CH 1.2020.BUS104

B O

TP.HCM

T CH

Biên So n:

TS. Tr n Th Trang

ThS. Nguy n Tr

www.hutech.edu.vn

CH

*1.2020.BUS104*

Các ý ki tài li u h c t p này, xin g i v e-mail c a ban biên t p:

[email protected]

I

M C L C ............................................................................................................. I

NG D N ..................................................................................................... IV

BÀI 1: K HO CH VI ................................................................................... 1

1.1 T M QUAN TR NG ........................................................................................ 1

1.2 TH C TR NG ................................................................................................. 2

1.3 K U QU ...................................................................... 3

1.3.1 Y u t c ........................................................................................ 3

1.3.2 M c tiêu .................................................................................................... 4

1.3.3 Tình hu ng ................................................................................................ 6

1.4 QUY TRÌNH VI 5D ........................................................................... 6

1.5 CHI N THU T GIRO ...................................................................................... 8

1.6 NH NG L NG G ............................................................. 8

BÀI 2: THÀNH PH N C .............................................................................. 10

(LETTERHEAD) .............................................................. 10

.......................................................................... 10

2.3 S H .......................................................................... 11

2.4 B O M T (CONFIDENTIAL) ......................................................................... 11

A CH I NH N (INSIDE ADDRESS) ................................................. 11

2.6 DÒNG CHÚ Ý (ATTENTION LINE).................................................................11

2.7 DÒNG CH (SUBJECT LINE) ................................................................... 12

2.8 L I CHÀO (SALUTATION) ........................................................................... 12

2.9 N I DUNG C .......................................... 13

2.10 CHÀO K T THÚC (COMPLIMENTARY CLOSE) .............................................. 13

2.11 CH KÝ (SIGNATURE) CH C V (POSITION) ......................................... 14

2.12 THÔNG TIN B SUNG (ADDITIONAL INFORMATION) ................................ 14

2.13 TÁI BÚT (POSTSCRIPT)............................................................................. 14

2.14 CH D N(MAILING INSTRUCTIONS) ......................................................... 14

NH D ........................................................................................ 15

3.1 BLOCK ......................................................................................................... 16

3.2 MODIFIED BLOCK ....................................................................................... 17

3.3 MODIFIED SEMI-BLOCK .............................................................................. 18

3.4 SIMPLIFIED ................................................................................................ 19

3.5 HANGING INDENTED .................................................................................. 20

3.6 MEMO .......................................................................................................... 21

BÀI 4: THI N CHÍ ......................................................................................... 22

4.1 NG ........................................................................................ 22

4.2 I ..................................................................................................... 24

NG NGÀY L - K NI M ......................................................... 25

4.4 NG VIÊN ......................................................................................... 26

4.5 N .......................................................................................... 27

II

CÂU H I ÔN T P ............................................................................................... 29

....................................................................................... 30

5.1 CÁCH TI P C P ...................................................................... 31

p tích c c .................................................................................. 31

p tiêu c c .................................................................................. 31

P ............................................................................. 32

p tích c c .................................................................................. 32

p tiêu c c .................................................................................. 32

5.3 CÁC D ........................................................................ 34

p tiêu c c ............................................................. 34

c nh / th c m c ........................................................................... 35

p thi t ........................................................................................... 36

5.3.4 T i h .............................................................................................. 37

............................................................................. 38

s n ph m m i ....................................................................... 39

5.3.7 Công b n mãi .............................................................. 40

5.3.8 Thông báo k t thúc khuy n mãi ................................................................. 41

a ch m i ......................................................................... 41

CÂU H I ÔN T P ............................................................................................... 43

BÀI 6: BÁN HÀNG VÀ CHIÊU TH .......................................................................... 45

6.1 CÁCH TI P C P......................................................................46

6.2 P ............................................................................. 46

6.3 ........................................................................................... 47

6.4 T H N .............................................................................................. 50

T HÀNG ........................................................................................... 51

......................................................................... 52

6.7 THEO DÕI TÌNH TR NG KHÁCH HÀNG ......................................................... 53

CÂU H I ÔN T P ............................................................................................... 55

BÀI 7: QUAN H KHÁCH HÀNG ............................................................................. 56

7.1 CÁC LO KHI U N I ...................................................................... 57

p nh n khi u n i ............................................................................ 60

7.1.2 Ch p nh n khi u n i ................................................................................. 60

7.1.3 T b trách nhi m - Gi i thích s hi u l m .................................................. 61

7.2 L Y L I LÒNG TIN C A KHÁCH HÀNG ......................................................... 61

7.3 XIN L I V NG C A NHÂN VIÊN ................................................... 62

CÂU H I ÔN T P ............................................................................................... 64

BÀI 8: TUY N D NG ..................................................................................... 65

NGH C GI I THI U ................................................................ 65

C ............................................................................................. 66

T H N .............................................................................................. 67

U GI I THI U .......................................................................... 67

I THI U ......................................................................................... 68

8.6 I PH NG V N ................................................................................. 69

N ........................................................................................... 69

III

8.8 ............................................................................................... 70

N/ M I NH N VI C ......................................................... 71

8.10 CH I ............................................................................................ 71

8.11 T CH I CÔNG VI C .......................................................................... 72

NG NHÂN VIÊN M I ............................................................ 73

I .............................................................. 73

CÂU H I ÔN T P ............................................................................................... 75

TÀI LI U THAM KH O ....................................................................................... 76

IV

ch gi vai trò quan tr i thông tin gi a

các t ch c kinh doanh ho c gi a các t ch c v i cá nhân nh m gi i quy t các v n

, quan h gi c

thi t l g m c.

Vi c s p x t cách k u then ch xây d ng m n

ng. Ngoài ra, c u trúc c i c n tuân theo nh ng quy t c v ki u

vi t, cách trình bày, xây d ng m t dàn bài c th i v i nh ng,

t nh , ph c t i thi

c c m u ch u n i,

vv.

- Bài 1: L p k ho ch vi t

- Bài 2: Các ph n trong m i

- Bài 3: M i

- n chí

- Bài 5: Các d

- chiêu th

- khách hàng

- Bài 8: Các lo n d ng

i sinh viên có n n t ng v Ti n.

i h c ph i tham d các bu i lên l p, th o lu n, ph t bi u ki n,

c ng gi ng viên xây d ng b i gi ng, làm bài t p cá nhân và nh m.

V

h c t t môn này, sinh viên c n t c t i li u nh g m gi o tr nh, c c t i

li u tham kh o. Ngoài ra, sinh viên c ng xuyên t p luy n vi u

tình hu trao d i k g vi i dung c n th hi n trong

t ng lo khác nhau.

Môn h

m quá trình: 50%. Hình th c và n i dung do GV quy nh, phù h p v i quy

ch o và tình hình th c t t ch c h c t p.

m thi: 50%. Hình th c bài thi t lu n trong 90 phút (3 tín ch ).

BÀI 1: 1

BÀI 1: K HO CH VI

M c tiêu:

Sau khi hoàn thành bài này, sinh viên có th có các ki n th c sau:

- Nghiên c u th c tr ng c a v c n vi

- Phân tích ch vi c

- nh m hoàn thành m c tiêu c

L p k ho có th hoàn thành nh ng m

ra. Vi i l xây d ng m ch và

hi u qu i vi t c n ph i có m t k ho ch vi t.

M chu n b cho vi c vi t các lo khác nhau. M i khách

hàng v i m t vi c mua hàng s luôn c n m t k ho ch k

i tác v l i m

ng, m ph c t p trong vi c l p k ho ch vi do c m

nh n c a t i quy nh. N i vi t c n trình bày trên

t quá gi i h c li t kê các m c chính và

ti u m c là c n thi m b c vi các chi ti t c n có.

Trong quá trình vi n s c m th y d

t theo dàn ý chi ti t c a m n t p

, b n không c y v i nh ng lá n, hãy dành th i gian

cho nh ng công vi c quan tr ng khác trong kinh doanh.

1.1 T M QUAN TR NG

n t t y u trong giao ti p i tham gia giao ti p trong kinh

doanh th c hi n vi c vi i b p trên, c p

ng nghi p. Ngoài ra, vi c vi c th c hi n ra bên ngoài công

i tác, khách hàng, nhà cung c p, vv y, có th

t công c h tr trong giao ti p mang l i l

chính b i vi t.

2 BÀI 1:

ng c n i dung l n hình th c b i vì nó không ch i di n cho

m t trong nh ng công c giao ti i dây liên l c gi i vi t

c, mà còn th hi n phong cách c i vi a công ty.

N i ta nhìn vào phong cách trang ph c c

hình th c c a m t công ty, thì hình th y. M t

c chú tr ng vào hình th c, trình bày nh t nho t, không th ng

nh t v cách th c trình bày gi a các ph t c m t n

t v hình th c t ch c c a công ty. Bên c

vi i n nh, và

th m chí bao g m c các l n v ng t y u t c

a công ty.

1.2 TH C TR NG

c khi b u vi t m u tiên luôn là vi c ph i hi u

chúng ta c n v i vi t không có

ch nh và vi t ra m u u, s n ph m cho ra s là m t lá

u và không hi u qu . V i tính ch c bi t c

doanh, m u qu u t i k b i vì m i vi t

c truy n t i nh p.

B i v y, vi c xây d ng và s p x p l ng c c phác th c khi

hình thành m ng h n mu n vi

vi c xem l i thông tin liên l c v i h qua nh n thi t. N i

tác c a b n là m i vi t s ng xuyên làm vi n

có th n m b c tính cách, s thích và giá tr c

mu n g

m l i m t ho m tiêu bi u c i nh n thông p mà

t. Ví d , nh c trong h th ng d li u v khách

- Cam k t duy trì m i quan h b n v ng, lâu dài gi a hai bên

- Coi tr ng các m i quan h cá nhân

- i pháp v xu t

- R t quan tâm v i vi c c t gi m chi phí

BÀI 1: 3

c nh i vi t ph i t hình dung cách th

truy n t i vi t c n

ki m tra nh ng d li t c, càng tìm hi c

nhi u thông tin, thì vi c hình thành m ng tr c ti c

càng tr nên d dàng. Sau khi thu th c thông tin v i vi t

c n t p trung vào nh ng n i dung chính c a ch M t l n n a, cách

d dàng và hi u qu nh c n i dung là phác th o t t c nh ng ý

ng liên quan và k ho ch c a mình.

V c p i vi t bu i g p

g v i ông Johnson và d nh vi t m t lá t ti p t này.

V i t t c nh ng thông tin v c, n i dung c a

bao g m nh ng thông sau:

- bu i g p m t

- m c a ông v công vi c

- S p x p cho m t bu i g p k ti p

c hình thành ch cho b t c a các ph n trong n i dung

không quan tr u quan tr ch c giúp ông

Johnson hi i vi n t i nh ng v ông y

quan tâm.

1.3 K T T U QU

giao ti p b u qu i vi t c n 3 y u t :

- c

- M

- Tình hu ng

1.3.1 Y u t c

i vi t s n c m t ph n c i

mà mình mu n vi ng ch o c a toàn b

thu th p c có th h th ng thông tin m t cách logic và cho ra

c k t qu t t nh t. Vì v y, khi vi i vi t c n ph c và

n nhu c u c a h :

4 BÀI 1:

- c?

- T i sao h c n tài li

- H s s d ng tài li nào?

- c a h khi nh p?

- H t gì v ch

- H có s nào trong cách s d ng tài li u (b ng bi , s

li u th ng kê, t ng k t)?

L háp t t nh s p x p các ý và hình dung nh u

c n th o lu n v c s p x p

theo th t th i gian, ph thu c vào m quan tr i vi t mu

c c tiên hay th t i vi t c m th y hi u qu nh u này

có th c th c hi n m t cách linh ho t trong quá trình vi t m

trình t c ti n hành m c tr n l n các ý v i

nhau ho c b d gi a ch

1.3.2 M c tiêu

M i có m i vi n, và ph i luôn ghi nh m c

tiêu trong su t quá trình l p dàn ý.

M c tiêu có th c phân lo

- ng d n: truy t t c m

- /cung c p tài li u: truy t t c các s ki n, quan sát, chi ti t

ng, k ho ch, quy nh hay s th a hi p

- Thông báo (nh m m nh): cung c p thông tin c n thi t cho

c m t quy

- Thông báo (không nh m m ch ra quy c ch

cung c p thông tin

- xu i ý m ng c th c có th

s ti n hành

- Thuy t ph c: yêu c i m t k t lu n c th và ti n hành m t

ng c th ch không ch là m xu t

BÀI 1: 5

N i vi t mu n khách hàng c a mình ch p nh n nh u kho c

xu u c n làm là hãy nh m u trong lúc lên k ho ch

và trong lúc vi i vi t ch n b c c cho t ng

trong t rõ m có th di c h t m c tiêu

c a mình trong t

i vi t có th làm b ng kh c khi b u vi

c u này s i vi nh làm các c m

hi u qu , t nh c s ph n h i tích c c t ng mà

i vi t mong mu n. B ng kh o sát còn có th i vi t hi

khách hàng và còn có th hi c ph n nào nh ng v c a h trong quá kh .

