Business Process Automation - `Purchase to Pay´ - von der Bedarfsanforderung zur...
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D-64293 Darmstadt Otto-Hesse-Str. 19, T2/201
Phone: +49(0)6151-50017-0
www.daconsulting-gmbh.de
IT Solutions & Services
DAConsulting GmbH
DAConsulting
DAConsulting
Business Process Automation (BPA)
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Eine IT-Anwendungsreihe der
DAConsulting GmbH Darmstadt
DAConsulting
DAConsulting
Business Process Automation
Universale, Web- & Workflow basierte IT-Anwendungsreihe
zur Unterstützung
prüfungs- , entscheidungs- & freigaberelevanter Geschäftsprozesse
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DAConsulting
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Universal: - nicht limitiert auf eine bestimmte IT-Infrastruktur (z.B. ERP-System) ….
- …. d.h. integrierbar in beliebige IT-Umgebungen
- unbegrenzt scalierbar (Benutzer, Daten, Dokumente)
- international nutzbar (z.Z. GER / ENG / ESP / FRZ / + User-Interfaces)
Web-basiert: - Nutzung des WWW als ‚Transport- & Kommunikationsmedium‘
- Web-Browser only (d.h. einfacher Rollout / Nutzung überall wo Web-Zugang)
Workflow-basiert: - Prozess abhängig zu definierende Workflows für Daten & Dokumente
Prüfen & Entscheiden: - Hinterlegung von Hierarchien, Regeln & Policies
- Zusammenführung von
Informationen, Regeln & Beteiligten, Dokumentation
Anwendungsreihe: - Integration unterschiedlicher Anwendungsbereiche, modular nutzbar (von der Bedarfsanforderung bis zur Datenübergabe an die Finanzbuchhaltung)
DAConsulting
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Business Process Automation
Universale, Web- & Workflow basierte IT-Anwendungsreihe
zur Unterstützung
prüfungs- , entscheidungs- & freigaberelevanter Geschäftsprozesse
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DAConsulting
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`Purchase to Pay´ Prozesse
im Supply Chain Management
für
NPM (non productive materials) Dienstleistungen Investitionen
ERP Orders
Bedarfsanforderung (BANF)
autom. Dispositionsverfahren
! mit der Integration aller relevanten Dokumente !
DAConsulting
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Belege des Rechnungswesens
• Eingangsrechnungen / Gutschriften / Reise-Belege • interne Buchungsbelege (z.B. Sachkontenbuchungen/Umbuchungsbelege usw.)
Belege des Vertriebs • Ausgangsrechnungen / Auftragsbestätigungen
Belege der Beschaffung • Bestellungen / Lieferscheine / Leistungsnachweise bei Dienstleistungen
Belege der Logistik • Lieferscheine, Frachtpapiere, Abliefernachweise
Verträge • Miete / Leasing / Wartung / Dienstleistung , Personal usw.
Formulare (alle Arten von internen Formularen, z.B. Bedarfsanforderung, Urlaubsantrag, Reiseantrag)
Schriftverkehr (Briefe, FAX, MS-Word, MS-Excel u.a.)
und andere ..…… (individuell zu definierende Dokument-Typen)
Dokument-Typen
Dokumente im Sinne dieser Anwendungen
DAConsulting
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Wesentliche Reduzierung des manuellen Aufwandes (Kopieren, Verteilen, Ablegen, Suchen, Nachfragen, Hinbringen, Abholen usw.)
Verbesserung der Qualität (Hinterlegung von Standards, Regeln & Wissen, z.B. Kontierungen, Workflows u.a.)
Beschleunigung der Prozesse (z.B. schnellere Bearbeitung von Rechnungen zur optimalen Skonto-Ausschöpfung)
Nachvollziehbare Dokumentation der Prozesse (Status der Bearbeitungsprozesse, Teilnehmer - wer/was/wann - usw.)
