BUSINESS PRESENTATION SKILL
-
Upload
haviva-finley -
Category
Documents
-
view
104 -
download
3
description
Transcript of BUSINESS PRESENTATION SKILL
1
BUSINESS PRESENTATION BUSINESS PRESENTATION SKILLSKILL
Cara effective melakukan
komunikasi dalam dunia kerja dan
business.
Dirangkum oleh : Dr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MMDr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MM
2
Pembukaan Pembukaan
Perkenalan - Riwayat Hidup. Komunikasi bisnis. Media & tools yang tersedia. Perlu keinginan untuk belajar. Kita dituntut untuk innovative
productive.
3
Pendahuluan Pendahuluan
Jelaskan persoalan yang akan dibahas. Tunjukan apa yang akan diperoleh
audience dalam presentasi ini. Carilah hal-hal yang relevant dan
menarik bagi audience.
4
Apa yang terjadi sebelum kita Apa yang terjadi sebelum kita bicara didepan publik bicara didepan publik
Kehilangan susunan kata-kata, gugup dan pikiran kosong.
Mulut seakan berat dan kerongkongan serasa tersumbat, atau
Justru timbul rasa percaya diri dan mampu mengontrol keadaan.
5
Di USA Di USA
Public speaking merupakan ketakutan yang nomor 1.
Sedangkan mati merupakan ketakutan pada nomor urut ke 7.
6
Kapan kita presentasi ?Kapan kita presentasi ?
Menawarkan sesuatu produk. Presentasi hasil kerja di department Presentasi hasil kerja di department
sendiri.sendiri. Mengajukan proposal kepada pimpinan. Sebagai pembawa acara. Memimpin rapat atau diskusi. Mengajar atau sebagai narasumber pada
kursus atau seminar.
7
Proses persiapan presentasiProses persiapan presentasi
PC / Laptop, LCD, OHP, Laser pointer Transparancies & spidol transparan Power point presentation Handouts Slides : colour & black and white
Fasilitas animasi yang tersedia pada MS
PowerPoint dapat digunakan sesuai
kebutuhan.
8
Tujuan training ini Tujuan training ini
Mempelajari teknik pengumpulan bahan (researching) yang effective, organizing dan practicing the presentation.
Menjadi lebih persuasive, menggerakan orang lain.
Mampu mengontrol diri sebelum presentasi, menguasai keadaan sampai selesai.
Menciptakan rasa percaya diri dan tidak gugup.
9
Hal-hal yang kita temui dalam Hal-hal yang kita temui dalam presentasi presentasi
Mendapat support dari audience. Menggunakan powerful words. Mengakhiri pada saat audience
masih mendengarkan. Kapan dan bagaimana kita
membaca slide. Memberi judul untuk menarik
audience.
10
Hal-hal yang kita temui dalam Hal-hal yang kita temui dalam presentasi (lanjutan) presentasi (lanjutan)
Teknik menghilangkan kegugupan. Ada pertanyaan, tapi jawaban tidak kita
peroleh. Menarik peserta yang tidak responsive (tanya
dan bicara). Timing & rhythm Jangan membicarakan hal-hal yang bersifat
pribadi. Audience tidak ketawa dengan guyonan kita. Jangan sekedar membaca.
11
Hal-hal yang kita temui dalam Hal-hal yang kita temui dalam presentasi (lanjutan) presentasi (lanjutan)
Pertanyaan “konyol” dan sikap yang “know-it-all.
Mengakhiri presentasi dengan sedikit dramatis.
Menggunakan bahasa isyarat dalam presentasi.
Mengatasi kesulitan teknis : mike, OHP dll. Menegor audience yang tidak
memperhatikan. Transisi presentasi secara lancar. Manakala kerongkongan kering.
12
Hal-hal yang kita temui dalam Hal-hal yang kita temui dalam presentasi (lanjutan) presentasi (lanjutan)
Fungsi kontak mata : agar audience merasa kita bicara sama mereka satu persatu.
Mengatur proyeksi suara kita. Visualisasi presentasi : cara mudah
memproduksi slides dan handouts. Menggunakan cerita-cerita untuk
menarik audience. Bicara pada headlines dan outliners. Membangunkan group yang diam.
13
Mengembangkan topik Mengembangkan topik presentasi presentasi
Bekali dengan banyak referensi dari buku, artikel, electronic sources, bahan training books, articles, consulting services.
Jelaskan persoalan yang akan dibahas. Topik yang real. Berlatih didepan beberapa teman dekat. Buang yang tidak perlu untuk
menghindari keraguan. Tulis dalam bentuk kerangka berpikir.
14
Outline Outline
Mengarahkan audience dari awal mengetahui topik presentasi kita.
Membuat main points yang terdiri dari :– Headings– Sub headings– Supporting details
Masing-masing heading diuraikan secara berurutan.
15
Tujuan dari main points Tujuan dari main points
Berupa rekomendasi / conclusion :– Why / Mengapa? – Jawabannya : Beberapa penjelasan
Berupa prosedur :– How / Bagaimana ?– Jawabannya : Beberapa langkah-langkah.
