-to-date prospect list for any Sunday School department;

• Preparation of a visitation assignment form for any individual with an up-to-date record ofall visits to any member of the family;

• Easy assessment of the history of a prospect’s cultivation.

Prospects from all sources should be entered into the Prospect data base. This can beaccomplished from either

Main Menu->Prospect Menu->Administration

or, if you are entering Sunday School records, the same form is located at

Main Menu->Sunday School->Attendance->(G) Prospect Administration

There are various reports and data entry forms, which can be adapted to the procedures adoptedby your church. This section will describe one approach to using the capabilities of the system.

4.7.1 Enter Prospect Data.

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û9Û:Û2Û1Û:Û5Û0Û ÛaÛmÛ Û Û ÛPÛRÛOÛSÛPÛEÛCÛTÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛþÛ*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*ÛÜÛ*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*Û*ÛþÛ ÛAÛCÛTÛIÛOÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û ÛFÛUÛNÛ#Û Û1Û6Û5Û7Û5Û Û Û ÛSÛUÛBÛ#Û Û Û Û5Û1Û ÛÛÛ ÛCÛHÛ ÛRÛEÛLÛ Û ÛUÛ Û ÛPÛ-ÛPÛRÛOÛFÛIÛLÛEÛ ÛGÛMÛ4Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛHÛEÛAÛDÛ ÛHÛOÛUÛSÛEÛ Û ÛHÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛTÛIÛTÛLÛEÛ Û ÛMÛRÛ Û ÛÛÛ ÛSÛSÛ ÛDÛEÛPÛTÛ Û ÛAÛBÛCÛ3Û Û ÛSÛSÛ ÛCÛLÛAÛSÛSÛ Û Û ÛPÛXÛAÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛNÛAÛMÛEÛ Û ÛSÛMÛIÛTÛHÛ,Û ÛJÛOÛHÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛDÛDÛRÛEÛSÛSÛ ÛLÛ1Û*Û Û1Û2Û3Û ÛMÛAÛIÛNÛ ÛSÛTÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ ÛBÛIÛRÛTÛHÛDÛAÛYÛ Û1Û2Û/Û0Û1Û/Û4Û4Û Û ÛGÛRÛAÛDÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛDÛDÛRÛEÛSÛSÛ ÛLÛ2Û*Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛIÛTÛYÛ*Û ÛPÛAÛTÛAÛSÛKÛAÛLÛAÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ ÛMÛAÛPÛ ÛCÛOÛOÛRÛDÛ*Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛMÛAÛIÛLÛ ÛRÛOÛUÛTÛEÛ*Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛTÛAÛTÛEÛ*Û ÛOÛHÛ Û ÛZÛIÛPÛ*Û Û4Û3Û0Û6Û2Û-Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ ÛPÛRÛOÛSÛPÛEÛCÛTÛ ÛSÛOÛUÛRÛCÛEÛ ÛBÛ Û Û Û Û ÛTÛYÛPÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛHÛOÛMÛEÛ ÛPÛHÛOÛNÛEÛ*Û Û5Û5Û5Û-Û1Û2Û3Û4Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ ÛCÛOÛMÛMÛEÛNÛTÛSÛ Û ÛVÛ ÛSÛSÛ Û3Û/Û8Û/Û9Û2Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛEÛXÛ Û ÛMÛ Û Û Û Û Û Û ÛMÛAÛRÛIÛTÛAÛLÛ ÛSÛTÛAÛTÛUÛSÛ Û ÛMÛ ÛÛÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛDÛAÛTÛEÛ ÛEÛNÛTÛEÛRÛEÛDÛ:Û Û0Û3Û/Û1Û1Û/Û9Û2Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û(ÛAÛ)ÛdÛdÛ Û(ÛSÛ)ÛrÛcÛhÛ Û(ÛCÛ)ÛhÛgÛ Û(ÛFÛ)ÛwÛdÛ Û(ÛBÛ)ÛcÛkÛ Û(ÛTÛ)ÛrÛsÛfÛrÛ Û(ÛVÛ)ÛiÛsÛiÛtÛ Û(ÛPÛ)ÛrÛiÛnÛtÛ ÛaÛdÛ(ÛMÛ)ÛiÛnÛ Û(ÛQÛ)ÛuÛiÛtÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 13. Prospect Form

Prospect data is entered identically to Membership data (see above). Two fields are different inoperation: PROSPECT SOURCE and TYPE. A ? in either will activate a popup menu with a listof keys, which you may choose to modify to match your local conventions. Use the <up-arrow>and <down-arrow> keys to highlight the desired field in the pop-up window and hit <enter> to

return the selected letter to the form (or just hit the desired letter in the pop-up).

The COMMENTS field is used to record a limited amount of initial data (generally how prospectwas obtained). Additional information may be recorded at entry time (or later) by making anadministrative VISIT record.

To record information concerning visits, enter V. This will bring up a screen showing the mostrecent visit record (or indicating no records exist). Enter A to add a new record. Enter the namesof visitors (ADMIN for administrative information), check the date of the visit (defaults to today),and enter the results of the visit in the memo window provided. The FOXPRO memo facilityallows you to enter as lengthy a report as desired. The window will automatically scroll and wrapwords at the margins to accommodate your typing. To end entry of the visit record, hit <controlW>. To return to the prospect record itself, enter Q.

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û9Û:Û3Û1Û:Û3Û7Û ÛaÛmÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛVÛIÛSÛIÛTÛAÛTÛIÛOÛNÛ ÛRÛEÛPÛOÛRÛTÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛRÛeÛcÛoÛrÛdÛ Û Û Û Û Û1Û ÛoÛfÛ Û Û Û Û Û6Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛFÛUÛNÛ-ÛSÛUÛBÛ Û0Û5Û6Û6Û0Û-Û5Û1Û Û Û Û Û Û Û Û ÛNÛAÛMÛEÛ ÛOÛFÛ ÛPÛRÛOÛSÛPÛEÛCÛTÛ ÛFÛIÛTÛZÛWÛIÛLÛLÛIÛAÛMÛSÛ,Û ÛZÛEÛKÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛNÛAÛMÛEÛSÛ ÛOÛFÛ ÛPÛAÛSÛTÛOÛRÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛVÛIÛSÛIÛTÛOÛRÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛDÛAÛTÛEÛ ÛOÛFÛ ÛVÛIÛSÛIÛTÛ Û0Û1Û/Û0Û5Û/Û9Û1Û Û Û Û Û(ÛMÛMÛ/ÛDÛDÛ/ÛYÛYÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛTÛYÛPÛEÛ ÛPÛRÛOÛSÛPÛEÛCÛTÛ ÛBÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛVÛIÛSÛIÛTÛAÛTÛIÛOÛNÛ ÛRÛEÛPÛOÛRÛTÛ Û(Û̂ÛWÛ ÛtÛoÛ ÛeÛxÛiÛtÛ)ÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ ÛVÛIÛSÛIÛTÛEÛDÛ ÛIÛNÛ ÛHÛOÛMÛEÛ;Û ÛIÛNÛVÛIÛTÛEÛDÛ ÛTÛOÛ ÛEÛNÛRÛOÛLÛLÛ ÛIÛNÛ ÛSÛUÛNÛDÛAÛYÛ ÛSÛCÛHÛOÛOÛLÛ.Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ ÛSÛIÛNÛGÛLÛEÛ ÛAÛDÛUÛLÛTÛ ÛLÛIÛVÛIÛNÛGÛ ÛAÛLÛOÛNÛEÛ,Û ÛWÛOÛRÛKÛSÛ ÛFÛOÛRÛ ÛRÛOÛUÛTÛEÛ Û8Û8Û ÛLÛUÛMÛEÛRÛ.Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ ÛIÛNÛTÛEÛRÛEÛSÛTÛEÛDÛ ÛIÛNÛ ÛSÛPÛOÛRÛTÛSÛ.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û(ÛAÛ)ÛdÛdÛ Û(ÛSÛ)ÛeÛaÛrÛcÛhÛ Û(ÛCÛ)ÛhÛaÛnÛgÛeÛ Û(ÛFÛ)ÛoÛrÛwÛaÛrÛdÛ Û(ÛBÛ)ÛaÛcÛkÛ Û(ÛHÛ)ÛeÛlÛpÛ ÛaÛdÛ(ÛMÛ)ÛiÛnÛ Û(ÛQÛ)ÛuÛiÛtÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 14. Visit Form

To print a visitation assignment (including the prospect record and all visitation records to thatfamily), enter P from the prospect entry form.

4.7.2 Print Sunday School Class Prospect Lists.

Main Menu->Prospect/Visitor Menu->S. S. Dept Lists

From this menu, you can print prospect lists with name, address, phone, etc., for all prospectsassigned to an individual Sunday School department (or all departments).

4.7.3 Print Visitation Assignment Cards.

Main Menu->Prospect/Visitor Menu->Print Visitation Cards

First, select Visitation Cards to be printed. (This menu is also used to generate PEOPLE files fromthe Prospect File, which can then be used to print forms, mailing labels, etc.)

You may select prospects to be printed by:

1. A—All prospects in computer.

2. D—All prospects entered after the specified date.

3. L—all prospects for a specified ZIP code or city name. This is good for selecting visitationassignments for a certain area.

4. S—all prospects for a specified Sunday School department.

5. T—all prospects of a given type (entered in the type field on the Prospect Administrationform). This is a good way to select evangelistic prospects, if you are consistent in enteringa particular type flag for all such prospects.

6. V—all prospects visited on a specific date. This should probably accept a range of dates,but for now it is useful to pick up prospects visited on a specific regular visitation date (i.e.,two months ago).

The original program required special 3x7 inch card stock for visitation reports. Because this wasdifficult to obtain, and because regular paper offered more space for results of visits (now thatmemo fields allow more data to be entered), I changed this to use regular 8-1/2 by 11 inch paper.

A sample visitation assignment form, along with explanation of the fields in the report, isincluded as APPENDIX ??. The form is given to the assigned visitor, who is asked to correct anychanged information and provide a report of the results of the new visit, which will then be addedto the prospect record.

4.7.4 Enter Visitation Results.

Main Menu->Prospect/Visitor Menu->Administer Prospect Data

See above description for details. Outline of procedure is:

1. Search for prospect by Name (or FUN-SUB number).2. Enter V to add visitation record.3. Enter names of visitors, date of visit, type of prospect.4. Enter results of visit in memo field, using <control W> to end entry.5. Enter Q to return to Prospect Administration and search for next prospect.

4.7.5 Print Prospect Report Summaries.

Main Menu->Prospect/Visitor Menu->Print Reports

From this menu, you may select lists of (A) prospect data ordered by name or (B) by date entered.Selection of (C) (print prospect list with visitation reports) will print a summary of the entireprospect and visitation databases. Selection of (D) allows you to print visitation assignmentforms from a preselected PEOPLE file.

4.7.6 Administrative Actions. As you enroll or delete prospects, the visitation database willaccumulate outdated visitation records for those who are no longer prospects. These should beperiodically removed to save space and prevent problems if a FUN number is later reassigned to anew prospect. This is done from the System Administration Menu:

Main Menu->System Administration->Purge Visitation File

From this menu, you may also remove all records of visitation dated before a specified date. Thesystem will inform you how many records of individual visits have been removed by yourrequest.

4.8 PEOPLE FILE OPERATIONS

PEOPLE files are among the most useful and powerful features provided by the CHURCH system.A PEOPLE file is a list of data for people satisfying specific search criteria, collected from theMEMSHIP or PROSPECT files, stored in the format of the MEMSHIP database file. From theseselected lists of people, you may produce various printed reports or mailing labels. For example,you may use a PEOPLE file to:

• Print a list of all members with birthdays in March.

• Print mailing labels for all boys in fourth through sixth grade.

• Print a telephone calling sheet for all single adults in the church (or Sunday School).

• Print a list of all prospects who have not been visited in the last four weeks.

• Print a list of all unsaved prospects (or Sunday School members) over the age of 10.

You may have up to nine PEOPLE files on your disk at the same time (however, you shouldremove out-of-date PEOPLE files to conserve disk space). PEOPLE files are named PEOPLE1,PEOPLE2, . . ., PEOPLE9. (There is one auxiliary PEOPLE file, named PEOPLEX, used for somespecial applications.)

A new menu has been recently added to consolidate all the PEOPLE file operations into one place.These operations are all also available under other menus in the CHURCH system; it does notmatter which menu tree you use to get to the function. I believe you will find it more convenientto use PEOPLE files from within this new menu, however.

To enter the PEOPLE File Menu, simply enter

Main Menu->E--PEOPLE File Operations

4.8.1 Common PEOPLE file Selection. In almost every operation involving PEOPLE files, youwill be asked to select which PEOPLE file you wish to use. You will be given a list of currentlydefined PEOPLE files, with the date of creation, the initials of the person who created it, and thedescription provided at the time of creation (which hopefully gives a hint about the contents ofthe file). To create a new file, you may choose any PEOPLE file marked DELETED and proceedto fill it with your new data. If you choose an existing PEOPLE file, you will be asked if youreally want to overwrite the data in it with your new data. In either case, you will be asked foryour initials as a tag to keep track of who created the file.

4.8.2 Creating PEOPLE Files. The first step in using a PEOPLE file is to decide how you wishto select the people to be included. If you want members of the Sunday School or church, use theMember Selection Form; if you want prospects, use the Prospect Selection Form. These formsallow you to select members and prospects, respectively, who meet your chosen criteria. Theselected people will be written to the PEOPLE file of your choice.

The Member Selection Form is really a checklist which allows you to check one or more searchcriteria for selecting people from the membership file. Enter it by:

Main Menu->E--PEOPLE File Operations->(1)--Create PEOPLE File from Member Selection

You may choose one or more selection criteria by entering an X in the column to the left of thedesired criterion. For example, to select all single males over age 18, you would place an X infront of AGE, SEX, and MARITAL STATUS. Hopefully the list of choices is sufficient to meet

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û3Û:Û2Û8Û:Û3Û5Û ÛpÛmÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û*Û*Û*Û Û Û ÛPÛ ÛEÛ ÛOÛ ÛPÛ ÛLÛ ÛEÛ Û Û ÛFÛ ÛIÛ ÛLÛ ÛEÛ Û Û ÛOÛ ÛPÛ ÛEÛ ÛRÛ ÛAÛ ÛTÛ ÛIÛ ÛOÛ ÛNÛ ÛSÛ Û Û*Û*Û*Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û Û-Û-Û ÛCÛRÛEÛAÛTÛEÛ ÛPÛEÛOÛPÛLÛEÛ ÛFÛIÛLÛEÛ ÛFÛRÛOÛMÛ ÛMÛEÛMÛBÛEÛRÛ ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛIÛOÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û2Û Û-Û-Û ÛCÛRÛEÛAÛTÛEÛ ÛPÛEÛOÛPÛLÛEÛ ÛFÛIÛLÛEÛ ÛFÛRÛOÛMÛ ÛPÛRÛOÛSÛPÛEÛCÛTÛ ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛIÛOÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û3Û Û-Û-Û ÛCÛRÛEÛAÛTÛEÛ ÛPÛEÛOÛPÛLÛEÛXÛ ÛFÛIÛLÛEÛ ÛFÛRÛOÛMÛ ÛIÛNÛDÛIÛVÛIÛDÛUÛAÛLÛ ÛNÛAÛMÛEÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û4Û Û-Û-Û ÛCÛRÛEÛAÛTÛEÛ ÛPÛEÛOÛPÛLÛEÛ ÛFÛIÛLÛEÛ ÛFÛRÛOÛMÛ ÛGÛEÛNÛEÛRÛAÛLÛ ÛMÛAÛIÛLÛOÛUÛTÛ ÛDÛAÛTÛAÛBÛAÛSÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û5Û Û-Û-Û ÛBÛRÛOÛWÛSÛEÛ ÛPÛEÛOÛPÛLÛEÛ ÛFÛIÛLÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û6Û Û-Û-Û ÛSÛOÛRÛTÛ ÛPÛEÛOÛPÛLÛEÛ ÛFÛIÛLÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û7Û Û-Û-Û ÛPÛRÛIÛNÛTÛ ÛRÛEÛPÛOÛRÛTÛ ÛFÛRÛOÛMÛ ÛPÛEÛOÛPÛLÛEÛ ÛFÛIÛLÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û8Û Û-Û-Û ÛPÛRÛIÛNÛTÛ ÛMÛAÛIÛLÛIÛNÛGÛ ÛLÛAÛBÛEÛLÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û9Û Û-Û-Û ÛAÛDÛMÛIÛNÛIÛSÛTÛEÛRÛ ÛPÛEÛOÛPÛLÛEÛ ÛFÛIÛLÛEÛ ÛLÛIÛSÛTÛ Û(ÛDÛEÛLÛEÛTÛEÛ,Û ÛMÛEÛRÛGÛEÛ,Û ÛEÛTÛCÛ.Û)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛQÛ Û=Û ÛQÛUÛIÛTÛ ÛTÛHÛIÛSÛ ÛMÛEÛNÛUÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û<Û ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛ ÛOÛNÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 15. PEOPLE File Operations

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û:Û0Û4Û:Û2Û3Û ÛpÛmÛ.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛMÛ ÛEÛ ÛMÛ ÛBÛ ÛEÛ ÛRÛ Û Û ÛSÛ ÛEÛ ÛLÛ ÛEÛ ÛCÛ ÛTÛ ÛIÛ ÛOÛ ÛNÛ Û Û ÛCÛ ÛRÛ ÛIÛ ÛTÛ ÛEÛ ÛRÛ ÛIÛ ÛAÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛGÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛCÛHÛOÛOÛLÛ ÛGÛRÛAÛDÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛMÛOÛNÛTÛHÛ ÛoÛfÛ ÛBÛIÛRÛTÛHÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛEÛXÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛMÛAÛRÛIÛTÛAÛLÛ ÛSÛTÛAÛTÛUÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛHÛEÛAÛDÛ ÛoÛfÛ ÛHÛOÛUÛSÛEÛHÛOÛLÛDÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛUÛBÛ ÛNÛUÛMÛBÛEÛRÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛRÛEÛLÛAÛTÛIÛOÛNÛSÛHÛIÛPÛSÛ Û(ÛCÛHÛUÛRÛCÛHÛ ÛaÛnÛdÛ/ÛoÛrÛ ÛSÛ.ÛSÛ.Û)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛMÛEÛMÛBÛEÛRÛ ÛSÛIÛNÛCÛEÛ Û(ÛDÛAÛTÛEÛ ÛJÛOÛIÛNÛEÛDÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛOÛNÛTÛRÛIÛBÛUÛTÛIÛOÛNÛ ÛEÛNÛVÛEÛLÛOÛPÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛPÛEÛRÛSÛOÛNÛAÛLÛ ÛPÛRÛOÛFÛIÛLÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛUÛNÛDÛAÛYÛ ÛSÛCÛHÛOÛOÛLÛ ÛIÛNÛFÛOÛRÛMÛAÛTÛIÛOÛNÛ Û(ÛDÛEÛPÛTÛ,ÛCÛLÛAÛSÛSÛ,ÛAÛTÛTÛEÛNÛDÛAÛNÛCÛEÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛDÛEÛAÛCÛOÛNÛ ÛIÛNÛFÛOÛRÛMÛAÛTÛIÛOÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛGÛEÛOÛGÛRÛAÛPÛHÛIÛCÛ ÛLÛOÛCÛAÛTÛIÛOÛNÛ Û(ÛMÛAÛPÛ,Û ÛAÛDÛDÛRÛEÛSÛSÛ,Û ÛMÛAÛIÛLÛ-ÛRÛTÛEÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛeÛlÛeÛcÛtÛ ÛaÛnÛyÛ Û(ÛoÛnÛeÛ ÛoÛrÛ ÛmÛoÛrÛeÛ)Û ÛiÛtÛeÛmÛ(ÛsÛ)Û ÛaÛbÛoÛvÛeÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛbÛyÛ ÛpÛlÛaÛcÛiÛnÛgÛ ÛaÛnÛ ÛXÛ ÛoÛnÛ ÛdÛeÛsÛiÛrÛeÛdÛ ÛlÛiÛnÛeÛ(ÛsÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û[Û ÛQÛ=ÛQÛuÛiÛtÛ Û]Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 16. Member Selection Form

your needs. If you find ongoing need for other choices, please let me know.

