國立臺灣科技大學 - secretariat.ntust.edu.t · ¾承辦人公文製作時應選定決行層級。 ¾責成請承辦人於公文系統繕打公文時需依 「分層負責明細表」於公文製作稿件下方
公文用字及核稿精要解說 -...
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公文用字及核稿精要解說
夏進興(前總統府首席參事)
一、前言:
(一) 《公文程式條例》:初定於民國 17.11.15.,經 41年、61 年、
62年、82年、93年、96年共 6次修正,現行條文共 14 條。
(二) 《文書處理手冊》:現行《文書處理手冊》,係依行政院於民
國 62年訂頒的《行政機關公文處理手冊》修正而來。87年
以前,稱為《文書處理檔案管理手冊》,後因《檔案法》公布,
檔案管理另予規範,乃製作《文書處理手冊》單行本,該手
冊繼 99年之後,於民國 104.4.28.作最近一次修正。
(三) 公文類別:依《文書處理手冊》第 15點,公文分令、呈、咨、
函、公告及其他公文 6類。其他公文包括:書函、開會通知
單、公務電話紀錄、簽、報告、箋函(便簽)、聘書、證明書、
提案、說帖、會議紀錄及定型化表單。
(四) 公文用字:《公文程式條例》第 8條:「公文文字應簡淺明確,
並加具標點符號。」《文書處理手冊》16.1.:「文字使用應儘
量使用明白曉暢,詞意清晰,以達到公文程式條例第 8條所
規定『簡、淺、明、確』之要求。」
(註:文字劃有底線者,係 104.4.28.修正之文字。)
二、公文製作一般原則:
(一) 分段要領:行政機關公文以「函」為主,其結構如下:
1、「主旨」:為全文精要,以說明行文目的與期望,應力求具
體扼要。
2、「說明」:當案情必須就事實、來源或理由,作較詳細之敘
述,無法於「主旨」內容納時,用本段說明。
3、「辦法」:向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述
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時,用本段列舉。本段段名,可因公文內容改用「建議」、
「請求」、「擬辦」、「公告事項」、「核示事項」等其他名稱。
4、「主旨」、「說明」、「辦法」3段,得靈活運用,可用 1段
完成者,不必勉強湊成 2段、3段。
(二) 擬稿應注意事項:
1、擬稿須條理分明,其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準,
所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者
等,均應避免。
2、引敘來文或法令條文,以扼要摘敘足供參證為度,如必須
提供全文,應以電子文件、抄件或影印附送。
3、敘述事實或引述人名、地名、物名、日期、數字、法規條
文及有關解釋等,應詳加核對,避免錯漏。
4、各種名稱如非習用有素,不宜省文縮寫,如遇譯文且關係
重要者,請加註原文,以資對照。
5、擬稿以一文一事為原則,來文如係一文數事者,得分為數
文答復。
6、擬辦復文或轉行之稿件,應敘入來文機關之發文日期及字
號,俾便查考。
7、字跡請力求清晰,不得潦草,如有添註塗改,應於添改處
蓋章。
8、文稿有 1頁以上者應裝訂妥當,並於騎縫處蓋騎縫章或職
名章,同時於每頁之下緣加註頁碼。
(三)範例如附件一、附件二。
三、公文核判
(一)陳核:
1、文件經承辦人員擬辦後,應視其性質,使用公文夾遞送,
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如與其他單位有關者應先行會商或送會。
2、文書之核決,於稿面適當位置簽名或蓋章辦理,其權責區
分如下:
(1)初核者係承辦人員之直接主管。
(2)覆核者係承辦人員直接主管之上級核稿者。
(3)會核者係與本案有關之主管人員(如無必要則免送會)。
(4)決定者係依分層負責規定之最後決定人。
3、承辦人員對於承辦文件如未簽擬意見,應交還重擬,再行
陳核。
