Buchhaltung selber machen mit der Online-Buchhaltungssoftware … · 2019. 11. 20. · Buchhaltung...

Buchhaltung selber machen

mit der Online-Buchhaltungssoftware Kontolino!

Ein praktischer Leitfaden für den Einstieg als Selbstbucher

am Beispiel von Kontolino.de

Mit vielen bebilderten Anleitungen von der ersten Anmeldung über die Erfassung von Buchungssätzen

bis zur Erstellung Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung

Inhaltsverzeichnis1 Wie Sie diesen Leitfaden lesen sollten....................................................................................4

2 Was ist Kontolino?..................................................................................................................5

3 Warum die Buchhaltung selber machen?................................................................................6

3.1 Es ist gar nicht so schwer................................................................................................6

3.1.1 Jeder kann und darf Bücher führen.......................................................................................6

3.1.2 Die meisten Geschäftsfälle kehren immer wieder.................................................................6

3.2 Kontolino! macht es besonders einfach...........................................................................6

3.3 Selberbuchen ist kostengünstig.......................................................................................7

3.4 Sie sind schnell und unabhängig.....................................................................................7

3.5 Im Falle eines Falles hilft Dir … das Finanzamt!...........................................................8

3.6 Auch Selberbucher können einen Steuerberater konsultieren.........................................8

4 Ihr Schnelleinstieg in die Buchführung..................................................................................9

4.1 Registrieren als neuer Benutzer.......................................................................................9

4.1.1 Benutzername und Passwort.................................................................................................9

4.1.2 Firmendaten..........................................................................................................................9

4.1.3 Erste Buchungsperiode.........................................................................................................9

4.1.4 Kontenrahmen......................................................................................................................9

4.1.5 Zusammenfassung und Bestätigung per E-Mail.................................................................10

4.2 Die erste Anmeldung bei Kontolino!............................................................................10

4.3 Erfassung Ihrer Steuerlichen Daten für die Elster-Online-Schnittstelle.......................12

4.4 Erfassen von Buchungssätzen.......................................................................................14

4.5 Der Belegnummernautomat..........................................................................................17

4.5.1 In diesen Nummernkreisen zählt Kontolino! automatisch hoch und vermeidet so die Vergabe doppelter Belegnummern.So legen Sie in der Buchhaltungssoftware Kontolino! Belegnummernkreise an...................................................................................................................18

4.6 Bankauszüge importieren..............................................................................................20

4.6.1 Banken verwalten und CSV-Importfilter festlegen.............................................................20

4.6.2 Importformate für Kontoauszugsdaten...............................................................................20

4.6.3 Bankauszüge verbuchen.....................................................................................................30

4.6.4 Umsatz anpassen oder gar nicht verbuchen?.......................................................................32

Sie haben mehrere Buchungen für einen Umsatz?.......................................................................32

4.7 Die Eröffnungsbilanz....................................................................................................34

4.7.1 Was sind Anfangssalden?...................................................................................................35

4.7.2 Die Eröffnungsbilanz..........................................................................................................37

4.7.3 Kontosalden kontrollieren...................................................................................................38

4.8 Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben........................................................................39

Leitfaden für Selberbucher Seite 2

4.9 Einstellungen ändern.....................................................................................................40

5 Hintergrundwissen Buchhaltung...........................................................................................41

5.1 Kontenrahmen...............................................................................................................41

5.1.1 Standardkontenrahmen 03 (SKR 03)..................................................................................41

5.1.2 Standardkontenrahmen 04 (SKR 04)..................................................................................42

5.1.3 Industriekontenrahmen (IKR).............................................................................................42

5.1.4 Welchen Kontenrahmen ist der Richtige für mich?............................................................42

5.2 Kontenplan bearbeiten...................................................................................................44

5.2.1 Der Kontenplan kann an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.............................................44

5.2.2 Aktivieren und Deaktivieren von Konten...........................................................................44

5.2.3 Voraussetzungen für das Aktivieren und Deaktivieren von Konten...................................44

5.2.4 Ausgeblendete Konten können jederzeit wieder aktiviert werden......................................44

5.3 Inventur und Inventar....................................................................................................45

5.4 Bilanz.............................................................................................................................46

5.5 Auflösung der Bilanz in Bestandskonten......................................................................46

5.6 Belege: Was sind überhaupt Belege? Braucht man diese in jedem Fall?.....................46

5.7 Buchungsbeispiel...........................................................................................................48

5.7.1 SOLL- oder IST-Besteuerung.............................................................................................48

5.7.2 Beleg nummerieren.............................................................................................................49

5.7.3 Hintergrundwissen Soll- und Habenkonto..........................................................................52

5.7.4 Buchungsregeln in Kurzform..............................................................................................52

5.7.5 Belege buchen....................................................................................................................52

6 Weitere Informationen..........................................................................................................56


1 Wie Sie diesen Leitfaden lesen solltenIn diesem Leitfaden möchten wir Ihnen die wichtigsten Grundlagen der Buchführung vermitteln und Ihnen die Einarbeitung in die Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! erleichtern. Schritt für Schritt führen wir Sie von den ersten Eingaben zur Umsatzsteuer-Voranmeldung und später zum Jahresabschluss.

Ohne zu viel fachchinesisch zu versprühen, wollen wir Ihnen die wichtigsten Schlagwörter rund um die Buchhaltung und Steuerthemen nahe bringen und verweisen Sie auf weitere Informationen, wenn Sie sich in das eine oder andere Thema tiefer einarbeiten möchten.

Als Praxisleitfaden gehen wir mit Ihnen die Schritte direkt an den Dialogen von Kontolino! durch, sodass Sie in kürzester Zeit fit für Ihre Buchhaltung sind. Auf Grundlagenthemen gehen wir immer dann ein, wenn sie relevant sind. Sie müssen also nicht zuerst einen großen Berg an Theorie büffeln, bevor Sie loslegen können.

Da es aber nicht immer ganz ohne Theorie geht, haben wir diesen Leitfaden zweigeteilt.

Im ersten Teil nehmen wir Sie einfach mal an die Hand und gehen die ersten Schritte von der Ersteinrichtung Ihrer Buchhaltung bis zur Einkommensteuer-Voranmeldung mit Ihnen durch. Je nachdem, wie viel Vorwissen Sie in buchhalterischen Dingen haben, kann dieser erste Teil bereits völlig ausreichend für Sie sein.

Im zweiten Teil finden Sie Detailinformationen zu steuerlichen und buchhalterischen Themen. Wir beginnen mit dem Sinn und Zweck einer Eröffnungsbilanz, schauen uns den Aufbau eines Buchungssatzes an und beschäftigen uns mit den steuerlichen Hintergründen derwichtigsten Themen für Sie als Einsteiger.

Diesen zweiten Teil können Sie von Anfang bis Ende durchlesen, oder je nach aktuellem Thema im ersten Teil einfach als Referenzteil für Zusatzinformationen nutzen. Nicht zuletzt können Sie den zweiten Teil auch als Nachschlagewerk für die tägliche (oder monatliche) Praxis nutzen.


2 Was ist Kontolino?Kontolino.de ist eine Online-Buchhaltungssoftware, die sich in erster Linie an Freiberufler, Einzelunternehmer und kleine Personengesellschaften richtet, die nicht bilanzieren müssen.

Wir entwickeln unser Angebot stetig weiter und setzen immer neue Funktionen für unsere Kunden um. Aktuell (Stand 02/2015) bietet Kontolino! Unter anderem folgende Funktionen:

Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsgemässer Buchführung.

Zahlreiche Arbeitserleichterungen wie ein hilfreicher Buchungsassistent mit hunderten vorgefertigten Geschäftsvorfällen, Buchungsmuster für individuelle und wiederkehrende Geschäftsvorfälle

Erstellung und Versand der folgenden Steuererklärungen per ELSTER-Schnittstelle direkt an Ihr zuständiges Finanzamt mit wenigen Mausklicks

◦ Umsatzsteuer-Voranmeldung

◦ Umsatzsteuer-Erklärung

◦ Zusammenfassende Meldung (ZMDO) für innergemeinschaftliche Lieferungen im EU-Wirtschaftsraum (Reverse-Charge)

Fast vollständig vorausgefüllte Anlage EÜR (Einnahmen-Überschussrechnung) zur Übertragung nach Elster-Formular (vollautomatischer Versand per ELSTER ist in Vorbereitung)

Terminplaner für die nächsten Steuertermine

Als Online-Service, oder wie man moderner sagt: Cloud-Dienst hat Kontolino einige ganz entscheidende Vorteile gegenüber herkömmlichen Softwarepaketen, die Sie auf einem PC zuhause oder in Ihrem Büro installieren:

Räumlich flexibel. Sie können sich von überall her an Kontolino! anmelden und auf Ihre Buchhaltungsdaten zugreifen. So sind Sie jederzeit auf dem neuesten Stand – egal, ob am Hotelpool oder in Ihrem Home-Office.

Betriebssystem-Unabhängig. Einen Online-Service wie Kontolino können Sie von jedem Internet-tauglichen Gerät aus nutzen, egal, welches Betriebssystem Sie installiert haben.Ob Tablet, Smartphone, Laptop oder PC – Kontolino! funktioniert überall.

Updates inklusive. Bei einem Cloud-Service müssen Sie sich keine Gedanken um neue Programmversionen machen – Kontolino! Ist immer auf dem neuesten Stand. Wir passen Kontolino stets an gesetzliche Änderungen und neue Elster-Formulare an, ohne dass Sie eine neue Programmversion installieren müssten. Einfach anmelden und immer auf dem neuesten Stand sein.

Maximaler Datenschutz. Kontolino! Wird in einem professionellen Rechenzentrum betrieben, in dem die höchsten Sicherheitstandards gelten, vom Zugangsschutz bis zur Abwehr von Cyberkriminellen. Wir nutzen dieselben Sicherheitstechnologien wie z.B. Ihre Hausbank.

Professionelle Datensicherung. Wir sichern die Daten unserer Kunden täglich komplett in einem unabhängigen und örtlich getrennten Rechenzentrum. Dadurch können wir im Falle eines Server-Absturzes o.ä. in kürzester Zeit alle Informationen wieder herstellen, und Sie können sich entspannt zurücklehnen

Sie können Kontolino jederzeit kostenlos und unverbindlich 2 Monate lang testen. Melden Sie sich einfach an unter http://www.kontolino.de


http://www.kontolino.de/

3 Warum die Buchhaltung selber machen?

3.1 Es ist gar nicht so schwer

3.1.1 Jeder kann und darf Bücher führen

Nirgendwo gibt es ein Gesetz, das besagt, dass die Buchhaltung für ein Unternehmen von einem ausgebildeten Buchhalter durchgeführt werden muss. Es gibt so genannte Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, die im Wesentlichen verlangen, dass ein Unternehmen Aufzeichnungen über alle seine Ein- und Ausgaben zu führen hat, die der Wahrheit entsprechen und für einen mit der Buchhaltung vertrauten Menschen nachvollziehbar sein müssen. Zudem müssen alle Unterlagen, die einen solchen Geschäftsfall betreffen (Rechnungen, Verträge etc.) in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden, und zwar so, dass man sie auch nach vielen Jahren wieder eindeutig zu einer solchen Aufzeichnung zuordnen kann. Zum Beispiel müssen Sie also eine Rechnung für den Kauf eines Computers, den Sie für Ihr Gewerbe verwenden, aufbewahren und dafür sorgen, dass Sie diese jederzeit wieder finden, wenn das Finanzamt prüfen möchte, ob Sie diesen Computer wirklich gekauft haben, und dassder Kaufbetrag auch wirklich so hoch ist, wie Sie es in Ihrer Steuererklärung angegeben haben.

3.1.2 Die meisten Geschäftsfälle kehren immer wieder

Gerade in kleineren Gewerbebetrieben sind die meisten Buchungen ziemlich einfach, und die meisten Geschäftsfälle wiederholen sich immer und immer wieder. So haben Sie jeden Monatpraktisch dieselbe Telefonrechnung (abgesehen vom Betrag und dem Datum) und stellen Ihren Kunden immer auf dieselbe Weise den Verkauf Ihrer Waren oder Ihre Dienstleistungen in Rechnung. Letztendlich bebuchen Freiberufler, kleine Firmen und Einzelunternehmer regelmäßig vielleicht 20 verschiedene Konten.

Komplizierte Sonderfälle, die zu wirklich schwierigen Buchungen führen, sind in kleinen Unternehmen eher die Ausnahme. Vor allem, wenn Sie nicht mit Dingen handeln, für die unser Staat sehr spezielle steuerliche Regeln aufgestellt hat (Immobilien, Wertpapiere, Unternehmensbeteiligungen, Edelmetalle, Rüstungsgüter o.ä.), ist die Buchführung oft sehr viel einfacher, als sich die meisten Leute das vorstellen.

Mit ein bisschen Übung und Routine erledigen Sie die monatliche Buchhaltung in weniger alseiner Stunde, inklusive Umsatzsteuer-Erklärung und allem drum und dran.

3.2 Kontolino! macht es besonders einfach

Wir haben in der Online-Buchhaltunssoftware Kontolino! diverse Hilfen und Werkzeuge eingebaut, mit denen die Buchhaltung auch für ungeübte und neu gebackene Buchhalter schnell und einfach zu erledigen ist.

Unser Buchungsassistent steht Ihnen jederzeit zur Seite, um Ihnen das Leben so einfach wie möglich zu machen. Er kennt eine große Zahl an Standardgeschäftsfällen, die Sie nach Stichworten durchsuchen können, und erstellt Ihnen einen vorgefertigten Buchungssatz, in den Sie nur noch das Datum und den Betrag eintragen müssen.