After you have entered all the Xs desired, hit <control end> (or just hit <enter> until you leave theform). At this point you will be led through a question-answer dialog depending on what choicesyou have made.

The first two questions are always the same, and you can almost always use the default answer(just hit <enter>). First, you will be asked

When a cross-referenced type member is encountered doyou want ALPHABETIC (HH=A) or FAMILY (HH=F) listing?

The default answer is A, since that entry is used for Sunday School attendance information. Youmust designate F in the case you want Contribution Envelope information.

Second, you will be asked

Is this a FAMILY or INDIVIDUAL type selection?Want FAMILY type selection? (Y/N)

The default answer is N, which gives an INDIVIDUAL selection (all selected names are writtento the PEOPLE file). If you want only one name per family (for a mailout, e.g.), you may answerY to this question.

The remaining questions depend on the specific selection criteria you have chosen. They arehopefully self-explanatory. One potential point of confusion is the AGE dialog, which asks you

Age to be calculated as of what date?

The program must calculate ages from the birthdate information. If you take the default answer(today’s date), you will get age as of today, which is often adequate. However, you maysometimes want to calculate ages as of a specific future time, such as next October 1 (for SundaySchool promotion) or next January 1 (for deacon selection). You may enter the appropriate dateto make these calculations.

After you have answered all the questions, you will be asked

Will you be using this same SELECTION CRITERION ona later occasion? If so, you can assign a SELECTORNAME to this selection for future reference and thecomputer will assign it a NUMBER. With this arrangementyou can later use this same selection by simply enteringthe number or the SELECTOR NAME.

Want to assign a SELECTOR NAME? (Y/N)

If this is a complex repetitive operation, you may wish to keep the selection as a Selector Name.When you first enter the Member Selection Form, you will be asked if you wish to use apreviously defined selection; at that point, you can list the existing Selector Names and choosethe one you wish. You will be asked the questions appropriate for your selection criteria again(e.g., age ranges and as of what date) so you can fine-tune your selection. (You may delete anyunwanted Selector Names from the computer at a later time from the System (A)dministration-

>(S)earch Definition File Administration form.)

At this point your search criteria will be applied to the MEMSHIP file and all people matchingyour criteria will be written to the selected PEOPLE file. You will see a screen stating

The PEOPLE file has been created and sortedalphabetically by name (FUN).

The quantity of people in the file is NNNN.

Do you want this file SORTED in any other order?

If additional sorting is required, you may do so now or answer N at this point, check the names inthe file (use BROWSE), and sort later.

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û2Û:Û5Û3Û:Û3Û1Û ÛpÛmÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û0Û ÛRÛEÛCÛOÛRÛDÛSÛ ÛCÛUÛRÛRÛEÛNÛTÛLÛYÛ ÛIÛNÛ ÛFÛIÛLÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛHÛOÛWÛ ÛWÛOÛUÛLÛDÛ ÛYÛOÛUÛ ÛLÛIÛKÛEÛ ÛTÛOÛ ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛ ÛTÛHÛEÛ ÛPÛRÛOÛSÛPÛEÛCÛTÛSÛ?Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛ Û=Û ÛAÛLÛLÛ ÛPÛRÛOÛSÛPÛEÛCÛTÛSÛ ÛIÛNÛ ÛFÛIÛLÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛDÛ Û=Û ÛDÛAÛTÛEÛ ÛEÛNÛTÛEÛRÛEÛDÛ ÛIÛNÛTÛOÛ ÛCÛOÛMÛPÛUÛTÛEÛRÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛLÛ Û=Û ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛ ÛBÛYÛ ÛLÛOÛCÛAÛTÛIÛOÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛPÛ Û=Û ÛPÛEÛRÛSÛOÛNÛAÛLÛ ÛPÛRÛOÛFÛIÛLÛEÛ ÛKÛEÛYÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛ Û=Û ÛSÛUÛNÛDÛAÛYÛ ÛSÛCÛHÛOÛOÛLÛ ÛDÛEÛPÛAÛRÛTÛMÛEÛNÛTÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛTÛ Û=Û ÛTÛYÛPÛEÛ ÛOÛFÛ ÛPÛRÛOÛSÛPÛEÛCÛTÛ Û(ÛUÛ=ÛUÛNÛSÛAÛVÛEÛDÛ,ÛEÛTÛCÛ.Û)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛVÛ Û=Û ÛVÛIÛSÛIÛTÛAÛTÛIÛOÛNÛ ÛDÛAÛTÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛQÛ Û=Û ÛQÛUÛIÛTÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛYÛOÛUÛRÛ ÛCÛHÛOÛIÛCÛEÛ ÛPÛLÛEÛAÛSÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 17. Prospect Selection Form

The Prospect Selection Form is a menu which provides a choice of ways to select prospects.Enter it by:

Main Menu->E--PEOPLE File Operations->(2)--Create PEOPLE File from Prospect Selection

The orientation of the Prospect Selection Form is directed more toward supporting outreachvisitation. Thus you may select all the prospects in a designated location (city or ZIP code), allwho need a particular type of visit (type of prospect field), or most recently entered prospects.You may make multiple selections from this list; each group of people you select will be added tothe current PEOPLE file until you enter Q to quit. The current total number of entries in thePEOPLE file is indicated at the top of the screen.

A hopefully useful selection criteria is by visitation date. This selection leads to another formproviding a choice of selection:

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û2Û:Û5Û5Û:Û2Û8Û ÛpÛmÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛVÛIÛSÛIÛTÛAÛTÛIÛOÛNÛ ÛDÛAÛTÛEÛ ÛOÛPÛTÛIÛOÛNÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛ Û-Û-Û ÛNÛOÛ ÛCÛOÛNÛTÛAÛCÛTÛSÛ ÛRÛEÛCÛOÛRÛDÛEÛDÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛBÛ Û-Û-Û ÛNÛOÛ ÛCÛOÛNÛTÛAÛCÛTÛSÛ ÛLÛAÛSÛTÛ Û<ÛNÛ>Û ÛWÛEÛEÛKÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛ Û-Û-Û ÛCÛOÛNÛTÛAÛCÛTÛ ÛBÛEÛFÛOÛRÛEÛ Û<ÛDÛAÛTÛEÛ>Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛDÛ Û-Û-Û ÛCÛOÛNÛTÛAÛCÛTÛ ÛBÛEÛTÛWÛEÛEÛNÛ Û<ÛDÛAÛTÛEÛSÛ>Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛEÛNÛTÛEÛRÛ ÛCÛHÛOÛIÛCÛEÛ:Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 18. Visits Dialog

This search assumes you are using the visitation reporting capability to record all visits in theProspect Menu. A PEOPLE file selected from this form will typically be used to print visitationassignments.

The last method of selecting people to place in a PEOPLE file is simply to select individual namesfrom the Name Search form; these names may then be added to the PEOPLEX file. Enter thisNAMESEARCH form by:

Main Menu->E--PEOPLE File Operations->(3)--Create PEOPLE File from Individual Names

Enter name (format LAST, FIRST) to be located from the MEMSHIP file in the NAME field. Youmay navigate Forward and Back or search for a new Name from the ACTION field. When youhave located a name you wish to add to the PEOPLEX file, simply enter P in the ACTION field.

When you enter this form, the first time you hit P will result in the question

INITIALIZE PEOPLEX FILE? (Y/N/Q)

If you answer Y, all existing names will be erased from PEOPLEX and you can start with a freshfile. If you answer N, you may continue to add new names to the existing file.

The program will keep you informed about the current number of names in the file and the lastname you entered.

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û3Û:Û5Û0Û:Û4Û4Û ÛpÛmÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛNÛ ÛAÛ ÛMÛ ÛEÛ Û Û ÛSÛ ÛEÛ ÛAÛ ÛRÛ ÛCÛ ÛHÛ Û Û ÛPÛ ÛRÛ ÛOÛ ÛGÛ ÛRÛ ÛAÛ ÛMÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛNÛOÛTÛEÛ Û:Û ÛWÛhÛeÛnÛ ÛyÛoÛuÛ ÛsÛeÛaÛrÛcÛhÛ ÛbÛyÛ ÛNÛAÛMÛEÛ ÛyÛoÛuÛ ÛoÛnÛlÛyÛ ÛnÛeÛeÛdÛ ÛtÛoÛ ÛeÛnÛtÛeÛrÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛeÛnÛoÛuÛgÛhÛ ÛcÛhÛaÛrÛaÛcÛtÛeÛrÛsÛ ÛtÛoÛ ÛmÛaÛkÛeÛ ÛiÛtÛ ÛuÛnÛiÛqÛuÛeÛ.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û(ÛNÛAÛMÛEÛ ÛcÛaÛnÛ ÛbÛeÛ ÛiÛnÛ ÛuÛpÛpÛeÛrÛ-ÛcÛaÛsÛeÛ ÛoÛrÛ ÛlÛoÛwÛeÛrÛ-ÛcÛaÛsÛeÛ ÛcÛhÛaÛrÛ'ÛsÛ.Û)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û[ÛNÛOÛTÛEÛ Û:Û ÛEÛnÛtÛeÛrÛ ÛaÛ ÛsÛpÛaÛcÛeÛ ÛfÛoÛrÛ ÛNÛAÛMÛEÛ ÛtÛoÛ ÛQÛUÛIÛTÛ Û(ÛRÛeÛtÛuÛrÛnÛ ÛtÛoÛ ÛmÛeÛnÛuÛ)Û]Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛFÛUÛNÛ-ÛSÛUÛBÛ Û Û0Û5Û5Û0Û0Û-Û0Û1Û Û Û Û Û Û ÛSÛSÛ ÛDÛEÛPÛTÛ/ÛCÛLÛAÛSÛSÛ Û ÛGÛEÛNÛLÛ Û ÛDÛIÛRÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛNÛAÛMÛEÛ Û ÛCÛOÛOÛKÛ,Û ÛTÛHÛOÛMÛAÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û*ÛAÛCÛTÛIÛOÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û*ÛAÛCÛTÛIÛOÛNÛ:Û Û ÛBÛ=ÛBÛAÛCÛKÛWÛAÛRÛDÛ Û Û Û Û Û ÛFÛ=ÛFÛOÛRÛWÛAÛRÛDÛ Û Û Û Û Û Û Û ÛNÛ=ÛNÛEÛWÛ ÛNÛAÛMÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛPÛ=ÛPÛEÛOÛPÛLÛEÛXÛ ÛFÛIÛLÛEÛ Û ÛSÛ=ÛSÛ.ÛSÛ.Û ÛCÛHÛAÛNÛGÛEÛ Û Û Û ÛQÛ=ÛQÛUÛIÛTÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛIÛ=ÛFÛIÛLÛTÛEÛRÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛPÛEÛOÛPÛLÛEÛXÛ ÛfÛiÛlÛeÛ ÛnÛoÛwÛ ÛhÛaÛsÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û9Û ÛrÛeÛcÛoÛrÛdÛsÛ.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛLÛaÛsÛtÛ ÛrÛeÛcÛoÛrÛdÛ ÛCÛOÛOÛKÛ,Û ÛTÛHÛOÛMÛAÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 19. Name Search Form

4.8.3 Browsing PEOPLE Files. At any time, you may choose to BROWSE a PEOPLE file toview the names in it. Entering

Main Menu->E--PEOPLE File Operations->(4)--BROWSE PEOPLE File

and selecting a file will place you in the FOXPRO browser. You may use the arrow keys, tabs,<page up> and <page down>, and other cursor motion keys (including the mouse) to movearound the table and view all parts of the file.

In addition, you may select names for deletion (either <control U> while the name is selected or<left click> with the mouse at the left edge of the BROWSE window). The name will still displaywith a dot at the left edge to indicate its deleted status, and will not appear in your reports orlabels.

4.8.4 Sorting PEOPLE Files. You may reorder the names in a PEOPLE file at the end of aMember Selection dialog or at any other time from the menu entry

Main Menu->E--PEOPLE File Operations->(5)--Sort PEOPLE File

The Sorting Menu provides a variety of ways to order the names in the output from the file. Tosort the names by Sunday School department, simply enter 05 in the selection box, followed by99 to indicate you are finished. You may sort on more than one key, but will probably want toBROWSE your file afterwards to make sure you get what you want.

As an example, if you are sorting a PEOPLE file and first enter 10 (sex) and second enter 11(marital status), you will get a list in the order

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û4Û:Û4Û6Û:Û0Û8Û ÛpÛmÛ.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛ ÛOÛ ÛRÛ ÛTÛ ÛIÛ ÛNÛ ÛGÛ Û Û Û ÛMÛ ÛEÛ ÛNÛ ÛUÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û ÛIÛnÛ ÛwÛhÛaÛtÛ ÛOÛRÛDÛEÛRÛ ÛdÛoÛ ÛyÛoÛuÛ ÛwÛaÛnÛtÛ ÛtÛhÛeÛ ÛpÛeÛoÛpÛlÛeÛ ÛaÛrÛrÛaÛnÛgÛeÛdÛ Û?Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û Û=Û ÛAÛGÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û2Û Û=Û ÛDÛAÛYÛ ÛOÛFÛ ÛBÛIÛRÛTÛHÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û3Û Û=Û ÛMÛOÛNÛTÛHÛ Û&Û ÛYÛEÛAÛRÛ ÛOÛFÛ ÛBÛIÛRÛTÛHÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û4Û Û=Û ÛSÛ.ÛSÛ.Û ÛDÛEÛPÛTÛ.Û ÛOÛNÛLÛYÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û5Û Û=Û ÛSÛ.ÛSÛ.Û ÛDÛEÛPÛTÛ/ÛCÛLÛAÛSÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û6Û Û=Û ÛSÛ.ÛSÛ.Û ÛDÛEÛPÛTÛ/ÛCÛLÛAÛSÛSÛ Û(ÛWÛIÛTÛHÛ ÛPÛAÛGÛEÛ ÛBÛRÛEÛAÛKÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û7Û Û=Û ÛEÛNÛVÛEÛLÛOÛPÛEÛ ÛNÛUÛMÛBÛEÛRÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û8Û Û=Û ÛDÛEÛAÛCÛOÛNÛ ÛNÛUÛMÛBÛEÛRÛ Û(ÛWÛIÛTÛHÛ ÛPÛAÛGÛEÛ ÛBÛRÛEÛAÛKÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û9Û Û=Û ÛDÛAÛTÛEÛ ÛJÛOÛIÛNÛEÛDÛ ÛTÛHÛEÛ ÛCÛHÛUÛRÛCÛHÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û0Û Û=Û ÛSÛEÛXÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û1Û Û=Û ÛMÛAÛRÛIÛTÛAÛLÛ ÛSÛTÛAÛTÛUÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û2Û Û=Û ÛVÛIÛSÛIÛTÛ ÛAÛRÛEÛAÛ Û(ÛMÛAÛPÛ ÛCÛOÛOÛRÛDÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û3Û Û=Û ÛZÛIÛPÛ ÛCÛOÛDÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û9Û9Û Û=Û ÛFÛIÛNÛIÛSÛHÛEÛDÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û9Û9Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛ ÛOÛNÛEÛ Û(Û ÛEÛnÛtÛeÛrÛ Û0Û ÛiÛfÛ ÛbÛyÛ ÛFÛaÛmÛiÛlÛyÛ Û(ÛFÛUÛNÛ)Û ÛOÛNÛLÛYÛ Û)Û*Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û*Û ÛNÛoÛtÛeÛ-Û ÛAÛlÛpÛhÛaÛbÛeÛtÛiÛcÛaÛlÛ Û(ÛbÛyÛ ÛFÛaÛmÛiÛlÛyÛ ÛUÛnÛiÛtÛ)Û ÛiÛsÛ ÛaÛlÛwÛaÛyÛsÛ ÛaÛuÛtÛoÛmÛaÛtÛiÛcÛ,Û ÛwÛiÛtÛhÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛoÛrÛ ÛwÛiÛtÛhÛoÛuÛtÛ ÛaÛ ÛsÛeÛlÛeÛcÛtÛiÛoÛnÛ ÛfÛrÛoÛmÛ ÛaÛbÛoÛvÛeÛ ÛmÛeÛnÛuÛ.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 20. Sort Form

FD Female, DivorcedFM Female, MarriedFS Female, SingleMD Male, DivorcedMM Male, MarriedMS Male, Single

4.8.5 Printing Reports. There are three basic types of report you may select from the PEOPLEfile operations menu:

Main Menu->E--PEOPLE File Operations->(6)--Print Report from PEOPLE file

The mini-master report is a fixed-format report that lists almost all information about each personin the file. A PEOPLE file should be sorted by FUN (the default) to make this report most useful(all family members listed together).

The visitation report is the same format as the mini-master report, but it is supplemented with allvisitation reports for each family following the family mini-master listing. This is useful to printfor a Sunday School class outreach leader, for instance, or to prepare visitation reports for specialemphases.

Finally, you may format your own custom report (as well as save the definition for future use).This selection will lead you to the custom report definition form. The dialog for this formincludes selecting the desired PEOPLE file and asking if you wish to use a previously definedformat.

