Chapter 20

Membangun Aktivitas Audit

Dasar untuk kesuksesan Audit Internal

Audit internal adalah semua hal yang terkait dengan tujuan (standards) suatu organisasi tertentu, yang diharapkan dapat terealisasi oleh semua tahapan atau level dalam suatu organisasi. Contohnya : suatu organisasi bisnis yang mempunyai tujuan untuk dapat meningkatkan nilai produk dengan meningkatkan kemampuan untuk dapat memasarkan produk tersebut agar konsumen dengan mudahnya mendapatkan produk tersebut atau membuat produk tersebut agar konsumen dengan mudahnya mendapatkan produk tersebut atau membuat produk tersebut menjadi memiliki nilai dimata para konsumennya.

Sebuah standar memungkinkan para Chief Audit Executive (CAE) untuk membangun sebuah tahap aktifitas yang terrdiri dari pembentukan tujuan organisasi, jadwal kerja organisasi, perencanaan penempatan karyawan, anggaran keuangan dan laporan aktivitas, konsep peraturan dan prosedur secara tertulis, membangun aktivitas sumber daya manusia, berkoordinasi dengan pihak auditor eksternal, dan menciptakan kualitas program asuransi.

Dasar bagi audit internal yang independen, mempunyai kewenangan, dan memiliki kedudukan atau kredibilitas dari suatu organisasi dimulai darik tahapan aktifitas. Bagian dari tahapan aktifitas tersebut biasanya ditemukan dalam dua dokumen, yaitu : Peraturan Chief Audit Executive (CAE) mengenai fungsi dan tanggung jawab (The Chief Audit Executive’s Statement of Functions and Responsibility) dan kebijakan organisasi mengenai fungsi Audit Internal (The Statement of Organization Policy Govering Internal Audit Function).

Menyiapkan Peraturan Mengenai Fungsi dan Tanggung Jawab

Peraturan mengenai fungsi dan tanggung jawab ini harus dibuat dengan menggunakan pertimbangan yang cukup matang dan penuh dengan prinsip kehati-hatian, karena peraturan ini mengenai seluruh usaha auditor dengan segala kewenangan yang dimilikinya, auditor harus mampu menyelesaikan tugasnya dengan penuh tanggung jawab, serta mampu dalam menghindari semua hal yang dapat menghancurkan tujuan dari dibuatnya peraturan ini.

Pemikiran Tentang Pembuatan Kebijakan

Dukungan manajemen harus diumumkan secara resmi dan jelas, dan dikategorikan sebagai kebijakan yang tertinggi dalam sebuah organisasi.

Oeraturan yang akan dibuat harus spesifik atau terarah dengan ruang lingkup mengenai audit internal dari suatu organisasi, ini tujuan untuk meningkatkan nilai tambah yang dapat meningkatkan kepercayaan pemerintah terhadap jalannya kegiatan organisai, kebijakan ini mengenai otorisasi atau kejelasan dalam prosedur audit, laporan yang akan diterbitkan, membuat rekomendasi dan mengevaluasi terhadap aktivitas organisasi yang telah dilakukan.

Keutamaan Dalam Kebijakan Perusahaan

Agar mencapai keefektifan audit internal yang profesional, manajemen senior harus menjelaskan secara terperinci mengenai aktifitas yang mendukung audit internal.

Kebanyakan organisasi besar menekankan pada kebijakan dengan mengkomunikasikan atau menjelaskan tentang fungsi audit internal.

Kebijakan yang telah dibuat tersebut, dicetak dalam bentuk brosur untuk memudahkan pemahaman bagi siapa saja atau orang yang terkait dengan suatu organisasi dapat mengerti tentang peraturan terkait dengan aktifitas audit internal.

Yang termasuk dalam kebijakan perusahaan yang utama, yaitu:

1. Statement of Responsibilities2. Spesific Responsibilities3. Organization4. Audit Committee5. Objectivity6. Scheduling/Scope7. Planning/Execution8. Audit Review9. Audit Report10. Relationship With Independent Public Accountants11. Development/Training/Growth12. The Future

Konsep Pendeskripsian Kerja

Pendeskripsian kerja dari berbagai level harus mempunyai pengaruh yang secara signifikan mempengaruhi proses audit dalam suatu organisasi

Pendeskripsian kerja harus selalu diperhatikan karena pendeskripsian kerja harus mencakup empat syarat hanya dapat dipenuhi oleh auditor terbaik.

Dalam audit organisasi besar, terdapat empat tahapan kerja seperti:

1. Chief Audit Executive2. Manager3. Senior Supervisor4. Supervisor5. Staff

Struktur dan Strategi dari Aktifitas Audit

Aktivitas audit internal dapat dibagi kedalam dua atau tiga segmen, yaitu:

1. Saluran Organisasi (Line Organization) yang terdiri dari auditor, supervisor, dan manajer yang melakukan kegiatan audit.

