第 4 章 自定义单元格格式显示特殊数据

技巧 83 让编号前面的 0 不被省略

如图 4-1 所示为直接在 A 列单元格中输入编号后，前面的 0 被取消。如何

达到如图 4-2 所示的显示效果呢？

图 4-1 图 4-2

选中需要输入编号的单元格区域，单击“开始”→“数字”选项组中的

“常规”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“文本”命令，如图 4-3 所示。

图 4-3

选择命令后再次输入以 0 开头的编号，即可显示为需要的编号格式。

技巧 84 将数据批量转换为负数

将数据转换为负数的格式只需要在原先的数值前面添加“-”号即可，这里

通过设置自定义数据格式来批量输入负数形式。

省略了前面的 0 正确输入 001

● 第4

章

自定义单元格格式显示特殊数据

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首先以正数形式输入数据，然后选中需要显示为负数的单元格区域并右

击，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。 打开“设置单元格格式”对话框。在“分类”列表框中选择“自定义”

选项，然后在“类型”框的“G/通用格式”前添加一个负号，如图 4-4 所示。

图 4-4

单击“确定”按钮后，即可使选中的单元格的数据都显示为负值。

专家提示 如果单元格被设置了其他数字格式（如包含两位小数格式、货币格式等）时，

那么在“类型”编辑栏中显示的也许不是“G/通用格式”。不管“类型”编辑栏

中显示的是什么，如果希望数据显示为负数，只需要在前面添加“-”符号。

技巧 85 批量转换指定格式的日期格式

日期格式是多种多样的，用户可以直接使用“日期类型”中提供的格式，也

可以自定义其他日期格式。下面需要通过设置显示如图 4-5 所示的日期格式。

图 4-5

重新设置的日期格式

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选中“日期”列并右击，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”

命令（如图 4-6 所示），打开“设置单元格格式”对话框。 在“数字”选项卡下的“分类”列表框中选择“日期”选项，然后在“类

型”列表框中选择“2012 年 3 月 14 日”选项，如图 4-7 所示。

图 4-6 图 4-7

单击“确定”按钮后，即可批量转换日期格式。

技巧 86 在会计报表中填写大写人民币值

Excel 可以制作各种专业的会计报表，由于无法准确而快速地将会计报表中

的小写金额转换为大写金额。或者使用手工输入容易出错，影响工作效率。下面

就介绍如何输入小写人民币后直接转换为大写状态（如图 4-8 所示）。

图 4-8

首先选中需要输入大写人民币值的单元格区域，在“开始”→“数字”

选项组中单击 按钮，打开“设置单元格格式”对话框。 在“分类”列表框中选择“特殊”选项，然后在“类型”列表框中选择

“中文大写数字”选项，如图 4-9 所示。

大写金额

● 第4

章

自定义单元格格式显示特殊数据

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图 4-9

继续在“分类”列表框中选择“自定义”选项，在“类型”文本框中添

加“"元整"”，如图 4-10 所示。

图 4-10

单击“确定”按钮，当输入小写金额时，将自动转换为大写人民币格式。

专家提示 使用本技巧输入的小写金额必须是整数，如果输入带小数点的金额，将无法

转换为正确的大写人民币格式。

技巧 87 完整显示出输入的身份证号码

在输入身份证号码后经常会出现如图 4-11 所示的科学计数格式，那么该如

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何设置使其正确显示呢？

图 4-11

选中需要输入身份证号码的列。单击“开始”→“数字”选项组中的“常

规”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“文本”命令，如图 4-12 所示。 再次输入身份证号码，即可显示为正常的格式，如图 4-13 所示。

图 4-12 图 4-13

应用扩展 也可以在输入身份证号码前首先输入一个半角状态下的单引号“‘”。此符号

是一个标识符，用于指示本单元格以文本的形式储存数据。

技巧 88 有部分重复数据的快速输入法

当输入某一地区的公民身份证号码时，由于各个地区的前 6 位号码是相同

的，如何实现只输入不重复的部分就自动填充前面相同的号码呢？本例中“庐阳

区”的前 6 位号码都为 340103。 选中需要输入身份证号码的单元格区域，打开“设置单元格格式”对话框。 在“分类”列表框中选择“自定义”选项，然后在“类型”文本框中输

入“"340103"@”（注意，双引号要在半角状态下输入，340103 为重复部分），

如图 4-14 所示。

● 第4

章

自定义单元格格式显示特殊数据

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单击“确定”按钮后，在选中的单元格区域输入每个身份证号码中不同

