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CCOF CERTIFICATION SERVICES, LLC 2155 Delaware Ave, Suite 150

Santa Cruz, CA 95060 (831) 423-2263

[email protected] www.ccof.org

octubre 2020

Aviso: se provee la siguiente traducción del Manual de CCOF del Programa de Servicios de Certificación sólo con fines educativos. Es posible que haya algunas diferencias de significados debido a la traducción. Este manual se proporciona a todas las operaciones que

buscan la certificación de CCOF CS y contiene información sobre nuestro proceso de certificación. Este recurso también está disponible en inglés. El manual contiene una descripción detallada de los programas y políticas de CCOF CS y de los derechos y

responsabilidades de nuestros clientes. Por favor revise cuidadosamente este manual.

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Manual de CCOF del Programa de Servicios de Certificación octubre 2020 Página 2 de 36

TABLA DE CONTENIDOS TABLA DE CONTENIDOS ................................................................................................................................................................. 2 SECCIÓN UNO: ¡BIENVENIDO A CCOF! ............................................................................................................................................ 3

VISIÓN DE CCOF ........................................................................................................................................................................................... 3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ....................................................................................................................................................................... 3 CONSENTIMIENTO A LA TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA: ........................................................................................................................................... 3 INFORMACIÓN DE CONTACTO .......................................................................................................................................................................... 4 SERVICIOS DE CERTIFICACIÓN OFRECIDOS ........................................................................................................................................................... 4 MYCCOF – MANEJO DE CERTIFCACIÓN EN LINEA .................................................................................................................................................. 5 ACREDITACIÓN DE CCOF CS ............................................................................................................................................................................. 5

SECCIÓN DOS: EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN .............................................................................................................................. 6 EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN ........................................................................................................................................................................ 6 SOLICITUD DE LA CERTIFICACIÓN ...................................................................................................................................................................... 6 INSPECCIONES IN SITU ................................................................................................................................................................................... 7 EVALUACIÓN DE CERTIFICACIÓN Y DECISIÓN ....................................................................................................................................................... 9 CERTIFICADO ORGÁNICO .............................................................................................................................................................................. 11 SERVICIOS DE CERTIFICACIÓN URGENTES, ACELERADOS Y EXTENDIDOS ................................................................................................................... 11 CAMBIOS A LA CERTIFICACIÓN ....................................................................................................................................................................... 12 NOMBRES Y SELLOS DE CCOF ......................................................................................................................................................................... 14

SECCIÓN TRES: HONORARIOS ...................................................................................................................................................... 14 INFORMACIÓN GENERAL .............................................................................................................................................................................. 15 GUÍA DE REFERENCIA RÁPIDA DE CUOTAS Y CARGOS FRECUENTES .......................................................................................................................... 16 CARGOS QUE APLICAN A TODOS LOS CLIENTES .................................................................................................................................................. 17 PLAN TARIFARIO DE LA CERTIFICACIÓN ORGÁNICA .............................................................................................................................................. 19 CUOTAS ANUALES DE SERVICIOS ESPECÍFICOS (RECURRENTE) ............................................................................................................................... 21 HONORARIOS POR SERVICIOS ESPECÍFICOS (CARGOS FACTURADOS UNA SOLA VEZ POR ACTIVIDAD) .............................................................................. 22 DEUDORES ................................................................................................................................................................................................ 24 REDUCCIÓN DE CUOTAS, CONDENACIÓN DE PAGO Y APLAZAMIENTOS .................................................................................................................... 25

SECCIÓN CUATRO: CUMPLIMIENTO, ACCIÓN ADVERSA, SANCIONES Y DEBIDO PROCESO ............................................................. 25 CUMPLIMIENTO ......................................................................................................................................................................................... 25 ACCIONES ADVERSAS Y SANCIONES ................................................................................................................................................................. 27 MEDIACIÓN ............................................................................................................................................................................................... 29 APELACIONES............................................................................................................................................................................................. 29

SECCIÓN CINCO: CATEGORÍAS DE CERTIFICACIÓN ........................................................................................................................ 30 CERTIFICACIÓN PARA OPERACIONES EXENTAS O EXCLUIDAS ................................................................................................................................. 30 CERTIFICACIÓN DE TRANSICIÓN ...................................................................................................................................................................... 31 PROGRAMA DE SOCIOS POR CONTRATO ........................................................................................................................................................... 31 ETIQUETAS PRIVADAS .................................................................................................................................................................................. 31

SECCIÓN SEIS: POLÍTICAS ............................................................................................................................................................. 31 USO DE CONTRATISTAS ................................................................................................................................................................................ 31 CONFIDENCIALIDAD E INFORMACIÓN PÚBLICA, Y REPORTE DE DATOS ..................................................................................................................... 32 IGUALDAD ................................................................................................................................................................................................. 32 IMPARCIALIDAD ......................................................................................................................................................................................... 32 NORMAS DE COMPORTAMIENTO ................................................................................................................................................................... 33 LEY APLICABLE ........................................................................................................................................................................................... 33 RECONOCIMIENTO DE LA JURISDICCIÓN ........................................................................................................................................................... 33 INDEMNIZACIÓN ........................................................................................................................................................................................ 34 LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD .................................................................................................................................................................. 35

SECCIÓN SIETE: DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA ......................................................................................................................... 35


SECCIÓN UNO: ¡BIENVENIDO A CCOF! VISIÓN DE CCOF

Como uno de los primeros certificadores de productos orgánicos, CCOF fue instrumental en la promoción de la legislación orgánica federal; nuestros estándares de certificación orgánica se utilizaron como base para el Programa Orgánico Nacional del USDA, y finalmente hicieron de la declaración de "certificado orgánico" una reclamación regulada por el gobierno federal. Hoy en día, CCOF avanza la agricultura orgánica para un mundo saludable. Abogamos a favor de nuestros miembros las políticas orgánicas, apoyamos el crecimiento orgánico a través de la educación y becas, y ofrecemos certificación orgánica que es personal y accesible.

CCOF es una organización sin fines de lucro que es gobernada por las personas que cultivan y elaboran nuestros alimentos. Fundada en California hace más de 40 años, hoy nuestras raíces abarcan el alcance de Norteamérica y nuestra presencia es reconocida internacionalmente. Contamos con el apoyo de una familia orgánica de agricultores, ganaderos, procesadores, minoristas, consumidores y legisladores. Juntos, trabajamos para realizar un futuro donde lo orgánico sea la norma.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL CCOF es una entidad sin ánimo de lucro con la misión de apoyar la agricultura orgánica a través de la educación, la investigación, la promoción y certificación de productos. CCOF se compone de las tres entidades jurídicas diferenciadas:

• Servicios de Certificación de CCOF, LLC • CCOF Inc. • Fundación CCOF

Para obtener más información acerca de la organización, historia de CCOF, estructura o actividades, visite www.ccof.org

Servicios de Certificación de CCOF, LLC (CCOF CS) CCOF CS es una organización 501 (c) 5 sin fines de lucro dedicada a la prestación de servicios de certificación de cultivos orgánicos, ganado y productos procesados. CCOF CS trabaja arduamente para mantener un programa de certificación orgánica completa y orientada al servicio. Todos los clientes de CCOF CS se benefician de nuestro compromiso con el servicio y los años de experiencia.

CCOF desarrolló su programa de certificación orgánica en los años 70’s y 80's, y más tarde logró la acreditación en el marco del Programa Nacional Orgánico (NOP) del USDA, cuando éste fue implementado en 2002. A medida que la

demanda de productos orgánicos ha ido CREC en todo el mundo, CCOF CS ha añadido servicios de certificación adicionales, incluyendo la verificación de equivalencia de exportación para Japón, la Unión Europea, Canadá, y Corea, y la certificación de los estándares de Régimen Orgánico Canadiense (COR). CCOF también está aprobado por el gobierno de México para certificar en conformidad con los estándares orgánicos mexicanos.

El organismo de supervisión de CCOF CS es el Comité de Gestión del LLC compuesto de voluntarios no certificados por CCOF seleccionados de manera diversa por la Junta Directiva de CCOF Inc. para representar objetivamente a varios sectores de la industria orgánica. La alta gestión es aportada por el CCO y los directores de departamento.

CCOF Inc. CCOF, Inc. es una organización de membresía que brinda una estructura económica para la certificación, abogacía y los programas de la Fundación, incluyendo recursos humanos, mercadotecnia y tecnología para avanzar en la misión de CCOF. CCOF, Inc. es una organización sin fines de lucro 501(c)(5) y es el único miembro de CCOF Servicios de Certificación, LLC. El organismo de supervisión de CCOF, Inc. es un Consejo de Administración compuesto de miembros y miembros donantes elegidos por la membresía según los estatutos de la organización. La dirección ejecutiva es provista por el CEO.

CONSENTIMIENTO A LA TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA:

EN ORDEN DE ENVIAR Y RECIBIR COMUNICACIÓN OFICIAL DE CCOF INC POR MEDIO DE CORREO ELECTRÓNICO O FAX, O PARA PARTICIPAR EN REUNIONES O VOTOS CONDUCIDOS POR MEDIOS ELECTRÓNICOS, USTED DEBE PROPORCIONAR CONSENTIMIENTO FIRMANDO LA SOLICITUD/ACUERDO DE CCOF CERTIFICACIÓN Y DEBE PROPORCIONAR UN CORREO ELECTRÓNICO Y/O NUMERO DE FAX VALIDO. USTED NO ESTÁ REQUERIDO A ESTAR DE ACUERDO CON la COMUNICACIÓN POR MEDIO DE TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA (FAX O CORRE ELECTRÓNICO). PUEDE SOLICITAR QUE NOTICIAS DE REUNIONES, VOTOS, Y OTROS ASUNTOS DE NEGOCIO OFICIAL SE ENVÍEN POR CORREO POSTAL NORMAL. USTED TIENE EL DERECHO DE RETIRAR SU CONSENTIMIENTO ESCRITO EN CUALQUIER MOMENTO PROPORCIONÁNDOLE A CCOF INC UNA NOTIFICACIÓN ESCRITA QUE USTED ESTA RETIRANDO SU CONSENTIMIENTO RELATIVO AL USO DE LA TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA. NO SE LE COBRARÁ NINGÚN CARGO POR RETIRAR SU CONSENTIMIENTO.



Fundación CCOF La Fundación es una CCOF (c) (3) organización sin fines de lucro 501 que se expande en nuestra educación y actividades de divulgación. Gobernado por el Patronato de la Fundación, la misión de la Fundación es la de proteger el medio ambiente y mejorar la salud humana mediante la promoción de la producción y consumo de los alimentos ecológicos. La Fundación CCOF tiene como objetivo apoyar los esfuerzos de los agricultores orgánicos para conservar la biodiversidad, acelerar la transición de la agricultura convencional a la orgánica, y educar a los consumidores acerca de los beneficios de los alimentos ecológicos y la agricultura.

INFORMACIÓN DE CONTACTO La oficina principal CCOF se encuentra en:

2155 Delaware Ave, Suite 150, Santa Cruz, CA 95060 Teléfono: (831) 423-2263, Fax: (831) 423-4528

La oficina está abierta de 8:00 am a 5:00 pm, de lunes a viernes. Le invitamos a pasar por en cualquier momento durante las horas de oficina, sin embargo, le recomendamos que llame con anticipación para hacer una cita para que el miembro del personal que busca está disponible para reunirse con usted. Algunos miembros del personal trabajan fuera de sitio y pueden no estar disponibles a menos que haga una cita.

Cuando la oficina está cerrada CCOF puede dejar un mensaje o enviar un correo electrónico a [email protected] Mensajes revisión del personal todos los días hábiles y la devolución de llamadas y correos electrónicos tan pronto como sea posible. Personal CCOF trabajan en diferentes lugares en todo Estados Unidos. Poniéndose en contacto con la oficina de CCOF, se le está dirigido al personal apropiado.

SERVICIOS DE CERTIFICACIÓN OFRECIDOS CCOF CS ofrece asesoramiento para el cumplimiento y/o la equivalencia de las normas de certificación orgánica múltiple. Se establecen algunas normas de certificación y se hacen cumplir a través de las regulaciones gubernamentales, como los EE.UU., Canadá y la Unión Europea, mientras que otras normas orgánicas se establecen los grupos de trabajo de la industria o las organizaciones privadas. Dependiendo de las normas, los diferentes tipos de productos (es decir, alimentos, fibras, o cosméticos/cuidado personal) se requiere y/o elegibles para la evaluación del cumplimiento. CCOF CS provee actualmente servicios de certificación solamente en América del Norte.

CCOF CS proporciona servicios de certificación bajo las siguientes normas y alcances de productos:

Programa Orgánico Nacional del USDA (NOP) Cumplimiento 7 CFR Parte 205 Las operaciones en los EE.UU. y México: cultivos, cultivos silvestres, la ganadería, manejo/procesamiento, tiendas de menudeo y restaurantes

Régimen Orgánico Canadiense (COR) CAN / CGSB 32.310 Cumplimiento Las operaciones en Canadá: cultivos, cultivos silvestres, ganado, manejo/procesamiento

Programa de Cumplimiento de México Las operaciones ubicadas en México y fuera de México que desean vender productos orgánicos en México. Ámbitos: Cultivos, Cultivos Silvestres, Manejo/Procesamiento.

CCOF Norma Internacional: Programa Equivalencia Europeo de Agricultura Orgánica (CEE 834/07) Las operaciones fuera de los Estados Unidos enviando producto a la Unión Europea o a Suiza: cultivos, manejo/procesamiento

Acceso al Mercado Global de CCOF Verificación de exportación bajo arreglos de equivalencia entre el Programa Nacional Orgánico USDA y: Canadá, Unión Europea, Japón, Corea, Suiza.

Verificación de exportación bajo arreglos de equivalencia entre el CIFA Régimen Orgánico Canadiense y: Estados Unidos, Japón, Unión Europea, Suiza, Taiwán.

CCOF Certificado de Transición Las operaciones en los EE.UU. y México: cultivos y cultivos silvestres

Certificación CCOF GLOBAL G.A.P. A partir de otoño de 2013, CCOF ofrecerá certificación de seguridad alimenticia a nivel del campo, de GFSI como referencia a las normas de certificación Global G.A.P.

Las políticas y procedimientos descritos en este manual son aplicables a todos los programas de certificación de CCOF CS, a menos que se indique lo contrario en este Manual o en el Manual del Programa específico en el programa. Las normas, requisitos y regulaciones para cada norma referenciada anteriormente se pueden acceder a través de www.ccof.org.




MYCCOF – MANEJO DE CERTIFCACIÓN EN LINEA Todas las operaciones certificadas con CCOF reciben acceso gratuito al portal de manejo de la certificación orgánica, MyCCOF. Con una cuenta de MyCCOF, operaciones pueden:

• Descargar copias vigentes de certificados • Seguir las inspecciones y ver los informes de

inspección • Dar seguimiento y responder a las solicitudes de

cumplimento • Buscar y solicitar materiales para que se agreguen

a su Plan de Sistema Orgánico (OSP) • Revisar su OSP aprobado • Administrar pagos y pagar facturas • Administrar contactos autorizados • Ver la correspondencia con CCOF • Administrar varias operaciones certificadas • Seguir los proveedores certificados por CCOF y

acede su certificación en tiempo real

MyCCOF fue construido para ofrecer una enfoque innovador y fácil para el manejo de la certificación orgánica. Para detalles adicionales y acceso a este recurso, viste www.ccof.org/myccof

ACREDITACIÓN DE CCOF CS Con el fin de ofrecer los servicios de certificación que se describe anteriormente, CCOF CS mantiene las siguientes acreditaciones:

Estados Unidos Departamento de Agricultura (USDA) Servicio de Comercialización Agrícola (AMS) para ofrecer la certificación orgánica a la norma USDA Programa Orgánico Nacional.

Comisión de Acreditación para Evaluación de Calidad (CAEQ) para el ámbito del cumplimiento de la Normalización Internacional de la Organización (ISO) Guía 17065, relativa a la certificación de equivalencia/cumplimiento del Reglamento CEE 834/2007, y las normas de la COR. CCOF está aprobado en virtud de ISO 17065 para el alcance de las normas orgánicas mexicanas.

Instituto Nacional Estadounidense de Estandares (ANSI) para el ámbito de cumplimiento con la Norma Internacional de Organización ISO / IEC 17065 para ofrecer la certificación de seguridad alimentaria de acuerdo con el programa GLOBAL G.A.P.

Estas acreditaciones implican un riguroso examen de los sistemas de CCOF CS de calidad y los procedimientos de certificación, inspección de los archivos y los procedimientos de la oficina, la evaluación de las calificaciones del personal y la observación de las inspecciones in situ de los agricultores y procesadores certificados. Las auditorías anuales, incluidas las visitas in situ de la oficina CCOF CS y operaciones certificadas, son parte del mantenimiento de acreditación en curso.

Los programas de certificación de CCOF CS operan en conformidad según aplique con todas las normas y reglamentos orgánicos locales, estatales, federales e internacionales.

http://www.ccof.org/myccof


SECCIÓN DOS: EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN

EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN El siguiente gráfico puede ayudarle a comprender el proceso básico de certificación.

La certificación es un ciclo anual que incluye una inspección en el situ con el fin de verificar la exactitud del Plan de Sistema Orgánico/Plan Orgánico (OSP) y actividades orgánicas. Cualquiera que busque recibir o mantener la certificación orgánica debe cumplir con los reglamentos y normas orgánicas aplicables. CCOF CS trabaja con usted para ayudarle a entender las normas y asegurarse de que sus prácticas cumplen con los reglamentos orgánicos pertinentes.

SOLICITUD DE LA CERTIFICACIÓN Un paquete de solicitud se puede obtener poniéndose en contacto con CCOF para que se le envié vía correo o correo electrónico, también puede descargar la solicitud directamente en www.ccof.org. El paquete de solicitud consiste en:

• El Manual del Programa de Certificación de CCOF (este documento)

• Normas orgánicas aplicables (NOP, COR, Programa de Cumplimiento de México, Norma Internacional CCOF, etc.)

