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3. METODOLOGA DE LAS AUDITORAS AMBIENTALES:

(CONESA V., Auditorias Medioambientales, Gua Metodolgica)

3.1. Introduccin: Se ha definido un Sistema Interno de Gestin Ambiental como un sistema coordinado de medidas de distinta naturaleza dirigidas al control, la prevencin y la reduccin de los efectos negativos sobre el ambiente de las actividades de la empresa y debe incluir:

Una poltica ambiental que es realmente una declaracin de los objetivos conjuntos y principios de una empresa respecto al ambiente.

Un programa ambiental que consiste en la descripcin de los objetivos especficos de

la empresa y de sus actividades en relacin a la proteccin y mejora del ambiente en un lugar determinado, incluyendo informacin acerca de las medidas y plazos para el logro de tales objetivos.

Un sistema de direccin ambiental consistente en la estructura organizativa,

responsabilidades, prcticas, procedimientos y procesos, y recursos para la determinacin y puesta en marcha de la poltica ambiental.

Un programa de auditora, formando parte del sistema de direccin, que explique y

establezca los objetivos especficos, la dimensin de la organizacin y los procedimientos para la auditora ambiental interna, y establezca su periodicidad, desde el punto de vista de criterios tales como: nivel de la preocupacin ambiental, dimensin y complejidad de la operacin, volumen de las emisiones e importancia de las acciones impactantes, historia de los problemas ambientales, medidas correctoras adoptadas, resultados de las mismas y nuevas necesidades de proteccin ambiental, si se requieren.

La expresin auditora se suele asociar con una amplia gama de iniciativas, procesos y programas que tienen por objeto examinar el comportamiento de unas determinadas instalaciones, actividades u operaciones, y determinar o verificar hasta que punto dichos procesos y programas cumplen con las exigencias externas a la empresa y con sus normas internas. Como reiteradamente se ha apuntado, la auditora del ambiente es un examen metdico que incluye anlisis, pruebas y confirmaciones de los procedimientos que se siguen en una determinada instalacin, actividad u operacin, con objeto de verificar si cumplen las normas legales y la poltica empresarial, y evaluar si resultan acordes con una buena prctica ambiental. En este sentido, los auditores basarn sus opiniones respecto a dicho cumplimiento en las pruebas y ensayos que realicen durante la auditora, justificados con sus documentos o papeles de trabajo (PT). Por tanto una auditora ambiental difiere de una revisin, evaluacin o una inspeccin ambiental, en que stas se limitan a brindar una opinin basada fundamentalmente en un juicio profesional, respecto a problemas estrictamente ambientales. La auditora ambiental, va ms all de los meros problemas ecolgicos o de la contaminacin y se suele aplicar a programas de control de los impactos ambientales, en su sentido ms amplio, abarcando tanto el medio fsico inerte (aire, clima, agua, tierra y suelo), el bitico (flora y fauna), y el perceptual (unidades de paisaje), como el medio

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socioeconmico (usos del suelo rural, ncleos habitados e infraestructuras, aspectos

culturales, aspectos humanos, economa y poblacin). O sea, es objeto de auditora, el sistema de gestin ambiental, en su conjunto.

La AA pues, adems de los impactos puramente contaminantes, incluye temas como la higiene, la seguridad (tanto de personas, como de productos, del transporte, etc.), el empleo, la calidad de vida, los aspectos econmicos, etc. Aunque es notorio que las AA, nacieron para ser aplicadas en operaciones de fabricacin y procesos, hoy da se llevan a cabo en todos los sectores de la produccin (agrcola, industrial, construccin, servicios, sector pblico, etc.) y en una amplia gama de empresas y explotaciones diversas. Tambin pueden auditarse, el estado de conservacin de un edificio monumental, el proceso de conservacin de los cuadros de una galera de arte o museo, la situacin ambiental del trazado de una autopista, etc. Si bien es verdad que las AA, las suelen realizar con mayor frecuencia las grandes organizaciones, en la actualidad la pequea y mediana empresa, incluyendo en ellas, las explotaciones agropecuarias, las estn empezando a utilizar con una gran dosis de eficacia y rentabilidad. Los programas de auditora ambiental, dentro de una organizacin empresarial, van considerando una serie de criterios en evolucin a medida que van adquiriendo consistencia y madurez. Cuando una empresa establece por vez primera un programa de auditora ambiental, suele centrar su atencin en la identificacin de impactos y problemas ambientales para proceder a su correccin. A medida que con la experiencia el programa de auditora va evolucionando, la atencin pasa de la mera identificacin de impactos a determinar y documentar la posicin de la actividad y de las instalaciones en relacin al cumplimiento de la normativa vigente, y posteriormente a evaluar la eficacia de los sistemas de control de la gestin ambiental.

Fig. 3.1-1 Evolucin de los Programas de Auditora Ambiental

Cada vez se disean programas de auditora ms sofisticados, con el fin primordial de confirmar la inexistencia de problemas ambientales y asegurarse de que lo sistemas de proteccin y gestin del medio funcionan a total satisfaccin. A medida que la empresa consigue alcanzar los objetivos marcados en su programa de auditora, los logros ms importantes se pueden clasificar en dos grandes vertientes mayor

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eficacia en la gestin ambiental y una creciente sensacin de comodidad y seguridad, en el sentido de que se han implantado los programas de medio ambiente aprobados por la alta direccin y se han cumplido las exigencias legales en cuanto a proteccin del mismo. La sofisticacin del diseo del programa de auditora, debe de venir acompaada con la calidad del mismo. Garantizar la calidad ambiental es el proceso permanente de definicin de metas. Para ello es necesario determinar la metodologa ptima para alcanzarlas, revisar la eficacia de dicha metodologa y comprobar el grado en que las metas se estn alcanzando. A continuacin se describir la metodologa a seguir para llevar a cabo una auditora del ambiente, con todas las garantas de eficacia que nos conduzcan a la consecucin de los fines fijados al disear el programa auditor. Por metodologa, se entiende el conjunto de reglas o normas y los procedimientos que rigen la realizacin de las auditoras. La metodologa administrativa se refiere a los procedimientos de adhesin y validacin de los Informes Ambientales y al marco de Normas y Legislacin. La metodologa tcnica se refiere a los mecanismos, prcticas y medios de evaluacin especfica y de auditora aplicados en el anlisis de la poltica y programas ambientales de las empresas. Se estudiar todo el proceso, desde el momento en que se realiza el encargo de la AA, exponiendo claramente su alcance, hasta la conclusin de la misma reflejada en el informe final.

3.2. Cuestiones Previas:

Antes de plantearse y planificar una auditora hay que identificar los objetivos del Sistema de Gestin Ambiental (SGA). Esto incluye un anlisis del sistema actual y mal identificacin de las reas problemticas de la actividad. La realizacin de una auditoria pasa por dar respuestas a las siguientes preguntas:

Por qu?: La primera pregunta debera ser por qu es necesaria una auditora? Hay muchas razones para realizarla: obligacin con los trabajadores, presentacin de informes requeridos por los organismos ambientales, etc.

Dnde?: Depende del tamao de la empresa, de la diversidad de sus operaciones y

de las restricciones presupuestarias.

Cunto?: Antes de proceder al encargo de la auditora ambiental, se definir claramente el alcance general de cada auditora o, cuando proceda, de cada fase de un ciclo de auditoras, y se determinarn de manera explcita.

Los temas que abarca.

Las actividades objeto de la auditora.

Las normas de comportamiento ambiental.

El periodo que abarca la auditora. Quin?: El equipo de una auditora puede estar compuesto por personal de la

empresa, por personal externo, o por un consultor. Pero lo importante es que el

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grupo sea capaz de realizar la auditora como grupo independiente. De otro modo, la integridad y fiabilidad de sta se ve comprometida.

Cundo?: Una auditora se debe realizar en cuanto sea posible. Hay que tener en

cuenta que no se debe llevar a cabo si no se est preparado para corregir los problemas.

Cmo?: A continuacin se describen las metodologas para llevar a cabo las AAs,

las REAs y los EsIA que en ellas se integran.

3.3. Encargo:

De acuerdo con el sistema de gestin ambiental de una empresa o del Organismo en cuestin, y con el organigrama de la misma, la decisin de realizar una AA, y el encargo de la misma, tanto al equipo auditor interno, como a una consultora externa, puede corresponder a distintos estamentos. En empresas de mediana entidad el encargo y contratacin de una AA suele efectuarse, a travs del Consejo de Administracin, por el Director General o por el Gerente. Cuando se encuentren ante organizaciones de una cierta entidad, las decisiones y, por supuesto el encargo de una AA, pasan a ser responsabilidad del Gerente, en el caso de una AAIN; de un Director de explotacin, o un Director Tcnico, legal o financiero, etc. en el caso de una AASEC: o de un Director de Auditorias en ambos casos. Tanto el encargo corno la contratacin de una AA se plasmarn en los correspondientes documentos privados o pblicos.

3.4. Actividades de Auditora: La ejecucin de una AA implica, como ms adelante veremos, la realizacin de, al menos, las siguientes actividades o pasos:

Entrevistas y conversaciones con el personal. Inspeccin de las condiciones de funcionamiento de las instalaciones. Examen de los registros. Procedimientos escritos y dems PT. Verificacin del cumplimiento de la normativa aplicable. Verificacin de la efectividad del sistema de gestin medioambiental. Evaluacin de los puntos fuertes y dbiles del sistema de gestin. Recogida de datos, muestras y anlisis de los mismos. Evaluacin de resultados. Preparacin de conclusiones. Comunicacin de resultados y conclusiones finales.

3.5. Equipo Auditor: Se define el equipo auditor como una persona o un equipo, perteneciente al personal de la empresa o exterior a ella, que acte en nombre de su alta direccin, que posea, individual o colectivamente, un conocimiento suficiente de los sectores y campos comprendidos en el mbito de la auditora, con amplias nociones y experiencia en relacin con los aspectos tcnicos, ambientales y de gestin y con las normativas pertinentes, y la suficiente formacin y pericia como auditores para alcanzar los objetivos fijados. Los recursos y el tiempo dedicados a la auditora son proporcionales al alcance y objetivos de la misma.

