1

Business Intelligence per il monitoraggio dei processi logistici e dei costi

di approvvigionamento di filiali, sportelli e uffici di direzione.

2

1.522 M€

La complessità del progetto Volume della spesa

Esempio sulla Divisione Immobili Acquisti di un istituto di

grandi dimensioni

3

IL SERVIZIO

• 13 Processi di servizio

• 11 Piattaforme logistiche

• 11 sistemi di supporto

• 300 fornitori

LA COMPLESSITA’ GESTITA

• 21 Istituti / Marchi

• 15 Aree Operative

• 6.000 Punti Richiedenti

• 60.000 dipendenti

La complessità del progetto Perimetro di analisi

Servizi di Logistica Integrata

4

SAP

Archivi

eSDA

Macchine

Ufficio

Valori

Economale

Toner

Print on demand

Pubblicitario

Promozionale

BdV

Trasporti

eProc

eStep

GevibMegarete

ADM

Access

Excel

SOA

SAP HR

eValori

I processi e i sistemi oggetto

di monitoraggio

Immobili

Gest

Imm.

Timbri

Arredi

La complessità del progetto Integrare i servizi logistici

5

Valori in bianco

Personalizzazione OdA

Macchine d’ufficio

Catalogo

OdA - assistenza/ritiro

Pubblicitario

Catalogo/progettazione

OdA - produzione

Economale/BdV

Tracking OdA

DDT

Lettera di Vettura

Stato consegna

Catalogo

Richiesta OdA

Non conformità

Catalogo

Richiesta OdA

DDT/Lettera di Vettura

Stato consegna

Tracking OdA

Non conformità

OdA - nuova fornitura

DDT/Lettera di Vettura

Stato consegna

Tracking OdA

Non conformità

DDT/Lettera di Vettura

Stato consegna

Tracking OdA

Non conformità

Allestimento/sp. esp.

Materiale economale

Valori in bianco

Biglietti da visita

Materiale promozionale

Stampa lettera di vettura

Materiale pubblicitario

Toner

Macchine d’ufficio

ESEMPIO DI

eCatalog

La complessità del progetto Implementazione acquisti in rete

6

ESEMPIO DI RAZIONALIZZAZIONE DI SERVIZI LOGISTICI

4,2 milioni € 0

17.000 1.500

20 2

4 consegne parziali in 7 gg Consegna unica in 2 gg

Giacenze di magazzino

Codici gestiti (PM15+eProc)

Fornitori materiale economale

Consegne

Banca H

Piacenza

Banca A

Italarchivi

step

Napoli

EDP DeliveryUdine

Padova

BolognaInterno

Interno

Banca D

Banca E

Banca F

Banca G

TorinoInternoPIACENZA

Sede Step

Banca E

Banca F

Banca G

stepProcurement

Banca B

Banca C

Banca H

Banca D

Banca C

Banca B

Banca A

FornitoreFornitore

7

ESEMPIO DI RAZIONALIZZAZIONE DI SERVIZI LOGISTICI (SE GUE)

NORD CENTRO ED ISOLE

DORSALE ADRIATICA

Banca H

Banca B

Banca A

Banca F

Banca E

Banca G

Banca C

Banca D

ITALARCHIVI

COVER

994.554

261.878

2.437.329NORD CENTRO ED ISOLE

SUD

STI

Archivi

22 3

6.100.000 6.550.000

450.000 -

-35.4%

- 33.7%

- 4.8%

Banca Value

Banca A

Banca B

Banca C

Banca D

Banca EBanca F

Banca G

Banca H

STI - BOLLEGER

ITALARCHIVI

STI - CALISTA

COVER

COVER - CALISTASTI - CALISTA

STI - CALISTA

8

Monitoraggio

Trasporti

ValoriEconomale

HD

Materiali

Toner

DATI

NC/anomalie

La complessità del progetto Riorganizzare gli Help Desk

AllestimentiPrint on demand

PubblicitarioPromozionale

HD

Servizi

BdV

Archivi

Concentrazione degli help desk ed estensione del si stema di risoluzione delle non conformità.

