SCHOOL OF ARCHITECTURE, BUILDING & DESIGN

Foundation of Natural Built Environments (FNBE) INTRODUCTION TO BUSINESS

FINAL PROJECT : CHARITY DRIVE EVENT

Group members :

Yong Man Kit 0319778

Ignatius Jee 0320069

Pe Zhi Yong 0319765

Foong Wing Hoe 0320085

  Lecturer: MR. CHANG JAU HO Submission & Presentation Date : 19 June 2015 

1 

TABLE OF CONTENTS

TITLE  PAGES 

EXECUTIVE SUMMARY  2 

OBJECTIVES  3 

TARGET MARKET  4­6 

COMPETITION ANALYSIS  7 

PRODUCT AND PACKAGING  10­11 

PRICING  12 

PROMOTION  13­14 

SPONSOR AND DONATION  15 

DISTRIBUTION  16­19 

GREEN MEASURES  20 

HUMAN RESOURCE PLANNING  21­22 

EVALUATION OF RESULTS  23 

PROFIT AND LOSS REPORT  24 

APPENDIX  25 

  

2 

  1. EXECUTIVE SUMMARY  

This is a report made for our FNBE Semester 2 Business final project, in which we, the students have to run a charity drive by setting up a small business. We were required to form a small group and decide on the products we would like to sell in the charity drive. The profit made in this activity must be fully donated to the represented charity organisation chosen by the students themselves,  The products that the students sold can range from food & beverage to accessories. However, due to low complexity in selling food, our group decided to go on the pathway of F&B business, in which we will sell curry fish balls and egg tarts. Based on our research, we found that curry fish balls and egg tarts are the best selling street food in Hong Kong.  But, in order to involve in F&B business, we, students have to first take a typhoid vaccine injection to prevent disease spreading among the edibles. Also, we were suggested by our lecturer, Mr Joe to sell our product at at least triple its original price to ease our process. Other than that, we were free to do any stuff, including selling different things in case the original product failed to deliver sufficient amount of profit.  For this report, we have to provide suitable explanation to justify each and every decisions we made. We were also required to provide a detailed calculation of our cost, profit, loss and present our receipts/records book to proof the calculation. Besides that, we were asked to includes multiple analysis, such as target markets, competitions and also strategies we used to boost our business profit. Failure to provide all these information may result in a loss of mark.  

3 

 

2. OBJECTIVES 

 

  

In this project, we were required to set up our own mini business in the campus to raise a set target amount of profit (RM2500) and donate them to our chosen charity organisation. The charity organisation we decided to choose is Ti­Ratana, a well­known non­profit organisation focusing on providing house to the orphans and the old­folks. The reason we chose Ti­Ratana is because one of our group member, Vincent and his family often visit the organisation, therefore he is quite familiar with that place.   After some comprehensive discussions and also guidance of our lecturer, we decided to sell our fishballs at RM3 per stick, with each stick having three large fish balls. We also created a weird, yet catchy name alongside with a gag­worthy logo which is located on our poster in order to catch passersby attention.   Furthermore, we set our daily sales amount goal where we have to sell 500 fishballs each day to reach our target on time.  

4 

 

 

3. Target Market  

3.1 Customers Background   

For this charity drive, we targeted students in Taylor’s as our potential customers as students always pass by Student Life Center (SLC) in our uni. Most of the students are having their lunch time and dinner in the campus so we focus the students as our main customers. Moreover, our products are cheap and can be consumed below RM10. This is one of the best choice for the student who don’t want to spend more than RM10 for a meal.   

Lectures and the visitors of Taylor’s University are also our secondary customers. Obviously, we targeted all the people passed by as our customers. Since our booth has a good geography strategic, there is a lot of people passed by. Our products are easy to take away and it’s convenient to consume so this will be our advantage to attract the customer.             Also , before the booth near the Student Life Centre is open, sales are targeted towards friends and relatives. People who know us personally tend to trust us more and support our charity event.  

 

 

 

 

 

5 

 

 

3.2 Customer Needs   

● Easy to get   Fish Balls and egg tarts can be ordered in a high quantity at a much lower price   

   ● Easy to prepare   

Curry fish balls’ recipe is particularly simple for what they taste.  

● Cheap and tasty     Sell in a very cheap price and it can make customers full. It is    the best choice for the curry lover to have this for their meal.   

● Easy to Consume  Our products are easy to consume. We packaged our products by using plastic bag and our products can be consumed on the go. 