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Los auditores deben ser expertos en el sector industrial, agrcola o de servicios evaluado, con amplios conocimientos ambientales, incluyendo la legislacin y las tcnicas de las auditoras. Un equipo auditor debe estar formado por un grupo lder (normalmente externo) y expertos de la empresa que estn familiarizados con el medio ambiente, la seguridad e higiene, el anlisis econmico - financiero, los procesos de la actividad, etc. El equipo lder debe ser ampliamente conocedor de las diversas leyes ambientales, aplicables a la actividad auditada, poseer una fuerte capacidad organizativa y ser capaz de comunicarse efectivamente con la direccin de la empresa. El equipo auditor puede estar formado por un nmero de personas que depende del tipo y tamao de la empresa a auditar, frecuentemente entre 2 y 5 personas, que en caso necesario se apoyaran en los expertos necesarios en cada tema puntual y concreto. El equipo puede incluir a un ingeniero de procesos familiarizado con las operaciones de la empresa, que conozca las tecnologas ms avanzadas en instalaciones y equipos de control de contaminacin. Adems, un experto en seguridad e higiene puede evaluar la seguridad de los trabajadores, programas de formacin, descripcin de trabajos y control de la higiene. El experto en seguridad e higiene debe estar familiarizado con los requerimientos del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y Consejeras Autonmicas competentes y conocer las normas usuales para determinar las reas en las cuales su mal aplicacin, o su ignorancia podran conllevar un riesgo potencial muy alto. El equipo auditor puede tambin disponer de un toxiclogo para examinar los informes mdicos, realizar controles, e imponer medidas de seguridad para la salud. En el caso de disponer la compaa de un departamento ambiental, ste debera trabajar conjuntamente con los auditores. En casos de auditar, por ejemplo, el patrimonio artstico y cultural, se precisaron expertos en restauracin y conservacin, verificadores de autenticidad, bibliotecarios, arquelogos y cualquier otro especialista en la materia auditada. En funcin pues, de las caractersticas de los sectores y actividades analizados se requieren distintos expertos en disciplinas y tecnologas determinadas que, o bien formarn parte del equipo auditor si su intervencin tiene entidad para ello, o pasarn a formar parte de los expertos auxiliares al equipo, que emitirn sus dictmenes en temas puntuales. Dependiendo de los recursos, se debera considerar el incluir un equipo legal ambiental. Este equipo establece las obligaciones legales de la empresa y sugiere medidas para disminuirlas. Adems, tiene la responsabilidad de redactar todos los convenios contractuales, advertir sobre los problemas de reclamaciones e indemnizaciones, etc. Los abogados del equipo son los ms capacitados para determinar las obligaciones y ofrecer sugerencias legales en caso de indemnizacin. En cada equipo auditor debe existir un Auditor Jefe, Director de Equipo o Director de Auditora, que adems de dirigir y coordinar los diferentes trabajos que debe conocer en su totalidad con mayor o menor profundidad tiene que asignar a los diferentes miembros del equipo auditor las tareas de auditora de los correspondientes elementos del SGA o de departamentos o procesos especficos. Como colofn, hay que manifestar que dada la diversidad de aspectos que puede comprender una AA o los particularismos de cada sector o empresa, es necesario dotar de un mecanismo de homologacin a aquellos consultores externos que deba desarrollar AAs, en especial si stas deben servir a algn propsito en la vertiente externa de la empresa. La evaluacin de las diferentes legislaciones nos indica que para un futuro prximo, es de esperar que se imponga su obligatoriedad.

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3.6. Instrumentos Auxiliares:

La entrevista, el cuestionario, las reuniones y el soporte tcnico - analtico, son las herramientas bsicas e imprescindibles del auditor. Dada su importancia en el proceso metodolgico, a continuacin se relacionan los rasgos ms caractersticos que cada uno de ellos debe de presentar.

3.6.1. El Cuestionario: El cuestionario, como todo PT, debe de cumplir con los requisitos cualitativos y cuantitativos. Adems, Ron Weber, en si manual EDP Auditing recomienda que para el diseo del cuestionario se tengan en cuenta los siguientes aspectos: a. Informacin: Determinar que se quiere conocer a travs del cuestionario: hechos, opiniones, ambos, etc. b. Presencia:

En funcin de la presencia o no del auditor, el cuestionario ser mudo o auto explicativo. Se hace notar una vez ms, que la experiencia demuestra que se consigue una mayor eficacia si el auditor ejerce de entrevistador y cumplimenta el cuestionario de forma interactiva pudiendo en el transcurso de la entrevista resolver cualquier duda y ampliar el nmero de preguntas.

TABLA 3.6.1-1

Funciones de los Papeles de Trabajo

Apoyo al informe de auditora: informacin detallada en que se basan las conclusiones del mismo. Ayuda al auditor a organizar su trabajo: registro del trabajo realizado y planificado,

incluyendo las razones para la verificacin de las pruebas. Complemento de los protocolos de auditora, que ofrece un registro de rodas las

desviaciones del protocolo, as como las conclusiones obtenidas. Base para la supervisin del trabajo del auditor por parte del director del equipo. Antecedentes y referencia para futuras revisiones. Fuente: Gua CCI para un Proceso de Auditora Medioambiental Eficaz.

c. Concrecin: Las preguntas sern sucintas, precisas, y especficas, desechando cualquier tipo de generalidad, abstraccin o ambigedad. d. Naturalidad: En la redaccin y planteamiento de las preguntas hay que evitar usar el argot propio de la auditora o de los aspectos tcnicos que estemos constatando.

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e. Constatacin:

Las preguntas deben confirmar, aseverar o constatar lo que verdaderamente est en cuestin. Es fundamental no dar lugar a cualquier tipo de conjeturas, suposiciones o hiptesis. f. Neutralidad: Las preguntas no deben dar indicios ni incluir pistas que conduzcan o arrastren hacia una respuesta predeterminada, inconsciente o indirectamente, por el creador del cuestionario. g. Rango de las Respuestas: El cuestionario debe prever la clase de posibles respuestas, con el fin de poder esquematizarlas, o darles un tratamiento espacial y concreto en el soporte material del cuestionario (papel, hoja de clculo, soporte informtico, etc.). El cuestionario se crear de manera que las preguntas conduzcan a respuestas del siguiente rango:

SI/NO/NA (No aplicable). Multiplicidad de respuestas posibles, pudiendo elegir una o ms de una. Un baremo, numrico (por ejemplo de 1 a 10), porcentual (de O a 100 por cien),

calificativo (excelente, bueno, regular), ordinal (ms que ste, menos que aqul...). Una matriz, respondiendo a una o varias casillas.

h. Posibilidad de Ponderacin:

La eficacia y rapidez del anlisis del cuestionario se potencia con la rapidez de su valoracin. En base a esto debe de formularse de manera que se puedan asignar valores numricos a cada respuesta, y dar pesos a cada pregunta, llegando a una valoracin final. Obviamente la celeridad es total si se incorpora este tipo de valoracin a un soporte Informatizado, siendo adems de gran utilidad en el caso de sistemas expertos.

TABLA 3.6.1-2 Los Diez Mandamientos de los Papeles de Trabajo

Escribir de forma legible. Poner inciales y fecha en todas las pginas. Indicar las fuentes de toda informacin, Relacionar todas las partes de los documentos de trabajo con los pasos del protocolo. Resumir cada seccin de los documentos de trabajo y extraer conclusiones. Copiar los documentos que apoyen las conclusiones, positivas o negativas. Numerar en secuencia todos los documentos, al final. Registrar en secuencia todos los documentos en la lista de documentos. No dejar ninguna pregunta sin respuesta. Repasar todos los documentos de trabajo para asegurarse de que lo expuesto en ellos tiene

sentido. Aunque estos Mandamientos pudieran no haber sido dados a Moiss, garantizarn la claridad y utilidad de rodos los documentos de trabajo. No olvide que usted no ser la ltima persona que los lea.

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i. Adaptacin al Entorno:

El cuestionario debe de estar ajustado al entorno de la actividad auditada. No se puede cubrir un cuestionario diseado para una aran planta industrial o nuclear, en una auditora de una explotacin agropecuaria. En la mayor parte de los casos las preguntas quedarn fuera de lugar y tratar de evitarlas, transformarlas, adaptarlas o aadir otras sobre la marcha, conducir a resultados nefastos y desastrosos. j. Posibilidad de Informatizacin: Se recomienda el crear y disponer de un sistema de cuestionarios informa tizados lo ms amplio, completo, verstil y polivalente posible. De esta manera, para cada caso concreto, seleccionaramos las preguntas ms adecuadas a cada actividad y entorno afectado por aquella consiguiendo un cuestionario especfico para cada auditoria, en contraposicin de los cuestionarios genricos que tanto proliferan en la actualidad. Con la informatizacin, tambin aumentarnos la eficacia de la explotacin de cuestionario, baremando las respuestas y ponderando las preguntas, o sea posibilitando una rpida valoracin de la informacin. 3.6.2. La Entrevista: De acuerdo con Ron Weber, N.A. Ramos y otros autores, se aconseja, que pan llevar a cabo la entrevista se proceda de acuerdo con las siguientes fases: a. Necesidad de la Entrevista:

En base a la informacin que requiere y determina el cuestionario, se investigar si sta, est disponible a travs de otros medios (fuentes, con lo que, en principio, puede cuestionarse la necesidad de llevar, cabo la entrevista. No obstante, opinamos que, an dndose este caso, la entrevista sera necesario para contrastar y/o confirmar las respuestas al cuestionario, obtenidas por otro conductos, matizando de forma interactiva aspectos fundamentales o simple mente poco claros. b. Preparacin de la Entrevista: La creacin y composicin del cuestionario, bien de manera manual, bien apoyada en sistemas informticos, es un paso anterior a la preparacin de la entrevista propiamente dicha. En esta fase, es primordial que el auditor entienda y se compenetre absoluta mente con todas las preguntas y la transcendencia, alcance y significado de las mismas. Si el entrevistado pide aclaraciones a una pregunta y el entrevistado no es capaz de facilitarlas, el resultado es negativo, pudiendo sufrir serios sesgos las respuestas, lo que redundar en la credibilidad y validez del diagnstico y por tanto del informe final. La preparacin de la entrevista incluye as mismo:

Eleccin del lugar de celebracin, que debe de permitir la confidencialidad tranquilidad necesaria, evitando lugares ruidosos y posibles interrupciones. Eleccin del momento, en el que el entrevistado est despejado, tranquilo

motivado. Deber evitarse la hora de la comida y el momento de la sobre mesa y

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posteriores. Es ideal la media maana, cuando se han resuelto los asuntos ms urgentes del da, pero no ha llegado la fatiga. Duracin, Se planificar el tiempo que durar la entrevista, no debiendo ste de

sobrepasar de I hora en circunstancias normales. c. Eleccin e Identificacin del Entrevistado: Es fundamental conocer previamente a la entrevista, algunos detalles de las personas susceptibles de ser entrevistadas. Es necesaria una buena eleccin de las personas que vamos a entrevistar y dependiendo del tema y de la situacin en el organigrama funcional se elegir normalmente entre directivos, jefes de planta, proyecto o explotacin, analistas, personal de produccin o de control de calidad, auditores internos, encargados de asuntos ambientales, de seguridad, etc. La personalidad, motivacin, y grado de integracin en la empresa del entrevistado elegido, nos conducir a la identificacin del mismo, aspecto muy interesante para la interpretacin de las respuestas y el contraste del grado de sinceridad de las mismas. d. Concertacin de la Entrevista: A veces, es oportuno comunicar con antelacin y por escrito a la persona a entrevistar, la realizacin de la entrevista, indicndole, incluso, los puntos que van a ser objeto de la misma. Esto facilita el trabajo ya que ante preguntas complejas o cuestiones que requieren elaboracin, se posibilita la preparacin por parte del entrevistado, evitando improvisaciones perjudiciales. Otras veces, el factor sorpresa es determinante, (verificacin de ciertas operaciones, valoracin de rutinas, etc.), por lo que no se pondr en conocimiento del entrevistado la realizacin de la entrevista y en menor medida todava el momento contenido de la misma. e. Realizacin de la Entrevista: Para conseguir la mayor eficacia y rentabilidad de la entrevista, es primordial que el entrevistador posea una base tcnica suficiente para entender las respuestas del entrevistado y evitar, adems, que este le lleve al terreno que ms le convenga en ese momento. Adems, el entrevistador debe de poseer la capacidad psicolgica precisa para poder detectar el ndice de sinceridad de las respuestas, e interpretar los gestos, sofocos, silencios y dems signos externos del estado de nimo y conducta del entrevistado. Durante la entrevista, el entrevistador no debe de dar la sensacin de estar interrogando al entrevistado, ni de estar acusndole o escudriando algn fallo a l imputable. Se debern tomar notas, cumplimentar el cuestionario y evitar, en lo posible, la grabacin en video o cinta magnetofnica. El uso del cuestionario, con respuestas pre-definidas, ayuda a que la toma de notas se reduzca al mnimo imprescindible. Durante el desarrollo de la entrevista se evitarn los siguientes riesgos:

Los consejos al entrevistado. Las discusiones. La agresividad. La excesiva toma de notas. La anticipacin de respuestas por parte del entrevistador.

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El uso del argot que no sea comn. El intercambio de roles.

3.6.3. El Entrevistador: Para lograr el objetivo de la auditora empleando el mnimo tiempo posible en trabajos sobre el terreno o interfiriendo lo mnimo posible con las operaciones de la actividad auditada es preciso crear un espritu de colaboracin entre el equipo auditor y el personal afectado por la auditora. Unas instrucciones explcitas de la alta direccin recomendando al personal de la empresa que colabore pueden ser muy tiles. Quiz an ms importante sean las relaciones personales que se establezcan entre los miembros del equipo auditor y sus contactos en la empresa. Cada uno de los auditores debe esforzarse por establecer una relacin laboral positiva con cada uno de sus contactos. Mencionarnos a continuacin algunos requisitos previos bsicos para crear dicha relacin, adems de las capacidades. El cuadro 6.6.3-1 ofrece un resumen de las caractersticas deseables en un auditor cualificado y eficiente. Franqueza: El auditor debe comunicar al auditado lo que espera de la auditora y mostrarse totalmente sincero al comunicarle todas sus impresiones, tanto positivas como negativas. Las tensiones que puede crear la sensacin de cualquiera de las partes de que las comunicaciones no son francas y sin reservas puede afectar negativa y gravemente a la auditora.

TABLA 3.6.3-1

Principales Caractersticas de un Auditor Cualificado y Eficaz

Debe poseer grandes conocimientos en cuanto a metodologa de la auditora de medio

ambiente.

Debe conocer la normativa vigente.

Debe saber servirse de las disciplinas tcnicas oportunas.

Debe conocer las prcticas medioambientales que se utilizan en instalaciones similares.

y otros atributos adicionales.

Probada capacidad de relacin con el personal de la empresa o instalaciones, sin por ello

comprometer su independencia.

Capacidad de persistir en sus investigaciones sin mostrarse molesto ni enfrentarse al

personal de la empresa o fbrica auditada.

Capaz de documentar todo su trabajo.

Capaz de comunicarse con claridad.

Fuente: Envronmental Auditing Roundtable.

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Comunicacin: El auditor debe ser un buen oyente, mostrando un sincero inters tanto por la persona contactada como por la comunicacin. Debe mantenerse alerta para poder recoger informacin de importancia y debe hacer que la entrevista cumpla con su objetivo de la forma ms eficiente posible. Actitud: Una actitud amistosa y profesional por parte del auditor producir resultados ms positivos y lograr mayor cooperacin del personal de la actividad auditada que otra agresiva y autocrtica. El auditor debe mantenerse firme y persistente en cuanto a la obtencin de la informacin necesaria, aunque los buenos modales no estn reidos con ello. Capacidad de Relacin: El auditor debe tener presente que la auditora puede crear tensiones en la mayor parte de los auditados. Debe esforzarse para que las personas a quienes se dirija se encuentren cmodas con l. S el auditor demuestra que entiende los problemas que debe superar el auditado para realizar su trabajo e incluso para dedicar parte de su tiempo a la entrevista que exige la auditora, conseguir reducir las barreras de comunicacin existentes. La postura amistosa y profesional que hemos mencionado es eficaz en casi todos los casos. En los raros casos en que se produzca negativa a colaborar o se trate de engaar al auditor, ste debe estar dispuesto a llevar el asunto a niveles jerrquicos superiores, hasta conseguir resolver satisfactoriamente dicho problema.

3.6.4. Reuniones: A lo largo de todas las fases de la auditora se llevarn a cabo una serie de reuniones con los directivos de la empresa, los responsables ambientales, personal de produccin, miembros de la Administracin competente ambiental (input-out-put). etc... Como mnimo tendrn lugar las siguientes reuniones:

Reunin inicial, al comienzo de la fase de preparacin. Reunin con personal de produccin. Reunin general al finalizar la fase de campo. Reunin previa antes de la emisin del informe final.

3.7. Fases de la AA: Dado que todas las Auditoras ambientales no tienen el mismo alcance, los trabajos necesarios para su realizacin deben de adaptarse a las necesidades de cada empresa y/o a los objetivos de cada AA en particular. En puntos siguientes se expone una parcelacin de los trabajos necesarios para realizar una auditora integrada (AAIN), cada uno de los cuales por s mismo puede dar lugar a una auditora sectorial (AASEC). El esquema general se refleja en la figura 6.7-1. Al existir una interrelacin entre los distintos factores ambientales y entre las acciones que

como consecuencia de la actividad auditada, en ellos inciden y son causa de impacto, las auditoras sectoriales, llamadas tambin subAA por algunos autores, pueden solaparse

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parcialmente en ciertos aspectos, por lo que trabajos ejecutados en cada una de ellas, pueden servir para la realizacin de alguna otra AASEC. Las AASEC son complementarias y su anlisis conjunto constituye la AA en sentido amplio, o sea la AAIN (auditora medioambiental integrada). En la mayora de los programas de auditora existen una serie de actividades bsicas previas, simultneas y posteriores a la auditora propiamente dicha. La prctica totalidad de las AAs incluyen la recogida de informacin, el anlisis de hechos, la formulacin de opiniones sobre la situacin de la actividad y la informacin sobre los resultados de la auditoria. Para cada auditora ambiental, las fases que la integran responden a la siguiente concepcin metodolgica: a. Fase de Preparacin:

Tambin llamada Fase preliminar. Se realiza la fase previa de preparacin en gabinete de la AMA y se analiza la situacin en trminos tcnico - tericos. b. Fase de Campo o Auditora Propiamente Dicha:

Comprobacin y verificacin del grado de cumplimiento de la situacin estudiada en la fase de gabinete. c. Fase de Informe Sectorial o Post auditora:

Anlisis de los resultados obtenidos en la fase de campo. Sntesis final, valoracin de resultados, diseo de medidas correctoras de los impactos detectados, plan de vigilancia ambiental y sugerencias que conduzcan a la mejora de cada auditora. El resumen de todo el proceso metodolgico se plasma en la figura 3.7-2.

