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FUNDACIÓN C.I.D.E.C. Diplomatura Superior en Logística Organizativa, Imagen y Ceremonial – UNIDAD 2. UNIDAD TEMATICA 2. LOGÍSTICA ORGANIZATIVA GENERAL. “NORMAS PARA LA ORGANIZACIÓN PROTOCOLAR DE TODO TIPO DE ACTOS Y REUNIONES” NORMAS PARA LA ORGANIZACIÓN PROTOCOLAR DE TODO TIPO DE ACTOS Y REUNIONES: LA LOGISTICA PROTOCOLAR. I. FINALIDAD . En primer lugar, el ejecutivo o funcionario de Ceremonial debe tener en claro cuál es la finalidad de la reunión, acto, ceremonia o recepción que debe organizar. Es decir, que debe consultar a sus superiores a efectos de que éstos le comuniquen con toda claridad y

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FUNDACIÓN C.I.D.E.C.

Diplomatura Superior en Logística Organizativa, Imagen y Ceremonial – UNIDAD 2.

 

 

UNIDAD TEMATICA 2.

 

 

LOGÍSTICA ORGANIZATIVA

GENERAL.

 

“NORMAS PARA LA ORGANIZACIÓN PROTOCOLAR DE TODO TIPO DE ACTOS Y REUNIONES”

 

NORMAS PARA LA ORGANIZACIÓN PROTOCOLAR DE TODO TIPO DE ACTOS Y REUNIONES: LA LOGISTICA PROTOCOLAR.

 

 

I.    FINALIDAD.

 

            En primer lugar, el ejecutivo o funcionario de Ceremonial debe tener en claro cuál es la finalidad de la reunión, acto, ceremonia o recepción que debe organizar.

 

            Es decir, que debe consultar a sus superiores a efectos de que éstos le comuniquen con toda claridad y sinceridad el efecto que desea causar la institución o repartición sobre sus invitados y la opinión pública.

 

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            Al delimitar claramente el objetivo del acto o recepción,  el organizador puede establecer con precisión el tipo de exigencias,  instalaciones especiales,  programas y demás elementos que su  organización requiere.

 

            Por el contrario, si el funcionario de Ceremonial no alcanza a comprender o no es participado del verdadero y concreto objetivo perseguido por sus superiores , el acto,  recepción o ceremonia que organiza no habrá de obtener otro resultado que el más rotundo de los fracasos.

 

            En nuestra actividad profesional,  hemos llegado a distinguir hasta cinco tipos diferentes de finalidades perseguidas por instituciones o reparticiones al momento de  encargar la organización de un acto, ceremonia o recepción.

 

            Dichas finalidades son las siguientes:  conmemorar,  homenajear,  celebrar,  atraer y simular.

 

a)  CONMEMORACION.   El  acto,  ceremonia o recepción se organiza para celebrar una fecha patria o un hecho de trascendental importancia en la vida de la institución o repartición .

 

b)  HOMENAJE.   El acto,  ceremonia o recepción se organiza para homenejear  a un directivo o funcionario de la institución o la  repartición,  vivo  o muerto,  o una personalidad de la vida política,  social,  científica  o  artística del país o del extranjero.

 

c) CELEBRACION.   El acto,  recepción o ceremonia se organiza para dar mayor realce a la incorporación de un directivo a la repartición o institución,  o para  solemnizar la firma de un  acuerdo,  un convenio,  la concesión o la finalización de una obra,  etc.

 

d)  ATRACCION.   El acto,  recepción o ceremonia se organiza para presentar un nuevo programa de gobierno,  un candidato político,  etc.;   con el de exaltar características personales,  profesionales o técnicas,  y para convencer acerca de  beneficios financieros o políticos.

 

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            e)  SIMULACION.   El  acto,  recepción o ceremonia se organiza para ocultar una bancarrota,  disimular un revés político o financiero,  el fracaso de un programa lanzado con un gran  operativo de atracción,  o el disgusto causado por la renuncia de un funcionario exitoso captado hábilmente por la oposición o una línea partidaria distinta a la del titular de la repartición.

 

 

 

 

II .    INVITADOS.

 

            Una vez que conoce y delimita el objetivo perseguido por sus superiores,  el funcionario  de Ceremonial  debe confeccionar el repertorio de invitados de acuerdo a la trascendencia y magnitud que deba alcanzar el acto,  recepción  o ceremonia que organiza.

 

            Nuestra experiencia profesional y la práctica que hemos observado en algunos colegas extranjeros,  nos permiten aconsejar la confección de hasta cuatro listas distintas de invitados.

 

            A estas cuatro  Listas   le hemos dado los nombres siguientes:    Lista de Invitados Naturales ,    Lista de Invitados Ocasionales,    Lista de Invitados  Generales   y   Lista de Invitados  de Reserva .

 

            a)  LISTA DE INVITADOS NATURALES:   En ella deberán ubicarse a todos aquellos directivos  o  funcionarios de la institución o repartición anfitriona que deben obligatoriamente concurrir al acto,  ceremonia  o recepción  que se organiza.                                                                                         

 

            En estas listas habrán de anotarse los nombres de la plana mayor y de los mandos intermedios e inferiores de la institución o repartición;   es decir,  los de aquellas personas que concurren a todas las manifestaciones públicas de estas últimas.

 

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            b)  LISTA DE INVITADOS OCASIONALES:   En  ella deben ubicarse a todas aquellas personas que son especialmente invitadas para el acto que se organiza y que hacen la razón  o esencia de este último.   Por ejemplo,  si se firma un convenio entre instituciones o reparticiones de otra área,  los  invitados ocasionales habrán de ser los directivos y funcionarios de la repartición o institución con la que la anfitriona celebra dicho convenio.

 

            c)  LISTA DE INVITADOS GENERALES:   En ella se ubican las personalidades de la vida política,  cultural,  científica  o  diplomática cuya concurrencia no hace a la esencia del acto.   Vale decir,  que son aquellas personas que son invitadas por cortesía o para dar mayor repercución o realce al acto,  recepción  o ceremonia que se organiza.

 

            d)    LISTA DE INVITADOS DE RESERVA:    En ella deben colocarse a aquellos empleados de la repartición  o institución que el funcionario de Ceremonial habrá de tener en cuenta para rellenar espacios que queden libres en asientos,  tarimas,  mesas,  etc. ;  tanto por disparidad entre la cantidad de caballeros y damas,   como por ausencias imprevistas de alguno o varios de los invitados comprendidos en las listas anteriores.

 

            En esta lista deben consignarse los nombres de todos los empleados de cierta jerarquía o cultura   ( o  cercanos al funcionario de Ceremonial )  que se encontrarán dispuestos y libres el día de la recepción o acto que se organiza,  y  que por su relación de dependencia subordinada al Cuerpo Directivo,  no pueden negarse a concurrir al ser convocados por el organizador.

 

            También pueden ser considerados como “ invitados de reserva ”  (o “ de  relleno” )  a todos aquellos funcionarios de menor jerarquía a los que el organizador se ve obligado a in vitar para compensar la ausencia de otros de jerarquía mayor.   Debe recurrirse a invitados de reserva de cierto rango cuando el lugar que debe cubrirse es demasiado cercano a la presidencia del acto;  ya que la presencia de un subordinado en dicho sitio puede provocar la queja de alguno de los funcionarios de jerarquía mayor.

 

            Por ejemplo,   cuando falla uno de varios secretarios de estado,  su lugar debe cubrirse con otro  secretario,  subsecretario o director,  pero nunca con un empleado administrativo;  ya  que su presencia entre invitados de tal jerarquía sería notada de inmediato.

 

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            Una vez que ha preparado los cuatro repertorios,  el funcionario de Ceremonial deberá reunir a todos los invitados en un listado único,  estableciendo entre ellos una correlativa ordenación de precedencias,  de acuerdo a su jerarquía política,  empresaria o institucional.

 

            Cuando los invitados ya fueron reunidos en una lista única y de acuerdo a su orden de precedencia,  el funcionario de Ceremonial debe consultar,  o en su defecto decidir de acuerdo a la finalidad o magnitud de la ceremonia,  si aquéllos deben concurrir con o sin la compañía de sus cónyuges.

 

            En caso afirmativo,  el organizador deberá confeccionar paralelamente a la lista de caballeros invitados,  otra lista en la que habrán de consignarse los nombres de todas las esposas de aquéllos,  a los efectos de asignarles el orden de precedencia que les corresponde de acuerdo a la jerarquía de sus maridos.

 

            Finalizado el ordenamiento de damas y caballeros invitados el funcionario de Ceremonial deberá chequear toda la  lista a los efectos de detectar lo que nosotros hemos dado en  llamar  “ focos conflictivos ” .

 

            Llamamos  “ focos conflictivos ”  a aquellos lugares en los que,   en   virtud de la aplicación estricta de un orden de precedencia,  nos quedan ubicadas dos o más personas con características políticas,  raciales,  religiosas  o  sociales  que resultan antagónicas.

 

            De resultar así,  es aconsejable alterar ligeramente el orden de sus precedencias,  a los efectos de distanciarlas en su futura  ubicación.

 

            Asimismo,  el funcionario de Ceremonial debe realizar un segundo control de la lista con el objeto de detectar a aquellos invitados que revisten peculiares características culturales,  religiosas  o gastronómicas.

 

            Entre los múltiples beneficios que produce la detección de particularidades idiosincrásicas,  debemos destacar los siguientes:

 

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-  Nos permite fijar una fecha para nuestra recepción o ceremonia que no coincida con fiestas nacionales o religiosas de alguna personalidad o diplomático extranjeros.

 

-  Nos evita futuros trastornos al permitirnos eliminar de nuestro programa todos aquellos actos que resulten ofensivos o lesionen la armonía intercultural que debe reinar entre todos los invitados.

 

 

 

 

 III.   FECHA  Y  HORARIOS.

 

            Si la elección de la fecha y del horario definitivos del acto,  ceremonia  o recepción se encuentra dentro de sus facultades,  el funcionario de Ceremonial debe buscar en el calendario el día más apto para que aquéllos se lleven a cabo.

 

            El método para proceder a la elección de la fecha de un acto o ceremonia es el siguiente:

 

            1.  El día no debe coincidir con ninguna celebración religiosa de los invitados,  ya que éstos sin duda optarán por cumplir con sus deberes místicos.

 

            2.  El día no debe coincidir con ninguna fecha patria extranjera;   pues nuestra experiencia nos dice que los invitados a dos recepciones,  terminan decidiéndose por la diplomática.

 

            3.  El día no debe coincidir con ninguna fecha patria local,  ya que resulta sumamente difícil solucionar contratiempos en días feriados.   En efecto,  el organizador debe tener en cuenta que muchos proveedores no trabajarán ese día,   que los hospitales sólo mantienen una guardia mínima,   etc.

 

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            4.  El día no debe coincidir tampoco con vísperas de feriado,  ya que muchos de nuestros invitados optarán por mantener sus planes miniturísticos de fin de semana largo.   Si en cambio se encuentran obligados a concurrir al acto o recepción que organizamos y,  en consecuencia,  a deshacer sus proyectos de esparcimiento,  nuestra experiencia nos dice que dichos invitados asisten sumamente contrariados.

 

            5.  Por último,  el funcionario de Ceremonial debe tratar de ubicar el acto en un horario que resulte a la totalidad,  o al menos a la mayor parte,  de sus invitados.

 

            El horario que,  por lo general, resulta más apropiado y exitoso para llevar a cabo cualquier manifestación pública de carácter social,  es aquél que corre a partir de las 17 horas,  es decir,  la hora en que la mayoría de los ejecutivos,  funcionarios  y personalidades suelen abandonar sus tareas habituales.

 

            Sin embargo,  si el organizador quiere o debe dar a su recepción una cierta repercución y brillantez,  debe permitir a sus invitados que vuelvan a sus casas para asearse y cambiarse la ropa que llevaron durante todo el día,  mudándola por algo más  apropiado a la ocasión.

 

            Un funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que,  si estos intermedios temporales entre actividades son  “ aconsejables ”  para cualquier ceremonia o recepción;  resultan  “ obligatorios ”  cuandola manifestación que se organiza se encuentra conformada por una serie de actos concatenados.

 

            Por ejemplo,  si se organiza la clausura de un seminario,  no puede programarse una recepción luego de una jornada de labor académica de seis o siete horas,  más una sesión plenaria final de una hora u hora y media,  seguida de una recepción de otras dos horas.

 

            Nuestra experiencia profesional nos dice que,  quienes desean conocer las conclusiones académicas finales no concurren luego a la recepción y por lo contrario,  quienes asisten a esta última,  no estuvieron presentes en la sesión de clausura para poder asearse y cambiar sus ropas de diario por otras más acordes con el horario de la comida.

 

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            En estos casos,  conviene reducir el turno académico vespertino e incluir en él una sesión final breve,  separada con un intervalo mínimo de dos horas de la recepción de clausura.

 

 

 

IV.             SALON  ADECUADO.

La elección de un salón adecuado para llevar a cabo una reunión, acto o ceremonia de cualquier tipo, no es una cuestión que se limita a una valoración de tipo meramente estético.

 

Muchas veces, un ámbito es elegido por lo bonito de su decoración, el lujo de sus luminarias, el dorado a la hoja de sus molduras o el costo y belleza de sus tapices y gobelinos.

 

Nada más errado que ello. La elección de un salón para llevar a cabo cualquier tipo de reunión debe llevarse a cabo teniendo en cuanta algunas necesidades básicas de comodidad física, funcionalidad protocolar y facilidad de evacuación.

 

Comodidad física. Esta característica se refiere a la necesidad de que nuestros invitados se encuentren cómodos, que no tratemos de reunir a 250 personas en un salón de actos en el que sólo entran 100. Para hacer los cálculos de capacidad y comodidad física de un salón, debemos recurrir al auxilio de conocimientos de Arquitectura o bien, preguntar la cuestión a un arquitecto, quien hará buen uso –seguramente- de sus conocimientos de Ergonomía.

 

Funcionalidad protocolar. Que sea accesible, que no se encuentre plagado de aberturas que dificulten la obtención de fotografías, que permita la instalación del equipo de reproducción de sonido, de cabinas de interpretación, que cuente con varias entradas (una para el público, otra para autoridades, otra para periodistas, etc.) y sobre todo, que permita a las personas de áreas técnicas de apoyo moverse con comodidad.

 

Facilidad de evacuación. No elegir salones de actos o reunión en pisos altos sin salida rápida al exterior o sin salida de emergencia. Lo ideal es que dichos salones se encuentren en la planta más cercana a la planta baja o en la planta baja misma. Además,

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debemos observar que cuente con suficientes aberturas para el caso de evacuación y –además- con matafuegos y cualquier otro tipo de elemento necesario para sofocar incendios. Debemos estudiar las vías de evacuación, porque seremos los encargados de la organización, quienes –llegado el momento- deberemos ser los guías de las personas que deben abandonar el ámbito por vía más segura.

 

 

 

 

V.   INVITACIONES .

 

            Acerca de la confección,  texto y concepción gráfica de la invitación habremos de referirnos más adelante,  en el Capítulo  correspondiente a la “ Comunicación Ejecutiva y Protocolar ” .

 

            En  éste,  en cambio,  hemos de consignar algunas consideraciones  técnicas referentes a los plazos y vías de emisión y contestación de invitaciones en el ámbito oficial e institucional.

 

            a)  PLAZOS  DE  EMISION  Y  CONTESTACION.   Las invitaciones a cualquier tipo de ceremonia o recepción,  tanto en el ámbito oficial como en el institucional,  deben emitirse con una antelación ideal de treinta o sesenta días corridos;   ya que funcionarios y ejecutivos suelen completar sus agendas con dicha anticipación.

 

            Al cumplir con estos plazos, nuestras invitaciones serán siempre las primeras en llegar;   y por ello,  difícilmente rechazadas con motivo  de  “ compromisos  anteriores ”

 

            Bajo ningún concepto deben cursarse invitaciones con una anticipación menor a los quince días,  ya  que ello denota  improvisación en la organización,  o que el organizador remedia un olvido o invita por relleno  o descarte.

 

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            En cuanto al plazo de contestación,  diremos que los invitados deben comunicar su ausencia o confirmar su asistencia al invitante en forma inmediata.

 

            No contestar las invitaciones o hacerlo sobre  o en la fecha  de la recepción o ceremonia,  demuestra no sólo un absoluto desconocimiento de las reglas más elementales de la urbanidad;   sino que además,  denota una profunda desconsideración hacia la deferencia del invitante y hacia el esfuerzo y tensión que entraña toda organización protocolar.

 

            El funcionario de Ceremonial deberá evitar cualquier tipo de invitación telefónica.   Esta última sólo se reserva para el ámbito social y para reuniones íntimas  o celebradas entre personas de cierta confianza.

 

            De todos modos,  si debe invitarse a una reunión o acto organizado con urgencia,  es decir,  sin que medie tiempo para invitaciones formales,  puede recurrirse a la invitación telefónica,  aunque luego debe recordarse al invitado la inminencia de la reunión o acto por medio de un fax,  esquela  o tarjeta recordatoria enviada en mano.

 

            Dicha tarjeta o esquela recordatoria,  que algunos colegas de la vieja escuela protocolar como “ invitación pour mémoire ”,  debe contener todas las especificaciones de una  invitación formal,  aunque sin los teléfonos y el ruego de contestación,  que deben omitirse o tacharse por cuanto la asistencia ha sido convenida de antemano.

 

           

b)   VIAS  DE  EMISION  Y  CONTESTACION.   Existen tres vias de emisión de invitaciones:  Correo Oficial,  Correo Privado  y  Personal Dependiente.

 

            El funcionario de Ceremonial deberá elegir la vía de emisión teniendo en cuenta los resultados obtenidos en la utilización de los sistemas enunciados.

 

            Nuestra experiencia profesional nos hace inclinar por la vía que llamamos del    “ Personal  Dependiente ” .   Esta resulta más segura por cuanto los mensajeros,  que tienen relación de dependencia laboral directa con la institución o repartición invitante,  tienen la responsabilidad de repartir las invitaciones con constancia cierta de recepción,  so pena de sanción disciplinaria.

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            En cuanto a la vía más apropiada y veloz para contestar las invitaciones es la telefónica.   Para ello se recurre a consignar en uno de los ángulos inferiores de la invitación o esquela,  el número de teléfono de la oficina de Protocolo,  Relaciones Públicas  o Secretaría Privada de la institución o repartición invitante.

 

 

 

 

VI.   PROGRAMACION  DE  UN  ACTO O REUNION.

 

            El  ejecutivo o funcionario  de Ceremonial  debe tratar de efectuar la  programación de su acto,  ceremonia  o recepción,  tratando de  malgamar todos aquellos elementos y secuencias que tiendan a la  consecución del fin pretendido por el cuerpo directivo de la institución o repartición.

