Cahier des Chargespour accueill ir le Forum des jeunes amBassadeu rs

de la Francophonie des amériques

2

Table des maTières

INTRODUCTION 3

A / Qu’est-ce Que le centre de lA frAncophonie des AmériQues ? 3

La mission du Centre

La vision du Centre

Les valeurs du Centre

B / Qu’est-ce Que le forum des jeunes AmBAssAdeurs de lA frAncophonie des AmériQues ? 4

La programmation type

Le public cible

c / pourQuoi Accueillir le forum ? 5

d/ Vous Voulez déposer Votre cAndidAture ? 6

Les exigences à satisfaire 6

Le comité organisateur 7

La stratégie de promotion 7

Les responsabilités des partenaires 8

Les responsabilités du Centre de la francophonie des Amériques 8

Composition du dossier de candidature 9

Les facteurs de succès 9

Informations budgétaires 10

TÉMOIGNAGES 11

LA FRANCOPHONIE DANS LES AMÉRIQUES 12

ANNEXE

Programme du Forum de l’édition 2016 (à titre d’exemple)

3

inTroduCTionLe Forum des jeunes ambassadeurs de la francophonie des Amériques est un événement international qui réunit des jeunes francophones des Amériques pour discuter de leadership et d’identité.

Votre organisme a à cœur le rayonnement du fait francophone et la formation de la jeunesse? Vous aimeriez accueillir le Forum des jeunes ambassadeurs de la francophonie des Amériques?

Ce cahier des charges est l’outil à privilégier pour constituer votre dossier de candidature. Il a pour but de définir la nature et la structure de l’événement et de détailler les responsabilités des partenaires.

a / qu’est-ce que le centre de la Francophonie des amériques?

la mission du centre

Le Centre de la francophonie des Amériques a été créé en 2008 par le gouvernement du Québec. Il contribue à la promotion et à la mise en valeur d’une francophonie porteuse d’avenir pour la langue française dans le contexte de la diversité culturelle en misant sur le renforcement et l’enrichissement des relations ainsi que sur la complémentarité d’action entre les francophones et les francophiles du Québec, du Canada et des Amériques.

Il s’intéresse au développement et à l’épanouissement des francophones et des francophiles et soutient le rap-prochement des personnes, groupes et communautés intéressés par la francophonie. Il favorise les échanges, le partenariat et le développement de réseaux francophones afin de soutenir des projets structurants liés aux enjeux de société et diffuse l’information concernant diverses thématiques liées à la francophonie.

la vision du centre

La vision du Centre de la francophonie des Amériques est celle d’une francophonie en mouvement, solidaire et inclusive regroupant les Amériques et dont les liens durables stimulent les échanges et les actions.

les valeurs du centre

Les valeurs du Centre sont les suivantes :

• l’engagement à l’égard de la langue française et des cultures d’expression française;

• l’ouverture sur une francophonie plurielle dans les Amériques;

• la créativité et l’innovation;

• la solidarité et la coopération;

• le devoir de mémoire.

4

B / qu’est-ce que le Forum des jeunes amBassadeurs de la Francophonie des amériques?

Le Forum des jeunes ambassadeurs de la francophonie des Amériques est un des projets phares du centre de la francophonie des amériques dont l’objectif central est d’offrir une formation de haut niveau axée sur le leadership et l’identité. Le Forum réunit une cinquantaine de jeunes adultes provenant des quatre coins des Amériques. Cette formation intensive d’environ 60 heures est d’une durée de 7 à 8 jours.

En plus de développer leur leadership, la formation permet aux participants :

• de s’outiller pour devenir des citoyens engagés dans leur milieu;

• d’être sensibilisés aux enjeux de la francophonie des Amériques;

• de se rencontrer, d’échanger sur leurs expériences et de tisser des liens durables.

Cette rencontre internationale offre la possibilité d’assister à des conférences, des ateliers, des tables rondes et des activités culturelles. Les participants rencontrent des artistes, des spécialistes, des conférenciers et des professionnels engagés au cœur de cette francophonie. Ils vivent une expérience inoubliable et enrichissante et se joignent aux participants des éditions précédentes en joignant le réseau des jeunes ambassadeurs de la francophonie des Amériques.