V i ví d v b i cho ông Sam Johnson ngay sau bu i g p m u tiên,

m c tiêu c n c n ti p t c h i ông

y. V i b ng kh i vi t bi c v trung

thành trong quan h i quan h cá nhân gi a chuyên gia

và khách hàng, vì v i vi t c n th hi th u hi

cao v giá tr c ng th i, b ng kh o sát còn cho bi c

kh a ông Johnson, t c nh xu t phù h p nh t

v i nh ng l ngh c a ông y trong bu i g p m u tiên. Vì m i

vi t là mong mu n h i ông Johnson, n k

i vi n nh r ng s liên l c v i ông s p x p thêm m t cu c

g p g khác n a. Trong ph n k i vi hi n cho ông Johnson

bi t r i vi t tôn tr ng ý ki n c a ông y và nóng

lòng v cu c g p m t s p t có th th o lu n nhi kh p tác

vi c kinh doanh gi a hai bên. V i nh y, ví d là m t

i cho ông Johnson:

Thank you for an interesting meeting yesterday. I appreciate the time

and information you shared with me. I can understand your sense of

loyalty to existing business relationships and the importance you place on

knowing and being known by the people you do business with.

During our conversation you suggested that a lockbox arrangement

might speed up the collection of cash available for investment. I would

like to investigate this possibility and estimate the dollar benefit to your

company.

6 BÀI 1:

I will give you a call early next week to arrange lunch together as you

suggested. Thanks again for your time. I look forward to doing business

together.

1.3.3 Tình hu ng

Tình hu ng là nh ng b i c nh p c i

vi t, ch ng h

- T ch c hay ngành ngh mà b t

- Chính ph hay nh nh h n ch hay c a b n

- Quy t c ngh nghi p

- Các b lu t ho c

phân tích tình hu ng có p hay không,

i vi t c n tr l i các câu h i:

- Ch vi t có gây tranh cãi trong t ch c c a b n?

- c ch c a b n có th m quy n ch ?

- S ki o ra nhu c u vi p này?

- n có bao nhiêu thông tin?

- n các quy trình, ho ng và m c tiêu c a công

ty?

- Các nhóm và cá nhân bên ngoài có liên qu nào t i ch và t i sao?

- T c v ch này hay m t m u chu n vi t lo

1.4 QUY TRÌNH VI 5D

c 1: Determining the End(s) and the Means nh m t

c m c khi vi t m t b c n ph nh rõ b n vi n

làm gì? Hay nói cách khác, ph nh rõ: m a vi c mình làm.

c rõ m n d dàng l a ch c th lo

gi n th hi n thích h p.

c 2: Defining the reader and the Situation c và b i c nh

có liên quan): c c a b c ti u s c

BÀI 1: 7

càng t i ng , chính tr - xã h i, pháp lu a h ra

c bi c b n vi

nào? Nh ng m i quan tâm, k v ng c a h i v c b n vi n

mong mu n gì t c, sau khi h c xong b a b nh

c, b ng quên xem xét b i c nh di n ra s ki n (th m,

tình hình kinh t , chính tr - xã h m y) và ch

h p. Chú ý: N u có nhi u n c thì b n càng ph i c n tr khi

x p th t a ch c i nh n b n th h ng, c p

b a v c a h . N i vi t có th làm m t lòng m t s i và

gây b t l i vi t. Hãy luôn nh : kh

giao ti p t l thu n v i m hi u bi t v i tác c a b n. Vì v y, càng hi u bi t

sâu s v c càng t t.

c 3: Developing the message (phát th o b

- Ph n m u Ph t v : trong ph n này c n nêu rõ m t

i vi c tìm l i gi

- Ph n thân bài n dài nh t, quan tr ng nh t c a b n

này, hãy dùng nh ng lý l , l p lu n, nh ng s li u, tài li u, s ki n, hi

ch ng minh cho nh ng lu n c c a mình và thuy t ph c làm theo ý

b ng t t, mang l i hi u qu cao, b n có th s d ng

chi c trình bày trong m trình bày b

- Ph n k t lu n: tóm t t l i nh ng lu c trình bày ph n thân bài;

Nh n m nh nh ng v mong mu c gi a h n, cam

k t, kính chào

c 4: Detecting deficiencies (ki m tra, phát hi n thi u h t và sai sót): Sau

khi vi t xong b n th o, c c, ki m tra k ng t ng ch phát hi n

nh ng thi u h t, sai sót và s a ch a l i. Hãy nh c r t quan

tr ng, không th thi u. Gary Blake, m t chuyên gia n i ti ng v ng

nói: Trong vi u không ki m tra k , b n có th m c ph i nh ng sai l m,

thi c, gây cho b n nhi u khó x . N u nh ng sai sót y là nh ,

nó có th làm cho b n ph i lúng túng, b i r i vì b i tác hi u l m, còn nh ng sai

sót n ng có th làm cho b n ph i m t th i gian, ti n b c, i kinh doanh, th m

v c uy tín c a công ty và chính b n.

8 BÀI 1:

c 5: Distributing the message ( p trong b c

i v n th ng)

ho c nh i v i n t ) hãy nhìn l i m t l n n a xem b

u g

s u m i vi hãy phát hành (g i) b

1.5 CHI N THU T GIRO

Gaining attention (T o s chú c quan tâm ngay u

tiên và d n d t h c h t n i dung c s d ng nhi u cách khác nhau

t o s chú ý: m t l i bình lu n h p d n, m t l i th c m c, m t câu danh ngôn,

m t câu h i m l i m do, m t bài hay m t

cách thuy t ph c nh nhàng.

Inrease desire ( mong mu c s chú ý

c c ti ng l p lu n, ch ng c thuy t ph c

c, nh n m nh quy n l i c a h ng h vào v t o thêm cho

h s mong mu n h th c hi n nh ng l i ích c a h .

Reduce resistance (Gi m b c mong mu i

vi t nên t u ki c hi n nh ng l i ích c a mình. M t th

thu t quan tr giúp b n vi p thành công là ph i bi t mình vào

v trí c c, giúp h gi i quy t nh ng i có th g p ph i

khi th c hi n nh ng mong mu

Orchestration action (Lên k ho doanh

ng n m ng c th ph n k ng l p

lu n khéo léo ph c khi k t thúc b p, hãy l p m t k ho ch

làm vi c c th c thêm ph ng h t ng.

1.6 NH NG L NG G

Sau khi tìm hi u, phân tích và tr l i các câu h c p ph n trên,

i vi t c ng vào v m t cách rõ ràng , chính xác, nh t

quán, th n tr ng và l ch s :

- nh rõ m

- Bi c i quá m c, sáo r ng

BÀI 1: 9

- Cân nh c nh ng n i dung c n vi t và s p x p chúng theo trình t h p lý nh t

- C g c ph n ng c i nh

- L i vi t t t nh t là l i vi t t nhiên, phù h p v i hoàn c nh

- T ng và cách l p lu n ph i phù h p v nh n th c c i nh n.

Nh ng lu n c phài có tính khoa h c, h p lý thì m i có s c thuy t ph c

- Ph i t tin và bi t cách thuy t ph t d n ép

- Chú ý ng c c, ch c và tính cách

n cách vi

Ngoài ra, còn ph ng g p sau: l i chính t ; l i ng pháp;

dùng t sai; vi ng

p; b c c trình bày kém, vv

10 BÀI 2:

BÀI 2: THÀNH PH N C

M c tiêu:

Sau khi hoàn thành bài này, sinh viên có th có các ki n th c sau:

- Nh ng ph n b t bu c và tùy ch n c a m

- Th t xu t hi n c a các thông tin trong m

2.1 (LETTERHEAD)

H u h i, tên c a công ng xu t hi n m c

(letterhead). N i vi t m

không s d ng m i vi t c n b a ch c a công ty

ph u trang (heading).

có th c canh trái, canh gi a, canh ph i tu vào nhu c u và s thích

c i vi ng, các công ty dùng gi y in s c a

g u m logo a ch , s n tho i,

email, fax, vv sau:

2.2

u tiên và cách ra m t dòng v i ph u

ng s vì s không trang tr ng và d gây

nh m l n gi a hai cách vi t Anh và M

sau:

September 9, 20XX 9thSeptember 20XX The 9thof September 20XX

i vi t s d ng ph u trang (heading) thay vì là m

(letterhead t ngay dòng a ch công

ty dòng ti p theo, và cách m t dòng ho

HUTECH UNIVERSITY 475A Dien Bien Phu, Binh Thanh District,

HCMC

BÀI 2: 11

c vi t. Nên nh vi t c ngày, tháng, l n

m m và tham kh o sau này.

2.3 S H FILE NUMBER)

S h c v cho m h Tùy t ng h i

vi t có th b sung thêm s h a d án, tình hu ng giao d ch

ho h c tách bi t ra kh i ph n ngày tháng

b i m t ho c hai dòng (1-2 spaces) và tách bi t v i ph n ti

(Confidential ho c Inside Address) b i hai dòng.

2.4 B O M T (CONFIDENTIAL)

i vi t nên s d ng ch o m n ch c ch

t a ch i có quy c b trí n m trên

cùng c t v i các ph n còn l i c a ng ch c

ch n r c b o m t, có th thêm ch o m a lá

2.5 A CH I NH N (INSIDE ADDRESS)

a ch h n ti i

gian.N u s d a s thì không ph i ghi l a ch ngoài phong bì.

a ch i nh c vi t cách m t ho c hai dòng so v i ph c nó.

a ch n bao g m tên c i nh n, ch c danh c i nh n,

a ch công ty c i nh n.

2.6 DÒNG CHÚ Ý (ATTENTION LINE)

c áp d ng khi g công ty ho c t ch c/ cá

i g i nh n. Ngoài ra, dòng chú ý

c s d ng khi i vi t không bi i mình mu n g

bi t ch c danh c i nh n. Ví d , dòng chú ý có th vi t là:"Chú ý: g n

ng phòng k toán". c s d ng khi ta bi t tên c i mà

mình mu n g c ch n v ch c danh. Dòng chú ý có th

vi t là:"Chú ý: g n phòng d ch v khách hàng", ra là n ph i

12 BÀI 2:

c chuy n b ph n d ch v khách hà c vi t cách m t dòng

tr lên v a ch i nh n.

2.7 DÒNG CH (SUBJECT LINE)

Dòng ch c s d ng trong nhi u lo và trong nhi ng h p khác

c xu t hi n trong d gi

Ch c n c ho c ngay sau ph n chào h i

c th c ngay v c n gi i quy t ho chuy n ngay i

c làm n i b n khác c

i nh n n c t ng quan thô i vi t mu n truy n t i.

Có th làm dòng ch n i b t b ng cách vi t hoa, g ch chân m,

vv cách ra m t dòng so v i ph c nó.

2.8 L I CHÀO (SALUTATION)

L c s d ng trong t t c nh d ng, ngo i tr

ng l c s d ng thông d

m i M :

- Dear Sir

- Dear Madam (May be followed by title, such as Dear Madam Chairperson.)

- Gentlemen/ Ladies

- Dear Mr. Bryan/ Dear Ms. Gray

- Ladies and Gentlemen

- Dear Personnel Director (a gender-free title)

- To Whom It May Concern or TO WHOM IT MAY CONCERN (Use this form as a

last resort.)

Chú ý: i vi t ph i bi t quy nh l a ch n l i chào nào cho phù h p tùy

thu c t ng h p c th và tùy thu i nh n th u không ch c

ch n v gi i tính c i nh m nh gi i nh n

trong m c l i chào. Nên s d ng tên c i nh n n i vi t bi t tên. Các

nhà nghiên c u ch ra r i nh y tên c a h xu t hi n ph n l i

chào c u kh s

BÀI 2: 13

M t trong nh ng v i vi g p ph i

nh n mà không ghi gi i tính c th , ví d , tên Terry. Gi n có th vi t

trong l i chào là "Dear Terry Lucas". N i vi t mu n g n m t b ph n

ho c m ng h ph n v n chuy ng

h u là nam gi i. Cách nói c ch p nh n

c tình hu ng này mà nên thay b ng c m t ph n giao

nh n). M t cách khác n c s d ng trong tình hu ng b n không bi t ch c

ch n v n s d ng d gi

(simplified letter).

L i chào m c vi t cách dòng ch ho c ph c nó m t dòng

và k t thúc l i chào b ng d u hai ch m (theo ki u M ) ho c d u ph y (theo ki u

Anh).

2.9 N I DUNG C

i vi t th c hi n các yêu c u, cung c p thông tin ho c lý do, ho c

tr l i nh n chính c a m i. N i dung g m

3 ph n: m u, n chính và n k t.

n chính có th có nhi n tùy theo t ng t ng h p c th và

cách ra m t dòng gi a m t s c trình bày c th

ph n sau tu vào n i dung c a t ng lo .

2.10 CHÀO K T THÚC (COMPLIMENTARY CLOSE)

Ph i khác nhau tùy t ng h p và có trong t t c

i tr d gi s i này).

T k t thích h p nh c s d ng trong nhi u tình hu ng là t

Nh ng ví d c s p x p theo th t gi m d n tính trang tr ng:

- Very truly yours,

- Respectfully,

- Sincerely yours,

- Cordially,

14 BÀI 2:

- Sincerely,

2.11 CH KÝ (SIGNATURE) CH C V (POSITION)

Ch ký cách nhi u dòng so v i l i chào k t thúc tu vào ch ký l n ho c nh .

h i vi i ch ký kèm theo ch c danh.

2.12 THÔNG TIN B SUNG (ADDITIONAL INFORMATION)

N u c n thêm ph n này, thì s c

vi t d u hai ch m, ti p theo là các ch vi i vi t

th y nhi u t c vi t t enclosure t t t là "Enc." hay

"cc:" ho c "xc:" là vi t t t c a ch copy (b n sao) sau d u hai ch m là tên c a

nh c nh n b n sao.

