C H A P T E R

สารบญ

01 รจกกบฐานขอมล (Database) 1รจกกบฐานขอมล (Database) ..................................................................................................... 2

ฐานขอมลในระบบ Access 2019 & Access 365 ........................................................................ 3

ตาราง (Table) ..................................................................................................................... 4

รายงาน (Report) ................................................................................................................ 4

ฟอรม (Form) .................................................................................................................... 4

ควร (Query) ....................................................................................................................... 5

มาโคร (Macro) ................................................................................................................... 5

โมดล (Module) ................................................................................................................. 5

ขอดของการจดเกบฐานขอมล ...................................................................................................... 6

หลกการออกแบบฐานขอมล ......................................................................................................... 7

การท�านอรมลไลเซชน (Normalization) ...................................................................................... 8

ขอดของการ Normalization ................................................................................................ 8

รปแบบการท�า Normalization ............................................................................................. 8

ตารางฐานขอมลใน Access .......................................................................................................... 9

หนาตางโปรแกรม Access 2019 & 365 .................................................................................... 10

เปดแบบออฟไลน (ไมไดเชอมตออนเทอรเนต) ................................................................. 10

เปดแบบออนไลน (เชอมตออนเทอรเนต) .......................................................................... 11

ตวอยางการเลอกสรางฐานขอมลจากเทมเพลตออนไลน ................................................... 12

พนทการท�างานหลกในหนาตางฐานขอมล Access ..................................................................... 13

Ribbon หลกของ Access............................................................................................................ 14

การตรวจสอบขอมลของบญชผใชและโปรแกรม ........................................................................ 15

Sign out ออกจากบญชผใช ............................................................................................... 15

ลงชอใชงาน Sign in ดวยชอบญชอน ................................................................................ 16

เปลยนชอบญช (Switch account) ส�าหรบใชงาน ............................................................. 17

เลอกสและภาพพนหลงโปรแกรม ............................................................................................... 18

เพมการเชอมตอเขาบรการ OneDrive ............................................................................... 19

สมครชอบญชอเมลใหม ..................................................................................................... 20

I

preface.indd 1 5/27/21 1:49 PM

C H A P T E R

02 สรางไฟลฐานขอมล (Database File) 21สรางไฟลฐานขอมลใหมแบบวางๆ ..............................................................................................22

สรางตารางเพม New Table ............................................................................................... 25

สรางฐานขอมลจากเทมเพลตตวอยาง......................................................................................... 26

บนทกฐานขอมลไวบน OneDrive ................................................................................................ 29

เปดไฟลฐานขอมล (Open)......................................................................................................... 30

เปดไฟลทเรยกใชงานบอยๆ (Recent) .............................................................................. 30

เปดไฟลจาก This PC โฟลเดอรตางๆ ในเครองฯ .............................................................. 30

เปดไฟลจากโฟลเดอรตางๆ ในเครองฯ .............................................................................. 31

การเปดฐานขอมลจาก OneDrive ................................................................................................ 32

เปดไฟลฐานขอมลทมโคด VBA .................................................................................................. 33

เปดไฟลฐานขอมลเวอรชนเกา .................................................................................................... 34

บนทกไฟลฐานขอมลไปใชในรปแบบตางๆ ................................................................................. 35

การเปดออบเจกตในฐานขอมล ................................................................................................... 36

การปดไฟลฐานขอมล ................................................................................................................. 37

การใชงาน Navigation Pane ...................................................................................................... 38

ปด/ซอนหนาตางออบเจกต ............................................................................................... 38

ซอนกลมออบเจกต ............................................................................................................. 39

เลอกการจดกลมและแสดงออบเจกต ................................................................................. 39

เปลยนชอออบเจกต (Rename) ......................................................................................... 40

คดลอกออบเจกต (Copy) .................................................................................................. 40

ลบออบเจกต (Delete) ....................................................................................................... 41

ตรวจสอบคณสมบตของออบเจกต ..................................................................................... 41

การใชงานเมน File (แฟม) ......................................................................................................... 42

ปรบแตงตวเลอกการท�างานของ Access .................................................................................... 43

แทบ General (ทวไป) ....................................................................................................... 43

แทบ Current Database (ฐานขอมลปจจบน) ....................................................................44

แทบ Datasheet (แผนขอมล) ............................................................................................ 45

แทบ Objects Designer (ตวออกแบบวตถ) ...................................................................... 45

ปรบแตงแทบ Ribbon ................................................................................................................. 46

สรางแทบ Ribbon ใหม ...................................................................................................... 46

II

preface.indd 2 5/27/21 1:49 PM

C H A P T E R

การใชงาน Quick Access Toolbar .............................................................................................. 49

เพมค�าสงใน Quick Access จากลสต ................................................................................. 49

เพมค�าสงใน Quick Access เลอกจากค�าสงทงหมด ........................................................... 49

การใชงาน Access ภาษาไทย ..................................................................................................... 50

เปลยนเมนภาษาไทย.......................................................................................................... 52

เพมภาษาในการพมพและตรวจสอบค�าสะกด .................................................................... 53

หนาจอและพนทการท�างาน Access ภาษาไทย .................................................................. 54

ตวเลอก Access (Options) ภาษาไทย .............................................................................. 56

บญชผใช (Account) ภาษาไทย ....................................................................................... 56

03 สรางตารางขอมล (Table) 57ก�าหนดโครงสรางฐานขอมล ....................................................................................................... 58

ตวอยางการออกแบบฐานขอมล ......................................................................................... 59

ชนดของขอมล (Data Type) ใน Access .................................................................................... 60

ตวอยางการก�าหนดชนดฟลดขอมล และความกวางของฟลด ........................................... 61

ชอฟลด และชนดฟลดขอมล ในมมมองออกแบบ .............................................................. 61

การสรางฐานขอมลและตาราง (Table) ...................................................................................... 62

ขนตอนการสรางฟลดใหมในตาราง ................................................................................... 63

สรางตารางในมมมอง Design ..................................................................................................... 65

คณสมบตของฟลด (Field Properties) ...................................................................................... 67

รปแบบขอมลของชนดฟลดประเภท Number .................................................................... 68

รปแบบขอมลของชนดฟลด ประเภท Date/Time .............................................................. 69

รปแบบขอมลของชนดฟลด Yes/No .................................................................................. 70

คณสมบตฟลดในแทบ Lookup สรางคาเรมตนใหเลอก ..................................................... 70

รปแบบขอมลของชนดฟลด ประเภท OLE Object ............................................................. 71

บนทกตาราง (Save Table) ........................................................................................................ 72

ปอนขอมลลงในตาราง ................................................................................................................ 73

การใชงานค�าอธบาย (Caption).................................................................................................. 74

สรางตารางในมมมองแผนขอมล (Datasheet) ........................................................................... 75

ปดตาราง (Close) .............................................................................................................. 76

ปดตาราง (Close) .............................................................................................................. 76

เปดตาราง (Open) ............................................................................................................. 77

แกไขโครงสรางตาราง ................................................................................................................. 78