4、承辦人員擬有 2種以上意見備供採擇者,主管或首長應明
確擇定 1種或另批處理方式,不可作模稜兩可之批示。
(二)核稿:
1、核稿人員對案情不甚明瞭時,可隨時洽詢承辦人員,或以
電話詢問,避免用簽條往返,以節省時間及手續。
2、核稿時如有修改,應注意勿將原來之字句塗抹,僅加勾勒,
從旁添註,對於文稿之機密性、時間性、重要性或重要關
鍵文字,認為不當而更改時必須簽章,以示負責。
3、上級主管對於下級簽擬或經辦之稿件,認為不當者,應就
原稿批示或更改,不宜輕易發回重擬。
(三)判行:
1、文稿之判行按分層負責之規定辦理。
2、宜注意每一文稿之內容,各單位間文稿有無矛盾、重複及
不符等情形。
3、對陳判文稿,應明確批示。同意發文,批示「發」;認為
無繕發必要尚須考慮者,宜作「不發」或「緩發」之批示。
4、重要文稿之陳判,應由主辦人員或單位主管親自遞送。
5、決行時,如有疑義,應即召集承辦人員及核稿人員研議,
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即時決定明確批示。
(四)閱稿:
1、注意程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文等是否
正確;文字是否通順;措詞是否恰當;有無錯別字。(如
附件三)
2、對於文稿內容如有不同意見,應洽商主管單位或承辦人員
改定,或加簽陳請長官核示,不宜逕行批改。
四、文書簡化:
(一) 減少文書數量:
1、屬公告周知之文書,應於電子公布欄公布,並得刊載於政
府公報、公告或其他公務性刊物,以代替行文,下級機關
應即照辦,無須逐級函轉。
2、同一機關之內部各單位,必須以書面洽辦公務者,應以書
函或便簽行之,或將原文影印分送會簽,並儘量利用電子
方式處理。
3、凡造送各種報表,除必須備文附送者外,一律由主辦單位
逕行送發。。
4、屬機關內部通報性質之公文,得以登載機關內部電子公布
欄或電子傳遞方式告知;其採電子郵遞方式者,須確認相
關收受人員必能獲知該項訊息。
5、不屬於本機關主管業務或職權範圍之來文,可逕以移文單
移送主管機關,不必退還。
6、凡發往甲機關之文稿已經發出,又須以同樣文稿發往乙機
關時,應將原案調出,加簽說明,擬照發乙機關,經陳奉
核可後,即送請文書單位繕發,不必重行辦稿。
7、召集會議宜用開會通知單、電子郵件或以電話通知。
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8、借支、請假、出差、請購等例行事項,得用表格填報,或
利用機關內部網路,不另用簽。
(二) 簡化文書手續:
1、上一層級已於擬辦時核可者,其文稿內容如無變更,應由
次一層級代判,不必再送上級判行,較急要者,得先行判
發再補陳核閱。
2、急要文書,高級主管人員應儘量自行辦稿,以節省核轉之
時間及手續。
3、涉及 2個單位以上之案件,可會商作成決定後再辦,以減
少公文簽會手續。。
4、會議紀錄及交代案等類似案件,其內容廣泛,須送會 3個
以上單位者,得同時分送各有關單位,以免依次會簽,稽
延時日。
5、各機關內部單位接洽其職掌範圍內之事項或依分層負責之
事項,對其他機關或其他機關之內部單位,得直接行文,
不必由機關對機關行文。
6、收到其他機關來文,一時未能函復,須向其他機關查詢者,
可將查詢行文之副本抄送來文機關。
7、副本除知會外,尚須收受副本機關處理者,得於文內加敘
請就某一事項予以處理之字樣。
8、附件以正本為限,如需附送副本收受機關或單位,應在「副
本」項內之機關或單位名稱右側註明「含附件」或「含○
○附件」。
(三) 實施分層負責:
1、各機關為實施分層負責,逐級授權,依《中央行政機關組
織基準法》第 8條第 2項規定,得就授權範圍訂定分層負
責明細表。
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2、各層決定之案件,其對外行文所用名義,應分別規定。凡
性質以用本機關為宜者,雖可授權第 2層或第 3層決定,
仍以機關名義行文。凡性質以用單位名義為宜者,可由單
