Capítulo 16

Banco de Dados e Sistemas de Informações de RH

• Comunicações Internas.• A Necessidade de Informações.• Banco de Dados de RH.• Sistemas de Informações de RH.• Sistemas de Monitoração de RH.• Balanço Social.

Caso Introdutório:

Tradição e Passado S/A Genivaldo Pantaleão, o antigo chefe de pessoal da Tradição & Passado era o típico exemplar do tradicional chefão de pessoal. Tratava as pessoas através de indicadores numéricos e de créditos e débitos para com a companhia. Cada um dos 1000 empregados da empresa tinha uma pasta individual no DP – um repositório das contas negativas – onde se anotava faltas e atrasos, advertências e demais indicadores negativos. Quando Genivaldo se aposentou por velhice, foi substituído por Regina de Oliveira. Sua 1a. providência foi desburocratizar o velho feudo, o DP. Chamou seus funcionários e iniciou um mutirão de mudanças. Mandou queimar todas as mil pastas em uma cerimônia pública e liberar espaço e tempo dos funcionários para atividades mais construtivas. Regina queria uma nova imagem do DP e da companhia e mostrar que o controle coercitivo e restritivo eram coisas do passado. Não valia a pena guardar coisas negativas do passado, mas sim tratar das coisas positivas para o presente e futuro. Bola para a frente!

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AVALIAÇÃO CRÍTICA: O exemplo da Clínica Mayo

Há mais de cem anos, dois irmãos médicos fundaram a 1a. Clínica média moderna: a Clínica Mayo. Trouxeram vários outros especialistas e a cada mês cada chefe de serviço analisava e relatava tudo o que ocorria com os pacientes. Nesse relatório, também discutia quais as mudanças necessárias, quais as novas competências ou quais as melhorias para aperfeiçoar os tratamentos da clínica. Cada chefe de serviço – ortopedista, urologista ou oftalmologista – deveria mobilizar sua equipe para contribuir para a clínica como um todo, a fim de ajudar a atender às necessidades dos pacientes. Tudo isso antes da chegada do computador. Essa preocupação com a qualidade proporcionou a respeitável imagem pública da clínica. Em uma instituição baseada na informação, as pessoas devem assumir a responsabilidade pela informação aos seus chefes e colegas e educá-los nesse sentido. Isso requer que cada um pense em escrever a respeito daquilo em que a organização deve ser ajudada e quais os meios para que todos possam contribuir para melhorar seus resultados. Essa compreensão deve funcionar de baixo para cima, de cima para baixo e para todos os lados. As organizações são baseadas na confiança. Confiança significa que cada um conhece o que se espera das pessoas. Confiança é a compreensão mútua. Não apenas amor mútuo, nem respeito mútuo. As pessoas deveriam saber que estão dedicadas às mesmas causas.

Isso é previsibilidade.

 

1.   Quais os tipos de decisão sobre pessoas que você toma regularmente?

2.   Quais tipos de informações você necessita para essas decisões?

3.   Quais tipos de informações você recebe regularmente?

4.   Quais tipos de estudos especiais você solicita regularmente?

5.   Quais tipos de informações você gostaria de receber e não vem recebendo?

6.   Quais informações você precisa em base diária? Semanal? Mensal? Anual?

7.   Quais tópicos específicos em que você gostaria de manter-se informado?

8.   Quais as melhorias mais úteis a serem implantadas no atual sistema de informações de pessoal?

ARH DE HOJE: Quais as informações necessárias sobre o pessoal?

16.1. Exemplo de Banco de Dados de RH

Entrada

de

Dados

Bancos de Dados

Cadastro de Pessoal

Cadastro de Cargos

Cadastro de Seções

Cadastro de Remuneração

Cadastro Médico

Cadastro de Benefícios

Saída

de

Informações

Voltando ao Caso Introdutório:

Tradição e Passado S/A

Regina de Oliveira começou mudando o nome do DP para Depto. de Gestão de Talentos (DGT) e implementando um banco de dados dinâmico e interativo que permitisse o funcionamento de um sistema integrado de informações de acesso rápido e fácil de todos os usuários: diretoria, gerentes de linha, DGT e funcionários.

Com a colaboração dos usuários, passou à etapa de montagem do sistema.

Como você procederia no lugar de Regina?