To help you make sure your report will fit across the width of a page, you will be shown a screenindicating page width in characters. The program will choose the type size automatically

ÛTÛoÛtÛaÛlÛ ÛCÛhÛaÛrÛaÛcÛtÛeÛrÛsÛ ÛaÛcÛrÛoÛsÛsÛ ÛpÛaÛgÛeÛ Û=Û Û Û4Û5Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û2Û:Û1Û3Û:Û2Û4Û ÛpÛmÛBÛIÛRÛTÛHÛ,ÛNÛAÛMÛEÛ Û&Û ÛAÛDÛDÛRÛ Û(ÛSÛTÛKÛDÛ)Û,ÛPÛHÛOÛNÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û ÛCÛUÛSÛTÛOÛMÛ ÛPÛRÛIÛNÛTÛ ÛFÛOÛRÛMÛAÛTÛ ÛCÛRÛEÛAÛTÛIÛOÛNÛ Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û*Û Û Û Û Û.Û Û Û Û1Û1Û=ÛFÛUÛNÛ-ÛSÛUÛBÛ.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û[Û Û9Û]Û Û Û Û Û Û Û2Û7Û=ÛBÛIÛRÛTÛHÛDÛAÛTÛEÛ.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û[Û Û9Û]Û Û Û Û Û.Û Û Û Û1Û2Û=ÛHÛEÛAÛDÛ ÛoÛfÛ ÛHÛOÛUÛSÛEÛ.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û[Û Û2Û]Û Û Û Û Û Û Û2Û8Û=ÛAÛGÛEÛ.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û[Û Û3Û]Û Û Û Û Û.Û Û Û Û1Û3Û=ÛTÛIÛTÛLÛEÛ.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û[Û Û4Û]Û Û Û Û Û Û Û2Û9Û=ÛGÛRÛAÛDÛEÛ Û(ÛSÛCÛHÛOÛOÛLÛ)Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û[Û Û3Û]Û Û Û Û Û.Û Û Û Û1Û4Û=ÛNÛAÛMÛEÛ Û(ÛLÛaÛsÛtÛ,Û ÛFÛiÛrÛsÛtÛ)Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û[Û2Û6Û]Û Û Û Û Û Û Û3Û0Û=ÛCÛHÛUÛRÛCÛHÛ Û&Û ÛSÛ.ÛSÛ.Û ÛRÛEÛLÛAÛTÛIÛOÛNÛSÛHÛIÛPÛ[Û Û4Û]Û Û Û Û Û.Û Û Û Û1Û5Û=ÛNÛAÛMÛEÛ Û(ÛFÛiÛrÛsÛtÛ ÛLÛaÛsÛtÛ)Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û[Û2Û5Û]Û Û Û Û Û Û Û3Û1Û=ÛDÛAÛTÛEÛ ÛJÛOÛIÛNÛEÛDÛ ÛtÛhÛeÛ ÛCÛHÛUÛRÛCÛHÛ.Û.Û.Û.Û[Û Û9Û]Û Û Û Û Û.Û Û Û Û1Û6Û=ÛNÛAÛMÛEÛ Û&Û ÛAÛDÛDÛRÛEÛSÛSÛ Û(ÛSÛTÛAÛCÛKÛEÛDÛ)Û.Û.Û[Û2Û6Û]Û Û Û Û Û Û Û3Û2Û=ÛSÛ.ÛSÛ.Û ÛDÛEÛPÛTÛ.Û Û&Û ÛCÛLÛAÛSÛSÛ.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û[Û Û9Û]Û Û Û Û Û.Û Û Û Û1Û7Û=ÛAÛDÛDÛRÛEÛSÛSÛ ÛLÛIÛNÛEÛ Û1Û Û(ÛAÛDÛDÛRÛ1Û)Û.Û.Û.Û.Û[Û2Û6Û]Û Û Û Û Û Û Û3Û3Û=ÛSÛ.ÛSÛ.Û ÛAÛTÛTÛEÛNÛDÛAÛNÛCÛEÛ.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û[Û1Û1Û]Û Û Û Û Û.Û Û Û Û1Û8Û=ÛAÛDÛDÛRÛEÛSÛSÛ ÛLÛIÛNÛEÛ Û2Û Û(ÛAÛDÛDÛRÛ2Û)Û.Û.Û.Û.Û[Û2Û6Û]Û Û Û Û Û Û Û3Û4Û=ÛDÛEÛAÛCÛOÛNÛ ÛNÛUÛMÛBÛEÛRÛ.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û[Û Û3Û]Û Û Û Û Û.Û Û Û Û1Û9Û=ÛCÛIÛTÛYÛ.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û[Û1Û8Û]Û Û Û Û Û Û Û3Û5Û=ÛMÛAÛIÛLÛ ÛRÛOÛUÛTÛEÛ.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û[Û Û7Û]Û Û Û Û Û.Û Û Û Û2Û0Û=ÛSÛTÛAÛTÛEÛ.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û[Û Û3Û]Û Û Û Û Û Û Û3Û6Û=ÛMÛAÛPÛ ÛCÛOÛOÛRÛDÛIÛNÛAÛTÛEÛ.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û[Û Û7Û]Û Û Û Û Û.Û Û Û Û2Û1Û=ÛZÛIÛPÛ ÛCÛOÛDÛEÛ.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û[Û Û6Û]Û Û Û Û Û Û Û3Û7Û=ÛPÛEÛRÛSÛOÛNÛAÛLÛ ÛPÛRÛOÛFÛIÛLÛEÛ Û(ÛAÛCÛRÛOÛSÛSÛ)Û.Û[Û2Û5Û]Û Û Û Û Û.Û Û Û Û2Û2Û=ÛPÛHÛOÛNÛEÛ Û(ÛHÛOÛMÛEÛ)Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û[Û Û9Û]Û Û Û Û Û Û Û3Û8Û=ÛPÛEÛRÛSÛOÛNÛAÛLÛ ÛPÛRÛOÛFÛIÛLÛEÛ Û(ÛSÛTÛAÛCÛKÛEÛDÛ)Û[Û1Û3Û]Û Û Û Û Û.Û Û Û Û2Û3Û=ÛPÛHÛOÛNÛEÛ Û(ÛBÛUÛSÛIÛNÛEÛSÛSÛ)Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û[Û Û9Û]Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û|Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û2Û4Û=ÛSÛEÛXÛ.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û[Û Û2Û]Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û|Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û2Û5Û=ÛMÛAÛRÛIÛTÛAÛLÛ ÛSÛTÛAÛTÛUÛSÛ.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û[Û Û2Û]Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û[ÛSÛiÛzÛeÛ]Û=Û=Û>Û-Û-Û-Û-Û-Û-Û-Û'Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û2Û6Û=ÛEÛNÛVÛEÛLÛOÛPÛEÛ ÛNÛUÛMÛBÛEÛRÛ.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û.Û[Û Û5Û]Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û2Û2Û Û<Û ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛ ÛOÛNÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û0Û0Û=ÛQÛUÛIÛTÛ Û(ÛFÛIÛNÛIÛSÛHÛEÛDÛ)Û Û Û Û Û9Û9Û=ÛCÛAÛNÛCÛEÛLÛ Û(ÛSÛTÛAÛRÛTÛ ÛAÛGÛAÛIÛNÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 21. Custom Print Form

depending on your field selections. To ensure printing in the largest type (pica) on standard 8.5inch paper, select no more than a total of 80 characters. The number of characters required foreach field selection is indicated on the form, and the current total width will be updated as youselect additional fields.

You may choose from the list of fields in any order. The example form shows the result ofentering selections 27 (Birthdate), 16 (Name and address stacked, i.e., with name and address onthree or four separate lines), and finally 22 (Home phone). This will produce a report 45characters wide, including necessary spaces between columns.

Should you make a mistake or change your mind, you may enter 99 to cancel all your entries andstart the report definition from column 1. When you are satisfied with your selection, enter 00 toaccept the format and proceed to print it.

After accepting the form, you will be prompted for page break parameters; this function is not yetfully operational. You may also choose to print a one-to-six inch line at the end of each line ofyour report for notes or check-offs.

If you wish to save the format you have entered for future use, you may indicate a description bywhich you may identify the format at the very beginning of the custom print dialog. You maydelete out-of-date formats at a later time from the System (A)dministration->(T)—Custom PrintFile Administration form.

You have the option of defining several custom print jobs at a time and then printing them asbatch jobs. Simply answer the question

Want to print now or print later using BATCH MODE printing?Print now? (Y/N)

as N and proceed to define additional custom format print jobs. When you have entered the lastone and are ready to print all your defined jobs, answer the question Y. Pending jobs can also beprinted by entering the Batch Programs and Printing Menu from the Main Menu.

4.8.6 Printing Labels.

Main Menu->E--PEOPLE File Operations->(7)--Print Mailing Labels

The program provides two available formats for printing mailing labels from PEOPLE files. Thefirst is Regular General Mailout Format Labels, which operates identically to the General Mailoutfunction but first substitutes your chosen PEOPLE file for the General Mailout file. This optionallows you to do third class mail sorting by zip code, etc., as with the General Mailout.

The second option allows you to define and print custom labels, specifying the size (normallyA=1x3.5 inch labels, A=5 lines, A=10 characters per inch) and the line contents from the list

A AddressB Blank LineC Carrier Route InformationM Custom MessageN NameP Phone Number

(Note that you must specify A for address on three consecutive lines, and that every line of thelabel must be specified).

The typical label will be formatted

N Message (or B for blank)N NameA AddressA AddressA Address

After defining the label, you will be asked to fill in the messages for any lines you have sodesignated.

NOTE that you may choose to print custom labels from this program that contain nothing butmessage lines, so that you can print any special labels you wish. If you include only Message andBlank lines, you will be asked how many copies of the label you wish to print.

When your label is specified, you may print test patterns to set up the label stock in the printerand then print your custom labels.

4.8.7 General PEOPLE File Administration. The final PEOPLE File Operations Menuselection is a general purpose PEOPLE File Administration menu, which allows you to

1. Modify the description of a PEOPLE file

2. Delete a PEOPLE file

3. Merge two PEOPLE files into one file

4. Rename a PEOPLE file to GMWORK (should not be necessary)

5. View a PEOPLE file (can use to print the file using <control print screen>)

4.9 OFFICE OPERATIONS

4.9.1 Mailing Lists. (See Examples). A General Mailout list will pick up all members withGM4 indicated in the Personal Profile field, as well as optionally all Prospects, Former Members,and General Mailing entries with the GM4 designation.

Custom labels can also be printed, including name tags, special text labels (use Messagedesignation for each line on the label to enter your own text), and other information. Theprogram will optionally add ‘‘AND MRS’’ for married male Head of House records.

It is easy to print labels for Youth mailouts from

Main Menu->Membership->Mailing Labels->YouthAll youth (7-12 graders) from the membership and prospect files will be included.

For children and preschoolers, it is possible to print mailing labels (and reports) for all children(members and prospects) or address a letter to the parent of each child (determined by FUNassignments as long as the parents are in the database). This requires running a ‘‘user definedprogram’’ provided with the CHURCH package. To do this:

Main Menu->System Administration->Run

and enter CHILDRPT (for children) or PRESRPT (for preschool) in the window provided. Themenu dialogue will prompt you for details of what you wish to do.

4.9.2 Mail-Merge Operations.

Main Menu->Mailing Labels->Mail-Mergewill convert a PEOPLE file into a WordStar mail-merge file.

4.10 NOMINATING COMMITTEE OPERATIONS

You may begin nominating committee operations any time between April and September. To doso, enter

Main Menu->Nominating Committee

and the current church organization file (CHWORKER.DBF) will be copied to the nominatingcommittee work file (NOMINATE.DBF). At this point, you have effectively split out next year’sorganization and staff into the NOMINATE file, where you can modify it and populate it with newworkers without affecting your current year’s organization. At the start of the new church year,running the Sunday School Transfer operation will move CHWORKER.DBF to CHWORKER.SAV,then move NOMINATE.DBF to CHWORKER.DBF, and you will be ready to operate with the neworganization and staff.∗

4.10.1 Nominating Committee Menu. The Nominating Committee Menu allowsadministration of nominating committee work for all organizations. The Administration form isquite similar to the Worker Administration form, with the addition of some attempt to automatevoting procedures. The Print capability will produce nominating committee work sheets with

________________

∗ Should you choose not to use the Sunday School Promotion option, you may manually copy the file NOMINATE.DBFto CHWORKER.DBF before running the Sunday School attendance rosters for the first Sunday of the new year. Inthis case, the Sunday School assignments of members must be updated manually from the Member Administrationform.

lines for annotations (assignments, results, etc.).

The automation of voting status is not entirely tested. The concept is that an APPROVAL field isprovided on the Administration form. This field is changed by entering (V)ote (hitting the Vkey). Each time (V)ote is entered on a particular position, the APPROVAL field changes asfollows:

First (V) entry: APPROVAL is changed to C to indicate Nominating Committee approval of theindicated worker.

Second (V) entry: You are prompted for the date (format mm–dd) of church approval of theindicated worker. For most positions, this is the end of the voting process.

Third (V) entry: APPROVAL is changed to R to indicate no approval is required (useful for pastorand other staff positions).

Fourth (V) entry: APPROVAL is changed to its initial blank state (start over).

The Menu entry Vote Pending will print a list of positions not yet voted on (useful for preparingnominating committee reports for business meetings).

4.11 DEACON MINISTRY OPERATIONS

The Deacon subsystem will automate a great deal of your Deacon Family Ministry Planadministration. To set it up, perform the following steps:

1. Enter deacons into deacon databaseMain Menu->Deacons->Administer

All that is necessary is to enter A to add each deacon. A sequential deacon number will beassigned automatically. Enter the deacon status (hit <F1> for a help window from thisform; A means active). Enter the year the deacon’s term of office expires in the appropriatewindow. You may optionally use this form to record deacon subcommittee assignments;the ones understood by the report programs are indicated on the help screen for that field.You may enter other committee abbreviations, but they will not appear on the report. Afterexiting the input screen for each entry or change, you will be put into the ‘‘search byname’’ mode to select the name of the deacon.

2. Enter deacon status into membership database in Personal Profile field. This is a code fromthe list:

DC1 Active DeaconDC2 Inactive DeaconDC3 Ordained Deacon in another church

3. If family assignments are already established, you must enter the deacon number assignedto each family in the Deacon field in the Membership record of each Head of House.

If your deacons are willing to change their family assignments, a program is supplied whichwill automatically assign families in geographical proximity to each deacon or assignfamilies based on deacon Sunday School class assignments (see below).

4. Various reports are then available to support the Deacon Ministry.

4.11.1 Deacon Reports. The following reports can be printed from the Deacon Menu:

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û8Û:Û3Û9Û:Û5Û6Û ÛaÛmÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛDÛ ÛEÛ ÛAÛ ÛCÛ ÛOÛ ÛNÛ Û Û Û Û Û ÛMÛ ÛEÛ ÛNÛ ÛUÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛ Û=Û ÛAÛDÛMÛIÛNÛIÛSÛTÛEÛRÛ Û(ÛAÛDÛDÛ,Û ÛCÛHÛAÛNÛGÛEÛ,Û ÛDÛEÛLÛEÛTÛEÛ)Û ÛTÛHÛEÛ ÛDÛEÛAÛCÛOÛNÛ ÛFÛIÛLÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛ Û=Û ÛCÛHÛAÛIÛRÛMÛAÛNÛ ÛOÛFÛ ÛDÛEÛAÛCÛOÛNÛ ÛMÛAÛSÛTÛEÛRÛ ÛLÛIÛSÛTÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛDÛ Û=Û ÛDÛEÛAÛCÛOÛNÛ ÛNÛAÛMÛEÛSÛ ÛAÛNÛDÛ ÛSÛTÛAÛTÛUÛSÛ Û(ÛPÛRÛIÛNÛTÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛLÛ Û=Û ÛLÛIÛSÛTÛ ÛFÛAÛMÛIÛLÛYÛ ÛNÛAÛMÛEÛSÛ Û(ÛHÛ ÛoÛfÛ ÛHÛOÛUÛSÛEÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛMÛ Û=Û ÛMÛIÛNÛIÛ-ÛMÛAÛSÛTÛEÛRÛ ÛTÛYÛPÛEÛ ÛLÛIÛSÛTÛIÛNÛGÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛNÛ Û=Û ÛNÛUÛMÛBÛEÛRÛ ÛOÛFÛ ÛFÛAÛMÛIÛLÛIÛEÛSÛ ÛPÛEÛRÛ ÛDÛEÛAÛCÛOÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛTÛ Û=Û ÛAÛUÛDÛIÛTÛ ÛTÛHÛEÛ ÛDÛEÛAÛCÛOÛNÛ ÛFÛIÛLÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛQÛ Û=Û ÛQÛUÛIÛTÛ Û(ÛRÛEÛTÛUÛRÛNÛ ÛTÛOÛ ÛMÛAÛIÛNÛ ÛMÛEÛNÛUÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛXÛ Û=Û ÛAÛUÛTÛOÛMÛAÛTÛIÛCÛ ÛDÛEÛAÛCÛOÛNÛ ÛAÛSÛSÛIÛGÛNÛMÛEÛNÛTÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛ ÛOÛNÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 22. Deacon Menu

4.11.1.1 Chairman of Deacons Master List. This report lists each member of the church,alphabetically, with deacon assignment. It is used by the Chairman of Deacons, church staff, orothers to quickly discover deacon assignments.

4.11.1.2 Deacon Name and Status. Most deacon reports and entry in the MEMSHIP file are basedon deacon number. This report gives a reference list of all deacons, their assigned numbers, andtheir status. You are asked to select ordering by name, status, or number.

4.11.1.3 List Family Names. This report can be obtained for a range of deacons (from one to all)based on deacon number. A separate report is generated for each deacon selected, listing the headof house for each family assigned to the deacon. This provides a good concise reference forfamily assignments.

4.11.1.4 Mini-Master Listing. This report can be obtained for a range of deacons (from one toall) based on deacon number. A separate report is generated for each deacon selected, listingdetailed information for each family member assigned to the deacon. Among the includedinformation is church and Sunday School relationships, Sunday School assignment, age, birthday,and anniversary for each family member. This is a more complete (hence longer) form of theabove report.

This report also includes an audit report listing any church members with missing or incorrectdeacon assignments.

4.11.1.5 Number of Families per Deacon. This report lists all deacons with the current numberof family assignments. It may be useful as an aid in assigning new church members to deaconsfairly.

4.11.1.6 Audit Deacon File. /usr/add-on/dwbThis report compares the deacon file with thedeacon assignments in the MEMSHIP Personal Profile field and reports any discrepancies found.Each deacon should have an entry in the deacon file as well as a DC# code in the Personal Profilefield, as outlined above.

4.11.2 Family Assignments. The accuracy of the deacon reports is totally dependent on accuratedeacon assignments in the MEMSHIP file. Two programs are provided to help keep thisassignment up to date.

4.11.2.1 Geographic Assignments. Deacons may be automatically assigned based on geographiclocation. This operation uses the MAP field in the membership records. Ideally, you may use amaster map to enter map sector coordinates into this field for each member (such as C4 or namesof sections of town). An easier approach is to simply use the ZIP code for this map field. Basedon the contents of this field, the deacons are assigned families by preference in the samegeographic area. The program attempts to be as fair as possible in distributing close and distantfamilies to each deacon.

If you wish to assign the ZIP code to the map field, an administrative program is provided whichyou can run by entering

Main Menu->System Administration->Run Program

Enter ZIPCOPY in the window provided by this screen. ZIP codes will then be copied into theMAP field for each entry in the MEMSHIP file.

WARNING! Make sure the Deacon file reflects correct STATUS (Active/Rotate) for the comingnew year.

There are two ways to assign families to deacons by geographic area: (1) reassign all Families; (2)let current deacons keep their families and reassign only those families associated with deaconswho are rotating off. Reassign these families to the new deacons coming on. If you want allfamilies reassigned, mark all active deacons in the DEACON file with STATUS = A. If you wantto avoid reassigning the families of present deacons, leave all present deacons marked withSTATUS = A (upper case), but mark all NEW deacons with STATUS = a (lower case). This willresult in all families assigned to non-active deacons being redistributed among the new deacons.

To actually make the deacon assignments, run

Main Menu->Deacons->X Automatic Deacon Assignment

and indicate assignment by geographic Area.

4.11.2.2 Sunday School Based Assignments. Deacons may be automatically assigned based onSunday School class deacon assignments. In this case, a deacon is assigned to (one or more)adult Sunday School classes, and each family whose Head of House is enrolled in that class isassigned to that deacon.

