CEEPUS delavnica za začetnike

Ljubljana, 26. 2019

Petra Vilfan, CMEPIUS

Namen programa CEEPUS?

Central European Exchange Program for University Studies

spodbujanje sodelovanja na področju visokega šolstva med državami v CEEPUS regiji

spodbujanje sodelovanja med visokošolskimi institucijami v CEEPUS regiji

za spodbujanje mobilnosti študentov na dodiplomski in podiplomski ravni z namenom študija in raziskav (doktorski kandidati) in

predavateljev za namen poučevanja

za spodbujanje razvoja skupnih (doktorskih) študijskih programov s poudarjeno srednje evropsko dimenzijo

CEEPUS države?Avstrija

Albanija

Bolgarija

Bosna in Hercegovina

Češka

Črna gora

Hrvaška

Kosovo*

Madžarska

Severna Makedonija

Moldavija

Poljska

Romunija

Slovaška

Slovenija

Srbija

Vir: http://www.tumblr.com/tagged/footsteps

http://www.worldatlas.com/webimage/countrys/eu.htm

CEEPUS deležniki CCO – Central CEEPUS Office – Centralna CEEPUS

pisarna na Dunaju - CEEPUS PRAVILA!

NCO – National CEEPUS Office – Nacionalna CEEPUS pisarna (v vsaki CEEPUS državi) - CEEPUS NACIONALNA PRAVILA!

CEEPUS network coordinator – CEEPUS koordinator mreže (glavni koordinator)

CEEPUS local coordinator – koordinator na vsaki partnerski instituciji

PPU – Participating partner unit – član CEEPUS mreže -AKADEMSKA KAKOVOST!

CEEPUS v Sloveniji

CEEPUS je srednjeevropski program za izmenjavo študentov in profesorjev

(od 1995 →).

NCO Slovenija – CMEPIUS

Komisija za štipendiranje tujcev

MIZŠ – strategija in razvoj programa v Sloveniji

PPU (člani mreže) – vse javne in zasebne akreditirane (vpisane v Razvid) visokošolske institucije v Republiki

Sloveniji

Zunanji ocenjevalci (eksperti) mrež

Kako deluje CEEPUS?

Povezovanje visokošolskih institucij (partnerji na nivoju univerz, posameznih fakultet ali oddelkov) v mreže – CEEPUS Networks

POGOJ:Vsaj trije različni partnerji iz vsaj dveh različnih CEEPUS držav (več različnih držav, boljša ocena).

CILJ:Vsestransko sodelovanje na področju visokega šolstva CEEPUS držav.

ORODJE: Izmenjave študentov in doktorskih kandidatov za namen študija in raziskovalnega dela in predavateljev za namen poučevanja

Kako deluje CEEPUS?

Zimske šole

MREŽA

Ekskurzije

Poletne

šole

Kako deluje CEEPUS?

“Plačilna enota” CEEPUS programa je „CEEPUS mesec“ tj. 30 dni.

Štipendijo/dotacijo vedno izplačuje gostiteljska CEEPUS država

“incoming” študentom in profesorjem

Študentje na izmenjavi so opravičeni plačevanja šolnin, vpisnin in

ostalih administrativnih stroškov (študentske izkaznice Univerze v

Ljubljani plača CMEPIUS)

Prijave potekajo v celoti preko CEEPUS internetne strani:

http://www.ceepus.info/

Študentje in predavatelji lahko na CEEPUS izmenjavo odidejo večkrat

(za razliko od Erasmus programa)

CEEPUS ne pozna dotacij za kritje administrativnih stroškov in/ali

stroškov organizacije (tj. operating granta)!

Kaj nudi CEEPUS?