Mit Hilfe von Buchungsmustern können Sie sich selbst eine Sammlung von Buchungsvorlagen zusammenstellen, die z.B. für wiederkehrende Buchungen (Miete für das Ladengeschäft etc.) alle wichtigen Informationen enthalten.

Sie erfüllen mit der Nutzung des digitalen Belegarchives von Kontolino! automatisch die GoBD (d.h. die seit 01.01.2015 gültigen Regeln zur Archivierung von digitalen Belegen für die Buchhaltung), in dem Sie bei jedem Buchungssatz die digitalen Belege hinterlegen, jederzeit wieder ausdrucken und wieder herunterladen können.

3.3 Selberbuchen ist kostengünstig

Einer der ersten Ratschläge für Existenzgründer ist stets: Machen Sie nicht alles selbst, sondern lassen Sie es von einem Spezialisten erledigen.

Grundsätzlich ist da was dran. Man muss nicht alles und jedes selber machen, und es ist oft sehr viel sinnvoller, sich mit den eigentlichen Stärken und Aufgaben zu beschäftigen und so Mehrwert für die Kunden und sich selbst zu schaffen, anstatt lästige Routineaufgaben zu erledigen.

Bei der Buchführung kann man die Sache aber auch ganz anders betrachten: Sie müssen stets wissen, wo Sie finanziell stehen, vor allem am Anfang Ihrer Selbständigkeit. Solange Sie noch kein gut gehendes Geschäft haben, das Monat für Monat satte Überschüsse abwirft, müssen Sie so früh wie möglich ein klares Bild davon haben, ob Sie sich das Experiment Selbständigkeit noch leisten können, oder ob es bereits Zeit ist, sich über Alternativen Gedanken zu machen.

Ein wichtiger Punkt ist jedoch auch die Kostenseite. Jeder externe Dienstleister kostet Geld. Das gilt natürlich auch für Steuerberater und Buchführungsbüros. Hier sind schnell einmal 100 Euro pro Monat für die reine Kontierung Ihrer Geschäftsfälle fällig, die Steuererklärung am Ende des Jahres nicht mit gerechnet.

Und ganz ohne Papierkram geht es auch mit einem externen Buchhalter nicht: Sie müssen Ihre Belege sammeln, vorsortieren, eigene Belege erstellen (z.B. bei Bewirtungs- oder Reisekosten) und gesammelt an Ihren Dienstleister übergeben. Das eigentliche Verbuchen derGeschäftsfälle ist da bei kleinen Unternehmen und Freiberuflern oft der kleinste Teil und in einer halben Stunde erledigt.

So lassen sich beim Selberbuchen mit relativ geringem Zeitaufwand leicht 100 Euro und mehrim Monat sparen.

3.4 Sie sind schnell und unabhängig

Wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst machen, sind Sie stets direkt im Bilde über Ihre Finanzsituation, und müssen nicht bei einem Dienstleister nach Kennzahlen oder Berichten anfragen. Sie melden Sich an und finden alle relevanten Informationen direkt vor. Ohne Wartezeiten, Missverständnisse oder Zusatzkosten.


3.5 Im Falle eines Falles hilft Dir … das Finanzamt!

Es mag manchem Leser kalte Schauer über den Rücken jagen, aber die besten Berater in Sachen Buchhaltung und Steuer sitzen im Finanzamt. Der gemeine Finanzbeamte ist – und man sollte sich das durchaus einmal vor Augen führen – ein ganz normaler Mensch. Und einer seiner Aufträge ist es, dem Steuerbürger bei der Erklärung seiner Steuern mit Rat und Tat zur Seite zu stehen. Sie können jederzeit mit Ihren Fragen in steuerlichen Angelegenheiten zum Finanzamt gehen, und dort wichtige Informationen dazu erhalten, wie bestimmte Sachverhalte steuerlich und in der Buchhaltung zu behandeln sind. Finanzämter haben dazu Sprechstunden, teilweise sogar gesonderte Berater für Existenzgründer und Jungunternehmer, die in Steuerfragen weiterhelfen oder gar begleiten – zum Nulltarif und immer absolut getreu dem Buchstaben des Gesetzes.

Seien Sie also nicht scheu und gehen auf das Finanzamt zu, um einen Sachverhalt zu klären.

Wir selbst haben mit dieser Vorgehensweise schon sehr gute Erfahrungen gemacht. Hier kannes durchaus passieren, dass Ihnen ein sehr freundlicher Mensch anbietet, Sie zurückzurufen oder Ihnen einen Passus aus einem Gesetzestext oder einer Durchführungsverordnung zuzuschicken.

Natürlich wird Ihnen ein Finanzbeamter niemals einen grandiosen Steuerspartrick ausarbeitenoder Ihnen einen Buchungssatz formulieren helfen. Aber er kann Ihnen sagen, ob ein Sachverhalt eine Betriebsausgabe ist oder nicht, was Sie zum Nachweis einer betrieblichen Notwendigkeit einer Ausgabe beibringen müssen, und noch vieles mehr.

Durch ein Gespräch mit Ihrem Sachbearbeiter können Sie vor allem schon lange vor einer eventuellen Betriebsprüfung sicherstellen, dass ein bestimmter Sachverhalt auch korrekt abgewickelt wurde. Diese Rechtssicherheit kann Ihnen kein anderer steuerlicher Berater bieten.

3.6 Auch Selberbucher können einen Steuerberater konsultieren

Selber buchen heißt nicht unbedingt, alles ohne fachkundigen Beistand und hilfreiche Konsultationen beim Profi zu machen. Sie können jederzeit einen Steuerberater aufsuchen und zu komplizierteren Themen befragen, oder ihn mit der Erstellung Ihrer Jahressteuererklärungen beauftragen. Mit einem entsprechenden Zusatzbenutzer für Ihre Kontolino!-Daten kann Ihr Steuerberater sogar direkt auf Ihre Daten zugreifen und Ihnen bei der Buchhaltung unter die Arme greifen oder helfen, wichtige steuerliche Entscheidungen zu fällen.


4 Ihr Schnelleinstieg in die BuchführungWie eingangs versprochen gehen wir in diesem Teil des Buches nach der Kaltwasser-Methode vor: Wir werfen Sie mitten rein in die Buchführung mit der Online-Buchführungssoftware-Kontolino!

Schnallen Sie sich an und genießen Sie die Fahrt durch die ersten Schritte. Wenn es Ihnen irgendwo zu schnell wird, und Sie erst einmal ein paar Fakten zu den inhaltlichen Themen brauchen, schlagen Sie einfach im zweiten Teil des Buches nach, holen sich die Fakten, die Ihnen noch fehlen und steigen Sie dann wieder zu in unserem Selberbucher-Express.

4.1 Registrieren als neuer Benutzer

Wenn Sie sich – gerne auch für einen kostenlosen Test von Kontolino! - als neuer Benutzer registrieren möchten, besuchen Sie unsere Seiten unter http://www.kontolino.de Dort klicken Sie einfach oben rechts auf die Schaltfläche „Neu registrieren“.

Hier gelangen Sie in unseren Registrierungs-Assistenten, der Sie in 5 einfachen Schritten durch Ihre Registrierung führt.

4.1.1 Benutzername und PasswortIn diesem Schritt geben Sie Ihren Vor- und Nachnamen sowie Ihren Benutzernamen ein. Dafür benutzen Sie bitte eine E-Mail-Adresse, unter der wir Sie erreichen können. Außerdem geben Sie hier Ihr neues Passwort ein, mit dem Sie sich künftig bei Kontolino! anmelden möchten. Dieses Passwort können Sie später natürlich jederzeit ändern.

4.1.2 FirmendatenHier geben Sie Ihren Firmennamen sowie Ihre postalische Adresse an.

4.1.3 Erste BuchungsperiodeHier wählen Sie das Beginn- und Endedatum für Ihr erstes Buchungsjahr ein, das Sie in Kontolino! bearbeiten möchten. Meist ist die das aktuelle Kalenderjahr, oder, wenn Sie Ihr Gewerbe gerade erste angemeldet haben, der Zeitraum vom Beginn Ihrer unternehmerischen Tätigkeit bis zum 31.12. des Kalenderjahres. Ein Buchungs- oder Geschäftsjahr ist normaler Weise vom 1.1. bis zum 31.12., außer eben, wenn Sie Ihr Geschäft neu beginnen oder vor Ablauf eines Kalenderjahres beenden.

Wenn Sie in diesem ersten Buchungsjahr die Kleinunternehmerregelung nach §19 Umsatzsteuergesetz in Anspruch nehmen, können Sie hier den entsprechenden Haken setzen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, setzen Sie diesen Haken nicht. Sie können diese Angabe auchspäter noch ändern.

4.1.4 KontenrahmenHier suchen Sie sich aus, nach welchem Kontenrahmen Sie arbeiten möchten. Der Kontenrahmen ist die Liste aller Konten, die in einer Buchhaltung geführt werden. Kontolino!unterstützt die drei wichtigsten Kontenrahmen und bietet für alle drei denselben Funktionsumfang.


http://www.kontolino.de/

Insofern kann man die Wahl des Kontenrahmens durchaus als Geschmackssache abtun. Mehr Details zu den drei Kontenrahmen und Entscheidungshilfen finden Sie im Kapitel 5.1 .

Für Ungeduldige ohne Lieblingskontenrahmen: Wählen Sie hier den Industriekontenrahmen oder den Standardkontenrahmen 04, mit beiden machen Sie nichts falsch.

4.1.5 Zusammenfassung und Bestätigung per E-Mailauf der letzten Seite des Registrierungsassistenten zeigen wir Ihnen nochmals alle Informationen an, die Sie eingegeben haben. Wenn Sie daran Änderungen machen möchten, können Sie dies hier nochmals tun.

Sind alle Eingaben korrekt? Dann klicken Sie hier auf „Kostenlos anmelden“.

Und jetzt aufgepasst: Wir senden Ihnen daraufhin eine Nachricht an die E-Mail-Adresse, die Sie uns als Ihren neuen Benutzernamen angegeben haben. In dieser Mail erhalten sie einen Link, auf den Sie einmalig klicken müssen, um ihr neu registriertes Benutzerkonto zu aktivieren. Diese Aktivierung ist notwendig, um sicher zu stellen, dass Ihre Mail-Adresse korrekt ist. Außerdem bestätigen Sie mit diesem Schritt, dass wirklich Sie ein Benutzerkonto bei uns eröffnen und nicht irgendwer Ihre Daten bei uns einträgt.

Bei erfolgreicher Aktivierung erhalten Sie noch eine Begrüßungsmail von uns, und es kann endlich losgehen!

4.2 Die erste Anmeldung bei Kontolino!

Für einen schnellen Überblick über die Inhalte dieses Kapitels können Sie Sich auchunser Video „Erste Schritte in Kontolino“ auf folgender Seite ansehen:

http://www.kontolino.de/dokumentation

Danach lesen Sie weiter unter 4.4 .

Wenn Sie Sich in Kontolino! mit Ihrem Benutzernamen (E-Mail-Adresse) und Ihrem Passwort angemeldet haben, gelangen Sie auf die Kontolino!-Übersicht:


http://www.kontolino.de/dokumentation/

Am linken Bildrand sehen Sie die Menüleiste. Sie ist stets zu sehen, und mit ihr können Sie auf alle Funktionen von Kontolino! zugreifen. Wenn Sie nicht alle Menüpunkte auf Anhieb verstehen, müssen Sie sich keine Sorgen machen: wir werden die Punkte nach und nach in diesem Leitfaden erläutern. Keine Angst, treten Sie näher!

Die Übersichtsseite ist Ihr erster Anlaufpunkt in Kontolino!. Hier sehen Sie die wichtigsten Informationen zu Ihrer aktuellen Buchhaltung, etwa Ihren aktuellen Gewinn oder Verlust, welches Buchungsjahr Sie gerade bearbeiten und ob und wie lange Sie ein aktuelles Kontolino!-Paket besitzen.

Aber gehen wir die einzelnen Punkte nacheinander durch:

1. Kontolino! im Überblick: „Die ersten Schritte“ ist ein Menü, um Ihnen den Einstieg inKontolino! zu erleichtern. An diesen ersten Schritten orientieren wir uns in diesem Leitfaden.

2. Kontolino! im Überblick: „Aktuelle Buchhaltung:“ Hier sehen Sie, in welchem Geschäftsjahr Sie gerade buchen. Dies ist vor allem beim Buchen im neuen Jahr interessant, nicht dass man aus versehen das alte Jahr noch erwischt und darin bucht. Außerdem sehen Sie hier den ausgesuchten Kontenplan und das wichtigste: das aktuelle Ergebnis, sprich wie viel Gewinn, bzw. Verlust bis heute in Ihrem Unternehmen angefallen ist. Hier können Sie auch individuell weitere Kontensalden anzeigen lassen (z. B. Bank / Kasse / Forderungen / Verbindlichkeiten). So sehen Sie gleich Ihren Liquiditätsstand auf einen Blick.

3. Kontolino! im Überblick: „Ihre nächsten Steuertermine“: Dies ist eine wichtige Information für Sie, damit Sie wissen, wann Sie welche Steuererklärung dem Finanzamt zukommen lassen müssen. Abhängig davon, ob Sie gewerbesteuerpflichtig sind, welche Umsatzsteuer-Voranmeldungszeiträume für Sie gelten etc., werden hier die nächsten Termine angezeigt, die Sie beachten müssen.