2.13 TÁI BÚT (POSTSCRIPT)

c s d ng khi v n n i dung chính c a

t i vi t ch nên s d ng ph n này khi

th t s c n thi t.

Ph n nh n m c p ph n

trên c a b c vi t riêng ratrong ph n tái

bút. Ph c s d

nhân, ph n tái bút có th nh n m nh m t yêu c u làm vi c m t s

cân nh i vi t s d ng ph lôi kéo ho n khích

c.

2.14 CH D N(MAILING INSTRUCTIONS)

S d ng m c ch d c bi t th i h n c c cung

c p thông tin c n thi t cho vi c tr l

BÀI 3: 15

BÀI 3: NH D

M c tiêu:

Sau khi hoàn thành bài này, sinh viên có th cócác ki n th c sau:

- Các cách vi

- Cách s d ng t ng lo

Cách vi t c a m t b i qua nhi u b

h c khi nh n có th h c cách vi n c a m t b c

i, hi c g - t này c m

vi c s d ng lo nh máy do các quy t c kh n cách kho ng

(spacing). May m n thay, s i trong cách vi

gi n hóa và có nhi u s l a ch i vi i vi t có th

ch n m t trong sáu cách vi t khác nhau, m t s cách vi t c c k n, m t s

cách khác ph c t ch ra nh ng cách vi i

vi t có th áp d ng bao g m:

- Block

- Modified block

- Modified semi-block

- Simplified

- Hanging indented

- Memo

Th t xu t hi n c a các thành ph n trong th u nh nhau, ch khác khi m t s

thành ph n tu ch c s d ng trong nh ng tr ng h p khác nhau.

16 BÀI 3:

3.1 BLOCK

n hi n nay, cách vi t Block là cách vi n nh t. T t c các m c

c u b u t l trái, có cách kho ng tr ng gi a các m c này, và dòng

u tiên c y s th hi n tính chuyên

nghi p c

Company NameAddress and Telephone number

Date XXX Full name & position (if any) Company Name Address Attention: President of Capital Supply

Subject: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Salutation: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Complimentary Close, Signature Full name Position Additional Information

Letterhead

Left margin (1-2 spaces) File Number (left margin) Inside Address (1-2 spaces) (left margin) Left margin (1-2 spaces) Left margin(1-2 spaces) Left margin(1 space) Body (1 space between paragraphs) Left margin (2-4 spaces for signature) Left margin (1 space)

BÀI 3: 17

3.2 MODIFIED BLOCK

Gi t Block, các thành ph n, th t và kho ng cách gi a các

ph n v n gi t Block. Ngày, ch ký và câu k c vi t

t gi a sang ph i làm cho chúng n i b t và ch c x p th ng

hàng v c vi t t gi a sang ph i c a b

kho ng tr ng (2 spaces) i cùng.

Khi vi ng cách s d ng hình th c Modified block, không có dòng nào

c th t vào. V n m i, ch c n b qua m .

Company Name Address and Telephone number

Date Full name & position (if any) Company Name Address Salutation:

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Complimentary Close, Signature Full name Position Additional Information

Letterhead

Right of center

Inside Address (left margin)

Salutation (1-2 spaces) Body(left margin with 1 space between paragraphs)

Right of center Left margin

18 BÀI 3:

3.3 MODIFIED SEMI-BLOCK

i vi t s nh n ra cách vi t d ng Modified Semi- d ng ph bi n

nh c áp d ng trong vi t d ng

Modified Block ngo i tr c th ng cách (5 spaces).

T t c các kho ng cách khác v c gi y.

- i chào k t thúc, ch ký và thông tin c i vi c vi t

t gi a sang ph i

- T t c các thông tin còn l i b u l u Block

- u tiên c a n c th t vào


Date Full name & position (if any) Company Name Address Salutation: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Complimentary Close, Signature Full name Position Additional Information

Letterhead

Right of center

Inside Address (left margin)

Salutation (1-2 spaces) Body(indent paragraphs 5 spaces and separate paragraphs with 1 space) Right of center Left margin

BÀI 3: 19

3.4 SIMPLIFIED

D ng này r t h i vi t không bi t cho

g i cho m ch c chính ph

d ng Simplified b qua các ch c danh (Mr., Mrs., Ms., Dr.), câu chào và k t bài.

Tr ng tâm c a b c n n i dung và nh c nh

Cách kho ng gi u vi t ng Block.


Date Full name & position (if any) Company Name Address SUBJECT: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Signature Full name Position Additional Information

Letterhead

Left margin (1-2 spaces) Inside Address (1-2 spaces) (left margin)

Highlight this summary line with capitalization, bold- face or underlining) Body

Left margin

20 BÀI 3:

3.5 HANGING INDENTED

D ng vi t này hi c s d ng và th nh tho i vi t s th y d ng

vi c d m chính c a ng

Hanging indented là làm n i b t ph n n i dung chính c a m i b n

ng cách gi a các dòng và các ph


Date Full name & position (if any) Compnay name Address Salutation:

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Complimentary close,

Signature Full name

Additional Information

Letterhead

Right of center Inside Address (left margin)

Salutation (1-2 spaces) Body (indent second and subsequent lines in each paragraph)

Right of center

Left margin

BÀI 3: 21

3.6 MEMO

M a b n ghi nh c g i là m t b n ghi

nh cho phép truy n t i k p th i cho m t s ng l n các nhân viên ho c

các thành viên khác c a m t t ch c. Các b n ghi nh c s d ng cho

thông tin liên l c n i b , m c dù các b n ghi nh có th c s d giao ti p

v i các cá nhân t các t ch c khác trong m t s ng h p. Trên cùng c a b c

ng Memo là m i nh n, tên c i g i và

ch c a b vi t t c dùng thay ch "Subject" (ch

). Ph c canh l trái. N i dung c a ng Memo gi ng

Block. Ch c canh gi a trang v i ph n thông tin b c canh

l trái, không có l i chào m u và k t thúc.

Nh ng giai u c a m t b n ghi nh nói chung là khá chính th n

ch n t ng m t cách thích h p. S không phù h p n u quá thân m t (ví d , s

d ng ti . Súc tích và rõ ràng trong ngôn

ng luôn luôn t t nh t. S d ng gi ng nói tích c ng b t c khi nào

có th .

22 BÀI 4:

BÀI 4: THI N CHÍ

M c tiêu

Sau khi hoàn thành bài này, sinh viên có th cung c p nh ng m giúp

i vi t bi t cách vi n chí. Nh ng khía c nh r c p

n bao g m s nh n bi t chuyên nghi p (professional recognition) và v th c a

công ty. Nh nh nh ng s ki c bi t, nh ng thành t u và

các v liên quan.

M p thi giao ti p v i nh i có quan h v i

b n ho c nh i b n quan tâm. Vi c g i m p thi n chí cho th y

r ng b i nh n. Tránh chèn vào nh ng câu nói ho c nh ng

v có th i nh n có c m giác r i vi n ch mu n

y m nh m i quan h làm m t nh ng tích c c c a

nh p thi n chí.

Nh p thi n chí có th i nh n có m t ng t t v

b n i g p. Vi c g m là t i quan tr ng,

nh p thi c g i ngay khi b n vi t v nh ng s ki n quan

tr

- p chúc m ng

- i

- L i chúc m ng nhân ngày l

-

- ng viên

4.1 NG

M p khen ng i nh n v nh ng thành tích c a h

c xem là m p chúc m ng. M t trong nh ng lý do khi n cho thông

BÀI 4: 23

p chúc m ng tr nên hi u qu trong vi c t o nên s tín nhi ch c

i k p này m ng xuyên.

Nh ng câu và c m t h u ích:

- Let me congratulate you on

- May I congratulate you again on your

- Let me be among the first to congratulate you on

- Let me offer you my congratulations on your

-

- Please accept my heartiest good wishes on

- It is with great pleasure that I hear of your

Cách th c: nh p chúc m ng có th c vi t m t cách trang tr ng

b , ho t m u ghi

chép vi i m t t m thi c vi t v i

m chân thành.

ng: nh p chúc m ng có th c g n c ng,

cá nhân và t ch c; và n p có th c n nh ng v mang

tính cá nhân ho n công vi c kinh doanh.

Th m: m p chúc m ng có th c g n m i nh n

nhân d p thành công trong công vi c kinh doanh, ch ng h c doanh

s bán hàng cao nh t trong tháng, ngh ng hi n, ho c

i vi g i m p chúc m n m i

c m t s ki t, k t hôn, sinh con, vv. M t công ty

có th nh c m p chúc m r ng quy mô kinh

doanh (m thêm chi nhánh, công ty con, ...), d n m m m i t

công b m t s n ph m m i ho c nhân d p l k ni m...

Ph n m u c vi t v c p ngay l p t c

n thành công ho c ni m vinh d i nh c. Và

i nh n t n cu i.

Ph n thân là nh ng thông tin m r ng c n thi n thành t u mà

i nh c.

24 BÀI 4:

K t thúc v i l i chúc chân thành và thành công m t

k c n s h tr c i vi t v i thành công c i nh n s làm

gi m thi n c m.

4.2 I

i là m t yêu c u v s hi n di n c a m t cá nhân và

c s d ng trong nhi ng h p khác nhau. M n d m t cu c

h p xã giao nh , m i thành viên n i ti ng trong c ng tham d s ki n nh m

gây qu và m i nh u thành ph và ch n các khách hàng t i tham

d ng ví d v c s d ng trong giao ti p

kinh doanh.

N u t ch c ti c trong ph i thân thì ch c n g n

tho i i nh ng bu i ti c khá l ng m i là b n bè và nh ng m i

quan h xã h i thì vi c g i là c n thi t. Không ch bày t s tôn tr

m c m i hi u rõ m a b a ti quy nh

vi i hay 2 c th nào, có c n quà cáp hay không vì r t có

th khách s ng i h i b n i ph i ghi rõ ngày gi m c th .

Tên c i m i/t ch c m i: trong m i trang tr ng, tên c a

i m i ph c vi t rõ ràng. Trong m i thân m t có th ch p nh n

vi c s d ng tên h vi t t t ho c ngay c tên riêng. M nh nên nh i

th c hi ng m i không ph i là m t t ch c ho c . Khi có nhi u

i cùng t ch c, tên c a thành viên có c p b u tiên. N u

có m t nhóm l n nh i t ch c có c p b c không khác bi t nhi u, hãy x p

h theo th t abc.

Di i: "chúng tôi r t hân h nh khi có s hi n di n c a quý v t i"

là phong cách trang tr ng nh t. Ít trang tr , thành ng "m i

b n t i" ho c "chân thành m i b n t i"...

Lo i s ki n i là m t b a ti ng, l khánh thành,

vv.

M a s ki n: m i hi u qu c n ch ng m c

p t t nh t b ng cách s d ng m t nhi m v ho ng c

th g t ch ng ni chúc m ng",

thông báo", vv.

BÀI 4: 25

Th m: ngày tháng và th c vi t b ng ch trong

i trang tr c vi i hình th i ít

trang tr t b a ti t). N m là m p

m t quen thu c trong thành ph thì không c n thi ng và thành

ph p m t có nhi

phòng mà bu i l s di i. Nh ng khách m n t tp khác thì nên

vi n ra bu i g p m a ch c th i.

Ch d n t bi t: ví d u xe, b th i

ti t (tr ng h tr gì, ho i gì?); ho c thông báo v trang

ph c yêu c u.

H : nh t t t c a ti i âm") v i

thông tin v i c n liên l c ho c các thông tin có liên quan khác. M t t p quán

ph bi c in s n và thi t k cho phù h p

v i l i nên cùng m t lo i

gi y, phong ch , màu s c n u có th p kho ng tr ng cho

i h vi t tên c a h , m t kho ng tr ch p nh n hay t ch i, và

vi t s c a h . Nên bao g m c th i h n h i âm. Tên s ki n, th a

m di c li t kê tro a ch c i hay

phòng ban nh h t nh c) trên

phong bì c


- It is an honor to be given the privilege to invite you to the

- We would like to thank you for your business and would take this opportunity to

invite you for...

- Will you and A give us the pleasure of your company at a small dinner on

- It is a great honor for us to take this opportunity to invite you on

- It takes great pleasure in inviting you at the party of

4.3 NG NGÀY L - K NI M

L i chúc m ng nhân ngày l có th c g c ho c trong mùa l h i. Ngày

l giáng sinh, ph c sinh, l i, vv. Nh ng công ty tham gia ho t

26 BÀI 4:

ng kinh doanh qu c t nên nh n th c và th a nh n nh ng ngày l chính

nh c mà h có nhân viên làm vi c

Nh i di n kinh doanh có th s d ng các lo i thi p khác

nhau c vi t l i chúc m ng mang tính cá nhân t ng nghi i

tác. M t vài công ty g i thi p c thi t k m

bi ng c ng gây ng sâu s c b c nh t c a nó.

B u l i chúc m ng tr c ti p và n ng nhi c n ngày l mà

b n mu

C nh ng hi n trong công vi c c a h n ng

nghi p kinh doanh hay nhân viên; n u là khách hàng thì c ng và

g n bó v i công ty trong su t th i gian qua.

N u có quà t c c bi n u b n

mu n thông báo v m t bu i ti c k ni m này thì kèm theo nh ng thông tin v

th m.

t s thành t c.

K p b ng m t l i chúc t p.


- Congratulations on your birthday!

- May I send you my congratulations on this your birthday?...