• Formulario de solicitud y contrato de Certificación y Acuerdo

• Plantilla del OSP adecuado para el ámbito/estándar

• Instrucciones e información para ayudarle a completar la solicitud

Debido a la importancia y complejidad de la revisión de la solicitud, la inspección, y el proceso de revisión de cumplimiento, CCOF CS recomienda que las solicitudes de certificación se entreguen 12 semanas antes de la cosecha orgánica, ventas, u otros plazos previstos. Operaciones que requieran la certificación en menos de 12 semanas deben considerar el Programa Acelerado de CS CCOF se describe en la Sección Dos a continuación.

Entrega de Solicitud Antes de enviar la solicitud a CCOF CS, Usted debe evaluar la elegibilidad de su operación mediante la revisión de la norma orgánica aplicable(s) y documentos del Plan de Sistema Orgánico(s)/Plan Orgánico(s) para comparar sus prácticas con los requisitos de certificación.

Cuando decida solicitar la certificación, envíe el pago de la solicitud según sea necesario (ver Sección Tres) con la solicitud completa y con el Plan de Sistema Orgánico/Plan Orgánico (OSP), incluya todos los anexos requeridos, a CCOF CS. Por favor llene el OSP(s) por completo, y proporcione todos los detalles como sea posible. Esto ayuda a que el proceso de certificación sea adecuado. ¡Asegúrese de guardar una copia de toda documentación que envíe a CCOF CS!



Si su operación está certificada por otra certificadora y desea transferir su certificación a CCOF CS, complete el Formulario de Transferencia de Certificación de CCOF CS (disponible en www.ccof.org), incluyendo todos los documentos asociados, y el pago de solicitud quizás se pueda evitar.

Tenga en cuenta que por ley estatal cualquier operación orgánica situada en California (incluidas las operaciones exentas de certificación debido a ventas orgánicas menor de $5,000) deben registrarse en el Departamento de California de Alimentos y Agricultura (CDFA) Programa Orgánico del Estado (SOP). El registro es un proceso separado, y es en adición a la certificación. Si usted es un agricultor ubicada en California, comuníquese con el Comisionado Agrícola de su Condado para iniciar el proceso de inscripción lo antes posible. Procesadores/Manejadores de California deben comunicarse con el Departamento de Salud Pública. CCOF CS tiene la obligación de verificar el cumplimiento de los requisitos de registro SOP de California.

Cualquier operación que tenga un cambio de propietario con un cambio en la administración de la operación deberá presentar una nueva solicitud y el pago de solicitud. El Director General de Certificación podrá anular la cuota si los cambios provocan una actividad mínima administrativa para CCOF CS.

Revisión de Solicitudes y Costo Estimado Cuando CCOF CS reciba todo el paquete de solicitud, que incluye la solicitud completa, Contrato de Acuerdo, el OSP, y el pago, el personal del CS CCOF revisa para determinar si la operación parece cumplir o puede ser capaz de cumplir con la normativa aplicable. Además, CCOF CS determina si la operación puede estar exenta o excluida de la certificación, tal como se describe en la Sección Cinco, para asegurar que CCOF CS es capaz de realizar el alcance de los servicios de certificación solicitada. CCOF CS puede determinar cualquier servicio especial debido a la ubicación o el idioma de la operación que solicita la certificación.

Si la operación que solicita la certificación ha aplicado anteriormente a CCOF CS u otra agencia y recibió una notificación de Incumplimiento o notificación de Negación de Certificación, la solicitud deberá incluir la documentación para respaldar la corrección de cualquier incumplimiento(s) identificado en la notificación de Incumplimiento o notificación de Negación de Certificación.

Dentro de un periodo razonable (por lo general menos diez días hábiles después de la recepción de la solicitud),

CCOF CS le comunica por escrito el fallo de la solicitud. CCOF CS puede solicitar más información para definir claramente, documentar y comprender la información entregada.

Si CCOF CS determina que la operación no cumple y no es capaz de cumplir con las normas aplicables, al solicitante se le envía una notificación de Incumplimiento y/o de Negación de Certificación según la Sección Cuatro, enseguida.

Si CCOF CS determina que la solicitud está sustancialmente completa y que la operación cumple con o parece tener la capacidad de cumplir con la normativa aplicable, se acepta la solicitud. Una estimación de honorarios por los servicios de certificación se le proporciona después de que se acepte la solicitud. La estimación se basa en la información proporcionada por la operación que solicita la certificación. El costo real de la certificación puede variar dependiendo de la exactitud de la información proporcionada. Para obtener más información sobre las estimaciones de costos vea las Secciones Dos y Tres abajo.

Una vez aceptada la solicitud, CCOF CS asigna a un inspector apropiado y, en un plazo razonable, toda la información relevante se envía al inspector. Por lo general la inspección se lleva a cabo dentro de 30 días siguientes a la asignación. La inspección inicial se puede retrasar por hasta 6 meses con el fin de observar el terreno, las instalaciones y actividades que demuestren el cumplimiento o la capacidad de cumplir.

El solicitante podrá retirar su solicitud en cualquier momento, sin embargo, la cuota de solicitud no es reembolsable, y un solicitante que retira su solicitud se hace responsable de los costos de los servicios prestados hasta el momento de la retirada. Un solicitante que retira voluntariamente la solicitud antes de la emisión de una notificación de Incumplimiento no se le emite una notificación de Incumplimiento. Del mismo modo, un solicitante que retira voluntariamente una solicitud antes de la emisión de una notificación de Negación de Certificación no se le emite una notificación de Negación de Certificación

INSPECCIONES IN SITU Después de la aceptación de una solicitud de certificación, CCOF CS lleva a cabo una inspección inicial in situ de cada unidad de producción, la instalación, y el sitio que produce o maneja productos orgánicos y que forma parte de una operación para la que se solicita la certificación. De manera anual se lleva una inspección in situ con el



propósito de determinar si la certificación de la operación debe continuar.

El ciclo de inspección orgánica anual CCOF CS es:

• CCOF CS asigna un inspector cuya formación y experiencia coincide con las actividades de la operación.

• El inspector revisa expediente de certificación de la operación.

• El inspector se pone en contacto con la administración de la operación para hacer una cita para la inspección y se hace una evaluación preliminar sobre la operación.

• El inspector viaja a la operación para llevar a cabo la inspección y verificación del cumplimiento o capacidad de la operación a estar en cumplimiento con las normas y requisitos aplicables

• El inspector realiza una entrevista de salida al final de la inspección.

• El inspector completa el informe de inspección y lo entrega a CCOF CS para tomar la decisión de certificación.

• Especialistas de Certificación de CCOF CS revisan el informe de inspección para emitir una decisión de su certificación.

Una inspección debe realizarse cada año, incluso si la operación tiene la intención renunciar a la certificación a futuro. Negarse a programar o participar en una inspección conduce a acciones adversas, incluso si la operación tiene la intención de renunciar a la certificación, pero en realidad no lo ha hecho todavía.

Programación Cada año, un inspector de CCOF CS se pone en contacto con la operación certificada para programar la inspección. CCOF CS solicita que el cliente haga un esfuerzo para cumplir con el horario del inspector. CCOF CS programa las inspecciones con el objetivo de minimizar costos y ofrecer un servicio adecuado. Sanciones se pueden ser aplicables si el cliente no responde al inspector para programar una inspección (véase la Sección Tres a continuación).

La inspección inicial debe ocurrir antes de la primera cosecha "orgánica" de cualquier parcela. Todas las parcelas incluyendo las anexadas a la operación o la certificación orgánica durante los años siguientes, deben ser inspeccionadas antes de la primera cosecha "orgánica" de dicha parcela.

Todas las inspecciones in situ deben llevarse a cabo cuando el terreno, las instalaciones y actividades

demuestren el cumplimiento de la operación con los reglamentos y normas ecológicas aplicables puedan ser observados (excepto durante inspecciones adicionales, tales como inspecciones sin previo aviso). Si es necesario, una inspección podrá ser demorada hasta seis meses para garantizar que la inspección se lleve a cabo como es requerido. Si el tiempo entre dos inspecciones regulares es superior a doce meses, las futuras inspecciones pueden llevarse a cabo en un marco de tiempo más corto para garantizar que las operaciones tengan una inspección anual por año calendario.

Verificación de Cumplimiento La inspección in situ se lleva a cabo con el fin de verificar el cumplimiento o capacidad de operación para cumplir con las normas aplicables. Los inspectores verifican si la información incluida en la OSP refleja con precisión las prácticas utilizadas o previstas para ser utilizado en la operación. Además, la información se verifica para determinar que sustancias prohibidas no han sido y no se aplican. Los inspectores deben tener acceso completo a la producción y/o la operación de manejo, incluyendo las áreas no certificadas de producción, estructuras y documentación relacionada con la producción no orgánica.

CCOF CS se reserva el derecho a solicitar información adicional, incluyendo muestreo y pruebas de suelo, agua, los residuos, las semillas, el tejido de la planta, y la planta, animal, y muestras de productos elaborados. Durante la inspección, el inspector deberá presentar al representante autorizado de la operación con un recibo de las muestras tomadas por el inspector. No hay ningún cargo para el inspector de las muestras tomadas. CCOF CS también puede tomar fotografías de la operación durante las inspecciones in situ y/o eventos de vigilancia.

Participación del Cliente Todas las inspecciones in situ (con excepción de inspecciones no anunciadas) deben llevarse a cabo cuando esté presente un representante autorizado de la operación y tenga conocimiento acerca del manejo de la operación. Falta a completar una inspección anual es motivo de notificación de Incumplimiento y/o notificación de Suspensión Propuesta.

Los clientes de CCOF CS y los inspectores deben asegurarse de que haya tiempo suficiente para la inspección. La duración de una inspección varía según la operación y de inspección a inspección. El inspector tiene que ver todos los documentos para conducir un rastreo de producto y el cliente debe tener toda documentación completa de aplicaciones, cosecha, producción y registros


de ventas por los últimos cinco años disponibles para la inspección, incluyendo todos los recibos de insumos, servicios contratados, y alquiler de equipos.

Entrevista de salida Al final de la inspección, el inspector de CCOF lleva a cabo una entrevista de salida con un representante autorizado de la operación que tenga conocimiento de la operación inspeccionada, para confirmar la exactitud e integridad de observaciones de la inspección y la información recogida durante la inspección in situ. El inspector también debe abordar si se requiere información adicional, así como observaciones. La entrevista de salida no es la decisión final de certificación. En adición, CCOF CS, durante el proceso de revisión y toma de decisiones, puede pedir información adicional o emitir puntos de incumplimiento.

Informe de Inspección Después de la inspección, el inspector proporcionará a CCOF CS una copia del informe de inspección in situ. El informe es un resumen del funcionamiento del Plan de Sistema Orgánico/Plan Orgánico y las prácticas y una evaluación para el cumplimiento de las normas orgánicas. Cada informe incluye una lista de todos los puntos de interés y los posibles puntos de incumplimiento encontrado por el inspector. Todos los operadores tienen acceso a una copia electrónica de su informe de inspección al igual que los resultados de muestreos hecho por el inspector o CCOF CS. Para obtener una copia impresa de todos los documentos debe contactar a CCOF CS, y copias electrónicas esta disponibles a través de MyCCOF.org Se les requiere a los inspectores entregar los informes a CCOF CS en tiempo adecuado, por lo general 15 días hábiles de la fecha de inspección. Si el cliente tiene dudas sobre la fecha de entrega del reporte deberá hacérsela saber al inspector y enseguida a su Especialista de Servicio se identifica en la correspondencia de CCOF.

Elección de Inspector CCOF CS se reserva el derecho a efectuar toda asignatura de inspección y el derecho a recurrir a subcontratistas para la inspección, según sea necesario. Los clientes no pueden influir en la elección del inspector o ponerse en contacto con los inspectores para solicitar asignaciones de inspección. Los operadores tienen el derecho a ser informado sobre la identidad del inspector antes de la visita de inspección, y podrán oponerse si hay conflictos de intereses o por otras razones, presentando las objeciones, por escrito, a CCOF CS. CCOF CS determina si se aceptan las razones y si o no se vuelve a asignar la inspección.

Inspecciones Adicionales/No Anunciadas CCOF CS podrá llevar a cabo inspecciones in situ adicionales en las instalaciones de cualquier cliente para determinar el cumplimiento con las regulaciones y normal aplicables de producción y de manejo orgánico. Inspecciones adicionales pueden ser anunciadas o no, a discreción de CCOF CS o como lo requieran las autoridades de acreditación, el Administrador del USDA, el Gobierno Oficial del Estado del Programa Orgánico del Estado, o la Oficina Orgánica Canadiense. Se cobra a los clientes honorarios para inspecciones de seguimiento adicional pero están exentos a los honorarios de las inspecciones no anunciadas, al menos que se notifique a lo contrario. CCOF se reserva el derecho a cobrar a un cliente para una inspección no anunciada incluye, pero no están limitados a: la verificación de las acciones correctivas; observaciones de las etapas de producción específicos, tales como la siembra, deshierbe, cosecha, limpieza, embalaje, etc.; una historia de incumplimientos anteriores; queja u otra investigación – u otras razones consideradas apropiadas según CCOF. Los solicitantes y clientes deben permitir el acceso de sus expedientes a los representantes autorizados del Secretario del USDA, de Gobierno Oficial del Estado dirigente del Programa Orgánico del Estado, de CCOF CS, o de otros organismos de acreditación privadas durante el horario normal de su operación para hacer revisión y hacer copias para determinar el cumplimiento de la normativa aplicable.

Régimen Orgánico de Canadá Para los operadores certificados bajo el Régimen Orgánico Canadiense (COR), se aplicarán requisitos adicionales para la inspección. Estos requisitos se detallan en el Manual de Cumplimiento COR de CCOF.

Programa de Cumplimiento de México Para los operadores certificados bajo el Programa de Cumplimiento de México (MCP), se aplican requisitos adicionales para la inspección. Estos requisitos se detallan en el Manual del Programa de Cumplimiento de México.

Programa Norma Internacional Para los operadores certificados bajo las regulaciones de Europa o Suiza, se aplican requisitos adicionales para la inspección. Estos requisitos se detallan en el Manual de Programa Norma Internacional de CCOF.

EVALUACIÓN DE CERTIFICACIÓN Y DECISIÓN El inspector no tiene la última palabra acerca de la certificación. El papel del inspector es proporcionar información para que el personal CCOF CS pueda tomar una decisión sobre si debe o no otorgar o continuar la certificación. Después de un tiempo razonable de la


finalización de la inspección in situ, por lo general no más de 90 días, un revisor cualificado de CCOF CS evalúa el informe de inspección, los resultados de cualquier analizado, así como cualquier información adicional pedida o suministrado por el cliente.

Otorgamiento de Certificación a un Nuevo Solicitante Si CCOF CS determina que la OSP y todos los procedimientos y las actividades de la operación del solicitante cumplen las normas aplicables de producción y de manejo orgánico, y también el solicitante está en condiciones de llevar a cabo las operaciones de acuerdo con la OSP, CCOF CS otorga la certificación y proporciona un certificado al cliente. La concesión de la certificación puede incluir requisitos para la corrección de incumplimientos de menor importancia(s) dentro de un período determinado como condición la continuación de la certificación. Si el solicitante no puede cumplir con las normas, CCOF CS emite una nota de Incumplimiento seguido de una Negación de la Certificación.

Renovación Anual (Continuación de la Certificación) Una vez certificado, la certificación de una operación sigue válida hasta la cesión de la operación, o hasta suspendida o revocada por CCOF CS, Consejo Oficial del Estado dirigente del programa orgánico del Estado, el Administrador del USDA, u otro funcionario de gobierno. Sin embargo, el para mantener la certificación, una operación debe renovar anualmente la certificación.

Para continuar la certificación, las operaciones certificadas de cualquier programa deben pagar la cuota anual de certificación, ya sea por correo o en línea en www.ccof.org/renew, antes del 1 de enero de cada año.

Operaciones certificadas bajo la norma NOP deben presentar un Contrato de Renovación Anual (Continuación de la Certificación), además de la cuota anual. El Contrato de Renovación Anual requiere se presente la siguiente información a CCOF CS:

A) Según aplique, actualizaciones en las correcciones, aún pendientes, sobre cualquier Incumplimiento previamente otorgado por CCOF CS a la operación.

B) Según aplique, las actualizaciones del Plan de Sistema Orgánico/Plan Orgánico (OSP), detallando cualquier cambio de, cambios a, modificaciones a, u otras enmiendas hechas en la OSP del año anterior, y cualquier adiciones o eliminaciones que deban aplicarse en año siguiente.

Al CCOF CS recibir pago de la cuota anual, y realizarse el Contrato de Renovación Anual para los clientes certificados bajo el NOP, y se haya comprobado que la

operación parece estar en conformidad con todas las normas aplicables, CCOF CS notifica al cliente que la renovación de la certificación está completa. Una vez que la renovación este completa, CCOF CS, en un plazo razonable, organiza y lleva a cabo la inspección anual in situ. Si la renovación no se ha concluido para la fecha de vencimiento, CCOF CS cobra un recargo por cada Incumplimiento o Suspensión Propuesta emitida (ver Sección Tres a continuación).

Ciclo de Certificación Continua El ciclo de certificación de la renovación, la inspección, revisión y decisión continúan anualmente hasta que la certificación sea renunciada, suspendida o revocada.

Si CCOF CS tiene motivos razonables, basado en el informe de inspección in situ y la OSP actual, que el cliente cumpla con las leyes y normas aplicables, CCOF CS notifica a la operación de su certificación continua y le proporcionará un certificado orgánico actualizado. La notificación de certificación continua puede incluir recordatorios al operador con la intención de ayudar a la operación mantener su cumplimiento continuo según las normas.

Si CCOF CS determina que la información proporcionada al inspector o en la OSP no es suficiente para tomar una decisión sobre la certificación, CCOF CS podrá pedir, por teléfono, correo electrónico, o correo postal, que el cliente proporcione información adicional con fecha límite. Si esa información se proporciona en forma adecuada, CCOF CS notifica a la operación de su certificación continua y proporcionará un certificado orgánico actualizado. Si el cliente no da contestación a la información requerida a la fecha límite, y CCOF CS se verá obligado a emitir una notificación de Incumplimiento, CCOF CS factura un recargo según Sección Tres a continuación.

