Buchführung ist gar nicht so schwer

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Buchführung ist gar nicht so schwer Eine kleine Einstiegshilfe von Prof. Dr. Günther Dey Hochschule Bremen, FB Wirtschaft

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Buchführung ist gar nicht so schwer. Eine kleine Einstiegshilfe von Prof. Dr. Günther Dey Hochschule Bremen, FB Wirtschaft. Geschäftsvorfälle sind alle Aktivitäten, die zu Geldbestands- oder Wertveränderungen in einer Einrichtung unternommen werden. - PowerPoint PPT Presentation

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Buchführung ist gar nicht so schwer

Eine kleine Einstiegshilfe vonProf. Dr. Günther Dey

Hochschule Bremen, FB Wirtschaft

Page 2: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Buchführung = Erfassung von Geschäftsvorfällen

Geschäftsvorfälle sind alle Aktivitäten, die zu Geldbestands- oder Wertveränderungen in einer Einrichtung unternommen werden.

Sie werden in der Buchführung (synonym: Buchhaltung) systematisch erfasst. Damit wird eine Grundlage für die Dokumentation und für die Berichterstattung über eine Abrechnungs-periode gelegt.

Page 3: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Drei Grundformen

Buchführung kann betrieben werden als• kameralistische Buchführung (noch überwiegend bei

staatlichen Institutionen)• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (z. B. bei

Freiberuflern oder kleineren gemeinnützigen Körperschaften)

• doppelte Buchführung (bei den meisten Unter-nehmen und bei größeren Einrichtungen)

Nachstehend wird nur auf die doppelte Buchführung eingegangen.

Page 4: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Ergebnis der Buchführung: Jahresabschluss

Dieser besteht aus• der Bilanz, die die Bestände an Vermögen und

Schulden gegenüberstellt, und • der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die den

Werte-Zuwachs und die Werteverringerung in der Abrechnungsperiode im Überblick darstellt.

Am Ende eines Jahres werden die Zahlen aus der laufenden Buchführung zum Jahresabschluss zusammengeführt.

Page 5: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Buchführung = Erfassung von Geschäftsvorfällen

• In der laufenden Buchführung werden die Geschäftsvorfälle aber nicht in Bilanz und GuV-Rechnung selbst gebucht.

• Erfasst wird auf Konten.

Man unterscheidet

• Bestandskonten (für die Einzelpositionen der Bilanz)

• Erfolgskonten (für die Einzelpositionen der GuV)

Page 6: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Unterscheidung von Geschäftsvorfällen

• Kategorie 1erfolgsneutrale Geschäftsvorfälle

keine Auswirkung auf Gewinn oder Verlust(Nur Buchungen auf Bestandskonten)

• Kategorie 2erfolgswirksame Geschäftsvorfälle

mit Auswirkungen auf Gewinn oder Verlust(Buchungen auf Bestands- und Erfolgskonten)

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KontenartenBilanz

Aktiva Passiva

Aktivkonten

Soll Haben

Passivkonten

Soll Haben

GuV-Rechnung

Aufwand Ertrag

Aufwandskonten

Soll Haben

Ertragskonten

Soll Haben

Bestandskonten Erfolgskonten

Page 8: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Erfolgsneutrale Geschäftsvorfälle

• werden nur auf Bestandskonten gebucht.

• Man unterscheidet vier Fallarten:

• Aktivtausch: Wertbewegungen zwischen zwei Aktivkonten

• Passivtausch: Wertbewegungen zwischen zwei Passivkonten

• Bilanzverlängerung: Zuwachs auf einem Aktiv- und auf einem Passivkonto

• Bilanzverkürzung: Abnahme auf einem Aktiv- und auf einem Passivkonto

Page 9: Buchführung ist  gar nicht so schwer

AktivtauschBilanz

Diverse andere Vermö- Diverse andere gensgegenstände 50000 Passiva 52200 Bank 2000Kasse 200

Bilanzsumme 52200 Bilanzsumme 52200

Bilanz

Diverse andere Vermö- Diverse andere gensgegenstände 50000 Passiva 52200 Bank 1800Kasse 400

