casselin 23/05/2023

CHARTE DE CATALOGAGE KOLIBRIS

I>PROCEDURES DE CATALOGAGE DANS LE SUDOC ET DANS HORIZON..............2

1>PROCEDURES SELON LES TYPES DE DOCUMENTS..........................................2A>DOCUMENTS A EXEMPLARISER ET A CATALOGUER DANS LE SUDOC :...2B>DOCUMENTS A CATALOGUER ET A EXEMPLARISER DIRECTEMENT DANS HORIZON :.............................................................................................................3

2>CATALOGAGE DANS LE SUDOC..............................................................................41er cas : document déjà exemplarisé dans le Sudoc par notre bibliothèque :.....................52ème cas : document déjà exemplarisé dans le Sudoc par une autre bibliothèque du SCD, mais pas notre bibliothèque :..............................................................................................53ème cas : document pas encore exemplarisé dans le Sudoc :.............................................6

A - Données concernant notre SCD à rajouter dans la notice bibliographique du Sudoc :............................................................................................................................6B – Exemplarisation dans le SUDOC...........................................................................7

4ème cas : document n’ayant pas de notice bibliographique dans le Sudoc......................10

3>CATALOGAGE DANS HORIZON.............................................................................11A – Retour des notices du Sudoc et modifications dans la notice bibliographique...12B – Exemplarisation dans Horizon.............................................................................12C – Création dans Horizon..........................................................................................15

4>CATALOGAGE DES DIFFÉRENTS TYPES DE DOCUMENTS dans HORIZON...............................................................................................................................................15

A>CONSIGNES DE CATALOGAGE COMMUNES A TOUS LES DOCUMENTS...15B>CONSIGNES DE CATALOGAGE PAR TYPES DE DOCUMENTS......................16

5PILONNER.....................................................................................................................17

II>ORGANISATION DU TRAVAIL......................................................................................17

1SPÉCIFIER LES RESPONSABILITES SUDOC DANS LES SECTIONS.............17

2>ORGANISATION AU SEIN DU SCD..........................................................................18

3ORGANISATION DANS LES SECTIONS.................................................................18

III>LISTE DES ANNEXES....................................................................................................19

1>Tableau des codes de types de documents SUdoc........................................................19

2>Types de documents : positions du label pour la création des notices dans Horizon...............................................................................................................................................19

3>Exemplarisation des docs d’acc. et des docs multimédias Sudoc et Horizon : Martinique, Guadeloupe, Guyane (à faire)........................................................................19

4>Consignes rétrospectif des autres travaux universitaires dans Horizon...................19

5>Autorités collectivités Martinique, Guadeloupe, Guyane (à faire)..............................19

6Procédure de création de collection SUdoc..................................................................19

7>Opérations de pilon........................................................................................................19

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8>Traitement des ouvrages déposés pour une longue durée dans une autre section.. .19

9Notice exemplaire Horizon (type d’ex…, notes …, etc.) (en préparation)................19

10Utilisation pratique du module Horizon (en attente).................................................19

11Chantiers de correction (en préparation)...................................................................19

12Utilisation du Sudoc (éventuellement).........................................................................19

13>Suppression des manquants à l’inventaire (à voir avec les administrateurs)...........19

IV>ANNEXES DISPONIBLES..............................................................................................19

Annexe 1 - Tableau des codes de types de documents utilisés dans le Sudoc................20

Annexe 2 – Types de document : Positions du label pour la création des notices dans Horizon.................................................................................................................................22

Annexe 3 – Exemplarisation des docs d’acc. et des docs multimédias Sudoc et Horizon : Martinique, Guadeloupe, Guyane (à faire)......................................................23

Annexe 4 : Consignes rétrospectif des autres travaux universitaires dans Horizon. . .26

Annexe 5 : Autorités collectivités Martinique, Guadeloupe, Guyane (à faire)...............28

Annexe 6 – Procédure de création de collection dans le Sudoc......................................31

Annexe 7 - « Opérations de pilon »...................................................................................35

Annexe 8 : Traitement des ouvrages déposés pour une longue durée dans une autre section...............................................................................................................................................38

Légende : surligné en jaune les propositions à validerSurligné en gris et italique les informations à supprimer ou à compléter !En italique sans surlignage à vérifier à compléter Chantal et finaliser

I>PROCEDURES DE CATALOGAGE DANS LE SUDOC ET DANS HORIZON

1>PROCEDURES SELON LES TYPES DE DOCUMENTS

A>DOCUMENTS A EXEMPLARISER ET A CATALOGUER DANS LE SUDOC :

* les codes entre parenthèses correspondent aux différents types de notices dans le SUdoc Les ouvrages acquis dans toutes les disciplines du Fonds général et du Fonds régional

y compris les dons (Aa)

Les Thèses (Aa)

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Les Livres avec matériel d’accompagnement : Ex : livre d’informatique avec CD-ROM, méthode de langue avec CD audio, etc.On trouvera dans le Sudoc deux types de notices :- monographie (avec une zone 215 $e) (Aa)- notice multimédia multisupport (avec deux zones 215) (Za)Dans le cas où les deux types de notice coexistent, le catalogueur est libre de choisir l’un ou l’autre, en l’absence de consigne claire du SUdoc.

Les autres supports : - cassettes et DVD vidéo, diapositives et microfiches (Ba)- texte manuscrit (Fa)- photos / gravures / estampes / cartes postales (Ia)- cartes (Ka)- partitions (Ma)- CD et DVD-ROM (Oa)- cassettes et CD audio musicaux (Ga)- cassettes et CD non musicaux (Na)- objet (Va) (ex : gratte-dos Scopus)

Les publications annuelles : Cas des rapports, annuaires, répertoires à publications annuelle. Ex : Etat du monde, Etat de la France, Tableaux de l’économie française, Bottin administratif, Quid, World of learning, etc (cf. liste complète).Ces documents doivent faire l’objet d’un état de collection sous la notice bib de la publication en série correspondante. Dans Horizon, ils seront traités comme des fascicules munis d’un code à barres, mais insérés dans le fonds général [les détails du traitement seront complétés ultérieurement].

Les dons ne feront pas l’objet d’une notice de commande. Ils seront catalogués dans le Sudoc comme tous les autres, par type de document. Il suffira de créer l’exemplaire sous la notice bib correspondante dans l’éditeur marc (icône avec les livres – nouveau)

B>DOCUMENTS A CATALOGUER ET A EXEMPLARISER DIRECTEMENT DANS HORIZON :

Tirés à part des Fonds régionaux :Cas des articles photocopiés et versés dans les Fonds régionaux. Utiliser l‘écran de saisie « Tiré à part »

Dépliants et brochures :Leur catalogage sous Horizon ne saurait être systématique. Seuls les documents présentant un intérêt indiscutable pour le fonds régional seront traités.

Numéros de périodiques :Il s’agit des fascicules de périodiques commandés ponctuellement par les acquéreurs pour le fonds général et le fonds régional. On en distingue deux types : - N° isolés de périodiques : ils ne portent pas de titre particulier, et font l’objet d’une notice de monographie à partir de l’écran de saisie « N° isolé de périodique »

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- N° spéciaux de périodiques : ils portent un titre particulier, avec ou sans ISBN, et font l’objet d’une notice de monographie à partir de l’écran de saisie « N° spécial de périodique »

Travaux universitaires autres que les thèses : (qui sont des dons)Cas des mémoires de masters, DEA / DESS / TER, rapports de stage. Ils font l’objet d’une notice de monographie à partir de l’écran de saisie « Mémoires de master, maîtrise, DEA…» ou « Rapport de stage »

Fonds en dépôt :(traitement à définir ultérieurement)

Reproduction ( par exemple document abîmé et épuisé, reconstitué à partir de photocopies). Utilisez les écrans de saisie adaptés aux documents.

Documents du CRPLC : Jusqu’à présent le CRPLC qui dispose d’un budget propre exemplarisait ses documents dans Dynix et créait une notice dans le cas où la division Buma n’avait pas le document dans son fonds. Dans l’attente d’une autre décision, l’exemplarisation et la création/exemplarisation des documents dans Horizon suivront les mêmes modalités. En cas de création de notices pour des documents pas encore signalés dans Horizon , ce sont les écrans de saisie préétablis qui permettront de les créer. (à valider chef de section)

Les dons, selon leur type de document,  seront catalogués dans Horizon comme les autres, sans passer par le module de commande de la base, en utilisant les écrans de saisie préétablis. Cela veut dire qu’ils sont catalogués tout de suite, afin d’éviter qu’ils ne soient égarés.

2>CATALOGAGE DANS LE SUDOC

Nous sommes réunis sous un seul ILN, « ILN 8 », mais chaque bibliothèque dispose de son propre RBCCN.

BU-MARTINIQUE : 972332101BHU-MARTINIQUE : 972332102BU-POINTE-A-PITRE : 971202101BU-SAINT-CLAUDE : 971242101BHU-GUADELOUPE : 971202102BU-GUYANE : 973022101

Le login SUdoc de chaque catalogueur est lié au RBCCN de sa bibliothèque.Seuls l’IUT de Guyane, la BH de Guyane et le CRPLC de Martinique n’ont pas de RBCCN. Cependant les documents des deux premiers sont catalogués dans le SUdoc.Les documents du CRPLC ont un traitement à part - voir si il existe des cas dans les autres sections, notamment en Guadeloupe

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Dans le catalogue partagé, il est impératif de respecter les normes Unimarc ainsi que les règles établies par l’ABES (cf. guide méthodologique en ligne, accessible directement par la touche F1). La plupart des documents sont déjà catalogués dans le Sudoc

Le catalogage dans le SUdoc doit tenir compte de ce qui a été déjà fait par une autre bibliothèque du SCD et des anomalies qui subsistent toujours dans notre catalogue.Au moment de l’exemplarisation dans le Sudoc, c’est la recherche par ISBN, par titre, par auteur dans le SUdoc et dans Horizon qui permet de définir le cas de figure qui correspond à l’ouvrage en mains. Dans le doute, si cette recherche affiche à l’écran plusieurs notices, mieux vaut ne pas opérer de fusion et se rapprocher des acquéreurs ou du correspondant catalogage de la section. Notices dans Horizon qui ne doivent pas être fusionnées au moment de l’exemplarisation

- cas de tomaison : ces notices comportent souvent un ISBN correspondant à l’édition complète et un ISBN correspondant à un tome d’où confusion si on a interrogé par l’ISBN de l’édition complète.