4. Rechts auf dem Bild sehen Sie, mit welchem Benutzernamen Sie aktuell angemeldet sind, und welche Benutzerrolle Sie aktuell haben. Im Normalfall sind Sie als Administrator angemeldet, der sämtliche Funktionen im System ausführen darf. Verschiedene Benutzerrollen sind nur relevant, wenn Sie mehrere Benutzer in Kontolino! zulassen möchten (z.B. Ihren Steuerberater), von denen jedoch einige nichtalles sehen oder machen dürfen. Hier sehen Sie auch, wie lange Ihr Kontolino!-Paket noch gültig ist. Hier können Sie mit dem orangefarbenen-Button jederzeit ein neues Paket kaufen, um die Softwarelaufzeit zu verlängern oder aber zusätzliche Funktionalitäten frei zu schalten, wenn Sie diese benötigen (z.B. eine Anlagenbuchhaltung).

Nun kommen wir zu den einzelnen Schritten, mit denen Sie Ihr Unternehmen in der Kontolino!-Buchhaltungssoftware abbilden können. Dazu steht Ihnen in Kontolino! ein „Erste Schritte-Assistent“ zur Verfügung.

Dieser Assistent zeigt Ihnen, wenn Sie mit der Maus über einen der Punkte navigieren, im Hauptmenü an, wo der entsprechende Menüpunkt zu finden ist. Dadurch finden Sie sich schneller zurecht und finden fix die Orientierung in Kontolino!


4.3 Erfassung Ihrer Steuerlichen Daten für die Elster-Online-Schnittstelle

Wir folgen nun dem Ersten Schritte-Assistent und fangen damit an die für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuermeldungen am Jahresende erforderlichen Daten für das Finanzamt einzugeben. Damit stellen Sie sicher, dass Sie jedes Mal, wenn Sie eine Steuererklärung abgeben müssen, alle notwendigen Firmendaten hinterlegt sind. Diese Eingaben müssen, Sie nur einmal machen und dann nie wieder.

Nun klicken Sie auf „Steuerdaten für ElsterOnline“ und folgendes Fenster erscheint:

Diese Daten sind wichtig, damit Kontolino! Ihre Steuererklärungen an das richtige Finanzamt sendet und Ihre Steuertermine in der Übersicht richtig dargestellt werden.

Hier eine kurze Erläuterung zu den einzelnen Feldern:

1. Art des Betriebs: Hier füllen Sie einfach das Textfeld mit einer Kurzbeschreibung Ihres Unternehmens aus. Am besten tragen Sie hier den Text ein, den Sie auch auf Ihrer Gewerbeanmeldung angegeben haben, z.B. „Handel mit Materialien für Handarbeiten“ oder „Malerdienstleistungen“.

2. Sind Sie ein Einzelunternehmen? Dann setzen Sie hier einen Haken. Ansonstenkönnen Sie Ihre Rechtsform (z. B. UG, GbR) in ein Textfeld eingeben. Diese Information wird für die Anlage EÜR benötigt.

3. Sind Sie gewerbesteuerpflichtig? Dann setzen Sie hier einen Haken. HINWEIS: Gewerbesteuer wird fällig, ab einem Jahresgewinn von 24.500 € bei Gewerbebetrieben


4. Das zuständige Finanzamt können Sie aussuchen: Geben Sie die ersten 3 oder mehr Buchstaben im Suchfeld ein, und es erscheint eine Liste als Auswahl. Klicken Sie das richtige an und Kontolino! übernimmt dieses im Feld „Ort, Bezeichnung:“

5. Nun müssen Sie noch Ihre Steuernummer eintragen. Bei Steuernummer, tragenSie die Steuernummer für Ihr Gewerbe ein. Falls Sie noch keine Steuernummer besitzen, erhalten Sie diese vom Finanzamt, wenn Sie den Gewerbeschein bei der Stadt beantragt haben. Die Steuernummer ist immer wie folgt aufgebaut: 5 Ziffern, Schrägstrich, 5 Ziffern(XXXXX/XXXXX)

6. Bei der „Steuer-ID“ geben Sie ihre private Steuer-ID an. Diese ID bekommt seit ein paar Jahren jeder neue Staatsbürger automatisch ausgestellt.

7. „Umsatzsteuer-ID“: Die Umsatzsteuer-ID benötigen Sie für den Ein- / Verkaufins europäische Ausland. Diese müssen Sie beim Bundeszentralamt für Steuernbeantragen. Die Umsatzsteuer-ID kann man auch online beantragen. Diese beginnen in Deutschland immer mit DE gefolgt von 10 Ziffern.

8. Beim „Turnus für USt.-Voranmeldungen:“ können Sie zwischen quartalsweise und monatlich auswählen. Diese Information erhalten Sie auch von Ihrem Finanzamt und ist abhängig von der Höhe des Umsatzes. Wenn Sie vom Finanzamt noch keine Information dazu erhalten haben, gehen Sie als neuer Unternehmer von einer quartalsweisen Umsatzsteuer-Voranmeldung aus.

9. „Dauerfristverlängerung:“ Sie können beim Finanzamt eine so genannte Dauerfristverlängerung beantragen. Normalerweise muss bis zum 10. des Folgemonates die Umsatzteuererklärung beim Finanzamt abgegeben sein und ggf. die geschuldete Umsatzsteuer ans Finanzamt überwiesen sein. Mit der Beantragung und Genehmigung einer Dauerfristverlängerung haben Sie damit einen Monat länger Zeit. Haben Sie eine solche beim Finanzamt beantragt


(dies genügt einmalig und muss nicht jedes Jahr wieder erneut erfolgen), dann machen Sie hier einen Haken und Kontolino! weiß bescheid – und Sie können hier immer nachsehen, falls Sie es mal vergessen sollten.

Nun sind alle Dinge, die einmalig zum Beginn einer Buchhaltung getan werden müssen bereits erledigt. Die Grundlagen sind gelegt, Schritt 2 des Einführungsassistenten ist erledigt und die eigentlichen Buchungen können nun erfolgen.

4.4 Erfassen von Buchungssätzen

Zurück zum Einführungsassistenten gelangen Sie, indem Sie auf der linken Seite im Menü auf „Übersicht“ klicken.

Kommen wir nun also zum Kern der Buchführung: der Erfassung von Geschäftsfällen als Buchungssätze. Dabei kommt hier auch das digitale Belegarchiv zum Einsatz. Für jede Buchung, können Sie bis zu 5 Dateien mit jeweils einer maximalen Größe von 2 MB hinterlegen. Das Schöne daran ist, dass dies zum einen komplett gesetzeskonform (GoBD) ist und zum anderen damit sichergestellt ist, dass jeder hinterlegte Beleg wiederauffindbar, jederzeit wieder ausdruckbar und auch wieder lokal abgespeichert werden kann. Zum Belege erfassen klicken Sie entweder auf den 2. Schritt des „Einführungsassistenten“ oder auf „Belege buchen“ im Menü.

Für einen schnellen Überblick über die Inhalte dieses Kapitels können Sie Sich auchunser Video „Belege buchen“ auf der folgenden Seite ansehen:


Danach lesen Sie weiter unter Schritt 4.8 .

In Kontolino! haben Sie grundsätzlich drei Möglichkeiten, einen Buchungssatz zu erfassen:

1. Mit Hilfe des BuchungsassistentenDer Buchungsassistent ist eine enorme Arbeitserleichterung für Buchhaltungs-Laien, die sich mit den Fragen nach Soll oder Haben schwer tun, und auch (noch) nicht alle wichtigen Konten im Hinterkopf haben. Mit dem Buchungsassistenten ist ein Buchungssatz in wenigen Mausklicks erfasst und fertiggestellt. Der Buchungsassistentkennt einige hundert typische Geschäftsvorfälle und kann Ihnen einen Buchungssatz so vorbereiten, dass Sie nur noch das Datum und den Betrag eingeben müssen, den Rest erledigt der Assistent für Sie.

2. Die klassische Erfassung von Soll- und Habenkonten Alte Hasen, die den Kontenplan fast auswendig kennen und im Grunde schon in fertigen Buchungssätzen denken, werden die klassische Erfassungsmöglichkeit von Buchungssätzen schätzen. Hier können Sie selbst die ausgefallensten Geschäftsfälle verbucht werden. Kontolino! hat auch für diese Selberbucher einige kleine Hilfestellungen parat, die enorm viel Tipparbeit sparen und die Erfassung beschleunigen. Näheres hierzu können Sie unter dem Kapitel 4.7 nachlesen.



3. Bankeinzüge importieren

Sie können in Kontolino! Ihre Bankumsätze importieren und dann von dort aus direkt buchen. Dies hat mehrereVorteile: Der Buchungssatz wird bereits mit den Informationen aus dem Bankauszug vorausgefüllt (z. B. der Buchungstext, der Betrag,das Soll- / oder Habenkonto) und Sie können direkt kontrollieren, ob Sie alle Umsätze Ihres Bankkontos korrekt verbucht haben. Hierzu gibt es einen eigenen Menüpunkt und damit auch eine eigene Beschreibung unter dem Kapitel 4.6 Bankauszüge importieren.

Die ersten beiden Möglichkeiten sind in Kontolino! in ein und demselben Dialog zusammengefasst. Das heißt, Sie können beliebig mal nach der einen und mal nach der anderen Methode arbeiten, ohne sich an einen anderen Dialog gewöhnen zu müssen. Sie nehmen einfach die Hilfe vom System an, die Sie gerade benötigen und machen Ihre Buchhaltung schnell und zuverlässig.

Hier können Sie nun ganz gewohnt Datum und Belegnummer, eingeben. Sie können aber auch unseren Beleganummernautomat (Der Belegnummernautomat) verwenden.Des Weiteren können Sie hier Ihre digitalen Belege hinterlegen. Dazu können Sie entweder direkt aus Ihrem Explorer Dateien per Drag & Drop auf den „Wolke“-Button ziehen oder Siekönnen auf den „Wolke“-Button klicken. Daraufhin öffnet sich der Explorer und Sie können wie gewohnt die entsprechende Datei aussuchen.Sobald Sie die Datei ausgesucht haben, wird diese hochgeladen und erscheint im entsprechenden Fenster. Klicken Sie auf diese Datei, dann können Sie diese im unteren Bereich des Fensters jederzeit sehen, ausdrucken oder erneut woanders speichern.

Daraufhin gehen Sie zum Text-Feld. Hier werden Sie nun schon von Kontolino! unterstützt. Tippen Sie hier eine Kurzbeschreibung Ihres Geschäftsfalles ein, z. B. „Strom“ macht Kontolino! Ihnen Vorschläge. Klicken Sie einen Vorschlag an, sind bereits die Konten ausgefüllt. Sie können natürlich im Nachgang die Konten nochmals bearbeiten indem Sie die Pfeiltaste drücken. Übrigens: Findet Kontolino! Für einen angeklickten Geschäftsfall mehrere Gegenkonten, ist der Pfeil in orangener Farbe. Ein Klick darauf und Sie bekommen die zur Auswahl vordefinierten Gegenkonten angezeigt.

Finden Sie nichts passendes, können Sie natürlich auch die Konten einzeln auswählen:


Die Soll- und Habenkontoauswahl wird in Kontolino! unterstützt: wenn Sie einfach die Anfangsbuchstaben (z. B. Umsatz) eingeben, bekommen Sie die passenden Konten vorgeschlagen. Mit der Enter-Taste oder per Mausklick wählen Sie das richtige Konto aus. Wenn Sie bereits die Kontonummern wissen, können Sie natürlich auch diese eingeben und bekommen Ihr Konto vorselektiert. Mit der Tab-Taste können Sie bequem von Feld zu Feld springen. Durch das nochmalige betätigen der Enter-Taste nach der Auswahl des Mehrwertsteuercodes, können Sie die Buchung verbuchen. So können Sie die Hände zum Buchen komplett auf der Tastatur lassen und müssen nie zur Maus wechseln. Aber Sie könnennatürlich auch die Maus bedienen. Gehen Sie ganz Ihren Vorlieben nach.

Zusätzlich finden Sie rechts oben den Buchungsassistenten. Hier können Sie selber durchblättern oder über Suchbegriffe weitersuchen (auch hierzu gibt es ein Video unter: Belege erfassen, Buchungsassistent.)

Gehen wir diesen für unser Beispiel der Ausgangsrechnung für Handelswaren nochmals durch: Sie klicken auf das plus vor den Umsatzerlösen und folgende Auswahl erscheint:

Klicken Sie nun auf die Umsatzerlöse für Handelswaren zum allgemeinen Umsatzsteuersatz:

Wir haben das Geld noch nicht, also müssen wir Forderungen aus L und L auswählen und es erscheint in der linken Maske nun der vorausgefüllte Buchungssatz. Sie müssen nur noch das Datum, die Belegnummer und den Betrag eingeben, auf Verbuchen klicken und fertig.


Immer noch zu umständlich? Dann bietet Ihnen der Kontolino!-Buchungsassistent noch zusätzlich die Suchfunktion: Sie geben z. B. Umsatz ein und gehen auf das Filternsymbol.

Daraufhin erfolgt folgende Auswahl:

Sie klicken wieder die Zeile an, die Sie möchten und weiter geht es wie oben beschrieben.

So erfassen Sie jetzt nach und nach alle Buchungen. Sind Sie Sich bei manchen Konten unsicher, so bietet Ihnen unser Kontierungslexikon weitere Hilfestellung an.

Des Weiteren haben wir eine Checkliste erarbeitet, wie Sie Punkt für Punkt alle Buchungen im Monat nacheinander durchführen und abhaken können. Diese finden Sie unter unseren Arbeitshilfen.

