Cartilla notarios

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR

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Manual de

Inducción aNotarios y Función

Notarial Consular



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Superintendencia de Notariado y RegistroMinisterio del Interior y de JusticiaCalle 26 No. 13-49 Int. 201www.supernotariado.gov.coe-mail: [email protected]

Bogotá D.C. 2008

Manual de Inducción a Notarios y Función Notarial Consular.Resolución No. 8423 de Noviembre 21 de 2008

Superintendencia de Notariado y RegistroMinisterio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia



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Dirección

Lida Beatriz Salazar MorenoSuperintendente de Notariado y Registro

Andrés Tapias TorresSuperintendente Delegada para el Notariado

Doris Amanda Rodríguez OrtegaSecretaria General

María Teresa Salamanca AcostaJefe Oficina Asesora Jurídica

Diego Andrés Triana TrujilloJefe Oficina Investigación y Capacitación

Julia Beatriz Gutiérrez RodríguezCoordinadora Grupo de Divulgación

Grupo de Trabajo

Concepción Farfán Montaño

Nancy Álvarez Garzón

Miguel Ángel Quintero Lizarazo



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Señor notario, la Superintendencia de Notariado y Registro, a través de la Delegada para el Notariado, presenta esta herramienta de trabajo con el fin de que pueda tener una guía sencilla, útil y productiva para el desarrollo de la función pública notarial, que empezará a ejercer a partir de la fecha. Actualizaremos la cartilla, en la medida en que la legislación notarial pueda ir cambiando, para facilitarle su desempeño.

Es importante para el desarrollo armónico de las relaciones del notario con los ciudadanos y a través de esta guía la Superintendencia aspira a consolidar el conocimiento que pueda usted tener y con ello contribuir a mejorar la prestación del servicio público notarial.

Con el fin de divulgar lo que es el Notariado colombiano, sus funciones y responsabilidades, se ha diseñado esta pu-blicación de una forma didáctica, que le permita consultarla rápidamente, para guiarlo hacia la norma aplicable a cada función que va a desarrollar en su nuevo cargo.

Sea esta la oportunidad, señor notario, para impulsarlo a que avance siempre en la modernización y nueva tecnología de la institución notarial. Estamos prestos a recibir sus aportes que coadyuven al beneficio general, con el pleno recono-cimiento que debe existir sobre la dignidad, honestidad y profesionalismo en el ejercicio de su cargo.

Lida Beatriz Salazar MorenoSuperintendente de Notariado y Registro

1. Introducción



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2. Resolución No. 8423 (Noviembre 21 de 2008)

Por la cual se adopta el Manual de Inducción a Notarios y Función Notarial Consular.

LA SUPERINTENDENTE DE NOTARIDO Y REGISTRO

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las previstas en el numeral 14 del artículo 12 y los numera-

les 1 y 3 del artículo 13 del Decreto 412 de 2007, y

Considerando:

Que a la Superintendencia Delegada para el Notariado le compete preparar los documentos técnicos que sirvan de base para orientar y mejorar la prestación del servicio público notarial, la inducción a los nuevos Notarios y el asesoramiento en la función notarial a los nuevos Cón-sules de Colombia en el exterior.

Que en desarrollo de lo anterior, se preparó el “Manual de Inducción a Notarios y la Función Notarial Consular” para coadyuvar en el desarrollo de la función fedante que deben cumplir los Notarios y los Cónsules, y como herramienta para la consulta frente a las responsabilida-des que el Estado les ha encomendado en el interior y exterior del país.



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Resuelve:

Artículo Primero: Adoptar el Manual de Inducción a Notarios y la Función Notarial Consular, que se divulgará a través de una cartilla editada y publicada por la Superintendencia de Notariado y Registro.

Publíquese y Cúmplase

Dada en Bogotá D.C. Noviembre 21 de 2008

Lida Salazar MorenoSuperintendente de Notariado y Registro



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Tabla de Contenido

Introducción....................................................... Resolución........................................................ ¿Quiénes somos? Superintendencia de Notariado y Registro.....................................13 Función Notarial............................................19 Competencias funcionales del notario..........29 Aspectos administrativos..............................35 Obligaciones del Notario...............................39 ¿Quién vigila a los notarios?.......................... Procedimiento para la entrega de la Notaría con verificación de la SNR................ Función notarial consular............................... Casuística sobre temas consulares................

1.2.3.

4.5.6.7.8.9.

10.11.



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3. ¿Quiénes somos?

Superintendencia de Notariado y Registro

Naturaleza:

La Superintendencia de Notariado y Registro, es una entidad descentralizada, técnica, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonial.

Adscripción:

La Superintendencia de Notariado y Registro, está adscrita al Ministerio del Interior y de Justicia.

Objetivo:

La Superintendencia de Notariado y Registro ejerce la orientación, inspección, vigilancia y control de la prestación del servicio pú-blico registral y orienta, ins-pecciona, vigila y controla el servicio público notarial.



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Misión:

“La Superintendencia de Notariado y Registro garantiza la guarda de la fe pública en Colombia mediante la prestación del servicio público registral y la orientación, inspección, vigilancia y control del servicio público notarial; soportada en un sistema de información integral, con talento humano competente y comprometido con los principios de oportunidad y transparencia, para brindar confianza, calidad y seguridad al ciudadano, usuario del servicio”.

Visión:

“En el año 2011, la Superintendencia de Notariado y Registro habrá incorporado en todas sus oficinas las tecnologías para interconectar, optimizar y ampliar la cobertura en la prestación del servicio público registral, así como en la orientación y con-trol del servicio público notarial, con talento humano compe-tente y comprometido en garantizar la guarda de la fe pública en Colombia y la satisfacción de los usuarios del servicio”.

Marco Normativo:

La Constitución Política de Colombia, preceptúa como deber inalienable del Estado, asegurar la prestación eficiente de los servicios públicos, de los cuales hace parte el Servicio Público Notarial. Artículos 131 y 365.

La competencia y facultades de la Superintendencia de No-tariado y Registro, en materia notarial, están consagradas en el Estatuto del Notariado, Decreto Ley 960 de 1970, su



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Prestación del Servicio

Registral

Decreto Reglamentario No. 2148 de 1983, Ley 29 de 1973, Ley 734 de 2002, Decreto 412 del 15 de febrero de 2007, por el cual se reestructura la Superintendencia de Notariado y Registro, y demás normas complementarias.

Competencias:

Orientación

Inspección

Vigilancia

Control Orientación

Inspección

VigilanciaControl

Nuevas Competencias

Ley 975 de 2005 sobre Justicia y Paz, Decreto Reglamentario 3391 de 2006 (Justicia y Paz). Estatuto de Desarrollo Rural Ley 1152 de 2007, traslado de funciones del INCODER a la Superintendencia de Notariado y Registro (RUP). Ley 1182 de 2008, por medio de la cual se establece un proceso es-pecial para el saneamiento de la titulación de la propiedad inmueble y la Ley 1183 de 2008, “por medio de la cual se asignan unas funciones a los notarios”.

Vigilancia del Servicio

Notarial



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Objetivos Estratégicos 2007 - 2011

Invertir en tecnología, infraestructura física, desarrollo organiza-cional, capacitación e implementación de un sistema integrado de información.

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Mejoramiento conti-nuo de los procesos de la Superintenden-cia de Notariado y Registro.

Mejorar estructura salarial y desarrollar planes de bienestar laboral, para los ser-vidores públicos de la Superintendencia de Notariado y Registro.

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Promover investiga-ción y desarrollo para ofrecer nuevos ser-vicios.

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Hacer actualización normativa y unifica-ción de criterios jurí-dicos, aplicables en la Superintendencia de Notariado y Registro.

6Garantizar la custodia, conservación y seguri-dad de la información, para la guarda de la fe pública.

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Adoptados mediante Resolución 8155 del 23 noviembre de 2007.

Promover y desarrollar una cultura de servicio al ciudadano, orienta-da al posicionamiento de la imagen institu-cional.



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Valores Corporativos

Respeto:

Miramiento, consideración, deferencia por el otro. Recono-cimiento de la legitimidad del otro para ser distinto a uno. Empatía, amabilidad, cortesía y calidez en el trato con el otro. Cumplir con las responsabilidades, resultados y logros propuestos para beneficio de los demás.

Confianza:

Esperanza firme que se tiene en una persona o cosa. Es el resultado del juicio que se hace sobre una persona para asumirla como veraz, competente o interesada en el bien-estar de uno mismo.

Compromiso:

Obligación contraída, palabra dada, fe empeñada. Palabra que se da uno mismo para hacer algo. Ser fiel a sus convic-ciones y efectivo en el cumplimiento de las obligaciones con-traídas. Disposición para asumir como propios los objetivos estratégicos de la organización a la cual pertenece.

Integridad:

Es comportarse de manera consistente con sus valores y creencias. Es ser abierto, honesto y hablar siempre con la verdad. Ser coherente entre lo que “se dice y se hace”. Comportamiento probo, recto e intachable.



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Solidaridad:

Adhesión y apoyo a las causas o empresas de otros.



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4. Función Notarial

¿Qué es la función notarial?

La función notarial es un servicio público descentralizado por cola-boración, ya que sú prestación y las funciones inherentes a él, han sido encomendadas de manera permanente a particulares. Las atribuciones de las que han sido investidos los notarios implican su sometimiento al régimen jurídico fijado por el legislador y aparejan el control, inspección y vigilancia que ejerce el Estado.

Fe pública: El artículo 1o. del Decreto Reglamentario 2148 de 1983, describe la fe pública o notarial que otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y lo expresado por éste respecto de los hechos percibidos en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos que la ley establece.

Normatividad: Decreto Ley 960 de 1970, Decreto Regla-mentario 2148 de 1983, Decreto Ley 1260 de 1970, Ley 29 de 1983, Sentencia C-741 de1998, C-181 de 1997 y demás normas complementarias.



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¿Cómo se ejerce la supervisión a las notarías del país?

La supervisión se realiza a través de: Orientación, vigilancia, inspección y control.

Orientación: Atiende y resuelve preventiva-mente las dificultades que se observen en la prestación del servicio notarial, mediante ins-trucciones, circulares y conceptos proferidos por esta Entidad.

Vigilancia: El Estado observa la conducta de los particulares, sin interferencia directa en sus actividades. Vigila su conducta a partir de la información recibida por los diferentes medios.

Inspección: Existe una carga para el admi-nistrado. A través de las visitas generales y/o especiales o al requerir la entrega de la notaría. Para tal efecto, las visitas generales, cuentan con dos modalidades la extra-situ o análisis de escritorio y la in situ tendiente a revisar de manera integral y general los aspectos administrativos, financieros y jurídicos en el círculo notarial.

Control: Es el grado más alto de supervisión, consiste en la facultad de imponer sanciones en el orden de la multa, suspensión y destitu-ción del cargo de notario.



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Beneficios

A la SNR:

Adelantar acciones preventivas y correctivas en el desarrollo de la función de orientación, vigilancia, inspección y control. Salvaguardar la fe pública.Apoyar los fines esenciales del Estado delegados a la Entidad por competencia misional.

A los vigilados:

Identificar, orientar, atender y resolver pre-ventiva y correctivamente las dificultades que se observen en la prestación del servicio notarial.Brindar confiabilidad al ciudadano.Evitar extralimitaciones y abuso de poder.Impulsar el ejercicio de la autoevaluación y autocontrol en la prestación del servicio.

A la comunidad:

Generar confianza.Garantizar un servicio público notarial efi-ciente, oportuno y transparenteInteractuar con la ciudadanía. Atender las quejas, peticiones y consultas.

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Ejercer la vigilancia, inspección y control del servicio público que dan los notarios.Conocer y fallar, en los términos de la Ley 734 de 2002, y en primera instancia, los procesos disciplinarios que se adelanten contra los notarios, sin perjuicio del poder preferente que podrá ejercer la Procuraduría General de la Nación. La segunda instancia estará a cargo del Superintendente de Notariado y Registro.Programar y realizar las visitas de inspección a fin de verificar el cumplimiento de las normas legales que rigen la actividad notarial.

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Superintendencia Delegada para el Notariado

Estructura administrativa para la supervisión

Dirección de Gestión Notarial

Atender los trámites previos y posteriores previstos en la ley, para los actos de nombra-miento de los notarios, verificando que estos cumplan con los requisitos exigidos para el cargo y certificarlo así al nominador.Estudiar las solicitudes de permisos, licen-cias, modificaciones de horario y cambios de local, presentadas al Superintendente por los notarios.Llevar, mantener actualizado y propender por la modernización del archivo de las hojas de vida de los notarios y sus diversas situaciones institucionales.Certificar con su firma el ejercicio del cargo de notario.Realizar el reparto de minutas notariales del círculo notarial de Bogotá, D.C. Fuera del círculo de Bogotá corresponde a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de ciudades capitales.(ORIP).