- Please accept my heartiest good wishes on this, the fifteenth anniversary of

your marriage

- It is with great pleasure that I hear of your graduation this year

4.4 TH NG VIÊN

Hãy so sánh nh i ch nói nh u t t thành

tích th t tuy t v i" v i nh i b th vi n s th y

r ng vi c giành chút th vi t nh này s r t có ý

a và có th i r t lâu. Ph ng tinh th n (ch ng h n m

ng ng d th c hi n và không t i v i nh n, giá tr ph n

ng tinh th n có th t c m t ph ng v t ch t có th có nào

(theo tháp nhu c u c a Maslow).

BÀI 4: 27

M ng viên có th c g i cho m

dành tâm huy t cho v n là cho ta m t ý t t. Ví d

m quan tâm b n b ng khách hàng

thành; m t nhân viên thành th t; m c

u khách hàng; m t tình nguy t nhi u th i

gian và tâm huy t cho các ho ng t thi n, ... nh hi n s c m

i v i nh c p

Ch ng h i v i nh ng ý t t bao g m nh

ng t phía khách hàng g i cho phòng d ch v khách hàng, m i

n m t v khách m t bài thuy t trình hay; m t lá i

ng viên toàn th nhân viên trong công ty.


- I would like to express my deepest gratitude for the hard work every one of you

has shown

- You undoubtedly have a promising future in journalism as you continue to do

this type of investigative reporting

- Thank you for remaining loyal to the company and for helping us make a

comeback. We appreciate your confidence and hard work.

- It has been great to get bonuses for exceeding sales goals, and I want you to

keep getting them.

4.5 N

Th vi t m n b n nh u không

n vi t c n th tránh gây s nghi ng c i

nh n v s thông c m c i vi t. Quan tr p có th xoa d u

c m i nh n.

Th m i b c nh u không may

khác thì b n có th g p chia bu n

Cách th c: nh p này có th c vi t tay ho c các

m u có s n. N u b n mu n s d ng m t t m thi p thì t t nh t nên vi t b

ng n kèm theo trong t m thi n nên vi t b ng nh ng t ng c a riêng b n,

theo cách mà b ng giao ti p v ng quá trau

28 BÀI 4:

chu t, tr khi b p. T p vi t tay là th hi n tính

cá nhân cao nh t và s t.

C u trúc:

- M u tr c ti c áp d p chia bu n. B

v i m hi n s c m thông

- Chi ti t m r ng: ch nh ng chi ti t th t c n thi t m c p và nh ng chi

ti t này c u ch ng v s tích c c và chân thành

- K t thúc: n u thích h p, m n có th ngh m t s h tr , tuy

nhiên, tránh k t thúc m t cách sáo r ng, r p khuôn. C m b o r ng l

ngh c a b n là rõ ràng và thành th p c a b n có th k t thúc b ng

cách ch ra m c

G i ý: khi vi c n nh u có ý

là m t k ni m hay ch n

mà b n c m th y m n t.

Tránh vi c chia bu n ch b n tho emotional event

nên th hi n s quan tâm c a b n b n có th g p nhi

khi vi t m y m i có th i ta ti p nh n

và nh p c a b n.


- I am writing to extend my deepest sympathies to you and your family. I was so

very sad to hear about ....

- I am sorely grieved to learn of the death of your husband

- I was deeply saddened to hear about

- We are extremely touched to hear about

- I am terribly sorry to hear the news of

BÀI 4: 29

Câu 1: Khoa là ch c a m t trung tâm nghiên c u và phát tri n giáo d c, v a

nghiên c u thành công m tài m i. Nghiên c u này gi i thích m i liên h gi a

ki n th c v tài chính và s l a ch n c a sinh viên trong vi c h i h c và cao

h i công trình này k t khi anh y v a t t nghi i h c cách

ng anh y.

Câu 2: Hãy vi t m t t i nh o c p cao c n

d bu i d ti c doanh nhân nh m tri ân s a h cho các ho ng

qu ng bá và t thi n c

Câu 3: Nhân d p L i s n, hãy vi t m

m g c Marketing c n t c Anh và m t

n toàn th k ni m s ki n này.

Câu 4: ng hi

li n anh t ch tiêu v doanh s . Là m t CEO c a công ty, b n hãy vi

tri ân cho nh ng gì anh ng viên anh y ti p t c g n bó v i

Câu 5: i tác xây d ng m i khi công ty c a b n có các d án c n thi

công. Công ty c a b o ra r t nhi u ti ng vang t nh ng d án mà Trung

th c hi n. Tuy nhiên, b c báo và bi t r ng trong quá trình thi công m t d án

t trong vi c qu n lý d n d án b thi công và

u tra hình s . Hãy vi t m n v i anh y.

Câu 6: Ông nh là CEO c a công ty cung c p nguyên v t li u cho công ty c a

b n. Ông nh g p tai n c b sóng th i.

Hãy vi n v s m t mát này v i công ty c a h , và th hi n thành ý

c a b n.

Câu 7: Hãy vi t m t b c th n v i tác c a b n v s a ch gái

cô y do ph u thu t th m m .

30 BÀI 5: THÔNG BÁO

BÀI 5:

M c tiêu:

Sau khi hoàn thành bài này, sinh viên có th có so n th c các lo

p tích c c/trung l p

- n ph m m i

- n mãi

- a ch

p tiêu c c

- u

- c nh / th c m c

- p thi t

- T i h

c phân lo i thành hai d n là thông

p tiêu c , ki n ra toà, vv p tích c c/ trung l p (tin vui,

ng, khuy n mãi, vv c dù các lo u cùng m

thông báo m t i nh n, tuy nhiên, b c c s i

tu vào tính ch t c p.

B c n c

- Ph n m u: th hi n thi n chí c i vi t và nêu m

- Ph n thân bài: nêu lên chi ti t v p c n thông báo, các v liên

ng gi i quy t (n u có)

- Ph n k t bài: m t l n n a th hi n thi n chí c i vi t v p

i vi t c n ph i nh c khi vi

và th hi tôn tr ng trong su t quá trình vi m rõ thông

i nh n v h tên, ch c danh và b ph n làm vi c thì c n ghi rõ trong ph n

chào m u.

BÀI 5: 31

5.1 CÁCH TI P C P

p c n trong k thu t vi t là tr c ti

pháp di n d ch) và gián ti p).

i v n d ch (hay còn g i là suy di i vi n

mà h quan tâm n u tiên c a b i thích các v có liên

quan p th c l i

vi p chính ph di n gi i, gi i thích

ph u. Ph cho bi t cách s d ng t

nh ng h p c th .

5.1.1 p tích c c

c c m giác ph n kh i ho c nh u có l i

là ví d n hình c p tích c c.

i v i d i nh n c n ph i th y ngay l i ích mà h s

nh c ti di n d ch). Vi

p tích c c ngay l p t c t i nh p m t ph n ng tích

c c h

M m khác c p c n tr c ti p là t c i nh n

m u này s h tr cho nh ng ph c d

ng l i gi i thích s d c ch p nh

trong tâm tr ng t t.

5.1.2 p tiêu c c

p tiêu c c là d p g n có th c c m th y

khó ch u ho c b t l i. So n th o m p tiêu c c là m t thách th c vì n u

c truy t không hi u qu i vi t có th s m t khách

hàng ti

V i cách ti p c n gián ti p (hay còn g p

tiêu c i thích vi c ph i g i thông

báo này. Tác d ng c i nh n có s chu n b v tâm

lý. Nghiên c u ch ra r i s d dàng ch p nh n nh ng thông tin tiêu

c có s chu n b c v v

32 BÀI 5:

m c c ch p

nh n thông tin tiêu c i g i bu c ph i g i cho h mà v n duy trì m i

quan h t t p gi a d c nh

m trên vì nó có th gi c s c trong su t quá trình

p. T i c s có th làm l ng xu ng nh ng

c m giác tiêu c c truy n t i p t i vi t

gi i thích nguyên nhân và bày b m. N u thông tin tiêu c c nêu ra

c có th l n còn l i c a b khi có s gi i

thích h p lý sau nh ng tin x u này, h khó có th ch p nh n.

N u b c so n th o m t cách c n tr m c i

nh i nh n s cho r p và có th ch p

nh c. M c tiêu c a vi c so n th p tiêu c c ph n ng

tích c c c i nh n.

5.2 P

5.2.1 p tích c c

p tích c c s c truy n t c

b c ti c trình bày ngay u tiên, ho c

dòng ch c c trình bày m t cách l c quan, m ch

l c, s d ng k thu t nh n m nh và nên chú tr ng vào l i ích c i nh n.

u nên ng n g s c nh n m p

ph i nh n ti p t c ph n còn l i c

n ti n p và gi i thích.

Ph n gi i thích này ph vào s th c th hi n m t cách khách quan.

N u có yêu c c th c hi n m ngh nên phù

h p v i tình hu u s l a ch i nh n.

n cu i cùng c a b ng thi n chí v c. n k t

c n ph i bám sát vào ch , không nên t i nh n có c m giác sáo r ng.

5.2.2 p tiêu c c

Vi c v n d p và chi c trình bày

trong Bài 1), th c hi n theo quy trình vi so n th o lo p này

nh m t o ra s g n bó gi i vi c.

BÀI 5: 33

c m n m u c n ph i g c và

i vi t trong cùng m t l i vi t xây d ng thi n chí b ng cách s d ng

các t ng nhã nh n, l ch thi t c m kích, và b ng cách

t l i ích c u.

K t h p v i vi c s d ng nh ng t ng l c quan, tích c c, và tránh nh ng t

ng mang tính ph nh, tiêu c t o không khí thu n l i

nh n d dàng ch p nh c t so n th o m t

p tiêu c c mà không s d ng nh ng t ng tiêu c c thì không h d

dàng.

c h t ph n m u và c vào ph n gi i thích ti p theo c a

b ng ý hay t ch n

d c thiên v m i vi t c n ph i gi trung

l p tiêu c c c c trình bày ng n g n nh t có th .Sau khi trình bày

p (th ng th n ho c ti p theo c p là

cung c p nh ng gi i pháp mang tính xây d ng.

Yêu c u c a ph n gi i thích h p lý là nó ph i liên quan ch t ch n ph n m

p, trình bày l p lu n thuy t ph c, nh n m nh rõ ràng, ch c ch n

y.Nên liên k t ch t ch gi a các ph

nên m ch l

M t k t thúc thân thi n s c kh i nh ng thông tin tiêu

c c. Không nên nh c l i b t k thông ti p tiêu c c trên,

nó nên n m ngoài ch n t i.

c trình bày nh d ng Block, Modified-Block hay

Modified Semi Block tu vào phong cách c i vi t ho c s thích c i

nh nh d ng Simplify ho c s d ng cho m

thông tin n i b , ho c s d nh d i vi t mu n

nh n m nh n c s d ng

ph bi n.

34 BÀI 5:

5.3 CÁC D

5.3.1 p tiêu c c

m c 4.1.2 v cách ti p c n và m c 4.2.2 v cách trình bày

i v p tiêu c i ý dàn ý c a m

thông báo nh d ng Block.


- Thank you for your

- Thank you for V-ing

- We would like to thank you for

- We thank you for ...

The Edu House R&D Center 45 Tran Quang Dieu, Ward 13, District 3, HCMC

August 20, 20XX XXX Nguyen Thanh Tai Chaidcorp Vietnam 4 Tran Quang Dieu Ward 13, District 3, HCMC Attention: President of Chaidcorp Vietnam

Subject: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Dear Mr. Tai: (1) State the concern and situation (2) Indicate consequences and deadline

(3) Indicate contact and goodwill Sincerely, Signature Nghia Nguyen Customer Service Manager JFM:eer

Letterhead Date (1-2 spaces) File Number Inside Address (1-2 spaces)

AttentionLine (1-2 spaces) Subject Line

Salutation (1 space) Body (1 space between paragraphs) Complimentary Close Signature Name& position AdditionalInformation

BÀI 5: 35

- It has been a pleasure to serve you in the past and we look forward to doing

business with you in the future.

- I'm writing this letter to inform you...

- It is my pleasure to inform you of...

- We are pleased to inform you that...

- We regret to inform you that...

- This letter is to inform you that...

5.3.2 c nh / th c m c

n th c nh là c n ph i c n th n t p trung vào nh ng vi c

có th c và tránh nh ng câu kh nh. Hãy nói: "Chúng tôi v n

c thanh toán", là m t vi c có th c, thay vì nói: "B n

i thanh toán", là m t m nh. Hãy luôn gi tích c c.

c nh c s d i vi

n không nh c ph n h ng nào t i nh n. Vì

v c nh có th b qua ph n thi n chí u tiên và nêu ra v

n này (n u c n thi t). Tuy nhiên, trong nhi ng h p, hãy gi nh

r i nh ng ho c ph n h i vi v n

gi c gi ch s và tôn tr c.

i nh n ph i c m th y r c vi t cho chính cá nhân

h n c h t s c tránh gây cho khách hàng c m giác r c vi t

b i m t h th ng t i nh p c c truy n t i r ng

có m t chuyên gia c th ang làm vi c v i anh (ch ng k ti p

s ph thu c vào v


- We would like to remind you that

- We had written to you on about in respect of

- This is to remind you that

- We have not yet received

- We very much regret that we have not received any reply to our letter dated

regarding the

36 BÀI 5:

- We have failed to understand why

5.3.3 p thi t

Sau m t quá trình g i nhi u lo n không nh c ph n

h i nào t i nh i vi t s phát hành b p thi t này.B

c s d h n m ng c th ngay l p t c. N i

dung c n ng n g n và th hi c h u qu i nh n s ph i gánh ch u

n u không th c hi n nh u kho c p trong các b c.

p thi c th c hi n v i các n c m c hay nh c

nh i vi t c n th hi c s kiên quy t trong cách s d ng câu t thúc

i nh n th c hi i vi t yêu c u.