Si CCOF CS tiene motivos para creer, basado en la revisión del informe de inspección in situ y la OSP actual, que el cliente no está cumpliendo con los reglamentos y normas aplicables, o si el cliente no proporciona la información solicitada a la fecha límite, CCOF CS puede emitir una notificación de Incumplimiento.

Renunciar la Certificación Un cliente puede retirarse del programa de certificación de CCOF CS mediante una notificación por escrito o verbal en cualquier momento. Sólo un representante autorizado de la operación podrá entregar la renuncia de certificación a CCOF CS.

Tras la renuncia, el cliente debe cesar todas las reclamaciones a la certificación CCOF y el nombre y el

http://www.ccof.org/renew


sello de CCOF y destruir o devolver todos los certificados, las etiquetas y todo material de marketing que contenga referencia a CCOF. Los clientes son responsables de los costos de servicios de CCOF proporcionadas hasta el momento del retiro de la certificación.

Eventos Fuera del Control del Cliente Cuando CCOF tenga conocimiento de un evento catastrófico fuera del control del cliente que no permita al cliente ponerse en comunicación con CCOF, como la muerte o un desastre natural, CCOF CS se reserva el derecho a cesar las actividades de certificación hasta un máximo de seis meses. Si no se puede hacer contacto con el cliente cuyo operador principal haya muerto o la operación se haya cerrado y se tenga conocimiento que la producción o procesamiento ha parado, CCOF CS cesa la prestación de servicios de certificación.

CCOF podría permitir discrepancias de la Norma bajo la Instrucción 2606 del NOP Discrepancias Temporales.

CERTIFICADO ORGÁNICO El certificado orgánico de CCOF CS, especifica como mínimo:

A) Nombre y dirección física del cliente B) Fecha de vigencia de la certificación y el período

de validez (si es aplicable) C) Categoría de la certificación, tal como cultivos,

ganado, procesamiento, cosecha silvestre, etc. D) Estándar(es) a la que la operación está certificada E) Nombre, dirección, página web y el teléfono de

CCOF CS.

CCOF CS puede re-emitir un certificado cuando la información antes mencionada, o la información de contacto de CCOF CS, haya cambiado.

Los certificados que se hayan perdido, hayan sido alterados o robados pueden remplazarse por petición del Cliente. CCOF CS también puede emitir un duplicado del certificado, para su exhibición, si así se solicita. Todos los cambios, correcciones o adiciones a la certificación deben ser solicitados por escrito.

Aplicabilidad de Certificación La operación y sus parcelas, los productos, ganado y servicios, enlistados en el certificado orgánico de CCOF y Perfil del Cliente sólo han sido aprobadas por CCOF para el cumplimiento de la norma orgánica específica según se indique. Otros reglamentos de etiquetado locales, estatales o federales pueden ser aplicados a los productos que comercializa esta empresa y es la responsabilidad de la operación certificada y/o de la compañía que se identifica en las etiquetas del producto para asegurarse

que la información y las reclamaciones en las etiquetas cumplan con todas las regulaciones aplicables y sean veraces.

SERVICIOS DE CERTIFICACIÓN URGENTES, ACELERADOS Y EXTENDIDOS

CCOF CS hace todo lo posible para satisfacer las necesidades de servicio al cliente de todas las operaciones, incluyendo la revisión oportuna de las inspecciones y los cambios en la OSP. Sin embargo, reconocemos que algunas operaciones pueden requerir los servicios urgentes con el fin de cumplir los plazos establecidos. Por lo tanto, CCOF CS ofrece tres servicios diseñados para acelerar el proceso de certificación, según sea necesario. Las tarifas para cada servicio se describen en la Sección Tres enseguida. Ninguno de estos servicios otorga garantía de la certificación. La certificación depende del cumplimiento de las normas aplicables. Estos servicios están diseñados a emitir una decisión más rápida, no garantiza su aprobación. El Programa GLOBALG.A.P. de CCOF esta excluido de los servicios urgentes y acelerados debido a la naturaleza de este programa.

Servicios Urgentes Servicios urgentes están disponibles para los clientes que necesiten una revisión urgente de una actualización OSP que no requiera de una inspección in situ, tal como una solicitud de un nuevo material de aplicación, una nueva etiqueta, o la compra de los ingredientes de un nuevo proveedor. Por un cargo adicional, CCOF CS le entrega una respuesta a su solicitud dentro de 2 o 5 días. El formulario de Solicitud de Revisión Urgente, que incluyen detalles, está disponible en www.ccof.org.

Servicios Acelerados Servicios acelerados están disponibles para reducir los plazos para realizar una inspección de una nueva operación, una inspección anual para una operación ya certificada, o una nueva adición a una operación (instalación o parcela) y para la revisión del informe de inspección y notificación de la decisión final. Un proceso que puede durar entre 60 a 90 días en promedio se puede reducir a menos de dos semanas.

La información sobre los plazos y las tasas aceleradas está disponible en la solicitud de Servicios Acelerados disponible en www.ccof.org y se incluye en todos los paquetes de solicitud que envía CCOF a los solicitantes.

Normalmente se solicita servicios acelerados al momento de entregar la solicitud para la nueva operación o nueva adición a la operación (instalación o parcela). Sin embargo, también se puede solicitar servicios acelerados después de




que se acepte la solicitud para la nueva operación o nueva adición a la operación, o después de que se ocurra la inspección correspondiente. En tales casos, solo se puede garantizar el plazo de revisión descrito en la solicitud de Servicios Acelerados. Aunque CCOF hace todo lo posible para priorizar la programación y finalización de la inspección, no se puede garantizar los plazos de estas etapas cuando la operación se ha solicitado servicios acelerados después de que se haya aceptado la solicitud. La tarifa total del programa acelerado (ver Sección Tres a continuación) aplica si se solicita servicios acelerados después de que se acepta la solicitud, pero antes del entrego a CCOF del reporte de la inspección correspondiente. Una tarifa reducida (2/3 de la tarifa total) aplica si se solicita servicios acelerados después de que el reporte de la inspección se haya entregado a CCOF. Servicios acelerados no son disponibles para solicitudes de restablecimiento.

Servicios Extendidos Los clientes en la categoría de tarifa 26 de CCOF CS, son automáticamente inscritos en el Programa de Servicios Extendidos de CCOF CS, el cual está diseñado para satisfacer las necesidades únicas de las empresas orgánicas más grandes. Los clientes de CCOF CS que no se encuentren en la categoría de tarifa 26 pueden optar por inscribirse en el Programa de Servicios Extendidos, por una cuota adicional. El Programa de Servicios Extendidos incluye a un representante designado, créditos para servicios Urgentes y servicios Acelerados, tiempo de revisión más rápido para actualizaciones e informes de inspección, y otros beneficios. Todos los clientes en el Programa de Servicios Extendidos reciben una notificación detallando los beneficios de CCOF CS. Estos servicios están sujetos a cambios de acuerdo a la necesidad del cliente y la capacidad de CCOF.

El Programa de Servicios Extendidos puede incluir, pero no se limite a:

• Se asignará un representante de servicio al cliente dedicado a actuar como el único punto de contacto que supervisara el ciclo de certificación. El personal asignado se reúne con regularidad con los contactos autorizados adecuados para identificar los planes, necesidades y asuntos, y para garantizar la prestación oportuna de servicios a todos los niveles.

• Comunicación por CCOF en manera anual de personal de alto nivel sobre las necesidades de servicios y planes de negocio.

• Un porcentaje acordado de las entregas de los clientes que es revisada dentro de un número

determinado de días (por lo general el 75% dentro de 5 días).

• El uso de los servicios Urgentes de CCOF a un precio reducido.

• Revisión de todo informe de inspección dentro de 60 días siguientes a la inspección.

• Crédito para los servicios Acelerados de CCOF para agregar una instalación o parcela nueva por año sin un costo adicional.

• Un seminario web de orientación del OSP (Ensayo del OSP) de 90 minutos o una orientación en persona para sus empleados. Temas básicos pueden incluir cómo trabajar efectivamente con CCOF, MyCCOF - nuestra herramienta de gestión de certificación en línea, el sitio web de CCOF, y otros temas según se solicite y sea apropiado (excluyendo cualquier asistencia específica con respecto a los obstáculos identificados a la certificación o las cuestiones de cumplimiento específicas de las operaciones).

CAMBIOS A LA CERTIFICACIÓN Se requiere que todo cliente establezca, implemente y mantenga un Plan de Sistema Orgánico/Plan Orgánico (OSP). El OSP es un documento vivo que se debe actualizar cuando hay cambio en las actividades orgánicas o se proyectan a cambiar. El OSP es fundamental para el mantenimiento de la certificación con CCOF CS. Las operaciones certificadas son responsables de asegurar que el OSP esté vigente y refleje con precisión las prácticas orgánicas de la operación.

Las actualizaciones del OSP deberán entregarse a CCOF CS en cualquier momento durante el año y deben ser aprobados antes de su implementación. Actualizaciones del OSP deberán presentarse:

A) Con la entrega del Contrato de Continuación de Certificación;

B) En cualquier momento durante el año debido a cambios, como por ejemplo se considera usar nuevos materiales de insumo, o procedencia de nuevos ingredientes;

C) Durante las inspecciones, en caso de haber cambios menores.

Los clientes deben notificar de manera inmediata a CCOF CS sobre cualquier:

A) Aplicación, incluyendo un rocío, de cualquier sustancia prohibida a cualquier campo, unidad de producción, sitio, instalación, ganado o producto que es parte de la operación orgánica.


B) Cambio en la operación o cualquier parte de la operación que pueda afectar a su cumplimiento.

Adición de la Superficie de Cultivo, Ganado, Productos, Servicios, Instalaciones Si una operación quiere añadir nuevas áreas de producción, grupos de ganado, productos (incluyendo nuevas etiquetas), servicios o instalaciones para la certificación existente, o cambiar la dirección de una instalación existente, el cliente debe completar la sección pertinente de la OSP y entregar a CCOF CS para su revisión. Algunas adiciones se pueden completar con la revisión de sólo la documentación, mientras que otros requieren una inspección in situ. CCOF CS puede cobrar una cuota según la Sección Tres enseguida. Todas las adiciones deberán ser presentadas a CCOF CS, revisadas y aprobadas antes de que los productos cultivados o elaborados en las anexiones puedan ser vendidos como orgánicos. Los clientes deben ponerse en contacto con el personal de CCOF CS para revisar el papeleo necesario y si se requiere de una inspección a la brevedad posible para asegurarse que las nuevas áreas de producción están adecuadamente cubiertas por la certificación.

La adición de una nueva superficie orgánica o una instalación de producción, incluyendo el cambio de dirección de una instalación de producción existente, requieren una inspección in situ. Para evitar cargos adicionales, la superficie adicional o documentación deberá entregarse a CCOF CS por lo menos 90 días antes de la inspección anual. La inspección in situ de nuevas áreas o instalaciones debe ser posterior a la actualización OSP ha sido recibida por CCOF CS. Las inspecciones de la superficie o las instalaciones para las que aún no se ha presentado la actualización de OSP no están reconocidas y una inspección adicional es necesario. Las solicitudes para agregar superficie o instalaciones presentadas durante la inspección no se podrán considerar o puede requerirse inspecciones adicionales.

Transferencias de parcelas entre dos clientes certificados por CCOF Las parcelas orgánicas certificadas pueden ser transferidas entre dos clientes certificados por CCOF bajo ciertas condiciones. CCOF debe aprobar las solicitudes de transferencia de parcelas antes de la venta de cualquier cultivo por el gerente nuevo. Se requiere un formulario de solicitud separado, copia del perfil del cliente CCOF actual y un mapa de la parcela. CCOF asegura que la parcela ha sido inspeccionada al menos una vez durante cualquier temporada de certificación (año), o los últimos 12 meses, y asegura que ha habido manejo orgánico continuo con un plan de fertilidad que cumpla con las regulaciones NOP en

7 C.F.R. §205.103. Si la parcela cumple con los requisitos para la transferencia, CCOF proporcionará el servicio de transferir la parcela y facturará al nuevo gerente la tarifa de transferencia de parcela.

Ampliando el Alcance o Amplitud de la Certificación Para ampliar el alcance de la certificación (es decir, agregar un nuevo programa o servicio), envíe las páginas OSP relevantes, la tarifa adicional y realice una inspección. Por ejemplo, un cliente certificado para la producción de cultivos orgánicos que desea agregar procesamiento.

Para ampliar la amplitud de la certificación (es decir, agregar parcelas, productos, instalaciones, etc. a un alcance/programa /servicio existente), envíe las páginas OSP relevantes y las tarifas correspondientes, y realice las inspecciones necesarias (para parcelas e instalaciones).

CCOF CS no aprueba una ampliación del alcance o la amplitud de la certificación de un cliente que tiene Incumplimiento(s) o Acción(es) Adversa(s) Propuesta(s) abiertos relacionadas con la integridad orgánica comprometida, a menos que se requiera el cambio para resolver o corregir los problemas de cumplimiento. Por lo tanto, CCOF CS se reserva el derecho de no emitir documentos de exportación o certificados actualizados en tal caso. Si un cliente tiene Incumplimiento(s) o Acción(es) Adversa(s) Propuesta(s) abiertos por motivos que no están relacionados con la integridad orgánica de los productos (por ejemplo, falta de pago de tarifas), CCOF CS puede usar discreción para emitir documentos de exportación o certificados actualizados.

Cambios en la estructura de la empresa Si un cambio en una empresa orgánica que usted administra o posee resulta en una nueva identificación fiscal, estructura de empresa o propietario, debe completar la Solicitud de Cambios de Negocio. Este formulario ayudará a CCOF a comprender la naturaleza y el alcance del cambio y puede ayudar a simplificar el proceso de certificación. La tarifa de nuevo solicitante aplica.

Cambios de Estándares

CCOF CS asegura que cada operador certificado sea notificado de los cambios relevantes realizados a los Manuales de Programa de CCOF sin demoras innecesarias. Todos los clientes deben cumplir con las normas, estándares y requisitos de certificación; incluyendo la implementación de los cambios apropiados cuando CCOF CS los comunica.

CCOF CS publica la notificación de los cambios mediante notificación oficial del organismo regulador, el propietario


del estándar u otra autoridad apropiada. CCOF CS toma todas las medidas necesarias para notificar y preparar a sus clientes para cualquier cambio y/o revisión que pueda afectar su certificación. CCOF CS otorga período de prórroga de hasta 12 meses después de la fecha de publicación de una enmienda para que el cliente pueda entrar en cumplimiento con cualquier cambio en los requisitos, u otorga un plazo según lo especificado por el organismo regulador, el propietario del estándar u otra autoridad apropiada.

Todos los reglamentos, estándares y requisitos ofrecidos por CCOF CS son accesibles a través del sitio web de CCOF CS. Los avisos de cambios se publican en www.ccof.org y en los boletines de CCOF.

NOMBRES Y SELLOS DE CCOF Los nombres y siglas de CCOF que se pueden utilizar en el embalaje del producto orgánico o en el material de marketing incluyen: CCOF Certification Services, CCOF y California Certified Organic Farmers.

El sello de CCOF se puede usar en cualquier color o combinación de colores, pero no se puede modificar de otras maneras.

Los clientes que utilizan el sello de CCOF pueden usar (o tener acceso a) varios formatos gráficos, pegatinas, ataduras de alambre y otros productos ofrecidos por CCOF CS en www.ccof.org.

Sellos CCOF CCOF Clásico

Sellos de Producto “Non-GMO and More” CCOF ofrece versiones adicionales del sello de CCOF para clientes deseando enfatizar los atributos no OMG (no transgénico) de sus productos además de las otras ventajas proveídas por la producción orgánica. Cualquiera entidad elegible para usar el sello de CCOF puede usar estos sellos.

Los clientes que están certificados en Transición pueden usar uno de los sellos de Transición siguientes.

Sello de Stellar CCOF ha licenciado el nombre y sello de Stellar Certification Services. Las operaciones previamente certificadas como orgánicas por Stellar pueden usar su nombre y sello hasta el 31 de diciembre de 2021.

Todas las etiquetas utilizadas en los envases deben ser incluidos en la OSP y pre-aprobadas por CCOF CS, de preferencia antes de la impresión. Los clientes también pueden usar los sellos adicionales de las normas a las que están certificado (USDA, México, COR, etc.) siempre y cuando estén en cumplimiento a los requisitos aplicables y las etiquetas hayan sido aprobadas por CCOF CS.

Los clientes sólo pueden utilizar el nombre y el sello de CCOF y otros logotipos y/o los sellos autorizados por CCOF en conformidad con las normas y/o políticas de CCOF y deben de parar de utilizar el nombre de CCOF y sellos de CCOF mediante una notificación por CCOF. Cualquier uso del nombre de CCOF o sello de CCOF, sin el consentimiento emitido por CCOF está estrictamente prohibido y constituye una infracción a los derechos de CCOF. CCOF tendrá derecho a sus honorarios y gastos razonables del licenciado como resultado de cualquier acción civil, arbitraje o la mediación para hacer cumplir sus derechos en el uso del nombre o el sello.

SECCIÓN TRES: HONORARIOS CCOF se compromete a tener tarifas de certificación estables y ser totalmente transparentes acerca de los costos de la certificación. En general, hay dos cargos importantes por año: la cuota de certificación anual y los honorarios de inspección. Sin embargo, dependiendo de la complejidad y de las actividades de la operación, se pueden cobrar cargos adicionales por servicios como




verificación de exportación o el uso de múltiples instalaciones de producción.

Le recomendamos que revise cuidadosamente esta sección para determinar los costos en que puede incurrir su operación y hacer un presupuesto de los costos de su certificación. Para estimar el costo de la certificación, sume el costo de la solicitud (nuevos solicitantes únicamente), la tarifa de certificación, y el honorario estimado de inspección. Cargos adicionales, tales como del programa Acceso a Mercado Global, o tarifas de Manejador No Certificado, también pueden aplicar.

Los solicitantes y los clientes pueden comunicarse con CCOF CS para aclaraciones sobre los costos de la certificación. Una estimación formal de costo se proporciona a los nuevos solicitantes cuando CCOF CS acepte su solicitud. Las tarifas pueden variar de un año al otro.