- notices en cours de rétrospectif et n’ayant pas d’exemplarisation dans le Sudoc : notice provenant de notre ancien SIGB, ayant un ISBN ou non, ayant par exemple en zone 001 DYNIX_BUPTP et en 801 DYNIX_BUPTP

- notices renvoyées par le Sudoc dans notre base suite à dédoublonnage dans le Sudoc qui supprime notre notice PPN initiale et récupère nos exemplaires sous la notice retenue. Dans Horizon, ces notices PPN sont renvoyées avec les zones 915 et 930 du PPN supprimé. Nous devons écraser alors la notice PPN supprimée dans Horizon, afin que nos exemplarisations Horizon soient également rattachés à la nouvelle notice revenue. Travail en cours effectué par les correspondants catalogage de chaque section.

1 er cas   : document déjà exemplarisé dans le Sudoc par notre bibliothèque   : la notice PPN est déjà dans Horizon avec un ou plusieurs exemplaires de notre bibliothèque attachés à la notice PPN ainsi que de nouveaux exemplaires achetés non traités. Ce sera le cas d’un rachat le plus souvent, la notice PPN ayant été utilisée comme notice de commande.

Dans le Sudoc,- vérification de la notice bibliographique PPN (modifications possibles notamment

autre tirage,.…etc et des données précisées dans le paragraphe : A) Données concernant notre SCD à rajouter dans la notice bibliographique du Sudoc

- vérifier qu’un de nos exemplaires Horizon est bien attaché à cette notice PPNDans Horizon,- « si jamais » une notice de commande avait été créée, fusionner à partir de l’icône

échelle cassée (description dans le 3 ème cas   : document pas encore exemplarisé dans le Sudoc   / B – exemplarisation dans le SUDOC)

- compléter les nouveaux exemplaires de la bibliothèque

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2 ème cas   : document déjà exemplarisé dans le Sudoc par une autre bibliothèque du SCD, mais pas notre bibliothèque   : la notice PPN est déjà dans Horizon (avec les zones 915 et 930 correspondant à des bibliothèques du SCD dans la notice bib), leur (s) exemplaire (s) attaché à la notice PPN et nos exemplaires non traités Dans le Sudoc,

- vérification de la notice SUdoc (éventuellement modifications : autre tirage,.…etc et des données précisées dans le dans le paragraphe : A) Données concernant notre SCD à rajouter dans la notice bibliographique du Sudoc

- exemplariser seulement un des exemplaires de notre bibliothèqueDans Horizon, - « si jamais » une notice de commande avait été créée, fusionner à partir de l’icône

échelle cassée (description dans le 3 ème cas   : document pas encore exemplarisé dans le Sudoc   / B – exemplarisation dans le SUDOC)

- compléter les exemplaires de la bibliothèque dans HorizonDans Horizon, au retour du Sudoc,- vérifier qu’une zone 915 et 930 contient notre exemplaire dans la notice PPN

3 ème cas   : document pas encore exemplarisé dans le Sudoc   : La notice PPN n’existe pas dans Horizon, mais vous avez une notice de commande (dans source en zone 801 vous avez la mention ELECTRE ou une notice manuelle de commande sans zone 001 (cde Bedi, docs étrangers, ….n’ayant pas fait l’objet de paniers électre) avec des exemplaires attachés, il faut alors choisir une notice dans le SUdoc

Choix de la notice bibliographique :La recherche par ISBN permet d’évaluer si plusieurs notices existent pour un même document et de choisir celle qui convient le mieux. Par exemple, il vaut mieux choisir une notice qui présente une qualité d’indexation et d’information et rectifier les données codées qui auraient été oubliées.Dans certains cas, tels qu’une différence de pagination, la liste Sucat permet d’obtenir des renseignements précis qui orientent vers une notice et évite d’avoir recours au signalement de doublons. Il s’agit d’adresser un mel aux universités exemplarisées sous ces notices doublons potentielles en expliquant le problème afin de déterminer quelle notice peut être retenue ou supprimée.Une notice signalée en statut AaB ? signifie qu’elle est déjà signalée en doublon et pas utilisable ; les catalogueurs doivent signaler les autres notices doublons repérées, dans la boîte à doublons.

Il n’est pas nécessaire de modifier les données des notices créées avant Juin 2005 qui ont été saisies selon la version précédente de la norme Z44-050,exemple : la pagination d’ un ouvrage comportant 200 p. est saisie de cette façon :215 $a : 1 vol. (200 p.) au lieu de 200 p. sans mention de volume, dans l’ancienne version.Les modifications sont nécessaires seulement en cas d’erreur ou d’oubli.

A - Données concernant notre SCD à rajouter dans la notice bibliographique du Sudoc : Nous avons choisi d’importer les mises à jour des notices bibliographiques et d’autorités

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Ce qui implique que toute modification par n’importe quelle université sur les notices sous lesquelles le SCD est exemplarisé, déclenche le retour de la notice Sudoc qui écrase la notice Horizon. Dans le Sudoc, certaines zones Unimarc sont protégées à l’exportation. Elles sont soit précédées de la lettre  « L » pour les données bibliographiques ou « E » pour les données d’exemplaire (la liste de ces zones sont mentionnées dans le Guide méthodologique - cliquer sur « Formats » puis « Format de catalogage des données bibliographiques locales » ou « Format de catalogage des données d’exemplaires » )

Nous utiliserons ces zones pour signaler dans notre catalogue local, par exemple, un auteur de notre université ayant participé à une publication collective.

ex : PPN 076916952 , vedette L700 créée pour Monsieur Lambourdière, Éric qui a écrit un article dans l’ouvrage « Géographie des risques dans le monde »

Comment procéder ?Dans la notice bib du Sudoc, insérer la zone :L701 #1 $aLambourdière, Éric$4070 à l’emplacement normal d’une zone 701 puis cliquer sur entrée pour validerEn affichage UNM, cette zone apparaît à la fin de la notice bibliographiqueEn affichage UNMA, cette zone apparaît au début du bloc signalant notre exemplarisationAprès transfert dans notre SIGB, nous retrouvons une zone 701 vedette autorité(Nous ne rajouterons pas de zone 300 dans Horizon précisant le titre de l’article, cette zone risquant d’être écrasée)

Dewey : 1)Nous ne mettrons plus notre indice Dewey dans la notice BIB : seule la cote dudocument mentionnera la Dewey retenue. (les index dewey et nlm ne figurent plus dans les clés de recherche professionnelle)

2) Il n’est pas nécessaire d’harmoniser les cotes entre les sections. La cote pourra comporter au maximum 6 chiffres en général ; pour des besoins précis du Fonds régional, il serait possible d’aller jusqu'à 8 chiffres. .Dans le cas de document d’accompagnement, seul le code à barres de l’ouvrage et la cote de l’ouvrage sont saisis dans l’exemplarisation Sudoc. reparler des cotes fonds espagnol et portugais utilisées en Guyane

B – Exemplarisation dans le SUDOC Au moment de l’exemplarisation dans le Sudoc :

o sélectionner la notice de commande dans Horizon et la notice PPn existant dans le Sudoc

Détecter les doublons éventuels dans Horizon : PPn correspondant dans Horizon, autres notices doublon en faisant une recherche par PPN, par ISBN puis par auteur titre sujet en respectant la consigne de ne pas fusionner dans les cas décrits « Notices dans Horizon qui ne doivent pas être fusionnées au moment de l’exemplarisation » dans 2>CATALOGAGE DANS LE SUDOC.

en cas de doublons, fusionner avant de continuer l’exemplarisation

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- sélectionner les notices doublons et les mettre en éditeur marc - cliquer en bas de l’écran sur le n° de la notice à conserver, afin de la mettre en position cible

- cliquer sur l’icône échelle cassée- la notice à conserver apparaît dans le bandeau cible- la notice à écraser apparaît dans le bandeau notice source- vérifier que le profil de fusion affiché est « Std » libellé « fusion standard »- cliquer sur fusionner- vérifier que le ou les exemplaires sont bien accrochés à cette notice

continuer ensuite l’exemplarisationo copier le PPN de la notice SUdoc (menu édition, copier PPN)o ouvrir la notice de commande Horizon dans l’éditeur Marco effacer le contenu de la zone 001o taper «PPN» (en majuscules) puis coller immédiatement après le n°PPN (raccourci

clavier : Ctrl V) (ex. de résultat final : «PPN015571661»)o enregistrer la notice.

Cette procédure garantit l’écrasement de la notice de commande Horizon par la notice bibliographique du Sudoc.

seul un exemplaire par bibliothèque disposant d’un RBCCN est signalé dans le SUdoc(cf liste p. 4).C’est en priorité l’exemplaire disponible pour le Peb qui sera déclaré.Attention : Maintenant que nous sommes réunis sous le même ILN, la totalité des exemplaires de nos bibliothèques apparaissent sous la notice bib en affichage UNM.Astuce : si vous tapez mod, les exemplaires qui ne sont pas de votre bibliothèque s’affichent entièrement en rouge. Vous saurez immédiatement si vous êtes déjà exemplarisés ou non sous cette notice. Pour plus de lisibilité, nous rajouterons désormais le nom de la bibliothèque en 930 $c, selon la disposition suivante :

915$bcode à barres du document930$cnom de la bibliothèque $acote du document $jcode Peb

Listes des noms de bibliothèques :BU-MARTINIQUEBHU-MARTINIQUEBU-POINTE-A-PITREBU-SAINT-CLAUDEBHU-GUADELOUPEBU-GUYANE

La macro d’exemplarisation permet d’incrémenter par défaut le nom de la bibliothèque concernée et le code Peb « u » disponible. Il ne reste qu’à saisir le code à barres et la cote. Ne pas oublier de changer le code Peb si nécessaire.