的部分，按 Enter 键，即可在前面自动添加 340103，生成完整的身份证号码，

如图 4-15 所示。

图 4-14 图 4-15

应用扩展 如果需要在数字格式中包括文本部分，可以在显示文本的地方加入“@”符

号。例如，设置自定义格式“@"合计值"”，当在单元格中输入“1 月”时，按

Enter键则显示出“1月合计值”。

技巧 89 设置数据以万元为显示单位

当数据表中含有大量复杂的数据时，阅读起来很不方便。如图 4-16 所示的

金额显示单位为“元”，要求设置为如图 4-17 所示的以“万元”为显示单位的格

式，从而使得复杂的数据读取能够更加一目了然。

图 4-16 图 4-17

分别选中 B 列和 C 列的数值单元格区域，打开“设置单元格格式”对话

框。在“分类”列表框中选择“自定义”选项，然后在“类型”文本框中输入

“0"."0000”，如图 4-18 所示。

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图 4-18

单击“确定”按钮，即可输入以万元为显示单位的数额。

技巧 90 不改变数字实际大小，数字显示扩大 100 倍

如图 4-19 所示，将原来的数据小数位数向右移动了两位，从而使数字扩大

了 100 倍，并且不改变实际大小。 打开“设置单元格格式”对话框，在“分类”列表框中选择“自定义”

选项，然后在“类型”文本框中输入“#"00"”，如图 4-20 所示。

图 4-19 图 4-20

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章

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单击“确定”按钮，即可看到数据四舍五入去掉小数后扩大 10 倍显示。

应用扩展 如果想要将数字扩大 10 倍，直接在“设置单元格格式”对话框的“类型”

文本框中输入“#"0"”即可。

技巧 91 自动添加单位和人民币符号

通过自定义单元格格式可以实现在 B 列输入数字，按 Enter 键后即可自动

添加“千克”单位，如图 4-21 所示。

图 4-21

选中 B 列数据并右击，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命

令，打开“设置单元格格式”对话框。 在“分类”列表框中选择“自定义”选项，然后在“类型”文本框中输

入“G/通用格式"千克"”，如图 4-22 所示。

图 4-22

单击“确定”按钮，当在其中输入数字并按 Enter 键后即可自动添加“千克”。

技巧 92 自动将单元格中的 0 值转换为短横线

使用 Excel 制作报表时，需要把其中的 0 值转换为短横线显示，如图 4-23所示。

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图 4-23

选中需要设置的单元格区域，按 Ctrl+1 快捷键打开“设置单元格格式”

对话框。 在“分类”列表框中选择“会计专用”选项，然后在“示例”栏下的“货

币符号”下拉列表框中选择“无”选项，如图 4-24 所示。

图 4-24

单击“确定”按钮，即可完成所有 0 值的转换。

应用扩展 选择单元格区域，通过单击“开始”→“数字”选项组中的“千位分隔样式”

按钮，也可快速转换为短横线。

技巧 93 使工作表中只显示正数

表格中既存在正数也存在负数，如何设置将工作表中只显示正数，负数都以

0 值来显示呢？本例中入库数量显示为正数，出库数量显示为负数（如图 4-25所示），现在需要将负数形式的出库数量显示 0 值（如图 4-26 所示）。

选中 B 列中的数据，打开“设置单元格格式”对话框。在“分类”列表

框中选择“自定义”选项，然后在“类型”文本框中设置为“G/通用格式;!0”，如图 4-27 所示。

0 值以短横线显示

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自定义单元格格式显示特殊数据

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图 4-25 图 4-26

图 4-27

单击“确定”按钮，即可完成只显示正数的设置。

技巧 94 根据数据的取值范围设置颜色

在本例中需要设置当销售额小于等于 5000 时，显示红色；当库存量大于

10000 时显示为蓝色，库存量在 5000~10000 之间时，显示为绿色（如图 4-28所示）。可以使用自定义单元格格式来设置。

图 4-28

选中 B2:C8 单元格区域，并打开“设置单元格格式”对话框。

不同的数据范围

显示不同颜色

正负数显示

负数显示为 0

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在“分类”列表框中选择“自定义”选项，然后在“类型”文本框中输

入“[蓝色][>=10000]0;[红色][<=5000]0;[绿色]0”，如图 4-29 所示。

图 4-29

单击“确定”按钮，即可将不同范围的数据以不同颜色显示。

应用扩展 “[]”（中括号）在自定义格式中有两个用途：一是使用颜色代码，二是使

用条件。 条件由比较运算符和数值两部分组成。此类运算符包括：=（等于）、>（大

于）、<（小于）、>=（大于等于）、<=（小于等于）和<>（不等于）。

技巧 95 根据数值的正负自动添加不同的前后缀

一般情况下可以直接使用函数公式来对两列数据进行比较，看是否增长或减

少。其实通过单元格格式设置功能也可以在数据前自动添加不同的前后 ，如 图 4-30 所示为一月销售额，现在需要设置在“二月销售额”工作表中的“与一

月比较”列中，能够根据数值正负自动添加前后 （如图 4-31 所示）。

图 4-30 图 4-31

自动添加前后缀

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选中“二月销售额”工作表中的 C2:C8 单元格区域，打开“设置单元格

格式”对话框。 在“分类”列表框中选择“自定义”选项，然后在“类型”文本框中输

入“"增长"0.00 ;"减少"0.00”（如图 4-32 所示），单击“确定”按钮完成设置。

图 4-32

继续选中 C2 单元格，并输入公式“=B2-一月销售额!B2”，按 Enter 键，

当计算结果为负值时会添加“减少”前 ，计算结果为正值时则添加“增长”前

，如图 4-33 所示。

图 4-33

选中 C2 单元格，拖动右下角的填充柄进行公式填充，即可得到所有销

售员在一月、二月的销售额比较结果。

技巧 96 约定数据宽度不足时用 0 补齐

当在输入协议书编码或合同编码时，本例规定字母后的数字为 4 位数，可以

设置让数字位数不够时自动用 0 来补充（如图 4-34 所示）。

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图 4-34

选中需要用 0 补齐的数据，打开“设置单元格格式”对话框。在“分类”