 

            Nuestra experiencia profesional nos ha demostrado que la mejor forma de programar cualquier manifestación protocolar,  es la de discernir claramente los ámbitos,  funciones,  acciones  y elementos que habrán de configurarla,  de acuerdo a una planificación gradual de organización,  seguimiento y chequeo.

 

            a)   PRIMER  PASO:   El primero de los pasos de dicha planificación,  consiste en delimitar los distintos ámbitos en los que habrán de desarrollarse los diferentes pasos de una  manifestación protocolar.

 

            Básicamente,  todo acto,  recepción o ceremonia se desarrolla en tres ámbitos o fases claramente diferenciados:

 

 

            1.   Fase  Exterior  ( o de entrada ) .....Recepción de Exterior.

 

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            2.   Fase  Interior   ( o de permanencia )..Recepción de Interior.

                                                                          ..Atención de Interior.

                                                                          ..Despedida de Interior.

 

            3.   Fase Exterior   ( o de salida )............Despedida de Exterior.

 

 

            En la primera de las fases exteriores  ( FeI ) ,  el organizador habrá de tener en cuenta todos aquellos elementos,  personas  y  acciones que permitan y faciliten la formal y correcta atención de todos los asistentes al acto;   es decir,  desde el arribo y estacionamiento de sus  automóviles,  hasta la trasposición de la puerta de entrada al edificio donde habrá de desarrollarse la manifestación protocolar que se organiza.

 

            En la  Fase  Interior  ( Fi ) ,  el organizador habrá de tener en cuenta todos aquellos elementos,  personas y acciones que permitan y faciliten la fomal y correcta recepción,  atención y despedida de los asistentes al acto.   Es decir,  que esta fase abarca desde la recepción del invitado por parte del personal de recepción  de interior que solicita y chequea las tarjetas de invitación,  hasta  el momento de la devolución de los abrigos y la despedida de los asistentes en la puerta del edificio una vez finalizada la recepción o ceremonia.

 

            En la segunda  Fase  Exterior  ( FeII ) ,  el organizador habrá de tener en cuenta todos aquellos elementos,  personas y  acciones que permitan y faciliten la formal y correcta despedida exterior de los asistentes en el acto,  recepción  o ceremonia;  es decir,  desde que los invitados trasponen la puerta de entrada del edificio hacia el exterior,  hasta la partida de aquéllos en sus automóviles.

 

 

            b)   SEGUNDO  PASO:   El segundo de los pasos de la planificación consiste en asignar las funciones al personal que habrá de actuar en cada una de las fases anteriormente delimitadas.

 

            Las funciones que deben asignarse en toda manifestación protocolar son las siguientes:    1-  de  Dirección  o Conducción;    2-   Operativas;   y  3-   Auxiliares.

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            b.1-   Función  de  Dirección  o  Conducción:   Llamamos  “ Función de  Dirección  o  Conducción”  a la que desarrolla el funcionario de Ceremonial que concibe,  planifica  y organiza el acto,  recepción  o  ceremonia.

 

            Esta Conducción  o  Dirección  debe ser única y centralizada,  evitándose en todo momento la intromisión de otros funcionarios de Ceremonial en la programación del acto o la asignación de tareas o sitios de los asistentes.

 

            Es muy común,  sobre todo en la vida oficial,  que un funcionario  de Ceremonial  que acompaña a un directivo invitado,  apele la ubicación de este último,  y hasta discuta con los demás  funcionarios protocolares presentes,  hasta el punto de modificar en su totalidad los dispositivos protocolares organizados por el funcionario de Ceremonial de la repatición anfitriona.

 

            Las intromisiones y discusiones de último momento sobre precedencias y ubicaciones,  no hacen más que provocar caos y deslucimiento organizativo.

 

            b.2-    Función Operativa:   Llamamos  Función Operativa a la que desarrolla el personal que secunda y acompaña habitualmente al funcionario o ejecutivo de Ceremonial en la organización de todos los actos,  ceremonias  y recepciones que tienen lugar en su institución  o repartición.

 

            Los asistentes operativos son,  por ejemplo,  las secretarias privadas,  las secretarias protocolares,  los coordinadores de Protocolo  o Relaciones Públicas,  etc.;   que trabajan en el área de  Ceremonial  y conocen los criterios y exigencias de su titular.

 

            La función de los asistentes operativos consiste en ejercer,  por delegación del funcionario de Ceremonial,  la supervisión de los distintos aspectos de las tareas organizativas y el seguimiento del personal auxiliar,  proveedores y contratistas que intervienen en la organización o desarrollo del acto o recepción que se programa.

 

 

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            b.3-   Función  Auxiliar:   Llamamos funciones auxiliares a las que desarrollan todas aquellas personas que colaboran en el servicio,  acompañamiento,  aseo,  alimentación,  sanidad  y acomodación de todos los asistentes al acto,  recepción  o ceremonia.

 

            Cabe señalar que,  a los efectos de la organización protocolar, incluimos dentro de esta categoría tanto al personal auxiliar dependiente de la repartición o institución organizadora,  como al que estas últimas contratan como proveedores habituales u ocasionales.

 

 

            c)   TERCER PASO:   Nuestra experiencia profesional nos ha demostrado que la mejor forma de programar y amalgamar todos los elementos,  es recurriendo a la confección de una planificación logística estándar, es decir, una LISTA DE CHEQUEO Y SEGUIMIENTO DE ACTO,  que permita realizar el seguimiento paulatino y el chequeo final de todos los pasos y requerimientos organizativos.

 

            La  Lista de Chequeo  y seguimiento  de Acto consiste en una relación detallada de todos los elementos,  actos y personas que son generalmente necesarios para la organización de cualquier acto,  recepción  o ceremonia.

 

            En  la  primera columna se consignan todos los elementos,  actos  y personas referidas en el párrafo anterior.   En la segunda,  se asienta el nombre del asistente operativo que se hará responsable de cada uno de los pasos organizativos.   En  la  tercera,  se deja asentado si la tarea fue derivada a personal auxiliar o contratada a terceros,  y en caso afirmativo,  el nombre de la persona o empresa que se hará cargo del servicio,  y en lo posible con sus direcciones y teléfonos.   En   la  cuarta,  se  consignará si la tarea fue concluída en la etapa organizativa.   En  la  quinta,  se asentará la verificación por parte del funcionario de  Ceremonial de cada uno de los elementos que fueron consignados como realizados o concluídos por los asistentes operativos.

 

            No debemos olvidar que el responsable de la organización general del acto,  recepción  o  ceremonia,  ante los invitados y el cuerpo directivo de la institución o repartición,  es el funcionario de  Ceremonial,  por lo que la verificación o  chequeo final en forma personal se impone como una obligación ineludible de su función.

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VII.   ORADORES.

 

             El ejecutivo o funcionamiento de Ceremonial debe conocer,  o procurar que un asistente operativo responsable visite y conozca,  a cada uno de los oradores que habrán de conferenciar o pronunciar un discurso en el acto que se organiza.

 

            Ello tiene por objeto :

 

            a)   Instruir al orador acerca de la finalidad del acto , recepción o ceremonia.

 

            b)   Instruírse acerca de las ideas del orador y del tema de la conferencia o disertación,  para verificar que las mismas coincidan con la finalidad del acto o  ceremonia,  y que no ofendan la idiosincracia de ninguno de los invitados.

 

            c)   Instruir al orador acerca del tiempo con que contará para pronunciar su conferencia o discurso.

 

            d)   Solicitarle una copia de su curriculum vitae,   o  al menos,  una breve descripción de su desempeño académico y profesional,  a los efectos de su correcta presentación al auditorio.

 

            Sobre el tema de los oradores debemos realizar algunas consideraciones.

 

            En primer lugar,  debemos procurar que el discurso no dure más de diez minutos.  Los estudiosos de la comunicación oral aconsejan que ningún discurso exeda dicha duración,  con el objeto de no fatigar al auditorio.  El organizador debe tener en

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cuenta aquí que la duración de los discursos debe regularse en base a la cantidad de oradores que habrán de hacer uso de la palabra.

 

            Lo mismo habrá de tenerse en cuenta cuando en un mismo acto académico deba pronunciarse más de una conferencia.   Aquí también los estudiosos de la comunicación oral y la didáctica coinciden en afirmar que ningún orador o catedrático consigne captar la atención de su auditorio por más de 45 minutos.   Piense el lector que 45 minutos es la duración establecida comúnmente para la hora – cátedra.

 

            Otro de los temas que debemos tratar aquí es el del curriculum vitae del orador.  El funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que los intelectuales y académicos son muy celosos de su curriculum,  conseguido con mucha dedicación y esfuerzo,  y muchas veces jalonado con numerosas menciones honoríficas internacionales.

 

            En los casos en que debe presentarse a intelectuales o académicos a un auditorio,  el encargado del Ceremonial habrá de instruir al asistente operativo encargado de confeccionar las presentaciones,  que trate de respetar lo más fielmente posible la relación curricular de los oradores;   aunque cuidando que lectura de dichos antecedentes no sea  demasiado larga y tediosa para el público.

 

            En los casos en que el encargado del Ceremonial observe disparidad entre el curriculum de un orador y otro,  deberá optar por llevar todas las relaciones curriculares a la expresión o medida de la menor.  Esto quiere decir,  que los oradores deberán ser presentados diciéndose por ejemplo:   que son  “ tal cosa,  que pertenecen a numerosas instituciones  nacionales y extranjeras,  que son autores de numerosos trabajos, etc.” ;  sin hacerse la mención pormenorizada de tales cargos,  instituciones,  escritos,  libros,  etc.

 

            Ello es así,  para no herir la susceptibilidad del orador cuyo curriculum es inferior,  y dejándolo en evidencia frente al auditorio y a  los demás oradores.

 

            Si por el contrario,  deben presentarse personajes públicos sin curriculum vitae o con un curriculum ínfimo,  el funcionario de Ceremonial debe optar por presentar a los oradores haciendo tan sólo la mención de su nombre y cargo.

 

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            En la  Lista  de  Chequeo  y  Seguimiento de  Acto  debe consignarse también el teléfono de los oradores y el nombre de sus secretarias,  con el objeto de comunicar cualquier cambio en el programa de la manifestación que organiza o modificaciones de último momento en los términos pactados.

 

            Dentro de este rubro colocamos todos aquellos elementos que son necesarios para adaptar el recinto elegido para el acto  o recepción,  cuando este último carece naturalmente de aquellos.

 

            Consideramos instalaciones especiales,  por ejemplo,  a las tarimas,  estrados,  amplificación,  microfonía,  iluminación  complementaria,  etc.

 

a)  ESTRADOS  Y TARIMAS.   Respecto de los estrados y tarimas diremos que si el acto no se lleva a cabo en un auditorio pero incluye la celebración de una conferencia,  la pronunciación de discursos,  la entrega de premios o algún número de carácter artístico,  debe preverse un estrado o entarimado de por lo menos unos 20  o  30  centímetros de altura como mínimo,  ya que con ello se logra reforzar la atención del auditorio en el foco del acto y permite que todos puedan seguirlo con abstracción de la altura corporal de la persona que se encuentra en la primera fila.

 

            En todos los casos,  el entarimado o estrado debe estar alfombrado o cubierto por algún revestimiento.  Ello no sólo obedece a una razón estética,  sino que además coaduva a elevar la jerarquía del foco de atención y a disimular la vejez,  suciedad o roturas de la madera.

 

            Asimismo,  la mesa del estrado debe cubrirse con un grueso muletón   o              “ molleton ”  de paño o terciopelo,  con el objeto de evitarle al auditorio la antiestética visión de los pies de los  conferenciantes;   los cuales,  humenos al fin,  suelen quitarse el calzado y hasta jugar con él de una manera escandalosa.

 

 

            b)   MICROFONIA:   Respecto de la Microfonía,  diremos que el funcionario de Ceremonial debe prever al menos dos micrófonos por estrado.   Esto es así,  ya que debe evitarse aquello tan común en muchos  de los estrados que nos h tocado ver,  y  que consiste en la existencia de un solo micrófono para cuatro,  cinco,  seis  o más conferenciantes,  con la consiguiente molestia para estos últimos,  que deben pasarse contínuamente el micrófono,  tratando de que el cable del mismo no tire las copas, 

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tarjetas,  anteojos  y  lapiceras,  o que no se enganche en el arreglo floral que suele ornamentar el centro de la mesa.

 

            En consecuencia,   aconsejamos la utilización de al menos dos micrófonos,  para que uno de ellos vaya de la derecha al centro del estrado,  y  el otro vaya al centro desde la izquierda.

 

            Por la misma razón,  cuando el acto incluye preguntas de los asistentes,  nuestra experiencia nos aconseja prever al menos dos micrófonos ambulantes por auditorio,  uno que deberá correr de derecha al centro y el otro al centro desde la izquierda.   Con ello se evitan las típicas molestias que acarrean los cables de los micrófonos pasando sobre las cabezas o enroscándose en el cuello de los asistentes.

 

            De hecho,  si el auditorio cuenta además con un pasillo central,  lo ideal es que sean utilizados cuatro micrófonos,  es decir,  dos  para cada ala:   de izquierda,  derecha y centro a medio de la sillería.

 

            Por último,  diremos que,  si el presupuesto lo permite o si éste sólo alcanza para dos micrófonos ambulantes,  debe tenderse a utilizar instalaciones microfónicas inalámbricas.

 

 

            c)   ILUMINACION:   En cuanto a la iluminación del ámbito del acto,  diremos que debe procurarse que este último se encuentre perfectamente alumbrado,  sin zonas de oscuridad o penumbra.  Ello facilita,  no sólo la visión del acto por el público,  sino además el trabajo de camarógrafos y reporteros gráficos,  que no deberán conectar sus equipos complementarios,  evitándose así la consiguiente molestia para el público,  la conexión de cableados extras,  y la sobrecarga de la instalación eléctrica que ha llegado a provocar algunos apagones en más de una recepción o conferencia

 

 

            De todos modos,  habrá de tenerse en cuenta que,  si bien el ámbito del acto debe hallarse perfectamente iluminado,  el organizador debe procurar que las luces no se encuentren dirigidas a los asistentes o a los conferenciantes en forma directa,  al estilo de los reflectores teatrales.

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            El funcionario de Ceremonial debe reparar muy especialmente respecto de este asunto,  ya que la exposición prolongada de los ojos a la luz directa,  acarrea una sensación de ceguera,  dolor de cabeza y náuseas,  que terminan generalmente por perturbar el carácter tanto de los oradores como del público,  con el consiguiente peligro para el éxito final del acto.

 

            Asimismo,  deberá preverse un equipo generador de emergencia en caso de que se corte la electricidad,  o que la ceremonia organizada sea victima de un boicot o de un atentado.  Este equipo generador de emergencia,  no sólo permite continuar con el acto si es preciso,  sino que además facilita el retiro de los invitados del recinto en caso de alguna eventualidad que requiera su urgente evacuacón.

            d)    AMPLIFICACION:   Otro de los aspectos que debe prever el funcionario de Ceremonial,  es el correcto funcionamiento de los equipos de amplificación de sonido.

 

            Lo ideal es que previo a iniciarse el acto,  el funcionario de Ceremonial o uno de sus auxiliares,  se asegure en forma personal de la emisión del sonido proveniente de los micrófonos o de los equipos de reproducción musical.

 

            De esta manera,  se evita el tan difundido  “ 1,  2,  3 ;  probando”  que suele decirse al momento de iniciarse muchas ceremonias,  y que no sólo provoca la hilaridad de los asistentes,  sino que además denota una manifiesta imprevisión por parte de los organizadores.

 

 

            e)   PODIOS:   El  “ Podio”  es una instalación especial de uso común en grandes banquetes,  seminarios,  actos académicos  y políticos,  discursos,  etc.

 

            El funcionario de Ceremonial deberá elegir el modelo de podio,  de acuerdo al tipo de acto que organiza,  a su programa y a la jerarquía de los personajes que habrán de utilizarlo.

 

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            Básicamente hay tres tipos de podios:   1)   Independiente;   2)   Incorporado;   3)   Móvil.

 

1)  Podio  Independiente.   Este es el tipo de podio más difundido.  Se coloca,  como ya hemos dicho cuando estudiamos los auditoros,  a la derecha del estrado o de la mesa presidencial  del acto,  recepción o ceremonia.   Puede colocarse al  ras del piso o bien sobreelevarlo algunos centímetros sobre una tarima.

 

Por cuanto el podio tiene la función de apoyo del conferenciante,  habrá de tenerse en cuenta que sea lo suficientemente ancho como para que aquél no sólo pueda ubicar las páginas del discurso,  sino además un vaso de agua,  o un par de anteojos.

 

No debe colocarse jamás el podio del orador detrás de la mesa principal de un acto o comida,  como tan comúnmente sucede en nuestro medio.   Esta disposición del podio provoca que los comensales o invitados de la mesa principal den permanentemente la espalda al disertante.

 

 

2)   Podio  Incorporado.    Este tipo de podio es muy corriente en los grandes banquetes empresarios que se celebran en los Estados  Unidos  de Norteamérica.   

 

Se trata de un podio fijo que se coloca en el centro métrico de la mesa principal.  En este tipo de mesa,  el anfitrión se coloca a la derecha del podio,  dándole a su vez la derecha a su primer invitado de honor  ( I1 ).   De haber un segundo invitado de honor  

( I2 ),  éste toma asiento a la izquierda del podio.

 

            El podio fijo tiene un inconveniente:  si bien presenta ciertas ventajas en aquellos actos que requieren intervenciones sucesivas de los asistentes con mínimos desplazamientos de estos últimos;  sin embargo establecen una especie de gran muralla que divide en dos la mesa presidencial,  e impide el contacto entre las autoridades que se encuentran a uno y a otro lado de la mesa.

 

 

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Un tipo especial de podio incorporado es el  que podemos observar en algunos parlamentos extranjeros,  y sobre todo en el gran salón de la Asamblea General de la Organización de las  Naciones Unidas,  en Nueva York

 

            Es  el tipo de podio que se encuentra en el centro métrico del estrado presidencial,  pero en un nivel inferior al que se encuentra el sitio del presidente.

 

            De esta manera,  el presidente de la reunión no sólo ve lo que ocurre en el auditorio,  sino que además puede controlar la conducta y los tiempos en la intervención de los oradores.

 

            3)   Podio   Móvil.  Este tipo de podio se utiliza cuando la jerarquía de los invitados es tal,  que no puede exigírseles que se desplacen hasta un podio fijo.

 

                Es el caso de los monarcas, a quienes se les alcanza el micrófono donde se encuentren sentados.

 

            También se utiliza cuando se reunen a comer en una recepción de gala varios jefes de estado,  y a los  postres todos  deben pronunciar discursos.    De esta manera,  no  se hace desplazar a los comensales,  sino que lo que va trasladándose es el podio,  de un jefe de estado al otro.