位主管逕行決定,並以該單位名義行文。
3、第 2層、第 3層直接處理之案件,必要時得敘明「來(受)
文機關」、「案由」及「處理情形」、「發文日期字號」等,
定期列表陳報首長核閱。下級機關被授權處理之案件,亦
得比照此項方式辦理。
五、會議紀錄:會議紀錄的組成,包括:會議名稱、管理資料、報
告事項、討論事項(提案)、臨時動議及指示事項……等。
(一)會議名稱:應使用會議名稱的全銜;如屬例行會議,應記明屆
期及次數。
(二)管理資料:應記明會議的時間、地點、出席人員、列席人員、
主席、紀錄及散會時間等項目。
(三)報告事項:除主席報告、專案報告及業務報告外,如屬例會,
並應包括:確認上次會議紀錄及歷次會議決議(指示)事項執
行情形。
(四)討論事項:討論事項(提案)為會議的核心,亦為會務人員所
需事先編列之議程,簡述如下:
1、結構:採用「(案由)」、「說明」、「建議」及「決議(決定)」
4段式。案情簡單可用 1段、2段完成者,勿硬性分割為
3段、4段;其段名,均可因事、因案加以活用。
2、分段要領:「案由」為提案精要,說明提案的目的及達到
目的之扼要方法。「說明」係當提案必須就事實、來源、
理由及相關法規,作較詳細之敘述時使用。「建議」係提
出具體意見,而無法在「案由」內簡述時使用。「決議」
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為扼要敘述討論的結果。
(五)應注意事項:
1、會議紀錄的出席人員及列席人員可逕在紀錄上簽名,或另
用「簽到簿」代替;主席及紀錄則逕在紀錄上簽名。
2、會議紀錄之末應註明散會時間。
3、會議使用之機密文書資料應編號分發,會議結束當場收
回;與會人員如需留用時,應經主席核准並辦理借用簽收。
4、會議紀錄奉核後,應將紀錄書面或以電郵方式分請與會人
員查照;如須相關單位辦理者,得另行檢送。
5、討論事項結束後,如有臨時動議,經與會人員附議後,可
逕予討論並作成決議。再者,主席如有指示事項,亦可列
入紀錄中。
6、開會前,可用「電子郵件」、「電話」及填列制式「開會通
知單」(如附件四)等方式,通知與會人員參加。
(六)規格及範例:如附件五、附件六。
六、結語:公文類別繁多,對外行文以「函」為主,內部行文以「簽」
為最多;因此撰擬「函」及「簽」為一般業務承辦人必須具備的
能力。承辦人若能掌握製作公文的要領,便可以寫出一篇「簡、
淺、明、確」的公文。再者,善用電腦功能處理文書作業程序,
及推動文書版面標準化,以達到實用、經濟、美觀、減紙的要求。
另外,核稿人員猶如「國文老師」,對於公文規格、分段要領及
公文用語等,需有基本認識外,尚需具有判斷優劣、修正錯誤及
化繁為簡之能力。
註:「夏老師的部落格」http://blog.udn.com/chhsia1113
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附件一
檔 號: 保存年限:
行政院 函 地址:000臺北市○○路 000號 聯絡方式:00000000 (郵遞區號) (地址)
受文者:○○○
發文日期:中華民國 00年 00月 00日
發文字號:○○字第 00000000000號
速別:普通件
密等及解密條件或保密期限:
附件:
主旨:為杜流弊,節省公帑,各項營繕工程,應依法公開招標,並不
得變更設計及追加預算,請轉知所屬機關學校照辦。
說明:
一、依本院○○年○○月○○日會議決議辦理。
二、據查目前各級機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標,或
施工期間變更原設計,以及一再請求追加預算,致弊端叢生,
浪費公帑。
辦法:
一、各級機關學校對營繕工程應依法公開招標,並按「政府採購法」
及相關法令辦理。
二、各單位之工程應將施工圖、設計圖、契約書、結構圖、會議紀
錄等工程資料,報請上級單位審核,非經核准,不得變更設計
及追加預算。
正本:臺灣省政府、福建省政府、臺北市政府、高雄市政府
副本:行政院主計處、行政院秘書處
院長 ○○○
