Instrumente Specifice de Evidenta si Organizare in Munca de Secretariat

INSTRUMENTE SPECIFICE DE EVIDENTA SI ORGANIZARE IN MUNCA DE SECRETARIAT Capitolul 2

II. INSTRUMENTE SPECIFICE DE EVIDEN I ORGANIZARE N MUNCA DE SECRETARIATInformaiile sosite pe diferite circuite trebuiesc consemnate pentru a fi transmise conducerii i/sau compartimentelor. n acest scop secretarul are diferite instrumente de eviden.1. CALENDARUL ACTIVITILOR DE SECRETARIAT

Pe baza experienei acumulate de fiecare secretariat n parte se pot observa o serie de activiti cu caracter de ciclicitate zilnic, sptmnal, decadal, chenzinal,lunar, trimestrial, semestrial sau anual. Aceste activiti se consemneaz in CALENDARUL ACTIVITILOR DE SECRETARIAT., care permite o mai bun organizare,pregtire i desfurare a activitii secretariatului respectiv. Este necesar ca odat cu nscrierea zilei sau perioadei unor anumite activiti s se nscrie n calendar i msurile necesare n scopul realizrii lor.

Calendarul activitilor de secretariat nu trebuie considerat ca un document n plus cerut de conducere, ci ca pe un instrument eficace n perfecionarea activitilor de secretariat si manageriale.

2. PROGRAMUL DE LUCRU

Pentru o mai sistematic organizare a timpului de munc este necesar extragerea din caietul de sarcini i din calendarul activitilor de secretariat a sarcinilor ce se sconteaz a fi realizate sptmnal i zilnic,notate ntr-o fi care s cuprind:

Problema urmrit

Factorii responsabili

Numerele de telefon ce pot fi apelate precum i rezultatele obinuite

Exist cazuri n care o anumit sarcin s nu poat fi realizat n termenul scontat, aspect ce trebuie menionat n caietul cu programe de lucru. Se cunosc i cazuri cnd,n locul unei sarcini din program se realizeaz o alta care nu a fost cuprins n program, dar care prin importan i urgena ei va fi benefic pentru conducere.

Programul zilnic va fi alctuit mpreun cu eful direct pe baza unui proiect elaborat din timp de secretar cu completarea sarcinilor nou aprute. Este de datoria secretariatelor s rein atenia conductorului cu privire la termenul (data, ora, minutul) la care o anumit activitate a fost programat. n acest sens este deosebit de util calitatea secretarului de a discerne problemele urgente fa de cele ce mai pot atepta, cele importante de cele mai puin importante. n mod deosebit este necesar rezolvarea ct mai bun a raportului dintre IMPORTANT si URGENT.

De regul toate sarcinile trecute n programul zilnic sau sptmnal trebuie rezolvate integral, dar dac acest lucru nu este posibil respectivele sarcini vor fi reportate pentru a doua zi sau pentru o alt dat fixat de conducere. Pentru fiecare sarcin cuprins n program se cere notat n dreptul ei modul n care s-a realizat, iar n cazul nerealizrii s se specifice i motivele pentru care nu s-a realizat.

3. JURNALUL (AGENDA)Este extrem de necesar i cea mai des utilizat form de eviden, format dintr-un caiet care conine 1-2 file pentru fiecare zi (divizat n ore i minute). Agenda este consultat tot timpul de secretar:

la nceputul zilei, secretara consult agenda, pentru rezolvarea problemelor notate, pentru ziua respectiv;

n timpul zilei, secretara va nota n agend modificrile, adugirile, amnrile (dup caz);

la sfritul zilei, secretara va consulta agenda pentru a transfera sarcinile nerezolvate n ziua respectiv, ntr-o alt zi.

In agend se nscriu n mod obligatoriu toate sarcinile, inclusiv cele care trebuie rezolvate imediat. Inregistrrile se fac clar, fr abrevieri, cu stiloul i trebuie s conin toate datele necesare.(locul, ora i data ntlnirii). Intlnirile care nu sunt sigure se vor nota cu creionl, iar dup confirmare cu stiloul. Secretara (asistenta manager) trebuie s completeze dou agende: cea a efului i a ei; orice informaie cu privire la activitatea efului trebuie trecut n ambele agende. Agenda trebuie s fie aezat pe birou, astfel nct s fie mereu naintea ochilor.