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Fig. 3.7-1 Estructura General de la AA

FASE DE CAMPO FASE DE PROCESO DE

DATOS, CONCLUSIONES E

INFORME FINAL

DISEO DE LOS

PT

MATRIZ DE

EFECTOS

IDENTIFICACION DE

IMPACTOS MATRIZ DE

IMPORTANCIA

IDENTIFICACION

DE FACTORES

DEFINICION DEL

ENTORNO

IDENTIFICACION

DE ACCIONES

ANALISIS DE LA

ACTIVIDAD

DECISION DE

EJECUTAR LA AMA

FASE DE

PREPARACION

ENTREVISTAS Y

REUNIONES

VERIFICACION DE LA

MAGNITUD DE

IMPACTOS

VALORACION

CUANTITATIVA

MEDIDAS

CORRECTORAS

INFORMES

SECTORIALES

INFORMES

SECTORIALES

INFORMES

SECTORIALES

INFORMES

SECTORIALES

INFORME FINAL

PROGRAMA AA

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AUDITORA AMBIENTAL (AAIN)

Fig. 3.7-2 Metodologa de una AA

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3.8. Fase I. Fase Preliminar (Preparacin de la AA):

El proceso de auditora del ambiente se inicia con una serie de actividades que tienen lugar antes de que se realice la verdadera auditora sobre el terreno. Entre estas actividades figuran la seleccin de instalaciones, recopilacin y anlisis de la informacin, el calendario por el que se regir la realizacin de las auditoras, la seleccin de equipo auditor y la elaboracin de un plan de auditora, que incluye la definicin de si alcance, la seleccin de los temas prioritarios, la modificacin de los protocolos y PT de auditora y la asignacin de recursos al equipo auditor. Tambin podra incluirse aqu una visita previa a las instalaciones para obtener informacin bsica y suministrar ciertos cuestionarios. La fase de preparacin es la que ms tiempo consume. El logro fundamental de este tipo de actividades es minimizar el tiempo y, al mismo tiempo, maximizar la productividad del equipo auditor. El tiempo que se emplea en las instalaciones e muy caro tanto para el equipo auditor como para la empresa auditada. Sin embargo, no hay que olvidar que es preciso lograr un equilibrio equitativo entre las ventajas de una preparacin exhaustiva del equipo y el coste que supone para las empresas auditadas reproducir registros o crear otros especiales en beneficio de equipo auditor. La funcin principal de esta fase de preparacin en gabinete es identificar y obtener toda la informacin relacionada con el cumplimiento de las normas, que ser confirmada en la inspeccin in-situ. La fase de preparacin nos da una idea de cmo debera la organizacin empresarial cumplir las leyes y normas medioambientales. La cantidad de informacin obtenida en esta fase depende de la amplitud de los objetivos de la auditora, que se determinarn de acuerdo a las prioridades, necesidades y actividades de la compaa, o ente auditado. 3.8.1. Planificacin de la Auditora: Se puede sintetizar la fase de preparacin, como una etapa de planificacin y de toma de decisiones sobre la forma en que se ejecutar la auditora. A mayor abundamiento de lo establecido genricamente en los apartados anteriores, en esta fase el equipo auditor debe de llevar a cabo una completa planificacin conducente a:

Definir el alcance con que se realizar la auditora. Calendario y duracin prevista de cada etapa y actividad de la auditora. Identificacin de las fuentes en las que recabar la informacin necesaria para

realizar el trabajo que se pretende desarrollar, evitando solapes y vacos. Requerimiento y consecucin de la informacin. Clasificacin y anlisis de la informacin. Definicin de los sectores a auditar. Concrecin del equipo auditor y distribucin de tareas. Proceso de mentalizacin interna. Anlisis tcnico de la actividad. Determinacin de estndares. Diseo de los sistemas de muestreo. Diseo, adopcin o adaptacin de los papeles de trabajo.

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3.8.2. Comienzo de la Auditora: El comienzo de la auditora ambiental no tiene lugar en el instante de la primera visita del auditor al lugar donde se desarrolla la actividad, sino cuando empieza a prepararse de forma efectiva varias semanas antes, desde el momento de la planificacin de la misma. 3.8.3. Calendario de Actividades: El programa de trabajo se har llegar al responsable de la empresa, al menos con cuatro semanas de anticipacin al da de la primera visita con el fin de que se pueda elaborar un calendario detallado y concreto, tanto de las visitas, entrevistas y toma de datos dentro del entorno donde se desarrolle la actividad, como de reuniones con personas y entidades ajenas (Administracin, gestores de residuos, consultoras de ingeniera, etc.), y visitas y toma de datos a instalaciones externas (plantas de tratamiento de residuos, industrias de produccin de materias primas, etc). 3.8.4. Definicin del Alcance del Estudio: El alcance (profundidad y nivel de detalle) con que se realizar el anlisis de la actividad auditada, responder al alcance general con que el responsable ambiental de la empresa, haya contratado la auditoria. Ser funcin del tamao de la planta, o territorio donde se desarrolle la actividad, de la complejidad de los procesos, del tiempo disponible y de los recursos humanos, materiales y econmicos disponibles. Ciertos encargos de auditoras conducen al estudio de algn sector especfico de la actividad, o analizan slo algn proceso productivo concreto, algn impacto sobre el medio, o solo dirigen la atencin hacia alguno de los flujos de emisiones, vertidos o residuos, que consideran flujos prioritarios. El grave inconveniente que se presenta en estos casos es que los estudios incompletos pueden enmascarar el problema global y que no siempre los problemas ms importantes son evidentes. Una auditora incompleta o realizada de manera inadecuada, aunque resulte menos costosa, siempre implicar un grado de incertidumbre importante sobre la situacin real de la actividad, que incidir a la hora de tomar decisiones y obligar en gran parte de los casos, a realizar nuevas auditorias, que conllevan mayores costes. La auditoria pues, debe orientarse preferentemente hacia una AAIN, donde se estudien todos los sectores, todos los procesos productivos y los impactos y los impactos que la actividad genera sobre el medio, consecuencia principalmente de emisiones, vertidos y residuos. A este fin se identificarn todos los flujos de emisiones, vertidos y residuos en cualquier estado fsico (slido, lquido y gaseoso), tanto al aire, como al agua y/o al suelo, adoptando lo que se conoce como enfoque multimedia. 3.8.5. Reunin Inicial: El objetivo de la reunin inicial es:

Presentar los componentes del equipo auditor a la direccin del auditado. Revisar los objetivos y el alcance de la auditora.

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Presentar un resumen de los mtodos y procedimientos que se van a utilizar para realizar la auditoria. Establecer los lazos de comunicacin oficiales entre el equipo auditor y el

auditado. Confirmar la disponibilidad de los medios e instalaciones que precise el equipo

auditor. Establecer la fecha de la reunin final y de cualquier otra reunin intermedia

entre el equipo auditor y la direccin del auditado. Clarificar las cuestiones del plan de auditora que no resulten claras o concretas. Solicitar la informacin, datos y documentos, as como los registros si existen que

los auditores van a necesitar. Durante el desarrollo de esta reunin se evitar dar la sensacin de que se trata de una confrontacin entre dos equipos - el auditor y el de la empresa auditada-, por lo que se intentar crear un clima de colaboracin y participacin. Una medida prudencial ser intercalar en la mesa a los miembros de los dos equipos reunidos. En esta reunin inicial con la empresa, se presentan los componentes del equipo auditor, se detallan sus tareas y responsabilidades en la auditoria y se informa de la metodologa que se emplear de los procedimientos a seguir para obtener la informacin y los muestreos a llevar a cabo, y el tiempo y calendario previsto de ejecucin. 3.8.6. Tratamiento de la Informacin: 3.8.6.1 Identificacin de las Fuentes de Informacin: Las fuentes de informacin a las que el equipo auditor puede acudir para recabar los datos que necesita para realizar de una manera ptima la auditoria, son prolijos y numerosos (archivos legales, archivos contables, expedientes de personal, registros de accidentes, plan de seguridad e higiene, registros de proveedores y materias primas, diagramas de proceso, volmenes de residuos gestionados, etc.). 3.8.6.2 Requerimiento de Informacin: Con una antelacin de al menos cuatro semanas, se consensua con el responsable de la empresa la fecha de la primera visita, hacindole saber la informacin que previamente debe de ser puesta a disposicin del auditor y los medios que deben de estar disponibles en el momento que aquella tenga lugar. Esta informacin solicitada deber estar en poder de la consultora auditora al menos dos semanas antes de la visita. En visitas sucesivas se ir recabando el resto de la informacin necesaria en esta primera fase de preparacin de la AA. En casi todo el proceso de bsqueda de informacin durante la ejecucin de la auditora y concretamente en esta I Fase, se suelen emplear cuestionarios, listas de chequeo, guiones, etc., como los expuestos en los anejos. Estos papeles de trabajo ayudan a recordar operaciones, aspectos y matices que se deben verificar y datos que es necesario identificar.

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3.8.6.3 Clasificacin y Anlisis de la Informacin: El objetivo de esta fase de preparacin es recopilar, clasificar y analizar, en primera estancia, toda la informacin disponible, incluyendo la de carcter complementario. A este efecto, en este punto del proceso metodolgico, se recopilar y clasificar la siguiente informacin: Descripcin general de la empresa, prcticas y procesos que se llevan a cabo en

los distintos lugares donde se desarrolla la actividad, indicando si son discontinuos, cundo y por qu. Licencias, permisos, homologaciones, informes externos, certificados y otros

informes complementarios. Problemas medioambientales habidos con la Administracin, indicando cuales

han sido los resultados. Identificacin de los residuos.

Emisiones Atmosfricas:

a) La empresa debe asegurarse de que el equipo de control de emisiones

funciona correctamente y que stos cumplen las normas. b) La compaa debe tambin asegurarse que los trabajadores tienen acceso

a la informacin concerniente a normas de emisiones atmosfricas. c) La auditoria debe descubrir aquellas operaciones que incumplen las leyes y

asegurarse posteriormente que las infracciones son corregidas. Aguas Residuales:

a) Controlar los vertidos de aguas residuales viendo si existe algn producto qumico regulado por la ley.

b) Control de los cambios de produccin y sus efectos sobre los vertidos. c) Evaluacin de los informes de control de vertidos que presenten alguna

anomala (p.e.: volumen o concentracin de agentes contaminantes en los vertidos), y por lo tanto, un riesgo potencial de infraccin.

Substancias Txicas y Peligrosas:

a) Las empresas deben examinar sus operaciones para determinar si trabajan con

algn producto qumico prohibido por la ley. b) Las compaas deberan llevar un seguimiento de aquellas fuentes de informacin

que proporcionen todas las normas o leyes publicadas sobre productos qumicos. c) Las compaas que usen productos qumicos, pero no los fabrican, debe

ran determinar si el fabricante y/o distribuidor ha cumplido las normas de control de sustancias txicas.

Asbestos: La normativa sobre asbestos se aplica a aquellas empresas que trabajan o han trabajado con asbestos. Probablemente, cualquier instalacin que haya utilizado asbestos como aislante o en otros usos relacionados con la construccin puede tener problemas, necesitando una correccin. Los asbestos con el tiempo se desmenuzan acumulndose en reas, tales como equipos de ventilacin y calefaccin, entre los suelos del edificio, etc... Hay que tener en cuenta que la exposicin a los asbestos slo se considera peligrosa si stos estn en forma fibrosa.