Alle Buchungen erledigt? Dann können Sie bereits jetzt Ihre Umsatzsteuervoranmeldung direkt beim Finanzamt mit der Kontolino!-Schnittstelle abgeben. Wie das geht, können Sie imKapitel 4.8 lesen.

4.5 Der Belegnummernautomat

Wenn Sie in Ihrer Buchhaltung die Belegnummern automatisch vergeben lassen möchten, können Sie Nummernkreise anlegen, die dann beim Buchen verwendet werden können.

Meist verwendet man verschiedene Nummernkreise, um die Art der Belege von einander unterscheidbar zu machen, z.B. Eingangsrechungen, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge usw. Hier hat jeder so seine eigene Methode.Kontolino! unterstützt Sie dabei, indem Sie verschiedene Nummernkreise anlegen können.


4.5.1 In diesen Nummernkreisen zählt Kontolino! automatisch hoch und vermeidet so die Vergabe doppelter Belegnummern.So legen Sie in der Buchhaltungssoftware Kontolino! Belegnummernkreise an

Dazu klicken Sie auf „Verwalten→Automatische Belegnummern“.

Mit einem Klick auf „Neuer Nummernkreis“ starten Sie die Neuanlage eines Nummernkreises.

Hier vergeben Sie eine Bezeichnung für den Nummernkreis. Wählen Sie hier einen prägnanten Namen, da Sie beim späteren Buchen den Nummernkreis anhand dieser Bezeichnung auswählen.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, optional einen festen Text vor der Nummer, sowie einen danach anzugeben. Wir entscheiden uns hier für eine Belegnummer, die mit der Silbe „Ein-“ beginnen soll, um Eingangsrechnungen zu markieren.

Schließlich geben Sie an, mit welcher Nummer Kontolino! zu zählen beginnen soll. Sie habenja vielleicht schon einige Belege in Ihrer bisherigen Buchhaltung verbucht und möchten die Belege lückenlos weiter nummerieren.

In der letzten Zeile sehen Sie nach jeder Änderung, wie eine automatische Nummer aussehen wird.

Vielleicht möchten Sie noch ein Leerzeichen beim Präfix einfügen oder ähnliches und die Wirkung dieser Änderung gleich hier prüfen.

Wenn Sie mit der Festlegung des Nummernkreises fertig sind, speichern Sie ab und kehren zur Übersicht zurück.


4.5.2Verwendung der automatische Belegnummern beim Verbuchen:Klicken Sie dazu wie gewohnt auf den Menüpunkt „Buchen→Belege buchen“ und gelangen in unseren Buchungseditor.

Bei der Belegnummer sehen Sie nun eine Auswahlliste, mit der Sie zwischen der manuellen Vergabe einer Belegnummer und einer automatischen Belegnummer aus einem Ihrer Belegnummernkreise wählen können.

Manuelle Belegnummern sind nach wie vor wichtig, wenn Sie zum Beispiel mehrere Buchungssätze zu einem Beleg erfassen müssen. Dann lassen Sie sich beim ersten Buchungssatz eine automatische Belegnummer vergeben und geben diese dann bei weiteren Buchungssätzen nochmals manuell ein.

Aber zurück zur automatischen Belegnummer: Sie wählen hier den Nummernkreis aus, mit dem unsere neue Buchung nummeriert werden soll und erfassen wie gewohnt die Daten der Buchung.

Stimmt alles, klicken Sie auf verbuchen.

Da Sie die Belegnummer vermutlich noch auf den eben verbuchten Beleg notieren müssen, zeigt Kontolino! in der Erfolgsmeldung die automatisch vergebene Belegnummer an. Sie können diese nun auf dem Papierbeleg notieren (in unserem Beispiel "Ein-15" und ihn abheften. Schon kann es mit dem nächsten Buchungssatz weiter gehen.


4.6 Bankauszüge importieren

Ihre meisten Geschäftsfälle laufen sowieso über Ihr Geschäftskonto? Dann nutzen Sie doch die Bankschnittstelle in Kontolino! Sie laden bei Ihrer Bank einen Kontoauszug im entsprechenden Format herunter und speichern diese bei Ihnen ab. Daraufhin gehen Sie in Ihre Buchhaltungssoftware Kontolino! und laden diesen hier hoch. Der Vorteil für Sie ist, dass - einmal festgelegt - Kontolino! Ihnen die Buchungssätze bereits mit Informationen aus dem Kontoauszug vorausfüllt. So müssen Sie nur noch wenige Informationen ergänzen und Ihre Buchhaltung geht damit schneller von der Hand.

4.6.1 Banken verwalten und CSV-Importfilter festlegenDiesen Schritt müssen Sie für jede Ihrer Geschäftsbanken nur einmalig durchführen, wenn Sie direkt Ihre Bankauszüge importieren und verbuchen möchten. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Sie gehen im Menü unter den Punkt „Verwalten“ und wählen hier den Eintrag „Bankverbindungen“ aus.

Auf der Seite „Bankverbindungen verwalten“ können Sie Bankverbindungen anlegen, ihnen ein Fibu-Konto zuweisen, auf dem die Umsätze verbucht werden sollen, sowie den Importfilter festlegen, mit dem die Umsätze eingelesen werden sollen.

4.6.2 Importformate für KontoauszugsdatenDas CSV-Format

Manche Banken bieten ausschließlich das Comma-Separated Values (CSV)-Format an. Dieses hat den Vorteil, dass es leicht zu lesen ist und praktisch direkt mit einem Tabellenkalkulationsporgramm geöffnet werden kann. Unter Windows öffnet sich beim Klickauf eine .csv-Datei meist direkt Ihr Tabellenkalkulationsprogramm, z.B. Excel oder Calc. Der große Nachteil von CSV ist jedoch, dass es keinerlei Standard gibt, wie die Datei aufgebaut sein muss. Entsprechend bunt ist auch die Landschaft der CSV-Dateien: praktisch jede Bank kocht ihr eigenes Süppchen, fügt am Anfang oder am Ende der Datei mal ein paar Zeilen ein, die gar nicht zum CSV-Standard passen und lässt mal einige wichtige Informationen wie den Laufsaldo oder den Abschlusssaldo eines Auszugs.

Das MT940-Format

Viele Banken, etwa die Sparkassen, bieten neben dem CSV-Format das MT940-Format an. Im Gegensatz zu CSV ist das eigentlich ein sehr gut durchspezifiziertes Format, das auf internationaler Ebene standardisiert ist. Leider gibt es trotzdem Unterschiede zwischen den Banken, die mal hier und da vom Standard abweichen. Wir haben für Kontolino! die MT940-Exportdateien einiger Banken durchprobiert und die Unterschiede bei der Programmierung unseres Importfilters berücksichtigt.

Leider haben sich einige Banken dazu entschieden, das MT940-Format gar nicht oder nur im Rahmen von geschäftskundenspezifischen (und damit kostenpflichtigen) Zusatzprodukten anzubieten.


http://www.kontolino.de/dokumentation/buchungssaetze-erfassen/bankauszuege-importieren-und-verbuchen/bankauszuege-verbuchen/

Tipp: Wenn Ihre Bank das Format MT940 zum Download anbietet, sollten Sie dieses dem CSV-Format absolut vorziehen.

Das SEPA-Format (EBICS) CAMT.053

Im Rahmen des einheitlichen Zahlungsverkehrsraumes für die EU ist ab 2017 ein neues Format zumindest verfügbar, aber leider bei den meisten Banken zum Jahresstart 2017 noch nicht oder nur gegen teils heftige Aufpreise. Das CAMT.053 – Format ist XML-basiert und wird in Zukunft sicher eine große Rolle spielen, vielleicht sogar alle anderen Formate ersetzen.

Aktuell unterstützt Kontolino! Auszüge im CAMT.053 – Format noch nicht, aber das ist in Vorbereitung.

Erfassung von Kontoinhaber und IBAN

Auf der Seite „Bankverbindung bearbeiten“ geben Sie den Kontoinhaber, die IBAN und das Konto (Fibu-Konto) ein, auf dem die Bankumsätze in Ihrer Buchhaltung gebucht werden sollen.

Damit ist das Bankkonto mit dem Fibu-Konto verknüpft. Es fehlt aber noch die Festlegung, wie Sie Kontoauszüge einlesen und für die Buchhaltung verwenden möchten.

Festlegen des Importformats

Wenn Sie den Import von Kontoauszügen nutzen möchten, klicken Sie hier nach der Eingabe der IBAN und dem Kontoinhaber auf den Button „Bearbeiten“, um festzulegen, wie der Import von Bankumsätzen ablaufen soll.

Je nachdem, in welchem Format Ihre Bank Kontoauszugsdaten bereitstellt, wählen Sie auf derSeite „Importfilter für Bank-Umsätze bearbeiten“ fest, welches Importformat Sie nutzen möchten. Bitte denken Sie daran: wenn Ihre Bank das MT940-Format anbietet, sollten Sie diesem den Vorzug geben.


Möchten Sie das MT940-Format nutzen, drücken Sie hier einfach „Speichern“ und sind mit den Vorbereitungen fertig. Kontolino! hat einen allgemeinen MT940-Importfilter, der für alle Banken funktioniert.

Spezielle Einstellungen für des Importformat für CSV-Auszugsdateien

Wenn Ihre Bank nur das CSV-Format anbietet, wählen Sie in der Auswahlliste „Importfilter“ den Eintrag „CSV (Komma-getrennte Werte)“. Sie sehen sofort: Sie sind noch nicht am Ziel, es erscheinen ein paar mehr Eingabefelder:

Wir haben in Kontolino! schon einige CSV-Importfilter für wichtige Banken eingepflegt (so genannte allgemeine Importfilter). Wenn Sie Glück haben, haben wir also schon alles vorbereitet, dass es mit Ihrer Bank klappt. Steht hinter „Allgemeiner Filter“ der Satz „Sie verwenden den allgemeinen CSV-Importfilter für die xxx-Bank“, ist alles erledigt.

Um sicher zu gehen, dass die Umsätze aus CSV-Dateien Ihrer Dateien korrekt eingelesen werden, können Sie eine solche Datei testen.


Festlegen eines individuellen Importfilters

In Deutschland sind rund 4500 Banken tätig. Da, wie Sie jetzt gelernt haben, fast jede davon ein eigenes CSV-Format erfunden hat, sind die Chancen leider hoch, dass ausgerechnet Ihre Bank noch in unserem Katalog der Banken fehlt, deren CSV-Format wir schon als allgemeinen Importfilter angelegt haben.

In diesem Fall, oder wenn Sie mit den Ergebnissen unseres allgemeinen Filters nicht zufrieden sind, können (oder müssen) Sie sich mit unserem Assistenten einen eigenen CSV-Iportfilter stricken.

Um eine CSV-Umsatzdatei einzulesen, muss der Importfilter einige Informationen über die CSV-Datei kennen:

Welches Trennzeichen steht zwischen den Spalten?

In den meisten Fällen ist das bei den deutschen Banken ein Semikolon. Das Komma wird ja zumeist als Dezimaltrennzeichen in Beträgen genutzt.

Wie viele Zeilen Vorspann hat eine CSV-Datei, bevor der erste Umsatz aufgelistet

wird?Viele Banken geben hier in bunt variierender Form Zusatzinformationen aus, etwa, wer den Auszug abgerufen hat, wann er abgerufen wurde, um welches Konto es sich handelt oder welchen Saldo das Konto hatte, bevor die nachfolgenden Umsätze gebucht wurden. Diese Zeilen werden in Kontolino! nicht benötigt.

Welche Spalten hat der „echte“ CSV-Teil und in welcher Spalte steht was?

Eine CSV-Datei ist streng genommen eine Datei, in der jede Zeile gleich viele Felder hat, und zwischen diesen Feldern steht ein Trennzeichen. Jede Bank hat ihre eigene Vorstellung davon, was alles in solch einer Zeile stehen soll, und in welcher Reihenfolge. Deswegen muss ein CSV-Importfilter für Ihre Bank genau wissen, was inder Spalte 1,2,3 oder x steht.

Gibt es einen Nachspann, und wie viele Zeilen ist dieser lang?

Manche Banken kleben auch nach der letzten Zeile mit Umsätzen noch ein paar Zusatzinformationen in ihre CSV-Datei. Volksbanken haben hier zumeist den Anfangs- und Abschluss-Saldo des Auszugs hingepackt. Leider nicht alle Banken gleich…

Wenn Sie nun also einen eigenen CSV-Filter anlegen möchten, klicken Sie auf „Eigenen Filter anlegen“ – Kontolino! führt Sie dann durch ein paar Seiten, in denen wir Ihnen die wichtigen Fragen zur Klärung der eben gestellten Fragen stellen. Keine Angst, das ist alles sehr viel einfacher, als es nun erstmal klingt. Kommen Sie einfach mit auf unsere Reise durch den CSV-Importfilter-Assistenten:

Hochladen einer Beispieldatei

Nun können Sie einen ersten Kontoauszug als Beispieldatei mit dem Klick auf die Wolke hochladen. Haben Sie dies gemacht, erscheint unten in einem noch unformatierten Format diese Datei. Sie können nun festlegen, ob die einzelnen Spalteneinträge in Ihrer Datei mit einem Komma oder einem Semikolon getrennt werden. Wie gesagt, meist ist es das


Semikolon, und wir haben beim Hochladen der Datei auch schon in die Datei hineingeschaut und das herauszufinden versucht.