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Dirección Financiera

Oficina Asesora Jurídica

Planear, ejecutar y controlar la política institu-cional en las áreas de tesorería, presupuesto y contabilidad.Ejercer el control de los recursos del Fondo Cuenta Especial de Notariado, dados en administración a los distintos organismos de cooperación.Recaudar, verificar y controlar los recursos que de conformidad con las disposiciones legales, deban consignar los notarios al Fondo Cuenta Especial de Notariado, y dar los avisos nece-sarios a la Superintendencia Delegada para el Notariado para lo de su competencia.

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Fijar y unificar la posición doctrinaria institucional en las materias propias de las competencias de la Superintendencia de Notariado y Registro, y dar la asesoría jurídica a los funcionarios encar-gados de atenderlas.Estudiar y proyectar las providencias que deba proferir el Superintendente relacionadas con la vigilancia, inspección y control del servicio que suministran los notarios en segunda instancia en materia disciplinaria.Preparar instrucciones y directrices sobre materias jurídicas y aplicación de normas para ser impartidas a los notarios y registradores de instrumentos públicos.Adelantar estudios jurídicos, relacionados con los servicios de notariado y registro de instru-mentos públicos, coordinar su difusión y análisis, procurando que se tengan en cuenta para la regulación de dichos servicios.

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¿Quién es el notario? Es un particular que se constituye en una institución del Estado Social de Derecho y que representa honorabilidad y confianza al ciudadano, por el desempeño de su función de dador de fe pública.

Naturaleza de la función del notarioEs un servicio público, de carácter administrativo prestado por particulares . Entre sus funciones tenemos: • Imparcialidad.• Asesoría a los ciudadanos que soliciten el servicio público notarial.• Ser consejero. • Hacer las observaciones jurídicas pertinentes para prevenir nulidades o irregularidades que afecten los negocios jurídicos o los actos notariales sometidos a su consideración.

De qué responde el notario:Responde de la regularidad formal de los instrumentos que autoriza, mas no de la veracidad de las declaraciones, ni de la capacidad legal de los comparecientes para celebrar el acto o negocio jurídico respectivo. También responde de la función fiscal, civil, penal y disciplinaria.

Artículos 6, 8 y 9 del Decreto Ley 960 de 1970, artículo 117 del Decreto 2148 de 1983, Sentencia C-1508 de 2000, C-93 de 1998.



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Requisitos de ley para ser notario

Requisitos generales:

Para ser notario a cualquier título, (interino, encargado, ad-hoc, o en propiedad cuando se provea por concurso público), requiere ser nacional colombiano, ciudadano en ejercicio, persona de excelente reputación y tener más de treinta años de edad.

Articulo 132, Decreto Ley 960 de 1970.

Requisitos específicos:

Para ser notario de primera categoría:

Para ser notario de los círculos de primera categoría, ade-más de los requisitos generales se exige por ley, en forma alternativa:

• Ser abogado titulado y haber ejercido el cargo de notario o de registrador de instrumentos públicos por un término no menor de cuatro años, o la judicatura o el profesorado universitario en Derecho, si quiera por seis años, o la profesión por diez años a lo menos.

• No siendo abogado haberse desempeñado con eficiencia en el cargo de notario o el de Registrador de Instrumentos Públicos en un Círculo de dicha categoría, por tiempo no menor de ocho años, o en uno de inferior categoría siquiera por doce años.

Véase: Artículo 153 Decreto Ley 960 de 1970, Artículo 62 del Decreto 2148 de 1983.



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Para ser notario de segunda categoría:

Para ser notario de los círculos de segunda categoría, además de los requisitos generales se exige por ley, dos alternativas:

Ser abogado titulado y haber sido notario por dos años o ejercido la judicatura, o el profesorado universitario en Derecho, al menos por tres años, o la profesión con buen crédito por término no menor de cinco años o haber tenido práctica notarial o registral por espacio de cuatro años. No siendo abogado, haber ejercido el cargo en cìrculo de igual o superior categoría, durante seis años o en uno de inferior categoría por un término no menor de nueve años.

Véase: Artículo 154 Decreto Ley 960 de 1970.

Para ser Notario de tercera categoría:

Además de los requisitos generales se requiere alternativa-mente:

Ser abogado titulado.No siendo abogado, haber sido notario por tiempo no inferior a dos años, o haber completado la enseñanza secundaria o normalista y tenido práctica judicial, notarial o registral por espacio de tres años, o tener experiencia judicial, notarial o registral por término no menor a cinco años.

Véase: Artículo 155, Decreto Ley 960 de 1970.

La Ley 588 de 2000 reglamentó algunos aspectos en el ejer-cicio de la actividad notarial. Entre ellos el nombramiento de los notarios en propiedad, para este caso expresa el citado Decreto que se hará mediante concurso de méritos. A la fecha de publicación de presente manual está culminando el concurso público para el acceso a la carrera notarial.

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Nombramientos y responsabilidadesde los notarios

Primera categoría:

Los nombra el Presidente de la República y toman posesión ante el Ministro del Interior y de Justicia en el caso de Bogotá. Los de fuera del Círculo de Bogotá, luego de ser nombrados por el Presidente de la República, toman posesión ante el Gobernador del Departamento

Segunda y tercera categoría:

Los nombra el Gobernador del respectivo departamento, toman posesión ante él o ante el alcalde municipal.

Responsabilidad en ejercicio de la función:

Decreto 960 de 1970, artículos 195. Decreto Reglamentario 2148 de 1983 Arts. 116 y SS.

Civil: Responden de los daños y perjuicios que causen a los usuarios del servicio, por culpa o dolo. Penal: Responden por las conduc-tas en las que puede incurrir el nota-rio por la prestación del servicio.Disciplinariamente: Responden por el incumplimiento de deberes, el abuso o extralimitación de los derechos y funciones.

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Competencia territorial

El notario prestará sus servicios públicos notariales, dentro de un círculo territorial, integrado por uno o varios municipios de un mismo departamento. Debe residir obligatoriamente en la cabecera municipal de uno de ellos y que corresponda a la sede de la notaría.

La actuación del notario por fuera de su respectivo círculo, viciará los actos o negocios jurídicos que se tramiten.

Véase: Artículo 2 y 99, numeral 1 del Decreto Ley 960 de 1970.



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• Autorizar escrituras públicas.• Actos de Fe.• Registro Civil.• Jurisdicción Voluntaria.• Remates.• Conciliaciones.

Véase: Decreto 960 de 1970, Decreto Reglamentario 2148 de 1983, Decreto Ley 1260 de 1970, Código Civil, Código de Procedimiento Civil, Decreto 2168 de 1988, Decreto 902 de 1988, Decreto 999 de 1988, Ley 54 de 1989, Ley 794 de 2003.

Decreto 890 de 2003, Resolución 1519 de 2003, Instruc-ción Administrativa 14 de 2003, Ley 640 de 2001, Decreto 1000 de 2007 y demás normas que las modifiquen y com-plementen.

Competencia del notario en el proceso de escrituración

De las escrituras públicas:

Escritura pública: es un documento o instrumento que contiene los actos jurídicos declarados por las personas

5. Competencias funcionales del notario



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ante el notario con el lleno de los requisitos exigidos en la ley para cada caso, que deben ser insertados en el protocolo de la notaría.

Actos escriturarios de competencia del notario:

El notario, dentro de su círculo notarial, tendrá la compe-tencia para extender, otorgar y autorizar los actos jurídicos prescritos en el artículo 12 del Decreto Ley 960 de 1970, con-cordante con los artículos 8 y 9, del Decreto 960 de 1970.

Proceso de escrituración:

El proceso de escrituración que debe seguir el notario com-prende los pasos de recepción, extensión, otorgamiento y autorización.

Véase artículo 14 del Decreto Ley 960 de 1970.

Recepción: Acto mediante el cual las personas declaran el acto jurídico ante el notario.Extensión: Versión escrita del acto jurídico de-clarado ante el notario por los interesados.Otorgamiento: Aceptación de las partes que intervienen en la extensión del acto jurídico (firma de las partes).Autorización: Es la aprobación (fe que imprime el notario al instrumento), que da el notario a las declaraciones emitidas por las partes en el documento.

“Véanse: Artículos 13 a 40 del Decreto 960 de 1970 y sus normas concordantes.

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De los actos de fe

Otra de las competencias jurídicas que tiene el notario dentro de la prestación de su servicio tiene que ver con los procesos de fe de vida, los cuales se encuentran descritos en el Decreto 960 de 1970.

Autenticación de firmas: Es la autorización o legaliza-ción de documentos por parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas formalidades y solemnidades según lo establecido por la ley. Es dar testimonio escrito de que la firma puesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él.Fe de vida o supervivencia: Es un acto escrito y testi-monial del notario, consistente en la certificación sobre la existencia de la misma, bajo ciertas circunstancias de: fecha, hora, día, nombres y apellidos de acuerdo con el documento de identificación y huella impresa. Declaraciones extraproceso y madres cabeza de familia: Es un acto mediante el cual el notario recibe de las personas, bajo la gravedad del juramento, decla-raciones con fines procesales. Igualmente, el notario recibirá esta misma clase de actos para efectos de la Ley 861 del 2003, es decir las declaraciones de las madres cabeza de familia.

Véase: Artículos 73 a 78 del Decreto 960 de 1970, artículo 37 del Decreto 2148 de 1983, Decreto 1557 de 1989 con-cordante con el Decreto. 2282 de 1989.

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Jurisdicción voluntaria

Ésta debe entenderse como la función que ejerce el Esta-do mediante las autoridades judiciales y administrativas a petición de los particulares y que tiene por objeto completar o desarrollar relaciones jurídicas entre los particulares y documentar y tutelar sus derechos cuando entre ellas no medie conflicto jurídico.

El notario tendrá competencia para conocer de ciertos pro-cesos de jurisdicción voluntaria, mencionados taxativamen-te en las diferentes normas del ordenamiento jurídico.

• Matrimonio Civil: Contrato solemne por el cual un hombre y una mujer se unen con el fin de vivir juntos, de procrear y auxiliarse mutuamente.

Véase: Decreto 2668 de 1988, 1556 de 1989, Ley 57 de 1990, Instrucción Administrativa No.1 de enero 26 de 2005, Instrucción Administrativa No. 03 de enero 11 de 2006 , Instrucción Administrativa No. 01-32 de junio 8 de 2001.

• Sucesiones: Los notarios están autorizados para liquidar sucesiones siempre que todos los herederos y el cónyuge superviviente procedan de común acuerdo.

Véase: Decretos 902 de 1988; 1729 de 1989; 2651 del 1991.

Divorcio o cesación de los efectos civiles del matrimo-nio: Acto mediante el cual las personas deciden dar fin a los efectos civiles del matrimonio, se podrá adelantar el trámite ante el notario siempre y cuando las partes lo hagan de común acuerdo.

Véase: Ley 962 de 2005 y Decreto 4436 de 2005.



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Inventario solemne de bienes del menor: Proceso por el cual las personas divorciadas que tienen en administra-ción bienes del menor realizan el inventario de sus bienes identificando como requisito previo para poder contraer nuevas nupcias.

Véase: Decreto 2817 de 2006, Instrucción Administrativa No. 13 de agosto 1 de 2005.

Igualmente la notaría podrá llevar otros procesos como remates y conciliaciones que están regulados a través de las siguientes normas.

Decreto 890 de 2003, Instrucciones Administrativas Núme-ros, 5, 8 y 25 de 2004 y 10 del año 2003.



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Registro del estado civil de las personas

Situación jurídica mediante la cual, las personas naturales se identifican e individualizan ante la familia y la sociedad, determina igualmente su capacidad para ejercer ciertos derechos y obligaciones.

Con fundamento en la Resolución número 1346 del 23 de marzo de 2007, proferida por el Registrador Nacional del Estado Civil y según Circular 94 del 04 de junio de 2007 de la Superintendencia de Notariado y Registro, el notario tiene la facultad para llevar el registro del estado civil de las personas.

Véase: Decreto ley 1260 de 1970, Decreto 2158 de 1970 y demás normas concordantes y complementarias.



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El local:

Debe tener las siguientes especificaciones:

Previa autorización de la Dirección de Gestión Notarial, una vez surtida la correspondiente inspección por parte de la Superintendencia Delegada para el Notariado o por quien ésta comisione, teniendo en cuenta:

Que la notaría esté ubicada en un lugar céntrico de la localidad.Óptimas condiciones de ubicación y comodidad.En sitio de fácil acceso al público. Las mejores condiciones de presentación.Debe poseer buena ventilación e iluminación.Baño de servicio al público.Las diferentes secciones de la notaría, deberán en-contrarse distribuidas dentro de un mismo inmueble, conservando su unidad locativa.Rampas.

Véase: Artículos 159 del Decreto Ley 960 de 1970; 7º del Decreto 2148 de 1983 y las demás normas que lo modifiquen o com-plementen. Instrucción Administrativa No. 01-12 de junio 8 de 2001.