Exemples fictifs :e01 $a16-09-05$bx915 ##$b0621264906930 ##$b972332101$cBU-MARTINIQUE$a843.91 CHA$juA97 16-09-05 14:30:00.000A98 972332101:16-09-05

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A99 239954513

e02 $a03-10-05$bx915 ##$b0610353939930 ##$b973022101$cBU-GUYANE$a843.91 CHA$juA97 30-01-06 17:33:26.000A98 973022101:03-10-05A99 243555385

e03 $a21-11-05$bx915 ##$b0630816199930 ##$b971202101$cBU-GUADELOUPE$a843 CHA$juA97 31-01-06 06:44:47.000A98 971202101:21-11-05A99 247483664

exemples réels : PPN 085727172, PPN 080542948, PPN 091578299 : $cBU-MARTINIQUE

Code Peb retenus u : disponible pour le Pebs : documents soumis à condition : documents concernant le CAPES de l’année en cours, thèses, documents du Fonds régional – ouvrages avec documents d’accompagnement (CD, DVD…)g : documents non prêtables : Usuels et certains documents du Fonds régional – documents non livres (DVD, CD et Cassettes vidéo…)f : disponible sous forme de reproduction : périodique

exemplarisation des monographies en plusieurs volumes

Consigne du Sudoc: Dans le cadre du catalogue du Sudoc, privilégier la description volume par volume et ne pas créer une notice globale pour un ensemble déjà décrit volume par volume dans la base.

Exception : la description globale sera utilisée dans les cas où l’ensemble de la monographie en plusieurs volumes forme une unité bibliographique et de gestion : une encyclopédie ou un dictionnaire en plusieurs volumes, dont les volumes ne portent pas de titre significatif (par ex., tranches alphabétiques : A-D.)

Exemplarisation:Dans le cas de la description volume par volume, utiliser la méthode habituellesans préciser le n° du volume.

Dans le cas de deux volumes ou plus, réunis sous une notice globale, seul le tome 1 sera exemplarisé selon la méthode habituelle, en rajoutant un « $v » avec le numéro du premier tome ou volume, suivi d'un tiret, puis du numéro du dernier tome ou volume

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915$bcode à barres du document930$cnom de la bibliothèque $acote du document $jcode Peb$v1-12

exemplarisation des documents non-livres qui ne sont pas des documents d’accompagnement  (ex films, dictionnaire sous forme de DVD …)

Dans le cas de deux documents ou plus réunis sous une notice globale, seul le document 1 sera exemplarisé selon la méthode habituelle, en rajoutant un « $v » avec le numéro du premier document , suivi d'un tiret, puis du numéro du dernier document (idem procédures des volumes)

Modification des exemplaires dans le Sudoc : Ne pas oublier - de modifier les exemplaires du Sudoc en fonction des modifications apportées dans Horizon (cote, code à barres)- de modifier le code de peb quand c’est nécessaire Si nous supprimons un exemplaire dans le Sudoc (pilon, manquant à l’inventaire) nous ne modifions plus la numérotation des exemplaires : dans certains cas, elle ne sera plus continue.

A l’occasion de ces opérations de nettoyage, il est fortement recommandé d’en profiter pour - mentionner le nom de la bibliothèque en 930 $c- ne laisser qu’un exemplaire de la section

si vous devez corriger des notices PPN dans le Sudoc, qui correspondent au versement initial de 2003 et au versement au moment de la réinformatisation 2005 et se présentent sans code à barres avec la mention 991 ##$aExemplaire créé automatiquement par l'ABES, il faut rajouter une zone 915 $b avec le code barre de l’exemplaire (et éventuellement une zone 930$c avec le code de la bibliothèque)e01 $a14-11-05$bx915 ##$b0621000863930 ##$b972332101$cBU-MARTINIQUE$a384.3 SHA$ju991 ##$aExemplaire créé automatiquement par l'ABESA97 20-12-06 21:44:59.000A98 972332101:14-11-05A99 246865067

4 ème cas   : document n’ayant pas de notice bibliographique dans le Sudoc Vérifier si la notice est présente dans les catalogues consultables via la Z-3950 : Cliquer sur dans la barre d’outils supérieure ou taper « sys » dans le bandeau de commande pour revenir au choix des bases interrogeables, ensuite choisissez une des bases proposées dans la Z-3950 ou la Base d’appui de BNF. Une fois connecté à la base choisie, taper « che » dans la ligne de commandes pour afficher les index disponibles pour l’interrogation.

si la notice existe, la copier dans le catalogue (F5) et la compléter selon les procédures du SUdoc

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si la notice n’existe pas, dupliquez ou créez une notice bibliographique selon les règles du Sudoc.

Dans le guide méthodologique, consulter le manuel de l’utilisateur professionnel/Manuel de catalogage/ Création de notices par copie ou dérivation (chapitre 4)

Dans le cas de la création d’un document pour le choix du type de notice,Dans le cas d’une création d’un document, cliquer sur l’icône « baguette magique » (vérifier que le bouton des données codées est enfoncé). Choisir Créer notice, puis sélectionner le type de document dans la liste proposée. Il s’agit de scripts standards qui pré-remplissent à la fois les données codées du type de document et les zones et sous-zones du corps de la notice.

NB : ces scripts ne couvrent que les types de documents les plus courants (monographies). Pour visualiser l’ensemble des types de document disponibles sur le SUdoc, taper cre. Vous pouvez aussi consulter l’annexe 1 : « Tableau des codes de types de documents » à la fin de ce document.Le Sudoc propose une série de macros plus élaborées qui peuvent être installées selon les besoins des catalogueurs. Se rapprocher du correspondant catalogage de votre section .

Dans tous les cas, →Vérifier les zones à conserver ou les zones à supprimer avant validation

→créez les liens avec les vedettes soumises à autorité 6XX et 7XX. Si une vedette autorité n’existe pas, vérifiez si ces autorités existent dans la base d’appui accessible en cliquant sur l’icône « petit cochon » de la barre d’outils supérieure. Si elle existe, la copier dans la base du Sudoc.Dans le guide méthodologique, consulter le manuel de l’utilisateur professionnel/Manuel de catalogage/ Création de notices par dérivation de la base d’appui

On ne crée pas de vedettes sujets qui ne feraient pas partie du répertoire rameau ou fmesh. Une nouvelle vedette fait l’objet d’une proposition avant d’être validée. C’est le correspondant autorité désigné qui est chargé de rédiger la procédure de proposition

Rappel : on peut créer des vedettes autorités auteur, collectivité auteur, nom géographique, auteur-titre selon les normes en vigueur (Z 44-059 à 061).

Vedette autorité zone 102 : La nationalité des vedettes auteurs des Départements et Territoires d’Outre-mer est FR . Dans ce cas précis, il ne faut pas utiliser les codes de département et territoires qui figurent dans la table 3166-1.

→créez le lien avec la collection : si la collection n’existe pas dans la base du Sudoc, vérifier d’abord dans la base ISSN située dans les bases consultables via la Z39.50.

Cliquer sur dans la barre d’outils supérieure ou taper « sys » dans le bandeau de commande, puis cliquer deux fois dans Z39.50 et sélectionnez ISSN. taper « che » dans la ligne de commandes pour afficher les index disponibles pour l’interrogation. Si la collection existe, la copier dans la base du Sudoc

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Sinon suivre la procédure de création en utilisant la commande cre et en sélectionnant « Texte imprimé : collection Ad » en utilisant les consignes de l’annexe 5 : « Procédure de création de collection SUdoc ». Créez le lien à partir de la notice bib.

→ une fois la notice bib validée, exemplarisez vos documents selon les consignes du 1er cas.

3>CATALOGAGE DANS HORIZON

A – Retour des notices du Sudoc et modifications dans la notice bibliographiqueNous devons éviter de rajouter ou d’enlever des zones qui risqueraient d’être écrasées par des importations du Sudoc. Les zones supprimées à l’export du Sudoc sont : 610 – 660 – 675 – 680.

Nouvelles zones à remplir dans HorizonZone 189 $aTUAG : Afin d’alimenter un index des Thèses et travaux universitaires de l’UAG, une zone 189 $a TUAG a été créée dans Horizon. Certaines notices ont pu recevoir cette zone à l’export du jeu définitif. Pour les autres travaux universitaires elle est déjà renseignée dans l’écran de saisie prévu à cet effet.Ajoutez systématiquement cette zone dans les thèses au retour du Sudoc.

Nationalité auteur (à compléter) : il est question de renseigner une zone codée locale 9XX dans les notices bib à partir de la zone 102 de l’autorité auteur (pays) qui permettrait de faire des recherches par pays en recherche professionnelle et dans HIP. Ce n’est pas encore finalisé

B – Exemplarisation dans Horizon

Le tableau ci-dessous détaille les éléments essentiels de l’exemplarisation Si des documents d’accompagnement (cd, dvd…) existent, ils doivent être exemplarisés par les catalogueurs directement dans Horizon car ils n’apparaissent pas dans le SUdoc.Compte tenu de leur emplacement dans chaque section, des différences de traitement existent au niveau de la cote, des codes de collections, de la note de retour , ancien n° d’inventaire Dynix (Martinique)– ce qui nécessite des consignes spécifiques à détailler dans chaque section. Dans chaque champ spécifique concerné du tableau figure la note : Doc d’acc. spécifique section

Certains documents multimédias qui font l’objet d’une notice bibliographique propre, revenue du SUdoc ( ex films, dictionnaire sous forme de DVD) suivent également quelques consignes spécifiques au niveau de l’exemplarisation à détailler dans chaque section.