Wenn Sie die Datei hochgeladen haben, zeigen wir Ihnen in „Inhalt der Datei“ auch nochmalsan, was Sie da hochgeladen haben. Falls das gar keine Auszugsdatei ist, sehen Sie das hier. Die Datei sehen Sie jetzt noch in ihrem Rohzustand, später zeigen wir Ihnen dann auch noch im Detail, was anhand Ihrer im Folgenden noch zu machenden Angaben wird.

So weit, so gut: das war einfach. Klicken Sie „Weiter“, um endlich richtig loszulegen.

Wo ist der erste Umsatz?

Auf der nächsten Seite müssen Sie nun zuordnen, welche Zeile den ersten Umsatz enthält. Dazu klicken Sie einfach auf den kleinen Checkbutton neben der Zeile mit den ersten Umsatzdaten. (NICHT auf die Zeile mit den Spaltenüberschriften!).

Bei einigen Banken ist der Vorspann vor der ersten Umsatzzeile wirklich lang, deswegen zeigen wir Ihnen hier die ersten 20 Zeilen Ihrer Testdatei an.

Manche Banken übermitteln als ersten Quasi-Umsatz den Anfangssaldo. Ist das bei Ihrer Bank der Fall, selektieren Sie bitte das Ankreuzfeld bei „Diese Zeile enthält den Anfangssaldo“.


Und der letzte?

Manche Banken kleben noch Daten hinter den letzten Umsatz, oft sogar in einem Aufbau, der so gar nicht zum Rest der CSV-Datei passen will (weniger Spalten, andere Inhalte in den Spalten etc.). Diesen Nachspann muss Kontolino! einfach ignorieren.

Um also festzulegen, wie viele Zeilen am Ende der Datei keine Umsätze mehr sind, selektieren Sie in diesem Schritt diejenige Zeile mit dem letzten Umsatz. Wenn die Datei keinen Nachspann hat, klicken Sie auf „Diese Datei hat keinen Nachspann“ oder selektieren Sie die allerletzte Zeile.

In unserem Beispiel (siehe nachfolgendes Bild) überträgt die Bank in der letzten Zeile keinen zu buchenden Umsatz, sondern den Tagessaldo nach der letzten Buchung. Deswegen haben wir für diesen Filter zusätzlich die Option „Die letzte Zeile enthält den Abschluss-Saldo“ angekreuzt.


Jetzt ist zumindest mal klar, von wo bis wo in der Datei die eigentlichen Umsätze zu finden sind. In einem letzten Schritt muss jetzt noch festgelegt werden, wie die Umsätze erkannt werden, und welche Informationen in den Spalten der Umsätze stehen. Dazu klicken Sie auf „Weiter“.

Spalteninhalte festlegen

Im Schritt „Importfilter für CSV-Bankauszüge bearbeiten“ zeigt Ihnen Kontolino! wiederum Daten aus der Datei an, die Sie hochgeladen haben. Und zwar in der ersten Spalte die Überschrift der Spalten, wie sie in der Datei vorzufinden sind. In der zweiten Spalte zeigt Ihnen Kontolino! beispielhaft die Daten des ersten Umsatzes in der Datei an, damit Sie sich ein Bild davon machen können, wie die Daten aussehen.

In der dritten Spalte schließlich dürfen Sie Sich austoben: welche Information ist das in diesem Feld? Hier legen Sie fest, als was die Inhalte der Spalte in der CSV-Datei interpretiert werden sollen, also z.B. die IBAN des Gegenkontos oder der Verwendungszweck.

Nicht jede Information interessiert für die Fibu. So haben wir in Kontolino! keinerlei Verwendung für z.B. eine Währungsangabe oder sein S/H-Kennzeichen. Auch mit der Spalte „Kontonummer“ können wir nicht viel anfangen (heutzutage arbeitet man ja mit der IBAN). Für solche Spalten wählen Sie einfach den Eintrag „Spalte ignorieren“.


Manche Banken haben mehrere Spalten für den Verwendungszweck. Deshalb können Sie in Kontolino! Mehrere Spalten dem Verwendungszweck zuordnen. In Kontolino! werden diese dann aneinandergereiht dargestellt.

Haben Sie alles festgelegt? Ja? Dann klicken Sie auf „Weiter“. Es wird Ihnen nochmals das Ergebnis des Imports für den kompletten Kontoauszug angezeigt.

Bitte prüfen Sie hier nochmals, ob alles passt und ob das richtige Ergebnis herausgekommen ist. Wenn Sie dann auf „Speichern“ klicken, ist der Importfilter fertig und Sie können endlich loslegen mit dem Importieren von Bankumsätzen.

Test des CSV-Filters

Sie können jederzeit einen Test Ihrer Importdaten machen, indem Sie eine CSV-Datei Ihrer Bank auf das blaue Wolkenknöpfchen ziehen. Kontolino! zeigt Ihnen dann, welche Daten es aus der CSV-Datei mit dem gewählten Filter herausliest.


Sie sollten hier prüfen, ob die Angaben zu den einzelnen Spalten im Auszug im richtigen Feldankommen und vor allem, ob alle Umsätze der CSV-Datei auch wirklich ausgelesen wurden. Letztes ist vor allem für CSV-Dateien mit einem Vor- und oder Nachspann wichtig!

Speichern und Fertig!

Wenn Sie mit unserem oder Ihrem eigenen CSV-Filter zufrieden sind, klicken Sie auf Speichern und verlassen den Dialog zur Festlegung des Importfilters.

4.6.3 Bankauszüge verbuchen

Nun können Sie die Bankauszüge importieren und verbuchen.Um einen Importvorgang und das Verbuchen zu starten, klicken Sie im Menü im Abschnitt „Buchen“ auf den Menüpunkt „Bankauszüge“. Es werden Ihnenanschließend alle konfigurierten Bankverbindungen und eventuell noch nicht fertig verbuchen Umsätze angezeigt.

Klicken Sie auf die Wolke oder ziehen Sie eine Datei von Ihrem lokalen Rechner auf die Wolke, um die Datei zu Kontolino! hoch zu laden und den Import der Umsätze zu starten. Anschließend sieht die Seite dann so aus:

Sie sehen auf einen Blick, wie viele Kontopositionen sie hochgeladen haben, wie viele zur Verbuchung anstehen, wieviele Sie als erledigt markiert haben und wie viele noch nicht von Ihnen bearbeitet wurden.


Im Drop-Down-Menü mit dem Zahnrädchen verbergen sich 2 Optionen:

Verbuchen

Auf diesen Punkt gehen wir im Folgenden Text genauer ein. Hiermit verbuchen Sie die Umsätze

Erledigt

Wenn Sie diesen Kontoauszug als erledigt markieren möchten, um ihn in dieser Übersicht nicht mehr angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf diesen Menüpunkt. Der Kontoauszug steht dann nicht mehr für eine Verbuchung über diesen Assistenten mehrbereit. Natürlich können Sie die Buchungssätze ganz normal im Buchungsjournal bearbeiten und korrigieren.

Verbuchen der Umsätze

Was sehen Sie hier alles: Oben links sehen Sie alle Umsätze des importierten Kontoauszuges. Mit den Pfeiltasten können Sie von einem Umsatz zum nächsten Blättern. Mit Klick auf „Zurück“ verlassen Sie diesen Assistenten.

Rechts oben sehen Sie Angaben zur Bank und Sie sehen – sofern Ihre Bank das im CSV aufführt – den Saldo des Bankkontos und Ihren Banksaldo in Kontolino! (hier FiBu-Saldo genannt). Somit sehen Sie blau immer die Differenz zwischen tatsächlichem Bank- und in Kontolino! verbuchten Banksaldo. Des Weiteren sehen Sie, wie viele Buchungssätze zur


Bearbeitung anstehen, bereits verbucht wurden oder als erledigt markiert wurden und wie viele somit noch nicht bearbeitet wurden. Die Box rechts oben ist also quasi Ihre Schaltzentrale für den großen Überblick.

Links unten sehen Sie nun den gewohnten Buchungsdialog: Er wurde schon mit den Bankinformationen vorausgefüllt: So sehen Sie das Datum, den Text, das Habenkonto und den Betrag schon vorbelegt.Sie können diese Angaben noch verändern, wenn Sie möchten. In der Regel aber müssen Sie nur die noch offenen Restangaben ergänzen und den Buchungssatz dann „Verbuchen“.

Wie im normalen Buchungsdialog gewohnt, können Sie hier auch Belegdateien an den Buchungssatz anhängen, Mehrwertsteuer festlegen und bei innergemeinschaftlichen Erwerbendie UST-ID Ihres Kunden eintragen. Alles ganz normal, nur eben schon zur Hälfte vorausgefüllt.

4.6.4 Umsatz anpassen oder gar nicht verbuchen?Meistens buchen Sie alle Bankumsätze. Es gibt aber auch Fälle, in denen sich zwar etwas auf dem Bankauszug zeigt, aber dieser Umsatz nicht oder anders verbucht werden muss. Zum Beispiel, wenn

Sie Geld zwischen zwei Geschäftskonten umbuchen und dieser Vorgang bereits

ausgehend vom Kontoauszug des anderen Kontos verbucht wurde sich die Bankauszüge überschneiden und Sie bereits die Buchungen in einem früheren

Bankauszug verbucht haben

Sie haben mehrere Buchungen für einen Umsatz?Manchmal gibt es für einen Umsatz mehrere Buchungssätze. Zum Beispiel

wenn es mehrere Umsatzsteuercodes für eine Rechnung gibt,

mehrere Konten angesprochen werden sollen oder

es sich um die Erstattung oder die Zahlung aus einer UStVA heraus handelt. Abhängig

davon, wie Sie Ihre UStVA-Vorauszahlungen verbuchen, müssen Sie diesen Bankumsatz als zwei Buchungssätze verbuchen.

Dann können Sie ganz bequem auf den Button "Neuen Buchungssatz hinzufügen" gehen. Daraufhin öffnet sich ein weiterer Reiter im Buchungsdialog. Dies können Sie so oft wiederholen, wie Sie Buchungssätze für diesen einen Umsatz benötigen. So können Sie alle Ihre Buchungen hier eingeben, die für diesen einen Bankumsatz erforderlich sind:


http://www.kontolino.de/dokumentation/umsatzsteuer/verbuchen-der-umsatzsteuervoranmeldung-ustva/

Sie gehen am Schluss ganz normal einmal auf "Verbuchen" und alle Ihre Buchungssätze werden verbucht.

Haben Sie am Schluss alle Umsätze so erledigt und die aktuelle Differenz zeigt "0" an, dann haben Sie alle Umsätze richtig verbucht und sind bereits fertig.


4.7 Die Eröffnungsbilanz

Diesen Schritt können Sie, wenn Sie nur eine Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder Kleingewerbetreibender sind komplett überspringen. Falls Sie dies tun möchten, dann machen Sie beim Kapitel 4.8 „Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben“ weiter.

Wir empfehlen Ihnen aber, zumindest die Anfangssalden für die Konten Bank, Kasse, Forderungen und Verbindlichkeiten einzugeben. So können Sie jederzeit Buchungsfehler schnell erkennen, indem Sie den gebuchten Kontolino!-Kontostand mit dem tatsächlichen Kassenstand bzw. Girokontosaldo vergleichen. Zusätzlich haben Sie so schnell einen Überblick über Ihren momentanen Liquiditätsstand.

Zur Erstellung der Bilanz ist der Schritt 3 allerdings notwendig.

Im Erste-Schritte Assistenten klicken Sie auf den Link „Kontenplan und Eröffnungsbilanz“ und gelangen auf folgende Seite:

In diesem Dialog können sie im Wesentlichen drei verschiedene Dinge tun:

1. Anfangssalden der Konten eingebenZum Beginn eines Buchungsjahres gibt es Anfangsbestände, z.B. ein Startkapital, das Sie sich aus Ihrem Privatvermögen an die Firma übertragen haben, oder Bestände an Waren für die Regale in ihrem neuen Ladengeschäft.


2. Konten oder Kontengruppen ein- oder ausblendenVon den vielen hundert Konten, die ein Kontenrahmen zu bieten hat, ist lange nicht jedes wichtig für Ihr Unternehmen. In der regelmäßigen Buchhaltung werden Sie vermutlich nur ein paar Dutzend Konten tatsächlich benötigen.

3. Bezeichnung Ihrer Konten und Gruppen anpassenManche Konten sind in den Kontenrahmen sehr allgemein gehalten. So kann es Sinn machen, das Konto „Guthaben bei Banken 1“ in „Girokonto 123456 bei Sparkasse Irgendwo“ umzubenennen. Damit finden Sie dann Ihre Konten beim Buchen schnellerund helfen sich selbst dabei, Fehler zu vermeiden. Übrigens können Sie die Kontenbezeichnungen jederzeit wieder auf den Ursprungszustand zurücksetzen.

Somit erstellen Sie Ihren auf Ihr Unternehmen angepassten individuellen Kontenplan.

Für unseren Schnellstart in die eigene Buchführung ist hier erstmal nur die Erfassung von Anfangssalden relevant. Die anderen beiden Punkte können Sie erst einmal ignorieren und vielleicht später einmal anschauen – oder wenn Sie sich schon etwas besser auskennen.

4.7.1 Was sind Anfangssalden? Um zu sehen, ob Ihre Tätigkeit einen Erfolg hat, also ob sich die Plackerei für das eigene Ladengeschäft überhaupt lohnt, müssen Sie ab und an einmal einen Kassensturz machen, und schauen, ob denn nun mehr oder weniger Geld da ist, als am Beginn der Selbständigkeit. Deshalb müssen Sie zunächst einmal festhalten, mit welchem Vermögen (oder Schuldenstand) Sie beginnen. Die Eröffnungsbilanz ist also praktisch der Ausgangspunkt für jeden Vergleich.

