Care Network Coordination for Chemotherapy at Home: A Case Study 

11th IFIP Working Conference on VIRTURAL ENTERPRISES 

(PRO­VE’10) 11­13 October, 2010 Saint­Etienne, France 

Tian Zhang 1 , Eric Marcon 1 , Maria Di Mascolo 2 1 LASPI, Jean Monnet University – St Etienne, France 

2 G­SCOP, INP – Grenoble, France

2 

Background 

q Cancer  chemotherapy : 83%  in day hospitals 

q Rapid development of chemotherapy at home (15,6%  in 2006) 

q Three­day patient tr eatment pr ocess 

Cure validation ( Green light) 

Medicines preparation 

Production of chemo. drugs 

Chemotherapy drugs delivery 

Hospital 

Cure reprogrammation 

Pr imary medecine 

End of cure 

D­1  D 

Nurse 

Care str ucture (HCS or Cancer  

network) 

D+1 

Blood sample collection 

Blood analysis 

Chemotherapy administration 

Follow­up after chemotherapy 

Biological laboratory  Physician 

Pharmacy 

Medicines preparation 

Pharmacy 

Nurse  Nurse Logistician or external transporter 

No 

Yes

Background 

q Real­world case study • HCS structure situated in Rhône­Alpes province in France 

• Beginning of the chemotherapy at home activity in the 90’s 

• Chemotherapy at home  = 3% of patient admissions 

Three­phases process modelling 

Public hospitals 

• Agreement of hospital 

• Agreement of patient 

• Agreement of the HCS structure 

• Home visit 

• Treatments planning 

• Information to care actors 

• Logistic planning 

• Chemotherapy cure realization at home 

Patient admission phase  Preparation phase  Realization phase

4 

q  Realization process of chemotherapy at home 

Problem setting 

Hopital City 

D­1 

D 

Soins et Santé 

D+1 

Blood sample collection 

Biological analysis 

validation of cure (Clinical Green Light – 

CGL) validation of cure (Final Green Light – CGL)  Validation & 

Medicines preparation 

Chemo. Drugs 

production 

Chemo. drugs delivery 

Chemotherapy administration 

Follow­up post­ chemotherapy 

Nurse coordinator 

Doctor coordonator  Transporter  Private nurse  Family doctor 

Biological laboratory Pharmacy  Pharmacy 

Coordination D­1 & D

5 

q A chemotherapy at home system managed by a coordination center  

Problem setting 

Nurse coordinator  

External actors 

Private nurse 

Biological laboratory 

Family doctor 

Hospital pharmacy 

Coordinate 

Verify, Inform and Press (by phone or fax) 

Efficient and good quality coordination ??? 

A good and smooth organization depends greatly on quality of coordination 

• Evaluate the quality of coordination of the studied system 

• Propose improvement schemes

6 

Method and Results 

qMethod and approach • Discrete­events simulation (Software Rockwell ARENA) 

• Current system (Scenario 1) => Redefinition of coordination design (Scenario 2) => Use of a traceability management system (Scenario 3) 

q Elements of simulation model • From 0 to 4 patients per day 

• 7 chemotherapy protocols 

• 2 public hospital pharmacies 

• Intervention area : 80 km around the studied HCS structure 

• Simulation of two first days of the process with a 3 months’ experiment period 

q  Per formance indicators • Coordination time 

• Impact of coordination design on chemotherapy at home organization

7 

Method and Results 

q Scenario 1 – Current system 

Coordination design: Nurse coordinator takes the initiative to communicating with external actors 

• Verify activities execution 

• Transfer information 

• Press them in case of forgetfulness, mistakes and delays 

Simulation scenar ios descr iption

8 

Method and Results 

q Scenario 2 – Redefinition of coordination design 

Nurse coordinator  

External actors 

Private nurse 

Biological laboratory 

Family doctor 

Hospital pharmacies 

Step 1. 

Inform 

(Receipt and transfer information) 

Step 2. 

Redefinition of actor s’ r esponsibility  Cut of r edundant activities 

CGL  FGL 

HCS pharmacy Hospital pharmacy

9 

Method and Results 

q Scenario 3 – Use of a traceability management system 

Cable network 

Mobile network

Method and Results 

q Comparative analysis 

Coordination time (minute) 

47 

32 

18 

0 

10 

20 

30 

40 

50 

Coordination time (minute) 

Coordination time (minute)  47  32  18 

Scenario 1  Scenario 2  Scenario 3

Method and Results 

q Comparative analysis 

Activ ity execution time (minute) 

169  165 

55 

253 

187 

97 

0 

50 

100 

150 

200 

250 

300 

Scenario 1  Scenario 2  Scenario 3 

Biological laboratory  Family doctor 

Delays of realization 

27% 

5% 

0% 

28% 

5% 

0% 0% 

5% 

10% 

15% 

20% 

25% 

30% 

Scenario 1  Scenario 2  Scenario 3 

Biological laboratory  Family doctor

12 

Conclusion 

q Study of chemotherapy at home system • Work based on a real­world study 

• Process modelling 

• Performance evaluation in terms of quality of coordination 

q Proposition of improvement schemes • Two propositions : redefinition of the coordination design and use of a traceability management system 

• Traceability management system = the best solution for quality of coordination improvement

Tian Zhang 1 , Eric Marcon 1 , Maria Di Mascolo 2 1 LASPI, Jean Monnet University – St Etienne, France 

2 G­SCOP, INP – Grenoble, France 1  tian.zhang@univ­st­etienne.fr, marcon@univ­st­etienne.fr, 2 maria.di­mascolo@g­scop.inpg.fr