III

preface.indd 3 5/27/21 1:49 PM

C H A P T E R

04 คณสมบตของฟลด Field Properties 79การก�าหนดคณสมบต Format (รปแบบ) ................................................................................... 80

Format : คณสมบตของรปแบบขอความ (Text) ............................................................... 80

Format : คณสมบตของรปแบบตวเลข (Number) ............................................................ 81

ก�าหนดคาเรมตน (Default Value) ในฟลด ...............................................................................82

ใช Lookup สรางลสตรายการขอมลใหเลอกใส ........................................................................... 83

ใช Lookup ดงขอมลจากฟลดตาราง/ควรมาแสดง ...................................................................84

สรางหนากากปอนขอมล (Input Mask) ..................................................................................... 86

สรางกฎการตรวจสอบ (Validation Rule) .................................................................................88

สรางกฎรบขอมลในมมมองแผนขอมล (Datasheet) ......................................................... 89

คณสมบต Require ความตองการปอนขอมล ............................................................................. 90

การปอนขอมลชนดตางๆ ............................................................................................................ 91

เลอกวนทจากปฏทน .......................................................................................................... 91

ใสขอมลแบบ Yes/No ........................................................................................................ 91

ใสขอมลใหกบฟลด OLE Object ........................................................................................ 92

แทรกไฟลเอกสาร Excel ................................................................................................... 93

เปดดไฟลใน OLE Object ................................................................................................... 93

ใสรปภาพ Bitmap ............................................................................................................ 94

เปดแสดงออบเจกตไฟลอน ................................................................................................ 97

แทรกออบเจกตหลายๆ รายการ ........................................................................................ 98

ยกเลก หรอเปลยนรปภาพ ................................................................................................. 98

ใสขอมลใหกบฟลด Attachment ........................................................................................ 99

เปดไฟลเอกสารทแนบมา .................................................................................................100

สรางดชน (Index) ....................................................................................................................101

สรางดชนแบบงายๆ ในมมมองแผนขอมล .......................................................................101

การจดการดชนในมมมอง Design ...................................................................................102

สรางฟลดค�านวณคา (Calculated Field) .................................................................................103

ใชฟลด Lookup ดงขอมลจากตารางอน ....................................................................................104

05 แกไขโครงสรางตาราง Table Design 107การแกไขโครงสรางของตาราง (Design Table) .......................................................................108

แทรกฟลดใหม (Insert Rows).........................................................................................108

แทรกฟลดในมมมองแผนขอมล (Datasheet) .................................................................109

C H A P T E R

IV

preface.indd 4 5/27/21 1:49 PM

C H A P T E R

Delete Rows (ลบชอฟลด) ..............................................................................................110

เปลยนชอฟลด .................................................................................................................111

เปลยนชอฟลดและใสค�าอธบายฟลด ................................................................................111

ยายล�าดบของฟลด ...........................................................................................................112

ยายคอลมนฟลด ..............................................................................................................112

แกไขฟลดในเมนภาษาไทย ..............................................................................................113

เปลยนรปแบบขอมลชนดตวเลข (Format)......................................................................114

คณสมบตของแผนขอมล (Property Sheet) ............................................................................115

การออกแบบตารางในเมนภาษาไทย................................................................................116

06 ท�างานกบขอมลในตารางในมมมอง Datasheet 117พนทการท�างานในมมมองแผนขอมล........................................................................................118

สวนประกอบและเครองมอจดรปแบบตารางในแผนขอมล ...............................................118

แถบเลอนเรคคอรด (Record Navigation) ......................................................................118

จดรปแบบตาราง และขอมล .....................................................................................................119

จดรปแบบสพนเซลล (Background Color) .....................................................................119

จดรปแบบขอความ/ตวอกษร ..........................................................................................120

เลอกเอฟเฟกตพนเซลลในแผนขอมล...............................................................................121

แสดงเสนตารางแผนขอมล ...............................................................................................122

การจดการกบเรคคอรดขอมล ..................................................................................................123

เพมเรคคอรดใหม (New Record) ...................................................................................123

ลบเรคคอรดทง (Delete Record) ....................................................................................123

ปรบแตงความกวางคอลมน ..............................................................................................124

ปรบความกวางทกๆ ฟลดในตารางอตโนมต ...................................................................124

ปรบความสงของแถว .......................................................................................................125

จดต�าแหนงขอความในคอลมนฟลด .................................................................................125

ใช Spelling ตรวจสอบค�าสะกดผด ..................................................................................126

ซอน/แสดงคอลมนฟลด (Hide Fields) ..........................................................................127

ยกเลกการซอนคอลมนฟลด (Unhide Fields) ................................................................127

ตรงคอลมนฟลด (Freeze) ...............................................................................................128

ยกเลกการตรงคอลมนฟลด (Unfreeze) .........................................................................129

แสดงแถวผลรวม (Totals) .............................................................................................130

การจดเรยงขอมล (Sorting) ....................................................................................................131

การกรองขอมล (Filter) ...........................................................................................................132

V

preface.indd 5 5/27/21 1:49 PM

คลกเลอกกรองจากรายการขอมลทม ...............................................................................132

กรองจากขอมลตวอยางทเลอก (Selection) ..................................................................133

ตวเลอกการกรองขอความ (Text Filters) ......................................................................134

การกรองขอมลชนดตวเลข (Number) ...........................................................................135

ก�าหนดคาตวเลขเงอนไขเอง .............................................................................................135

ยกเลกการกรองขอมล......................................................................................................136

กรองขอมลตามฟอรมตวเลอก (Filter By Form) .....................................................................137

กรองขอมลและจดเรยงขนสง (Advanced Filter/Sort) ...................................................138

การพมพขอมลใน Datasheet ...................................................................................................139

เครองมอการตงคาการพมพ.............................................................................................140

คนหาขอความ และแทนทขอความ (Find & Replace) ............................................................142

แทนทขอความ (Replace) ...............................................................................................142

07 Relationship ความสมพนธของ Table 143ตวอยางฐานขอมลทมความสมพนธกน .....................................................................................144

ระบบฐานขอมลรานคา .....................................................................................................144

ระบบฐานขอมลรานใหเชารถยนต ....................................................................................144

ลกษณะของความสมพนธ (Relationship) ...............................................................................145

ความสมพนธแบบ One-to-One (1 : 1) ........................................................................145

ความสมพนธแบบ One-to-Many (1 : N) ......................................................................145

ความสมพนธแบบ Many-to-Many (M : N) ..................................................................146

ก�าหนดคย (Key) หลกใหตาราง...............................................................................................147

คยหลก (Primary Key)....................................................................................................147

คยรอง (Secondary Key) หรอดชน (Index) ..................................................................147

คยคแขง (Candidate Key) ..............................................................................................148

คยรวม (Compound Key) ...............................................................................................148

คยนอก (Foreign Key) ....................................................................................................148

สรางคยหลกและดชนใหกบ Table............................................................................................149

การก�าหนดคยหลก (Primary Key) .................................................................................149

สรางดชน (Index) ...........................................................................................................150

ตรวจสอบฟลดทเปนดชน .................................................................................................150

การสรางความสมพนธระหวาง Table .......................................................................................151

