Byggeprocesser og IT-behov/krav

Indhold i præsentationen

Analyse og formalia

Erfaringer fra workshops

Behov for rådgivning og Dansk Byggeris rolle

Next step

IT-Analyse 2010

3

Formål med IT-Analysen:

Dansk Byggeri har pr. 1. februar 2010, i regi af implementeringsnetværket, igangsat en

analyse med det formål at afdække medlemmernes behov for IT-programmer

IT-Analyse 2010

• Hvilke IT-programmer har medlemmerne behov for?

• Hvilke krav stiller medlemmerne til disse IT-programmer?

• Hvordan hjælper Dansk Byggeri bedst medlemmerne med valg af IT-programmerne?

• Traditionelle håndværksvirksomheder, med såvel entrepriser som service

• Virksomheder med mellem 1 og 50 ansatte

• Medlemmer af Malersektionen, Murersektionen og Træsektionen

• Både medlemsvirksomheder, der allerede i dag benytter IT i stor udstrækning i hverdagen, og dem, der endnu ikke er kommet rigtigt i gang med at bruge IT

• Kvalitativ analyse ved workshop-forløb i København og Århus: Gennemført medio marts

• Kvantitativ analyse ved web-undersøgelse blandt medlemsvirksomhederne: Skal gennemføres

• Projektet er forankret i sektionerne hos Jørgen Boye, Murersektionen, Jørgen Heien, Malersektionen og Søren Meyer, Træsektionen

IT-Analyse 2010

Målgruppe i analysen:

Metode:

Forankring tæt på medlemmerne:

• Der blev sendt e-mails til 240 virksomheder, og en række af disse blev ringet op efterfølgende.

• 13 virksomheder i størrelsen ca. 5-40 ansatte har været repræsenteret på workshops. Alle fag og opgavetyper har været repræsenteret på møderne.

• Mange virksomheder, især blandt de helt små (3-6 mand) orker ikke at beskæftige sig med IT og betragter IT som en tidsrøver og i bedste fald et nødvendigt onde.

• Det er således langt fra alle, der opfatter IT som et middel til at understøtte veldokumenterede og strukturerede byggeprocesser.

IT-Analyse 2010

Erfaringer i forbindelse med rekruttering

• Håndværksvirksomhederne kan pba. rekruttering og workshops beskrives ud fra 4 forskellige typer, når det kommer til IT-fokus, -behov og -brug:

1. Fuldstændig ligeglade med IT og ser alle former for IT-programmer som tidsspilde og spild af penge (sat på spidsen)

2. Interesserede, men ikke rigtigt i gang med IT-brug, og ofte frustrerede over, at de ikke kan få en hjælp, de forstår. IT-verdenen opleves som en jungle, der er svær at orientere sig i, og leverandørerne beskrives i bedste fald som ”nørder”, der ikke kan forklare fordele og brug af IT; i værste fald som plattenslagere

3. I gang med de basale behov og er meget interesserede i at vide, hvordan de kommer videre med at bruge IT. Begynder at opleve behov for at få samlede IT-løsninger

4. Selvkørende og ikke interesseret i at få hjælp udover den, de kan få i dialog med softwarevirksomhederne

IT-Analyse 2010

Segmentering

Erfaringer fra workshops(skal bekræftes i en bredere analyse)

Projektforløb – Typisk IT-Projekt : Udgangspunkt for drøftelserne

Normalforløbet på et IT-projekt er udgangspunktet for afklaring af behov og krav

Interne processer/roller

Brugssituationer

Krav til løsning

Prioritering af krav

Primær aktivitetsliste

Forberedelse (få medar.) Implementering Drift/videreudvikling

Hvorfor projekt? (Mål)

Hvad skal det omhandle?

Hvem skal det omhandle?