 

 

 

VIII. TARJETEO.

 

Acerca de la confección,  texto  y concepción gráfica de la  tarjeta de ubicación, habremos de referirnos más adelante, en el capítulo correspondiente a la                                “ Cominucación Ejecutiva y Protocolar ”.

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En éste,   en cambio,  hemos de formular algunas reglas de carácter técnico referentes al modo de colocar y controlar las tarjetas de ubicación de una mesa,  palco  o estrado;   y a la forma más eficaz de disimular una ausencia en una sillería tarjeteada.

 

En primer,  lugar diremos que el funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que,  la organización de todo acto protocolar,  conlleva inevitablemente el tarjeteo del estrado y de  todos los sitios del auditorio que deben ser ocupados por aquellos asistentes que han sido especialmente invitados.

 

            Nuestra experiencia nos dice que jamás debe librarse la ocupación de los asientos al azar,  a la buena educación o al sentido común de los  asistentes.  De no tarjetear,  habrán de producirse desagradables incidentes entre funcionarios por disputas protocolares,  o entre los invitados comunes por la posesión de una mejor ubicación.

 

            Por  ello,  el funcionario de Ceremonial no sólo debe prever la confección y colocación de tarjetas,  sino además su permanente control una vez que aquéllas han sido ubicadas en su sitio.   Esto se aconseja por cuanto no resulta extraño que alguno de los comensales o invitados cambie de lugar su tarjeta para conseguir una mejor ubicación.

 

            El tarjeteo de estrados,  mesas y auditorios conlleva la necesaria disposición de asistentes operativos o auxiliares dentro del ámbito en el que se desarrolle el acto,  recepción o ceremonia.   Cada uno de dichos asistentes deberá tener en su poder una copia del plano general del dispositivo de ubicación de los  invitados,  con el objeto de que puedan acompañar a estos últimos hasta su sitio,  o bien,  orientarlos si han olvidado o no se encuentran seguros del número de su asiento,  o del área donde este último se localiza.

 

            Por el mismo motivo,  el funcionario de Ceremonial debe destacar un asistente operativo en el estrado o mesa principal del recinto,  el cual habrá de encargarse,  en forma exclusiva,  de acompañar a las autoridades presidenciales del acto hasta el estrado.  Este asistente será también el encargado de ubicar a dichas autoridades de manera indubitable,  y de asistirlas y complacerlas ante cualquier tipo de requerimiento especial.

 

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            En todos los casos,  el asistente protocolar de estrado debe ser un agente operativo de cortesía y cultura sobresalientes,  y que debe dominar uno o más idiomas extranjeros.  Tales requisitos son necesarios,  ya que aquél debe estar en contacto permanente con personalidades y altas autoridades nacionales y extranjeras;   y por lo tanto,  debe encargarse dicha misión a la persona  más afable,  servicial  y cultivada que forme parte del equipo protocolar de la repartición o institución anfitriona.

 

            Otro de los temas referentes al tarjeteo que debemos mencionar,  es el modo en que  debe solucionarse y disimularse la  ausencia imprevista de un funcionario que debía tomar asiento en un estrado.

 

            De acuerdo  a las rígidas normas del  Protocolo  clásico,  ante la ausencia de un invitado en un estrado,  deben retirarse todas las tarjetas,  quitar la tarjeta y la silla del ausente,  y volver a retarjetear la totalidad de los asientos,  de acuerdo a las reglas de derecha y proximidad.

 

            Sin embargo,  nuestra experiencia nos dice que este sistema puede utilizarse siempre y cuando tengamos aviso de la inasistencia del funcionario con cierto tiempo de anticipación.

 

            De lo contrario,  si el funcionario confirmó previamente su asistencia y a último momento avisa que no puede llegar al acto que se organiza,  el retarjeteo debe realizarse a la vista del público que ya ha comenzado a ocupar sus asientos.

 

            Retarjetear a la vista del público ya sentado,  no sólo denota la imprevisión de los organizadores,  sino que los asistentes pueden pensar que aquel alto funcionario ausente ha quitado su respaldo a la repartición organizadora o a su titular;  o bien que el acto no es tan importante como para merecer su presencia.

 

            ¿ Qué  hacer entonces ?.

 

 

            Nuestra experiencia profesional nos dice que debemos tarjetear el estrado de la forma clásica  ( Derecha  y  Proximidad ) ;  pero que ante la ausencia imprevista de un

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funcionario,  debemos quitar la tarjeta de éste,  y  correr luego toda el ala de  tarjetas un lugar,  hasta cubrir el  sitio del ausente.

 

            Es decir,  que si tenemos tarjeteado un estrado de la siguiente forma:

 

                               5         3         1         A         2         4         6

                                     ------------------------  x  -----------------------

                                                                 cm                              cm:  centro métrico

 

            y  el  funcionario  nro.   1  avisa  que no puede  llegar al acto,  debemos sacar su tarjeta y correr  las restantes de tal modo y con tal rapidez,  que el público no alcance a notar la ausencia de aquél.

 

 

            Por ejemplo:

 

 

                            5          3          A          2          4          6

                            ----------------------  x  ---------------------

                                                           cm                           cm:  centro métrico

 

            Como vemos,  el Anfitrión  ( A ) se ha desplazado,  pero  recibe la derecha del invitado nro.   2,  con el que comparte el centro métrico.

 

            De este modo,  el  Anfitrión conserva su derecha,  comparte por cortesía y por emergencia el centro métrico con su primer subalterno;   y además se logra una disposición armónica de  todas las personalidades del estrado.

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IX. SEGURIDAD.

                              

 

            La   Seguridad es uno de los ingredientes más importantes de un acto protocolar;  sobre todo,  de aquéllos que se organizan en el ámbito oficial.

 

            En efecto,  el funcionario de  Ceremonial debe tener en cuenta que siempre que organice un acto,  recepción  o  ceremonia,  a los que deban  concurrir autoridades públicas nacionales  o  extranjeras,  debe ofrecer a sus invitados las máximas garantías de seguridad.

 

            Para ello debe contar con el auxilio de efectivos de seguridad,  que pueden ser tanto de la Policía de su zona,  como  de empresa privada  o de la  propia repartición.

 

            Por lo general,  cualquier acto al que asisten altas autoridades nacionales,  recibe protección de la  seccional o destacamento policial de la zona en la que aquél tenga lugar.   Por ello,  el funcionario  de  Ceremonial  debe incluir este tema en su  Lista  de Chequeo,  por  cuanto debe comunicar a la autoridad policial el motivo,  el lugar,  la fecha  y el horario del acto que se organiza.

 

            No obstante,  cuando los invitados al acto revisten una jerarquía menor,  y su presencia no justifica el desplazamiento de efectivos policiales,  el funcionario de Ceremonial debe contratar los servicios de una empresa privada de seguridad;   ya que,  pese a no pertenecer al ámbito oficial,  los asistentes  - grandes empresarios,  por ejemplo -  no pueden quedar expuestos a atentados,  asaltos,  secuestros  o sus automóviles o enseres personales a su sustracción o deterioro.

 

            Ahora bien,  sea oficial  o privada,  la  seguridad especialmente requerida para el acontecimiento debe ser puesta en contacto con el personal de seguridad permanente de la repartición – si lo hay -,  o bien,  con el mayordomo del edificio,  con el objeto de estudiar todas las entradas,  salidas  y caminos que permitan el control absoluto del ámbito del acto,  y la más  rápida evacuación del recinto en caso de producirse alguna emergencia.

 

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            De todo ello,  el funcionario de  Ceremonial debe estar al corriente,  y por lo tanto,  debe exigir ser impuesto del plan general de seguridad y evacuación.   De este modo,  él podrá instruir a  sus asistentes operativos y auxiliares acerca de los procedimientos que prevee dicho plan para los casos de emergencia.

 

            Desde el punto de vista protocolar,  los lugares que deben ser obligatoriamente cubiertos por personal de seguridad son los siguientes:   el recinto del acto,  el guardarropas  y el estacionamiento.

 

 

 

 

X. VEHICULOS.             

 

Otros de los ítems que debe consignar el funcionario de  Ceremonial en su  Lista  de  Chequeo  y Seguimiento  es el referido al estacionamiento,  cuidado y desplazamiento de los vehículos con que llegan y se retiran los invitados al acto,  recepción  o ceremonia.

 

Como regla general diremos que el organizador debe asegurar el establecimiento vehicular para la totalidad de los automóviles de los funcionarios y personalidades de primer nivel que hayan sido invitados.

 

La mejor forma de lograrlo, es organizando dicho estacionamiento de la siguiente forma:

 

1)  Al igual que se disponen asientos para los funcionarios y personalidades,  debe reservarse un lugar en el  estacionamiento para todos los automóviles de cada uno de ellos.

 

La reserva se realiza mediante la  asignación de un sitio para el automóvil,  el que habrá de ser visiblemente demarcado.

 

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El estacionamiento puede ser dispuesto,  sobre la explanada de acceso,  dentro del parking de la repartición,  en espacios reservados de la vía pública,  o en estacionamientos  o garages  privados cercanos especialmente contratados para la ocasión.

 

El sitio de cada vehículo se señala con números  o letras,  y debe ser asignado de acuerdo a la jerarquía  de su propietario;  teniéndose siempre en cuenta que los lugares más cercanos a la  entrada y salida del garage,  deben ser asignados a los invitados de rango protocolar mayor.

 

Esto debe hacerse de ese modo,  por cuanto el funcionario de mayor jerarquía no puede permanecer en la puerta del edificio donde acaba de asistir a un acto,  a merced de cualquier eventualidad,  mientras espera su vehículo que se encuentra encajonado entre los automóviles de los invitados que llegaron retrasados a la ceremonia.

 

2)  El dispositivo de ubicación de automóviles debe ser puesto en conocimiento de los asistentes.  Para ello,  puede remitirse al funcionario invitado un tarjetón en el que se encuentre graficada la ubicación del estacionamiento,  sus  accesos  ( uno directo  y otro alternativo ),  su entrada,  su salida  y el  lugar que ha sido asignado a su automóvil.         

 

Asimismo,  debe remitirse un tarjetón en el que se encuentre  visiblemente impreso el número o letra de ubicación,  con el objeto de ser colocado en el parabrisas delantero y facilitar,  por ejemplo,  el rápido armado de cortejos  o desplazamientos de los vehículos,  de acuerdo al rango protocolar de sus ocupantes.

 

Si por falta de garage propio o cercano,  el establecimiento debe llevarse a cabo en la vía pública,  deben gestionarse y remitirse a los invitados los correspondientes permisos de libre tránsito   y  estacionamiento.

 

3)  El garage  o zona de establecimiento de los invitados debe hallarse necesariamente bajo custodia policial,  sea ésta privada  u  oficial,  con el objeto de evitar la sustracción o deterioro  de los vehículos.

 

4)  Asimismo,  tanto la explanada como el garage o zona de estacionamiento,  deben contar con personal  auxiliar de playa.  Las tareas de dicho personal consisten en

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llevar y traer los automóviles  hacia o desde su lugar de estacionamiento,  sobre todo en aquellos casos en que los invitados  arriban conduciendo.

 

5)  El desplazamiento de los automóviles de los invitados,  tanto dentro del garage como frente al   edificio anfitrión,  debe realizarse de manera veloz,  y por lo tanto,  sus vías de entrada,  salida y circulación deben hallarse en  todo momento libres de obstáculos y embotellamientos.

 

6)  De ser posible,  no debe preverse uno sino varios garages o zonas de estacionamiento.  Dicha multiplicidad permite dividir la lista de los invitados,  formar grupos por identidad jerárquica,  y luego asignar cada rango protocolar a un garage distinto.               

 

7)  El funcionario de  Ceremonial debe procurar que el personal auxiliar de garage,  de la explanada,  de la puerta de acceso a la repartición y del recinto del acto,  se encuentren en permanente comunicación   ( p. Ej.  con  transmisores ).       

 

Por intermedio de sus aparatos de intercomunicación,  el personal auxiliar de playa comunica a los asistentes operativos que se encuentran dentro del edificio,  el momento en que arriban las principales autoridades del acto,  permitiéndole al funcionario  de  Ceremonial acudir   al encuentro de  las mismas en forma personal.

 

De  todos modos,  por más sincronizado,  complejo o sostificado que sea el dispositivo de estacionamiento,  siempre será mejor restringir a su mínima expresión la cantidad de vehículos que deben ir hacia la puerta de la repartición en busca de sus pasajeros;  reservándose tal beneficio sólo para  los funcionarios de mayor jerarquía.

 

Los restantes invitados deben desplazarse hacia los garages correspondientes,  o bien,  aborda sus automóviles en puntos de desconcetración alternativos.

 

8)  El tema del estacionamiento requiere un minucioso estudio previo por parte del funcionario de  Ceremonial,  su equipo y los funcionarios de seguridad involucrados;  sobre todo,  cuando se organizan concurrencias oficiales de varios centenares de  invitados.  En estos casos, más que en ningún ptro,  deben preverse itinerarios de arribo y partida  generales y alternativos,  horarios escalonados de llegada

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de los automóviles,  y contratación de microbuses que  lleven y traigan a los invitados hacia y desde las zonas de estacionamiento.

 

9)Por último,  diremos que en la organización del estacionamiento,  el funcionario  de  Ceremonial debe trabajar en estrecha colaboración con los agentes de seguridad y con las autoridades municipales de tránsito;  ya que sin el concurso armónico y permanente de estas últimas,  resulta imposible estacionar y movilizar centenares de vehículos que convergen hacia  ( o parten  desde )  un mismo punto y al mismo tiempo.

 

 

 

 

 

 

XI.  ASEO.

 

            En lo personal,  creemos que la limpieza es una de las expresiones más exquisitas de la cortesía;  y por lo tanto,  uno de los requisitos indispensables de todo acto protocolar.

 

            De allí,  que nosotros consideramos el aseo de los ámbitos protocolares,  como una responsabilidad ineludible del funcionario de  Ceremonial.

 

            No pocos colegas consideran que ocuparse de la limpieza del ámbito y servicios de una ceremonia es una actividad menor;  y en consecuencia,  la derivan al mayordomo de la repartición o se confían en los servicio habituales de maestranza.

 

            Por el contrario,  entendemos que el funcionario de  Ceremonial debe supervisar en forma personal o delegada la limpieza de todos los recintos y elementos que habrán de ser utilizados en el acto,  recepción o ceremonia que se organiza.

 

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            En más de una oportunidad,  una recepción se ha visto malograda por falta de aseo.  En lo personal,  ha ocurrido que hemos sido invitados a ceremonias de muy alto nivel protocolar,  ornamental y gastronómico,  pero los baños y pasillos cercanos al salón en las que aquéllas tenían lugar,  se encontraban en un estado de abandono y suciedad francamente lamentables.

 

            De nada sirve,  pues,  que el recinto del acto se encuentre impecable, si los baños están inundados,  las escaleras de honor no están enceradas o las alfombras de los pasillos de acceso se encuentran sembradas de colillas de cigarrilos.  De tanta suciedad, no hay sino un solo responsable:  el  funcionario  de  Ceremonial.

 

            Respecto de los baños,  diremos  que,   no sólo deben estar limpios,  con todos sus servicios en perfecto estado de funcionamiento.

 

            Además,  deben contar con aquellos elementos de tocador,  de costura y de lustrado que puedan  llegar a necesitar los invitados ante cualquier contingencia.

 

            En efecto,  en el baño de hombres debe destacarse un señor y en el de mujeres una señora,  quienes,  en una mesa y prolijamente  dispuestos,  habrán de tener todos y cada uno de aquellos elementos:  analgésicos,  antidiarreicos,  algodón,  gasa  hidrófila,  papel higiénico,  jabones,  toallas,  talco,  quitamanchas,  agujas,  hilo de varios colores,  pomada para zapatos,  cepillos,  peines,  y  un largo etcétera.

XII.  ASCENSORES.

               

                Cuando el recinto  en el que debe llevarse a cabo una ceremonia se encuentra en uno de los pisos superiores de la repartición,  el funcionario de  Ceremonial debe prever que uno de los ascensores sea destinado exclusivamente al ascenso y descenso de las principales personalidades invitadas.

 

            La necesidad de reservar un ascensor es fundamental en  dos premisas protocolares básicas:

 

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1)  Las principales autoridades no deben aguardar el ascensor en la fila común de los asistentes,  por cuanto no pueden ser expuestas al asedio de sus admiradores,  ni a las  agresiones de sus detractores.

 

2)  En segundo lugar,  tampoco deben ser invitadas a  “ colarse” por el funcionario de  Ceremonial,  ya que ello las expone a los agravios de quienes van a abordar el ascensor mansamente enfilados.

 

Del mismo modo,  el funcionario de  Ceremonial debe procurar que una vez que las principales autoridades se encuentren en el piso del salón de actos,  el ascensor permanezca en este último.  Ello obedece a dos razones,  una de orden práctico y otra de seguridad.

 

La razón de orden práctico es que el ascensor debe encontrarse preparado por si alguna de las personalidades presidenciales debe abandonar intempestivamente la ceremonia.

 

La de seguridad radica en que,  de producirse algún motivo de alarma,  el ascensor debe hallarse listo para permitir el urgente descenso de las autoridades.

 

 

 

 

XIII. ORNAMENTACION.

 

Dentro de este rubro,  colocamos todos aquellos elementos que son necesarios para adornar o decorar el recinto en que va a desarrollarse  cualquier manifestación protocolar;  como asimismo,  todos aquellos elementos que pueden utilizarse para atraer la atención de un auditorio hacia el área presidencial de un acto,  recepción  o ceremonia.

 

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Por lo general,  los principales elementos de ornamentación protocolar son los siguientes:   arreglos florales,  centros  de mesa  y plantas ornamentales,  alfombras,  tapices  y piezas de arte.

 

 

a)      ARREGLOS FLORALES: El funcionario de  Ceremonial debe tener en cuenta que en el ámbito protocolar los arreglos florales  deben ser  sencillos y moderados,  y sobre todo armónicos;   es decir,  que no sean tan pequeños que parezcan salpicaduras de colores,  ni tan grandes que confieran al recinto el aspecto de un funeral de ministro.  Debe pensarse,  como antes lo decíamos de las luces,  en que el exceso de flores  - por su aroma  y por su polen  - suele acarrear a los invitados alérgicos no pocos trastornos;  y que  ello  acaba por malograr toda la brillantez protocolar pretendida por los organizadores. Lo ideal es que se recurra a los arreglos florales con extremada moderación,  y sólo en aquellos casos en que,  por la  opacidad del recinto,  se hagan absolutamente necesarios. De todos modos,  sean de la medida y en la cantidad que sean,  debe procurarse que tales arreglos sean confeccionados con flores absolutamente inodoras,  o – al menos-  tratadas químicamente para neutralizar su perfume. Otra de las premisas que debe tenerse en cuenta es que los arreglos deben ser naturales,  evitándose la utilización de flores artificiales. Sobre el particular hemos de destacar que la utilización de flores artificiales,  tanto de plástico como papel o similar,  se encuntra especialmente vedada,  no sólo por las reglas organizativas del  Protocolo  oficial,  sino  además,  por los principios más elementales del buen tono social. Tampoco deben utilizarse flores teñidas de una tonalidad original,  y menos aún de los colores nacionales del país del que proviene nuestro invitado de honor. Debemos tener en cuenta que las flores teñidas no sólo adquieren un sospechoso aspecto de artificialidad,  sino  que  además,  por haber sido intoxicadas,  duran  mucho menos que las  flores  conservadas en su estado natural. Por último,  diremos  que en ningún caso debe recurrirse a la ornamentación con guías,  cataratas  o guirnaldas  de flores;  ya que ello  no sólo no es correcto desde el punto de vista protocolar,  sino  que además denota en el organizador ena excentricidad y una cursilería francamente lamentables.