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El primer paso es determinar su presencia o no, y en que forma se presentan. Si se descubre una posible presencia de asbestos, la informacin que se debe recopilar durante la auditoria es:

a) Resultados de las muestras del aire tomadas en los lugares de trabajo afectados.

b) Documentacin sobre los controles tcnicos establecidos y localizacin de las seales de alerta.

c) Informe mdico sobre los programas de vigilancia de los trabajadores ex puestos asbestos.

d) Documentacin sobre los programas de formacin de los trabajadores para la manipulacin de asbestos.

e) Informe sobre las medidas tomadas que aseguran una correcta higiene, tal como se recoge en la legislacin correspondiente.

f) Documentacin interna sobre de los controles del aire y de los exmenes mdicos.

Vertidos y Depsito de Residuos en el Suelo: Determinar las cantidades de residuos. Identificar los procesos y sistemas:

Cmo se generan los residuos? Qu ocurre con los residuos despus de ser generados? Siguen algn proceso especial, reciclaje, reutilizacin, recuperacin o uso

como combustible? Tecnologas de control de la contaminacin.

Identificacin de otros agentes impactantes.

Al medio fsico inerte. Al medio bitico. Al medio perceptual. Al medio socio econmico y cultural.

Planes formativos. determinando si el personal que maneja productos peligrosos est

perfectamente formado. Planes de emergencia. Relacin de incidentes que se hayan producido. Sistema de informacin a los trabajadores, que les permita conocer los peligros

potenciales de los residuos y otros agentes impactantes con los que trabaja. Documentacin sobre los controles tcnicos existentes y la localizacin seales

de alerta. Informes mdicos sobre los programas de seguridad e higiene en el trabajo. Programa de vigilancia ambiental y grado del cumplimiento del mismo referido

a lo establecido en el sistema de gestin o a las ltimas auditorias si se han realizado. Cualquier otra informacin especfica, necesaria para la AA en ejecucin. 3.8.7. Sectores a Auditar y Equipo Auditor: En base a los requerimientos del encargo de la AA y al anlisis de esta informacin, se determinarn las reas de trabajo a cubrir dentro de la actividad a auditar y se confeccionar un programa de trabajo estableciendo un ranking de prioridades. Asimismo, podremos confirmar los conocimientos y experiencia necesaria que deber

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tener el equipo auditor, y en base a esto redefinir y concretar si es necesario las personas (en nmero y especialidad), que lo compondrn. La asignacin de tareas y responsabilidades dentro del equipo auditor corresponde al Director de Auditora, de acuerdo con su criterio y experiencia. Es frecuente asignar un sector, un proceso, o el anlisis de un flujo de emisiones, vertido o residuos, a distintos miembros del equipo, o a expertos auxiliares requeridos para ello. 3.8.8. Proceso de Mentalizacin Interna: Es importante sealar que, con independencia del tamao de la actividad, se comprenda en todos los niveles que la posibilidad de identificar los lugares de generacin de acciones capaces de producir impactos (generacin de emisiones, vertidos, residuos, etc.), y de minimizarlos no slo es responsabilidad del equipo auditor, sino que depende de la colaboracin activa de todos, especialmente de los miembros del equipo de gestin ambiental de la empresa. En esta fase, el personal responsable de la empresa explicar, dentro de la misma, el objetivo de la AA, intentando conseguir un clima de colaboracin entre el personal adscrito a la actividad y el equipo de auditores. Se tendr muy en cuenta el evitar cualquier tipo de actuacin u opinin que pueda dar lugar a la percepcin de la AA como un examen, o lo que sera ms grave, una amenaza. 3.8.9. Anlisis Terico de la Actividad: En funcin de toda la informacin disponible, se efecta el siguiente trabajo de gabinete:

a. Anlisis de la actividad y sus procesos alternativos con el fin de conocerla en toda la profundidad posible. Se procesar toda la informacin recopilada y clasificada en el apartado 3.8.6. anterior.

b. Definicin del entorno, que en principio puede parecer afectado o potencial mente afectado, y posterior descripcin y estudio del mismo, determinando la mayor o menor capacidad de acogida de la actividad auditada.

c. Identificacin de las interacciones entre la actividad y el medio, quedando defi-

nidas las acciones que la actividad genera y que pueden ser causantes de impacto sobre los, factores del medio, que tambin deben de quedar definidos.

d. Se adelantan los efectos que apriorsticamente, se supone, la actividad est

generando sobre el medio, elaborndose la matriz de identificacin de efectos y la primera matriz de importancia o sea la matriz de impactos.

3.8.10. Determinacin de los Estndares: En el caso de que la empresa tenga establecidos unos estndares propios, los habr comunicado y remitido al equipo auditor. De no ser as, y en base al tipo de actividad desarrollada, el equipo auditor elaborar un listado de estndares en base a los cuales, previa aprobacin por los responsables medioambientales de la empresa, verificar la situacin medioambiental de aquella.

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Siendo los estndares los valores mnimos de calidad ambiental que deben alcanzarse en el desarrollo de una actividad, o dicho de otra manera los valores mximos de un componente (normalmente de tipo residual), que como consecuencia de la actividad Se incorpora al medio ambiente, O est presente en el mismo, el equipo auditor los fijar de acuerdo con lo establecido en la normativa legal para ese tipo de actividad y producto. Los estndares adoptados pueden ser conservadores o restrictivos, esto es, ms exigentes que los que establecen la propia norma pero, obviamente, nunca sobrepasarn los mximos por ella autorizados. 3.8.11. Diseo del Sistema de Muestreo:

En base al procesado terico de los datos obtenidos en esta fase de preparacin, se confecciona una primera matriz de importancia. En funcin de las casillas de cruce de la matriz, donde se presenten efectos, se disearn los sistemas de muestreo, anlisis y determinacin, mediante los cuales podremos verificar en la fase de campo, el grado en que se estn cumpliendo las previsiones practicadas en gabinete. De acuerdo con el tipo de impactos (presencia de SO2, ruidos, incumplimiento normativo, prdida de calidad de vida laboral, etc.) previstos en la matriz de efectos, se elegirn los sistemas y metodologas tcnicas para cuantificarlos, medirlos y valorarlos, (indicador de impacto, unidad de medida, etc...) y poder verificar en la fase de campo, las previsiones adelantadas en esta fase de preparacin en gabinete. 3.8.12. Diseo de los Papeles de Trabajo: Se disear, o en su caso se adaptar al caso concreto auditado, el soporte administrativo - documental del proceso auditor, o sea los papeles de trabajo necesarios para el correcto cumplimiento de la funcin encomendada. Siguiendo las pautas especificadas se disearn en esta fase los siguientes PT.

Soporte informtico y en papel, para la verificacin del cumplimiento de los estndares. Soporte informtico y en papel de los cuestionarios a cumplimentar en las

sucesivas entrevistas. Guiones de entrevistas y bloc de chequeo, para resumir el desarrollo y

conclusiones de las mismas. Diagramas de flujo de operaciones y productos. Soporte informtico y en papel, para detallar los valores de los distintos anlisis y

resultados tcnico-ambientales. Cronogramas de los trabajos de campo, que pueden completarse si se estima

oportuno con CPM y/o PERT. 3.9. Fase II. Trabajo de Campo:

En esta fase de campo, que es confundida muchas veces con la auditoria misma, tiene lugar el contacto directo del equipo auditor con la realidad de la actividad, as como con

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las personas, que a distintos niveles del organigrama funcional, van a colaborar en la realizacin de la AA. Los auditores debern identificar las fuentes de generacin de acciones impactantes realizar el balance de materiales del proceso y evaluar el coste de la gestin ambiental. Gran parte del xito de esta fase va a depender de dos factores:

La calidad con que se haya desarrollado la preparacin de la auditoria. La comprensin y asimilacin por parte del personal adscrito a la actividad

auditada, de los objetivos y alcance de la AA, as como de los pasos intermedios necesarios para llevarla a buen fin.

El logro de este segundo factor, es funcin directa, de la eficacia con que el personal responsable de la empresa haya sido capaz de comunicar y embuir de una manera efectiva a todos los estamentos involucrados, el apoyo a la misma y los objetivos perseguidos. Durante toda esta fase de campo, el trabajo debe de desarrollarse de acuerdo con el programa prefijado. Se mantienen entrevistas y reuniones entre el equipo auditor, los responsables de la gestin medioambiental y los responsables tcnicos de los distintos departamentos y reas de trabajo y se efectan todo tipo de comprobaciones, estudios y mediciones en el entorno con el fin de determinar los efluentes, los residuos generados y la cantidad de contaminacin existente y por ende la magnitud de los impactos, sobre cada factor. Una parte importante del trabajo de campo, sern las reuniones con los responsables de la Administracin ambiental (Secretara de Estado, Consejeras autonmicas, Concejalas del ambiente, etc.), en las que se intentar conseguir, tanto una mejor comprensin de los objetivos ambientales de la Administracin, como transmitir a sta, la filosofa de proteccin ambiental de la empresa. Tambin se efectuarn entrevistas y se mantendrn reuniones con las consultoras externas de ingeniera, que intervinieron en el proyecto y desarrollo de la actividad, con el fin de intercambiar opiniones y sacar conclusiones respecto a la posible mejora de sistemas que den lugar a menos residuos y a que stos sean menos nocivos, y a menos impactos y a que estos presenten una menor importancia y magnitud. No se debe dar por finalizado el trabajo de campo sin girar visita y tener reuniones con los gestores externos de residuos con lo cual, adems de verificar el cumplimiento del plan integral de gestin ambiental, se previenen los posibles problemas de responsabilidad civil subsidiaria que pudieran surgir como consecuencia de un incorrecto destino o tratamiento final de los residuos. Entre los temas a tratar, en todas las reuniones el equipo auditor debe exponer las conclusiones de los ensayos, anlisis, visitas, entrevistas, etc., llevados a cabo desde que tuvo lugar la ltima reunin. De esta manera pueden ir subsanndose las deficiencias encontradas y corrigindose gran parte de los problemas existentes. Simultneamente a la adquisicin de informacin, obtenida a travs de las entrevistas y reuniones, bien por no disponer de ella o para ratificarla, se examinan insitu los procesos de fabricacin, las prcticas de operacin en las diferentes unidades, los controles internos (tcnicos y administrativos), la organizacin y responsabilidades asignadas, cumplimiento de las tareas y funciones establecidas, los problemas

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ambientales que haya podido tener la Planta o actividad en el pasado o actualmente, el examen de los Libros de Registro y de la analtica de aguas, gases y residuos efectuada, el examen de las autorizaciones y permisos administrativos, el estudio de las Declaraciones anuales de residuos y de los posibles estudios internos que se hayan realizado por la empresa sobre todas estas cuestiones. En el caso de no disponer de analtica precisa, se llevarn a cabo mediciones directas o indirectas para determinar la magnitud del impacto, que cada accin resultante del ejercicio de la actividad, produce sobre los distintos factores del entorno ambiental. Cuando se d por concluido el trabajo de campo, deber de tener lugar una reunin general, en la que se repasen todos los aspectos del mismo, con especial atencin a:

Deficiencias encontradas y no subsanadas durante el perodo de trabajo de campo. Aspectos funcionales e impactos ambientales a corregir. Recomendaciones y medidas correctoras propuestas.

