Chapter 7 HỆ THỐNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ HỆ THỐNG BÁO CÁO QUẢN TRỊ

Mục tiêu

• Các đặc điểm hoạt động của hệ thống sổ cái chung, báo cáo tài chính và báo cáo quản trị

• Kiểm soát các đặc điểm của hệ thống sổ cái chung và báo cáo tài chính

• Yếu tố ảnh hưởng đến việc thiết kế báo cáo quản trị

Chức năng của hệ thống sổ cái chung(GLS - General ledger systems)

• Hệ thống sổ cái chung:– Thu thập dữ liệu giao dịch một cách nhanh chóng

và chính xác– Phân loại và mã hóa dữ liệu và tài khoản – kiểm tra các giao dịch và duy trì kiểm soát tài

khoản (vd: cân bằng giữa nợ và có)– Xử lý dữ liệu giao dịch

• ghi giao dịch vào tài khoản riêng (post transactions to proper accounts)

• cập nhật các tài khoản sổ cái và tập tin nghiệp vụ (update general ledger accounts and transaction files)

• ghi điều chỉnh các tài khoản (record adjustments to accounts)

– Lưu trữ các dữ liệu giao dịch– Tạo các báo cáo tài chính theo giai đoạn

Đầu vào

Xử lý

Đầu ra

HT Sổ cáichung(GLS)

HT Báo cáotài chính

HT Báo cáoquản trị

Kiểm soát HTK

Bảng lương

Chitiền mặt

TK phải trả

Kế toán chi phí

Hóa đơntiền mặt

Doanh thu

Hóa đơn

Cơ sở dữ liệu GLS

• Tập tin chính sổ cái chung (General ledger master file) – Các tập tin FRS chính dựa vào biểu đồ các tài khoản

• Tập tin lịch sử sổ cái chung (General ledger history file)– được sử dụng để hỗ trợ so sánh các chỉ số tài chính

• Tập tin nhật ký chứng từ (Journal voucher file)– tập hợp tất cả chứng từ trong giai đoạn hiện tại hoạt

động • Tập tin lịch sử nhật ký chứng từ (Journal voucher history

file)– tập hợp các chứng từ trong quá khứ phục vụ mục đích

kiểm toán

Quy trình xử lý Kế toán tài chính

Chứng từ Ghi sổ nhật kýChuyển sổ vào sổ cái

Cân bằng thử

Báo cáo tài chínhĐiều chỉnh và khóa

sổ

Sơ đồ luân chuyển chứng từ của QT xử lý BCTC

Báo cáo hệ thống sổ cái chung

• Phân tích sổ cái chung:– Liệt kê các giao dịch – Phân bổ chi phí– So sánh cân bằng tài khoản– Lập bảng cân bằng thử (trial balances)

• Báo cáo tài chính (FRS):– Bảng CĐKT– Báo cáo thu nhập – Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

• Báo cáo quản trị (MRS):– Phân tích doanh thu bán hàng– Phân tích tiền– Phân tích nợ phải thu

• Biểu đồ tài khoản: mã hóa danh sách tài khoản

Rủi ro tiềm ẩn trong sổ cái chung và BCTC

• Ghi sổ nhật ký không đúng• Không ghi sổ nhật ký• Nợ không cân bằng Có• Sổ cái chi tiết không cân bằng tài khoản kiểm

soát trong sổ cái chung• Truy cập trái phép vào sổ cái chung • Chứng cứ kiểm toán kém• Mất hoặc bị hư hỏng dữ liệu• Số dư tài khoản sai vì nhật ký chứng từ không

đúng

Thủ tục kiểm soát GL/FRS

• Xác thực giao dịch: Nhật ký chứng từ phải được xét duyệt bởi nhà quản lý tại bộ phận phát hành chứng từ

• Phân chia trách nhiệm – NV ghi chép sổ cái chung thì không:– chịu trách nhiệm ghi chép vào sổ cái chi

tiết hoặc các chứng từ đặc biệt– chuẩn bị nhật ký chứng từ– đảm nhận quản lý tài sản

• Kiểm soát truy cập:– Truy cập trái phép vào G / L có thể dẫn đến

sai sót, gian lận trong báo cáo tài chính– Giới hạn các điều khiển truy cập CSDL cho

các cá nhân chỉ được uỷ quyền• Ghi chép kế toán: theo vết các nguồn

chứng từ từ khi thành lập báo cáo tài chính

Thủ tục kiểm soát GL/FRS (tt)

GL/FRS sử dụng cơ sở dữ liệu

GL/FRS sử dụng cơ sở dữ liệu

• Thuận lợi:– Cập nhật và điều chỉnh lập tức– Cung cấp thông tin kịp thời

• Xóa bỏ sự phân chia giữa quyền giao dịch và xử lý

• Truy cập để ghi chép kế toán được tập trung– Kiểm soát mật khẩu và phân quyền truy xuất, ghi

chép dữ liệu

Hệ thống báo cáo quản trị

• Tạo ra các thông tin tài chính và phi tài chính cần thiết cho nhà quản lý lập kế hoạch, đánh giá và kiểm soát các hoạt động trong DN