Wie Sie schon wissen, ist die Buchführung in Konten gegliedert, die den gesamten Geschäftsbetrieb in kleine Einheiten zerlegt, die einen genaueren Blick hinter die Kulissen erlauben. So haben Sie vielleicht nach einem Jahr weniger Geld auf der Bank als am Jahresanfang, aber Sie haben sehr viele Rechnungen an Kunden geschrieben, die in den nächsten Wochen bezahlt werden. Zwar sieht also der Banksaldo nicht besonders gut aus, aber mit den Forderungen an Ihre Kunden wird sich das sehr bald ändern und Sie können das Jahr als erfolgreich verbuchen. Durch die Aufspaltung Ihrer Bestände auf verschiedene Konten haben Sie nun also einen sehr genauen Blick darauf, wie es aktuell oder auch in einigen Tagen um Ihr Geschäft steht.

Damit der Saldo eines Kontos überhaupt einen Aussagewert hat, muss es einen Anfangswert haben. Sind 8.000 Euro auf dem Bankkonto ein guter oder ein schlechter Kontostand? Abgesehen davon, dass 8.000 Euro sehr viel Geld sind, hängt die Antwort von verschiedenen Faktoren ab:

Waren zu Jahresbeginn 50 oder 50.000 Euro auf dem Konto?

Sind diese 8.000 Euro womöglich ein frisch von der Bank überwiesenes Investitionsdarlehen für Ihre neue Ladeneinrichtung, stehen also auf einem Kreditkonto 8.000 Euro Schulden gegenüber?

Sie sehen, ein Konto für sich ist nur aussagefähig, wenn es auch widerspiegelt, wie es sich entwickelt hat. Und es kann für sich gesehen ein falsches Bild abgeben, wenn man nicht beachtet, was noch so alles in Ihrer Buchhaltung steckt.

Deswegen ist für jedes Konto sehr wichtig, dass es mit einem Anfangssaldo beginnt. Das ist der Kontostand zur Stunde null, also zum Beginn des Geschäftsjahres oder Ihrer Unternehmerschaft.


Praktische Beispiele für Konten, die einen Anfangsbestand haben können:

Eine Kasse mit Wechselgeld für die ersten Tage nach der Eröffnung (aus dem privatenGeldbeutel bezahlt)

◦ Anfangsbestände: Kassenkonto: 1500 Euro, Privatkonto: -1500 Euro

Von Privat oder Dritten eingebrachtes Geld oder Gegenstände (Familiendarlehen, Regale, ein PC etc.)

◦ Anfangsbestände: Geschäftsausstattung: 300 Euro, Privatkonto: -300 Euro

In der Praxis haben die wenigsten Konten bei einem neu gegründeten Unternehmen einen Anfangsbestand. Oder besser gesagt: die meisten Konten haben einen Anfangsbestand von 0 Euro. Nur bei Konten, die einen anderen Bestand als 0 Euro haben, müssen Sie aktiv werden.

Ganz anders sieht es in den Folgejahren aus: über die Monate und Jahre entwickeln sich Bestände an Waren, Geld und vielleicht auch Schulden, und die Salden am Ende eines Jahres werden ins neue Jahr als Anfangssalden übernommen. In Kontolino! werden diese Salden über die Jahre automatisch fortgeschrieben, sodass Sie sich darüber in allen Folgejahren keineGedanken zu machen brauchen.

Genauso ist es, wenn Sie schon länger selbständig sind, und Ihre Buchhaltung bisher mit einem anderen System geführt haben, und in Zukunft mit Kontolino! arbeiten möchten. Dann sind auf einigen Konten bereits Beträge aufgelaufen. Diese können Sie einfach als Anfangssalden in die Eröffnungsbilanz abtippen.

Ein Beispiel für eine Aktiverfassung: in unserem Unternehmen sind PCs (also Büromaschinen) im Wert von insgesamt 1724,94 € (netto) und Büromöbel im Wert von 1438,16 € (netto) vorhanden. Dazu klicken Sie einfach auf den Betrag und ein neues Fenster geht auf, hier tippen Sie den Wert ein und klicken auf OK.

Ein Beispiel für die Passiverfassung: in unserem Unternehmen wurde vom Privatvermögen des Unternehmers 16.064,92 € in das Unternehmen eingebracht, damit zu Beginn etwas Geld im Unternehmen vorhanden ist. Dies wird auf dem Privatkonto eingegeben.

Sind Sie alle Aktiv- und Passivkonten durchgegangen und haben alle Vermögenswerte, bzw. Geldherkünfte erfasst? Gratulation: Sie haben bereits Ihre Eröffnungsbilanz komplett erstellt


und nebenher die jährlich verpflichtende Inventur und Schritt 1 unseres Einführungsassistenten erledigt.

4.7.2 Die Eröffnungsbilanz

Die Eröffnungsbilanz können Sie Sich anzeigen lassen, indem Sie links auf dem Menü den Jahresabschluss und dann die Formatierte Bilanz anklicken. Nun erscheint folgendes Fenster: Hier wählen Sie das ganze Kalenderjahr aus, lassen den Haken bei „Konten ohne Buchungen ausblenden“ gesetzt und klicken auf Anzeigen.

Und schon erscheint Ihre offizielle Eröffnungsbilanz.

Dabei ist wichtig, dass in einer Eröffnungsbilanz die Summe aller Aktiva immer gleich hoch sein muss wie die Summe aller Passiva.

Sollte das nicht stimmen, müssen Sie auf Fehlersuche gehen und Eingaben korrigieren. Denn Sie können ja nur so viel in Ihrem Unternehmen als Vermögen haben (Aktiva) wie Sie selber in das Unternehmen eingebracht und ggfs. durch Schulden hinzubekommen haben (Passiva).


4.7.3 Kontosalden kontrollieren

Haben Sie alle Buchungen erfasst, sollten Sie überprüfen, ob die Kontostände Ihrer Buchhaltung mit den tatsächlichen übereinstimmen. Das machen Sie am Besten, indem Sie zum Einen den Bankbestand evtl. den Kassenbestand und den Forderungsbestand überprüfen. Wir erklären dies am Beispiel des Bankbestandes. Sie haben einen Saldo Ihres Kontoauszuges. Dieser muss mit dem Saldo in Kontolino! nun übereinstimmen. Dies überprüfen Sie indem Sie im Menü auf Auswerten, Kontoauszug klicken.

Nun geben Sie im Kontofeld Bank ein und wählen die 2800 aus.

Nun wählen Sie noch den Zeitraum aus, gehen auf Anzeigen und Sie sehen unten die ersten 10 Buchungssätze standardmäßig. Sollten Sie mehrere Seiten haben, dann können Sie Sich beim Button „3“ durchklicken oder beim Button „4“ auf alle Einträge gehen. Nun sehen Sie rechts beim Button „5“ den Saldo. Dieser muss mit Ihrem Bankauszug übereinstimmen. Wenn nicht, haben Sie Sich verbucht und können direkt durch Anklicken des falschen Buchungssatzes (siehe Button „6“) diesen korrigieren.


4.8 Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben

Nachdem Sie die Buchungen erfasst, haben, können Sie nun die Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt erstellen und direkt abgeben. Auch hierzu gibt es ein Online-Video unter Abgeben einer UStVA mit der ElsterOnline-Schnittstelle. Dies geht wie folgt: Sie klicken im linken Menü auf Elster Online. Folgendes Untermenü erscheint:

Sie wählen nun den Zeitraum aus und gehen auf Erstellen. Daraufhin können Sie den ganzen Ausdruck sehen. Wenn Sie ganz nach unten scrollen, sehen Sie Ihre Umsatzsteuerschuld und können die Voranmeldung direkt ans Finanzamt schicken, indem Sie auf den Absenden-Button drücken:

Für alle weiteren Voranmeldungen müssen Sie nun nur noch die Belege buchen. Alle anderen Schritte (Anfangssalden bearbeiten, steuerliche Daten erfassen) sind nicht mehr notwendig.

Für jede neue Umsatzsteuervoranmeldung, müssen Sie nur noch Ihre Beleg buchen (Kapitel 3.5), Ihre Salden kontrollieren (Kapitel 3.7) und die Anmeldung direkt ans Finanzamt abschicken (s.o.). Dann sind Sie immer mit Ihrer Buchhaltung auf dem Laufenden und können zum Jahresende Ihre Abschlussbilanz erstellen, die EÜR ausdrucken und die Salden mit unserem Assistenten ins neue Jahr übernehmen.


4.9 Einstellungen ändern

Stören Sie inzwischen als Profi, die Ansicht der ersten Schritte (Button 1) und die Sprechblasen (Button 2)?

Dann schalten Sie diese doch einfach aus unter dem Menüpunkt Mein Konto, mein Profil.

Durch Ausklicken der Häkchen, können Sie die Hilfetexte und den 1.-Schritte-Assistent ausschalten. Gehen Sie am Schluss auf Speichern und fertig.


5 Hintergrundwissen Buchhaltung

5.1 Kontenrahmen

Unter Kontenrahmen versteht man eine gegliederte Liste aller Konten, die grundsätzlich zum Buchen zur Verfügung stehen. Die DATEV hat hierfür für verschiedene Unternehmensgruppen (z. B. Handel / Industrie…) eigene Kontenrahmen erstellt.

In Kontolino! Stehen die drei wichtigsten Kontenrahmen zur Verfügung:

Standardkontenrahmen 03 (SKR03) Standardkontenrahmen 04 (SKR04) Industriekontenrahmen (IKR)

Die so genannten Standard-Kontenrahmen SKR03 und SKR04 wurden von der DATEV eG inNürnberg herausgegeben. Aufgabe der DATEV als eine Genossenschaft der Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und ähnlicher Berufsgruppen ist unter anderem, ihren Mitgliedern eine EDV-Landschaft zur Durchführung ihres Tagesgeschäfts anzubieten. Deshalb sind die Kontenrahmen der DATEV bei Steuerberatern sehr verbreitet und damit sicher die beiden meist genutzten Kontenrahmen in Deutschland.

5.1.1 Standardkontenrahmen 03 (SKR 03)

SKR03 und SKR04 haben in etwa dieselben Konten anzubieten (knapp 1600 Konten), sind aber unterschiedlich gegliedert. Der SKR 03 gliedert sich anhand des Prozesses, wie in einem Unternehmen Waren hergestellt bzw. verkauft werden (Prozessgliederungsprinzip). Zuerst wird das Vermögen des Unternehmens aufgeführt, das Basis für ein Unternehmen ist. Dann wird der Bestellvorgang mit den dazugehörigen Beständen an Rohstoffen, Handelswaren etc. abgebildet. Nun werden die betrieblichen Aufwendungen dargestellt (was benötige ich, um mein Endprodukt herzustellen, z. B. Stromkosten, Verbrauch von Rohstoffen…). Als nächstessind die fertigen Erzeugnisse erstellt, was man an den Beständen sieht und zum Schluss werden diese verkauft, womit dann Ertrag entsteht.

Der SKR03 ist vor allem für Firmen geeignet, die im Rahmen ihres Rechnungswesens auch eine Kosten- und Leistungsrechnung abwickeln möchten.

Der SKR 03 wird meist von kleineren Unternehmen oder von Unternehmen genutzt, die keineproduzierenden Industriebetriebe sind. Also von Handels- und Dienstleistungsunternehmen.

Der SKR 03 gliedert sich wie folgt:

Kontenklasse 0 beinhaltet alle Anlage- und Kapitalkonten Kontenklasse 1 beinhaltet alle Finanz- und Privatkonten Kontenklasse 2 beinhaltet alle Abgrenzungskonten Kontenklasse 3 beinhaltet alle Wareneingangs- und Bestandskonten Kontenklasse 4 beinhaltet alle Aufwandskonten Kontenklasse 7 beinhaltet alle Bestände an Erzeugnissen Kontenklasse 8 beinhaltet alle Ertragskonten


http://www.kontolino.de/dokumentation/grundlagen-der-buchfuehrung-2/

5.1.2 Standardkontenrahmen 04 (SKR 04)

Wie der SKR03 stammt der SKR04 von der DATEV eG. Die Gliederung der Kontengruppendes SKR04 am so genannten Abschluss-Gliederungsprinzip, also an der Struktur der Bilanz. Der SKR04 ist vor allem in Industriebetrieben und großen Unternehmen weit verbreitet.

Der SKR 04 gliedert sich wie folgt:

Kontenklasse 0 beinhaltet alle Konten des Anlagevermögens (Aktivkonten) Kontenklasse 1 beinhaltet alle Konten des Umlaufvermögens (Aktivkonten) Kontenklasse 2 beinhaltet alle Eigenkapitalkonten (Passivkonten) Kontenklasse 3 beinhaltet alle Fremdkapitalkonten (Passivkonten) Kontenklasse 4 beinhaltet alle betrieblichen Erträge Kontenklasse 5,6 beinhalten alle betrieblichen Aufwendungen Kontenklasse 7 beinhaltet alle weiteren Erträge und Aufwendungen

5.1.3 Industriekontenrahmen (IKR)Kompakt im Vergleich zu den Standardkontenrahmen (“nur” knapp 800 Konten) bietet er dennoch alles, was vor allem kleinere und mittlere Unternehmen brauchen. Der Industriekontenrahmen wurde vom Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI) erarbeitet und wird vor allem in der schulischen sowie der Berufsausbildung genutzt. Dieser Kontenrahmen bietet sich vor allem dann für Sie an, wenn Sie in Schule, Berufsausbildung oder Studium die Grundlagen der Buchführung mit dem IKR kennen gelernt haben, oder wenn Sie sich einen kompakten und übersichtlichen Kontenrahmen wünschen.