Økonomi (Budget)

Foranalyse (Ledelse)

Valg af løsning

Teknisk platform installeres

Træning/Pilot (Superbrugere)

Tilpasning

Træning af alle brugere

Support

Tilpasning/vedligehold

Nye projekter/områder

Fokus:Behov

Fokus:Krav

Fokus:Valg

Fokus:Brug

1. Behov:

IT-Analyse 2010

• Der er klar sammenhæng mellem virksomhedens type (størrelse og funktionærstruktur), arbejdsopgaver (Hovedentrepriser, Fagentrepriser, Service/Spjæld) og behov for IT-programmer.  

• Det er ikke så afgørende om virksomheden er en maler, murer eller trævirksomhed. En malervirksomhed med fokus på hovedentrepriser har mere til fælles med en murer med hovedentrepriser end en maler, der har fokus på service/spjældopgaver.

• Deltagerne mener, at der er forskel på hvilke behov virksomhederne har i forhold til, hvor ”IT-modne” de er i forvejen. Størrelse har også en betydning i forhold til, hvor lang tid en mester kan bruge på at finde den rigtige løsning. (Nogen giver helt op).

IT-behov

SagsstyringProjektwebPlanlægnings-systemRegnskabsystem

KvalitetssikringKalkulations-system

Hvilke IT-programmer er væsentlige i den daglige drift i virksomheden?

Projektleder / SjakbajsMester/admin./koordination Håndværkeren/svende

100 % 92% 46% 38% 62% 46%

1. Administrative IT-programmer

IT-Analyse 2010

• Alle 13 virksomheder har implementeret et administrativt system. De fleste bruger Visual Administration (6 stk.) eller Artesa Administration (3 stk.) fra EG (tidligere BygteqIT). En enkelt er indtil videre stadig BFC-bruger (EG). De sidste 3 bruger C5 eller Mammut fra andre leverandører.

• Der er ikke tilfredshed med, at IT-leverandørerne ”dødsdømmer” systemer og tvinger kunderne til at flytte (opgradere) til andre systemer. Det er ofte dyrt og besværligt, og kan medføre svære styringsproblemer

• Når IT-leverandørerne kommer med generelle systemopdateringer, er der ofte bøvl med de tilpasninger der er lavet til virksomhederne (som tilmed kan forsvinde)

• Det er uklart, hvad man får for det månedlige supportabonnement. Det koster at få leverandørerne til at hjælpe alligevel.

• Det står ikke helt klart, hvad der ligger som standardydelser, og hvad der kommer med i de enkelte moduler. ”Man kan det hele” – men ”alt koster ekstra”

• Likviditetsstyring er ikke optimalt i Artesa, så nogle virksomheder har udviklet sit eget likviditetsbudget/regnskab ved siden af systemet

2. Specifikt for kalkulation og løn

IT-Analyse 2010

Kalkulation:

• De fleste af virksomhederne har implementeret et kalkulationssystem eller i hvert tilfælde forsøgt. Det mest udbredte er Visual Kalkulation fra EG, men også Sigma fra Codegroup, samt egne systemer i Excel bliver brugt.

• Kalkulation bliver betragtet som et kerneområde, der er centralt i virksomhedernes styring. Der er behov for bedre sammenhæng mellem informationerne i kalkulationssystemer og administrationssystem, f.eks. kundeinformation.

• Såvel Sigma som Visual Kalkulation bliver betragtet som lidt tunge til at starte med. Efter en opbygning af erfaringspriser og en proces for brug af kalkulation er det en stor gevinst

• Enkelte har opbygget sine erfaringspriser i Excel og er tilfredse med det

• Nogle har visse forbehold i forhold til kalkulationssystemer, fordi indkøbspriser på materialer er så variable, at alle beregninger alligevel bliver forskellige fra sag til sag

Lønservice:

• Der er stor forskel på holdning og behov for lønmoduler i løsningerne, idet en stor del af virksomhederne har udliciteret opgaven til eksterne lønservicevirksomheder.

• Dem, der selv behandler løn, har selvfølgelig meget fokus på funktionalitet. Diskussionen blev meget præget af for/imod udlicitering og ikke funktionalitet i systemerne.

3. Sagsstyring

IT-Analyse 2010

• Der er et udbredt ønske om at få IT-programmer, der kan understøtte sagsstyringen.