Bilanzsumme 52200 Bilanzsumme 52200

Page 10: Buchführung ist  gar nicht so schwer

PassivtauschBilanz

Diverse andere Vermö- Diverse andere gensgegenstände 52200 Passiva 20000 Lfr. Bankverbindl. 25000

Kfr.Bankverbindl 7200

Bilanzsumme 52200 Bilanzsumme 52200

Bilanz

Diverse andere Vermö- Diverse andere gensgegenstände 52200 Passiva 20000 Lfr. Bankverbindl. 30000

Kfr. Bankverbindl 2200 Bilanzsumme 52200 Bilanzsumme 52200

Page 11: Buchführung ist  gar nicht so schwer

BilanzverlängerungBilanz

Diverse andere Vermö- Diverse anderegensgegenstände 50000 Passiva 30000

Bank 2000 Darlehen 22000Bilanzsumme 52000 Bilanzsumme 52000

Bilanz

Diverse andere Vermö- Diverse anderegensgegenstände 50000 Passiva 30000 Bank 12000 Darlehen 32000Bilanzsumme 62000 Bilanzsumme 62000

Page 12: Buchführung ist  gar nicht so schwer

BilanzverkürzungBilanz

Diverse andere Vermö- Diverse anderegensgegenstände 51800 Passiva 30000

Kasse 400 Verbindlichk. 22200Bilanzsumme 52200 Bilanzsumme 52200

Bilanz

Diverse andere Vermö- Diverse anderegensgegenstände 51800 Passiva 30000 Kasse 200 Verbindlichk. 22000Bilanzsumme 52000 Bilanzsumme 52000

Page 13: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Buchungslogik 1Aktivkonto 1,

z.B. KasseAktivkonto2,

z.B. Bank

Passivkonto2, z.B.

Bankverb.

Passivkonto1, z.B.Darlehen.

Buchungen der Anfangsbestände:

Kasse 100, Bank 2000

Darlehen 3000, Bankverbindl. 1000

AB 100 AB 2000 AB 3000 AB 1000

Merksatz: Anfangsbestände werden auf Aktivkonten links, auf Passivkonten rechts gebucht! (Gegenbuchung auf Eröffnungsbilanzkonto)

Page 14: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Buchungslogik 2Aktivkonto 1,

z.B. KasseAktivkonto2,

z.B. Bank

Passivkonto2, z.B.

Bankverb.

Passivkonto1, z.B.Darlehen.

AB 100 AB 2000 AB 3000 AB 1000

Buchung (1) einer Barabhebung von 100:

Einzahlung/Zugang bei Kasse, Abgang bei Bank

(1) 100

(1) 100

Merksatz: Auf Aktivkonten werden Zugänge links, Abgänge rechts gebucht!Dies ist ein Aktivtausch!

Page 15: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Buchungslogik 3Aktivkonto 1,

z.B. KasseAktivkonto2,

z.B. Bank

Passivkonto2, z.B.

Bankverb.

Passivkonto1, z.B.Darlehen.

AB 100 AB 2000 AB 3000 AB 1000

Buchung (2) eines Passivtausches: Umschuldung von 500, Darlehenserhöhung

(1) 100

(1) 100

(2) 500

(2) 500

Merksatz: Auf Passivkonten werden Zugänge rechts, Abgänge links gebucht!

Page 16: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Buchungslogik 4Aktivkonto 1,

z.B. KasseAktivkonto2,

z.B. Bank

Passivkonto2, z.B.

Bankverb.

Passivkonto1, z.B.Darlehen.

AB 100 AB 2000 AB 3000 AB 1000

Buchung (3) einer Bilanzverlängerung

Kreditaufnahme (Darlehen) von 1000, Gutschrift auf Bank

(1) 100

(1) 100

(2) 500

(2) 500

(3) 1000

(3) 1000

Merksatz: Zugänge werden auf Aktivkonten links, auf Passivkonten rechts gebucht!

Page 17: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Buchungslogik 5Aktivkonto 1,

z.B. KasseAktivkonto2,

z.B. Bank

Passivkonto2, z.B.

Bankverb.

Passivkonto1, z.B.Darlehen.