INFORMACIÓN GENERAL CCOF CS cobra cargos adicionales por el servicio con el fin de asignar eficientemente el trabajo según la demanda del cliente y reducen los costos a los clientes que no necesitan servicios adicionales. No todos los clientes requieren servicios adicionales, y por lo tanto CCOF CS es capaz de reducir el costo de la certificación a aquellos clientes que no se están cobrados cuotas adicionales. Todas las cuotas enumeradas en este manual son en USD, excepto cuando se indique por programa. Empresas buscando certificación

a la regulación mexicana, ver el apartado Programa de Cumplimiento de México de CCOF a continuación.

Pago de Cuota Todos los pagos deben ser hechos a nombre de CCOF Certification Services, LLC. Con su pago, por favor incluya una nota o factura, y su código de cliente. Los pagos también se podrán presentar en línea en: www.ccof.org/payment.

Planes de Pago Si usted es incapaz de pagar sus cuotas en su totalidad, CCOF CS trabaja con usted para implementar un plan de pago. Clientes cuya tasa anual de certificación es de más de $300 podrán acordar hacer pagos trimestrales en lugar de un pago anual. Por favor, complete el formato de plan de pagos disponible en www.ccof.org o comuníquese con el Departamento de Contabilidad CCOF para discutir los planes de pago.

Reembolsos y Ajustes Todos los honorarios pagados a CCOF CS no son reembolsables. Sólo el Director General de Certificación tiene la autoridad para ajustar, condonar o modificar los honorarios facturados. Cualquier solicitud de ajuste o condonación de honorario debe ser enviada al Director General de Certificación. Ver la sección sobre Reducción de Cuotas, Condenación de Pago y Aplazamientos a continuación.

http://www.ccof.org/payment



GUÍA DE REFERENCIA RÁPIDA DE CUOTAS Y CARGOS FRECUENTES Por favor, consulte la sección específica de este manual para más detalles. Este recuadro es sólo un resumen y no necesariamente incluye todas las tarifas pertinentes.

Cuota: Monto: Frecuencia: Pertinente a: Solicitud $325 Una vez Todo Solicitante Certificación Anual Variable.

Se factura basado en una escala con gradas

En la certificación inicial y anualmente en 1 enero de cada año

Todo solicitante y cliente

Inspección Variable. Se factura por hora

Cada inspección, una mínima por año

Todo solicitante y cliente

Programa de Acceso a Mercado Global

Variable. Facturado por mercado

En la solicitud inicial y anualmente

Clientes que exportan a mercados específicos

Programa de Norma Internacional $1,200 En la solicitud inicial y anualmente

Clientes que exportan a Suiza o a Europa de fuera de los EE.UU.

Programa de Cumplimiento de México

$900 En la solicitud inicial y anualmente

Todo solicitante y cliente ubicado en México o exportando a México

Declaración Jurada de Manejador No Certificado – Instalación de Almacenamiento

$50 por instalación En la petición inicial y anualmente

Clientes que usan instalaciones de almacenamiento excluidas

Declaración Jurada de Manejador No Certificado Certificación - Intermediario, Comerciante, Mayorista, Distribuidor

$150 por cada manejador no certificado

En la petición inicial y anualmente

Clientes que proveen ingredientes o productos de intermediarios, comerciantes, mayoristas o distribuidores que están excluidos y no certificados

Instalaciones de Producción $300 por instalación En la solicitud inicial y anualmente

Clientes que son productores con manejo posterior a la cosecha y clientes que son manejadoras que utilizan instalaciones de producción adicionales

Etiqueta Privada $350 por 5 UPC’s y $50 por cada una si más de 5

En la solicitud inicial y anualmente

Clientes que empaquen en etiquetas privadas

Adición de Parcela $75 y mas Por instancia Clientes que adicionen superficie de terreno Transferencia de Parcela $125 Por instancia La transferencia de una parcela certificada orgánica entre

dos agricultores certificados por CCOF Adición de Producto o Servicio $75 Por instancia Clientes que agregan nuevos productos o servicios, cada

fórmula y marca de cada producto se consideran un producto

Agregar un proceso o instalación $300 Por instancia Clientes agregando una instalación o equipo nuevo, incluyendo la reubicación

Retraso/Falta de Contestación $150 Por instancia Clientes que no respondan a solicitudes a la fecha límite. Documentación de Exportación $75 Por instancia Clientes que soliciten documentación para exportar Documentación de Importación $55 Por instancia Clientes que soliciten documentación del USDA NOP para

importar productos que vienen de México Revisión Urgente Variable Por instancia Clientes que soliciten revisión de actualizaciones del OSP

en forma rápida Programa Acelerado Variable Por instancia Clientes que necesitan servicios de inspección y revisión

de manera rápida. Cargo adicional por supervisión de cumplimiento

Variable En la implementación inicial y anualmente según la fecha de inscripción

Operaciones entrando en Acuerdos Conciliatorios u otros procesos que incluyen medidas de supervisión adicionales

Cargo adicional por Aceptación de Mediación

$500: cuestiones no administrativas $100: cuestión administrativa

Por sesión de mediación Cuando acciones adversas resulten en procesos de mediación, este cargo cubrirá los costos de gestión de la mediación

Recuperación de costos de investigación

Facturado por hora. $75: administrativo $125: servicios técnicos

por instancia Para el tiempo de investigación, incluyendo inspecciones

Cargo adicional para solicitar restablecimiento de certificación

$1325 En la solicitud inicial Para las operaciones con certificación orgánica suspenda por el NOP que deben solicitar restablecimiento


CARGOS QUE APLICAN A TODOS LOS CLIENTES

Cuota de Solicitud (una vez) Hay un costo no reembolsable de $325 por solicitud al presentar su solicitud. Esta cuota cubre el costo de la revisión de la solicitud, y es independiente a la solicitud ser aceptada o negada. Las solicitudes no son procesado o revisadas por CCOF CS sin el debido pago antes mencionado. Si una operación está certificada por otro certificador y desea transferirla a CCOF CS, esta tarifa puede ser perdonada. Si una operación da de baja a la certificación en forma voluntaria y después vuelve a solicitarla dentro de seis meses de haberse retirado, el cliente puede calificar a una cuota de re-solicitud de $100.

Honorario de Inspección (recurrente) Hay una tarifa anual cada año por el costo de la inspección in situ. Esta tarifa varía de un año a otro. El costo de las inspecciones se factura con base en el tiempo y materiales al finalizar la inspección. Los costos totales de inspección varían según el tamaño de la operación, la complejidad y la disponibilidad del inspector. A partir del 1 de enero de 2020, las inspecciones se facturan a $80 USD por hora. El tiempo de viaje se factura a $45 por hora y los beaticos incluyen kilometraje, comida, alojamiento, etc. Las Inspecciones de seguimiento adicionales que son requeridas se facturaran a la misma tarifa.

Todo cliente de CCOF CS se hace responsables de todos los costos de inspección efectuados desde que CCOF CS asigna a un inspector. Esto incluye la preparación, planificación y todo boleto comprado o gasto de viaje incurrido. El cliente que desee eliminar los gastos de inspección debe darse de baja de la certificación por escrito cuando el inspector al inicio se ponga en contacto.

CCOF CS está comprometido a asignar y ejecutar de las inspecciones de la manera más eficiente. CCOF CS asigna a los inspectores a operaciones de acuerdo con las calificaciones del inspector y con el fin a reducir al mínimo los gastos de viaje y ahorrar tiempo. La cooperación con las asignaciones de inspección es necesaria para poder programarlas de manera eficiente. Si el cliente no puede cumplir con la fecha de inspección establecida de acuerdo con el inspector, esto puede incurrir costo adicional y gastos de viaje pueden incrementar. Los clientes que se retiran después de que se le asignó la inspección se le pueden facturar por gastos incurridos.

Si una inspección se cancela por la operación dentro de 3 días hábiles de la fecha programada, CCOF CS le cobra por el tiempo y los gastos incurridos por el inspector después del contacto inicial respecto a la programación, más una multa de $75. Además, en la segunda solicitud a programar

la inspección, el cliente tiene cinco días hábiles para dar contestación o CCOF CS puede facturar una penalidad de $50.

Cuota de Certificación Anual para Clientes en su Primer Año (una vez) Una vez que la solicitud ha sido aceptada, se factura la Cuota(s) de Certificación. Todos los solicitantes a la certificación deben pagar esta Cuota(s) de Certificación no reembolsable antes de que CCOF CS complete la revisión del informe de inspección inicial o emita un certificado. Independientemente de la fecha en que se reciba la solicitud y el pago de la cuota de certificación, la próxima cuota de certificación se vence el 1 de enero del año siguiente.

Nuevos solicitantes que reciban una decisión de certificación entre el 1 de octubre y el 31 de diciembre y pagan una cuota de certificación completa se consideran "Clientes del Cuarto Trimestre” y se les facturan una tarifa reducida en el próximo año de servicio. Clientes cuya decisión de certificación es recibida antes del 1 de octubre son responsables del pago de la tarifa completa, tanto en el primer año y en todos los años siguientes.

Los solicitantes a la certificación deben proporcionar una estimación razonable del Valor Anual de Producción Orgánica en la cual se basa la primera cuota anual de la certificación. Los nuevos solicitantes deben pagar la cuota de acuerdo al valor estimado de la producción orgánica y de producción en transición. Los solicitantes ubicados fuera de los Estados Unidos están sujetos a una categoría de tarifa mínima de nivel 6 según el Programa de tarifa de certificación orgánica que se encuentra a continuación.

Los solicitantes que se retiran de la certificación después de la revisión son responsables de 50% de su cuota anual del primer año o $150, lo que sea mayor. Los solicitantes que se retiran después de la inspección, pero antes de la revisión, sólo son responsables de los honorarios de inspección facturados.

Cuota de Certificación Anual para Clientes Permanentes (recurrente) Todos los clientes, excepto los clientes del cuarto trimestre, se les facturan una cuota anual de certificación que vence 1 de enero de cada año. Los clientes que no renuncien a su certificación a partir de 45 días después del 1 de enero se hacen responsables de los honorarios deslizados hasta la fecha de su retiro.

Todos los clientes se les facturan la cuota anual de certificación por escala basado en el Valor Anual de Producción Orgánica (OPV) como se describe en el Plan


Tarifario de la Certificación Orgánica a continuación, excepto Restaurantes y Tiendas Minoristas. Clientes que continúan participando pagan tarifas basadas en el Valor de Producción Orgánica reportado en el año anterior. Es la responsabilidad del cliente reportar cualquier cambio basándose con el Plan Tarifario de la Certificación Orgánica. No se hacen reembolsos por pago en exceso. Si no reporta el importe adeudado debidamente, se le podrá facturar al cliente.

Cuota Anual de Certificación Basado en el Programa de Certificación

USDA Programa Nacional Orgánico Cuota anual para este programa según el Plan Tarifario de la Certificación Orgánica a continuación.

Programa CCOF de Acceso al Mercado Global Para los clientes que participaron en el NOP USDA o CFIA COR programa básico de certificación, la cuota anual adicional para la inscripción en el Programa CCOF CS de Acceso al Mercado Global es de $250 por servicio de verificación de equivalencia para Canadá, Europa, Japón, Corea, Suiza, o Taiwán. Para el vino, la cuota es $750 por la verificación de cumplimiento para Europa o Suiza.

Programa CCOF de Norma Internacional Para los clientes inscritos en el USDA NOP o CFIA COR programa básico de certificación, la cuota anual adicional para ser inscrito en el programa CCOF CS de Norma Internacional es $1,200 por año.

Programa de Cumplimiento al Régimen Orgánico de Canadá (COR) Las cuotas anuales para este programa son según el Plan Tarifario de la Certificación Orgánica a continuación, con un mínimo de categoría de tarifa de nivel 9.

Programa de Cumplimiento de México de CCOF Para clientes inscritos en el programa básico de certificación USDA NOP, la cuota anual adicional para ser inscrito en el Programa de Cumplimiento de México de CCOF es $900 USD (equivalente a 17,155 pesos mexicanos el 25 de octubre de 2019). El valor en pesos puede variar según el tipo de cambio vigente. Empresas solicitando esta certificación pueden visitar la página www.sat.gob.mx para consultar el tipo de cambio vigente. Se requiere inscripción para operaciones en México y las operaciones exportando a México.

Programa GLOBAL G.A.P. Las cuotas anuales para este programa se describen en el CCOF Certificación GLOBALG.A.P Manual de Programa.

Programa Certificación en Transición de CCOF Las cuotas anuales para este programa son según el Plan Tarifario de la Certificación Orgánica a continuación, con un máximo en el nivel de la categoría de tarifa de nivel 7 con el valor de producción anual calculado al 50 por ciento.

http://www.sat.gob.mx/


PLAN TARIFARIO DE LA CERTIFICACIÓN ORGÁNICA Categoría de

Tarifa Valor de Producción Orgánica (OPV) Cuota Al Menos No Más Que Cultivos/Ganadería Manejadores/Procesadores

1 $0 $10,000 $245 $750 2 10,001 20,000 350 750 3 20,001 50,000 435* 750 4 50,001 100,000 635** 750 5 100,001 200,000 750 840 6 200,001 300,000 895*** 895 7 300,001 400,000 1,070 1,070 8 400,001 500,000 1,330 1,330 9 500,001 600,000 1,850 1,850****

10 600,001 700,000 2,065 2,065 11 700,001 1,000,000 2,675 2,675 12 1,000,001 1,500,000 3,950 3,950 13 1,500,001 2,000,000 4,590 4,590 14 2,000,001 2,500,000 5,230 5,230 15 2,500,001 3,000,000 5,815 5,815 16 3,000,001 3,500,000 6,475 6,475 17 3,500,001 4,000,000 7,290 7,290 18 4,000,001 5,500,000 8,725 8,725 19 5,500,001 10,000,000 12,370 12,370 20 Mayor que 10,000,000 Contactarnos para obtener un presupuesto.

*Cuota mínima para operaciones con función orgánico y no orgánico (todo tipo, todo cultivo) **Cuota mínima para clientes de ganaderías con más de 10 mamíferos o 200 aves domésticas. ***Cuota mínima para operaciones fuera de los 50 Estados Unidos de América y Canadá. ****Cuota mínima para clientes certificados para el Programa de Cumplimiento del Régimen Orgánico Canadiense (COR)

Valor de la Producción Orgánica Debe estar disponible para la revisión en la inspección anual de certificación documentación del Valor de Producción Orgánica (OPV), que incluye los registros de ventas y/o la capacidad de producción. CCOF CS se reserva el derecho a ajustar la cuota de certificación basado en la información recopilada durante la inspección. Toda la información obtenida de producción orgánica e información de ventas se mantiene estrictamente confidencial excepto que CCOF CS puede dar esta información al Secretario del USDA o al Órgano Oficial del Programa Orgánico Estatal, según aplique, con el fin de cumplir con sus obligaciones bajo el NOP USDA.

Evidencia de la OPV incluye, pero no se limita a:

A) Registros de ventas B) Declaración de impuesto a la renta del año vigente

(Anexo F) C) Hectáreas multiplicadas por el rendimiento por

hectárea y el valor de los cultivos (puede estar

basado en informes del comisionado agrícola del condado)

D) Otros registros de terceros, como un bróker, agente de ventas, o cooperativa.

Toda la producción orgánica debe ser reportada, incluso la que no se comercializa como orgánico. Una parte de la producción orgánica que no se comercializa como "orgánico" puede estar exento de la cuota. El cliente debe presentar una solicitud por escrito para dicha exención al Director General de Certificación, que puede condenar la cuota hasta un máximo de $3,000.

CCOF CS se reserva el derecho de solicitar una auditoría de cumplimiento por un Contador Público Autorizado a cuenta del cliente.

Cálculo del Valor de la Producción Orgánica (OPV) para Manejadores/Procesadores Manejadores/procesadores pueden reducir de su OPV el costo de producto orgánico comprado. Para determinar la cuota de la Renovación Anual en la tabla de tarifas que


sigue, los clientes deben primero obtener la siguiente información:

A = Valor total de la producción/ventas/servicios certificados orgánicos, tales como brókeres, procesamiento de contrato o manejo

B = Precio del producto certificado orgánico comprado. Es producto adquirido, que no se produce por el cliente.

C = Los honorarios por servicios cobrados por co-procesadores certificados orgánicos.

A-B-C = Valor de Producción Orgánica sujeta a cuota anual de la certificación.

Cálculo del Valor de la Producción Orgánica (OPV) para Empresas Agrícolas y Ganaderas

Empresas agrícolas y ganaderas pueden reducir de su OPV el costo de la semilla y/o pienso de ganado certificado orgánico que se compró.

Honorarios a Vendedores Minoristas Para minoristas con más de una ubicación, CCOF emita un certificado a la entidad legalmente certificada con un apéndice que enumera todas las ubicaciones. La cuota anual de certificación está basada en el número de ubicaciones hasta tres departamentos por ubicación (p.ej. producto, comestibles, queso). Consulte la tabla de tarifas de certificación orgánica más arriba para la categoría de tarifa.

Departamentos adicionales y departamentos que preparan alimentos complejos de varios ingredientes (p.ej. comidas preparadas, pastelería) pueden requerir costos adicionales dependiendo de las actividades. Un minorista que desea certificar etiquetas privadas se considera un manejador y se le cobrara los honorarios por el Plan Tarifario de la Certificación arriba.

Los honorarios de inspección se evalúan según las cuotas regulares de CCOF. Cuando una ubicación adicional se agrega a medio año, las cuotas de certificación se ajustarán y CCOF CS cobrara una cuota de $200 en la presentación inicial si el Plan de Sistema Orgánico (OSP) para la nueva ubicación es diferente del OSP que ya está aprobado.

Número de Ubicaciones Minoristas

Cuota Anual de Certificación

1 6 2 7

3-5 10 6-12 15

13-25 19

>25 Contactarnos para un presupuesto

El Director General de Certificación tiene la discreción para negociar las cuotas anuales. Donde los minoristas operan cadenas centralizadas con más de 5 tiendas, CCOF CS puede proporcionar precios de inspección fijos para estabilizar los costos y facilitar la planificación por ambos CCOF CS y la operación.