To set up this procedure,

1. Make sure every adult Sunday School class in the worker file has the assigned deacon listedfor the class with the DXA entry (or other appropriate symbol beginning with D) in theworker class field. For instance, an adult class with department symbol ABM1 should havea deacon with department and class symbol ABM1=DMA in the worker file.

2. Make sure each active deacon is listed in the deacon file with the status A.

3. Begin the automatic assignment by entering

Main Menu->Deacons->X Automatic Deacon Assignment

and indicate assignment by Sunday School Class.

Assignments will be made based on the Sunday School class assignments of the head ofhouse of each family. The program allows you to assign a default deacon number foryouth, children, or preschoolers whose parents are not enrolled in Sunday School. If adefault is not chosen, no deacon will be assigned to these individuals. Any Sunday Schoolmembers who are not assigned to a deacon following the procedure are listed on the printer.Typically these are children whose parents are not Sunday School members. They shouldbe assigned a deacon individually by entering the deacon number in their membership filerecord.

4.12 DISCIPLESHIP TRAINING OPERATIONS

This code is newly verified and not yet complete. It should work well enough to keep accuraterecords of weekly training courses, but is deficient in reporting and statistical summaries.

The Discipleship Training subsystem is accessed by:

Main Menu->Training (D. T. Attendance)

The regular operations are quite similar to Sunday School operations:

1. Define Discipleship Training organization in the Worker file using the organization key T.Only department symbols are used for D.T. units (any class symbols are ignored). Thedepartment serial numbers are totally independent from the Sunday School numbering.Each D.T. department must have a sub-number 22 record defined identifying thedepartment director (or lead teacher).

2. Print D.T. rosters fromMain Menu->Training (D. T. Attendance)->Rosters

3. Enter member’s Discipleship Training organization, using either the MembershipAdministration form or the Name Search Menu item under the Training Menu. To usethe Membership Administration form, search for the desired member, enter Changefollowed by I (for supplemental information) to access the D.T. field.

4. Print weekly attendance rosters fromMain Menu->Training (D. T. Attendance)->Attendance Rosters

5. Post weekly attendance fromMain Menu->Training (D. T. Attendance)->Post Attendance

6. Print weekly counts fromMain Menu->Training (D. T. Attendance)->Counts

7. Transfer the final attendance data to the membership form byMain Menu->Training (D. T. Attendance)->Transfer Attendance

4.12.1 Technical Details. The Discipleship Training data is contained in the MEMSUPL1.DBFdata base, keyed to MEMSHIP.DBF on the MEMNUM field. The data includes the D.T.Department, past six weeks attendance, and year-to-date attendance. For proper operation, it is

necessary that each member have a unique and unchanging MEMNUM key. The key is assignedat entry time and should never be changed. An audit for uniqueness of this field is providedunder Membership Administration->ad(M)in->(A)udit.

4.13 CONTRIBUTION OPERATIONS

The contribution operations subsystem supports:

1. Automatic assignment of envelope numbers and printing envelope box labels.

2. Posting member contributions (by name or envelope number).

3. Printing quarterly and annual statements of contributions.

This subsystem does not deal with accounts receivable or payable, track bank deposits, or addressgeneral financial operations in any way. Currently three reports are provided, indicating numbersof members in various categories of giving (i.e., numbers or percentages of members whosegiving lies in a range of values such as $100 to $200).

IMPORTANT: This subsystem is protected with a password to deny access to other thanauthorized individuals. However, the database files are accessible to anyone who has physicalaccess to the computer and is knowledgeable about dBASE functionality. Make sure youconsider the security and liability implications before you implement or rely on this system. Youmay well decide to keep parallel paper and computer records for a quarter before cutting over tothe computerized system. Remember, the best computer security is physical security, i.e.,restricting physical access to the computer to authorized individuals.

The basic operations for member contributions are:

1. Annually: Assign envelope numbers to each member. This can be done manually byentering the envelope number in the appropriate field for each member under MembershipAdministration. It can be automatically done as described below. The program will printlabels to affix to boxes of envelopes as well as mailing labels for envelope delivery (bymail, Sunday School class, or deacon). Weekly: post each offering envelope (envelopenumber, amount for general budget, building fund, and any designated offerings). Postingcan be edited until the week is closed out, but cannot be changed (except by using dBASEutilities to change the accounting files) after the week is closed.

2. During the first month of the quarter: audit the accumulated accounting files and printmember statements of contributions and mailing labels.

3. During the first month of the new year: run the audit and print the annual statements.

In addition, individuals who are not recorded in the MEMSHIP file but who contribute to thechurch may be tracked as special contributors. The system will allow recording of name andaddress information in a separate contributors file. Contributions by these individuals may beposted weekly for as long as desired (until the end of the year). However, no statements will beprinted for these members. At some point during the year, they may be added to the MEMSHIPfile, assigned an envelope number, and the contribution Special Menu will allow accounting thegiving history of that individual to the new envelope number. This capability might be used, forinstance, for new people who begin contributing before they are enrolled in Sunday School orentered in the MEMSHIP file for other reasons.

IMPORTANT: Accurate contribution reporting depends on proper maintenance of membershiprecords. In particular, it is important that information for anyone who has contributed during thepast year be available when the annual statements are printed. The MEMSAVE.DBF file records

sufficient information about changes during the year to allow tracking any changes. To preventproblems (typically FUN-SUB numbers which cannot be located), make sure your proceduresinclude:

1. Never delete a church member (or anyone with a valid envelope assignment) from themembership file; instead, transfer them to the former member file.

2. Make sure all FUN-SUB changes are done from the forms provided. Never change themfrom the administrative BROWSE window or from other Fox or dBASE programs, andchange only one FUN-SUB number at a time from the audit BROWSE windows.

The contribution subsystem is entered by

Main Menu->Contributions

The system will respond with a request for a password. The correct password must be enteredand the <enter> key pressed before proceeding. No echo is returned to the screen, and the entry iscase sensitive. The backspace key is functional for editing, but no echo feedback is provided.For the current password, contact the author.

The Contribution Menu is shown in Figure 23.

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û8Û:Û4Û0Û:Û1Û9Û ÛaÛmÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û*Û Û Û*Û Û Û*Û Û ÛCÛ ÛOÛ ÛNÛ ÛTÛ ÛRÛ ÛIÛ ÛBÛ ÛUÛ ÛTÛ ÛIÛ ÛOÛ ÛNÛ Û Û Û ÛMÛ ÛEÛ ÛNÛ ÛUÛ Û Û Û*Û Û Û*Û Û Û*Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛ Û=Û ÛAÛUÛDÛIÛTÛ ÛCÛOÛNÛTÛRÛIÛBÛUÛTÛIÛOÛNÛ ÛFÛIÛLÛEÛSÛ Û(ÛBÛEÛFÛOÛRÛEÛ ÛPÛRÛIÛNÛTÛIÛNÛGÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛFÛ Û=Û ÛPÛRÛIÛNÛTÛ ÛCÛUÛRÛRÛEÛNÛTÛ ÛLÛIÛSÛTÛ ÛOÛFÛ ÛSÛPÛEÛCÛIÛAÛLÛ ÛFÛUÛNÛDÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛLÛ Û=Û ÛLÛAÛBÛEÛLÛSÛ,Û ÛPÛRÛIÛNÛTÛ ÛTÛHÛEÛMÛ Û(ÛFÛOÛRÛ ÛSÛTÛAÛTÛEÛMÛEÛNÛTÛSÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛMÛ Û=Û ÛNÛOÛNÛ-ÛMÛEÛMÛBÛEÛRÛ ÛCÛOÛNÛTÛRÛIÛBÛUÛTÛIÛOÛNÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛNÛ Û=Û ÛNÛEÛWÛ ÛEÛNÛVÛEÛLÛOÛPÛEÛ ÛNÛUÛMÛBÛEÛRÛSÛ Û(ÛNÛEÛWÛ ÛYÛEÛAÛRÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛPÛ Û=Û ÛPÛOÛSÛTÛ ÛWÛEÛEÛKÛLÛYÛ ÛCÛOÛNÛTÛRÛIÛBÛUÛTÛIÛOÛNÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛRÛ Û=Û ÛRÛEÛPÛOÛRÛTÛSÛ Û(ÛSÛTÛAÛTÛIÛSÛTÛIÛCÛSÛ Û/Û ÛSÛUÛMÛMÛAÛRÛIÛEÛSÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛ Û=Û ÛSÛTÛAÛTÛEÛMÛEÛNÛTÛSÛ Û(ÛQÛUÛAÛRÛTÛEÛRÛLÛYÛ Û&Û ÛAÛNÛNÛUÛAÛLÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛQÛ Û=Û ÛQÛUÛIÛTÛ Û(ÛRÛEÛTÛUÛRÛNÛ ÛTÛOÛ ÛCÛHÛUÛRÛCÛHÛ ÛMÛEÛNÛUÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û<Û ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛ ÛOÛNÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 23. Contribution Menu

4.13.1 Weekly Posting. Member contributions are posted each week from the envelops byaccessing the posting screen:

Main Menu->Contributions->Post

MAKE SURE YOU HAVE CORRECTLY POSTED ALL CONTRIBUTIONS BEFORE CLOSING OUT THEWEEK! While you may delay posting contributions for several weeks, all of the contributions fora given week must be posted and closed out before you may begin posting the following week’scontributions. Also note that you may make corrections to posted contributions only until theweek is closed out; once the closing is done, the information is permanently recorded.

4.13.1.1 Regular Contributions. To post regular contributions:

1. Main Menu->Contributions->Post->Regular Contributions

2. Enter envelope number to be posted. (If the envelope number is unknown, simply hit<enter> in the envelope field and enter the name in standard LAST, FIRST format in theNAME field. You may use the right and left arrow keys to search forward and backwardnames if the correct name is not found immediately. Only those names assigned envelopenumbers will appear.)

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û8Û:Û4Û4Û:Û0Û3Û ÛaÛmÛDÛaÛtÛeÛ ÛcÛoÛnÛtÛrÛiÛbÛuÛtÛiÛoÛnÛsÛ ÛwÛeÛrÛeÛ ÛmÛaÛdÛeÛ Û=Û Û0Û1Û/Û0Û5Û/Û9Û2Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛFÛ1Û0Û Û-Û-Û ÛQÛuÛiÛtÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛEÛNÛVÛ ÛNÛOÛ.Û Û1Û0Û1Û Û Û Û ÛNÛAÛMÛEÛ ÛKÛOÛOÛNÛ,Û ÛJÛOÛHÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛCÛCÛTÛ Û ÛAÛMÛOÛUÛNÛTÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û-Û>Û Û-Û-Û ÛFÛoÛrÛwÛaÛrÛdÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛGÛFÛ Û Û Û Û Û Û Û0Û.Û0Û0Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û<Û-Û Û-Û-Û ÛBÛaÛcÛkÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛBÛFÛ Û Û Û Û Û Û Û0Û.Û0Û0Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛFÛ4Û Û-Û-Û ÛEÛdÛiÛtÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û0Û.Û0Û0Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛFÛ7Û Û-Û-Û ÛAÛcÛcÛtÛsÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û>Û Û>Û Û>Û Û>Û Û>Û Û>Û Û>Û Û>Û Û>Û Û>Û Û Û Û Û ÛFÛ ÛUÛ ÛNÛ ÛDÛ Û Û ÛAÛ ÛSÛ ÛSÛ ÛIÛ ÛGÛ ÛNÛ ÛMÛ ÛEÛ ÛNÛ ÛTÛ ÛSÛ Û Û Û Û Û<Û Û<Û Û<Û Û<Û Û<Û Û<Û Û<Û Û<Û Û<Û Û ÛAÛAÛ=ÛAÛNÛNÛIÛEÛ ÛAÛRÛMÛSÛTÛRÛOÛNÛGÛ Û Û Û Û Û Û Û Û ÛBÛHÛ=ÛBÛAÛPÛTÛIÛSÛTÛ ÛHÛOÛMÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛFÛ=ÛCÛAÛMÛPÛ ÛFÛEÛEÛ-ÛBÛEÛNÛEÛVÛOÛLÛEÛNÛCÛEÛ Û Û ÛAÛFÛ=ÛAÛTÛHÛLÛEÛTÛIÛCÛ ÛFÛUÛNÛDÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛBÛIÛ=ÛBÛIÛBÛLÛEÛ ÛFÛUÛNÛDÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛHÛ=ÛCÛHÛIÛLÛDÛRÛEÛNÛ'ÛSÛ ÛHÛOÛMÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛMÛ=ÛAÛSÛSÛOÛCÛIÛAÛTÛIÛOÛNÛAÛLÛ ÛMÛIÛSÛSÛIÛOÛNÛSÛ Û ÛBÛMÛ=ÛBÛUÛSÛ ÛMÛIÛNÛIÛSÛTÛRÛYÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛLÛ=ÛCÛHÛUÛRÛCÛHÛ ÛLÛIÛBÛRÛAÛRÛYÛ Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛSÛ=ÛAÛDÛUÛLÛTÛ ÛSÛIÛNÛGÛLÛEÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛBÛVÛ=ÛBÛEÛNÛEÛVÛOÛLÛEÛNÛCÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛMÛ=ÛCÛAÛTÛHÛCÛAÛRÛTÛ ÛMÛEÛMÛ.Û-ÛSÛRÛ.ÛVÛAÛNÛ Û Û ÛBÛBÛ=ÛBÛLÛAÛIÛNÛEÛ ÛBÛAÛRÛBÛEÛRÛ-ÛLÛOÛVÛEÛ ÛOÛFÛFÛ Û ÛCÛBÛ=ÛCÛHÛUÛRÛCÛHÛ ÛBÛUÛSÛ ÛFÛUÛNÛDÛ Û Û Û Û Û Û Û Û ÛEÛCÛ=ÛEÛXÛPÛEÛNÛSÛEÛSÛ-ÛCÛRÛUÛSÛAÛDÛEÛ Û Û Û Û Û Û ÛBÛCÛ=ÛCÛHÛAÛDÛ ÛBÛIÛSÛHÛOÛPÛ ÛMÛEÛMÛOÛRÛIÛAÛLÛ Û Û Û ÛCÛCÛ=ÛCÛRÛUÛSÛAÛDÛEÛ-ÛCÛHÛEÛSÛTÛEÛRÛ ÛHÛEÛMÛMÛEÛ Û Û ÛFÛMÛ=ÛFÛOÛRÛEÛIÛGÛNÛ ÛMÛIÛSÛSÛIÛOÛNÛSÛ Û Û Û Û Û Û ÛBÛDÛ=ÛBÛIÛRÛTÛHÛDÛAÛYÛ ÛOÛFÛFÛEÛRÛIÛNÛGÛ Û Û Û Û Û Û ÛCÛDÛ=ÛCÛAÛRÛDÛSÛ ÛFÛOÛRÛ ÛSÛUÛNÛDÛAÛYÛ ÛSÛCÛHÛ.Û Û Û ÛFÛPÛ=ÛFÛEÛSÛTÛIÛVÛAÛLÛ ÛOÛFÛ ÛPÛRÛAÛIÛSÛEÛ Û Û Û Û ÛBÛFÛ=ÛPÛAÛRÛTÛNÛEÛRÛSÛ ÛIÛNÛ ÛPÛRÛOÛGÛRÛEÛSÛSÛ Û Û Û ÛCÛEÛ=ÛCÛRÛUÛSÛAÛDÛEÛ-ÛEÛVÛAÛNÛGÛEÛLÛIÛSÛTÛ Û Û Û Û Û ÛGÛFÛ=ÛRÛEÛGÛUÛLÛAÛRÛ ÛBÛUÛDÛGÛEÛTÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 24. Contribution Posting

3. Enter the amounts from the envelope. The first amount window corresponds to regularbudget; the second amount window is building fund; and the third amount window can beused for other designated offerings. One of the two-letter designated fund keys displayed atthe bottom of the screen must be entered to describe any designated offering (see below).

If you are entering only a regular budget offering, you may either hit <enter> three moretimes or hit <control-end> to proceed to entering the next envelope.

4.13.1.2 Special Contributions. In this case, ‘‘special contributions’’ refers to contributions frompersons who are not assigned envelopes. These may be visitors who are in the process ofbecoming regular contributors, one-time givers of special offerings, etc. You may decide on apolicy of how to use this facility based on your church’s needs. The intent is that at some futurepoint, the names entered as ‘‘special contributors’’ will be entered into the MEMSHIP file and

have envelope numbers assigned; at that point, their previous ‘‘special’’ giving can be convertedto the new envelope number and additional offerings tracked normally.

IMPORTANT: No statements will be printed except for persons assigned envelope numbers in theMEMSHIP file. The ‘‘special’’ category is designed only for temporary posting before theMEMSHIP entry can be made. It is quite possible for ‘‘special’’ entries to be made for a time andno further action taken (i.e., the name is never assigned an envelope number). There is noproblem in doing this, but a statement of contributions for that individual will never be printed.The information in this file is totally separate from other files (MEMSHIP and PROSPECT).

Typical use of Special Contributions entries is as follows:

1. You receive an offering envelope with the name of a visitor filled in and wish to record thecontribution. Enter the Special Contributions Form by:

Main Menu->Contributions->Post->Special Contributions

You may also enter this same form from the Regular Contributions form by entering <F6>(when you have no member open for posting).

2. Enter A to Add the new information. Only a name is necessary; address information will beaccepted to aid you in identifying the person for subsequent contributions. Either enter<control-end> or multiple <enter>s when you enter all the data for this individual.

3. Enter P for Post to enter contribution data. You may enter the appropriate fund just as forregular contributions.

4. Enter additional Special Contributions if desired. You may search for a previously enteredname by entering S and the name to be searched for, or naviagate forward and back in the fileby entering F and B.

5. In the event of a posting error, you may edit Special Contribution entries for the currentposting session only by entering M for adMin followed by E for Edit (see below for details).

6. An envelope number may subsequently be assigned to this individual. For this to occur, theindividual must be entered into the Membership file and the number assigned from theMembership subsystem. After this is done, the envelope number must also be entered fromthe Special Contributions form to associate any previously posted contributions with thecorrect person. To do this, find the person’s name in the Special Contributions form and enterE for Envelope assignment. Enter the envelope number in the window opened at that point;the system will search the Membership file and display the person assigned to the envelopenumber that you have entered so that you can verify the assignment. If the envelope numberis not found, or if you indicate that the entry found is not correct, the envelope assignmentwill be aborted.

Before printing the quarterly statements (and after closing out any open posting session), youmust move the Special Contributions to the posting file. To do this,

Main Menu->Contributions->Move Special (Non-Member) Contributions

From this menu, A puts you back in the Special Contributions form to Add envelopeassignments, M for Move actually posts the Special Contributions which have envelopenumbers assigned, and P will Print the current Special Contributions.

Once the envelope number has been assigned and the Special Contributions moved, theindividual should be deleted from the Special Contribution file file and treated as a regularcontributor.

Once the envelope number is properly assigned to the individual, you may enter futurecontributions using the Regular menu. The next statement of contributions will include bothpreviously entered and posted special and subsequently entered regular contributions.

4.13.1.3 Auditing and Editing. Until a particular posting week is closed out, you may edit thegiving records to correct any errors.