2. Administrasi- Chief Audit Executive- Audit Assitant Executive- Personal Director

3. PendukungSpecialized staff:- Policy and Procedures- Information System Specialists- Actuarial Specialists- Report Processing (editing, illustrations, audiovisual)- Special Staff Coordinator- Tax Specialist

Service Staff:

- Financial (budgeting, accounting, asset control)- Payroll- Travel- Library (periodicals, books, information systems)

Strategi Organisasi Baru

Berita terkini:

1. Penghapusan posisi pengawas dibutuhkan “silo type function”. “the silo type organization” memperkerjakan karyawan yang ahli dalam bidang audit

2. Umumnya memiliki jangka waktu yang pendek antara penyelesaian file kerja dengan penerbitan laporan

3. Adanya batasan individu dalamn hubungan antara internal auditor dengan klien4. Staff audit internal harus memiliki banyak pengetahuan mengenai kegiatan operasional

dari klien dan fungsi elemen yang ada dalam organisasi

Developing Audit Manuals

Functions of audit manuals:

1. Untuk menjaga individu dari perbedaan dan ketidak konsistenan dari peraturan yang telah dibuat

2. Untuk membangun standar yang dapat memindahkan dalam tahap pelaksanaan3. Untuk menyiapkan beberapa penegasan terkai dengan kegiatan audit yang disesuaikan

dengan standar/peraturan dari top management atau atasan

Bagian dari intruksi dalam staff audit dalam tiga fungsi, yaitu:

1. Technical functions - menyesuaikan peraturan atau standar kerja audit internal dengan standar profesional audit yang berlaku

2. Administrative functions – menyesuaikan aktifitas internal audit dari setiap unit3. Miscellaneous functions – menyediakan solusi dalam menjawab berbagai permasalahan

yang muncul dalam kegiatan audit

Technical Functions

- Objectives of the audit Membangun ruang lingkup audit sehingga program audit dapat dijabarkan secara tertulis dan dapat dicapai melalui pencapaian tujuan audit

- Theory of the auditMembangun pendekat audit. Apakah pendekatan audit sudah mencakup tinjauan ulang dari tujuan organisasi atau mengenai fungsi setiap elemen dalam organisasi? Apakah auditor mencoba untuk membangun sebuah pendekatan audit? Dan Apakah pendekatan audit telah melalui berbagai survey atau penelitian kecil?

- Scope of the auditPendeskripsian dari ruang lingkup audit

- Prelminary reviewaMenyediakan petujuk yang dibutuhkan dalam fase utama audit

- Preliminary discussionsMengidentifikasi tahapan manajemen dimana preliminary discussion diharapkan ada dalam level menejemen, dan penjelasan mengenai tujuan audit, pendekatan audit, dan program audit harus dijelaskan secara terperinci

- Premilinary surveyIndikasi adanya kebiasaan dari preliminary survey tentang berbagai macam informasi didapatkan dan penggunaan informasi tersebut secara mendalam, untuk tujuan audit

- Audit programs Menyajikan syarat dari setiap segmen dari program audit yang dapat menyesuaikan dengan tujuan perusahaan dan pengawasan internal yang terkait dengan suatu perusahaan.

- Budget dan schedulesMendeskripsikan pengawasan terhadap program audit untuk menyesuaikan dengan anggaran dan penjadwalan.

- Working papersMembangun standar untuk struktur dalam kertas kerja, untuk metode yang digunakan dalam meringkas data, untuk indeks dan sebagai referensi kertas kerja, serta sebagai review yang sesuai dengan audit program

- Procedure for review with clientsBentuk dari kebijakan selanjutnya dari peninjauan kembali atas penemuan audit, dapat memperbaiki kegiatan atau tindakan yagn telah dilakukan dalam menghasilkan temuan audit, dan temuan audit tersebut dapat didiskusikan dengan klien

- Report writingMenyediakan petunjuk dalam format

- Replies to reportProvide instruction on how to deal with replies, what action to take if they are not acceptable, and how to close reports in which the internal auditor finds the replies acceptable

Administrative Functions

Administration:

1. Organization of the audit activity2. Audit office felling system3. Reference library4. Supplies5. Time reports6. Housekeeping7. Security requirements8. Miscellaneous correspondence9. Periodic administrative report

Personnel:

1. Methods of recruiting2. Personnel records3. Code of conduct4. Travel instructions and expense report5. Staff evaluations6. Incentive awards7. Reporting injuries8. Jury duty9. Military duty10. Separation procedures

Audit Projects:

1. Assignment of the audit project

2. Human relations – dealing with the client3. Permanent files for audit projects4. Budget estimates for audit projects5. Requests for program revisions or budget adjustments6. Uses of statistical sampling7. Uses of computers on audit projects8. Preparation of and safeguarding working papers9. Destroying working papers10. Exit interviews with clients11. Closing audit projects

Audit Report:

1. Interim or progress report2. Supervisory review of audit reports3. Proofreding, reference checking, and processing final reports4. Distributing audit reports5. Requests for copies of audir reports6. Report filling and retention7. Handling classified audit material

Miscellaneous Functions

The manual should be complied and maintained so that:

1. Only matters of continuing significance are include2. Its periodically and formally updated to incorporate new information and to delet

superseded instructions3. The referencing system provides for easy revisions, additions, and deletions4. The index is complete, easy to maintain and permits prompt retrieval of information

Marketing the Internal Audit Function

- Bruchures- Bulletins/newsletters- Organization publications- Organization programs- Open house/open door- Client vs auditee- Advisory board

- Preaudit meeting- Risk-rating- Postaudit questionnaire- Client training- Quality programs