Honorarios del restaurant Para restaurantes con más de una ubicación, CCOF emita un certificado a la entidad legalmente certificada con un apéndice que enumera todas las ubicaciones. Dependiendo de la complejidad del menú y los reclamos de orgánico, pueden aplicar cargos adicionales. Cuando restaurantes actúan como un manejador y venden productos elaborados y etiquetados fuera de los locales del restaurante, CCOF evaluara los honorarios basados en el Valor de la Producción Orgánica por el Plan Tarifario de la Certificación arriba en adición con las cuotas de certificación para restaurantes descritas a continuación. Consulte la tabla de tarifas de certificación orgánica más arriba para la categoría de tarifa.

Los honorarios de inspección se evalúan según las cuotas regulares de CCOF. Cuando una ubicación adicional se agrega a medio año, las tarifas de certificación se ajustarán y CCOF CS cobrara una cuota de $200 en la presentación inicial si el Plan de Sistema Orgánico (OSP) para la nueva ubicación es diferente del OSP que ya está aprobado.

El Director General de Certificación tiene la discreción para negociar las cuotas anuales. Cuando restaurantes operan cadenas centralizadas con más de 5 ubicaciones, CCOF CS puede proporcionar precios de inspección fijos para estabilizar los costos y facilitar la planificación por ambos CCOF CS y la operación.


Número de Locales del Restaurante

Cuota Anual para la Certificación

1 8 2-5 15

6-10 19

>10 Contactarnos para un presupuesto

Honorarios a Asociados por Prestación de Servicios o Maquila Clientes de CCOF CS que contraten a otro negocio a producir, manipular o procesar sus cultivos o productos pueden ser elegibles para inscribirse en el Programa CCOF Honorarios de Asociados por prestación de servicios o maquila- Para más detalles ver Sección 5. El costo de un Asociado por prestación de servicios o maquila es la cuota mínima de Certificación de Procesadores. El Director General de Certificación podrá negociar la reducción de los honorarios del Asociado si prestan todo servicio o maquilan toda la producción orgánica a una sola operación certificada.

CUOTAS ANUALES DE SERVICIOS ESPECÍFICOS (RECURRENTE)

CCOF CS cobra honorarios anuales adicionales para los servicios con el fin de asignar los costos de acuerdo a la demanda. Si los solicitantes o clientes tienen preguntas relacionadas con estas tarifas, por favor póngase en contacto con un representante CCOF CS para su aclaración.

Manejadores No Certificados – Intermediario, Comerciante, Mayorista, Distribuidor Clientes que proveen ingredientes de operaciones no certificadas que están excluidas, tales como intermediarios, comerciantes, mayorista o distribuidores deben enviar una Declaración Jurada de Manejador No Certificado (UHA) para cada manejador que no está certificado. Solamente manejadores no certificados que no abren, re-etiquetan, re-empacan, combinan o dividen cargas, o procesan cultivos o productos en cualquier manera están elegibles a enviar una UHA. CCOF CS cobra un cargo administrativo de $150 para cada manejador no certificado.

Manejadores No Certificados - Instalaciones de Almacenamiento Los clientes que utilicen instalaciones de almacenamiento no certificados que no abren, vuelven a etiquetar o re-empacan cultivos son elegibles a entregar el formato Storage Facility Inspection Waiver. CCOF CS cobra una cuota anual de $50 por cada instalación de almacenamiento. Ni el formulario Storage Facility

Inspection Waiver ni una cuota son necesaria para las instalaciones de almacenamiento que almacenan productos sellados en envases de venta final.

Clientes que usan instalaciones de almacenamiento que están excluidas y no certificadas para almacenar producto que no está sellado o producto en envases permeables deben enviar una Declaración Jurada de Manejador No Certificado (UHA) (Anteriormente el Storage Facility Affidavit) para cada instalación de almacenamiento. Solamente instalaciones de almacenamiento que no abren, re-etiquetan, re-empacan, combinan o dividen cargas, o procesan cultivos o productos en cualquier manera están elegibles a enviar una UHA. CCOF CS cobra un cargo administrativo de $150 para cada manejador no certificado. Una UHA o tarifa no se requiere para instalaciones de almacenamiento que almacenan producto sellado para envase al por menor final.

Plantas de Producción Clientes que son productores que utilizan las instalaciones de producción que no están certificados de forma independiente se les factura anualmente $300 por la instalación o el tipo de producción. Procesadores son facturados solamente por las instalaciones además de su centro principal de producción. Los ejemplos incluyen (pero no se limitan a) la certificación de:

A) Un procesador que use una instalación de manufactura y otra instalación para envasar.

B) Descascarador, embalaje, línea de encasillar, frigorífico en conjunto con un rancho.

C) Lecherías en conjunto con granja lechera. D) Parcelas o ganado en conjunto con plantas de

proceso u operaciones de producción.

El Director General de Certificación puede reducir la cuota de aumento de la producción a las operaciones que venden menos de $20,000 de producto por año, o a las operaciones que agregan un número muy pequeño de animales a una granja existente.

Etiqueta Privada Uso del Nombre y Sello Clientes que etiquetan productos para un propietario de etiqueta privada que no está certificado por CCOF CS, y que utilizan el nombre y/o sello de CCOF CS, se le cobra una tarifa de la etiqueta privada de $350 con un máximo de cinco códigos de precios universales (códigos UPC) y $75 para cada UPC adicional más allá de los cinco primeros. CCOF CS puede reducir o ajustar la cuota si se presenta más de una UPC para su aprobación al mismo tiempo o si la producción es extremadamente pequeña. Las tarifas para agregar Productos o Servicios también


aplican para cualquier producto nuevo, ver a continuación.

HONORARIOS POR SERVICIOS ESPECÍFICOS (CARGOS FACTURADOS UNA SOLA VEZ POR ACTIVIDAD)

CCOF CS cobra cargos adicionales por servicios con el fin de asignar los costos de acuerdo a la demanda. La siguiente es una lista de los servicios solicitados con más frecuencia y las tarifas asociadas. Por favor, póngase en contacto con el Director General de Certificación para obtener información adicional a los servicios no mencionados aquí.

Adición de Acres (superficie) Para solicitudes de superficie adicionales de cultivo se aplican los siguientes cargos:

• $75 si se entrega la solicitud más de 90 días antes de la cosecha

• $200 si se entrega la solicitud menos de 90 días antes de la cosecha

• $300 si se entrega la solicitud durante la inspección (la documentación debe estar completa y estar disponible al inspector)

Adición de Productos o Servicios CCOF CS cobra una cuota administrativa de $75 para cada producto o servicio añadido al OSP de un cliente. Cada fórmula y marca de cada producto se considera un producto. Los cambios en la etiqueta o en la fórmula de los productos existentes se revisan sin costo adicional. CCOF puede cobrar una tarifa reducida de $ 75 por hasta tres productos de un solo ingrediente para la misma marca o tres marcas para el mismo producto de un solo ingrediente. El ajuste de la tarifa es a discreción exclusiva de CCOF y solo se aplica a los productos que se envían para su revisión simultáneamente. Para agregar más de 50 productos nuevos a la vez, CCOF puede cobrar tarifas por la sección, Cuotas de Reproducción de Información, a continuación. Consulte la sección anterior Etiqueta Privada Uso del Nombre y Sello para ver las tarifas que pueden aplicarse a los productos producidos para propietarios de etiquetas privadas que no están certificados por CCOF CS.

Adición o Cambio de Instalación de Procesamiento, Equipo o Maquila (Co-Packer) CCOF CS cobra una tarifa de $200 por cada adición o cambio de instalación de procesamiento o instalación de maquila (co-packing) o línea de producción que se anexa a mediados de año a una operación ya en el programa de certificación, incluyendo la reubicación de una instalación existente. CCOF CS se aplica este cargo a operaciones de pos cosecha de empresas de cultivos, así como a los

procesadores. La tarifa se cobra en la presentación inicial de la solicitud.

Amplitud Adicional a la Certificación CCOF CS cobra una tarifa de $200 para añadir un área (cultivos, ganado, procesador, etc.) a una certificación existente. Por ejemplo, un productor de cultivos añadiendo ganado se le puede cobrar $200 más cualquier otro cargo adicional. El Director General de Certificación puede reducir la cuota de producción adicional para las operaciones que venden menos de $20,000 de producto por año, o para operaciones que añaden un número muy reducido de animales a una granja existente.

Revisión Urgente Operaciones que necesitan una respuesta más rápidamente que el tiempo normal de CCOF CS acerca de una actualización de su OSP (y que no requiera una inspección) puede solicitar una Revisión Urgente. Tipos de actualizaciones del OSP que no requieren de una inspección y que son elegibles para la Revisión Urgente incluye nuevas etiquetas, nuevos insumos o nuevos proveedores. El costo es de $400 para una respuesta de 2 días y $200 por una respuesta de 5 días, por cada artículo. Vea la descripción en la Sección Dos antes mencionada.

Revisión Acelerada Las operaciones que requieren una inspección acelerada y una decisión de certificación pueden inscribirse en el programa de revisión Acelerada. La cuota es de $2,300 para las nuevas solicitudes (incluye la nueva cuota de $325 para nuevos clientes) e inspecciones anuales (sin o con terreno, instalaciones, o productos nuevos), $1,950 para agregar una nueva instalación para una operación existente o cambiar la dirección de una instalación (incluye la tarifa de $300 de nuevas instalaciones/instalaciones cambiadas), o $1,250 para añadir nueva superficie a una operación existente. Servicio acelerado para añadir nueva superficie no incluye las cuotas normales para añadir superficies, ver la sección Adición de Acres (superficie). Aun aplican las tarifas de inspección.

Como se describe en Sección Dos antes mencionada, CCOF reduce la tarifa del programa acelerado a 2/3 de la tarifa aplicable para clientes pidiendo revisión acelerada de un reporte de inspección que ya se ha sometido a CCOF.

Se debe pagar tarifas del programa de revisión acelerada antes de que se empiece este servicio. Vea la Sección Dos antes mencionada para obtener una descripción completa de este programa.


Programa de Servicios Extendidos Las operaciones que no están en la categoría de tarifa 26 de la cuota anual de CCOF CS pueden inscribirse en el Programa de Servicios Extendidos como se describe en la Sección Dos por una cuota adicional anual de $10,000.

Cargo adicional por supervisión de cumplimiento Las operaciones que requieren un seguimiento adicional, inspecciones o supervisión en el contexto del acuerdo conciliatorio u otro proceso pueden ser cargados costos adicionales inicialmente y anualmente según la complejidad de los requisitos de monitoreo adicional. Dichos cargos serán identificados en documentos apropiados y de común acuerdo, por escrito. Estas tarifas se basan en cuatro niveles básicos que comienzan en $2,500 y aumentan en incrementos de $2,500 (por ejemplo, $2,500, $5,000, $7,500, y $10,000). Estos cargos facilitaran los costos adicionales con la programación, administración, y supervisión de los esfuerzos de cumplimento basados en el acuerdo conciliatorio continuo tales como informes continuos, inspecciones adicionales o la vigilancia de las pruebas. El costo anual será decidió por el Director General de Certificación sobre la base de complejidad de los asuntos, la frecuencia de los controles requeridos y el número de inspecciones de monitoreo adicionales requeridos. El CCO puede aumentar el nivel de la tarifa en caso de necesidad o circunstancias atenuantes.

Servicio de Ensayo del OSP CCOF CS ofrece un resumen integral y completo en cómo mantener su información en su Plan de Sistema Orgánico usando los sistemas de CCOF. Los Ensayos serán dirigidos por una Especialista de Certificación de CCOF quien proveerá asistencia técnica y ayuda en navegar las herramientas de MyCCOF. El costo del Servicio de Ensayo del OSP es $425 por 90 minutos. Cada hora adicional se cobrará a $100 por hora. El costo del Ensayo en persona incluye todos los costos asociados con el viaje de un Especialista de Certificación quien viajará a su operación más $125 por hasta 4 horas de tiempo total de viaje. El tiempo de viaje en exceso de 4 horas se facturará en incrementos de 4 horas (es decir, 6 horas de viaje serán $250.

Multa por Retrasos/Sin Contestación Si CCOF CS solicita información o una respuesta de un cliente en una fecha de vencimiento específica, y el cliente no presenta la información o documentos necesarios, causando que CCOF CS tenga que emitir una notificación de Incumplimiento o una Propuesta de Suspensión/Revocación, CCOF CS cobra una multa por retrasos/sin contestación de $150.

Estas situaciones incluyen, pero no están limitadas a, el fracaso de un cliente para presentar el contrato de Renovación Anual antes de la fecha de vencimiento o el fracaso de un cliente para responder a las solicitudes de información o Notificaciones de Incumplimiento antes de la fecha de vencimiento. CCOF CS notifica a los clientes en los documentos aplicables que la falta de respuesta en el plazo previsto resulta en cargos por pagos atrasados.

Certificados de Importación y Documentación para Exportación CCOF CS cobra una cuota de administración de $75 por cada documento de exportación y $55 por cada documento de importación de NOP para productos originarios de México. Esta tarifa de $75 se cobra por cada documento, junto con una cuota de servicio de $5 para el envió.

Cuota para Reproducción de Información CCOF CS no cobra una cuota por la reproducción de certificados, perfiles de clientes u otra información de archivos destinados al uso exclusivo de los clientes. Para las solicitudes de 10 o más certificados u otra información pública, incluyendo los resultados de pruebas periódicas de materiales residuales, CCOF puede cobrar una cuota de reproducción o solicitar inscripción en los servicios de CCOF para proporcionar esta información, como la Gestión de Proveedores en MyCCOF. Se le puede cobrar esta cuota a los clientes que quieren agregar más de 50 productos, nuevos materiales, o nueves proveedores a su Plan se Sistema Orgánico al mismo tiempo. Esta cuota cubre el costo de la entrada de datos.

Para proveer información relacionada de los solicitantes y clientes en cualquier formato (esto incluye copias de archivos en forma electrónica e impresa), CCOF CS cobrara $10 por solicitud de documento o resultado, o bien se cobrará $60 por hora (con un cargo mínimo de una hora), lo que sea mayor, más el costo de los materiales. A petición, CCOF CS le puede proporcionar una cotización.

Servicios Técnicos y Otros Servicios CCOF CS puede cobrar cargos adicionales por otros servicios personalizados, como el muestreo o verificación adicional, en función de cada presupuesto. CCOF CS se reserva el derecho de facturar los clientes y otras entidades de $75 por hora para servicios administrativos y a $125 por hora para los servicios técnicos.

Quejas, Investigación y Cuotas de Acción Adversa Los solicitantes y los clientes son responsables de reembolsar CCOF CS por todos los costos incurridos por CCOF CS como resultado de una acción adversa, investigaciones, y asuntos legales que involucran el


solicitante o cliente. Acciones adversas pueden incluir, pero no están limitados a: las acciones que se describen en la Sección Cuatro, incluyendo sanciones, acciones adversas, quejas, apelaciones, mediación, litigios o medidas coercitivas. Los costos que el solicitante o cliente deberá reembolsar incluyen, pero no se limitan, a: los costos de la realización de mediación, realización de investigaciones, la realización de inspecciones adicionales, la realización de descubrimiento, y la respuesta a citaciones u otras solicitudes de descubrimiento. Los costos se facturan a la tarifa por encima de los servicios técnicos. CCOF CS no factura para el análisis de residuos de plaguicidas. Una tarifa de $500 para la mediación por sesión se cobrará cuando una empresa elije mediación para resolver un incumplimiento no administrativo de acciones adversas, para cubrir el costo de la organización de la mediación.

Si CCOF CS prevalece en una mediación, litigio, procedimiento o cualquier otra acción impugnada al solicitante, la operación certificada o cliente, el solicitante, la operación certificada o el cliente es responsable de pagar todos los gastos incurridos por CCOF CS, incluyendo honorarios razonables de abogados, gastos y costos de CCOF CS.

Recuperación de costos de investigación Cuando CCOF CS realiza una investigación, que puede o no puede incluir inspección(es) e identifica incumplimiento(s), el solicitante o cliente puede ser responsable de los costos asociados de la investigación, incluyendo la realización de inspecciones adicionales, por las tarifas técnicas y otros servicios y quejas, investigación y acción adversa, arriba. Los costos asociados se pueden facturar cuando CCOF cierra la investigación o cuando se emiten acciones adversas propuestas. Los costos recuperados se basan en la cantidad de tiempo que se tomó llevar a cabo la investigación, comenzando el un mínimo de una hora, y puede incluir la revisión de evidencia relacionada con la investigación, informes de inspección y reuniones.

Cuota por Apelación Para evitar que recursos no esenciales y para ayudar a compensar el costo de los procedimientos de adjudicación, una operación con apelación de una decisión tomada en virtud de cualquier programa de certificación no NOP CCOF CS (incluyendo, pero no limitado a: COR, Norma Internacional), deberán presentar una cuota de $500 con la apelación. No hay cuota de apelar a una decisión en virtud del programa de certificación NOP.

DEUDORES Un pago incompleto o falta de pago de su cuota constituye una violación de las normas de CCOF CS y normas aplicables con motivo a extenderle una notificación de Incumplimiento y acción adversa.

Todos los honorarios y facturas vencen al recibir. CCOF CS considera pago atrasado después de 30 días a partir de la fecha en su factura. Si el Cliente tiene problemas en hacer su pago dentro de los 30 días estipulados, o cuestiona el monto del importe como inadecuado, puede aplazar el proceso de recargo y acción adversa al someter un plan de pago o presentar una queja por escrito al Departamento de Contabilidad de CS CCOF dentro de los 30 días de la fecha de su factura. El Director General de Certificación y el Departamento de Contabilidad revisan la solicitud y dan respuesta al cliente dentro de 14 días hábiles de la fecha de recepción. Después de 30 días, el Departamento de Contabilidad envía una notificación a todas las cuentas pendientes y se le añaden recargos por pagos atrasados a una tasa del 18 por ciento anual (cuota mínima de recargo es de $1).

Noventa (90) días después de la fecha de vencimiento de la factura original, el Departamento de Contabilidad remite a todos los clientes al Director General de Certificación por la emisión de un Incumplimiento. Cuando un pago del plan de pago tiene 30 días de vencimiento, se puede emitir una notificación de incumplimiento por falta de pago, si el pago de la factura emitida por los servicios está más de 90 días atrasado. Los servicios de certificación no se les podrán proporcionar a los solicitantes o clientes que estén más de 60 días en su pago atrasado.