August 30, 20XX XXX Nguyen Thanh Tai Chaidcorp Vietnam 4 Tran Quang Dieu Ward 13, District 3, HCMC Attention: President of Chaidcorp Vietnam Subject: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Dear Mr. Tai: (1) State the situation and deadline (2) Indicate consequences Sincerely, SignatureNghia Nguyen Customer Service Manager

JFM:eer P.S.XXXXXXXXXXXXXXXXXX

Letterhead Date(1-2 spaces) File Number Inside Address (1-2 spaces)

AttentionLine (1-2 spaces) Subject Line Salutation (1 space) Body (1 space between paragraphs) Complimentary Close Signature Name& position

AdditionalInformation Postscript

BÀI 5: 37


- We very much regret that the sum of has been overdue since long and in

remit the amount.

- If we do not receive within a week of the receipt of this notice, we shall be

constrained to resort to legal proceeding and you shall be held liable to the

consequences.

5.3.4 T i h

u

i nh n nh c. T i h i vi t so n th o và phát hành

khi h i nh n v n không th c hi

T i h i nh n bi t r ng, h u qu mà h ph i gánh ch u s x y ra ngay

c phát hành. B c t p h p l i cùng nh ng b c

làm b ng ch d li u khi hai bên có v pháp lý phát

sinh.

N i dung chính c a t i h u sau:

- Nêu ra tình hu i nh c hi n yêu c u m

báo và nh c nh nhi u l n.

- Th i h n và h u qu : th i h n cho vi c th c hi n yêu c t thúc và nêu ra

c th nh ng h u qu i nh n s gánh ch i v i hành vi này.


- Today is deadline

- Terminate of the contract

- Cancel the order

- Your account will be locked

- We will be irrevocable and not subject to any contractual liability then

- If , then one hour later, this system will

automatically cancel your account which you have just registered

- We will have to cancel the order

38 BÀI 5:

- We will have to look elsewhere if you cannot deliver on time

- This will happen

- We can have the right to unilaterally terminate the contract unconditionally

5.3.5

n m p tiêu c không

yêu c u m ng c th nào t i vi

p tiêu c i vi t c n xoa d u tâm tr ng c c

i gi i thích h n vi t l n

n ath hi n thi n chí c i vi t ph n cu i c

N i dung chính c c th c hi n theo dàn ý

sau:

- Th hi n thi n chí và s c m kích trong s h p tác c a khách hàng trong th i

gian qua, kèm theo m c tiêu tho mãn nhu c u c a khách hàng c i vi t.

- Nêu ra tình hu ng, gi c

b u t th u ki u kho n kèm theo (n u có)

- Th hi n thi n chí cu c ti p t c h p tác lâu dài v i khách

ng vi n m i quan h h p

tác kinh doanh này.


- Please be informed, since the day ... we will increase the product X because of

- I regret to inform you about a price increase to

- The company notice of price increases since the day ...

- We are pleased to announce an increase of

- We know that the unexpected price increase will affect your business, but I

have to inform you about a price increase

- We are forced to increase the price of

- We had to increase the price of

- We decided to increase the price

BÀI 5: 39

- Make-up pricing/ Price go up/ Upgrade price/ Price boots/ Raise price

- Price adjustment

- Appreciation

5.3.6 s n ph m m i

C n phân bi s n ph m m c trình bày

trong bài 5) b p và cách ti p c p là không gi ng nhau.

i vi t s c n thông báo ngay u tiê thu hút s

quan tâm c c ti p). M

s n ph m m c g ng là khách hàng c a công ty.

n nêu rõ nh ng l c nh c và thi n chí c i

vi t. M n gi i thi u ng n th t ng v thành t u c a công ty ho c giá tr

s n ph m là c n thi thu hút s quan tâm c c.


- We are pleased to announce

- We are glad to introduce you

- I am solemnly notify you about the opening new branch of my company

- My company have launched new product with many great features

i là m công b s n ph m m c trình bày d ng Modified

i vi t nên so n th o m t ch h p d n và ng n g n thay vì ch

thu S N PH M M I).

40 BÀI 5:

5.3.7 Công b n mãi

lo m giá s p t

trình khuy n mãi ho bán gói hàng c bi t hi

công b n mãi có th c k t h p v s n ph m

m i n c i vi t c n th hi n

c h t nh ng l c có th nh c ngay l p t c ch không ch

là m t l i h a h n.

N i dung chính c n mãi có th c th c hi n

theo dàn ý sau:

- i công b v n mãi

- Gi u ki i ích c a khách hàng

- Th i h n mãi và thi n chí c i vi t


August 30, 20XX Nguyen Thanh Tai Chaidcorp Vietnam 4 Tran Quang Dieu Ward 13, District 3, HCMC Subject: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Dear Mr. Tai: (1) State the announcement (2) Short introduction about your company and new products benefits (3) Indicate goodwill Sincerely, Signature

Nghia Nguyen Customer Service Manager

Letterhead Date(1-2 spaces) Inside Address (1-2 spaces)

Body (1 space between paragraphs)

BÀI 5: 41


- I am writing this letter to notify you about the sales campaign

- I would like to inform you about the next special abatement for all loyal

customers

- I want to show you about the annual discount on

- On the occasion of our company has biggest promotions with low prices

from

- On the occasion of Vale day, we will have the special markdown for

- On the occasion of launch, we will have the abatement for

5.3.8 Thông báo k t thúc khuy n mãi

n mãi là m t d

th không yêu c ng nào t i nh i v i d p mang

tính trung l p này (không nh m m n h i hay mang l i l i

nh i vi t c n nêu rõ th i h n khuy n mãi k t thúc và di n bi n ti p theo

s nào. N c g c ngày h t h n, thì vi c s d ng nh ng ngôn

t h p d n v a lôi kéo khách hàng t n d ng nh ng gi phút cu i cùng c

c k u c n thi t. N u

c g n th hi n s tri i v i

khách hàng và thông báo m n mãi ti p theo (n u có).

N i dung chính c n mãi có th c th c hi n

theo dàn ý sau:

- i thông báo r t thúc ho c k t thúc

trong th i gian t i (ngày mai/ tu

- Gi i thích nh ng v u có)

- Th hi n thi n chí c i vi t ho c l i công b p theo

5.3.9 a ch m i

s a ch và thông tin liên l c

c a công ty nh m m s liên l c v i vi t c n cho

i nh n c m th y r ng vi i này không gây n l i ích

42 BÀI 5:

ho c quan h kinh doanh c a các bên. Ngoài ra, vi c ch c l i ích

t vi a ch i v i nh

a ch m c so n th o

hi u qu c s quan tâm c i nh n thì vi c kinh doanh s

có th b ng nghiêm tr ng h p khách hàng không th liên l c

v i công ty.


August 30, 20XX Nguyen Thanh Tai Chaidcorp Vietnam 4 Tran Quang Dieu Ward 13, District 3, HCMC Subject: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Dear Mr. Tai: (1) State the announcement (2) Indicate benefits (if any) (3) Indicate goodwill and new contact information Sincerely, Signature Nghia Nguyen Customer Service Manager

Letterhead Date (1-2spaces) Inside Address (1-2 spaces)


BÀI 5: 43

Câu 1: The Edu House R&D Center (TEH) là m t trung tâm nghiên c u và phát

tri n các ho n giáo d n giáo d c, d ch thu t, th c

hi án nghiên c u khoa h c và h p tác giáo d c qu c t . G

tâm có ký h ng h p tác v i H th i h c t c Anh

(UKES)th c hi án nghiên c u và kh o sát m i quan h gi a ki n th c v tài

chính và s l a ch n c a sinh viên trong vi c h i h c và cao h c. H ng

này tr giá 10,000 b ng Anh v t.

t 1: 50% giá tr h ng ngay khi ký k t h ng

t 2: 25% còn l i ngay khi TEH cung c p cho UKES b n

t 3: toàn b ph n còn l i ngay khi TEH cung c p báo cáo hoàn ch nh

c hi n vi c thanh toán sau khi TEH cung c p b n

ng t.

Hãy vi t m t b n UKES v v thanh toán trên.

- Sau 3 ngày TEH v n không nh c h i âm t UKES, hãy vi t m t b

nh c nh / th c m n v trên.

- i h n không cung c p m t câu

tr l c không th c hi n thanh toán. Hãy vi t m t b p

thi t yêu c u UKES thanh toán trong vòng 3 ngày.

- Sau 3 ngày UKES v n không thanh toán, hãy vi t m t b c t i h

báo cho UKES bi t h s ph i gánh ch u nh ng h u qu gì t ng trên.

Câu 2: u c i thi n ch ng gi y và màu m c

trong các lo i gi y t d ch thu t nên s ch thu t t ng trên

m t trang gi ng. Hãy vi t m t b vi c

n t t c khách hàng hi n t i và ti a trung tâm.

Câu 3: Công ty c ph n th y s n Ch L n chuyên nghiên c u

các công ngh v nuôi tr ng th y s n s ch và mang l t cao. Công ty v a

nghiên c u và s n xu t thành công s n ph ng h m b o an

toàn v sinh th c ph m.

44 BÀI 5:

- Hãy vi t m s n ph m m i lý c a

công ty và cho h bi n mãi kèm theo. Hãy t

gi thuy t v ch ng và n i dung khuy hoàn thành b a

mình.

- Hãy vi t m t b n s n

ph m tôm khô s k t thúc vào tu n t n mãi

ti p theo s s c th c hi n. Công ty s thông báo chi ti t v

n khách hàng trong th i gian s m nh t.

Câu 4: Công ty th y s n câu 3 v a ch qu n 1 sang

qu thu n ti n cho vi c ho ng c a công ty. Hãy vi t m t b c

s a ch n khách h i lý c a công ty và gi i

i ích c a s i này.

BÀI 6: 45

BÀI 6: BÁN HÀNG VÀ CHIÊU TH

M c tiêu


sau:

-

- t h n

-

- theo dõi tình tr ng khách hàng

- t hàng

chiêu th thu c d p thuy t ph c. Thông

p thuy t ph c s d ng trong n i b (phê duy

c, chính sách, vv c bên ngoài công ty (bán hàng, qu ng cáo, vv...).

B c n c

- Ph n m u: th hi n thi n chí c i vi t và nêu m

- Ph n thân bài: nêu lên chi ti t v p c n thuy t ph c, các v liên

p.

- Ph n k t bài: m t l n n a th hi n thi n chí c i vi t v p

ng, n i dung c p thuy t ph c c n ph i:

- Gây s chú ý

- Nh n m nh quy n l i

- Th hi n mong mu n

- ng

46 BÀI 6:

6.1 CÁCH TI P C P

i v i p thuy t ph i vi ng s d

ti ti p c c nh m m c nghe và ph n ng l i

c c

nhìn th u tiên. Vì v ph c vi t m t cách r t khác bi t. Tâm lý

n nh ng gì h th y có l i, ho c l i ích h nh n

c, ho c nh ng th làm h hi u k , tò mò. Vì v c n ph i: s th t, c

th , và h u ích.

6.2 TRÌNH BÀY THÔN P

Vi c thi t l p b t k p thuy t ph i thu hút s chú ý c a

i nh n. M p thuy t ph c ch có th i nh n

ng theo mong mu u tiên ph c vi

i nh c h t p.

thu hút s chú ý c i nh n chúng ta có th s d ng c u trúc câu m

r u quan tr ng là c u trúc câu ph i rõ ràng và ng n g y m i có

th c s ham tìm hi u c i nh n. M t khi s xúc c c

khu ng t i nh n s ti p t c các ph n còn l i c p.

m c i g i ph c cân nh c k c khi thi t l p n i

dung c p. B t k m c s chú ý c a

i nh u có th s d ng n tài c p

ho c không gây ra áp l c. Nh ng k x o truy n thông có th c s d

không nên t i nh n c m giác r ng vi c c g l a

d i h . Ví d u b t u

i nh n không mu c thêm vì h cho r ng thông

p này không th c t .

i vi t ph i n m b c quy n l i c i nh n sau khi thu hút s chú ý

c a h . Trong khi duy trì s chú ý c c hãy m r c p

u tiên. S quan tâm s i nh n nhìn th y

c nh ng l i ích c a h i nh n có th do d v vi c th c hi n hành vi theo

BÀI 6: 47

mong mu n c i vi t n nhìn th y giá tr c a vi c th c hi n là không

rõ ràng.

i vi chú ý và thích thú c i nh n b ng vi c cung

c p nh ng l i nh n có th i

nh n th c hi n hành vi. Hãy nh r ng m p thuy t ph c là làm

c i nh n ti n vi c th c hi n hành vi theo mong mu n c i vi t.

Nh ng chi ti c s d p có tác d quan

tâm và t o ra s mong mu i nh n. Hãy c g c nh ng ph n

ng ph nh n c a h , c g ng kh c ph c c ng vi c ch ng minh

nh ng l i ích mà h có th nh c.

i vi yêu c i nh n th c hi

thi t l c s quan tâm và mong mu n c a h . Ti p theo là yêu c i nh n

th c hi n m t hành vi h p lý.