• En række af virksomhederne ønsker at bruge sagsstyringsmodulet i Visual Administration. Andre har bygget egne systemer op omkring skabeloner i Excel. Et par af virksomhederne har brugt Notes. Nogen bruger MS Project til at holde styr på projekterne. En væsentlig konstatering er, at der stor forskel på, hvordan virksomhederne opfatter begrebet sagsstyring. Derfor er det svært at definere fælles behov og krav (dette skal afklares).

• Der er ønske om at kunne styre sagerne med udgangspunkt i håndværkeren og det enkelte projekt og ikke kun ud fra kontorpersonalets behov for administrative funktioner.

• Excel-skabeloner er udbredt til såvel planlægning af opgaver, rapportering af tid og materialestyring, projektstyring mv.

• Flere virksomheder har overvejet et planlægningsværktøj (WPA), hvor de får overblik over kunder, opgaver og ressourcer. De finder det for dyrt pt.. Enkelte virksomheder overvejer at bruge kalenderfunktionaliteten i Outlook og give medarbejderne Outlook med på farten (Mobiltelefon).

4. Skabeloner

IT-Analyse 2010

• Et gennemgående træk hos virksomhederne er, at de har lavet skabeloner – det gælder lige fra likviditetsstyring i administrationen til sagsdokumentation/kvalitetssikring  

• Mange af virksomhederne samler tid/ugesedler op i skabeloner, som udfyldes online på et intranet eller sendes i Excel-skabelon via e-mail.

• En malervirksomhed har opbygget en skabelon i excel til farveplaner, vedligeholdelse, fugt og underlag. Struktureret efter adresser, afsluttede og igangværende sager.

• En virksomhed har opbygget materialestyring i Excel skabeloner

5. Det Digitale Byggeri

IT-Analyse 2010

• Udfordringer med udbudsmateriale er gennemgående, når det kommer til Det Digitale Byggeri

• Problemer med tegninger i forhold til materiale fra rådgiver – A3 format

• Printomkostninger, praktik omkring tegninger i forbindelse med udbud

• Opmålingsskemaer med beskrivende mængdefortegnelser er nødvendigt

• Der går mange penge til spilde i udbud/tilbudsfasen, fordi materialet bliver sendt til mange forskellige virksomheder, og ofte bliver materialet lavet om alligevel

• Byggeweb er en tidsrøver, fordi materialet bliver uploadet i flere omgange og det kan være svært at finde det relevante materiale og bl.a. fælles betingelser fylder meget. Fx udskriver man 78 sider, hvor 3-4 sider er relevante for den pågældende virksomhed.

• Der er tvivl om, hvorvidt det Digitale Byggeri nogensinde bliver en realitet

Hvem skal have adgang?

Hvilke roller/funktioner i virksomheden skal have IT-programmer?Hvilke roller/funktioner i virksomheden kan få gavn af IT-programmer?Hvilke roller/funktioner i virksomheden skal ikke have IT-programmer?

• IT er primært til mester og funktionærerne – ikke til de timelønnede

• Alle mener, at kontorpersonale skal have IT

• De fleste mener, at mester skal have IT

• Flere har dog overvejet at indføre mobile løsninger til håndværkerne

• Ingen mener, at håndværkerne skal have IT

• De fleste mener, at det vil gavne forretningen, hvis håndværkerne får adgang til IT-programmer

• Krisen generelt og multimedieskatten har udskudt en del investeringer i mobile løsninger

2. Kravspecifikationens opdeling:

IT-Analyse 2010

• Funktionskrav (Krav til funktionerne i et IT-program – hvordan skal det kunne bruges)

• Programkrav (Krav til strukturen i et IT-program – Hvordan styres rettigheder mv.)

• Infrastrukturkrav (Krav til IT-programmet i forhold til sammenhæng med øvrige IT-programmer)

• Leverandørkrav (Krav til leverandøren i forhold til standardkodesprog mv.)

• Økonomikrav (Krav til prisniveau, forretningsmodel mv.)