De la eficacia y claridad de esta reunin, que da por finalizado el trabajo de campo, depende de que en el informe final no aparezcan sorpresas inesperadas. 3.9.1. Aspectos Genricos: 3.9.1.1 Comprensin de los Sistemas de Gestin: En la mayora de los casos, las tareas sobre el terreno se inician con la comprensin del sistema interno de gestin ambiental que utilizan las empresas, explotaciones y actividades auditadas, esto es, el conjunto de normas y actos, institucionalizados o no, que tienen lugar en las empresas para ayudar o regular y orientar aquellas de sus actividades que pueden afectar al ambiente. Este paso suele incluir el llegar a entender los procesos de las instalaciones, sus controles internos, la organizacin y responsables de la actividad, los parmetros de cumplimiento con la normativa ambiental y sus problemas histricos o actuales. Para lograrlo el equipo auditor obtendr la informacin de diversas fuentes: entrevistas con el personal adscrito a la actividad, cuestionarios de controles internos diseados al efecto, recorridos por las instalaciones dnde se desarrolla la actividad, etc. El auditor registrar sus datos en un grfico de flujos, en un PT narrativo o mejor en una combinacin de ambos. 3.9.1.2 Valoracin de la Eficacia de los Controles Internos: Un segundo paso ser el evaluar la eficacia de los controles internos y los riesgos que se corren si stos fallaran (puntos fuertes y puntos dbiles). De acuerdo con Arthur D. Little, los principios caractersticos de los controles internos son:

El personal de las instalaciones est bien preparado y tiene experiencia. Las responsabilidades estn definidas con toda claridad y asignadas con el mayor

cuidado. Las obligaciones se dividen para minimizar cualquier conflicto de inters y crear

un sistema de controles recprocos. Existen sistemas de autorizacin. Existen procedimientos internos de verificacin.

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Existen medidas de proteccin, como sistemas de segundad y alarmas. Los procedimientos y resultados del cumplimiento/excepcin estn perfectamente

documentados. Este paso tiene especial importancia por cuanto determina en gran medida la forma en que se realizar el balance de la auditoria. Adems de evaluar la calidad de los controles internos implantados en la empresa, el auditor tambin opina sobre los riesgos presentes en la actividad objeto de control. El auditor deber dedicar gran parte de su tiempo a verificar el funcionamiento real de las instalaciones en reas consideradas de alto riesgo y que cuenten con malos controles internos. El auditor deber, tambin, verificar selectivamente las reas consideradas de alto riesgo y que cuenten con slidos controles, para poder confirmar que dichos controles funcionan eficazmente. En reas consideradas de bajo riesgo y con malos controles, el auditor deber verificar selectivamente que el comportamiento real de las instalaciones cumple con las normas vigentes. Por ltimo, el auditor debe dedicar un menor esfuerzo a aquellas reas que se consideran de bajo riesgo pero que cuentan con slidos controles internos. 3.9.1.3 Recopilacin de Pruebas y Resultados de Muestreos: Un tercer paso es la reunin de pruebas o evidencias. Las pruebas son la base para que el equipo auditor decida si la empresa cumple o no con las leyes, reglamentos, poltica empresarial y/o otras normas. Dichas pruebas se obtienen de formas muy diversas, incluyendo revisin de registros, examen de la informacin disponible, observacin, y entrevistas con el personal que presta sus servicios en las instalaciones objeto de la auditoria. Son relativamente pocas las empresas que hoy en da realizan un muestreo de sus emisiones o efluentes como parte normal de las auditoras. Este paso sirve para confirmar los puntos dbiles que se supona existan en los sistemas de gestin. Tambin se pone a prueba aquellos sistemas de gestin que parecen buenos con objeto de verificar que funcionan de la forma prevista y que son eficaces permanentemente. 3.9.1.4 Valoracin de Resultados: Una vez reunidas todas las evidencias y documentos oportunos se evalan los datos y observaciones de la auditora. Se revisan dichas pruebas y documentos teniendo en cuenta las metas que persiguen el programa con objeto de determinar si se han cumplido los objetivos de la auditoria, y la importancia de los hallazgos de auditora. Si bien los equipos auditores suelen realizar una evaluacin preliminar de sus observaciones a lo largo de la auditoria, la mayora de ellos dedican unas horas al final de la misma a la discusin, evaluacin y conclusin de los hallazgos provisionales ya obtenidos. El equipo confirma que existen pruebas suficientes para apoyar los resultados, identifica tendencias en los mismos que puedan tener mayor relevancia que ciertas deficiencias concretas, y resume cada hallazgo de forma que exprese su importancia con la mayor claridad posible. 3.9.1.5 Informacin Continua: A lo largo de la auditora se informa constantemente sobre las deficiencias o hallazgos relativos al programa, toda vez que los auditores y el personal de las actividades auditadas trabajan en estrecha colaboracin. Los hallazgos se resumen en reuniones diarias al efecto. El proceso informativo formal se suele iniciar con una reunin final o de cierre a la que asiste el equipo auditor y el personal de las actividades auditadas. Durante la reunin final, el equipo auditor comunica formalmente todas las observaciones y

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hallazgos que ha obtenido a lo largo de la auditora. Es el momento en que se aclara cualquier ambigedad sobre los hallazgos o sobre la descripcin que realiza el equipo auditor, discutindose entonces lo que debe hacerse al respecto (por ejemplo: para el informe de auditora, slo para atencin local, etc.). 3.9.2 Actividades Generales: Se debern auditar al menos las actividades y reas o sectores siguientes:

Las estructuras organizativas. Los procedimientos administrativos y operacionales. Las reas de trabajo, operaciones y procesos. El soporte documental, informes y registro.

A continuacin se especifican una serie de actividades de relevante importancia en esta fase de campo, y que concretan los pasos y tareas descritos anteriormente. 3.9.2.1 Preparacin de las Visitas:

Dado que la informacin obtenida en esta fase de campo es de mayor utilidad cuando se utiliza conjuntamente con la informacin recopilada en la fase de gabinete, antes de cada una de las visitas a un centro de trabajo donde se desarrolla una actividad, cada miembro del grupo auditor debe haber revisado la informacin obtenida en la fase de gabinete y debe estar completamente preparado para iniciar la visita. El equipo lder debe designar a un interlocutor que represente al grupo. Finalmente, se debe preparar una agenda o programa, que especifique la secuencia de los pasos a seguir durante la inspeccin, repartindola entre los miembros del equipo. Esto ayudar a asegurar la completa eficacia de la visita de trabajo de campo. 3.9.2.2 Notificacin de las Visitas: Las visitas de trabajo no deben sorprender a los directivos de la empresa. Estas deben ser notificadas de antemano, explicando las razones de las mismas as como la informacin que ser requerida. Se les debe insistir en que las actividades y muestreos a realizar crearn la mnima alteracin posible en la jornada normal de trabajo. De hecho la empresa no debe tomar medidas especiales para la preparacin de las visitas. Hay que recordarles que el propsito de la inspeccin no es encontrar solamente los fallos, sino ms bien obtener la informacin necesaria que ayude a cada uno a hacer su trabajo mejor en un futuro. 3.9.2.3 Objetivos de las Visitas: Los objetivos principales de una inspeccin in-situ son:

Confirmar personalmente la informacin obtenida durante la Fase I, o identificar las discrepancias entre esta informacin y la obtenida en la inspeccin in situ, al realizar los distintos trabajos de campo, tanto burocrticos como tcnicos -analticos. Identificar desde un punto de vista crtico y objetivo la informacin, relacionada

con el cumplimiento de las normas para las distintas operaciones, y que no apareci en la fase de gabinete.

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3.9.2.4 Tratamiento de Informacin Ambigua o Poco Ortodoxa: Cualquier situacin que presente diferencias respecto a la informacin obtenida en la fase preliminar debe ser examinada cuidadosamente. Por ejemplo, la Fase I de preparacin detecta que un producto qumico concreto est siendo usado en el proceso, pero la inspeccin llevada a cabo en esta Fase II nos indica que este producto no se almacena en la planta y que no se ha usado nunca. La auditora debe de dar respuesta a los siguientes interrogantes:

Por qu se incluy en la lista durante la fase anterior?

Por qu la informacin nos crea este conflicto?

Las contradicciones nos indican que no hemos realizado una correcta recopilacin?

Tambin puede ocurrir que la inspeccin in situ revele informacin que no apareca en la fase anterior de preparacin. Por ejemplo, una alteracin o decoloracin del suelo en un lugar que no estaba contemplado como rea de manipulacin o almacenaje puede indicar la existencia de prcticas desconocidas o no autorizadas. Hay una explicacin lgica para este nuevo descubrimiento o esto indica una posible rea de contaminacin y una probable infraccin? Los sistemas extraoficiales son prcticas o procesos que no estn explcitamente autorizados y que pueden realizarse sin el conocimiento de los directivos. Cualquier prctica extraoficial que infrinja las normas debe ser corregida. Estos sistemas extraoficiales merecen un examen cuidadoso, ya que muchos de ellos no han sido identificados en la fase de gabinete. El riesgo que presentan estas prcticas o sistemas es la aceptacin general como procesos autorizados, por lo que hay que intentar eliminarlos. Estas prcticas pueden ser o no detectadas durante la inspeccin visual, por lo tanto sera conveniente realizar entrevistas con distintas personas para saber si realmente se utilizan. 3.9.2.5 Entrevistas: Las entrevistas personales son muy importantes durante esta fase de trabajo de campo, no solamente para describir las prcticas extraoficiales, sino tambin para obtener informacin nueva, confirmar la informacin existente y obtener diferentes perspectivas acerca de las operaciones. Las entrevistas no se deben limitar solamente a los directivos, ejecutivos y mandos intermedios, tambin deben realizarse a los trabajadores. No es necesario entrevistar a todas las personas de la instalacin, el 10% del personal se considera una cifra adecuada. Concretamente los candidatos ideales para las entrevistas son trabajadores de las cadenas de produccin, con una gran experiencia y con unos conocimientos concretos de las operaciones. Hay que subrayar el que las entrevistas no son interrogatorios y este aspecto debe quedar muy claro antes de iniciarlas. Las entrevistas, es conveniente sean privadas, y sobre todo sin la presencia de un superior. Debe hacerse hincapi en que la informacin obtenida es confidencial y nadie ser reprendido ni penalizado por los datos suministrados.