Khi hành vi mong mu c yêu c u th c hi n vào m

này ph nh m t cách rõ ràng, c th . N i h n cu i cùng

c nêu c th i g i ph i khuy i nh n th c hi n hành

vi càng s m càng t t.

Có r t nhi i nh n nh m khuy n khích h th c

hi n hành vi ngay t c th i. M t s ví d t ng

kèm theo phi ng hi n v nh rõ ngày cu i cùng th c hi

t ng ho ngh s ng có h n.

6.3

t hi u qu c bi c online marketing,

ngoài nh ng bài vi t trên website chào hàng h t s c quan tr

là u tiên v i khách hàng. Khi vi i vi t c

các v sau:

- Chú tr ng vào khách hàng: Khách hàng ch mu n bi t m u duy nh

là h c gì khi s d ng s n ph ó là quy lu t tâm lý. Vì v y, khi vi

chào hàng, hãy s d ng nhi u và tr c ti p nh i t

- T c s chú ý ngay t c thì i vi t ch làm cho khách

n s n ph c chào bán. Vì th hãy t n d

48 BÀI 6:

c s chú ý c a khách hàng ngay t c p

n l i ích c a s n ph m ngay u tiên m t cách ng n g n, và tr c ti p.

- n g n và ph n t t: Hãy vi t nh ng câu ng n

và chia thành nhi n, m n ch nên có t n 5 câu và t p trung vào

ý chính nh c d c, d hi u và d ti p thu.

- Có nh ng ch t ph c: Nh ng th là m t

công c r t h u ích. V tâm lý, khách ng b ng b i ý ki n c a

c bi t là ý ki n c a nh ng chuyên gia ti ng nói c a h

s là b ng ch ng thuy t ph n ph m c a

b n.Các gi ng, b ng khen, ch ng nh ng h ng nh n

t nam ch c xem

là nh ng ch t thuy t ph c. Hãy bi t cách s d ng công c này m t

cách khéo léo, hi u qu và trung th c.

- ng dùng nh ng t ng c: H n ch n m c th p

nh t vi c dùng nh ng t ng c b ng cách chuy n chúng

ng s d ng nh ng t ph c t p

vi ng xuyên nh ng t ki c ch ng tính t

nh n ho c tiêu c c s làm thi t h i l n k t qu công vi c,

b i chúng d t o ra nh ng c m giác tiêu c i ti p nh n.

- M i chào h p d n: M t l i m i chào h p d a

ng hay b b ng b ng

chào bán m t s n ph i th t nhi u quà t ng h p d n cho khách

hàng. Hãy khu i giá tr c a nh ng món quà khuy n m i kèm theo (k t h p

n mãi). B dùng c th thu t này

c g ng t o cho khách hàng c m giác r ng giá tr c a các quà t ng còn l

giá tr c a s n ph t s là có nh i mua s n ph m

ch vì nh ng quà t i tr mua 1 l n 7kg b t

nêm c 1 b 7 chi c tô thu tinh trong su t.

- Yêu c t hàng: Th t là thi u sót khi b s n ph m, l i ích,

ng d n s d i th i cùng

l i không m i g i v n t ng

bao gi khách hàng thoát ra kh i website mà không chi ti t mua món

o m ng d n ki ng

BÀI 6: 49

d n m t cách th t rõ ràng, t m và d hi u.B n c n ph i nói cho khách hàng

bi t h ph i làm gì ti có th mua hàng c a b n m t cách d dàng ti n

l i nh t.

- Tái bút: Dành vài dòng cho tái bút b c

nhi u nh ng quên vi t ph n này n u b n không mu n

b qua nh i t c nh ng khách hàng ti

- email s c lôi cu n? M t y u t t ch i bán

hàng c a b t k m t s g i ý nào v n i dung c a lá

ng có c a m i di n v i

hàng tá i ngày, cùng v i s h n ch v th i gian và lòng kiên nh n,

chính là xóa b m i th không n m trong t m quan tâm c a h . Th t sai l m

khi cho r c s n sàng m n t mà ch ng c n bi t

c nó ch ng n i dung gì.


- We are pleased to recommend China Black Tea to you. This product has been

widely sold to various markets abroad, and we believe that...

- We are pleased to make the following offer

- We hereby send you our offer.

- Enclosed please find our offer. / Enclosed you will find our offer.

- We enclose our Quotation Sheet No. 7899 covering Alarm Clocks, and hope to

receive your trial order in the near future

- As our products have enjoyed a gratifying reception in markets abroad, we feel

confident that through our efforts, you will soon be able to secure some

orders..

50 BÀI 6:

6.4 T H N

Trong giao d ch kinh doanh phát sinh nhi u lo t h n g p g i tác,

h n ph ng v n, h n khách hàng, h n n i b công ty. Bài này s t p trung vào vi c

bán hàng, nên s ng d n cách vi khía c nh g p g khách hàng.

h n ph ng v n s c trình bày trong Bài 8.

t h n có th c vi t k t h p ho ng,

vi c bán hàng không ch c th c hi n tho

i bán còn ph i tr c ti p g p g d dàng thuy t ph c ho c t o

c

Trong th c t , không ph n sàng dành ra m t

kho n th ti i v i mà h không ch c ch n s phát

sinh l i ích kinh t y, so n th o m t t h n hi u qu là

r t c n thi t trong vi c m ra m i phát tri i vi t.


August 30, 20XX Nguyen Thanh Tai Chaidcorp Vietnam 4 Tran Quang Dieu Ward 13, District 3, HCMC Subject: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Dear Mr. Tai: (1) State the reason

(3) Indicate goodwill and contact information Sincerely, Signature Nghia Nguyen

Business Development Manager PS: XXXXXXXXXX

Letterhead Date (1-2 spaces) Inside Address (1-2 spaces)


BÀI 6: 51

t h n p thuy t ph c c n ph i

i nh n th c l i ích th c t mà h nh c so v i kho n th i gian

h dành cho b c i gi i thi u v

i nh n th selling point n ph m ho c

công ty. Quan tr ng nh t v n là thông tin cu c h n và xác nh n. M t

h n không th thành công n c không tìm th y thông tin v th i

m và cách xác nh n tham d cu c h


- I am writing to request a meeting with you to discuss

- I appreciate if we can meet at a mutually convenient time to talk about

- I would like to request for a meeting with

- I would like to arrange an appointment to discuss

- Please would you indicate a suitable time and place to meet?

- Would it be possible to meet on (date) at your/our offices to discuss

- I would like to have an appointment

- N i dung chính c a t h n có th

- Request for appointment

- Indicate benefits

- Confirmation and contact information

- Goodwill

6.5 T HÀNG

t h n i vi t thành công trong vi c

o v i khách hàng v s n ph u kho n trong h ng,

khách hàng s g n công ty m t hàng.

t hàng ph i rõ ràng, chi ti t và chính xác các thông tin v : s n

ph m/d ch v ; s giá tr m giao hàng; th i h n giao hàng;

và các yêu c u khác có liên quan.

S h file number t thông tin c n thi t hàng nh m

h tr cho vi thông tin.

52 BÀI 6:


- I would like to make an order of

- Please notify me immediately if delivery cannot be made before

- We would prefer earlier delivery so please let us know if the items become

available for earlier shipment.

6.6

i bán s có s u ch nh v s ng và giá do thay i chính sách,

ho u ch nh nh t hàng. Vì v y,

i bán s ng

th u có) v vi c giao hàng.


- This letter is to confirm my telephone order of

- This will confirm our monthly order for


September 30, 20XX XXXX Nguyen Thanh Tai Chaidcorp Vietnam 4 Tran Quang Dieu Ward 13, District 3, HCMC Subject: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Dear Mr. Tai: (1) Indicate goodwill

(2) Order information and other request

(3) Contact information

Sincerely, Signature Nghia Nguyen Machandise Manager

Letterhead

Date (1-2 spaces) File number Inside Address (1-2 spaces)

BÀI 6: 53

- This is to confirm my telephone order for

- We thank you for offer no and glad to place an order on the terms and

conditions.

6.7 THEO DÕI TÌNH TR NG KHÁCH HÀNG

B ki

nh c n thêm

thông tin gì n a không, c n thì liên h phát hành

n xác nh i vi t không

quên th hi n thi n chí.


September 30, 20XX XXXX Nguyen Thanh Tai Chaidcorp Vietnam 4 Tran Quang Dieu Ward 13, District 3, HCMC Subject: ORDER CONFIRMATION - <Oder number>

Dear Mr. Tai:

(1) Indicate goodwill

(2) Order confirmation and other request

(3) Contact information

Sincerely, Signature Nghia Nguyen Machandise Manager

Letterhead

Date (1-2 spaces) File number Inside Address (1-2 spaces)

54 BÀI 6:


- Do you have comments about our products after a period of use?

- I sent you a letter describing our entirely new offer in detail on you

receive this letter?

- We were waiting for your explanation about our newest service described in the

letter on


October 30, 20XX Nguyen Thanh Tai Chaidcorp Vietnam 4 Tran Quang Dieu Ward 13, District 3, HCMC Subject: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Dear Mr. Tai: (1) Indicate goodwill and reference (2) State the purpose (3) Confirmation and contact information Sincerely, Signature Nghia Nguyen

Machandise Manager

Letterhead

Date (1-2 spaces) Inside Address (1-2 spaces)

BÀI 6: 55

Câu 1: n th y s n Ch L n chuyên nghiên c u các công

ngh v nuôi tr ng th y s n s ch và mang l

công trong vi c phát tri n s n ph m tôm khô t i khu v ng

m r ng kinh doanh ra khu v c phía B

- Hãy vi t m n các khách hàng ti khu v c phía

B c và cho h bi t mong mu n c i vi ng l i ích mà h s

c khi s d ng s n ph m ho i lý c a công ty.

- i vi n khách hàng, hãy vi t m

t h n và cho h bi i vi t s có m t t i Hà N i trong tu n t

i vi t c n th hi n rõ th i vi t có th h n g p

i nh n. Tuy nhiên, th m có th i n

không phù h p v i l ch làm vi c c i nh n và mong h xu t m t cu c

h n h hai bên.

- Khách hàng quy t hàng s d ng th s n ph m c a công ty. Tuy nhiên

vi c chuy n hàng c thu n l i, công ty c n ph t m

chuy n s n ph m ra Hà N i. Hãy vi t m t hàng v i công ty th

ng th i vi t m xác nh a khách

hàng t i Hà N ng ra các v s

v

- S n ph c chuy i mua. Hãy vi t m n

khách hàng.

Câu 2: Công ty Chu Du chuyên cung c p các d ch v t vé máy bay và phòng

khách s n. Khách hàng v t phòng seaview superior t

ng Anantara Phan Thi t do Chudu cung c p qua m t

m i thích các chính sách kèm theo. Bên c nh

i khách hàng r ng b n s giao voucher n nhà cô y trong ngày

hôm nay.

56 BÀI 7:

BÀI 7: QUAN H KHÁCH HÀNG

M c tiêu


c i thi n ho c duy trì các m i quan h khách hàng bao g m:

- p nh n khi u n i

- p nh n khi u n i

- b trách nhi m và gi i thích s hi u l m

- y l i lòng tin c a khách hàng

- ng c a nhân viên

c gi trong tâm trí trong

khi vi t nh n có th ng ông là

i

luôn gi c m i quan h t t v i vi t c n các

v sau:

- Luôn luôn nh n sai l m: M u d n vi c hoàn toàn m t

l n ph m

ho c d ch v i chính là do công ty c a b n cung c p. Hãy th u hi t

mình vào v trí c a khách hàng.

Ví d , khách hàng mua xe ô tô c a công ty XYZ và xe g p v n

n phàn nàn thì công ty XYZ l i tr l i c a công

ty s n xu t bánh xe ABC ch trách nhi m không thu c v

vi ph nh n trách nhi m. Thay vì v y, hãy cho khách hàng bi t r ng, công ty XYZ

g ng liên h v i công ty ABC trong vi n bù ho c thay th bánh xe

khác cho khách hàng và r t l y làm ti c v s vi y ra. Khách hàng ký h p

ng v i b n và h s không mu n nghe v nh ng v c a b n v i các nhà

cung c p, xe giao hàng, ho c hành vi c a b t k ai. Khi b n nh n ti n c a h thì

b n có trách nhi t c các gi

BÀI 7: H HÀNG 57

c a quy trình d ch v gi i quy t các khi u n i c a khách

hàng.

- L xu t c a khách hàng u này là c c k

ng xuyên b b qua. Hãy h i khách hàng nh ng gì h mu n b n ph i làm

làm cho h tr l i m t l n n a. Trao quy n l a ch n cho khách hàng là m t

ph n c a gi i pháp l y l i lòng tin trong h và làm cho h tr thành m ng

i, không ph i là m t k thù.

Tham kh o khuy n ngh khách hàng là cách tuy t v i b u tiên,

làm cho khách hàng tr thành m t ph n quy nh c a gi i pháp là m t cách gi m

u n i c a h , và th hai, b n ch có th tìm th y câu tr l i mà b

t n ho c là ít gây t n h i pháp mà công ty s

p xu t s c trong d ch v ng thu hút các ý

ki n và, n u có th , th c hi n chúng, ít nh t là h bi t l ng nghe.

