CASO. ERP1
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Diapositiva 1
Universidad Nacional Mayor de San MarcosFacultad de Ciencias ContablesCPC. Walter Poma TorresSISTEMAS EMPRESARIALES DE NEGOCIOSSISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL
CASOPROYECTO ERP - MEJOREMOS PUCPhttp://www.pucp.edu.pe/mejoremospucp/sobre-el-proyecto/11Antecedentes2007Nuestra Universidad contrat a la consultora Deloitte para evaluar la infraestructura y el soporte tecnolgico de la Catlica y determinar una solucin adecuada para las necesidades institucionales.2008El estudio de Deloitte sugiri la implementacin de un ERP (Enterprise Resource Planning). Un estudio encargado a la consultora Ernst & Young confirm la necesidad de llevar a cabo cambios en cuanto a nuestra gestin en recursos humanos.2009La Catlica decide optar por un ERP de nivel mundial. Se design como responsable del proyecto al Vicerrector Administrativo, Carlos Fosca, y a Jos Flores, director del Instituto para la Calidad como director ejecutivo del proyecto.2010Se ven de cerca las experiencias de otras universidades en su proceso de implementacin de un ERP. Asimismo, se efectan diferentes estudios con usuarios de nuestros sistemas administrativos. Luego de una exhaustiva evaluacin, en noviembre del 2010 se eligi implementar PeopleSoft , ERP de Oracle, y designar como implementadora a la consultora Quanam.2011A inicios del ao se hace la estimacin de los recursos tecnolgicos requeridos por el proyecto y se evalan equipos y empresa implementadora, concurso que es obtenido por IBM. A su vez, la consultora BDOinici el Proyecto de Gestin de Seguridad de la Informacin. El 14 de febrero se inici formalmente el proyecto integrado inicialmente por 30 especialistas de nuestra administracin central.Estudios realizadosLa elaboracin de muchas de las propuestas desarrolladas a lo largo de la implementacin del Proyecto Mejoremos PUCP, han sido recogidas de diferentes estudios realizados al interior de nuestra institucin.Estudios encargados por el ProyectoInforme preliminar sobre lineamientos para la reasignacin de derechos de decisin. Mag. Edmundo Beteta, Diciembre 2011. Percepciones del funcionamiento de la Direccin de Administracin y Finanzas de la Pontificia Universidad Catlica del Per por parte de sus colaboradores. Instituto para la Calidad, Julio 2011. Documento diagnstico de los usuarios. Proyecto BPR/ERP, Octubre 2010. Informes InstitucionalesEvaluacin Final del Plan Estratgico Institucional 2007-2010. Direccin Acadmica de Planeamiento y Evaluacin, 2011. Estudio sobre Centros e Institutos de la PUCP. Comisin ad-hoc, Agosto 2010. Estudio de percepcin sobre las unidades de apoyo acadmico y administrativo PUCP. Comisin ad-hoc, Agosto 2010. Instituto para la Calidad, Informes de focus group y entrevistas:Direccin de Administracin, Octubre 2010. Direccin de Administracin, Setiembre 2009. Direccin de Informtica, Mayo 2009. Direccin de Servicios Econmicos, Noviembre 2006. Direccin de Servicios Econmicos, Diciembre 2005BeneficiosA nivel de Toma decisionesMejorar la planificacin integral del uso de nuestros recursos y de nuestros procesos de toma de decisin al contar con una informacin precisa y oportuna. Optimizar nuestros sistemas de control, brindando mayor transparencia a todo nivel de gestin. Fomentar una cultura de evaluacin, implementando un modelo de gestin centrado en resultados y rendicin de cuentas.A nivel de ProcesosAdoptar las mejores prcticas mundiales en la gestin acadmico-administrativa, la gestin de recursos humanos y la gestin comercial, econmica y financiera. Reducir la complejidad de nuestras operaciones y tiempos de respuesta para mejorar la productividad. Reducir los costos operativos a partir de la automatizacin y la estandarizacin de procesos y la maximizacin de economas de escala. A nivel de ServiciosSe enfocar en las actividades principales de las unidades. Identificar las oportunidades de mejora en nuestras operaciones y optimizar la estructura de costos de nuestros servicios. Ampliar nuestra cobertura de servicios, optimizando los flujos de trabajo y descentralizando la gestin.
1. Qu es un proceso?Es una secuencia defases o etapasordenadase interdependientes, a travs de las cuales la Universidad presta sus servicios y genera valor a sus usuarios y a la sociedad.Por ejemplo: Proceso educativo
2. Qu tipos de procesos existen?Existen dos tipos de procesos:Los procesos fundamentales que son parte del servicio final de la organizacin
Los procesos de soporte que ayudan a los procesos fundamentales.