AB 100 AB 2000 AB 3000 AB 1000

Buchung (4) einer Bilanzverkürzung

Bartilgung einer Bankverbindlichkeit von 150

(1) 100

(1) 100

(2) 500

(2) 500

(3) 1000

(3) 1000

(4) 150

(4) 150

Merksatz: Abgänge werden auf Aktivkonten rechts, auf Passivkonten links gebucht!

Page 18: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Buchungslogik 6Aktivkonto 1,

z.B. KasseAktivkonto2,

z.B. Bank

Passivkonto2, z.B.

Bankverb.

Passivkonto1, z.B.Darlehen.

AB 100 AB 2000 AB 3000 AB 1000

Ermittlung des Schlussbestandes (des Saldos): Buchung der Differenz zur Summe auf der „kleineren“ Seite

(1) 100

(1) 100

(2) 500

(2) 500

(3) 1000

(3) 1000

(4) 150

(4) 150SB 50 SB 2900

SB 4500

SB 350

Gegenbuchungen zur Buchung des Saldos finden auf Abschlusskonten statt!

Page 19: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Buchungslogik 7Aktivkonto 1,

z.B. KasseAktivkonto2,

z.B. Bank

Passivkonto2, z.B.

Bankverb.

Passivkonto1, z.B.Darlehen.

AB 100 AB 2000 AB 3000 AB 1000

Nach Buchung des Saldos sind beide Seiten gleich groß, das Konto ist „abgeschlossen“.

(1) 100

(1) 100

(2) 500

(2) 500

(3) 1000

(3) 1000

(4) 150

(4) 150SB 50 SB 2900

SB 4500

SB 350

200 200 3000 3000 4500 4500 1000 1000

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Erfolgswirksame Geschäftsvorfälle

• werden immer auf einem Bestandskonto und auf einem Erfolgskonto gebucht.

• Man unterscheidet zwei Fallarten:

• Ertrag: Zugang auf einem Aktivkonto, Gegenbuchung auf einem Ertragskonto

• Aufwand: Buchung auf einem Aufwandskonto, Gegenbuchung = Abgang auf einem Aktivkonto

Page 21: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Buchungslogik 8 - AufwendungenAktivkonto 1,

z.B. Rohstoffbestand

Aktivkonto2, z.B. Bank Aufwandskonto2,

z.B. Gehälter.

Aufwandskonto 1, z.B.

Materialaufwand

(AB 1000) (2) 2000 (1) 500 (2) 2000

Buchung (1) eines Materialverbrauchs von 500: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung beim Rohstofflager (z.B. Stoff für Kostüme)

Buchung (2) einer Gehaltszahlung von 2000: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung auf dem Bankkonto

(1) 500 (AB 8000)

Erfolgskonten haben im Gegensatz zu Bestandskonten keinen Anfangs-bestand. Sie werden zu Jahresbeginn auf 0 gestellt.

Page 22: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Buchungslogik 9 - ErträgeAktivkonto 1,

z.B. ForderungenAktivkonto2,

z.B. BankErtragskonto2, z.B.Zinserträge.

Ertragskonto 1, z.B. Umsatzerlöse

(AB 1000)

(4) 1000

Buchung (3) eines Warenverkaufs auf Ziel von 3000: Zugang/Linksbuchung bei Forderungen, Rechtsbuchung bei Umsatzerlösen

Buchung (4) einer Zinsgutschrift von 1000: Zugang/Linksbuchung auf dem Bankkonto, Rechtsbuchung auf dem Zinsertragskonto

(3) 3000

(AB 8000) (4) 1000(3) 3000

Page 23: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Eselsbrücken zur Zuordnung, auf welcher Kontoseite Erträge bzw. Aufwendungen gebucht werden:

Page 24: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Eselsbrücke A: Umkehrschluss 1

Sie haben Eintrittskarten verkauft – Umsatzerlöse. Was passiert? Bei Barverkauf nimmt Ihr Kassenbestand zu, bei Zielverkauf nehmen Ihre Forderungen zu.

Beides bedeutet Zunahme von Vermögen, also Zunahme auf Aktivkonten – Linksbuchung.

Im Umkehrschluss muss damit die Buchung auf einem Ertragskonto rechts erfolgen.

