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Calificacin de la Gestin de Inversiones

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Taller de Alcaldes: Retos de la Inversin Pblica Municipal

Lima, 19 y 20 de mayo de 2011

Ejercicio Prctico en Grupos

Calificacin de Inversiones de una Municipalidad

1.1 Enfoque metodolgico

La Metodologa de Calificacin de la Gestin de Inversiones se basa en el anlisis de cmo los funcionarios y autoridades municipales hacen las cosas y cmo ciertos procesos y procedimientos han sido institucionalizados. La calificacin es realizada contrastando las prcticas de gestin actuales con buenas prcticas o prcticas que se ha comprobado son ms eficientes en la gestin institucional de inversiones.

Para conocer el estado de las prcticas se realizan entrevistas a profundidad a los principales funcionarios vinculados a la gestin de inversiones, cuyas afirmaciones son posteriormente corroboradas con informacin secundaria proveniente de la municipalidad.

En el caso que se presenta a continuacin tiene la sntesis de las entrevistas e informacin secundaria de una municipalidad El Dorado. Se han considerado los cuatro mbitos de la Metodologa de Calificacin de Inversiones y las respectivas dimensiones que cada mbito contempla. Actividades a Desarrollar.

1. El grupo de trabajo se divide en dos. Uno califica el mbito 1: Gestin Institucional y Administrativa de Inversiones y el mbito 2. Preinversin y Programacin de la Inversin; mientras el segundo el mbito 3: Ejecucin de la Inversin y el mbito 4: Post Inversin.

2. Para hacer la evaluacin se debe considerar que La calificacin de las prcticas se expresa en una escala del 1 al 5, donde la calificacin ms alta refleja una mejor situacin (Entre 4-5: Excelente / 3-4: Bueno / 2-3: Bajo / 1-2 : Deficiente).

3. Tras finalizar cada dimensin se debe colocar en la celda de la fila el promedio respecto. (sumar cada item y luego dividirlo por el nmero de items).

4. Cuando finalicen, se les solicitar que preparen de manera grfica los resultados en un palegrafo. En el momento les comunicaremos como hacerlo.


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AMBITO 1. Gestin institucional y administrativa de inversiones a. Organizacin y recursos para la gestin de inversiones

Aspecto de anlisis Calif. Comentario

1. Diseo estructural y asignacin de funciones

La institucin cuenta con una organizacin inadecuada al tamao de la inversin, se carece de una Oficina de Supervisin. No existe prctica de delegacin de funciones. La Oficina de Programacin de Inversin depende de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, lo cual es considerado positivo.

2. Procesos y procedimientos

Existen conflictos de competencia entre la Gerencia Municipal y la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, quienes no cuentan con capacidades acordes a sus responsabilidades.

3. Recursos humanos

La contratacin del personal obedece a criterios estrictamente polticos y por designacin de confianza del titular. Por otra parte, los sueldos no son acordes a la responsabilidad y las capacidades. Esto es especialmente notorio en el Oficina de Logstica

4. Ambientes de trabajo, equipamiento y TIC

Sus labores son desarrolladas en ambientes hacinados, se observa falta de mobiliarios y desorden. Sin embargo, cuentan con el nmero de equipos informticos suficientes y medios de comunicacin mnimos para realizar sus labores.

PROMEDIO (Sumar 1+2+3+4 y dividirlo por 4)

b. Gestin presupuestaria de inversiones


1. Programacin operativa de inversiones, aprobacin y actualizacin del presupuesto

El presupuesto se actualiza de acuerdo a como surgen las necesidades mensuales de cada rea. No se toma en cuenta el calendario trimestral de compromisos.

2. Ejecucin y control del presupuesto

Las reas tcnicas no coordinan con las administrativas, y no se realiza la verificacin de disponibilidad presupuestaria antes de comprometer el gasto. El pago a los proveedores ocurre sin verificar los documentos sustentatorios y por disposicin de la alta direccin. Esto genera a veces problemas al realizarse pagos por bienes y/o servicios no satisfactoriamente provistos.