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6. Aspectos administrativos



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Equipo de Oficina:

Consiste básicamente en un mobiliario suficiente y en buen estado (sillas, mesas, escritorios), equipos de comunicación (teléfonos, fax, internet, correo electrónico), equipos de cómputo.

Véase: Instrucción Administrativa No. 17 de 1993 (devolución de muebles inservibles) y las demás normas que la modifi-quen o complementen.

• Sistema de Información Notarial-SIN:

Software utilizado en las notarías subsidiadas, el cual per-mite la estandarización de los procesos notariales, así como mejorar las herramientas de supervisión, control de legalidad y de gestión de la notaría.

El señor notario está obligado a utilizar el SIN para todos los servicios que se autoricen en ejercicio de su función notarial y a generar y enviar la información mensual requerida por la Superintendencia.

Véanse: Circulares No. 10 del 19 de Enero de 2004; Circular No. 46 del 21 de mayo de 2004; artículo 14 Ley 29 de 1973; artículo 124 Decreto Reglamentario 2148 de 1983 y las demás normas que lo modifiquen o complementen.

Avisos:

Toda notaría debe fijar los siguientes avisos, en un lugar visible al público:

El que identifica la notaría (parte externa).El de inscripción en el RUT.El de horario de atención al público. Mínimo 44

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horas semanales previamente autorizado por la Superintendencia de Notariado y Registro.El de horario de consulta del protocolo y registro del estado civil.El de tarifas notariales.El de la gratuidad en la inscripción del registro civil.Notarías de turno los días sábados.Cartelera para edictos .Reparto de minutas (En Bogotá se efectúa por parte de la Superintendencia de Notariado y Re-gistro y en otras ciudades mediante las oficinas de registro de instrumentos públicos). Toma de huellas.

Véase: Decreto 2788 de 2004 y Ley 1111 de 2006; Ley 29 de 1973; Decreto Reglamentario 2148 de 1983; Instrucciones Administrativas No. 01-12 de junio 8 de 2001; 01 y 02 de 2007 y las demás normas que lo modifiquen o complementen.

Licencias y permisos

Permisos:

El tiempo o período hasta de tres (3) días solicitados por el notario titular con causa que lo justifique, para no asistir a la oficina y poder ausentarse de la cabecera y en general de su círculo notarial.

La concesión de tales permisos está a cargo del respectivo alcalde municipal, en el caso del notario de segunda y tercera categoría, quien a la vez designará o nombrará a otro titular como notario encargado en reemplazo de aquel, y, como consecuencia, la primera autoridad política dará posesión al encargado.

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Los notarios de primera categoría deben solicitar los permisos y licencias a la Superintendencia de Notariado y Registro, quien debe emitir el acto administrativo correspondiente.

La entidad también atiende las licencias de notarios de pri-mera categoría de los demás círculos.

El notario no podrá hacer uso de permisos y licencias sino una vez posesionado su reemplazo.

Licencias:

Estas se consideran a partir del cuarto día en adelante.

Ordinaria: Hasta por noventa días continuos o discon-tinuos en cada año.Por maternidad, enfermedad o incapacidad física temporal: El notario tiene la facultad de postular la per-sona que deba remplazarlo durante estas ausencias. Bajo su responsabilidad, el postulado deberá cumplir con los requisitos generales exigidos para ejercer el cargo de notario. Debe usted conservar la copia de la providencia que los concedió, el acta de posesión del encargado, y la remisión a la Superintendencia de No-tariado y Registro.

Véase: Artículo 11, 105, 107, 112, 113; Decreto 2148 de 1983, Artículo 188 Decreto Ley 960. Instrucción Administra-tiva 09/2007

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7. Obligaciones del notario

Obligaciones personales:

Debe abrir una carpeta, que contenga la siguiente informa-ción y documentos.

Nombre del notario titular.Documento de identidad.Grado de escolaridad.Edad.Decreto de nombramiento.Acta de posesión.Domicilio: El notario debe residir en la cabecera del círculo notarial. Afiliación a los regímenes de salud, pensiones, cesantías, riesgos profesionales y demás pre-vistos por la Ley.Dirección electrónica y teléfonos.

Véase: Artículo 157 del Decreto Ley 960 de 1970, artículo 153 numeral 2º de la Ley 100 de 1993.

Obligaciones Patronales:

Vinculación: Bajo su responsabili-dad, el notario podrá crear los em-pleos que requiera para el eficaz fun-cionamiento de la oficina a su cargo, tendrá especial cuidado en la selec-ción de los empleados, velará por su capacitación, por el buen desempeño de sus funciones y cumplirá las obli-gaciones que para sus subalternos le señalan las normas legales.

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La naturaleza del vínculo jurídico del personal subalterno de las notarías, es de carácter particular y por tanto, las relacio-nes laborales que surgen entre el notario y sus empleados se rigen por el Código Sustantivo del Trabajo y por las normas especiales que se dicten sobre la materia. El personal que labora en la notaría debe estar vinculado mediante contrato de trabajo y tiene derecho a todas las prestaciones consa-gradas en el Código Sustantivo del Trabajo y el Régimen de Seguridad Social Integral.

Véase: Ley 29 de 1973; Artículo 118 del Decreto 2148 de 1983; Instrucción Administrativa No. 01-39 de junio 8 de 2001; Ley 100 de 1993; Decreto 412 de 2007; Ley 712 de 2001; Código Sustantivo del Trabajo y el Régimen de Seguridad Social Integral y las demás normas que lo modifiquen o complementen.

Obligaciones con la Superintendencia de Notariado y Registro:

El notario debe cumplir con las obligaciones para con el Grupo de Tesorería de la Superintendencia de Notariado y Registro, consignando el valor fijado por la resolución de tarifas notariales vigente por concepto de recaudos, por cada escritura no exenta autorizada, teniendo en cuenta las excepciones que existen sobre la materia.

Véase: Artículos 122 y 123 del Decreto 2148 de 1983. Re-solución de tarifas notariales vigente para cada año.

Obligaciones con el Fondo Especial de la



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Superintendencia de Notariado y Registro.(Recaudos y Subsidios Notariales).

Además del recaudo deberá consignar el valor de los apor-tes, que se establece conforme al rango de escrituración reportado en el año inmediatamente anterior y el cual se fija en la resolución de tarifas notariales vigente.

Véase: Parágrafo 2° artículo 28, Decreto 1681 de 1996.

Aportes Especiales:

De los actos entre particulares y entidades exentas de los derechos notariales que se causen, el notario sólo podrá percibir como remuneración por sus servicios la tarifa esta-blecida en la resolución anual emitida por la Superintendencia de Notariado y Registro.

De los actos entre particulares y entidades no exentas de los derechos notariales que se causen, él notario sólo podrá percibir como remuneración por sus servicios la tarifa esta-blecida en la resolución anual emitida por la Superintendencia de Notariado y Registro.

El aporte especial debe ser consignado y remitirse dentro de los cinco (5) días siguientes a aquél en que lo perciba del usuario.

Véase: Artículos 122 y 123 del Decreto 2148 de 1983. Re-solución de tarifas vigente para cada año.



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Obligaciones con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN:

Inscripción en el RUT:

El notario debe cumplir con los presupuestos legales esta-blecidos, mediante Decreto Reglamentario de cada año, para tener la calidad de contribuyente declarante del Impuesto sobre la renta, es responsable del impuesto sobre las ventas y agente retenedor se encuentra obligado a inscribirse en el RUT, que es el mecanismo para identificar, ubicar y clasi-ficar a los sujetos pasivos de obligaciones administradas y controladas por la DIAN.

Véase: Decreto 2788 de 2004 y Ley 1111 de 2006 y las demás normas que lo modifiquen o complementen.

Declaraciones mensuales de retención en la fuente:

En el archivo contable de la notaría debe reposar copia de los recibos oficiales en los que consten las consignaciones de los dineros por concepto de retención en la fuente. Este im-puesto debe ser cancelado dentro de los términos que ordena la normatividad que regula la materia. Cuando no se hayan efectuado retenciones, se debe presentar la declaración en ceros, atendiendo los plazos establecidos. (Ley 1066 de julio 29 de 2006 – Normalización de Cartera de la DIAN).

Véase: Artículos 365, 366, 375, 376, 398, 399, 400, 603 al 606 del Estatuto Tributario; Decreto 2509 de 1985 artículos 8º y 9º; artículo 20 del Decreto 1189 de 1988, enajenación o dación en pago de derechos sucesorales, sociales o litigiosos que constituyan activos fijos para el enajenante y la Ley 1111 de 2006 , Decretos Reglamentarios y las demás normas que lo modifiquen o complementen.



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Relación de enajenación de bienes:

Anualmente debe presentar una relación de las enajena-ciones efectuadas, por el valor señalado por el Gobierno Nacional.

Véase: Artículo 629 de Estatuto Tributario, Resolución No. 12804 proferida por la DIAN. La información tributaria debe ser presentada por los notarios sin perjuicio del valor de la transacción y las demás normas que lo modifiquen o com-plementen.

Declaración bimestral impuesto al valor agregado IVA:

En el archivo contable de la notaría debe reposar una carpeta con las copias de los recibos oficiales en los que consten las consignaciones de los dineros por concepto del impuesto sobre las ventas. Este documento debe contener el adhesivo de la entidad financiera que recibió el pago, dentro de los términos ordenados por el Gobierno Nacional.

Véase: Artículo 5º del Decreto Reglamentario 1250 de 1992; artículos 17 y 18 del Decreto Reglamentario 2076 de 1992 y Artículos 600 al 603 del Estatuto Tributario y las demás normas que lo modifiquen o complementen.

Timbre nacional:

El notario está obligado al pago de este impuesto en el formu-lario de retención en la fuente, en el renglón correspondiente a otros conceptos.

Véase: Libro Cuarto del Estatuto Tributario (artículos 514 y si-guientes); Instrucción Administrativa No. 01-26 de junio 8 de 2001 y las demás normas que la modifiquen o complementen.



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Aporte especial a la Administración de Justicia:

Del ingreso bruto de los derechos notariales, el notario debe consignar el 10% para la Administración de Justicia, a tra-vés de la DIAN, dentro de los primeros cinco días de cada mes, conservando en una carpeta las copias de los pagos respectivos.

Véase: Constitución Política, artículo 131, inciso 1º, Ley 6ª de 1992, artículo 135, Decreto 1960 de 1993, Instrucción Administrativa No. 01-26 de junio 8 de 2001 y las demás normas que lo modifiquen o complementen.

Impuesto de industria y comercio:

El notario debe realizar los pagos correspondientes a este impuesto, siempre y cuando el acuerdo municipal lo obli-gue.

Véase: Decreto Ley 1421 de 1993 (Estatuto Orgánico de Bogotá, Distrito Capital) y las demás normas que lo modifi-quen o complementen.

Aspectos Contables

Libros de contabilidad notarial:

El notario debe llevar un libro de contabilidad que refleje los movimientos de ingresos, egresos y saldo líquido, el cual estará foliado y registrado ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Véanse: Decreto 1347 de 1970; Instrucción Administrativa No. 01-26 de junio 8 de 2001 y las demás normas que lo modifiquen o complementen



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Comprobantes de ingreso:

El notario debe archivar en una carpeta los comprobantes que respalden los ingresos.

Véase. Artículos 615 y 617 del Estatuto Tributario; Instrucción Administrativa No. 01-26 de junio 8 de 2001 y las demás normas que lo modifiquen o complementen.

Véase: Artículo 629 de Estatuto Tributario y Resolución No. 12804 proferida por la DIAN. La información tributaria debe ser presentada por los notarios sin perjuicio del valor de la transacción.

Informe estadístico notarial:

El notario debe reportar a la Superintendencia de Notariado y Registro dentro de los quince (15) primeros días de cada mes, todos los aspectos relacionados con los impuestos, recaudos, aportes, pago de nómina y prestaciones socia-les de empleados, gastos de funcionamiento de la notaría, escrituración, registro civil y demás actos en el Informe estadístico notarial. Véase: Artículo 123 del Decreto 2148 de 1983; Instrucción Administrativa No. 03 de febrero 27 de 2003; Instrucción Administrativa No. 16 de junio 6 de 2003; Instrucción Admi-nistrativa No. 22 de noviembre 1º de 2005.

Cuenta única notarial

El notario abrirá en un banco la Cuenta única notarial la cual quedará a nombre de la notaría. Allí consignará los valores con destino al pago de registro mercantil y el registro de instrumentos públicos, a la Administración de Justicia, a las cuentas o fondos especiales del Notariado, a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, (DIAN), a la Superin-



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tendencia de Notariado y Registro y los demás organismos públicos que deban recibir ingresos provenientes de los recaudos efectuados, y en ningún momento podrá usarse para hacer pagos o transferencias a terceros distintos a los ya mencionados.

Véase: Artículo 64 de la Ley 863 de 2003, y la Instrucción Administrativa No. 01 de enero 2 de 2004.