Page 25: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Eselsbrücke A: Umkehrschluss 2

Sie haben Material verbraucht - Materialaufwand. Was passiert? Ihr Lagerbestand nimmt ab.

Das bedeutet Abnahme von Vermögen, also Abnahme auf Aktivkonten – Rechtsbuchung.

Im Umkehrschluss muss damit die Buchung auf einem Aufwandskonto links erfolgen.

Page 26: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Eselsbrücke B: Ableitung aus dem Eigenkapitalkonto

Das Eigenkapital steht auf der Passivseite der Bilanz, also bucht man auf einem Passivkonto – Zunahmen rechts, Abnahmen links.

Eigenkapitalkonto

Aufwand Ertrag = Abnahme = Zunahme

Ertrag bedeutet Eigenkapitalmehrung, also Rechtsbuchung. Aufwand bedeutet Eigenkapitalminderung, also Linksbuchung.

Page 27: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Kontenabschluss

• Alle Bestandskonten werden zum Schluss-bilanzkonto abgeschlos-sen, aus dem die Bilanz entsprechend HGB entwickelt wird.

• Auch Privatkonten für Privatentnahmen und-einlagen sind Bestandskonten.

• Alle Erfolgskonten werden zum GuV-Konto (Sammelkonto für Ertrag und Aufwand) abge-schlossen. Dieses wird mit seinem Saldo (= Gewinn oder Verlust) zum Eigenkapitalkonto abgeschlossen. Dieses ist ein Bestandskonto – weiter also: siehe links.

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Abschlussbuchungen Bestandskonten

Aktivkonto 1, z.B. Kasse

Aktivkonto2, z.B. Bank

Passivkonto2, z.B.

Bankverb.

Passivkonto1, z.B.Darlehen

AB 100 AB 2000 AB 3000 AB 1000

(1) 100

(1) 100

(2) 500

(2) 500

(3) 1000

(3) 1000

(4) 150

(4) 150SB 50 SB 2900

SB 4500

SB 350

200 200 3000 3000 4500 4500 1000 1000

SchlussbilanzkontoAndere Aktiva 40000 Andere Passiva 38100

Bank 2900 Darlehen 4500

Kasse 50 Bankverb. 350Bilanzsumme 42950 Bilanzsumme 42950

Page 29: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Abschlussbuchungen ErfolgskontenErtragskonto 1,

z.B. Umsatzerlöse

Ertragskonto 2, z.B. Zinserträge

Aufwandskonto2, z.B. Gehälter.

Aufwandskonto 1, z.B.

Materialaufwand

Summe 2000

Summe 44000

Summe 23000

Summe 90000

Aufwendungen GuV-Konto Erträge

Materialaufwand 44000 Umsatzerlöse 90000

Gehälter 23000 Zinserträge 2000

Gewinn 15000 Gegenbuchung auf Eigenkapitalkonto

Summe 92000 Summe 92000

GuV

90000

GuV

2000

GuV

44000

GuV

23000

Page 30: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Übersicht

Eröffnungsbilanzkonto (Werte aus Vorjahr)

Bestandskonten

Aktivkonten Passivkonten

Erfolgskonten (keine Anfangswerte)

Aufwandskonten Ertragskonten

Darunter: EK-Konto GuV-Konto

Schlussbilanz-Konto

Page 31: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Und die Merksätze ...

• Ein Buchungssatz ist eine präzise Kurzanweisung für die Buchung (z.B. Kasse an Bank).

• Keine Buchung ohne Gegenbuchung!• Erst die Linksbuchung (Soll), dann die

Rechtsbuchung (Haben)!• Die Beträge der Links- und der Rechtsbuchungen

aus einem Buchungssatz müssen gleich hoch sein.• Keine Buchung ohne Beleg!

Page 32: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Kleiner Praxisfall

• Auf dem Bankkonto einer Kultureinrichtung stehen zu Beginn des Beispiels 15.000 €. Sie hat keine Schulden. In der Kasse liegen 400 €. Das Eigenkapital beträgt somit 15.400 €.

• Der Druck von Eintrittskarten und Programmheften verursacht Aufwand in Höhe von 500 €.

• Laufende Personalaufwendungen sind in Höhe von 5.000 € zu erfassen.