ขนท 1 : ก�าหนดคยหลกและดชน ....................................................................................151

C H A P T E R

VI

preface.indd 6 5/27/21 1:49 PM

C H A P T E R

ขนท 2 : สรางความสมพนธ (Relationships) .................................................................152

ขนท 3 : บนทกความสมพนธ ..........................................................................................154

แกไข Relationship ..................................................................................................................155

การแกไขความสมพนธ ....................................................................................................155

ก�าหนดชนดการรวมขอมลเพมเตม ..................................................................................155

ลบหรอยกเลกความสมพนธ .............................................................................................156

ลบตารางออกจาก Relationships ....................................................................................157

เครองมอจดการกบความสมพนธ .....................................................................................157

Relationships เมนภาษาไทย ...................................................................................................158

ความสมพนธของตารางกบควร ................................................................................................159

การใชตารางทสมพนธใน Subdatasheet ..................................................................................160

แกไขหรอลบเรคคอรดใน Subdatasheet ........................................................................161

พมพรายงานความสมพนธ (Relationship Report) .................................................................163

08 คนหาขอมลดวย Query 165ประโยชนของควร (Query).......................................................................................................166

เลอกการสราง Query แบบใด ...................................................................................................167

สราง Query ดวยตวชวยสราง Wizard .............................................................................167

ออกแบบ Query ในมมมอง Design ..........................................................................................168

การสราง Simple Query (ควรอยางงาย) .................................................................................169

คนหาขอมลทซ�ากน (Find Duplicate Query) ..........................................................................171

คนหาขอมลทไมตรงกน (Find Unmatched Query) ................................................................173

พนทออกแบบเงอนไข (Query Design Grid) ...........................................................................175

การเลอกฟลดแสดงผล .....................................................................................................176

ลบคอลมน หรอยกเลกฟลดทเลอกออก ...........................................................................176

การเพมและลบตารางใน Query Design ...................................................................................177

เพมตาราง (Add Tables) ................................................................................................177

ยกเลกตาราง ....................................................................................................................177

การจดเรยงล�าดบขอมล (Sort) ................................................................................................178

จดการคอลมนฟลดใน Query ....................................................................................................179

แทรกคอลมนใหม .............................................................................................................179

ลบคอลมน ........................................................................................................................179

ยายคอลมน ......................................................................................................................179

VII

preface.indd 7 5/27/21 1:49 PM

เกณฑการก�าหนดเงอนไข (Criteria) ........................................................................................180

โอเปอเรเตอรทใชในนพจน (เงอนไข) ..............................................................................181

ตวอยางการก�าหนดเงอนแบบขอความ (Text) .........................................................................183

ตวอยางการก�าหนดเงอนไขแบบตวเลข (Number) ..................................................................184

คนหาขอมลหลายๆ เงอนไข .....................................................................................................185

การ Or เชอมหลายๆ เงอนไข ..........................................................................................185

การใช And เชอม 2 เงอนไข ............................................................................................186

ก�าหนดเงอนไขทง And และ Or รวมกน ...........................................................................187

ก�าหนดเงอนไขขอมลชวงหนงดวย Between…And ..........................................................187

ก�าหนดเงอนไขแบบยอขอความ .......................................................................................188

ก�าหนดเงอนไขแบบ Date (วนท) ....................................................................................188

ก�าหนดเงอนไขแบบ In หลายๆ เงอนไข ..........................................................................189

การอางองชอฟลดในนพจนและเงอนไข (สรางฟลดใหม) ................................................190

การบนทก Query ......................................................................................................................191

การเปดออบเจกต Query ..........................................................................................................192

09 Action Query และควรแบบตางๆ 193Query ประเภทอนๆ ใน Access ................................................................................................194

Parameter Query ปอนคาขอมลน�าไปคนหาได ........................................................................194

Make Table Query น�าผลลพธไปสรางตารางใหม ....................................................................196

Append Query (ผนวก) เพมขอมลในตาราง ............................................................................197

ขนตอนการเพมขอมล Append ........................................................................................198

Update Query (ปรบปรง) แกไขขอมล ....................................................................................199

Delete Query (ลบ) คนหาและลบเรคคอรด .............................................................................200

Crosstab Query ควรสรปผลขอมลแบบตาราง .........................................................................202

การประยกตใชงาน Query ........................................................................................................204

10 สราง Form ปอน/แสดงขอมล 205การท�างานของ Form ................................................................................................................206

มมมองแบบตางๆ ของ Form ....................................................................................................207

สราง Form แบบเรคคอรดเดยว ................................................................................................208

สราง Form แบบ Multiple Items .............................................................................................209

C H A P T E R

C H A P T E R

VIII

preface.indd 8 5/27/21 1:49 PM

สราง Form แบบ Datasheet (แผนขอมล) ...............................................................................210

สราง Form แบบ Split (ฟอรมแยก) ........................................................................................211

สราง Form ดวย Wizard ...........................................................................................................212

บนทกฟอรม (Save) .................................................................................................................214

ปดฟอรม (Close) ............................................................................................................214

สราง Form ดวยตวเองในมมมอง Design .................................................................................215

การปรบแตงฟอรม....................................................................................................................216

แสดงสวนประกอบของ Form เพมเตม .............................................................................216

ซอนแสดง ไมบรรทด, เสนกรดตาราง และหวฟอรม/ทายหนา .......................................217

การเลอกพนท และปรบขนาดพนทในฟอรม ....................................................................218

ก�าหนดสพนฟอรมและสสวนตางๆ ...................................................................................219

เครองมอทท�างานกบฟอรม.......................................................................................................220

เลอกตาราง (Table) และวางฟลดลงใน Form ..........................................................................221

การจดการฟลด หรอคอนโทรลบนฟอรม .................................................................................223

การเลอกฟลด ...................................................................................................................223

เลอกทเดยวหลายๆ ฟลด .................................................................................................223

เลอกฟลดคอนโทรลดวยเมาส ..........................................................................................224

เลอกคอนโทรลทงหมดในฟอรม .......................................................................................224

การเลอกยายฟลด ............................................................................................................224

การจดต�าแหนงคอนโทรล ................................................................................................225

ปรบความกวางและความสงของคอนโทรล ......................................................................225

เลอกและปรบแตงคอนโทรลในมมมอง Layout ................................................................226

การตกแตง Form และขอมล ....................................................................................................227

จดรปแบบขอความ และพนกรอบฟลด ............................................................................227

ก�าหนดสไตลเสนขอบ (Border Style) .............................................................................228

ก�าหนดเอฟเฟกตพนคอนโทรล ........................................................................................229

การแทรกรปภาพลงในฟอรม ....................................................................................................230

แทรกภาพโลโก (Logo) ...................................................................................................230

แทรกรปภาพทวไปในฟอรม.............................................................................................231

น�าภาพมาตกแตงพนหลงฟอรมทงหมด ...........................................................................232

เปลยนภาพ หรอลบภาพ ..................................................................................................234

ยกเลกภาพพนหลงฟอรมออก ..........................................................................................234

เพมขอความทวไปลงในฟอรม ..................................................................................................235

