[CAS-LC UTP] Manual de Comunicacion Interna y Externa 2011
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Elaborado por:
MANUAL DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
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Índice
Comunicaciones Internas 3
Estándar para mensajes de correo electrónico 4
Creación y administración de grupos 4
Spams y Correos masivos 5
Social Media 6
Canales de Comunicación 6
Comunicaciones externas 7
El mensaje correcto 7
El mensaje visual correcto 8
Social Media y Web 2.0 13
Correos y correspondencia 15
3
Toda la comunicación que se haga tanto interna como externa debe cumplir
con los artículos que están contemplados en las secciones II y III del título IX
en el compendio del LC UTP.
Comunicaciones Internas
La comunicación interna juega un papel decisivo en cada organización y en
AIESEC no es lo de menos, debido a que esta es el instrumento en el cual
todos los miembros pueden comunicarse y estar informados con cada una de
las personas que se encuentran en AIESEC.
Las comunicaciones internas tienen dentro del LC UTP tienen como objetivo:
1. Transmitir la información específica de la organización a todos
los miembros del LC UTP.
Debido a que una organización no funciona sin que sus miembros
sepan lo que tienen que hacer, el límite de tiempo para cumplir
las tareas y más importante conocer que es lo que está pasando
tanto a nivel del comité local como de AIESEC Internacional.
2. Fomentar y proyectar los valores AIESEC a cada miembro.
La misión, visión y los valores que cada AIESECo debe tener
deben ser no solo conocidos sino apoyados y puestos en práctica
por todos, sino ¿qué valor tiene haberlos redactado? La mejor
manera de inculcar y recordar estos valores es transmitirlos
diariamente, a través de la comunicación interna.
3. Motivar y conocer la opinión de sus miembros en algunos
aspectos.
Tanto la motivación como la opinión de cada miembro de AIESEC
es sumamente importante debido a esto las comunicaciones
internas se vuelven la forma más rápida y factible de llegar a
todos los miembros, conocer sus opiniones y mantenerlos
motivados con posiciones de liderazgo, nuevas oportunidades,
etc…
A continuación capitulamos los puntos que todo miembro debe seguir:
4
Estándar para Mensaje en correo electrónico
Se deben utilizar solo cuentas de Gmail o de mail.aiesec.net para enviar los correos relacionados con las actividades del comité.
Para cualquier mensaje que se envié a través de los canales de correo electrónico es importante que se tenga una firma electrónica con motivo
de AIESEC. La firma debe llevar la siguiente información: Nombre
El nombre de la persona debe estar escrito en un mismo tipo de letra en tamaño 12 y debe mostrar el primer nombre y el primer
apellido Números de contacto
Se recomienda clocar máximo 2 números de contacto se parados
por un “/” en la misma letra utilizada para el nombre, en tamaño 10
Cargo que desempeña El cargo debe estar en un mismo tipo de letra tamaño 10 y debe tener el nombre completo del cargo o posición que el miembro
posea. Si el miembro posee más de un cargo cada cargo se clocara en
líneas individuales cada cargo que se posea. Logo de AIESEC
El logo de AIESEC debe seguir las normas de Branding y correcto
uso del logo. Puede utilizarse el logo corto en colores blanco/azul o blanco/negro.
Creación y administración de Grupos
La responsabilidad de la creación y administración de los grupos corresponde al líder (LCVP, LCP, OCP etc.) del equipo.
Si algún miembro posee los poderes administrativos de un grupo, debe
ser bajo el consentimiento del líder de equipo.
Es responsabilidad de los administradores de cada grupo hacer revisión periódica de la membresía en los miembros del grupo, para evitar que
llegue innecesariamente información a otros miembros, y que si llegue a quienes debería.
5
Spam y correos masivos
Los correos masivos o SPAMS deben contener información relacionada a actividades del comité solamente.