3. Qu son los procedimientos?Cada proceso a su vez se compone de una serie de etapas. Cuando estas pueden ser identificadas a partir de tareas especficas estamos hablando de un procedimiento.4. Qu significa una gestin por procesos?
Un sistema de Gestin por Procesos estructura, estandariza y mejora las actividades administrativas llevadas a cabo por las diferentes Unidades, mediante la documentacin de procesos y el anlisis funcional correspondiente.Estandarizar nuestros procesos y procedimientos nos permitir la ejecucin correcta y oportuna de nuestras labores, adems de formalizar nuestra gestin y facilitar la transparencia, supervisin y evaluacin de nuestro trabajo.La aplicacin de este sistema permitir un mejor aprovechamiento de los recursos de la Universidad y el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecucin del mismo (evitando la repeticin de funciones y las tierras de nadie).5. En que consiste el rediseo de procesos?
El rediseo de procesos o BPR (Business process reengineering) consiste en la revisin de los procesos crticos de la institucin y en el diseo e implementacin de propuestas de mejora. El principal criterio para identificar la criticidad de un proceso es el valor generado al usuario final. De esta forma, el rediseo mejorar:El rendimiento actual de nuestros procesos administrativos en trminos de satisfaccin del cliente,Reduccin de tiempos de atencin,Automatizacin de procesos,Minimizacin de fuentes de error,Disponibilidad de la informacin y transparencia,Reduccin de costos y mayor flexibilidad.6. Cmo se implementa el rediseo de procesos?Una vez identificados los procesos crticos se identifican losresultados deseadospara estos procesos. Para esto se hace uso de la siguiente gua:Ubicar clientes o usuarios:Por qu hacemos lo que hacemos?, Qu necesidades satisface? Reconocer la necesidad de cambiar:Por qu lo hacemos como lo hacemos?, Qu debera suceder para que el proceso funcione de manera ptima? Visualizacin del nuevo proceso: Delinear una imagen mental del resultado que se pretende alcanzar. Identificar las actividades crticas del proceso, aquellas que le generan valor. Una forma complementaria de abordar el rediseo de procesos consiste en identificar un problema crtico, una oportunidad de cambio o una nueva manera de prestar un servicio que posea un gran impacto sobre la organizacin y nuestros usuarios7. Cmo afecta el ERP PeopleSoft al rediseo de procesos?
Adems de permitirnos incorporar las mejores prcticas en la gestin administrativa, la implementacin del ERP PeopleSoft nos permitir reducir la complejidad de nuestras operaciones, reduciendo tiempos de respuesta a partir de la automatizacin de las transacciones manuales, la estandarizacin de los procesos y la maximizacin de economas de escala.La mayor parte del trabajo improductivo de una organizacin es debido a los lmites administrativos entre las unidades, verdaderas fronteras internas creadas dentro de la organizacin. En el da a da, se pretende liberar el tiempo que el trabajador dedica a coordinaciones, esperas, verificaciones, conciliaciones, controles, eliminando el trabajo que no agrega valor.
8. La automatizacin de procesos implica la despersonalizacin en los servicios que brinda la Universidad?
Ciertamente la implementacin de un ERP remplazar muchos de nuestros procesos que hoy son manuales; sin embargo, la ejecucin manual de dichos procesos no agrega mayor valor a la institucin; por el contrario, muchas veces retardan los procesos y representan una posible prdida de fiabilidad.Dicha automatizacin permitir que este personal administrativo pueda dedicarse ahora a funciones en las que generen mayor valor a la institucin, como el planeamiento, la evaluacin, el control y, por sobre todo, el servicio al usuario.9. Qu pasar con las personas que hoy en da realizan los procesos que sern automatizados?
Una vez que el sistema est estabilizado, se evaluar la redistribucin de tareas de nuestro personal de la PUCP.10. Qu beneficios trae consigo el rediseo de procesos?
El rediseo de procesos a mediano plazo permitir:Definir los roles y responsabilidades en torno a la ejecucin y el control del proceso. Desarrollar un enfoque pensado en la atencin a los usuarios finales. Reducir las comprobaciones y controles, sustentar el rediseo de procesos en un sistema de autocontrol y reporte. Eliminar pasos que no agregan valor al proceso: inspecciones, firmas, transcripciones, reportes intermedios, duplicidades. Ingresar la informacin una sola vez y capturar la informacin de esta nica fuente. Considerar la descentralizacin sin perder las bondades (por economa de escala) de la centralizacin. Implementar una cultura de planificacin y proyeccin de necesidades por parte de las unidades. Cambiar el orden secuencial tradicional por el orden natural de los procesos y detectar desviaciones: por controles, por polticas, personalizaciones o limitaciones del sistema. Empezar a trabajar para nuestros clientes, esta ser la base para el desarrollo de una nueva cultura del servicio al cliente.
