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Buchhaltung im digitalen Zeitalter

N O R M A N S A L V A T O R / M A T H I A S C A P R E Z

Die Digitalisierung schafft neue Möglichkeiten, die Buch-haltung effizient und sicher abzuwickeln. Voraussetzung ist allerdings eine genaue Planung und Arbeitsabstimmung.

MEHRWERT: «Mehr Zeit fürs Kerngeschäft? Curia

hilft Ihnen bei der Automatisierung der Buchhaltung.»

Norman Salvator, Fachmann mit eidg. FA im Finanz­ und Rech­

nungswesen, PC­LAN­Supporter SIZ, zugelassener Revisionsexperte

Wirkte sich die Digitalisierung bislang eher auf einfache Ar­beitsschritte aus, lassen sich zunehmend auch anspruchsvol­le Prozesse digital steuern und automatisieren. Gründe dafür sind die Fortschritte in Bereichen wie Sensorik, Vernetzung und künstliche Intelligenz.

Auch in der Buchhaltung lassen sich vermehrt Prozesse auto­matisieren. Der Vorteil: Unternehmerinnen und Unterneh­mern bleibt mehr Zeit, sich auf ihre Kernkompetenzen und ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Denn genau in diesen Bereichen wird der menschliche Intellekt auch in Zukunft gefragt sein.

Curia befasst sich aktiv mit diesen Entwicklungen – und schafft für Kundinnen und Kunden entsprechende Mehr­werte. Das zeigt sich am folgenden Beispiel.

Komplexe Abläufe? Durch einfache Steuerungs mechanismen über Desktop, Tablet und Smart phone können herkömmliche und auch aufwendige Prozesse klar gesteuert und geordnet werden.

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DER DIGITALE TREUHÄNDER IN DER PRAXISEin Unternehmen – ein Webshop mit zwei Vollzeitangestell­ten und einem Umsatz von CHF 800 000.– im Jahr – tritt an Curia heran.

In der ersten Besprechung wird die Arbeitstechnik und ­tei­lung besprochen. Als Ziel wird definiert, möglichst schlanke und weitestgehend digitalisierte Buchhaltungsprozesse auf­zubauen. Sowohl der Kunde als auch Curia sollen direkt auf die Buchhaltung zugreifen können. Konkret wird vereinbart: • Der Kunde deckt das Tagesgeschäft mit den Debitoren­

und Kreditorenprozessen ab. • Curia führt als Treuhänder die Lohnbuchhaltung und

führt monatlich einen Review der Buchungen durch.• Curia erstellt quartalsweise einen Zwischenabschluss und

die Mehrwertsteuerabrechnung.• Ende Jahr erstellt Curia den Jahresabschluss.

Aufgrund der Grösse des Unternehmens und der Komple­xität der Transaktionen werden digitale Tools von Swiss21.org angewendet. Hinter Swiss21.org stehen kompetente Partner wie Abacus, Peppershop, Swisscom und die St. Galler Kantonal bank. Swiss21.org hilft Schweizer Kleinunterneh­men bei der digitalen Transformation mittels cloudbasierter Buchführungs­, Verkaufs­ und Webshopmodule.

EINFACHER VERKAUFEN, EINFACHER VER-BUCHENNun soll der Verkaufsprozess vereinfacht und professionali­siert werden. Dazu wird ein Webshop von Peppershop in die Website des Unternehmens integriert. Tätigt jetzt ein Kunde einen Einkauf, wird im Hintergrund ein Lieferauftrag an den zuständigen Sachbearbeiter generiert und automatisch eine Verkaufsbuchung in die Buchführungssoftware AbaNinja abgesetzt. Wird die Zahlungsart «Rechnung» ausgewählt,

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wird automatisch eine Rechnung per Mail versendet und in AbaNinja verbucht. Nach der Fakturierung ist es möglich, die Eingänge über AbaNinja zu überwachen und, wenn nötig, Mahnungen zu generieren.