Der IKR gliedert sich wie folgt:

Kontenklassen 0, 1, 2 beinhalten alle Aktivkonten (also Anlage- und Umlaufvermögenoder auch Geldverwendung)

Kontenklassen 3, 4 beinhalten alle Passivkonten (also Privatvermögen und Fremdvermögen oder auch Geldherkunft)

Kontenklasse 5 beinhalten alle die Ertragskonten Kontenklassen 6 und 7 beinhalten alle Aufwandskonten

5.1.4 Welchen Kontenrahmen ist der Richtige für mich?Zunächst einmal: dem Finanzamt ist es völlig egal, welchen Kontenrahmen Sie benutzen. Sie könnten sogar einen ganz eigenen erfinden, solange Sie alle steuerlichen und rechtlichen Anforderungen an eine ordentliche Buchführung einhalten.

Alle genannten Kontenrahmen erfüllen diese Bedingung und sind weit verbreitet.

Auch beim Funktionsumfang von Kontolino! gibt es keine Unterschiede zwischen den Kontenrahmen. Alle unsere Funktionen sind in allen Kontenrahmen verfügbar und gleichermaßen unterstützt.

Für Selberbucher gibt es da eigentlich nur einen Rat: nehmen Sie den Kontenrahmen, den Sie vielleicht schon in der Berufsschule kennen gelernt haben, oder den, den Ihnen Ihr Buchführungshelfer oder Steuerberater empfiehlt. Sie haben sich ein Buch gekauft und kommen mit den Beispielen darin gut zurecht? Dann nutzen Sie den Kontenrahmen, den dieses Buch verwendet. Wenn Sie bisher Ihre Buchführung vom Steuerberater haben machen




lassen, und nun selbst Hand anlegen möchten, verwenden Sie den Kontenrahmen, den Ihr bisheriger Buchhalter genommen hat, und Sie können dessen Buchungssätze einfach abschreiben.

So einfach oder schwierig ist das. Sie haben eine Bekannte, die die Buchhaltung in einem Unternehmen macht, und Ihnen ggf. helfen kann? Verwenden Sie den Kontenrahmen, den sie auch in der Firma nutzt und sie wird sich leichter tun, Ihnen unter die Arme zu greifen.

Wenn Sie sich erst neu in die Buchführung einarbeiten, gehen Sie einfach davon aus, dass Sie immer denselben Aufwand haben werden, sich in die Kontonummern und -Bezeichnungen einzuarbeiten. Und dieser Aufwand wird immer ungefähr derselbe sein, egal, welchen Kontenrahmen Sie nutzen.

Wenn Sie nun noch immer nicht so recht wissen, welchen Kontenrahmen sie nutzen sollten, empfehlen wir Ihnen entweder den Industriekontenrahmen oder den SKR 04.


5.2 Kontenplan bearbeiten

Unter Kontenplan versteht man den an ein Unternehmen angepassten Kontenrahmen, in dem nur noch die für das Unternehmen wirklich relevanten Konten verfügbar sind.

In diesem neuen Kontenplan sind zunächst alle Konten des Kontenrahmens aktiv. Damit können Sie sofort loslegen mit der Arbeit. Den Kontenplan können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen und zum Beispiel nicht benötigte Konten ausblenden.

5.2.1 Der Kontenplan kann an Ihre Bedürfnisse angepasst werden

Sie werden jedoch feststellen, dass in allen Listen und Aufstellungen viele Konten enthalten sind, die Sie vermutlich niemals nutzen werden. Vor allem bei ausgedruckten Listen oder der formatierten Bilanz ist das nicht optimal, denn die Übersichtlichkeit leidet doch sehr unter derFülle.

Deswegen gibt es in Kontolino! die Möglichkeit, einzelne Konten oder ganze Kontengruppen auszublenden, also inaktiv zu stellen. Damit wird dieses Konto nicht mehr als Bestandteil des Kontenplans betrachtet und wird nicht zur Bebuchung angeboten.

5.2.2 Aktivieren und Deaktivieren von KontenEine wichtige Funktionalität ist die Aktivierung/Deaktivierung von Konten für Ihren Kontenplan. Dazu setzen Sie einfach den Haken in der Spalte “Aktiv”, um ein Konto zu aktiveren. Wenn Sie ein Konto nicht besuchen möchten, entfernen Sie den Haken in der Spalte “Aktiv”.

Wenn Sie eine Kontengruppe einblenden, werden automatisch alle darin enthaltenen Konten und Kontengruppen aktiviert.

5.2.3 Voraussetzungen für das Aktivieren und Deaktivieren von KontenManche Konten und Gruppen können nicht ausgeblendet werden.

Konten können nur ausgeblendet werden, wenn

sie einen Anfangssaldo von 0,00 € aufweisen keine Buchungssätze in der aktuellen Buchungsperiode Umsätze auf diesem Konto

tätigen, oder anders ausgedrückt: keine Bewegungen auf dem Konto gebucht wurden und demnach auch der aktuelle Saldo 0,00 € beträgt

Kontengruppen können nur ausgeblendet werden, wenn alle darin enthaltenen Konten und/oder Kontengruppen ausgeblendet werden können.

Aktivieren kann man ein Konto oder eine Kontengruppe nur, wenn die übergeordnete Kontengruppe bereits aktiviert ist.

5.2.4 Ausgeblendete Konten können jederzeit wieder aktiviert werdenUmgekehrt kann es natürlich sein, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt feststellen, dass Sie ein Konto doch benötigen. Dazu können Sie jederzeit in die Kontenplan-Bearbeitung gehen und Konten wieder aktivieren. Sie sind dann ab sofort zur Bebuchung verfügbar und tauchen in der Bilanz wieder auf.

Beispiel:


Sie gründen Ihr Gewerbe und nutzen kein Firmenfahrzeug für Ihre Tätigkeit. Daher können Sie Konten, wie die laufenden KFZ-Kosten oder Kfz-Steuer etc. ausblenden und damit ignorieren. Nach ein paar Jahren schaffen Sie nun doch ein Fahrzeug an. Dann aktivieren Sie die ausgeblendeten Konten einfach und können ab sofort auch Buchungssätze für diese erfassen.

5.3 Inventur und Inventar

Mit der Inventur fängt alles an: Hier wird durch eine Bestandsaufnahme (Inventur) durch Zählen, Wiegen oder Messen genau ermittelt, welche Vermögensgegenstände und Schulden ein Betrieb hat. Diese Inventur muss zur Eröffnung des Betriebes durchgeführt und dann regelmäßig zum Ende eines Wirtschaftsjahres gemacht werden.

Der Gesetzgeber hat an eine Inventur folgende Mindestanforderungen (HGB §§ 240, 257) :

– Alle Vermögensgegenstände und Schulden müssen vollständig erfasst werden,

– die Vermögensgegenstände und Schulden müssen eindeutig bezeichnet und übersichtlich gruppiert werden,

– die Mengenangaben müssen genau nach Anzahl, Maß oder Gewicht erfolgen,

– die Inventuraufzeichnungen müssen das Datum der Inventur und die Unterschriften des Aufnahmepersonals erhalten und 10 Jahre aufbewahrt werden.

Die Aufstellung, die die Ergebnisse der Inventur festhält, heißt Inventar. Es gliedert sich in 3große Bereiche:

1. Vermögen

Das Anlagevermögen ist dazu bestimmt, dem Betrieb langfristig zu nutzen. Ob ein Vermögensgegenstand dem Anlage- oder dem Umlaufvermögen zuzuordnen ist, hängt allein von der geplanten Nutzungsdauer ab.

Anlagevermögen (Gegenstände, die länger im Unternehmen im Gebrauch sind: z. B. Maschinen, Gebäude, Möbel)

Umlaufvermögen (Gegenstände, die eine kurze Nutzungsdauer im Betrieb haben: z. B.Rohstoffe, Handelswaren, Büromaterial)

2. Schulden

langfristige Schulden kurzfristige Schulden


http://die-warenwirtschaft.de/warenbestand-inventur/aufbewahrungsfrist-welche-inventur-unterlagen-durfen-2012-in-den-reiswolf/

http://die-warenwirtschaft.de/warenbestand-inventur/inventur-messen-wiegen-zahlen-das-sollten-sie-beachten/

3. Ermittlung des Reinvermögens

Summe des Vermögens – Summe der Schulden = Reinvermögen (Eigenkapital)

5.4 Bilanz

Da das Inventar in größeren Unternehmen oft mehrere Ordner füllt, und damit die Übersichtlichkeit verloren geht, muss eine Bilanz erstellt werden (siehe HGB §§ 242, 266).

Die Bilanz gliedert sich wie folgt:

1. Aktiva (Auflistung aller Vermögensgegenstände)

2. Passiva (Auflistung des Eigenkapitals und Fremdkapitals (Schulden))

5.5 Auflösung der Bilanz in Bestandskonten

Da nicht jeder Geschäftsfall direkt in der Bilanz gebucht werden kann, müssen die einzelnen Bilanzpositionen in Bestandskonten aufgelöst werden. Diese Aufgliederung kann je nach Gewerbe verschieden erfolgen. In Kontolino! sind deshalb verschiedene Kontenrahmen hinterlegt: IKR (Industriekontenrahmen), der SKR03 (Standardkontenrahmen 03) und der SKR04 (Standardkontenrahmen 04). Sobald Sie Sich für einen Kontenrahmen entschieden haben, erfolgt die Aufgliederung der Bilanz in den Kontenrahmen automatisch. Dabei erhält auch jedes Konto seine eigene Nummer. Da vermutlich viel mehr Konten im Kontenrahmen enthalten sind, wie Sie tatsächlich benötigen, bietet Ihnen Kontolino! die Möglichkeit einzelne Konten auszublenden (s.o.).

Aufgrund der Gliederung der Bilanz in Aktiva und Passiva (s.o.) unterscheidet man Aktiv- und Passivkonten. Konten haben immer zwei Seiten: Die linke Seite ist die Sollseite, die rechte die Habenseite.

Bei den Aktivkonten werden die Anfangsbestände immer auf der Sollseite gebucht und dort nimmt deren Bestand zu.

Bei den Passivkonten werden die Anfangsbestände auf der Habenseite gebucht und dort nimmt deren Bestand zu.

5.6 Belege: Was sind überhaupt Belege? Braucht man diese in jedem Fall?

Einer der wichtigsten Grundsätze in der Buchführung lautet:Keine Buchung ohne Beleg!!!

Dabei unterscheidet man zwischen

Externen Belegen (Fremdbelege): Das sind Belege, die im Geschäftsverkehr mit Dritten (z. B. Lieferanten / Kunden) entstanden sind: z. B. Eingangsrechnungen, Kontoauszüge der Bank, Kassenbelege, Ausgangsrechnungen


http://www.kontolino.de/dokumentation/kontenrahmen-und-kontenplan/kontenplan-bearbeiten/

http://www.kontolino.de/uberblick/kontenrahmen/

http://www.kontolino.de/uberblick/kontenrahmen/

Internen Belegen (Eigenbelege): Das sind Belege, die aus Gründen der Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Buchführung selbst erstellt werden müssen: z. B. Inventarlisten, Abschreibungsbelege, Belege für den Eigenverbrauch, Bewirtungsbelege, Belege für die KFZ-Nutzung. Hierzu finden Sie unter ArbeitshilfenFormulare, die Sie benutzen können.

Eigenbelege müssen mindestens folgende Angaben enthalten:

Ausstellungsdatum des Beleges

Geschäftsvorfall (also eine kurze Beschreibung, um welchen Sachverhalt es geht)

Betrag und evtl. Mehrwertsteuerbetrag / -code

Aussteller des Beleges

Die Unterschrift des Ausstellers

Somit können Sie auch Eigenbelege machen, wenn mal ein Beleg nicht mehr auffindbar sein sollte. Zusätzlich müssen dann noch der Zahlungsempfänger mit Anschrift und der Grund für den Eigenbeleg aufgeführt werden.

Bitte gehen Sie mit dem Thema Eigenbelege aber nicht zu großzügig um. Jeder kann mal einen Tankbeleg oder eine Rechnung für zwei Tassen Kaffee bei der Besprechung mit einem Kunden vergessen. In so einem Falle ist ein Eigenbeleg auch mal völlig in Ordnung, zumal, wenn sich eine Ausgabe womöglich durch eine Abbuchung von der Kreditkarte oder per ec-Cash mit dem Kontoauszug zusätzlich belegen lässt.

Dennoch können Sie nicht einfach für Alles und Jedes einfach einen Eigenbeleg ausstellen und davon ausgehen, dass das Finanzamt jede Ausgabe einfach so als abzugsfähig von Ihrem Gewinn anerkennt. Sie müssen stets glaubhaft darlegen können, dass eine Ausgabe für die Zwecke Ihres Unternehmens notwendig war, und auch tatsächlich getätigt wurde. Bei einer Betriebsprüfung kann Ihnen das Finanzamt durchaus auch einmal den Abzug einer Ausgabe als Betriebsausgabe verwehren, und Sie müssen Ihren zu versteuernden Gewinn notfalls auch noch nach ein paar Jahren nach oben korrigieren und Steuern nachzahlen.