 

 

b)      CENTROS  DE  MESA: Sobre las características  de los centros florales en las recepciones,  habremos de tratar más adelante,  cuando estudiemos el servicio y el arreglo de las mesas protocolares. En este punto,  en cambio,  diremos algunas palabras acerca de los centros florales de los estrados y las  mesas de trabajo. En primer lugar diremos que,  como regla general,  no es protocolarmente correcto colocar centros florales sobre los estrados,  las mesas de trabajo y los escritorios de juramentos o firma de documentos. En estos casos,  debe ornamentarse con elementos más acordes  con la ocasión y

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que son adorno habitual de los escritorios.  Alguno de los elementos a los que puede recurrirse son :   los tinteros antiguos,  los pequeños bustos,  las escribanías  completas en plata  o bronce  y otros objetos similares. Los estrados,  las  mesas de trabajo y los escritorios de juramento o firma,  no deben ser  decorados con candelabros. Recordamos aquí que en caso de tratarse de estrados,  la mesa presidencial del mismo debe ser recubierta por un paño o tela similar,   con el objeto de ocultar las piernas y los pies de los disertantes. Por último,  y aunque nosotros en particular no lo aconsejamos,  pueden  colocarse sobre tales mesas  o estrados las banderas  representativas de cada firmante o disertante en tamaño de escritorio. Decimos que no somos partidarios de ellas,  pues no sólo consideramos que privan a las mesas y estrados de trabajo de toda elegancia;   sino que además,  adscribimos a la teoría que prohíbe  ornamentar con símbolos nacionales   de cualquier tipo. Sin embargo,  no podemos dejar de reconocer que el uso de las banderas de escritorio es bastante común en congresos,  reuniones,  simposios  o encuentros de carácter internacional. En estos casos,  y haciendo abstracción de su contextura simbológica,  tales banderitas resultan de cierta utilidad,  ya que permiten identificar la ubicación de las diferentes delegaciones en un estrado o conjunto de mesas.

 

 

c)      ARBOLES  Y  PLANTAS  ORNAMENTALES:  Los árboles  y plantas resultan de gran  utilidad para la ornamnetación de cualquier tipo de acto,  recepción  o ceremonia de carácter protocolar.   En efecto,  algún  detalle  de decoración  verde permite aminorar  la adultez  de la que comúnmente adolecen los salones auditorios de las reparticiones públicas.             Al igual que los arreglos y centros florales,  también los árboles  y plantas ornamentales deben ser armónicamente concebidos son sencillez  y  moderación.          En lo posible,  estos  arreglos deben ser naturales;   aunque hoy en día pueden adquirirse o alquilarse excelentes conjuntos ornamentales de vegetación artificial.      Sean naturales  o artificiales,  debe tenerse en cuenta que los arreglos vegetales ornamentales para uso protocolar,  deben ser muy sencillos  y moderados,  de  proporciones  armónicas,  y ubicados en aquellos lugares del ámbito en los que no entorpezcan el paso  o  asientos de los invitados. También pueden ser ubicados enmarcando el estrado  presidencial  o  jalonando los peldaños de una escalera de honor. En todos   los casos,  se  desaconsejan específicamente las cataratas vegetales  que suelen pender algunas veces de las galerías superiores de algunos salones de fiesta,  como así también las plantas colgantes de cualquier tipo;   ya que,  tal como suele decir un colega nuestro,  dichos arreglos confieren a los recintos protocolares el aspecto de un invernadero tropical alergénicos  y  chabacano.

 

 

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d)     ALFOMBRAS:  Como primera regla  general,  diremos que existen tres maneras de ornamentar con alfombras un acto protocolar. 1)  Disposición de camino exterior  ( o perpendicular ) :  En este caso,  la alfombra se coloca desde el punto de desembarco del avión  o descenso del automóvil hasta la puerta de la aeroestación o de la repartición. 2)  Disposición  de camino  interior:  En este otro caso,  la alfombra  se coloca desde la puerta de la repartición  hasta la entrada del salón donde se realice el acto,  recepción  o ceremonia. 3)  Disposición  de fachada o estrado:  En este último caso,  la alfombra  se coloca:   3.1.)  En  disposición paralela a la fachada del edificio  de la repartición,  con el objeto de que sobre ella  esperen las autoridades para entrar todas juntas a la ceremonia  o bien,     3.2.)  Cubriendo toda la superficie de un estrado,  palco  o  tarima,  con el objeto  de que  sobre ella sean dispuestos los  asientos de las autoridades presidenciales del acto. Como segunda regla  general,  diremos que las alfombras protocolares deben ser perfectamente de color rojo,  ya que este  último ha sido siempre representativo de la autoridad. En efecto,  ya los  antiguos emperadores romanos solían cubrirse con mantos teñidos de color púrpura,  sustancia ésta que se obtenía costosamente de un rarísimo molusco bivalvo del  Mar  Rojo.   Desde entonces,  el púrpura primero,  y el rojo después,  fueron  los colores característicos de los mantos y tocados de emperadores,  reyes  y cardenales.   Recordemos aquí a la llamada  “ púrpura  cardenalícia ” .  De todos modos,  el alfombrado protocolar debe reservarse para aquellas manifestaciones ceremoniales  a las que asistan únicamente  el  Presidente  de la Nación   o  los  Gobernadores  de provincia. Debe tenerse en cuenta que el camino alfombrado tenía por objeto que el monarca no pisara el suelo,  tal  como lo hacían los  simples súbditos.  De allí,  que carece de todo objeto protocolar el alfombrar caminos o recintos de reparticiones menores en las que presiden sus titulares,  funcionarios  de jerarquía  sumamente lejana a la  de la jefatura del estado.

 

 

e)      TAPICES: Los tapices son los elementos ornamentales por excelencia de todo acto protocolar del más alto nivel;  ya que confiere a la decoración una terminación de gran elegancia y sobriedad. Suelen ser utilizados de dos  maneras: 1)   Colgados  sobre el centro métrico de la pares principal del salón,  detrás  de las autoridades presidenciales  del acto.  2) Colgados de la varanda del balcón desde donde ha de presidir una manifestación protocolar  el  Presidente  de la Nación  o el  gobernador  de una Provincia.  Este  uso,  todavía poco común en  nuestro país,  ya ha sido practicamente adoptado por casi todos los países  europeos,  tanto  republicanos  como monárquicos. En  ambos  casos,  los tapices  pueden representar un motivo  artístico  o bien  el escudo nacional del país  anfitrión  o  cualquier  otro diseño  heráldico.  Este último tipo de tapiz el que comúnmente se conoce como  “ tapiz  repostero” .

 

 

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f)       PIEZAS  DE  ARTE:  También  las piezas de arte pueden ser utilizadas para ornamentar el recinto de una ceremonia protocolar. Como  regla general,  diremos  que deben ser de tamaño  moderado  y de motivos que no resulten ofensivos  al auditorio,  o  lesivos  a  la jerarquía  o  solemnidad del acto. Las piezas  de arte  resultan de gran utilidad para realzar  la presidencia de una ceremonia.   Por ejemplo,  el sitio de la autoridad presidencial  puede ser dispuesto entre dos columnas,  dos  estatuas,  dos  ánforas,  o debajo  de un gran óleo  o de un busto alegórico.

XIV. SANIDAD.  Otro  de los aspectos  organizativos  que no debe descuidar jamás  el funcionario  de  Ceremonial,  es la  cobertura  sanitaria  del  acto,  recepción  o  ceremonia  que organiza.

 

El  hacinamiento,  el  cansancio,  las  esperas  y las tensiones que conlleva  toda  manifestación  protocolar,  suelen  acarrear  a algunos  asistentes  una serie de malestares típicos  de las concurrencias  públicas,  destacándose  entre ellos  las lipotimias  y los ahoguíos,  por ser los más  comunes.

 

En consecuencia,  todo  acto protocolar  debe contar con la presencia  de un médico,  cuya  función  será  la de asistir  cualquier percance de salud  que pueda sufrir alguno de los invitados  o de las autoridades  presidenciales. Algunos colegas suelen sostener que para ellos resulta suficiente contar con la presencia de una enfermera,  ya que éstas poseen  todos los conocimientos profesionales para encarar una  rápida asistencia de primeros auxilios.

 

Por el contrario,  nosotros  somos partidarios de la contratación de un médico,  ya que hay malestares que pueden ir más allá  de una lipotimia o de un ahoguío,  y por lo tanto,  la primera atención médica de aquéllos puede exceder los conocimientos de una enfermera.

 

Pensemos que,  si  cualquier fallecimiento o infarto,  por ejemplo,  es lamentable;  el fallecimiento o infarto de un alto funcionario nacional  resulta  - además  de lamentable -  políticamente comprometedor.

 

El ejecutivo o funcionario  de  Ceremonial  - único responsable de la organización general  de un acto -  no puede ser culpable de la falta de atención médica de uno de tales personajes. No existe otra manera de eludir dicha responsabilidad que no

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sea contando en el ámbito de la ceremonia con la presencia permanente de un médico;   ya que será  este último quien  -  llegado el momento -  habrá  de hacerse profesionalmente responsable de la asistencia,  traslado  o  defunción  del  funcionario.

 

Asimismo,  el ejecutivo o funcionario  de  Ceremonial  debe contar  en su  poder  con una nómina de direcciones  y teléfonos  de los  hospitales  más cercanos y de los centros de urgencia especializados   (  quemados,  intoxicaciones,  etc. ).   En dicho listado,  no  deben faltar  tampoco  los números telefónicos de empresas de ambulancias que cuenten con unidades coronarias  y con unidades de asistencia intensiva compleja.

 

Por último,  tal  como ya lo hemos dicho  al referirnos al equipamiento de los baños,  el funcionario  de  Ceremonial  debe  procurarse todos aquellos  medicamentos de venta libre y  de uso corriente para el tratamiento de malestares y  accidentes menores,  tales  como analgésicos,  antidiarreicos,  gasas  hidrófila,  etc.

XV.          INCENDIOS  Y  EXPLOSIVOS. Una de las  primeras actitudes que debe adoptar el funcionario de  Ceremonial  ni bien se hace cargo de sus funciones,  es la de recorrer  personalmente la reparticón  con el objeto de estudiar todas las vías de entrada,  salida  y evacuación  de su edificio.

 

Tal  recorrida  tiene por objeto  el trazar los distintos tipos de itenerarios  que deben ser previstos en todo acto protocolar para  llevar a cabo la evacuación inmediata de su ámbito ante cualquier principio de incendio o ante la amenaza de detonación de un artefacto explosivo.

 

Para tener controlado este tipo de contingencias,  es preciso afectar a la realización del acto no una,  sino varias entradas ,  destinando cada una de ellas a un espectro jerárquico en particular.

 

Por ejemplo,  el  funcionario  de Ceremonial  puede dividir la lista de invitados en segmentos de  cantidades  iguales  de  personas.   Luego  asignar  a cada uno de dichos  segmentos  una letra  en particular; de manera  tal  que la   personas  del  segmento   “ A”  evacúen el salón por la puerta  “ A”,  los del  “ B”  por la puerta  “ B ”,  y así sucesivamente.

 

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Lo dicho,  tiene por objeto evitar los peligrosos amontonamientos que suelen producirse en las manifestaciones públicas al declararse un incendio o al anunciarse la inminencia de la detonación de un artefacto explosivo.

 

Lo ideal,  es que el funcionario  de Ceremonial  se sesore  previamente  por personal de bomberos y explosivos,  con el objeto de que pueda estudiar  los recorridos  desde una perspectiva técnica;  ya que ello permitirá que,  de producirse una emergencia,  sus criterios   de evacuación resulten compatibes y complementarios con los aplicados por los bomberos y los agentes de la brigada de explosivos. Asimismo,  el funcionario  de  Ceremonial debe efectuar la periódica supervisión de los extinguidores y demás elementos con que cuenta la repartición para combatir las llamas,  ya que aquéllos  pueden tener  distintas fechas de vencimientos,  o  necesidad de efectuarles  algún recambio o recarga.

 

También resulta conveniente que tanto el funcionario de  Ceremonial como los miembros de su equipo,  realicen algún tipo de curso,  o al menos  se asesoren,  acerca de las técnicas de control  y evacuación de auditorios para los casos de incendio y explosión. Por último,  diremos que el funcionario de  Ceremonial no debe olvidar de incluir en su direccionario de urgencia,  los números telefónicos del departamento  de bomberos de su zona y de la brigada de explosivos más cercana a la repartición.

 

XVI.   PRENSA  Por lo general,  la  Prensa suele ser uno de los ingredientes más conflictivos de cualquier manifestación protocolar.       En efecto.  Más pendientes de las posibles primicias que de las cuestiones protocolares,  los periodistas  y fotógrafos  suelen no respetar ni los  vallados ni los sitios que especialmente se les reserva.     Por el contrario,  se  desbandan,  se cuelgan  de los palcos,  se suben  a los estrados,  invaden  los alfombrados,  se escabullen  a los  salones  V. I. P.,   obtaculizan el desplazamiento de caravanas y cortejos;  y  sobre todo  - e  invariablemente -  acusan  de autoritario  y antidemocrático  al  funcionario  de  Ceremonial  que  intenta  - en  vano -   reencausarlo hacia su vallado  o tarima  reservada.  

 

            ¿ Cómo  solucionar  este problema?. Por el momento,  en nuestro país resulta  imposible  trabajar  con cronista  o fotógrafo  oficial,  tal  como lo hacen los  Protocolos  más antiguos y afianzados. En muchos países sólo se permite la entrada a los actos protocolares  de cronistas  y fotógrafos  de los departamentos de  Prensa  o  Comunicación  de sus  gobiernos.

 

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            Con  ello,  los funcionarios  de  Ceremonial  se aseguran  el  orden dentro de los recintos,  la  obediencia funcional  de fotógrafos  y cronistas,  así  como también el acatamiento de estos últimos a las normas vestimentarias dispuestas para la ceremonia.  Recordemos  aquí  que en muchas naciones  del mundo se conserva  todavía la vestimenta de gran gala para los actos protocolares,  y  no se permite la entrada de ningún periodista  que asista vestido  de sport.

 

            De acuerdo  a este sistema,  los  cronistas  y fotógrafos  oficiales hacen  su trabajo  durante  toda la ceremonia,  lo procesan  o revelan,  y luego  el departamento  de  Prensa  o  Cominucaciones  reparte el material  a los medios  y agencias  noticiosas.  Esto  tiene excelente  resultado en aquellos países,  porque el periodismo  entiende que la noche de la ceremonia  o de la gala  no  es para las primicias,  sino para  agasajar  o celebrar  a alguna  personalidad  o  fasto  nacional  desde una perspectiva  absolutamente formal  y protocolar.

 

            Gracias  al  sistema  de cronistas  y fotógrafos  oficiales,  países  como  España  o  Francia  organizan  actos protocolares  pulquérrimos,  en los  que las  autoridades  no son  agredidas a golpe de micrófono,  o  asediadas a preguntas  en aquellos momentos en los que sólo  deben  pensar  en las secuencias  protocolares  que deben  cumplir,  y las  que trataron  de memorizar concienzudamente durante varias de las horas previas a la ceremonia. Quienes se manifiestan contrarios a este sistema,  sostienen que éste atenta contra la libertad de trabajo de la prensa,  y se coarta la posibilidad de obtener alguna primicia periodística.

 

            Pero a   aquéllos  les decimos lo siguiente:    ¿Qué primicia periodística puede descubrirse en una función pública estatal que se celebra de la misma manera,  todos los años,  desde la época de los virreyes?.

 

            Ninguna,  ciertamente;   ya que las mismas autoridades salen del mismo sitio,  caminan por la misma calle,  realizando las mismas  acciones,  y  llegando al mismo lugar,  tal como lo vienen haciendo desde doscientos años.

 

            Ahora bien.   Si no puede trabajarse en nuestro medio con cronistas y fotógrafos oficiales,  ¿de qué manera puede  encausarse a la prensa sin padecer sus ineluctables acusaciones de autoritarismo?.

 

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            Desde el punto de vista de nuestra experiencia,  hemos llegado a formular una suerte de hexálogo,  a través  de cuyo respeto,  hemos alcanzado  algunos logros en el plano del mejoramiento de las difíciles relaciones entre el  Protocolo  y  prensa.

 

 

 

1)      RELACIONES  PERMANENTES CON LA PRENSA.  El funcionario de  Ceremonial  debe  comprender que no debe recurrir a la prensa sólo cuando necesita de ella. Muchos de nuestros colegas se acuerdan de aquel periodista que conocieron alguna vez en alguna ceremonia,  y  comienzan a  fingirle aprecio  y  a  molestarlo telefónicamente  o  a enviarle  gacetillas  desde el mismo momento en que principian la  organización de una ceremonia. Este  ardid,  tan común  por desgracia,  es siempre descubierto y por lo general la cobertura periodística no se logra. Otras veces,  cuando el acto que se organiza tiene  - de suyo – ingredientes sumamente atractivos para  la prensa,  el funcionario  de  Ceremonial consigue la concurrencia masiva de periodistas y fotógrafos,  pero al no  conocerlos ni entenderlos,  no  les brinda ni siquiera las mismas facilidades para que puedan trabajar con comodidad.

 

            De  allí,  que nuestra primera norma sea la siguiente: El departamento  de Ceremonial  debe mantener relaciones constantes con la prensa. Antes,  durante  y después  de cada acto,  y aún en el tiempo inactivo que corre entre ceremonia y ceremonia. Tanto como el periodista debe  entender que no existe primicia en el protocolo;  el funcionario de  Ceremonial debe comprender que ninguna ceremonia consigue la debida difusión y brillantez sin el concurso de la prensa.

 

            Ceremonial,  seguridad  y prensa  son los tres ingredientes inescindibles de toda manifestación protocolar en el seno de la  Administracón  Pública. Antes de cada acto,  mucho tiempo antes,  y aún  en el tiempo  entre- actos,    el funcionario de  Ceremonial  debe reunirse con el departamento de prensa de la repartición  -si existe-,  o bien con  los periodistas  o medios  acreditados en la misma con el objeto de comunicarles los lineamientos generales de trabajo de su departamento de  Protocolo,  de las  características y secuencias de los actos oficiales  consuetudinarios y de las normas básicas del  Protocolo  oficial  y del respeto formal debido a las máximas autoridades estatales que presiden o asisten a una ceremonia.