Certains champs ont un bouton « codes » qui permet d’afficher les choix

No Horizon indiqué C’est le numéro d’exemplaire mentionné sur la page de titre de l’ouvrage

Division Code déjà renseignéCode barres Ex. A saisir sauf si déjà renseignéStatut En traitement

« n » par défaut pour docs avec notice de commande

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« t » par défaut pour les exs des docs créés dans Hz ou pour les nouveaux exs créés – peut-être modifié éventuellement en « n » pour alimenter la liste des nouveautés.Les docs en « n » sont mis disponible par le retour

Type d’Ex. Cliquer sur le bouton «codes »  Ex : BCARTE (carte [ni brochée, ni reliée])

Cote A saisir Doc d’acc. spécifique section

Code de collection Cliquer sur le bouton «codes »  (utiliser les codes g… pour Guyane, k…pour Guadeloupe, m… pour Martinique) cf listeDoc d’acc. spécifique section

Prix publ déjà renseignéSource Nom du fournisseur déjà renseigné après démarrage

des commandes dans HorizonPublic Cliquer sur le bouton «codes » 

A saisir « ET » (étudiant) ou « RE » pour recherchecompte tenu de la réforme LMD, c’est l’acquéreur qui décide des documents à mettre en recherche.(en création de nouveaux exs le code « ET » s’affiche par défaut à voir !)

Provenance Laisser vide s’il ne s’agit pas d’un don ou d’un dépôtSinon, Cliquer sur le bouton «codes » et choisir DEP ou DON

Fonds spécial Cliquer codes si nécessaire (Fmd, Fsj, Staps)Tome/Fascicule : (Dans Horizon, ne pas mentionner la tomaison dans la cote – la mentionner sur l’étiquette : modèle proposé pour les sections)

-si seul tome /volume ou fascicule : T1 (exs : tome 1 ou volume 1) sur l’étiquette : 944.4 DUB 1 -tome ou volume subddivisé : T1/1 (exs : volume 1/tome 1 - tome 1/partie 1) sur l’étiquette : 944.4 DUB 1/1-si sous-partie : T1/1/1 (Volume 1/Tome 1/1ère partie) sur l’étiquette : 944.4 DUB 1/1/1-si plusieurs sous-parties ou livres, (cas des ouvrages auteurs grecs Belles Lettres : T1/1-5 (tome 1, livres 1 à 5) sur l’étiquette : 944.4 DUB 1/1-5

Note interne à voir Note publique à compléter - dans le cas d’exemplaires pilonnés ou manquants

présence des initiales de l’acquéreurNote de retour(cette note ne peut être protégée à signaler à la banque de prêt)Selon emplacement des documents dans les sections note différente

Obligatoire pour les documents d’accompagnement : ex pour la Guyane : « Cédérom disponible à la banque de prêt » (ou « CD audio » / « Cass. Audio » / « Disquette(s) » / « DVD »…)

(Une annexe détaillera l’exemplarisation des documents d’accompagnement)

Doc d’acc. : spécifique sectionN° inventaire Dynix A indiquer pour les anciens ouvrages de Dynix

Ne plus mentionner à partir des prochaines commandesDoc d’acc . : spécifique utilisé seulement section Martinique

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statut : les libellés des codes à utiliser en catalogage sont précédés d’ un point dans la liste, sauf le code « n » en traitement que vous pouvez utiliser si nécessaire t .en traitementd .disponibleb .reliureDC .en expositiondmg .abîmém .manquantRE .en réparationX .PilonSCA .numérisation en cours

Codes de collection   : listes à consulter

Exemplarisation des ouvrages ou documents en plusieurs volumes commandés sous une seule notice

1er cas : Pour les ouvrages en plusieurs volumes commandés sous une seule notice et catalogués sous une notice globale, seul le code à barres du 1er tome est mentionné dans l’exemplarisation Horizon à la réception de la commande.Au retour du SUdoc le catalogueur crée les exemplaires correspondant aux codes à barres des autres tomes et reporte le numéro de chaque notice d’exemplaire sur la page de titre de l’ouvrage correspondant.

2ème cas : Pour les ouvrages en plusieurs volumes commandés sous une seule notice et catalogués volume par volume, seul le code à barre du 1er tome est mentionné dans l’exemplarisation Horizon à la réception de la commande.Dans le Sudoc chaque tome est exemplarisé sous le PPN correspondant.

Au retour du SUdoc, seule la notice de commande du 1er tome est écrasé par le PPN du 1er tome, reporté en 001.Le PPN du 2ème tome revient du SUdoc dans la base Horizon sans code à barre accroché.(PPN sans exemplaire). Le catalogueur crée le code à barres du 2ème tome sous cette notice (même opération pour les tomes suivants) et reporte le numéro de chaque notice d’exemplaire sur la page de titre de l’ouvrage correspondant.

Exemplarisation des ouvrages après création de notice dans HorizonC’est le cas des documents qui sont cités dans le 2 ème cas   : création de notice dans Horizon

- Pour les dons récents, l’exemplarisation se fait à la suite de la notice bibliographique créée, - - Pour les dons anciens, par exemple : travaux universitaires autres que les thèses non encore traitées, l’exemplaire peut déjà être attaché à une notice . Fusionner la notice créée avec cette notice existante- Le document est attaché à une notice de commande Electre où à une notice minimum (rétrospectif), par exemple : numéro isolé de périodique. Fusionner la notice créée avec la notice de commande

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Nettoyage courant des exemplarisations HorizonCorriger les codes de collection acquisitions laissées dans les notices MACQ, GACQ, KACQ Corrections des cotes suite à des erreurs constatées dans l’inventaireVérifier si les cotes correspondent entre l’ouvrage, le SUdoc et Horizon : un espace entre chiffres et lettre : 332.042 MAR et non pas 332.042MARles tomes selon les modèles proposés dans l’exemplarisation rajouter le public dans les anciennes notices

C – Création dans Horizon

Selon le type de document, il existe des grilles de données type : en cliquant sur créer une notice bib, la liste des grilles préétablies s’affiche. Utilisez

- Monographie- Mémoire de masters, maîtrise, DEA…- Rapport de stage- N° isolé de périodique - N° spécial de périodique - Tiré à part (vérifier le libellé)

Pour les caractéristiques de ces documents, voir 4> CATALOGAGE DES DIFFERENTS TYPES DE DOCUMENTS dans HORIZON

4>CATALOGAGE DES DIFFÉRENTS TYPES DE DOCUMENTS dans HORIZON

A>CONSIGNES DE CATALOGAGE COMMUNES A TOUS LES DOCUMENTS

La date du jour de catalogage doit être rentrée dans la zone 100, ex : 4 décembre 2005 est rentrée comme ceci : 20051204 et complétée dans la zone 801$aFR$bSCDUAG$c2005MMJJ$gAFNOR 

comme ceci : $c20051204

Les dernières positions de la zone 100 sont renseignées par défaut comme ceci. Dans le cas d’un document translittéré (ex : document dans un alphabet non latin, comme le chinois, l’arabe), ne pas oublier de corriger ces valeurs :

- Langue de catalogage dans Horizon lang  fre (français)- Code de translittération Transl.  Y (pas de translittération)- Jeux de caractères de la notice  Car G0 01 (latin de base)- Jeux de caractères de la notice Car G1 03 (latin étendu)- Alphabet du titre Alph tit ba (alphabet latin)

Articles initiaux : «Le », «La  », «Les  » : espace entre l’article et le délimiteur de non tri (guillemet fermé). Par contre  «L’» sans espace

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Autorités : faire systématiquement les liens entre les champs soumis à autorité 6XX et 7XX de la notice bib et les notices d’autorité, déjà existantes. Utilisez le raccourci Ctrl B.

Avant d’enregistrer, vérifier bien qu’aucun champ soumis à autorité 6XX et 7XX n’est resté non renseigné sinon cela entraînerait la création d’une autorité vide.

Rappel : on peut créer des vedettes autorités auteur, collectivité auteur, nom géographique, auteur-titre selon les normes en vigueur (Z 44-059 à 061). Dans Horizon ce sera surtout le cas pour les autorités auteurs des mémoires de master.

Zone 102 : Dans le cas où la nationalité de l’auteur est connu, allez dans l’autorité, créer cette zone 102 $a et utiliser la liste des codes.

Zone 701 à rajouter : pour signaler dans notre catalogue local, un ou plusieurs auteurs de notre université ayant participé à une publication collective, faire le lien avec la notice autorité avec le raccourci Ctrl B ou créer l’autorité si elle n’existe pas dans la base. Dans les deux cas, allez ensuite dans l’autorité créer la zone 102 nationalité auteur si vous la connaissez.

Zone de note à déterminer pour mentionner les titres éventuels: 300 – 327 – 330 de ces auteurs locaux (discussion en cours)

B>CONSIGNES DE CATALOGAGE PAR TYPES DE DOCUMENTS

Monographies, dépliants, brochures Utiliser l’écran de saisie « Monographie »

N°s isolés et n° spéciaux de périodiques :Utiliser les écrans de saisie Unimarc « N° isolé de périodique » et « N° spécial de périodique ».