Después de aproximadamente 105 días de falta de su pago, CCOF CS emite una notificación de Propuesta Suspensión. Después de aproximadamente 135 días, CCOF CS emite una notificación de Suspensión y la cuenta se envía a recaudación.

Debido al alto costo para procesar los incumplimientos y también por el tiempo incurrido que no permite a CCOF CS proveer servicios a otros clientes, todo cliente que reciba una notificación de Incumplimiento y posteriormente una notificación de Propuesta Suspensión por falta de pago se le cobra $150 por aviso para cubrir los gastos administrativos y de otra índole.

Los clientes que deseen renunciar a su certificación (retirarse) deben notificar CCOF CS en conformidad con la Sección Dos. Los clientes que no quieran continuar con su certificación, pero que no den notificación a CCOF CS de su retiro, se les siga facturando los honorarios. Los Clientes que abandonen a CCOF CS y no paguen sus


facturas pendientes tienen sus saldos enviados al servicio de adeudos.

Política de Deudores El Cliente se hace responsable de todo incumplimiento de pagos y gastos para la recolección de cobranza, incluyendo honorarios razonables de abogados. CCOF CS asigna la cuenta a una agencia de adeudos después de 150 días de la fecha de la factura.

Si el cliente paga el saldo pendiente después que su cuenta haya sido enviada a la agencia de adeudos, CCOF CS le cobra un sobrecargo del 35% del importe de la factura. CCOF CS otorga este cobro para contrarrestar el costo de enviar la cuenta a la agencia de adeudos.

REDUCCIÓN DE CUOTAS, CONDENACIÓN DE PAGO Y APLAZAMIENTOS

El Director General de Certificación podrá conceder condenaciones de pago y aplazamientos de $800 o menos para cualquier factura CCOF CS (excepto en el caso de cultivos orgánicos o productos vendidos como no "orgánicos"). Otras deducciones pueden incluir ajustes de costos para garantizar la competitividad del mercado del programa de certificación de CCOF CS, como el uso del sello de CCOF CS y/o transferencia de la certificación de CCOF CS de otra agencia certificadora.

El Comité de Gestión de CS CCOF debe aprobar una condenación de pago o reducción que supera los $3,500. Las solicitudes de condenación de pago o aplazamiento se deben hacer por escrito y ser entregadas al Departamento de Contabilidad, antes de la fecha de vencimiento. La condenación de pago a las cuotas anuales sólo se considera en casos de catástrofe o dificultades. La condenación de pago por la pérdida de cosechas sólo puede utilizarse una vez en un período de tres años.

Operaciones Actualmente Certificados por Otras Certificadoras Si una operación está certificada por otra certificadora y desea transferirse a CCOF CS, la cuota de solicitud puede ser condenada. Para más detalles ver la forma de CCOF de transferencia de certificación. Para las operaciones que deseen transferir su certificación USDA NOP a CCOF y tienen etiquetas de venta al menudeo que identifican a su agente de certificación existentes y se enfrentarían a costos significantes debido a la necesidad de modificar el nombre de la certificadora en su etiqueta existente o bien deshacerse de las etiquetas, CCOF puede ofrecer lo siguiente:

A) Reducción de hasta el 100% de su cuota para el primer año de la certificación con CCOF

B) Reducción de hasta un 75% de su cuota para el Segundo ano de la certificación con CCOF

C) Reducción de hasta el 25% de su cuota para el tercer año de certificación con CCOF

Las operaciones seguirían siendo responsables del costo de la inspección, del programa Urgente, del programa Acelerada y otros cargos opcionales. El Director General de Certificación podrá negociar reducciones de las tasas de certificación para permitir las operaciones para mantener la doble certificación, mientras van usando las etiquetas minoristas con el nombre del certificador anterior. A las operaciones que se les conceda reducciones de costos en este programa deben estar de acuerdo en que todas las nuevas etiquetas llevan lo siguiente declaración "Certified Organic by CCOF” y que todas las etiquetas identifican a CCOF como el certificador en un plazo establecido.

Operaciones de Investigación, Caridad, y Educación Bajo petición las operaciones con uso exclusivo para la investigación y educación al público pueden estar exentos del pago de la cuota anual de la certificación. Estas operaciones no están exentas del costo de la inspección.

Contribuciones Voluntarios Voluntarios de CCOF Inc. pueden ser compensados con un máximo de $150 condenaciones de pago. El programa de aporte voluntario se proporciona a discreción del Director Ejecutivo de CCOF Inc.

SECCIÓN CUATRO: CUMPLIMIENTO, ACCIÓN ADVERSA, SANCIONES Y DEBIDO

PROCESO CUMPLIMIENTO

CCOF CS goza con una fama de una agencia de certificación premier, ya que ha creado y mantenido un programa de certificación de alta calidad para garantizar que el consumidor final obtiene productos de la más alta integridad orgánica. CCOF CS toma todas las denuncias de violación a las normas orgánicas muy seriamente e investiga a fondo todos los sustantivos informes escritos de violación. Sin embargo, no hay reglas o leyes que pueden fortalecer el programa más que el compromiso de los operadores de las empresas certificadas con CCOF CS de seguir las normas de producción con cuidado y honestidad.

CCOF CS maneja asuntos relacionados con violaciones de las normas con la máxima prioridad. La aceptación del mercado y el éxito de los programas de certificación de terceros dependen en gran medida en la confianza de los consumidores en la autenticidad y la integridad


subyacente en la etiqueta de productos certificados. Con este fin, CCOF CS implementa los servicios de certificación de calidad que garantizan el cumplimiento previo a la concesión de la certificación y monitorea el cumplimiento de las operaciones certificadas de manera continuada.

Procedimientos de observancia de CCOF CS ocurren en diversos contextos e incluyen la capacidad de tomar una acción adversa contra operaciones que no cumplen las normas para proteger la confianza del consumidor en el proceso de certificación orgánica. Cuando se encuentra una operación fuera de cumplimiento con las normas, CCOF CS aplica las sanciones de certificación que se describen a continuación.

Los procedimientos de ejecución incluyen también medidas para garantizar el debido proceso para proteger los derechos de los solicitantes de certificación y operadores certificados, proporcionando la oportunidad de responder a los hallazgos de incumplimiento antes de tomar una acción adversa por CCOF CS. Este equilibrio de la acción adversa y el debido proceso garantiza que el proceso de certificación sigua siendo estricto, pero justo.

Quejas e Investigaciones CCOF CS investiga todas las quejas relacionadas con la integridad orgánica o denuncias de incumplimiento de las normas aplicables de manera oportuna y eficiente. CCOF CS puede recibir denuncias sobre presuntas violaciones de las normas por parte del consumidor, los inspectores, los agricultores, distribuidores, brókeres, funcionarios del gobierno, o cualquier otra parte interesada. CCOF CS se ha comprometido a investigar a fondo las quejas que se le presenten por escrito y en el que se presente evidencia que apoya las acusaciones. Cuando se recibe una queja CCOF CS confirma la recepción y toma las medidas apropiadas, documentar la acción(es) adoptadas y su eficacia, y cuando se resuelve la queja, se documenta la resolución. CCOF CS notifica a las autoridades de supervisión adecuados de todos los procedimientos de cumplimiento y las medidas adoptadas que resultan de una investigación formal. Si una operación se niega a cooperar en una investigación, CCOF CS puede considerar esta causa suficiente para la emisión de una notificación de Incumplimiento y potencialmente más acción adversa a seguir. Además, cualquier operación certificada por CCOF que tenga conocimiento de la contaminación de productos orgánicos que cultivaron, manipularon, procesaron, comercializaron y vendieron con materiales prohibidos deben notificar a CCOF de inmediato.

Supervisión del Mercado CCOF CS examina rutinariamente el mercado minorista para controlar el uso del nombre y el sello de CCOF y para evaluar los reclamos de la etiqueta del producto estén en conformidad con las normas orgánicas y la notificación del uso del Nombre y Sello de CCOF. Cuando dicho monitoreo determina que el nombre, sello o logo de CCOF está siendo mal utilizados o que no cumplen las normas con las etiquetas del producto, CCOF CS toma las medidas apropiadas, incluyendo la emisión de una notificación de Incumplimiento de las operaciones o hacer un informe sobre el hallazgo al Administrador USDA, Programa Orgánico del Estado u otra autoridad.

Pruebas de Productos Orgánicos e Insumos Operaciones que buscan la certificación de CCOF CS deben hacer disponible todos los productos orgánicos e insumos para su inspección, muestreo o pruebas por CCOF CS, o cualquier funcionario de gobierno con autoridad regulatoria asociada con las normas orgánicas aplicables.

CCOF CS, u otros funcionarios de gobierno, pueden requerir pre-cosecha o pos-cosecha pruebas de cualquier insumo o producto para ser vendido, etiquetado o representado como orgánicos bajo la norma cuando hay razones para creer que el insumo o producto ha estado en contacto con una sustancia prohibida o se ha producido usando métodos excluidos, como con los organismos genéticamente modificados. Estas pruebas deben ser realizadas por los representantes debidamente designados por CCOF CS, y por cuenta propia de CCOF CS o por funcionarios a cargo al costo de la entidad del funcionario.

Si los resultados indican un producto o insumo contiene residuos de plaguicidas o contaminantes ambientales que exceden las tolerancias reglamentarias establecidas por la FDA, EPA u otras, CCOF CS informa de inmediato dicha información a la agencia de salud federal y las autoridades internacionales comparables cuya tolerancia o umbral de intervención regulatoria se ha superado.

Bajo el NOP USDA, cuando las pruebas de residuos detecten sustancias prohibidas en niveles superiores al 5 por ciento del nivel de tolerancia de la EPA o el nivel real de acción de la FDA, el producto agrícola no debe ser vendido, etiquetado o representado como producidos orgánicamente. CCOF CS, el funcionario del Estado dirigente del programa orgánico del Estado, o el Administrador del USDA puede llevar a cabo una investigación a la operación certificada para determinar la causa de la presencia de la sustancia prohibida.


ACCIONES ADVERSAS Y SANCIONES Es la responsabilidad de las operaciones que solicitan la certificación orgánica comprender y cumplir con todas las normas aplicables de certificación. Si las operaciones no entienden los requisitos para la certificación, se deben poner en contacto con CCOF CS para cualquier aclaración.

Las Notificaciones de Incumplimiento, Propuesta Suspensión o Revocación, y la Denegación, Suspensión y Revocación, sobre la certificación de la USDA se copian al Administrador de USDA. Las Notificaciones de Propuesta de Suspensión o Revocación y Notificaciones de Denegación relativas a la certificación de la NOP USDA para las operaciones en California se envían con copia al administrador del Programa Orgánico del Estado CDFA. La Agencia Canadiense de Inspección de Alimentos es notificada de cancelaciones o suspensiones de certificación pertinente a normas del Régimen Orgánico Canadienses.

Incumplimientos Cuando una inspección, revisión o investigación de un cliente por CCOF CS determina que un cliente no cumple con las normas, CCOF CS emite una notificación de Incumplimiento. La notificación de Incumplimiento incluye:

A) Una descripción de cada incumplimiento; B) Los hechos en los que el Aviso de Incumplimiento

se basa; y C) La fecha en la que el cliente debe refutar o

corregir cada incumplimiento cuando la corrección sea posible.

Incumplimientos pueden ser emitidos por cuestiones administrativas, como la falta de pago de las facturas, falta de la devolución del Contrato de Continuación de Certificación, etc. Incumplimientos son emitidos por actividades que son una amenaza para la integridad orgánica del producto orgánico. Todos los Incumplimientos deben ser resueltos y cerrados antes de conceder al solicitante la certificación, o avisarle al cliente de la continuación de su certificación. Incumplimientos que no se resuelven adecuadamente resulta en una acción adversa adicional.

Resolución de Incumplimiento Un cliente que se ha recibido una notificación de Incumplimiento puede resolver el Incumplimiento a través de la siguiente manera:

A) La corrección del Incumplimiento(s) como se describe en la notificación de Incumplimiento. A CCOF CS se le debe proveer una descripción de las medidas correctivas enmendadas y

documentación de apoyo para demostrar la eficacia de las acciones correctivas.

B) Refutando el Incumplimiento(s) mediante la presentación de una refutación escrita a CCOF CS.

CCOF CS revisa la información presentada que documentan la corrección o la refutación del Incumplimiento(s) para determinar si la información presentada es suficiente para resolver los problemas. Si fuera necesario, CCOF CS lleva a cabo una inspección in situ para verificar las acciones correctivas o información proporcionados en la refutación.

Si CCOF CS verifica que la corrección o la refutación es suficiente para resolver el Incumplimiento(s), CCOF CS notifica al cliente de que el incumplimiento(s) ha sido resuelto y que la operación continúa certificada.

Si CCOF CS determina que la corrección o la refutación es sólo parcial o incompleta, CCOF CS notifica a la operación de los problemas de Incumplimiento que permanecen abiertas y la fecha en la que deben dirigirse.

Si las acciones correctivas o refutación no son suficiente para resolver el Incumplimiento(s), o el cliente no responde a la notificación de Incumplimiento, CCOF CS intensifica la acción adversa, ya sea negando la certificación a un nuevo solicitante o proponer la suspensión o revocación de una certificación existente.

Una operación que se ha emitido un Incumplimiento por CCOF CS puede renunciar a su certificación, corrija el Incumplimiento(s), y presentar una nueva solicitud a CCOF CS u otra certificadora, siempre que la nueva solicitud incluya una solicitud completa, la notificación de Incumplimiento, así como una descripción de las acciones correctivas tomadas con la documentación de apoyo.

Negación de Certificación (Nuevos Solicitantes) Cuando un nuevo solicitante de la certificación ha recibido una notificación de Incumplimiento y la acción correctiva o la refutación no es suficiente para que el solicitante califique para la certificación, CCOF CS le proporciona por escrito una notificación de Negación de Certificación. Si la corrección del Incumplimiento no es posible, la notificación de Incumplimiento y la notificación de Negación de Certificación se combinan en una sola notificación.

La notificación de Negación de Certificación indica la razón(s) para la negación y el derecho del cliente a:

A) Volver a solicitar la certificación; B) Solicitar una mediación; C) Presentar una apelación


Propuesta de Suspensión y Propuesta de Revocación (Clientes) Cuando un cliente recibe una notificación de Incumplimiento y la corrección o la refutación no tiene éxito o no es entregada en la fecha de vencimiento especificada, CCOF CS envía al cliente por escrito una notificación de Propuesta Suspensión o notificación de Propuesta Revocación. La Propuesta Suspensión o Propuesta Revocación pueden ser para toda la operación o parte de la operación. Cuando la corrección del Incumplimiento no es posible, una notificación de Incumplimiento y notificación de Propuesta Suspensión o notificación de Propuesta Revocación se puede combinar en una sola notificación. La notificación de Propuesta Suspensión o notificación de Propuesta Revocación incluye:

A) Las razones por la propuesta de suspensión o propuesta de revocación;

B) La fecha de la propuesta de tal suspensión o revocación;

C) El impacto de una suspensión o revocación en la elegibilidad para la certificación a futuro;

D) El derecho a solicitar una mediación; E) El derecho a presentar una apelación.

Requisito de Recibo de Entrega Las notificaciones de cumplimiento descritas en las secciones anteriores requieren la confirmación del recibo del servicio de entrega. CCOF puede usar la dirección autorizada de correo electrónico o dirección de correo como medio para obtener la confirmación del recibo de entrega. El método elegido queda a discreción de CCOF.

Suspensión y Revocación (Clientes) Si un cliente ha recibido una notificación de Propuesta Suspensión o Propuesta Revocación y el cliente no logra resolver el problema a través de la corrección, la refutación, la presentación de una apelación o solicitar una mediación, CCOF CS envía al cliente por escrito una notificación de Suspensión o notificación de Revocación.

Si un cliente solicita correctamente una mediación o presenta una apelación, CCOF CS no emite una notificación de Propuesta Suspensión o notificación de Revocación mientras que la resolución final de la apelación o la mediación está pendiente.

Un cliente cuya certificación USDA NOP ha sido suspendido bajo esta sección puede presentar una petición al Secretario del USDA para el restablecimiento de su certificación. La solicitud deberá ir acompañada de pruebas que demuestre la corrección de cada Incumplimiento y acciones correctivas tomadas para

cumplir y permanecer en cumplimiento con las regulaciones y normas orgánicas. El Secretario requiere que CCOF CS proporcione una carta de apoyo de la solicitud de readmisión, que sólo se puede hacer después de que CCOF CS realice una inspección y revisión de la operación para asegurarse de que el cliente sea compatible y capaz de cumplimiento continuo. Si el USDA extiende una decisión de restablecer el cliente, entonces CCOF CS restablece la certificación. Los clientes que deseen solicitar una reintegración deben comunicarse con CCOF CS para solicitar la información sobre el proceso de reincorporación y pagar cualquier revisión aplicable y las cuotas de trámite.

Un cliente o una persona con responsabilidad en conexión con una operación cuya certificación USDA NOP ha sido revocada no son elegible para recibir la certificación por un período de cinco años a partir de la fecha de dicha revocación, salvo que, el Secretario de la USDA puede reducir o eliminar el período de inelegibilidad.

Un cliente cuya certificación del Programa Estándar Internacional ha sido suspendida debe consultar el Manual del Programa Estándar Internacional para los procedimientos de restablecimiento.

Un cliente cuya certificación de Régimen Orgánico Canadiense haya sido suspendida debe consultar el Manual del Programa de Cumplimiento de CCOF COR para conocer los procedimientos.

Cancelación (Programa COR) Un cliente cuya certificación del Régimen Orgánico Canadiense haya sido cancelada debe consultar el Manual del Programa de Cumplimiento de COR ce CCOF para conocer los procedimientos.

Violaciones Intencionales Si CCOF CS tiene razón para creer que un cliente ha violado intencionalmente cualquier norma, CCOF CS toma la acción adversa apropiada. Esto puede incluir la emisión de una notificación de Propuesta Suspensión o notificación de Propuesta Revocación o una notificación combinada de Incumplimiento y Propuesta Suspensión o Revocación/ Denegación.