Intocmirea agendei presupune:

alocarea timpului optim pentru fiecare element al agendei;

selectarea ntlnirilor, de comun acord cu eful;

redactarea (completarea) propri-zis i adaptarea ei permanent.

Coninutul agendei este format din dou categorii de elemente. In primul rnd, evenimentele periodice stabile (ex. zilele de audien, ziua i ora edinei sptmnale cu angajaii departamentului etc.). Aceste evenimente sunt trecute din oficiu n agend i se anuleaz numai din ordinul expres al conductorului departamentului. Numai innd seama de aceste evenimente secretara (asistenta) poate programa celelalte elemente ale agendei. Un al doilea tip de evenimente (elemente) din compunerea agendei zilnice sunt cele cu caracter ocazional (ec. solicitrile de ntlniri, convocri la edine la nivel ierarhic superior (cu excepia minitrilor care au edina sptmnal de guvern, a prefecilor i subprefecilor care au teleconferin periodic cu Primul ministru). Alte evenimente ocazionale sunt: seminare, conferine, evenimente protocolare, deplasri etc.

Intre dou planificri de evenimente , n agend se las i spaii libere, pentru funcionarii care intr la conducere cu diverse lucrri, n vederea soluionrii lor n interesul instituiei.

La ntocmirea agendei, trebuie s se in seama de urmtoarele aspecte:

programarea evenimentelor astfel nct agenda s nu fie excesiv de ncrcat, pentru a nu-l oblosi pe titular i pentru a nu-i pierde caracterul de instrumet de eficien a muncii;

echilibrul este regula conform creia nu se pot ncrca anumite zile n detrimentul altora (pot fi i excepii);

asigurarea unor spaii orare de rezerv n cazul prelungirii unor evenimente sau pentru a permite accesul funcionarilor din subordine cnd sunt probleme urgente;

modificarea agendei se anun imediat celor interesai, altfel existnd riscul unor ,,gafe protocolare;

regula confidenialitii prevede c agenda nu poate fi fcut public dect persoanelor ndreptite.

Pe parcursul ntocmirii agendei, secretara se consult permanent cu eful.

nregistrrile se fac concis i clar i trebuie s conin detalii privind locul, data i ora ntlnirii.Termenul:CND se face? Este momentul potrivit? Este respectat termenul fixat?

Persoana CINE face? De ce acea persoan?

Mijloacele CUM se face? Este aceasta cea mai bun metod ?

Alt metod ar fi mai bun?

Ar trebui integrat n alte proceduri ?

O procedur eficient privind munca de birou are n mod obinuit urmtoarele caracteristici:

ndeplinete necesitile tuturor celor care o utilizeaz

este conform cu toate cerinele legale i regulamentele

inculde controlul pentru evitarea fraudei greelilor i ntrzierilor

folosete mijloace adecvate

este economic n ceea ce privete echipamentul, materialele i timpul personalului

este flexibil i adaptabil pentru a acoperi necesitile n schimbare

evit verificrile manuale, munca cu hrtiile i introducerea de date care nu sunt necesare

cnd este cazul sunt folosite sistemele de date existente pentru a fi ndeplinite necesitile cerute de standardizarea procedurilor

Aceste caracteristici trebuie luate n considerare cnd se face evaluarea eficienei cu care o procedur i ndeplinete scopul.4. CAIETUL DE SARCINIEste un instrument folosit de secretariatele, n care se consemneaz cu minuiozitate toate sarcinile primite de la conducere astfel nct ele s fie mereu n atenia secretarului n vederea soluionrii.

Forma dimensiunea i rubricaia acestui caiet de sarcini rmn la latitudinea fiecrui secretariat n parte, n funcie de specificul locului de munc i de cerinele exprimate de conducere. Este cea mai simpl form de notare a sarcinilor. Pe msur ce se ivete o sarcin ea se noteaz n caiet. Pe msur ce lucrrile corespunztoare sarcinilor sunt executate ele trebuie tiate din caiet. La sfritul zilei sarcinile nerezolvate se subliniaz cu rou. O pagin este epuizat cnd toate sarcinile nscrise sunt exacutate i apar tiate. Pagina respectiv se bareaz cu o linie oblic.

Ordinea consemnrii sarcinilor primite se face n funcie de urgena, importana, durata realizrii, folosind, dac este cazul, notaii sau subli9nieri cu carioca de culori diferite. Se impune de asemenea ca sarcinile care sunt prevzute cu termene precise s fie trecute i n scadenarul de termene. n cazul n care o anumit sarcin nu a fost ndeplint la timp se vor preciza motivele nerealizrii, dar totodat i msuri de ndeplinire, precum i un nou termen.