2. Primære krav:

IT-Analyse 2010

• Funktionskrav (Skal være på dansk, have så få skærmbilleder som muligt, have ikoner og fungere på alle typer af terminaler)

• Programkrav (Der skal være en administrator rolle, begrænset funktionalitet til håndværkerne, skal kunne tilgås fra internettet, helst ingen PC-klient, gerne kodet til byggebranchen)

• Infrastrukturkrav (Skal kunne integreres med deres nuværende system, informationer skal kunne kontrolleres, inden de indlæses i adm. system, data skal kunne ligge hjemme i virksomheden)

• Leverandørkrav (Producenter behøver IKKE at være dansk, men skal være repræsenteret i Danmark og skal kunne udføre support, skal være økonomisk sund og vigtigt af alt sandsynliggøre, at IT-programmet også findes om 3 år)

• Økonomikrav (Programmet behøver ikke at være det billigste på markedet, må gerne koste noget, hvis man kan se forretningen, skal ikke kunne lejes per måned, skal kunne købes kontant med/uden support efter eget valg)

Behov for IT rådgivning (inkl. Dansk Byggeris rolle)

Generel tilgang til IT

IT-Analyse 2010

• IT er kompliceret!

• Det er tungt at sætte sig ind i nye IT-systemer

• Det tager lang tid

• Der er stort behov for support, og supporten er meget dyr

• Man anskaffer sig kun nødigt nye IT-programmer

• Hellere ”fikse” det gamle program end købe et nyt….

• Et væsentligt IT-behov: at blive bedre til fuldt ud at udnytte de programmer, man allerede har

Behov for IT-rådgivning

IT-Analyse 2010

• Forståelseskløft mellem byggevirksomhederne og IT-verdenen – IT-verdenen opleves som en jungle, det er svært at orientere sig i:

• IT-leverandørerne er svære at forstå og forstår ikke virksomhedernes behov (eller er ude på at snyde)

• Svært at gennemskue egne IT-behov og tage de mest hensigtsmæssige IT-beslutninger

• Svært at overskue markedet for IT-programmer

• Alt i alt: Klart behov for hjælp til at forstå IT-verdenen

• Typisk fås hjælpen via tilfældige kanaler, såsom familie, venner eller IT-kyndige medarbejdere

• Konklusion: stort behov for uvildig IT-rådgivning!

Dansk Byggeri som IT-rådgiver?

IT-Analyse 2010

• Naturligt at Dansk Byggeri påtager sig rollen som IT-rådgiver over for sine medlemmer:

• IT-rådgivning opfattes at ligge på lige linje med Dansk Byggeris øvrige rådgivningsområder såsom jura, ansættelse og overenskomster:

• ”Hvis der er behov for rådgivning, er det da netop inden for IT, for her er vi tumber!”

• Dog skal relationen til EG/Bygteq tydeliggøres, så der ikke sås tvivl om Dansk Byggeris uvildighed

• Ønsker Dansk Byggeri skal være ”vagthund” over for IT-branchen:

• Dansk Byggeri skal som organisation stille de krav, man som enkeltvirksomhed eller brugergruppe ikke kan komme igennem med

• Skal påvirke softwareleverandørerne til at ”opføre sig ordentligt” over for byggebranchen, fx ved at stille relevante, velfungerende programmer til rådighed og sørge for, at disse vedligeholdes over tid

• Denne rolle opfattes at ligge lige for, nu hvor Bygteq er solgt fra

• ”Det er godt, hvis Dansk Byggeri bider EG i haserne…”

IT-rådgivningens form

IT-Analyse 2010

• Deltagerne præsenteres for idéen om en skriftlig IT-vejledning, man kan hente på www.danskbyggeri.dk

• Reaktion: Sådan et materiale vil helt klart være anvendeligt – men skal suppleres med muligheden for menneskelig kontakt, enten via telefon eller virksomhedsbesøg:

”Der skal være én, man kan ringe til bagefter og sige: ”Vi har et behov, kan du guide os og hjælpe med at finde en leverandør?”