RECHNUNGEN AUTOMATISCH BEGLEICHENAuch der Kreditorenprozess wird neu digital durchgeführt. Zunächst werden alle Lieferanten informiert, dass Rechnun­gen vorzugsweise digital zugestellt werden sollen. Treffen noch Rechnungen in Papierform ein, werden diese einge­scannt und in AbaNinja importiert. Die Applikation erkennt die wichtigsten Bestandteile der Rechnung wie Lieferanten­anschrift, Belegdatum, Betrag und MWST. Der Anwender muss nur das Zahlungsdatum und die Kontierung ergän­zen. Dabei lernt das Programm: Trifft wieder eine Rechnung vom gleichen Lieferanten ein, wird die letztmalige Kon­tierung übernommen. Nach Freigabe der Rechnung kann ein Zahlungsfile generiert werden, das via automatischen Bank­ Gateway ausgelöst oder manuell zur Zahlung in das E­Banking importiert werden kann.

Zudem: Statt aufwendig alle Quit­tungen zu sammeln und aufzube­wahren, benutzt der Kunde nun AbaClik. Mit dieser App lassen sich Quittungen mittels Smart­phone fotografieren und automa­tisch verbuchen.

SYNCHRONISIERBAR UND ENTWICKLUNGSFÄHIGDamit der Treuhänder die peri­odischen Aufträge wie Reviews, MWST­Meldungen, Lohnzahlun­ gen, sowie Quartals­ und Zwi­

MEHRWERT: «Der Vorteil dieser massgeschneiderten

Lösungen? Sie lassen sich jederzeit rasch an neue Situationen anpassen.»

Mathias Caprez, B. Sc. FHO in Betriebsökonomie

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schenabschlüsse durchführen kann, wird bei Curia Aba­Ninja mit der professionellen Buchhaltungssoftware Abacus synchro nisiert. Nun kann der Kunde das Tagesgeschäft im anwender freundlichen AbaNinja erledigen, während dem Treuhänder die für ihn notwendigen Funktionen in Abacus zur Verfügung stehen.

Das Zusammenwirken von Kunde und Treuhänder sowie von Abacus und den Tools von Swiss21.org erlaubt es, die Buchführung kostengünstig und zeitsparend zu erledigen. Ein weiterer grosser Vorteil ist die Skalierbarkeit des Systems. Alle Applikationen von Swiss21.org lassen sich bei Wachs­tum des Unternehmens in grössere Anwendungen umwan­deln. So kann das Wachstum des Unternehmens ohne tief­greifenden Systemwechsel sichergestellt werden.

PRAXISBEISPIEL «DER DIGITALE TREUHÄN-DER IN EINEM START-UP»Ein junges Unternehmen möchte sich auf sein Kernge­schäft im Dienstleistungssektor konzentrieren. Der eigene Aufwand in Sachen Buchhaltung soll so gering wie möglich gehalten werden. Die administrativen Buchführungs­, Lohn­ sowie Steueraufgaben sollen darum dem Treuhänder anver­traut werden. Curia erarbeitet mit dem Kunden nun schritt­weise die folgende Lösung.

DIE FINANZBUCHHALTUNG• Der Kontenplan, erstellt nach Vorgaben des Schweizer

Kontenrahmens für KMU, wird nach den Wünschen des Kunden mit zusätzlichen Konten ergänzt. Gleichzeitig werden die MWST­Codierungen überprüft und vervoll­ständigt.

• Da buchhalterisch spezielle Auswertungen gefordert sind, werden zusätzlich zur Finanzbuchhaltung Kostenstellen eröffnet.

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• Im operativen Betrieb gelangen die meisten Transaktio­nen über die Nebenbücher in die Finanzbuchhaltung. Die übernommenen Zahlen werden vom Treuhänder kontrol­liert und jeweils per Ende Monat abgestimmt.

• Zur einfacheren Verarbeitung gewährt der Kunde dem Treuhänder einen direkten Zugriff mit Leserechten auf seine Hausbank. Dem verantwortlichen Mitarbeiter des Start­ups wird im Gegenzug ein AbaWeb­Zugang ein­gerichtet, damit er sich jederzeit ein Bild von den aktuellen Zahlen machen kann.

DIE KREDITORENBUCHHALTUNG• Die Lieferantenrechnungen werden durch den Kunden

formell und materiell auf ihre Richtigkeit geprüft. An­schliessend werden die Fakturen beim Kunden einge­scannt und über eine Datencloud dem Treuhänder zur Verfügung gestellt.