 

            Nadie es necio de por sí,  ni  irremediablemente necio.  Quienes sostienen  que la prensa no entiende razones,  y que encara su labor con prepotencia,  se equivocan.  Nosotros creemos que cuando la prensa se desbanda y arremete contra custodios,  vallados  y  cortejos,  es porque no han sido debidamente impuestos de sus límites,  o

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bien no han tenido las suficientes instrucciones previas como para asegurarse de que tal o cual funcionario no hará declaraciones  en un acto protocolar,  ni aún amenazado a punta de micrófono.

 

            Repetimos:   la solución  es mantener relaciones permanentes con la prensa,  especializando a algún miembro del equipo protocolar en tales relaciones. ¿ Qué debe entenderse por  “especializar”?. Puede hacerle estudiar redacción  informativa,  técnicas  de acreditación  y de organización de salas,  conferencias  y visitas  de prensa,  entre  otras  técnicas  aplicadas a las relaciones periodístico – protocolares.

 

            El encargado de prensa del área  protocolar  debe examinar  diarios y semanarios,  así como reunirse permanentemente con los  medios y con los periodistas a título personal;  todo ello,  con el  objeto de conocer la impresión que causa en tales medios  y profesionales  el accionar técnico  que  lleva adelante  el departamento de  Ceremonial.  Con ello,  podrán descubrirse errores,  desprolijidades,  desbordes  y  faltas de coordinación entre las distintas áreas que interactúan en toda ceremonia protocolar.

 

            También resultan necesarias las periódicas reuniones de trabajo con fotógrafos y técnicos televisivos,  con el objeto  de conocer sus necesidades profesionales y requisitos técnicos que requiere su labor.

 

            De estas charlas  deben salir  precisiones acerca de cuáles son los mejores ángulos de fotografía  o filmación de una ceremonia,  sobre todo aquéllas que se repiten periódicamente en la  Administración.   De esta manera,  ubicados en el lugar que les resulta más cómodo  para trabajar,  difícilmente los fotógrafos  y  camarógrafos  entorpecerán una ceremonia.

 

            Por el contrario,  si el funcionario  de  Ceremonial reserva para los reporteros y camarógrafos un lugar distante del foco presidencial  del acto,  o ubicado detrás del público,  o dispuesto frente a la luz directa del sol,  no puede quejarse luego si aquellos camarógrafos  o fotógrafos  no respetan el lugar asignado y se desplazan por todo el ámbito de la ceremonia,  hormigueando  desordenadamente  entre los funcionarios  o el público  asistente.

 

            La prensa  acreditada en una ceremonia debe ser provista  inevitablemente del programa de la misma,  de planos de ubicación  y de  orientación,  en los que figuren los sitios  y vías de  desplazamiento  reservados  a cronistas  y fotógrafos  por el departamento  de Ceremonial.

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            Si es necesario,  el  departamento  de Protocolo  debe  distribuir  entre la prensa  acreditada  alguna suerte de folleto que contenga un repertorio elemental de normas protocolares  y de  tratamientos  con todo tipo de autoridades  nacionales y extranjeras.   Este pequeño  folleto ahorraría  no pocos dolores de cabeza a los funcionarios de Ceremonial,  quienes por lo general  se violentan cuando un periodista se dirige a un funcionario de manera impropia,  sin comprender  o no queriendo asumir que es su propio departamento de  protocolo  el que ha descuidado sus relaciones  con la prensa.

 

            El  Protocolo  es imagen,  y el funcionario  de  Ceremonial  debe  entender que no existe otro modo de proyectar  esa imagen  a la opinión  pública que no sea  a través de los medios masivos de comunicación.

 

 

2)      GACETILLA  DE  PRENSA. El  segundo  de los tema  que  contiene nuestro  hexálogo es el referido  a las gacetillas de prensa.

 

            El funcionario  de  Ceremonial  debe tener muy   en  claro  que la gacetilla  es,  específicamente,  un informe objetivo,  claro  y  escueto  en el que se participa del objeto y programa de una ceremonia,  ni  más  ni  menos que eso.

 

            Quienes  redactan  gacetillas  de prensa  de varias  páginas,  relatando  de manera  pormenorizada  todos  los detalles  del acto  que  organizan,  no pueden  quejarse  luego  si la misma  aparece  en los periódicos  ostensiblemente  mutilada,  o  lo  que es peor,  si  lisa y  llanamente  no resulta  publicada.

 

            El funcionario  de  Ceremonial  debe tener  en cuenta  que una  gacetilla de prensa  se  publica  sin cargo,  y  gracias  a la buena  voluntad  o amistad  de un periodista,  en aquellos  espacios  que quedan libres de publicidad o que el diario o revista destinan  a las  misceláneas  locales.

 

            El  funcionario  de  Ceremonial,  pues,  no puede  pretender  que la gacetilla de cualquier  acto  menor sea respetada íntegramente,  como si se tratase de una publicidad paga  o de algún  fasto  de alcance  nacional.

 

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            Para que una gacetilla  no fracase,  entonces,  debe  radactársela respetándose  las siguientes  características:

 

a)      Como ya hemos dicho al introducir el tema,  una gacetilla  de prensa  debe ser  escrita  con precisión  y exactitud,  utilizándose  un lenguaje  llano  y  sencillo sin giros literarios ni tecnicismo.

                                                                                                   

b)  Debe ser visualmente  atractiva,  es decir,  que su presentación  debe ser prolija,  bien  mecanografiada y plasmada  sobre un papel de excelente calidad.

 

c)   La gacetilla  de prensa  debe contener  respuesta  clara  y  directa  a cinco  interrogantes  básico:  ¿quién?,  ¿qué?,   ¿por qué?,  ¿dónde?  y  ¿cuándo?.

 

d)  Como su texto es escueto,  debe ser  escrita en una sola carilla,  a dos espacios  y dejando un margen lo bastante ancho como para que un jefe de redacción  pueda  mecanografiar las instrucciones de publicación  al  impresor.

 

e)   En cuanto al modo de hacer llegar las gacetillas  a semanarios  y periódicos,  diremos  que nunca será  por correo,  siendo lo ideal apersonarse en las  redacciones,  para  entregarla  en mano  de una persona  perfectamente individualizada y con la que  podamos  efectuar las posteriores confirmaciones  de publicación.

 

 

            Por   último,  y acerca  de la mejor manera  de redactar  y   presentar  las gacetillas,  diremos  que sería  conveniente  que el  encargado de prensa del  equipo  protocolar  tome  clases  de  redacción  informativa.   En  su  defecto,  un buen  entrenamiento  para  que una persona  del staff protocolar  aprenda  a escribir  para la prensa,  es  leer  las coberturas  que hacen  los periódicos  y  semanarios  de los  distintos  actos que  se celebran en nuestro medio,  con el objeto  de analizar  el modo  en que fueron  escritas dichas  noticias,  y las  características  de aquellos  actos  que suelen  ser remarcadas  por  resultar  de mayor  interés  para los lectores.

           

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3)      CONFERENCIA  DE  PRENSA.  Si bien una conferencia de prensa no es un asunto propio del  Ceremonial,  el  concurso  en ella   del  departamento  de  Protocolo  resulta  siempre de un valor  inestimable.

 

                Ello  quiere decir  que el funcionario  de Ceremonial  no  decide acerca de la necesidad  u oportunidad  de una conferencia  de prensa,  ni delimita  su temario,  ni establece los mecanismos  de  preguntas  y respuestas.

 

            La  función  del  Ceremonial  en estos casos,  consiste  en  procurar que las autoridades  conferenciantes  sean  tratadas  y  atendidas  de acuerdo a su jerarquía,  y que los cronistas  y  fotógrafos  cuenten  con todos aquellos  elementos suplementarios  que les permitan  desarrollar  su labor  con absoluta  comodidad.

 

            El departamento  de  Protocolo  interviene,  por ejemplo,  en los  siguientes aspectos  organizativos  de una  conferencia de prensa:

 

           

a)  INVITACIONES.   Supervisa  la redacción  y  se encarga del envío  y posterior chequeo de las invitaciones que el departamento de prensa desee  cursar  a los medios de comunicación. 

 

 

b)  SALON  ADECUADO.   El departamento de  Protocolo  debe procurar que la conferencia de prensa se lleve a cabo  en el salón más cómodo,  amplio,  claro  y acogedor  de la  repartición;   ya que es de suponer que dicho departamento tiene estudiada y debedamente fichada la capacidad y la posibilidad de cada uno de los salones  públicos  del edificio.   Recordemos que la elección del  salón  adecuado  de cualquier acto,  recepción  o ceremonia  es responsabilidad  y tarea exclusiva del funcionario  de  Ceremonial.

 

 

c)   ELEMENTOS  SUPLEMENTARIOS.   El  departamento  de  Protocolo  debe procurar  que el salón  elegido  cuente  con el debido acondicionamiento acústico,  amplificadores,  altavoces,  micrófonos,  asientos  confortables  para los  cronistas,  podio  para los  conferencistas,  interpretación,  teléfonos,  fax,  etc.

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d)   LUNCH.   También  compete  al departamento de Protocolo la organización  y servicio de lunch que aconsejamos siempre ofrecer luego de toda conferencia de prensa.   Recordemos que los periodistas  son personajes muy ocupados,  que salen  de sus casas  a la madrugada,  y que no suelen  volver a ellas  hasta bien entrada la noche,  luego   de  entregar  el material del día  en sus redacciones.   Ello hace que a veces no coman nada en toda la jornada. 

  

            Si servimos un lunch luego de una conferencia de prensa,  demostraremos hacia esos atareados  y siempre  apurados personajes,  un respeto  y comprensión  que siempre habrá de ser bien  recordado  y apreciado.

 

            De este modo,  cronistas  y fotógrafos  sabrán que siempre que nuestra repartición ofrezca una conferencia de prensa,  podrán  sentarse  tranquila y confortablemente a reponer fuerzas.

 

 

e)   ENTREGA  DEL  MATERIAL.   El departamento de  Protocolo también puede participar en la entrega de material informativo  complementario  a los medios de prensa.

 

Por  material informativo complementario entendemos por ejemplo:   folletos explicativos,  planos,  croquis,  resúmenes de los temas que habrán  de tocarse,  curriculum  del conferenciante,  material  fotográfico,  desgrabación  de la conferencia,  etc.

 

Para finalizar,  diremos una palabras acerca del  horario más conveniente para ofrecer una conferencia de prensa.

 

El funcionario  de  Ceremonial debe concertar con el de prensa  la realización  de la  conferencia en un horario que no coincida con la hora de cierre que tengan la mayoría de los medios invitados.

 

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De esta manera la conferencia de prensa habrá  de contar con la presencia de  -si no todos-  al menos de la mayor parte de los cronistas y fotógrafos  que han  sido convocados.

 

 

 

4)      VISITAS  DE  PRENSA. 

 

Otra de las formas de estrechar las relaciones de la repartición con los medios de comunicación es a través de una visita de prensa. 

 

Por  ejemplo,  una institución  u organismo inaugura instalaciones,  o alguna obra de interés público,  y  desea participar   de  ello  a la comunidad por medio de la prensa.

 

En este caso,  quizáa  más que en ningún otro,  el  concurso  del   departamento  de  Protocolo resulta imprescindible.

 

En la organización,  desarrollo  y atención  de una visita  de prensa,  el funcionario  de  Ceremonial  debe ser consultado ineludiblemente en los siguientes temas:

 

 

            a)   ELECCION  DE  LA  FECHA.   Ya hemos visto que este es un asunto que atañe específicamente al  Ceremonial.   En este caso debe chequearse que el día o serie de días elegidos para la visita no coincidan con un hecho periodístico que resulte de mayor  interés para la prensa que el organizado  por  nuestra  repartición.

 

            Asimismo,  debe tenerse en cuenta el flujo y reflujo de las tareas en las redacciones de revistas  semanales  o mensuales  para no invitar a los periodistas en aquellos días cercanos al cierre de una edición.

 

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b)  LUGAR  DE  REUNION.   En  este  tipo  de desplazamiento,  sobre todo si la visita tiene lugar en algún sitio lejano  a las ciudades  donde los medios tienen sus sedes,  es conveniente que los cronistas  y fotógrafos  sean  convocados en un punto de reunión común,  en el que el  servicio  de  Protocolo habrá de chequear  sus credenciales,  entregarle el material que haya sido publicado  para circulación  y del número de asiento que le corresponde a cada pasajero  en el autocar que sea dispuesto para un posible transporte conjunto.

 

 

            c)  INVITADOS.   El servicio de  Protocolo también participa en la confección de las listas  de invitados,  de las invitaciones,  y del posterior envío  y chequeo de estas últimas.   El departamento de  Protocolo debe procurar que en la invitación  figuren algunos detalles sobre la visita de prensa que se organiza,  con el objeto de despertar el interés del invitado y asegurarse gracias a ello,  la asistencia de la mayor cantidad posible de medios.

 

            Resulta ideal que  al recibir la confirmación de las asistencias,  el departamento de Protocolo remita al invitado un programa completo de la jornada  o  jornadas  de la visita de prensa,  las reservas  de  asientos,  las  cartulinas de libre tránsito y de identificación para el automóvil,  y cualquier otro dato  preciso que pueda resultar de utilidad para los asistentes.

 

 

            d)  DISCURSOS,   CONFERENCIAS  Y  CHARLAS.   Como ya hemos dicho,  compete al funcionario  de Ceremonial  el asesorar a los conferenciantes acerca del temario,  duración,  orientación,  etc,  de su conferencia o discurso.                            

           

Debe tenerse en cuenta que una  visita de prensa se organiza para  causar la mejor de las impresiones a los asistentes.  Por  ello,  el funcionario  de  Ceremonial              – encargado de la imagen  formal de la repartición- debe orientar  al conferencista para que al preparar su conferencia o discurso trate de imaginar las preguntas que pueden surgir en el auditorio,  con el  objeto de que se encuentre preparado para contestarlas sin titubeos y con absoluta solvencia,  ya que  de lo contrario se malogra el objetivo  pensado por el departamento de prensa para la visita,  y lo que es peor,  la imagen general de la organización de la visita y de la repartición  misma.

 

 

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e)  TRANSPORTE.   Cuando la visita de prensa debe llevarse a cabo fuera de la ciudad en la que se encuentra la sede de la repartición,  compete  al departamento de  Protocolo la reserva de pasajes y la posterior asignación de lugares para cada uno de los invitados,  siempre y cuando no se haya contratado un microbús para efectuar el traslado.

 

También  compete al departamento de Protocolo  el chequeo del aprovisionamiento  del refrigerio que debe servirse en viaje,  sobre todo si este último es de larga o media distancia;   como así  también el estudio de las vías más rápidas de desplazamiento,  con el objeto de que puedan cumplirse los horarios fijados para cada una de las actividades de la visita.  

 

            Diremos que también sería conveniente contar en el transporte a utilizarse con un guía que pueda señalar los lugares más notables del trayecto;  sobre todo si se atraviesan lugares  de gran interés histórico,  cultural  o  económico,  ya  que tales precisiones  pueden servir a los cronistas invitados para armar una o varias crónicas complementarias,  que sirvan para dar mayor realce o contorno a la cobertura periodística de la visita que se organiza.

 

 

f)   DISTINTIVOS  Y  CREDENCIALES.   También compete al departamento de  Protocolo la confección  y distribución  tanto de las credenciales para cronistas  y fotógrafos,  como de los distintivos para el personal de la repartición que habrá de colaborar en la  atención de los invitados.        

 

Debe tenerse en cuenta,  que siempre es conveniente que las credenciales de los invitados sean diferentes a las de los asistentes operativos y auxiliares de la repartición.  Esto tiene por objeto que los invitados puedan distinguir facil y rápidamente a los miembros de la organización,  y dirigirse a ellos cuando necesiten alguna cosa o deseen expresar alguna inquietud particular.  

 

Asimismo,  debe tenerse en cuenta que tanto las credenciales como los distintivos tienen que ser de tamaño razonable,  para que los nombres de invitados y  asistentes puedan leerse con absoluta comodidad.

 

 

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g)  ALOJAMIENTO.  Cuando una visita se organiza lejos de la ciudad donde la repartición tiene su sede y los invitados deben pasar una o varias noches en la localidad de la reunión,  la elección,  reserva  y supervisión  del alojamiento corresponde al  departamento de Protocolo.   

 

En estos casos,  debe tenerse especialmente en cuenta no sólo la cantidad de habitaciones que serán necesarias,  sino además los servicios extraordinarios que requiere el tipo especial de huésped que serán nuestros invitados.   Por ejemplo,  resulta indispensable que el alojamiento cuente con teléfono en cada uno de los cuartos,  y  por lo menos con un servicio de fax en conserjería,  para que los cronistas y fotógrafos se encuentren permanentemente comunicados con sus redacciones. 

 

h)   OBSEQUIOS.  También compete al departamento de  Protocolo la elección  y entrega de obsequios para los invitados.   El  obsequio puede consistir   -por ejemplo-  en algún producto o elemento típico de la región en la que se celebra la visita.    Resulta siempre de buen gusto obsequiar algo para que los invitados puedan llevar a sus esposas.              

 

 

 

5)      ACREDITACION.  

 

En los actos protocolares deben actuar tan sólo aquellos cronistas y fotógrafos que hayan sido previamente acreditados ante el departamento de  Protocolo. 

 

En efecto,  no cualquier individuo que exhiba una credencial de prensa puede acceder al ámbito de una ceremonia,  o a un palco reservado a los medios.

 

Muchas veces sucede que el personal de seguridad,  al serle exhibida una credencial de prensa,  y por temor a ocasionar fricciones con los medios de comunicación,  dejan pasar a sus portadores con el consiguiente perjuicio para la organización general del acto.

 

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Debido a ello,  resulta que en un lugar en el que cabe,  y  en el que sólo puede trabajar con comodidad,  una cantidad limitada de periodistas,  termina haciéndolo un número incalculable e incontrolable de cronistas  y  fotógrafos que acaban por diseminarse anómicamente por todo el ámbito de la ceremonia,  entorpeciendo su desarrollo  e  importunando a sus invitados y autoridades.

 

Debe hacerse entender al personal de seguridad y de Protocolo que no es lo mismo la credencial de prensa que la credencial de acreditación.

 

La primera es la constancia de la pertenencia de un periodista a un medio de comunicación determinado.   La segunda,  es decir de la  de acreditación,  es el comprobante de que dicho periodista ha sido destacado por el medio de comunicación en el que presta tareas para realizar la cobertura periodística específica del acto protocolar que organiza la repartición.