Ví d : mu n thay l p m i hay b ng ti n m t? hay b ng d ch v b ng 1

- Th c hi : cu i i vi t ph i th c thi l i h a. Công ty có th

th c hi n l i h a ch m tr ho u ch t

là cu i cùng công ty nên làm th c hi a. V

u h t các doanh nghi p ng ng l i. B n th y, h h a thay m t

bánh xe m n cung c ng gì

h y sau m t th i gian khách hàng nh t yêu

c u, và ch m tr .

7.1 CÁC LO KHI U N I

Khi khách hàng có khi u n i liên qua n s n ph m/ d ch v c a công ty thì

công ty ngay l p t c ph p nh n khi u n i, k n là tr l i cho

khách hàng bi i vi p nh n hay t ch i khi u n i. Vi c xin l i và

gi i thích là không th thi u trong quy trình gi i quy t khi u n i cho dù khách


Acknowledging receipt of a complaint letter

- Thank you for your letter of regarding/concerning/in connection with

58 BÀI 7:

- I refer to your letter of about / relating to

- Apology for the error or fault

- We must/ sincerely apologise for

- Please accept our apologies for

- I would like to apologise for the error made by our company in (verb+ing)

Accepting the Complaint

- We agree that the usual high standards of our products / services were not met

in this instance.

Introductory phrase

- As a result of our investigation, we found that... (Not: After our investigation...)

Causes

- The error was caused by was due to

- Apparently, the problem was the result of resulted from

- The cause of / reason for the mistake was

Effects

- As a result

- This led to

-

Solutions

- We have modified / changed our ...

- We have implemented a system to...

- To prevent re-occurrences we have set up a verification procedure.

Assurances

- We assure you that this will not happen again.

- Investigation to be made

- We are currently investigating the cause of ...

- We will investigate the cause of...

BÀI 7: 59

Proposal to settle the difficulty

- As a gesture of our regret, we are prepared to we are willing to we would

like to

- To show goodwill, we will

- An offer to take goods back, make a replacement, give a discount etc.

- We have dispatched the new items by express courier. They should arrive

by Friday, 2 January 2015.

- To show our goodwill, we would like to offer you a 5% discount on your next

order with us.

Regret at dissatisfaction

- While we can understand your frustration, ...

- We understand how disappointing it can be when your expectations are not

met.

- Rejecting responsibility for the problem leading to the complaint

- I regret to inform you that

- I am afraid that

- Unfortunately, I must point out that

Reasons for the rejection

- This is because the guarantee period has expired.

- This is due to the fact that the guarantee period has expired.

- If a third party (another person or organisation) is to blame, direct the

complainer to that party

- We therefore suggest that you contact...

A concluding paragraph aiming at retaining the goodwill of the customer

- We look forward to receiving your further orders, and assure you that they will

be filled correctly / promptly.

60 BÀI 7:

7.1.1 p nh n khi u n i

i vi t c n xác nh c khi u n i c a khách hàng ngay l p t c

b n t ho cho khách hàng bi t r ng b n

u n i, r ng b n các v liên h v i khách hàng, và

r ch v gi i quy t các v

N i dung chính c p nh n khi u n i có th

- Thông báo cho khách hàng bi t r i vi c khi u n i c a

khách hàng v v

- Gi i thích các v n khi u n i và gi i pháp ho c quy trình gi i

quy t khi u n nào, trong th i h n bao lâu s có tr l i chính th n

khách hàng.

- Th hi n thi n chí c i vi t trong vi c gi i quy t khi u n i này.

7.1.2 Ch p nh n khi u n i

Sau khi ti n hành ki m tra, rà soát các v n s khi u n i c a

khách hàng và phát hi n ra l i th t s c l i c a công ty, thì

i vi t có trách nhi m phát hành b p nh n khi u n p nh n

khi u n i ph i th hi n thi n chí c i vi t m t cách rõ ràng r ng chúng t i r t

l y làm ti c và xin l i khách hàng v i gi i thích,

nguyên nhân d n s vi ng ng c n khách

hàng và ho ng kinh doanh c i vi t còn ph

các gi i pháp h p lý và s ng h y ra l n n a.

p nh n khi u n i có th c trình bày v i nh ng n

- Nh c l i và xác nh n khi u n i c a khách hàng

- i xin l i và l i ch p nh n khi u n i

- Nêu ra nguyên nhân d n v mà khách hàng khi u n i và ng

c a v n khách hàng và ho ng c a công ty

- i pháp h p lý và th hi n thi n chí c i vi t

BÀI 7: 61

7.1.3 T b trách nhi m - Gi i thích s hi u l m

i x y ra không ph i vi t mà là l i c a bên th ba ho c do

khách hàng. Ho c khi khách hàng phàn nàn v m t v do hi u l m ho c hi u

không rõ và s n ph m ho c chính sách. Ví d n ph m th c t không gi ng

v i qu i vi t không nên th hi n r ng mình hoàn toàn ch i

b trách nhi t o c m giác khó ch i v i khách hàng.

b trách nhi c ti p c n m t cách nh nhàng và th hi n thi n

chí c i vi t trong vi c mong mu n gi i quy t v i vi t

t trân tr ng m i quan h h i nh n th c r ng

i vi t l y làm ti c v v ra các l i gi

xác minh l i trách nhi m c a các bên.

N i dung chính c

- Nh c l i v c khi u n i c a khách hàng

- Th hi n thi i nh n c m th y r i vi t r t l y làm ti c

v v trên

- b trách nhi m ho c gi i thích v s hi u l m gi a hai bên

- i pháp x lý, ho xu t và th hi n thi n chí c i vi t

trong vi c h tr i nh n gi i quy t v

7.2 L Y L I LÒNG TIN C A KHÁCH HÀNG

Khi khách th t v ng b i s n ph m ho c d ch v khách hàng c a

b i nh n c m th y r i vi g ng h t s l y l i

lòng tin c a khách hàng thông qua vi c nh n l n bù thi t h i. Tuy nhiên,

vi t b i ch n là vì cách th c hi n vi n bù không th

hi c thi n chí c i vi t. Vì v y, hãy b c l h t thi n chí c a b n trong

t ng câu ch và t ng gi

y l i lòng tin c a khách hàng c n th hi c các v sau:

- l i xin l i khách hàng và m

- L y l i lòng tin c a khách hàng b ng nh ng thành ý và thi n chí, l i h a h n

- xu t các gi i pháp h p lý

62 BÀI 7:

7.3 XIN L I V NG C A NHÂN VIÊN

Trong quá trình ph c v khách hàng, n i nói, hà ng c a nhân viên

ph c v có ch không l ch s , không th n, gây tr ng i

cho ngu i khác, hãy k p th i xin l i khách hàng.

- L i nói xin l i ph m u không ph i v i

khác: " tôi r t áy náy"; Mong mu n nh c s thông c m, c n nói: " thông

c m cho", "mong ngài tha l i"; làm phi i khác có th n

anh".

- Xin l i c n ph i k p th i: Bi p t c ph i nói "xin l i", n u càng

kéo dài, s i ta gi n và d hi u nh m. Xin l i k p th i còn có

tác d ti c", tránh vì chuy n nh l chuy n l n.

- Xin l i không ph i là câu nói có th dùng trong m ng h p: Khi

không nên xin l i khác, thì nh t thi c xin l i. N u không,

khách hàng s không th hi a l i nói xin l i, có lúc còn b

khách hàng l t, làm khó cho b n xin l i

u quan tr là ph c hành vi c a mình sau này,

l ôi v i ý th ng, không có gì s i.

N u l i xin l i ch là hình th c thì ch ng t b n thân còn thi u thành ý.

Ví d m t s l i nói xin l i t nh ng dùng:

- N t s l ng làm khách hàng không vui, ho c nói sai

m t s l i, nên nhanh chóng xin l i t nh , ho c xem tinh th mà gi i thích ho c

c i chính, có th nói "xin l i".

- N c v khách hàng c n ng t l c tiên c n

ph i xin l i t nh i, tôi xin thêm vào câu này" Ho c nói :

ng th , tôi mu n gi i thích m

- N u khách hàng mu c nhân viên ph c v , nhân viên

ph c v khách hàng không có cách nào h a h ng yêu c

nói: "xin l i, v vi kh ng", ho c nói: "r t xin

l i, tôi ph i làm ngài th t v ng r i".

BÀI 7: 63


October 30, 20XX Nguyen Thanh Tai Chaidcorp Vietnam 4 Tran Quang Dieu Ward 13, District 3, HCMC Subject: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Dear Mr. Tai: (1) Indicate goodwill and apology (2) State the action taken (optional) (3) Solution and result (4) Goodwill Sincerely, Signature Nghia Nguyen Customer Service Manager

Letterhead


64 BÀI 7:

Câu 1: Khoa có mua m t chi sau 3 tháng s

d ng thì l p xe b n u n n hãng Ford. c bi t Firestone là

nhà cung c p l p xe cho Ford. B n v c phòng d ch v khách

hàng c a Ford hãy vi t m t

- Ti p nh n khi u n i c a khách hàng Khoa và cho anh ta bi t r

tìm hi u nguyên nhân và s tr l i Khoa trong th i gian s m nh t.

- i vi n xin l i v i l p xe b

d i vi t mu n c u vãn c uy tín c a công ty b ng cách gi i thích r ng

c ng có, l n m i quan h khách hàng b ng cách ch p nh n

thay th hàng hóa b ng mi n phí cho khách hàng. Hãy vi t m t b

ch p nh n khi u n i trên.

- Sau khi báo cáo v n c Firestone thông báo

r ng l h ng do l i k thu p thu h i. Hãy vi t

b trách nhi m v v l p xe c a Khoa.

- Sau khi ki m tra l p xe và bánh xe, công ty phát hi n ra r ng l p xe b n t do

quá trình s d ng xe c

u xe v trí làm t n h n l p xe liên t c trong th i gian 3 tháng. Trong

ng d n s d nh v b ng c a công ty có nêu rõ, công

ty ch ch u trách nhi i v i nh ng v do l i s n xu t. Còn các v

phát sinh do l i s d ng thì s n ph m s c b o hành. Hãy vi

gi i thích s hi u l m v v trên.

Câu 2: Trong quá trình gi i quy t khi u n i, nhân viên k thu ng l i l

ng v i vi t th a nh n khi u n i c a khách

hàng, xin l i v u, nh n m nh r

ph n ánh ch ng c a toàn b b ph n d ch v khách hàng c a công ty, cho bi t

n v i nhân viên khi ó, và k t thúc v i vi c xin l i m t

l n n a vì s b t ti n này.

BÀI 8: 65

BÀI 8: TUY N D NG

M c tiêu

Sau khi hoàn thành bài này, sinh viên có th có n m b c các lo

quy trình tuy n d ng c hai khía c i xin vi c và nhà tuy n d :

i xin vi c

- ngh c gi i thi u

- c

- t h n

- n ph ng v n

- ng v n

- p nh n công vi c

- ch i công vi c

- n h i s t ch i c a nhà

tuy n d ng

i s d ng

- u gi i thi u

- i thi u

- n nhân cách

- i ph ng v n

- n

- ch i ng viên

- ng nhân viên m i

- i

- c

Ph n này s c n nh ng câu ho c c m t h

sinh viên s t tìm hi u, nghiên c có th so n ra nh n

quá trình tuy n d ng cho riêng mình.

8.1 NGH C GI I THI U

v trí c a m t c, b n s c n cung c p cho nhà tuy n d ng

m i thi u quan tr ng là ph i m b o cá nhân nh i s gi i

thi u có th cung c p cho b n không ch là m i thi u, mà ph i là m

gi i thi u t i xin vi t c t

i tham kh o mà không có s cho phép c a h và không bi t h

nh ng gì v mình.

66 BÀI 8:

i xin vi c có th yêu c i thi u b ng ho

n t i vi t s t so n th o m i g i s

gi i thi u b n - nhi u nhà qu n lý không có th i gian ho c không ch c ch n v

nh vi t, vì v y yêu c u m i thi u d th o s là h u ích.

N i dung chính c a c gi i thi u có th bao g m:

- Th hi n thi n chí c i vi u gi i thi u

- C p nh t thông tin cá nhân và các ghi chú có liên quan

- Nêu ra mong mu n c i vi t

8.2 C

u tiên m t nhà tuy n d ng ti y trong các h c

u này không ch h tr cho CV - ng viên có

th ng ra kh y t ph c nhà tuy n d

ti i vi c b ra hàng gi hoàn thi n CV v i cái giá ph i tr

c. N u b n c n m t s ngu n c m h ng v n i dung và nh nh

d ng phù h ng d n h u ích - ch c n nh không sao

u.

Ph u: M c nên b u v i c thông tin liên l a ch ,

s n tho i, email) c a b n (header i s d ng (inside address).

gi a thông tin c i xin vi c và nhà tuy n d ng.

Ch : i v n t (email) thì ch c các nhà

tuy n d ng yêu c u v i c u trúc bao g m tên ng viên và v trí tuy n d ng. Tuy

i v ng thì không c n ph i có ch .

L i chào: N u ng viên không bi t thông tin gì c a nhà tuy n d ng, ch c n

vi t, "Dear HR Manager"; tuy nhiên, n u m u thông tin tuy n d rõ yêu

c u g n ai, thì l i chào m u nên ghi c th ví d

Gi i thi u: B t u ph n gi i thi u c a b n b ng cách nói công vi c mà b n

i thích b c thông tin tuy n d ng t c bi t là n u

bi m t s liên l c liên k t v i công ty. Ng n g c n

nh ng k m c a b n phù h p v i công ty và / ho c v u

này s cung c i s d ng m t cái nhìn c a ph n còn l i c a b c

BÀI 8: 67

N i dung: Trong m t ho n, gi i thích lý do t i sao b n

công vi c và lý do t i sao b n là m t ng c viên xu t s c cho v c p

c th c li t kê trong m u tin tuy n d ng, và gi i thích cách b n

c nh ng tiêu chu n. Không ch n nh c l u lý l ch c a

b n, mà còn cung c p nh ng ví d c th ch ng minh kh g c a b n.