INCOMING

OUTGOING

Štipendije za prihajajoče

(incoming) in odhajajoče

(outgoing) študente in

doktorske kandidate

Dotacije za prihajajoče

(incoming) predavatelje

Tip CEEPUS mobilnosti/mobility type

Izmenjave za namen študija/raziskave/predavanj znotraj mreže

1. Profesor/Teacher:

5 - 9 dni in vsaj 6 ur predavanj

10 dni ali več in vsaj 12 ur predavanj

2. Študent/Student: BA in MA v času cikla študija 10 mesecev, PhD neomejeno

Kratkoročna-študent/Short term student - 1 ali 2 meseca (min. št. dni 21)

Dolgoročna – študent – 3 mesece ali več (min. št. dni v zadnjem mesecu16)

Poletna/zimska/spomladanska/jesenska šola (min. 6 dni)

Kratkoročna-ekskurzija/Short Term Excursion (min. št. dni 3)

INCOMING ŠTUDENTJE/PROFESORJIštipendija/dotacija CEEPUS

Mrežni in freemover:

300 EUR/mesec (izmenjava 21 oz. 16 dni – zadnji mesec)

Brezplačna rezervacija in namestitev v študentskem domu

Zdravstveno zavarovanje (trenutno velja za AL in Kosovo/Priština, Moldavija, Non EU,...)

Pravica do nakupa študentskih bonov, subvencioniranega javnega prevoza, …

Profesorji za izmenjavo za namen predavanj:

500,00 EUR neto/izmenajvo (5 -9 dni, vsaj 6 pedagoških ur predavanj)

800,00 EUR neto/izmenajvo (10 dni ali več, vsaj 12 ur pedagoških ur predavanj)

Namestitev poišče profesor s pomočjo gostiteljske institucije sam.

A1 (ZPIZ), KIDO 7 (DURS) z letom 2020 nič več

Tip CEEPUS mobilnosti / mobility type

FREEMOVER

Študent (profesor – samo outgoing) na CEEPUS izmenjavi izven CEEPUS mreže ali med različnimi

CEEPUS mrežami.

Njegova domača visokošolska institucija NI partnerica v nobeni mreži.

Njegova gostiteljska visokošolska institucija NI partnerica v nobeni mreži.

ŠTUDENTJE imajo tudi možnost FREEMOVER mobilnosti, ki ni vezana na obstoječe mreže,

vendar nudi enake ugodnosti izmenjave, kot je to pri mrežnih izmenjavah.

CEEPUS roki za prijave

za visokošolske institucije – PPU-je oz. mreže:

15. januar – prijava, podaljšanje in obnovitev CEEPUS mrež

(naknadno se LoI, LoE priložijo do 31. januarja)

za izmenjave študentov in profesorjev

15. junij: za izmenjave za zimski

30. oktober: za izmenjave za poletni semester

30. november: freemoverji (izmenjave običajno le v poletnem

semestru)

SPREMEMBA!

CEEPUS poletne šole in ekskurzije 2019/20(v Sloveniji)

TRAJANJE POLETNA/ZIMSKA ŠOLA EKSKURZIJA

OD 3 DO 5 DNI / ¼ (0,25) MESEČNEGA ZNESKA

ŠTIPENDIJE; NAMESTITEV V

ŠTUDENTSKEM DOMU SE KRIJE IZ

SREDSTEV CEEPUS PROGRAMA

OD 6 DO 10 DNI ½ (0,50) MESEČNEGA ZNESKA

ŠTIPENDIJE; NAMESTITEV V

ŠTUDENTSKEM DOMU SE KRIJE IZ

SREDSTEV CEEPUS PROGRAMA

NAD 11 DNI MESEČNI ZNESEK ŠTIPENDIJE;

NAMESTITEV V ŠTUDENTSKEM

DOMU SE KRIJE IZ SREDSTEV

CEEPUS PROGRAMA

Poletne šole, ekskurzije

• Minimalno 6 študentov

• Najava z izdelanim programom (po datumih in urah), številomudeležencev, prijave udeležencev v CEEPUS platformi (če je to žemogoče) najmanj 3 mesece pred začetkom PŠ, EX

• Izpolnjen obrazec za poletno šolo

• Izjava o oprostitvi turistične takse

• Izbira med dvema skupnima pogodbama: 1- namesto posameznihpogodb (Fakulteta štipendijo izroči posamezniku); 2- Fakulteta s prejetim denarjem zagotovi vsaj 1 topel obrok na dan

SPREMEMBA!

Ali je CEEPUS pravi program za nas?

Interes med študenti in predavatelji za izmenjave z visokošolskimi institucijami

v CEEPUS državah.