註:本範例錄自《文書處理手冊》(99 年 3月版)附錄 6(p.71)
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附件二 檔 號: 保存年限:
行政院 函 地址:
聯絡方式:(承辦人、電話、傳真、e-mail)
(郵遞區號)
(地址)
受文者:立法院 發文日期:中華民國 00年 00月 00日
發文字號:○○○字第 00000000000號
速別:最速件
密等及解密條件或保密期限:
附件:如文
主旨:函送「公文程式條例」第○條、第○條、第○條修正
草案及「中央法規標準法」第○條修正草案,請查照
審議。
說明:
一、鑑於國際間交往日愈密切,文書資料來往頻繁,歐美
文字都是由左至右橫式排列,國內目前直式書寫如遇
引用外文或阿拉伯數字時,往往形成扞格。為與國際
接軌,並兼顧電腦作業平臺屬性,使公文制作更具便
利性,進而提升公文處理效率,爰擬具「公文程式條
例」第○條、第○條、第○條修正草案及「中央法規
標準法」第○條修正草案。
二、經提本年○○月○○日第○○○○次會議決議:「通
過,送請立法院審議。」
三、檢送「公文程式條例」第○條、第○條、第○條修正
草案及「中央法規標準法」第○條修正草案條文對照
表(含總說明)各 3份。 正本:立法院
副本:
院長 ○○○
註:本範例錄自《文書處理手冊》(99 年 3月版)附錄 6(p.74)
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附件三:常見錯誤勘正表 錯 例 修 正 說 明
主旨:建請 貴局協
助改善○○路與○
○街路口交通問
題,詳如說明,請
查照。
說明:旨揭路口……
業經本校師生強烈
建議,建請 交通局
研擬……另建請交
通警察大隊於……
更加順暢通行。
主旨:為維護行車安
全,請 貴機關協助
改善○○路與○○
街路口交通問題,請
查照。
說明:
一、旨揭路口……
業經本校師生多次
建議 貴機關研
擬……。
二、另請貴機關
於……更加順暢通
行。
一、本文正本有 3 個機關,計「○
○局」、「○○處」、「○○大隊」,
宜用「貴機關」涵蓋所有機關。若
部分機關為要項,如交通局改善路
口交通問題;部分機關為次要事
項,如交通警察大隊增派交通指
揮,則前者列為正本,後者列為副
本,依規定:「須以副本分行者,
請在『副本』項下列明;如要求副
本收受者作為時,則請在『說明』
段內列明。」
二、類似「強烈建議」等文字,應
儘量避免。
三、「說明」及「辦法」每項表達
一個意思;多項意思,分項敘述。
主旨:檢送本校辦理
教育部……表件暨
結案……等相關資
料,敬請 鑒核。
主旨:檢送本校辦理
鈞部……表件及結
案……等,申請經費
補助共計 000 萬元,
請 鑒核。
一、稱呼上級,用「鈞」字。
二、兩者之間用「及」字,不用「暨」
字作為連接詞。
三、申請經費補助共計 000 萬元,
為本文重點,理應列在「主旨」。
副本:本校○○○ 副本: 內部不發副本為宜,如有必要,依
《文書處理手冊》第 31 點規定,
以加發「抄件」方式處理;如僅作
為內部參考用,尤應避免副本。
(略)
…假本校第 0 會議
室舉行…
…在本校第 0會議室
舉行…
「假」係「借用」之意,於本校第
0 會議室舉行,無須借用,以用「在」
為宜。
…惠請 同意… …請 惠予同意… 「惠」係「給予」之意,「惠」置
於「請」之前,有誤!「請 惠予」
係「請(對方)給予」,「惠」作為
對方之動詞,並省略第二人稱。。
主旨:澳……學生
Peter B.H.(享利彼
德)……敬請 惠予
協助,請 查照。
主旨:澳…學生享利
彼德(Peter B.H.)…
敬請 惠予協助。
夾有外文時,以中文為優先,再以
夾註號,註記外文。另,「敬請惠
予協助」(描述性期望語),「請查
照」(概括性期望語),擇一而用。
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附件四
檔 號:
保存年限:
○○○ 開會通知單
(郵遞區號)
(地址)
受文者:○○○
