Chương 6: Kiểm soát đề án
Transcript of Chương 6: Kiểm soát đề án
1
Chương 6:
Kiểm soát đề ánGiảng viên: Nguyễn Văn Hòa
Khoa CNTT - ĐH An Giang
2
Nội dung
Các khái niệm
Giám sát
Kiểm soát
Các kỹ thuật giám sát và kiểm soát
3
Giám sát & kiểm soát
Giám sát (Monitoring) – ghi nhận và báo cáo các
thông tin về hoạt động của đề án cho người quản
lý dự án và những người quan tâm đến dự án
Kiểm soát (Controlling) – sử dụng dữ liệu từ hoạt
động giám sát để đảm bảo các hoạt động thực tế
của dự án diễn ra đúng theo kế hoạch đã vạch ra
4
Giám sát đề án
Tại sao phải giám sát? (Why)
Chúng ta giám sát cái gì? (What)
Thực hiện giám sát khi nào? (When)
Chúng ta giám sát như thế nào? (How do)
5
Tại sao phải giám sát?
Thực tế không luôn luôn diễn ra theo kế hoạch dù
chúng ta có chuẩn bị kỹ đến đâu đi nữa
Simply because we know that things don’t always go
according to plan (no matter how much we prepare)
Nhằm phát hiện và có phản ứng phù hợp khi có sự
lệch hướng hoặc thay đổi so với kế hoạch ban đầu
To detect and react appropriately to deviations and
changes to plans
6
Cần giám sát cái gì?Inputs
▪ Time
▪ Money
▪ Resources
▪ Material Usage
▪ Tasks
▪ Quality/Technical
Performance
Outputs
▪ Progress
▪ Costs
▪ Job starts
▪ Job completion
▪ Engineering/Design
changes
▪ Variation order (VO)
7
Giám sát vào thời gian nào?▪ Khi kết thúc dự án - End of the project
▪ Liên tục - Continuously
▪ Thường xuyên - Regularly
▪ Hợp lý - Logically
▪ Khi còn có thể khắc phục - While there is still time
to react
▪ Càng sớm càng tốt - As soon as possible
▪ Khi hoàn thành một tác vụ - At task completion
▪ Ở một điểm mốc - At pre-planned decision points
(milestones)
8
Giám sát diễn ra ở đâu? Ở văn phòng chính (At head office)?
Ở nơi thực hiện dự án (At the site office)?
Ngay lập tức (On the spot)?
Phụ thuộc vào “cái gì” cần giám sát (Depends on
situation and the ‘whats’)
9
Các cách giám sát Thông qua gặp gỡ khách hàng, những người tham
gia vào đề án (nhà thầu, người cung cấp,….)
Theo lịch biểu : biểu đồ PERT, Gantt
Sử dụng phân tích EV (Earned Value Analysis)
Tính các tỷ lệ tới hạn (Critical Ratios)
Các điểm mốc
Các báo cáo
Kiểm tra, thanh tra (Tests and inspections)
10
Một số vấn đề giám sát Bạn đang đối mặt với những vấn đề gì và bạn đã làm gì
để giải quyết chúng?
Những vấn đề gì bạn dự đoán có thể sắp xảy ra?
Bạn có cần tài nguyên gì mà bạn chưa có sẵn?
Bạn đang cần thêm thông tin gì?
Bạn đang gặp khó khăn gì về lịch biểu không?
Có khả năng nào ở đó công việc sẽ hoàn thành sớm/trễ?
Công việc sẽ được hoàn thành thừa/thiếu/vừa đủ ngân
sách?
11
Kiểm soát dự án
Kiểm soát: thực hiện các hoạt động cần thiết để
điều chỉnh các lệch hướng so với kế hoạch đã đề
ra
Kiểm soát bộ ba ràng buộc:
Thời gian (lịch biểu)
Giá thành (ngân sách, chi phí,….)
Tiến độ (các đặc tả, kết quả kiểm thử,….)