Stiki z visokošolskimi institucijami – bodočimi patnericami CEEPUS mreže - v

CEEPUS državah (bilateralni sporazumi, Erasmus sodelovanje itd.).

Obstoječe CEEPUS mreže na vaši instituciji.

Izkušnje kolegov s CEEPUS programom.

Podpora vodstva institucije.

Kreirati novo mrežo ali se pridružiti obstoječi?

CEEPUS mreža – Kako začeti?

Najmanj tri partnerske visokošolske institucije iz vsaj dveh različnih CEEPUS držav.

Tihi partner – status!

Določiti glavnega (enega!) koordinatorja mreže (prijavi in vodi mrežo, bdi nad mobilnostmi, oddaja končno poročilo, dodajapartnerje itd.)

Ime mreže (kratko, nazorno in prijetno za uho – jeziki CEEPUS držav).

Registracija v CEEPUS sistem https://www.ceepus.info

Pregled CEEPUS pravil in zahtev (kratki teksti).

Pripravimo vso potrebno dokumentacijo (Priznavanje!) Letter of Intent in Letter of Endorsement

Učni načrt oz. program v angleškem jeziku in ECTS točkami.

Registracija v CEEPUS sistem

Le enkrat v “življenju” !

V primeru novega/drugega/dodatnega koordinatorja/lokalnega

koordinatorja/sodelavca mednarodne službe…

Prijava – pravilno se prijavite/registrirate v CEEPUS sistem.

1. Najprej izpolnite osebne podatke (aktiven e-naslov!)

2. ZAPOMNITE si svoje uporabniško ime in geslo.

3. Po registraciji vašo vlogo potrdi CMEPIUS kot NCO za

Slovenijo in vam določi pravice (nominiranje, e-obvestila ali le

pogled).

Network Registration:Postavitev nove mreže v sistemu

Le koordinator lahko “kreira” mrežo in vpiše ime

mreže. (Katere mreže že obstajajo?)

Koordinator doda svoje partnerje (registrirane!).

Koordinator potrdi (submit) mrežo.

Network Registration:Postavitev nove mreže v sistemu

Letter of Endorsement

Obrazec na voljo na CEEPUS spletni strani. Je predizpolnjen.

Podpisati ga MORA rektor ali prorektor vsake sodelujoče PPU.

Podpiše in naloži se ga le enkrat – prvič, ko se PPU vključi v CEEPUS

mrežo (pri podaljšanju mreže ponovno podpisovanje ni potrebno).

NETWORK - Letter of Endorsement and Letter of Intent

You can generate your Letters now directly in the network application in the

“participating unit” section. Just click on “Download Center” there.

Network Registration:Postavitev nove mreže v sistemu

Letter of Intent

Obrazec na voljo na CEEPUS spletni strani.

Obrazec mora podpisati oseba ali organ znotraj PPU, ki je odgovoren za

priznavanje ECTS, ki jih študent pridobi v času CEEPUS izmenjave.

Podpiše in naloži se ga le enkrat – prvič, ko se PPU vključi v CEEPUS

mrežo (pri podaljšanju mreže ponovno podpisovanje ni potrebno).

Network Registration:Postavitev nove mreže v sistemu

Curriculum

Lahko link na spletno stran kjer je le-ta objavljen v tujem jeziku

Obvezno v tujem jeziku (angleščina, nemščina, francoščina)

Obvezne so točke ECTS

Network Registration:Postavitev nove mreže v sistemu

Rok za “up-load” dokumentov

je 31. januar 2019, 23:59.

ROK za oddajo prijave za novo mrežo, za podaljšanje mreže ali za

obnovitev mreže je 15. januar 2019.

SPREMEMBA!

Vsebinski del prijavnice

Izpolnjuje koordinator po predhodnem dogovoru vsebine z vsemi partnerji.

Vsi partnerji naj se predhodno registrirajo. V mrežo jih doda glavna coordinator.

Kot smernice za pripravo vsebine uporabite “scoring system”.

“Joint” program ni obveza je pa priporočljivo!

Besedila ni priporočljivo kopirati neposredno iz Worda (bolje je npr. iz Notepad-a).

Poslužujte se “How to...” navodil in usmeritev.