3. Evaluacin del presupuesto No existe una evaluacin mensual, semestral y anual del presupuesto que permita monitorear y analizar la diferencia entre lo programado y ejecutado.

PROMEDIO (Sumar 1+2+3 y dividirlo por 3)


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c. Gestin de contrataciones e inversiones


1. Formulacin, actualizacin y aprobacin del PAAC

La elaboracin del PAC, se realiza de manera informal, sin considerar el PIA. No se agrupan los procesos de contrataciones para compras corporativas. El PAC sufre constantes modificaciones. Este es aprobado con Resolucin de Alcalda, y sus modificaciones no se registran oportunamente en el SEACE.

2. Expediente del proceso de seleccin de proveedores

Los requerimientos presentan limitaciones, no son especficos. Hay ausencia de bases estandarizadas de contrataciones por cada tipo de proyecto de inversin. Esto produce que cada vez se debe comenzar casi desde cero.

3. Desarrollo del proceso de seleccin de proveedores

No existe una programacin para el desarrollo de los procesos de seleccin, los cuales se ejecutan de una manera informal, pasando por alto las normas de contrataciones. Los contratos los suscribe el Alcalde. No se cuenta con bases de datos de proveedores de la municipalidad y menos sobre quienes son buenos o malos proveedores


d. Seguimiento a la gestin de inversiones


1. Monitoreo No hay un rea ni un responsable especfico del monitoreo de las inversiones. El seguimiento se realiza de acuerdo a los problemas que se presenten en el da a da.

2. Coordinacin interna y medidas correctivas

No se ha definido un mecanismo de coordinacin interna. Las decisiones de gestin y medidas correctivas son tomadas por cada uno de los funcionarios de acuerdo a su conocimiento y disposicin, considerando sus propios criterios tcnicos. Eventualmente hay reuniones de gerentes pero no siempre se llega a decisiones ejecutivas, ni se cuenta con los insumos de informacin bsicos para tomar decisiones.

3. Transparencia y rendicin de cuentas

La informacin del portal de transparencia esta desactualizada y es difcil de interpretar. La informacin del peridico mural y la vitrina de informacin son irrelevantes y es de difcil acceso ya que se encuentra en segundo piso donde pocas personas pueden acceder. No se realiza rendicin de cuentas a la poblacin.


Suma del mbito 1: (a + b + c + d) / 4


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AMBITO 2: Preinversin y programacin de la inversin

a. Identificacin y organizacin de las demandas y definicin de ideas de proyecto


1. Identificacin de demandas

La identificacin de las demandas de inversin de la poblacin se realiza principalmente a travs del Presupuesto Participativo y de solicitudes de la poblacin al Alcalde. No existen procedimientos que permitan priorizar los problemas o potencialidades que deben ser priorizadas a ser atendidas por los proyectos. No se consulta informacin del INEI y/o estudios especializados.

2. Recepcin, registro y control de las demandas que sern atendidas

No se tiene un registro y control de las demandas. Tampoco se cuenta con una ficha ni un registro de iniciativas de proyectos.

3. Verificacin de importancia y seleccin de las demandas que sern atendidas

No se cuenta con procedimientos que permitan verificar la importancia de las demandas de proyectos. Las demandas son atendidas por decisin poltica. Algunas veces se consideran criterios territoriales para identificar zonas del municipio poco atendidas por la inversin.

4. Organizacin de las demandas

Generalmente, se incurre en atomizacin y duplicidad con respecto a las demandas. No se cuenta con procedimientos que clasifiquen las demandas por mbito funcional.

5. Verificacin de campo y descripcin de la idea de proyecto

Se realiza la verificacin de campo con los beneficiarios, sin embargo no se hace seguimiento de la definicin de idea del proyecto, dejndolo al criterio del formulador. No se toma en cuenta los riesgos y vulnerabilidades que pudieran afectar el proyecto.

6. Organizacin y mantenimiento del banco de ideas de proyectos

La Unidad Formuladora es la encargada del registro, almacenamiento y custodia de las fichas con las cuales se registran las ideas de proyectos. No se supervisa el estado de las ideas de proyectos. Hay varias que ya estn desfasados.