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8. ¿Quién vigila a los notarios?

La Superintendencia de Notariado y Registro a través de la Superintendencia Delegada para el Notariado.

Véase: Decreto Ley 960 de 1970, Decreto Reglamentario 2148 de 1983, Ley 734 de 2002 y Decreto 412 de 2007.

Responsabilidad disciplinaria del notario

El notario en calidad de particular que ejerce funciones públicas está sujeto al cumplimiento de las disposiciones legales establecidas en el Código Disciplinario Único, que contiene un capítulo especial del régimen aplicable a los particulares y al notario.

De las Faltas:

. Gravísimas: Son las que es-tán taxativamente señaladas en el citado Código.. Graves. Leves: Son los deberes y prohibiciones que están señalados no sólo en el Có-digo Único Disciplinario sino también en el Decreto Ley 960 de 1970 y demás normas complementarias.



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De las Sanciones:

. Destitución

. Suspensión

. Multa

La Superintendencia de Notariado y Registro, a través de la Superintendencia Delegada para el Notariado, de acuerdo con la facultad de control, sin perjuicio del poder preferente de la Procuraduría General de la Nación, es el ente encar-gado de adelantar los procesos disciplinarios.

Véase: Libro III, Título II, artículo 58 y siguientes de la Ley 734 de 2002.Decreto 412 del 2007, artículo 24.



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9. Procedimiento para la entrega de la notaría con verificación de la SNR

En qué casos:

• Por muerte de notario.• Por renuncia.• Por suspensión. • Por destitución.

Quién la hace:

• Entrega personal del notario saliente al sucesor. • Su apoderado, curador, heredero, cónyuge o albacea y por urgencia la recibe otro notario o el alcalde.

Siempre debe ser practicada por funcionarios de la vigilancia notarial o delegado de la misma.

A quién se debe entregar:

• Sucesor en primer término.• Por comisión a quien se delegue: Registrador de Instrumentos Públicos, Personero Municipal o funcionario de la Superintendencia de Notariado y Registro.



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Aspectos a entregar:

Cumplimiento de las obligaciones patronales y situación laboral de los empleados.Cumplimiento de obligaciones frente a la Superintendencia de Notariado y Registro. (Aportes y Recaudos).Cumplimiento de las obligaciones fiscales o impuestos que señalen las asambleas departa-mentales o concejos municipales.

Retención en la Fuente.IVA.ICA. (Bogotá).Información Tributaria Especial.Aporte del 10% Administración de Justicia.

• Archivos de la Notaría: (D. 960/70 Art. 106.)

Libro de protocolo: Inventario pormenorizado que incluya tomos, número de escrituras y uni-dades por tomo. Totalizando tomos.Libro de relación.Índice anual: Inventario indicando tomo, año, nombre del primer otorgante y nombre del último otorgante.Libro de actas de visita.

Otros archivos

Actas que se suscriban en ejercicio de la función notarial y que no deban ser protocolizadas según la ley.

Libros de actas de reparto del año en que se entrega.

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Registro Civil: Registros de nacimientos, ma-trimonios y defunciones por año, tomo, serial inicial, serial final y libro, los cuales deberán estar empastados; libro de varios y/o tomo, año, número de libros, observaciones, folio inicial, fo-lio final; índices de los registros de nacimientos, matrimonios y defunciones y libro de visitas.

De lo enunciado anteriormente se levantará el acta respec-tiva, suscrita por los intervinientes, donde se plasmarán las constancias del notario saliente y entrante, con la firma del funcionario comisionado para la verificación de la entrega por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro

Véase: Decreto 960 de 1970, artículos 116,117,118,119 y 120, Decreto 2148 de 1983, artículos 55, 56 y 57; Ley 29 de 1973; artículos 16 y 17; Instrucción Administrativa 02 y 03 de 2002.

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10. Función notarial consular

El Decreto 110 de 2004, por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores, en su artículo 24 establece funciones para la Dirección de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior. Esta Dirección es la encargada de orientar y evaluar las actividades de los consulados de Colombia, en el numeral 6º del citado artículo, establece: “dirigir y supervisar a los consulados de la República, en el proceso de expedición de pasaportes, otorgamiento de visas y funciones notariales, asignadas al personal consular”. (negrillas y subrayado fuera del texto).

Con fundamento en la norma citada, esta Superintendencia Delegada para el Notariado, orienta al personal consular en la función notarial. Por tal razón en este capítulo, daremos a conocer a los cónsules o demás funcionarios que ejercerán esta función en el exterior, las normas y los procedimientos en el ejer-cicio de la prestación del servicio público notarial en el exterior. Esto como apoyo a la guía consular que dirije directamente el Ministerio de Relaciones Exteriores.



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Normas generales que rigen la función notarial:

Decreto Ley 960 de 1970, su Reglamentario 2148 de 1983, 1260 de 1970, 2158 de 1970, 1873 de 1971, 231 de 1985, 999 de 1989, 902 de 1988, 2668 de 1988, 1534,1555,1556,1557,1712,1729,1900,2275, y 3047 de 1989, Ley 75 de 1968, 54 de 1989. La Resolución de tarifas notariales 8850 de 2007 y es actualizada año a año por la Superintendencia de Notariado y Registro de acuerdo al incremento que establece el Banco de la República de acuerdo al IPC.

Los cónsules colombianos tienen algunas funciones que ejercen los notarios en el país. Daremos a usted señor cónsul una guía sencilla y didáctica, que le permita apoyarse jurídi-camente en el desarrollo de sus funciones notariales.

Escritura pública

La escritura pública es el documento escrito que contiene declaraciones de actos jurídicos, emitidas ante el notario o cónsul, con los requisitos de ley y que se incorporan al protocolo.

Perfeccionamiento de la escritura pública:

La elaboración de la escritura pública tiene unas etapas consecutivas que son:

1. Recepción: Es percibir las declaraciones que hacen ante el cónsul los interesados.



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2. Extensión: Es la versión escrita de lo declarado.3. Otorgamiento: Es el asentimiento expreso del ciudadano al instrumento extendido.4. Autorización: Con su firma, el cónsul aprueba que se han llenado los requisitos pertinentes y que las declaraciones han sido emitidas realmente por los interesados.

El ciudadano puede presentar ante el cónsul, el texto escrito de lo que se va a convertir en escritura, que se llama minuta, o expresar verbal-mente el objeto de sus declaraciones para que el cónsul efectúe la versión escrita en papel de seguridad que posee el consulado respectivo.Antes de firmar el texto el Cónsul y el ciudadano que solicita el servicio de la escritura pública, deben efectuar las correcciones que estimen pertinentes. Asímismo es necesario el original de los comprobantes fiscales vigentes.

Otros aspectos importantes que debe contener la escri-tura pública:

En el encabezamiento:

Número de la escritura, asignada en orden su-cesivo y anotado en letras y números.La fecha, señalando día, mes y año.Lugar, indicando país nombre del cónsul.

Comparecencia:

Nombres y apellidos completos de los otorgan-tes.Documento de identidad.Domicilio.Edad, sólo si otorga un menor adulto o el adop-

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tante o el adoptado. En los demás casos se indicará que es mayor de edad.Estado civil, señalando la situación de los inmue-bles respecto de la sociedad conyugal, teniendo en cuenta el estado civil de los otorgantes.Representación, si actúan en nombre de otro se indicará la clase de aquélla.Tratándose de inmuebles si el bien está afectado a vivienda familiar o a patrimonio de familia.

Estipulaciones:

Declaraciones: Redactadas con toda claridad y precisión para que se acomoden a la esencia del contrato y a los propósitos de las partes .Identificación del objeto del acto o negocio. Si se trata de inmuebles, por su ubicación, nomencla-tura, linderos (utilizar sistema métrico decimal en números y letras) y cédula catastral.Título de adquisición. Respecto de bienes inmue-bles se indicará los datos de registro y si carece de título inscrito, la fuente de la que deriva su derecho.Valor del bien, fijado en moneda colombiana, y si está referido en moneda extranjera , indicando su equivalencia conforme a las normas vigentes sobre el particular. Su forma de pago.Lugar y fecha de cumplimiento de las obliga-ciones.Expresión de la situación jurídica del bien en re-lación con gravámenes, limitaciones de dominio y medidas cautelares.

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Algunos actos que se elevan a escritura pública:

Compraventa, donación, hipoteca, cancelación de hipote-ca, comunidad, venta de derechos herenciales, usufructo, propiedad horizontal, patrimonio de familia, afectación a vivienda familiar, capitulaciones matrimoniales, liquidación de la sociedad conyugal, liquidación de la sociedad pa-trimonial de hecho, testamentos, sucesiones, englobe , desenglobe, actualización de linderos de inmuebles, actos y contratos comerciales , entre ellos: constitución de socie-dad, escisión, empresa unipersonal, sociedad anónima por suscripción sucesiva de acciones, fiducia mercantil, leasing inmobiliario, etc.

Protocolización:

Señor cónsul, a medida que usted va autorizando las escri-turas públicas, debe ir organizando y llevando de manera ordenada su protocolo de escrituración que consiste en el archivo fundamental de su consulado, y se forma con todas las escrituras que se otorguen ante usted, y con las actua-ciones y documentos que se insertan en el mismo. Tendrá vigencia desde el 1º de enero hasta el 31 de diciembre de cada año y constará del número de tomos que sea necesario formar, procurando que no exceda de 1000 el número de hojas de cada tomo. Al final de cada tomo el Cónsul asentará una nota de clausura con la firma y la fecha .( artículo 107 del decreto 960 de 1970).

Adicionalmente el ciudadano puede acudir al consulado, con el fin de guardar en el archivo del protocolo documentos públicos y privados. Por ejemplo un proceso de sucesión



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adelantado ante un juzgado, de resolución de adjudicación de un predio del Incoder, un documento privado que contenga obligaciones. Tenga presente: protocolizar por mandato de la ley, por orden de un juez o por espontánea voluntad, es incorporar en el protocolo, sin que el documento adquiera un valor probatorio distinto del que en sí mismo represente. Conjuntamente con el protocolo de escrituración debe ir usted llevando el libro de relación e índice según lo establece los artículos 106 al 111 del Decreto Ley 960 de 1970.

Poderes:

Representación para trámites consulares:

El artículo 28 del decreto ley 960 de 1970, establece (…) “en caso de representación, el representante dirá la clase de representación que ejerce y presentará para su protocoliza-ción los documentos que la acrediten. (…)

Clases:

Poder especial: este debe estar elaborado de forma escrita indicando detalladamente el acto para el cual se confiere, y la descripción del inmueble si se trata de negocios o actos de enajenación, el cual debe estar identificado plenamente por sus linderos, matrícula inmobiliaria, nomenclatura, nombre y lugar de ubicación. ( ejemplos: cobro de cheques, compra-ventas, asuntos legales, sucesiones y otras actuaciones).

Poder General: En el cual se señalarán los varios actos o contratos para los cuales se confieren. Debe ser por escri-tura pública.



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Si el poder es presentado ante usted para hacerlo valer en otro país o en Colombia, se autenticará ante su despacho, y debe ser avalado por el Ministerio de Relaciones Exteriores en Colombia.

Actos de fe:

Autenticaciones y reconocimientos de firmas:

Autenticaciones: proceden para documentos privados que no contengan expresamente obligaciones. Es un testimonio fidedigno y no le confiere al documento mayor fuerza de la que por sí tenga.

Reconocimiento: Se aplica para documentos privados que contengan obligaciones, da plena autenticidad y fecha cierta al documento privado.

El ciudadano debe presentar ante usted señor cónsul, los documentos que pretenda au-tenticar o reconocer.

En los casos que dispone la ley de presentación personal, el interesado debe acudir directa-mente a su despacho.

Todos los trámites anteriores de-ben ser firmados por usted.



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Fe de vida:

Corresponde a la solicitud que debe formularse ante el cón-sul, para que este certifique sobre la supervivencia de un individuo. Con tal objeto es preciso identificar personalmente y en debida forma al interesado, anotando el documento que lo identifica, nombres y apellidos completos, el día y hora de la diligencia, y hará estampar la huella dactilar del com-pareciente (Art. 78, Decreto Ley 960 de 1970. modificado por el 37 del Decreto Reglamentario 2148 de 1983).

Declaraciones extraproceso:

Corresponde al testimonio espontáneo rendido con el fin de constituir prueba con fines extraprocesales, identificándose y expresando con claridad los hechos respecto de los cuales tenga conocimiento. Este testimonio no será tramitado bajo juramento.

Testimonios especiales:

En el ejercicio de sus funciones puede percibir y documen-tar en forma directa, los hechos ocurridos en su presencia relacionados con su actividad. Se destacan las actas y la escritura pública de comparendo (Artículos 95 y 96 del De-creto Ley 960 de 1970.).