Ne pozabite na sprotno uporabo “gumba”

Network Registration:Podaljšanje že obstoječe mreže

Traffic

Traffic vs. quota

V traffic se odda le INCOMING študente

Z 2019-20 se je odprla možnost vnosa le kvote

za študente in profesorje brez vnosa po

posameznih institucijah

2020-21 bodo na voljo obe možnosti;

vnos števila posameznikov po posameznih

institutcijah bo možen le 2 tedna

Kot partner pošljite svoje želje glavnemu koordinatorju, lahko pa sami izpolnite

traffic

Nove mreže oz. PPU dobi avtomatsko enega učitelja na slovenskega partnerja

Podaljšane mreže morajo v preteklem akademskem letu imeti minimalno 2

realizirani študentski za pridobitev 1 gostujočega profesorja!

Kako poteka ocenjevanje mrež?

Februarocenjevanje

mrežZačetek marcaMIZKŠ določi

številomesecev

Konec marca NCO pošlje rezultate

ocenjevanja CCO → mreže so obveščene

Konec marca NCO “reže”

mesece

April NCO obvesti mreže o številu

mesecev

April mreža pripravi “traffic

sheet”

April CCO odpre prijave za mobilnost

ROK: 15. januar prijava

Ocenjevanje

Ocenjevanje

CEEPUS „pravila“ Slovenija 2020/21

1 incoming profesorska izmenjava na novo sodelujočo slovensko PPU v posamezni mreži

1 profesor na 2 uspešno realizirani študentski izmenjavi v preteklem akademskem letu (v

akademskem letu 20/21 se bo gledalo zadnje zaključeno akademsko leto, tj. 18/19)

1 dodatnega profesorja dobi mreža, za vsako CEEPUS poletno/ zimsko šolo

Izmenjava incoming freemover profesorjev v Slovenijo ni možna

Izmenjava freemover študentov možna tudi v prvem semestru

Posebna pravila za poletne šole in ekskurzije

Podaljšanja izmenjave (obrazec) in predčasne prekinitve (obvestilo po e-pošti) so mogoče

Številčna oznaka CEEPUS mreže/NW

CIII SI 0113 07 1920

Država

glavnega

koordinatorja

Programsk

o obdobje

Študijsko

leto

Število let

sodelovanja

v CEEPUSŠTEVILKA

MREŽE

Obveznosti koordinatorja-lokalnega koordinatorja mreže/Network rights

Zagotoviti akademsko kakovost

študenta/profesorja:

motivacijsko pismo/načrt

predavanj

Redno spremljati svoj „Network

Desktop“

Sproti spremljati seznam

„incoming” in „outgoing“

študentov/profesorjev svoje

PPU

Obveznosti koordinatorja-lokalnega koordinatorja mreže/Network rights

Sproti nominirati (zavrniti,

odobriti ali uvrstiti na

rezervno listo)

študente/profesorje.

V primeru nejasnosti

kontaktirati domačo NCO.

Kako nominirati študenta/predavatelja?

Preveriti:

Motivacijsko pismo in podatke o trenutnem študiju, znanje jezikov

itd…

Tip izmenjave

Dolžino (čas) trajanja

Termin (kdaj v študijskem letu)

Odločiti:

1. Odobriti izmenjavo

2. Uvrstiti na čakalno listo (zahteva po dopolnitvah in dodatnih

informacijah)

3. Zavrniti izmenjavo

Kaj pa…?

Kaj če imamo več prijav kot pa imamo prostih mesecev v trafficu?

Kontaktirate NCO in se pozanimate ali so še prosti meseci na razpolago.

Ali se mora študent, ki je izven traffic kvote prijaviti kot Freemover?

NE, vsak študent, ki se lahko prijavi v mreži se mora prijaviti v mreži, saj tako

izboljša vaš „raiting“.

Kaj če se nekdo prijavi po predpisanem roku?

Prijave so odprte čez celo leto.

Kaj če nekdo odpove?

V kolikor nekdo izmenjavo odpove sredstva namenimo drugemu študentu (rezervna

lista).

Kaj če nekdo predčasno prekine izmenjavo?