9

% di evasione delle chiamate nel periodo

Centralino

Tempestività di risposta

Adeguatezza del centralino

Tempo medio di evasione/gestione delle

chiamate

Adeguatezza della struttura di HD

Help Desk

Tempo medio di evasione/gestione delle

richieste

% di evasione dei ticket nel periodo

Help Desk - Anomalie

% di NC con effetti su prefattura nel periodo

Tempo medio di chiusura delle NC

% di evasione Ticket di NC nel periodo%

Tempo medio di reintegro delle forniture

Help Desk - NC

La complessità del progetto Service Management

Gli Help Desk nella gestione dei ticket, alimentera nno le base dati nella

risoluzione delle “non Conformità» di processo.

10

La complessità del progetto Esigenza di monitorare

Sistema unico di monitoraggio per il governo e il c ontrollo di processi e fornitori

11

Fasi di sviluppo di sviluppo del sistema :Il ruolo di Business Value

• Livelli di performance• Livelli di sicurezza• Difettosità del servizio• Disponibilità del servizio• Ripristinabilità del servizio

Progettazione e specifiche macro

Monitoraggio

sviluppo MOMO

Programmazione tempi di sviluppo

Definizione

obiettivi e livelli di

servizio outsourcing

1

2

3

Collaudi e verifica obiettivi/indicatori

4

Sviluppo Descrizione Deliverable

a) Trasferimento

specifiche MOMO

b) Offerta Outsourcing

• Requisiti di Business

• Analisi offerta

Contratto

• Mappatura LdS

• Manutenzione

• Recovery

Avanzamento

a) Demo Economale

b) MOMO Fase 1

c) MOMO fase 2

a) Analisi fonti e

interfacce

b) Progetto cubi e

dimensione analisi

Gerarchia di accesso

Completamento

KPI dei processi

• Implementazione KPI

• Predisposizione Interfacce

• Realizzazione Cubo

• Mappatura e integrazione dei dati

• Def. interfacce di alimentazione

• Acquisizione dati fornitori

• Attivazione cubi

• Profilazione accessi MOMO

a) Collaudo funzionale

b) Verifica efficacia

efficienza

a) Gantt di progetto

b) Sal di avanzamento

• Aggiornamento e

Condivisione in progress

5

• Navigabilità sistema• Rispondenza progettuale• Completezza dei dati• Affidabilità dei dati

12

Fasi di sviluppo del sistema Attività chiave

� Mappatura fonti dati necessarie

per gli indicatori

� Definizione tempistiche di

disponibilità per dato per

tipologia

� Modifiche di formati di

acquisizione dei dati

ALIMENTAZIONE DATI

PER IL MONITORAGGIO

ALIMENTAZIONE DATI

PER IL MONITORAGGIO

� Creazione Base dati per le analisi

� Quadrature e verifiche

� Elaborazione della reportistica di

base

� Formazione

� Manutenzione/aggiornamenti

STRUTTURAZIONE

CUBI DI ANALISI E

REPORTISTICA

STRUTTURAZIONE

CUBI DI ANALISI E

REPORTISTICA

TRASFERIMENTO

MODELLO FUNZIONALE

TRASFERIMENTO

MODELLO FUNZIONALE

13

Progettazione del Sistema Prospettive di analisi

ECONOMICA

• Budget

• Consuntivo

• Fatturazione

SERVIZIO

• Cliente

• Fornitori

• Processi

MIGLIORAMENTO

• Progetto A

• Progetto B

• …

• Elementi di

fatturazione

• Andamento della

spesa

• Monitoraggio dei

consumi

• Livello di servizio

• Qualità Cliente

• Qualità Fornitore

• Monitoraggio dei

processi

• Rispetto

contrattuale

• Saving

• SAL

• Obiettivi

14

Progettazione del Sistema Gerarchia di lettura

Attività strategiche e

di indirizzo

Aggregazione dei

dati a livello Logistica

Integrata

Attività gestionali e

di controllo

Aggregazione dei

dati a livello di

singolo processo

Attività operative

Aggregazione dati a

livello di singola

attività di processo

Indicatori

Sintetici

Indicatori

Gestionali

Indicatori

Operativi

TOP

DOWN BOTTOM

UP

15

Progettazione del Sistema Gerarchia di indicatori

Dall’assessment dei processi verranno definiti gli specifici indicatori, nelle prospettive economica, di servizio e di miglioramento

Gli indicatori di dettaglio verranno aggregati nel cruscotto gestionale e in quello sintetico, con l’obiettivo di fornire dati di sinte si uniformi e funzionali ai vari livelli di lettura.