Editing Regular Contributions:At any time before closing, you may print a list of the current weekly postings by hitting <F8> onthe posting screen. Any discrepancies may be corrected by locating the desired entry (enter theenvelope number or name) and hitting <F4>, The right and left arrow keys may be used to scanthrough all entries associated with this envelope number. You may change any of theinformation, or you may hit <F9> to delete the entry entirely. When you are finished editingentries for that envelope number, hit <F10> to edit another or resume posting.

Editing Special Contributions:Special Contributions for the current posting week may be edited by locating the contributor’sname as though you were posting a new entry, then entering M (for adMin) and E (for Eedit).This will open the posted entries for editing.

All the currently posted entries will appear in a BROWSE window. In this window, you maymove from field to field with the <tab> or arrow keys. To delete an entry, position the cursor inthe line to be deleted and enter <control-U>. A dot will appear to the left of the line signifyingthat the entry is deleted. Hitting <control-U> again will toggle the deletion on and off.

To leave the BROWSE window and have your editing take effect, enter <control-end>.

Audits:An audit of envelope number assignments in the MEMSHIP file can be made from the PostingMenu. It is very important that duplicate envelope numbers be avoided, and that numbers not bereassigned during the year. The audit will identify any duplicates, any missing numbers withinthe assigned sequence, and identify the history of any numbers with recent changes inassignment. The audit will not change any envelope number assignments; you should make anyneeded corrections in the membership file as soon as possible.

4.13.1.4 Designated Account Administration. Up to 75 designated accounts may be maintainedby the system at any one time. These are listed alphabetically at the bottom of the posting screen.If more accounts are defined than will fit on the bottom of the screen, you may hit <F7> duringposting to view the next screen of accounts.

If it is necessary to add a new account during posting, you may do so by selecting a new two-letter designation and entering it in the designated account window. The system will first promptyou to Re-enter the account designation (in case you mistyped the entry) or Add a new account. Ifyou enter A to add an account, you will be asked to supply a short description of the account.You will also be asked to select which of five categories in which that account will be includedfor purposes of printing the statements:

1 Regular Budget2 Building Fund3 Missions4 Revivals and/or Crusades5 Other Designated

When the number of defined accounts approachs the limit, you will be warned to remove someaccounts. To do this, use the System Administration Menu:

Main Menu->System Administration->Options

Bypass the first screen (church name and address) by hitting <escape> and select

6 -- CONTRIBUTIONS DESIGNATED FUNDS FILE

from the second screen. Select the accounts to be deleted using the up- and down-arrow keys andhit <control-U> to toggle the delete flag (a dot in front of the entry in the BROWSE window).∗After your exit from the BROWSE window by hitting <control-W>, the flagged entries will bedeleted.

4.13.2 Quarterly Audits and Statements. Any time after posting the contributions from thelast Sunday of the quarter, the contribution statements can be printed. These will be printed onstandard 81⁄2 by 11 inch paper. The sequence of operations is as follows:

Main Menu->Contributions->Audit Contribution Files

The audit checks for changes in envelope number assignments and names made during thequarter, and attempts to credit all contributions to the correct accounts. The program will print asummary of its actions; review this carefully and check the indicated statements for accuracy.

Main Menu->Contributions->Statements

The actual statements are printed.

Main Menu->Contributions->Labels

A mailing label is printed corresponding to each statement. (Note that either the labels or thestatements can be run first).

4.13.3 Assigning Envelopes.

4.13.3.1 Manual Operation. It is always possible to assign envelope numbers by hand. This maybe the best approach, especially if you already have envelope numbers assigned. To do this, usethe Membership Administration form, locate the desired name, and enter Change, E (in the firstunlabeled field) to move directly to the envelope window, enter the envelope numbers, and enter<control-end> to close the form.

You may print a list of current envelope assignments by building a PEOPLE file. Enter MainMenu->E->1 to select members based on Contribution Envelope Number, (don’t forget to specify

________________

∗ You may also use your mouse to toggle this flag. To do so, click the left mouse button on the space immediatelybefore the desired entry at the left side of the BROWSE window. You will see the delete flag appear.

F when asked for Family or Alphabetic entry, if you use these codes). You may then sort onenvelope number and print the report from the PEOPLE file menu.

You may also print a set of labels for the current envelope assignments from the contributionmenu:

Main Menu->Contributions->Envelope Labels (Current Year).

These labels will contain envelope number, name and address, and also the assigned deacon andSunday School department information, so that you may use any of these methods for distributionof the envelopes.

4.13.3.2 Automatic Envelope Assignment. If you choose to re-assign envelopes each year, youmay use this capability. The assignment of envelopes is a five-step process to allow you to startbefore the end of the year and not disturb the current assignments.

You may only work on envelope assignments during the last three months of the calendar yearand after Sunday School promotion is completed. (This is because envelope assignment uses thesame data field in the MEMSHIP file as does Sunday School promotion, the MISC7 field.) Thisshould allow suffient time for the task.

To begin assignments, enter the New Envelope Menu by:

Main Menu->Contributions->New Envelope Numbers

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û3Û:Û1Û5Û:Û1Û2Û ÛpÛmÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û*Û Û Û*Û Û Û*Û Û Û Û Û Û ÛEÛNÛVÛEÛLÛOÛPÛEÛ ÛAÛSÛSÛIÛGÛNÛMÛEÛNÛTÛ ÛOÛPÛTÛIÛOÛNÛSÛ Û Û Û Û Û*Û Û Û*Û Û Û*Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛPÛlÛaÛcÛeÛ ÛaÛnÛ ÛXÛ ÛiÛnÛ ÛeÛaÛcÛhÛ ÛbÛoÛxÛ ÛsÛeÛlÛeÛcÛtÛeÛdÛ:Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛsÛsÛiÛgÛnÛ ÛeÛnÛvÛeÛlÛoÛpÛeÛ ÛnÛuÛmÛbÛeÛrÛ ÛtÛoÛ ÛpÛeÛrÛsÛoÛnÛsÛ ÛgÛiÛvÛiÛnÛgÛ ÛlÛaÛsÛtÛ ÛyÛeÛaÛrÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛsÛsÛiÛgÛnÛ ÛeÛnÛvÛeÛlÛoÛpÛeÛ ÛnÛuÛmÛbÛeÛrÛ ÛtÛoÛ ÛpÛeÛrÛsÛoÛnÛsÛ ÛaÛtÛtÛeÛnÛdÛiÛnÛgÛ ÛSÛuÛnÛdÛaÛyÛ ÛSÛcÛhÛoÛoÛlÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛsÛsÛiÛgÛnÛ ÛeÛnÛvÛeÛlÛoÛpÛeÛ ÛnÛuÛmÛbÛeÛrÛ ÛOÛNÛLÛYÛ ÛtÛoÛ ÛHÛeÛaÛdÛ ÛoÛfÛ ÛHÛoÛuÛsÛeÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛsÛsÛiÛgÛnÛ ÛeÛnÛvÛeÛlÛoÛpÛeÛ ÛnÛuÛmÛbÛeÛrÛ ÛOÛNÛLÛYÛ ÛtÛoÛ ÛpÛeÛrÛsÛoÛnÛsÛ ÛcÛuÛrÛrÛeÛnÛtÛlÛyÛ ÛhÛaÛvÛiÛnÛgÛ ÛoÛnÛeÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 25. Envelope Assignment

The steps in the process are indicated on the menu.

1. Determine who should have envelopes next year.Note that this action does not actually assign numbers, but simply marks those automaticallyselected to receive envelopes. You may then make any modifications you choose beforeassigning the actual numbers.

You are given several options after selecting this menu item. You may choose to assignenvelope numbers to all those contributing during the previous year or to all those attendingSunday School. If you choose either or both of these selection criteria, you may limit theassignments to only Head of House (HH is H, I, or C) or only to those currently havingenvelope assignments.

If you select only Head of House assignment, then envelopes will be assigned to all thosemarked Head of House. Similarly, selecting only persons having current assignments willsimply reassign envelope numbers in order (alphabetically) to those currently havingassignments. (Note that the action of these last two selections is different depending onwhether you choose either of the first two selections.)

What is actually done when this program runs is to place either YES or NONE in a specialfield in the MEMSHIP file. While the program is active, you will see the extra field on theMembership form in the lower right corner, labeled NEW YEARS ENV#. You may changeany of the assignments prior to assigning numbers by removing or adding the YES in thisfield.

2. Give all ‘‘YES’’ people an envelope number.When you run this process, each person with YES in the NEW YEARS ENV# field will beassigned an envelope number beginning with number 1 in alphabetic order (actually FUN-SUB order). These numbers will then appear in the NEW YEARS ENV# field where they willnot interfere with the current working envelope numbers. Again, you may edit the numbers inthis field (or start over with step one) at any time before step 5.

3. NASHVILLE—Create a file(OPTIONAL) This step will create a System Data Format file in the \CHURCH directorynamed MEMBERS.TXT containing envelope assignments, names, and addresses. This filemay be copied to a floppy disk and sent to an envelope service for printing personalizedenvelopes. The format is as follows (field name followed by number of characters):

New Envelope Number (8)Title (10)First Name (20)Last Name (15)Junior/Senior (3)Address (30)City (17)State (2)ZIP (5)Phone (7)Space (5)Date (6)

4. Label—Print (for offering envelope boxes)This step will print a label for each new envelope assignment containing name,address, and envelope number, as well as Sunday School department and deaconnumber. These labels are to be affixed to the offering envelope boxes for mailing or

personal distribution,

5. Move new envelope number to ENVNO field in MEMSHIP.This is the final step in making the new envelope numbers effective for the new year;it should be run before posting any envelopes with the new assignments. Beforerunning, make sure that all new envelope assignments are up to date.

Part of this procedure will copy the old envelope number assignments to a file namedCONAMEyy.DBF (where yy is the last two digits of the previous year) on a floppydisk in drive A: for backup purposes. It will also print a copy of the file.

4.13.4 File Schema.

4.13.5 Correcting Old Errors. The system currently does not support any way to change arecord once the week is closed out. This is consistent with accepted accounting practice, whichdoes not allow changes without an audit trail. My suggestion is that you correct any old errors bymaking a new entry in the current week which will bring the account up to date. Anotherapproach would be to print the account as is, then mark corrections in ink and initial them. Keepa paper copy of any supporting documentation in these cases.

4.13.6 Reporting Capabilities. Some preliminary reporting capability is provided which printsgiving by category for a given quarter or for the year to date. Suggestions for additonal reportswould be welcome.

5. EXAMPLESThis section contains illustrative examples of how to perform some specific (and hopefullyuseful) tasks. Feel free to start with one of these procedures, then modify it to accomplish whatyou want.

5.1 PRINT GENERAL MAILING LIST

A general mailing list consists of all names from the membership file with GM4 marked in thepersonal profile entry. Optionally, you may add all names marked with GM4 in the prospect file,the former member file, or the general mail (GMAIL) file.

1. Main Menu->Membership->Mailing Labels->General Mailout

2. Select mail class desired (enter 1, 2, or 3). First class selection will result in labels insimple ZIP code order. Second and third class selection will group labels to satisfy PostOffice requirements for these mailings.

3. You will always get labels for every name in the membership file which contains the GM4flag in the PERSONAL PROFILE field.

You may also optionally include all names containing GM4 in the PERSONAL PROFILEfield in the former member, general mailout, and prospect files by entering X in theappropriate windows on this screen. If you don’t wish to include these, simply hit <enter>for each window.

4. The screen will indicate that selection and sorting is taking place.

5. For second and third class mailings, you may select either C to print a report of counts ineach category (for Post Office forms); L to actually print the labels; or R to begin printinglabels at other than the beginning.

This last case is used when a printer jam or label outage occurs and you must reprint themissing labels. Each label contains an initial serial number which can be used to indicatethe starting point for printing.

6. Make sure that the printer is on-line, loaded properly with one-across labels, and answer thenormal printer dialog. Note that C is the entry for standard 3-1/2 by 15/16 inch labels.

7. Enter Y to print test labels. When printing labels after loading label stock in the printer, itis generally necessary to print a test label several times to adjust the print image to fitexactly. I generally print two tests in a row to take up the slack in the tractor feedmechanism before answering N and proceeding with the label printout.

8. When finished, with all labels printing properly, enter Q to return to the Mailout Menu.

5.2 PRINT SS CLASS REPORTS

Two useful types of Sunday School reports are class rosters and prospect lists. Class rosterscontain complete address and phone information on each member, along with church relationship,birthdate, and other useful information. Prospect lists have similar information on prospects foreach department.

1. Main Menu->Sunday School->Rosters

2. Normal Print Dialog

3. WANT TO PRINT BIRTHDATES FOR ADULTS? (Y/N (answer Y or N).

4. Choose specific Sunday School rosters to print or ALL. The ordering is the order in whichthe organization list (Main Menu->Worker->Print) is printed, which in turn is controlled bythe Department Number field assigned to each department. Thus you can print allpreschool departments by selecting from PRY5 to PRBB if your ordering is set up in theorganization list as

PRY5PRY4PRY3PRY2PRCTPRBB

The CLASS selection will normally be ALL, unless you want only a single class of aspecific department (e.g., AAC1 PXC).

5. The next menu asks you to select DEPARTMENT, CLASS, or BOTH. This selectiondepends on how you have chosen to represent the organization of your Sunday School inthe WORKER file. If you list each teaching unit as a separate department, you need selectonly the DEPARTMENT check-off. If you have classes split out within some departments,select BOTH.

To print prospect lists for a specific Sunday School department,

1. Main Menu->Prospect->SS Department Lists

2. Printer dialog is replaced by instructions to use standard 9-1/2 inch paper.

3. Want To Print Prospects For All SS Departments or Just One?Select O (for one department)

4. Enter the four-letter department code desired.

5.3 CHANGE SS CLASS ASSIGNMENT

To transfer an individual’s Sunday School class assignment from one class to another, there are atleast three possible approaches.

First, transfers can be accomplished on Sunday morning while inputing the roster information onthe ‘‘Post Sunday School Attendance’’ form by searching for the name desired (hit <F3> andenter name), then hitting <F6> to change Sunday School info. (This key will allow changes toSunday School department, class, and birthdate, the most likely information to change on Sundaymorning based on my experience).

Second, transfers can be made at any time by changing the member’s master record.

1. Main Menu->Membership->Administer

2. Search for desired name (hit S for search, N for name, enter name, hit <enter> twice).

3. Enter C to change the record.

4. In the ACTION window, enter S to go directly to the Sunday School assignmentinformation.

5. Enter new information.

6. Hit <control end> to leave the change mode.

Third, you can edit Sunday School attendance information as well as the class assignment fromthe Name Search form.

1. Main Menu->Sunday School->Attendance->Name Search

2. Enter the desired name (use Forward and Back if required to get correct family member).

3. Enter S to view and edit Sunday School attendance and class assignment information.

4. Enter Q to return from name change form.

Once a class assignment is changed, the member’s name will appear on the appropriate classroster the next time the attendance sheets are printed. In addition, the member will be flagged onthe previous class attendance sheet as transferring out, and on the new class sheet as transferringin. The member’s Sunday School attendance information is not affected by transferring to a newclass.

5.4 PRINT CHURCH DIRECTORY

The church directory is one of a number of ‘‘batch’’ jobs which can be scheduled from the BatchMenu. These are typically long print jobs which you may wish to set up to run all at the sametime while the computer is not being used for other purposes. The program allows you to requesta number of batch jobs, spools them to be run, then asks if you wish to run them now or wait untillater.

1. Main Menu->Batch Programs and Printing

2. Normal printer dialog.

3. Enter 8 for Church Telephone Directory.

4. The menu will inform you that the job has been added to the batch queue. Hit <enter> tocontinue. You may add additional batch jobs at this time. Do not re-enter the ChurchDirectory job, or you will get multiple copies of the directory printed.

5. When all batch jobs have been requested, enter Q to leave the Batch Menu.

6. Want to Start Printing Now? Answer Y if you wish to begin printing allselected batch jobs at this point. If you choose N, no printing will take place until youagain enter the Batch Menu. At that point, you will be told that outstanding batch jobsremain and asked if you wish to review jobs to be printed, print them now, or cancel them.

NOTE: The proper printing of the church directory requires exact emulation of one of the printerssupported by the program. If none of the supported printers matches your printer’s capability,you may try changing the emulation mode of your printer. If this is not successful, you will haveto edit the printer options program to provide the correct escape sequences expected by yourprinter.

5.5 PRINT MAILING LABELS FOR SS CLASS MEMBERS AND PROSPECTS

This example demonstrates use of the PEOPLE file capability of the CHURCH program. This is avery powerful feature, but requires at least a high level understanding of the PEOPLE file concept.

A PEOPLE file is a list of data for specific people collected from the MEMSHIP or PROSPECTfiles, and in the format of the MEMSHIP data base file. You may have up to ten PEOPLE files onyour disk at the same time (however, you should remove out-of-date PEOPLE files to conservedisk space). PEOPLE files are named PEOPLE1, PEOPLE2, ..., PEOPLE9 (There is one auxiliaryPEOPLE file, named PEOPLEX, used for some special applications).

The basic concept is that a PEOPLE file is created by selecting desired people from either theMEMSHIP file by

Main Menu->Membership->Search, Select and Sort People->2 (Select)

or from the PROSPECT file by

Main Menu->Prospect->Print Prospect Cards and/or PEOPLE File Creation

Once a people file is populated with names of the individuals desired, it can be used to printvarious reports (on regular paper) or mailing labels (on label stock).

This example will demonstrate the following steps:

1. Select all members of Sunday School Class to PEOPLE1

2. Select all prospects for Sunday School Class to PEOPLE2

3. Combine both PEOPLE1 and PEOPLE2 files into PEOPLE1

4. Print mailing labels from PEOPLE1

5.5.1 Select all members of Sunday School Class to PEOPLE1.

1. Main Menu->Membership->Search, Select and Sort People->2 (Select)

2. Want to use a previously defined selection or enter NEWselection criteria? Enter N for now.

3. Insert X before ‘‘Sunday School Information’’ field. Hit <enter> to get to bottom of form(or hit <control end>).

4. Enter F for Family Listing. Hit <enter>.

5. Enter W for Workers, P for Pupils Enter P.

6. Enter department code (like ‘‘AAC3’’) in first selection window. Hit <enter> for all otherfields.

7. Want to Assign Selector Name? Enter N for now.

8. Which PEOPLE file do you want? PEOPLE__ Enter 1 for this example (youmay select another unused file).

9. Enter your initials (to keep track of who owns what file).

10. Enter a description of the contents of this file (like ‘‘AAC3 CLASS’’).

11. Selecting the People. Will Now Put Them in PEOPLE1.

12. Special Sorting? Enter N

13. Selection/Sorting is Complete. Hit <enter>.

5.5.2 Select all prospects for Sunday School Class to PEOPLE2.

1. Main Menu->Prospect->Print Prospect Cards and/or PEOPLE File Creation

2. Enter P for PEOPLE File Creation.

3. Select PEOPLE file (assume it’s PEOPLE2).

4. Select ‘‘Sunday School Department’’.

5. Enter department code (like ‘‘AAC3’’).

5.5.3 Combine both PEOPLE1 and PEOPLE2 files into PEOPLE1.

1. Main Menu->System Administration->PPEOPLE File Administration

2. Enter your initials to identify the new PEOPLE files.

3. Select M (Merge (Combine) two PEOPLE files).

4. Enter 2 and 3 to select PEOPLE files to combine.

5. Enter Description for new PEOPLE file.

6. Result is placed in PEOPLE file 1, sorted by name. (If you want the labels sorted in otherways, you must run the Sort option.