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Cobro de derechos notariales en el extranjero

Señor cónsul, la Superintendencia de Notariado y Registro, tiene la facultad por ley cada año de actualizar las tarifas notariales, para el 2008 se expidió la Resolución 8850 del 2007, que determinó las tarifas, y allí un capítulo para el cobro de tarifas en el exterior a través de su consulado.

Cada año usted debe estar actualizado para saber el cobro a efectuar con relación a la función notarial que ejerce en su respectivo consulado, de conformidad con la resolución o acto administrativo que profiera la Superintendencia de Notariado y Registro.



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11. Casuística sobre temas consulares

La Superintendencia de Notariado y Registro, a través de la Oficina Asesora Jurídica, emite conceptos relacionados con la función notarial que ejerce usted como cónsul.

Dejamos a su consideración los que consideramos de vital importancia para el desarrollo de sus funciones consulares en el exterior.

Los temas :

Inquietudes en materia notarial formuladas por los cónsules de Colom-bia. Temas: escritura-ción, derechos notariales, capitulaciones y otros. (18 de abril de 2005). Registro civiles (11 de mayo de 2006).Unión marital de hecho. (27 de febrero de 2006). Posibilidad de celebración de matrimonios civiles ante cónsul colombiano. (Expedido por el Jefe de la Oficina Jurídica del Ministerio de Relacio-nes Exteriores de Colombia, 17 de octubre de 2002).

Esta Superintendencia Delegada para el Notariado, estará atenta a cualquier inquietud jurídica que sea de su interés durante la inducción o posterior a ella, para coadyuvar en el buen desarrollo de su función notarial en el exterior.

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Consultas

Inquietudes en materia notarial formuladas por los cónsules de Colombia en el exterior.

Abril 18 de 2005

La Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Nota-riado y Registro respondió consulta de la doctora Candelaria Palacio Baldovino, directora de Asuntos Consulares y Co-munidades Colombianas en el Exterior (E), del Ministerio de Relaciones Exteriores, sobre inquietudes en materia notarial formuladas por los Cónsules de Colombia en el Exterior.

Consultas y respuestas:

1. ¿Una escritura pública necesariamente debe hacerse en papel notarial o se puede transcribir el texto en una hoja en blanco?

El artículo 20 del D.L. 960 de 1970 dispone: “Las escrituras originales o matrices se escribirán en papel autorizado por el Estado y al final de cada instrumento, antes de firmarse, se indicarán los números distintivos de las hojas empleadas, si los tuvieren”.

Anteriormente se utilizaba el papel sellado, que actualmente se conoce como “Papel Notarial”.

La ley 39 de 1981 dispuso en su artículo 3° que el servicio notarial utilizará en sus actuaciones un papel de seguridad cuya característica determinará la Superintendencia de Notariado y Registro, de modo tal que garantice la correcta conservación de los archivos.



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De la norma transcrita se infiere que a esta Entidad le corresponde simplemente determinar las características de seguridad del papel a utilizar en el otorgamiento de las escrituras públicas.

La Superintendencia de Notariado y Registro autorizó al Colegio de Notarios de Colombia y a la Asociación de Notarios Interinos para que contrataran la adquisición, im-presión y distribución del papel de seguridad sujeto a las características de seguridad previamente determinadas por esta Entidad; papel requerido para el otorgamiento de las escrituras públicas, cuya distribución o provisión podía efectuarse por conducto de los Colegios Seccionales o a través de determinados notarios directamente a las notarías que solicitaran y sufragaran la cantidad de papel a utilizar en sus despahos.

Mediante Resolución No. 1288 del 21 de abril de 1990, la Superintendencia instruyó respecto a las características del papel de seguridad, señalando a los notarios que establecen controles que permitan determinar las entradas, consumos, hojas anuladas y existencia de papel de seguridad.

2. ¿Cómo se efectuaría el cobro de derechos cuando se trata de escrituras de cuantía determinada y cuáles son los documentos que se deben exigir, por ejemplo, para constituir una hipoteca o venta de inmueble, o una sociedad?

El inciso 3°. del artículo 251 del C.P.C. señala: “Documento público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.”



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La escritura pública en términos del artículo 13 del decreto ley 960 de 1970, es: “El instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el notario, con los requisitos previstos en la ley y que se incorpora al protocolo”.

La forma externa que debe revestir todo negocio jurídico formal es la escritura pública, y su elaboración requiere de un proceso, que en orden cronológico el primer paso es el de la rogación, o requerimiento que deben hacer las partes al notario o cónsul para obtener de éste la prestación de sus servicios.

Luego procede la recepción, que consiste en percibir las declaraciones que hacen ante el notario o cónsul los intere-sados; la extensión, que es la versión escrita de lo declarado; el otorgamiento, entendido como el asentimiento expreso que aquéllos prestan al instrumento extendido, y la autorización, consistente en la fe que imprime el notario o cónsul a éste, en vista de que se han llenado los requisitos pertinentes, y que las declaraciones han sido realmente emitidas por los interesados.

Ahora bien, en lo que respecta a la redacción de las declara-ciones, éstas pueden hacerse por el notario o por el cónsul, o ser presentadas a éstos por las partes, redactadas por ellas o sus asesores, (artículos 6°, 15 Y 17 del decreto ley 960 de 1970). En los dos casos, el notario o el cónsul, dentro del control de legalidad que ejercen, deben velar porque éstas se acomoden a la finalidad de los comparecientes, a las normas legales, a la clara expresión idiomática, pudiendo sugerir las correcciones que juzguen necesarias.

La actividad notarial tiene como función, la de “dar fe públi-ca notarial” siendo un servicio público que presta el notario como delegatario del Estado a fin de que cumpla esta gestión privada.



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Tenemos entonces que las escrituras públicas son docu-mentos públicos, de las cuales toda persona tiene derecho a obtener copias auténticas.

Las normas vigentes relacionadas con el otorgamiento de una escritura pública, están consagradas en el decreto ley 960 de 1970, su decreto reglamentario 2148 de 1983 y demás disposiciones, como por ejemplo tener en cuenta los Códigos Civil, Comercial, decretos 902 de 1988, el 999 de 1988, 2668 de 1988, 1712 de 1989 y 1729 de 1989, entre otros.

En el otorgamiento de escrituras públicas, es necesario que el cónsul, quien ejerce funciones de notario en el exterior, observe lo dispuesto en el Título II, Capítulo I, artículos 12 al 41 del decreto ley 960 de 1970.

El artículo 3o. del decreto 2148 de 1983, expresa: “ El notario no autorizará el instrumento cuando llegue a la conclusión de que el acto que contiene sería nulo por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente prohibido en la ley.

De los demás vicios que afecten el acto objeto del contrato advertirá a los comparecientes y si éstos insistieren, lo auto-rizará, dejando constancia de ello en el instrumento.”

A su turno, el artículo 2º. Ibidem, señala que el notario ejer-cerá sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegirlo libremente, salvo lo estipulado para el reparto.

De otra parte, el artículo 37 del decreto ley 960 de 1970 es-tablece: “Extendida la escritura será leida en su totalidad por el notario, o por los otorgantes, o por la persona designada por éstos, quienes podrán aclarar, modificar o corregir lo que les pareciere y al estar conformes, expresarán su asentimien-to. De lo ocurrido se dejará testimonio escrito en el propio



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instrumento y la firma de los otorgantes demuestra su aprobación.” (subrayo)

y el artículo 40 Ibidem, señala: “El notario autorizará el instrumento una vez cumplidos todos los requisitos forma-les del caso, y presentados los comprobantes pertinentes, suscribiéndolo con firma autógrafa en último lugar”.

Los únicos casos en que el notario se debe abstener de autorizar el instrumento son los señalados por los artículos 10 y 143 del decreto 2148 de 1983.

La identificación de los comparecientes, se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonios de cuáles son estos.

En la escritura se consignarán el nombre, apellidos, estado civil, edad y domicilio de los comparecientes. En caso de representación se expresará, además su carácter y los datos de las personas naturales representadas como si comparecieran directamente, o de las personas jurídicas tal como corresponde según la ley o los estatutos, indicando su domicilio y naturaleza.

Quien disponga de un inmueble o constituya gravamen sobre él, deberá indicar la situación jurídica del bien respecto de la sociedad conyugal, caso de ser o haber sido casado.

Los inmuebles que sean objeto de enajenación, gravamen o limitación se identificarán por su cédula o registro catastral si lo tuvieren; por su nomenclatura, por el paraje o localidad donde están ubicados y por sus linderos. Siempre que se ex-prese la cabida se empleará el sistema numérico decimal.

El precio o la estimación del valor de los bienes o derechos objeto de las declaraciones se expresarán en moneda co-lombiana, y si el acto o contrato estuviere referido a mone-



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das extranjeras, se establecerá su equivalencia en moneda nacional según las normas vigentes sobre el particular.

Respecto al cobro de los derechos notariales de las escri-turas públicas, se encuentra en estudio por parte de esta Entidad con el Ministerio de Relaciones Exteriores, toda vez que dicho Ministerio asignó unas tarifas fijas por concepto.

3. Existen notarías que desatienden las solicitudes de registro, por ejemplo de reconocimiento de hijos a través de escrituras públicas otorgadas en el exterior, porque la madre no ha expresado su consentimiento personal-mente ante la notaría o a través de la misma escritura.

En cuanto al reconocimiento de hijo extramatrimonial, el artículo 10 de la Ley 75 de 1968, expresa: El reconocimiento es irrevocable y puede hacerse:

1) En el acta de nacimiento firmándola por quien reconoce;2) Por escritura pública;3) Por testamento;4) Por manifestación expresa y directa hecha ante un juez...”

Nótese de la norma anteriormente transcrita, que en ninguno de sus apartes expresa que para efectuar el reconocimiento de hijo extra matrimonial se necesite de la presencia de la madre o del hijo.

El procedimiento a seguir es efectuar el reconocimiento por uno de los medios señalados en el artículo 1º. de la ley 75 de 1968, y una vez reconocida la persona, el notario debe dar aplicación a lo preceptuado por el artículo 60 del decreto ley 1260 de 1970, es decir, una vez efectuado el trámite de legalización de la escritura pública y recibida ésta, el funcio-nario encargado de llevar el registro civil procede a sustituir



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el folio con anotaciones de recíproca referencia y además, debe hacer la notificación de que trata el artículo 4º. de la ley en mención, el cual dispone: “El reconocimiento no crea derechos a favor de quien lo hace sino una vez que ha sido notificado y aceptado de la manera indicada en el título 11 del Libro 1º. del Código Civil, para la legitimación”.

Y el artículo 240 del Código Civil, expresa: “ Cuando la le-gitimación no se produce Ipso Jure, el instrumento público de legitimación deberá notificarse a la persona que se trate de legitimar...”.

Artículo 243 ibídem, señala: ”La persona que acepte o repudie, deberá declararlo por instrumento público dentro de los noventa días subsiguientes a la notificación. Trans-currido este plazo, se entenderá que acepta, a menos de probarse que estuvo imposibilitada de hacer la declaración en tiempo hábil”.

Así las cosas, el notario o el funcionario encargado de llevar el registro civil, debe permitir que se efectúe el reconoci-miento, haciendo la correspondiente notificación a la madre del menor o al interesado, según el caso.

En el evento de que el notario se abstenga de aceptar la escritura pública contentiva de reconocimiento de hijo extra matrimonial, puede formular la correspondiente queja ante el Director de Vigilancia de esta Entidad, para los fines a que haya lugar.

4. En otros casos no se registran escrituras que contie-nen cambios de nombre, porque el interesado no hace el trámite personalmente ante la notaría, por lo que no vale la solicitud que hace el Ministerio una vez realizado el procedimiento de legalización.

Ante todo es necesario aclarar, que para el otorgamien-to de la escritura pública de cambio de nombre, el cón-



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sul debe velar porque se cumplan todos los requisitos generales exigidos para cualquier escritura, como son: utilizar el papel notarial, numerarla, fecharla, consignar el nombre del cónsul y lugar de la autorización, iden-tificación de los comparecientes, y lo contemplado en el artículo 3º. del decreto 999 de 1988.

El artículo 3° del decreto ley 1260 de 1970, expresa: “Toda persona tiene derecho a su individualidad, y por consiguiente, al nombre que por ley le corresponde. El nombre comprende, el nombre, los apellidos, y en su caso, el seudónimo...” (subrayado fuera del texto)

El artículo 3o. del decreto 999 de 1988, dispone: “Sólo po-drán solicitar la rectificación o corrección de un registro o suscribir la respectiva escritura pública, las personas a las cuales se refiere éste, por sí o por medio de sus representantes legales o sus herederos”.

El artículo 6° del decreto 999 de 1988, señala. El ar-tículo 94 del decreto ley 1260 de 1970, quedará así: “El propio inscrito podrá disponer, por una sola vez, mediante escritura pública, la modificación del registro, para sustituir, rectificar, corregir o adicionar su nombre todo con el fin de fijar su identidad personal…”

El artículo 2º. del decreto 1555, expresa: Los represen-tantes legales de los menores de edad o de los hijos adoptivos, podrán cambiar el nombre de éstos ante notario, con sujeción al procedimiento indicado en el artículo 6º. del decreto ley 999 de 1988, y sin perjuicio de que cuando lleguen a la mayoría de edad, los ins-critos pueden por otra vez, modificar su nombre”.