Berupa description suatu analisa :– What / Apa ?– Jawabannya : Sebagian dari keseluruhan
16
““ROPES” MethodROPES” Method
Review 10%– Pengertian audience
Overview 15%– Menciptakan hubungan antara audience
dengan presentasi agar audience mau mengikuti dan mempelajarinya.
Presentation 35%– Menyampaikan agar audience menerima
dan menggunakan isi dari presentasi itu. Exercise 35%
– Audience mampu malaksanakan sesuai presentasi untuk mengembangakan skill.
Summary 5%– Merangkum dan klarifikasi apa yang telah
diberikan.
17
Review pengertian audienceReview pengertian audience
Jelaskan topik presentasi. Arahkan audience untuk melihat pada
pengalaman terdahulu dan membandingkan dengan topik.
Perhatikan audience yang potensial diantara yang hadir.
18
OverviewOverview
– Pelajari aktifitas apa yang akan dilakukan dalam presentasi.
– Sampaikan tujuan dari presentasi.
– Tunjukan bagaimana pentingnya audience mempelajari dan mengetahui isi presentasi.
19
PresentationPresentation
Sampaikan presentasi dengan teknik Tell
& Show Approach (Ceritakan dan
Tunjukan).
Apa yang harus dikerjakan dan tunjukan
bagaimana melakukannya.
Tunjukan bagaimana melakukan dengan
memberi contoh atau demonstrasi.
20
ExerciseExercise
Suruh peserta (audience)
mempraktekan yang telah dipelajari.
Berikan feedback terhadap apa yang
mereka lakukan.
21
SummarySummary
Buat ringkasan
Tekankan pada hal-hal yang penting
Jawablah pertanyaan peserta.
Adakan transisi sebelum presentasi
lanjutan.
Siapkan peserta untuk menggunakan
skill yang didapat pada pekerjaannya.
22
Fungsi gambar Fungsi gambar
Sebuah gambar akan bercerita dengan seribu
kata.
Audience mirip anak-anak “duduk, diam,
dengar”.
Angka-angka diganti grafik atau tabel.
Lebih mudah melihat grafik dari pada tampilan
angka-angka.
23
Data angka, kenaikan UMR Data angka, kenaikan UMR
RP. % increase RP. % increase
1 1996 97.500 97.500
2 1997 132.500 35,90% 132.500 35,90%
3 1998 152.500 15,09% 152.500 15,09%
4 1999 165.000 8,20% 165.000 8,20%
5 2000 240.000 45,45% 240.000 45,45%
6 2001 325.000 35,42% 330.000 37,50%
7 2002 443.000 36,31% 443.000 34,24%
TAHUNNO.UMR / UMK
ASLI GM
24
Tampilan data dalam bentuk Tampilan data dalam bentuk grafikgrafik
0
50.000
100.000
150.000
200.000
250.000
300.000
350.000
400.000
450.000
1st Qtr
1996199719981999200020012002
25
Powerpoint PresentationPowerpoint Presentation
Microsoft Powerpoint – khusus untuk
presentasi.
Gabungan dari : suara, foto, clip art,
animasi, video camera dengan software
tertentu.
Hubungan antar text.
Hubungan antar file (hyperlink)
26
Daya tarik presentasi Daya tarik presentasi
Media yang cocok dengan jumlah audience.
Design yang menambah citra dan daya tarik.
Gambar yang sesuai dengan data.
27
Tips memilih media Tips memilih media
Perhatikan keinginan audience :– Sekedar melihat dari infocus.– Minta handouts.
Tujuan presentasi– Kalau banyak diskusi jangan pakai 35 mm
slides.– Ruang gelap : “Saya bicara, Anda
mendengar”. Tersedianya alat yang diperlukan :
– OHP dan transparan, slide projector.– Powerpoint dan infocus (check sebelum
mulai). Jumlah audience
– Media menyesuaikan dengan jumlah audience.
28
Power point presentationPower point presentation
Slide lay out
Pilih font yang sesuai, halus dan cantik, tidak kaku.
Gambar yang sesuai
Picture, chart, object atau sekedar illustrasi.
Suara dan animasi.
29
Menggunakan animasiMenggunakan animasi
Sebagai variasi untuk menarik perhatian Cari bentuk yang cocok Tidak makan waktu lama Simple dan jelas Suara bisa mengganggu suasana yang
sedang serius Membuat perhatian terpecah Mengurangi bobot presentasi
30
Membuat transparansiMembuat transparansi
Gunakan sedikit mungkin kata-kata (hal ini yang sulit).
6 baris dalam 1 slide. 6 kata per baris. 1 point dengan 3 sub point. Illustrasi dengan : clipart, graphic,
warna, diagram, bentuk, susunan. Ujung transparansi diberi seal tape. Ukuran kertas “letter” (quarto) Background gelap LCD / infocus. Background terang OHP.
31
Penutup & Pesan Penutup & Pesan
Peluang untuk berkarir terbuka bagi yang mau kerja keras.
Jadilah karyawan yang tergolong “star” diperusahaan, jangan sekedar jadi “back bone” atau “dead wood”.
Kompeten dalam komunikasi sangat penting dalam karir.
32
Selamat MencobaSelamat Mencoba
Semoga Berhasil Semoga Berhasil &&
Terima KasihTerima Kasih