Ciascun dato aggregato potrà essere a sua volta espl oso nei dati di dettaglio che lo hanno generato, permettendo la focalizzazione dei f enomeni al livello desiderato.

Q€ ∆

€ € € € QQQ Q QQQ∆

€ € € € € € € € QQQ Q QQQ Q QQQ∆QQQ∆

Indicatori Sintetici

Indicatori Gestionali

Indicatori Operativi

16

AreaArea

N EstN Est

N Ovest

N OvestCentroCentroSud

Sud

I QII Q

III Q

I V QPeriodo

FotocopiatoriTonerEconomale

Trasporti

Fatturazione

Consuntivo

Forecast annuale

∆budget

Livello Servizio

Livello ServizioDelivery

Delivery TimeTimeNon Conformit

Non ConformitààSoluzione

Soluzione

Progettazione del Sistema Struttura multidimensionale

Sarà necessario organizzare i db in più livelli dimen sionali, con struttura gerarchica tale da permettere analisi a differenti gradi di le ttura.Sarà necessario creare un db con lo storico dei dati e dei report.

17

Progettazione del sistema Architettura operativa

Economale

BdV

Trasporti

Valori

In bianco

CatalogoPoD

Promo

Pubb

ADM

Vetturabile

Front - end

Business IntelligenceFront - end

Business Intelligence

MOMOBusiness

Intelligence

DB OLAP 2DB OLAP 1

18

Progettazione del Sistema Cruscotto Direzionale

PERIMETRO:P.R. ATTIVI

SPESA MEDIA

PER P.R.

SPESA MEDIA

PER

TIPOLOGIA P.R.

SPESA MEDIA

PER DIPENDENTE

TREND SPESA

MEDIA VS

BUDGET

CONSUNTIVO

ALLA DATA

CONSUNTIVO

F.Y.I.

∆ BUDGET

CONSUNTIVO

ANNO

∆ BUDGET

CONSUNTIVO

MESE

∆ SPESA MESE

PRECEDENTE

∆ SPESA

STESSO MESE

ANNO PRECEDENTE

Indicatori

Sintetici

Economica Servizio Miglioramento

I.F.

COMPLETEZZA

DEL SERVIZIO

O.T.

SERVIZIO

NEI TEMPO

NON CONFORMITA’

COMPLESSIVE

RISPOSTA ALLE

NON CONFORMITA’

COMPLESSIVE

GANTT

PROGETTO

%

S.A.L.

RAGGIUNGIMENTO

SAVING

CONSUNTIVO

PROGETTO VS

BUDGET

K.P.I

DI SINTESIK.P.I

DI SINTESI

19

Progettazione di sistema Cruscotto Gestionale

PERIMETRO:

P.R. ATTIVI

INDICE

ADEGUATEZZA

CANONE

Economica

Macchine Economale TrasportiFotocopiatori Toner

CONSUNTIVO ALLA DATA

PROIEZIONE CONSUNTIVO SULL’ANNO (FYI)

SCOSTAMENTO CONSUNTIVO MESE PREC.

SCOSTAMENTO STESSO MESE ANNO PREC.