Al igual que en la inquietud número 3, si el notario se abstiene de aceptar la escritura pública contentiva de



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cambio de nombre, puede formular la correspondiente queja ante el Director de Vigilancia de esta Entidad, para los fines a que haya lugar.

5. Las tarifas diferenciales de las escrituras de cam-bio de nombre en Colombia y en el exterior, hacen que las personas otorguen un poder especial, ante el consulado, para que un apoderado realice el trámite de suscribir la escritura en una notaría en Colombia, razón por la cual es necesario saber cómo deben ser otorgados estos poderes para que no sean rechazados por las notarías en Colombia. Los poderes conferidos para la gestión de negocios, se rigen por las normas establecidas en el Código Civil acerca del mandato; es así como el artículo 2142 del C.C. contempla el contrato en sí mismo y el artículo 2156 Ibídem consagra dos clases de mandato, el general si se da para “todos los negocios del mandante, y el especial si comprende uno o más negocios especialmente deter-minados.”

El artículo 2149 del CC describe los medios idóneos para el otorgamiento del poder así: “El encargo que es objeto del mandato puede hacerse por escritura pública o pri-vada, por cartas, verbalmente o de cualquier otro modo inteligible y aún por la aquiescencia tácita de una persona a la gestión de sus negocios por otra”.

La norma prevé dos modalidades para el otorgamiento del poder: una por escrito, a veces solemne (escritura pública), y otra verbal.

Caso diferente es en tratándose de poderes para actuar en procesos, cuando son generales o especiales para va-



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rios procesos, porque en estos casos necesitan haberse otorgado por escritura pública. Art. 65 del C. de P. C.

Los poderes otorgados en el exterior, se rigen por la ley colombiana en lo que se refiere a su autenticidad, no así en su aspecto formal. Su procedimiento se encuentra establecido en los artículos 65 y 259 del C. de P. C. en concordancia con el artículo 480 del C. de Co.

Ahora bien, cuando el respectivo poder se otorgue por documento privado, pero no ante funcionario de otro país, sino ante cónsul colombiano, es importante que en relación con dicho documento proceda el funcionario consular a dejar la constancia expresa de haber sido presentado personalmente por quien lo suscribe o exigir la diligencia de reconocimiento de contenido y firma.

Estos requisitos están expresamente previstos en el artículo 14 del decreto 2148 de 1983. Pero además se debe velar porque se cumplan los requisitos exigidos en el artículo 15 del mismo decreto, sustituido por el artículo 1º.. del Decreto 231 1985 que expresa: “Quien otorgue poder especial para enajenar, gravar o limitar un bien inmueble, lo identificará con el número de la matrícula inmobiliaria, nomenclatura o nombre y lugar de ubicación”.

Respecto a su consulta, el poder otorgado para efectuar escritura pública de cambio de nombre, deberá ser dado por los representantes legales, si el inscrito es menor de edad, o por el propio inscrito cuando es mayor de edad. En éste deberá consignarse el nombre de la ofi-cina donde se encuentra el registro civil de nacimiento, si es posible el número de folio o indicativo serial, el nombre del inscrito, y el nombre con el cual se va a fijar la identidad.



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6. ¿Al momento de hacer un registro de matrimonio en el Consulado, es posible hacer en este registro la diligencia de legitimación de los hijos nacidos antes de ese matrimonio, así el nacimiento de éstos no haya sido registrado en Colombia?

El artículo 236 del C.C., dispone: “Son también hijos legíti-mos los concebidos fuera del matrimonio y legitimados por el que posteriormente contraen sus padres, según las reglas y bajo las condiciones que van a expresarse”.

El artículo 237, ibídem, señala: “El matrimonio posterior legitima ipso jure a los hijos concebidos antes y nacidos en él...”

Artículo 238, “El matrimonio de los padres legitima también ipso jure a los que uno y otro hayan reconocido como hijos naturales de ambos, con los requisitos legales”.

El artículo 239 de la misma normatividad, expresa: “Fuera de los casos de los dos artículos anteriores, el matrimonio posterior no produce ipso jure la legitimidad de los hijos. Para que ella se produzca es necesario que los padres designen en el acta del matrimonio o en escritura pública, los hijos a quienes confieren este beneficio, ya estén vivos o muertos” (negrilla fuera de texto)

De la norma anterior se desprende que, al momento de efectuar la inscripción del matrimonio en el registro civil, en la casilla correspondiente los padres pueden decir los nombres de los hijos que legitiman. Si el nacimiento de éstos, no ha sido inscrito, los pueden identificar con el nombre correcto y fecha de nacimiento. La nota de legitimación debe ser suscrita por ambos padres.

Si no se efectuó la legitimación en el registro civil de ma-trimonio, podrán legitimar al hijo otorgando una escritura



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pública, la cual deberá efectuarse conjuntamente por ambos padres.

7. ¿Si una pareja hace capitulaciones matrimoniales ante un notario local y no ante el consulado, y luego del matrimonio pretende registrar ese contrato en el consu-lado, es factible aceptar ese registro, o necesariamente las capitulaciones se deben otorgar ante un consulado colombiano?

Las capitulaciones matrimoniales son un contrato median-te el cual la pareja que se dispone a contraer matrimonio pacta el régimen económico que los va a regir durante el matrimonio.

Las capitulaciones matrimoniales son convenciones o acuer-dos que celebran los futuros esposos antes de contraer matrimonio, relativas a los bienes que aportan a él, y a las donaciones y concesiones que se quieran hacer el uno al otro. artículo 1771 del Código Civil Colombiano.

Las capitulaciones son irrevocables desde el día de la ce-lebración del matrimonio, y una vez celebrado no podrán alterarse, ni siquiera con el consentimiento de las personas que intervinieron en su otorgamiento.

El notario o el cónsul ante quien se extiende la escritura con-tentiva de capitulaciones, hará saber a los comparecientes que deben establecer y describir los bienes que aportan al matrimonio, con expresión de su valor y una razón circuns-tancial de las deudas de cada uno, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 1780 del C. C.

Según lo dispuesto por el artículo 1780 del C. C. “Las ca-pitulaciones matrimoniales designarán los bienes que los esposos aportan al matrimonio, con expresión de su valor y una razón circunstanciada de las deudas de cada uno...”;



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con ésta no se da transferencia de bienes, y por lo tanto no hay lugar a inscripción en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos a que corresponda cada inmue-ble, ni a exigir paz y salvo alguno, pero sí son objeto de registro en el Libro de Varios, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1º. del decreto 2158 de 1970.

El artículo 180 del C.C. expresa: “Por el hecho del matrimonio se contrae sociedad de bienes entre los cónyuges, según las reglas del título 22, libro IV, del Código Civil.

Los que se hayan casado en país extranjero y se do-miciliaren en Colombia, se presumirán separados de bienes, a menos que de conformidad a las leyes bajo cuyo imperio se casaron se hallen sometidos a un régi-men patrimonial diferente”.

El artículo 259 del C. de P.C., establece: “Los documen-tos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de éste o con su intervención, deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplo-mático de la República, y en su defecto por el de una nación amiga, lo cual hace presumir que se otorgaron conforme a la ley del respectivo país...”

Como el objeto primordial de las capitulaciones matrimo-niales está encaminado a fijar por los futuros cónyuges el régimen de bienes que ha de regir sus relaciones patrimoniales una vez celebrado el matrimonio, si éstas se realizan antes del matrimonio y ante autoridad extran-jera, se presumen efectuaron conforme a la Ley de ese país, y son objeto de inscripción en el Libro de Varios del respectivo consulado. La carga de la prueba de si son válidas o no las capitulaciones efectuadas ante autoridad extranjera, le corresponde a los contrayentes.



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8. ¿Si aún no han registrado el matrimonio celebrado en el extranjero, pueden celebrar capitulaciones an-tes de registrarlo en el Consulado y entonces registrar dichas capitulaciones?

Las capitulaciones matrimoniales son convenciones o acuer-dos que celebran los futuros esposos antes de contraer matrimonio, relativas a los bienes que aportan a él, y a las donaciones y concesiones que se quieran hacer el uno al otro. Artículo 1771 del Código Civil Colombiano.

De la interpretación de las normas relativas a capitulaciones, se observa que éstas deben efectuarse antes de la celebra-ción del matrimonio y no de la inscripción de dicho matrimonio en el registro civil.

9. La Notaría Primera señala que las capitulaciones matrimoniales posteriores al matrimonio civil celebrado en el exterior, pueden incluirse en el folio del registro civil de matrimonio, siempre que el interesado presente el documento soporte apostillado y traducido. ¿Este procedimiento es aceptado por todas las notarías en Colombia?

Como ya lo expresamos en los interrogantes 7 y 8, las capitulaciones matrimoniales, deben celebrarse antes del matrimonio.

10. Una persona colombiana, ha optado igualmente por otra nacionalidad, por ejemplo la francesa, y ha afran-cesado el nombre, lo cual es muy común, sin haber cambiado su nombre en Colombia. Entonces contrae matrimonio y quiere registrar ese matrimonio en el Con-sulado presentando el acta de matrimonio francesa don-de aparecen sus nombres franceses, ¿Qué debe hacer el consulado?, lo registra con los nombres franceses o con los originales?



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El artículo 67 del decreto ley 1260 de 1970, dispone: “...Los matrimonios celebrados en el extranjero, entre dos colom-bianos por nacimiento, entre un colombiano por nacimiento y un extranjero, entre dos colombianos por adopción, o entre un colombiano por nacimiento y uno por adopción, se inscribirán en la primera oficina encargada del registro del estado civil en la capital de la República”.

El artículo 47 ibídem, expresa: “ Los nacimientos ocurridos en el extranjero o durante viaje cuyo término sea lugar extranjero, se inscribirán en el competente consulado colombiano, y en defecto de éste, en la forma y del modo prescritos por la legislación del respectivo país.

El cónsul remitirá sendas copias de la inscripción; una destinada al archivo de la oficina central y otra al fun-cionario encargado del registro civil en la capital de la República…

Caso de que la inscripción no se haya efectuado ante cónsul nacional, el funcionario encargado del registro del estado civil en la primera oficina de la capital de la República procederá a abrir el folio, una vez establecida la autenticidad de los documentos que acrediten el naci-miento”. (Este se aplica también para matrimonio).

De conformidad con las normas transcritas, los matrimo-nios que ocurran en el exterior de las personas arriba men-cionadas, pueden solicitar su registro ante el competente cónsul de Colombia en el país respectivo.

El artículo 68 de la misma normatividad, señala: “El matri-monio podrá inscribirse a solicitud de cualquier persona. En todo caso no se procederá al registro sino con vista en copia fidedigna de la respectiva acta de la partida parroquial, en cuanto a los matrimonios católicos, o de la



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escritura de protocolización de las diligencias judiciales o administrativas correspondientes, en el caso de matri-monio civil”.

El artículo 70 del decreto en mención, dispone: “Son requi-sitos esenciales del registro de matrimonio: el nombre de los contrayentes, la fecha, el lugar, el despacho, parroquia o sacerdote que lo celebró, y la constancia de la presencia de copia auténtica del acta parroquial o de la escritura de protocolización de las diligencias judiciales o administrativas correspondientes a la celebración”,

Para inscribir civilmente un matrimonio, se debe aportar copia de la partida eclesiástica de matrimonio, en tratándose de ma-trimonios católicos. Cuando se trata de matrimonios civiles, bien ante juez o autoridades administrativas, las actuaciones judiciales o administrativas se deben protocolizar, en el asun-to descrito, ante el Cónsul colombiano en el exterior.

Con base en la partida eclesiástica de matrimonio católico, o de la escritura de protocolización de las diligencias judiciales o administrativas, correspondientes a matrimonio civil, se efectúa el registro civil de matrimonio. Por consiguiente, el Cónsul debe asesorar al usuario, en el sentido de advertirle que es conveniente para evitar posibles problemas, unificar el nombre, es decir, si ha afrancesado el nombre, otorgar es-critura pública de cambio de nombre, para unificar su registro civil de nacimiento a los demás documentos.

El registro civil de matrimonio, se efectúa o se inscribe tal y como aparecen los nombres, bien en la partida eclesiástica o en el acta de matrimonio civil ante autoridad extranjera, previamente protocolizada.

11. La Notaría Primera de Bogotá, sostiene que la senten-cia de divorcio otorgada por un juez de un país extranjero donde se celebró el matrimonio, no necesita someterse



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al exequator en Colombia para poder ser registrada en el Consulado, argumentando que dicho matrimonio no fue celebrado en Colombia, lo cual ha generado muchos reclamos de las personas a quienes esta Dirección les solicita el trámite del exequator para registrar el divorcio. Cuál es el procedimiento que debe seguirse?