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16.2. Insumos Básicos para o Banco de Dados

Bancos de Dados

I dentificação Pessoal:

NomeEndereçoData e local de nascimentoNacionalidadeFiliaçãoEstado CivilNome da Esposa e FilhosData e local de nascimento

da esposa e filhos

Dados Pessoais:

Empresas onde trabalhouDatas de admissão e demissãoEndereçosCargos ocupadosSalários percebidos

Escolas onde estudouCursos feitos e completadosDatas de início e conclusão

Dados de Admissão

Data de AdmissãoCargo inicialSalário inicialNº de dependentesEmpresas onde trabalhouNº de registroNº de conta bancáriaEquipe de trabalho

Dados de Progresso

Cargos ocupadosProgresso na carreiraAvaliação do desempenhoCursos internos efetuadosCursos externos efetuadosResultados nos testes seleçãoConhecimentosHabilidades e capacidades

 ·  Sistema de Informação de RH é um sistema utilizado para coletar, registrar, armazenar, analisar e recuperar dados a respeito dos recursos humanos da organização. A maioria dos sistemas de informação de RH é computadorizada (3).  ·  Sistema de Informação de RH é um procedimento sistemático para coletar, armazenar, manter, combinar e validar dados necessários à organização a respeito dos seus recursos humanos, atividades pessoais e características das unidades organizacionais (4).  ·  Sistema de Informação de RH é um sistema planejado para colher, processar, armazenar e disseminar informações a respeito dos recursos humanos, de modo a permitir a tomada de decisões eficazes pelos gerentes envolvidos (5).

DICAS: Conceitos de Sistemas de Informação de RH.

16.3. Banco de Dados para um SI de RH

EntradasBancos de Dados

Cadastro de Pessoal

Cadastro de Cargos

Cadastro de Seções

Cadastro de Remuneração

Cadastro de Treinamento

Cadastro de Benefícios

Inclusõesno Cadastro

Exclusõesdo Cadastro

Alteraçõesdo Cadastro

Freqüência ouCartões de Ponto

Vales eadiantamentos

Outrasentradas

Folha dePagamento

RelatóriosContábeis

Relatórios legais(INSS, IR, FGTS)

Relatório deAbsenteísmo

Relatóriode Férias

OutrasInformações

Saídas

RH DE HOJE: Rede de relacionamentos na CSN (7).

Na Companhia Siderúrgica Nacional – CSN – o acesso às informações deixou de ser privilégio de quem detém o poder. Lá, todos os funcionários estão tendo o gostinho de poder opinar on-line sobre algumas medidas fundamentais para o desenvolvimento da companhia. A tecnologia da informação foi estendida para todos os operários e a companhia utiliza a intranet para ouvir a opinião de seus mais de 10 mil funcionários, em

uma série de questões que dizem respeito a eles.

A Superintendência de RH queria fazer uma pesquisa para saber a opinião dos funcionários sobre a antecipação da participação nos lucros. Nos computadores espalhados pelos refeitórios e outros pontos estratégicos, os funcionários entravam com nome e data de nascimento para saber qual o valor de sua participação e faziam sua opção.

Cerca de 97% dos funcionários responderam à pesquisa.

Acesso

do

Gerente

Sistema de I nformação Gerencial

* Quanto ganha o funcionário?* Quando foi admitido na empresa?* Quando deverá entrar em férias?

* Qual é o cargo do funcionário?* Qual é sua experiência profissional?* Quais são suas habilidades e conhecimentos?

* Quais os programas de treinamento feitos?* Quais suas avaliações de desempenho?* Quais os cargos já ocupados na empresa?

* Quais as metas e objetivos a alcançar?* Quais os progressos já feitos?* Quanto falta para completar as metas?

* Quais as características pessoais?* Pode receber novas responsabilidades?* Deve receber supervisão mais estreita?

Saída

de

I nformações

* Quais tarefas já executadas pelo funcionário?* Quais tarefas poderia receber no futuro?* Qual o potencial de desenvolvimento?

16.4. Sistema de Informação Gerencial de RH

16.5. SIG de RH

Acesso

do

Funcionário

Sistema de I nformação aos Funcionários

* Qual o meu salário mensal?* Quanto deverei ganhar este mês?* Quantas horas de trabalho já fiz?

* Qual é o meu cargo?* Qual é a minha faixa salarial?* Quais são minhas possibilidades de carreira?

* Quais os programas de treinamento a fazer?* Quais minhas avaliações de desempenho?* Quais os cargos que já ocupei na empresa?

* Quais as minhas metas e objetivos a alcançar?* Quais os progressos que já fiz?* Quanto falta para completar as metas?

* Quanto tenho de depósitos no FGTS?* Como está minha situação previdenciária?* Quanto tenho de depósitos no PIS?

Saída

de

I nformações

* Quanto tenho na minha conta corrente bancária?* Qual a minha situação na empresa?* Qual o o meu potencial de desenvolvimento?

Caso Introdutório:

Tradição e Passado S/A Pág: 462Pág: 462

A idéia de Regina era criar um sistema de informação integrado de RH capaz de servir aos múltiplos usuários. Ela queria transformar o seu DGT em um órgão virtual e de acesso rápido e fácil para os gerentes de linha e os funcionários. Como você poderia contribuir para que isto

aconteça?