 

 

   

6 

 

3.3 Spending Power  

● Curry Fish Balls  We sold it in a low price, which is RM 3 to get a stick of curry fishballs. Each stick consists of 3 fish balls. Besides that, extra curry is provided. We also discounted our price from RM3 to RM2  due to low amount of sales. However, after discounting, our sales got significantly boosted. 

 ● Egg Tarts   

For egg tart, we also sold it for RM 3. However, we decreased the price of egg tarts from RM3 to RM2 after finding out that the egg tarts are no longer fresh. 

 

 

 

 

   

7 

4. Competition Analysis 

Chia Ting’s Group 

 

This group was selling variety of junk food and snacks. Their booth was located beside the Student Life Centre   

Advantages: Their strategic selling product is snacks and cold drinks which can attract many people to buy their product.Also , they used gaming tactics to sell their snacks.For example, “One hand grab in snacks” which can attract many customer to play this game and grab some snacks back home. Weaknesses: Children snacks and drinks not really attract customer in university.They do not promote their  products well and even the cold drinks is too expensive to the publics. 

8 

As both our teams sell different products, we decided to not amend the price of curry fish balls. Our team members were more proactive in the strategy of attracting customers. Instead of sitting at the booth, we walked towards them to promote our foods, diverting their attention to our products.  

 

 

Zer Kai’s Group 

This group is selling unique ice­cream which located at the first booth of our row.  

 

   

9 

 

Advantages: 

Their strategic location near the administration office and commercial block 

allows them to approach potential customers first. Their group would be the 

first sellers to persuade customers to buy their products or at least collect 

some donations. It was also found that their product is attract many 

taylorian to buy it.For example, the special smoky vanilla ice cream added 

some cereals with beautiful ice cream cup. 

  

Weaknesses: 

They do not have a variety of products to be sold (only ice­cream). They 

did not provide enough stock every time.Also, their progress of making ice 

cream are slow. 

 

 

 

 

 

 

 

10 

5. PRODUCT AND PACKAGING 

After surveying the market, we have decided on selling foods instead of goods and services. The reason behind this is that food products will attract repeated customers as it is a need. In this charity event, we have decided on selling two products, that is curry fish ball and egg tart. Our idea of products would be more on ‘grab and go’. This is also one of the reason for us to sell street foods as the product is all pre­packed. Customers would be able to taste their food straight away after the payment has been made.   

1. Curry Fishballs  

 

The fishballs we used in this business are from local fish balls. To make the curry taste good, we added right amount of coconut milk powder and curry powder. Also to enhance the taste, we added lots of chilli powder into the curry. We enhance the taste of the curry fish balls by boiling and soaking them in the curry. The fishballs sell the best as curry fish balls aren’t sold in the campus. The curry was heated throughout the business to maintain the heat of the sauce. This attracted the customers as it seems to be fresh. The packaging of the curry fishballs is simple, the fishballs were skewered in a row of 3 and is served in a plastic bag.   

11 

  2. Egg Tarts 

 

 

We got our egg tarts from a bakery shop which is famous for its egg tarts nearby Pe Zhi Yong’s house. Everyday, Zhi Yong would get his supply of fresh egg tarts from the bakery shop and bring it to university. We kept our egg tarts in a air­tight container to keep them fresh.  

      

   

12 

6. PRICING   Cost Price    : (i) Curry Fish balls ­ RM0.69  (per stick)                         (ii) Egg Tart ­ RM 1.40 (per unit) Selling Price: (i) Curry Fish Balls ­ RM 2.00 (per stick)                         (ii) Egg Tart ­ RM 3.00 (per unit) The selling price is 2.9 times the cost price if the curry fish balls are sold in stick and 2.14 times the cost price if the egg tarts are sold in unit guaranteeing good profit when sold.   Many customers find the gigantic fish balls and fresh oven egg tarts in low price . This makes the price of RM 2 and RM 3 reasonable. Also, customers were highly likely to buy our foods when they know all profit is given to charity.   The price of one stick of curry fish balls and egg tart is set at RM 2 and RM 3 as no change is required in most money transaction processes between the buyer and seller. This makes the process of selling and receiving money smoother.   If there are difficulties selling the food, the food will be lower price of the food so that customers are more willing to buy them. If the food are sold faster than expected, the price will not be affected.     