Travaux universitaires autres que les thèses : Utiliser les exemples dans l’écran de saisie « Mémoire de master, maîtrise, DEA…» ou l’écran de saisie « Rapport de stage » Ci-dessous, quelques points essentiels :

Dans la zone 105, le code m est rempli par défaut

La zone 189 $aTUAG  est également remplie par défaut et permet d’indexer toutes les thèses et travaux universitaires de l’UAG(Cette zone est à rajouter sur les notices des autres travaux universitaires de l’UAG que nous traitons rétrospectivement)

Note de thèse 328 :

Exemple : $ bMémoire de maîtrise$cSciences économiques. Économie et gestion des entreprises $eAntilles-Guyane$d2005

$b : Mention du travail universitaire et nature du diplôme Thèse d’État Thèse de doctorat Thèse de 3e cycle Thèse d’université Thèse de docteur-ingénieur Thèse d’exercice

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Habilitation à diriger des recherches Mémoire de DEA Mémoire de DESS Mémoire de maîtrise Mémoire de sage-femme Mémoire de master professionnel 1re année Mémoire de master recherche 1re année Mémoire de master professionnel 2e année Mémoire de master recherche 2e année TER de maîtrise Rapport de stage Mémoire de Diplôme Universitaire Projet tutoré

Pour les diplômes étrangers, les termes sont en langue originale

$c : Mention discipline : lorsqu’elle contient une option ou une mention séparer par un point espace sans mentionner les mots option ou mention, comme dans l’exemple ci-dessus $e : Mention Université de soutenance, par défautAntilles-Guyane

$d : Année, correspondant à la date d’édition en 210 $d

6XX : les vedettes doivent comporter une subdivision de forme $xThèses et écrits académiques

7XX : Utiliser une collectivité auteur : Université des Antilles et de la Guyane… en zone 712, pour tous les travaux universitaires de l’UAGDes autorités collectivités seront créées pour chaque UFR, division, laboratoire de nos différentes sections  (cf. annexe 5 : "Autorités collectivités Martinique, Guadeloupe, Guyane (à faire) »

Le modèle des vedettes construites pour la Martinique figure dans l’annexe «  4>Autorités collectivités Martinique, Guadeloupe, Guyane » La Guyane et la Guadeloupe doivent donner la liste de leurs propres vedettes afin de compléter le document

5PILONNERPilonner dans Horizon et dans le SudocSi un document est exemplarisé dans le Sudoc, il faut d’abord l’éliminer dans le Sudoccf. annexe 7 « opérations de Pilon et Suppression d’exemplaires Sudoc et Horizon » (document à finaliser Anny Désiré)

II>ORGANISATION DU TRAVAIL

1SPÉCIFIER LES RESPONSABILITES SUDOC DANS LES SECTIONSCoordinateur : Anny DésiréCorrespondants catalogage : Martinique : Chantal Asselin

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Guadeloupe : Evelyne Saha Guyane : Chantal GodetCes personnes doivent s’assurer notamment que les nouvelles versions de WinibW sont bien téléchargées sur les postes des personnes cataloguant dans le SUdoc.

Correspondants autorités : un seul pour le SCD ? seul habilité à modifier les notices d’autorités. Jean hugues Morneau est inscrit au FNPR : Fichier national de propositions Rameauet sera chargé, pour l'ensemble du SCD, d'envoyer les propositions rameau à valider.à désigner à la place de Jean-Hugues Morneau

2>ORGANISATION AU SEIN DU SCD Les personnes suivantes reçoivent le message Pica d’exportations du Sudoc :Anny Désiré, Chantal Asselin, Camel Boumedjmadjen, Evelyne Saha, Sylvain Houdebert, Jean-Hugues Morneau. personnes à remplacer, à désigner

Circuits de communication au sein du SCD et avec Horizon (à préciser) 

Créations ou modifications de collection : Chaque acquéreur sera chargé de créer la collection dans la notice du Sudoc, selon les modalités prévues dans l’annexe 5 : « Procédure de création de collection SUdoc » . Dans chaque section rassemblera et fera remonter l’ensemble des demandes de création et de modification auprès de Anny Désiré périodiquement (car il y en a peu)

Dans chaque section le correspondant catalogage se charge de rassembler les problèmes afin d’en discuter et de décider des modifications à apporter au catalogage avec les autres correspondants : Chantal Godet pour la Guyane, Chantal Asselin, pour la Martinique et Juliette Lagrin pour la Guadeloupe. Ils sont chargés de transmettre et de veiller à l’application des nouvelles fonctionnalités et des nouvelles normes.

Jean-Hugues Morneau serait notre Mr Propre, chantiers de nettoyage obligent : à revoirChantal Asselin est responsable du module

Une liste des catalogueurs a été constituée afin de transmettre des informations ponctuelles et de solutionner les problèmes de catalogage.

3ORGANISATION DANS LES SECTIONSCatalogage dans le Sudoc Exemplarisation dans HorizonCatalogage dans Horizon Signalement des doublons et corrections à effectuer dans le SUdoc.

Messages Sucat et ou Corcat : la plupart des catalogueurs sont abonnés au courrier SucatIl est important de se tenir au courant. Chantal Asselin, Jean-Pierre Volia, Evelyne Saha, Juliette Lagrin doivent particulièrement y porter attention pour les éventuelles répercussions

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sur le catalogage, afin de permettre la mise à jour de la charte de catalogage et l’information auprès de l’ensemble des catalogueurs.

Répondre aux demandes de vérification Sucat  ou Corcat : en Guadeloupe, les messages corcat sont transmis aux catalogueurs concernés pour vérification, correction et réponse éventuelle (organisation interne à voir dans les autres sections)

III>LISTE DES ANNEXES 1>Tableau des codes de types de documents SUdoc2>Types de documents : positions du label pour la création des notices dans Horizon3>Exemplarisation des docs d’acc. et des docs multimédias Sudoc et Horizon : Martinique, Guadeloupe, Guyane (à faire)4>Consignes rétrospectif des autres travaux universitaires dans Horizon5>Autorités collectivités Martinique, Guadeloupe, Guyane (à faire)6Procédure de création de collection SUdoc7>Opérations de pilon 8>Traitement des ouvrages déposés pour une longue durée dans une autre section9Notice exemplaire Horizon (type d’ex…, notes …, etc.) (en préparation)10Utilisation pratique du module Horizon (en attente)11Chantiers de correction (en préparation)12Utilisation du Sudoc (éventuellement)13>Suppression des manquants à l’inventaire (à voir avec les administrateurs)à compléter

IV>ANNEXES DISPONIBLES

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Annexe 1 - Tableau des codes de types de documents utilisés dans le SudocSU : Zone 008 $a

Pos. 1 et 2 Type de document UNIMARC : Label Pos. 6 et 7

Aa Monographie imprimée Am

Ab Périodique imprimé As

Ad Publication en série imprimée As

Ar Recueil factice d'imprimés Ac

As Partie composante d'imprimé Aa

Ba Document audiovisuel Gm

Bb Périodique sous forme de documents audiovisuels Gs

Bd Collection de documents audiovisuels Gs

Br Recueil factice de documents audiovisuels Gc

Bs Extrait de document audiovisuel Ga

Fa Manuscrit Bm

Ga Enregistrement sonore musical Jm

Gb Collection d'enregistrements sonores musicaux Js

Ia Document(s) en deux dimensions Km

Ka Carte imprimée Em

Kb Collection de cartes imprimées Es

La Partition manuscrite Dm

Ma Partition imprimée Cm

Mb Collection de partitions imprimées Cs

Na Enregistrement sonore Im

Nb Périodique sous forme d'enregistrements sonores Is

Nd Collection d'enregistrements sonores Is

Oa Document électronique Lm

Ob Périodique électronique Ls

Od Collection de documents électroniques Ls

On Partie de document électronique Lm

Ox Document électronique Lm

Oy Document électronique Lm

Pa Carte manuscrite Fm

Va Objet Rm

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Za Document multimédia Mm

Zb Collection de documents multimédias Ms

Zr Recueil factice de documents multimédias Mc

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Annexe 2 – Types de document : Positions du label pour la création des notices dans HorizonVérifier si la lettre figurant en 6 e position du label correspond bien au type de document catalogué (cette information peut déterminer l’icône affichée dans notre catalogue Kolibris).Pour mémoire, voici les valeurs utilisables et leur consigne d’utilisation (avec en grisé celles que nous n’utiliserons qu’exceptionnellement au SCD UAG) :

Intitulé Consigne d’utilisationa Texte imprimé Valeur la plus communément utiliséeb Texte manuscritc Partition musicale impriméed Partition musicale manuscritee Doc. cartographique imprimé Uniquement pour les cartes ainsi que pour les

atlas au format inhabituel (les atlas reliés et présentés sous la forme d’un livre traditionnel seront traités comme des textes imprimés = a) ( qu’en pensez-vous?) à compléter

f Doc. cartographique manuscrit Idemg Doc. projeté Diapositives, transparents +

cassettes et DVD vidéosi Enregistrement sonore non-

musicalEx. : textes lus, bruitages…(supports : cassettes et CD audios)

j Enregistrement sonore musical (supports : cassettes et CD audios)k Doc. graphique en 2 dimensions Photos, estampes, cartes postales…l Support électronique Disquettes, CD et DVD ROMm Doc. multimédia Utilisable pour un doc. multimédia

multisupport (ex : livre accompagné d’un CD audio ou ROM)Problème : il est tout à fait possible de traiter ce type de doc. comme un livre avec 215 $e…) (les consignes du SUdoc ne sont pas claires…)Qu’est-ce qu’on décide en local ????

r Objet en 3 dimensions Intsruments de musique, sculptures…

Pb : dans la norme UNIMARC Format bibliographique, 4e éd. Française, il est dit (p. 24) que les microformes n’ont pas de code spécifique, et donc qu’une microforme de texte imprimé doit avoir = a en 6e position, et qu’une microforme d’une partition imprimée = c, etc.

Position 7 du label (niveau bibliographique) :Intitulé Consignes d’utilisation

a Analytique (partie composante) Ex. : article de périodiquem Monographie Doc. complet (valeur la plus communément

utilisée)Utiliser aussi pour les n° isolés de périodique

s Publication en série Périodiques et collections de monographiesc Recueil factice Regroupement artificiel de différents doc. Ex. :

ensemble de brochures conservées dans une boite.