El título del asunto debe comenzar con “[LCUTP]”. Seguido el título del asunto debe ser descriptivo haciendo referencia a la información que
contiene. Ejemplo:
[LCUTP] Feliz Cumpleaños Ana
[LCUTP] Invitación a la conferencia internacional [LCUTP] Horario para stands de la semana
En cuanto al contenido de los correos masivos se deben utilizar dos formatos:
1. Texto enriquecido con imágenes
Tanto Gmail, como mail.aiesec.net permiten incluir texto enriquecido con colores, diversos emoticones, colores y tamaños
de letra; además de la opción para insertar imágenes. Los mensajes enviados en este formato no deben superar el largo de una página 8.5” x 11”.
2. Una imagen única en el mensaje
Si el mensaje del correo masivo se enviara en formato de una
sola imagen el diseño no debe ser mayor a 8.5” de ancho y 11” de alto. El diseño debe poseer una orientación vertical. Los diseños
horizontales son más difíciles de presentar en el correo.
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Social Media
La comunicación interna a través de las redes sociales es responsabilidad de las personas encargadas en el área de manejo de Información (IM) en conjunto con el LCVP COMM.
Se deben establecer de la manera más clara posible los canales específicos para manejar la comunicación interna (grupos de Facebook, cuenta de Twitter, canal de Youtube, etc.) en los cuales sería transmitida
la información.
Debe procurarse que al ser información sólo para miembros actuales de AIESEC, ésta no se mezcle con información a externos; ya que podría
confundirlos, tener información que no deberían o no comprenderían.
Debe procurarse una revisión periódica de los canales de comunicación para evaluar qué información sigue vigente, por parte de quienes tienen acceso a ella y administrar y mantener estas cuentas.
Canales de Comunicación
Cuando canales de comunicación se refiere debe mantenerse el flujo correcto de información.
Si el contenido del mensaje es para todos los miembros de un área
específica el mensaje debe enviarse solamente a través de los correos directos o utilizando el correo del grupo al que pertenece el área.
El correo del grupo del LC UTP solo se utilizara para mensajes que contengan información dirigida a todo el comité.
Cuando algún miembro tenga un mensaje que enviar para invitaciones,
o la participación del LC UTP en cualquier actividad no organizada por el propio LC UTP, el miembro que envié este mensaje deberá tener la autorización de su leader directo o de algún miembro del EB.
Todos los mensajes deben poseer un lenguaje sencillo de entender y no
ser ofensivos ni contener imágenes inapropiadas.
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Comunicaciones Externas
La comunicación externa es la base que establece el enlace de conexión entre
nuestros stakeholders y nuestros objetivos, metas y visiones. Se puede hablar
de nosotros a partir de nuestros logros y actividades pero si no son
promocionadas, poco van a impactar en el público que nos interesa llegar. Para
poder llegar a impactar como positivamente a la sociedad con nuestro mensaje
necesitamos primeramente ser cónsonos con nuestras acciones, tener un pleno
conocimiento de nuestros valores y sobre todo demostrar que vivimos lo que
hacemos, por ende para ello debemos ser uniformes en nuestra manera de
transmitir el mensaje.
La uniformidad no implica cuartar la creatividad, es solo una manera de
establecer las bases del mensaje central que queremos enviar, además
demuestra madurez y confianza al público receptor.
A continuación detallamos los detalles de los procesos y políticas de
comunicación externa que se recomiendan seguir para el comité local de
AIESEC en la Universidad Tecnológica de Panamá
El mensaje correcto
Cada vez que se habla sobre AIESEC se recomiendan ciertas pautas
claves para evitar confusiones acerca de nosotros:
- Nuestro producto es liderazgo: Esa es nuestra principal característica
y lo que nos hace diferentes de muchas otras ONG alrededor del
mundo y tiene que ponderarse. Se recomienda que al comenzar
algún escrito o charla se comience mencionando ese tópico para
enfocar la atención.
- Nuestras oportunidades no son solo intercambios: Un punto clave
que todos usamos para llamar la atención es enfatizar en los
intercambios, pero hay que saber usar este tema porque se nos
puede confundir con alguna “agencia de viajes” o alguna
organización que solo ejecuta intercambios culturales lo cual no es
así, siempre se debe recalcar que el proceso de intercambio es uno
de los pasos importantes en el engranaje de la industria de liderazgo
que ofrece AIESEC.