แทรกวนทและเวลา (Date and Time) .....................................................................................236

จดรปแบบฟอรมดวย Theme ...................................................................................................237

IX

preface.indd 9 5/27/21 1:49 PM

เลอกรปแบบสในฟอรมดวย Theme-Colors ....................................................................237

เลอกรปแบบขอความในฟอรมดวย Theme-Fonts ..........................................................238

จดล�าดบฟลดใหม (Tab Orders) .....................................................................................238

11 สราง Form ยอย และใช Layout Design 239สรางฟอรมยอยลงในฟอรมหลก (SubForm) ...........................................................................240

ขนตอนท 1 : เตรยมฟอรมหลกและฟอรมยอย ...............................................................240

ขนตอนท 2 : แทรก SubForm (ฟอรมยอย) ลงในฟอรมหลก ........................................241

การแทรก SubForm จากคอนโทรล SubForm .................................................................242

ปรบแตงการแสดงของฟอรมยอย ....................................................................................244

ยกเลกฟอรมยอย .............................................................................................................245

สรางฟอรมจากควรพารามเตอร ...............................................................................................246

เปดฟอรมแบบพารามเตอร ..............................................................................................248

สรางปมยกเลกเงอนไข .....................................................................................................248

สราง Form ในมมมอง Layout ..................................................................................................249

ปรบยอ/ขยายฟลดคอนโทรล ..........................................................................................250

ใสเสนตาราง, เลอกส, ขนาด และลกษณะเสนตาราง .......................................................250

ปรบระยะหางของขอบ .....................................................................................................251

ปรบระยะหางจากขอบ (Margins) ...................................................................................251

ตงคาการยดการแสดงผลในหนาจอ (Anchoring) ...........................................................251

การรวมเซลลและแยกเซลลในตาราง ..............................................................................252

ยกเลกตาราง Layout ออก ........................................................................................................253

สรางตาราง Layout ใหม ...........................................................................................................254

12 ออกแบบ Form ขนสง และสราง Control เพม 255การสรางคอนโทรล (Control) ..................................................................................................256

สราง Label (ปายชอ/ขอความ)........................................................................................257

สราง Text Box (กลองขอความ) .....................................................................................258

ใช Text Box สรางฟลดเรยกใชฟงกชน ............................................................................258

ใช Text Box สรางฟลดค�านวณ ........................................................................................259

ใช Text Box ใชฟงกชนค�านวณ ........................................................................................260

สรางปมค�าสง Button (ปม) ...........................................................................................261

C H A P T E R

C H A P T E R

X

preface.indd 10 5/27/21 1:49 PM

การสรางปมท�างานกบเรคคอรดขอมล .....................................................................................263

สรางปมท�างานกบฟอรม (Form) .............................................................................................264

ปมค�าสงท�างานอนๆ .................................................................................................................266

แกไขคณสมบตของปมกด ........................................................................................................267

เปลยนสฟอรมโดยรวมดวย Themes Colors ....................................................................267

เปลยนส และเลอกเอฟเฟกตใหปมกด Button .................................................................268

ตรวจสอบคณสมบต Event (Macro) ของปมกด .............................................................269

สราง Tab Control แทบใสฟลดขอมล ................................................................................270

เพมหนาแทบ (Insert Page) ............................................................................................272

ตงชอปายแทบ และเพมคณสมบต ...................................................................................272

จดรปแบบขอความฟลด และก�าหนดสชอปายแทบ ..........................................................273

จดล�าดบหนาแทบใหม (Page Order) ..............................................................................275

ลบหนาแทบทง .................................................................................................................275

สราง Combo Box กลองขอความตวเลอก ................................................................................276

สราง Combo Box แบบก�าหนดคาเอง .......................................................................................278

วาดเสนตรงและกรอบสเหลยม .................................................................................................279

สรางคอนโทรลตวเลอกแบบกลม (Option Group) ..................................................................281

คอนโทรล Check Box และ Option Button .......................................................282

แทรกเวบบราวเซอร Google คนหาขอมล ................................................................................284

สรางคอนโทรล Web Browser เปดเวบไซต......................................................................285

สรางกราฟ ดวย Insert Modern Chart .....................................................................................286

ปรบแตงคณสมบตกราฟ ..................................................................................................287

สรางตาราง Excel ดวย Unbound Object Frame ....................................................................288

13 ออกแบบ Form ขนสง Navigation Form 289สราง Navigation Form.............................................................................................................290

ปรบแตงฟอรม และปมแทบชอฟอรม ..............................................................................293

การสราง Navigation Form แบบ 2 แนว ..................................................................................294

ปรบแตงฟอรม และปมแทบชอฟอรม ..............................................................................296

ก�าหนดคณสมบตพนฐานของฟอรมหลก .........................................................................298

ก�าหนดคณสมบตใหปมแทบชอฟอรม ..............................................................................298

สราง Navigation Control ..................................................................................................299

สรางฟอรมส�าหรบกรอกขอมลใหม ...........................................................................................302

สรางฟอรมรบขอมลไปคนหา ....................................................................................................303

C H A P T E R

XI

preface.indd 11 5/27/21 1:49 PM

ขนตอนท 1 เตรยมแบบฟอรม .........................................................................................303

ขนตอนท 2 เตรยมควรพารามเตอรรบคา ........................................................................304

สรางฟอรมรบขอมลไปคนหา ....................................................................................................307

14 สราง Report รายงานขอมล 309สวนประกอบของ Report ..........................................................................................................310

การสราง Report พนฐานแบบรวดเรว ......................................................................................311

สราง Report ดวย Wizard ........................................................................................................312

การสรางรายงานเปลา (Blank Report)....................................................................................314

การท�างานในมมมองออกแบบ Report......................................................................................315

สรางรายงานในมมมอง Design ................................................................................................316

ยกเลกตารางเลยเอาท ......................................................................................................318

ปรบขนาดฟลดและยายต�าแหนง ......................................................................................318

การเพมรายละเอยดในรายงาน .................................................................................................319

ใสภาพโลโก (Logo) .........................................................................................................320

ยกเลกสวนหว-ทายรายงาน .............................................................................................321

ยกเลกรปโลโก และภาพพนหลงรายงาน ..........................................................................321

การปรบแตงรายงาน .................................................................................................................322

ใสสพนทสวนประกอบและคอนโทรล ................................................................................322

จดรปแบบดวยชดธม (Themes)......................................................................................323

ใสเสนคนเรคคอรดขอมล..................................................................................................324

การใสภาพพนหลงรายงาน .......................................................................................................325

การแบงกลมรายงาน (Group Report) .....................................................................................326

สรปผลรวมใตกลมยอย .............................................................................................................329

การซอน/แสดง หรอลบกลม ...........................................................................................330

การพมพรายงาน (Print) .........................................................................................................331

ปรบแตงตวเลอกการพมพ................................................................................................331

การตงคาหนากระดาษ (Page Setup) ......................................................................................332

บนทกรายงาน สงออกเปนไฟลประเภทตางๆ ...........................................................................333

สรางปายเลเบล (Label) ...........................................................................................................334