 

La credencial de acreditación de prensa puede ser entregada a su beneficiario de dos maneras:

 

a)  La credencial puede hacerse llegar con anticipación,  una vez que el medio de comunicación ha hecho saber el nombre de la persona que ha  decidido destacar en el acto que se organiza.   En este caso,  la credencial puede enviarse acompañada de material informativo sobre los motivos,  características  y programa de la ceremonia.  

 

            b)  O bien,  la credencial puede ser entregada minutos antes de comenzar el acto,  en una oficina especialmente destinada  al efecto,  y contra  exhibición de la correspondiente credencial de  prensa del periodista que ha sido acreditado.   Debe tenerse en cuenta aquí que la nota de acreditación ya fue recibida por el departamento de prensa  o  Protocolo  con anticipación.  En este caso en particular,  los organizadores deben cuidarse de que el apuro y los nervios previos a toda ceremonia no les lleve a extender credenciales de acreditación contra la sola exhibición del carnet  de periodista. 

 

 

 

 

6)   SALA  DE  PRENSA.

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            Otra de las maneras de encausar y mejorar las relaciones protocolares de la repartición con los medios de comunicación,  es a través del  arreglo de una sala de prensa dentro del edificio de aquélla.

 

            Ello permite el contacto cotidiano del departamento de  Protocolo con los cronistas  y fotógrafos  acreditados en la repartición,  pudiendo instruir a aquéllos sobre las modalidades de trabajo del departamento de  Protocolo,  y  manteniendo ese tipo de reuniones permanentes de la que hablábamos al referirnos a las relaciones con la prensa.

 

            Debe tenerse especialmente en cuenta que la sala de periodistas cuente con una sala de conferencia de prensa perfectamente equipada,  y en la que los funcionarios puedan ser interrogados en forma ordenada.

 

            Desde el punto de vista protocolar,  una sala de conferencias de prensa  debe ser dispuesta de la siguiente forma:

 

a)  El  foco de atención,  es decir,  el sitio en el que habrá de tomar asiento el funcionario  entrevistado,  debe disponerse sobreelevado.   La sobreelevación  se aconseja para que dicho foco pueda ser visualizado con comodidad  por todos los periodistas presentes,  sin  importar el sitio del salón  en el que se encuentren.  

 

b) Debemos recordar aquí que el foco de atención  debe situarse siempre contrapuesto a las entradas de luz natural  del  salón.  Ello debe ser así,  para   que los fotógrafos puedan realizar su trabajo con el sol de  espaldas  y el foco de atención  quede naturalmente iluminado sin efectos de contraluz.  

 

Si tenemos en cuenta esta sencilla prescripción al organizar una sala de conferencia de prensa,  los fotógrafos habrán de mantener el sitio asignado por el  Protocolo,  sin  dispersarse por  todo el salón,  so  pretexto de la molestia del sol sobre las lentes de sus cámaras.

 

c)  El estrado del entrevistado debe situarse a una cierta distancia de la primera hilera de asientos del auditorio,  con el objeto de que ningún periodista ni fotógrafo se acerque demasiado al funcionario.   Debemos destacar que la reserva de dicha distancia

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nada tiene que ver con una supuesta frialdad,  lejanía,  altanería  o menosprecio del funcionario respecto de los hombres  de prensa. 

 

Por el contrario,  la distancia entre el funcionario y los periodistas no sólo confiere mayor realce a la conferencia de prensa,  sino que además,  permite un desarrollo más organizado de la misma y un cuidado mayor de la imagen del funcionario.

 

No puede ser que hasta las más altas autoridades nacionales sean golpeadas por micrófonos,  grabadores  o teléfonos celulares,  ni asfixiadas,  ni interrumpidas permanentemente por los hombres de prensa.  No sólo va en ello una cuestión de estética o de organización protocolar sino que en estos casos debe tenerse especialmente en cuenta el factor seguridad.

 

La confusión que trae aparejada la excesiva cercanía entre el funcionario y el público  -sean  o  no  periodistas-  facilita  la agresión  directa de detractores  y magnicidas.   Muchos son los ejemplos que nos da la  Historia  de grandes dignatarios que fueron asesinados por haberse conducido descuidadamente ante los tumultos.  Desde  Bruto  al  asesino  de  Indra  Gandhi,  pasando  por  Ravaillac  y  Gavrilo  Prinzip,  se  observa el mismo  fenómeno:  la excesiva  y confusa cercanía entre el agredido  y el agresor.

 

d)  En toda sala de conferencia deben preverse dos tipos de podio:  uno individual  y uno  colectivo.

 

El podio individual debe utilizarse siempre.  El funcionario debe hablar a la prensa desde atrás  de un podio.  El podio tiene por objeto que el funcionario pueda contar con un apoyo tanto para sus manos y brazos,  como para el ayudamemoria  y demás papeles de los que pueda hacer uso en una conferencia de prensa.

 

            También debe contarse con un podio colectivo,  es decir una especie de estrado,  para aquellos casos  en que el funcionario debe enfrentarse al interrogatorio de la prensa asistido por sus colaboradores.

 

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            Los estrados de los funcionarios públicos deben llevar al frente de los mismos el escudo nacional,  provincial  o municipal,  o bien  el logo  o escudo de la institución  o repartición  anfitriona  o el de aquélla a la cual pertenecen.

 

            Nunca,  absolutamente nunca,  un funcionario público  debe ofrecer  una conferencia o pronunciar  un discurso desde un podio que  lleva a su frente el logotipo de una empresa o del hotel en el que se lleva a cabo la ceremonia.

 

            Cuando un funcionario se dirige a un auditorio desde un podio que ostenta un logotipo empresario u  hotelero,  no hace más que comprometer su imagen con la del hotel  o  empresa,  y a su vez,  facilita la publicidad institucional de los mismos a través de  todos los medios de prensa oficiales y privados que se ven obligados a efectuar la cobertura gráfica del acontecimiento.

 

            El departamento  de  Protocolo  debe transportar el podio oficial del funcionario,  allí donde este último  deba conferenciar  o pronunciar su discurso.

 

e)  Una sala de conferencias de prensa debe contar con elementos de proyección  y reproducción  para la ilustración de las  conferencias  con videotapes  o películas. 

 

f)  Asimismo,  debe contarse con un podio para el locutor de  la conferencia y otro para el jefe del departamento de prensa que la conduce.

 

g)  El entrevistado  debe hallarse preferentemente solo,  en el centro  y los restantes podios  en uno de los costados del salón.  El  entrevistado  no debe compartir el foco de atención  con un funcionario de rango menor.  Sólo se admite la posibilidad de disponer podios  contiguos  en aquellos casos en que presiden la conferencia  de prensa dos funcionarios  de rango  similar.   Por ejemplo,  el  Presidente  de la Nación  ofrece una conferencia de prensa junto a un jefe de estado visitante.

 

h)  Por  último,  diremos que una sala de conferencia de prensa debe contar con los elementos de grabación  necesarios para poder  luego desgrabar y publicar la versión completa del interrogatorio  y  sus  respuestas.

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XVII.  PERSONAL    AUXILIAR.                                                                           

 

            Cuando hablamos del primero de los pasos que debían cumplirse  al comenzar la organización  de cualquier tipo  de acto,  decíamos  que aquél  consistía en delimitar los distintos  ámbitos en los que habrán  de desarrollarse los diferentes pasos de una manifestación protocolar.   Y decíamos entonces que,  básicamente,  todo acto,  recepción  o ceremonia  se desarrolla en  tres  ámbitos o fases  claramente diferenciados.

 

            Tales  ámbitos  o fases eran los siguientes:

 

            Una primera fase,  que  llamábamos de exterior o de  entrada,  en la que se desarrollan todas las acciones propias de la recepción  de exterior.

 

            Una segunda fase,  que  llamábamos  de interior permanencia,  en la que tienen lugar las acciones propias de la recepción,  la atención y la despedida de interior.

 

            Y por último,  una tercera fase,  que  llamábamos segunda exterior  o de salida,  en la que se desarrollan  todas las acciones propias de la despedida de exterior.

 

            Luego decíamos  que el segundo de los pasos organizativos de toda manifestación protocolar consistía  en asignar funciones   al personal que debe actuar en cada una de las fases anteriormente delimitadas.  Y  decíamos  también  -por último-  que los tres tipos de funciones que debían asignarse en la organización y desarrollo de toda manifestación  protocolar  eran  las siguientes:  de dirección  ( o conducción ),  operativas  y auxiliares.

 

            Ahora bien,  teniendo  en cuenta la discriminación  de fases  y funciones que hemos hecho,  vamos a analizar en este punto en particular,  los  requerimientos  específicos de personal que son necesarios en cada una de las fases del desarrollo de cualquier tipo de manifestación  protocolar;  como así también,  las múltiples y necesarias  relaciones  de colaboración  y subordinación  del personal auxiliar  respecto de los asistentes  operativos del funcionario de  Ceremonial.

 

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            En primer lugar,  habremos de recordar al lector que consideramos como personal auxiliar a todas aquellas personas que colaboran en el servicio,  acompañamiento,  aseo,  alimentación,  sanidad  y  acomodación  de todos los asistentes  a un acto,  recepción  o ceremonia.

 

            En segundo lugar,  habremos de aclarar que el tipo y cantidades de auxiliares necesarios en cada fase responde a los cánone que nosotros  llamamos  “de máxima”.  Es decir,  que según  el tipo de acto que se organiza y los recursos económicos de los organizadores, podrán  reducirse o eliminarse aquellas categorías que resulten superfluas  o demasiado costosas.

1-      PRIMERA  FASE    EXTERIOR    O RECEPCION.  

 

Para  nosotros,  la Primera  Fase Exterior  (P. F. E. )   de un acto   protocolar bien organizado,  debe asemejarse  al dispositivo  de  recepción  de un hotel  de gran  categoría.

 

En  efecto,  cuando el funcionario  de Ceremonial  deba  organizar un dispositivo de  recepción  eficiente,  debe pararse frente a la puerta de un gran hotel internacional  y observar de qué manera se dispone la recepción  y atención de explanada de un pasajero.

 

Recomendamos  basarse en un dispositivo de recepción de este tipo,  porque es precisamente en los grandes hoteles donde más y mejor se  tiende a atender  y   a  agasajar al visitante,  con el objeto  de causarle una buena impresión y de que aquél regrese al  mismo hotel en su próximo viaje.

 

El lector habrá  observado que,  al  momento de ingresar en la explanada el automóvil  que trae un nuevo húesped,  el auxiliar que se encuentra en la puerta  de entrada  ( portero )  abandona lentamente el umbral y se   encamina hacia el cordón de la vereda de la explanada.

 

Una vez que el automóvil se detiene frente a él,  y  sin  esperar que descienda el chofer,  el portero  abre  la puerta  trasera derecha del vehículo  dando  la bienvenida al pasajero.

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Mientras el portero  hace esto,  el chofer ( que ha sido relevado de la obligación de correr a abrir la puerta )  se dirige al baúl  del automóvil,  lo abre,  y saca de él  el equipaje para  colocarlo en la vereda de la explanada.   Finalizado el descenso del pasaje y del  equipaje,  el portero  toma este último  y lo lleva  hacia el lado  de adentro de la puerta de entrada,  donde se lo pasa a un auxiliar de interior del hotel,  al que comúnmente se lo   denomina  “botones”.

 

Las ventajas de este dispositivo se advierten con mayor claridad aún,  cuando en la explanada del hotel se reciben varios huéspedes en forma simultánea,  por ejemplo,  cuando arriba la caravana de una delegación.

 

Como puede observarse,  en este tipo  de dispositivo de recepción  de exterior,   se verifican dos características esenciales de toda recepción protocolar bien organizada:  la celeridad y la coordinación.  Y lo que es mejor aún,  la celeridad por la coordinación.

 

Tal como vemos,  el pasajero llega a la puerta del hotel y ,  en cuestión  de segundos,  se encuentra frente al conserje efectivizando su registración.

 

Cuánto más necesaria resulta,  pues,  la implementación de este tipo de dispositivo en el ámbito protocolar oficial  e institucional,  donde se hallan en juego  valores tanto más  trascendentes  que los beneficios puramente dinerarios  que  justifican la cortesía hotelera.

 

Teniendo como base el llamado  “dispositivo de hotel” ,   el dispositivo de recepción tipo de un acto protocolar debe ser organizado de la siguiente manera:

 

 

a)      SEGURIDAD  Y  RECONOCIMIENTO DE  EXPLANADA:

 

En  el ingreso  de la explanada de  descenso deben ser  cubiertas  dos tipos de funciones:  seguridad  y  reconocimiento.

 

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La tarea específica de dichas funciones  consiste en chequear  el ingreso  de los automóviles  a la explanada,  cuidando que  ingresen  a la misma sólo aquéllos que se encuentren  especialmente autorizados  a ello.   Para que el personal  de seguridad  y reconocimiento  de explanada pueda cumplir  con su cometido  con  toda  eficiencia,  el funcionario  de  Ceremonial  debe cumplir  con el requisito organizativo  protocolar de enviar a cada uno de los invitados  que tengan acceso a la explanada,  un  tarjetón  de  dimensión  y color  especial  que deberá ir  dispuesto en un lugar visible  del parabrisas delantero  del vehículo.  De este modo,  el reconocimiento  del automóvil  se realiza con absoluta claridad  y rapidez.

 

El personal  de seguridad  y  reconocimiento  de esplanada  debe  contar no sólo con un listado de los automóviles  autorizados,  sino  que además  deben tener en su poder un listado con los estacionamientos  asignados a todos los invitados,  ya  que  también  deben  servir  para orientar  a los funcionarios  que no traigan  en su vehículo el tarjetón  indicativo.

 

 

b)     PERSONAL  AUXILIAR  DE  ORIENTACION  DE  EXPLANADA.

 

Cuando  entre  las puertas  de  ingreso a la  explanada  y la de ingreso  al edificio  en el que  tiene  lugar  el acto protocolar  media demasiada  distancia,  y los  automóviles  de los invitados  tienen  que recorrer  un largo  camino  sin que pueda visualizarse  claramente la fachada  de dicho  edificio o cuando en el predio existen varios pabellones  similares,  debe  destacarse  Personal  Auxiliar  de  Orientación  ( P. A. O. ),  cuya  función  consiste en indicar a los choferes la vía correcta hacia el ingreso a la repartición  o institución.

 

Debe  tomarse la precaución  de disponerse también el  Personal  Auxiliar  de  Orientación  en los cruces  y bifurcaciones  del camino y en la vía que corre de la puerta de la repartición  o  institución  hasta el estacionamiento,  para evitar  cualquier  confusión  en los choferes.

 

 

c)      PERSONAL DE ORIENTACION Y SEGURIDAD DE ESTACIONAMIENTO

 

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En  el estacionamiento  V. I. P.   del  predio de la repartición debe destacarse  también  Personal  Auxiliar  de  Orientación  ( P. A. O. ) .

 

La  función  del Personal  de Orientación de Estacionamiento en particular,  consiste en indicar a los choferes el lugar en que deben  ubicar  sus automóviles.  Debe tenerse en cuenta que dichos lugares deben ser protocolarmente asignados de acuerdo a la jerarquía del pasajero del vehículo,  observando que los sitios de mayor jerarquía sean los máa cercanos a la salida del estacionamiento.

 

La función  del   Personal  de  Seguridad de  Estacionamiento,  consiste en preservar los automóviles  estacionados de posibles  daños,  atentados  o  robos.

 

 

d)  PERSONAL  DE  PUERTA.

 

En la puerta del edificio en el que se lleva a cabo el acto protocolar,  deben cubrirse cuatro  funciones:  apertura  de puertas,  recepción y chequeo,  seguridad  y acompañamiento  de interior.

 

La función de abrir las puertas de los vehículos  para evitarle al chofer la tarea de hacerlo,  y lograr así una mayor agilidad en los descensos,  debe confiarse al personal auxiliar habitual de portería.

 

Una vez que el invitado desciende del automóvil,  debe ser recibido en la puerta del edificio por personal de recepción y chequeo protocolar.  La función  de dicho personal consiste en dar la bienvenida al invitado en nombre del departamento de  Protocolo  y recibir  o chequear la tarjeta de intación  -si  no lo hace otro  personal distinto adentro del edificio-,  para evitar que alguien que haya podido sortear el control de explanada pueda penetrar al edificio sin haber sido invitado.

 

El  Personal de  Recepción  y Chequeo  Protocolar  ( P. R. C. P. )  debe hallarse asistido por personal auxiliar de seguridad,  ya que este último  es el encargado  de despachar a quien no fuere invitado,  mientras el agente de recepción  se dedica a dar la bienvenida a quien desciende del próximo automóvil.

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Por último,  debe destacarse en la puerta del edificio a  Personal Auxiliar  de Acompañamiento de Interior  ( P. A. D. A. I. ) .  Su  función  consiste en acompañar a los invitados hasta el salón  de actos,  sobre todo en aquellos casos en que entre dicho salón  y la puerta de entrada media una cierta distancia o varios pisos  por ascensor  o escalera.

 

Debemos aclarar aquí que la  función de acompañamiento de interior debe ser desarrollada por varios auxiliares.  En efecto,  esta función   -cuando sea necesaria-  no debe ser llevada a cabo  por un solo auxiliar  sino por varios,  para lograr de este modo que vayan y vengan en forma contínua,  evitandose así colas  o  aglomeraciones  de invitados  que esperan en la puerta ser acompañados.

 

 

 

2.      FASE  INTERIOR  O  DE  ATENCION.

 

Las  funciones  operativas u auxiliares de atención que deben ser cubiertas en la  Fase de Interior  o  Atención  de todo acto protocolar son las siguientes:

 

         Acompañamiento  de  Interior.

         Orientación  de Interior.

         Acomodadores  de  Estrado.

         Auxiliares  de  Micrófonos.

         Auxiliares  de  Guardarropas.

         Traductores.

         Intérpretes.

         Taquígrafos.

         Dactilógrafos.

         Ordenanzas  y Mucamas.

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         Mozos.

         Calígrafos.

         Locutores.

 

 

a)  PERSONAL  DE  ACOMPAÑAMIENTO DE  INTERIOR.

 

Ya nos hemos referido a él cuando tratamos acerca de las  funciones  conjuntas  del  Personal  de  Puerta.

 

 

b)  PERSONAL  DE  ORIENTACION  DE  INTERIOR.

 

La función  del  Personal  de Orientación  de  Interior  (P. O. D. I. )  consiste en recibir las invitaciones de los invitados  y  canjearlas    -cuando  corresponda-  por las tarjetas  de ubicación  en  mesas  o  auditorios.   Esta función  tiene mayor importancia aún,   cuando no se cuenta con  Personal  de Acompañamiento  de  Interior,  ya que el  Personal de Orientación  debe indicar las vías de acceso al salón  de actos  y  evacuar cualquier consulta sobre horarios,  programas,  instalaciones,  etc.

 

 

            c)  ACOMODADORES  DE  AUDITORIO. 