• Die PDF­Rechnungen werden beim Treuhänder in die Abacus­Kreditorenbuchhaltung importiert und anschlies­send verarbeitet.

• Die erfassten Rechnungen werden auf die Kontierung ge­prüft und kollektiv elektronisch visiert.

• Im Zweiwochenrhythmus wird mit den fälligen Rechnun­gen ein Zahlungsauftrag erstellt, welcher anschliessend direkt als XML­File ins E­Banking des Kunden übermittelt wird.

• Der Kunde prüft die Aufträge und gibt diese anschliessend zur Zahlung frei.

DIE DEBITORENBUCHHALTUNG• Wie bei jedem Neuunternehmen sind der Kundenkreis

und die Anzahl der zu schreibenden Rechnungen in der Anfangszeit noch klein und überschaubar. Die Fakturen werden darum mittels Produkten von Microsoft Office ge­schrieben.

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• Die fertigen Rechnungen werden in die AbaNinja­Platt­form hochgeladen oder in der Debitorenbuchhaltung von Abacus erfasst. Die Zahlungseingänge und das Mahnwe­sen können in beiden Varianten mit den entsprechenden Tools bequem überwacht werden.

• Dank der bestehenden Schnittstellen können die Trans­aktionen in die Abacus­Finanzbuchhaltung übernommen werden.

DAS LOHNWESEN• Die Löhne werden über die Abacus­Lohnbuchhaltung ver­

arbeitet. Dabei können die Monatslöhne sowie die Sozial­abzüge gemäss Gesetz und den abgeschlossenen Versiche­rungspolicen (Pensionskasse, Unfall, Krankentaggeld) in den Stammdaten hinterlegt werden.

• Bei den monatlichen Lohnläufen können nun allfällige variable Komponenten wie beispielsweise Stundenlöhne oder effektive Spesen mitberücksichtigt werden.

• Der fertige Lohnlauf wird zum Schluss wieder per XML­ File ins E­Banking­Portal des Kunden hochgeladen, wo dieser den Auftrag visiert.

• Ende Jahr können die für die Schlussabrechnungen der So­zialversicherungen notwendigen Auswertungen aufberei­tet und die Lohnausweise für die Mitarbeiter praktisch auf Knopfdruck den Arbeitnehmern zur Verfügung gestellt werden.

DIE SPESEN• Die mit der Arbeit entstehenden Auslagen der Mitarbeiter

werden persönlich mit der modernen AbaClik­App ver­arbeitet. Dabei werden die Spesenbelege mit dem Smart­phone fotografiert und mit zusätzlichen Infos ergänzt. Abschliessend werden die Belege direkt mit der Lohn­buchhaltung synchronisiert.

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• Die Rückzahlung der vorgeschossenen Auslagen erfolgt jeweils mit den monatlichen Lohnauszahlungen.

• Die Urbelege können bei Bedarf in Abacus eingesehen werden.

DIE MWST-ABRECHNUNG• Die MWST­Steuerverwaltung verlangt zunehmend, dass

die MWST­Abrechnungen über das SuisseTax­Portal der Eidgenössischen Steuerverwaltung des Bundes einge­reicht werden.

• Mit der Abacus­Finanzbuch­haltung ist dies einfach um­setzbar: Die vom Treuhänder kontrollierte MWST­Abrech­nung kann als XML­ File ins Portal der Steuerverwaltung hochgeladen werden.

• Aufgrund verschiedener Be­rechtigungseinstellungen kann der Kunde die MWST­ Abrechnung einsehen, kont­rollieren und anschliessend definitiv der Abteilung MWST übergeben.

F A Z I T

Unternehmen erhalten mit dem digita-len Treuhänder ein Instrument, das sich flexibel auf die Grösse und die Anforde-rungen des Unternehmens abstimmen lässt. Die definierten Abläufe können zudem jederzeit und schnell geändert werden. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass die Software monatlich gemie-tet werden kann. Mit Ausnahme der Einrichtungsarbeiten fallen somit keine Anfangsinvestitionen beim Kunden an.

Mit den Tools von Swiss21.org , mit der professionellen Abacus-ERP-Lösung oder mit den Tools und der Abacus- ERP-Lösung im Verbund lässt sich die Buchhaltung massgeschneidert und bereits weitgehend automatisiert erle-digen.