列表框中选择“自定义”选项，然后在“类型”文本框中输入“"CL_"0000”，如图 4-35 所示。

图 4-35

单击“确定”按钮后即完成设置。

技巧 97 同一单元格中同时包含文字与数值（数值可计算）

在 Excel 表格编辑中，如果使用手工输入包含文本的数值时，执行公式运算

就会得到如图 4-36 所示的 0 值显示。通过设置单元格格式即可得到如图 4-37所示的正确计算结果，而且这样单元格中的数据仍然是可以参与数据运算的。

图 4-36 图 4-37

设置了单元格格式

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章

自定义单元格格式显示特殊数据

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选中需要输入数据的单元格区域，单击“开始”→“数字”选项组中的

按钮，打开“设置单元格格式”对话框。 在“分类”列表框中选择“自定义”选项，“类型”文本框中默认显示的

是“G/通用格式”，在前面添加“销量：”，在后面添加“件”，如图 4-38 所示。

图 4-38

单击“确定”按钮，当在设置了格式的单元格内输入数据时，按 Enter键将自动显示为文本加数据的样式。

技巧 98 将数字用“*”号屏蔽

为了保护客户的个人信息，可以在单元格格式设置中将手机号码的数字以

“*”号显示，如图 4-39 所示。

图 4-39

选中要设置的单元格区域，单击“开始”→“数字”选项组中右下角的

按钮，打开“设置单元格格式”对话框。 在“分类”列表框中选择“自定义”选项，然后在“类型”文本框中输

入“**;**;** ”，如图 4-40 所示。 单击“确定”按钮，再次输入数字时会自动显示“*”。

输入数字显示*

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图 4-40

技巧 99 巧妙输入“√”和“×”

在批阅试卷时，可以设置当答案正确时输入“1”，回车后即可显示“√”。

反之，当答案错误时输入“0”，回车后即可显示“×”。 选中要设置的单元格区域，在“开始”→“数字”选项组中单击右下角

的 按钮，打开“设置单元格格式”对话框。 在“分类”列表框中选择“自定义”选项，然后在“类型”文本框中输

入“[=1]"√";[=0]"×"”，如图 4-41 所示。

图 4-41

在 D3 单元格中输入“1”，按 Enter 键，即可返回“√”（如图 4-42 所示）；

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章

自定义单元格格式显示特殊数据

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继续在 D4 单元格中输入“0”，按 Enter 键，即可返回“×”，如图 4-43 所示。

图 4-42 图 4-43

按照相同的方法依次对所有题目进行批阅即可。

技巧 100 隐藏单元格中所有或部分数据

通过自定义单元格的格式，可以实现隐藏单元格中所有数据，或只隐藏数字，

或只隐藏正数等。 选中要设置的单元格区域，单击“开始”→“数字”选项组中右下角的

按钮，打开“设置单元格格式”对话框。 在“分类”列表框中选择“自定义”选项，然后在“类型”文本框中可

输入下列符号。 “;;;”：表示隐藏单元格所有的数值或文本。 “;;”：隐藏数值而不隐藏文本。 “##;;;”：只显示正数。 “;;0;”：只显示 0 值。 “""”：隐藏正数和 0 值，负数显示为“-”，文字不隐藏。 “???”：仅隐藏 0 值，不隐藏非 0 值和文本。

专家提示 格式“???”有四舍五入显示的功能，因此格式“???”不仅隐藏 0 值，同

时也将小于 0.5 的值都隐藏了。因此，它也将 0.7 显示为 1，将 1.7 显示为 2。

技巧 101 自定义格式的数据转换为实际数据

如图 4-44 所示的表格 A 列设置了自定义单元格格式。选中任意一个单元格

后，可以在编辑栏中看到它实际上仍然是原来的数据。如何才能将其转换为实际

数据显示呢？

图 4-44

选中设置了自定义单元格格式的对象，按 Ctrl+C 快捷键进行复制。 单击“开始”→“剪贴板”选项组中的 按钮。在左侧打开“剪贴板”

输入 1 回车 输入 0 回车

自定义数据格式

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窗格，单击之前所复制的对象，如图 4-45 所示。 单击后即可看到其中的数据显示为实际数据，如图 4-46 所示。

图 4-45 图 4-46

技巧 102 用格式刷快速套用格式

当需要为多个表格或者一张表格中的多处应用相同的格式时，就可以使用格

式刷快速套用格式。 选中已经设置好格式的表格，单击“开始”→“剪贴板”选项组中的“格

式刷”按钮。 当指针变成刷子形状时，在需要套用格式的表格位置单击（如图 4-47 所

示），即可完成快速套用。

图 4-47

已设置好的格式 需要引用格式的单元格

实际数据