12
Chu trình kiểm soát dự ánKế hoạch
Các đặc tả
Lịch biểu
Ngân sách
Tài nguyên Giám sát
Ghi nhận hiện trạng
Báo cáo tiến độ
Báo cáo chi phíSo sánh hiện
trạng với kế
hoạch
-Lịch biểu
-Chi phí
Hành động
Điều chỉnh các
lệch hướng so với
kế hoạch và lập kế
hoạch lại nếu cần
thiết
13
Các kỹ thuật giám sát và kiểm soát
Phân tích EV (Earned Value Analysis)
Tỷ lệ tới hạn (Critical Ratio)
14
Phân tích EV (Earned Value) Một cách đánh giá hiệu năng của toàn bộ dự án là sử
dụng một phép đo hiệu năng tập hợp – giá trị đạt được (Earned Value)
Giá trị đạt được của công việc đã và đang thực hiện được tính bằng cách nhân ước lượng phần trăm công việc của mỗi tác vụ với chi phí đã hoạch định cho tác vụ đó.
Kết quả là chi phí đã sử dụng cho dự án đến thời điểm hiện tại. Giá trị này có thể so sánh với chi phí thực tế.
15
Các PP ước lượng % hoàn thành Ước lượng 50-50: 50% được giả sử khi tác vụ bắt
đầu và 50% còn lại khi tác vụ hoàn thành Quy tắc 0-100%: Quy tắc này không đánh giá công
việc khi nó chưa hoàn thành (DA luôn bị trễ hạn cho đến khi kết quả cuối cùng xuất hiện)
Quy tắc đầu vào tới hạn: Quy tắc này đánh giá dựa vào số lượng đầu vào đã được sử dụng
Quy tắc cân đối: chia thời gian thực hiện/chi phí theo kế hoạch hay thực tế cho tổng lịch biểu/tổng chi phí để tính phần trăm hoàn thành. Đây là quy tắc thường được sử dụng nhất
16
Biểu đồ EV Biểu đồ EV (earned value chart) là cơ sở cho việc
đánh giá chi phí và hiệu năng
Nếu tổng giá trị công việc được hoàn thành cân
bằng với chí phí đã hoạch định (đường cơ sở) và
chi phí thực tế thì không cần phải phân tích chi
tiết các tác vụ riêng lẻ
Khái niệm giá trị đạt được kết hợp báo cáo về chi
phí và báo cáo hiệu năng toàn bộ vào một biểu đồ
dễ hiểu
17
Biểu đồ EV (Earned Value Chart)
18
Biểu đồ EV Các đường cơ sở :
BAC (Budget At Completion)
EAC (Estimated cost At Completion)
Xác định nhiều thông số dựa vào hai hướng dẫn
1. Một phương sai âm là không tốt
2. Các phương sai chi phí và thời gian được tính bởi giá
trị đạt được từ một số phép đo khác
19
Phân tích EV-Các phép đo cơ bản1. BCWS (Budget Cost of Work Scheduled): chi phí
dự tính của công việc theo kế hoạch. Đây là số đo về
những gì dự kiến đã hoàn thành.
2. BCWP (Budget Cost of Work Performed): chi phí
dự tính của công việc đã hoàn tất. Giá trị tương
đương của những việc đã hoàn thành so với kế
hoạch cơ sở (Earned value).
3. ACWP (Actual Cost of Work Performed): chi phí
thực sự của công việc đã hoàn tất. Đã thanh toán bao
nhiêu các công việc đã hoàn tất (Actual cost)
20
Phân tích EV: Các phương sai
1. Phương sai chi phí (CV):
CV = BCWP – ACWP
(âm – vượt quá ngân sách)
2. Phương sai lịch biểu (SV):
SV = BCWP – BCWS
(âm – trễ so với kế hoạch; dương cũng không tốt)
21
Phân tích EV-Các chỉ số hiệu năng
Chỉ số hiệu năng chi phí (Cost Performance Index)
CPI = BCWP/ACWP
Chỉ số hiệu năng lịch biểu (Schedule Performance
Index)
SPI = BCWP/BCWS
22
Phân tích EV – Ví dụMột dự án phát triển ước tính hoàn tất trong 2 tháng
với chi phí 30.000$. Khi dự án còn một tháng để kết
thúc, 60% công việc của dự án đã hoàn tất, 17.000$
đã dùng cho các công việc
BCWS= 15.000 $
BCWP= 18.000 $
ACWP= 17.000 $
23
Phân tích EV – Ví dụGiả sử một gói công việc được cấp chi phí là 1,500 và đã đến
hạn kết thúc theo lịch. Ở thời điểm này, chi phí đã sử dụng là
1.350. Giả sử rằng các công việc đã hoàn thành được 2/3. Tính
các phương sai chi phí + lịch biểu các chỉ số hiệu năng chi phí
và lịch biểu.