ปรบแตงปายชอเพมเตม ...................................................................................................336

เพมกรอบก�าหนดขอบเขตปายชอ ....................................................................................337

ออกแบบฟอรม ใบก�ากบสนคา/ใบวางบล ................................................................................338

C H A P T E R

XII

preface.indd 12 5/27/21 1:49 PM

ออกแบบหวรายงาน .........................................................................................................338

ออกแบบขอมลตวรายงาน (Detail) .................................................................................340

จดกลม/แบงหนา (Page Break) .....................................................................................342

สรางคอนโทรลค�านวณคาจากฟลด ..................................................................................343

ออกแบบและพมพฟอรมแทนรายงาน.......................................................................................345

15 Import/Export น�าเขา/สงออกขอมล 347น�าเขาฐานขอมลจาก Excel .......................................................................................................348

น�าเขาฐานขอมลจากไฟล Access อน .......................................................................................351

น�าเขาขอมลจากเทกซไฟล (Text File) ....................................................................................352

สงขอมลจาก Access ไปใชใน Excel .........................................................................................355

สงออกขอมลเปนไฟล Word ......................................................................................................356

สงขอมลชอ-ทอยไปท�าจดหมายเวยน Word ............................................................................357

สรางไฟลเอกสาร PDF/XPS .....................................................................................................360

น�าเขาขอมลดวยค�าสง Copy & Paste .......................................................................................361

สงตารางขอมลไปทางอเมล (E-mail)......................................................................................362

16 การดแลรกษาและน�าฐานขอมลไปใชงาน 363กระชบและซอมแซมฐานขอมล (Compact & Repair) .............................................................364

ส�ารอง (Back Up) ไฟลฐานขอมล............................................................................................365

ตรวจสอบการน�าออบเจกตไปใชงาน .........................................................................................366

วเคราะหตาราง (Analyze Table) .............................................................................................367

Database Documenter คมอฐานขอมล ....................................................................................370

การ Split Database (แยกฐานขอมล) .....................................................................................372

ยกเลกการเชอมโยงกบฐานขอมล back-end ...............................................................373

Analyze Performance วเคราะหประสทธภาพ ..........................................................................374

เขารหสหรอก�าหนดรหสผาน (Password) ...............................................................................375

Decrypt Password : ยกเลกรหสผาน...............................................................................376

ปรบแตงฐานขอมลส�าหรบพรอมใชงาน ....................................................................................377

การใส Icon โลโก และก�าหนดฟอรมเรมตน .....................................................................378

แปลงฐานขอมลเปนแฟม ACCDE ใชงาน ..................................................................................380

การเปดไฟล ACCDE ขนมาใชงาน ...................................................................................381

ตงคาการเปดฟอรม ..................................................................................................................382

C H A P T E R

C H A P T E R

XIII

preface.indd 13 5/27/21 1:49 PM

17 การสรางมาโคร Creat Macro Action 383Macro ใน Access .....................................................................................................................384

ประเภทของ Macro ..........................................................................................................384

ขนตอนการสราง Macro ...........................................................................................................385

สราง Embedded Macro ...........................................................................................................386

ก�าหนด Action ใหมาโครท�างาน ...............................................................................................387

ทดสอบและแกไขมาโคร ...........................................................................................................388

ทดสอบการท�างานของมาโคร ..........................................................................................388

แกไขมาโคร ......................................................................................................................388

การสราง Standalone Macro ...................................................................................................389

การรนมาโคร (Run Macro) .....................................................................................................391

เปดใชมาโครโดยตรง ......................................................................................................391

น�ามา Macro ไปสรางปมกดใน Form .......................................................................................392

การใชงานหนาตาง Action Catalog ..........................................................................................393

สราง Macro เปดและปดฟอรม .................................................................................................394

ทดสอบการท�างานของ Macro เปด/ปดฟอรม ................................................................395

สรางมาโครคนหาเรคอรดในฟอรม ...........................................................................................396

เพมโคด VBA งายๆ ลบขอมลเดม ............................................................................................398

สรางชดค�าสงมาโครเปดฟอรมอนตามคาทเลอก ......................................................................399

สรางชดค�าสง Macro สงออกขอมลไป Excel ............................................................................401

เตรยมตารางและไฟลเอกสาร Excel ทจะสงออกขอมล ...................................................401

สรางมาโครสงออก ...........................................................................................................401

สงรนมาโคร ......................................................................................................................403

สรางมาโครเปดฟอรมใหมตามเงอนไข .....................................................................................404

สราง Log in ฟอรม ดวยชดค�าสง Macro .................................................................................406

ขนตอนท 1 : เตรยมตารางเกบชอและรหสผาน ..............................................................406

ขนตอนท 2 : เตรยมฟอรม Log in ..................................................................................407

ขนตอนท 3 : สรางชดค�าสง Macro .................................................................................407

ขนตอนท 4 : ทดสอบการท�างาน Macro .........................................................................409

ชดค�าสง Macro กบการท�างานตางๆ ........................................................................................410

ซอน/แสดงแอคชนและอารกวเมนต .........................................................................................411

สราง AutoExec Macro ใหรนอตโนมต .....................................................................................412

แปลงมาโครเปน VBA Code ......................................................................................................413

C H A P T E R

XIV

preface.indd 14 5/27/21 1:49 PM

02 : สรางไฟลฐานขอมล (Database File) 55

มมมอง Form ภาษาไทย

มมมอง Query ภาษาไทย

ch02.indd 55 5/20/21 1:35 PM

2

คมอใชงาน Access 2019 | Access 365 ฉบบมออาชพ

รจกกบฐานขอมล (Database)

ฐานขอมล (Database) คอ กลมของขอมลทมความ

เกยวของและสมพนธกนน�ามาเกบรวบรวมเขาไวดวยกน เชน

กลมขอมลเกยวกบพนกงานบรษท ทประกอบดวยรหสพนกงาน

ชอ นามสกล ต�าแหนง เงนเดอน และอนๆ หรอฐานขอมลเกยวกบ

สนคา เชน การสงซอ รหสใบสงซอ รายการสนคา จ�านวน ราคา

และเงนทเรยกเกบ เปนตน ขอมลทจดเกบอาจจะเปน ขอความ,

ตวเลข, วนท, รปภาพ หรออนๆ

ลกษณะของฐานขอมลจะประกอบไปดวย Field (ฟลด หรอเขตขอมล) และ Record (เรคคอรด หรอระเบยน

ขอมล) นนเอง ส�าหรบ Access จะเกบขอมลในรปของ Table (ตาราง)

Field Name (ชอฟลด)ขอมล 1 เรคคอรด (Record) ขอมลทเกบในชอฟลด

จดเกบขอมลใน Access จะอยในรปแบบตาราง (Table) ตามมาตรฐานของฐานขอมลทวไป

ch01.indd 2 5/20/21 1:34 PM

301 : รจกกบฐานขอมล (Database)