El exequator, se refiere al trámite que se debe efectuar ante la sala de casación civil de la Corte Suprema de Justicia, el cual debe cumplir con los requisitos señalados en el artículo 695 del C.P.C. para efecto de que las sentencias y otras providencias que revistan tal carácter, pronunciadas en un país extranjero en procesos contenciosos o de jurisdicción voluntaria, produzcan efectos en Colombia.

Trámite que no se refiere a la simple legalización de que tratan los artículos 259 y 260 Ibídem, y la Convención sobre abolición del requisito de legalización de documentos públi-cos extranjeros, o “apostillar”.

Una sentencia proferida por autoridad extranjera, requiere del trámite del exequator, para efecto de producir en Colombia la fuerza que les conceden los tratados existentes con ese país.

El matrimonio celebrado en el exterior por una de las perso-nas señaladas en el artículo 67 del decreto ley 1260 de 1970, para que produzca efectos en Colombia, debe inscribirse en el competente Consulado de Colombia en el exterior o en una de las Notarías del Círculo de Bogotá. Una vez inscrito, si IIegaren a divorciarse, la sentencia de divorcio para que produzca efectos en Colombia requiere del exequator.

Respecto a los modelos de las escrituras públicas, o el ma-nual que contenga información sobre los diferentes tipos de escrituras, le informo que la editorial Legis publicó un libro de modelos de minutas. Además por medio de la página www.



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legis.com.co se puede acceder al sistema de información jurídica que dicha empresa desarrolló para la Superinten-dencia de Notariado y Registro.

Registros Civiles

Mayo 11 de 2006

La Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Notariado y Registro respondió consulta al doctor Jaime Buenahora Febres Cordero, Cónsul de Colombia en Nueva York, U.S.A. y al encargado del registro civil del consulado, doctor Said Hidrovo Méndez.

1. Cuando es imposible contar con la presencia del pa-dre del menor al momento del registro, pero la madre tiene en el certificado de nacido vivo (Birth certificate) el nombre del padre y por lo tanto ha sido reconocida la paternidad, en este caso, ¿Cuál sería el procedimiento a seguir?

2. ¿Cuando la madre está privada de la libertad, y no tiene ningún documento de identificación colombiano, y el padre quiere registrar al menor, pero no están casados, qué se puede hacer?

3. ¿Es posible que un mayor de 18 años, hijo de padres colombianos, se registre por sí mismo sin tener ninguna clase de documento colombiano, únicamente los docu-mentos estadoudinenses? Acreditar que sus padres son colombianos claro está. Y si solo tiene información de uno de los padres, igualmente es posible proceder al registro?



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4. Tratándose de ciudadanos estadounidenses es indis-pensable la presentación del pasaporte vigente; o es posible la presentación de cualquier otro documento de identificación (licencia de conducción – único documen-to válido en Nueva York), ya que no todas las personas tienen pasaporte.

5. ¿Es absolutamente necesario que se requiera el registro civil de nacimiento de los contrayentes de un matrimonio celebrado en nuestra jurisdicción para regis-trarlo? ¿O solamente el de los colombianos, o ninguno, porque en el matrimonio ya se exigió ese requisito? (En el caso de los cubanos en Estados Unidos, es complejo que obtengan una copia del equivalente a su registro civil de nacimiento).

6. ¿Cuando los padres hacen trámite por’ primera vez de cédula y tienen más de 25 años, cómo sería posible que registren a sus hijos? 7. ¿En el caso de hijos menores de 18 años de edad, qué documento se tiene como base para la identificación de los padres, y quién lo declara?

Respuestas:

Marco Jurídico:

El artículo 266 de la Constitución Nacional estableció funcio-nes al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil y la identificación de las personas.

Código Civil.Ley 75 de 1968.Decreto ley 1260 de 1970.

•••



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Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

Pregunta No. 1:

El artículo 44 del Decreto Ley 1260 de 1970, señala: “En el registro de nacimientos se inscribirán:

Los nacimientos que ocurran en el territorio nacional.

Los nacimientos ocurridos en el extranjero, de personas hijas de padre y madre colombianos.

Los nacimientos que ocurran en el extranjero, de personas hijas de padre o madre colombianos de nacimiento o por adopción, o de extranjeros residentes en el país, caso de que lo solicite el interesado...” El artículo 45 ibídem, dispone: “están en el deber de denun-ciar los nacimientos y solicitar su registro: El padre, la madre, los demás ascendientes, los parientes mayores más próxi-mos... y el propio interesado mayor de diez y ocho años”.

El artículo 46 de la misma normatividad, dice: “Los naci-mientos ocurridos en el territorio nacional se inscribirán en la oficina correspondiente a la circunscripción territorial en que hayan tenido lugar...”’

El procedimiento a seguir para inscribir civilmente un na-cimiento es el consagrado por el artículo 1º. del Decreto 2188 del 16 de octubre de 2001, el cual expresa: “Cuando se pretende registrar el nacimiento fuera del término pres-crito, en el artículo 48 del D.L. 1260 de 1970, la solicitud se adelantará ante el funcionario de registro civil, ante el cual declarará el solicitante o el representante legal si el inscrito es menor de edad que su nacimiento no se ha inscrito ante autoridad competente.



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El nacimiento deberá acreditarse con el certificado de nacido vivo, expedido por el médico, enfermera o partera, o con otros documentos auténticos o con copia de las partidas parroquiales, respecto de las personas bautizadas en el seno de la iglesia católica o de las anotaciones de origen religioso, correspondientes a las personas de otros credos.

En caso de no poder acreditarse el nacimiento con los docu-mentos anteriores, se hará con fundamento en testimonios, de conformidad con el artículo 50 del Decreto Ley 1260 de 1970. En este evento, la declaración bajo juramento ren-dida personalmente ante el mismo funcionario de registro civil o notario, la harán al menos dos personas que hayan presenciado, asistido o tenido noticia directa y fidedigna del nacimiento...”

De conformidad con las normas transcritas, los nacimientos se pueden acreditar, con uno de los documentos allí relacio-nados, no son todos, es uno de ellos.

Al momento de la inscripción, el notario, el registrador del Estado Civil o el cónsul competente, debe preguntar al inte-resado en el registro si existe matrimonio entre los padres, porque de no existir, debe llevar los apellidos maternos, a menos que el padre lo reconozca. Lo anterior con el fin de que la inscripción quede bien diligenciada y la persona cuyo nacimiento se registra no vaya a tener problemas en el futuro.

Los hijos nacidos de uniones libres tienen los mismos dere-chos fundamentales que cualquier niño nacido en matrimonio. El artículo 1º. de la ley 54 de 1989, por medio de la cual se reforma el artículo 53 del decreto ley 1260 de 1970, expresa: “En el registro de nacimiento se inscribirán como apellidos del inscrito, el primero del padre seguido del primero de la madre, si fuere hijo legítimo o extramatrimonial reconocido



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o con paternidad judicialmente declarada; en caso contrario, se le asignarán los apellidos de la madre”.

Por lo anterior, le compete tanto al notario, al registrador del Estado Civil o al cónsul indagar, si los padres de la persona cuyo nacimiento se va a registrar son casados, para efecto de diligenciar bien el registro, ya que si no existe matrimonio debe llevar los apellidos de la madre o aconsejarle que lo reconozcan como a sus hijos extramatrimoniales, por uno de los medios señalados por el artículo 1º. de la ley 75 de 1968.

El artículo 1º. de la Ley 75 de 1968, expresa: “El reconoci-miento es irrevocable y puede hacerse:

En el acta de nacimiento firmándola por quien reconoce;Por escritura pública;Por testamento;Por manifestación expresa y directa hecha ante un juez...”

El procedimiento a seguir, en el evento de que los padres no sean casados, es efectuar el reconocimiento por uno de los medios señalados en el artículo 1º. de la Ley 75 de 1968, y una vez, como en el caso en consulta, autorizada la escritura pública de reconocimiento, el cónsul debe hacer la notificación de que trata el artículo 4º. de la ley en mención, el cual dispone: “El reconocimiento no crea derechos a fa-vor de quien lo hace sino una vez que ha sido notificado y aceptado de la manera indicada en el título 11 del Libro 1º. del Código Civil, para la legitimación”.

El artículo 240 del Código Civil, expresa: “Cuando la legiti-mación no se produce Ipso Jure, el instrumento público de legitimación deberá notificarse a la persona que se trate de legitimar...”.

1.

2.3.4.



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Artículo 243 ibídem, señala: .. “La persona que acepte o re-pudie, deberá declararlo por instrumento público dentro de los noventa días subsiguientes a la notificación. Transcurrido este plazo, se entenderá que acepta, a menos de probarse que estuvo imposibilitada de hacer la declaración en tiempo hábil”.

Así las cosas, la notificación deberá hacerla el notario o en este caso el cónsul a los interesados o sea a los beneficiarios del reconocimiento. Para dicha notificación, el padre recono-ciente deberá manifestar en la escritura pública la dirección o el lugar dónde se encuentre el hijo o la madre según el caso, para efecto de la notificación.

Pregunta No. 2

Parte de la respuesta anterior, tiene que ver con esta pregunta. Respecto a que la madre se encuentra privada de la libertad y no tiene documento de identificación, le informo, que con el certificado de nacido vivo (Colombia) o el que haga sus veces en Estados Unidos, se puede constatar que la madre del menor es quien figura en dicho documento. Lo anterior, por cuanto el hecho del parto presume la maternidad, luego no es necesaria la presencia de la madre en el consulado.

El artículo 30 del decreto ley 1260 de 1970, dispone: “La iden-tificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuáles son estos. Sin embargo, en caso de urgencia, a falta del documento especial de identificación, podrá el funcionario identificarlos con otros documentos auténticos, o mediante la fe de cono-cimiento por parte suya”.

La falta de documento de identificación no es óbice para no efectuar la inscripción del nacimiento; quien sí debe tener documento de identidad es quien actúe como declarante o denunciante del nacimiento, toda vez, que si una inscripción



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se efectúa sin que el declarante se identifique estaría viciada de nulidad, según lo dispuesto por el artículo 104 del Decreto Ley 1260 de 1970.

En el caso de su interrogante, el padre del menor puede inscribir civilmente el nacimiento de su hijo y lo puede reco-nocer por uno de los medios consagrados por el artículo 1º. de la ley 75 de 1968. También lo puede hacer, simplemente firmando el folio del registro civil de nacimiento.

Pregunta No. 3

El artículo 45 del decreto ley 1260 de 1970, dispone: “están en el deber de denunciar los nacimientos y solicitar su registro: El padre, la madre, los demás ascendientes, los parientes mayores más próximos... y el propio interesado mayor de diez y ocho años”.

De conformidad con la norma anterior, si la persona intere-sada en registrar su nacimiento es mayor de edad, puede hacerlo, siempre y cuando acredite que uno o ambos padres son colombianos. Se debe identificar, y como no posee cédula colombiana, puede hacerlo con cualquier otro documento, como es el caso, con los documentos estadounidenses de identificación. (artículos 30 y 104 del D.L. 1260 de 1970)

Pregunta No. 4

El pasaporte es el título de viaje o identidad expedido por cada Estado a sus connacionales que viajan al extranjero.

Con la instrucción administrativa No. 04 del 11 de enero de 2006, esta Superintendencia ilustró a los notarios con rela-ción al documento de identificación de los extranjeros en el otorgamiento de escrituras públicas y otros actos notariales, concluyendo que debían identificarse, bien con la cédula de extranjería, el carnet que expide la Dirección del Protocolo,



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o con su pasaporte vigente. Esta instrucción hace referencia a los actos notariales otorgados por los extranjeros dentro del territorio nacional, es decir en Colombia.

En el caso en consulta, como quiera que el extranjero no ingresa al país, no es necesario tener ni pasaporte, ni visa, basta con que se identifique con su documento idóneo de identidad.

Pregunta No. 5

El artículo 68 del Decreto Ley 1260 de 1970, señala: “El ma-trimonio podrá inscribirse a solicitud de cualquier persona. En todo caso no se procederá al registro sino con vista en copia fidedigna de la respectiva acta de la partida parroquial, en cuanto a los matrimonios católicos, o de la escritura de protocolización de las diligencias judi-ciales o administrativas correspondientes, en el caso de matrimonio civil”. (negrilla fuera de texto).

El artículo 70 del Decreto en mención, dispone: “Son requi-sitos esenciales del registro de matrimonio: el nombre de los contrayentes, la fecha, el lugar, el despacho, parroquia o sacerdote que lo celebró, y la constancia de la presencia de copia auténtica del acta parroquial o de la escritura de protocolización de las diligencias judiciales o administrativas correspondientes a la celebración”.