A Federal Express (Fedex) refinou a arte de colocar informações nas mãos dos gerentes e funcionários. Seu sistema de informações - Prism RH – é benchmark copiado pelas áreas de RH para chegar a um escritório sem papéis. As características do Prism são: 

1. Processamento de candidatos admitidos: todas as informações sobre os candidatos a emprego são registradas online nos terminais do banco de dados do Prism. Os gerentes de linha acessam o sistema para ver se o candidato foi admitido ou não em outro departamento. 

2. Manutenção do banco de dados pelo funcionário: A Fedex empodera seus funcionários para que eles mantenham seus próprios bancos de dados. Cada um é responsável pela atualização das informações, como endereço, telefone, opções de benefícios, etc. 

3. Dados sobre os cargos: O Prism dá a todos acesso a informações sobre oportunidades internas com descrições de cargos e faixas salariais. Os gerentes de linha registram as vagas no sistema. Qualquer funcionário pode candidatar-se online a qualquer cargo na rede mundial da companhia. O sistema responde verificando as qualificações do funcionário e solicita ao seu gerente a autorização para disputar a posição. Se a autorização é dada, o sistema inclui o funcionário na programação eletrônica de escolhas do gerente da área considerada. 

4. Administração por Objetivos (APO): O programa de APO inclui um sistema de pontos e um programa de recompensas. Os funcionários são premiados por reduções de custos ou sugestões de melhoria da eficiência. Os pontos são ganhos e registrados no Prism pelos gerentes e os funcionários monitoram seu progresso a qualquer hora. 

Questões: 1. Quais são as vantagens e desvantagens de colocar a função de RH online? 2. Quais os assuntos que devem ficar fora ou incluídos no sistema do Prism?

CASO DE APOIO: A Queima do Papelório na Fedex (8).

1. Calendário anual: o calendário anual de trabalho estabelece os dias de trabalho e as chamadas pontes (dias úteis que ficam entre os feriados e os sábados ou domingos em que não se trabalha). Como nesses dias o absenteísmo é bastante elevado, a idéia é não trabalhar nessas pontes e compensar as horas desses dias. A compensação pode ser feita em alguns sábados ou estendendo a jornada nos dias das diversas semanas, trabalhando alguns minutos para pagar a folga negociada. Com isto, os funcionários podem gozar o feriado, a ponte e o final de semana em um período de descanso mais prolongado. A empresa lucra pelo fato de evitar o absenteísmo e ter toda a sua força de trabalho aplicada.   2. Férias coletivas: funcionam como meio de simplificação do calendário e como redução de custos laborais. Como cada funcionário tem direito a 30 dias de férias por ano, cada 12 funcionários requerem um funcionário adicional para cobertura de suas ausências de férias e manter a programação de trabalho.

Jornada de Trabalho

16.6. Sistema de Flextime

* Programação antecipada: 7:00 - 15:00 hs. * Programação padrão: 8:00 - 16:30 hs.* Programação tardia: 9:00 - 17:30 hs.* Horários núcleo em que todos os funcionários devem estar presentes: 9:00 - 11:00 e

13:00 - 15:00 horas

: Flextime : Núcleo : Flextime : Núcleo : Flextime : : : : : : :6:00 9:00 11:00 13:00 15:00 18:00 hs. 

* Programação antecipada: 7:00 - 15:00 hs. * Programação padrão: 8:00 - 16:30 hs.* Programação tardia: 9:00 - 17:30 hs.* Horários núcleo em que todos os funcionários devem estar presentes: 9:00 - 11:00 e

13:00 - 15:00 horas

: Flextime : Núcleo : Flextime : Núcleo : Flextime : : : : : : :6:00 9:00 11:00 13:00 15:00 18:00 hs. 

16.7. Vantagens e desvantagens do flextime

* Melhora a atitude e moral das pessoas

* Acomoda o trabalho dos pais

* Diminui os atrasos ao trabalho

* Reduz os problemas de trafego: aspessoas podem evitam períodos decongestionamentos

* Acomoda aqueles que desejam chegar mais cedo ao trabalho

* Aumenta a produção

* Facilita a programação pessoal de compromissos, como médicos e dentistas

* Acomoda os programas de laser das pessoas

* Diminui o absenteísmo

* Diminui a rotatividade

* Falta de supervisão durante algum tempodo trabalho

* Pessoas chaves não estão presentes emalguns momentos

* Problemas de acomodação de pessoas,cujas saídas são entradas para outras

* Pessoas que abusam do programa

* Dificuldade em planejar programas detrabalho

* Problemas de controlar as horastrabalhadas ou acumuladas

* Dificuldade de programar reuniões emmomentos mais convenientes

* Dificuldade de coordenar projetos

* Poucas pessoas disponíveis em algunsmmentos

Vantagens Desvantagens

Caso Introdutório:

Tradição e Passado S/A Pág: 475Pág: 475

  Além de um sofisticado sistema de informação integrado de RH, Regina queria mudar os antiquados sistemas de monitoração existentes na empresa. Na verdade, o desafio era mudar totalmente a configuração do DGT.