• Delvis accept af, at et evt. virksomhedsbesøg vil kræve brugerbetaling

• Uvildig IT-rådgivning er en ny ydelse og kræver derfor en vis ”oplæring” blandt medlemmerne

”Min fætter koster kun et par flasker vin…” kontra:

”Det vil være peanuts i forhold til udgiften til nye IT-værktøjer og supporten af dem bagefter….”

Next step

Hovedkonklusion og -anbefaling

IT-Analyse 2010

• Hovedkonklusion 1: Der er stort behov for at klæde de mindre håndværksvirksomheder bedre på til mødet med IT-leverandørerne, så de:

• Kan forstå IT-begrebsverdenen

• Kan erkende egne IT-behov

• Kan formulere egne krav til IT-systemer

• Får indblik i det aktuelle marked for IT-systemer

• Hovedkonklusion 2: IT-rådgivning opfattes som en naturlig og oplagt Dansk Byggeri- service

• Det anbefales derfor Dansk Byggeri at tilbyde en IT-rådgivningsservice - i større eller mindre omfang

Hvordan kommer vi videre?

IT-Analyse 2010

• Den kvalitative analyse afrapporteres over for Træ-, Murer- og Malersektionen

• Det videre arbejde søges forankret i sektionerne

• Såfremt der er opbakning hertil, er næste skridt:

1. Validering af resultaterne i en kvantitativ web-undersøgelse

2. Udarbejdelse af materiale til en IT-vejledning på www.danskbyggeri.dk

3. Udarbejdelse af supportmodel til IT-vejledningen, fx via mail/telefon/virksomhedsbesøg

Input til Dansk Byggeris kommunikation og politiske arbejde

IT-Analyse 2010

• Der ligger et stort potentiale i IT-programmer, der kan bruges på farten, når IT-leverandører og håndværksvirksomheder bliver klogere på mulighederne (15-20 års efterslæb fra stationære kontorløsninger)

• Multimedieskatten er en hæmsko: bremser investeringerne og bør adresseres på brancheniveau

• Der er behov for, at Dansk Byggeri stiller de krav til softwarebranchen, som virksomhederne enkeltvis ikke har gennemslagskraft til at stille

• Input til krav til softwarebranchen:

• Der vil være meget inspiration at hente ved at få indsamlet skabeloner fra medlemsvirksomheder og oversat dem til krav til leverandørerne

• Det vil være gavnligt, hvis man bliver enige om, hvilke funktioner et grundlæggende administrationssystem skal have, og hvad der skal købes som moduler

• Begrebet sagssstyring skal gøres mere klart i forhold til logiske krav til IT-programmerne (det er en 2-vejs opgave)

• Inspiration til Advisory Board i EG regi:

• Den endelige rapport om IT-analysen

• Løbende behovsindsamling blandt medlemmerne – se næste slide

Microsoftleverandører

Traditionelle behov(50%)*

Open Source/Andre

leverandører

Gå-hjem møder mv.

Avancerede behov(20%)*

Basale behov(30%)*

Forslag til struktureret proces for kravspecifikation til IT-programmer

Behov/Processer hos medlemmerne

Teknologiskemuligheder

Uvildig rådgivning

Workshops

Permanent behovsindsamling

Erfa/Brugergrupper

Adhocbehovsindsamling

Kommunikationmed IT-branchen

Interaktiv hjemmeside**

Analyser

Advisory Board (EG)

Kravmodel**

*Skal verificeres** Skal udvikles

Backup slides

• BASIT ApS stiftet 13. sep. 2007 af folk fra Microsoft og TDC

• Flyttet i lokaler hos Teknologisk Institut i Byggedivisionen (26.10.2007)

• Strategisk samarbejde med Teknologisk Institut

• Strategisk samarbejde med TDC og Microsoft

• 29 Partnerskaber med forskellige IT og Televirksomheder (komplet produktpalette)

• Bearbejdet en lang række håndværksvirksomheder gennem de seneste godt 2½ år

IT-Analyse 2010

Kort om BASIT