Si CCOF CS sospecha una operación está involucrado en actividades fraudulentas o ilegales, CCOF CS está obligado a notificar al Programa Orgánico del Estado de California para las operaciones ubicadas o productos vendidos en California. La CDFA tiene la capacidad de imponer multas y procesar los casos bajo la Ley de Alimentos Orgánicos de California y otras regulaciones estatales. CCOF CS notifica


al administrador del USDA de toda violación intencional en virtud de esa norma, a la que se aplica lo siguiente:

Etiquetado Falso y Declaraciones Falsas de Carácter Orgánico Cualquier operación intencionalmente vendiendo o etiquetando un producto como orgánico en los Estados Unidos, excepto de conformidad con los reglamentos orgánicos, estará sujeta a una sanción civil hasta la cantidad máxima establecida en el Código de Regulaciones Federales de Los Estados Unidos, Título 7, sección 3.19 (b) (xxxvi). Además de la multa mencionada, CCOF CS tiene el derecho a los honorarios de abogados y costos incurridos al iniciar cualquier acción civil, arbitraje o mediación para hacer cumplir cualquier etiquetado falso de entidades certificadas o no certificadas involucradas al usar el nombre o marcas de CCOF.

Declaración Falsa(s) Cualquier operación que haga una declaración falsa al Secretario NOP USDA o de Gobierno Oficial del Estado responsable del Programa Orgánico del Estado estará sujeta a las disposiciones de la sección 1001 del título 18, Código de los Estados Unidos.

MEDIACIÓN Una operación puede solicitar una mediación en relación con una notificación de Negación de Certificación, notificación de Propuesta Suspensión o notificación de Propuesta Revocación directamente a CCOF CS por escrito. CCOF CS podrá aceptar o rechazar la solicitud de una mediación y le comunica la decisión de aceptar o rechazar por escrito. El objetivo de la mediación es entrar en un Acuerdo de Conciliación. Un Acuerdo de Conciliación puede incluir términos para la continuación de certificación, el retiro de parte o toda la certificación de la operación y/o medidas adicionales para asegurar el cumplimento. Las operaciones que entran en Acuerdos Conciliatorios que incluyen mecanismos de control adicionales pueden incurrir un cargo adicional. Vea la sección de tarifas.

CCOF puede aceptar la solicitud de una operación para una mediación si hay el potencial para que la operación y CCOF puedan llegar a un acuerdo de una manera oportuna y que el acuerdo cumpla con los requisitos de todas las normas y/o reglamentos aplicables. CCOF puede negar la solicitud de una operación para mediación si CCOF tiene evidencia de que la operación no actúa en buena fe, ha proporcionado información o documentación falsa o fraudulenta, o no ha mostrado disposición a entrar en cumplimiento; si no hay ninguna posibilidad de llegar a un acuerdo que satisfaga los requisitos de todas las normas

aplicables; o por otras razones a la discreción de CCOF. El Director General de Certificación o su designado son responsable en evaluar para aceptar o rechazar la petición de mediación. Si se niega la solicitud de una mediación, CCOF CS notifica a la operación del derecho a solicitar una apelación dentro de los 30 días siguientes a la fecha de la notificación por escrito de la negación de la solicitud de mediación.

Si la solicitud de una mediación es aceptada por CCOF CS, tal mediación puede llevarse a cabo por la agencia estatal apropiada orgánica u otro mediador calificado que ambos contrayentes estén de acuerdo. En el estado de California, mediaciones pueden ser manejados por el Administrador del Programa Orgánico del Estado CDFA, y de acuerdo a los procedimientos establecidos por el Programa Orgánico del Estado CDFA.

Como alternativa, cuando ambas partes coinciden, la mediación informal se puede utilizar. El objetivo de la mediación informal es para resolver los problemas mediante el diálogo constructivo directamente con la operación y el personal de CCOF CS.

Cuando sea apropiado, CCOF CS puede ofrecer términos propuestos del acuerdo de conciliación y mediación informal de forma proactiva.

Los contrayentes de la mediación deberán tener no más de 30 días en llegar a un acuerdo después de una sesión de mediación. Si la mediación no tiene éxito, la operación tiene 30 días a partir de la terminación de la mediación para apelar la decisión de CCOF CS. Cualquier acuerdo alcanzado durante o como consecuencia del proceso de mediación debe estar en conformidad con las regulaciones y normas orgánicas.

El Secretario de la USDA puede revisar cualquier acuerdo de mediación para el cumplimiento de la NOP y podrá rechazar cualquier acuerdo o disposición que no cumpla con el NOP.

APELACIONES

Apelaciones (todos los programas) Una operación puede apelar una notificación de Negación de Certificación, notificación de Propuesta Suspensión o notificación de Propuesta Revocación. Las notificaciones de Incumplimiento, Suspensión, Revocación u otras decisiones tomadas por CCOF CS no pueden ser apeladas formalmente.

La decisión de negar, suspender o revocar la certificación es definitiva a menos que la decisión sea apelada en tiempo oportuno. La apelación debe ser presentada


dentro del plazo establecido en la notificación o en 30 días de la recepción de la notificación, lo que ocurra más tarde. La apelación se considera “presentada” en la fecha recibida por el órgano de apelación (Administrador USDA o CCOF CS, según corresponda). Todas las apelaciones deben incluir una copia de la decisión adversa y una exposición de motivos que sean partidarios que la decisión no era adecuada o se hizo de conformidad con las normas aplicables del programa, las políticas o los procedimientos.

Todas las comunicaciones escritas entre las partes involucradas en procedimientos de la apelación deben ser enviadas al lugar de trabajo del recipiente por un servicio de entrega que proporcione acuses de recibo. Todas las apelaciones serán revisadas, escuchadas y se decidirán por personas que no participan en la decisión que se está apelando.

Apelaciones bajo el USDA se maneja de manera diferente a los de otros programas CCOF CS.

Apelaciones (bajo USDA NOP) Las apelaciones con respecto a la certificación de la USDA NOP son tratadas de una manera consistente con el proceso de apelación del NOP USDA, que se describe brevemente a continuación. Una descripción completa del proceso de apelación se puede encontrar en el reglamento NOP en 7 C.F.R. § 205.681. Si la apelación ocurre en un estado con un Programa Orgánico del Estado (SOP), se aplican los procedimientos de recurso de ese estado. Las apelaciones deben presentarse por escrito al CDFA si la operación se encuentra en California, o el USDA NOP si se encuentra fuera de California.

CDFA Legal Office, Office of Hearings and Appeals, 1220 N Street, 4th Floor, Sacramento, CA 95814; [email protected]; [email protected]

USDA-AMS- Administrator, c/o NOP Appeals Team, [email protected]

Si el Administrador del USDA sostiene la apelación de una operación, a la operación se le emite una nueva certificación orgánica o una certificación orgánica vigente, según corresponda. El acto de sostener una apelación no será una acción adversa sujeta a una apelación por la afectada CCOF CS. Si el Administrador del USDA niega una apelación, un procedimiento administrativo formal se inicia a negar, suspender, o revocar la certificación. Tal proceso se llevará a cabo en conformidad con las Reglas Uniformes de Practica del Departamento de Agricultura de los EE.UU. o los reglamentos del Programa Orgánico del Estado.

Apelaciones (Bajo otros Programas de Certificación de CCOF CS) Una operación inscrita en el programa de certificación CCOF CS para la certificación de un estándar distinto al NOP (tal como Transicional, COR, MCP, ISP, GLOBAL G.A.P., etc.) puede apelar una negación, una propuesta de revocación o propuesta de suspensión tal como se describe anteriormente, pero la apelación es adjudicada por el Comité de Apelaciones Ad Hoc de CCOF CS. El Comité de Apelaciones Ad Hoc de CCOF CS dictará una decisión final e inapelable de sostener, negar, suspender, o revocar la certificación. Alternativamente, pueden sostener o negar una apelación con respecto a una acción adversa.

Una operación que presentación una apelación al Comité de Apelaciones Ad Hoc de CCOF CS debe incluir en su apelación, además de la información descrita anteriormente, cualquier información de fondo sobre el caso, razones para cambiar la decisión de CCOF CS, y sugerir una solución para el caso. CCOF CS confirma la recepción de una apelación. A los apelantes se les sugiere presentar información completa al hacer una apelación. Presentación de la nueva información después de la apelación inicial puede retrasar la programación de la reunión de adjudicación. Con el fin de evitar apelaciones espurias y para ayudar a compensar el costo de los procedimientos de adjudicación, el apelante deberá presentar un pago con la apelación como se describe en la Sección Tres.

SECCIÓN CINCO: CATEGORÍAS DE CERTIFICACIÓN

Como se describe en la Sección Uno anterior, CCOF CS ofrece la certificación orgánica de cultivos y ganaderos, productores, recolectores de plantas silvestres, procesador/fabricantes, minoristas, restaurantes, y textiles y fabricantes de productos de cuidado persona bajo un número de normas nacionales y privadas. Una sola operación puede ser certificada en más de un ámbito de la certificación y en múltiples estándares. Esta sección del manual describe las categorías adicionales de certificación a los que se describen en la Sección Uno.

CERTIFICACIÓN PARA OPERACIONES EXENTAS O EXCLUIDAS

Los de mercadotecnia de etiqueta privada, minoristas, restaurantes, y procesadores específicos, como las operaciones que producen productos con menos del 70% de ingredientes orgánicos, pueden estar exentos o excluidos de la certificación, pero pueden buscar la certificación voluntaria con CCOF CS. La sección





regulatoria NOP 205.101 describe las operaciones que están exentas de la certificación NOP. Para ser certificado por CCOF CS, una operación exenta o excluida debe cumplir con las regulaciones establecidas en las normas aplicables.

CERTIFICACIÓN DE TRANSICIÓN Las operaciones pueden obtener la Certificación de Transición de CCOF si la operación o parcela está libre de materiales prohibidos por un año y cumple con todos los requisitos de la (NOP 7 CFR Parte 205), a excepción de § 205.202(b), que requiere tres años libre de materiales prohibidos. Certificación de Transición de CCOF está fuera del alcance de las regulaciones orgánicas de la USDA.

Las operaciones pueden hacer su solicitud a CCOF en cualquier momento durante la transición de tres años. Productos con Certificación de Transición de CCOF no pueden ser etiquetados, vendidos, representados o descritos usando la palabra “orgánico.” No se puede reintroducir nuevamente ni continuamente al estatus Certificado de Transición de CCOF las operaciones ni los productos.

PROGRAMA DE SOCIOS POR CONTRATO Clientes de CCOF CS que contraten a otro negocio para producir, manipular o procesar sus cultivos o productos pueden ser elegibles para inscribirse en el Programa de CCOF de Socios a Contrato. No pueden ser incluidos en la certificación de otra entidad. Cuando la contraparte sólo produce, maneja o procesa cultivos orgánicos o productos a una operación certificada por CCOF, CCOF puede agilizar el proceso de certificación para ambas partes. CCOF otorga la facturación y toda correspondencia de cumplimiento al cliente que contrate el socio a contrato, para reducir la carga de la certificación a la empresa contratada.

Este programa aplica a una gama de acuerdos comerciales, incluyendo, pero sin limitarse a, las cooperativas, vinatería/envasadoras, socios de amplia escala, rotulador privado/co-packer o maquiladoras y compradores regionales. La parte contratante principal deberá proporcionar a CCOF CS con la colección simplificada de las cuotas, la coordinación de la inspección u otros servicios con el fin de calificar a este programa.

Empresas contratadas que soliciten inscribirse en el Programa de Socios a Contrato de CCOF deben completar el formulario Solicitud - Contrato de Socio

ETIQUETAS PRIVADAS El nombre y el sello de CCOF se pueden utilizar en las etiquetas privadas de las entidades que no estén

certificadas por CCOF siempre y cuando el producto haya sido producido por un cliente de CCOF y este en conformidad con su OSP. La aprobación por CCOF de usar la etiqueta privada no constituye la certificación del comercializador de la etiqueta privada. El uso del nombre y el sello es válido hasta que cese por escrito por el cliente o por CCOF.

Los clientes deben notificar con anticipación a CCOF CS antes de empacar cualquier producto de etiqueta privada. El cliente debe presentar una actualización de su OSP que enumera toda la información de etiqueta privada y la etiqueta o el paquete para la entidad comercializadora que solicita el uso del nombre o sello de CCOF. El cliente deberá mostrar el control sobre el uso de la etiqueta, el sello del USDA, otros sellos nacionales, y el nombre de CCOF y/o sello. El cliente CCOF CS debe proveer información completa sobre la comercializadora de la etiqueta privada. CCOF CS notifica a la comercializadora sobre sus responsabilidades en virtud de las normas orgánicas aplicables y los derechos de nombre y el sello de CCOF por medio de la notificación de Uso del Nombre y Sello. La entidad comercializadora de la etiqueta privada está autorizada a utilizar el nombre o sello de CCOF únicamente sobre los productos incluidos en la notificación de Uso del Nombre y Sello.

El cliente es responsable de los honorarios, incluyendo pero no limitado a los honorarios que se describen en la Sección Tres. CCOF CS le factura al cliente la cuota de etiqueta privada, prorrateada para el período comprendido hasta la renovación anual del cliente. El costo de la etiqueta privada es incluido anualmente como parte de la factura por el costo de la certificación en las renovaciones siguientes.

La entidad comercializadora de la etiqueta privada debe cumplir con todas las normas orgánicas aplicables y las normas y políticas de CCOF. Si la comercializadora de la etiqueta privada se determina que no cumplen las normas, el cliente puede estar sujeto a acciones adversas, en conformidad con la Sección Cuatro. Por favor, póngase en contacto con CCOF CS para más información.

SECCIÓN SEIS: POLÍTICAS Las siguientes políticas aplican a todas las operaciones que soliciten la certificación CCOF CS.

USO DE CONTRATISTAS CCOF CS puede contratar a inspectores en forma contractual y también usar contratistas para trabajar en proyectos específicos. Cada vez que se utilizan los servicios contratados durante el proceso de certificación,


CCOF CS mantiene la autoridad final y la responsabilidad de todas las decisiones de certificación.

CONFIDENCIALIDAD E INFORMACIÓN PÚBLICA, Y REPORTE DE DATOS

CCOF CS protege la confidencialidad de cualquier información relacionada con el negocio en relación con cualquier cliente, productos, o proveedores obtenidos durante el curso de certificación. CCOF CS no revela ninguna información de propiedad a terceros sin el consentimiento escrito del cliente antes de su liberación, con excepción de los representantes autorizados del Secretario, el Consejo Oficial del Estado del Programa Estatal Orgánico pertinente, u otros representantes autorizados de las agencias de acreditación, cuando sea necesario para implementar el NOP, el Programa Orgánico del Estado, o el programa de certificación CCOF CS. CCOF CS puede revelar información privada como sea requerido por otras leyes de los Estados Unidos o en otros países en los que realiza actividades de certificación, las leyes estatales u otras leyes de los gobiernos locales.

CCOF CS también hace público a petición todos los certificados, Perfiles de Cliente, y cualquier resultado de laboratorio de análisis de residuos de plaguicidas y otras sustancias prohibidas realizadas durante el año en curso y 3 últimos años, a menos que la prueba sea parte de una investigación de cumplimiento en curso.

La información sobre las operaciones certificadas se pone a disposición pública en los directorios CCOF impresos y en línea liberado por CCOF CS, y además por el Programa Nacional Orgánico. CCOF CS hace rutinariamente dispone al público la siguiente información sobre las operaciones certificadas:

• Nombre de la empresa • Dirección postal • Información de contacto, incluyendo el número de

teléfono, dirección de correo electrónico del contacto principal, y página web

• Fecha vigente de la certificación • Ámbito de la certificación • Estándares a los que se certifica y/o se verifica la

empresa, y la fecha de vigencia • Nombres de los productos producidos o

procesados inscritos en el programa de CCOF • Detalles sobre los productos inscritos en el

programa de CCOF, que incluyen pero no se limiten a, superficie, estatus, y otros detalles enumerados en el Perfil de Cliente

• Identificación de parcela y/o instalación • Estatus de la certificación

Estos datos se actualizan constantemente en la página web CCOF.

Las operaciones certificadas podrán solicitar de optar por no ser incluido en los directorios CCOF en línea e impresos. Optar por no quita la entidad por completo de los directorios CCOF en línea e impresos. Si una empresa elige para eliminar su información de los directorios CCOF en línea e impresos, la siguiente información también se eliminará de los reportajes al NOP:

• Información de contacto, incluyendo el número de teléfono, dirección de correo electrónico del contacto principal, y página web.

Empresas certificadas al régimen Orgánico Canadienses, Programa de Cumplimiento de México o al Programa CCOF Norma Internacional no pueden excluirse. Una lista complete de estas empresas es requerido por las autoridades competentes y por acreditación(es) aplicables.

IGUALDAD CCOF CS ofrece la certificación sin discriminación y ofrece servicios de certificación a las operaciones que estén dentro del alcance de su programa de certificación en medida de su capacidad administrativa para hacerlo. CCOF CS no discrimina contra ninguna persona por razón de raza, color, origen nacional, sexo, religión, edad, discapacidad, creencias políticas, orientación sexual, estado civil o estado familiar.

CCOF CS no crea dificultades financieras indebidas u otras condiciones que discriminen, impiden o inhiban los solicitantes en función de su tamaño o tipo de operación.

CCOF CS no certifica ni emite aviso(s) a sus solicitantes o clientes en base a cualquier afiliación y/o asociación a la industria alimenticia. CCOF CS no emite avisos a sus solicitantes o clientes en función del número de avisos emitidos previamente, tales como Notificaciones de Incumplimiento, Notificaciones de Propuesta Suspensión, Notificaciones de Propuesta Revocación, Notificaciones de Suspensión, y Notificaciones de Revocación.

IMPARCIALIDAD CCOF CS compromete a mantener imparcialidad de certificación asegurando que la estructura y gestión de certificación previene conflictos de intereses. CCOF CS requiere que todas las personas que revisan las solicitudes de certificación, realizan inspecciones in situ, revisen documentos de certificación, evalúan calificaciones para certificación, o toman decisiones de certificación, así como todo individuo(s) con responsabilidad conectados a CCOF CS, a completar un conflicto de interés anual. CCOF CS se


asegura que la decisión de certificar al solicitante este hecho por una persona diferente a la que llevó a cabo la primera revisión de los documentos y la que llevo a cabo la inspección in situ.