Študent prejme štipendijo le za čas, ki ustreza minimumu.

Po incoming nominaciji

NCO Slovenija (CMEPIUS) pošlje kandidatu paket z dokumentacijo

(papirnata verzija) in vsemi navodili za prihod (namestitev, zdravstveno

zavarovanje, dovoljenje za bivanje, itd.)

O prihodu kandidata koordinator PPU po e-pošti obvesti NCO

(petra.vilfan@cmepius.si in/ali scholarships@cmepius.si ) o prihodu (ime in

datum)

NCO pripravi tripartitno pogodbo in jo po e-pošti pošlje koordinatorju

Sledi podpisovanje (obligations!) in nakazilo dotacije na račun

fakultete oz. univerze

Od pogodbe do izplačila

Postopek za študente

1) študent pride v Slovenijo in se oglasi pri vas

2) pošljete e-mail na CMEPIUS (petra.vilfan@cmepius.si) s točnim datumom prihoda!!!!!

3) CMEPIUS vam preko elektronske pošte pošlje pogodbo za študenta, ki jo natisnete

v treh izvodih

4) vse tri izvode podpišeta dekan (pooblastilo rektorja) in študent

5) podpisano pogodbo preko navadne pošte pošljete na CMEPIUS, kjer jo podpiše

direktorica CMEPIUS-a

6) po podpisu vseh treh strank, CMEPIUS nakaže denar za študenta

7) dva izvoda podpisane pogodbe ( za študenta in za institucijo) pošlje CMEPIUS nazaj

na inštitucijo

8) denar se nakaže v enkratnem celotnem znesku štipendije, inštitucija pa se sama

odloči, kako bo izplačala denar

Obveznosti študenta po izmenjavi

Zadnja strani pogodbe !

mobility report v CEEPUS sistemu

Letter of confirmation v CEEPUS sistemu

Institucija je pogodbeno obvezana, da na

CMEPIUS pošlje kopijo Letter of

Confirmation. V kolikor ga ne bomo

prejeli v predpisanem roku (30 dni po

izmenjavi) bo institucija vračala denar

za štipendijo.

Dokazilo o izplačilu ni več zahtevan

Študent izpolni Letter of Confirmation

in Mobility report, oboje podpiše in

žigosa tudi institucija

SPREMEMBA!

Od pogodbe do izplačila

Postopek za profesorje (profesor mora prejeti celotno neto štipendijo)

1) sporočite točne datume prihoda in odhoda

2) pošljete e-mail na CMEPIUS (petra.vilfan@cmepius.si)

3) CMEPIUS vam preko elektronske pošte pošlje pogodbo za profesorja, ki jo natisnete v treh

izvodih

4) vse tri izvode podpišeta dekan in profesor

5) podpisano pogodbo skupaj z zahtevkom za izplačilo, preko navadne pošte pošljete na

CMEPIUS, kjer jo podpiše direktorica CMEPIUS-a

6) dva izvoda podpisane pogodbe ( za profesorja in za institucijo) pošlje CMEPIUS nazaj na

inštitucijo

7) denar se nakaže na TRR institucije po predložitvi Mobility reporta, Confirmation lettra na

podlagi zahtevka za izplačilo

8) strogo upoštevanje 30 dnevnega roka za izpolnitev pogodbenih obveznosti

Od pogodbe do izplačila

Postopek za profesorje – zahtevek za izplačilo

Zahtevek za izplačilo se

pošlje kot e zahtevek, ki ga

morajo izdati proračunski

uporabniki (Pravilnik o

načinu izmenjave

elektronskih računov preko

enotne vstopne in izstopne

točke pri UJP- Uradni list

RS, št. 26/2017 z dne 26. 5.

2017).

Zahtevek za izplačilo se

lahko pošlje, kot do sedaj v

obliki dopisa s priloženimi

prilogami.