Kommen wir nun zur Vorbereitung und zum Arbeitsablauf beim Buchen

Belege sammeln und thematisch oder nach Datum sortieren

Überlegen welche Konten bebucht werden müssen und auf dem Beleg notieren (nennt man Vorkontierung) – hierzu hilft Ihnen Kontolino! durch den Buchungsassistenten und weitere Features, die wir Ihnen später noch vorstellen

in Kontolino! buchen – hierzu hilft Ihnen Kontolino! durch den Buchungsassistenten und weitere Features, die wir Ihnen später noch vorstellen

Belegnummer, der in Kontolino! erteilt wird auf dem Originalbeleg notieren (auf Kontoauszug und z.B. auf der Eingangsrechnung)

für den gesamten Kontoauszug eigene Belegnummer vergeben und dort notieren

Kontoauszüge und andere Belege nach Belegnummer sortiert abheften

Stand des Kontoauszuges der Bank mit Stand des Kontolino!-Bankkontos (Kontoauszug) vergleichen – ggfs. Abweichungen bereinigen!

Umsatzsteuervoranmeldung mit Kontolino! abschicken und ggfs. den fälligen Betrag ans Finanzamt überweisen


http://www.kontolino.de/dokumentation/umsatzsteuer/abgeben-einer-ustva-mit-der-elsteronline-schnittstelle/

http://www.kontolino.de/arbeitshilfen/

http://www.kontolino.de/download/Bewirtungskosten.pdf


Weiterführende Links zum Buchen finden Sie auch auf unserem Blog:

So verwalten Sie Ihre Belege im Buchführungsordner

Ein paar Tipps zum Umgang mit Belegen

Belege nummerieren, sortieren und abheften

Checkliste Buchungsablauf und Erstellung interner Belege

5.7 Buchungsbeispiel

Sie haben die Belege nun gesammelt und sortiert. Fangen wir nun mit den Buchungen am Beispiel einer Ausgangsrechnung, die Sie am 30.09.15 über 100 € erstellt haben in Kontolino!an:

Fangen wir nun mit dem Belegdatum an. Hier müssen Sie Sich nun unterscheiden, ob Sie einer sogenannten IST-Besteuerung oder SOLL-Besteuerung unterliegen. Dazu ist wieder ein Ausflug in das Hintergrundwissen notwendig:

5.7.1 SOLL- oder IST-Besteuerung

Unter der Ist-Besteuerung versteht man, dass zu dem Datum verbucht wird, an dem auch die Zahlung fließt. D.h. Sie erhalten einen Zahlungseingang zu einer Ausgangsrechnung vom 30.09.2015 über 100 € am 15.10.2015. Dann buchen Sie diesen Beleg bei der Ist-Besteuerung zum Datum 15.10.2015.

Bei der Soll-Besteuerung dagegen, wir die Rechnung immer zum Ausstellungsdatum der Rechnung gebucht. Bleiben wir beim obigen Beispiel. Sie würden bei der Sollbesteuerung dieRechung zum Datum vom 30.09.2015 buchen.

Die Auswirkung der verschiedenen Besteuerungsarten ist, dass Sie in der IST-Besteuerung erst die Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen, wenn Sie auch bereits Ihr Geld erhalten haben.D.h. Sie treten nicht in Vorleistung gegenüber dem Finanzamt.


http://www.kontolino.de/ein-paar-tipps-zum-umgang-mit-belegen/

http://www.kontolino.de/der-buchfuehrungsordner/

Leider ist aber die SOLL-Besteuerung in Deutschland laut Gesetz der grundsätzlich vorgegeben. Nur unter folgenden Voraussetzungen dürfen Sie die IST-Besteuerung anwenden:

Wenn der gesamte Umsatz des Vorjahres weniger als 500.000 EUR betragen hat Für alle Freiberufler, die Ihren Gewinn mittels der Einnahmen-Überschuss-Rechnung

(EÜR) bestimmen.Diese können auch unabhängig von den Umsätzen des Vorjahres immer zur Ist-Versteuerung wechseln.

Dazu müssen Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt einen Antrag stellen.

Zurück zum Datum: Hier geben Sie also, falls Sie der SOLL-Besteuerung folgen immer das Rechnungsdatum / Belegdatum ein oder falls Sie der IST-Besteuerung folgen immer das Datum des Zahlungseinganges bzw. Zahlungsausganges ein.

Wir folgen im Beispiel der SOLL-Besteuerung und geben für unsere Ausgangsrechnung das Datum 30.09.2015 ein:

5.7.2 Beleg nummerieren

Kommen wir nun zum Beleg-Feld: Sie nummerieren Ihre Belege selber mit Nummern durch. Dazu bietet es sich an für Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Kontoauszüge und Kassenabrechnungen verschiedene Nummernkreise zu überlegen. Z. B. alle Ausgangsrechnungen fangen mit A an, gefolgt von einer laufenden Nummer, alle Eingangsrechnungen mit E, gefolgt von einer laufenden Nummer, alle Kontoauszüge mit KO und einer laufenden Nummer und für die Kassenabrechnungen bietet sich KA mit laufender Nummer an. So sehen Sie auf einen Blick, um welche Art von Beleg es sich handelt. Genau indieser Struktur empfehlen wir Ihnen auch einen Ordner mit Registern anzulegen, so dass Sie sehr schnell Ihre Belege in Kontolino! und im Ordner wieder finden. Diese Nummernkreise können Sie auch in Kontolino! Anlegen (siehe Kapitel: Der Belegnummernautomat). Kontolino! zählt dann innerhalb dieser Nummernkreise automatisch die Belege hoch, so dass die Gefahr einer Doppelvergabe von Nummern minimiert wird.


Wir geben für unser Beispiel der Ausgangsrechnung die Belegnummer A1 ein. Diese steht auch auf der Rechnung.

Nun können Sie die Rechnung digital hinterlegen (z. B. als pdf). Dazu nehmen wir eine Beispieldatei. Wir gehen in den Explorer und ziehen die entsprechende Datei auf die Wolke.

Alternativ können Sie auch auf den „Wolke-Button“ klicken. Dann öffnet sich der Explorer und Sie können wie gewohnt die Datei über den Pfad auswählen. Daraufhin erscheint die Datei als Anlage (siehe Bild auf der nächsten Seite). Soblad Sie diese Anlage anklicken, können Sie das Dokument unten sehen. Hier können Sie das Dokument auch jederzeit wieder ausdrucken oder erneut bei Sich lokal abspeichern.


Gehen wir weiter: Beim Textfeld haben Sie die Möglichkeit einen freien Text einzugeben, indem Sie den Beleg kurz inhaltlich beschreiben. Wir geben ein, dass die Ausgangsrechnung an die Firma Testanus und über Spielzeug ging – je nachdem, was Sie hier eingeben, werden Sie auch von Kontolino! unterstützt, da schon viele Geschäftsvorfälle angelegt sind (siehe Kapitel Erfassen von Buchungssätzen ). Dann können Sie auf einen Geschäftsvorfall klicken und die Soll- und Habenkonten sind bereits vorbelegt. Wir gehen aber von einem Fall aus, indem das noch nicht der Fall ist:

Zum Thema Soll- und Habenkonto ist nun wieder ein Ausflug in die Buchhaltungswelt notwendig:


5.7.3 Hintergrundwissen Soll- und Habenkonto

Konten haben immer zwei Seiten: Eine Sollseite und eine Habenseite. Je nachdem, um welcheArt von Konto es sich handelt, nehmen die einen in der Sollseite zu, die anderen in der Habenseite.

Jeder Geschäftsfall verändert mindestens zwei Bestände. Somit wird in jeder Buchung immer eine Soll- und eine Habenseite von zwei verschiedenen Konten verändert.

Durch die Buchung ausschließlich auf den Bestandskonten kann nur die Umschichtung von Vermögen dargestellt werden. Ein Unternehmen ist aber, dazu da Gewinne zu erwirtschaften. Um dies vereinfacht erklären zu können, nehmen wir das klassische Beispiel eines Industrieunternehmens:

Durch die Produktion, werden Rohstoffe vom Lagerbestand entnommen und in Verkaufsprodukte umgewandelt. Es müssen dafür Löhne bezahlt werden. Dies führt im Unternehmen zu Ausgaben, die als Eigenkapital-Minderung gebucht werden. Nun werden die Produkte verkauft. Dies führt zu Umsatzerlösen, die den Herstellungsaufwand nicht nur decken, sondern auch noch zu einem Gewinn führen sollen -und damit zu einer Eigenkapital-Vermehrung.

Somit stellen die Erfolgskonten Unterkonten des Eigenkapitalkontos dar.

Aufwendungen sind der Wertverzehr während einer Rechnungsperiode. Aufwendungen vermindern das Eigenkapital. Damit werden Aufwendungen immer auf der Sollseite gebucht.

Erträge sind der Wertzuwachs während einer Rechnungsperiode. Sie vermehren das Eigenkapital. Damit werden Ertragskonten immer auf der Habenseite gebucht.

5.7.4 Buchungsregeln in Kurzform

Mehrungen von Aktivkonten werden im Soll gebucht

Mehrungen von Passivkonten werden im Haben gebucht

Minderungen von Aktivkonten werden im Haben gebucht

Minderungen von Passivkonten werden im Soll gebucht

Aufwendungen werden immer im Soll gebucht

Erträge werden immer im Haben gebucht.

5.7.5 Belege buchen

Zurück von unserem Ausflug in das Hintergrundwissen überlegen wir wie folgt: Bei einer Ausgangsrechnung handelt es sich um einen Ertrag (wir verdienen ja etwas), d.h. das Habenkonto ist ein Ertragskonto und zwar aus einem Handelserlös. Da wir uns die


Kontonummer nie merken können, geben wir in das Habenkonto-Feld einfach mal „Umsatz“ ein und folgendes erscheint:

Also müssen wir nur noch die 514 Andere Umsatzerlöse (z.B. Handelswaren) anklicken und haben unser erstes Konto festgelegt, ohne irgendwelche Nummern auswendig gelernt zu haben. Das schreiben wir schnell noch auf den Beleg ab und machen uns auf die Suche nach dem Sollkonto. Da wir das Geld noch nicht haben, haben wir eine Forderung. D. h. schnell Forderung in das Sollkonto-Feld eingegeben:


Wir wählen die 2400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen aus, notieren dies kurz aufder Rechnung und schon geht es weiter. Als nächstes geben wir den Brutto-Betrag in € ein. Bei uns 100 €:

Jetzt fehlt nur noch der Mehrwertsteuercode: Hier hilft uns Kontolino! mit einem Auswahlmenü. Da wir verkauft haben, handelt es sich um Umsatzsteuer. Hätten wir eine Eingangsrechnung zu verbuchen, hätten wir nun einen Vorsteuerbetrag. Natürlich handelt es sich bei Spielzeug um den normalen Umsatzsteuersatz von 19 %, dieses wählen wir aus und nun sieht der Buchungssatz wie folgt aus:


Wir klicken auf Verbuchen:

Unser erster Buchungssatz ist fertig und erscheint unter der Buchungsmaske in einer Liste:

Mit einem Klick auf das Icon hinter dem Buchungssatz öffnet sich eine Bearbeitungsleiste. Hier können Sie zum einen mit dem Bearbeiten-Symbol (Bleistift) einen Buchungssatz jederzeit verändern und erneut abspeichern, falls Sie irgendwo einen Fehler entdecken. Zum anderen können Sie den Buchungssatz mit einem Klick auf den Mülleimer ganz löschen.


6 Weitere InformationenIn diesem Leitfaden haben wir Ihnen hoffentlich einen guten Einblick in die ersten Schritte mit Kontolino! bieten können. Sie sollten nun das Rüstzeug in Händen halten, um Ihre Buchhaltung in die eigenen Hände zu nehmen, und Ihre laufenden Steuerberichte ans Finanzamt zu liefern.

Für weitergehende Fragen und Probleme finden sich auf unseren Web-Seiten noch sehr viel mehr Informationen und Hilfestellungen, die einen Blick wert sind:

Kontolino!-Dokumentation: Wir haben ein ausführliches Handbuch zu Kontolino! im Internet bereitgestellt, das Sie unter folgender Adresse abrufen und lesen können:http://www.kontolino.de/dokumentationHier finden Sie alle Funktionen unserer Software im Detail erläutert

Kontierungslexikon: Einen umfangreichen Katalog von Geschäftsvorfällen und derenVerbuchung in Ihrem Kontenplan finden Sie in unserem Kontierungslexikon. Hier finden Sie für alle von Kontolino! Unterstützte Kontenrahmen die korrekten Soll- und Habenkonten zu einem Geschäftsvorfall und die entsprechende Buchungsvorlage des Buchungsassistentn für eine besonders einfache Verbuchung aufgelistet. Das Kontierungslexikon finden Sie unter der Adressehttp://www.kontolino.de/dokumentation/kontolino-kontierungslexikon/

Arbeitshilfen und Rechenblätter: Eine stetig erweiterte Sammlung von Formularen (z.B. Bewirtungsbeleg oder weitere Excel-Arbeitsblätter, Kalkulationshilfen etc.) findet sich in unseren Arbeitshilfen unter http://www.kontolino.de/arbeitshilfen/

Blog: zum Thema Steuern und Buchhaltung sowie Neuerungen in unserer Software informieren wir Sie stets aktuell auf unserem Weblog, das Sie unter folgende Adresse lesen und abonnieren (RSS) können:http://www.kontolino.de/blog/


http://www.kontolino.de/blog/


http://www.kontolino.de/dokumentation/kontolino-kontierungslexikon/

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Buchhaltung selber machen mit der Online-Buchhaltungssoftware … · 2019. 11. 20. · Buchhaltung...

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