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3.9.2.6 Reuniones con el Personal: Despus de analizar la informacin obtenida en la Fase I, y en las visitas y entrevistas de esta Fase de Campo, el equipo auditor debe de programar una serie de reuniones con el personal de la empresa en general, y el adscrito a la actividad en particular (equipo de produccin). En estas reuniones es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos formales:

Durante la primera reunin de cambio al igual que veamos con la reunin inicial de la auditora es conveniente intercalar en la mesa a los miembros del equipo auditor y del equipo de produccin o del sector auditado (seguridad, legal, financiero, etc.). Se debe evitar la .sensacin de que se trata de una confrontacin entre equipos adversarios y crear un ambiente de colaboracin y participacin. En la primera reunin de campo se presentan tambin los miembros del equipo

auditor, se comenta su experiencia y resultados, y se detallan sus tareas y responsabilidades durante la auditoria. Tambin se informa sobre los procedimientos que se emplearn para obtener la informacin necesaria y el tiempo previsto de duracin del trabajo. Las reuniones con el equipo de produccin o del sector auditado tienen por objeto

solicitar su ayuda para conseguir la informacin necesaria. Es importante evaluar si son conscientes del efecto que tienen las operaciones que cada uno controla, sobre las que se desarrollan posteriormente, en la cadena de produccin. Como se ha comentado anteriormente, una buena relacin entre el equipo auditor y el de produccin es muy importante, ya que su colaboracin es funda mental para el xito de la auditora. Las fotografas y los vdeos son muy tiles para captar pequeos detalles de los

procesos y operaciones que se desarrollan en la planta, que de otra manera se olvidan o no se registran convenientemente. Generalmente ser necesario obtener la autorizacin correspondiente para tomar fotografas o filmar. Las preguntas que se formulen al equipo de produccin y al personal de la planta

deben tratar de conseguir que las personas interrogadas definan con sus propias palabras las caractersticas de los procesos que controlan. Esta es una manera sencilla de descubrir las limitaciones que tienen las tcnicas que se utilizan En los procesos. Las preguntas deben formularse de manera que estimulen la capacidad de iniciativa del entrevistado y no coarten su expresin. Adems deben ser abiertas, de manera que obliguen a razonar y las respuestas no se limiten a un s o un no.

3.9.3 Tareas Especficas para Cada Sector Auditado: Tanto la fase de preparacin en gabinete, como las tareas generales a llevar a cabo en esta fase de trabajo de campo, son anlogas para cada tipo de auditora sectorial, obviamente con las matizaciones y especificadas requeridas. Independientemente de estas tareas y actividades descritas en apartados anteriores, que se llevarn a cabo con carcter general, en todas y cada una de las AASEC, en los apartados siguientes se exponen las tareas especficas ms comunes que son necesarias desarrollar en cada una de las AASEC, estudiadas. Estas tareas son intrnsecas a cada una de ellas y por tanto de difcil extrapolacin.

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3.9.3.1 AASEC Tcnica: El objetivo primordial de esta fase es reunir la documentacin y obtener la informacin que permitan al equipo auditor comprender con claridad el proceso principal y cada uno de los procesos unitarios que lo integran, y la forma en que estn relacionados entre s. Una vez detectados, los problemas ambientales derivados del proceso de la actividad (produccin industrial, cultivo agrcola, funcionamiento de un servicio, etc.) se establecen las lneas de actuacin ms adecuadas para minimizar los impactos en cantidad y calidad. El desarrollo de las tareas a ejecutar puede responder al siguiente modelo:

a. Estudio de las auditoras ambientales realizadas con anterioridad. b. Estudio de los programas ambientales vigentes. c. Seguridad de las unidades de produccin, almacenamiento, servicios y oficinas. d. Anlisis y calificacin de proveedores. e. Anlisis de las materias primas consumidas. Estudio del origen, composicin

y si ha lugar, del almacenamiento. f. Verificacin de que las materias peligrosas, identificadas en la fase de preparacin

son empleadas en el proceso, determinando como se usan y con qu propsito.

g. Anlisis de las materias auxiliares consumidas. h. Estudio del uso eficiente de la energa. Examen de las posibilidades de

cogeneracin. i. Estudio del uso eficiente del agua. Posibilidades de reciclado y ahorro de

agua. j. Anlisis sobre diagramas de proceso de los puntos potencialmente contaminantes

o impactantes (generadores de acciones que causan efectos sobre determinados factores del ambiente).

k. Revisin del manual de operaciones y descripcin de procesos. l. Estudio de procesos bajo en enfoque de las mejores tecnologas disponibles

que no entraen excesivos costos. Conceptos BAT (Best Available Technologies) y BATNEEC (Best Available Technologies not entailing excessive costs).

m. Toma de muestras de emisiones a la atmsfera (gases, partculas, ruidos y olores). Evaluacin de emisiones y medidas de control.

n. Toma de muestras de vertidos de aguas residuales y efluentes. Estudio de las corrientes de aguas residuales. Segregacin, tratamiento c incidencia del vertido final.

o. Toma de muestras de residuos. Produccin y caractersticas, gestin, estudios y tcnicas de minimizacin, reciclaje y reduccin. Incidencia del depsito final de residuos sobre el suelo y las aguas subterrneas.

p. Valoracin de las muestras y verificacin del cumplimiento de los estndares legales y los adoptados por la empresa.

q. Anlisis de los sistemas de depuracin, eliminacin y almacenamiento de residuos ya sean slidos o lquidos, as como del destino final de los mismos vertederos. (Estudio de la red de colectores y arquetas y Anlisis del diagrama de la instrumentacin y de las instalaciones de bombeo).

r. Anlisis de los productos finales (composicin, cumplimiento de la normativa legal, almacenamiento, transporte, etc.).

s. Cantidades y estudio econmico de la eliminacin y gestin de residuos o de la gestin ambiental.

t. Embalajes. Posibilidad de reduccin de volmenes.

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u. Anlisis y calificacin de clientes y/o consumidores. Grado de sensibilizacin ambiental de los mismos y satisfaccin ambiental ante la actividad y/o el producto final.

3.9.3.1.1 Anlisis del Proceso de Produccin: El equipo auditor se entrevistar y reunir con el equipo de produccin y el personal adscrito a la actividad que sea necesario y revisarn y verificarn la documentacin: referente a las tareas anteriormente enunciadas. Para llevar a cabo un completo anlisis del proceso de produccin ser necesario ejecutar entre otros los siguientes pasos:

Visitas a la Planta o al Lugar Donde se Desarrolla la Actividad: En la visita a la planta el equipo auditor obtiene una visin general de las reas de almacenamiento, carga y descarga de materiales, productos, subproductos y residuos, de las reas de proceso, y de la disposicin de equipos y maquinarias. Durante la visita puede comprobar los datos disponibles en la documentacin de la planta, revisada previamente. En el caso de que resulte indispensable realizar otras visitas, debe sealar las zonas que, debido a su importancia o complejidad, necesita inspeccionar nuevamente con un mayor nivel de detalle.

El equipo auditor debe realizar una inspeccin de la planta siguiendo la lnea de

cada proceso, identificando sumideros, drenes, vlvulas, tuberas, etc. y otras reas de transferencia de materiales, verificando y/o corrigiendo de acuerdo con la realidad, los diagramas que les hayan facilitado.

Es conveniente que programe la inspeccin de manera que coincida con aquellas

operaciones que son de particular inters como fuentes potenciales de generacin de residuos y emisiones (carga y descarga de los tanques, lavado, etc.) y que repita la inspeccin para aquellas operaciones consideradas como especialmente conflictivas. Esta es una manera sencilla de evitar que se omitan datos de entrada o salida importantes y de comprobar in situ si las tcnicas y procedimientos que se aplican en ese momento son las que se encuentran detalladas en la documentacin o difieren de las que se aplicaban en el pasado.

Los datos que surgen de la inspeccin se completan con preguntas que se plan-

tean al personal sobre los procesos y operaciones que controlan. Las charlas in-formales entre los miembros del equipo auditor y los operadores proporcionan informacin sobre la forma real en que stos se desarrollan. De esta manera los auditores se familiarizan con las distintas etapas del proceso productivo, y pueden cuestionarlo y desarrollar ideas que contribuyan a mejorarlo.

Tambin es importante que se tomen datos correspondientes a cada uno de los

turnos de trabajo, ya que a veces unos generan mucho ms residuos y emisiones que otros y es de mucho inters descubrir las causas de ello.

Identificacin de los Procesos Unitarios:

En esta fase de la auditoria, el equipo auditor debe identificar los procesos unitarios que integran el proceso principal y confeccionar un listado de todos ellos, reuniendo tanta informacin como sea posible sobre los mismos.

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En ocasiones, aunque la informacin deseada sobre un proceso existe, no est disponible y no puede conseguirse de forma inmediata. En ese caso el equipo auditor puede recurrir a distintas fuentes, como los proveedores de materias primas y equipos, las revistas tcnicas y publicaciones, las Administraciones, los consultores externos para algn proceso particular, otras empresas del sector, etc.

Identificacin y Caracterizacin de Residuos y Emisiones: Una vez el equipo auditor ha identificado los procesos unitarios debe elaborar un listado con los flujos de residuos y emisiones que ya se conocen para cada uno de los procesos.

Para identificar correctamente un flujo de residuos, el equipo auditor debe dis-poner de la siguiente informacin:

Tipo de emisin o residuo generado. Manera y causas de su generacin. Lugar donde se producen (proceso unitario en el que se genera). Control. Costes de gestin.