• Luôn được xem là báo cáo linh hoạt, tùy vào nhu cầu nhà quản lý

• MRS cung cấp phương tiện chính thức để theo dõi, kiểm soát nội bộ

Các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế MRS

• Nguyên tắc quản lý• Cấp độ quản lý và kiểu ra quyết định• Cấu trúc của vấn đề: có cấu trúc, bán cấu trúc,

không cấu trúc• Loại báo cáo quản trị: được lên lịch hoặc tùy

theo nhu cầu nhà quản lý• Sự hạch toán có trách nhiệm: mọi sự kiện kinh

tế ảnh hưởng đến DN thì được chịu trách nhiệm và được theo dõi bởi 1 nhà quản lý

Nguyên tắc quản lý

• Cụ thể hóa công việc:–Cấu trúc DN theo hiệu quả công việc sẽ

tốt hơn theo quản lý từng cá nhân–Chỉ ra các thông tin cần thiết để hỗ trợ

công việc

Nguyên tắc quản lý

• Trách nhiệm và quyền hạn:– trách nhiệm: nghĩa vụ đạt được mục

tiêu–quyền hạn: quyền ra quyết định trong

phạm vi của trách nhiệm–ủy quyền cho quản lý cấp dưới–xác định kênh báo cáo trực tiếp theo

chiều dọc

Cấp độ quản lý và kiểu ra quyết định

Cấp độ quản lý và kiểu ra quyết định

• Quyết định lập kế hoạch chiến lược:– mục tiêu của DN– phạm vi hoạt động kinh doanh– cấu trúc tổ chức– triết lý quản lý– dài hạn– không theo định kỳ và thường không chắc chắn– cần thông tin được tổng hợp ở mức độ cao– đòi hỏi nguồn thông tin bên trong và bên ngoài

DN

Cấp độ quản lý và kiểu ra quyết định

• Quyết định lập kế hoạch chiến thuật:–phụ thuộc vào quyết định lập kế

hoạch chiến lược–ngắn hạn–mục tiêu rõ ràng–được thực hiện định kỳ– thường chắc chắn

Cấp độ quản lý và kiểu ra quyết định

• Quyết định kiểm soát quản trị:– sử dụng nguồn lực sao cho hiệu quả trong các

khu vực chức năng của DN– đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên cấp

dưới

Cấp độ quản lý và kiểu ra quyết định

• Quyết định kiểm soát tác nghiệp:– đảm bảo công việc được thực hiện đúng– tập trung vào phạm vi nhỏ và chi tiết– khoảng thời gian ngắn

So sánh các đặc điểm của các kiểu ra quyết định

Báo cáo quản trị

• Mục tiêu của báo cáo: đánh giá và cung cấp thông tin

• Báo cáo:– hỗ trợ ra quyết định bằng cách đưa ra những

thông tin chắc chắn hơn cho nhà quản lý– ảnh hưởng đến việc ra quyết định một cách

tích cực

Các đặc điểm của báo cáo

• Phù hợp: hữu ích cho việc ra quyết định• Tổng hợp: từ các chi tiết• Xác định rủi ro• Chính xác• Đầy đủ• Kịp thời• Ngắn gọn: sử dụng định dạng phù hợp để biểu

diễn nội dung: bảng, biểu đồ...

Các đặc điểm của thông tin tốt

Thông tin phù hợp

Thông tin phù hợp

Giá trị dự đoán

Giá trị dự đoán

Giá trị phản hồi

Giá trị phản hồi

Kịp thờiKịp thời

Độc lậpĐộc lập

Được kiểm chứng

Được kiểm chứng

Thông tin đáng tin cậy

Thông tin đáng tin cậy

Có tính đại diện

Các loại báo cáo quản trị

• Báo cáo đã được dự tính trước:– báo cáo được lên lịch: hàng tuần, hàng

tháng, quý, năm...– báo cáo được tạo khi nhà quản lý có nhu cầu

• Báo cáo không dự tính trước:– được thiết kế và tạo ra theo nhu cầu – trong các tình huống đòi hỏi những thông tin

mới, không có sẵn

Kế toán trách nhiệm

• Các sự kiện kinh tế ảnh hưởng đến DN được chịu trách nhiệm và theo dõi bởi 1 nhà quản lý

• Bao gồm 2 trách nhiệm– Thiết lập mục tiêu tài chính: thiết lập các mục

tiêu có thể định lượng được, nhà quản lý chịu trách nhiệm đảm bảo nhân viên cấp dưới thực hiện đúng mục tiêu này

– Báo cáo và đo lường hiệu quả của các mục tiêu này