Case history bindi v04

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Il caso Bindi è una storica e consolidata realtà aziendale che dal 1946 opera nel segmento alimentare della ristorazione industriale, offrendo ai propri clienti prodotti dolciari su ordinazione. L’eccellenza nei processi organizzativi e produttivi e la continua tendenza all’innovazione sono alla base del successo di Bindi, che ha portato la qualità della pasticceria fresca italiana in tutto il mondo. Bindi, oltre che in Italia, attualmente opera in Europa, America del nord ed Asia ed impiega circa 600 dipendenti.

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Il caso

 

Bindi è una storica e consolidata realtà aziendale che dal 1946 opera nel segmento alimentare della ristorazione industriale,

offrendo ai propri clienti prodotti dolciari su ordinazione.L’eccellenza nei processi organizzativi e produttivi e la continua tendenza all’innovazione sono alla base del successo di Bindi,

che ha portato la qualità della pasticceria fresca italiana in tutto il mondo.

Bindi, oltre che in Italia, attualmente opera in Europa, America del nord ed Asia ed impiega circa 600 dipendenti.

 

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Tipologia di documenti gestiti

I documenti attualmente gestiti dal gruppo sono:

• Fatture attive• Fatture passive• Bolle di tentata vendita• DDT• Giornali Bollato• Comodati (lettere e DDT)• Amministrazione Commerciale Clienti (contratti, piani

operativi, garanzie, corrispondenza varia, lettere di intento, piani di rientro)

• Pratiche a Legale Clienti (solleciti, comunicazioni a clienti tramite fax, mail e PEC, lettere d’incarico a legale, fatture legale, Atti legali, corrispondenza varia con legale)

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• Ordini Fornitori• Giudizi medici• Qualità • Etica• Ambiente & sicurezza

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Volumi dei documenti gestiti

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Volumi annuali:

per un totale di oltre 2.500.000 documenti archiviati nell’arco di sette anni (dal 2008, anno di avviamento del progetto, fino al 2015)

120.000 Fatture Clienti14.000 Fatture Fornitori

122.000 Bolle Tentata Vendita64.000 DDT Clienti  3.700 Ordini Fornitori

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Alcuni aspetti di gestione funzionale

Archiviazione:automatica con servizio Spool Recognitionautomatica con chiamate via SDK o Web servicemanuale attraverso maschere specifiche con l’utilizzo

anche di modelli Word/Excel predefinitiGestione pratiche Gestione automatica delle relazioni tra documenti (fatture attive bolle)Workflow di valutazione/approvazione delle procedure aziendali riguardanti i documenti di qualità, etica, ambiente e sicurezzaWorkflow di approvazione al caricamento delle fatture passiveConservazione ElettronicaRiconoscimento OCRIntegrazione con Dynamics AX

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Fatture Fornitori con Protocollo Iva digitale(processo paperless)

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Caricamento fattura nel

sistema contabile con

supporto OCR

Viene generato un profilo generico su Arxivar, associato all’immagine della fattura e ai dati riconosciuti dall’OCR

1

7

34

Ricevimento fattura per mail

(o scansione del documento cartaceo se ricevuto via

posta tradizionale)

6

DynamicsAX

2

Il documento è sottoposto a processo di workflow approvativo (controllo dei dati riconosciuti dall’OCR,

segnalazione documenti doppi, …)

?

APPROVAZIONESTOP

Applicazione a video del

timbro digitale

Aggiornamento immagine documento in Arxivar

Aggiornamento profilo documento

5

FATTURA

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Processo approvativo delle fatture fornitori

6

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Il processo approvativo in Arxivar

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Conservazione elettronica

8

Firma digitale dei documenti

Generazione di un pacchetto di versamento

Inoltro dell’Hash all’ente preposto per l’apposizione della

marcatura temporale (ove previsto dalla legge)

Inoltro dell’Hash all’ente

preposto per l’apposizione

della marcatura temporale

Memorizzazione del pacchetto sulla cartella del server adibita a

repository

1

2

3

4

5

6

7

Trasformazione del pacchetto di versamento in pacchetto di archiviazione e apposizione

della firma digitale

Archiviazione ottica dei documenti in formato pdf (o formato xml per le fatture PA), completi del proprio

profilo documento

Fatture PA Fatture attive

Fatture passive

Bollato Iva

Giornale Bollato

Libro Inventario

Libro Cespiti

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Tentata VenditaProcesso con associazione bolle via barcode

Sincronizzazione dei palmari per lo scarico delle bolle nel sistema ERP con generazione del profilo in Arxivar

Il tentatista stampa una bolla di Tentata Vendita corredata di

BARCODE

1

3a Scansione cumulativa di tutte le bolle di tentata vendita firmate

Il documento, associato al suo profilo, è

memorizzato in Arxivar

3bDynamics

AXMTX

La bolla di Tentata Vendita viene fatta firmare al momento della consegna della merce

2

A FINE GIORNATA

Erp

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Schema del Processo Work-Flow per qualità, etica e ambiente & sicurezza

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Il processo in Arxivar

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è il software utilizzato per la gestione della documentazione ed in

particolare per l'approvazione e l'archiviazione delle procedure a

livello aziendale.