Davki za profesorje (KIDO 7) in prispevek PIZ (A1) do 1.1.2020

Dvojno obdavčevanjeCEEPUS

dotacije - izpolniti obrazec KIDO 7

Namen: izogib dvojnemu

obdavčevanju (v R Sloveniji ne

plačajo davka, prijavijo ga v domači

državi)

http://www.durs.gov.si/si/mednarodno

_obdavcevanje/konvencije_o_izogiban

ju_dvojnega_obdavcevanja_dohodka_

in_premozenja/obdavcevanje_profeso

rjev_in_raziskovalcev_izvajanje_med

narodnih_pogodb/

Davki za profesorje (KIDO 7)

Izpolniti obrazec KIDO 7, ki se ga

najde na spletni strani FURS-a.

http://www.fu.gov.si/davki_in_dru

ge_dajatve/podrocja/mednarodno

_obdavcenje/

V spodnjem delu med obrazci.

http://www.fu.gov.si/fileadmin/Int

ernet/Davki_in_druge_dajatve/Po

drocja/Mednarodno_obdavcenje/

Obrazci/KIDO_7_SLO.pdf

Država KIDO 7 A 1

Austria no no

Albania no no

Bulgaria yes yes

BiH no no

Montenegro no no

Czech republik no yes

Hungary yes yes

Croatia yes yes

Poland no yes

Romania yes yes

Slovakia no yes

Macedonia no no

Moldavia no no

Serbia no no

Kosovo no no

Davki za profesorje (KIDO 7)

institucija gostiteljica ali CMEPIUS preko elektronske pošte pošlje

odobrenemu profesorju obrazec KIDO 7

profesor ga izpolni

izpolnjen obrazec skupaj s potrdilom o rezidentstvu pošlje preko

navadne pošte na CMEPIUS ali na institucijo gostiteljico (PPU &

CEEPUS koordinatorju)

CMEPIUS obrazec pošlje na fakulteto CEEPUS koordinatorju

računovodstvo ga po pregledu pošlje na DURS

na DURS-u ga po pregledu in odobritvi vrne na fakulteto

po prejetju obrazca iz DURS-a se profesorju lahko izplača celoten

znesek

Z akademskim letom 2018/19 se ne krije več davka za profesorje, ki

so bili večkrat na izmenjavi.

SPREMEMBA!

Prispevek PIZ (A1) do 1.1.2020

institucija gostiteljica ali CMEPIUS preko elektronske pošte

pošlje odobrenemu profesorju navodlia s seznamom institucij, ki

izdajajo obrazec

http://europa.eu/youreurope/citizens/work/social-security-

forms/contact_points_pd_a1.pdf

profesor pridobi obrazec, ki ga pošlje preko navadne pošte na

CMEPIUS ali na institucijo gostiteljico

CMEPIUS obrazec pošlje na fakulteto CEEPUS koordinatorju

računovodstvo ga po pregledu pošlje na ZPIZ

po prejetju obvestila iz ZPIZ-ase profesorju lahko izplača celoten

znesek

NOVOST - Odhajajoči (OUTGOING) študentje

Pavšalni zneski za potne stroške

Znesek se bo računal glede na razdaljo med domačo

institucijo in institucijo gostiteljico. Razdalja se bo računala

z Erasmus+ orodjem za preračunavanjem razdalj med kraji

http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-

plus/resources/distance-calculator_en

Zneski:

- od 100 km do 200 km = 40 EUR

- od 201 km do 500 km = 80 EUR

- od 501 km in več = 120 EUR

NOVOST - Odhajajoči (OUTGOING) študentje

Postopek

Domača institucija pošlje na CMEPIUS

seznam študentov s podatkom

institucije gostiteljice

Izračun kilometrov

Žigosan in podpisan Letter of

Confirmation, ki ga izda institucija

gostiteljica

Vse skupaj se pošlje na CMEPIUS. Ko so

predloženi dokumenti popolni, se izvrši

plačilo.

Ime in Priimek Institucija

gostiteljica

(naziv in naslov)

Kilometri Pavšalni

znesek

PRIMER TABELE –

SEZNAM

ŠTUDENTOV

Podpora in kontakti

Spletna stran http://www.ceepus.info

Spletna stran CMEPIUS http://www.cmepius.si

Spletna stran Study in Slovenia

http://studyinslovenia.si/

E-naslov: scholarships@cmepius.si

petra.vilfan@cmepius.si

On-line live Support za tehnično pomoč

Hvala za udeležbo!

Petra Vilfan, CMEPIUS