NB : Attention aux numéros isolés de périodique qui doivent être = a, afin de ne pas polluer l’index

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Annexe 3 – Exemplarisation des docs d’acc. et des docs multimédias Sudoc et Horizon : Martinique, Guadeloupe, Guyane (à faire)Exemplarisation dans Horizon des livres + documents d’accompagnement après exemplarisation dans le Sudoc  (voir exs de traitement)CHAMPS Livre équipé à la chaîne du livre Document d’accompagnement équipé par le catalogueurDivision BUMA BUMACode barres Ex. Code barre sur le livre Code barre du document (à coller sur la face avant du boitier) Statut En traitement (→ Chaîne du livre) Disponible (statut saisi directement par le catalogueur) Type d'Ex. AL

ALEXALUSU

Seuls les livres en libre accès portent sur la 1ère de couverture, l’étiquette« Demander le * à la Banque de prêt » (apposé à la chaîne du livre ruban jaune titreuse)* = type de document (ex : « Demander le CD-ROM à la Banque de prêt »)

DCAAUD (Cass. Audio) DCAVID (Cass. Vidéo) DCDAUD (CD-Audio)DCDROM (CD-Rom)DDDISK (Disquette)DDIAP (Diapositive)DDVDVA (DVD-Vidéo)DDVDXRO (DVD-Rom) (une étiquette « exclu du prêt » apposé sur le doc signalera éventuellement l’exclusion)

Cote 657 LAN + CD 490 (cote BU)WC 528 DEN + CD 1 (cote BHU)Si plusieurs CD : cote + numéros CD séparé par un slash , exemple : 005.432 HSI + CD 363/364/365

sur la page de titre de l’ouvrage : 657 LAN (cote BU)WC 528 DEN (cote BHU)

657 LAN (CD 490) = DCDAUD, DCDROM, DDVDXRO, DDVDVA657 LAN (DK 490) = DDDISK657 LAN (DI 490) = DDIAP 657 LAN (CA 490) = DCAAUD 657 LAN (CV 490) = DCAVIDpour la BHU : WC 528 DEN (CD 1) – WC 700 DEN ( CA 1) - etc…étiquette sur le boitier en haut à gauche : cote locale cote alphanumérique (N° inventaire) comme dans l’exemplarisation ci-dessus

Code de collection Codes de collection habituels MBUAM0 (pour la BU) / MHUA (pour la BHU) - *MBU2FR (à déterminer)Public Codes proposés Codes proposésProvenance Seulement dans le cas des documents déposés dans une autre section pour une longue périodeTome/Fascicule ex Tome 1 : T1 ex Tome 1 : T1Note de retour Si emprunt CD 490, passer au retour N° d’inventaire (donné à l’enregistrement) cote alphanumérique donnée à l’enregistrement CD, CA, CV, DI, suivi du n °

chronologique : étiquette sur la tranche en bas ex : CD 417, CA 154 , DI 160…

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Exemplarisation dans Horizon des documents non livres seuls : après exemplarisation du document dans le Sudoc CHAMPS Documents non livres : concerne surtout DVD Vidéo et Cassettes vidéo (films, documentaires) et CD-Rom et DVD-

Rom (encyclopédie universalis, archives état du monde, etc…) Division BUMACode barres Ex. Code barre du documentStatut En traitement avant équipement à la chaîne du livre Type d'Ex. DDVDVA (DVD-Vidéo)

DDVDXRO (DVD-Rom)DCAVID (Cass. Vidéo)DCDROM (CD-Rom)[Eventuellement : DCAAUD (Cass. Audio), DCDAUD (CD-Audio), DDDISK (Disquette), DDIAP (Diapositive)](une étiquette « exclu du prêt » apposé sur le doc. signalera les documents exclus du prêt 

Cote DVD-Vidéo(dewey ou mesh)

DV005.43 LIN (DV + cote locale) = DDVDVApour la BHU : DVWR 528 DEN

Cote Cass.Vidéo CV005.43 LIN (CV + cote locale ) = DCAVIDpour la BHU : CVWR 528 DEN

Cote CD-Rom et DVD-Rom (autres que films)

Exemplarisation identique à celle du doc d’accompagnement pour des raisons de classement 657 LAN (CD 490) = DCDROM (CD-Rom), DDVDXRO (DVD-Rom)pour la BHU : WR 528 DEN (CD 3) La cote des DVD-Rom commencera aussi par CD afin de réserver les cotes « en DV » aux seuls DVD vidéo

Cas rares : Cote éventuelles des autres documents

CA005.43 LIN (CA cote locale collée) = DCAAUD DD005.43 LIN (DK cote locale collée) = DDDISKDI005.43 LIN (DI cote locale collée) = DDIAP

Code de collection MBUAM0 (BU) ou MHUA (BHU)Public Codes utilisés Provenance cas des documents déposés dans une autre section pour une longue périodeTome/Fascicule ex Tome 1 : T1Equipement Chaîne du livre : Etiquette sur la tranche en bas indiquant la cote locale (à mentionner pour l’équipement)

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EXEMPLES DE TRAITEMENT SUDOC : livre + doc d’accompagnement : seul le livre est exemplarisé, code de Peb « s » Peb soumis à condition : PPN102556539 915 ##$b0621413144930 ##$b972332101$cBU-MARTINIQUE$a657 LAN$ju HORIZON : bib 122480

SUDOC : PPN 07948039X 915 ##$a98726$b0621213942930 ##$b972332101$a005.432 HSI$js HORIZON : bib 53758 SUDOC : documents non livres, seuls, code de Peb « g » non disponible pour le Peb : ex pour un DVD-VidéoCas d’un seul document DVD-Vidéo : PPN 096230363915 ##$b0621424140 930 ##$b972332101$cBU-MARTINIQUE$aDV530.11 JOH$jgHORIZON : bib 120244

Cas de 3 DVD-Vidéo réunis dans un coffret (utiliser la démarche des monographies en +sieurs volumes)  : PPN 090998553 915 ##$b0621424027930 ##$b972332101$cBU-MARTINIQUE$aDV520 FOL$jg$vT1-3HORIZON : bib 120243

CLASSEMENT AU MAGASIN (**en attendant le désherbage des anciennes cotes)Les nouveaux DVD-Vidéo (films) et Cass. Vidéo sont classés par cote locale : DVD-Vidéo : DV005.43 LIN – Cass. Vidéo : CV005.43 LIN Les anciennes Cassettes vidéo et audio demeurent classées ensemble toujours par cote alphanumérique (CAS 101…). **Les Diapositives demeurent classées par cote alphanumérique (DIA 138…) : 18 séries de diapositives signalées dans Horizon **Les Disquettes demeurent classées dans un boitier dans le bureau des bibliothécaires (s’adresser à Jean-Pierre Volia) **Les CD et DVD d’accompagnement sont classés ensemble toujours par cote alphanumérique (CD 11…). (ce qui actuellement facilite la recherche au magasin et pourrait être revu en fonction d’une localisation à la banque de prêt)

*Au Fonds régional, certains documents non empruntables : CD, DVD, Cass. Vidéo, diapos, microfiches signalées dans la base par MBU2FR

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Annexe 4 : Consignes rétrospectif des autres travaux universitaires dans Horizon

Suivre la nouvelle norme pour créer. Pour les corrections vérifier ou ajouter les zones grisées La même notice fictive a été traitée dans les 3 bases  : Guadeloupe : bib 109908 - Guyane : bib 73704 – Martinique : bib 178293

ZONES Ind1 Ind 2 ss-zones Normes EXEMPLE SOUS-ZONES DYNIX COMMENTAIRES100 a a20051130d2005 k y0frey0103

badate du jour le reste par défautGuyane : paramétrage incomplet à partir du niveau intell.

101 0 abcdefghij $afre Ind 1 = 0 langue originale, 1 traduction, 2 contient trad. ...etc102 $aMQ ou $aGP ou $aGF majuscules105 a contient :

code ill.code de formecode de conf.mélangesindexgenre littérairebiographie

$aa m 000yyposition 0-3 yposition 4-7 mposition 8 0position 9 0position 10 0position 11 yposition 12 y

Sous zone a séparée en plusieurs positionsDans le cas de ces documents, je suggère de ne renseigner que la position 4-7 par la lettre « m »correspondant à mémoire ou thèse (document originel

189 $aTUAG à insérer dans les tous les travaux universitaires 200 1 abcdefghiz $aCatalogage dans Autres travaux

universitaires de Victoria Kolibris$bTexte imprimé$fChantal Asselin$gsous la direction de Tintin Tournesol

Suivre la nouvelle norme pour les mentions qui précédent le nom des responsabilités auteurs (sous la direction en toutes lettreS sans majuscule à s)

210 acdefgh $a[S.l]$c[s.n]$d2005215 av $a1 vol. (102 f.)$cill. en noir et en

coul., couv. ill. en coul.$d30 cm320 $aBibliogr. f. 98-100328 abced bMémoire de maîtrise$cLettres

modernes. Documentation univer-sitaire $eAntilles-Guyane$d2005

note structurée : $bmention du travail universitaire et nature du diplôme$cDiscipline$eÉtablissement de soutenance$dAnnée de soutenance

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correction : renseigner les $b,c,d,e avant d’effacer $aZONES Ind1 Ind2 ss-zones Normes EXEMPLE SOUS-ZONES DYNIX COMMENTAIRES6XX : 600,601,602,604,605,606, 607

Voir quelques exemples ci-dessous créés dans la notice test

- Vérifier ou créer les vedettes en fonction des paramétrages de chaque section : indicateurs incorrects, souvent non modifiables et zones ou sous-zones inexistantes, notamment - subdivision de forme $xThèses et écrits académiques

