CHAPTER 2資料庫基本動作

建立空白資料庫－初開啟 ACCESS時

1. 執行「開始 / 所有程式 /Microsoft Office/Microsoft Office Access 2007 」，轉入 Access 初始畫面

2. 於畫面中央，『新增空白資料庫』處，選按『空白資料庫』圖示，轉入

3. 於右下角『檔案名稱 (N): 』下方之文字方塊，輸入檔案名稱（預設檔名由初開啟 Access 後，依序安排為： Database1 、 Database2 、……，但為了記憶上方便，通常會加以改變，目前為練習階段，本例仍維持使用 Database1 之檔名）

4. 按『檔案名稱 (N): 』文字方塊右側之鈕，轉入

5. 選擇要將其存放於何處？本例選擇要將其建立於『 D:\Text\Access 2007\ 範例 \Ch02 』資料夾

6. 按［確定］鈕，回 Access 初始畫面，『檔案名稱 (N): 』 處 ， 除 可 看 到 其 完 整 檔 名 外（ Database1.accdb ）；下方尚可看到其完整之路徑

附加名 .accdb （ Access Data Base ）係 Access 2007 專屬的附加檔名，舊版的 Access 2003 則為 .mdb （ Microsoft Access Data Base ）。 Microsoft 仍維持其一貫的作法，新版可開啟舊版的檔案；反之，則否！

7. 隨後，按［建立］鈕，即可依所指定之檔名及存放位置，建立一完全空白之資料庫檔案

目前畫面是正在等待使用者建立一個新的資料表，其預設名稱為『資料表 1 』，建妥後存檔時，仍允許使用者變更其名稱。

關閉資料庫 執行「 Office 按鈕 / 關閉資料庫 (C) 」 直接開啟另一個資料庫檔，或建立新的資料庫檔。 均會將目前使用中之資料庫檔關閉，但並不會關閉

Access 。關閉資料庫後， Access 內將無任何資料庫。

若是選按 Access 視窗最右上角的 按鈕，則是會關閉 Access 。

若想同時開啟多個資料庫檔，於開啟一個資料庫檔後 ， 再 執 行 一 次 「 開 始 / 所 有 程 式 /Microsoft Office/Microsoft Office Access 2007 」，另外開啟其它資料庫檔，則不會關閉先前之資料庫檔。

建立空白資料庫－已進入 ACCESS後

執行「 Office 按鈕 / 開新檔案 (N) 」（或按 Ctrl+N 鍵），回到 Access 初始畫面，即可依前述之建立步驟，建立一個新的資料庫檔：

本 例 將 此 一 新 資 料 庫 檔 命 名 為 『 中 華 公司 .accdb 』 供 後 文 使 用 ， 存 於 D:\Text\Access 2007\ 範例 \Ch02 資料夾：（即附書光碟內『範例 \Ch02 』資料夾）

開啟資料庫檔案 若想要開啟已建妥之『中華公司』資料庫檔案，可

於初始畫面

以下列任一方式進行開啟： 以滑鼠點選『開啟上次使用的資料庫』處之『中華

公司』檔名

以滑鼠點選「 」，轉入『開啟資料庫』對話方塊：

以滑鼠雙按『中華公司』檔名圖示；或選取該檔名圖示後，續按［開啟］鈕，即可開啟該先前所建立之『中華公司』資料庫檔。

點選 Access 視窗最左上角之『 Office 按鈕』，拉出其功能表選單，續於其右側選取『中華公司』資料庫檔

執行「 Office 按鈕 / 開啟舊檔 (O)… 」，也可轉入『開啟資料庫』對話方塊。以滑鼠雙按『中華公司』檔名圖示；或選取該檔名圖示後，續按［開啟］鈕，即可開啟該先前所建立之『中華公司』資料庫檔。

若尚未開啟 Access ，亦可轉入『中華公司』資料庫檔案所在之資料夾，滑鼠雙按『中華公司』之檔名圖示；也可以先開啟 Access ，續打開『中華公司』資料庫檔案。

注意事項 無論採取何種方法，於開啟一個已存在之舊資料庫

檔案後，功能區下方會顯示一個『安全性警告』：

這是 Access 的安全防護措施。若我們確認此一檔案無安全顧慮，記得選按 鈕，轉入『 Microsoft Office 安全性選項』對話方塊

續點選「啟用這 個 內 容(E) 」 ， 然 後按［確定］鈕離 開 。 設 定後，功能區下方『安全性警告』會消失。

雖然即使沒有設定「啟用這個內容 (E) 」，過一陣子，『安全性警告』也會自動消失。但由於預設狀況仍是「協助保護我不受未知內容的侵害 ( 建議使用 )(P) 」，將會使後續的很多動作無法進行。

這是很多學生常碰到的問題，做了半小時或一小時，才發現有的修改、設定或建檔並無法儲存，當然也無法有預期之執行效果。

這點要特別注意！（ Microsoft Office 有時讓人覺得太小題大做，其實，這個檔案目前是空無一物的空資料庫檔，那來的危險？）這點真的很重要，容我再強調一次，免得於上課或自我練習時，遭到莫名其妙的挫折感。