 

La  función  de este tipo  de personal  consiste en orientar o  ubicar  dentro  del salón  de actos a los invitados acerca del lugar o asiento que deben ocupar en el auditorio.  Para cumplir con esta tarea,  los  acomodadores  de auditorio  deben contar en su poder  y  en  forma permanente con un plano  del salón  y las ubicaciones  de todos los invitados en el auditorio o,  si  se  trata  de  una  recepción  formal,  de los números de mesa y asiento que les corresponden.

 

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d)  ACOMODADORES  DE   ESTRADO .

 

La función  de este personal  consiste en acompañar y ubicar en el estrado a las autoridades  presidenciales  del acto.  Asimismo,  deben  quedarse siempre cerca del estrado para evacuar cualquier consulta  o necesidad  de dichas  personalidades,  las cuales  deben ser satisfechas  de inmediato  y en cualquier momento.

 

 

            e)  AUXILIARES  DE  MICROFONOS

 

            En los actos que conlleven  repreguntas  del auditorio  -por ejemplo conferencias  de prensa,  simposios,  etc.-   deben ser destacados auxiliares de auditorio especialmente encargados de alcanzar  el micrófono  a los asistentes que deseen  formular  preguntas  a los conferenciantes  u  oradores.

 

            Lo ideal es que sean dispuestos uno o dos auxiliares  por cada una de las alas del auditorio,  para evitar las consecuentes molestias que suele ocasionar el desplazamiento de los cables sobre las cabezas del público.

    

 

f)  AUXILIARES  DE  GUARDARROPAS.  

 

En todo acto protocolar  debe disponerse necesariamente  un  guardarropas,  y en este último,  una cantidad suficiente de  auxiliares,  con el objeto de que la recepción  y entrega de las prendas se realice con la mayor agilidad posible.

           

            El funcionario  de  Ceremonial  debe prever la disposición  de un guardarropas  especial para las autoridades presidenciales  del  acto.   Esto se aconseja así,  porque

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dichas personalidades deben poder entregar y retirar su abrigo sin espera alguna,  a la vez  que deben tener la seguridad de que sus abrigos sean especialmente cuidados.

 

            De todos modos,  tanto en el guardarropas  común  como en el V. I. P.  debe destacarse  personal  de seguridad;  sobre todo en época  invernal  cuando en dichos guardarropas  se deposita una fortuna en  tapados de piel.

 

 

            g)  TRADUCTORES. 

 

            En  todo acto,  recepción  o  ceremonia con una presencia importante de invitados extranjeros,  es necesario traducir previamente todos los programas,  conferencias  y discursos al idioma de dichos invitados,  o al menos a un idioma que  hable la mayoría de ellos.   Esto  debe hacerse  de tal modo ya que no puede someterse a ningún invitado a presenciar una o dos horas de acciones  y discursos que no comprende,  o a una  sucesión  de actos que no conoce de antemano.

 

 

h)  INTERPRETES. 

 

Cuando no se ha podido traducir previamente los programas,  conferencias  o discursos,  debe recurrirse a la utilización  de los servicios de  Personal  Auxiliar  de Interpretación  ( P. A. D. I. )  .

 

Cuando debe interpretarse una conferencia  o discurso  de una de las autoridades  presidenciales del acto que no habla  el  idioma  del auditorio,  puede utilizarse  cualquiera de los sistemas de interpretación siguiente: 

 

h.1.)  Interpretación  simultánea.   Es la que se realiza a través  de unos aparatos de recepción  cuyos audífonos se colocan los asistentes en forma permanente,  y  a través  de los intérpretes transmiten lo que el orador  va diciendo en forma simultánea.

 

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Este sistema  tiene la ventaja de que no prolonga el acto con las sucesivas interrupciones  de otros sistemas de interpretación,  pero tiene el inconveniente de que suele resultar muy costoso,  debido a las instalaciones  especiales  que requiere.

 

 

h.2.)  Interpretación  diferida.   Este sistema consiste en destacar un intérprete que va traduciendo lo que dice el orador de manera diferida;  es decir,  cada vez que el orador pronuncia algunos párrafos de su  discurso  o conferencia,  hace silencio y espera que el intérprete traduzca dichos párrafos al auditorio.

 

Este sistema tiene la ventaja que es más económico,  pero tiene el inconveniente de que  hace durar el discurso o  conferencia el doble del tiempo previsto.  En efecto,  este tipo de interpretción  hace,  por ejemplo,  que si un discurso  o conferencia  dura una hora,  debido a las interrupciones  sucesivas del intérprete que traduce el mismo texto  al  idioma  del auditorio,  dicho discurso  o  conferencia  termina durando ya no una,  sino  dos horas,  con el consecuente retraso  en los horarios inicialmente previstos.

 

h.3.)  Interpretación  “a   párrafos”   .  Este sistema consiste en traducir previamente el discurso o conferencia a pronunciarse,  y  reunirse luego con el orador extranjero con el objeto de dividir el texto en párrafos,  separando estos últimos con marca en los puntos aparte.   Luego,  ya en el acto protocolar,  el orador leerá su texto descansando en los puntos aparte,  mientras que un auxiliar  que tiene la copia de dichos texto también marcada,  leerá el   párrafo  previamente traducido que corresponda,  luego  de cada punto aparte en el que descansa el orador.

 

Para que quede más claro aún,  daremos a continuación  un  ejemplo  práctico de este sistema:

 

ORADOR:  lee su texto original.                  AUXILIAR DE INTERPRETACION:

En cada punto aparte lee la traducción al                                           auditorio

 

 

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“The legend  tells  us  that a

Chirstian  stonecutter,  a  certain

Marino  had escaped in the  4 th.

Century  A.D.  from the Dalmation

Island  Arbe to flee the  persecutions

By  the  Emperor  Diocletian, and had

Chosen  Mt.  Titano  as hiding place.”

 “ La  leyenda nos cuenta que en el

siglo  IV d.c.  un  tallador de piedras

cristiano de nombre  Marino,  venido  de la isla dalmática  de Arbe,  se estableció sobre el  Monte  Titano,  para escapar  de las persecuciones  del  Emperador  Diocleciano.”

 

 

“Shortly  after,  attracted by

the fame of  the  Holy  Man,

other monks came to  Mount

Titano  creating  there a first

Christian  Community.”

 

“Poco tiempo después,  atraídos

por la fama  del  Santo,  otros monjes  se reunieron  con él en el Monte  Titano,  creando  allí  la primera  comunidad  cristiana.”

 

 

-----etc...------------------------------/

 

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/-----etc...------------------------------/

 

 

            Este sistema   tiene ventajas:  es el más  económico de todos,  ya que  consiguiendo una traducción  del  discurso  o  conferencia y dividiendo previamente su texto en párrafos,  cualquier auxiliar puede traducir al público  cualquier idioma.

 

            Sin embargo,  tiene un inconveniente ineludible:  este sistema no sirve cuando en el acto que se organiza puede darse lugar a repreguntas  del auditorio.   Recordemos que este sistema no requiere que el auxiliar de interpretación  conozca  el idioma del disertante,  ya que la traducción  fue realizada de antemano.

 

i)  TAQUIGRAFOS  Y  DACTILOGRAFOS.

 

  Cuando  por el tenor  de lo que pueda decirse en un acto protocolar  pueda necesitarse dejar constancia de cada una de las intervenciones  de los disertantes,  el funcionario  de  Ceremonial debe prever la disposición  en el salón  de uno  o varios taquígrafos que dejen constancia de todos los discursos o intervenciones  que  se están  produciendo en el salón.   Sobre todo,  los taquígrafos son necesarios en aquellos actos en los que no se cuenta con un equipo de grabación  en sala.

 

Debemos tener en cuenta,  sobre todo en ámbitos protocolares oficiales,  que algún  funcionario que se siente injuriado  o  calumniado por las palabras de otro puede llegar a solicitarnos una trascripción  de todo lo dicho para querellarlo ante la Justicia.

 

Del mismo modo,  todas las desgrabaciones y los apuntes que se toman en una reunión  protocolarmente organizada,  deben pasarse luego en limpio,  por lo que se hace necesario que el funcionario de  Ceremonial  cuente con una serie de dactilógrafos a su disposición,  una vez  finalizado  cada acto.

 

 

 

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j)       ORDENANZAS  Y  MUCAMAS.

 

Todo  acto protocolar  necesita indefectiblemente de Ordenanzas y  Mucamas,  ya que existen una serie de actividades que deben ser desarrolladas por  ellos,  tales como la atención de la limpieza del  salón,  provisión  de ceniceros,  colocación  de la ornamentación y de los Símbolos  Nacionales,  arreglo  general  de la sillería,  provisión del agua del estrado,  y un largo etc.

 

Por lo general,  se  minimiza la importancia de este tipo específico de personal auxiliar,  y  se derivan sus tareas al personal operativo del departamento de  Ceremonial.  Esto  es incorrecto,  ya que un acto protocolar requiere del concurso de la mayor cantidad de personal disponible,  y los asistentes operativos no deben subsumir tareas que bien puede  llevar a cabo el personal de maestranza bien capacitado.

 

Por experiencia propia,  nos consta que un auxiliar de maestranza bien capacitado,  lega a ser uno de los más eficientes colaboradores del funcionario de  Ceremonial.  Si  por el contrario,  el personal  de maestranza  no es capacitado y sólo recibe encargos menores, que no pasan de preparar mal  y pronto el café de la repartición,  esto no hace más que hablar del abandono en que el funcionario de  Ceremonial  tiene a este tipo de personal  y de su falta de vocación por la capacitación y la coordinación general de su área.

 

 

 

k)  MOZOS.

 

Sobre este tipo específico de personal auxiliar hablaremos más adelante,  cuando  tratemos acerca del servicio de las recepciones  y comidas protocolares.

 

 

L)    CALIGRAFOS.

 

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Cuando en el acto protocolar que se organiza deban entregarse invitaciones,  diplomas  o certificados,  el funcionario de  Ceremonial debe prever el servicio de calígrafos,  o al menos,  de auxiliares de su área con buena caligrafía.   Ello debe ser así,  ya que las invitaciones,  diplomas  y  certificados  en el ámbito  protocolar no deben ser llenados a máquina  sino a mano.

 

Cuántas veces hemos recibido invitaciones escritas a mano y en las que no entendíamos ni nuestro nombre,  ni el acto al que nos invitaban,  ni el lugar al que debíamos concurrir,  ni el día  o la hora en que debíamos hacerlo.   Lo mismo suele suceder con los diplomas,  en los que muchas veces el nombre del graduado o del participante,  o el del encuentro al que éstos han concurrido resultan ilegibles.

 

 

            M)  LOCUTORES.

 

            Por último,  diremos que todo acto protocolar bien organizado debe contar con la presencia de un locutor o,  al menos,  con la de un agente de la repartición o  institución que tenga dotes para hacerlo.

                                              

            La presencia de un locutor profesional tiene la ventaja de que el mismo ha estudiado,  en primer lugar,  todas las técnicas para serlo.  Es decir,  conoce pronunciación,  modulación,  impostación,  etc.   Además,  ha aprendido fonética y trasliteración de idiomas extranjeros aún sin conocerlos,  es  decir,  que un locutor profesional que ha estudiado como se pronuncian los  fonemas de varios idiomas,  al presentar a  “Shakespeare”  nunca dirá  “Chaquespeare”,  sino  “Shécspiia”.

 

            Asimismo,  un locutor profesional sabe como sortear imprevistos,  presentar  correctamente autoridades,  anunciar la presencia de funcionarios  que han llegado  tarde sin que tal retraso sea evidente,  eliminar a los ausentes de los listados de autoridades,  etc.

3.   SEGUNDA ETAPA   EXTERIOR   O   DE   DESPEDIDA .          

 

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            En  esta etapa se requieren los mismos servicios de personal auxiliar que hemos estudiado en la  Primera  Etapa  Exterior  o de  Recepción,  ya  que las acciones no son más que las mismas que tienen lugar en esta última,  pero en sentido inverso.

XVIII. DESGRABACION  DE  DISCURSOS  Y  CONFERENCIAS. 

 

El  funcionario de  Ceremonial  debe procurar la grabación  de todos los discursos  y  conferencias que se ofrezcan en cualquier acto,  recepción   o ceremonia que organice.

 

Las manifestaciones protocolares suelen contar con la presencia de numerosas personalidades de los más diversos ámbitos,  religiones  e ideologías  políticas.  Por  ello, no resulta  extraño que alguna de aquellas personalidades se sienta agraviada por los términos de la conferencia  o discurso que pronuncia alguno de los disertantes;  y un día  o dos después de la ceremonia se comunique con el departamento de Protocolo para pedir una copia de la grabación del discurso o conferencia que le resulta agraviante.

 

De  allí que si nuestra recomendación resulta de utilidad  para cualquier tipo de acto,  adquiere una relevancia vital en todas aquellas manifestaciones protocolares que se desarrollan  en el ámbito  de una administración pública,  debido a la trascendencia jurídica y política que revisten los agravios.

 

Previendo tales pedidos,  y no pudiendo saberse de antemano cuándo una disertación habrá de resultar agraviante para algún invitado en particular,  el funcionario de  Ceremonial  debe tomarse la costumbre de hacer grabar,  y  luego  desgrabar,  todas las conferencias y discursos que sean pronunciados en cualquier acto que organice.

 

Tales desgrabaciones  deben ser prolijamente transcriptas en   papel  y luego multicopiadas,  con el objeto de tenerlas listas para ser entregadas a quien las solicite.

 

 

 

XIX.  MUSICALIZACION.

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            Hay dos maneras de musicalizar un acto protocolar:  ambiental  o  complementariamente.

 

a)  MUSICA  AMBIENTAL .   Este tipo  de musicalización  es el generalmente empleado  en recepciones  y  banquetes.   Su función  es precisamente,  la de crear un  “ambiente”  acogedor,  y  de  cubrir  ligeramente  los pequeños golpeteos de los cubiertos y la vajilla sobre la mesa.

 

La  música ambiental no debe entorpecer la conversación  de los comensales,  por lo  que su volumen debe ser muy suave y los temas a escucharse deben ser absolutamente pacíficos  e  instrumentales.

 

Deben  ser pacíficos por cuanto no debe perturbarse con innecesarias estridencias el sosiego  y la serenidad   que deben reinar en toda manifestación protocolar.  Y  deben  ser  instrumentales,  por cuanto la  interrelación  de los comensales no puede ser afectada por la necesidad de prestar atención a la letra de canción alguna.

 

La música ambiental puede ser de dos tipos:  grabada  o  presencial.  Como su nombre lo indica,  llamamos música ambiental grabada a aquella que proviene de una  consola musical operada por  un discjockey  desde una cabina de transmisión.   Por otra parte,  llamamos música ambiental presencial,  a aquella que proviene de un pianista,  cuarteto,  sexteto  u  orquesta de cámara  dispuestos en uno de los ángulos del salón y que tocan en forma permanente durante todo el tiempo de la recepción.

 

El tipo de música ambiental que aconsejamos para las recepciones protocolares es la grabada.

 

Nuestra experiencia  profesional nos ha demostrado que la presencia de músicos en el mismo ámbito en el que se realiza el  banquete perturba el normal desarrollo  del mismo,  ya que los comensales por no faltar el respeto a aquéllos  descuidan la conversación  para dirigir la vista hacia la tarima en donde se encuentran los ejecutantes.

 

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Absoluta  y  especialmente desaconsejado  queda el disponer un pianista tocando  tristes  melodías  en alguno  de los rincones del salón comedor.  Este sistema,  muy utilizado en hoteles  y restaurantes,  no sólo no inspira la conversación,  sino que además  confiere a la recepción  un aspecto de pobreza y melancolía  que atenta contra la brillantez  y el alborozo que deben reinar en toda manifestación  protocolar bien organizada.

 

 

b)  MUSICA  COMPLEMENTARIA.  Llamamos música complementaria aquel tipo de musicalización que se instrumenta disponiendo un concierto o espectáculo artístico  como complementarios del programa de un acto,  recepción  o ceremonia protocolar.

 

            En primer lugar diemos que,  por las mismas razones que tornan desaconsejable la música ambiental presencial,  la música complementaria no debe ser  simultánea.

 

            Por el contrario,  siempre decimos que en las recepciones y banquetes  la música debe ser como un aperitivo o un digestivo,  es decir que debe ofrecerse antes  o después,  pero jamás  durante.

 

            Todos  sabemos que no importa la calidad,  ni el interés,  ni la  melomanía  de los comensales.   Ante la diyuntiva de disfrutar de la comida o disfrutar del espectáculo,  aquéllos eligen  inevitablemente el primero de los placeres,  y los músicos y  bailarines terminan ejecutando  o bailando para sí mismos,  ya que el auditorio se encuentra enfrascado y reconcentrado  sobre sus platos.

 

            Tampoco debe ofrecerse un concierto o espectáculo  en el período  entre-platos,  ya que torna  muy prolongado  el espacio  que media entre comida y comida,  y  ello   atenta en particular contra la temperatura o punto justo de los manjares,  y  en general  contra la imagen total de la  organización,  que parecerá   demasiado  lenta  a los  comensales.

 

            El  concierto  o espectáculo  complementarios deben ofrecerse antes  o después  de la recepción  o banquete.  Ahora bien,  ¿dónde debe  ofrecerse?.

 

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            El  tablado,  escenario  o tarima  puede disponerse  de dos formas:  dentro  o fuera del salón  comedor.

 

            b.1)   DENTRO  DEL  SALON  COMEDOR.   Nada  obsta  a que el tablado,  tarima  o escenario se disponga dentro del salón  comedor,  ya  que de todos modos no habrá ni concierto ni espectáculo alguno durante la comida.   Cuando hablamos de espectáculo,  incluímos  también  las entregas  de premios,  plaquetas,  medallas,  etc.,  que generalmente suelen  llevarse a cabo durante una comida.  Cuando ello ocurre,  los  comensales no saben si deben aplaudir al premiado,  mirar  hacia el escenario,  hablar  con su vecino  de mesa o dar cuenta del manjar que tienen frente a sí para que no se enfríe.

 

            Si el espectáculo ha de ofrecerse dentro del salón comedor,  debe tenerse en cuenta que la disposición  de las mesas debe ser radial  e  intercaladas;  es decir,  que deben situarse  alrededor del escenario,  en hileras  intercaladas  para que los comensales  de una mesa anterior  no entorpezcan  la visión  de los de una mesa posterior.

 

           

            b.2.)  FUERA  DEL  SALON  COMEDOR.  Cuando el espectáculo  se  ofrece en un salón  contiguo,  los  comensales  pueden ser ubicados en sillas  (tipo auditorio)  o  en mesas.

 

            Disponer a los comensales  en pequeñas mesas redondas,  facilita ofrecerles  un champagne  ( si el espectáculo es pre-banquete),  o  un café  y licores  ( si el espectáculo  es post-banquete).   Pero atención:  en estos casos los mozos deben servir el champagne  o el café  antes de comenzar el espectáculo  o  concierto,  jamás  durante,  para no desviar la atención  ni  entorpecer la visión  de los  comensales.