5

cérémonie de l’engAgement

La programmation de la semaine se clôture par une cérémonie de l’engagement. Il s’agit d’une soirée de re-mise de distinctions aux nouveaux ambassadeurs de la francophonie des Amériques. À cette occasion, les participants sont appelés à prononcer un engagement pour confirmer leur adhésion au réseau continental des jeunes ambassadeurs de la francophonie des Amériques.

le puBlic ciBle

Le Forum s’adresse à de jeunes adultes :

• âgés de la majorité * à 35 ans;

• résidant dans les Amériques;

• engagés activement dans leur milieu;

• qui possèdent une bonne maîtrise du français;

• soucieux de faire rayonner la francophonie des Amériques par des actions concrètes;

• désireux de tisser des liens avec d’autres francophones dans les Amériques dans le respect de la diversité culturelle.* L’âge de la majorité varie selon le lieu hôte de l’événement.

c / pourquoi accueillir le Forum chez vous?

l’accueil du Forum des jeunes amBassadeurs de la Francophonie des amériques permet :

• de contribuer à la vitalité de la francophonie de votre communauté;

• d’établir et consolider des liens avec d’autres partenaires de la francophonie des Amériques;

• de faire connaître votre milieu francophone à travers les Amériques;

• de contribuer à la création d’un sentiment d’appartenance à la francophonie des Amériques;

• de donner accès à la francophonie des Amériques dans votre communauté (personnalité, artiste, spectacle, etc.).

Des ateliers pratiques sur la communication, les médias, la résolution de problèmes et la gestion de projets

Un ensemble d’activités socioculturelles organisées en collaboration avec la communauté d’accueil et ouvertes au public

la programmation type

La programmation type est composée de conférences, d’ateliers, de tables rondes et d’activités culturelles. Elle doit permettre aux participants d’acquérir des connaissances théoriques et pratiques pouvant être appli-quées facilement à leur retour dans leur communauté. Pour ce faire, le Centre a divisé la programmation en quatre blocs :

Des conférences et des tables rondes avec des personnalités de marque

Un parcours à la rencontre de soi et de l’autre pour mieux faire éclore les forces de chacun et de chacune

6

d / vous voulez déposer votre candidature?

les exigences à satisFaire

1. le site

Les lieux fréquentés doivent être sécuritaires et couverts par une assurance responsabilité civile et un service de premiers soins doit être accessible en tout temps. Il est recommandé que le Forum se déroule sur un campus scolaire offrant des salles et des résidences.

2. les sAlles

Le partenaire hôte doit assumer les frais de location des salles.

Le site doit, dans l’idéal, être équipé :

• d’un auditorium pouvant accueillir une centaine de personnes et servant de lieu principal au Forum, notamment pour les conférences du bloc Savoir penser ainsi que pour les activités culturelles. La salle doit disposer d’équipements techniques : système de sonorisation, projecteur ainsi qu’un écran. Également, un technicien doit être disponible en tout temps;

• d’une salle modulable pouvant accueillir une soixantaine de personnes et servant, notamment, pour les activités du bloc Savoir-être. La salle doit disposer d’un minimum de 5 tables rondes de 10 personnes. La salle doit disposer d’équipements techniques : système de sonorisation, projecteur ainsi qu’un écran. Également, un technicien doit être disponible en tout temps;

• de trois salles de classe d’une capacité de plus ou moins 25 personnes, notamment pour la tenue des ateliers en sous-groupes du bloc Savoir-faire;

• d’une salle pouvant accueillir une dizaine de personnes et pouvant faire office de quartier général pour les organisateurs, notamment pour la tenue de réunions. La salle doit disposer de tables, de chaises, d’une imprimante;

• d’un réseau Internet sans fil accessible facilement.

3. l’héBergement

Les lieux d’hébergement doivent être :

• situés sur le site de l’événement ou à une distance de marche (15 minutes maximum);

• adéquats pour accueillir à la fois les participants, les conférenciers et les membres organisateurs (environ 65 chambres disponibles pour toute la durée de l’événement);

• pourvus de chambres propres (indiquer dans le budget la capacité des chambres ainsi que le prix en fonction de l’occupation de celles-ci).

4. l’AlimentAtion

Le site doit disposer d’un service de cafétéria sur place offrant trois repas par jour et pouvant prendre en compte les problématiques d’allergies et de restrictions alimentaires.

5. le trAnsport locAl

La ville hôte doit être facilement accessible par avion. Il est demandé de préciser la distance entre le lieu hôte et l’aéroport le plus proche. Le partenaire hôte doit prévoir l’accueil des participants à l’aéroport en assurant un service de transport établi selon l’horaire d’arrivée et de départ des participants et en assumer les frais.

6. les premiers soins

Que le lieu où se déroulent les conférences dispose d’un service de premiers soins et que l’accès à un service médical à proximité soit prévu en cas d’urgence.

7. le déVeloppement durABle

Qu’une politique de développement durable soit en vigueur sur le campus (mesures de récupération, vaisselle réutilisable, etc.).