Para inscribir civilmente un matrimonio, se debe aportar copia de la partida eclesiástica de matrimonio. Cuando se trata de matrimonios civiles, bien ante juez o autoridades administrativas, las actuaciones judiciales o administrativas se deben protocolizar, en el asunto descrito, ante el Cónsul colombiano en el exterior, o ante cualquiera de los notarios del Círculo de Bogotá, D.C., según el caso.



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Con base en la partida eclesiástica de matrimonio católico, o de la escritura de protocolización de las diligencias judiciales o administrativas, correspondientes a matrimonio civil, se efectúa el registro civil de matrimonio. Por consiguiente, el cónsul no debe solicitar más requisitos que los señalados por la ley, por lo que en el asunto descrito, no le compete requerir para la inscripción del matrimonio copia de los registros civiles de nacimiento de los contrayentes.

Si bien es cierto que en los folios de registros de matrimo-nios existe una casilla dispuesta para los datos del registro civil de nacimiento de los contrayentes, no aportarlos no es óbice para no inscribir el matrimonio, por cuanto dicho dato no constituye un elemento esencial del registro civil de matrimonio. Si posteriormente los cónyuges desean adicionar dicho dato al registro civil de matrimonio, deben otorgar una escritura pública de corrección.

Pregunta No. 6

La respuesta, está implícita en las respuestas a las pre-guntas No. 1 y 2.

Pregunta No. 7

La tarjeta de identidad expedida por la Registraduría Nacio-nal del Estado Civil, es el único medio idóneo para la iden-tificación de los menores de edad que hayan cumplido los 7 años de nacidos. (artícuIo 5° decreto 1694 de 1971).

También existe el artículo 30 del decreto ley 1260 de 1970, anteriormente transcrito, relacionado con la identificación de los comparecientes.

Existe gran diferencia entre la capacidad de contratar, con-sagrada en el artículo 1502 del Código Civil, y la capacidad que pueda tener una persona respecto a su estado civil.



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La primera de ellas es absoluta, y en términos generales se considera obtenida con la mayoría de edad, salvo las incapacidades generales señaladas en la ley.

Cosa distinta sucede con los aspectos relacionados con el estado civil, pues la ley ha sido siempre más amplia, tanto como para considerar posible el reconocimiento de un hijo extramatrimonial por su padre menor de edad, en razón a los derechos fundamentales de los niños, es decir, todos tienen derecho, entre otros, a tener un nombre y una familia.

El artículo 13 de la Constitución Nacional expresa:”Todas las personas nacen libres e iguales ante la ley, recibirán la misma protección y trato de las autoridades y gozarán de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica”.

Además, por cuanto toda persona tiene derecho al recono-cimiento de su personalidad jurídica, según lo dispuesto por el artículo 14 ibídem.

Respecto a que un mayor de edad firme el registro civil de nacimiento, puede hacerse, pero la diligencia de reconoci-miento de hijo extra matrimonial, debe efectuarse o firmarse por el padre quien reconoce, toda vez que como característica esencial del reconocimiento, es que éste es personal, ya que sólo el padre que reconoce puede realizarlo.

En consecuencia, los padres menores de edad, debidamente identificados, pueden inscribir el nacimiento de sus hijos, y además, pueden efectuar su reconocimiento de hijos extra-matrimoniales.

El padre menor de edad, que desee reconocer a su hijo, puede hacerlo, pero debe estar debidamente identificado, es decir con tarjeta de identidad, si es colombiano, o con el documento idóneo si es extranjero.



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Unión marital de hecho

Febrero 27 de 2006

La Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Notariado y Registro respondió la consulta del doctor Hans Meter Glanzer, Embajador de Austria en Colombia y al doc-tor Miguel Alberto Gómez Vélez, Coordinador de Asuntos Consulares del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Si en el caso concreto de los señores Nelsy Vargas Castro y el ciudadano austriaco Friedrich Schall, a quienes en audiencia dentro del proceso ordinario de existencia de unión marital de hecho, el Juez Dieciséis de Familia de Bogotá, doctor Luis Guillermo Arboleda Martínez, declaró la existencia de la unión marital de hecho desde el día 10 de julio de 1994, existe un matrimonio según las disposi-ciones legales colombianas y en caso afirmativo, cuándo se contrajo matrimonio, y si es necesaria la inscripción del matrimonio en el registro del estado civil.

Respuestas:

Marco Jurídico:

Ley 54 de 1990Ley 979 de 2005

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

El artículo 1º. de la ley 54 de 1990, expresa: “A partir de la vigencia de la presente ley y para todos los efectos civiles, se denomina unión marital de hecho, la formada entre un hombre y una mujer, que sin estar casados, hacen una comunidad de vida permanente y singular. Igualmente, y



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para todos los efectos civiles, se denominan compañero y compañera permanente, al hombre y la mujer que forman parte de la unión marital de hecho”:

Se denomina unión marital de hecho, la formada entre un hombre y una mujer, que sin estar casados, hacen una co-munidad de vida permanente y singular.

Se denominan compañero y compañera permanente, al hom-bre y mujer que forman parte de la unión marital de hecho.

El artículo 4º. de la ley 979 de 2005, expresa: ”La existencia de la unión marital de hecho entre compañeros permanentes, se declarará por cualquiera de los siguientes mecanismos:

1. Por escritura pública ante notario por mutuo consentimiento de los compañeros permanentes.2. Por acta de conciliación suscrita por los compañeros per-manentes, en centro legalmente constituido.3. Por sentencia judicial, mediante los medios ordinarios de prueba consagrados en el Código de Procedimiento Civil, con conocimiento de los jueces de Familia de Primera Instancia”.

La declaración de la unión marital de hecho por escritura pública, es la manifestación que hacen los compañeros permanentes ante el notario, de que es su voluntad y que existe mutuo consentimiento en declarar la existencia de dicha unión.

En esta manifiestan su voluntad libre y espontánea de ha-berse unido o de unirse, sin matrimonio, con el fin de hacer vida en común.

En la escritura pública deberán manifestar que hacen vida en común por un tiempo no inferior a dos años y que entre ellos no existe impedimento legal para contraer matrimonio.



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La Ley 54 de 1990, a pesar de su corta extensión (9 artícu-los), representa un giro total frente a la concepción de las relaciones de familia; posteriormente el artículo 42 de la Constitución Política consagró que “la familia se constituye por vínculos naturales o jurídicos o por la voluntad respon-sable de conformarla”.

El artículo 5° del decreto ley 1260 de 1970, expresa: “Los hechos y los actos relativos al estado civil de las personas, deben ser inscritos en el competente registro civil, especial-mente los nacimientos, reconocimientos de hijos naturales, legitimaciones... divorcios, separaciones de cuerpo y de bienes…, con indicación del folio y el lugar del respectivo registro”.

A su turno, el artículo 22 ibídem, señala: “Los hechos, actos y providencias judiciales o administrativas relacionadas con el estado civil y la capacidad de las personas, distintos de los nacimientos, los matrimonios y defunciones, deberán inscri-birse: los atinentes al matrimonio y sus efectos personales y patrimoniales, tanto en el folio de registro de matrimonio, como en el del registro de nacimiento de los cónyuges; y los restantes, en el folio del registro de nacimiento de la persona o personas afectadas “.

De otra parte, el artículo 1 ° del decreto 2158 de 1970, indica: “ Además de los elementos de que trata el artículo 8° del de-creto ley 1260 de 1970, y sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 22 de la misma norma, los encargados del registro del estado civil de las personas llevan el registro de varios, en el cual se inscribirán todos los hechos y actos, distintos de nacimientos, matrimonios y defunciones, especialmente... separaciones de cuerpo y de bienes, divorcios...”.

Y el artículo 2° del decreto 2158 de 1970, dispone: “La ins-cripción de los hechos y actos de que trata el anterior artículo, se hará en la misma notaría en donde se haya otorgado la escritura, inscrito o protocolizado el hecho o acto originario



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de la inscripción, o en la de la cabecera del círculo a que pertenezca la ciudad donde se adelantó la actuación judicial o administrativa”.

No hay que perder de vista, que para la época de la expe-dición tanto del decreto 1260 de 1970 como del 2158 del mismo año, no existía la figura de la unión marital de hecho, circunstancia ésta por la cual dichos decretos no consagran lo anterior.

De conformidad con las normas transcritas, las escrituras o las actas de conciliación en las cuales se declaren la unión marital de hecho, deben registrarse es en el Libro de Varios. Su no inscripción no acarrea vicio alguno de nulidad.

En el asunto descrito, no existe matrimonio entre los señores Nelsy Vargas Castro y Friedrich Schall, lo que existe es una unión marital de hecho, es decir se unieron voluntaria y libre-mente para hacer una vida en común, sin existir matrimonio, acto éste válido en Colombia.



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Posibilidad de celebración de matrimonio civil ante cónsul colombiano

Octubre 17 de 2007

El Ministerio de Relaciones Exteriores, Oficina Asesora Jurídica, respondió consulta a la doctora Melba Martínez López. Directora de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior. (Cónsul General de Colombia en Barcelona)

Respuesta:

Las normas por las cuales no se pueden realizar matrimonios civiles en las sedes de los consulados de Colombia, en los siguientes términos son:

La Convención sobre Agentes Consulares, realizada en La Habana, Cuba, el 20 de febrero de 1928, aprobada mediante Ley 57 del 27 de noviembre de 1930 y ratificada el 26 de diciembre de 1935, en su artículo 10 reza: “Los cónsules ejercerán las atribuciones que les confiera la Ley de su Estado, sin perjuicio de la legislación del Estado donde desempeñen su cargo”.

La Convención sobre Relaciones Consulares, firmada en Viena el 24 de abril de 1963, aprobada mediante Ley 17 de 1971 y ratificada el 6 de septiembre de 1972, en su artículo 5 literal f), relativo a las funciones consulares, dis-pone: “Actuar en calidad de notario, en la de funcionario de registro civil, y en funciones similares y ejercitar otras de carácter administrativo, siempre que no se opongan las leyes y reglamentos del Estado receptor”.

Las normas de las convenciones citadas anteriormente, permiten concluir que los cónsules podrán celebrar matri-



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monios, siempre y cuando estén autorizados por la Ley del Estado acreditante.

La Guía Diplomática y Consular, en su artículo 224, es-tablece como funciones especiales de los cónsules (…) Actuar en calidad de notario para efecto de registro de estado civil de las personas, cuando los hechos, actos o providencias que lo determinan y la calificación legal de ellos tenga ocurrencia dentro del territorio que correspon-de a su circunscripción.

En lo referente a las normas sobre matrimonio en Colom-bia, encontramos que la Ley 57 de 1887, en el numeral 1 del artículo 13, al referirse a la nulidad del matrimonio y sus efectos, indica que el matrimonio civil es nulo cuando no se ha celebrado ante el juez y los testigos competentes.

El Código Civil en su artículo 126, precisa que el matrimo-nio se celebrará ante el juez del distrito de la vecindad de la mujer, con la presencia y autorización de dos testigos hábiles, previamente juramentados. Por mandato del artículo 7 del Decreto Extraordinario 2272 de 1989, los jueces civiles y promiscuos municipales, también conocen en única instancia de las celebraciones de matrimonios civiles.

Con la expedición del Decreto 2668 de 1988, se le otorgan facultades a los notarios para la celebración de matrimo-nios civiles, sin perjuicio de la competencia de los jueces municipales.

De acuerdo con las normas mencionadas anteriormente es claro, en principio, que la competencia para la celebra-ción de matrimonios civiles está radicada en cabeza de los jueces municipales o promiscuos municipales y de los notarios.



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De otra parte, la Ley 489 de1998 determina que los orga-nismos y entidades administrativas, deberán ejercer con exclusividad las potestades y atribuciones inherentes, de manera directa e inmediata, respecto de los asuntos que les hayan sido asignados expresamente por la Ley, la orde-nanza, el acuerdo o el reglamento ejecutivo. Así mismo, la delegación de funciones a otras autoridades con funciones similares o afines, se hace mediante acto de delegación.

Es importante señalar que el artículo 67 del Decreto 1260 de 1970, no faculta a los cónsules para celebrar matrimo-nios, sino que se refiere a la inscripción de matrimonios celebrados en el exterior.

En conclusión, los cónsules no pueden celebrar matrimo-nios, por cuanto esta facultad no se encuentra expresamen-te atribuida por la Ley o mediante acto de delegación.

El Tratado sobre Derecho Internacional Privado entre las Repúblicas de Colombia y Ecuador, suscrito en Quito, el 18 de junio de 1903, fue aprobado por la Asamblea Nacional Constituyente y Legislativa, mediante Ley No. 13 del 8 de abril de 1905. Hasta la fecha las partes no han suscrito otro que lo modifique o sustituya, o una de ellas lo haya denun-ciado. En consecuencia, dicho Instrumento internacional se encuentra vigente.

De conformidad con el artículo 8° del Tratado, se tiene que los cónsules pueden celebrar matrimonios, siempre y cuan-do estén autorizados por la Ley del Estado acreditante.

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