ฐานขอมลในระบบ Access 2019 & Access 365

ฐานขอมลใน Access ม Object (ออบเจกต) หรอวตถฐานขอมลประเภท

ตางๆ ประกอบดวย Table, Query, Form, Report, Macro และ Module โดย

เกบออบเจกตทงหมดในไฟลฐานขอมลเดยว ซงไฟลของ Access 2019 และ

Acess 365 จะมนามสกลเปน .accdb สวนไฟลฐานขอมลทสรางใน Access

รนกอนหนาจะมนามสกลแฟมเปน .mdb แตคณสามารถใชบนทกเปนแฟม

ขอมลเพอน�าไปใชงานกบเวอรชนกอนหนานได เชน Access 2000 หรอ

Access 2002-2003

ใน 1 ไฟลฐานขอมล (Database File) อาจจะม Table (ตาราง) ไดตงแต 1 หรอมากกวา 1 ตาราง โดยมกจะ

เกบตารางขอมลทเกยวของและสมพนธกนแยกตารางเอาไวกอน แลวน�ามาใชงานรวมกนภายหลงได เรยกวาเปน

ฐานขอมลเชงสมพนธ (Relational Database) ตวอยางเชน เราสรางฐานขอมลเกบระบบการซอการขายสนคาของ

บรษท ซงจะตองมขอมลหลายกลม เชน ขอมลของสนคา ขอมลของลกคา และขอมลของพนกงาน กจะแยกเกบเปน

ตารางๆ ไป เมอน�าเขาสระบบการขาย ขอมลเหลานกตองมาเชอมโยงกนได (สราง Relationship) เพอลดความ

ซ�าซอนในการจดเกบขอมล เชน ขายสนคารหสอะไรไป ขายใหลกคาคนไหน รายละเอยดการช�าระเงน การสงของ

และพนกงานคนไหนเปนคนขาย เปนตน กจะอางองคยเพอดงขอมลจากตารางตางๆ มาแสดงรวมกนได เรมตนการ

ท�างานจะเรมจากออบเจกต Table แตหลงจากนนเราสามารถน�าเอาขอมลมาบรหารจดการตอดวยออบเจกตตวอน

เชน น�ามาท�ารายงานสรป สงพมพดวย Report, สรางแบบฟอรมแสดง/กรอกขอมล (Form) หรอคนหาขอมลท

ตองการดวย Query เปนตน

ch01.indd 3 5/20/21 1:34 PM

4

คมอใชงาน Access 2019 | Access 365 ฉบบมออาชพ

ตาราง (Table)เปนออบเจกตหลกทใชเกบขอมลจรง และเปนออบเจกตแรกทเราตองสรางขนกอนทจะน�าไปสรางออบเจกตอนๆ

อยาง Query, Form และ Report โดยทวไปแลวตารางขอมลทใชงานกนจะประกอบดวยแถว (Row) และคอลมน

(Column) ตางๆ แตถามองกนในรปแบบของฐานขอมลแลว เราจะเรยกรายละเอยดในแถววา ระเบยน (เรคคอรด :

รายงาน (Report)น�าขอมลจากตารางหรอควรมาสรางเปนรายงาน เพอพมพออกทางกระดาษหรอทางเครองพมพ กท�าไดโดยใช

ออบเจกต Report เพอน�าเสนอขอมลโดยจดรปแบบไดอยางสวยงาม เชน จดกลมขอมล ค�านวณผลสรป และใส

ขอความทหว/ทายกระดาษ วนท หมายเลขหนา ชอ-ทอยบรษท หรอจะใช Report สรางใบสงซอ ใบเสนอราคา และ

ใบสงของ เปนตน

ฟอรม (Form) การท�างานกบขอมลจ�านวนมาก

ในมมมอง Datasheet อาจไมสะดวก

อาจสรางออบเจกต Form เพมเพอ

แสดงผลทละ 1 เรคคอรดหรอหลาย

เรคคอรดตามความตองการ เพอใช

ในการปอน เพม แกไขขอมลได

สะดวก และยงมตวควบคมหรอ

คอนโทรล (Control) เพอสราง

ปมกด, สรางฟลดค�านวณ ท�าใหการ

จดการกบขอมลท�าไดมากขน

Record) และเรยกรายละเอยดในแนวคอลมนวา เขตขอมล (ฟลด : Field)

ในระบบฐานขอมล 1 ระบบ จะมอยางนอย 1 Table หรอ 1 ตารางเสมอ แต

หากมมากกวา 1 ตาราง และมตารางตงแต 1 คขนไปทมความสมพนธกน

ดวยฟลดใดฟลดหนง จะเรยกวาเปน “ฐานขอมลเชงสมพนธ” หรอ

Relational Database และน�าขอมลมาใชงานรวมกนได

ch01.indd 4 5/20/21 1:34 PM

501 : รจกกบฐานขอมล (Database)

โมดล (Module) คอ การเขยนโคดหรอเขยนโปรแกรมใน Access โดย

การเขยนโคดทเรยกวา ภาษา VBA (Visual Basic for

Application) ทใชมาตรฐานเดยวกบการเขยนใน Word,

Excel ซงจะคลายกบภาษา Visual Basic โดยท�าผาน

หนาตาง Visual Basic Editor ตามรปแบบทก�าหนดแลว

เรยกใชผานการ Run จะสรางชดค�าสงทซบซอนไดอยาง

มประสทธภาพ นยมใชเพมความสามารถของ Form โดย

น�าโคดไปใสในออบเจกตคอนโทรล เชน ปมกด (Button)

เพอใหท�างานทตองการ

ควร (Query) ขอมลทเกบไวในฐานขอมลทมจ�านวนมากและม

ความสมพนธซบซอน การใชออบเจกต Query จะชวยให

คณเขาถงขอมลไดตรงเปาหมายทตองการไดอยาง

รวดเรว โดยก�าหนดเงอนไขแลวสงใหแสดงผลเฉพาะ

ขอมลทตรงกบเงอนไขนน ซงโปรแกรมไดเตรยม

Query ใหเลอกใชคนหาไดหลายแบบ ทงคนหามาแสดง

ผล คนหาแลวปรบปรงขอมล หรอคนหาแลวเพมขอมล

เปนตน และผลลพธการคนหาของ Query กอาจน�าไป

สรางเปนแบบสอบถามตวใหม ฟอรม หรอรายงานได

ตอไป

มาโคร (Macro)เปนออบเจกตทเกบรวบรวมชดค�าสงหรอการกระท�า

ตางๆ ทผใชก�าหนด (Action) โดยจดกลมตามล�าดบ

ขนตอนในการท�างานทเกยวของกบออบเจกตในฐาน

ขอมลนน ผใชสามารถเกบบนทกชดค�าสงทงหมดทจะ

ตองใชส�าหรบการนนอกในภายหลง กสงรน Macro แทน

ขอดของ Macro คอชวยใหการท�างานสะดวกขน

เนองจากผใชไมตองสงให Access ท�างานทละค�าสงซ�าๆ

กนดวยตวเองทกครง ถอวาเปนการท�างานขนสงขน

ch01.indd 5 5/20/21 1:34 PM

58

คมอใชงาน Access 2019 | Access 365 ฉบบมออาชพ

ก�ำหนดโครงสรำงฐำนขอมลกอนลงมอสราง Table คณอาจวางแผนและออกแบบเกยวกบตารางทคณตองการเกบขอมลกอน โดยตงโจทยขน