SCOSTAMENTO BUDGET VS PROIEZIONE ANNO

INDICE

ADEGUATEZZA

CANONE

INCIDENZA

TRASPORTO

SU CANONE

SPESA MEDIA

PER TONER

INDICE

ADEGUATEZZA

CANONE

IndicatoriGestionali

INCIDENZA CONSUMO

PERSONALE FILIALE

INCIDENZA CONSUMO

PERSONALE FILIALE

Consumo

Spesa

COSTO MEDIO

BUSTA/LdV

DOCUMENTI

TRASPORTATI

20

Progettazione di sistema Cruscotto Gestionale

INDICE

FUNZIONAMENTO

DEL SERVIZIO

Macchine TrasportiFotocopiatori Toner

NON CONFORMITA’ DI PROCESSO

SOLUZIONE ALLE NON CONFORMITA’

COMPLETEZZA

II° CONSEGNA

NEI TERMINI

COPERTURA

DEL SERVIZIO

COMPLETEZZA

I° CONSEGNA

NEI TERMINI

CONSEGNE

OVER 80 kg

SLA

Qualità

COMPLETEZZA

CONSEGNA

TEMPI DI

CONSEGNA

Servizio

TEMPI DI

EROGAZIONE

DEL SERVIZIO

COMPLETEZZA

DEL SERVIZIO

TEMPI DI

EROGAZIONE

DEL SERVIZIO

COMPLETEZZA

DEL SERVIZIO

TEMPI DI

EROGAZIONE

DEL SERVIZIO

COMPLETEZZA

DEL SERVIZIO

Miglioramento

GANTT PROGETTO

% S.A.L.

RAGGIUNGIMENTO SAVING

CONSUNTIVO PROGETTO VS BUDGET

IndicatoriGestionali

Economale

21

Progettazione di sistema Cruscotto operativo

Macchine Economale

ELEMENTI DI

CALCOLO

FATTURA

TrasportiFotocopiatori Toner

Indicatori

Operativi

ELEMENTI DI

CALCOLO

FATTURA

ELEMENTI DI

CALCOLO

FATTURA

ELEMENTI DI

FATTURA

MAT.ECONOM.

ELEMENTI DI

FATTURA

CARTA

ELEMENTI DI

FATTURA

TRASPORTO

ELEMENTI DI

FATTURA

PUSH

ELEMENTI DI

CALCOLO

FATTURA

Economica

Consumo

CONSUNTIVO ALLA DATA

PROIEZIONE CONSUNTIVO SULL’ANNO (FYI)

SCOSTAMENTO CONSUNTIVO MESE PREC.

SCOSTAMENTO STESSO MESE ANNO PREC.

SCOSTAMENTO BUDGET VS PROIEZIONE ANNO

Spesa

22

Macchine Economale

INDICE DIFUNZIONAMENTO

SERVIZIO

TrasportiFotocopiatori Toner

COMPLETEZZA

DEL SERVIZIO

TEMPI DI

EROGAZIONE

SERVIZIO

COMPLETEZZA

1° CONSEGNA

NEI TERMINI

COMPLETEZZA

2° CONSEGNA

NEI TERMINI

VERIFICA

CONSEGNE

OVER 80 Kg

COMPLETEZZA

CONSEGNA

TEMPI DI

CONSEGNA

SLA

Progettazione di sistema Cruscotto operativo

COMPLETEZZA

DEL SERVIZIO

TEMPI DI

EROGAZIONE

SERVIZIO

COMPLETEZZA

DEL SERVIZIO

TEMPI DI

EROGAZIONE

SERVIZIO

NON CONFORMITA’ DI PROCESSO

SOLUZIONE NON CONFORMITA’ DI PROCESSO

Qualità

Servizio

Indicatori

Operativi

23

Macchine Economale

NUMERO

FOTOCOPIATORI

ISTALLATI

TrasportiFotocopiatori Toner

NUMERO

FOTOCOPIATORI

DA CONTRATTO

NUMERO

P. R. PER

CLUSTER

NUMERO

P.R. DI

DIREZIONE

NUMERO

MACCHINE

FORNITE

NUMERO

P.R.

QUANTITA’

CARTA

FORNITA

# PREVENTIVI

DI SPESA

PUSH

# CONSEGNE

OVER 80 Kg

Driver

NUMERO

PUNTI

OPERATIVI

DOCUMENTI

TRASPORTATI

GANTT PROGETTO

% S.A.L.

RAGGIUNGIMENTO SAVING

CONSUNTIVO PROGETTO VS BUDGET

Miglioramento

Progettazione di sistema Cruscotto operativo

Indicatori

Operativi

Drill down

24

BUSINESS VALUE

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