Freisetzung von personellen Ressourcen für produktivere Arbeiten
Allgemeine Zielsetzung
…. letztlich
Reduzierung von Personal- & Zeitaufwand
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Document Input Management
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Dokumenten-/Daten – Input
DAC BPA-System
Daten- & Dokument Steuerung
DDI
Dokumente DMS
Dokument Meta-Daten
Dokumente ARCHIV
Papier Dokumente
(z.B. Rechnungen)
DDI – Daten & Dokumenten Input - Klassifizierung von Dokumenten - Validierung der Meta-Daten gegen Stammdaten - Ergänzung der Meta-Daten aus Stammdaten
Scan-Input (Data Capturing) & Verify
Andere Dokument- & Datenquellen - ZUGFeRD - EDI (Daten & Dokumente) - E-mails (mit Dokumentenanhang) - PDF‘s aus Spool-Files aus eigenen IT- Anwendungen (z.B. Lieferscheine o.ä.)
Dokumente
Anw. Datenbank
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Dezentraler Scan- / EDI - Input SCAN-CLIENTS in eigenen Lokationen
Scan-Server Klassifizierung
& Data-
Capturing
Rechnungen
Zentrale `virtuelle Ordner´ in DMS
Documents Location A
EDI Lieferant B
Documents Location C
ZUGFeRD Lieferant D
Documents Locations
…. n
und andere
Document Input Management / Prinzip der Scan- / EDI Prozesse (Beispiel Rechnungen)
DATEN
Anwendungen mit Zugriff auf Dokumente
DDI Daten- &
Dokumenten Input Modul
Doc‘s & Daten
Dokumente &
Meta Daten
Dokumente
D
A
T
E
N
Intranet
WWW
PDF‘s
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Liste als Ergebnis des Dokumenten-Inputs (Rechnungen)
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DAConsulting
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Simultane Darstellung von Dokument & Bearbeitungs-/Dateneingabe - Form (Beispiel)
Workflow - Dokumentation
Kommentar-Feld
Kopf-Daten
Positions-Daten (beliebige Anz. Pos.)
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DAConsulting
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Simultane Darstellung von Dokument & Bearbeitungs-/Dateneingabe - Form (Beispiel)
Workflow - Dokumentation
Kommentar-Feld
Positions-Daten (beliebige Anz. Pos.)
Prüfungs- Anweisungen Regeln
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DMS / Dokumentsuche
Trefferliste • mit Link zu Dokument
Suchkriterien • abhängig von Dokument-Typ • Auswahl aus hinterlegten Meta- Daten • und/oder Text bezogenes Suchen
Dokumentenformate
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Internal Reports
Complex Print Documents
Faxes
Check Images
PC Documents
PDF Documents
Photos
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Purchase to Pay
Bedarfs-
Anforderung
BANF
Beschaffung Rechnungs
bearbeitung
ERP-Systeme
Finance
Material-
wirtschaft
‚ungeplante‘ Rechnungen
übliche Prozedur bei der Nutzung von isolierter (Papierform/Web-Form) BANF
geringe Transparenz über
Obligos aus Bedarfsanforderungen
Budget-Auslastung der Anforderer
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Purchase – via Controlling - to Pay
Workflows & Funktionen für Anforderung / Genehmigung / Beschaffung
Workflows & Funktionen für Beleg- & Rechnungsbearbeitung
Informations- & Controlling-System
Dokumenten-Management-System
Integrierte Support Funktionen
Bedarfs-
Anforderung
(BANF)
Reiseantrag
Controlling
Beschaffung
/
Fulfilment
Rechnungs
bearbeitung
ERP-Systeme
Finance
Material-
wirtschaft
BUDGET
‚geplante‘ Rechnungen
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Bedarfsanforderung / Beschaffungsprozess
Zielsetzung der BANF:
Keine Eingangsrechnung ohne Bestellung/Dokumentation der Anforderung/Genehmigung Funktionan der BANF:
interaktive Web-Form mit hinterlegten Daten (Defaults bzw. aus Tabellen) wie Organisationseinheit / Benutzer Kreditor / Material- / Leistungskataloge zur Auswahl & Steuerung (z.B. Web-Shops)
Verträge / Kontrakte
Web- basierter Workflow-Prozess für Prüfung & Genehmigung
hinterlegbare Dokumente (Ablage in allgemeinem DMS) zur Dokumentation/Ergänzung (Angebote, technische Dokumente, Excel-Sheets, Investitionsantrag usw.)
hinterlegte Budgets zum Beschaffungs-Controlling (Auf Anforderungs-Ebene, nicht Rechnungs-Ebene !)