มาถามตวเองกอนวาตองการจะเกบขอมลอะไร เชน ตองการเกบรายละเอยดเกยวกบสนคาทขายภายในรานคาของคณ

กตองมรายละเอยดของสนคาแตละตววาประกอบไปดวยอะไรบางทมความจ�าเปนตองเกบเปนประวต เพอสามารถ

น�ามาใชประโยชนได ซงการก�าหนดโครงสรางของ Table สามารถวางแผนไดกอนดงน

ชอฟลด

คณสมบตของฟลด

ch03.indd 58 5/20/21 1:35 PM

03 : สรางตารางขอมล (Table) 59

ตวอยำงกำรออกแบบฐำนขอมลกอนทจะลงมอสรางไฟลฐานขอมล และตารางขอมล มาดตวอยางฐานขอมลแบบคราวๆ ทมการวางแนวทาง

เอาไวกอน เชน ฐานขอมลของรานคาทใหเชารถแหงหนง ซงจะตองมการเกบขอมลทเกยวของหลายอยาง เพอบรหาร

จดการขอมลการเชารถได เชน ตารางประวตรถยนต, ขอมลประวตรถมอเตอรไซค, ตารางคาเชา, ตารางการจอง

รถ, ขอมลลกคาทจองรถ รวมถงขอมลอนๆ อาท การดแลรกษา, การประกนภย, การซอมบ�ารง, ขอมลทะเบยนรถ

และอนๆ จากนนกตองมเรองเอกสารเขามาเกยวของ ท�าแบบฟอรมการจองรถ, ท�ารายงานการใชรถ, สรปรายได

เปนตน ซงจะมรายละเอยดปลกยอยอนๆ อกมาก ทงนขนอยกบวาเจาของตองการจดเกบรายละเอยดอะไรบาง คราวๆ

กวางโครงสรางของตารางขอมลไว ดงน

การวางโครงรางฟลดของตารางเรมแรกอาจจะไมครบถวนสมบรณ ในระหวางทสรางตาราง หรอปอนขอมลลงไปในตาราง หากนกขนไดกสามารถเพมรายการฟลด หรอแทรกฟลดใหมๆ เขามาไดในภายหลง

N O T E

ch03.indd 59 5/20/21 1:35 PM

144

คมอใชงาน Access 2019 | Access 365 ฉบบมออาชพ

†ç øŒ‹ÑÕ›û

Invoices

• OderID• ShipDate• Payment_Date• EmpID• Status• Notes

ใบสงซอñœï ÊœñËœï

Orders

• OrderID• ProductID• CustomerID• EmpID• Order_Date• Quantity

รายการขาย

øƒæÍ œ

Products

• ProductID• ProductName• Cost• Price• Unit• Picture• Description

สนคาó–ÊÍ œ

Customers

• CustomerID• Cust_Name• Company• Address 1• Address 2• Country• Zip

ลกคา“уæ“á ûæ

Payroll

• EmpID• Salary• Extra• Tax• Social Security• Net_To_Pay

เงนเดอนë æŒÊÑœæ

Employees

• EmpID• Name• Lname• Position• Department• Startdate• Phone• Email• Address 1• City• State• Zipcode• Education• Certified• DOB• Notes

พนกงาน

ตวอยางฐานขอมลทมความสมพนธกน

ระบบฐานขอมลรานคาตวอยางฐานขอมลของรานคาขนาดกลาง โดยหลกๆ จะมการจดเกบขอมลพนฐาน เชน ขอมลพนกงาน, ขอมล

สนคา, ขอมลลกคา, ขอมลการขาย และการจดสงสนคา โดยแยกออกมาเปนตาราง (Table) ตางๆ เมอตองการน�า

มาบรหารจดการขอมลรวมกนกใชวธสรางความสมพนธระหวางตาราง (Relationship) ดวยคย (ฟลด) ไดดงตวอยาง

ระบบฐานขอมลรานใหเชารถยนตตวอยางระบบฐานขอมลของรานใหเชารถยนตแหงหนง ซงจะเกบขอมลเกยวกบรถยนต ขอมลการจดทะเบยน

ขอมลการเชารถ ขอมลการท�าประกนภย และขอมลของลกคาทมาเชารถ โดยจะแยกตารางหลกๆ และสรางคย (ฟลด)

ส�าหรบการเชอมโยงความสมพนธ (Relationship) ไดดงตวอยางดานลาง

ch07.indd 144 5/20/21 1:36 PM

166

คมอใชงาน Access 2019 | Access 365 ฉบบมออาชพ

ประโยชนของควร (Query)Query ไมไดเปนเพยงเครองมอทชวยในการคนหาหรอสอบถามขอมลเทานน แตยงชวยใหคณท�างานรวมกบฐาน

ขอมลในลกษณะอนๆ ไดอกมากมาย เชน

� แสดงขอมลทตรงกบเงอนไขทก�าหนด เชน มากกวา นอยกวา เทากบ ไมเทากบ คาทระบได

� ก�าหนดรปแบบการแสดงผลของตาราง สามารถเลอกรปแบบการแสดงผลลพธจากการสอบถามได แบบ

ตารางขอมล รายงานสรป แกไข ปรบปรง หรอลบเรคคอรดตามเงอนไขทก�าหนดได

� แสดงขอมลในล�าดบทแตกตางไปจากตาราง เชน จดเรยงขอมล สลบต�าแหนงฟลด หรอสรางฟลดค�านวณ

ขนมาใหม เปนตน

� แสดงขอมลรวมจากหลายๆ ตารางในทเดยวกน โดยน�าเอาตารางทก�าหนดความสมพนธจาก Relationships

มาใชงานรวมกน เชน จากตารางขอมลพนกงานกบตารางการจายเงนเดอน มาดวาใครเงนเดอนเทาไร

มหกคาอะไรบาง เปนตน โดยจะดงขอมลทเกยวของจากตารางทแยกเกบขอมลเอาไว

� ปรบเปลยนขอมลในตารางตามเงอนไขทก�าหนด เพอเขาถงขอมลไดตรงเปาหมายทสด

แสดงผลลพธของควรในมมมองแผนขอมล

ควรในมมมองออกแบบ

ch08.indd 166 5/20/21 1:36 PM

206

คมอใชงาน Access 2019 | Access 365 ฉบบมออาชพ

การท�างานของ FormForm เปนออบเจกตทนยมน�ำมำใชงำนสงใน Access เพออ�ำนวยสะดวกส�ำหรบผใชในกำรท�ำงำนกบ Table,

Query ในฐำนขอมล บนหนำฟอรมคณสำมำรถออกแบบใหตรงกบควำมตองกำรได เชน แสดงทละ 1 เรคคอรด และ

จดวำงองคประกอบตำงๆ ลงไปบนฟอรม เชน ฟลดขอมล ขอควำม รปภำพ ซงจะอยในรปแบบของ Control

(คอนโทรล) ทใชตดตอกบฐำนขอมล หรอแสดงคำตำงๆ ไดอยำงสวยงำม เปนสดสวน ซงจะม Control แยกได 2