發文日期:中華民國 00年 00月 00日
發文字號:○○○字第 00000000000號
速別:
密等及解密條件或保密期限:
附件:
開會事由:
開會時間:
開會地點:
主持人:
聯絡人及電話:
出席者:
列席者:
副本:
備註:
(蓋條戳)
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附件五
○○○ 第 00屆第 000次會議紀錄
時間:民國 000年 00月 00日○午 0時
地點:○○○
主席:
出席人員:
列席人員:
紀錄:
壹、報告事項
一、主席報告:
二、確定上次會議紀錄。
決定:
三、歷次會議決議及指示事項執行情形。
決定:
四、(各單位報告)
決定:
五、(其他報告)
決定:
貳、討論事項
一、○○○提:○○○○○○○,提請審議。
說明:○○○○○○○○○……
建議:○○○○○○……
決議:
二、○○○提:○○○○○○○,提請審議。
說明:○○○○○○○○○……
建議:○○○○○○……
決議:
叄、臨時動議
肆、指示事項
伍、散會(0時 00分)
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附件六
金融監督管理委員會第 000次委員會會議紀錄
會議時間:000年 0月 00日下午 0時
會議地點:行政院金融監督管理委員會 0000會議室
主席:○主任委員○○
出席人員:○○○、○○○、○○○、○○○
列席人員:○○○、○○○、○○○、○○○
紀錄:○○○
壹、報告案:
一、檢陳本委員會第 000次委員會會議紀錄,謹提請 確認。
決定:確認。
二:檢陳本會委員會議歷次決議繼續追蹤事項辦理情形,謹報請 鑒
察。【提案單位:秘書室】
說明:自 00年 0月 00日至本(000)年 0月 0日止,已收到 000
次委員會會議紀錄,列入追蹤者計 0項,經洽請各業務承
辦單位研提或更新辦理結果,本次未有擬解除列管項目;
仍列繼續追蹤,請各主(協)辦單位儘速於 000年 0月 00
日前辦理結案。
決定:洽悉。
貳、討論案:
一、有關中央存款保險公司函報高雄區中小企業銀行等 5家經營不善
金融機構終止接管計畫及清理計畫草案,謹提請 討論。【提案
單位:銀行局】
說明:
(一)依據本會組織法第 10條第 1項第 3款規定辦理。
(二)高雄區中小企業銀行、中興商業銀行、花蓮區中小企業銀
行、台東區中小企業銀行及寶華商業銀行等 5家經營不善
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金融機構之主要營業、資產及負債已概括讓與其他金融機
構,目前除未結訴訟等事項外,幾已無銀行業務或保留資
產、負債等事務待處理。
(三)中央存款保險公司基於該 5家經營不善金融機構之接管目
的已完成,爰依金融機構接管辦法第 14條規定,報請本會
核准終止接管,並依銀行法第 62條第 1項規定勒令停業清
理。
決議:照案通過。
二、(略)
三、關於「保險業與利害關係人從事放款以外之其他交易管理辦法」
第 10條修正草案乙案,謹提請 討論。【提案單位:保險局】
說明:
(一)為使本會對所轄金融機構之監理措施具有一致性規範,本
局前擬具管理辦法第 4條修正草案,經提報本會 101年 4
月 16日第 353次業務會報報告通過後,於 101年 5月 13
日完成預告程序,並提報本會 101年 5月 17日第 406次委
員會討論決議通過。
(二)本案於委員會通過後,經本局再予檢視,因本管理辦法第
10條訂有施行日期(自中華民國九十七年一月一日施行),
為避免管理辦法第 4條修正後發生追溯效果,故擬於管理
辦法第 10條增訂第 2項「本辦法修正條文自發布日施行。」
決議:照案通過。
四、(略)
參、散會(下午 00時 0分)(註:節錄自「金管會網站」,網址:
http://www.fsc.gov.tw/ch/home.jsp?id=99&parentpath=0,2)
http://www.fsc.gov.tw/ch/home.jsp?id=99&parentpath=0,2