Como você procederia se estivesse no seu lugar?

 

Enquanto os balanços financeiros são de difícil compreensão para as pessoas, os balanços sociais são publicados em linguagem simples e direta, através da qual as empresas divulgam seus principais indicadores de ação: 

1. Laboriais: como folha de pagamento, gastos com alimentação, encargos sociais compulsórios, gastos com saúde, participação dos empregados nos lucros ou resultados. 2. Sociais: como impostos pagos, investimentos em cidadania e meio ambiente, lucro líquido, dividendos e lucro reinvestido. 3. Do quadro funcional: número de empregados e sua evolução, distribuição por idade, tempo de permanência e sexo, renda auferida e portadores de características especiais. 

As empresas divulgam também nos balanços sociais, projetos e programas desenvolvidos em áreas, como: 

1. Educação e comprometimento: como projetos de ensino, desenvolvimento de recursos humanos, treinamento e auto-gestão. 2. Cultura de resultados: como programas de criação, de gestão compartilhada e de participação nos resultados. 3. Qualidade de vida: como projetos de saúde, atendimento psicosocial, cooperativas de consumo e atividades sociais, esportivas e culturais. 

Algumas empresas apresentam o Demonstrativo de Valor Adicionado, que se refere ao faturamento bruto ou à renda operacional, após devoluções e abatimentos que contribuam para a formação do produto ou serviço oferecido pela empresa.

AVALIAÇÃO CRÍTICA: O Conteúdo dos Balanços Sociais (13).

Foco Financeiro

Foco no ProcessoFoco HumanoFoco no Cliente

Foco na Renovação

Receita financeira.Resultado operacional.

Tempo de processamento

Qualidade eProdutividade.

Índice de empowerment

Despesas com P&D. Despesas administrativas.Despesas com tecnologia da informação.

Desenvolvimento das competências dos funcionários.

Facilidade no acessoAtendimento impecável

16.8. O sistema Navigator

O balanço patrimonial “invisível” da Celemi contém 3 categorias de ativos intangíveis:  

 Nossos clientes: constituem a estrutura externa de relações com clientes e fornecedores, as marcas registradas, contratos e reputação ou imagem da empresa junto ao mercado. Esta estrutura externa é criada pelos funcionários da Celemi e depende da confiança do cliente. O valor das relações com os clientes é influenciado pelo grau de satisfatoriedade com que a empresa soluciona os problemas dos clientes.  

 Nossa organização: constitui a estrutura interna que consiste em patentes, conceitos, contratos com fornecedores, modelos e sistemas de computação e suporte. Esta estrutura corporativa é uma criação dos funcionários, enquanto os seus componentes são de propriedade da Celemi.  

 Nosso pessoal: representa a competência combinada dos funcionários da empresa, incluindo sua capacidade para agir em diversas situações. O valor das pessoas é que elas são os únicos agentes dentro da empresa; todos os ativos e estruturas, visíveis ou invisíveis, são o resultado da ação humana e dependem da competência e energia para continuarem existindo. Entretanto, as pessoas não são um ativo corporativo como as duas estruturas (externa e interna) acima, porque pessoas não podem ser propriedade de ninguém.  

O valor comercial total dos ativos intangíveis da Celemi só pode ser estimado com grande dose de incerteza. Mas é óbvio que o balanço patrimonial invisível é muito maior do que o seu balanço patrimonial visível. O que interessa aos acionistas da Celemi é se o valor dos ativos intangíveis está aumentando e sendo utilizado de forma eficiente. Este é o objetivo do Monitor de Ativos Intangíveis: assim como as receitas visíveis melhoram o patrimônio tangível, as receitas invisíveis melhoram a eficiência e o valor dos ativos intangíveis da Celemi.

RH DE HOJE: Os Ativos Intangíveis da Celemi (16).

Caso para discussão: O Balanço Social da Usiminas (18) Pág: 480Pág: 480

A Usiminas sempre se destacou pelas iniciativas sociais, abrangendo as seguintes áreas:

1. Moradia e urbanismo.2. Cooperativismo.3. Meio ambiente.4. Esporte e lazer.5. Saúde e benefícios.6. Educação.7. Cultura.8. Programas participativos.9. Reconhecimento público.10. Usiminas em números:

a. Base de cálculo.b. Indicadores laborais.c. Indicadores sociais.d. Indicadores do corpo funcional.