Funktionen der Beschaffung
Konsolidierung unterschiedlicher BANF‘s auf Artikel- / Lieferanten – Ebene
Beschaffungsprozess
WF/Folge-Prozesse
Prüfung / Kontierung
Prüfung / Kontierung
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Vertrag
Kontrakt
Order / LS / WE
- beliebige ERP-Systeme - DAC-BANF
Bearbeitung von Rechnungen mit Bezug zu bestehenden Vorgängen
Rechnung
Orders aus
ERP Systeme DAC BANF
Rechnung
Integriertes
Vertrags-Mgmt-System
Rechnung
Beleg – Typ
Kontierung
WF/Folge-Prozesse
WF/Folge-Prozesse
A
N
W
E
N
D
U
N
G
E
N
Beleg - Typ
Regelwerk
Workflows und Folgeprozesse
Bezug
Bezug
Bezug
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Bezug zu bestehenden Vorgängen
Art & Auswahl
Beleg-Typ
Vordefinierter Beleg-Typ (bzw. Rechnungs-Typ) mit hinterlegter Kontierung & Workflow zur Zuordnung zu einem entsprechenden Beleg (welcher keinen Bezug zu Bestellung bzw. Vertrag hat)
Konto & Zurechnungsobjekte Workflow
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Rechnungsprüfung
Abgleich Rechnung / Wareneingang / Bestellung auf Positions-Ebene
Beleg Beleg Position Datum Teile-Nr. Bezeichnung Menge Preis Wert Aktion
Nr. Vertrags-Nr.
Rechnung 12345 1 10.06.2013 24373 Schraube M8 100 10 1.000 1
Bestellung 150 1 15.05.2013 24373 Schraube M8 100 10 1.000 1
Wareneingang 4712 4 01.06.2013 24373 Schraube M8 100 10 1.000 1
Rechnung 12345 2 10.06.2013 24383 Schraube M10 100 10 1.000 1
Bestellung 150 2 15.05.2013 24383 Schraube M10 100 10 1.000 1
Wareneingang 4815 1 08.06.2013 24383 Schraube M10 99 10 990 1
Rechnung 12345 3 10.06.2013 24393 Schraube M12 110 10 1.100 1
Bestellung 150 3 15.05.2013 24393 Schraube M12 110 10 1.100 2
Wareneingang 4815 2 08.06.2013 24393 Schraube M12 100 10 1.000 3
Quelle Wareneingang ext. ERP-System / DAC BANF Aktion: 1 Akzeptieren
Bestellung ext. ERP-System / DAC BANF 2 Bestellung Abschliessen
3 Gutschrift / Belastung über Differenz
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Interfaces zu Rechnungswesen & ERP-Systemen
DAC-BPA System
Beliebige ERP- / Finance-Systeme mit zugänglichen & funktionalen Daten-Interfaces
Aktuelle & gültige Konten / Zurechnungsobjekte
Konten / Zurechnungsobjekte / Werte
Die Konten & Zurechnungsobjekte werden periodisch (z.B. täglich) mit dem führenden ERP-/ Finanz - System synchronisiert.
Bestellungen /Wareneingang
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Hilfreiche Funktionen in der Rechnungsbearbeitung
Automatische Aufteilung von Rechnungsbeträgen auf Zurechnungsobjekte über hinterlegte Verteilungsschlüssel
Übernahme von vorbereiteten Split-Buchungen aus EXCEL-Tabelle (Copy/Paste)
Kopieren von Kontierungen
Mandanten übergreifendes Kontieren von Belegen
Fakturierung von Beträgen/Teilbeträgen aus Eingangs-Rechnungen z.B. auf andere Gesellschaften oder extern
Erzeugung von Lastschrift / Gutschrift bei der Rechnungsprüfung
Das `Anhängen´ von weiteren Dokumenten an eine Rechnung/Beleg
Blättern in Zahlungsvorschlags-Liste bzw. definierter Teilliste
Buchungssperre / Zahlungssperre
Skonto-Ampel zur Visualisierung der Skonto Bedingungen / Status
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DAConsulting
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P 1 P 2 P 3
P 2
P 3
P 4 P 5
P 1
H 3
H 1/1 H 1/2 H 1/3
H 2
• Direkte Adressierung
• Kreis-Prozesse
• Hierarchische Prozesse
IN OUT
IN / OUT
IN
OUT
Info 1 Info 2
Info 3 Info 4
… in Verbindung mit parallelen Workflows
WORKFLOWS
Workflows als wesentliches Element aller Anwendungen
Info 1 Info 2
Info 3 Info 4