PROMEDIO (Sumar 1+2+3+4+5+6 y dividirlo por 6)

b. Formulacin y supervisin de estudios de preinversin


1. Definicin de trminos de referencia de estudios de preinversin

La Unidad Formuladora no tiene TdR estandarizados por cada tipo de proyecto. Se trabaja en base a la normatividad SNIP.

2. Disponibilidad de informacin para el formulador

Se entrega al formulador una ficha de la idea de proyecto, previamente evaluada por la Unidad Formuladora. Se trabaja con precios histricos. Se le pide informacin de acuerdo a la naturaleza del proyecto.


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3. Formulacin del estudio de preinversin

No se exige el uso de informacin primaria para la formulacin de estudios. El titular se encarga de las contrataciones de los consultores. La prctica es que primero se contrata y luego se adecuan los TdR al perfil de los contratados.

4. Designacin del responsable de la supervisin

No se ha definido al responsable de supervisar la elaboracin de los estudios de preinversin. Haba uno pero cambio de puesto hace un mes.

5. Control de calidad del estudio formulado

La Unidad Formuladora emite informes de conformidad de servicio a la OPI. La verificacin es informal y no se da mediante una directiva.

PROMEDIO (Sumar 1+2+3+4+5 y dividirlo por 5)

c.Evaluacin de estudios de preinversin


1. Inicio de la evaluacin La OPI define los estndares de calidad mnimos exigidos para la evaluacin pero no cuenta con el personal profesional suficiente para realizar su labor. Son dos y requiere uno adicional.

2. Evaluacin de los estudios de preinversin

Para la evaluacin de todos sus proyectos, la OPI utiliza el protocolo SNIP. No cuenta con un protocolo propio.

3. Viabilidad de los estudios de preinversin

La OPI suscribe en cinco das la declaratoria de viabilidad de acuerdo a las normas del SNIP. El registro de los resultados de evaluacin y de viabilidad en el SNIPNET es oportuno.


d. Programacin multianual de inversiones


1. Programacin financiera de inversiones

Hay un PMIP pero no se toma en consideracin como orientador para la proyeccin y gestin de los recursos de inversin para el mediano plazo.

2. Formulacin, aprobacin y actualizacin del PMIP

PMIP aprobado pero no actualizado

PROMEDIO (Sumar 1+2 y dividirlo por 2)

Suma del mbito 2: (a + b + c + d) / 4


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AMBITO 3: Ejecucin de proyectos a.Formulacin, supervisin y aprobacin de estudios de inversin


1. Preparacin de la formulacin y supervisin de expedientes tcnicos o estudios definitivos

Los estudios de inversin son formulados sin mayor criterio tcnico, ni estndares de calidad definidos. No existen TdR y la coordinacin con el rea de presupuesto es mnima.

2. Formulacin de los expedientes tcnicos y estudios definitivos

Se entregan el perfil viable y otros documentos disponibles. Se coordina en algunos casos los objetivos, criterios tcnicos y estndares de calidad del estudio con el formulador. El formulador realiza trabajo de campo, lo cual es positivo.

3. Supervisin de los expedientes tcnicos y estudios definitivos

Eventualmente se hacen informes de supervisin, no estn definidos los procedimientos y responsabilidades. La verificacin se da a la entrega del expediente tcnico.

4. Aprobacin de los expedientes tcnicos y estudios definitivos

No se ha delegado la aprobacin del expediente tcnico o estudio definitivo, el cual se aprueba por sesin de Concejo Municipal. No existe un protocolo de evaluacin para la aprobacin, el alcalde es el que aprueba los estudios. Por lo general hay retraso en la aprobacin de los expedientes tcnicos (entres 25 y 50 das).