K t thúc: Trong ph n cu i c c c a b nh l nào

k a b n là phù h p m nh m cho công ty và / ho c v trí. Nêu rõ r ng b n

mu ph ng v n ho c th o lu n v i vi c làm. Gi i thích

nh ng gì b n s theo dõi, và khi nào b n s

tuy n d ng cân nh ng h p c a mình.

Ki : Hãy nh ki m tra và ch nh s c khi g u

này nghe có v ng ng c ch n r ng b c i s

d ng và công ty chính xác - khi b n vi t nhi c cùng m t lúc,

r t d d n sai sót.

8.3 T H N

ng viên s không nh i ph ng v n, và mong mu

h c trình bày k ho ch làm vi c c i v i công ty. Hãy nh l i cách

t h n m c 5.4 và áp d ng h p này. Tuy

nhiên, n i dung c n ph u ch nh cho phù h p v i tình hu ng, ch và

ng nh .

8.4 U GI I THI U

nh cho nhà tuy n d ng tìm ki m tham chi u t các nhà tuy n

d ng hi n t i ho c tham kh o nhân cách c i xin vi c, các

ng c i ph ng v n.

Khi tìm ki m tham chi u v m t nhân viên hay ng c viên ti i, nhà

tuy n d ng nên h i ý ki n c a nh i liên quan. N y s

làm suy y u ni m tin và s t i m i th u công

vi c, và s là m t tín hi u cho th y nhà tuy n d ng không có tiêu chu c.

Trong m ng h p, c i m và h p tác v vi c tìm ki m tham chi u, và

ch ng minh các tiêu chu c - t nhiên là nh ng ph m ch t lao

68 BÀI 8: TH

ng r t h p d n trong h u h c bi t

cao.

Nhà tuy n d ng yêu c i thi u c n g i m t m u ho c 'pro-format' ch a

giúp cho các nhà cung c p tài li u tham kh o d

là ch n là yêu c u h cung c p m t s tham kh o. T u chính

xác nh ng gì b n mu n bi t. G i m t m nh d c bi t s i

nh l c câu tr l i v m và l ch s c a

i mà nhà tuy n d n.

8.5 I THI U

Khi vi i thi u không bao gi có b t k l i ch trích tiêu c c ho c bình

lu n nói x i mà n i vi y có th c u thành t i ph

báng. N i vi t không có gì t nói v m i thì t

nói gì c , và ch n là t ch i vi i thi ng

cho nh ng l i gi i thi u qua n tho i l i gi i thi u b ng l i nói tiêu c c có th

c coi là vu kh ng.

T p c n các yêu c vi i thi u m t cách tích c c - m i

u có ít nh t m t ho c hai ph m ch t t i vi t có th c p. N u

t ch c c a b n có chính sách cho các nhà qu n lý vi i thi u cho nhân

viên ho c c u nhân viên, hãy h c hi nh (ví d yêu c i

thi c s ch p thu n c a b ph n nhân s ).

N u không bi i nh n ho o là c n thi t cho m

ng, s d ng WHOM IT MAY CONCERN', thay vì 'Dear Sir or Madam'. Rõ

ràng là n i nh c bi n thì vi c s d a

ch s tin c

i thi u c vi t vào nh ng ngày g

ng n g n và th hi m, và trình bày chuyên nghi i thi u cách

n th y l i chính t và các v t b n cà phê g

ch c ch n s làm h i nhi i. Ch ng t ng th c a b i thi u

ph n ánh tr c ti c gi i thi u.

m b o b ng trong ph m vi th m quy n c a mình n u

b t thay m t cho m t t ch c s d ng các gi y chính th c (letter head).

N u là m i qu i vi t mu n cung c p m i thi

BÀI 8: 69

y trong t ch i vi c

s là r ng i vi t có th xem xét vi c cung c p m i

thi u b m cá nhân trên gi y c a riêng mình.

i v i t t c các yêu c u cho vi c vi i thi u, hãy nh câu châm ngôn:

"N u b n không th nói b t c u gì t ng nói". M mà b n khen ng i

i trong m i thi u ph thu c vào c m xúc c a riêng cá nhân b n - n u

b n mu nh t nhi y: vi t t t, tích c c,

i thi u có th r t h u ích th c s .

8.6 I PH NG V N

c danh sách rút ng n các ng viên, nhà tuy n d ng ph i m i các

tiêu chu n ph ng v n h i vi t nên thông báo cho các thí

i và g n ho n t , sau

n l i b n tho kh nh các i.

c khi g i vi t c n ph i s p x p th m ph ng

v n. Trong m t s ng h p, các ng viên không th tham d

ph ng v n nên s p x p l i th i gian ph ng v n cho a

m ph ng v ng là t i công ty ho c m goài tu thu c

u ki n c i tuy n d ng. Ti n hành ph ng v n ngay công ty là m t

i t gi i thi n các ng viên v công ty c a mình.

i ph ng v n ng g m các n i dung sau:

- n v trí công vi ng

- M a bu i ph ng v n

- Th m ph ng v n

- Th i h i liên l ng viên xác nh n

8.7 N

H u h t các lo i n g p m i nh n phát hành m t lá

n. Vì v ng h p này, ng viên nên vi t m n

nhà tuy n d xác nh n r ng ng viên có/không tham gia ph ng v n.

70 BÀI 8:

8.8

Nh m m o d u n v i nhà tuy n d ng, vi c g i m

bu i ph ng v n là m u c n thi t. T n d ng s luôn ghi nh n

mình.

NGUYEN VAN A 4 Tran Quang Dieu, Ward 13, District 3, HCMC

September 30, 20XX Nguyen Thanh Tai Chaidcorp Vietnam 4 Tran Quang Dieu Ward 13, District 3, HCMC Dear Mr. Tai:

(1) Indicate goodwill

(2) Interview confirmation: time; date; location

Sincerely, Signature Nghia Nguyen


September 30, 20XX Nguyen Thanh Tai Chaidcorp Vietnam 4 Tran Quang Dieu Ward 13, District 3, HCMC

Dear Mr. Tai:

(1) Indicate goodwill and thank you

(2) Contact information and second thank you

Sincerely, Signature Nghia Nguyen


BÀI 8: 71

8.9 N/ M I NH N VI C

c s d m i m t ng viên ti c m t v trí

c coi là m t h ng pháp lý. Trình bày rõ ràng r ng l i m i này

mang tính tr nh tr ng và chính th c c a công ty. C n trình bày t t c các thông tin

c n thi ng viên hi nh. B i m i

n tho g i kèm cùng m c c a công ty.

Hãy ch c ch n là b n làm cho ng viên c m th

N i dung c n có th c trình b

- Chúc m ng ng viên và c ng và l a ch n công ty

- Thông tin v th m làm vi c

- Mô t ng n g n v công vi c , ch m v n c a ng viên

- L i chào và h n g p l i/ ho c hi v ng s c h p tác

8.10 T CH I

ch i là m u t t y u và c n thi t trong quy trình tuy n d

n ni m vui cho

ng cho i v i d p tiêu c i

vi t có th tham kh o thông tin trong Bài 4 v p tiêu

c i vi t c n ph ng v sau:

- p: M c dù vi c g ch i khi n nhà tuy n

d i mang tin x i vi t v n có th th c hi n nó m t

cách nhã nh y phong cách. M ch i v i l i l ng viên s b o

m r ng ng viên còn quay l i v i b nh

t p v công ty. ng viên, và nh i bên ngoài công ty nói chung,

t doanh nghi p nào d a trên cách h i

x v i nhân viên c a h . Vì v y, hãy ch i t b ng s quan tâm chân thành.

- C th ng quá chi ti t và hoa m : ng h a h n b t c u gì mà

b n không ch c ch n là mình s th c hi ng làm cho b ch i

tr nên quá ph c t . u r ng h c nh n

vi c r ng viên bi t r m nh c a h c

nhìn nh n và có th có nh ng v trí khác thu c b ph n khác s phù h p v i h

72 BÀI 8:

n không bao gi c p r c nh n

vi c.

i vi n th y các ng viên s i t i công ty

v i nh ng k n th c h h i ý

r ng h có th c i thi i vi c làm c là h c thêm

m t s ch ng ch o chuyên môn hay k m

làm vi c c th mà h mu n tham gia. Và t ng quên chúc

i nh n nh u t c khi b n ký tên k p.

ch i ng viên có th

- C ng v n

- Gi i thích lý do t ch i

- Th hi n thi n chí

8.11 T CH I CÔNG VI C

Sau m t kho ng th i gian tìm vi c, cu u m t i nh t

n: nh i làm vi c chính th c. Tuy nhiên, khi m i vui m ng t m

l ng xu ng, ng viên l i th s l a ch n c a mình. Và n n phút

chót i quy nh, không mu n nh n công vi c này n a. Vì v y, v

ch còn là cách t ch nhà tuy n d ng không có ng x u v

b n và sau này h không th n ra kh i danh sách ng viên n u

l b n mu n ng tuy n ti t khi b nh t ch i,

hãy nhanh chóng báo ngay v i nhà tuy n d h còn k p th i gian tìm m t

ng viên khác.

n khuyên r ng, m t khi mu n t ch i m t công vi c, hãy

s m báo v i nhà tuy n d ng và gi i thích (m t cách l ch s ) t i sao b n không

nh n vi c này. Gi c m i quan h t t v i nhà tuy n d ng s giúp ích r t nhi u

ng tìm vi c c a b a, nh ng nhà tuy n d ng quen

bi t l n c n gi , trá i c a mình.

i vi t nên cho nhà tuy n d ng bi t b n r t c m kích vì h i

i vi c làm này cho b n và nêu rõ lý do t i sao mình không th nh n

công vi t cách nh

nhàng, l ch s .

BÀI 8: 73

ng viên có th so t ch i công vi c v i các n i dung sau:

- Nêu v trí ng tuy n, th hi n thi n chí và l i t ch i

- Gi i thích lý do và quy nh

- C hi n thi n chí

8.12 NG NHÂN VIÊN M I

Vi c chào m ng thành viên m i có m i m n thân

thi i công ty và xây d ng hình nh công ty. Nh ng còn

c s d g i tác nh m t i t xây d ng

nh ng m i quan h t t và xúc ti n nh ng s n ph m và d ch v t i nh ng khách

hàng m c s d thi t l p s liên k t và

tình h u ngh tích c c gi a nh ng doanh nhân và khách hàng trong khu v c.

ng còn là s i nhân viên c a b n r ng h t

n nh ng chi ti t c th v v o

thêm Bài 4 v lo n chí này.

8.13 I

c g i cho toàn b công ty nh m gi i

thi u v nhân viên m i qua hình th

74 BÀI 8:

MEMORANDUM Date: 21 December 2014 To: Department Staff From: Nghia Nguyen Subject: XXXXXXX (1) State purpose and detail (2) Any request

Signature Nghia Nguyen

Additional Information cc: Other people

MEMORANDUM Date:

MEMO

Date To: From: Subject:

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Signature Full name

Additional Information cc: Other people

MemoInformation (2-3spaces) Body (single-spaced lines, 1 spaces between paragraphs) Center Left margin

BÀI 8: 75

Câu 1: B i và chu n b n c t i m t doanh

nghi p mà b n yêu thích. Hãy vi t m ng khoa ho c Ban

Giám Hi u ho c m t Th y/Cô b i thi u b n v nh ng gì b n th

hi n trong quá trình h c t p t i ng.

Câu 2: c ng tuy n vào v trí K ng c a trung tâm The Edu

House. B n hãy vi t m c nhân s công ty Chaidcorp

Vietnam y t ng làm vi tham chi u và tham kh o lý do cô y

không làm vi c t i công ty a.

Câu 3: B m nhi m v u hành t i Chaidcorp Vietnam. Do

ng, công ty ch c n

gi l i k toán kim qu n lý các ho ng tài chính c c

tài chính c a công ty và trong quá trình làm vi c cô y luôn th hi n nhân cách và

ph m ch t t t. B n hãy vi t m t b xu t cô n

m t công ty m i.

Câu 4: vi c. B c nhân

s c a The Edu House và nh c m t b công ty khác yêu c u xác

nh ng là nhân viên c a trung tâm. B n hãy vi t m t b

nh n quá trình làm vi c c a Ethan t i The Edu House.

Câu 5: Hãy vi t m i Thanh - ng viên v trí k n ph ng

v u tu n sau.

Câu 6: Hãy vi t m thành thành viên m i c a

công ty.

76

1. Ann Poe, Handbook of business letters, 1998, McGraw-Hill. ISBN 0-07-

136878-7

2. Jeffrey L.Seglin with Edward colleman, The AMA Handbook of business letters,

2002, Amacom. ISBN 0-8144-0665-3

3. John A. Carey, Business letters for busy people, 2002, Careerpress. ISBN 1-

56414-612-X

CH 1.2020.BUS104

Documents

Transcript of CH 1.2020.BUS104

CH *1.2020.BUS104*

Documents

Transcript of CH *1.2020.BUS104*

CH 1.2020.BUS104

Transcript of CH 1.2020.BUS104