Information
(z.B. zur Kenntnisnahme)
Bearbeitung (z.B. Kontierung)
Prüfung
(z.B. sachliche Prüfung)
Genehmigung
(z.B. Zahlungs-anweisung)
Definition Workflow: Eine Folge von Prozessschritten /Arbeitsabläufen /Aufgabenzuweisungen innerhalb der Unternehmensorganisation, aber auch mit externen Partnern
Funktionen • Vertretung • Erinnerung • Eskalation • Ersetze A durch B
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Steuerungsmöglichkeiten der Workflows
UND / ODER Bedingungen
Rechnungs- Mandant Kosten- Kosten- Akzeptanz Projekt Budget
Betrag Art Stelle Gutschrift
Benutzer A > 10.000 1743 6000
Benutzer B > 50.000 20 Investition
Benutzer C > 100
Benutzer-Gruppe 1 < 20.000 10 8000
Benutzer D
Benutzer E
DOCUMENTS
ORDERS
ORDERS
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Gesamtprozess `Purchase to Pay´
ORDER REQUEST (BANF)
SUPPLIER
WEB-based
WORKFLOW
Prüfung Genehmigung
REQUEST
ERP-SYSTEM
A ORDERS
Approved Orders
- NPM - Services - Invest
Invoice Processing by linking - Supplier-Data - Orders - Contracts - Invoice-Type
PAPER
INVOICES
SCAN
EDI
WEB-based WORKFLOW
Prüfung Genehmigung
ORDERS
DMS
ARCHIV
FINANCE B
ERP-SYSTEM
B ORDERS
INVOICES
FINANCE A
INTERFACE
INTERFACE
CONTROLLING
BUDGET
Verträge /
Kontrakte
Web- Shops
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geprüfter / genehmigter / kontierter Beleg (Rechnung)
vollständige Dokumentation (wer / was / wann usw.)
Transparenz über Stati & Verbleib der Belege Aussagen über Durchlaufzeiten & Verweildauer der Belege
verifizierter Datensatz (Buchungsdaten) an Rechnungswesen
jederzeit Zugriff auf Dokumente (DMS / Archiv)
ERGEBNIS
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Anwendungsreihe / integrierte Anwendungsbereiche / modular nutzbar
Allgemeine Tools für alle Fachanwendungen
Dokumenten-Input-Management (Scan-Prozesse, EDI-Verfahren)
Dokumenten-Management-System (DMS)
Dokumenten-Archiv
Informations- & Controlling System
Spezielle Fachanwendungen
Bedarfsanforderung (BANF) / Beschaffungsprozess
Rechnungs-Eingangsbearbeitung (Kontierungs-, Prüfungs- & Genehmigungsverfahren)
Universales Vertrags-Management-System
Reise- & allgemeines Spesen Management (Antrag / Erfassung & Abrechnung)
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`Single-Server´ & Web - Implementierung
Zentraler Application Datenbank Web-Server
`Single-Server´
IBM POWER System i
Mobiler wireless Zugang
Integrität von Anwendung, Datenbank & Web-Dienste durch `Single-Server´
Unlimitierte Skalierbarkeit von Serverleistung , Anwendung , Nutzern
Hohe Sicherheit & Verfügbarkeit
Web-Application (Web-Browser only)
…..dadurch einfacher , schneller und wirtschaftlicher Rollout
Home Office
Werk 1
Location n
Werk 3
Sales Office 2
WWW
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Zusammenfassung
Abbildung der ganzheitlichen Geschäftsprozesse durch Vollständigkeit in Funktionalität, Dokumentation und Transparenz vom Dokumenten-eingang bis zur abgeschlossenen Bearbeitung
Integration aller Prozesse, Funktionen und Daten (in einem `Single Server´)
Wirkungsvolle Benutzerunterstützung durch Hinterlegung von Wissen und Regeln (z.B. vordefinierte Kontierungen, Benutzerführung & Workflows)
Unabhängigkeit von Ort und Zeit durch Web-basierte Anwendungen und Workflows
Einfacher Rollout durch zentralen Application-/Datenbank-/Web-Server und Nutzung von `thin Clients´ (nur Web-Browser erforderlich)
Durch `Universalität´ integrierbar in beliebige IT-Umgebungen
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