Ing. RODOLFO MANUEL BARLIZA CAMELO

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¡BIENVENIDOS!

ALCALDÍA DE ALBANIA

CAPACITACIÓN PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE

FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

DISEÑO DE HERRAMIENTAS DE CONTROLMODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI 1000:2005

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1. DEFINICIONES Diap. 3

2. UTILIDAD DEL MANUAL Diap. 5

3. CRITERIOS BÁSICOS PARA LA DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Diap. 7

3.1 VERBOS UTILIZABLES POR EL COMITÉ Diap. 11

3.2 COMO SE ESTRUCTURA UNA FUNCIÓN Diap. 12

4. MOTIVOS POR LOS QUE SE ACTUALIZA EL MANUAL Diap. 13

5. TALLER Diap. 14

CONTENIDO: 3

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DEFINICIÓN SISTÉMICA:Documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones, antecedentes históricos, misión, visión, objetivos, organización y funciones de la entidad, constituyéndose como un instrumento de apoyo que describe las relaciones orgánicas que se dan entre los elementos de la estructura organizacional.

1. DEFINICIONES:4

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DEFINICIÓN A ADOPTAR POR LA ALCADIA DE ALBANIA:

El Manual de Funciones y Competencias Laborales es un instrumento de administración de personal a través del cual se establecen las funciones y competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal del Municipio de Albania y los requisitos exigidos para el desempeño de los mismos, constituyéndose así en el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en la entidad.

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2. UTILIDAD DEL MANUAL:

1. Presenta una visión de conjunto de la entidad y de los órganos administrativos que la integran.

2. Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a cada órganoadministrativo, para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar

responsabilidad.

3. Colabora en la ejecución correctade lasactividades encomendadas al personal y proporciona uniformidad en su

desarrollo.

4. Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

5. Proporciona información básica para la planeación e instrumentación de medidas de modernización administrativa.

 

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6. Sirve como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas o procesos. 

7. Es instrumento útil de orientación e información, sobre el quehacer de las unidades responsables. 

8. Facilita a los órganos superiores, la supervisión del trabajo de los órganos subordinados.

2. UTILIDAD DEL MANUAL:

Continúa7

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1. Las funciones deberán derivarse de las atribuciones que la Ley Orgánica le confiere a las entidades, ley o decreto de creación según corresponda. 2. Las funciones deben responder a las preguntas ¿Qué se va a hacer? y ¿Para qué?, a efecto de sustentarlas correctamente. 3. La descripción de la función deberá iniciar con un verbo en infinitivo (Elaborar, Verificar, etc.), evitando utilizar adjetivos calificativos. 4. La estructura de una función se realizará de conformidad con la regla “verbo, objeto, condición”. 5. El contenido de la función debe ser de acción sustantiva para los objetivos del órgano administrativo (Evaluable y Cuantificable). 

3. CRITERIOS BÁSICOS PARA LA DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES :

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6. La descripción de la función, no debe exceder de tres renglones, es decir, debe ser clara y concisa, evitando el detalle excesivo. 7. El número de funciones por cada órgano de nivel operativo, no debe exceder en promedio de cinco. 8. Cuando una función sea de coordinación entre dos órganos o más, deberá especificarse en las funciones de cada uno de los órganos. 9. Las funciones deberán tener congruencia con el propósito del órgano administrativo.

10. Depurar aquellas funciones que en su contenido indiquen ser consecuencia de otra función del mismo órgano, y estructurar una nueva función.

3. CRITERIOS BÁSICOS PARA LA DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES :

Continúa9

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11. Depurar aquellas funciones que en su contenido refieran lo mismo pero descritas en forma distinta.

12. Eliminar las funciones generales, propias de la administración interna de cualquier área, como por ejemplo: Supervisar los trabajos de los subordinados; atender la correspondencia de la oficina; asistir a reuniones de trabajo; etc.  13. Eliminar aquellas frases como “aplicar las políticas, normas y procedimientos que en materia de……., establezca la Dir…..”; “las demás que en el ámbito de su competencia le asigne el C. Director, Subsecretario, etc.”, debido a que no pueden ser evaluables ni cuantificables.

3. CRITERIOS BÁSICOS PARA LA DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES :

Continúa10

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14. Depurar aquellas actividades que previo análisis, se determine que no se consideran como función.

15. Evitar que en el contenido de una función, se utilicen abreviaturas o siglas de instituciones, de programas, de empresas, etc.; así como el subrayado de palabras.

16. Ordenar las funciones de acuerdo con su importancia o de acuerdo a su proceso lógico de ejecución.

3. CRITERIOS BÁSICOS PARA LA DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES :

Continúa11

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ALTA DIREC. MANDO MEDIO MANDO OPERATIVOAdministrar Asegurar Autorizar Coordinar Controlar Definir Determinar Dirigir Establecer Evaluar Firmar Organizar Planear

Administrar Aprobar Asegurar Asignar Autorizar Comunicar Consolidar Controlar Coordinar Desarrollar Determinar Diseñar Distribuir Dirigir Entrevistar Establecer Estandarizar Estudiar

Evaluar Examinar Expedir Facilitar Firmar Formular Inspeccionar Instalar Instrumentar Integrar Interpretar Organizar Planear Presupuestar Programar Recomendar Representar Revisar Supervisar Verificar

Acumular Almacenar Analizar Auditar Calcular Calificar Compilar Comprobar Comunicar Ejecutar Elaborar Entrevistar Estimar Estudiar Expedir

Informar Iniciar Instalar Obtener Operar Participar PresentarPresupuestarProducir Programar Proponer Proporcionar Realizar Recabar Recomendar Registrar Sistematizar

3.1 VERBOS UTILIZABLES PARA EL COMITÉ TÉCNICO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES:

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Nota: La lista de verbos no es limitativa, es solamente una referencia de uso.

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3.2 COMO SE ESTRUCTURA UNA FUNCIÓN :

Ejemplo: “Asesorar a funcionarios públicos en el desarrollo de proyectos de mejoramiento administrativo e instrumentos de organización del trabajo, que permitan fortalecer el funcionamiento de dependencias y entidades”.

VERBO OBJETO CONDICIÓN

Asesorar a funcionarios públicos en el desarrollo de proyectos de mejoramiento administrativo e instrumentos de organización del trabajo……………..

que permitan fortalecer el funcionamiento de dependencias y entidades.

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4. MOTIVOS POR LOS QUE SE ACTUALIZA EL MANUAL:

1. Cuando existe un ordenamiento que modifique la base legal del organismo (Ley Orgánica, Decreto decreación, Reglamento Interno, etc.).

2. Cuando se autorice la modificación de la estructura orgánica de la entidad (cancelación, creación, cambio de denominación de órgano administrativo, etc.).

 3. Como resultado del proceso de simplificación

administrativa.

4. Cambios del entorno.

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5. TALLEREntonces …

¿Como es que esta ocupando

ese puesto?

Es que tampoco tiene el perfil

para esa contratación

No estoy en contra del

secretario, pero ¡ No es

competente para el cargo!

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16ACTIVIDAD

1. ¿Han sucedido situaciones parecidas en tu entidad?

2. ¿Crees que la elaboración del Manual de Funciones y Competencias Laborales requiere de previa investigación?

 3. Que propones para utilizar bien este

instrumento

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¡GRACIAS!