 

 

 

13 

7. PROMOTION 

 

   

   

     Social Network An Instagram page was created to show all the street foods of hong kong that we sold to the public before the charity drive. It can attract many customers to buy our product or if even they would like to place a preorder to us first.   Video Link : https://www.youtube.com/watch?v=_-aN3-I96-k

Instagram link : http://www.enjoygram.com/ballballinatank  Face­to­Face Conversation This is the best method of promotion. We explain to our customer took our foods around the campus and face to face explain to them about our charity information and our products  

14 

 

Poster An A3 poster was designed using Adobe Photoshop and printed. This is to allow passer­bys to have a quick glance of what we were selling and hoping that they would stop just to have enough time for us to approach them. An additional poster with the words “Ti ­ Ratana Welfare Society” was placed at the booth. This message attracted many people to approach us.  

 

15 

8. SPONSORS AND DONATIONS  In order to reduce our workload, we are allowed to look for sponsorships and donation to provide us some products and money. We approached many strangers and also multiple outlets in Sunway Pyramid and asked for donation.Besides that, we also walked along the shophouses beside the malls in order to get more donations from the people there. We were quite impressed by their kind heart as we didn’t aspect to get that much donations from them. Aside from that, we also get sponsorships from our relatives in order for us to buy the materials and ingredients needed for this assignment. In the end, we got a total of approximately RM 448 from the donations and RM 558 in term of sponsorships.   

  

16 

 9. Distribution  

 

  Curry Fishballs (balls) 

 Egg Tarts 

Monday 8th June 2015 ­Taylor’s Uni­ 

 100 

 N/A 

Tuesday 9th June 2015 ­Taylor’s Uni­ 

 173 

 20 

 

Wednesday 10th June 2015 ­Taylor’s Uni­ 

 203 

 20 

Thursday 11th June 2015 ­Taylor’s Uni­ 

 255 

 10 

Friday 12th June 2015 ­Taylor’s Uni­ 

 285 

 N/A 

           

17 

 

Schedule of Distribution  8th June 2015, Monday  

­ Brought two types of fish balls (Big, fried fishballs and small not fried fishballs) to try out their sales rate 

­ Fishballs were transported from market to campus via Zhi Yong’s car ­ Cooked a pot of curry soup using curry paste and coconut milk 

powder which brought by Foong Wing Hoe and Yong Man Kit ­ Tossed 20 fishballs at a time into the pot of curry to cook them each 

time ­ After the big fish balls are sold out, we continue our business selling 

the small fish balls ­ Got feedback from customers that the big fish balls taste better ­ We sold 17 sticks of big fish balls and 13 Sticks of small fishballs 

 9th June 2015, Tuesday 

­ Brought only one types of fish balls (Big, fried fishballs) and 20 egg tarts 

­ Fish balls and egg tarts were transported from Ignatius’ house to campus via Zhi Yong’s car 

­ Cooked a pot of curry soup using curry paste and coconut milk powder 

­ Tossed 20 fish balls at a time into the pot of curry to cook them each time 

­ The egg tarts are selling fast and are sold out in  3 hours only and we planned to order another 30 egg tarts tomorrow.  

­ We sold 58 sticks of curry fish balls ­ The remaining products were then stored in Ignatius’ house  

  

18 

 10th June 2015, Wednesday 

­ Brought only one types of fish balls (Big, fried fishballs) and 50 egg tarts 

­ Fish Balls and egg tarts were transported from Ignatius’s house to campus via Zhi Yong’s car 

­ Cooked a pot of curry soup using curry paste and coconut milk powder 

­ Tossed 20 fishballs at a time into the pot of curry to cook them each time 

­ The remaining unsold egg tarts were kept in a container for the next day 

­ We sold 67 sticks of curry fish balls & 20 egg tarts ­ The remaining products were then stored in Ignatius’ house  

  11th June 2015, Thursday 

­ brought only one types of fish balls (Big, fried fishballs) and and the remaining 15 egg tarts 

­ Fish Balls and egg tarts were transported from Ignatius’ house to campus via Zhi Yong’s car 

­ Cooked a pot of curry soup using curry paste and coconut milk powder 

­ Tossed 20 fishballs at a time into the pot of curry to cook them each time 

­ Sold out the remaining 10 egg tarts at a cheaper price due to them being not fresh. 