600 1 abfx2 $aKolibris$bVictoria$f1980-….$xCritique et interprétation$xThèses et écrits académiques$2rameau

(ne pas oublier -…. (tiret +4 points quand pas date de mort)

604 abftx2 $ aKolibris$bVictoria$f1980-....$tAutres travaux universitaires$2rameau

Guyane : zone 604 n’existe pas dans DynixGuadeloupe : sous-zone $x et $2 n’existent pas DynixMartinique : sous-zone $x n’existe pas dans Dynix

606 axyz2 $ aLittérature française$xThèmes, motifs$xThèses et écrits académiques$2rameau

Guadeloupe et Guyane : $2 n’existe pas dans Dynix

607 axyz2 aFrance$z21e siècle$xThèses et écrits académiques$2rameau

3 sections : $2 n’existe pas dans Dynix

676 av a840$v217XX Voir exemples ci-dessous Si Indicateurs incorrects et $4 n’existant pas faire au mieux700 1 abcdfg4 aAsselin$bChantal$f1954-....$4070 Auteur du travail universitaire 701 1 abcdfgf4 aTartampion$bCunégonde$f1980-

2010$4070Co-auteur du travail universitaire

702 1 abcdfg4 aTournesol$bTintin$4727 Directeur du travail universitaire712 0 2 abcdefgh4 aUniversité des Antilles et de la

Guyane$bDépartement des Lettres modernes et études classiques$4295

Université de soutenance Structurer les vedettes par Département selon les unités d’enseignement

712 0 2 abcdefgh4 aCentre d'études et de recherches appliquées aux langues, littératures et cultures comparées$cSchoelcher, Martinique$4295

Accès facultatif à la composante : si précisé sur le travail universitaireMartinique : $4 n’existe pas zones 710/711/712Guyane : $4 n’existe pas zone 710

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Annexe 5 : Autorités collectivités Martinique, Guadeloupe, Guyane (à faire)

Section Martinique

LETTRES ET SCIENCES HUMAINES$aUniversité des Antilles et de la Guyane $bDépartement des Lettres modernes et études classiques $cSchoelcher, Martinique (discipline : Lettres modernes) $aUniversité des Antilles et de la Guyane $bDépartement d’études anglophones $cSchoelcher, Martinique (discipline anglais)$aUniversité des Antilles et de la Guyane $bDépartement d’études ibériques et ibéro-américaines $cSchoelcher, Martinique (discipline espagnol)$aUniversité des Antilles et de la Guyane $bDépartement d’histoire $cSchoelcher, Martinique $aUniversité des Antilles et de la Guyane $bDépartement de géographie $cSchoelcher, Martinique$aUniversité des Antilles et de la Guyane $bInstitut supérieur d’études francophones $cSchoelcher, Martinique(quand la discipline indiquée est Français langue étrangère - ex bib n° 134625)

$aUniversité des Antilles et de la Guyane$bDépartement d’études pluridisciplinaire appliquées $cSchoelcher, Martinique (quand la discipline indiquée est Sciences du langage, Sciences de l’éducation ou Langues et cultures régionales (bib Horizon 40488). A utiliser aussi pour la Licence Pro Activites et techniques de communication.

$aUniversité des Antilles et de la Guyane$bUFR des Lettres et Sciences humainesLibellé de l’université de soutenance à utiliser pour les mémoires de DEA « Caraibe, Amériques latine et du nord » . En effet, pour ces mémoires de DEA, dans la majorité des cas, ce n’est plus le département qui est précisé mais la composante de recherche.

Composantes liées à l’UFR des Lettres et Sciences humaines : Groupes de recherche ou laboratoires :

Attention   : Les vedette principales retenues sont les formes développées et non pas les sigles

GEREC-F : $aGroupe d’études et de recherches en espace créolophone et francophone$cSchoelcher, Martinique [anciennement Groupe d’études et de recherches en espace créolophone (GEREC)]

GRELCA : $aGroupe de recherche et d’étude des littératures et civilisations de la Caraïbe et des Amériques noires$cSchoelcher, Martinique

CERALEC : $aCentre d’études et de recherches appliquées aux langues, littératures et cultures comparées$cSchoelcher, Martinique[anciennement Centre d'étude et de recherche Anglais langue étrangère aux Caraïbes (CERALEC)]

CARDH : $aCentre antillais de recherche et de documentation historique$cFort-de-France

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GEODE CARAIBE : $aGroupe de recherche Géographie, développement environnement de la Caraïbe$cSchoelcher, Martinique

CERC : $aCentre d’études et de recherches caraïbéennes$cPointe-à-Pitre

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DROIT ET SCIENCES ECONOMIQUES$aUniversité des Antilles et de la Guyane $bFaculté de droit et d’économie de la MartiniqueDROIT Maîtrise en Droit, mentions :Droit privéDroit des affairesDroit publicDEA de Droit privéDEA de Droit général, optionsDroit public généralDroit de l’Homme en général

SCIENCES ECONOMIQUESLicence et maîtrise de Sciences économiques, mentions : Économie et gestion de l’entrepriseMonnaie, banque, financeDEA : Analyse et politique économiques approfondiesDESS : Gestion et évaluation des entreprises et des collectivités territorialesOption I – Entreprise et marché CaribéenOption II – Gestion et évaluation des Collectivités TerritorialesOption III – Entreprise et activités touristiques

Composantes liées à l’UFR des Sciences juridiques et économiques de la Martinique :CRPLC : $aCentre de recherche sur les pouvoirs locaux dans la Caraïbe$cSchoelcher, Martinique CEREGMIA : $aCentre études et de recherche en économie, gestion, modélisation et informatique appliquée$eSchoelcher, Martinique

CERJDA : Centre d'études, de documentation et de recherches des affaires caribéennes (Schoelcher) [anciennement Centre d'Etudes, de Documentation et de Recherches des Affaires Caribéennes (CEDRAC)]à compléter

Section Guadeloupe à faireSection Guyane à faire

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Annexe 6 – Procédure de création de collection dans le SudocIl faut distinguer :les demandes de numérotation ISSN (qu'il s'agisse d'une création de notice dans le Sudoc ou non). les modifications de notices existantes (ayant déjà un ISSN). (Les modalités décrites ci-dessous concernent tous les types de documents ayant le code "b" ou "d" en position 2 de la sous-zone 008 $a).

1) Demande de numérotation ISSN

Elle est nécessaire pour une notice déjà présente dans le Sudoc, mais sans ISSN, ou pour une notice nouvellement créée dans le Sudoc. Il s'agit de la première demande française d'attribution d'ISSN.Elle est traitée par le Centre de l'ISSN comme une demande d'attribution.Lors d'une demande de numérotation ISSN, le catalogueur doit fournir les pièces suivantes :

copie écran en format UNIMARC de la notice créée.

pièces justificatives : copie de la page de titre, copie de l'ours. Ces éléments sont transmis au correspondant Sudoc de l'établissement donc à Anny Désiré. A une périodicité à déterminer au cas par cas, celui-ci transmet les documents au centre régional de la zone géographique ou thématique de l'établissement.

Création de la notice Après vous être assuré que cette collection n’existe pas dans le réservoir ISSN , contenu dans les catalogues externes Z39.50

Taper cre dans le bandeau de recherche, choisir Texte imprimé collection Adx

a)renseigner les données codées

ZONE O/F/R/NR1

1e IND

2e IND

Sous-zones et contenu

008 O/NR # # $aAdx3 (Odx3=doc. électronique)

100 O/NR 0/1 # $aAnnée de début$bannée de fin$dannée de début, date ouverte (obligatoire si pas d’année de fin)Ex : 1930-…. ou 19XX-…. (si date de début inconnue)

101 O/NR 0/1 # $aLangue du titre propre

102 O/NR # # $aPays d’édition

104 O/NR # # $aPublic destinataire$bpublication officielle$ccode de translitté

ration$dalphabet du titre$flangue de catalogage

106 O/NR # # $aPrésentation physique

110 O/NR # # $aType de publication$bpériodicité (y = sans périodicité)

1 O = obligatoire F= facultatif R= répétable NR = non répétable

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b) en l’absence de macro, créer les zones de la Description bibliographique (NB : les données avec astérisque sont saisies telles quelles dans la notice)

200 O/NR

0/1 # $aArticle @Titre propre (translittération AFNOR) $bTexte imprimé*$eComplément$fPremière mention de responsabilité$gMention de responsabilité suivante$hNuméro de partie$iTitre de partie

210 F/NR # # $aLieu de publication$cEditeur$ddate (xxxx-….)

215 F/R # # $dFormat300 F/R # # $aNote générale301 F/NR # # $aDemande de numérotation ISSN en cours*303 F/R # # $aNotice réd. d’après un vol. publ. en…(lorsque l’on a pas de

date précise du début de la collection)326 F/R # # $aCollection*702 F/R # 0/1

/2$a@Nom de personne mention de responsabilité secondaire$4651 (651 : code de fonction dir. de coll.)

712 F/R 0 0/1/2

$a@Collectivité auteur secondaire$4code fonction

Exemple de création de collection dans le Sudoc

Création: 751052102:01-12-03 Modifié: 751050013:28-09-04 14:07:43 Statut: 751052102:01-12-03001 075235633008 $aAdx3100 0#$a2002$d2002-....101 0#$afre102 ##$aFR104 ##$am$by$cy$dba$e0$ffre106 ##$ar110 ##$ab$by200 1#$a@Rencontres$bTexte imprimé210 ##$aPont-Saint-Esprit$bBP 51101, 30134 Cedex$cLa Mirandole$d2002-215 ##$cIll. en noir et en coul., couv.ill. en coul.$d24 cm301 ##$aDEMANDE DE NUMEROTATION ISSN EN COURS326 ##$acollection517 ##$a@La Mirandole-Rencontres517 ##$aLa @Mirandole-Rencontres530 1#$a@Rencontres$bPont-Saint-Esprit (titre clé rajouté par le Centre régional)

Les centres régionaux vérifient la validité de la demande de création et : identifient d'éventuels doublons.