設定信任位置 若想一舉避免掉每次均得設定安全性選項之麻煩，可以下示步驟進行設定：

1. 點選『 Microsoft Office 安全性選項』對話方塊左下方之「開啟信任中心」

2. 轉入『信任中心』對話方塊，於左側選『信任位置』標籤

3. 按 鈕，轉入

4. 按 鈕，轉入您經常使用來存放資料庫檔案的位置，如本書所有範例均係存於『 D:\Text\Access 2007\ 範例』資料夾

5. 按［確定］鈕，回上一層，加選「同時信任此位置的子資料夾 (S) 」

6. 按［確定］鈕，返回『信任中心』，可看到已將『 D:\Text\Access 2007\ 範例』加入於『信任位置』，且其子資料也一併被允許為『信任位置』

7. 按［確定］鈕，完成有關信任中心之設定，回原來轉入『 Microsoft Office 安全性選項』對話方塊警告』

由於，這些設定得等到下次再進入 Access 時才會生效，就目前這個資料庫檔案言，還是得點選「啟用這個內容 (E) 」，並按［確定］鈕離開。

往後，凡是由設定之『信任位置』及其子資料夾內，開啟任何資料庫檔案，均不會再顯示『安全性警告』

存檔 資料庫開啟中， Access 隨時會視情況對所處理之物件自行存檔（如：於資料表內每新增一筆記錄後就立即存檔）。有時也會以提示，等待使用者決定是否要存檔？

此外，使用者也可隨時按『快速存取工具列』上之『儲存 檔 案 』 鈕 （ 或 按 Ctrl+S 鍵 ） ， 或 執 行「 Office 按鈕 /儲存檔案 (S) 」來進行存檔

另存新檔 為防止資料庫之內容

不當受損或被毀，時常得對資料庫進行抄錄以備份檔 案 。 於Access 2007 內，可執 行 「 Office 按鈕 / 另存新檔 (A) 」，續就「以其他格式儲存資料庫」所提供之功能項：

選擇要備份為那一個版本之資料庫檔？隨後，轉入『另存新檔』對話方塊，指定檔名與儲存位置：

不同版本之互通 Access 2007 可開啟所有舊版本 Access 所建立之

資料庫檔；但是舊版本 Access 是無法開啟新版Access 2007 所建立之資料庫檔。

若是想將資料轉到先前之舊版 Access 中使用，也是以執行「 Office 按鈕 / 另存新檔 (A)/ 以其他格式儲存資料庫」所提供之功能項，選擇要另存新檔的版本。以免將資料帶到其它只有舊版 Access 的電腦時，會面臨到檔案無法開啟之窘境！

備份 此 外 ， 於Access 2007 ，執行「 Office 按鈕 / 管理 (M)/ 備份資料庫 (K) 」，也可以類似另存新檔之方式，將目前資料庫檔存入另一個於檔名後加上目前日期之新資料庫檔：

複製資料庫檔案 若不想存為舊版本之資料庫檔，只是要另複製一份

供 Access 2007 使用之資料庫檔案。也可以回到Windows 之『我的電腦』或『 Windows 檔案總管』進行抄錄。

其處理步驟為：1. 先後開啟來源及目的兩資料夾2. 若兩者係不同磁碟，以拖曳方式將來源檔之圖示

直接拉入目的地資料夾即可。若兩者係相同磁碟，則先按住 Ctrl 鍵再進行拖曳，將來源檔圖示拉入目的地資料夾後，先鬆滑鼠再放開 Ctrl鍵。

當然，也可以切換到來源資料夾，於要進行備份之資料庫檔案上，單按滑鼠右鍵，續選「傳送到 / 卸除式磁碟(G) 」，將其存到您的隨身碟。

如果，您忘了帶隨身碟，也可以將檔案以 E-Mail傳回家。

刪除資料庫檔案 將不用之資料庫刪除，是較罕見且必須慎重處理之

動作。因為不小心，所損失之資料可能很多。若碰上也未備份其檔案，且不懂得如何利用『資源回收筒』來將其救回，那事情可就嚴重了！

Access 也並未提供刪除資料庫之指令，若真的要刪除 資 料 庫 ，就得 先 將 其 關 閉 ， 然 後 回 到Windows 之『我的電腦』或『 Windows 檔案總管』，將其選取，續按 Delete 鍵，即可將其刪除。

同時開啟多個資料庫檔 執行一次 Access ，只允許開啟一個資料庫檔，若欲建立新的資料庫檔；或開啟另一個舊的資料庫檔，均會自動將目前使用中之資料庫檔關閉。相當於執行「 Office 按鈕 / 關閉資料庫 (C) 」。

若想同時開啟多個資料庫檔，可再執行一次「開始 / 所 有 程 式 /Microsoft Office/Microsoft Office Access 2007 」。

第二章 結束