7

le comité organisateur

Le Centre de la francophonie des Amériques préside le comité organisateur et est responsable de la coordi-nation générale du Forum. Ce comité est composé de 3 représentants du Centre et de 3 ou 4 représentants du partenaire hôte. Un jeune ambassadeur de la francophonie des Amériques ayant déjà participé au Forum devrait idéalement y siéger. Les membres du comité organisateur travaillent conjointement à l’organisation du Forum, soit à :

• la promotion de l’appel à candidatures et la sélection des participants;

• l’identification des conférenciers;

• la planification d’activités culturelles;

• la recherche de financement;

• la promotion et l’évaluation de l’événement.

la stratégie de promotion

La promotion du Forum bien qu’elle soit développée par le Centre est une responsabilité partagée entre les partenaires. La collaboration du partenaire hôte est primordiale pour assurer la promotion de l’événement dans ses réseaux, sa communauté et sa région, et ce, avant, pendant et après l’événement.

8

les responsaBilités des partenaires

les responsaBilités du partenaire hôte

Le partenaire hôte s’engage à :

1 participer au comité organisateur;

2 promouvoir le Forum auprès de son réseau et de sa communauté;

3 inviter des jeunes à déposer leur candidature;

4 participer au comité de sélection pour évaluer les candidatures;

5 mobiliser les médias locaux afin qu’ils couvrent le Forum (radio, télévision, journaux);

6 élaborer un montage financier de sa contribution à l’événement, incluant la contribution de partenaires potentiels (utiliser le gabarit proposé);

7 fournir des installations (salles, hébergement, cafétéria) et assumer les frais reliés à la location et à l’aménagement des salles;

8 assurer la logistique et assumer les coûts reliés au transport local, notamment pour l’accueil des jeunes à l’aéroport ainsi que les déplacements locaux selon la programmation;

9 fournir un soutien technique tout au long de l’événement et en assumer les frais;

10 assumer les frais de repas du matin, du midi et du soir ainsi que des pauses santé pour 70 personnes;

11 offrir une réception de bienvenue et en assumer les coûts;

12 organiser deux activités culturelles durant le Forum et en assumer les coûts;

13 suggérer une personnalité connue et engagée pour assumer le rôle de parrain;

14 encourager la participation de la communauté locale aux activités ouvertes au public;

15 être présent durant toute la durée de la formation;

16 collaborer à l’évaluation du Forum après l’événement.

les responsaBilités du centre de la Francophonie des amériques

Même si le Centre de la francophonie des Amériques délègue au partenaire l’administration locale de l’événe-ment, il demeure toujours le porteur principal du Forum.

Le Centre s’engage à :

1 constituer et présider le comité organisateur;

2 assurer la coordination générale du Forum et établir la programmation (exceptée la programmation des activités culturelles organisées le soir par le partenaire hôte);

3 assurer la gestion financière et solliciter des partenaires financiers pour l’événement;

4 élaborer et promouvoir l’appel à candidatures;

5 prendre en charge le transport et l’hébergement des participants et des conférenciers;

6 prendre en charge les honoraires des conférenciers;

7 constituer un comité de sélection pour évaluer les candidatures et assurer le suivi auprès des candidats sélectionnés;

8 élaborer et mettre en œuvre un plan de communication et faire la promotion du Forum auprès de son réseau et de ses membres;

9 fournir des outils promotionnels et développer le site Web du Forum;

10 faire une évaluation du Forum après l’événement.

9

composition du dossier de candidature

votre dossier de candidature doit comporter les inFormations suivantes :

1 une lettre de motivation;

2 une présentation de votre organisme qui démontre notamment votre capacité à recruter des étudiants, des conférenciers et des journalistes intéressés par la francophonie dans les Amériques;

3 l’identification d’un chargé de dossier ou des personnes ressources pour suivre le dossier;

4 une carte du campus;

5 la présentation des installations qui serviront à accueillir l’événement (salles de cours et de conférences, cafétéria, etc.) avec photos, vidéos ou plans;

6 la description des lieux d’hébergement que vous suggérez ainsi que les frais associés;

7 la présentation de votre communauté francophone et des acteurs issus de vos réseaux francophones et francophiles;

8 une suggestion de programmation culturelle en soirée (2 activités du bloc «savoir partager» à la charge du partenaire hôte);

9 la présentation des médias francophones dans votre communauté et la démonstration qu’il y aura une couverture de presse;

10 votre politique de développement durable;

11 la présentation de votre montage financier, incluant les contributions des partenaires potentiels, en vous basant sur le gabarit disponible à la page suivante.

les Facteurs de succès

• l’appui de la communauté locale;

• l’engagement des partenaires et des collaborateurs;

• la mobilisation de journalistes de votre région qui pourront couvrir le Forum;

• la qualité des installations d’accueil pour l’ensemble des activités (conférences, ateliers, hébergement, service d’alimentation, activités culturelles et sportives);

• l’accès Internet haute vitesse sans fil disponible sur les lieux du Forum et sur les lieux d’hébergement;

• la capacité du partenaire hôte à fournir les ressources humaines et financières nécessaires à la prépa-ration et à l’organisation du Forum ainsi qu’à collaborer avec un jeune ambassadeur de la francophonie des Amériques de sa région.