- CV = BCWP – ACWP = 1500 (2/3) – 1350 = - 350
- SV = BCWP – BCWS = 1500 (2/3) – 1500 = - 500
- CPI = BCWP/ACWP = 1500(2/3)/1350 = 0.74
- SPI = BCWP/BCWS = 1500(2/3)/1500 = 0.67
Kết luận: Sử dụng quá ngân sách (kết quả đạt được chưa tương
xứng với chi phí bỏ ra)
24
Khả năng có một chỉ số đạt được còn các chỉ số
khác không đạt
Có khả năng hoàn thành sớm với chi phí ít hơn kế
hoạch
Sáu khả năng có thể xảy ra: (next slide)
Các đường ACWP, BCWP và Baseline là kết quả của
4 giá trị +SV, -SV, +CV, -CV.
6 khả năng của phân tích EV
25
6 khả năng của phân tích EV
26
Bài tậpMột dự án có chi phí thực tế (ACWP) ở tháng
17 là $350,000, chi phí theo kế hoạch (BCWS)
$475,000, và giá trị đã hoàn thành (BCWP) là
$300,000. Tìm phương sai chi phí + lịch biểu và
các chỉ số hiệu năng.
Month 17
$Planned (Baseline) – 475,000
Actual cost – 350,000
Value completed – 300,000 BCWP
ACWP
BCWS
Time t
27
GiảiCV = BCWP – ACWP = 300,000 – 350,000 = -50,000
(Âm – Vượt quá chi phí)
SV = BCWP – BCWS =300,000 – 475,000 = -175,000
(Âm – Trễ so với kế hoạch)
CPI = BCWP/ACWP = 300/350 = 0.86
SPI = BCWP/BCWS = 300/475 = 0.63
28
Tỷ lệ tới hạn - Critical ratio Đối với các dự án lớn, việc tính toán một tập
các tỷ lệ tới hạn cho mọi hoạt động của đề án là
cần thiết
Tỷ lệ tới hạn =
Nếu tỷ lệ tới hạn là 1 thì có nghĩa là đề án đang
đi đúng hướng
Tỷ lệ tới hạn càng khác 1 thì cần phải chú ý
hơn đến hoạt động của đề án
cost Actual
cost Budgeted
progress Schedule
progress Actualx
29
Tỷ lệ tới hạn – Ví dụTính các tỷ lệ tới hạn cho các hoạt động sau và chỉ ra
hoạt động nào đang đi đúng hướng và hoạt động nào cần
phải xem xét lại.Hoạt
động
Thời gian
thực hiện
Thời gian
theo lịch
Ngân
sách
Chi phí
thực sự
Tỷ lệ tới
hạn
A 4 ngày 4 ngày 60 40
B 3 ngày 2 ngày 50 50
C 2 ngày 3 ngày 30 20
D 1 ngày 1 ngày 20 30
E 2 ngày 4 ngày 25 25
30
Hoạt động A: Đúng lịch và dưới hạn mức kinh phí.
Hoạt động B: Đúng kinh phí và trễ so với kế hoạch
Hoạt động C: Sớm hơn lịch và dưới hạn mức kinh
phí
Hoạt động D: Đúng lịch nhưng chi phí cao hơn hạn
mức kinh phí
Hoạt động E: Đúng hạn mức kinh phí nhưng kết
thúc sớm hơn kế hoạch
Tỷ lệ tới hạn – Ví dụ
31
Kết luận
Cần có các cơ chế giám sát và kiểm soát dự án
thích hợp
Có sẵn các công cụ hỗ trợ các hoạt động giám sát
và kiểm soát
Ngoài ra còn có các khía cạnh quản lý và kiểm
soát chưa được đề cập ở đây