5.5.4 Print mailing labels from PEOPLE1.

1. Main Menu->Membership->Mailing List

2. Enter C for Custom Labels.

3. Answer the printer dialogue (note that C is the form length for standard label stock).

4. Enter lines per inch (normally A for 6)

5. Enter point size (normally A for 10)

6. Enter the format of your label. For this example, we will use:

M MessageN NameA AddressA AddressA Address

7. Enter your message. For this example, ‘‘SPECIAL INVITATION’’.

8. Which PEOPLE FILE Do You Want to Use? Enter 1.

9. Want to Print a Test Pattern? For newly inserted label stock, it is a goodidea to print test labels until the printer registration is exactly adjusted. Answer Y until youare satisfied with the printer adjustment, then answer N to print.

10. Labels are printed.

5.6 UPDATE NEWLY MARRIED COUPLE

For this example, we assume that the couple are both already enrolled. This is a check list offields to update in the data base. IMPORTANT: Do not simply add a new record to the husband’srecord and delete the previous record for the wife. This will result in loss of previous Sunday Schoolattendance records and possibly lose contribution records as well.

1. First, edit the wife’s record. Change:

• Name• Marital status should be M

• HH field should be blank• Title• Sunday School assignment• Anniversary• Remove any GM4 field in the Personal Profile.• Change FUN to that of husband, SUB to 02.

2. Next, edit the husband’s record.

• Check that SUB is 01• HH field should be H• Update address and phone if required. Doing this will automatically update address of

the wife; the phone number will be updated if she does not have a different phonenumber entry.

• Marital status should be M• Sunday School assignment• Anniversary• Add GM4 to Personal Profile.

5.7 PRINT LIST OF ALL SINGLE ADULTS

To accomplish this task, we first select all members with age 18 or greater and single maritalstatus, place them in a PEOPLE file, and print a report from this file.

1. Main Menu->Membership->Select and Sort People->2 -- Select a group of people

2. Enter X before the ‘‘Age’’ field and before the ‘‘Marital Status’’ field.

3. Hit <enter> in response to the question, ‘‘Age to be calculated as of what date?’’ Thisindicates age as of today is desired.

4. In the ‘‘Marital Status’’ window, enter ‘‘DWS’’ to select divorced, widowed, and singleindividuals.

5. Indicate PEOPLE file to use. Assume you’re using PEOPLE5.

6. Return to Main Menu (hit Q twice) and go to report screen:Main Menu->Membership->Reports

7. Select F for ‘‘Mini-master format: PEOPLE file.’’

8. Indicate 5 to print PEOPLE file PEOPLE5.

9. Answer the normal printer dialog.

5.8 PRINT VISITATION ASSIGNMENTS

Visitation assignments are printed on 8-1/2 by 11 paper, and include all the demographicinformation about a prospect plus reports of all previous visits to any member of the prospect’sfamily. They can be obtained in several ways, depending on the manner in which you wish toselect the prospects.

5.8.1 Individual Prospect Assignments.

1. Main Menu->Prospect->Administer

2. Enter S to Select prospect.

3. Enter N to select by Name.

4. Enter name of prospect desired; hit <enter>.

5. When desired prospect is displayed, enter P to Print visitation assignment.

5.8.2 Selected Prospects (PEOPLE File). See the section PEOPLE FILE OPERATIONS for afull discussion of this capability. You may select prospects on the basis of

• Date entered

• Date visited

• Location (city or ZIP code)

• Personal Profile keys

• Sunday School class assignment

• Type of prospect

A separate visitation assignment page will be printed for each prospect in the list.

5.8.3 Selected Prospects (Menu Criteria).

5.8.4 Selected Prospects (Sunday School Visitation).

5.9 MAKE DEACON ASSIGNMENTS

5.10 PRINT REPORT BASED ON PERSONAL PROFILE ENTRY

The Personal Profile field can be used to classify individuals in any arbitrary categories. Forexample, suppose you wanted to flag all members who own vans. You must create a key for thisflag; the key must have two alphabetic characters plus a single numeric character. Let’s assumeyou define the key VN1. The order of the flags within the personal profile field doesn’t matter;any entry may appear anywhere in the field.

The first step in making this designation useful is to go through the membership database andenter VN1 into the personal profile field for each member who owns a van. To do this,

1. Main Menu->Membership->Administer

2. Locate desired member by searching (S) by name (N, enter name).

3. Change the record by entering C.

4. Go directly to the personal profile field by entering P in the ‘‘Action’’ window.

5. Place the cursor at the end of any existing personal profile entries by hitting <end> (or usethe arrow keys).

6. Add the key VN1.

7. Enter <control end> to exit (or multiple <enter>s to the end of the form).

After the member records have been flagged, reports can be produced by using the ‘‘Select andSort’’ screen.

1. Main Menu->Membership->Select and Sort People->2-Select

2. Enter X before the ‘‘Personal Profile’’ selection field.

3. Enter VN1 in the selection window to indicate selection criterion. Note that you may entermore than one three-letter flag at a time. All records matching any of the entries will beselected.

4. Select a PEOPLE file to hold the list of members. Assume you select PEOPLE9.

5. Return to the Membership Menu by entering Q.

6. Go to the Report Menu:Main Menu->Membership->Reports

7. Select ‘‘PEOPLE File--Presorted’’

8. Select PEOPLE9.

9. Answer the normal printer dialogue.

5.11 PRINT BIRTHDAYS FOR CURRENT MONTH

For this example, assume you wish to print a list of all members who have birthdays in the monthof December. The final output you want is a list of names and birthdates (month and day only) indate order. This list might be for inclusion in your church newsletter.

1. Main Menu->Membership->Select and Sort People->2-Select

2. Want to use a previously defined selection or enter NEWselection criteria? Enter N.

3. Insert X before ‘‘MONTH of BIRTH’’ field. Hit <enter> to get to bottom of form (or hit<control end>).

4. Enter F for Family Listing. Hit <enter>.

5. Which Month? Enter the month number (12 for December).

6. Want to Assign Selector Name? Enter N.

7. Which PEOPLE file do you want? PEOPLE__ Enter 1 for this example (youmay select another unused file).

8. Enter your initials (to keep track of who owns what file).

9. Enter a description of the contents of this file (like DECEMBER BIRTHDAYS).

10. Selecting the People. Will Now Put Them in PEOPLE1.

11. Screen will indicate the number of records selected, then askSpecial Sorting? Enter Y.

12. On Sort Menu, enter 02 to sort by DAY OF BIRTH.Then enter 99 to indicate you’re ready to begin sorting.

13. Selection/Sorting is Complete. Hit <enter>.

You now have all the December birthdays in a PEOPLE file, in order of birthday. You can use thePEOPLE file to print mailing labels (use Main Menu->Membership->Mailing Labels->CustomLabels), or you can print a report to use as a check list.

Let’s print a custom report:

1. Main Menu->(Membership->Reports->Custom Format

2. 3X7 Cards? Hit <enter>.

3. Select PEOPLE file from list given; in this case, enter 1.

4. Use a PREVIOUS print format? Hit <enter>.

5. Information screen tells us that we can have up to 80 characters across the screen (8-1/2 by11 inch paper, 10 CPI). Note this or hit <print screen> to print a copy. Hit any key tocontinue.

6. Now you see the CUSTOM PRINT FORMAT CREATION form. We want date of birth, thenname and address, and phone number. To indicate this, first enter

• 27 to indicate birthdate; then• 16 for stacked (three- or four-line) name and address; then• 22 for home phone number. Enter• 00 to indicate we’re finished with the definition.

(Note: if you make a mistake, you may enter 99 to erase all fields entered and begindefinition from the start.)

7. Pagebreak? Hit <enter>.

8. Do you want a column for notes? Sounds like a good idea for this checklist.Enter Y, then 1 when asked How many inches?

9. Want to save the print format for later use? You could choose to dothis for complicated formats, but this one is easy to enter, so say N for now.

10. Number of copies? Enter 1.

11. Print NOW? Enter Y. You could choose to say no, enter additional print jobs or batchjobs, and run them all later (overnight?) by entering the Batch Menu. For now, we’reready to print it.

12. Enter normal printer dialog and print.

13. Want to select any more CUSTOM FORMAT PRINTING? Hit <enter>.

14. Don’t forget to remove your PEOPLE files when they’re obsolete!

5.12 PRINT 3X5 CARDS WITH CHRONIC SS ABSENTEES

1. Main Menu->Membership->Search, Select, and Sort

5.13 ADD NEW SUNDAY SCHOOL DEPARTMENT

Let’s assume we currently have a coed adult department, age 18-35, code AAC4. We want to adda new unit meeting as a separate department, resulting in two classes, AAC4 (24-35) and AAC5(18-23).

NOTE: You must only add new units during the year. You may not delete existing unitswithout introducing problems in the weekly reports. The department symbol is the importantfield to remain unchanged; you may change the department number to change the printing order.You may either change the department description or leave the entry around as a place holder(with no pupils assigned). Of course, you may totally change the organization in October for thenew year.

The first step is to change the organization using the worker administration form.

1. Main Menu->Workers->Administer

2. Search by Department for AAC4.

3. Note the department number. The new department will need a unique number; hopefullyyou have left gaps in the department number assignments to allow new additions. If not,you may have to renumber several departments. The department number affects only theorder in which attendance sheets are printed for Sunday (and other reports); you can changeit with no other impact.

4. Add new Department. Fill in the information, being sure to indicate organization (S), newdepartment number, sub-number of 22, hour, grouping (A), department symbol (AAC5),and class symbol (PXA). Other information is not critical for program function, but isuseful for automatic assignments.

5. Add name of department director, if desired, by entering R and entering the desired name(LAST, FIRST). Search Forward and Backward for the correct name, then hit <enter> toselect the indicated name. (Hitting <enter> with no name displayed selects a blank for theworker name.) You will be asked for verification that this is what you really wish to do;simply answer Y.

6. Add additional records for any department workers other than the director by hitting AddWorker. The form will be initialized with the basic department information and the nextsequential sub-number for the new worker. Enter the worker description (TEACHER,OUTREACH LDR, DEACON, etc.) and symbol (TXA, OXA, etc.). The program will try toguess the description from the symbol and save you some typing; if the description is notwhat you want, simply type over it.

7. Since this is an adult department, we don’t need to add the In-Service class field. If it hadbeen a preschoo, children’s, or youth department worker, we would also add the In-ServiceClass information to indicate the adult class with which the worker wishes to be affiliatedas an in-service worker. The worker would then appear on the adult class roster and beincluded in any Sunday School deacon assignments.

Next step is to update the membership records for all members who will be enrolled in the newunit. Use

Main Menu->Membership->Administer

or one of the other methods described above. Remember that you can go directly to the SundaySchool information on the membership form by entering S in the ACTION field (immediatelyafter hitting Change).

5.14 ENTER SUPPLEMENTARY MEMBER INFORMATION

6. HINTS AND HELPSThis section includes some thoughts and advice on how we use the system at Jersey BaptistChurch. There are enough options and possibilties in the program to allow you to develop yourown way of using the system. This information is just to get you started thinking about how youwant to use the system.

6.1 PRINTING OFF-LINE

Often you don’t want to tie up your computer while printing a long report. See the section onSYSTEM ADMINISTRATION, Printer Administration for instructions on how to print to a filewhich can be printed in the background from DOS while you do other things.

6.2 SUNDAY SCHOOL OPERATIONS

I use a system of ‘‘red rope’’ folders, one for each class. The folder contains the large classoffering envelope and triplicate enrollment/visitation forms. Each week I print the classattendance rosters on Thursday, and stuff them in the class folders along with a weeklynewsletter. Periodically I include a current class roster and prospect file.

On Sunday I collect the rosters and enter the information during the Sunday School hour (actuallythree hours currently). Doing it on Sunday morning is critical for accurate records; we can goback to a class and clarify any problems encountered while the data is fresh. Of particularimportance is checking visitor and enrollment cards for complete, accurate, and legibleinformation. As much as possible I try to get these entered on Sunday morning, but I always scanthem for accuracy.

By the end of Sunday School I have printed multiple copies of the Sunday School Count reports,which we review at church staff meeting on Monday morning. This review includes looking atthe list of members who normally attend and are absent (as well as the list of those who do notnormally attend who are present), plus checking the new/drop/transfer summary. The comparisonsheet is invaluable for recognizing those classes doing a particularly good job of growth.

Early in the week I transfer the attendance data to the membership file and make sure all the newmembers, prospects, and class changes are entered, before printing the next week’s attendanceforms.

7. TROUBLE SHOOTINGIf ‘‘strange things’’ happen when you try to use the CHURCH system, here is a list of things totry. In particular, if a power failure occurs, or someone turns off the computer without exitingFOXPRO, you will definitely have a corrupted disk and must perform actions (2) and (3) below assoon as possible.

7.1 DOS

Make sure your CONFIG.SYS file is as specified in the INSTALLATION section, and that youhave rebooted the computer since it was modified. Try removing any TSR programs you mayhave installed, especially if you are having troubles with printing attendance rosters, programhanging, or ‘‘out of memory’’ errors.

7.2 DOS FILE SYSTEM

Periodically run the DOS command CHKDSK /F (SCANDSK in MS-DOS 6) to check and cleanup your hard disk. If any lost clusters are converted to files by this command, you should removethem. It is generally safe to remove all files with the extension .CHK in the root directory of yourdisk after running this command. The syntax for this DOS operation is:

CHKDSK /FCD \DEL *.CHK

If this is not done, your hard disk will gradually fill with unusable sectors.

7.3 FOXPRO WORKING FILES

If FOXPRO is terminated abnormally, it may leave temporary working files in the workingdirectory. These must be removed periodically to avoid wasting valuable disk space. The syntaxfor this DOS operation is:

CD \CHURCHDEL *.TMP

7.4 INDEXING

Normally all CHURCH indexes are kept up to date during file changes. However, if you modifyany files directly (such as from a native FOXPRO BROWSE window), or if you notice anomalousbehavior (such as the wrong name’s appearing after a search), you should reindex all files. This isdone by

1. Main Menu->Index

2. Enter Z to rebuild all index files

7.5 FOXPRO

There are undoubtedly bugs in the CHURCH system. When you encounter one, you may well seestrange collections of FOXPRO windows on the screen. Some of these are ‘‘normal’’ and will goaway by themselves. Most others are results of a program bug. In many cases, it is safe tosimply ignore the error. When you see the question

(C)ancel, (S)uspend, or (I)gnore

in a window, try hitting I. If the error persists, you should try quitting the CHURCH systementirely, check your disk, restart CHURCH, and reindex your files. If all else fails, give me a call.

7.6 PRINTER PROBLEMS

If you have problems with printed reports try:

1. Make sure the printer selection is correct for your printer:

Main Menu->System Administration->Options on Printers

2. Make sure the printer is turned on and on line before you begin the CHURCH session.

3. I have found that some print spoolers will not work properly with FOXPRO, especiallywhen printing Sunday School rosters. You might try increasing the number of FILES inyour CONFIG.SYS.

7.7 AUDITS

The CHURCH program includes several database audits which you may run periodically to checkthe integrity of your database. The most important one is the Membership audit, which willdetect such conditions as duplicate names, FUN numbers out of order (good to run before printinga Church Directory), or demographic data inconsistent among family members.

7.7.1 Overall Audit Program. To run an audit,

1. Main Menu->Batch

2. Answer the normal printer dialog.

3. Enter 4 to select the Membership Audit

4. Enter Q to end batch selection and begin printing.

7.7.2 Local Audits. You may run specific individual audits on the Membership and Prospectdatabases. These are designed to detect (and give you the opportunity to correct) several commondata entry errors which can make your job harder if left undetected. One common problem isfailure to indicate a master record in each Family Unit Number group by a flag (H, I, or C) in theHead of House field. If this error occurs, the FUN will not be selected when adding a new entryalphabetically, and strange results will occur (such as adding a new name and getting a forminitialized with data from another family). You will also not be able to change all familymembers’ common data from the Head of House entry.

To run this audit,

1.Main Menu->Membership->Administer

orMain Menu->Prospect->Administer

2. Enter M for ad(M)in.

3. Enter A for (A)udit. The entire database will be scanned for missing HH fields in expectedplaces. If one is located, the FUN-SUB number and name will be indicated, and you willreceive the prompt

BROWSE?

4. Enter Y to access the FOXPRO BROWSE subsystem. You will see the entry in question incontext of a page of entries; you will be allowed to change only the HH field. Enter Hwhere appropriate (typically the first member of each new FUN grouping requires an H or,in the case of a child, a C).

5. Enter <control-W> to write the changes and return to the audit.

The Membership version of this local audit will also detect inconsistent Sunday Schoolmembership assignments, incorrect membership numbers, and incorrect alphabetical order withrespect to FUN assignment of the head of house. Any discrepancies will prompt you for usingBROWSE to correct the problem.