11. Cmo se espera lograr la implementacin de estas mejoras?
Entendemos que la resistencia al cambio es un proceso natural y que normalmente las iniciativas de gran alcance generan una serie de temores, fricciones y resistencias. Es por eso que se ha diseado un programa de capacitacin y participacin para todos los usuarios de este nuevo sistema.Nuestro objetivo es preparar a la Universidad para recibir el cambio de una manera controlada que nos permita atender las expectativas y percepciones sobre el proyecto. Para ello, es importante el compromiso que esperamos de todos los miembros de nuestra comunidad.DESARROLLO
18Qu es un ERP?
Un ERP (Enterprise Resource Planning), o sistema de Planificacin de Recursos Institucionales, es un sistema de gestin de informacin que integra y automatiza los procesos operativos y administrativos y est basado en las buenas prcticas de instituciones lderes a nivel mundial.2. Cules son las principales caractersticas de un ERP? Un ERP cuenta principalmente con tres caractersticas:IntegradoIntegra todas las reas y procesos enviando la informacin a una nica base de datos centralizada, lo cual facilita el acceso a informacin, reduccin de tiempo y costos.ModularCada rea o proceso es gestionado en un mdulo independiente, pero que al mismo tiempo permita compartir la informacin con mdulos desde una base de datos centralizada.AdaptableSe puede personalizar de acuerdo a cada tipo de institucin y a sus necesidades particulares.3. Qu beneficios trae implementar un ERP?Los beneficios de implementar un ERP son:Mejorar la eficiencia general a travs de la optimizacin de los procesos.Transparencia y acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).Conocer de manera integrada el estado de todas las operaciones de la institucin.Incrementar la satisfaccin de usuarios y clientes.Minimizar los errores humanos por digitacin de datos.Facilitar el aprendizaje organizacional, al brindar la posibilidad de compartir informacin entre todas las personas de la institucin.Eliminacin de labores y operaciones que no generan valor.4. Se ha evaluado los beneficios de su implementacin en la PUCP?Segn un estudio encargado en el ao 2008 a la firma consultora Deloitte, la Universidad reducira un nmero significativo de horas hombre por verificacin de informacin, procesos manuales, generacin de reportes y por bsqueda de informacin de origen (trazabilidad)1.Asimismo, esta visin espera resolver un escenario actual de los sistemas de la Universidad que no soportan integralmente los procesos administrativos, por lo cual existe una gran cantidad de procesos mixtos o manuales que generan riesgo de ejecucin errnea, inexacta e inconsistente.1 Se entiende trazabilidad como el conjunto de aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histrico, la ubicacin y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a travs de unas herramientas determinadas.5. Cmo se determin el alcance del ERP?
El alcance para la primera etapa de este proyecto se determin sobre la base de un estudio de requerimiento institucionales RFP (Request for Proposal), encargado a la consultora Ernst & Young a mediados del 2010, el cual recogi los requerimientos funcionales de las diferentes unidades administrativas.En un primer momento se relevaron cerca de 841 requerimiento funcionales
6. Quines son nuestros aliados estratgicos en este proyecto?
Como parte del proyecto de implementacin del ERP, la Universidad ha contratado los servicios de las siguientes empresas:Oracle: Software ERP y Bases de Datos; Quanam: consultora de implementacin;IBM: hosting Hardware y Claro: conectividad7. Cmo eligi la Universidad el ERP que implementar?
En el ao 2008, se le encarg a la firma consultora Deloitte un estudio a fin de identificar y evaluar las tecnolgicas informticas disponibles tanto a nivel local como internacional para dar soporte a los procesos administrativos de la Universidad. Evaluado los requerimientos funcionales y de informacin, los productos propuestos fueron ORACLE PeopleSoft y SAP ERP.La alta direccin de nuestra Universidad design una comisin ad-hoc que evalu las propuestas tcnicas y econmicas de ambas compaas. Es esta instancia la que elige implementar el ERP PeopleSoft en nuestra Universidad.
8. Qu es el ERP PeopleSoft? Este es un software integrado de Oracle que ofrece una gran variedad de aplicaciones de gestin para ayudar en la ejecucin del da a da y el funcionamiento de los procesos de back-office de la universidad, lo que permite: aumentar la productividad, acelerar el rendimiento de la institucin y disminuir sus costos de propiedad.PeopleSoft se compone de una estructura de mdulos interrelacionados que comparten una nica base de informacin9. Otras universidades utilizan PeopleSoft en su gestin?S, muchas universidades en EEUU y Latinoamrica utilizan PeopleSoft en su gestin administrativa y acadmica.Asimismo, Oracle es un referente tecnolgico en el segmento de educacin superior, como muestra este estudio anual dirigido por Institute of Higher Education, Shanghai Jiao Tong University
10. Cmo se implementar el ERP PeopleSoft?La PUCP adopt Q-MAP, diseada por la consultora Quanam, como metodologa de administracin e implementacin del proyecto. Dicha metodologa est basada en los criterios del PMI (Project Management Institute) y establece las diferentes etapas a lo largo de su ciclo de vida, considerando las reas de conocimiento definidas como: alcance, tiempo, costo, recursos humanos, comunicaciones, calidad y riesgos.A partir de esto, se realiza una gestin profesional y ordenada del proyecto que permite un manejo adecuado respecto de los costos, la eficiencia y la entrega11. Quin se encarga de la implementacin del ERP PeopleSoft?