แบบดงน

� Bound Control เปนคอนโทรลทผกตดกบฟลดใน Table/Query ทใชเปนแหลงขอมลของ Form เพอใชแสดง

ขอมลจำกตำรำง หรอปอนขอมลลงตำรำง โดยกำรระบชอฟลดใหเปนคณสมบตของ Control Source ทตรง

กบฟลดในตำรำงหรอแบบสอบถำม เมอเลอนเรคคอรดขอมลจะเปลยนตำมเรคคอรด

� Unbound Control เปนคอนโทรลทไมผกกบฟลดขอมลใดๆ เชน รปภำพ ขอควำม กรอบสเหลยม ปมค�ำสง

ทแสดงผลคงทบนหนำฟอรม โดยจะไมเปลยนแปลงตำมขอมลในเรคคอรดทเลอนไป

ปมเลอนเรคคอรด

ภาพฉากหลง Background Image

รปภาพแบบ Unbound Control

ปมเลอกเรคคอรด

ปายชอ (Label)

รปภาพโลโกUnbound Control

ชอเรองฟอรม (Title)

ชอฟอรม

ปมค�าสง (Button)Unbound Control

ฟลดขอมล(Bound Control)

กลองขอความ(Text Box)

พนทหลกของฟอรมม 3 สวนคอ

� Form Header แสดงขอมลทสวนหว

ฟอรม

� Form Footer แสดงขอมลทสวนทำย

ฟอรม

� Detail สวนทใชวำงฟลดขอมลจำก

ตำรำง Table/Query และคอนโทรล

ตำงๆ

ปมสลบมมมองฟอรม

ปมค�าสง

ปมค�าสง

ch10.indd 206 5/20/21 1:36 PM

310

คมอใชงาน Access 2019 | Access 365 ฉบบมออาชพ

สวนประกอบของ Reportการสราง Report หรอรายงานดวยวธใดๆ กตาม เมอเรยกเขามาทมมมอง Design (ออกแบบ) บนรายงานจะม

พนทหรอสวนประกอบปลกยอยตางๆ แบงเปนสวนๆ ทเราตองท�างานดวย ซงจะมรายละเอยด ดงน

� สวนหวรายงาน (Report Header) เปนสวนทแสดงสวนบนสดของรายงาน โดยจะแสดงเฉพาะหนาแรกเทานน

สวนใหญจะเปนชอรายงาน, วตถประสงค, วนทท�ารายงาน, ภาพโลโก หรอชอบรษท เปนตน

� สวนทายรายงาน (Report Footer) เปนสวนทแสดงสวนทายสดของรายงาน โดยจะแสดงทหนาสดทาย อาจ

จะเปนการสรปรายงาน เชน หาผลรวม, นบจ�านวนรายการ หรอแสดงขอความตางๆ

� สวนหวของหนา (Page Header) สวนหวของหนารายงานแตละหนา โดยจะแสดงทกหนา ซงปกตจะเปนปาย

ชอฟลด เพอใชอธบายขอมลในฟลดทแสดงในสวนของ Detail

� รายละเอยด (Detail) เปนสวนทใชแสดงรายละเอยดของขอมลจากตารางหรอแบบสอบถามทตองการน�า

เสนอออกรายงาน โดยปกตจะเปนชอฟลดขอมลทตองการดงขอมลมาแสดงผลในรายงาน

� สวนทายของหนา (Page Footer) สวนทายของหนารายงานแตละหนา โดยจะแสดงทกหนา โดยปกตอาจจะเปน

หมายเลขหนาปจจบน หรอจ�านวนหนารวม เปนตน

� สวนหวของกลม (Group Header) และสวนทายของกลม (Group Footer) สวนทแสดงหวและทายของรายงาน

ทมการจดกลมเรคคอรด ในกรณทมเรคคอรดขอมลทซ�ากนและตองการใหแสดงแยกเปนกลมๆ

� สวนทใชก�าหนดการจดกลมรายงาน, จดเรยงขอมล และการหาผลสรป (Group, Sort and Total) ในรายงาน

ซงจะแสดงออกมาเมอมการใชค�าสง Group & Sort และ Totals

สวนหวรายงานสวนหวของหนา

กระดาษ

สวนทายของหนากระดาษ

สวนของการจดกลมและจดเรยงในกลม

สวนหวของกลม

รายละเอยด

สวนทายของกลม

สวนทายรายงาน

แถบรบบอนออกแบบรายงาน

ภาพโลโก

คลกสลบมมมองการแสดงรายงาน

ch14.indd 310 5/20/21 1:37 PM

166

คมอใชงาน Access 2019 | Access 365 ฉบบมออาชพ

ประโยชนของควร (Query)Query ไมไดเปนเพยงเครองมอทชวยในการคนหาหรอสอบถามขอมลเทานน แตยงชวยใหคณท�างานรวมกบฐาน

ขอมลในลกษณะอนๆ ไดอกมากมาย เชน

� แสดงขอมลทตรงกบเงอนไขทก�าหนด เชน มากกวา นอยกวา เทากบ ไมเทากบ คาทระบได

� ก�าหนดรปแบบการแสดงผลของตาราง สามารถเลอกรปแบบการแสดงผลลพธจากการสอบถามได แบบ

ตารางขอมล รายงานสรป แกไข ปรบปรง หรอลบเรคคอรดตามเงอนไขทก�าหนดได

� แสดงขอมลในล�าดบทแตกตางไปจากตาราง เชน จดเรยงขอมล สลบต�าแหนงฟลด หรอสรางฟลดค�านวณ

ขนมาใหม เปนตน

� แสดงขอมลรวมจากหลายๆ ตารางในทเดยวกน โดยน�าเอาตารางทก�าหนดความสมพนธจาก Relationships

มาใชงานรวมกน เชน จากตารางขอมลพนกงานกบตารางการจายเงนเดอน มาดวาใครเงนเดอนเทาไร

มหกคาอะไรบาง เปนตน โดยจะดงขอมลทเกยวของจากตารางทแยกเกบขอมลเอาไว

� ปรบเปลยนขอมลในตารางตามเงอนไขทก�าหนด เพอเขาถงขอมลไดตรงเปาหมายทสด

แสดงผลลพธของควรในมมมองแผนขอมล

ควรในมมมองออกแบบ

ch08.indd 166 5/20/21 1:36 PM

17 : การสรางมาโคร Creat Macro Action 385

ขนตอนการสราง Macroการสรางมาโครจะมขนตอนหลกๆ ในการท�างานอย 7 ขนตอน ส�าหรบขนตอนท 1 นนอาจจะเลอกสรางจาก

ค�าสง Macro บนแทบ Create หรอถาเปน Embedded Macro กเลอกสรางจากแทบ Event (เหตการณ) ในฟอรมหรอ

รายงานได สวนขนตอนอนๆ กจะท�าไดแบบเดยวกน

2

7

3

5

4

6

1

ch17.indd 385 5/20/21 1:37 PM