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vérifient s'ils le peuvent dans la base du Registre de l'ISSN si la notice correspondante n'a pas déjà été créée. Si c'est le cas, le centre régional transmet à l'ABES le numéro ISSN de la notice qui devra être demandée en requête pour chargement dans la base du Sudoc.

vérifient que la notice créée correspond bien à une publication en série et qu'aucune modification de la notice n'est nécessaire avant transmission de la demande. En cas de besoin, il appartient au Centre régional de prendre contact avec la bibliothèque concernée pour que le statut du document soit modifié ou que la demande soit reformulée. En aucun cas il ne lui appartient de modifier sans concertation la dite notice.

ajoutent le pseudo titre clé (530) Les demandes sont ensuite transmises à l'ABES, qui les classe puis les fait parvenir aux centres ISSN compétentsPetit rappel sur l’état des notices (liées aux demandes) dans le cas de :- Demande de numérotation:Après traitement au niveau «centres de ressources», la notice est complète, sans 530.Après traitement au niveau «centre régional», la notice est complète et contrôlée.Après traitement au niveau «Abes», la notice n’a subi aucun changement (sauf titre-clé, voir plus haut). Elle est envoyée en l’état à ISSN (sous forme «imprimée» au centre français, sous forme «électronique» ailleurs).Après traitement au niveau «ISSN», les zones «ISSN» sont mises à jour par fusion.NB: Cette dernière opération peut se produire avant ou longtemps après que le dossier soit redescendu à l’Abes.

2) Modification de noticeLors de la modification d'une notice, le catalogueur devra fournir une copie écran en format UNIMARC de la notice modifiée ou demandée en modification.Seules les modifications portant sur les zones suivantes doivent faire l'objet de telles demandes :

Zones 100, 102 et 110

Zone 210

Zones 4XX (sauf 424/425)

Zones 530 et 531 Le reste de la procédure est identique à celle des demandes de numérotation.Dans le cas où la notice est verrouillée (statut "v"), les demandes de modification suivront la procédure normale.

Petit rappel sur l’état des notices (liées aux demandes) dans le cas de

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- Correction :Après traitement au niveau «centres de ressources», la notice est corrigée.Après traitement au niveau «centre régional», la notice est inchangée si le centre régional valide la demande de correction, éventuellement corrigée, si le centre régional ne valide pas ou modifie la demande.Après traitement au niveau «Abes», la notice est dans le même état qu'à l'étape précédente.Après traitement au niveau «ISSN», la zone «ISSN» dont la correction a été demandée est mise à jour par fusion. NB: "Mise à jour" signifie que la zone prend sa valeur «ISSN», qui peut être la même que précédemment si la correction a été acceptée, et qui peut être autre si la correction a été refusée ou modifiée par ISSN.

 (Conséquences pratiques sur le paramétrage du système : HabilitationsUn groupe spécifique est défini pour les responsables des centres régionaux, leur octroyant à; eux seuls la possibilité de passer en statut "v" toutes les notices ayant "b" ou "d" en position 2 de la zone 008 $a.En conséquence, tous les autres groupes définis excluent cette possibilité.Le statut "v" reste malgré tout la règle pour le catalogage dans le Sudoc, y compris pour les publications en série.De même, il est recommandé aux centres régionaux de verrouiller les notices de publications en série mortes, même si celles-ci sont susceptibles d'évolutions, puisque le passage en statut "v" n'implique pas que la notice ne puisse plus être modifiée - seulement que les modalités de modification sont plus strictes. A contrario, les notices qui ne sont pas en statut "v" peuvent être modifiées sans contrôle par n'importe quel établissement.) 

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Annexe 7 - « Opérations de pilon »

A) OPERATIONS DE PILON

. Vérifier le contenu par rapport au sujet traité,- tenir compte de la date d’édition- voir si le contenu est devenu obsolète- le nombre de prêts au cours des 4 dernières années pour décider de le mettre en

magasin ou de le mettre au pilon- vérifier si existence d’une édition plus récente disponible à la vente- si oui : possibilité d’actualiser le fonds par l’achat d’une édition plus récente- si non : voir s’il n’existe pas un titre plus récent qui se rapproche du sujet traité.- garder un exemplaire pour le SCD

La décision de mettre au pilon est prise

1 – SUDOC. Vérifier qu’il s’agisse ou non de l’exemplaire rattaché à la notice SUDOC. Supprimer l’exemplaire, le cas échéant, le remplacer par un autre semblable Faire AFF UNMA pour voir s’il y a des exemplaires d’autres BU rattachés à cette notice.. S’il s’agit du seul exemplaire accroché à la notice après avoir supprimé l’exemplaire, supprimer la notice bibliographique

2 – HORIZONDeux possibilités

*Suppression d’un seul exemplaire catalogage exemplaires rechercher par codes à barres exemplaire saisir le code-barres Cliquer sur « modifier » saisir les modifications : donner le statut X (pilon), écran suivant cocher « interne », mettre les initiales dans la note publique et enregistrerSi il n’y a plus d’exemplaire, cliquer sur le point d’exclamation bleu au-dessus de la notice bib une fenêtre s’ouvre : cocher « personnel seulement ». Cette donnée est prise en compte lors du TFJ. Le lendemain la notice n’est plus affichée sur HIP

- NB : En attendant d’avoir une requête pour éditer les listes d’ouvrages mis au plion, il est indispensable d’ arracher la page de titre, y agrafer le code-barres, y inscrire le numéro PPN Sudoc et le numéro BIB .

Pour récupérer la liste de ses pilons, aller dans :catalogage exemplaires liste d’exemplairesDans la fenêtre de Recherche avancée : - sélectionner Statut exe- indiquer X, cocher ET- sélectionner Division- indiquer la division (exemple : BUMA), cocher ET- sélectionner Note- indiquer ses initiales (exemple : ad), cocher ET- cliquer sur OKLa liste s’affiche.

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*Modification par lots d’exemplaires :catalogage exemplaires liste d’exemplaires Dans la Recherche avancée :- cocher Ajouter à la liste- saisir les code-barres La liste s’incrémente sur la fenêtre en arrière plan.Une fois terminé, décocher Ajouter à la liste et cliquer sur AnnulerDans la barre d’outil sélectionner Groupe Créer un groupe ‘piloninitialesmmaaaa’ (exemple : pilonad022006)

Les personnes autorisées :Administration Horizon Menu gestion d’exemplaire Editeur des statuts d’exemplaire par lotCliquer sur Annuler (deux fois)Dans la barre d’outil sélectionner Groupe Rechercher un groupeChoisir un groupe dans le bouton GroupesCliquer OKLa liste s’afficheTout sélectionner (CTRL A)Cliquer sur ModifierInscrire X dans le statut ; ajouter les initiales du catalogueur dans la note publique ; cocher Interne ; dans type de cote inscrire loc EnregistrerSi il n’y a plus d’exemplaire, si vous avez utilisé la méthode « Modification par lots d’exemplaires » cliquer sur le point d’exclamation bleu au-dessus de la notice bib une fenêtre s’ouvre : cocher « personnel seulement ». Cette donnée est prise en compte lors du TFJ. Le lendemain la notice n’est plus affichée sur HIP.

3– REGISTRE D’INVENTAIREAvec les pages de titre comportant les numéros d’inventaire, inscrire la mention « Pilon le… » dans la colonne « Observations » sur la ligne correspondant à l’exemplaire.

4– RENSEIGNEMENTS POUR LES STATISTIQUES ANNUELLESVoir les requêtes en administration

5 –EDITION D’ UNE LISTE D’ OUVRAGES SORTIS DE L ’INVENTAIRE

Les renseignements suivants seront indiqués sur la liste :Code-barres , numéro d’inventaireTitre / nom de l’auteurPrixPour imprimer la liste :catalogage exemplaires liste d’exemplairesDans la liste affichée :

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Ctrl a « exporter les enregistrements Nom du fichier  puis cliquer sur enregistrer  options d’enregistrement : cocher Colonnes séparées par tabulations , cliquer sur OKAller dans Word ou Excel

NB : pour récupérer sa liste de pilonChoix 1 : si un groupe existe déjà, aller le chercher (cf. paragraphe 2*Modification par lots d’exemplaires)Choix 2 : si les exemplaires ne sont pas dans un groupe, aller les chercher par les initiales saisies dans la note publique (paragraphe 2 *Suppression d’un seul exemplaire )

Cette opération doit être faite pour tous les types de documents enregistrés à la bibliothèque.

Anny Désiré

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Annexe 8 : Traitement des ouvrages déposés pour une longue durée dans une autre section

Traitement des ouvrages déposés pour une longue durée dans une autre sectionEn règle générale, tous les documents conserveront l’ équipement de la section d’origine En fin d’année universitaire, un listing par division et provenance permettra de décider du sort des documents.

Dans le Sudoc, aucun changementLes documents sont exemplarisés par la section d’originela cote du document reste celle de la section d’origine

Dans Horizon, dans l’exemplarisation des documents empruntés  :Cote : reste celle de la bibliothèque prêteuseType d'ex. : reste en principe celui de la bibliothèque prêteuse

les champs suivants sont modifiés :avant le départ des documents, par la bibliothèque prêteuse : Code de division : code de la division emprunteuseCode de provenance : code dépôt de sa division : DEPBUGA, DEPBUGY ou DEPBUMAExemple réel : notice exemplaire 46708, ouvrage de Martinique 0621008722 destiné à Saint-Claude (971)

à l’arrivée des documents, par la bibliothèque emprunteuse   : Code de collection : selon localisation de l’ouvrage en dépôt. Sur la notice exemplaire 46708, changer code de collection MBUS1 par code approprié de Saint-Claude

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