La PUCP ha contratado los servicios de la consultora Quanam, Business Partner Platinum de ORACLE, para esta implementacin; la cual tiene experiencia regional en Amrica Latina en implementaciones en educacin superior con ms de 30 aos en el mercado y 14 en el Per.Dentro de sus clientes, tenemos las siguientes universidades: Pontificia Universidad Javeriana (Bogot y Cali), Universidad de Santiago de Chile, Universidad Alberto Hurtado (Chile), Universidad Andrs Bello (Chile), Universidad El Bosque (Colombia), Universidad de Palermo (Argentina) y UNISINOS (Universidade do Vale do Rio Sinos, Brasil).12. PeopleSoft remplazar los sistemas actuales?
No, la implementacin del PeopleSoft ir remplazando paulatinamente los actuales sistemas de la Universidad (SIPUCP, SICOP, Campus Virtual), pero por el momento ser necesaria la coexistencia entre estas plataformas, las cuales en algunos casos funcionarn en paralelo (como en el caso de Contabilidad y Presupuestos).
13. Cunto tiempo tomar la estabilizacin del sistema?
Tomar aproximadamente cuatro meses que el sistema funcione sin mayor problema. Sin embargo, toma aproximadamente unos 18 meses que un ERP responda a plenitud de su capacidad.Como todo proceso de cambio, se presentarn algunos problemas cotidianos a los que no estaremos acostumbrados. Para superarlos de la manera ms eficiente es necesaria su amplia colaboracin y comprensin.14. El ERP PeopleSoft se comunicar con nuestros sistemas actuales PUCP?
S, durante esta primera etapa ser necesaria integrar la informacin entre ambos sistemas. Para llevar esto a cabo, la Direccin de Informtica DIRINFO viene desarrollando algunas interfaces.Las interfaces son conexiones informticas que facilitan el intercambio de datos entre diferentes sistemas
15. El ERP PeopleSoft se comunicar con la informacin que generan nuestros sistemas actuales PUCP?
S, la implementacin del Peoplesoft requiere la migracin de datos entre estos sistemas. Para ello, se requiere convertir el formato de los datos de los sistemas actuales PUCP al formato de datos que soporta el ERP PeopleSoft.
16. En qu momento se produce la migracin de datos al ERP PeopleSoft?
Para la realizacin de la migracin de datos y la puesta en productivo de las fases generadas ser necesario anticipar un cierre contable, lo cual implica un periodo durante el cual no se podr realizar registros, autorizaciones y atencin de pedidos desde los sistemas PUCP.Este cierre ser programado y notificado a toda la comunidad universitaria con anticipacin y se sealarn las alternativas dispuestas para que los servicios de la Universidad no se vean interrumpidos.17. Dnde se almacena la data una vez implementado el ERP?
La informacin de las transacciones se almacenar en la base de datos del sistema en donde se ejecutan. Sin embargo, la actualizacin de la informacin correspondiente a los maestros de informacin (data maestra) ser desarrollada exclusivamente desde el ERP. Esto incluye las siguientes catlogos de datos: Catlogo de Proveedores, Estructuras Contables, Activos Fijos, Cuentas Bancarias, Artculos de Inventario, Clientes, Proyectos de Inversin, Proyectos de Investigacin, Empleados (docentes y administrativos), Estructura de Posiciones, y Conceptos y Procesos de Nmina.18. Se podr acceder a la informacin anterior a PeopleSoft?
La informacin de las solicitudes anteriores podr ser vistas desde los sistemas, ya que se mantendrn todas las consultas desde Campus Virtual, SICOP y SIPUC.Sin embargo, las solicitudes pendientes de atencin se encontrarn en PeopleSoft a partir de su implementacin
Qu significa trabajar con un servidor externo (hosting)?
Actualmente toda nuestra informacin est concentrada en un slo nodo en el campus universitario. La implementacin del PeopleSoft y Hyperion se alojar en los Campus Tecnolgicos de IBM ubicados en los distritos de La Molina y San Isidro; lo que permitir que al presentarse alguna incidencia en alguno de los nodos, el segundo est preparado para soportar el 100% de la carga productiva.