CCOF CS excluye a cualquier persona con conflictos de intereses directos, incluyendo los contratistas, de trabajo y de las discusiones y decisiones en todas las etapas del proceso de certificación, y el monitoreo del solicitante y clientes de todas las entidades en el que dicha persona tiene o ha tenido un interés comercial, incluyendo a un interés familiar inmediato, presiones financieros u otros de la prestación de servicios generales de consultoría, auditorías internas, consultoría sobre el sistema de gestión de calidad para clientes con programas GLOBAL G.A.P. o que se realizaron dentro de un período de 12 meses anteriores a la solicitud para la certificación para certificación NOP y dentro de un periodo de 24 meses anteriores a la solicitud para cualquier otro programa.1 CCOF CS también podría excluir a cualquier persona con conflictos de intereses directos o indirectos, tal como interés personal, familiaridad demasiado, intimidación, y competición. Otros riesgos tomados en cuenta también pueden incluir y no están limitados a: los objetivos de la inspección, el tipo de muestreo realizado durante una inspección, la imparcialidad real y percibida, las cuestiones legales, reglamentarias y de responsabilidad, la organización del cliente y su ambiente de operación, el impacto de la inspección sobre el cliente y sus actividades, la salud y seguridad de equipos de inspección, la percepción de las partes interesadas, las declaraciones engañosas del cliente certificado y el uso de marcas.2

CCOF CS no certificar una operación si CCOF CS o una parte conectada de manera responsable de CCOF CS tiene o ha tenido un conflicto de intereses con la operación. Si se determina, dentro de los 12 meses de la certificación de una operación bajo el NOP y dentro de 24 meses para cualquier otra certificación3, que una persona que participo en el proceso de certificación tuvo o tiene un conflicto de intereses, CCOF CS reconsidere la solicitud de certificación y, si es necesario, se hará una nueva inspección in situ o se remite al solicitante o cliente a otra certificadora diferente. Todos los costos asociados con la reconsideración de la solicitud, nueva inspección o transferencia a un nuevo organismo serán sufragados por CCOF CS.

CCOF CS no permite que ningún empleado, inspector, contratista o cualquier otro personal a aceptar pagos,

1 ISO 17021 5 2.6 2 ISO/IEC 17021 4.8, 5.2.1

regalos o favores de cualquier tipo que no sean las cuotas establecidas en la Sección Tres, de cualquier negocio inspeccionado.

CCOF CS no se dedica a la comercialización de los productos o la promoción de los diferentes productos certificados. Las solicitudes no se solicitan ni se basan en las necesidades de compradores individuales. Todas las consultas sobre el comercio o de los consumidores se dirigen a CCOF, Inc. CCOF CS no da consejos ni proporciona servicios de consultoría a los solicitantes/clientes, ni proporciona ni diseña productos del tipo(s) que certifica.

Para aquellos clientes en el programa GLOBALG.A.P., CCOF CS no certifica las actividades de certificación del sistema de gestión de otros organismos de certificación, ni proporciona consultoría de sistemas de gestión de calidad ni auditorías internas a sus clientes.

NORMAS DE COMPORTAMIENTO CCOF CS intenta ofrecer un servicio profesional y rentable a sus clientes. Se espera que ambos clientes y CCOF CS mantengan un nivel profesional y comportamiento a nivel empresarial adecuado. Un lenguaje amenazante o abusivo y/o avances de índole sexual o de otra naturaleza son inapropiados y no son toleradas en cualquier etapa del proceso de certificación. Dado que la inspección y certificación constituyen un medio ambiente laboral, pautas de trabajo seguro y estatutos aplican a todos los involucrados. Los clientes que se involucren en un comportamiento inapropiado se consideran que se niegan al servicio, no se pueden inspeccionar, y pueden enfrentar acciones de incumplimiento.

LEY APLICABLE Salvo en la medida en que se disponga expresamente en el presente documento, este acuerdo se regirá exclusivamente por y se interpretará de acuerdo con las leyes del Estado de California, sin dar efecto a su cuerpo de leyes relativas a los conflictos de leyes.

RECONOCIMIENTO DE LA JURISDICCIÓN El Cliente, solicitante, o la operación certificada presente reconoce irrevocablemente la jurisdicción de los tribunales del Estado de California para todos los efectos relacionados con cualquier acción o procedimiento que surja de o esté relacionado con la prestación de servicios de certificación por CCOF Certification Services o cualquier otro servicio al cliente, solicitante, u operación certificada.

3 ISO/IEC 17021 5.2.6


INDEMNIZACIÓN En la medida máxima permitida por la ley, cada cliente, solicitante, y operación certificada (en lo sucesivo, “Indemnizador”) se compromete a indemnizar, proteger, defender con el asesor aprobado por escrito por CCOF CS, reembolsar, y mantener indemne a CCOF CS y su empresas filiales, matrices o subsidiarias, afiliados, directores, funcionarios, empleados, socios, agentes, y contratistas, y los herederos, representantes personales, sucesores y cesionarios de cada uno de ellos (en lo sucesivo, “Indemnizados”), de y en contra de cualquier y toda responsabilidad, pérdida, daños, penalidades, multas, costos, gastos, honorarios de abogados, reclamaciones, demandas, o actuaciones de cualquier tipo y descripción, ya sea por enfermedad, lesiones o muerte de personas, por pérdida o daño a la propiedad, incluyendo la pérdida de uso de la propiedad, de la pérdida o daños económica o no económica, o por cualquier otra controversia, asunto, o recurso, debido a cualquier acto u omisión, ya sea activa o pasivamente negligente, por CCOF CS, sus funcionarios, empleados, agentes, contratistas, o sus representantes en relación con la ejecución de la certificación y de cualquier otro servicio. Indemnizados dispondrán cada uno derecho a recuperar los honorarios de abogados, costos y los gastos incurridos en el cumplimiento de las obligaciones contraídas por el Indemnizador bajo este párrafo.

En la medida máxima permitida por la ley, cada cliente, solicitante, y operación certificada (en lo sucesivo, “Indemnizador”) se compromete a indemnizar, proteger, defender con el asesor aprobado por escrito por CCOF CS, reembolsar y mantener indemne a CCOF CS y su empresas filiales, matrices o subsidiarias, afiliados, directores, funcionarios, empleados, socios, agentes y contratistas, y los herederos, representantes personales, sucesores, y cesionarios de cada uno de ellos (en lo sucesivo, “Indemnizados”), de y en contra de cualquier y toda responsabilidad, pérdida, daños, multas, penales, costos, gastos, honorarios de abogados, reclamaciones, demandas o procedimientos de cualquier naturaleza o denominación, ya sea por enfermedad, lesiones o muerte de personas, por pérdida o daño a la propiedad, incluyendo la pérdida del uso de la propiedad, de la pérdida o daños económica o no económica, o por cualquier otra controversia, asunto, o recurso que surja de cualquier acto u omisión, ya sea activa o pasivamente negligente, del Indemnizador, sus funcionarios, empleados, agentes, contratistas, o sus representantes en relación con la actuación de Indemnizador o incumplimiento de los requisitos de la NOP o el cumplimiento o no cumplimiento con el programa de

certificación de CCOF CS. Indemnizados dispondrán cada uno derecho a recuperar los honorarios de abogados, costos y los gastos incurridos en el cumplimiento de las obligaciones contraídas por Indemnizador bajo este párrafo.

En la medida máxima permitida por la ley, cada cliente, solicitante, y operación certificada (en lo sucesivo, “Indemnizador”) se compromete a indemnizar, proteger, defender con el asesor aprobado por escrito por CCOF CS, reembolsar, y mantener indemne a CCOF CS y su empresas filiales, matrices o subsidiarias, afiliados, directores, funcionarios, empleados, socios, agentes, y contratistas, y los herederos, representantes personales, sucesores, y cesionarios de cada uno de ellos (en lo sucesivo, “Indemnizados”), de y en contra de cualquier y toda responsabilidad, pérdida, daños, multas, penales, costos, gastos, honorarios de abogados, reclamaciones, demandas o procedimientos de cualquier naturaleza o denominación, ya sea por enfermedad, lesiones o muerte de personas, por pérdida o daño a la propiedad, incluyendo la pérdida del uso de la propiedad, de la pérdida o daños económica o no económica, o por cualquier otra controversia, asunto, o recurso que surja de cualquier acto u omisión, ya sea activa o pasivamente negligente, del Indemnizador, sus funcionarios, empleados, agentes, contratistas o sus representantes en relación con la producción, proceso, transformación, utilización, comercialización o venta de productos que incluyen, pero sin limitación, a las declaraciones orgánicas en materia de etiquetado de terceros. Indemnizados dispondrán cada uno derecho a recuperar los honorarios de abogados, costos razonables y los gastos incurridos en el cumplimiento de las obligaciones contraídas por Indemnizador bajo este párrafo.

Si el cliente, solicitante o la operación certificada contrata cualquier parte de su Operación a un subcontratista o agente, incluyendo una Entidad de Etiqueta Privada, el acuerdo para llevar a cabo ese trabajo se hará por escrito y deberá incluir una disposición para la plena indemnización de CCOF CS como se describe en el presente documento. Las disposiciones de indemnización establecidos en la Sección Seis de este Manual de Programa se incorporarán y forman parte de dicho acuerdo, y cualquier subcontratista, agente o Entidad de Etiqueta Privada se compromete a indemnizar, proteger, defender con un asesor aprobado por escrito por CCOF CS, reembolsar, y mantener indemne a CCOF CF y sus filiales, afiliados, directores, funcionarios, empleados, agentes, y contratistas, y los herederos, representantes personales, sucesores y cesionarios de cada uno de ellos (en lo


sucesivo, “Indemnizados”), de y contra cualquier y toda responsabilidad, pérdida, daños, penalidades, multas, costos, gastos, honorarios de abogados, demandas o denuncias, o procedimientos de cualquier naturaleza o denominación, ya sea por enfermedad, lesiones o muerte de personas, por pérdida o daño a la propiedad, incluyendo la pérdida de uso de la propiedad, de la pérdida o daños económica o no económica, o por cualquier otra controversia, asunto, o recurso debido a cualquier acto u omisión, ya sea activa o pasivamente negligente, del subcontratista, agente, o Entidad de Etiqueta Privada y sus respectivos funcionarios, empleados, agentes, contratistas, o representantes.

LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD CADA UNA DE LAS PARTES PRESENTE EN ESTE ACUERDO ACUERDA QUE ESTE ES UN ACUERDO COMERCIAL ENTRE PERSONAS DE NEGOCIOS SOFISTICADO, Y QUE CADA UNA DE LAS PARTES HA TENIDO LA OPORTUNIDAD DE, Y REPRESENTA Y GARANTIZA QUE EN REALIDAD HA, CONSIDERADO LOS RIESGOS Y BENEFICIOS ASOCIADOS CON LOS SERVICIOS DEBERÁN SER PRESENTADOS POR CCOF CS. CON ESTE ENTENDIMIENTO Y CONSIDERACIÓN, CLIENTE, SOLICITANTE O OPERACIÓN CERTIFICADA ESTÁ DE ACUERDO EN ATRIUIR DICHOS RIESGOS Y ADEMÁS ACEPTA QUE LA RESPONSABILIDAD TOTAL DE CCOF CS Y SUS AFILIADOS, MIEMBROS , DIRECTORES , OFICIALES , EMPLEADOS , AGENTES, INSPECTORES Y CONTRATISTAS SERÁN LIMITADA A DIEZ MIL DÓLARES AMERICANOS ($10,000) O LA CANTIDAD EQUIVALENTE A UN AÑO DE HONORARIOS PAGADOS A CCOF CS QUE EFECTIVAMENTE HAYAN SIDO ABONADOS A CCOF CS EN EL AÑO, LA CANTIDAD QUE SEA MAYOR, PARA CUALQUIER Y TODAS LAS LESIONES, DAÑOS, DEMANDAS, PÉRDIDAS, GASTOS, COSTOS O HONORARIOS LEGALES DERIVADOS DE ESTE ACUERDO, O EL RENDIMIENTO DEL MISMO, INDEPENDIENTEMENTE DE LA CAUSA O CAUSAS, INCLUYENDO SIN LIMITACIÓN DE LA NEGLIGENCIA ORDINARIA DEL CCOF CS (YA SEA ACTIVA O PASIVA), ERRORES, OMISIONES, RESPONSABILIDAD ESTRICTA, INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO O INCUMPLIMIENTO DE LA GARANTÍA, EXCEPTO NEGLIGENCIA GRAVE, FRAUDE, DAÑO INTENCIONAL A LA PERSONA O PROPIEDAD DE OTRO, OR VIOLACIÓNES VOLUNTARIA DE LA LEY. SIN EMBARGO, TAMBIÉN SE DA POR ENTENDIDO Y SE ACUERDA QUE ESTA CLÁUSULA DE LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD ES NEGOCIABLE DE TAL MANERA QUE EL CLIENTE, SOLICITANTE, O OPERACIÓN CERTIFICADA PUEDAN ACEPTAR PAGAR CARGOS ADICIONALES A CCOF CS EN UNA CANTIDAD QUE SE DETERMINA POR MUTUO ACUERDO POR ESCRITO POR AMBAS PARTES A CAMBIO DE MODIFICACIÓN (POR EJEMPLO, PARA AUMENTAR LA

CANTIDAD EN DÓLARES DE LA LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD DE CCOF CS) O ELIMINACIÓN DE ESTA CLÁUSULA DE LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD. SI EL CLIENTE, SOLICITANTE, O OPERACIÓN CERTIFICADA ESTA INTERESADA EN LA OPCION DE NEGOCIAR CON CCOF CS PARA MODIFICAR O ELIMINAR ESTA CLÁUSULA DE LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD, DEBERA PONERSE EN CONTACTO CON EL DIRECTOR GENERAL DE CERTIFICACIÓN AL 831-423-2263 ANTES DEL COMIENZO DE LOS SERVICIOS MENCIONADOS DE CCOF CS.

SECCIÓN SIETE: DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA

Productos Agrícola- Cualquier producto agrícola o un producto, ya sea en crudo o procesado, incluyendo cualquier mercancía o producto derivado de la ganadería que se comercializa para consumo humano.

Solicitante de la Certificación (Solicitante)- Cualquier persona que solicite a CCOF CS para obtener la certificación.

Certificado- Un documento escrito de CCOF demostrando que una operación ha sido certificada a la norma especificada.

Reclamos- Representaciones, declaraciones, publicidad, u otras formas de comunicación orales, escritos, implícitos o simbólicas, que se presentan al público o compradores de productos agrícolas, que se relacionan con el proceso de certificación orgánica o del término “100 por ciento orgánico,” “orgánico,” o “hecho con (ingredientes especificados o grupo de alimentos) orgánicos,” o en el caso de los productos agrícolas que contienen ingredientes orgánicos con menos del 70 por ciento, el término “orgánico” en el panel de ingredientes.

Cliente- Una operación, o una parte de dicha operación, que solicita la certificación o está certificado por CCOF CS con el uso de un sistema de producción o de manejo orgánico como se describe por los reglamentos y normas orgánicas. Los clientes también pueden ser de cualquier otra operación que busca servicios de CCOF CS de otra clase.

Manejador/Procesador- Una persona que se involucra en el negocio de la manipulación/transformación de productos agrícolas.

Manejo- Vender, procesar o envasar productos agrícolas, excepto que tal término no incluirá la venta, el transporte, o la entrega de las cosechas o el ganado del productor de los mismos a un manejador.


Etiqueta- Una muestra de material escrito, impreso, o gráfico en el envase inmediato de un producto agrícola, o cualquier tipo de material colocada en cualquier producto agrícola, o colocada en un recipiente a granel que contiene un producto agrícola, excepto para los forros de paquetes o una exhibición escrito, impreso o gráfico que contiene sólo información sobre el peso del producto.

Ganadería- Cualquier ganado vacuno, ovino, caprino, porcino, aves de corral, o de equino utilizados para el alimento o en la producción de alimentos, fibras, alimentos u otros productos de consumo basados en la agricultura; carne de caza silvestre o carne de caza domesticada; u otras formas de vida no vegetal, excepto que tal término no incluirá los animales acuáticos ni abejas para la producción de alimentos, fibras u otros productos de consumo basados en la agricultura.

Operación- Una operación de producción de cultivos o ganado, cosecha de cultivos silvestres, u operación de manejo, o una porción de dicha operación.

Plan de Sistema Orgánico/Plan Orgánico (OSP)- Un plan de gestión de una operación de producción o manejo orgánica que se ha acordado por el productor o manejador y CCOF CS, que incluye planes por escrito sobre todos los aspectos de la producción agrícola o el manejo.

Proceso- Cocinar, hornear, curar, calentar, secar, mezclar, moler, batir, separar, extraer, de sacrificio, despiece, fermentación, destilación, eviscerar, preservar, deshidratar, congelar, enfriar o de otro modo de fabricación, e incluye el envasado, enlatado, enfrascar, o de otra manera que encierra de alimentos en un recipiente.

Productor- Una persona que se involucra en el negocio de cultivo o la producción de alimentos, fibras, piensos y otros productos de consumo basados en la agricultura.

Archivos- Cualquier información en forma escrita la forma visual o forma electrónica, que documenta las actividades realizadas por un productor, manejador, o CCOF CS para cumplir con las regulaciones y normas orgánicas.

Responsabilidad Relacionada- Toda persona que sea socio, funcionario, director, titular, gerente o propietario del 10 por ciento o más de las acciones de voto de un solicitante, un cliente, un receptor de otra certificación, o un receptor de la acreditación.

Establecimientos de Alimentos de Venta al Menudeo- Una operación que maneje productos agrícolas de producción orgánica, pero no los procesa, incluyendo: un restaurante, delicatesen (ultramarinos), panadería, tienda de comestibles, o cualquier punto de venta con un servicio

en la tienda, con servicio para comer in situ o llegar o procesados o preparados crudos y listos para el consumo alimentario.

Cosechadores de Cultivos Silvestres- Las operaciones que cosechan cualquier planta o parte de una planta que no se mantiene en cultivo u otro manejo agrícola.

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