Este de la sine neles c orice sarcin ce urmeaz a fi ndeplinit trebuie s aib avizul conducerii ( n afara celor pentru care se dau aprobri globale pe perioade lungi de timp sau chiar cu caracter permanent) A primi sarcini de la alte persoane, colegi sau factori externi, fr avizul efului direct, este o greeal care poate genera distorsiuni apreciabile n desfurarea procesului de munc din unitatea respectiv. Se cuvine de asemenea, s precizm c n cazul n care lipsete eful direct (concediu de boal, deplasri) este necesar ca acesta s stabileasc nainte de plecare un nlocuitor, care s dispun ce trebuie s fac secretariatul n cazul mai multor solicitri concomitente, stabilind ordinea i medalitile de execuie. 5. CAIETUL DE NOTATII PE DOMENII DE ACTIVITATEPentru evitarea neplcerilor precizate la sfritul subcapitolului anterior se uitilzeaz: CAIETUL DE NOTAII PE DOMENII DE ACTIVITATE. Se poate asigura astfel depistarea rapid a informaiei cutate. Pentru realizarea acestui deziderat este necesar transcrierea, dac este posibil zilnic (dac nu, mcar sptmnal), a informaiilor din caietul de notaii cronologice n caietul de notaii pe domeniul de activitate.

nfiinarea unui asemenea caiet este ns condiionat de alctuirea prealabil a unui cod de domenii care s sistematizeze transcrierea dup frecvena i importana problemelor.

La nivelul unei ntreprinderi mici sau mijlocii, de exemplu, la o ntreprindere de transporturi auto, secretariatul va realiza o list cu toate categoriile de probleme i informaii cu care se confrunt, n care se pot include:

evidenarea stocurilor de materiale i piese de schimb

lista furnizorilor

lista clienilor care folosesc mai ales serviciilei respectivei uniti

situaia veniturilor i a cheltuielilor

aprecieri i critici la adresa unitii

lista autovehiculelor propuse pentru casare

Utiliznd un asemenea caiet vom observa n curnd c facilitile pe care le ofer compenseaz cu brio efortul depus entru ntocmirea lui i pentru inerea informaiilor la zi.

6. SCADENARUL DE TERMENE

Scadenarul de temene constituie un instrument indispensabil n asigurarea respectrii termenelor stabilite de conducere sau de secretariatul nsui. n el se vor include toate datele care presupun termene precise. n acest sens ar putea fi folosit o agend de birou cu rubricaie calendaristic. Din notaiile fcute trebuie s rezulte clar data la care s-a realizat tranzacia respectiv, persoanele implicate i telefoanele acestora, coninutul tranzaciei i termenul de realizare a acesteia. Dac contractul ncheiat cu prilejul tranzaciei prevede i termene intermediare, pe faze de realizare, este necesar ca i acestea s fie stipulate n scadenar, urmnd a informa conducerea n mod operativ pentru evitarea depiri termenelor. Activitile nerealizate la termenele stabilite se vor reporta, cu acordul prilor, la noi termene sau se va renuna la ele dac este cazul. Pe baza experienei acumulate considerm potrivit s recomandm c n scadenar s fie stipulate i clauze referitoare la penalizrile ce vor fi aplicate in caz de nerespectare a termenelor.( de exemplu: 0,5% dn valoare total a tranzaciei pentru fiecare zi de ntrziat).

n folosirea scadenarelor de termene este necesar ca secretariatele s dovedeasc mult discernmnt n aprecierea diverselor termene dup urgen i importan reinnd din timp atenia factorilor responsabili pentru prevenirea unor ntrzieri.

De altfel, ntreaga activitate de secretariat trebuie s aib un caracter preventiv, n scopul respectrii riguroase a tuturor termenelor ca o dovad cert a seriozitii, n stilul de munc al unitii respective.7. AGENDA CU ADRESE I NUMERE DE TELEFONDestinaia unui asemenea instrument de lucru rezult i din titlu, el fiind , de asemenea, indispensabil n munca de secretariat.

n mod practic se utilizeaz un registru-repertoriu, cumprat sau confecionat la comand sau de secretar, n care se consemneaz, n ordine alfabetic, adresele i numerele de telefon ale factorilor colaboratori, cu spaii de rezerv pentru fiecare liter n parte ( pentru noi informaii i pentru actualizarea celor vechi.)