10

montage Financier

la réalisation d’une édition du Forum des jeunes amBassadeurs de la Francophonie des amériques représente en moyenne un Budget de 250 000 $ canadiens.

éléments sous la responsaBilité du partenaire montant (en $ can)

Accueil et transport local des participants

Repas du matin, du midi, du soir et pauses santé pour 70 personnes pour la durée de la formation

Réception de bienvenue

Organisation de deux activités culturelles (salle, activité et logistique) prévues en soirée dans la programmation

Location et aménagement des salles : une salle plénière, trois salles d’ateliers, une salle servant de quartier général et une salle polyvalente dédiée à la formation sur le «Savoir être»

Soutien technique pour la durée de la formation

Promotion de l’événement

Contribution de partenaires financiers

Autres

total

11

Témoignages de parTiCipanTs eT CollaboraTeurs des édiTions préCédenTes du Forum

justin chelette - texas, états-unis – édition 2010 à moncton, nouveau-Brunswick

« Ça, c’est la première fois icitte que j’ai vraiment parlé français. Avant ça, je m’étais jamais vraiment pensé Franco-Américain. Avant, je pensais que j’étais juste un Louisianais qui, par chance, parlait français. »

Karen chalmers-Beaulieu - alberta, canada – édition 2010 à moncton, nouveau-Brunswick

« De dire que je fais partie de la francophonie des Amériques, pour moi, c’est tout à fait nouveau. C’est comme si tout à coup, on venait de me dire que j’avais des demi-frères et des demi-sœurs partout dans les Amériques ! »

marc-edwens thelusma - delmas, haïti – édition 2016 à montréal, québec

« J’ai apprécié vivement cette expérience; elle m’a permis de mieux me connaitre, de mieux connaitre les autres pour un meilleur engagement collectif dans la lutte quotidienne pour la promotion de la francophonie. Ainsi, s’engager dans une telle activité, par l’intermédiaire de la francophonie, c’est s’engager dans la construction d’un monde plus juste, plus prospère et plus égalitaire, c’est accepter l’unité dans la diversité. »

joan valentina sancler - caracas, venezuela – édition 2014 à Winnipeg, manitoba

«Le Forum des jeunes ambassadeurs de la francophonie des Amériques est une expérience unique qui m’a permis de découvrir les réalités francophones de différents acteurs de notre continent. En les découvrant, on se découvre soi-même et on se rend compte que les liens qui nous unissent sont plus profonds que ceux qui nous séparent. Après le forum, on rentre chez soi avec une perspective plus élargie et plus riche de la vie. Je vous l’assure !»

daniel roa, auteur-compositeur-interprète – manitoba, canada parrain de l’édition 2014 à Winnipeg, manitoba

« Comme la plupart des participant(e)s, l’expérience du Forum a grandement élargi ma conception de ce qu’est la francophonie. Grâce au Forum, cette francophonie a pris, pour moi, un sens plus personnel mais également plus large et vivant. L’horizon a basculé à la verticale! Lors de la cérémonie de l’engagement qui a bouclé le Forum 2014, j’ai compris que notre langue aux mille visages brille dans tous les coins du monde. Les accents de partout ne sont que les riches accidents de l’évolution d’une langue tout à fait vivante ! »

daniel Boucher - directeur général de la société franco-manitobaine, hôte de l’édition 2014 à Winnipeg, manitoba

« Ce fut un privilège d’accueillir ici à Saint-Boniface ces jeunes ambassadeurs de la francophonie des Amériques. J’ai vu en eux des leaders d’aujourd’hui et de demain, en politique, en affaires, en développement communautaire et j’en passe. Je suis convaincu que ce Forum aura été une étape importante dans le trajet de ces jeunes hommes et femmes. Ce Forum leur appartient, ce fut l’occasion pour eux de découvrir, questionner, réfléchir et partager. »

12

la FranCophonie dans les amériques

7 MAU QUÉBEC

IL Y A 33 MILLIONS DE LOCUTEURS DE FRANÇAIS DANS LES AMÉRIQUES

Et plus encore ! Inscrivez-vous dès maintenant pour profiter de nos nombreux services !

www.francophoniedesameriques.com CFAmeriques

le centre de la Francophonie des amériques c’est aussi

Le Centre de la francophonie des Amériques bénéficie du soutien financier du Secrétariat du Québec aux relations canadiennes.

PARTENAIRE PRINCIPAL

ANNEXE - Programme du Forum de l’édition 2016