Para reunir la informacin que permite identificar un flujo de residuos y/o

emisiones, el equipo auditor debe hacer un seguimiento cuidadoso de cada proceso unitario, analizando la posibilidad de que en alguna parte de ste se generen residuos y/o emisiones. Un objetivo muy importante del seguimiento de un proceso unitario es determinar si se estn mezclando residuos peligrosos entre s o con otros que no lo son. Es necesario controlar las operaciones de manipulacin, transporte, carga, descarga y almacenamiento de las materias primas, de los productos acabados y de los residuos, que corresponden al proceso estudiado. Tambin es importante analizar las operaciones de gestin de residuos asociadas a ste, ya que muchas veces son responsables de la generacin de nuevos residuos y emisiones.

La mayora de los flujos de residuos y emisiones son mezclas complejas cuya

composicin resulta a menudo difcil de determinar. Sin embargo es indispensable caracterizar cada residuo o emisin. A continuacin se detallan algunos de los aspectos que se deben contemplar al caracterizar residuos y emisiones:

Datos relativos a sus propiedades fsicas: fases, naturaleza y proporcin de

cada fase, viscosidad, pH, presin de vapor, color, olor, % de compuestos voltiles, contenido de cenizas, humedad, etc.

Datos relativos a su composicin qumica y a la presencia de compuestos peligrosos (1): explosivos, comburentes, inflamables, irritantes, nocivos, txicos, cancergenos, corrosivos, infecciosos, teratognicos, mutagnicos, etc.

Datos relativos a su posible valoracin energtica: valor calorfico. Datos relativos a su deposicin controlada: solubilidad, biodegradabilidad,

movilidad en el suelo, etc.

Elaboracin de los Diagramas del Proceso:

Los diagramas de flujo facilitan la comprensin de la forma en que se conectan entre s las distintas etapas que componen un proceso. Un diagrama de flujo es

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una herramienta til a la hora de ver todo el proceso productivo y sus principales caractersticas.

En los procesos muy complicados se aconseja no incluir todas las etapas del

proceso en el mismo diagrama de flujo. En ese caso es ms conveniente preparar un diagrama de flujo general en el que se incluyen diferentes reas. A su vez para cada una de estas reas se dibujan diagramas de flujo ms detallados en hojas auxiliares.

Balance de los Materiales que Intervienen en el Proceso: En esta fase el equipo auditor debe cuantificar las entradas y salidas de materiales, productos, subproductos, residuos y emisiones para realizar el balance de materiales. Este balance es un principio conocido de la ingeniera. Segn este principio, idealmente el peso total de los materiales que ingresan a un proceso es igual al de los productos, subproductos, residuos y emisiones que salen.

Tanto para procesos sencillos como muy complejos, el balance de materiales

permite analizar las diferencias entre las entradas de materiales y las salidas de productos, subproductos, residuos y emisiones. Se realiza aplicando en cada proceso unitario la siguiente ecuacin:

MP-(P + Sp) = R + E

Donde: MP: materias primas

P: productos Sp: subproductos R: residuos E: emisiones

Las fases en que se desarrolla el balance de materiales son las siguientes:

Anlisis de las Entradas de Materiales:

Determinacin de las prdidas debidas al almacenamiento y manipulacin de materias primas.

Determinacin del consumo de materias primas. Determinacin del consumo de agua y energa.

Anlisis de las Salidas de Productos, Subproductos, Residuos y Emisiones:

Cuantificacin de productos, subproductos, residuos y emisiones. Determinacin de los volmenes de subproductos que se reciclan. Registro de los residuos y emisiones, y procedimientos de gestin.

Es muy difcil obtener un balance de materiales perfecto. Generalmente se considera aceptable obtener una diferencia del 10% entre las entradas y las salidas.

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3.9.3.1.2 Revisin del Plan de Auditora: Una vez terminada la fase de recogida de informacin y construccin de los diagramas de flujo, el equipo auditor debe conocer con claridad los procesos unitarios que tienen lugar en el desarrollo de la actividad, y debe haber identificado las entradas de materiales y las salidas de productos y subproductos, as como los residuos y emisiones conocidos y gestionados hasta ese momento. El equipo auditor, adems debe realizar una revisin crtica de las fuentes consultadas y de los resultados obtenidos. De esa forma puede descubrir a tiempo los fallos cometidos y las reas en las que conviene profundizar en la bsqueda de informacin ms completa. Por lo tanto, es necesario:

Plantearse la pregunta: tiene todava sentido realizar la auditoria en la forma y con el alcance con que fue concebida? Redistribuir las tareas y reasignar funciones y responsabilidades dentro del equipo

auditor, en funcin de los conocimientos adquiridos. Ampliar el alcance previsto.

3.9.3.2 AASEC Legal: El objetivo de esta sub auditora es analizar de manera detallada el nivel de cumplimiento de la legislacin vigente en materia ambiental por parte de la empresa auditada. En la fase de gabinete, se habrn investigado las normas que de manera obligatoria afectan a la actividad auditada, incluyendo en su caso, los estndares legales establecidos. Se tendrn en cuenta las normativas promulgadas tanto por el Estado, como por los municipios donde radique la actividad, o vaya destinado el producto, y por la Administracin Local, en su caso. De esta manera la AASEC legal no solo contempla el grado de cumplimiento de la legislacin vigente sino que va ms all, considerando asimismo la normativa de prxima aplicacin y los riesgos de ella derivados. 3.9.3.3 AASEC de Seguridad e Higiene: El objetivo de esta sub auditora es analizar las reas de riesgo potencial en base al conocimiento de los procesos. Se contemplarn y analizarn:

Anlisis de riesgos. Prevencin de accidentes mayores. Plan de emergencia interior. Plan de emergencia exterior. Plan de seguridad. Plan de higiene y salud. Plan de formacin.

Durante el trabajo de campo se analizan los procedimientos especiales con que cuenta la actividad para garantizar la seguridad e higiene en el trabajo (gafas antiluz, gafas antipolvo, mscaras antigs, cinturones de seguridad, detectores de incendios, escaleras y toboganes de escape, vallas de sealizacin, detectores de radiaciones, etc.).

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Se estudiar as mismo el grado de operatividad de los mismos, ya que es frecuente que existan dispositivos que no funcionan. Durante el desarrollo de los trabajos de la auditoria de seguridad e higiene, se tendr en cuenta la prolfera legislacin al efecto, prestando especial atencin a:

Accesos a reas de trabajo. Registro e investigacin de accidentes. Plan de emergencia ante situaciones de imprevistos peligrosos y vertidos

accidentales. Anlisis y comunicacin de riesgos. Plan de seguridad e higiene en la empresa.

Se confirmar que todo el personal expuesto a sustancias txicas o peligrosas, posee una formacin adecuada para manejarlos, y tiene la debida informacin sobre las precauciones a tomar y sobre los equipos de proteccin que deben de usar. 3.9.3.4 AASEC Econmico Financiera:

El objetivo de esta sub auditora, es el diseo del plan de inversiones con fines ambientales, y el facilitar la financiacin de las mismas, teniendo en cuenta el posible incremento en costes de explotacin y los ahorros potenciales derivados, o sea la rentabilidad de la inversin. Se estudiarn las ayudas a fondo perdido, subvenciones, crditos blandos, etc., que por parte de la Administracin, tanto de la Unin Europea, como estatal y autonmica, se destinan a mejoras ambientales relacionadas con las actividades empresariales. Se efectuar una estimacin de costos e inversiones para adecuar la actividad a las exigencias legales y operativas que mejoren la competitividad de la produccin. En resumen en la AASEC econmico financiera se estudia y propone la estructura financiera ptima para la puesta en prctica de soluciones, considerando el anlisis de las posibles inversiones alternativas (beneficios econmicos, incrementos de costes, disminucin de gastos, flujos de caja, VAN, TIR, PAY- BACK, etc.). Prestamos especial atencin a los costes asociados a la gestin do omisiones, vertidos y residuos por el importante crecimiento exponencial que han experimentado en los pases industrializados en los ltimos aos. Algunos residuos que se gestionaban como inertes, deben tratarse ahora como residuos peligrosos, as como otros que se enviaban a vertederos controlados deben ahora incinerarse. Algunas emisiones a la atmsfera y vertidos a un medio hdrico que se hacan libremente, se controlan cada vez ms estrictamente, y en algunos casos se las prohbe por completo.

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TABLA 3.9.3.4-1

Rentabilidad de la Inversin en Ambiente

INCREMENTO DE COSTES

DISMUNUCIN DE GASTOS BENEFICIO

Inversin Materias primas Gestin de residuos Plizas de seguro Formacin Salarios de tcnicos

Procesos Formacin Energa Agua Mantenimiento Cnones Plizas de seguro y coste de riesgo Paros de emergencia Sanciones Trmites burocrticos

Incremento de la produccin Calidad del producto Mayor beneficio Mayor rentabilidad Mayor VAN Mayor TIR Menor Pay - back Mayor productividad

Segn la precisin deseada en el anlisis de costes, el equipo auditor debe considerar los siguientes niveles sucesivos, desde los costes ms inmediatos y directos, que podr evaluar con relativa sencillez, hasta los ms intangibles y difciles de evaluar:

Costes directos. Costes de las responsabilidades futuras. Costes ocultos de gestin. Costes intangibles.

Cuantos ms niveles se consideren en la evaluacin de los costes, ms real ser la estimacin y ms cercanos los resultados a la realidad.

Fig. 3.9.3.4-1 Rentabilidad de la Inversin en Ambiente

Eleccin de Tecnologas

Financiacin Blanda

Implementacin Proyecto Mejoras Tecnolgicas

Subvenciones

Ahorro Energtico

Subproductos

Residuos

Ahorro

Flujo de Caja

Rentabilidad

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3.9.3.5 AASEC Administrativo Ambiental:

El objetivo de esta sub auditora es el anlisis del organigrama de la empresa, con especial atencin a los responsables ambientales, si existen, y de todos aquellos aspectos organizativos que pueden estar relacionados, directa o indirectamente, con la gestin ambiental.

TABLA 3.9.3.5-1 Principales Costes de Gestin

COSTES DIRECTOS

COSTES DE LAS RESPONSABILIDADES FUT