Dac volumul activitii presupune un numr mare de persoane cu care conducerea are legturi, n locul unu caiet se va folosi un fiier alfabetic, ce permite o mai bun actualizare.

Reamintim c informaiile din aceste documente sunt cu caracter secret. Numerele de telefon i adresele persoanelor ncadrate n unitate nu pot fi transmisr dect cu acordul persoanelor respective. n cazul persoanelor care nu sunt de acord s fac publice adresa i nu,rul de telefon, se va trece n dreptul numrului lor de telefon din agend, meniunea Nu se informeaz.

Capul de tabel al unui asemenea caiet de adrese i numere de telefon se va concepe de fiecare secretar n parte n funcie de specificul unitii n esen el trebuie s cuprind: nr. crt., numele i prenumele, adresa, numrul de telefon de la serviciu i de acas, dac este cazul, i o rubric de observaii la care se va putea trece i meniunea Nu se informeaz sau se vor specifica eventualele modificri. 8. LISTA NUMERELOR DE TELEFON UZUALEPractica a dovedit c frecvena unor solicitri primite sau a unor apeluri cerute de conducere este mult mai mare dect celelalte apeluri. n acest caz este deosebit de util o LIST A NUMERELOR DE TELEFON UZUALE, cuprinse de regul pe o singur pagin celofanat sau protejat cu folie de plastic.

Utilizarea ei ne scutete de pierderea timpului cu cutarea n agend sau fiier dar se impune necesitatea revizuirii i actualizrii ei lunare sau trimestriale.

Este de prisos s amintim c i n cazul acestor instrumente de lucru calculatorul personal este un auxiliar ce ofer satisfacii nebnuite prin ordonarea alfabetic a numelor, prin posibilitile nelimitate de actualizare precum i prin creterea operativitii n gsirea numelreor cutate.

9. CALENDARUL DE EVENIMENTE

Calendarul de evenimente are o natur distinct de cea a agendei de lucru, cuprinznd toate invitaiile, convocrile, programrile, evenimentele protocolare . Pentru a putea fi trecute n agenda de lucru, acestea trebuie s fie aprobate i s se transmit confirmarea participrii.

Modul de ntocmirea a calendarului de evenimente este deosebit de variat, fiind o opiune a fiecrui secretariat, dar trebuie avute n vedere urmtoarele:

ordonarea cronologic a evenimentelor;

difereniereea evenimentelor n funcie de regimul lor (intern sau extern);

redactarea se face periodic, de regul sptmnal i se ataeaz toate elementele de coresponden ale evenimentelor din coninut

se arhiveaz cu o durat de pstrare de un an (Legea Arhiv.Naionale nr.16 din 1996).

Evenimentele cuprinse n calendarul de evenimente sunt:

invitaii primite de la organismele civile, alte autoriti, parteneri din ar i strintate, reprezentaniile diplomatice, invitiile la evenimente personale;

evenimente de specialitate organizate de instituie sub forma colocviilor i meselor rotunde; organizate de alte instituii omoloage saxu din alte domenii de activitate, la care se solicit prezena ca specialist;

convocri de ctre autoriti superioare : la edine, la prezentri de rapoarte, la stagii de instruire etc.

10. ORDINEA DE ZI ( AGENDA)Agenda este un program cu probleme ce trebuie discutate la o edin, n ordinea n care vor fi abordate.

Agenda se trimite tuturor membrilor ce vor participa la edin pentru a le permite s se gndeasc la subiectele ce vor intra n discuie. Perioada n care se trimite agenda este stabilit de organizaie i, n mod normal, este de 7 pn la 14 zile nainte de edin.

Este bine ca, n cursul edinei, s se stabileasc data urmtoarei. n mod normal, agenda include date despre edin cum ar fi ziua ,data,ora i locul nlnirii.Agenda este pregtit de secretar mpreun cu preedintele i sunt luate n calcul aspectele ce au fost discutate la edina precedent. Secretara trebuie s fac o not a tuturor problemelor ce pot necesita atenia comisiei, astfel nt acestea s poat fi incluse n agenda pentru edina urmtoare.

Informaiile ce trebuie introduse n agend pot fi gsite :

n agenda edinei anterioare

n notele edinei anterioare

n statutul firmei

la preedinte sau alte persoane care au cerut introducerea unor anumite articole.

- 10 -