7.8 SYSTEM ADMINISTRATION

The task of system administration includes selecting various system options such as printerconfigurations, maintaining useful lists such as ZIP codes and prospect types, and housekeepingactivities such as cleaning up out-of-date PEOPLE files. These tasks can be done from theSystem Administration Menu, reached by

Main Menu->System Administration

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û3Û:Û2Û2Û:Û5Û1Û ÛpÛmÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û*Û*Û*Û*Û Û Û ÛSÛ ÛYÛ ÛSÛ ÛTÛ ÛEÛ ÛMÛ Û Û ÛAÛ ÛDÛ ÛMÛ ÛIÛ ÛNÛ ÛIÛ ÛSÛ ÛTÛ ÛRÛ ÛAÛ ÛTÛ ÛIÛ ÛOÛ ÛNÛ Û Û*Û*Û*Û*Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛAÛ Û=Û ÛAÛUÛDÛIÛTÛ ÛMÛIÛSÛCÛEÛLÛLÛAÛNÛEÛOÛUÛSÛ ÛFÛIÛLÛEÛSÛ Û(ÛDÛIÛSÛKÛ ÛCÛLÛEÛAÛNÛUÛPÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛBÛ Û=Û ÛBÛAÛCÛKÛUÛPÛ ÛCÛRÛIÛTÛIÛCÛAÛLÛ ÛDÛAÛTÛAÛ ÛTÛOÛ ÛFÛLÛOÛPÛPÛYÛ ÛDÛIÛSÛKÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛ Û=Û ÛCÛUÛSÛTÛOÛMÛIÛZÛEÛ ÛSÛYÛSÛTÛEÛMÛ ÛPÛAÛRÛAÛMÛEÛTÛEÛRÛSÛ Û(ÛLÛOÛCÛAÛLÛ ÛMÛOÛDÛIÛFÛIÛCÛAÛTÛIÛOÛNÛSÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛEÛ Û=Û ÛEÛJÛEÛCÛTÛ ÛPÛRÛIÛNÛTÛEÛRÛ ÛPÛAÛGÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛFÛ Û=Û ÛWÛRÛIÛTÛEÛ ÛFÛLÛOÛPÛPÛYÛ ÛDÛIÛSÛKÛ ÛFÛOÛRÛ ÛCÛOÛNÛTÛRÛIÛBÛUÛTÛIÛOÛNÛ ÛRÛEÛCÛOÛRÛDÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛLÛ Û=Û ÛMÛOÛDÛIÛFÛYÛ ÛTÛEÛXÛTÛ ÛOÛFÛ ÛLÛEÛTÛTÛEÛRÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛOÛ Û=Û ÛOÛPÛTÛIÛOÛNÛSÛ ÛOÛNÛ ÛPÛRÛIÛNÛTÛEÛRÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛPÛ Û=Û ÛPÛEÛOÛPÛLÛEÛ ÛFÛIÛLÛEÛ ÛAÛDÛMÛIÛNÛIÛSÛTÛRÛAÛTÛIÛOÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛRÛ Û=Û ÛRÛUÛNÛ ÛCÛUÛSÛTÛOÛMÛ ÛPÛRÛOÛGÛRÛAÛMÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛ Û=Û ÛSÛEÛAÛRÛCÛHÛ ÛDÛEÛFÛIÛNÛIÛTÛIÛOÛNÛ ÛFÛIÛLÛEÛ ÛAÛDÛMÛIÛNÛIÛSÛTÛRÛAÛTÛIÛOÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛTÛ Û=Û ÛCÛUÛSÛTÛOÛMÛ ÛPÛRÛIÛNÛTÛ ÛFÛIÛLÛEÛ ÛAÛDÛMÛIÛNÛIÛSÛTÛRÛAÛTÛIÛOÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛUÛ Û=Û ÛUÛSÛEÛRÛ ÛOÛPÛTÛIÛOÛNÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛVÛ Û=Û ÛAÛUÛDÛIÛTÛ ÛVÛIÛSÛIÛTÛAÛTÛIÛOÛNÛ ÛFÛIÛLÛEÛSÛ Û(ÛCÛoÛrÛrÛeÛcÛtÛ ÛfÛoÛrÛ ÛDÛeÛlÛeÛtÛeÛdÛ ÛRÛeÛcÛoÛrÛdÛsÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛQÛ Û=Û ÛQÛUÛIÛTÛ ÛTÛHÛIÛSÛ ÛSÛEÛSÛSÛIÛOÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û<Û ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛ ÛOÛNÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 25. System Administration Menu

7.8.1 Backup Operations. NOTE: This backup procedure is based on the MS-DOS backupcommand, which is present in MS-DOS 5.0 (and before) but has been removed from MS-DOS 6.0.It is also incompatible with the share driver (check your CONFIG.SYS file for share). If you arerunning MS-DOS 6.0 or 6.2, you must use the msbackup command supplied in that system tobackup the files listed in the back.bat script. It cannot be run from FOXPRO.

Selection B actually runs the batch file \ \BACK.BAT to write selected dynamic files to a floppydisk. You should edit this batch file to include other files you may wish to back up and to specifythe floppy disk drive you wish to use as a backup device. The file as supplied contains:

ATTRIB -A *.*ATTRIB +A MEMSHIP.DBFATTRIB +A MEMFORMR.DBFATTRIB +A MEMSAVE.DBFATTRIB +A MEMSUPL1.DBFATTRIB +A MEMVISIT.*ATTRIB +A PROVISIT.*ATTRIB +A PROSPECT.DBFATTRIB +A CHWORKER.DBFATTRIB +A NOMINATE.DBFATTRIB +A SSPROMOT.DBFATTRIB +A DEACON.DBFATTRIB +A SSSTAT??.DBFATTRIB +A SSSTATS.DBFATTRIB +A SSSTATWK.DBFATTRIB +A CONTFUND.DBFATTRIB +A CONTRB83.DBFATTRIB +A CONTTEMP.DBFATTRIB +A CONTSPCL.DBFATTRIB +A CONTSPAC.DBFATTRIB +A CONTACUM.DBFATTRIB +A CONT?Q??.DBFATTRIB +A CONCUM??.DBFATTRIB +A OPTIONS.MEMATTRIB +A SSSTATS.MEMATTRIB +A MEMVARS.MEM

BACKUP C:\CHURCH A: /M

The operation involves using the DOS command ATTRIB to set the archive bits ononly the files to be backed up, then uses the DOS command backup to copy thesefiles to one or more floppy disks in a special backup format. The disk can later beread using the restore command. See your DOS manual for details.

7.8.2 Customization.

1. City/State Selection.This option allows you to add, modify, or delete entries in the list of city/state/ZIP codesknown to the program when adding member or prospect entries. The order field allowsyou to determine the order of the list. If you do not place numbers in the order field, thecities will remain in the order you enter them. You should place your most used city at thetop of the list, since this is the default.

2. Prospect Rating Selection.This option allows you to add, modify, or delete entries in the list of prospect rating codesused by the prospect administration form.

3. Prospect Source Selection.This option allows you to add, modify, or delete entries in the list of prospect source codes

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û1Û:Û0Û7Û:Û4Û1Û ÛaÛmÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û*Û*Û ÛLÛOÛCÛAÛLÛ ÛOÛPÛTÛIÛOÛNÛ ÛFÛIÛLÛEÛ ÛAÛDÛMÛIÛNÛIÛSÛTÛRÛAÛTÛIÛOÛNÛ Û*Û*Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û Û Û-Û-Û ÛCÛIÛTÛYÛ/ÛSÛTÛAÛTÛEÛ ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛIÛOÛNÛ ÛFÛIÛLÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û2Û Û Û-Û-Û ÛPÛRÛOÛSÛPÛEÛCÛTÛ ÛRÛAÛTÛIÛNÛGÛ ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛIÛOÛNÛ ÛFÛIÛLÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û3Û Û Û-Û-Û ÛPÛRÛOÛSÛPÛEÛCÛTÛ ÛSÛOÛUÛRÛCÛEÛ ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛIÛOÛNÛ ÛFÛIÛLÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û4Û Û Û-Û-Û ÛPÛEÛRÛSÛOÛNÛAÛLÛ ÛPÛRÛOÛFÛIÛLÛEÛ ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛIÛOÛNÛ ÛFÛIÛLÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û5Û Û Û-Û-Û ÛLÛAÛBÛEÛLÛ ÛMÛEÛSÛSÛAÛGÛEÛ ÛFÛIÛLÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û6Û Û Û-Û-Û ÛCÛOÛNÛTÛRÛIÛBÛUÛTÛIÛOÛNÛ ÛDÛEÛSÛIÛGÛNÛAÛTÛEÛDÛ ÛFÛUÛNÛDÛSÛ ÛFÛIÛLÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛIÛOÛNÛ Û(Û1Û2Û3Û4Û5Û6Û/ÛQÛ)Û:Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 27. Local Option Screen

used by the prospect administration form.

4. Personal Profile Selection.This option allows you to add, modify, or delete entries in the list of personal profile codesused by the member and prospect administration form.

5. Label Messages.This option allows you to add, modify, or delete entries in the list of default mailing labelmessages used by the general mailing label program.

6. Designated Funds.This option allows you to add, modify, or delete entries in the list of designated fund codesused by the contribution programs.

These functions use the FOXPRO BROWSE command to effect the desired changes. A helpscreen appears which summarizes the commands supported by BROWSE

7.8.3 Search Definition File.

7.8.4 Printer Options. This option allows you to select the printer driver which will be used toprint all reports, labels, etc. Normally you will not have to change it unless you change yourprinter. P One very useful feature is the X option for printer, which sets the output from all jobsbound for the printer to go into a file instead. This allows you to create a disk file, fully formattedfor your normally selected printer, which you can print later using the DOS PRINT command.

To use this option, simply enter X as the printer type. This does not change your current printerselection, but prompts you to name a disk file to which to direct printer output. This file will becreated (truncated to zero length if it previously existed) and will collect all printer output fromthe CHURCH program until you terminate the CHURCH session, enter the name of a new file fromthis page, or enter your printer letter again from this page. The name of the last file used is

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛUÛPÛDÛAÛTÛIÛNÛGÛ ÛCÛIÛTÛYÛ/ÛSÛTÛAÛTÛEÛ ÛDÛAÛTÛAÛBÛAÛSÛEÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛYÛoÛuÛ ÛwÛiÛlÛlÛ ÛbÛeÛ ÛpÛuÛtÛ ÛiÛnÛ ÛtÛhÛeÛ ÛFÛOÛXÛPÛRÛOÛ Û<ÛbÛrÛoÛwÛsÛeÛ>Û ÛuÛtÛiÛlÛiÛtÛyÛ.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛUÛsÛeÛ ÛtÛhÛeÛ ÛfÛoÛlÛlÛoÛwÛiÛnÛgÛ ÛsÛpÛeÛcÛiÛaÛlÛ ÛkÛeÛyÛsÛ:Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û<ÛcÛoÛnÛtÛrÛoÛlÛ>ÛNÛ Û-Û-Û ÛAÛdÛdÛ ÛaÛ ÛRÛeÛcÛoÛrÛdÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û<ÛcÛoÛnÛtÛrÛoÛlÛ>ÛUÛ Û-Û-Û ÛMÛaÛrÛkÛ ÛaÛ ÛRÛeÛcÛoÛrÛdÛ ÛfÛoÛrÛ ÛDÛeÛlÛeÛtÛiÛoÛnÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û<ÛcÛoÛnÛtÛrÛoÛlÛ>ÛWÛ Û-Û-Û ÛWÛrÛiÛtÛeÛ ÛcÛhÛaÛnÛgÛeÛsÛ ÛwÛhÛeÛnÛ ÛfÛiÛnÛiÛsÛhÛeÛdÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛaÛrÛrÛoÛwÛ ÛkÛeÛyÛsÛ Û-Û-Û ÛMÛoÛvÛeÛ ÛcÛuÛrÛsÛoÛrÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛEÛnÛsÛuÛrÛeÛ ÛtÛhÛeÛ ÛrÛeÛcÛoÛrÛdÛ ÛbÛeÛgÛiÛnÛsÛ ÛwÛiÛtÛhÛ ÛtÛhÛeÛ ÛdÛaÛtÛaÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛtÛoÛ ÛbÛeÛ ÛrÛeÛtÛuÛrÛnÛeÛdÛ ÛtÛoÛ ÛtÛhÛeÛ ÛfÛiÛeÛlÛdÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û(ÛYÛoÛuÛ ÛmÛaÛyÛ ÛwÛiÛsÛhÛ ÛtÛoÛ ÛpÛrÛiÛnÛtÛ ÛtÛhÛiÛsÛ ÛsÛcÛrÛeÛeÛnÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛPÛrÛeÛsÛsÛ ÛaÛnÛyÛ ÛkÛeÛyÛ ÛtÛoÛ ÛcÛoÛnÛtÛiÛnÛuÛeÛ Û.Û.Û.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 28. Browse Help Screen

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û1Û:Û0Û8Û:Û3Û7Û ÛaÛmÛþÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛIÛTÛYÛ_ÛDÛEÛFÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛðÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛiÛtÛyÛ�Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û³ÛSÛtÛaÛtÛeÛ³ÛZÛiÛpÛ�Û Û³ÛOÛrÛdÛeÛrÛ³Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û�Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛØÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛØÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛØÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛØÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛÍÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛPÛAÛTÛAÛSÛKÛAÛLÛAÛ Û Û Û Û Û Û Û Û³ÛOÛHÛ Û Û Û³Û4Û3Û0Û6Û2Û³Û Û Û Û Û1Û³Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛtÛiÛlÛiÛtÛyÛ.Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛGÛAÛHÛAÛNÛNÛAÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û³ÛOÛHÛ Û Û Û³Û4Û3Û2Û3Û0Û³Û Û Û Û Û2Û³Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛJÛOÛHÛNÛSÛTÛOÛWÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û³ÛOÛHÛ Û Û Û³Û4Û3Û0Û3Û1Û³Û Û Û Û Û3Û³Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛRÛEÛYÛNÛOÛLÛDÛSÛBÛUÛRÛGÛ Û Û Û Û Û³ÛOÛHÛ Û Û Û³Û4Û3Û0Û6Û8Û³Û Û Û Û Û4Û³Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛPÛIÛCÛKÛEÛRÛIÛNÛGÛTÛOÛNÛ Û Û Û Û Û³ÛOÛHÛ Û Û Û³Û4Û3Û1Û4Û7Û³Û Û Û Û Û5Û³Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛiÛoÛnÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛWÛEÛSÛTÛEÛRÛVÛIÛLÛLÛEÛ Û Û Û Û Û Û³ÛOÛHÛ Û Û Û³Û4Û3Û0Û8Û1Û³Û Û Û Û Û6Û³Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛsÛhÛeÛdÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛOÛLÛUÛMÛBÛUÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û³ÛOÛHÛ Û Û Û³Û4Û3Û2Û Û Û³Û Û Û Û Û7Û³Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛWÛOÛRÛTÛHÛIÛNÛGÛTÛOÛNÛ Û Û Û Û Û Û³ÛOÛHÛ Û Û Û³Û4Û3Û0Û8Û5Û³Û Û Û Û Û8Û³Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û³Û Û Û Û Û Û³Û Û Û Û Û Û³Û Û Û Û Û9Û³Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛUÛNÛKÛNÛOÛWÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û³Û Û Û Û Û Û³Û Û Û Û Û Û³Û Û Û Û1Û0Û³Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û³Û Û Û Û Û Û³Û Û Û Û Û Û³Û Û Û Û Û Û³Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û³Û Û Û Û Û Û³Û Û Û Û Û Û³Û Û Û Û Û Û³Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û³Û Û Û Û Û Û³Û Û Û Û Û Û³Û Û Û Û Û Û³Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û�Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û³Û Û Û Û Û Û³Û Û Û Û Û Û³Û Û Û Û Û Û³Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û�Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û�Û�Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û�ÛùÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 29. City/ZIP Browse Screen

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û1Û:Û0Û9Û:Û0Û0Û ÛaÛmÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û*Û*Û*Û ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛOÛRÛ ÛFÛIÛLÛEÛ ÛAÛDÛMÛIÛNÛIÛSÛTÛRÛAÛTÛIÛOÛNÛ Û*Û*Û*Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛFÛoÛlÛlÛoÛwÛiÛnÛgÛ ÛsÛeÛlÛeÛcÛtÛiÛoÛnÛsÛ ÛaÛrÛeÛ ÛaÛvÛaÛiÛlÛaÛbÛlÛeÛ:Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛRÛEÛFÛ#Û Û|Û ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛOÛRÛ ÛNÛAÛMÛEÛ Û Û Û Û Û Û ÛLÛAÛSÛTÛ ÛUÛSÛEÛDÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û Û|Û ÛJÛBÛCÛ ÛCÛHÛUÛRÛCÛHÛ ÛMÛEÛMÛBÛEÛRÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û0Û/Û0Û8Û/Û9Û0Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û2Û Û|Û ÛSÛIÛNÛGÛLÛEÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û0Û3Û/Û0Û4Û/Û9Û1Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û3Û Û|Û ÛSÛSÛ ÛMÛEÛMÛBÛEÛRÛSÛ-Û-ÛPÛRÛOÛSÛPÛEÛCÛTÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û2Û/Û0Û4Û/Û9Û0Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û4Û Û|Û ÛCÛHÛUÛRÛCÛHÛ ÛMÛEÛMÛBÛEÛRÛSÛHÛIÛPÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û0Û/Û0Û8Û/Û9Û0Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û5Û Û|Û ÛCÛHÛUÛRÛCÛHÛ ÛLÛIÛSÛTÛIÛNÛGÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û0Û/Û2Û4Û/Û9Û0Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û6Û Û|Û ÛYÛOÛUÛTÛHÛ ÛMÛAÛIÛLÛIÛNÛGÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û2Û/Û2Û7Û/Û9Û0Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û7Û Û|Û ÛCÛHÛIÛLÛDÛRÛEÛNÛ'ÛSÛ ÛMÛAÛIÛLÛIÛNÛGÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û0Û2Û/Û1Û2Û/Û9Û1Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û8Û Û|Û ÛCÛOÛLÛLÛEÛGÛEÛ ÛTÛOÛUÛRÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û0Û2Û/Û0Û1Û/Û9Û1Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û9Û Û|Û ÛMÛIÛSÛSÛIÛOÛNÛ ÛRÛOÛSÛTÛEÛRÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û0Û2Û/Û1Û3Û/Û9Û1Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û0Û Û|Û ÛEÛXÛTÛEÛNÛDÛEÛDÛ ÛSÛEÛSÛSÛIÛOÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û0Û2Û/Û1Û7Û/Û9Û1Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û1Û Û|Û ÛYÛOÛUÛTÛHÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û0Û5Û/Û2Û3Û/Û9Û1Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û2Û Û|Û ÛSÛSÛ ÛLÛEÛAÛDÛEÛRÛSÛHÛIÛPÛ ÛBÛIÛRÛTÛHÛDÛAÛYÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û1Û0Û/Û1Û0Û/Û9Û1Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û3Û Û|Û ÛNÛEÛWÛ ÛMÛEÛMÛBÛEÛRÛ ÛAÛBÛSÛEÛNÛTÛEÛEÛSÛ-ÛYÛTÛDÛ Û Û Û Û Û Û Û0Û1Û/Û1Û3Û/Û9Û2Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û4Û Û|Û ÛNÛEÛWÛ ÛMÛEÛMÛBÛEÛRÛ ÛAÛBÛSÛEÛNÛTÛEÛEÛSÛ-ÛSÛSÛIÛXÛ Û Û Û Û Û Û0Û1Û/Û1Û3Û/Û9Û2Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û5Û Û|Û ÛEÛVÛAÛNÛGÛEÛLÛIÛSÛMÛ Û(ÛUÛ>Û1Û0Û)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û0Û3Û/Û2Û7Û/Û9Û2Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛPÛrÛeÛsÛsÛ ÛRÛEÛTÛUÛRÛNÛ ÛkÛeÛyÛ ÛtÛoÛ ÛsÛeÛeÛ ÛmÛoÛrÛeÛ ÛsÛeÛlÛeÛcÛtÛiÛoÛnÛsÛ ÛoÛrÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛEÛnÛtÛeÛrÛ ÛYÛoÛuÛrÛ ÛSÛEÛLÛEÛCÛTÛIÛOÛNÛ Û(ÛRÛEÛFÛ#Û)Û ÛoÛrÛ ÛQÛ=ÛQÛuÛiÛtÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛYÛoÛuÛrÛ ÛcÛhÛoÛiÛcÛeÛ Û:Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 30. Selector Screen

remembered from use to use, although you can change it at will (for instance, to write to adiskette, simply enter A:\PRINT.OUT).

To print the file later, after you terminate your CHURCH session, simply enter at the DOS promptPRINT PRINT.OUT (or specify the filename you have chosen). DOS will ask you to verify theprint device (normally PRN) and then start printing your job in the background so that you cancontinue to do other work. (See your DOS manual for more details on PRINT). The file willalready be formatted with the appropriate printer codes for your previously selected printer, so itwill appear just as it would as if printed directly from the program.

Note that you may also use this technique to print multiple copies of your print jobs, still in thebackground, while doing other tasks.

The PRINT.OUT file is not removed when you print it; make sure you clean up the disk space bydeleting it when you are through.