­ Ignatius Jee and Foong Wing Hoe walk around campus to sell curry fish balls 

­ We sold 85 sticks of curry fish balls and 10 egg tarts ­ The remaining products were then stored in Ignatius’ house  

  

19 

  12th June 2015, Friday 

­ Brought only one types of fish balls (Big, fried fishballs) and 50 egg tarts 

­ Fishballs were transported from Ignatius’ house to campus via Zhi Yong’s car 

­ Cooked a pot of curry soup using curry paste,chilli powder and coconut milk powder 

­ Tossed 20 fishballs at a time into the pot of curry to cook them each time 

­ We sold 95 sticks of curry fish balls and we opened until 7.30pm in the evening for clearing our stock 

­ The remaining products were then stored in Ignatius’ house    

         

20 

10. Green Measures  Having decided to sell food and beverages, we took many matters into concern regarding the environment. Therefore we tried our best carrying out our assignment approaching the main objective, which is to protect and improve the surrounding environment through some effective steps.    Throughout this assignment, we managed to reduce carbon footprint by buying the fishballs and ingredients in one shot. Other than that, our ingredients were all stored at one place, that is Ignatius’ house. The ingredients were transported from his house to campus every morning.   Besides that, we planned ahead before we buy our ingredients and materials so that we don’t cause any waste. Besides, even there’s left over in the end of the day, we finished the curry fishballs and treated it as our dinner.  Furthermore, we tried to reduce the usage of tissue papers by bring our wiping cloths to clean our table daily. We also used disposable glove instead of normal plastic glove that cannot be disposed naturally.   Finally, we brought a huge black plastic to clean up all the rubbish after we are done with the business. We shared the black plastic bag with every team in order to reduce the amount of plastic bag used.      

    

21 

11. HUMAN RESOURCE & PLANNING   A clear job scope is important to direct and guide each member to do their respective tasks and workload evenly. The tasks were given to each member according to personal strengths and abilities. In this assignment, Ignatius Jee Shao Iang is the leader, and the team members are Foong Wing Hoe, Yong Man Kit and Pe Zhi Yong.   Organizational Chart and Job Scope  PROJECT MANAGER (LEADER) Ignatius Jee Strengths : Leadership Skills Job Scopes :  

­ Lead the team and ensure that the assigned task is completed on time by the team. 

­ Contact and arrange all matters regarding the charity organization. ­ Organize meetings to discuss about the event. 

  ADVERTISING EXECUTIVE Yong Man kit Strengths: Highly Persuasive. 

        Knows Photoshop and Poster Design Job Scopes: 

­ Propose effective promotional strategies to boost the sales ­ Propose ways to implement decided strategies  ­ Prepare advertising tools such as posters and other printed materials 

    

22 

 SALES EXECUTIVE Foong Wing Hoe

Strengths: High Conscientiousness Job Scopes: 

­ Propose detailed planning for the sales execution ­ Propose effective sales strategies ­ Analyse the market and the competitors to propose sales solution. 

   ACCOUNTANT Pe Zhi Yong Strength : Knowledge in accounting Job scope:  

­ prepare needed accounting materials such as receipt ­ Ensure that all transactions are recorded clearly and all receipts are 

kept ­ Propose budgeting and ensure that transaction records are clear ­ Store and transport goods from place to place 

23 

12. EVALUATION OF RESULTS 

In this charity drive, we earned a total of RM 1600 for Ti ­ Ratana and successfully exceeded the target of RM 1600 net profit. The pie chart above shows that most of our profit comes from sales.   We had a good financial record throughout the whole charity drive. Thus, there were no issues on financial terms. The choice of selling Hong Kong street food is good. The cost of each stick and unit is RM 0.69 and RM 1.40 while the selling price is RM 2 and RM 3. The high selling price to cost ratio made our products profitable. As the sales of foods not really good and we did need to rely more on donation and sponsorship.   However, there are still many spaces for improvement. Firstly, we learnt that we should take more second plan before proceeding on a decision. We only found that many students finds our foods are not convenient for them to take away. Many customers would prefer a nice packaging instead. Thus, we should research and survey before finalizing the product design. Our team should not had made the decisions hastily.   As a conclusion, our team’s charity drive is a success as we hit the RM 1600 target within the designated amount of time.  

24 

13. PROFIT AND LOSS REPORT 

Statement of Income For Team Ball Ball In A Tank For The Business Charity

Event Ended 8 June 2015

RM

Total Sales Revenue

998.00

LOSS: COST OF GOODS SOLD 404.00

Curry Fish Balls

Spices

Egg Tarts

304.00

36.00

64.00

GROSS PROFIT 594.00

Total Donation

Sponsorship from Family and Relatives

488.00

558.00

ADJUSTED GROSS PROFIT

1640.00

LESS: OPERATING EXPENSES 40.00

Poster

Receipt Book

Plastic bag

4.00

11.20

24.80

NET PROFIT 1600.00

25 

14. APPENDIX

Receipt from charity organization

26 

Our receipt book and receipt example

27 

Booth photo

28 

Group Photo

29 

Video Link : https://www.youtube.com/watch?v=_-aN3-I96-k

Instagram link : http://www.enjoygram.com/ballballinatank