INSTRUMENTE SPECIFICE DE EVIDENTA SI ORGANIZARE IN MUNCA DE SECRETARIAT Capitolul 4

IV. ZIUA DE LUCRU A UNEI SECRETARE

Ziua de lucru a unei secretare rareori se desfăşoară după un tipar şi, deşi două posturi de secretară nu sunt asemănătoare, lista următoare de activităţi este reprezentativă pentru o zi tipică de lucru a unei secretare.

La începutul zilei

Colectaţi corespondenţa, o citiţi, o dataţi şi o anexaţi la dosar. Consultaţi-vă agenda pentru a fi sigură de angajamentele dumneavoastră ţi

ale şefului dvs. pentru ziua respectivă, aprovizionaţi-vă cu eventualele documente ce pot fi necesare acestor întâlniri.

Plasaţi corespondenţa primită şi dosarele cu documente în mapa zilnică. Accesaţi şi tipăriţi orice mesaje aflate în cutia poştală din computer.Atrageţi atenţia şefului despre chestiuni urgente din corespondenţă sau din

activitatea zilei respective. Verificaţi dacă însemnările din jurnalul dvs. corespund cu cele din jurnalul

şefului dvs. Actualizaţi calendarele, tablourile de control vizual, datele din computer etc. Citiţi jurnalele, rapoartele etc. şi marcaţi orice articol ce poate stârni

interesul şefului dvs.

În timpul zilei

Primiţi documentele scrise de mână de la directorul dvs. şi transcrieţi-le. În mod normal, un anumit timp va fi alocati acestei îndeletniciri în fiecare zi.

Aranjaţi să poată fi făcute copiile în momentul în care este nevoie de ele. Îndosariaţi corespondenţa din ziua precedentă Primiţi şi daţi telefoane Folosiţi computerul pentru a trimite mesaje interne personalului, inclusiv

datele şedinţelor. Aranjaţi întâlnirile şi semnaţi-le în ambele jurnale, faceţi orice aranjament de

călătorie necesar. Faceţi aranjamentele necesare pentru şedinţe şi, dacă este necesar, luaţi parte

la ele pentru a lua notiţe. Organizaţi-vă şi îndepliniţi munca conform cererii şefului dvs. Aranjaţi tranzacţii bancare şi extrageţi numerar dacă e necesar pentru

anumite achiziţii.

- 26 -

INSTRUMENTE SPECIFICE DE EVIDENTA SI ORGANIZARE IN MUNCA DE SECRETARIAT Capitolul 4

Completaţi formularele de decontare a cheltuielilor după chitanţe şi bonuri de plată.

Îndepliniţi orice sarcină însemnată în agendă pentru ziua respectivă.

La sfârşitul zilei

Consultaţi jurnalul şi notaţi vizitele pe care le aşteptaţi în ziua următoare Dacă şeful dvs. va pleca de la birou dimineaţa devreme, trasaţi itinerariul ce

va trebui să-l parcurgă şi furnizaţi-i documentele necesare. Asiguraţi-vă că toate documentele au fost semnate, anexele introduse în

plicuri şi întreaga corespondenţă e gata de expediere. Dacă şeful dvs. lucrează până mai târziu, asiguraţi-i toate dosarele cu

informaţiile necesare. Faceţi curăţenie la birou şi încuiaţi toate dosarele şi hârtiile.

- 27 -