 

            Por último  hemos de decir que la calidad el espectáculo  o concierto debe ser acorde con la calidad de la ceremonia  o del banquete,  porque de lo contrario estos últimos resultan  malogrados por aquéllos.   Ello quiere decir que si ofrece un   espectáculo de bodevil,  bailantero  o  protagonizado  por un grupo de cantantes  o  bailarines que,  ligeros  de ropa,  intentan  una mala mímica  sobre una cinta de playback.   Siempre  es preferible  un buen concierto de cámara,  un  tenor  o soprano solista,  una orquesta,  o  bien  un ensemble folclórico de gran renombre.

 

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            De  todos modos,  sea cual  fuere el tipo de espectáculo  elegido,  lo cierto  es que no debe tener una duración  mayor  a los treinta minutos;  ya que de lo contrario hemos visto  que termina por aburrir al auditorio,  no  siempre mayoritariamente  afecto a las más  brillantes  y delicadas expresiones  artísticas.

 

 

 

XX.  TRASLADOS. 

 

            Lo  habitual  es que cada una de las autoridades invitadas asista al acto que organizamos en un  automóvil  de su propia repartición.  Pero si alguna de ellas no cuenta con movilidad  propia, es  obligación  protocolar  de la institución  o repartición  anfitriona  el enviar un vehículo para procurar su traslado.

 

            Asimismo,  es obligación  protocolar de la instutución o repartición  anfitriona contar con uno o varios automóviles de reserva,  afectados  especialmente a la recepción  que se organiza.  Tales automóviles deben preverse para la eventualidad de que el vehículo de alguno de los invitados sufra algún percance mecánico o no asista con puntualidad a retirar a su pasajero cuando finalice la ceremonia.   El  funcionario de  Ceremonial  no puede  permitir que un alto funcionario estatal invitado permanezca en el hall de entrada de la repartición  esperando que pasen a buscarlo,  tal  como si se tratase de un escolar olvidado por sus padres a la salida del colegio.

 

            Otro de los traslados que corren por cuenta de la institución  o repartición  invitante es el  del invitado desde y hacia el aeropuerto  ( o terminal de transportes )  por el que aquél  llegue  o se vaya de la ciudad en la que se desarrolle  el acto protocolar que se organiza.

 

            Ello  debe ser así,  por cuanto no puede librarse al invitado a merced de ladrones de equipaje o de transportistas o remiseros  inescrupulosos;  más  aún  cuando nuestro huésped es extranjero o proviene de ciudades muy  alejadas.   Tengamos en cuenta que si  nuestro invitado sufre el hurto de su equipaje o la estafa de un  remisero al  llegar a nuestra ciudad,  queda mal predispuesto para concurrir al acto para el cual ha viajado;  y si por el contrario,  tales percances  suceden a su partida,  éstos habrán  de convertirse en el recuerdo  más importante de su viaje,  a despecho  de la brillantez  o la perfección  organizativa de nuestro acto.

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            El funcionario de Ceremonial  debe programar el traslado de su huésped de manera tal,  que al menos un directivo intermedio de la repartición  o  institución  concurra a la terminal o aeropuerto para acompañar al invitado.  Si la jerarquía protocolar del invitado no justifica el desplazamiento de uno de sus directivos,  la repartición  o institución  anfritiona debe  -al menos-  procurar que el invitado sea acompañado por un asistente operativo del área protocolar.

 

            Cuando la jerarquía política  o el nivel económico del pasajero de honor lo justifiquen,  el funcionario de  Ceremonial debe destacar un agente de seguridad en el automóvil  del traslado.

 

            También por razones de seguridad debe instruirse a los choferes de la institución  anfitriona para que lleven siempre en todos los automóviles afectados al área protocolar el correspondiente botiquín  de primeros auxilios.

 

            Por último,  debe insistirse a los choferes en que traten por todos los medios de lograr que el invitado de honor ocupe el lugar que efectivamente le corresponde,  es decir el asiento trasero junto a la ventanilla derecha.   Insistimos en este punto,  por cuanto es común que los funcionarios y  altas personalidades se obstienen en viajar en el asiento delantero junto al chofer.

 

            Cuando el pasajero de honor llega a la explanada de nuestra institución  o repartición en el lugar incorrecto,  no hace más que malograr  el dispositivo de descenso preparado por el departamento de  Ceremonial,  con los consiguientes  trastornos en el avance de la caravana de vehículos que traen a los restantes invitados.

 

            La personalidad invitada,  el chofer y el funcionario de  Ceremonial  deben tener en cuenta que el personal auxiliar de explanada no tiene obligación  de conocer fisonómicamente a todos los invitados;  y que por ello mismo,  si no respetan las reglas internacionales de ubicación  de pasajeros en un automóvil,  el personal  de explanada puede incurrir en la desgraciada gaffe protocolar  de abrir la puerta trasera del vehículo,  saludar  y dar la bienvenida en nombre del departamento de Protocolo,  a una secretaria  o asistente del invitado de honor,  que venían sentados incorrectamente en el lugar de honor.

 

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            Aquellos funcionarios y altas personalidades que acostumbran a viajar junto al chofer suelen hacerlo generalmente motivados por un mal entendido espíritu  democrático,  ya que piensan que es ofensivo,  demasiado rancio  y hasta fuera de moda el viajar en el asiento trasero.

 

            Pero a despecho  de esa muy generalizada creencia,  el funcionario que viaja  junto al chofer  no es más democrático que aquél que lo hace donde le corresponde.

 

            Por  el contrario,  el funcionario desubicado no sólo descoloca e incomoda al chofer  bien educado y conocedor de su profesión,  sino que además  no hace sino demostrar un profundo desconocimiento de las reglas protocolares más elementales y un desdén  lamentable por el esfuerzo organizativo del departamento de  Ceremonial.

 

            También  existen  funcionarios y altas personalidades que dicen viajar junto al chofer por razones de seguridad.  Tampoco sirve esta excusa.

 

            En efecto,  los magnicidas actuales tienen dos características comunes indiscutibles:   Estudio  de la víctima  y  efectividad.

 

            ¿Qué  queremos decir con ello?.

 

            Tras haber estudiado numerosos atentados desde el punto de vista protocolar,  hemos llegado a distinguir  esas dos características en todos ellos.

 

            En  todos los atentados se ha comprobado que los magnicidas han hecho un estudio previo de su víctima,  tanto fotográfico como en sus hábitos y gustos.  De  alli  que,  jamás  han confundido al chofer con el funcionario que deseaban eliminar.

 

            Y  en segundo lugar,  hoy en día los atentados son sumamente efectivos.  Es decir que los magnicidas,  procurando asegurar el éxito de su acción,  ultiman por igual a todos los ocupantes del vehículo sin excepción,  sin tener en cuenta el sitio en el que se encuentran sentados.

 

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XXI. SIMBOLOS LAICOS  Y RELIGIOSOS  NACIONALES Y EXTRANJEROS.

 

            Dentro de este rubro de la  Lista de Chequeo  y Seguimiento de  Acto el funcionario  de Ceremonial  debe consignar  -entre  otros-  los siguientes  símbolos:  Banderas,  Escudos,  Himnos,  Bendición,  Crucifijos  y  Biblias.

 

a)  BANDERAS  Y  ESCUDOS.   Deben colocarse siempre que se realice un acto protocolar  en ámbitos  oficiales nacionales,  provinciales  y municipales,  y en toda ceremonia multinacional  de carácter oficial.

 

            Si la empresa, repartición  o  institución  anfitriona no cuenta con ellos,  el funcionario de  Ceremonial  debe ponerse en contacto con las reparticiones,  instituciones  o embajadas  involucradas para que proporcionen sus escudos o banderas.  Respecto de este tema el funcionario  de Ceremonial debe tener en cuenta lo siguiente:   cuando organiza una manifestación protocolar que demanda la disposición  de más de una bandera o escudo nacionales,  u uno de estos símbolos no llega a tiempo o no puede ser proporcionado por la embajada que los había prometido debido a que no les fueron devueltos luego  de un acto  anterior,  es obligación  protocolar del  organizador el retirar todos los símbolos del salón  dejando únicamente los del anfitrión,  es decir los de nuestro país.

 

            Si por el contario,  el funcionario  de Ceremonial  pasa por alto la ausencia  del símbolo  no enviado  y deja los escudos  o  banderas  de aquellas instituciones  o embajadas  que han cumplido en tiempo  y forma su solicitud,  no habrá más que dejar innecesariamente en evidencia  al incumplidor,  y dicha actitud,  por ser en un todo descortés,  repugna los principios protocolares  más  elementales.  Después  de todo,  el embajador,  funcionario  o personalidad  presente en el acto no tiene la culpa de un incumplimiento de un tercero,  y no puede ser ofendido y castigado haciendo notar la ausencia de su escudo o bandera.

 

            En definitiva se colocan las banderas y escudos de  TODOS  los países extranjeros,  o provincias  o instituciones  participantes,  o  se colocan  solamente  los nacionales  o los de la institución  o repartición  anfitriona.

 

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b)   HIMNOS.   El  funcionario  de  Ceremonial debe tener en cuenta que en el ámbito protocolar existen dos tipos de himnos:  los  Nacionales  y los  institucionales  y patrióticos.  

 

            b.1.)  Himnos  Nacionales.   Estos  himnos  son los simbólicos  propiamente dichos,  es decir,  la representación  musical  de un país.  Su orden  de ejecución  es el siguiente:

 

            Si  deben  ejecutarse dos himnos,  el  Nacional  se toca en  primer lugar  y luego  el  extranjero.  

 

            Si los himnos  nacionales  que deben ejecutarse  son más  de dos,  en primer lugar habrá de escucharse el nacional  anfitrión,  y el orden de los restantes habrá de ser dispuesto de acuerdo al orden alfabético  del nombre del país  que aquéllos  representan.

 

            Ahora bien,  ¿en qué  momento de la ceremonia deben ser ejecutados los himnos?.

 

            Por  lo general  los himnos suelen ejecutarse al comienzo de los actos protocolares.

 

            Sin embargo  debemos señalar aquí que muchos países monárquicos no tienen un himno nacional propiamente dicho  sino un himno regio o una marcha real.

 

            En estos casos  el funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que tales himnos o marchas tienen internacionalmente reconocida la calidad de canción  nacional,  y por lo tanto,  deben recibir los mismos honores de los himnos nacionales propiamente dichos,  es decir,  ponerse de pie,  llevar las banderas de ceremonia a la cuja y aplaudir al final de la ejecución.

 

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            Asimismo,  debe tenerse en cuenta que tales himnos regios o marchas a veces se ejecutan al principio y al final de las ceremonias  protocolares,  ya que se utilizan para indicar el arribo  y la partida del monarca.

 

            En lo que respecta a nuestro  Himno  Nacional,  y en virtud de la regla de la analogía,  sus honores  deben rendirse de acuerdo a lo prescripto  en el  Ceremonial  educativo.

 

            En efecto las disposiciones  a tener en cuenta son las siguientes:

 

- Sólo debe entonarse el  Himno  Nacional en aquellos actos que sean presididos por la  Bandera  Nacional.

 

- El  Himno  Nacional  debe ser entonado por la totalidad de los asistentes e invitados especiales al acto,  sin  excepción  alguna.  Salvedad  hecha de los extranjeros,  claro está.

 

- Durante la ejecución  del  Himno  Nacional todos los asistentes  deben permanecer de pie y en posición  de firmes. Es decir, con las manos a los costados del cuerpo. Las manos no deben colocarse tomadas por delante del cuerpo a la altura de la ingle, ni tampoco deben tomarse por atrás del cuerpo.

 

- Al  término de la ejecución  del  Himno  Nacional  todos los asistentes  deberán  aplaudir,  con la excepción  del abanderado  y  los escoltas.

 

- Durante la ejecución  del  Himno  Nacional  la Bandera  Nacional  debe ser   llevada  y mantenida en la cuja del  tahalí.

 

- Sólo  deben entonarse  Himnos  de  países  extranjeros  en aquellos actos que sean  presididos por la Bandera  Nacional  de ceremonia  y por la del  país  al que pertenezca el himno.

 

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- Del  ceremonial  educativo  se  desprenden  las normas nacionales de homenaje  y ejecución  de los himnos extranjeros:

 

Durante la ejecución  del himno  nacional  extranjero todos los  asistentes  al acto  deben permanecer de pie  y  en posición  de firmes.   Asimismo,  durante su ejecución  la  Bandera   Nacional  y  la extranjera  deben ser  levadas y mantenidas en la cuja.   También  los himnos extranjeros  deben ser aplaudidos al terminar  su ejecución.

 

 

b.2.)   Himnos  Institucionales  y  patrióticos.   Llamamos  himnos  institucionales  a aquellos  que representan  a una institución  política,  militar,  académica  o religiosa determinada.   Son  himnos  institucionales,  por  ejemplo,  los de los partidos  políticos,  los  de  las  fuerzas  armadas  y de seguridad,  los de las  universidades,  los de los  colegios,  etc.

 

            Llamamos  himnos  patrióticos  a aquéllos  que han sido compuesto  en homenaje  de un procer determinado.   Son  himnos patrióticos,  por ejemplo,  los  dedicados  a  D.  José  de San  Martín,  a  D.  Domingo  Faustino  Sarmiento,  a  D.  José  M.  Estrada,  etc.

 

            Los  himnos institucionales  y patrióticos  son de rango protocolar  menor  respecto  de los himnos nacionales  propiamente dichos,  en  consecuencia,  debemos  tener en cuenta  que al ser  entonados la bandera de ceremonia  no debe ser llevada a la cuja,  sino  que debe ser mantenida por el abanderado apoyada en el piso.

 

 

            c)   SIMBOLOS  RELIGIOSOS.   Dentro  de este rubro  ubicamos  a la  Bendición,  el  Crucufijo  y la Santa  Biblia o todo Libro Sagrado de cualquier Religión,  que suelen  ser  necesarios  - sobre todo -  en inauguraciones  de  obras  y  asunciones  de  funcionarios  y  magistrados.

                        Salvo  que alguno  de los directivos  de la  repartición  o institución  tengan cierta amistad  o parentesco  con algún  sacerdote  en particular,  es obligación  protocolar  del funcionario  de  Ceremonial  el  cursar por escrito la invitación  al prelado  zonal  o  elegido  para que   concurra  a efectuarse  la  Bendición.

 

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            Si dicho  prelado  reviste  una  alta   jerarquía  eclesiástica,  corresponderá  entonces  solicitar  una audiencia con el mismo  para  formularle  personalmente  la invitación,  entregándole  la  correspondiente  nota formal.

 

            Tanto  en la nota como en la entravista,  debe explicarse al prelado  el tipo  de obra a bendecir,  el ámbito  en que  se  desarrollará  la  Bendición,  el  ambiente  político  o social  que  habrá  de hallarse  presente,  etc,  con el objeto  de que el  dignatario  eclesiástico  pueda  confirmar  su  presencia  con toda  seguridad,  y  a sabiendas    de  que su alto  servicio  es  sinceramente  requerido  y que será  piadosamente  valorado  al menos por la mayoría  de los invitados  presentes.

 

            Del mismo modo,  y con el mismo  sentido,  debe  estudiarse  la necesidad de disponer de un  Crucifijo  o una  Biblia  -o cualquier Libro Sagrado- sobre el estrado  o escritorio  de jura en la ceremonia  de asunción  de un  funcionario  o de un  magistrado.

 

            Por lo general,  el  Estrado  - al ser laico-  ha dejado  de  proveer  de Crucifijos  a sus  funcionarios,  y por lo tanto,  si el funcionario  entrante  desea uno,  seguramente  deberá  comprárselo  en una  santería.   Debe  tenerse en  cuenta  aquí  que,  para el  caso  específico  de las juras,  debe  recurrirse  al clásico  Crucifijo  de escritorio,  es decir,  aquél  que se  dispone  perpendicularmente  apoyando  la base  de la Cruz  sobre  un pie  de metal,  madera  o  mármol.

 

            En  cuanto  a los  Evangelios -o cualquier otro Libro Sagrado-,  diremos que son  siempre  necesarios  cuando la fórmula  de juramento  del funcionario  entrante  los invoca.

 

            Es  decir,  que sólo  habrán  de diponerse  los  Santos  Evangelios  -o cualquier otro Libro Sagrado- cuando dicho funcionario  elige  la fórmula  por la que presta juramento sobre aquéllos.   Esta  distinción  debe hacerse,  puesto  que en la actualidad  ya no se exige jurar sobre los  Evangelios -o cualquier otro Libro Sagrado-,  y se  deja  librada  la elección  de la  fórmula  del  juramento  a la libre  conciencia  del funcionario.

 

            Repetimos:   si el funcionario  manifiesta  jurar  “sobre  estos  Santos  Evangelios...” ,   es  responsabilidad  del funcionario  de  Ceremonial  el  conseguirlos  y  disponerlos  puntualmente  sobre el estrado  al momento  de comenzar la ceremonia.

 

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            El  interés  en que dicho concepto  quede absolutamente en claro,  se debe a que recordamos  que en cierta oportunidad  nos ha  tocado presenciar un juramento en el   que el funcionario o magistrado  invocaba los  Santos  Evangelios en la fórmula de su jura,  y luego  lanzaba su  estertóreo  “SI,  JURO”   con la mano extendida sobre el escritorio,  ya que alguien  no había  chequeado  el  envío  de la  Biblia.

 

            Por  último  diremos  que  cuando  deben recibirse varios juramentos,  y  uno de los funcionarios  entrantes  no jura sobre los  Santos  Evangelios,  estos  últimos  deben ser retirados  del  escritorio   o  al  menos,  alejados  de aquél.

XXII.    OBSERVACIONES.  

 

En  este  rubro  de la  Lista  de  Chequeo  y  Seguimiento  de  Acto  habrá  de escribirse  todos aquellos  requerimientos  especiales  que demande la ceremonia que se organiza  o los de algún  invitado en particular.

 

Por  ejemplo,  en el rubro  “Observaciones”  puede consignarse  que tal o cual  invitado es diabético  o  celíaco,  o de una religión  en particular,  o de  alguna ideología  muy extremista,  o que proviene de un país  que se encuentra  en guerra con el de otro invitado que debe ser sentado  muy cerca de aquél,  etc.

 

Asimismo,  en este rubro  deben consignarse los requerimientos especiales  de la ceremonia que se organiza:   por ejemplo,  un  toldo de tal medida y de tales características,  o un tipo determinado de flores,  o resaltar  que habrá  de necesitarse un intérprete  de un idioma sumamente exótico,  o que la decoración  del salón  debe ser  de un color  determinado,  o que debe controlarse o acompañarse a tal invitado en particular,  o que debe  preverse una rampa  para que pueda sortear las escaleras un invitado que se movilice en silla de ruedas,  etc.