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- Nuestra Visión y Valores: Algo que debe quedar claro es por qué
hacemos esto, no hay mejor manera de capturar la confianza del
público es demostrando nuestro interés de cambiar al mundo
mediante la creación de líderes que hagan un impacto positivo a la
sociedad, además de esto tenemos los valores AIESECos que son la
espina dorsal del perfil de cada uno de nuestros miembros.
En general con estas pautas el público que lee un artículo o escucha una
entrevista queda claro sobre nosotros, sin embargo estos mismos
valores tiene que hacerse visibles cuando presentamos la imagen de la
organización mediante nuestros logos, banners y cualquier otro tipo de
comunicación visual.
El mensaje visual correcto
El logo de AIESEC, el nombre y todo lo que define en una palabra o en
una imagen lo que somos es un punto delicado a la hora de comunicar.
No importa lo mucho que te esfuerces intentando escribir un excelente
comunicado o una grandiosa entrevista si cuando el público entra a tu
página web o ve algún banner encuentra algunas cosas que distraen o
confunden al público. Hay ciertos parámetros que definen la marca de
AIESEC y que transmiten visualmente nuestros valores. La unificación de
este mensaje a nivel mundial crea una tendencia y define de mejor
manera lo que somos y crea una solidad que da confianza a la persona
que recibe el mensaje. Por ende a continuación resumiremos lo
principales dogmas a la hora de utilizar la imagen de AIESEC en
cualquier lado del mundo
-Logo: El logo nunca debe ser modificado, solamente se pueden usar
las tres variantes que AIESEC Internacional permite que son el logo
corto, el logo con el descriptor y el logo sin el descriptor.
Logo con descriptor
Logo sin descriptor
Logo corto
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El logo solo puede ser usado con tres combinaciones de colores el azul,
naranja y el negro. Las especificaciones de qué tipo de azul exacto se
designan mejor con códigos tipo RGB u otros. El siguiente diagrama
muestras los códigos de los colores establecidos por regla general.
Estos colores solo pueden usarse con cada tipo de logo de la siguiente
manera, ninguna combinación que no salga a continuación puede ser
usada o añadida:
Logo corto
10
Logo con descriptor
Logo sin descriptor
Para proteger la fortaleza y la integridad del logotipo se debe usar el
espacio libre que se encuentra al lado derecho del logo. Este espacio
no se debe utilizar para añadir ningún tipo de texto, imagen, sombra,
efecto o cualquier otra cosa. La única excepción es el logo con el
descriptor global. En el ejemplo siguiente, la unidad de medida para el
espacio libre es igual a la altura de la gente. El espacio libre en el lado
derecho e de 1 unidad. El espacio libre en la parte inferior izquierda y
la parte superior es de 0.5 unidades.
El lugar recomendado para colocar el logotipo es al lado izquierdo de la
página en el lado superior o inferior. El logo debe cubrir al menos el
11
80% de la página de manera horizontal. El logotipo debe ser colocado
en un lugar destacado, no se debe colocar como fondo texto o debajo
de imágenes.
- El logo del comité local: El logo del comité es el que designa la
identidad de nuestro grupo de trabajo y por ende debe usarse de
manera acorde. A continuación unos tips de uso del logo:
El logo debe usarse tal de manera tal que sea total o
parcialmente observable. Puede usarse como fondo de texto de
un escrito pero se prefiere que en caso tal el documento ocupe
imágenes que bloqueen total o parcialmente la apreciación del
logo, este no se use.
El logo puede colocarse en el centro de la página ocupando gran
parte de ella o puede colocarse en una esquina de la página. En
una página solo puede observarse un logo del comité local no
se debe permitir que salgan dos logos en forma paralela o
longitudinal en una misma página.
En caso tal que se usen logos de otros comités locales o el logo
del comité miembro, se recomienda organizarlos de acuerdo al
orden por jerarquía.