• Die Einrichtung verkauft für € 30.000.- Eintrittskarten, davon 1/3 an den Abendkassen bar, 2/3 über ein Ticketcenter, das erst später das Geld überweist.

• Künstlerhonorare sind in Höhe von 10.000 € zu bezahlen.

Page 33: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Praxisfall: Einrichtung von Konten

Aus dem Fall benötigt man:• ein Konto „Kasse“• ein Konto „Bank“ zur Bezahlung von Rechnungen)• ein Konto „Umsatzerlöse“• ein Konto „Druckaufwand“• ein Konto „Personalaufwand“• ein Konto „Künstlerhonorare“• ein Sammelkonto „GuV-Konto“• ein Konto „Eigenkapital“

Page 34: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Praxisfall: Buchen der Anfangsbestände

Aktivkonto 1 Kasse

Aktivkonto 2 Bank

Passivkonto1, Eigenkapital

Buchungen der Anfangsbestände:

Kasse 400, Bank 15.000

Eigenkapital 15.400

AB 400 AB15000 AB 15400

Page 35: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Praxisfall: Buchung ErtragAktivkonto 1

KasseAktivkonto 3 Forderungen

Ertragskonto 1 Umsatzerlöse

AB 400

(1) 20000

Buchung (1) Kartenverkauf bar 10.000 und „auf Ziel“ 20.000: Zugang/Linksbuchung bei Kasse bzw. Forderungen, Rechtsbuchung 30.000 bei Umsatzerlösen

(1) 10000

AB 0 (1) 30000

Page 36: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Praxisfall: Buchungen AufwandAktivkonto 1

BankAufwandskonto 1

DruckaufwandAufwandskonto 3, Künstlerhonorare

Aufwandskonto 2, Personalaufwand

(AB 15000) (3) 5000 (4) 10000

Buchung (2) Druck Programm/Karten von 500: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung bei Bank

Buchung (3) Personal von 5000: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung auf dem Bankkonto

Buchung (3) Künstlerhonorar von 10000: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung auf dem Bankkonto

(2) 500

(4) 10000

(3) 5000

(2) 500

Page 37: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Achtung: Ein Problem!Aktivkonto 1

BankAufwandskonto 1

DruckaufwandAufwandskonto 3, Künstlerhonorare

Aufwandskonto 2, Personalaufwand

(AB 15000) (3) 5000 (4) 10000(2) 500

(4) 10000

(3) 5000

(2) 500

Wie man sieht, reicht das Geld auf dem Bankkonto nicht aus, die drei Zahlungsverpflichtungen zu begleichen.

Möglichkeit 1: Die Einrichtung darf das (Giro-)Konto überziehen und Schulden machen – s. nachfolgende Bilanz.

Möglichkeit 2: Es erfolgt ein Ausgleich durch Einzahlung aus der Kasse.

Page 38: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Abschlussbuchungen ErfolgskontenErtragskonto Umsatzerlöse

Aufwandskonto 3 Honorare

Aufwandskonto 2 Personalaufwand

GuV

500

Summe

5000

Summe

10000

Summe

30000

Aufwendungen GuV-Konto Erträge

Druckaufwand 500 Umsatzerlöse 30000

Personal 5000

Honorare 10000

Gewinn 14500 Gegenbuchung auf Eigenkapitalkonto

Summe 30000 Summe 30000

GuV

30000

Summe

500 GuV

5000

GuV

10000

Aufwandskonto 1 Druckaufwand

Page 39: Buchführung ist  gar nicht so schwer

Abschlussbuchungen Bestandskonten

Aktivkonto 1, z.B. Kasse

Aktivkonto2, z.B. Bank

Passivkonto1 Eigenkapital

AB 400 AB 15000 AB 15400

(1) 10000 SB 10400

AB 0

10400 10400 15500 15500 20000 20000 29900 29900

SchlussbilanzkontoForderungen 20000 Eigenkapital 29900

Bank 0

Kasse 10400 Bankverbindl. 500Bilanzsumme 30400 Bilanzsumme 30400

Aktivkonto 3 Forderungen

(1) 20000(3) 5000(4) 10000

(SB) 500SB 20000

SB 29900

(2) 500

GuV 14500