PROMEDIO (Sumar 1+2+3+4 y dividirlo por 4)

b. Ejecucin de proyectos


1. Preparacin para la ejecucin del proyecto

Se entrega formalmente el terreno y el cuaderno de obra foliado y autorizado para su ejecucin, sin embargo no se verifica la pertinencia de los documentos necesarios (adelanto, fianzas, estudios especializados, etc.) para la ejecucin del proyecto. El residente, inspector o supervisor es contratado por designacin del gerente Municipal o Alcalde.

2. Ejecucin y Supervisin del proyecto

Durante el proceso de ejecucin, no se verifica el cumplimiento de criterios tcnicos ni se verifica que se cumplan las condiciones del expediente. Las obras son salvo un caso- por administracin directa.

PROMEDIO (Sumar 1+2 y dividirlo por 2)


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c. Cierre de proyectos


1. Trmino del proyecto

Se designa la comisin de recepcin de obra, suscribindose el acta de recepcin correspondiente. Sin embargo, no siempre se verifica en campo la culminacin y formulacin de las obras. El inspector formula el informe de trmino del proyecto en forma oportuna.

2. Puesta en marcha del proyecto

No se adoptan medidas correctivas de ningn tipo. No se formalizan las observaciones.

3. Liquidacin del proyecto No se cuenta con un Comit de liquidacin de obras. No se encuentran definidos los procedimientos y criterios para garantizar el patrimonio de la institucin.


Suma del mbito 3: (a + b + c ) / 3

AMBITO 4: Postinversin

a. Operacin


1. Institucionalidad para la operacin

Los recursos para la operacin de las obras se obtienen del 50% de recursos de Canon (Segn DU N 060-2009) cuando lo ejecuta la municipalidad No se verifica el cumplimiento de los compromisos que asumen los responsables de otras instituciones o de los ciudadanos para la operacin de los proyectos cuando estos son transferidos a los beneficiarios.

2. Verificacin de resultados cuantitativos previstos para el proyecto

No existen procedimientos ni responsables de monitorear los bienes y/o servicios que proporcionan los proyectos. La OPI opina que es una labor que no est normada. Adems, indica que su intervencin podra prestarse a sancin por abuso de autoridad, por parte del organismo de control.

3. Verificacin de resultados cualitativos previstos para el proyecto

No se han establecido procedimientos ni prcticas que verifiquen el cumplimiento de objetivos o la finalidad por la que se ejecut el proyecto.



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b. Mantenimiento


1. Institucionalidad para el mantenimiento

En el caso de obras vinculadas a parques y jardines, se encarga la Gerencia de Servicios a la Ciudad, y para obras viales es la Gerencia de Desarrollo Urbano. Las obras que se transfieren a la sociedad civil, no cumplen con el mantenimiento correspondiente.

2. Asignacin de recursos para mantenimiento y reposicin

Los recursos de mantenimiento se financian con un 8% aproximadamente de recursos del canon, los cuales se asignan con una ficha tcnica para comprometer presupuesto en el PIA (las obras que son responsabilidad de la municipalidad), la cual es elaborada por el rea usuaria.

3. Programacin operativa para el mantenimiento

La Gerencia de Servicios a la Ciudad utiliza unas fichas tcnicas para comprometer el presupuesto de mantenimiento, pero no existe un plan de trabajo para el mantenimiento (no existe monitoreo).


c. Evaluacin ex post


1. Preparacin de la evaluacin ex post

No existe un rea responsable ni procedimientos para ejecutar las evaluaciones despus de culminados los proyectos. Por consiguiente, se descarta una planificacin para tal efecto.

2. Ejecucin de la evaluacin ex post

La OPI no asume la evaluacin ex post y no se ha designado otro funcionario para la ejecucin de esta actividad. Por tanto, la ausencia de informes sobre este tipo de evaluacin es previsible.

3. Evaluacin del impacto y del programa de inversin

Despus de que empieza la actividad de operacin de los proyectos, a pesar de que en los estudios previos se indica beneficiarios, metas, seleccin de mejor alternativa, etc., estas quedan solo como informacin porque no existen procedimientos ni reas funcionales que se responsabilicen de evaluar su cumplimiento.


Suma del mbito 4: (a + b + c ) / 3

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