7.8.5 PEOPLE File Administration.

7.8.6 Run Custom Programs. Selecting this option provides a small window you may use toenter the name of one of the utility programs listed in the text file CUSTOM.TXT. You may alsoexecute any FOXPRO .FXP file (or any Enter only the DOS file portion of the name; you do not need theextension.

7.8.7 User Preferences.

7.8.8 Audit Visitation Files.

Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û1Û1Û:Û0Û9Û:Û2Û7Û ÛaÛmÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û*Û*Û*Û*Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛCÛUÛSÛTÛOÛMÛIÛZÛEÛ ÛUÛSÛEÛRÛ ÛOÛPÛTÛIÛOÛNÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û*Û*Û*Û*Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û=Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛFÛ Û ÛPÛRÛIÛNÛTÛEÛRÛ ÛPÛRÛOÛMÛPÛTÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛTÛ Û ÛAÛLÛLÛ ÛCÛAÛPÛSÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛFÛ Û ÛPÛRÛOÛMÛPÛTÛ ÛPÛEÛOÛPÛLÛEÛFÛIÛLÛEÛSÛ ÛOÛNÛ ÛEÛXÛIÛTÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û ÛQÛ Û=Û ÛQÛUÛIÛTÛ ÛTÛHÛIÛSÛ ÛSÛEÛSÛSÛIÛOÛNÛ Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û<Û ÛEÛNÛTÛEÛRÛ Û"ÛYÛ"Û ÛWÛHÛEÛNÛ ÛDÛOÛNÛEÛ Û(Û"ÛQÛ"Û ÛTÛOÛ ÛCÛAÛNÛCÛEÛLÛ)Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û Û

Figure 31. User Options Screen

8. DATA BASE SCHEMAThis section contains information about the internal structure of the files in the church databasesystem, with hints about the use of the individual fields.

8.1 MEMBERSHIP DATA BASE

The Membership Data Base (MEMSHIP.DBF)is the most important file in the system. It containsbasic demographic information on:

1. All church members (CR=M, N, or X)2. All Sunday School members (SR=S or E)3. Non-members in the same family unit as church or Sunday School members (SR=P or A)

Individuals enter the Membership Data Base through initial entry or transfer from the ProspectFile. Church members (and anyone assigned an envelope number) should leave the MembershipData Base only through transfer to the Former Member file (because of transfer of letter,dismissal, or death). Sunday School members and non-members should be deleted only whendropped from the roll or when no longer prospects. Individuals can be transferred from theMembership Data Base to the Prospect Data Base. Be very reluctant to delete individuals entirelyfrom the system!

8.1.1 Data Field Descriptions.

8.1.1.1 FUN-SUB Number. In order to relate all members of the same family, the Family UnitNumber (FUN) is used by the system. This is a unique number which should be assigned in thesame numerical order as the alphabetic order of the name of the Head of House; every familymember should have the same FUN number. Individuals have different SUB numbers to indicatetheir relationship in the family.

The FUN allows all family members to be associated so that a change in the family address,telephone number, etc., can be made only once (for the designated Head of House) and update allfamily records. It is also used in various reports to group family members together.

The system will attempt to assign the correct FUN for a new family entry (by alphabetizing theentered family name, checking the FUN for the preceding and succeeding families, and assigninga number half-way between). It will generally succeed in this attempt if you have properlyidentified one and only one person in each family unit with the appropriate Head of House code(H, I, or C). You can override the assignment if necessary (for example, when adding a namerelated to an existing family unit), but you should keep the numerical and alphabetical orders thesame. The only report currently affected by out-of-order FUN numbers is the church directoryprinting (although other reports may be affected in the future). An audit is provided to check theassignments as needed.

The SUB number indicates the family relationship as follows:_ __________________________________________

SUB NUMBER KEY_ __________________________________________SUB MEANING_ __________________________________________01 Husband or

Male Head of House02 Wife or

Female Head of House03-10 Other Adult Members in Household

(e.g., Grandparents)11 Oldest Child12-up Other children in Descending Age Order

Note—order is not critical_ __________________________________________

8.1.1.2 HEAD OF HOUSE. One and only one member of each family is designated as the Headof House, or master record. Changes to this record result in changes to every other familymember’s record for appropriate fields (those designated with * on the membership form). Thisrecord is also used to provide the heading for the family record on many reports.

Various key letters are used to indicate Head of House status:_ ___________________________________

HEAD OF HOUSE KEY_ ___________________________________KEY MEANING_ ___________________________________

H Head of House(Male or Female)

I Individual(I recommend that you not usethis key for simplicity.)

C Child(Used for the oldest child whenparents are not enrolled orunknown)

F Family Entry(Used in the case of a familymember with a different lastname to designate the entry withthe same FUN number as thefamily unit)

A Alphabetic Entry(Used in the case of a familymember with a different lastname to designate the alphabeticentry, which has a FUN numberin the correct alphabeticposition, different from thefamily FUN)_ ___________________________________

8.1.1.3 NAME. The NAME field must be of the format

LAST, FIRST

(with a comma and a single space after the last name). You may choose to use upper and lowercase if you wish (although the Post Office guidelines recommend all capitals and no punctuation).My convention is to use parentheses to enclose nicknames. The system does not currently handlegenerational designations (like Jr. or III) in a reasonable way.

8.1.1.4 ADDRESS. The second line of ADDRESS can be used for remarks which will not printon mailing labels. A remark line begins with an asterisk (*) as the first character. Typically, this

is used for recording a street address when the mailing address is a post office box:

SMITH, WILLIAMPO BOX 456*1234 MAIN STCOLUMBUS, OH 43211

If Head of House entry is A, the entry is an alphabetic entry for a family member with a differentlast name. In this case, the second address line must refer to the family head of house bybeginning with an asterisk (*) as the first character.

Examples:

HH FUN-SUB NAME/ADDR_ __ _ _________ _ ___________________H 10200-01 JONES, ROGER

500 PARK AVE

F 10200-11 WILLIAMS, BILLY500 PARK AVE

A 42500-11 WILLIAMS, BILLY500 PARK AVE*See ROGER JONES

(These A/F dual entries are used in building the church directory, as well as in other places in theprogram. The only drawback in not implementing the duplicate records in your system is themissing alphabetic entries in the printed directory.)

8.1.1.5 TITLE. The title can be any two- or three-letter abbreviation, such as MR, MS, MRS,REV, DR, PVT, or MIS (the program will supply the extra S when printing). I recommend upper-case entry, although lower case may be used (see USER OPTIONS under the SystemAdministration Menu for upper/lower case flag).

8.1.1.6 PHONE and BPHONE. PHONE is initialized from the Head of House entry; however,each family member may have a different PHONE number if so entered. Enter UNK forUNKNOWN or UNL for UNLISTED to be automatically generated on various reports.

8.1.1.7 ENVELOPE NUMBER. These may be automatically assigned by the Contributionsubsystem, or may be entered manually if already assigned.

8.1.1.8 SEX.

M MaleF FemaleU Unknown

8.1.1.9 MARITAL STATUS.

S Single (including children)

M Married (including separated)D DivorcedW Widow/WidowerU Unknown

8.1.1.10 CHURCH RELATIONSHIP.

M Member of this churchN Non-resident memberF Former memberX Member, but whereabouts unknownB Member of other Baptist ChurchO Member of other denominationP Profession of Faith, but not baptizedU Unsaved (no known profession of faith)

8.1.1.11 SUNDAY SCHOOL RELATIONSHIP.

S Member of this Sunday SchoolP ProspectA Not memberE Initial enrollment

(Will be changed to Son first attendance)

8.1.1.12 DATE JOINED. Indicates date the person joined this church. At the same time thisfield is changed, update the Personal Profile field with RC4/RC5.

8.1.1.13 DEPARTMENT and CLASS. Enter codes used in CHWORKER.DBF file.

8.1.1.14 GRADE. This field contains the current school grade (1-12) for children and youth. Forpreschoolers, it contains a coded age P0 through P5:

P0 Preschool age 0 up to 1P1 Preschool age 1 up to 2

etc.

There is currently no designation for kindergarten. The grade is automatically incremented whenthe promotion program is run at the end of the year.

8.1.1.15 BIRTHDATE. You may enter any known portion of the information. Valid entriesinclude:

11/09/4411/00/4411/00/XX00/00/44

8.1.1.16 DEACON ASSIGNMENT. This is the numerical code corresponding to the deaconassigned to the family. It must be the same number assigned to the deacon in the Deaconsubsystem.

8.1.1.17 MAP. This field is of help in locating addresses, and is used by the Deacon subsystemin automatic assignment of families to near-by deacons. The format of the field is up to you;some options are:

1. Map coordinates (like A3D4) from a master map of the church field.2. Your own alphanumeric keys for neighborhoods, townships, or counties.3. Duplicate of the ZIP code field. (See custom program ZIPASGN, described above under

Deacon Operations.)

8.1.1.18 MAIL ROUTE. This is a Post Office designation like CARRIER ROUTE 4 used for thirdclass mailings. See latest Post Office regulations for use.

8.1.1.19 PERSONAL PROFILE. This is a multi-purpose field which contains a sequence ofthree-character keys, each consisting of a letter-letter-number combination. The ordering ofindividual keys within this field does not matter. Use the HELP feature (hit <F1>) or enter ? inthe field to see current options.

Two keys are currently used internally by the program. One is the GM4 key which causes thename to be included in the General Mailout. At least each Head of House record should includethis key.

The other ‘‘required’’ field is an RC code for each church member indicating how the memberwas received into membership. The membership audit program checks that each person withCR=M also has an RC entry in the Personal Profile field. Current conventions are:

RC4 Received by letterRC5 Received by baptismRC6 Received by statementRC7 Charter member

(You may add your own keys, as long as they begin with RC followed by a digit.)

8.1.2 MEMVISIT.DBF: Member Visitation Records.

8.1.3 MEMSUPL1.DBF: Supplemental Member Records.

8.1.4 MEMSAVE.DBF: Member Record Change Log.

8.2 PROSPECT DATA BASE

8.2.1 PROSPECT.DBF: Prospect Records.

8.2.2 PROVISIT.DBF: Prospect Visitation Records.

8.3 OTHER DATA BASES FOR PEOPLE

8.3.1 GMAIL.DBF: General Mailing List. This database is used for people who should beadded to the general mailing list, but who are not members, prospects, or former members. Forexample, other churches or individuals who request to receive the church newsletter can be addedto this database.

We have also found this list useful as a repository for information about people who are notmembers or prospects, but may be interested in special events (such as concerts, Vacation BibleSchool, sporting events, etc.). Mailouts targeted to these special interest groups can easily begenerated by using selection based on personal profile keys.

To administer the list, enter

Main Menu->Member->General Mailout->Administer

The interface is the same as for membership administration, although fewer fields and options arenecessary. To include a person on the general mailout list, enter GM4 in the Personal Profilefield.

When printing general mailout labels, any members with GM4 in the Personal Profile field areautomatically included. You are asked whether to include those flagged GM4 from the Prospectfile, the Former Member file, and the General Mailout file at that time.

8.3.1.1 Special GMMAIL Operations. The General Mailout Menu allows selection byPersonal Profile keys for names to be added to a PEOPLE file or for labels to be printed. SelectPersonal Profile keys to support your intended use. We use CH2, for instance, to indicate a childadded to the list in 1992 (as a result of children’s night at a revival, VBS, etc.).

To print labels from general mailout names selected by Personal Profile keys:

1. Main Menu->Member->General Mailout->Select

2. Enter desired select codes. Up to three codes can be entered; any name having any one ofthe entered codes as a key in the Personal Profile field will be included in the list.

3. Do you want to create a PEOPLE file or put selection in GMWORK.DBF? If you want toprint labels immediately, enter G. If you wish to manipulate the data (combine with otherpeople files, print reports, etc.), enter P to generate a PEOPLE file. For this example, wewant to print labels; enter G.

4. You will be informed of the number of people selected, and asked: Print Now?. Enter Y toenter the mailing labels dialog.

5. Load label stock into printer. Enter label size (typically C).

6. Specify First Class.

7. Since you want to print labels, enter L

8. If you wish to enter a special message line for your labels, indicate Y and then enter themessage to be printed at the top of the label.

9. Print test labels until the printer is aligned, then print labels.

8.3.2 MEMFORMR.DBF: Former Members. This file is administered by

Main Menu->Membership->Former Member Administration

Members may be transferred into this file from the Membership Menu [ad(M)in->(T)ransfer->(F)ormer] upon transfer of letter, death, or dismissal. After selecting a member for transfer, youwill be asked to confirm the correct name, enter some additional information including date ofdismissal, a Personal Profile code indicating reason for dismissal, and any information about thereceiving church or other data desired.

Note that any former members who still have the GM4 code in the Personal Profile field willcontinue to be included in the General Mailout listing if you specify former members whenprinting labels.

8.3.3 ARCHIVE.DBF: Archive File. The intent of this file is a repository for non-memberswho are removed from the membership file and are no longer prospects. These may beindividuals who are moving out of the community or are joining other churches. [Note that ifthey are members, they should always be transferred to the Former Member file rather thanarchived.] Rather than just discarding all the data you have diligently collected, you may chooseto archive the family by selecting the individuals in the Member Administration form andentering ad(M)in->(T)ransfer->(A)rchive. You will be asked to verify the action, and the namewill be copied to the Archive file and deleted from the Membership file.

No support is currently provided for administration of the Archive file or copying names back tothe Membership file. However, this can easily be accomplished with native FOXPRO commands,if you have purchased a regular FOXPRO development license.

8.4 WORKER DATA BASE

8.5 CONTRIBUTION DATA BASE

8.6 DEACON DATA BASE

8.7 UTILITIES

Several FOXPRO programs are included which can be run from the System AdministrationMenu to perform various utility functions. To run one of these programs, enter

Main Menu->System Administration->X--Run Utility Programs

to see the list of available utilities.

CONTENTS

1. INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21.1 ORGANIZATION OF THIS DOCUMENT . . . . . . . . . . . . 4

2. INSTALLATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42.1 SYSTEM CONFIGURATION . . . . . . . . . . . . . . . . 42.2 CHURCH SYSTEM INSTALLATION . . . . . . . . . . . . . 42.3 SYSTEM SETUP AND CUSTOMIZATION . . . . . . . . . . . 52.4 CHURCH DATA INITIALIZATION . . . . . . . . . . . . . . 6

3. BASIC INSTRUCTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123.1 COMPONENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123.2 GENERAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143.3 MENUS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143.4 FORMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153.5 DATA ENTRY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

4. OPERATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174.1 BACKUP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174.2 RECOVERY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184.3 MEMBERSHIP OPERATIONS . . . . . . . . . . . . . . . 194.4 ORGANIZATION OPERATIONS . . . . . . . . . . . . . . 244.5 SUNDAY SCHOOL OPERATIONS . . . . . . . . . . . . . . 284.6 ANNUAL SUNDAY SCHOOL PROMOTION . . . . . . . . . . . 364.7 PROSPECT DATA OPERATIONS . . . . . . . . . . . . . . 444.8 PEOPLE FILE OPERATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . 484.9 OFFICE OPERATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . 584.10 NOMINATING COMMITTEE OPERATIONS . . . . . . . . . . . 584.11 DEACON MINISTRY OPERATIONS . . . . . . . . . . . . . 594.12 DISCIPLESHIP TRAINING OPERATIONS . . . . . . . . . . . 624.13 CONTRIBUTION OPERATIONS . . . . . . . . . . . . . . 63

5. EXAMPLES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 725.1 PRINT GENERAL MAILING LIST . . . . . . . . . . . . . . 725.2 PRINT SS CLASS REPORTS . . . . . . . . . . . . . . . . 725.3 CHANGE SS CLASS ASSIGNMENT . . . . . . . . . . . . . 735.4 PRINT CHURCH DIRECTORY . . . . . . . . . . . . . . . 745.5 PRINT MAILING LABELS FOR SS CLASS MEMBERS AND

PROSPECTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 745.6 UPDATE NEWLY MARRIED COUPLE . . . . . . . . . . . . 765.7 PRINT LIST OF ALL SINGLE ADULTS . . . . . . . . . . . . 775.8 PRINT VISITATION ASSIGNMENTS . . . . . . . . . . . . . 775.9 MAKE DEACON ASSIGNMENTS . . . . . . . . . . . . . . 785.10 PRINT REPORT BASED ON PERSONAL PROFILE ENTRY . . . . . . 785.11 PRINT BIRTHDAYS FOR CURRENT MONTH . . . . . . . . . . 795.12 PRINT 3X5 CARDS WITH CHRONIC SS ABSENTEES . . . . . . . 805.13 ADD NEW SUNDAY SCHOOL DEPARTMENT . . . . . . . . . . 805.14 ENTER SUPPLEMENTARY MEMBER INFORMATION . . . . . . . 81

6. HINTS AND HELPS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 826.1 PRINTING OFF-LINE . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

- i -

6.2 SUNDAY SCHOOL OPERATIONS . . . . . . . . . . . . . . 82

7. TROUBLE SHOOTING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 837.1 DOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 837.2 DOS FILE SYSTEM . . . . . . . . . . . . . . . . . . 837.3 FOXPRO WORKING FILES . . . . . . . . . . . . . . . . 837.4 INDEXING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 837.5 FOXPRO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 837.6 PRINTER PROBLEMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . 847.7 AUDITS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 847.8 SYSTEM ADMINISTRATION . . . . . . . . . . . . . . . 85

8. DATA BASE SCHEMA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 908.1 MEMBERSHIP DATA BASE . . . . . . . . . . . . . . . . 908.2 PROSPECT DATA BASE . . . . . . . . . . . . . . . . . 958.3 OTHER DATA BASES FOR PEOPLE . . . . . . . . . . . . . 958.4 WORKER DATA BASE . . . . . . . . . . . . . . . . . 978.5 CONTRIBUTION DATA BASE . . . . . . . . . . . . . . . 978.6 DEACON DATA BASE . . . . . . . . . . . . . . . . . 978.7 UTILITIES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

- ii -

APPENDIX AORGANIZATION WORKSHEET

Dept No/ Dept Class Description Group Hour Worker Worker

Sub No Symbol Symbol Title Symbol

EXAMPLE

10/ 22 AAC3 PXA 8:30 Adult Coed 3 A A DIRECTOR DIR

___/___ ______ ____ ___________________________ ___ ___ __________ _______/___ ______ ____ ___________________________ ___ ___ __________ _______/___ ______ ____ ___________________________ ___ ___ __________ _______/___ ______ ____ ___________________________ ___ ___ __________ _______/___ ______ ____ ___________________________ ___ ___ __________ _______/___ ______ ____ ___________________________ ___ ___ __________ _______/___ ______ ____ ___________________________ ___ ___ __________ _______/___ ______ ____ ___________________________ ___ ___ __________ _______/___ ______ ____ ___________________________ ___ ___ __________ _______/___ ______ ____ ___________________________ ___ ___ __________ _______/___ ______ ____ ___________________________ ___ ___ __________ _______/___ ______ ____ ___________________________ ___ ___ __________ _______/___ ______ ____ ___________________________ ___ ___ __________ _______/___ ______ ____ ___________________________ ___ ___ __________ _______/___ ______ ____ ___________________________ ___ ___ __________ _______/___ ______ ____ ___________________________ ___ ___ __________ ____

- iii -