Preferiblemente el logo debe usarse únicamente en las
versiones de uso común que establece la junta directiva con la
vicepresidencia de comunicaciones. Las versiones validas del
logo del comité local son las siguientes
12
El logo se recomienda para el uso de material de promoción
como sweaters, t-shirts, pulseras u otros. Es preferible para él
envió de material de comunicación como cartas, correos u otros
al público externo solo se utilice el logo de AIESEC, para evitar
confundir a las personas sobre si la organización esta
fraccionada o son cosas distintas. El logo del comité local
preferiblemente debe usarse para acercarse al público de la
universidad para hacer sentir cierto tipo de propiedad en lo que
respecta la organización con la institución donde estudian o
trabajan.
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Social Media y Web 2.0
Las redes sociales son la herramienta más importante para comunicar
algo hoy en día. Todos comunicamos un mensaje, hasta con nuestras
actividades personales, por ende tenemos que tener claro que como
miembros de la organización el público va a mirar con demasiado cuidado
todas nuestras publicaciones que relacionemos con la organización por
medio de alguna etiqueta, nombre o aparición de la imagen de la
organización.
A continuación algunas políticas del uso de las paginas oficiales de la
organización y el uso de etiquetas o del nombre de la organización en
nuestras cuentas personales
- Etiqueta a AIESEC en actividades AIESECas: Charlas,
congresos, trabajos en equipo, apariciones en medios, posters
promocionales, testimonios de liderazgo; esas son actividades
que realizamos como AIESEC y en nombre de la visión que
tenemos, alguna actividad que no sea relacionada con eso en la
que miembros participen preferiblemente debe obviar
totalmente el nombre de la organización o cualquiera cosa que
la vincule a ella. Sin embargo es cierto que uno quiere
compartir algunos momentos divertidos que se viven al
compartir con la comunidad AIESECa, para eso te
recomendamos que utilices filtros de seguridad para fotos,
videos o menciones.
- Usa un lenguaje entendible: Las redes sociales deben ser la
mejor manera para informar de tus actividades, pero claro está
que en la organización usamos muchas siglas para acortar
algunas frases. Sin embargo recuerda que tu perfil no solo lo
observan personas de la organización, así que recomendamos
obviar el uso de siglas al referirte algún tipo de actividad en la
que participes, las personas se pueden interesar más en lo que
haces dentro de la organización si entienden a groso modo tu
actuación dentro de ella, más si no lo comprenden debido al
uso de siglas pueden confundir a la persona.
- Cada comunicación tiene su vía: Las redes sociales son
prácticas para el uso de la comunicación interna, pero en
realidad no son diseñadas para ello. Hay otras vías para la
comunicación interna como el correo electrónico, myaiesec.net
y otros. Así que evita usar cuentas de la organización para
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comunicar detalles internos y mucho más si son informaciones
delicadas o sensibles que solo deben ser manejadas por los
miembros de la organización.
- Comparte únicamente material importante: Si vas a compartir
alguna información en el muro de la página del comité en
Facebook, en la cuenta de twitter del comité o en alguna otra
red social, asegúrate que sea solo material que este alineado
con la misión y visión de AIESEC.
- Actualización constante: Si quieres mantener a un público
atento a lo que hacemos, mantén constantemente
actualizaciones de tus actividades en la página de tu comité e
invita a tus miembros a compartir este tipo de información en
sus muros.
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Correos y correspondencia
Una manera sencilla de comunicar externamente a la organización
es mediante el uso del posicionamiento mediante el correo. Cada
email que envíes asegúrate que tenga una firma corporativa en la
que sea visible tu nombre y tu posición dentro de la organización,
de esta manera captaras la atención del público cercano a ti y de
las personas cercanas a ellos.
Un ejemplo de una firma institucional puede ser la siguiente:
Fulano Sulano Detal
Marketing & Communications
Local Committee in UTP
AIESEC in Central America South – Panama
E-mail: [email protected]
Mobile: (507) 268-98-23